DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL · Web viewAuthor Depto. Serv. Arch. Externos Created Date 05/05/2017 08:45:00 Title DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL Last modified

Informe de Inspección No. 008-2015 Municipalidad de Nandayure

DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONALDEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS EXTERNOS

INFORME DE INSPECCIÓN N° 008-2015MUNICIPALIDAD DE NANDAYURE

MARÍA SOLEDAD HERNÁNDEZ CARMONA

ABRIL 2015

INFORME DE INSPECCIÓN N° 001-2015MUNICIPALIDAD DE NANDAYURE

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Informe de Inspección N° 008-2015Municipalidad de Nandayure

JUSTIFICACIÓN

El presente informe de inspección se elaboró en respuesta a la solicitud presentada por la señora Damaris Alvarado Sibaja, Vicealcaldesa de la Municipalidad de Nandayure, mediante oficio AM AA 259-2014 de fecha 22 de octubre de 2014, mediante el cual solicitó una visita de inspección y asesoría para el Departamento de Archivo Central Municipal. Esto debido a que “la persona que actualmente funge como Encargada de Archivo, ha adquirido sus conocimientos en forma empírica, pero tiene mucho interés en mejorar su trabajo y así lograr el objetivo de contar con un Archivo Central organizado en forma eficiente y acorde a los lineamientos actuales.”

Por esta razón y con el propósito de dar cumplimiento a las disposiciones de los artículos 23, inciso j) y 51 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202 y los artículos 156, 157 y 158 de su Reglamento, se realizó una visita de inspección a dicha Municipalidad, ubicada en el cantón nueve de la provincia de Guanacaste, 100 metros este del parque central de Nandayure.

FUENTES UTILIZADAS

Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento N° 24023-C. Ley General de Control Interno, Nº 8292 de 31 de julio de 2002 Ley de Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos, Nº 8454 de 30 de

agosto de 2005. Reglamento a la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos,

Decreto Nº 33018 de 20 de marzo de 2006. Directriz de la Junta Administrativa del Archivo Nacional para la producción de

documentos en soporte papel de conservación permanente, publicada en la Gaceta Nº 226 del 22 de noviembre de 2010.

Directriz de la Junta Administrativa del Archivo Nacional con las regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio en el Sistema Nacional de Archivos, para la gestión de documentos producidos por medios automáticos, publicada en la Gaceta Nº 61 Viernes 28 de marzo de 2008.

Directriz Nº 040 MICIT de 23 de junio 2005. Políticas de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados

Digitalmente. Expedientes de correspondencia y transferencias referentes a la Municipalidad de

Nandayure custodiados en el Departamento Servicios Archivísticos Externos del Archivo Nacional (DSAE).

Código Municipal.

ALCANCE

La inspección se realizó únicamente en el local del Archivo Central. Los espacios inspeccionados fueron el área administrativa y el depósito.

METODOLOGÍA

Se analizaron las fuentes a disposición.

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Se revisaron los expedientes de la Municipalidad de Nandayure, custodiados en el archivo de gestión del Departamento de Servicios Archivísticos, para determinar los antecedentes de la relación entre ambas instituciones en materia archivística.

Se realizó una visita de inspección a la Municipalidad de Nandayure el día 28 de noviembre de 2014. Durante la visita se entrevistó a la funcionaria Laura Naranjo Castillo, Encargada del Archivo Central y al señor Javier Hernández Alfaro, Coordinador del Departamento de Tecnologías de Información de la Municipalidad de Nandayure. Además, en el marco de la visita se conversó con las señoras Damaris Alvarado Sibaja, Vicealcaldesa; y, Alejandra Carrillo Salazar, Asesora Legal sobre los principales alcances de la Ley 7202 y la importancia de una adecuada gestión documental para la institución.

Se tomaron fotografías de la oficina administrativa y el depósito del Archivo Central, así como de la documentación almacenada en estos lugares.

I) IDENTIFICACIÓN DE LA INSTITUCIÓN

1.1. Breve reseña histórica de la Municipalidad de Nandayure1

En la época precolombina el territorio que actualmente corresponde al cantón Nandayure, formó parte de una de las provincias de los indígenas denominados Chorotegas, ubicada en la península de Nicoya, cuyos dominios llegaban hasta el lago de Nicaragua, constituida por varios pueblos o señoríos.

El descubridor de la región fue don Gil González Dávila, cuando en 1522 visitó el poblado indígena de Gangen o Canjel. Posteriormente, el lugar fue saqueado por los piratas en 1522 y repoblado en 1748 con indios procedentes de Talamanca.

Nandayure nombre de la ciudad, alude a una princesa indígena del grupo de los Chorotegas, que vivió en la región en la época de precolombina. Durante la colonia se conoció un astillero nicoyano como Nandayure o Nandayori, establecido en 1599 en el río del mismo nombre, conocido por estero San Pablo, concurrente del estero Morote.

Por ley N° 50 de 1 de agosto de 1910, en la primera administración de don Ricardo Jiménez Oreamuno (1910-1914), se dispuso fundar una colonia agrícola con cien familias costarricenses en la parte sur de la provincia de Guanacaste. Por acuerdo ejecutivo N° 367 de 7 de agosto de 1910 se nombró al presbítero don José Daniel Carmona Briceño jefe de la colonia y se donó a cada colono 20 hectáreas.

La Cartera de Policía por acuerdo N° 455 estableció como asiento de la colonia a la llanura de Santa Rita en la cual existía un caserío.

La primera ermita se construyó en 1910 y durante el arzobispado de Monseñor don Víctor Manuel Sanabria Martínez, segundo Arzobispo de Costa Rica, en el año 1949, se erigió la Parroquia.

La primera cañería se inauguró en 1910, la cual fue mejorada en 1955. Por su parte, la primera escuela se estableció en 1912, y en 1950 se construyó la edificación del centro escolar, durante la administración de don Otilio Ulate Blanco.

En la ley N°. 20 de 18 de octubre de 1915, el barrio Colonia Carmona conformó parte del distrito segundo del cantón Nicoya, y posteriormente, en el gobierno de don Mario 1Instituto de Fomento Municipal. Historia de Nandayure

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Echandi Jiménez, se promulgó la ley No. 2826 de 9 de octubre de 1961, que dispuso erigir en cantón el barrio Colonia Carmona, distrito segundo del cantón de Nicoya, con el nombre de Nandayure.

