[DE] ECM 2.0 | Ulrich Kampffmeyer | SAPERION congress 2007 | Handout version

8/14/2019 [DE] ECM 2.0 | Ulrich Kampffmeyer | SAPERION congress 2007 | Handout version

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SAPERIONcongress

ECM 2.0

Dr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT CONSULT

UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Breitenfelder Strae 17

20251 Hamburg

www.project-consult.com PROJECT CONSULT 2007

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SAPERIONcongress 2007

ECM 2.0

die Zukunft von dokumentbezogenen Technologien


P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH


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Agenda

TITELTitel: die Dekonstruktion des Vortragsthemas wird durch einen Ausschnittdes Bilds Guernica von Pablo Picasso illustriert und ist in provokantemRot gehalten

THESENThesen: die Konstruktion der ECM-2.0-Themen wird durch einenAusschnitt eines Bild aus dem Felix-Klein-Gymnasium der SerieKubismus: Gebude illustriert und ist in khlem, rationalen Blaugehalten

TEMPERAMENTETemperamente: die Projektion in die Zukunft wird durch einen Ausschnittdes Bilds Impression, Soleil levant von Claude Monet illustriert und ist inhoffnungsvollem Grn gehalten


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Agenda

|ECM 2.0 | Die Zukunft von dokumentbezogenen Technologien |

| Willkommen | Agenda || Titel|| Dekonstruktion ||| ECM ||| ZweiPunktNull |||dokumentbezogene Technologien ||| Zukunft ||||

| Thesen|| Konstruktion ||| Infrastruktur ||| Integration ||| Konvergenz |||SOA ||| SaaS ||| OpenSource ||| Desktop ||| Nutzung ||| Suche |||Collaboration ||| Klassifikation ||| Wert ||| Compliance ||| Standards |||Schutz ||| Rechte ||| Authentizitt ||| Authentifikation ||| Lebenszyklus ||||

| Temperamente|| Projektion ||| Zeitlinie ||| Arbeit ||| Selbstverstndnis||| Flut ||| Qualitt ||| Verlust ||| Risiko ||| Langzeit ||| Verantwortung |||gide ||| Intelligenz ||||

| Abschied | Quellen |||||


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| Titel|| Dekonstruktion ||| ECM ||| ZweiPunktNull |||

dokumentbezogene Technologien ||| Zukunft ||||

| Thesen|| Konstruktion ||| Infrastruktur ||| Integration |||

Konvergenz ||| SOA ||| SaaS ||| OpenSource ||| Desktop |||

Nutzung ||| Suche ||| Collaboration ||| Klassifikation ||| Wert |||Compliance ||| Standards ||| Schutz ||| Rechte ||| Authentizitt |||

Authentifikation ||| Lebenszyklus ||||

| Temperamente|| Projektion ||| Zeitlinie ||| Arbeit |||

Selbstverstndnis ||| Flut ||| Qualitt ||| Verlust ||| Risiko |||Langzeit ||| Verantwortung ||| gide ||| Intelligenz


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TITEL


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TITELDekonstruktion


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TITELDekonstruktion

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ECM

Enterprise

Content

Management


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ECM: Definition

Enterprise Content Management is theTechnologies used to Capture, Manage,

Store, Preserve, and Deliver Contentand Documents related to OrganizationalProcesses.


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ECM: Die Zusammenfhrung vonstrukturiertem und unstrukturiertem Content

Unstructured

Content

Unstructured

ContentDataDataBusiness

Processes

Business

Processes

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

AIIM International, 2003


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ECM: das 5-Komponenten-Modell

CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BP

M

DM

Collab


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CAPTURE

Barcode

COLD/ERM E-Billing

Aggregation Finacial Applications

XML

Forms Processing

E-Forms/Web-Forms ERP

Application created

OMR Microfilm

ICR Rich Media

HCR Form

OCR Office Documents Indexing

Input Designs

Categorization

Recogniton Human created

Input


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MANAGE

STORE WCM

RM

WF/

BPM

DM

Collab


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Document Management

STORE WCM

RM

W

F/BPM

DMCollab

Document

Management

Checkin/Checkout

Versionsmanagement

Suchen und Navigieren

Visualisierung


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Collaboration

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab Collaboration

Gemeinsames Editieren

Wissensbasen

Whiteboards

Videoconferencing

Informationszusammen-fhrung


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Web Content Management

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab

Web ContentManagement

Editieren und Gestalten Publikationsprozess

Konvertierung

Sicherheit

Visualisierung


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Records Management

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab

RecordsManagement

Ablagesystematik

Indizierung undThesaurus

Aufbewahrungsfristen

Meta-Daten

Archiverwaltung


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Workflow /Business Process Management

