Documentos Habilitadores del Museo de la Universidad de Costa Rica

7/25/2019 Documentos Habilitadores del Museo de la Universidad de Costa Rica

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UNIVERSIDAD DE COSTA RICAMuseo de la Universidad de Costa Rica

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museo+UCR 14/09/2012 pgina 1

Documentos Habilitadores delMuseo de la Universidad de Costa Rica

museo+UCR

Misin del museo+UCRVisin del museo+UCR

Objetivos Generales del museo+UCRObjetivos Especficos del museo+UCR

Funciones del museo+UCRCdigo de tica del museo+UCR

Poltica de Colecciones del museo+UCRDirectrices para el manejo de las colecciones del museo+UCR

Manual de Registro de Colecciones del museo+UCR

Documentos preparados por:

M.A. Flix A. Barboza Retana

M.A. Eugenia Zavaleta OchoaLicda. Ana Cecilia Arias QuirsDra. Julieta Carranza Velsquez

Discutidos el 3/9/2008Revisados el 1/4/2011 y el 14/9/2012


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MotivacinLa historia de la Humanidad es larga y llena de logros y vicisitudes. Desde la obtencin del

alimento y el fuego hasta la conquista del espacio exterior y las profundidades de los mares,nunca ha existido una especie que tenga a su haber tanto terreno recorrido, cuyas huellas noshan permitido conocer y valorar todo aquello bueno que los seres humanos hemos logrado,

pero, tambin, repudiar todo aquello que ha denigrado y ha pasado por encima de la dignidadhumana. Valga decir que como seres conscientes sabemos discernir lo que nos conviene comoespecie y como individuos.

Es criterio de la Comisin Institucional de Colecciones de la Universidad de Costa Ricaque esta institucin benemrita de la educacin superior pblica debe ser conciencia lcida enestos y otros campos del saber humano, promoviendo con claridad, compromiso y entusiasmoaquellas instancias de reflexin y preservacin de esa historia universal y particular de ayer, dehoy y de siempre, multicolor y acumulativa. Por esta razn presentamos a la comunidaduniversitaria y nacional un documento que ha sido fruto del intercambio acadmico, del

pensamiento colectivo, de la experiencia acumulada por diversos sectores de la comunidaduniversitaria; pero -sobre todo- ha sido fruto de la certeza y del convencimiento de que elproyecto denominado Museo de la Universidad de Costa Rica (museo+UCR) no solo espertinente porque albergar un sinnmero de colecciones naturales y culturales, producto de laaccin universitaria realizada por funcionarios(as) de la institucin por ms de sesenta aos,sino, porque sobre todo ser un excelente medio para conservar y compartir la memoriahistrica, los productos dejados por ella, la complicidad de sentirnos humanos, la posibilidad deaprender de lo pasado y planear el futuro, conciliar un proyecto inclusivo, sin excluidos, quepromueva la equidad y la calidad de vida, que preserve el planeta y los sueos de sus ocupantes

y que piense al ser humano como sujeto de libertad, de justicia y de igualdad de oportunidades.El Museo de la Universidad de Costa Rica(museo+UCR) ser como el Nautilus o como unbosque encantado, en donde todas las personas que lo visiten podrn vivir la experiencia de lafelicidad y del asombro.

El documento presenta los siguientes apartados:Misin del museo+UCR

Visin del museo+UCRObjetivos Generales del museo+UCRObjetivos Especficos del museo+UCRFunciones del museo+UCR

Cdigo de tica del museo+UCR

Poltica de Colecciones del museo+UCRDirectrices para el manejo de las colecciones del museo+UCRManual de Registro de Colecciones del museo+UCR

Todos estos hacen referencia a aspectos tales como administracin del museo,exhibiciones, registro, manejo y cuidado de las colecciones, relacin de las colecciones en lainvestigacin, la docencia y la accin social, solo para mencionar algunos.


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Es deseo de la Comisin Institucional de Colecciones que este documento sea recibidopor la comunidad con entusiasmo y criticidad, pero especialmente- con respeto y tolerancia,condiciones mnimas para continuar avanzando.


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PROPSITO DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA"El propsito de la Universidad de Costa Rica es obtener las transformaciones que la

sociedad necesita para el logro del bien comn, mediante una poltica dirigida a la consecucinde una verdadera justicia social, del desarrollo integral, de la libertad plena y de la totalindependencia de nuestro pueblo." (Artculo 3, Estatuto Orgnico)

MISIN DEL museo+UCREl Museo de la Universidad de Costa Rica (museo+UCR) es una institucin permanente

sin fines de lucro, al servicio de la sociedad y de su desarrollo, abierta a la comunidaduniversitaria y al pblico, en general, que adquiere, conserva, investiga, difunde y exhibe elpatrimonio natural y cultural, tangible e intangible de la humanidad, particularmente de la regincentroamericana, con fines educativos y de entretenimiento.

Su misin es servir de herramienta de apoyo a la Universidad de Costa Rica en sus tresfunciones primordiales: docencia, investigacin y accin social, as como de estudio, reflexin,

creacin artstica y difusin del conocimiento.El Museo de la Universidad de Costa Rica est constituido por todas las colecciones,

museos regionales, jardines botnicos, estaciones y fincas experimentales, reservas biolgicas,laboratorios, unidades acadmicas, institutos y centros de investigacin con colecciones,bibliotecas y archivos as como otras instancias de la UCR cuya labor es la gestin, resguardo yconservacin del patrimonio cultural y natural, tangible e intangible.

VISIN DEL museo+UCRLa visin del museo+UCR es constituirse en un museo universitario modelo a nivel

nacional y centroamericano.

OBJETIVOS DEL museo+UCR

Objetivos generales Fortalecer proyectos de investigacin, registro, catalogacin, conservacin, restauracin y

exhibicin del patrimonio universitario y nacional, tangible e intangible, con una perspectiva

de accesibilidad y uso por parte de la comunidad universitaria y nacional.1 Proteger y conservar el patrimonio natural y cultural, tangible e intangible de la Universidad

de Costa Rica.

Objetivos especficos Brindar y desarrollar las condiciones necesarias para la conservacin de las colecciones. Incentivar la investigacin relacionada con las colecciones.

1Polticas de la Universidad de Costa Rica para el ao 2008. Aprobadas en sesin 5137, artculo nico, celebrada el1 de marzo de 2007. Publicadas en Gaceta Universitaria.


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Divulgar y exponer las colecciones y el conocimiento generado por estas. Desarrollar programas educativos para diferentes sectores de la sociedad costarricense.

Propiciar la continuidad de un sistema de coordinacin entre las colecciones de laUniversidad de Costa Rica.

Velar por el cumplimiento de las polticas institucionales relativas a las colecciones de la

Universidad de Costa Rica. Fortalecer la utilizacin de las colecciones para generar conocimiento y contribuir en la

docencia, la investigacin, la accin social y la educacin continua y no formal.

FUNCIONES DEL museo+UCR Establecer polticas, procedimientos y criterios sobre manejo de colecciones, museografa y

museologa, en general.

Asesorar y recomendar procedimientos idneos para la conservacin de las colecciones dela Universidad de Costa Rica

Asesorar y trabajar junto a los y las curadores(as), encargados(as) de colecciones ydirectores(as) de museos regionales, estaciones experimentales, jardines botnicos y reservasbiolgicas, en planes y programas educativos.

Disear, preparar y montar exhibiciones sobre las colecciones de la Universidad de CostaRica.

Crear y desarrollar la Oficina de Registro de Colecciones de la Universidad de Costa Rica. Promover la creacin y manejo de bases de datos de las colecciones de la Institucin. Crear y desarrollar la Seccin de Educacin del Museo de la Universidad de Costa Rica.


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CDIGO DE TICADELMUSEO DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA

I. INTRODUCCINToda institucin, cuyo cometido es el resguardo del patrimonio cultural y natural de una

nacin, regin o localidad, como es el caso de los museos, debe tener una serie de documentosbsicos, en los cuales se contemple la misin, visin, objetivos, cdigo de tica y polticas. Estosdocumentos son de carcter pblico; es decir, es de uso y consulta tanto de sus funcionarioscomo del pblico que lo visita.

El Cdigo de tica es una herramienta de la Universidad de Costa Rica y delmuseo+UCRpara regular las actividades relacionadas con sus colecciones. Se aplicar a todaslas instancias de la Institucin que involucren el uso de colecciones.

II. VALORES DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICALa Universidad de Costa Rica promover el rescate y el fortalecimiento de valores para

la comunidad universitaria, identificando los siguientes, sin pretender ser exhaustivos, ni crearun orden jerrquico entre ellos: Paz Amor Calidad Libertad Sencillez Humildad Tolerancia Excelencia Austeridad Autenticidad Cooperacin Transparencia Satisfaccin de vida Honestidad intelectual Participacin democrtica Sentido de la justicia y de la equidad Sentido de la responsabilidad personal

Fomento de la solidaridad y del compromiso Respecto a las personas y aceptacin de las diferencias.2

2Polticas de la Universidad de Costa Rica para el ao 2008. Aprobadas en sesin 5137, artculo nico, celebrada el 1de marzo de 2007. Publicadas en La Gaceta Universitaria.