En ley N°. 2826 de 9 de octubre de 1961 Nandayure se constituyó como cantón número nueve de la provincia de Guanacaste, con seis distritos. La anterior creación quedó sujeta, según el artículo 4 de esa ley, a la aprobación mayoritaria de los electores de la nueva jurisdicción establecida, mediante plebiscito. Por lo tanto, la creación del cantón Nandayure, noveno de la provincia de Guanacaste se determinó por medio de dicho plebiscito el 4 de febrero de 1962 y resolución N°. 91 de 27 de marzo de 1962.

El 8 de abril de 1962 se llevó a cabo la primera sesión del Concejo de Nandayure.

En decreto ejecutivo N°. 15 de 25 de febrero de 1965, sobre división territorial administrativa, promulgada en la administración de don Francisco Orlich B., a la Colonia de Carmona se le otorgó el título de Villa. Posteriormente, en ley No. 4574 de 4 de mayo de 1970, se promulgó el Código Municipal, que en su artículo tercero, le confirió a la villa, la categoría de Ciudad, por ser cabecera de cantón.

El alumbrado público eléctrico se inauguró en diciembre de 1972, en la segunda administración de don José Figueres Ferrer.

II) SITUACIÓN ARCHIVÍSTICA DE LA MUNICIPALIDAD DE NANDAYURE

1. ANTECEDENTES DE LA RELACIÓN ARCHIVÍSTICA ENTRE LA MUNICIPALIDAD DE NANDAYURE Y LA DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL.

De acuerdo con la revisión de los expedientes correspondientes a la Municipalidad de Nandayure, custodiados en el Departamento Servicios Archivísticos Externos del Archivo Nacional, se evidencia que a partir del año 1975 existe relación entre ambas instituciones, según se presenta a continuación:

1.1. Correspondencia

La correspondencia ha girado en torno a temas archivísticos entre los cuales cabe destacar las solicitudes de la Municipalidad a la Dirección General del Archivo Nacional para que se brinden asesorías para la creación del Archivo Central, así como, cursos de capacitación para el personal. Por su parte, el Archivo Nacional le comunicó a la Municipalidad sobre las obligaciones que establece la Ley N° 7202 Ley del Sistema Nacional de Archivos en materia archivística, así como la obligación de contar con un Archivo Central debidamente organizado, dirigido cuando menos por un técnico-profesional en Archivística y la obligatoriedad de conformar un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, entre otros.

Cabe señalar que en el año 2012, mediante oficio MN-ARC-015-2012 de 27 de setiembre de 2012 la señorita Aliana Gómez Arias, entonces Encargada del Archivo Central informó a la Alcaldía Municipal acerca del estado del Archivo Central posterior al terremoto del 05 de setiembre de 2012.

1.2 Transferencias de documentos al Archivo Nacional

- Transferencia T-76-2004: El 29 de setiembre de 2004, la Municipalidad de Nandayure transfirió al Archivo Nacional los libros de actas de las sesiones ordinarias y

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extraordinarias del Concejo Municipal del período comprendido entre el 12 de agosto de 1962 al 23 de noviembre de 1983 para un total de 8 unidades y 0,36 metros lineales de documentos.

Al respecto es relevante mencionar que conforme al oficio AL-4-2009 de 05 de mayo de 2009, la Municipalidad de Nandayure realizó en forma completa la transferencia de sus actas.

1.3. Valoración y Selección

No existen informes de valoración a la fecha.

2. SITUACIÓN ARCHIVÍSTICA ACTUAL

En principio, es importante enfatizar que la Municipalidad de Nandayure ha intentado crear la unidad de archivo desde el año 2006, pero no fue sino hasta en el año 2009, cuando la administración nombró a la señorita Aliana Gómez Arias como Encargada del Archivo Central. No obstante, la información disponible sobre esta unidad muestra que su funcionamiento ha sido parcial e intermitente desde entonces. Recientemente, la institución ha realizado esfuerzos para centralizar y organizar el acervo documental de la institución, función que designó a la señora Laura Naranjo Castillo, Encargada del Archivo Central desde julio del año 2014.

En la visita de inspección se pudo observar que el Archivo Central cuenta con un local que posee un área administrativa y un área de depósito, ubicadas en el segundo piso del edificio municipal, donde además comparten espacio con los departamentos de Catastro, Auditoría Interna y Tecnologías de la información. Ahora bien, en cuanto a equipamiento y mobiliario2 se determinó que la estantería para la custodia de los documentos es insuficiente y los materiales constructivos poco apropiados para la conservación documental.

Sobre la situación particular del Archivo Central, la Encargada de la unidad señaló que la situación es caótica porque básicamente se debe empezar de cero. Manifestó que la documentación está desorganizada, no hay inventarios de series y tipos documentales, no existe un manual con políticas y procedimientos para el Archivo Central, ni tampoco hay un CISED. Por otra parte, el depósito habilitado por la administración no reúne las condiciones para la adecuada custodia, dado el escaso espacio y la carencia de mobiliario y equipo idóneos para la conservación documental.

Adicionalmente, destaca el hecho de que la administración ha permanecido pasiva y no ha tenido el interés necesario en mejorar la problemática de gestión documental, evidente en la carencia de normalización y por lo que cada archivo de gestión organiza la documentación según su criterio.

Finalmente, la señora Naranjo Castillo indicó que una de las principales dificultades para el desempeño de su cargo es que debe atender tareas de otros puestos. Por ejemplo, debido a la escasez de personal en la institución, atiende la plataforma de servicios, dejando de lado las funciones que le competen como Encargada del Archivo Central.

3. EL FONDO DOCUMENTAL

3.1 Archivo Central de la Municipalidad de Nandayure

2 Véase anexo 1.

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El fondo documental del Archivo Central comprende un período de años entre 1964-2014 y entre los documentos más antiguos destacan libros contables de 19643.