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab

Workflow /Business Process

Management

Ablauf- und Aufbauorganisation

Prozessdesign Vorgangsbildung

Routen

Mitzeichnung

Paralleles undsequentielles Bearbeiten

Wiedervorlage, Fristen Kontrolle

Protokollierung


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STORE

Repositories File Systems Content Management Systems Databases Data Warehouses

Library Services Search/Retrieval Version Control Check In/Check Out Audit Trail

Technologies

Tape Magnetic Storage RAID Optical Disc

SAN NAS Magneto Optical DVD CD-ROM


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PRESERVE

Archive Paper

Mikrofilm NAS/SAN CAS WORM WORM-TAPE

Aussonderung


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DELIVER

DitributionSecurity

Technologies

Transformation

PapierViewer

Digitales Fernsehen Digital Signature KonverterPublishing

Syndication

Compression

Datenbermittlung mittels

EDI, XML u. anderer Formate

CD / DVD

PDF

Email und Fax Digital Rights

Management/

Watermark

XML

E-Business-Portale Personalization

Internet, Intranet, Extranet PKI COLD/ERMLayout/Design

DitributionSecurity

Technologies

Transformation

PapierViewer

Digitales Fernsehen Digital Signature KonverterPublishing

Syndication

Compression

Datenbermittlung mittels

EDI, XML u. anderer Formate

CD / DVD

PDF

Email und Fax Digital Rights

Management/

Watermark

XML

E-Business-Portale Personalization

Internet, Intranet, Extranet PKI COLD/ERMLayout/Design

Security as ECM Infrastructure

Output


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Das ECM-Haus

Collaboration

Scanning

Document Imaging

Forms Processing

Recognition

Categorization

Indexing

Document Management

Records Management

E-Mail Management

Digital Asset Management

Web Content Management

BusinessProcess

Management

Workflow

EAI

Repositories

Storage

Long-Term Archival

Backup / Recovery

Migration

Content Integration

Search / Retrieval

Syndication

Localization

Personalization

Publish

Paper

CAPTURE

M

ANAGE S

TORE

PRESE

RVE

DELIV

ER

Enabling Web Client other Devices

Usage

PKI DRMUser Management

Directory Service

User Rights

Management

SECURITY

Firewall

Electronic

ElectronicSignature

Fat Client

Entry Exit

SECURITY

SECURITY

SECURITY


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ECM-Trends

Integration von Dokumenten-Management und Archivierungals nachgeordnete Dienste; Enabling und Einbindung invorhandene IT-Landschaften

Vertikale, fachspezifische Ready-to-Work-Anwendungen Rezentralisierung, ASP und Document Management

Complete Outsourcing Nutzung mit Internet-Technologien ber Browser und Applet Der einheitliche Postkorb fr alle Arten von Eingngen und

Dokumenten Automatische Klassifikation als Basis fr Knowledge

Management Directory Services Elektronische Signatur Web Content Management und Enterprise Content

Management


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Die Zukunft von ECM

ECM ist die Strategie,strukturierte und unstruktrurierte Inhalteim Unternehmen zusammenzufhren und

bergreifend nutzbar zu machen.

Der Einsatz von Enterprise ContentManagement ist lngst nicht mehr eine

Frage des Ob sondern nur noch des Wieund Wann.


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ZweiPunktNull


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ZweiPunktNull

Web 2.0

Enterprise 2.0

ECM 2.0

Handy 2.0

Waschmaschine 2.0

Ehefrau 2.0

Haarschnitt 2.0


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Web 2.0?

2.0, 3.0, 4.0 es ist einfach langweilig durch das

Anfgen von Ordnungsziffern etwasvermeintlich Neues zu postulieren.

Web 2.0 und alle die anderen xyz 2.0sind nichts als ein Marketing-Hype, die

Idee eines Kongressveranstalters!


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Web 2.0: Definition

Tim OReilly:

Web 2.0 is the network as platform, spanning allconnected devices; Web 2.0 applications are thosethat make the most of the intrinsic advantages ofthat platform: delivering software as a continually-

updated service that gets better the more peopleuse it, consuming and remixing data from multiplesources, including individual users, while providingtheir own data and services in a form that allowsremixing by others, creating network effects throughan architecture of participation, and going beyondthe page metaphor of Web 1.0 to deliver rich userexperiences.


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Vom Web 1.0 zum Web 2.0

Web 1.0 --> Web 2.0

DoubleClick --> Google AdSenseOfoto --> Flickr

Akamai --> BitTorrentmp3.com --> Napster

Britannica Online --> Wikipediapersonal websites --> blogging

evite --> upcoming.org and EVDBdomain name speculation --> search engine optimization

page views --> cost per clickscreen scraping --> web services

publishing --> participationCMS --> wikis

directories (taxonomy) --> tagging ("folksonomy")stickiness --> syndication


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Web 2.0Gesellschaftliche Sicht

Marketing-Schlagwort, das die vernderte Wahrnehmung undBenutzung des Internets beschreibt.

Keine zentralisiert verbreiteten Informationen mehr, sondernauch Verbreitung durch unabhngige Leute, die sichuntereinander vernetzen (Beispiele : Wikis, Blogs, Chats).

Das Web 2.0 gibt jedem mit Internet-Zugang eine Stimme,schneller - aber auch unkontrollierter - als je zuvor.

Es gibt neue Wege, wie sich Information verbreitet, unzensiert

aber auch ohne gesicherte Qualitt und Authentizitt.


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Web 2.0

Technische Sicht

Web 2.0 als Kombination der bereits Ende der 1990er Jahreentwickelten Techniken, die durch die groe Zahl breitbandigerInternetzugnge erst jetzt groflchig verfgbar sind.(z.B. Web-Service-APIs, AJAX, RSS)

Web 2.0 existiert nicht wirklich:

es bezeichnet eher das Zusammenwirken verschiedenerTechnologien und eine vermutete bzw. gewollteEntwicklungsrichtung.