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III. CDIGO DE TICAAlcance:- Este Cdigo de tica concierne e incluye a la Universidad de Costa Rica, alDirector(a), Subdirector(a), a los curadores(as) y encargados(as) de las colecciones y a todo elpersonal y voluntarios del Museo de la Universidad de Costa Rica. Incluye tambin a todasaquellas instancias de la Institucin, cuya labor es resguardar el patrimonio cultural y natural de la

UCR y del pas, tales como: centros e institutos de investigacin, museos regionales, jardinesbotnicos, laboratorios, estaciones y fincas experimentales, bibliotecas, archivos, reservasbiolgicas, laboratorios y unidades de documentacin.

Jerarqua del Cdigo de tica:- Este Cdigo de tica se rige por las leyes, regulaciones yacuerdos internacionales de la Repblica de Costa Rica, as como la Ley de Creacin del Museode Arte Costarricense (N6091) del 7 de octubre de 1977, de la Ley de Proteccin a las ArtesPlsticas (N6750) de 29 de abril de 1982 y de su respectivo Reglamento (Decreto EjecutivoN18215-C-H) del 23 de junio de 1988.

Principio de endoso:- Este Cdigo de tica est inspirado en la discrecin, austeridad,sinceridad, honestidad y honradez que debe caracterizar al museo+UCRy sus funcionarios.El museo+UCR respeta y cumple los acuerdos, leyes y regulaciones nacionales,

regionales e internacionales que protegen el patrimonio cultural y natural del pas y del planeta.Se basa en y se inscribe dentro de los principios de la Convencin sobre las medidas quedeben adoptarse para prohibir e impedir la importacin, la exportacin y latransferencia de propiedad ilcitas de bienes culturales, aprobada por la ConferenciaGeneral de la Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura

(UNESCO) de 19703, la Convencin sobre la proteccin del patrimonio mundial,

cultural y natural, aprobada por la Conferencia General de la UNESCO de 19724, laConvencin sobre defensa del patrimonio arqueolgico, histrico y artstico de lasnaciones americanas (Convencin de San Salvador), aprobada por la Asamblea General

de la Organizacin de Estados Americanos (OEA) de 19765., la Convencin para la

salvaguarda del patrimonio cultural inmaterial, aprobada por la UNESCO en el 20036.

De igual manera, acatar las leyes nacionales, tales como la Ley de Biodiversidad7,la Ley de Patrimonio Arqueolgico Nacional (Ley N 6703)8 y la Ley de

Patrimonio Histrico Arquitectnico de Costa Rica.(Ley N 7555)9.

3Aprobada por la Asamblea Legislativa de la Repblica de Costa Rica el 5 de julio de 1995.4Aprobada por la Asamblea Legislativa de la Repblica de Costa Rica el 26 de octubre de 1976.5Aprobada por la Asamblea Legislativa de la Repblica de Costa Rica el 20 de agosto de 1979.6Ratificada por la Asamblea Legislativa de la Repblica de Costa Rica el 24 de octubre del 2006.7Ley 7788 Aprobada por la Asamblea Legislativa de la repblica de Costa Rica el 23 de abril de 1998.8Ley 6703 aprobada por la Asamblea Legislativa de la repblica de Costa Rica el 28 de diciembre de 1981.9Ley 7555 aprobada por la Asamblea Legislativa de la repblica de Costa Rica el 28 de setiembre de 1995.


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Como entidad museolgica, el museo+UCR respetar las normas y principiosticos y profesionales expresados en los estatutos, el Cdigo de tica y otrosdocumentos bsicos del Consejo Internacional de Museos (ICOM).10

Todas las actividades, tanto internas como externas del museo+UCR, incluyendo lasrelativas a la recoleccin, adquisiciones, colecciones, exhibiciones, de conservacin,

investigacin, relaciones pblicas, educacin, de capacitacin del personal, as como la toma dedecisiones de las diferentes instancias del museo+UCR, estn inspiradas y guiadas por losprincipios de la Universidad de Costa Rica, la misin del museo+UCR y por las polticas,reglamentos y procedimientos que la UCR y el museo+UCR elaboren para su funcionamiento.

Cumplimiento:- Es obligacin de la Universidad de Costa Rica, del museo+UCR, delDirector(a), el Subdirector(a) y de todo el personal asalariado, por contrato y voluntarios,observar y velar por el cumplimiento del presente Cdigo de tica. Este ser accesible alpblico en todo momento que ste lo requiera.

Revisin e interpretacin:- El Director(a) recomendar al museo+UCRlos cambios al presenteCdigo de tica. Es atribucin delmuseo+UCRla interpretacin, modificacin parcial o totaldel Cdigo. Este Cdigo de tica ser revisado al menos cada cuatro aos.

IV. ADMINISTRACIN DEL MUSEOResponsabilidad general: Las autoridades del museo+UCRson el Rector(a), el Director(a), elsubdirector(a), los curadores(as) y encargados(as) de colecciones. Estos son responsables ante laUniversidad de Costa Rica, el pblico y el Museo. Actan como entidades legales y respondenpor la formulacin y cumplimiento de polticas, normas y programas y por el funcionamientodiario de la Institucin.

En nombre del Estado costarricense y de la Universidad de Costa Rica, las autoridadesdel museo+UCRtienen la responsabilidad de dirigir el museo+UCRy de responder ante laUCR, el pblico y la sociedad costarricense del funcionamiento de este.

Las autoridades del museo+UCRvelan que las acciones y actividades de la Institucinestn de acuerdo con las leyes, regulaciones y tratados internacionales ratificados por CostaRica, as como con la misin, polticas, filosofas y procedimientos establecidos por la institucin

Las autoridades del museo+UCR, por medio de sus representantes o el Director(a), sereservan el derecho de participar en actividades, aceptar donaciones, organizar exhibiciones,mantener relaciones y negociar e involucrar al museo+UCRcon otras instituciones y agencias

en proyectos y programas que tengan mutuos intereses con el museo+UCR. Este derechodebe justificarse cuando programas y proyectos comprometen o no concuerdan con la misin,visin y funciones del museo+UCR.

Las actividades de bsqueda de fondos para el museo+UCRdeben ser compatibles conla normativa de la UCR y no deben afectar sus principios, misin y funciones.

10ICOM. Cdigo de Deontologa del ICOM para los museos, 2006 .


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Los poderes y deberes del Director(a) y Subdirector(a) estarn estipulados en elReglamento del museo+UCR. El Director(a) y el Subdirector(a) deben llevar a cabo las polticasestablecidas por las autoridades del museo+UCR.

Las autoridades del museo+UCRharn todo lo posible para que las diferencias surgidasentre el personal se solucionen en un marco de respeto, mantenindose la discrecin y

atendiendo lo establecido en el Reglamento y en este Cdigo.Las autoridades del museo+UCR, adems del personal, no deben tomar ventaja del

privilegio de su posicin y autoridad, para obtener informacin que perjudique a la Institucin ysus programas y beneficios personales. No utilizarn su calidad de representantes delmuseo+UCR para obtener ventajas o dividendos personales. Todas las acciones a tomardentro y fuera del museo+UCR deben respetar lo estipulado en la Misin, Reglamento,Cdigo de tica, y Poltica de Colecciones del museo+UCR.

Personal: Las autoridades del museo+UCR promovern la constante formacin yprofesionalizacin del personal del museo+UCR. El Director(a) y el Subdirector(a) son

responsables de promover la capacitacin, preparar el manual de puestos, realizar evaluacionesperidicas y brindar oportunidades de superacin al personal. Las autoridades del museo+UCRvelan por evitar o administrar conflictos de inters que puedan darse entre el personal y queafectan al museo+UCRy sus funcionarios.

Colecciones: Las colecciones son la base de las exhibiciones, programas y funciones delmuseo+UCR. El adecuado cuidado, conservacin y acopio de las colecciones, la documentacine informacin asociadas es parte de la obligacin cultural, cientfica, profesional, legal y tica delmuseo+UCR, su personal y autoridades. Las colecciones que se consideren posesin de laUCR sern aquellas que concuerden con la misin y visin del museo+UCR.

Pblico: El pblico consiste en los visitantes de la comunidad universitaria, nacionales yextranjeros que concurren a la Institucin ya sea por investigacin, estudio, formacin,informacin, entretenimiento o contemplacin. Es tarea del personal y autoridades delmuseo+UCRservir a los usuarios, sean estos acadmicos(as), investigadores(as), estudiantes,administrativo(a), artistas o pblico, en general. El pblico tiene el derecho de disfrutar y teneracceso al conocimiento y belleza de las colecciones del museo+UCR, lo cual justifica laexistencia del museo. La Institucin establece programas y actividades dirigidas a los usuarios;facilita y brinda educacin y disfrute; y aporta informacin al visitante. El museo+UCR y susautoridades respetan las diferentes concepciones religiosas, polticas y filosficas del pblico.

El pblico debe respetar las normas que del museo+UCRsobre comportamiento en susinstalaciones. La Institucin elaborar y colocar en un lugar visible un conjunto de normasbsicas, que guen y sean de acatamiento del pblico visitante.