Este fondo está compuesto por los siguientes tipos documentales: correspondencia, expedientes de concesionarios, expedientes de bienes inmuebles, estados financieros, proyectos, resoluciones, informes, nóminas, modificaciones internas, conciliaciones contables, informes de gestión, expedientes administrativos, expedientes de licitaciones, expedientes de personal, órdenes de compra, contrataciones de servicios, presupuestos y evaluaciones presupuestarias, conciliación bancaria, planillas, visados municipales, permisos de construcción, declaraciones y exoneraciones de bienes inmuebles, libros contables, reportes de ingresos y pagos, libros de actas de la Secretaría del Concejo y planos, entre otros.

En cuanto a la custodia y conservación de los planos, durante la inspección in situ se observó que estos documentos se encuentran agrupados y enrollados en cajas ubicadas en los pasillos del área administrativa, pues no existe mobiliario apropiado y el espacio es insuficiente4.

Respecto a las características del acervo documental del Archivo Central de la Municipalidad de Nandayure, se destacaron los siguientes aspectos:

Cantidad de documentos: 10.5 metros aproximadamente Fechas extremas: 1964-2014. Clase: Textual y gráfica (mapas y planos). Unidad de conservación: Carpetas, cartapacios (tipo Ampo), cajas comerciales,

cajas de archivo, volúmenes empastados (libros). Forma: Original y copia.

4 TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO

4.1 Clasificación y ordenación

El Archivo Central de la Municipalidad de Nandayure no ha elaborado un cuadro de clasificación, y durante la inspección se pudo observar que las cajas se encuentran sin rotular, es decir, no existe un sistema de clasificación específico. En consecuencia, en los archivos de gestión tampoco existe normalización al respecto y por ende, cada unidad archiva según su propio criterio. En cuanto a la ordenación, la señora Laura Naranjo Castillo indicó que en los archivos de gestión se emplea el método cronológico y numérico, y en el Archivo Central el método alfabético y cronológico.

4.2 Descripción

En general no existen instrumentos de descripción que integren el acervo documental custodiado y que permitan una adecuada localización de la documentación. El Archivo Central no tiene bases de datos referenciales o inventarios en Microsoft Word o Excel, solo se cuenta con un inventario hecho a mano para las principales series documentales. Sobre este particular, la señora Naranjo Castillo, Encargada del Archivo Central comentó que desconoce la norma internacional para descripción de fondos ISAD-G y que la institución tiene pendiente el proyecto de levantar una base de datos para la descripción del fondo documental. Otros instrumentos de control como las 3 Véase anexo 1.4 Ver anexo 1.

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boletas de préstamo y las listas de remisión, tampoco están normalizados en el Archivo Central.

4.3 Normalización

La Municipalidad de Nandayure no ha emitido políticas, directrices o lineamientos en materia archivística, por lo que no existe ningún tipo de normalización para la producción y gestión documental de la institución.

En relación con la aplicación de la normativa vigente en materia archivística, la señora Laura Naranjo Castillo, Encargada del Archivo Central, apuntó que los funcionarios de la Municipalidad de Nandayure conocen las disposiciones de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos; empero, se desconoce la Directriz general para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente; publicada en la Gaceta N° 226 del 22 de noviembre de 2010 y actualizada mediante la Directriz de la Junta Administrativa del Archivo Nacional para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente, publicada en la Gaceta Nº 39 del 25 de febrero de 2015. Tampoco se conoce la Directriz con las regulaciones técnicas sobre la administración de los documentos producidos por medios automáticos; publicada en la Gaceta Nº 61 de 28 de marzo 2008.

4.4 Sistemas de informaciónSegún se pudo corroborar en la visita a la Municipalidad de Nandayure, esta institución no tiene un sistema automatizado que facilite el acceso a los documentos custodiados en los depósitos o base de datos referencial. Como se mencionó anteriormente, solo se cuenta con inventarios a mano sobre series documentales concretas, no sobre la totalidad del acervo.

Ahora bien, en el marco de sus competencias la institución utiliza algunos sistemas de información que facilitan la ejecución de las tareas sustantivas de la municipalidad. Uno de estos sistemas es el Sitrimu5, un software diseñado en Java por el Ministerio de Hacienda con código fuente al Instituto de Fomento y Asesoría Municipal –IFAM-, entidad que facilitó el programa a la institución. Tiene como objetivo organizar información estratégica sobre control de ingresos, cobros, facturación y contribuyentes, y es utilizado principalmente por los departamentos de Catastro, Bienes Inmuebles, Gestión Ambiental, Cobros y Contabilidad. En relación con la confiabilidad del Sitrimu, el señor Javier Hernández, Coordinador de TI; señaló que entre las principales debilidades que presenta este sistema destaca su alta vulnerabilidad y riesgo de pérdida de información, razón por la cual la institución tiene proyectado migrar para el año 2015, la información a un sistema más eficiente cuya función sería llevar un control detallado de los egresos de la municipalidad.

En cuanto a los respaldos, estos se realizan en forma automática en los servidores que administra el Departamento de Tecnologías de la Información -TI-, pero como medida de seguridad se realiza otro respaldo en un disco duro y en la nube, según informó el señor Hernández Alfaro, Coordinador de esta unidad.

Respecto a la producción de documentos electrónicos con firma digital validable, la Encargada del Archivo Central informó que en la Municipalidad de Nandayure firman digitalmente la Alcaldía y la Tesorería, empero, no se realiza un respaldo específico para estos documentos, ni hay lineamientos archivísticos al respecto.

5 Véase anexo 2.

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En cuanto a servicios relacionados con tecnologías de la información, el señor Javier Hernández expresó que la Municipalidad de Nandayure cuenta con servicio de Internet y correo institucional, pero no tiene habilitado un sitio web, ni posee intranet.

Finalmente, es relevante mencionar que no existen políticas o lineamientos sobre sistemas de información y documentos electrónicos dictados en coordinación entre el Archivo Central y el Departamento de Cómputo de la municipalidad, aunque si existe un Reglamento de TI sobre los respaldos que deben hacer los funcionarios.