Hufige Kritik an der technologischen Interpretation:der Begriff ist unscharf und nahezu beliebig verwendet, um die

Popularitt von Angeboten und Techniken zu frdern, oder neueTrends wichtig und revolutionr erscheinen zu lassen.


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Enterprise 2.0

Enterprise 2.0 (Enterprise und Web 2.0) isteine Anspielung darauf, dass Social

Software zunehmend auch imUnternehmenskontext zum Einsatz kommtund die Zusammenarbeit in Unternehmen(positiv) beeinflusst.

C ?


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ECM 2.0?

Hat irgendwer irgendwann einmal ECM 1.0definiert?

Brauchen wir wirklich ECM 2.0?

Sollten wir nicht gleich auf ECM 42 vorpreschen?

Man knnte dann schne Handtcher fertigenlassen mit der Aufschrift SAPERION - ECM 42 denn ohne Handtuch werden wir nicht in der Lagesein, die Erde, unsere Daten und uns selbst zuretten!

W b 42 0


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Web 42.0

Die Antwort ist 42!

Web 42 ist das ultimative Heilsversprechen, dasjenige Web, dass dieFrage nach dem Sein, nach dem Sinn des Lebens, einfach nach Allem,klar, schlssig und ultimativ abschlieend beantwortet.Viele versuchen bereits heute die Fallen von Web 6.0, Web 7.0 und Web8.0 zu umgehen und sich ganz dem Web 42 zu verschreiben.So z.B. die Pastafaris, die in den Spaghetti des Web 42 die Offenbarung

des Flying Spaghetti Monsters sehen (allerdings ist dies zur Zeit nur einekleine Splittersekte, Pasta42, von Web-Technik-phoben Anhngern desFSM).Die wahren Verfechter des Web 42 sttzen sich eher auf dieausfhrlichen, technisch detaillierten Beschreibungen von DouglasAdams, die zumindest den funktionalen Umfang von Web 42 erkennenlassen. Deep Thoughts Antwort 42 lsst onen und Myriaden vonGenerationen erzittern.Und so ist auch Web 42 eine grundstzliche Offenbarung - die Welt, wirselbst, einfach Alles ist Bestandteil des Web, das Web ist Web ist Web istWeb - Web-Web-Web-Web-Web-Web-Web-Web.Die Bezeichnung Web 42.0 mit der .0-Versionierung ist dagegen beiVerfechtern des wahren Web 42 sehr umstritten - man habe es nicht ntig

eine Null an das Ultimative anzuhngen.


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Dokumentbezogene

Technologien


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Dokumentbezogene

Technologien

DRT

DocumentRelatedTechnologies

DRT D fi iti


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DRT: Definition

Document Related TechnologiesDienste einer IT-Infrastruktur zur kontrollierten Nutzung elektronischer

Dokumente unabhngig von Anwendung, Ort, Zeit und Erzeuger.

DRT beinhaltet zwei unterschiedliche Anstze:

Systeme, die auf die Verarbeitung unstrukturierter oder schwachstrukturierter Information (Dokumente) spezialisiert sind

dokumentenorientierte Funktionen, die in beliebigeAnwendungen und IT-Infrastrukturen integriert werden

DRT d ECM


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DRT und ECM

Document Related Technologiesverfolgt einen eher technologischen Ansatz es geht um Dokumente.

Enterprise Content Management

verfolgt einen eher strategischen Ansatz es geht um die ganzheitliche Verwaltung von Informationen.

Die Definition von ECM der AIIM beinhaltet alle drei Begriffe:

Enterprise Content Management is thetechnologiesused toCapture, Manage, Store, Preserve, and Deliver content and

documents relatedto organizational processes.

W i d D k t T h l i ?


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Was sind Dokumenten-Technologien ?

Internet, Intranet & Extranet Document, Workflow & Knowledge Management eCommerce & Electronic Signature Document Input, Distribution & Storage OCR, ICR & Pattern Recognition

Datenbases, DataWarehouses & Retrieval Imaging & Multimedia Archival & Records Management Secure Communication & Unified Messaging Groupware & Office Automation Solutions Forms & Output Management Emulator, Converter & Viewer Middleware & Componentware Content Management, Syndication & Distribution

DRT


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DRT die Zukunft ist Informationsmanagement

Das Dokument ist nur eine Ausprgung von Information,definiert durch Inhalt, Rechtscharakter und Kontext.Dokumentenmanagement ist daher nur eine Facette desbergreifenden Informationsmanagements.

In zuknftigen Systemen steht die Information selbst imMittelpunkt die Lsungen werden informationszentrisch.

Wenn niemand mehr ber flchtige Akronyme wie DMS,ECM, ILM, BPM und so weiter spricht wird es immer nochTechnologien geben, die sich mit der Erstellung, Erfassung,Verwaltung, Wandlung, Bereitstellung und Speicherung vonDokumenten beschftigen Dokumenten-Technologieneben.


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Zukunft


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Die

Zukunftist

anders

Zukunft


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Zukunft

Was immer man heute auch ber dieZukunft spekulieren mag,sicher ist nur eines,die Zukunft wird anders sein.

