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Digitalización en el trabajoEstudio de la empresa digital – y como pasar de las palabras a la acción en 2016
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Digitalización en el entorno de trabajo: estudio de la empresa digital
Cuando el trabajo fluye, los resultados pueden ser espectaculares:
El historial médico electrónico hace que resulte más fácil salvar vidas.
Los helicópteros pueden permanecer en el aire gracias a la accesibilidad instantánea de los documentos digitalizados.
El software inteligente para centros de atención telefónica nos facilita el trabajo diario al proporcionarnos las respuestas que necesitamos.
Sin embargo, este informe sobre Digitalización en el trabajo pone de relieve que, a pesar de que las empresas desean un futuro digital más ágil, su presente sigue lastrado por el papel.
La era digital promete grandes cosas. Un mundo en el que personas, procesos y tecnología se combinan para realizar todo el trabajo sin esfuerzo.
¿Qué tal está funcionando la transformación digital en su caso?
Esto no solo mina la productividad al perpetuar los procesos manuales lentos y costosos, sino que además supone un despilfarro enorme: la mitad de lo que imprimimos en el trabajo se utiliza una sola vez y luego se tira.
No cabe duda de que podemos mejorar.
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Digitalización en el entorno de trabajo: estudio de la empresa digital
La información debe preceder a la acción
Si tiene la ambición de convertir su empresa en una empresa digital pero le queda mucho camino por recorrer para liberarla de los procesos en papel, con toda seguridad que no querrá saltarse el paso que la prepara para el éxito.
Sin embargo, la mayor sorpresa que nos deparó el estudio es que muchas empresas están haciendo precisamente eso. Están digitalizando sin que estén disponibles los datos, automatizando sin analizar primero el lugar en el que se encuentran.
En pocas palabras: no están realizando una evaluación sensata del uso del papel y del flujo de documentos antes de lanzarse a la carrera digital.
¿Qué tal está funcionando la transformación digital en su caso?
El mensaje de este informe es sencillo. Empiece por los datos.
Analice y evalúe antes de optimizar o automatizar. Utilice el conocimiento para elegir sus opciones de digitalización, porque es así como se adoptan las mejores decisiones. ¿Por qué no iba a querer hacerlo así?
¿A quién preguntamos?
Durante la segunda mitad de 2015, Coleman Parkes Research encuestó a 600 ejecutivos y personas influyentes en las decisiones de TI de empresas de EE.UU. y Canadá, así como de Europa Occidental (Benelux, Francia, Alemania y Reino Unido).
Todos los encuestados tenían responsabilidades relativas a la estrategia, las soluciones y la infraestructura de tecnología digital.
33%
26%
32%
34%
15%
Total
Europa Occidental
Norteamérica
Total
Europa Occidental
Norteamérica
33.3%
33.3%
33.3%
35%
30%
35%
30%
40%
30%
Sector público
Servicios financieros
Corporaciones (excepto Servicios financieros)
Sector público
Servicios financieros
Corporaciones (excepto Servicios financieros)
Sector público
Servicios financieros
Corporaciones (excepto Servicios financieros)
Máximo ejecutivo
Parte de un equipo de ejecutivos
Persona muy influyente
Máximo ejecutivo
Parte de un equipo de ejecutivos
Persona muy influyente
Máximo ejecutivo
Parte de un equipo de ejecutivos
Persona muy influyente
32%
41%
51%
36%
Funciones de los encuestados en la toma de decisiones
Desglose por sectores
Anclados en el pasadoMenos del 50% de los encuestados puede señalar procesos que estén total o parcialmente digitalizados.
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Anclados en el pasado
Si pensamos en nuestra vida privada, es fácil creer que vivimos en la era digital.
Sin embargo, en el trabajo, los procesos en papel suelen ser la norma. Menos de la mitad de los encuestados trabaja en empresas en las que los procesos están total o parcialmente digitalizados (observe la figura 1)*.
El panorama es similar en otras iniciativas digitales clave: se ha progresado mucho, pero aún queda camino por recorrer. Observamos que:
– El 37% sigue sin estrategias para redes sociales.
– El 40% aún no ha implementado soluciones de trabajo móvil.
– El 45% aún no ha incorporado o mejorado el análisis predictivo mediante Big Data.