4.5 Préstamo de documentos6

No hay regulaciones o procedimientos para facilitar documentos a usuarios internos y externos. Tampoco existe un libro de control de entrada y salida de documentos. Está pendiente normalizar este procedimiento para los archivos de gestión, así como establecer el uso de un libro de entrada y salida de documentos en cada unidad. 4.6 Transferencias documentales

4.6.1 De los archivos de gestión al Archivo Central

El procedimiento de transferencia de los archivos de gestión al Archivo Central no se encuentra normalizado, de hecho, no se utilizan “listas de remisión”7, ni se sigue un cronograma de transferencias. Sin embargo, desde el año 2010 los documentos que transfieren las oficinas productoras, se remiten vía oficio, lo cual ha venido a coadyuvar en la identificación del fondo documental, aunque este todavía no se ha descrito.

Es importante mencionar que de acuerdo con lo expresado por la Encargada del Archivo Central, en la Municipalidad de Nandayure hay archivos de gestión en los departamentos de Tesorería, Bienes Inmuebles, Concejo Municipal y Tesorería, que se encuentran saturados.4.7 Valoración, selección y eliminación

La Municipalidad de Nandayure no tiene un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -Cised-, y por ende, no ha sometido a conocimiento de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos -CNSED-, valoraciones parciales o tablas de plazos de conservación de documentos8. De igual modo, tampoco se conocen las normas que ha emitido la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos en el campo de selección y valoración documental. De lo anterior se desprende que existe un notable vacío en el cumplimiento de la función archivística de valorar, actividad que debe desarrollarse con el fin de evitar una posible saturación documental, y en razón de la obligatoriedad de la institución de conocer el valor científico cultural de los documentos en custodia, es necesario mencionar que la Encargada del Archivo Central no ha realizado eliminaciones de documentos.

5. EL LOCAL

6 Véase anexo 3.7 Véase anexo 4.8 Véase anexo 5.

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El Archivo Central de la Municipalidad de Nandayure está ubicado 100 metros este del parque central de la localidad. Este archivo tiene un área de 30 m2 distribuida en dos secciones: área administrativa y depósito. El área posee mobiliario y estantería de madera, aire acondicionado pero no tiene deshumificadores. En general, las condiciones medioambientales para la custodia de los documentos debe mejorarse con el objetivo de garantizar una adecuada conservación y facilitación del acervo documental.

CUADRO NO. 1. ENTORNO EN EL QUE SE ENCUENTRAN LOS DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL DE LA

MUNICIPALIDAD DE LIBERIAEstado de limpieza

Iluminación natural

Iluminación artificial

Sistema Eléctrico

Ventilación, contaminación ambiental y aguas

Local: Bueno

Frecuencia Limpieza: Escasa (2 veces al año).

Estantería: Buena.

Cajas: en su mayoría son cajas comerciales y muchas se encuentran apiladas directamente sobre el suelo

¿Entra luz natural al depósito?

En forma indirecta

¿Cómo afecta a los documentos?No aplica.

¿Hay cortinas o persianas?No hay.

Tipo de bombillas incandescentes.

Estado: La iluminación en el espacio del local no es la más apropiada.

Estado General: Es bueno.

Forma de instalación: Oculta.

Ubicación de cables: Es adecuada

Construcción del cableado: Oculto.

Ruido: No se detectó problemas de contaminación sónica.

No se realizan fumigaciones.

Plagas: No se detectaron plagas.

Ventilación: El área del segundo piso tiene aire acondicionado, incluyendo el depósito.

Humedad: no se observaron rastros de humedad en los documentos. No hay deshumificadores.

No hay filtraciones de agua.

CUADRO Nº 2:CONDICIONES DE SEGURIDAD DE LOS DOCUMENTOS CONSERVADOS EN EL ARCHIVO CENTRAL

DE LA MUNICIPALIDAD DE NANDAYURE.

Acceso a los documentos Prevención contra incendios y robos

Salidas de emergencias de los depósitos

El acceso a los depósitos está regulado por la señora Laura Naranjo Castillo, Encargada del Archivo Central.

El depósito no está resguardado por una alarma de seguridad, y se carece de servicio de vigilancia presencial. Además, el depósito tiene un solo acceso.

Se carece de un plan de emergencia y de un plan de rescate de documentos esenciales.

Materiales:

Piso: Madera.

Techo: Madera.

Paredes: Madera y concreto.

Extintores: Hay uno.

Alarmas contra incendios: No.

Alarmas contra robos: No.

Detectores de humo: No

No

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CUADRO Nº 3:MOBILIARIO Y EQUIPO CON QUE CUENTA EL ARCHIVO CENTRAL DE LA MUNICIPALIDAD DE

NANDAYURE

Mobiliario EquipoEstantería de madera1 escritorio y 2 sillas

1 equipo de cómputo y 1 impresora multifuncional.

No hay mesa de trabajo pero si un mostrador Aire acondicionado1 teléfono

6. RECURSO HUMANO

A continuación un cuadro resumen del personal con que cuenta el Archivo Central y su formación:

CUADRO NO. 4PERSONAS QUE LABORAN EN EL ARCHIVO CENTRAL

Nombre Cargo Estudios realizadosLaura Naranjo Castillo Encargada del

Archivo CentralBachiller en Educación Media

No posee capacitación en Archivística

7. APOYO INSTITUCIONAL

El respaldo institucional ha sido insuficiente, y a pesar de que se dotó al Archivo Central de un espacio físico, el alcance de las mejoras infraestructurales no contempla en su amplitud el marco legal vigente en lo relativo a las condiciones medioambientales y el equipamiento con el que debe contar el depósito documental. Por otra parte, el poco apoyo para la implementación de políticas y directrices que procuren el desarrollo de una cultura archivística y una adecuada gestión documental, son metas aún pendientes sobre las cuales debe trabajar la administración con la asesoría del Archivo Central.

Asimismo, la señora Laura Naranjo Castillo comentó que es necesario recibir más capacitación sobre aspectos relacionados con las funciones del Archivo Central y los archivos de gestión. De hecho, durante el proceso de inspección se pudo establecer que en la Municipalidad de Nandayure se desconocen las disposiciones de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, así como otra legislación conexa, por lo que se considera necesario que la institución tome las medidas del caso para que esta legislación se conozca.

Finalmente, es importante resaltar que la unidad de Archivo Central de la Municipalidad de Nandayure depende jerárquicamente de la Alcaldía Municipal, conforme a lo recomendado en la legislación vigente.