Die Wahrscheinlichkeit, ob nun zuknftigeRaumschiffkommandozentralen aussehenwie bei Ijon Tichy oder wie in Starwars, istgleich hoch!

Zukunft: Definition


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Zukunft: Definition

Zukunft ist das in der Abfolge der Zeit nach einemBezugszeitpunkt (Gegenwart) stattfindendeGeschehen.

Der Mensch lebt vor dem Hintergrund der

Vergangenheit, deren Ereignisse und Erfahrungenin die Gegenwart eingeflossen sind, auf die Zukunfthin, die immer nur in unterschiedlichen Graden derWahrscheinlichkeit vorausgesagt werden kann.

Zukunft: Definition


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Zukunft: Definition

Vergangenheit, Gegenwart und Zukunftexistieren nicht:Die Vergangenheit ist vorbei und nicht

zurckholbar, die Zukunft gibt es noch nichtund sie liegt weit voraus, die Gegenwart istnur der Augenblick des bergangs von derZukunft in die Vergangenheit.

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Es gibt 20 ECM Trends fr 2007

(1) Es gibt einen Aufwrtstrend - mehr Projekte und mehranspruchsvolle Projekte!

(2) Es gibt noch mehr Wirrwarr im Markt - noch mehr bernahmen,noch mehr Konvergenz, noch mehr Konsolidierung!

(3) Es gibt eine neue Schwerkraftsenke - Microsoft bestimmt mit MOSSund seiner ECM-Strategie immer mehr den Markt!

(4) Es gibt mehr Web 2.0 - neue Anwendungen, neue Architekturen,neue Funktionalitt bringt Druck auf die bisherigen ECM-Spezialisten!

(5) Es gibt wahrscheinlich ILM - ja, es knnte Lsungen geben, die

diesem Anspruch gerecht werden. ILM verndert dieSpeicherlandschaft und raubt den herkmmlichenArchivsystemanbietern den letzten Schlaf!

(6) Es gibt Insolvenzen - manchen wirds erwischen, ohne dass jemandda ist, der ihn auffngt!



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(7) Es gibt echte SOA-ECM-Produkte - die alte ECM-Vision derunabhngigen Dienste, der Middleware aus dem Jahr 2001 wirdwahr!

(8) Es gibt einen Durchbruch fr Business Process Management -Workflow Foundation und integrierte Produkte greifen die letztenSchlafpositionen in der Broorganisation an!

(9) Es gibt eine Renaissance fr Wissensmanagement - mit Wikis,Blogs, Collaboration Suites, White-boards, Video-Conferencing,RSS, intelligenter Volltextsuche, Agenten-Software, Chat,Spracherkennung, Community-Profilen, assoziativerInformationsvernetzung, activity logging usw. erhltWissensmanagement neuen Drive!

(10) Es gibt ein neues Hauptthema: Daten- und Informationsqualitt.ECM wird Bestandteil von Projekten fr einheitliche DirectoryServices, Master Data Management Solutions, InformationWarehouses und anderen Harmonisierungslsungen!



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(11) Es gibt aller Orten Enterprise Search - intelligent Suchen und

Finden. Neben herkmmliche Volltextsuche und Internet-Suchmaschinen treten ontologische, semantische und andereBewertungs- und Kontrollsysteme zur Verbesserung derSuchergebnisse.

(12) Es gibt es wirklich - ECM von Oracle. Der Datenbankanbieter tritt2007 mit aller Vertriebsmacht an. Weh tut es besonders den

Anbietern herkmmlicher Lsungen, die Oracle als Index-Datenbankim Bauch haben.

(13) Es gibt neue Lsungen von SAP - Netweaver, Content Server undESB-Bus machen das eine oder andere extra-ECM-System imUnternehmen berflssig.

(14) Es gibt sie langsam - Kartenlsungen mit Signaturen, Pads mitfortgeschrittener Signatur; aber Anfang 2007 dmpelt alles noch vorsich hin, weil die groen Kartenprojekte der ffentlichen Hand nichtin Fahrt kommen.

(15) Es gibt es noch - E-Government. Wenig Geld, hohe Ansprche.Kleinere Anbieter mit kleineren Produkten machen hier das Rennen.



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(16) Es gibt einen neuen Standard fr Records Management - MoReq2

drfte 2007 fertig werden.(17) Es gibt sie vielleicht - die neue GoBS, zumindest als Entwurf, aber

bitte nicht erwarten, dass das so schnell mit der bernahme durchdas Ministerium klappt.

(18) Es gibt Vernderungen auch im Beratungsmarkt - die Anwender

werden schlauer und sparen mehr. Die Beratungsprojekte werdenso vielfach krzer und die Berater werden mit hheren fachlichenAnforderungen konfrontiert.

(19) Es gibt einen weiteren Preisverfall - der Mittelstand der DRT-Anbieter muss sich gegen die groen und die Vielzahl dervergleichbaren Marktbegleiter wehren. Mancher wird es nicht

berleben.(20) Es gibt vermehrt - OpenSource und Freeware, nicht nur fr WCM

sondern auch fr Dokumentenmanagement, Workflow undArchivierung.