V. COLECCIONESAlcance: Las colecciones son adquiridas, conservadas e investigadas para que el museo+UCR, elpblico y la sociedad costarricense las disfruten. Estas son ingresadas y documentadas, ademsde administradas y conservadas para los programas formativos y educativos, de investigacin,


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docencia y exhibiciones. La preservacin, conservacin y manejo de colecciones deben sernormados, por lo cual las autoridades del museo+UCRdeben preparar polticas de acceso delpblico a estas, manipulacin, exhibicin, medidas de conservacin preventiva y restauracin,almacenamiento y documentacin. Lo anterior incluye la regulacin sobre las colecciones que seconcedan en calidad de prstamo a las instituciones del Estado y aquellas que se presten para

exposiciones dentro y fuera del pas.

Adquisicin: La adquisicin y crecimiento de colecciones debe estar de acuerdo con la Misin, laVisin, la Poltica de Colecciones y Plan de Colecciones del museo+UCR. La Institucin noadquirir colecciones cuando exista duda de su propiedad u origen. Este principio tico-legal sersiempre observado por el museo+UCR. La posesin de colecciones para el museo+UCRimplica la obtencin del ttulo de propiedad o la contundente demostracin por parte del antiguoposeedor de que era su dueo legal. Las formas en que el museo+UCRadquiere colecciones espor medio de donacin, compra, transferencia, confiscacin y recolecta de campo. Estas formasde adquirir deben respetar las estipulaciones de adquisicin contenidas en la Convencin de la

UNESCO de 1970, el Cdigo de tica Profesional del ICOM, las normas de la Universidad deCosta Rica y los acuerdos nacionales e internacionales que resguardan el patrimonio cultural ynatural, tangible e intangible de los pases. El museo+UCRno promover ni practicar ningunaforma de adquisicin no tica o ilegal de colecciones.

Los mismos principios de adquisicin previamente mencionados deben observarse cuandoel museo+UCRpresente a instituciones estatales los dictmenes curatoriales sobre la comprade colecciones, adems de cumplir las normas estipuladas en el Reglamento a la Ley deEstmulo a las Bellas Artes Costarricenses (Decreto Ejecutivo N 18215-C-H) y lanormativa institucional.

Valoraciones (avalos): Ni el museo+UCR ni sus funcionarios efectuarn avalos decolecciones, que beneficien a particulares o contribuyan a la especulacin de precios de estas.Los avalos que el museo+UCR realiza son de carcter interno y para fines de plizas deseguro.

Manejo, cuidado y uso: El manejo, cuidado y uso de las colecciones deben seguir las polticas,protocolos y procedimientos de colecciones preparados por el museo+UCR. El acceso,egreso, prstamos, utilizacin de objetos y colecciones, control de pestes y plagas,procedimientos contra riesgos y conservacin preventiva sern normados. Es responsabilidad dela Institucin brindar el adecuado cuidado, almacenamiento, manipulacin y uso de suscolecciones, as como observar las normas tendientes a mejorar constantemente la condicin deestas. La documentacin e informacin asociadas a las colecciones tambin estn sujetas a unaadecuada conservacin preventiva, almacenaje y uso.

VI. EXHIBICIONESAlcance: Las exhibiciones que el museo+UCR organice tienen como finalidad exponer ydivulgar las colecciones que este posee, as como de otras colecciones nacionales y extranjerasque contribuyan a la educacin, formacin y deleite de la comunidad universitaria y del pblico,


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en general. El museo+UCR utilizar prioritariamente sus colecciones tanto en su edificioprincipal como las instalaciones de las Sedes Regionales, Recintos y otras instancias universitarias.

Responsabilidad del Museo: El museo+UCR es responsable por el cuidado tanto de suscolecciones como de aquellas solicitadas en calidad de prstamo. Dicha responsabilidad seextiende a las instituciones que tengan en prstamo colecciones del museo+UCR.

Acceso del pblico: El pblico costarricense y extranjero tiene el derecho de apreciar lascolecciones del museo+UCR cuando estn exhibidas. El museo+UCRestablecer calendariosde exhibicin.

Colecciones pedidas en prstamo: El museo+UCRes responsable de las colecciones que estepide en prstamo para ser exhibidas, y decide dnde y cmo exhibirlas. Dicha responsabilidadempieza cuando la Institucin retire las colecciones del sitio indicado por su propietario. Uncontrato acordado y firmado por las partes establecer las condiciones del prstamo, siempre ycuando no estn en contradiccin con la Misin, este Cdigo de tica y la Poltica de

Colecciones del museo+UCR.

Colecciones dadas en prstamo: Las colecciones dadas en prstamo estarn bajo laresponsabilidad de la entidad que las solicita desde el momento que se retiran delmuseo+UCR. Un contrato acordado y firmado por las partes establecer las condiciones delprstamo, siempre y cuando no estn en franca contradiccin con la Misin, este Cdigo detica y la Poltica de Colecciones del museo+UCR.

Reglamento de exposiciones: Cuando se acuerden exhibiciones concertadas por artistas oexpositores ajenos al museo+UCR, la Institucin se guiar por su Reglamento de

Exhibiciones, el cual estipula los pasos a seguir y cumplir por las partes involucradas.VII. VOLUNTARIOSAlcance: Los voluntarios son miembros del personal del museo+UCRque no reciben salario,pero que asisten y laboran en la Institucin cuando esta los requiera o ellos tengan el tiempolibre para hacerlo. Los voluntarios estn obligados a conocer y cumplir lo estipulado en esteCdigo de tica y los otros documentos bsicos del museo+UCR.

Responsabilidad del Museo: La Institucin establecer un programa de voluntariado, que incluyela capacitacin y estmulo de sus participantes.

VIII. CONDUCTA DE LAS PERSONASAlcance: Este Cdigo de tica concierne a todos los funcionarios delmuseo+UCR, es decir,autoridades, personal asalariado, por contrato y voluntarios y los responsables de las coleccionesdel museo+UCRen las instituciones en donde estas se encuentran.

Responsabilidad con el Museo: Los individuos vinculados al museo+UCR, (autoridades,empleados y voluntarios) tienen el deber de conocer y aplicar este Cdigo de tica, as comolos otros documentos fundamentales del museo+UCR; y de estar familiarizados y cumplir con


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las polticas, prcticas y procedimientos de la Institucin. Se espera que ellos realicen sus deberesy responsabilidades de acuerdo con las descripciones de sus puestos y del cargo profesional,acadmico o administrativo que ostentan.

Las autoridades y el personal respetarn la jerarqua y verticalidad del museo+UCR yutilizarn los canales y las instancias inmediatas para presentar sus ideas, sugerencias, inquietudes

y reivindicaciones.Las instalaciones, equipo, suministros, dineros, personal y colecciones son recursos del

museo+UCR, de la UCR y del Estado costarricense, que deben ser usados racionalmente paraservir a los intereses y propsitos de la Institucin. Es ilegal y ticamente irresponsable einaceptable que individuos utilicen esos recursos para beneficio personal.

Es fundamental para la credibilidad y proteccin del museo+UCR, que los individuosasociados a este mantengan la discrecin necesaria en asuntos internos tanto en horas de trabajocomo fuera de la Institucin. Los funcionarios deben mantener la discrecin profesional y laconfidencialidad sobre las de actividades del museo+UCR, colecciones, personal, seguridad y

finanzas.Los individuos afiliados a la Institucin evitarn situaciones que puedan significar conflictos

de inters. Si estos se dan, las autoridades del museo+UCRdeben buscar la forma ms positivade resolverlos. Si las vas de solucin se agotan, el museo+UCRproceder a aplicar aquellosprocedimientos que la Universidad de Costa Rica establezca.

Los funcionarios evitarn los conflictos de inters al utilizar su posicin y recursos dentrode la Institucin para su beneficio personal; prescindirn de colectar objetos a ttulo personal; yse retraern de realizar trabajos que comprometan la capacidad del individuo para ejecutar laslabores en el museo+UCR.

Responsabilidad con las colecciones: La calidad y disponibilidad de la informacin es fundamentalpara servir al pblico. La informacin tiene que ver con las colecciones, su documentacin,correspondencia, publicaciones, exhibiciones y programas educativos. Los individuos vinculadosal museo+UCRdeben mantener la integridad de las colecciones por medio de la conservacinpreventiva, la capacitacin del personal a cargo y la informacin fidedigna y completa.

Para los funcionarios del museo+UCRla integridad de las colecciones implica respetarlas,observar los procedimientos de preservacin y conservacin preventiva y proporcionarlesproteccin contra agentes de deterioro, adems de brindar un adecuado almacenamiento y unasegura manipulacin. La preservacin adecuada y profesional de las colecciones es fundamental

para brindar al pblico un mejor servicio.Aquellos individuos que son responsables o trabajan directamente con colecciones debenconocer y capacitarse para as brindar mayores beneficios al pblico. Es fundamental para elmuseo+UCRy sus funcionarios incorporar los avances y tecnologa para un apropiado manejoy cuidado de las colecciones.

Responsabilidad con otros individuos: Los funcionarios del museo+UCR sern serviciales yatendern al pblico bajo un clima de respeto y cortesa profesional. Asimismo, mantendrn


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buenas relaciones con las instituciones estatales que poseen colecciones del museo+UCR, ascomo con otros Museos y asociaciones profesionales de museos y muselogos.