Desarrollo de productos/servicios
Procesamiento de facturas
Implicación del cliente
Procesos específicos de mercados verticales
Procesos operativos
Incorporación de RR.HH.
Administración de contratos/compras
Mayormente/íntegramente digitalizado
Parcialmente digitalizado, pero mayormente en papel todavía
Todavía en papel
No aplicable a nuestra empresa
50% 38% 10% 2%
47% 37% 14% 2%
47% 38% 13% 2%
44% 38% 12% 6%
%44 41% 11% 4%
43% 39% 16% 2%
42% 40% 15% 3%
Figura 1. ¿En qué medida están digitalizados o se basan en papel los siguientes procesos?*
* Preguntamos acerca de siete actividades que implican uno o varios procesos y que son ampliamente representativos de procesos con un uso intensivo de documentos. El desarrollo de productos/servicios es el único proceso que está total o mayormente digitalizado para la mayoría de los encuestados (y por poco).
Una necesidad apremianteLa automatización de procesos está en la agenda del 71% de los encuestados.
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Pero nuestros encuestados son ambiciosos. El 71% de ellos ha identificado procesos que podrían beneficiarse de las tecnologías de automatización inteligente.
Dentro de dos años, casi dos tercios espera estar trabajando en empresas digitales, lo que contrasta con la situación actual, que es menos de la mitad. Además, de media, menos del 10% de los procesos se basará íntegramente en papel.
¿Qué ventajas esperan obtener las empresas? En la figura 2 se muestra que los principales factores que impulsan la digitalización son los costes, la seguridad de la información, la agilidad, la velocidad de servicio y la gestión de datos.
Una necesidad apremiante
Figura 2. Factores que impulsan la digitalización
Principales retos que plantean los procesos basados en papel
Puestos nº 1, 2 o 3
Costes elevados
Seguridad de la información/los
documentos
Gestión de datos
Reducción de costes
Agilidad(responder más rápido/mejor)
Seguridad de la
información/los documentos
Velocidad del servicio/product
ividad
Principales ventajas de la digitalización
18%15%
10%14%
11% 10% 10%
42% 42%
34%
41%
29%25%
28%
Puesto nº 1
El 71% de los encuestados está contemplando la automatización de procesos.
Entre los procesos, los principales candidatos son:
Contabilidad (38%)
Gastos (37%)
Contabilidad de acreedores (36%)
Relaciones con los clientes (35%)
¿Va en cabeza o rezagado?Solo el 10% de los encuestados cuenta con digitalización en las principales áreas de procesos.
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¿Va en cabeza o rezagado?
Es improbable que el 40-50% de las empresas esté realizando toda la digitalización y el resto ninguna, como sugiere la figura 1. En realidad, hay líderes y rezagados (figuras 3 y 4).
Figura 3. Líderes y rezagados: Todos los encuestados por número de áreas de procesos totalmente/mayormente digitalizados
10%
6%
11%
18%
17%
15%
8%
15%
7
6
5
4
3
2
1
0
Número de áreas de procesos de la figura 1, en la página 5, que ha digitalizado cada encuestado
Solo el 10% están íntegramente digitalizados.
Más de la mitad (55%) continúa basando en papel más de la mitad de sus procesos (solo han digitalizado 0-3 áreas).
El 15% continúa basándose íntegramente en papel (0 áreas de procesos mayormente/totalmente digitalizados).
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Figura 4. Los servicios financieros van a la zaga del sector público: Sectores por número de áreas de procesos totalmente/mayormente digitalizados
Servicios financieros
7
6
5
4
3
2
1
0
Sector público
7
6
5
4
3
2
1
0
Número de áreas de procesos de la figura 1, en la página 5, que ha digitalizado cada encuestado
8%
4%
10%
16%
19%
15%
11%
17%
10%
7%
11%
17%
18%
16%
8%
13%
¿Va en cabeza o rezagado?
El 62% de las empresas del sector financiero continúa dependiendo principalmente de procesos en papel, en comparación con el 55% del sector público y del conjunto de sectores.
El 17% de las empresas del sector financiero continúa dependiendo sobre todo de procesos en papel, en comparación con el 13% del sector público y el 15% del conjunto de sectores.