IT-Zukunft Gartner Group


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IT-Zukunft Gartner Group

Die zehn wichtigsten Technologien

Virtualization Grid computing Service-oriented business applications (SOBAs)

Pervasive computing OLED/LEP technologies Linux - for important stuff - Location-aware services Desktop search tools

Micro Commerce Instant messaging

Ein anderer Blick auf die Zukunft von ECM


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Ein anderer Blick auf die Zukunft von ECM

ECM hat als eigenstndige Kategorie keineZukunft es wird im Informationsmanagement

aufgehen.


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THESEN

ECM 2 0?


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ECM 2.0?

Warum soll man auch an ECM dieses 2.0 dranhngen?

Warum muss man das hohle, marketinggetriebene2.0-Postfix an einen bereits sehr schwierigen,erklrungsbedftigen Branchenterminus anfgen,

sind die Anwender durch ECM nicht genug verwirrt?

Ist die Verwendung von 2.0 ein Zeichen von Modernittoder doch nur einfach ein Zeichen von fehlverstandenem,unkreativem Allerwelts-Me-Too-Marketing?

Wre es nicht besser, man wrde erstmal funktionierendeECM 1.0 Lsungen an den Markt bringen?


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THESENKonstruktion

Konstruktion: Definition


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Konstruktion: Definition

Konstruktion bezeichnet allgemein das Aufbauen, Errichten oderHerstellen eines materiellen oder immateriellen Gebildes, z.T. auch

eine Berechnung oder Erfindung.

Speziell in der Technik steht Konstruktion fr alle Ideen, berlegungen,

Prinzipien, Berechnungen und Verfahren, welche die Funktion eines

technischen Produkts (einer Maschine oder eines Bauwerks)gewhrleisten.

Im Folgenden steht Konstruktion fr die Zusammenstellung derjenigen

Themenbereiche, die die Herausforderungen an ECM 2.0 ausmachen.

Thesen zu ECM 2.0


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Thesen zu ECM 2.0

ECM 2.0 gibt es noch nicht also konstruieren wir es uns einfach einmal analogzu Web 2.0 und Enterprise 2.0 zusammen.

Wrde man ECM 2.0 ernst nehmen,dann mssten sich die Eigenschaften vonECM 2.0 aus der Differenz der heutigenECM-Funktionalitt die nicht als ECM 1.0 bezeichnet wird

und den sich abzeichnenden, neuen Technologienherauskristallisieren lassen.

ECM 2.0 knnte man auch als Ambient ECMbetrachten.


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THESENKonstruktion

Infrastruktur


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ECM

ist

Infrastruktur

Infrastruktur: Definition


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Infrastruktur: Definition

Infrastruktur ist die Gesamtheit aller technischen und logischen

Elemente innerhalb einer Organisation, die zur automatisierten

Informationsverarbeitung eingesetzt werden.

ECM als Unternehmensinfrastruktur


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C a s U te e e s ast u tu

AIIM International

ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplicationsEnterpriseEnterpriseApplicationsApplications

EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagement

EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagementWeb Content

Management

Doc Mgmt

Imaging

Domino Exchange RDMSFile

System

Workflow Collaboration

Data Warehousing

Mining

EAI

E-Business

InfrastructureInfrastructureInfrastructureInfrastructure

IntegrationIntegrationIntegrationIntegration

Source: AIIM 2001 Industry Study

AP/AR RM/A CRM HRM

Integrative Middleware -


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ECM 2.0


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gIntegrative Middleware

AIIM International

ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplications


ManagementDoc MgmtImaging


System


Data WarehousingMining

EAI

E-Business

InfrastructureInfrastructure

IntegrationIntegration

AP/AR RM/A CRM HRM

Basis Idee Nr. 1

Integrative Middleware

Independent Services


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pDienstekonzept

AIIM International





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AP/AR RM/A CRM HRM

Basis Idee Nr. 2Unabhngige Dienstefr alle Anwendungen

Federated Repository


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p yEinheitlicher Speicherort

AIIM International





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EAI

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AP/AR RM/A CRM HRM

Basis Idee Nr. 3

Ein einheitliches, bergreifendesEnterprise Repository

fr jeden Informationstyp

ECM 1.0 als Infrastruktur


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ECM 2.0


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ECM ist Infrastruktur!

Dies zeigen besonders die drei Basisideen vonEnterprise Content Management:

ECM als integrative Middleware,ECM als unabhngige Dienste undECM als bergreifend nutzbarer Speicherort.

ECM 2.0 als Infrastruktur


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ECM 2.0


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ECM will become infrastructure at the level ofoperating systems, databases and softwareservices.

ECM basic functionality is a commodity.


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Integration


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ECM 2.0


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Ohne

IntegrationmachtECM

keinen

Sinn

Integration: Definition


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Die Integration dient zur Verknpfung von verschiedenenAnwendungen: Verringerung und Vermeidung von Schnittstellen.Hierbei wird zwischen Funktionsintegration, Datenintegration undGeschftsprozessintegration unterschieden.

Mehrere arbeitsteilige Applikationen werden in einer Anwendungzusammengefasst. Dadurch wird verhindert, dass dieselbenFunktionen in verschiedenen Anwendungen implementiertwerden mssen. Gleichzeitig werden Schnittstellen zurDatenbergabe vermieden.

Integration: die Natur von ECM


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Die Zeit der Insellsungen ist vorbei!

Ohne Integration in andere Anwendungen gibt eskein ECM Enterprise Content Management

Die Integration darf nicht bei der Technikhaltmachen ECM muss Organisation und den Menschen

einschlieen.