IX. MODIFICACIN Y ADHERENCIA AL CDIGO DE TICALas autoridades, funcionarios y voluntarios del museo+UCRestn obligados a adherirse a

este Cdigo de tica. Es atribucin del Consejo de Colecciones del museo+UCR lamodificacin total o parcial del mismo, bajo recomendacin del Director(a).

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POLTICA DE COLECCIONES DELMUSEO DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA

I. INTRODUCCINToda institucin, cuyo cometido es el resguardo del patrimonio cultural y natural de una

nacin, regin o localidad, como es el caso de los museos, debe tener una serie de documentosbsicos, en los cuales se contempla la misin, visin, objetivos, tica y polticas. Estosdocumentos son de carcter pblico, es decir, son de uso y consulta, tanto de sus funcionarioscomo del pblico que lo visita.

La presente poltica de colecciones es una herramienta de la Universidad de Costa Rica ydel museo+UCR para regular las actividades relacionadas con sus colecciones. Adems, seaplicar a todas las instancias de la Institucin que involucre el uso de colecciones.

II. LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA"El propsito de la Universidad de Costa Rica es obtener las transformaciones que la

sociedad necesita para el logro del bien comn, mediante una poltica dirigida a la consecucinde una verdadera justicia social, del desarrollo integral, de la libertad plena y de la totalindependencia de nuestro pueblo." (Artculo 3, Estatuto Orgnico)

III. MISIN y VISIN DEL MUSEO DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICAMisinEl Museo de la Universidad de Costa Rica (museo+UCR) es una institucin permanente

sin fines de lucro, al servicio de la sociedad y de su desarrollo, abierta a la comunidaduniversitaria y al pblico, en general, que adquiere, conserva, investiga, difunde y exhibe elpatrimonio natural y cultural, tangible e intangible de la humanidad, particularmente de la regin

centroamericana, con fines educativos y de entretenimiento. Su misin es servir de herramientade apoyo a la Universidad de Costa Rica en sus tres funciones primordiales: docencia,investigacin y accin social, as como de estudio, reflexin, creacin artstica y difusin delconocimiento.

El Museo de la Universidad de Costa Rica est constituido por todas las colecciones,museos regionales, jardines botnicos, reservas biolgicas, laboratorios, unidades acadmicas,institutos y centros de investigacin con colecciones, bibliotecas y archivos as como otrasinstancias de la UCR cuya labor es la gestin, resguardo y conservacin del patrimonio culturaly natural, tangible e intangible.

VisinLa visin del museo+UCR es constituirse en un museo universitario modelo a nivel

nacional y centroamericano.

IV. POLTICA DE COLECCIONES DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA1) El objetivo de la presente Poltica de Colecciones es estipular las normas generalesconcernientes a las colecciones de la Universidad de Costa Rica. Forma parte de la visin quetiene la Institucin acerca de la conservacin y manejo de sus colecciones.


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2) Las polticas y procedimientos sobre las colecciones aqu expuestas sern de acatamientoobligatorio por parte de la Universidad de Costa Rica, el Museo de la Universidad de Costa Ricay todo el personal de planta, por contrato y voluntarios del Museo. Este documento guiar lasactividades de las colecciones y del museo+UCR en relacin con el patrimonio que resguarda.3) El presente documento es de carcter pblico y, por ende, servir como instrumento legal

entre el museo+UCR y la comunidad universitaria, instituciones y el pblico, en general, encaso de que estos donen, vendan o tengan actividades con las colecciones que involucren a laUniversidad de Costa Rica.4) Es atribucin de del Consejo de Colecciones del museo+UCR modificar parcial ototalmente este documento, que contiene las polticas y procedimientos de colecciones de laUniversidad de Costa Rica y del museo+UCR. El Director(a) recomienda al Consejo Asesordel museo+UCR las modificaciones. El Director(a), los curadores(as), encargados decolecciones y el encargado(a) de Registro asesorarn al Consejo de Colecciones delmuseo+UCR en lo concerniente a la modificacin de la Poltica de Colecciones del

museo+UCR.5) Este es un documento que sirve como herramienta de trabajo para las colecciones de laUniversidad de Costa Rica y del museo+UCR.

V. DECLARACIN GENERAL1) La adquisicin y crecimiento de las colecciones debe estar de acuerdo con la Misin, laPoltica y el Plan de Colecciones del museo+UCR. La Institucin no adquirir colecciones en elcaso de que exista duda sobre su propiedad u origen. Este principio tico-legal ser siempreobservado por el museo+UCR. La posesin de colecciones implica la obtencin del ttulo depropiedad o la contundente demostracin por parte del antiguo poseedor de que era el dueo

legal de estas. La forma en que el museo+UCR adquiere colecciones es por medio dedonacin, compra, recolecta de campo, intercambio, transferencia, confiscacin y otros. Estasformas de adquisicin deben respetar las estipulaciones de adquisicin contenidas en laConvencin de la UNESCO, el Cdigo de tica Profesional del ICOM y los acuerdos nacionalese internacionales que defienden el patrimonio cultural y natural de los pases.2) El museo+UCR no promover ni practicar formas de adquisicin de colecciones quesean ilegales y que vayan en contra de los principios ticos del museo+UCR.

VI. PRINCIPIOS TICOS DEL museo+UCR1) El museo+UCR respeta y cumple los acuerdos, leyes y regulaciones nacionales,

regionales e internacionales que protegen el patrimonio histrico-cultural y natural del pas y delplaneta. As mismo, observa la Convencin sobre las medidas que deben adoptarsepara prohibir e impedir la importacin, la exportacin y la transferencia depropiedad ilcitas de bienes culturales, aprobada por la Conferencia general de laOrganizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) de1970,11 la Convencin sobre la proteccin del patrimonio mundial, cultural y

11Ratificada por la Asamblea Legislativa de la Repblica de Costa Rica el 5 de julio de 1995.


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natural, aprobada por la Conferencia General de la UNESCO de 1972, 12 la Convencinsobre defensa del patrimonio arqueolgico, histrico y artstico de las nacionesamericanas (Convencin de San Salvador, aprobada por la Asamblea General de laOrganizacin de Estados Americanos (OEA) de 1976,13 y la Convencin para lasalvaguarda del patrimonio cultural inmaterial del 17 de octubre del 2003.14Como

entidad museolgica, el museo+UCR respeta las normas y principios ticos y profesionalesexpresados en los Estatutos, el Cdigo de Deontologa y otros documentos bsicos delConsejo Internacional de Museos (ICOM).152) Todas las actividades, tanto internas como externas del museo+UCR, inclusive lasrelativas a recolecta de campo, adquisiciones, colecciones, prstamos, exhibiciones,conservacin, relaciones pblicas, educacin, capacitacin del personal, as como la toma dedecisiones de las diferentes instancias del museo+UCR, estn inspiradas y guiadas por laMisin de la Universidad de Costa Rica, la Misin del museo+UCRy por aquellas polticas,reglamentos y procedimientos que el museo elabore para su funcionamiento.

VII. COLECCIONES1) Por su naturaleza multidisciplinaria, humanista y universal, la Universidad de Costa Ricaposee diferentes tipos de colecciones, que representan diferentes campos del saber. Adems desu conservacin y exhibicin, las colecciones sern destinadas a cumplir con las tresdimensiones de la UCR: docencia, investigacin y accin social.2) Las colecciones son patrimonio del pas, cuyo bienestar est a cargo del Estadocostarricense. Este a su vez encarga la responsabilidad de protegerlo a instituciones pblicascomo la Universidad de Costa Rica. Por lo tanto, las colecciones que la Institucin tiene bajo sucustodia son parte del patrimonio nacional. La Universidad, por medio del museo+UCRy de

otras entidades, vela por la conservacin y manejo de estas.3) Las colecciones a las que se les asignan nmero de ingreso son aquellas que laUniversidad de Costa Rica posee y da pruebas de su propiedad, as como las que ingresanpermanentemente a la Institucin. Las colecciones que se piden en calidad de prstamo NO seles asignan nmero de ingreso y, por lo tanto, NO pueden ser registradas como propiedad de laInstitucin, pero requieren de otro trmite contemplado en Procedimientos.4) La Universidad de Costa Rica custodia colecciones que evidencian la cultura material,inmaterial y natural del pas y de otras regiones. Las colecciones estn conformadas por objetos,obras de arte, material arqueolgico, minerales, fsiles, as como de muestras y especmenes de

historia natural, incluyendo ejemplares vivos, entre otros.5) La Universidad de Costa Rica no ingresar ni aceptar colecciones (objetos, artefactos,especmenes, muestras, obras de arte, etc.) de dudosa procedencia o sin prueba de su

12Ratificada por la Asamblea Legislativa de la Repblica de Costa Rica el 26 de octubre de 1976.13Ratificada por la Asamblea Legislativa de la Repblica de Costa Rica el 20 de agosto de 1979.14Ratificada por la Asamblea Legislativa de la Repblica de Costa Rica el 24 de octubre del 2006.15ICOM.Cdigo de Deontologa del ICOM para los museos, 2006 .