VI. CONCLUSIONES

1. La situación archivística de la Municipalidad de Nandayure brinda un panorama bastante claro sobre el incumplimiento de las disposiciones establecidas en la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos. En la reciente visita a la institución, se observó que el nivel de cumplimiento del marco legal vigente es deficitario.

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2. Es importante remarcar que a pesar de que se creó una plaza para la gestión del Archivo Central desde el año 2006, esta no ha sido ocupada por un profesional o técnico en la carrera de archivística, incumpliendo lo estipulado en el artículo 43 de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos. Además, la funcionaria encargada atiende funciones que no son propias de su cargo.

3. Pese a algunos esfuerzos realizados en la reorganización del fondo documental del municipio, es evidente que existen vacíos en la ejecución de políticas institucionales tendientes a normalizar las funciones archivísticas de producir, reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar documentos producidos o recibidos; conforme al artículo 42 de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, y el capítulo cuarto de su Reglamento No. 24023-C. En ese sentido, es importante señalar que:

o Se carece de un cuadro de clasificación para el Archivo Central y los archivos de gestión, así como de lineamientos sobre métodos de ordenación normalizados.

o No se tiene un programa de descripción archivística que contemple la implementación de los diferentes instrumentos descriptivos como inventarios o bases de datos sobre las series documentales que resguarda el Archivo Central. Los pocos inventarios realizados a la fecha están hechos a mano y no contemplan las normas de descripción.

o No se ha elaborado un Manual de Funciones y Procedimientos para el Archivo Central, por lo que se adolece de procesos archivísticos normalizados.

o La Municipalidad de Nandayure no cuenta con sistemas de información automatizados que faciliten la ubicación y facilitación de la información.

o No se tienen planes para la conservación preventiva de documentos esenciales.

o Las transferencias de los archivos de gestión al Archivo Central no se realizan con un cronograma previamente establecido y con los instrumentos de control que solicita la ley (listas de remisión), aunque en algunos casos si se utiliza el oficio.

4. En relación con el Archivo Central de la Municipalidad de Nandayure, es importante señalar que se encontraron pocas mejoras en la situación archivística de la institución. El local destinado como depósito documental es insuficiente, la estantería es de madera, no posee el mobiliario suficiente y una importante cantidad de documentos se encuentran fuera de cajas, sobre los estantes o depositados sobre el suelo9. En general, las áreas actuales no reúnen las condiciones infraestructurales ni las recomendaciones de seguridad necesarias para garantizar el buen resguardo y conservación documental.

5. Debido a la desorganización del fondo documental está en riesgo de deterioro y pérdida el patrimonio documental institucional y nacional.

9 Véase anexo 1.

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6. En cuanto a la custodia de los planos, destaca la falta de las medidas de conservación y la ausencia de planotecas o algún tipo de estantería que permita proteger esta serie documental. En este sentido, la Municipalidad de Nandayure debe considerar que los planos sustantivos que custodia la institución cuentan con declaratoria de valor científico cultural y deben ser transferidos aquellos que tengan más de 20 años de antigüedad.

7. La Municipalidad de Nandayure no ha conformado un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED-, y por ende, no han sometido a conocimiento de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos tablas de plazos de conservación de documentos o valoraciones parciales. En consecuencia, también se desconoce la normativa que ha emitido esta comisión en materia de valoración y selección de documentos.

8. El sistema de información utilizado por la Municipalidad de Nandayure, denominado Sitrimu, se encuentra desfasado y tiene vulnerabilidades que pueden comprometer la seguridad de la información ahí custodiada, tal y como se destacó en la entrevista realizada al señor Javier Hernández Alfaro, Coordinador de Tecnologías de la Información.

En relación con la información electrónica y digital producida por la institución, se constató que el Departamento de Cómputo realiza respaldos de la información contenida en el Sitrimu, tanto en el servidor como en la nube. En cuanto a la información automatizada que se produce en los distintos departamentos, cada funcionario debe ejecutar sus propios respaldos en llave maya o disco duro externo.

9. El Archivo Central de la Municipalidad de Nicoya no ha divulgado ninguna de las disposiciones más relevantes de la Ley 7202 entre los encargados de los archivos de gestión. Se desconocen y no se aplican las directrices emitidas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional respecto a la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente, publicada en la Gaceta N0. 226 del 22 de noviembre de 2010; actualizada mediante la Directriz de la Junta Administrativa del Archivo Nacional para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente, publicada en la Gaceta Nº 39 del 25 de febrero de 2015. Tampoco la directriz con las regulaciones técnicas para la gestión de documentos producidos por medios automáticos, publicada en la Gaceta N0. 61 del 28 de marzo de 2008.

10. A partir de la inspección realizada y de las evidencias encontradas, se constató un marcado desinterés por parte de las autoridades municipales para solucionar la problemática de la gestión documental de la institución, lo cual contraviene la eficacia y eficiencia administrativa, así como una adecuada rendición de cuentas.

11. Por último, se determinó que el Archivo Central de la Municipalidad de Nandayure depende jerárquicamente de la Alcaldía Municipal10, tal y como se recomienda para implementar una buena gestión documental en las instituciones.

VI. DISPOSICIONES DE ACATAMIENTO OBLIGATORIO

La Municipalidad de Nandayure debe ponerse a derecho inmediatamente con lo siguiente:10 Véase anexo 6.

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1. La Municipalidad de Nandayure debe cumplir con lo estipulado en la Ley General de Control Interno No. 8292, específicamente el artículo 16:

“Artículo 16. —Sistemas de información. Deberá contarse con sistemas de información que permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada.En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros, los siguientes:

a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requerido para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno.

b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos.

c) Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico”. (El subrayado no es el original)

Además, se debe cumplir con lo determinado en la Ley General de Control Interno No. 8292 específicamente en los artículos No. 10 y 15:

“Artículo 10.-Responsabilidad por el sistema de control internoSerán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 15.-Actividades de controlRespecto de las actividades de control, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros los siguientes:

iii. El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución. Los documentos y registros deberán ser administrados y mantenidos apropiadamente.