Integrationsaspekte


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Organisations-abteilung

MenschOrganisation

Technik

Informationsverarbeitung

Editing, Publishing,Tabellenkalkulation,individuelle Anwendungen

Daten

Datenbank, Hostdaten,Vorgangsdaten,CI-/NCI-Daten

Ablauforganisation

Logische Reihenfolge,

zeitliche ReihenfolgeRegeln

Aufbauorganisation

Personen, Rollen,

Kompetenzen,Organisationseinheiten

Enterprise-Content-Management

IT-Abteilung Fachabteilung

Nach IOT Consulting

ECI Enterprise Content Integration


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Integration ber die Information selbst:ECM-Technologien bieten in Gestalt vonEnterprise Content Integration die Mglichkeit,Informationen aus verschiedenen Quelle zuempfangen und diese verschiedenenZielsystemen zur Verfgung zu stellen ohne dassdie Quell- und Zielsysteme direkt verbunden seinmssen.

EAI Enterprise Application Integration


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ECM als Integrationswerkzeug:ECM-Technologien wie Workflow, Business-Process-management und andere fungieren alsIntegrationswerkzeuge und Schnittstellensysteme

zur Verbindung von Anwendungen, die berProzesse und Dokumente miteinanderkommunizieren mssen.

Integrationsfhigkeit als Voraussetzung


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fr ECM 2.0

Die Zusammenfhrung von Komponenten mittelsIntegration ist in heterogenen Landschaften dieeinzige Chance, in den zunehmend komplexenIT-Umgebungen zukunftssichere Lsungen zuerstellen.

ECM ist keine Einzelkomponente oder eineigenstndiges, losgegelstes System

ECM ist ein integrierter Baustein aller modernenInformationssysteme.


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Konvergenz


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Konvergenzfhrt

zu

sich

berlappender

Funktionalitt

Konvergenz: Definition


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Allgemein:

Konvergenz ist das Zusammenwachsen der IT-Techniken mit den Kommunikationstechniken undder Telekommunikation.

Konvergenz fhrt zur Integration vonKommunikationsdiensten undbertragungstechniken, so dass Texte, Graphiken,Audio und Video ber alle Medien bertragen undverfgbar gemacht werden knnen.

Konvergenz ist gekennzeichnet durch diebernahme weiterer Funktionalitt aus sowieberlappung mit angrenzenden Technologiefeldern.

Konvergenz im ECM


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Die Konvergenz bei ECM zeigt sich insbesonderedurch das Zusammenwachsen von Technologien, dieursprnglich nicht zum Kernbereich desDokumentenmanagement gerechnet wurden:

Capture Output-Management

Asset Management

Digital Rights Management

Elektronische Signatur Web Content Management

Business Process Management

...

Konvergenz im ECM


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Je weiter gefasst ECM betrachtet wird, desto mehrberlappung gibt es mit angrenzendenTechnologiebereichen:

ECM fasert an den Rndern aus

ECM verschwindet im allgemeinenInformationsmanagement

Konvergenz & Konsolidierung


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Der Markt teilt sich auf in die Anbieter vonBasisfunktionalitt, die betriebsystemnah, mitDatenbanken oder Office-Lsungen weit verbreitetangeboten wird, und spezielle, komplexere,dokumenten- und prozesszentrische Lsungen, die

von den ECM-Spezialisten bedient werden.

Auch wenn immer wieder neue innovativeUnternehmen sich des Themas ECM annehmen, dieKonzentration geht weiter. Die groen Standard-

Software-Anbieter kaufen hinzu und erhhen durchdie neu hinzugewonnene Funktionalitt zugleichauch die Messlatte fr alle anderen, die sichebenfalls im ECM-Markt tummeln. Konvergenzbeflgelt so die Konsolidierung.

ECM 2.0 ist Konvergenz


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ECM ist der Baukasten, der allen Anwendungenund der ITK-Infrastruktur die notwendigen

Bausteine zu Erfassung, Verteilung, Verarbeitung,Konvertierung, Speicherung, Erschlieung,Nutzung, Bereitstellung, Migration, Archivierungund Entsorgung von schwachstrukturierten undunstruktrierten Informationen bereitstellt.


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Schnittstellen


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Schnittstellenverbinden

Welten

Schnittstellen: Definition


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Schnittstellen sind logische Berhrungspunkte ineinem System, die definieren, wie Kommandos undDaten zwischen verschiedenen Prozessen undKomponenten ausgetauscht werden.

Schnittstellen: ECM


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ECM hat wenige eigene Schnittstellenhervorgebracht, sondern benutzt vorrangigSchnittstellen anderer Systeme.

Zu den wenigen eigenen Schnittstellen gehren: WebDav

JSR 170 / 283

ArchiveLink

ECM 2.0 als Schnittstelle


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ECM ist die Schnittstelle zwischen Datenbanken,Anwendungen und Speichern, um Informationenoptimal und kontrolliert zu verwalten.

Ohne standardisierte Schnittstellen gibt es keineModularisierung und keine Dienstekonzepte. ECMbraucht solche Schnittstellen und ist zugleich selbsteine Schnittstelle.