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propiedad, as como tampoco colecciones que han sido recolectadas mediante la violacin de lasconvenciones y procedimientos establecidos.6) La Universidad de Costas Rica utilizar sus colecciones para docencia, investigacin yaccin social. Son para el beneficio pblico de la sociedad, la comunidad universitaria y losvisitantes. Las colecciones y las bases de datos asociadas a estas NO se usarn en

investigaciones y actividades de dudosa ndole, ni tampoco con fines militares o meramentelucrativos.7) La Universidad de Costa Rica posee colecciones y bases de datos que por su naturaleza,informacin y uso son de carcter confidencial. La Institucin, por lo tanto, establecerrestricciones para su utilizacin, acceso y disponibilidad, segn lo consideren pertinente loscuradores y encargados de las colecciones.8) De conformidad con el artculo 40, inciso ) del Estatuto Orgnico y el artculo 2 de lasNormas Generales para la Firma y Divulgacin de Convenios y Acuerdos con otrasInstituciones, los convenios y acuerdos entre la Universidad de Costa Rica y otras instituciones

que impliquen el uso de colecciones sern exclusivamente firmados por el Rector(a).

----rengln final de Poltica de Colecciones del Museo de la Universidad de Costa Rica---


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DIRECTRICES PARA EL MANEJO DE COLECCIONES DELMUSEO DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA

I. SECCIN DE REGISTRO DE COLECCIONES1) El Museo de la Universidad de Costa Rica (museo+UCR) cuenta con la Seccin deRegistro de Colecciones para dirigir, asesorar y llevar a cabo el proceso de registro de lascolecciones de la Universidad de Costa Rica.2) La Seccin de Registro de Colecciones asesora a los curadores, encargados de museos ycolecciones en el proceso de catalogacin.3) Son responsabilidades de dicha Seccin, entre otras, la asignacin y el control del nmerode ingreso, la custodia de los documentos legales de las colecciones ingresadas, laestandarizacin de los procesos de registro y de los de prstamo de colecciones. Todos estosprocesos los llevan a cabo en coordinacin con los curadores y encargados de las colecciones ymuseos.4) La Seccin de Registro de Colecciones velar por la capacitacin y profesionalizacin de

los funcionarios que laboran en las colecciones y museos de la Universidad de Costa Rica enmateria de registro y catalogacin.5) Una funcin primordial de la Seccin de Registro de Colecciones es garantizar el manejoptimo de las colecciones de la Institucin.

II. NORMAS MNIMAS DE MANEJO Y CUIDADO DE COLECCIONES

1) El museo+UCRtiene como documentos bsicos la Misin, Cdigo de tica, Poltica deColecciones y Manual de Registro de Colecciones. La Poltica de Colecciones de la Institucindebe ser determinada por su Misin y los propsitos de la Universidad de Costa Rica.

2) El museo+UCRsolamente adquiere colecciones de acuerdo con su misin, propsitos,ubicacin, especialidad y polticas y planes que la Institucin decida.3) Todas las colecciones deben documentarse; solo as las colecciones tienen un verdaderovalor para exhibir, investigar, curar, restaurar y preservar para las presentes y futurasgeneraciones.4) Todos los procesos de conservacin y manejo de colecciones, tales como ingreso, egreso,tratamientos de conservacin, controles, inventarios, investigacin, exhibicin, transporte,prstamo y otros relacionados con las colecciones, deben ser documentados.5) El museo+UCR guarda toda la documentacin relacionada con y generada por suscolecciones como, por ejemplo, relativas a adquisicin, inventario, ingreso, egreso, anlisis,

exhibiciones, docencia, conservacin, restauracin, prstamo, investigacin, publicaciones, etc.6) El museo+UCR, como parte de su labor en conservacin y manejo de colecciones, sepreocupa por tener y mejorar las reas apropiadas para depositar y proteger sus coleccionescontra pestes, humedad, calor y otros fenmenos ambientales, como tambin contra posiblesacciones vandlicas y manipulaciones innecesarias.7) El museo+UCRllevar a cabo inventarios y revisiones peridicas de sus colecciones a finde determinar la condicin en que se encuentran y prever posibles daos. El inventario se


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aplicar a las colecciones que estn ubicadas en acopio, exhibicin, docencia, investigacin yprstamo.8) Solamente personal autorizado del museo+UCRo autorizado por este tiene acceso a lasreas de colecciones y acopio, as como al uso y estudio de estas.9) La investigacin debe ser realizada segn los procedimientos y permisos establecidos por el

museo+UCRy los encargados de las respectivas colecciones. La investigacin no debe poneren peligro el bienestar de las colecciones. Los investigadores y publicaciones deben reconocerlos crditos por el uso de las colecciones estudiadas.10) El manejo, cuidado y administracin de las colecciones debe estar bajo la responsabilidadde personas especializadas en disciplinas relacionadas con las colecciones o, bien, capacitadaspara tal responsabilidad.11) Es responsabilidad del Consejo de Colecciones del museo+UCR, las autoridades delmuseo+UCR y los encargados de las colecciones valorar la posibilidad de asegurar lascolecciones del museo+UCRmediante plizas.

III. ADQUISICIN DE COLECCIONES1) Las formas en que el museo+UCR adquiere colecciones son las siguientes: donacin,compra, recolecta de campo, intercambio, confiscacin, transferencia y otros (la forma otrossedebe detallar en la ficha de ingreso).2) Las posibles adquisiciones deben ser evaluadas en funcin de la Misin, Cdigo de tica,polticas y procedimientos relacionados con el museo+UCR y las leyes costarricenses, ascomo en concordancia con los tratados internacionales, que protegen el patrimonio natural ycultural, ratificados por Costa Rica.3) Las adquisiciones sern acordadas por el Consejo Asesor del museo+UCRcon base en

las recomendaciones de las autoridades del museo+UCRy los encargados de colecciones.4) Las adquisiciones sern evaluadas bajo los siguientes criterios bsicos:

a) la documentacin e informacin que acompaan a las colecciones;b) la capacidad financiera y profesional del museo+UCRpara acopiar y preservar las

colecciones;c) la relevancia de las colecciones en relacin con las existentes en el Museo, as como

con la Misin, Cdigo de tica, polticas del museo+UCR y con los objetivostrazados en el Plan de Colecciones;

d) la voluntad del donante de donar, del dueo de vender o transferir la coleccin y el

ttulo de propiedad de esta al Museo, sin restricciones sobre el uso que les d elmuseo+UCR;e) las leyes, ticas y tratados nacionales e internacionales que puede involucrar la

adquisicin;f) el valor cientfico, acadmico, histrico, artstico o esttico de las colecciones.

5) El museo+UCR y sus funcionarios no realizarn avalos de colecciones, a no serinternamente para fines de plizas de seguro y exhibiciones. Por principio tico, el


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museo+UCRno lleva a cabo ningn avalo externo. Los datos de los avalos internos sernconfidenciales y de acceso solo para el personal autorizado.6) Los documentos generados en el proceso de adquisicin sern archivados por elmuseo+UCR, bajo el cuidado directo de la Seccin de Registro de Colecciones. Copias uoriginales estarn en las respectivas colecciones. Algunos de los documentos son los siguientes:

ttulos de propiedad, cesiones de derechos de autor, facturas de compra, original o copias delibretas de campo, permisos, documentos de donacin, transferencias, confiscaciones,intercambios y fotografas.7) La Seccin de Registro de Colecciones, los curadores y los encargados de coleccionesfungirn como asesores del Consejo de Colecciones del museo+UCR y las autoridades delmuseo+UCRen materia de adquisiciones.8) La responsabilidad del museo+UCR en relacin con las colecciones comienza en elmomento en que estas son adquiridas; incluso, las colecciones pedidas en prstamo estarn bajoel cuidado y responsabilidad del museo+UCRcuando estas estn en sus edificaciones.

9) El museo+UCR no aceptar adquisiciones, especialmente donaciones, cuyos donantesestablezcan o impongan condiciones.10) El museo+UCRno acepta colecciones de cuestionable origen legal y tico, ni aquellascolecciones que fueron recolectadas violando procedimientos de recolecta de campo yconvenciones internacionales.11) Las donaciones no estn sujetas a ser devueltas al donante o familiares.12) Las adquisiciones sern documentadas con fichas elaboradas por el museo+UCR.13) La informacin acerca del donante, vendedor, artista o transferente, as como de lascolecciones, debe ser recopilada en una carpeta abierta para cada adquisicin. El museo+UCR

mantendr la confidencialidad de la informacin.14) El museo+UCR informar al donante, vendedor, coleccionista o transferente sobre laspolticas de la Institucin con respecto a las adquisiciones.15) Las autoridades del museo+UCR, los curadores y encargados de las coleccionesrecomendarn al Consejo Asesor del museo+UCR la aceptacin o rechazo de la adquisicincon base en los siguientes criterios:

a) importancia de la coleccin por adquirir;b) relevancia de la coleccin respecto a las colecciones del Museo;c) nmero de colecciones similares que posee el museo+UCR;d) necesidades de conservacin y acopio de la adquisicin;

e) aspectos ticos y legales de la adquisicin;f) posibilidades financieras y profesionales de la Institucin;g) valor cientfico, acadmico, histrico, artstico o esttico de la coleccin por adquirir.