Los servicios financieros van a la zaga del sector público
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Cuidado con la distancia
Si avanzamos dos años, el pronóstico es halagüeño: hay menos rezagados, con una caída de un tercio en el número de empresas que basan en papel más de la mitad de sus áreas de procesos desde el 55% actual (figura 3), para situarse en la cifra proyectada del 37% (figura 5).
Pero observe los que no han digitalizado ninguno de los procesos acerca de los que les preguntamos. Actualmente suponen un 15% de los encuestados (figura 3); en dos años, serán el 12% (figura 5). La mejora esperada es, por tanto, más modesta entre los más rezagados.
Compare esta modesta mejora con el impresionante ritmo de crecimiento entre los líderes en la figura 5.
Si los más rezagados no toman impulso, se arriesgan a quedar más y más rezagados y a perder la ventaja competitiva que deriva de convertirse en empresa digital.
¿Va en cabeza o rezagado?
Figura 5. Líderes y rezagados dentro de dos años: Todos los encuestados por número de áreas de procesos totalmente/mayormente digitalizados
7
6
5
4
3
2
1
0
Número de áreas de procesos de la figura 1, en la página 5, que ha digitalizado cada encuestado
30%
10%
10%
12%
10%
8%
7%
12%
En 2 años, los que esperan estar mayormente/totalmente digitalizados en 0-3 áreas caen al 37%.
Casi el triple que actualmenteCasi el doble que actualmente
Por qué el análisis de la impresión es clave para lograr el éxitoEl 90% de los encuestados considera que dispone de buenas herramientas para el análisis de la impresión – pero solo la mitad las aprovecha plenamente.
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Por qué el análisis de la impresión es clave para lograr el éxitoLa mayor sorpresa que arroja el estudio se ilustra en la figura 6. Aunque un 90% de los encuestados dice disponer de buenas herramientas para analizar los hábitos de impresión de los empleados, solo la mitad (45%) aprovecha plenamente dichas herramientas.
Dicho de otro modo: las empresas están desaprovechando un recurso crucial para materializar las ventajas esperadas de la digitalización. Esta es la razón:
La mayoría de los documentos inicia su vida en un ordenador, un tablet o un smartphone — dispositivos que permiten compartir y almacenar fácilmente. ¿Por qué podría alguien querer imprimirlos? Sin embargo, los imprimen. Las grandes empresas normalmente imprimen cientos de millones de páginas al año. ¿Cómo pretende derribar las barreras de los procesos en papel si no sabe dónde, cuándo y por qué se está produciendo esta impresión?
Sí, disponemos de buenas herramientas que aprovechamos plenamente
Sí, disponemos de buenas herramientas, pero no las aprovechamos plenamente
Sí, disponemos de algunas herramientas, pero son incompletas, por lo que su aprovechamiento es limitado
No disponemos de ninguna herramienta
Total
Sector públicoServicios financieros
Otros
Total
Sector público
Servicios financieros
Otros
Total
Sector público
Servicios financieros
Otros
Total
Sector público
Servicios financierosOtros
45%
42%
50%
44%
45%
44%
44%
45%
7%
9%
4%
10%
3%
5%
2%
1%
Figura 6. ¿Dispone dentro de su empresa de las herramientas para evaluar y analizar los hábitos de impresión de los empleados?
Los servicios financieros utilizan más el análisis de impresión que el sector público
El 50% de las empresas del sector financiero está aprovechando plenamente sus herramientas de análisis de la impresión, en comparación con el 42% del sector público.
Solo el 6% de las empresas del sector financiero cuenta con herramientas deficientes o carece de ellas, en comparación con el 14% del sector público.
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Por qué el análisis de la impresión es clave para lograr el éxitoEscuche los datos, saben más que su intuición
Mediante el análisis de los hábitos de impresión de los empleados, puede detectar oportunidades ocultas de digitalización en las que el uso del papel sea innecesariamente elevado. Sin este conocimiento, solo podrá suponer cuáles son los mejores candidatos a la digitalización de procesos o la automatización de procesos de trabajo. Además, las suposiciones nunca son tan fiables como los datos bien analizados.