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SOA


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SOA

Service

Oriented

Architectureist

ein

Grundprinzip

vonECM

SOA: Definition


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Service Oriented Architecture

SOA ist ein Konzept fr eine Systemarchitektur mit dem Ziel einerunternehmensweiten, agil gestaltbaren Prozessintegration.

SOA ist ein Designansatz zum Entwurf von komplexenSoftwaresystemen, deren Funktionalitt durch voneinanderunabhngige, lose gekoppelte Dienste (Services) realisiert wird.

Wesentliche SOA-Eigenschaften: SOA ist ein Architekturansatz, kein Produkt und kein Werkzeug Services enthalten kleine Bausteine der Applikationslogik SOA aggregiert lose gekoppelte Services zu

Geschftsprozessen Services sind interoperabel und kommunizieren berstandardisierte Schnittstellen miteinander

SOA: direkte Anwendungsintegration


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SOA als Zukunftsvision


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Die Applikation, wie sie uns bisher bekannt war,

gehrt der Vergangenheit an, und die monolithischeIT-Infrastruktur vergangener Tage wird in einedynamische Matrix lose gekoppelter Dienstezerlegt.

Der Wechsel zu SOA wird nicht einfach sein: Wirmssen lernen diese neue Software auf neue Artund Weise erstellen und managen. Das Ergebniswird aber das bewegliche, on-demandUnternehmen sein.

SOA: Vorteile in ECM-Umgebungen


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SOA ermglicht es dem Anwender fr Dokument-Und Content-Funktionalitten die Infrastruktur zuharmonisieren:

nur ein Archiv fr alle Informationen nur ein Konvertierungsdienst

nur eine Workflow-Engine

nur eine Collaboration-Plattform

nur

ECM 2.0 als SOA-Vision


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SOA ist das Ende des Wildwuchses dergewachsenen Dokumentenmanagement-Informationsinseln.

SOA liefert die notwendige Infrastruktur fr dieIntegration von ECM-Diensten.

Ein auf SOA basierendes Dienstekonzept

verringert die Fertigungstiefe bei der Erstellung vonECM-Suiten.


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SaaS


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SaaS

Bereitstellung

von

ECM-Funktionalitt

frJedermann

Definition: SaaS


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SaaS Software as a Service ist eine Methode,Software nach Bedarf bereitzustellen Es hnelt dem ASP Application Service Providing Unternehmen knnen ber SaaS Software-

Anwendungen je nach Bedarf ber das Web nutzen In Bezug auf die Skalierbarkeit bieten

"SaaS"-Lsungen hohe Flexibilitt Durch die steigenden Ansprchen an die

Performance von Mitarbeitern und Lieferanten,

gleichzeitig aber auch von Kunden an dieUnternehmens-Performance ist die Kontrolle unddas Management der Anwendungen und Systemedurch 24/7 Services meist gewhrleistet

Definition SaaS


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Mittelstndische Unternehmen und verteilteOrganisationen, die oftmals ber keine oder abernur limitierte ITK-Ressourcen verfgen, knnenschnell und effektiv neue Marktpltze besetzen undneue Geschftseinheiten professionell aufbauen

Bei den Sicherheitsfragen knnen Anwender vondem bereits verfgbaren Security-Know How aufAnbieterseite profitieren, die sie stndig durch dieTtigkeit fr andere Kunden vertiefen kann

Der Nutzer von SaaS muss sich nicht selbst umSoftware-Updates oder die Verfgbarkeit seinerInformationen kmmern

SaaS im ECM


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SaaS erlaubt die Nutzung von ECM-Diensten ingeschlossenen Gemeinschaften als ASP und inoffenen Gemeinschaften ber Web-Methoden.

Beispiele sind:

der Internetsafe, Projektmanagement-Plattformen,

verteilter Workflow,

kollaboratives Arbeiten in verteilten

Gemeinschaften, bersetzungs- und Publikationswerkzeuge,

etc.

SaaS: Zukunft


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Schtzungen von Gartner gehen davonaus, dass bis zum Jahr 2011 25 Prozentder gesamten Software auf der Basis des

SaaS-Modells entwickelt sein knnte.

ECM 2.0 - die Zukunft im SaaS?


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SaaS demokratisiert ECM:durch SaaS wird ECM-Funktionalitt erstmals einergroen Gemeinschaft auerhalb der internenUnternehmenslsungen bereitgestellt.

SaaS stellt neue Herausforderungen an ECM:SaaS forciert die technologische und funktionaleWeiterentwicklung von ECM, um die Nutzung durch

unbekannte Dritte und mit einfachenBenutzerschnitten ber das Internet zuermglichen.


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OpenSource


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OpenSourceist

die

Herausforderung

fr

kommerzielleECM-Produkte


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Freeware: Definition


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Unter Freeware versteht man Software, die vomUrheber zur kostenlosen Nutzung zur Verfgunggestellt wird und weitgehend ohne Einschrnkungverbreitet werden darf

Im Allgemeinen wird der Begriff Freeware eher frkleinere Softwareprodukte einzelner Programmiererbenutzt, die von diesen ber ihre Homepages zumDownload angeboten werden

Daneben gibt es auch Codinggroups, die Softwareprogrammieren und diese als Freeware anbieten

Open Source & Freeware


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OpenSource ist nicht gleich Freeware.Open Source heit nicht per Definition, dass dieSoftware kostenfrei ist

Die Nutzung von Freeware ist kostenfrei, allerdings

liegt das Programm nur in ausfhrbarer Form vor Der Quelltext steht bei Freeware hufig nicht zurVerfgung


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Open Source und ECM


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Web Content Management wird heute schon vonOpen Source dominiert, vor Enterprise ContentManagement wird diese Entwicklung schwerlichhaltmachen.