Las autoridades de la Municipalidad de Nandayure deben asegurar una gestión documental eficiente y oportuna, considerando las características propias de la administración de un gobierno local. Cuanto antes se debe proceder con la aprobación y normalización de procedimientos, así como con la implementación un sistema de información ágil y expedito. Igualmente es necesario que la administración garantice

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los recursos tanto humanos como materiales, para que el Archivo Central y los archivos de gestión, desempeñen sus funciones correctamente.

3. Los jerarcas de la entidad deben realizar las gestiones pertinentes para el nombramiento de una plaza de archivista, esto con el fin de que la entidad cumpla con lo ordenado en el artículo N° 43 de la Ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos:

Artículo 43. - “Cada archivo central tendrá dentro de su personal, cuando menos un técnico profesional en archivística y a los técnicos necesarios de la misma especialidad.”

Se recomienda la contratación de un profesional o técnico en archivística, que ejecute en forma integral las funciones correspondientes a la unidad de Archivo Central de la municipalidad.

4. En cuanto a la conservación y preservación de los documentos, tanto el Archivo Central como en los archivos de gestión, deberán cumplir con las disposiciones establecidas en los artículos Nº 69, 70 y 71 del Reglamento de la Ley Nº 7202:

“Artículo 69 – Los Archivos de Gestión deberán contar con los materiales, equipo y mobiliario que permitan una buena conservación de los documentos.

En este sentido, es necesario garantizar el mobiliario y espacio físico suficiente para que los Archivos de Gestión puedan custodiar correctamente todos los documentos producidos y recibidos por sus oficinas.

Artículo 70 – La preservación es el conjunto de medidas necesarias para mantener la integridad de los documentos y su contenido informativo.

Artículo 71 – La Dirección General del Archivo Nacional y los Archivos Centrales del Sistema deberán observar las siguientes medidas de preservación y control de los documentos y sus locales:

a. Sólo tendrán acceso a los depósitos los funcionarios del archivo, o aquellas personas que cuenten con previa autorización.b. Será prohibido fumar dentro de los depósitos y en todos los lugares donde se mantenga documentación.c. Preferiblemente los documentos serán guardados en cajas libres de ácido.d. La estantería, cajas y los documentos deberán someterse a limpieza periódica.e. Se utilizarán en los depósitos niveles bajos de luz artificial.f. Los niveles de luz natural deben ser bajos e indirectos en las áreas de depósito.g. Los niveles de humedad relativa deben encontrarse en lo posible entre los 45% y un 55%.h. La temperatura en los depósitos deberá fluctuar en lo posible entre los 18ºC y 22ºC.i. Las paredes, suelos y cielo raso serán preferiblemente de material no flamable.j. Existirán las alarmas de incendios e interruptores del fluido eléctrico y los equipos de extinción necesarios.k. Los documentos no deben colocarse en el suelo para evitar su deterioro.

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l. En los depósitos debe existir un buen sistema de ventilación, para evitar focos de humedad.m. Se deben realizar revisiones periódicas en los depósitos para detectar anomalías que afecten la documentación.n. En aquellos locales donde existan ventanas, debe protegerse la entrada directa de luz solar.ñ. La estantería de los depósitos tendrá una altura entre 2,20 metros y 2,30 metros, con una distancia mínima de 10cm entre el suelo y el primer estante.o. Los pasillos de circulación principal tendrán de 1,00 a 1,20 metros de ancho y los secundarios tendrán de 0,70 m a 0,80 m.p. Debe velarse porque a los documentos se les de el mejor trato por parte de archivistas y usuarios en general.” (El subrayado no es del original)

De inmediato, debe darse énfasis a los incisos subrayados porque al ser los depósitos espacios donde se custodian documentos en soporte papel, es indispensable contemplar las medidas necesarias para prevenir un desastre. La institución debe adquirir la estantería y los complementos necesarios para garantizar una adecuada conservación de la documentación en custodia, sin importar su clase, vigencia administrativa o soporte.

5. El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED), le corresponde las siguientes funciones, según el artículo 33 de la Ley 7202.

Artículo 33 “ Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2° de la presente ley integrará un comité institucional de selección y eliminación de documentos, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la documentación. El comité tendrá las siguientes funciones:

a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos.b) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo.” (El subrayado no es del original)

En relación con la normativa vigente, la Municipalidad de Nandayure debe proceder de inmediato a conformar el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos –Cised-, y a aprobar tablas de plazos de conservación permanente de documentos.

Además, debe acatarse lo dictado en el artículo Nº 35 de la supracitada Ley:

Artículo 35. - “Todas las instituciones a que se refiere el artículo 2° de la presente ley, incluida la Dirección General del Archivo Nacional, estarán obligadas a solicitar el criterio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cada vez que necesiten eliminar algún tipo documental. También deberán considerar las resoluciones que al respecto emita la Comisión, las que serán comunicadas por escrito, por medio del director general del Archivo Nacional.”

Así como, lo estipulado en los artículos N° 131, 132, 138 y 139 de su reglamento:

Articulo 131: “Las entidades productoras podrán hacer sus consultas a través de dos procedimientos:

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a) La tabla de plazos de conservación: Es un instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal.b) Cuando no existan éstas, se harán consultas parciales si se desea eliminar uno o varios tipos documentales que han perdido su valor administrativo y legal. La Comisión determinará cuáles tipos documentales tienen valor científico-cultural”

Articulo 132. - “Una vez aprobadas las tablas de plazos, las instituciones pueden eliminar los tipos documentales autorizados sin consultar nuevamente a la Comisión. Sin embargo, las tablas de plazos aprobadas deben someterse a una revisión, tanto del Comité Institucional, como de la Comisión Nacional, cada cinco años, para determinar si los criterios originales son aun válidos.”

Artículo 138 “Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2º de la Ley que se reglamenta integrará un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, que estará formado por el asesor legal, el superior administrativo y el Jefe o Encargado del Archivo de la entidad productora de la documentación, o por quienes estos deleguen, siempre y cuando reúnan las mismas condiciones profesionales. Entre esos miembros se nombrará, de acuerdo con lo que establece al respecto la Ley General de la Administración Pública, un presidente y un secretario, electos por mayoría absoluta, quienes durarán en el cargo un año, pudiendo ser reelectos. El Comité establecerá sus normas de trabajo y la frecuencia de las reuniones.”