16) Una carta ser enviada al donante o transferente concerniente a la decisin de aceptacino rechazo de la adquisicin. El museo+UCR y la otra parte tendrn 30 das para firmar losformularios de traspaso de las colecciones y documentos. Si el plazo caduca, el museo+UCRcomunicar que ya no es responsable de la coleccin y proceder a devolverla a la contraparte.


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17) La adquisicin por medio de compra ser documentada y los recibos se mantendrn en lascarpetas respectivas con copias y originales en los archivos de la coleccin correspondiente.18) La compra de colecciones ser recomendada por las autoridades del museo+UCR, elcurador o encargado respectivo, y decidida por el Consejo Asesor del museo+UCR.19) Aun cuando se contemple la compra como una de las formas de adquirir colecciones, la

Institucin no est obligada a llevar a cabo esta modalidad.20) Las autoridades del museo+UCR prepararn planes peridicos para la adquisicin,crecimiento y conservacin de las colecciones (conocido como Plan de Colecciones). Dichosplanes, basados en la Misin y la presente Poltica de Colecciones, sern aprobados por laComisin Institucional de Colecciones.

IV. INGRESO DE COLECCIONES1) El ingreso o acceso es el proceso en el cual el museo+UCRregistra, incorpora y se hacepropietario en forma tica, oficial y legalmente de sus colecciones permanentes y las recinadquiridas.

2) Se procede al ingreso cuando:a) la coleccin es aceptada por el Museo y hay acuerdo entre el museo+UCR y la

contraparte (donante, vendedor, transferente, etc.);b) los formularios han sido debidamente llenados;c) hay acuerdo de traspaso entre el museo+UCRy la otra institucin;d) se ha finiquitado la compra de la coleccin.

3) Para el proceso de registro, un sistema alfanumrico identificar las coleccionesadquiridas. Este sistema comienza con el acrnimo UCR-M, que son las siglas constituidas porlas iniciales de la Universidad de Costa Rica y la Mde Museo, seguido de un guin, el ao en

que se ingresa la coleccin, un nmero consecutivo de acuerdo con el orden en que ingresan lascolecciones a la Institucin. Ejemplo: UCR-M-2003-1, UCR-M-2003-5, UCR-M-2004-1. Elnmero de ingresoes un consecutivo general que se aplica a todas las colecciones y museosde la UCR.4) Un nmero de catlogo identificar los objetos (artefactos, especmenes, muestras,obras de arte, etc.), que componen la coleccin. Este sistema es acordado por los curadores yencargados de las colecciones, junto con la Seccin de Registro de Colecciones. Indistintamentedel programa de computacin o del tipo de datos utilizados en el proceso de catalogacin, elnmero de ingresodebe estar incluido en las fichas de catlogo.

5) El nmero de ingreso ser solamente asignado por la Seccin de Registro deColecciones.6) El nmero de catlogo ser escrito en los componentes de la coleccin (artefacto,objeto, espcimen, obra de arte, etc.) en un lugar visible, que no afecte su condicin y que seareversible. El museo+UCR aplicar tcnicas aceptables, en trminos de conservacin, paramarcar los objetos, evitando escribir directamente en ellos.7) El nmero de catlogono se remover de los objetos. Todas las colecciones que sepresten o estn en exhibicin deben retener dicho nmero.


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8) En el proceso de registro se abrir una carpeta que contendr la documentacin einformacin referente a las colecciones ingresadas y catalogadas. Una carpeta ser guardada porla Seccin de Registro de Colecciones y la otra por la coleccin respectiva. El nmero deingreso se escribe en la carpeta. Las carpetas se archivarn en el orden consecutivo delnmero de ingreso.

9) Una ficha de ingreso, elaborada por el museo+UCR, registrar todos los datospertinentes a la adquisicin y otra ficha registrar los datos del donante, vendedor, artista otransferente.10) El ingreso implica la tenencia y custodia, por parte del museo+UCR, de los documentoslegales que acompaan a las colecciones y aquellos generados por el proceso de adquisicin. Losdocumentos entre otros son:

a) documento firmado por el donante y la autoridad del museo+UCR;b) fichas con los datos personales del donante, artista, vendedor o transferente;c) documentos legales sobre la propiedad u origen de la donacin;

d) facturas y comprobantes, si la adquisicin es por medio de compra;e) frmulas, permisos y originales o copias de las libretas de campo, s las colecciones

fueron recolectadas en trabajo de campo dentro o fuera del pas;f) fotografas, en caso de que la coleccin las tenga;g) otros.

11) Una vez que las colecciones son ingresadas y registradas estarn disponibles para sercatalogadas de acuerdo con el sistema de catalogacin establecido entre la Seccin de Registrode Colecciones y los curadores o encargados de colecciones. La Seccin de Registro deColecciones tiene un Manual de Registro Coleccionesque establece en detalle el proceso

de registro y acceso. Dicho manual ser aprobado por el Consejo de Colecciones delmuseo+UCR.12) El museo+UCRpreparar informes sobre las condiciones y necesidades de conservacinde las adquisiciones; a su vez, aplicar el tratamiento de conservacin a las colecciones queingresen de acuerdo con las recomendaciones contenidas en los informes.

V. COLECCIONES DADAS EN PRSTAMO1) El museo+UCR podr dar sus colecciones en calidad de prstamo a instituciones ymuseos. Las colecciones dadas en prstamo deben ser posesin del museo+UCR; este noprestar colecciones que no le pertenecen. El prstamo NO significa la transferencia del ttulo de

propiedad y derechos de autor.2) El museo+UCRdar materiales en prstamo para los siguientes fines:a) exhibiciones temporales;b) inspeccin y estudio en caso de que las colecciones estn sujetas a egreso;c) para fines de educacin, investigacin y publicaciones.

3) El prstamo slo se har de institucin a institucin o personas vinculadas a colecciones yproyectos que necesitan de estas.


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4) La institucin que solicita el prstamo debe proporcionar la proteccin, transporte,seguridad y plizas de seguro del material prestado.5) La solicitud de prstamo debe realizarse por escrito con una explicacin sobre elpropsito del prstamo.6) Los prstamos sern por un plazo mximo de seis meses. Si la institucin quiere ampliar el

plazo, deber hacerlo por escrito un mes antes de vencerse el plazo.7) La Seccin de Registro de Colecciones redactar un contrato de prstamo entre elmuseo+UCR y la institucin solicitante. Cada parte firmar dos contratos originales, de loscuales ambas guardarn uno.9) En caso que sucediera un accidente a las colecciones dadas en prstamo, es obligacin de lainstitucin solicitante notificar al museo+UCR.10) Los componentes de la coleccin (objeto, artefacto, espcimen, muestra, obra de arte,etc.) dados en prstamo retendrn el nmero de catlogo y la informacin del nmero deingreso.

12) El museo+UCR inspeccionar peridicamente las colecciones dadas en prstamo. Paraello la Seccin de Registro de Colecciones ser la responsable de proceder con la inspeccin,para lo cual emplearn una ficha previamente elaborada.13) Es atribucin de la Seccin de Registro de Colecciones, as como de los curadores yencargados de colecciones, decidir sobre las solicitudes de prstamo de colecciones. Lasautoridades del museo+UCR, los curadores o encargados de colecciones recomendarn ydecidirn la conveniencia del prstamo.14) La Seccin de Registro de Colecciones del museo+UCRtendr disponible una ficha deprstamo,la cual contiene los datos pertinentes a dicho proceso y a la institucin que solicita

el prstamo.VI. COLECCIONES RECIBIDAS EN PRSTAMO1) El museo+UCRpodr solicitar colecciones (objetos, artefactos, especmenes, muestras,obras de arte, etc.) en calidad de prstamo a individuos, instituciones y museos. El materialrecibido en prstamo debe ser posesin de la entidad que presta.2) El museo+UCRsolicitar colecciones en prstamo para los siguientes fines:

a) exhibiciones temporales;b) inspeccin y estudio en caso de que las colecciones estn sujetas a ingreso;c) para fines de educacin, investigacin y publicacin.

3) La solicitud de prstamo slo se har entre el museo+UCRy la institucin o individuosque efectan el prstamo.4) EL museo+UCRproporcionar la proteccin, transporte, seguridad y plizas de segurodel material recibido en prstamo.5) La solicitud de prstamo debe realizarse por escrito con una explicacin sobre elpropsito del prstamo.


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6) Los prstamos solicitados sern segn el plazo establecido entre el museo+UCR y lacontraparte. Si el museo+UCRdesea ampliar el plazo, lo har por escrito con antelacin alvencimiento del plazo acordado en el contrato.7) El museo+UCR y la contraparte redactarn un contrato de prstamo entre elmuseo+UCR y la institucin o el individuo que presta la coleccin. Cada parte firmar dos

contratos originales, de los cuales ambas guardarn uno.8) En caso de que suceda un accidente al material dado en prstamo, es obligacin delmuseo+UCRnotificar a la institucin o al individuo que presta.9) El museo+UCR no remover los nmeros que identifican las colecciones recibidas encalidad de prstamo.10) Es atribucin de la Seccin de Registro de Colecciones, as como de los curadores yencargados de colecciones, decidir sobre las solicitudes de prstamo que la Institucin realiceante otras instituciones. Las autoridades del museo+UCR, los curadores y los encargados decolecciones recomendarn y decidirn la conveniencia del prstamo.