ECM-nahe Produkte erhhen den Druck auf diekleineren DMS- und ECM-Anbieter. Noch habenprofessionellere Open Source Produkte eine

geringe Verbreitung in Deutschland - dies wird sichaber kurzfristig ndern.

Open Source und ECM 2.0


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Nur die Komplexitt der Lsungen und der Umfang

der Anwenderanforderungen schtzt diekommerziellen ECM-Produkte noch vor OpenSource.

Open Source Komponenten werdenselbstverstndlicher Bestandteil auch vonkommerziellen ECM-Suiten werden anders lsst sich die Kompatibilitt zum Web-2.0-

Umfeld und der Anschluss an die rasanteEntwicklungsgeschwindigkeit neuer Technologiengar nicht halten.


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Desktop


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Desktop Top Gun

Was

ist

das

fhrendeSystem?

Desktop: Definition


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Allgemein ist der Desktop die Schreibtischflche Desktop ist ebenso eine grafische Bediener-

oberfche, mit der die Funktionalitt einesSchreibtisches nachgebildet wird

Desktop-Anwendungen beziehen sich aus-schlielich auf lokal ausgefhrte Anwendungen

Durch offene Schnittstellen knnen die Desktop-Anwendungen zu Netzwerk-Anwendungen werden

Der Desktop steht auch fr die fhrendeAnwendung, mit der am Meisten vom Anwendergearbeitet wird

Der Kampf um die fhrende Anwendung aufdem Desktop


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Jedes groe Softwaresystem versucht sich als diefhrende Anwendung zu positionieren, sei es SAP,sei es Microsoft, sei es IBM, sei es die uralteFachanwendung im Service-Rechenzentrum.

Microsoft ist drauf-und-dran seine fhrendePosition auf dem Desktop mit Betriebssystem undOffice an Browser-basierte Lsungen im Internet zuverlieren.

ECM und fhrende Anwendungen


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ECM wird nur in sehr wenigen Bereichen, wo esum Dokumenten-orientierte Bearbeitung geht, alsfhrende Oberflche akzeptiert werden als virtuelle Akte, bei bestimmten Typen vonWorkflow, als einheitlicher Posteingangskorb,als Anwendungs-unabhngiger Archivzugang.

ECM verschwindet im Bauch andererAnwendungen. ECM ist so nicht mehr als

eigenstndige Anwendung fr den Nutzer sichtbar.

Die Zukunft von ECM: Enabling


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Ergnzung von vorhandenen Anwendungen umDokumentenmanagement-Funktionen auf Client- und/oderServerebene, damit mit gleicher Funktionalitt die gleichenInformationen und Dokumente aus verschiedenenApplikationen heraus genutzt werden knnen.

Nutzung von ECM-Funktionalitt ber integrierte Funktionenund Aufrufe direkt aus der fhrenden, vom Anwender frseine Ttigkeit am hufigsten genutzten Anwendung heraus.

Keine eigene Oberflche, allenfalls ffnung von Fenstern,

sondern Bereitstellung der ECM-Funktionalitt innerhalb deraufrufenden Anwendung selbst.

Der ECM 2.0 Desktop


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ECM-Funktionalitt muss in jeder Anwendungintegriert zur Verfgung stehen. Irgendwannreduziert sich dann die Funktionalitt auf diedrei Knpfe:

Informationen speichern, Informationen wiederfinden,

Informationen strukturiert bereitstellen.

Vielleicht berlebt ECM nur als kleines Portlet,integriert in Internet- und Intranet-Portale.


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Nutzung


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Nutzung

WeristderAnwender

derZukunft?

Facetten der Nutzung


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Form der Nutzung

Nutzung durch den Anwender, interaktiv in derBedienungsoberflche

Nutzung durch Software-Services, automatisiert alsHintergrunds- oder Dunkelverarbeitungsprozess

Usability

Nutzbarkeit als Ergonomiemastab

Nutzbarkeit als Qualittsmastab

Nutzungshufigkeit

Nutzbarkeit als Produktivittsmastab

Nutzung als Wirtschaftlichkeitsfaktor

Nutzung von ECM


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ECM dient dazu Informationen zu organisieren undschnell wieder zu finden.

Nur wenn ECM einfach zu bedienen ist, lsst sichAkzeptanz fr ein solches System schaffen. DieOrdnung, Verwaltung und Indizierung vonInformationen ist sonst ein lstiger Zusatzaufwand.

Die Nutzung von ECM erfordert einen

organisatorischen Unterbau, denn Software alleinlst nicht die Probleme der Informationsnutzungund Prozesse im Unternehmen.

ParadigmaECM = Unternehmenssoftware


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ECM-Software ist relativ komplex, besonders wennsie Prozesse untersttzen soll. Man mussAnwender schulen, damit die Software optimalgenutzt werden kann.

Das Wort Enterprise in ECM sagt es schon aus die Software ist fr Unternehmen und die Nutzungim Unternehmen