Artículo 139 “Los comités institucionales podrán integrar miembros adicionales, según los objetivos y funciones específicas de cada entidad, en calidad de observadores”

Por último, el artículo 36 de la ley 7202 especifica lo siguiente:

Artículo 36: “Será penado con seis meses a tres años de prisión, el funcionario que autorice o lleve a cabo la eliminación de documentos con transgresión de lo que dispone el artículo anterior, salvo que el hecho configure un delito sancionado con una pena mayor”

En apego a las disposiciones legales vigentes, la institución debe elaborar tablas de plazos de conservación de documentos de inmediato y someterlas a conocimiento de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. De igual forma se hace la observación de que cualquier eliminación realizada sin el debido proceso, se estaría efectuando al margen de la ley.

De igual forma, la Municipalidad de Nandayure debe considerar que los planos sustantivos que custodia la institución cuentan con declaratoria de valor científico cultural y deben ser transferidos aquellos que tengan más de 20 años de antigüedad.

6. En relación con las funciones del Archivo Central, es importante que la Encargada se dedique a las funciones señaladas en la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, artículo 42, que dice:

a) Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la institución, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.

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b) Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional la ejecución de las políticas archivísticas de la institución respectiva.c) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la institución. Asimismo, transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido el período de vigencia administrativa.ch) Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio público.d) Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar técnicamente al personal de la institución que labore en los archivos de gestión.e) Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo central y de los archivos de gestión de la entidad.f) Los archivistas que laboren en el Archivo Central deberán asistir a la asamblea general de archivistas, cada año.g) Solicitar asesoramiento técnico a la Dirección General del Archivo Nacional, cuando sea necesario.h) Integrar el comité a que se refiere el artículo 33 de la presente ley.i) Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos autorización para eliminar documentos. El jefe formará parte de la Comisión de acuerdo con el artículo 32 de la presente ley.j) Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivístico de la institución. Esta Dirección dará a conocer los resultados a la Junta Administrativa del Archivo Nacional.k) Entregar a la Dirección General del Archivo Nacional, según lo establezca el reglamento, una copia de los instrumentos de descripción, en los que esté registrada toda la documentación.l) Cualquier otra por disposición de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.” (El subrayado no es del original)

Con respecto al inciso c), las autoridades de la institución deben proceder a transferir los libros de actas del período comprendido entre 1984 y 1995, los cuales ya cumplieron el plazo para ser transferidos.

Es necesario insistir en la importancia de que la Encargada del Archivo Central elabore las políticas, procedimientos y controles para la adecuada gestión documental de los diferentes departamentos y unidades de la Municipalidad. Además, es indispensable, la aprobación del Manual de Funciones y Procedimientos del Archivo Central, así como la capacitación para los funcionarios a cargo de las oficinas productoras.

La Encargada del Archivo Central debe dar tratamiento a la documentación con carácter urgente, así como elaborar los instrumentos de localización y control de documentos que faciliten la búsqueda de estos en el Archivo Central.

Por último, la institución debe velar porque la persona nombrada en la plaza creada para el Archivo Central, pueda ejercer las funciones archivísticas que le competen y no trabajos de otros departamentos.

7. Asimismo, el encargado del Archivo Central debe velar por el cumplimiento de las directrices emitidas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional con las regulaciones técnicas sobre administración de los documentos producidos por medios automatizados, publicada en La Gaceta No. 61 de 28 de marzo 2008 y su fe de erratas publicada en La Gaceta No. 83 del 30 de abril de 2008, así como la relacionada con la producción de documentos de conservación permanente en soporte papel, publicada en la Gaceta N° 226 del 22 de noviembre de 2010, actualizada mediante la Directriz de la Junta

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Administrativa del Archivo Nacional para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente, publicada en la Gaceta Nº 39 del 25 de febrero de 2015. Estos documentos están disponibles en la página web del Archivo Nacional: www.archivonacional.go.cr.

Se deben establecer las políticas de respaldos periódicos de los documentos que se encuentran en los sistemas de cómputo, tanto en los archivos de gestión como en el Archivo Central. Lo anterior en consideración de lo estipulado en la Directriz de la Junta Administrativa del Archivo Nacional sobre documentos electrónicos, y con la finalidad de cumplir con las especificaciones de la Ley de Control Interno antes citada. Esto se debe realizar en coordinación con el Departamento de Informática de la Municipalidad.

8. Se debe cumplir con las disposiciones de la Ley 8454, Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y la “Política de formatos oficiales de los documentos electrónicos firmados digitalmente”, emitida por la Dirección de Certificados de Firma Digital del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones, publicado en el alcance 92 de La Gaceta No. 95 de 20 de mayo de 2013. También es pertinente considerar las “Normas Técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de la Información” (N-2-2007-CO-DFOE), aprobada mediante Resolución del Despacho de la Contralora General de la República, Nro. R-CO-26-2007 del 7 de junio, 2007.

De igual forma, se debe cumplir con lo establecido en la “Política de formatos oficiales de los documentos electrónicos firmados digitalmente”, emitida por la Dirección de Certificados y Firma Digital del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones (MICITT), publicada en el diario oficial La Gaceta N° 95 del 20 de mayo de 2013.

VII. RECOMENDACIONES TÉCNICAS

1. La Municipalidad de Nandayure debe implementar un sistema de gestión documental que contemple el cumplimiento integral de las funciones que le competen en materia archivística, en cumplimiento de la Ley No. 7202, su reglamento y normativa conexa.

2. A la mayor brevedad, la institución debe nombrar un profesional en Archivística en la plaza creada para el Archivo Central, y supervisar que las funciones propias de esta unidad se ejecuten en forma integral.

3. En lo que concierne a la gestión documental del fondo custodiado por el Archivo Central de la municipalidad, se recomienda priorizar el tratamiento archivístico de la documentación para mejorar la organización, localización y facilitación de esta.

4. La institución debe iniciar el proceso de descripción documental de los documentos custodiados en el Archivo Central, según lo indica la Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD-G. Para agilizar el control y localización de documentos se puede utilizar una base de datos referencial, siempre tomando en cuenta los elementos de la norma citada. Si se crea la base de datos se deben establecer políticas que garanticen el mantenimiento de respaldos, ello con el fin de evitar la pérdida o extravío de la información. De igual forma, se recomienda acceder a la aplicación para descripción archivística normalizada del Consejo Internacional de Archivos denominada ICA-AtoM, la cual se encuentra disponible gratuitamente.