He aquí un ejemplo: Una empresa de servicios profesionales observó una fuerte caída en los volúmenes de impresión en uno de sus talleres de impresión centralizada. Observó que la impresión ‘que faltaba’ era la de documentos de formación. La empresa sabía que la formación continuaba produciéndose, por lo que dio por hecho que los documentos se estaban distribuyendo digitalmente en lugar de imprimirse – un resultado excelente.
Cuando analizamos la actividad de impresión de la empresa, se llevaron una desagradable sorpresa. Los documentos de formación se estaban imprimiendo ahora en dispositivos de oficina.
El consumo de papel no solo era tan alto como antes, sino que costaba más (dado que la impresión de oficina resultaba más cara que la impresión centralizada). Además, existía la posibilidad de que documentos internos de carácter sensible estuvieran quedando expuestos en impresoras no protegidas.
Detectamos que se estaban imprimiendo 72 000 páginas al mes solo en formación. Y que el 80% de estas páginas se tiraba al final del curso. Conocer y superar los obstáculos para la digitalización era una prioridad evidente en este caso. Una prioridad que no emergió hasta que realizamos el análisis.
¿Dispone de las herramientas adecuadas?
Entonces, ¿por qué indica nuestro estudio que la mitad de los que disponen de herramientas para analizar la impresión no las está utilizando?
Creemos que ello se debe principalmente a que sus herramientas tienen una capacidad limitada para identificar ineficiencias en los procesos basados en papel. Cuando los encuestados dicen que disponen de ‘buenas’ herramientas para analizar la impresión, sospechamos que quieren decir:
– Podemos contar el número de páginas que imprimimos.
– Sabemos si son en blanco y negro o en color.
– Podemos profundizar hasta cierto nivel de detalle.
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Por qué el análisis de la impresión es clave para lograr el éxitoPero no pueden conocer datos específicos sobre quién imprime qué – y por qué.
Hay buenas herramientas para medir los volúmenes de impresión y hay buenas herramientas para extraer información útil de los datos de impresión. Son herramientas muy diferentes.
Puede que las empresas dispongan de la primera, pero son pocas las que disponen de la segunda. La mayoría desconoce que el análisis básico de la impresión se ha transformado en un sofisticado análisis de documentos y flujos de trabajo.
¿Están las herramientas en manos de las personas adecuadas?
El otro factor tiene que ver con los recursos: internos o de terceros.
En la era digital, el flujo de datos es incesante. Para utilizarlo bien, necesita conocimiento experto y dedicación — el tipo de recurso adecuado y en una cantidad suficiente.
Por suerte, hoy en día puede conseguirse mucho con muy poco. Cuando las personas adecuadas disponen de las herramientas correctas de la forma idónea, personas, tecnología y procesos se combinan para obtener resultados increíbles. Hasta hace poco, había que dedicar mucho tiempo y abundantes recursos de consultoría a detectar por qué imprimen los usuarios. Ya no.
No tiene por qué ser costoso
Cuando están a disposición de las personas adecuadas, las sofisticadas herramientas de análisis de documentos de hoy en día permiten obtener el conocimiento necesario de forma rápida y clara. Si sigue siendo necesario recurrir a consultoría, esta puede ser más selectiva, más breve y menos costosa.
Imagine que su empresa es esa empresa de servicios profesionales a la que aludíamos anteriormente. El análisis cuantitativo de los documentos, en combinación con unas pocas entrevistas, ha permitido determinar que la formación y otros procesos son usuarios destacados del papel. Ha sido rápido y asequible. Antes de gastar un solo céntimo en un estudio detallado de los flujos de trabajo, usted ya sabe qué procesos están causando problemas. Y dado que su inversión posterior es selectiva, tiene muchas más posibilidades de acertar en su elección de los procesos en los que implantar soluciones de digitalización.
Tres pasos para mejorar los resultados de la digitalizaciónEl 65% de los encuestados señala que imprime documentos con el fin de disponer de una copia impresa para consulta/archivo.
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Tres pasos para mejorar los resultados de la digitalización¿El papel que llega a su empresa del exterior no se está digitalizando?
¿Sus empleados encuentran más fácil escribir a mano en papel que realizar anotaciones digitales?
¿Hay personas en su empresa dedicadas a pasar a ordenador datos de documentos para incorporarlos a bases de datos —sin la ayuda que supone contar con dos pantallas?