11) La informacin y documentacin generadas por las colecciones en prstamo sernguardadas en los archivos del museo+UCR.12) La Seccin de Registro de Colecciones del museo+UCRtendr disponible una ficha deprstamo,la cual contiene los datos pertinentes a dicho proceso y a la institucin o individuoque solicita el prstamo.

VII. INVESTIGACIN RELATIVA A LAS COLECCIONES1) La investigacin y estudio de las colecciones es una de las actividades fundamentales delmuseo+UCRpara profundizar en el conocimiento, situacin, anlisis e interpretacin de estepatrimonio.

2) La investigacin es una actividad que deber estar regida por un reglamento, el cual seracatado por el personal del museo+UCR, de las colecciones, la comunidad universitaria y elpblico ajeno al museo+UCR. El museo elaborar dicho reglamento, el cual debe ser deconocimiento pblico.3) Los curadores(as) y encargados(as) de colecciones velarn por las investigaciones en lascuales se apliquen anlisis destructivos a las colecciones. Posibles anlisis destructivos requerirnel permiso de los curadores y encargados de colecciones.4) Los investigadores(as) respetarn las normas establecidas por el museo+UCR, tendientesa preservar la integridad fsica, qumica, esttica, histrica, artstica e informativa de las

colecciones.5) Si los investigadores(as) utilizan las colecciones, equipo e instalaciones o reciben algn tipode ayuda de la Universidad de Costa Rica, debern dar los crditos correspondientes cuandopubliquen artculos, libros, tesis y otros impresos. Los investigadores(as) remitirn almuseo+UCRuna copia de la publicacin.6) Los investigadores(as) ajenos al museo+UCR, sean nacionales o extranjeros, que deseanrealizar estudios en las colecciones del Museo, debern solicitarlo por escrito al Director(a) delmuseo+UCR. Tambin deben explicar por qu requieren estudiar las colecciones en cuestin.


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7) Toda reproduccin, registro fotogrfico o electromecnico estar sujeto a las restriccionesdadas por el museo+UCRy las condiciones propias de la coleccin.8) Las colecciones de la Universidad de Costa Rica y las bases de datos asociadas a estas sonpara el beneficio pblico de la sociedad, de la comunidad universitaria y los visitantes. Lascolecciones NO se usarn en investigaciones y actividades de dudosa ndole ni con fines militares

o meramente lucrativos.

VIII. DOCENCIA1) La docencia, como funcin fundamental de la Universidad de Costa Rica, tambin es parteimportante del museo+UCR. Las instalaciones, el equipo, el personal y las colecciones estn alservicio de la docencia tanto para la comunidad universitaria como para el pblico, en general.2) Las colecciones de la Universidad de Costa Rica son un recurso necesario con el quedisponen los docentes para sus clases y programas de estudio. Las colecciones, a la vez, permitenal estudiante incrementar sus conocimientos y estimular su curiosidad.3) El museo+UCR establecer las condiciones ptimas para que docentes y estudiantes

utilicen las colecciones. Por principios ticos, acadmicos y cientficos, las colecciones son partede la actividad docente, por lo que se garantiza el acceso de estas a los usuarios.4) EL museo+UCR, como custodio directo de las colecciones de la UCR, establecer lasnormas de uso de sus colecciones con fines docentes.5) La actividad docente respetar las normas establecidas por el museo+UCR, tendientes apreservar la integridad fsica, qumica, esttica, histrica, artstica e informativa de lascolecciones.

IX. EXHIBICIN DE COLECCIONES1) El museo+UCR utilizar sus colecciones para realizar actividades de accin social yexhibiciones permanentes, temporales o ambulantes.2) El museo+UCRpodr solicitar colecciones en prstamo a otras instituciones o personaspara exhibirlas.3) Es obligacin del museo+UCRvelar por la seguridad y conservacin de las coleccionesque se utilizan en las exhibiciones, sean estas propiedad del museo+UCR o solicitadas enprstamo.4) El museo+UCRdecidir, en el caso de las colecciones solicitadas en prstamo, dnde ycmo exhibirlas, entendiendo que el museo+UCRes el responsable de estas mientras estnexhibidas en sus salas.

5) Las colecciones, removidas de las reas de acopio para ser exhibidas, conservarn losnmeros de catlogo que las identifican. Bajo ninguna razn, la informacin ser borrada, a noser que el museo+UCR, los curadores(as) y encargados(as) de colecciones decidan otrosistema de registro y catalogacin.7) En caso que el museo+UCR realice exhibiciones de artistas o instituciones ajenas a laInstitucin, un Reglamento de Exhibiciones elaborado por el museo+UCRestipular lospasos a seguir y cumplir por las partes involucradas.


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8) El museo+UCRtendr, dentro de lo posible, reas para exhibicin tanto para exponercolecciones de su propiedad como de otros museos, instituciones, personas o artistas. Adems,tendr un Reglamento deExhibiciones,el cual regular las relaciones entre el museo+UCRy las instituciones o personas que desean utilizar las instalaciones del Museo para exhibiciones.

X. ACCESO A LAS COLECCIONES1) Como medida de seguridad y conservacin, el museo+UCR restringir el acceso deusuarios a las reas de acopio.2) Solo personal autorizado del museo+UCRtendr acceso a las reas de colecciones. Porrazones de seguridad, se llevar un registro y control de ingreso a dichas reas, en el cual elusuario y el personal del Museo debern registrarse.3) En caso de que individuos ajenos al museo+UCR soliciten el ingreso a las reas decolecciones, las autoridades del museo+UCR decidirn sobre el permiso para tal fin. Elsolicitante deber hacerlo por escrito, en donde explique las razones para solicitar el acceso adichas reas.

4) El personal ajeno a la Institucin que visite las colecciones debe ser acompaado defuncionarios del museo+UCR.5) Dentro de lo posible, el museo+UCRtendr reas de trabajo cerca, pero separadas delos acopios de las colecciones para facilitar el trabajo de investigadores, docentes, estudiantes ypersonal del Museo.

XI. INVENTARIO DE LAS COLECCIONES1) El inventario es un instrumento curatorial y administrativo, que el museo+UCRrealizapara controlar la posesin, custodia, manejo, conservacin y cuido de sus colecciones.2) El inventario se realizar peridicamente para controlar la cantidad y condicin fsica de lascolecciones, as como de las reas de acopio.3) Fichas especiales, junto con bases de datos digitales, sern usados para llevar a caboperidicamente los inventarios.4) La Seccin de Registro de Colecciones del museo+UCR, junto con los curadores(as) ylos encargados(as) de colecciones, son los responsables de la ejecucin peridica de losinventarios o de las solicitadas por las autoridades universitarias y el Consejo Asesor delmuseo+UCR.

XII CONSERVACIN DE LAS COLECCIONES1) La conservacin es un recurso curatorial que los museos llevan a cabo para prolongar lavida til de las colecciones. Adems, es una de las funciones esenciales practicada por losmuseos, lo cual garantiza que las colecciones puedan ser apreciadas por las generaciones delpresente y del futuro.2) Los procesos de conservacin (conservacin preventiva y restauracin) deben respetar laspropiedades fsicas, qumicas, histricas, estticas y cientficas de las colecciones. Lostratamientos no deben daar los objetos y las tcnicas y materiales utilizados deben serreversibles.


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3) Los procesos de conservacin deben documentarse, para lo cual el museo+UCRcuentacon fichas.4) La conservacin preventiva es un asunto que concierne a todo el personal delmuseo+UCR. El proceso de restauracin ser realizado por personal especializado ycapacitado en la materia.

XIII EGRESO DE COLECCIONES1) El egreso de colecciones es un recurso curatorial, tico y legal con que dispone elmuseo+UCRpara el manejo de sus colecciones.2) El egreso de colecciones se da cuando la Institucin realiza cualquiera de las siguientesacciones: destruccin de objetos, anlisis destructivo de especmenes y muestras, intercambio,donacin y transferencia a otra institucin o museo similar. Otra forma de egreso es aquella enla cual el museo+UCRcambia la coleccin u objeto al rea de educacin para ser usada confines pedaggicos.3) Las razones por las cuales el museo+UCRegresa sus colecciones son:

a) la coleccin u objeto no concuerda con la Misin y el Plan de Colecciones de laInstitucin;

b) la coleccin u objeto est muy deteriorado y no hay capacidad del museo+UCRpara conservarlo o restaurarlo;

c) objetos que estn repetidos en las colecciones;d) objetos que no poseen ninguna informacin de procedencia;e) objetos cuya autenticidad no ha sido probada.

4) El egreso de colecciones, en sus diferentes formas, ser documentado; los registros no sedestruirn y permanecern en el Museo y la coleccin.