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http://www.archivonacional.go.cr/


5. Se debe realizar e implementar el cuadro de clasificación en los archivos de gestión, conforme a la teoría archivística. En este sentido, es recomendable revisar el cuadernillo del Archivo Nacional N° 16 que abarca el tema “Clasificación y ordenación documental en los archivos de oficina”, escrito por María Teresa Bermúdez Muñoz y María del Carmen Retana Ureña (disponible en el sitio web www.archivonacional.go.cr). En resumen, lo que plantean las autoras, respecto a la clasificación orgánico-funcional y por asuntos o materias (ORFUAS), es que el cuadro de clasificación se compone de seis ámbitos:

N° ÁMBITO1 Oficina productora2 Institución a la que pertenece la oficina

productora3 Administración pública4 Empresas privadas5 Particulares6 Organismos internacionales

En el primer ámbito se deben reflejar, tanto las funciones sustantivas, como las facilitativas de la unidad administrativa. En el segundo ámbito se deben ubicar las diferentes unidades administrativas de la institución en el orden que aparecen en el organigrama, de manera que se refleje la jerarquía. En el tercer ámbito se deben reflejar las relaciones de la unidad administrativa con la administración pública, en este caso, también debe respetarse la estructura orgánica, al igual que el ámbito dos. El cuarto ámbito, corresponde a las relaciones de la oficina productora con organismos privados, en este caso se deben ordenar alfabéticamente. El quinto ámbito corresponde a la relación de la unidad administrativa con particulares, al igual que el ámbito anterior, se deben ordenar alfabéticamente. Finalmente, el sexto y último ámbito corresponden a la relación de la oficina productora con organismos internacionales, también se deben ordenar alfabéticamente.

6. Constituir con carácter de urgencia el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos –Cised-, y elaborar en la mayor brevedad tablas de plazos de conservación de documentos para someterlas a conocimiento de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos –CNSED-.

7. Se considera oportuno enfatizar que esta dependencia tiene entre sus principales funciones conocer la totalidad de los tipos y series documentales declaradas con valor científico cultural, así como la de procurar la mejor administración del patrimonio documental de la nación.

8. Es necesario que los documentos de clase gráfica como los planos de construcción custodiados en el depósito documental, reciban el tratamiento archivístico adecuado y que se conserven con las medidas mínimas necesarias, contemplando la utilización de planotecas por ejemplo. Asimismo, se recomienda transferir al Archivo Nacional los planos de importancia civil o regional que custodia la Municipalidad de Nandayure, conforme a la declaratoria de valor científico cultural emitida por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos en la sesión 9-2003 de 10 de setiembre de 2003.

9. Difundir a la brevedad las disposiciones legales contenidas en la Ley No. 7202 y su reglamento, así como las directrices emitidas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional respecto a la producción de documentos en soporte papel de

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http://www.archivonacional.go.cr/


conservación permanente, publicada en la Gaceta No. 226 de 22 de noviembre de 2010, actualizada mediante la Directriz de la Junta Administrativa del Archivo Nacional para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente, publicada en la Gaceta Nº 39 del 25 de febrero de 2015; y la directriz con las regulaciones técnicas para la gestión de documentos producidos por medios automáticos, publicada en la Gaceta No. 61 de 28 de marzo de 2008.

11. Los jerarcas de la institución y la Encargada del Archivo Central deben implementar un plan de emergencias que en caso de una eventualidad, permita identificar y rescatar fácilmente los documentos esenciales de la institución.

12. Es importante, comunicar el resultado de este seguimiento de inspección a los siguientes funcionarios de la Municipalidad de Nandayure: la señora Olga Fernández Nuñez, Presidenta del Concejo Municipal; el señor Carlos Arias Chaves, Alcalde Municipal, el señor Gilberto Hernández Matarrita, Auditor Interno y a la señora Laura Naranjo Castillo, Encargada del Archivo Central. También, a la señora Amelia Jiménez Rueda, Gerente de División a.i. de Fiscalización Operativa y Evaluativa y al señor German Mora Zamora, Gerente del Área de Desarrollo Local, ambos funcionarios de la Contraloría General de la República.

13. Se recomienda trasladar el resultado de esta inspección a la Asesoría Legal del Archivo Nacional, a efecto de valorar la posibilidad de presentar las denuncias administrativas correspondientes.

Finalmente, se comunica que el Departamento Servicios Archivísticos Externos continuará verificando el cumplimiento de las recomendaciones realizadas a la Municipalidad de Nandayure, a partir del sexto mes de la fecha de emisión de este informe.

DEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS EXTERNOS

María Soledad Hernández CarmonaProfesionalElaborado 09 de marzo de 2015Corrección final al 15 de junio de 2015

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Anexo número uno. Fotografías del Archivo Central de la Municipalidad de Nandayure

1. Área Administrativa

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2. Vista general del área administrativa (detrás se observa el espacio destinado al local documental)

3. Local del Archivo Central (Obsérvese que la estantería es de madera y resulta

insuficiente para resguardar el fondo documental)

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4. Nótese que las cajas están apiladas en la estantería sin ningún orden o rotulación.

5. Vista interior del local del Archivo Central. Nótese que los documentos se encuentran dispuestos en carpetas, sin un orden específico y prácticamente no se utilizan

cajas de archivo libres de ácido.

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6. Planos Municipales. En este caso seencuentra documentación y planos

en bolsas plásticas directamente sobre el suelo.

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7. Planos Municipales. Nótese que los planos seencuentran expuestos y enrollados.

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Anexo Número DosImágenes del sistema de información municipal:

Sitrimu

8. Fotografía del libro contable más antiguo que custodia el Archivo Central

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Anexo Número TresBoleta de préstamo

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Anexo Número CuatroLista de Remisión

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Anexo Número CincoModelo Tabla de plazos de conservación de documentos

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Anexo Número SeisOrganigrama

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DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL · Web viewAuthor Depto. Serv. Arch. Externos Created Date 05/05/2017 08:45:00 Title DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL Last modified