¿No dispone de una sala de formación preparada para utilizar documentos electrónicamente?
Andy Jones, Vicepresidente de automatización de procesos de trabajo, Xerox Large Enterprise Operations:
“Las empresas prevén un futuro digital ágil, pero el presente sigue lastrado por el papel. La falta de correlación entre la visión y los pasos necesarios para hacerla realidad ha alejado la promesa de la digitalización.”
Conocer la respuesta a estas preguntas relativas a organización antes de emprender la digitalización multiplicará sus probabilidades de éxito.
Consideramos conveniente concebir la digitalización en tres fases, cada una de ellas con un valor creciente de la inversión realizada. Como probablemente pueda imaginar, la primera etapa comienza con la medición y el análisis del material de impresión.
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Tres pasos para mejorar los resultados de la digitalización
No pierda nunca la visión de conjunto. El coste, la seguridad y la agilidad son los principales factores que impulsan la digitalización (recuerde la figura 2). No obtendrá los resultados deseados si no incorpora seguridad en la solución y se asegura de que la tecnología, los procesos y las personas puedan interactuar en armonía.
Los pasos 1 y 2 pueden producirse en paralelo, pero desde luego el paso 1 tiene que producirse antes que el paso 3.
Si es usted como la gran mayoría de nuestros encuestados, estará buscando candidatos a la automatización de procesos de trabajo. Hace bien — gran parte de las ventajas procederán de dicha automatización. Lo único que queremos recordarle es que la primera etapa va antes que la tercera etapa. Evalúe antes de automatizar y obtendrá mejores resultados.
Comience auditando, supervisando, midiendo y analizando su uso del papel. ‘Optimizar’ puede significar digitalizar, o bien rediseñar primero los procesos basados en papel. Pero debe seguir una evaluación –y basarse en el conocimiento obtenido a través de esta– para garantizar los resultados.
1Evaluar y optimizar
2Proteger e integrar
3Automatizar y simplificar
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Más información
Quocirca, MPS Market Landscape, 2015 (Quocirca, panorama del mercado de MPS, 2015)
Cómo los servicios de impresión gestionados están enfocando el proceso de trabajo para pasar del papel al formato digital, resolviendo los problemas de seguridad e innovando a través del análisis de los proveedores clave.
Three flow killers (Tres enemigos del proceso)
Qué hacer con los factores que ralentizan el funcionamiento de la empresa, atascan los procesos e impiden el crecimiento.
Si le ha gustado este informe, puede que le interese:
Paper-based working without the paper (Trabajo basado en papel sin papel)
A menudo existen motivos justificados para preferir el papel. Este documento examina cómo unas alternativas digitales mejores pueden simplificar la digitalización de los procesos de trabajo.
Así como los casos prácticos y artículos enlazados al informe anterior:
– El Hospital Universitario de Luton y Dunstable digitaliza las historias médicas
– AgustaWestland digitaliza los documentos de piezas
– El sistema de información de administración de Medicaid de Nuevo México utiliza software inteligente en su centro de atención telefónica
– Blog: Endpoints Secure? How About Employees Who Use Them? (¿Están seguros los terminales? ¿Y los empleados que los utilizan?)
– Blog: How to Create Intelligent Documents (Cómo crear documentos inteligentes)
– Blog: Transforming the Workplace: Managing your Digital and Paper Worlds (Transformación del lugar de trabajo: Gestión de los mundos digital y en papel)
– Blog: Five Signs Your MPS Provider Understands Document Analytics (Cinco signos de que su proveedor de MPS comprende el análisis de documentos)
Descargar Descargar Descargar
Acerca de Xerox.
Xerox está contribuyendo a cambiar cómo se trabaja en el mundo. Mediante la puesta en práctica de nuestro conocimiento experto sobre obtención de imagen y procesos de negocio, análisis, automatización y conocimiento centrado en el usuario, diseñamos procesos de trabajo que proporcionan mayor productividad, eficiencia y personalización. Estamos presentes en 180 países y contamos con más de 130 000 empleados que aportan innovaciones útiles y ofrecen servicios para procesos de negocio, equipos de impresión, software y soluciones que aportan valor real a nuestros clientes —y a los clientes de estos. Obtenga más información en www.xerox.com.
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