5) El egreso ser acordado por las autoridades del museo+UCR, los curadores(as) yencargados(as) de colecciones.6) El egreso implica que el museo+UCRtiene propiedad tica y legal sobre las coleccionespor egresar.7) Los documentos asociados al objeto egresado permanecern en los archivos del Museo. Laimpresin de un sello en rojo con la palabra "EGRESADO"y el numero de egresosernestampados en todos los documentos asociados a la coleccin. El nmero de ingreso y elnmero de catlogode las colecciones egresadas NO podrn ser reutilizados.9) El proceso de egreso debe documentarse con fichas elaboradas por el museo+UCR.

Dichas fichas contendrn lo siguiente:a) recomendacin de las autoridades del museo+UCR, los curadores(as) yencargados(as) de colecciones para el egreso;

b) nmero de ingreso y nmero de catlogo del objeto;c) descripcin del objeto;d) fotografa del objeto;e) razones del egreso;f) nmero y da del acuerdo del Consejo Asesor del museo+UCRpara el egreso.


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10) El nmero de egreso es dado solamente por la Seccin de Registro de Colecciones paraegresar la coleccin.

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I. SECCIN DE REGISTRO DE COLECCIONES1) El Museo de la Universidad de Costa Rica (museo+UCR) y las colecciones de laUniversidad de Costa Rica cuentan con la Seccin de Registro de Colecciones para dirigir,asesorar y llevar a cabo el proceso de registro de las colecciones de la Universidad de CostaRica.2) La Seccin de Registro de Colecciones asesora a los curadores y encargados de museos ycolecciones en el proceso de catalogacin.3) Son responsabilidades de dicha oficina, entre otras, la asignacin y el control del nmerode ingreso, la custodia de los documentos legales de las colecciones ingresadas, laestandarizacin de los procesos de registro y de prstamo de colecciones. Todos estosprocesos los lleva a cabo en coordinacin con los curadores y encargados de las colecciones ymuseos.

4) La Seccin de Registro de Colecciones velar por la capacitacin y profesionalizacin delos funcionarios que laboran en las colecciones y museos de la Universidad de Costa Rica enmateria de registro y catalogacin.5) Una funcin primordial de la Seccin de Registro de Colecciones es mejorar el manejo delas colecciones de la Institucin.

II. MANUAL1) EL objetivo del Manual de Registro de Colecciones es determinar los pasos a seguir por elmuseo+UCRcuando se ingresan y registran las colecciones adquiridas por la Institucin. Es undocumento que sirve como herramienta de trabajo a los funcionarios a cargo del proceso deregistro de las colecciones de la UCR.2) Este manual es parte de la Poltica de Colecciones de la Universidad de Costa Rica. Esobligacin de todos los funcionarios(as) de la Universidad de Costa Rica relacionados concolecciones cumplirlo y hacerlo cumplir.3) Es atribucin de las autoridades del museo+UCRla modificacin total o parcial de esteManual de Registro de Colecciones y de la Ficha de Ingreso, con base en lasrecomendaciones sugeridas por la Seccin de Registro de Colecciones del museo+UCR, loscuradores(as) y los encargados(as) de colecciones.

III. COLECCIONES1) Por su naturaleza multidisciplinaria, humanista y universal, la Universidad de Costa Ricaposee diferentes tipos de colecciones que representan diferentes campos del saber. Adems desu conservacin y exhibicin, las colecciones estn destinadas a cumplir las tres dimensiones dela Universidad de Costa Rica: docencia, investigacin y accin social.2) Las colecciones, patrimonio del pas, estn a cargo del Estado costarricense, el cualencarga su bienestar a instituciones pblicas como la Universidad de Costa Rica. Por lo tanto,


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las colecciones que la Institucin tiene bajo su custodia son parte del patrimonio nacional, quepor medio del museo+UCRy de otras entidades vela por la conservacin y manejo de estas.3) La Universidad de Costa Rica custodia colecciones que evidencian la cultura material,tangible e intangible y natural del pas y de otras regiones. Las colecciones consisten deartefactos, obras de arte, material arqueolgico, minerales, fsiles, as como muestras y

especmenes de historia natural, incluyendo ejemplares vivos, entre otros.4) Las colecciones a las que se les asignan nmero de ingreso son aquellas que laUniversidad de Costa Rica posee y da pruebas de su propiedad, as como las que ingresanpermanentemente a la Institucin. Las colecciones que se piden en calidad de prstamo NO seles asigna nmero de ingreso y, por consiguiente, NO pueden ser registradas como propiedadde la Institucin, pero requieren de otro trmite contemplado en los Procedimientos parade Colecciones.5) La Universidad de Costa Rica no ingresar ni aceptar colecciones (objetos, artefactos,especmenes, muestras, obras de arte, etc.) de las cuales exista dudosa procedencia o no haya

prueba de su propiedad, as como de colecciones de campo que han sido recolectadas violandolas convenciones y procedimientos establecidos.

IV. INGRESO DE COLECCIONES1) Una vez realizada la adquisicin de objetos o colecciones en forma tica y legal- pormedio de donacin, compra, colecta de campo, intercambio, confiscacin o transferencia, elmuseo+UCRproceder a ingresarlas a sus colecciones permanentes.2) Los documentos asociados a las colecciones y los generados en el proceso de adquisicine ingreso sern archivados en carpetas. La carpeta, identificada con el nmero de ingreso,incluir documentos legales, ttulos de propiedad de las colecciones, facturas de compra,

originales o copias de las libretas de campo y la ficha de ingreso. Esta documentacin estbajo la directa responsabilidad de la Seccin de Registro de Colecciones del museo+UCR.Copias de estos documentos estarn ubicadas en las colecciones respectivas.3) Es fundamental para el museo+UCR obtener la informacin disponible acerca de lascolecciones ingresadas. Los funcionarios obtendrn dicha informacin de las personas oinstituciones que donan, colectan, intercambian, venden, o transfieren las colecciones.4) El museo+UCR usar una ficha digital para registrar los datos generales de lascolecciones, as como de la persona o institucin que dona, transfiere, vende, intercambia orecolecta las colecciones.

5) La coleccin adquirida e ingresada ser objeto de limpieza, conservacin y, si es necesario,de restauracin. Esto se har con tcnicas, materiales y herramientas que no daen la integridadfsica, esttica y de contenido de la coleccin.

V. EGRESO DE COLECCIONES1) Para el egreso de colecciones el museo+UCR se incluye una seccin en suProcedimientos para las Colecciones, en donde se hace constar las condiciones y pasospara que el egreso sea posible.


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2) El egreso solo se realiza de comn acuerdo entre el Consejo de Colecciones delmuseo+UCR, la Seccin de Registro de Colecciones y el curador o encargado de la coleccinrespectiva.3) El nmero de egresoes dado solamente por la Seccin de Registro de Colecciones. Losdocumentos asociados a la coleccin egresada permanecen en los archivos del museo+UCR.

Los nmeros de ingreso y de catlogo no podrn ser usados nuevamente. La impresin en rojode un sello con palabra la EGRESADO y el nmero de egreso sern estampados entodos los documentos asociados a la coleccin. Copias de estos documentos estarn ubicadasen las colecciones respectivas.

VI. SISTEMA DE REGISTRO1) Por lo general, el proceso de registro se aplica a colecciones ms que a objetosindividuales; sin embargo, cuando un solo objeto ingrese (artefacto, espcimen, muestra, obrade arte, etc.), este ser procesado de la misma manera que las colecciones.2) El registro de colecciones en el museo+UCRsignifica la asignacin de un nmero de

ingreso en la ficha de ingreso con informacin referente a la forma de adquisicin,procedencia, cantidad, fecha y localizacin del objeto dentro de la Institucin.3) El museo+UCRcuenta con una ficha digital que registra la informacin pertinente de lascolecciones que han sido ingresadas. Dicha ficha de ingresoest elaborada en el programaFileMaker.4) Un sistema numrico identificar las colecciones adquiridas. Este sistema comienza con lassiglas UCR-M-, seguido de un guin, el ao en curso, un guin y un nmero consecutivo deacuerdo con el orden en que ingresan las colecciones a la Institucin.Ejemplo: UCR-M-2003-1, UCR-M-2003-5, UCR-M-2004-1

5) El nmero de ingreso es asignado a colecciones y es dado solamente por la Seccin deRegistro de Colecciones.6) El nmero de ingresoser incluido en las fichas de catalogacin de las bases de datosde las colecciones.7) Las carpetas que contienen toda la informacin relativa a las colecciones sern marcadas eidentificadas con el nmero de ingreso y se archivarn de acuerdo con el orden consecutivo dedicho nmero. Las carpetas no saldrn de la Institucin.8) Despus de ser registradas las colecciones, los funcionarios del museo+UCR procederna brindarles los tratamientos de conservacin, en caso necesario, y luego sern guardadas en las

respectivas reas de acopio.9) Despus de digitar la informacin en la ficha de ingreso, esta se imprimir en papel librede cido, cuya composicin sea 25% o 50% algodn. Una copia ser para la Seccin de Registrode Colecciones y otra para la coleccin respectiva.

VII. FICHA DE INGRESOInstrucciones Generales: el formulario conocido como ficha de ingreso registra los datosimportantes de cada coleccin. Una vez comprobada la procedencia legal de la coleccin y que


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UNIVERSIDAD DE COSTA RICAMuseo de la Univ

Documents

Documentos Habilitadores del Museo de la Universidad de Costa Rica