1 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

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E-Mail-Management &

E-Mail-Archivierung

Vogel Business Media

Dr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT CONSULT

Unternehmensberatung

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Breitenfelder Straße 17

20251 Hamburg

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© PROJECT CONSULT 2011

VOGEL BUSINESS MEDIA

E-MAIL-ARCHIVIERUNG RICHTIG GESTALTEN – RECHTLICHE GRUNDLAGEN, MANAGEMENT UND LÖSUNGEN FÜR DIE IT-PRAXIS

DR. ULRICH KAMPFFMEYER

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

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ORGANISATORISCHES

• Bitte alle Mobil-Telefone auf stumm stellen

• Mittagessen bitte aus der Liste auswählen

• Teilnehmerliste bitte unterschreiben

• Download der vollständigen PDF-Tagungsunterlage (ab 17.03.2011):www.PROJECT-CONSULT.de „Handouts“ oder direktwww.PROJECT-CONSULT.net/files/EMA2011.pdf

• „Wer früher weg muss“ … Zertifikat nicht vergessen

• Bitte die elektronische Teilnehmerbefragung morgen online ausfüllen

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AGENDA

1. Einführung

2. Definitionen

3. Rechtsfragen

4. Funktionalität

5. Archivierungsverfahren

6. Besondere Problembereiche

7. Ausblick

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EINFÜHRUNG

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ÜBERSICHT EINFÜHRUNG

1.1 Die elektronische Post

1.2 Nutzen von E-Mail

1.3 E-Mail – Problematik

1.4 Gründe für E-Mail - Archivierung

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DIE ELEKTRONISCHE POST

1.1

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E-MAIL ALS MEDIUM DER GESCHÄFTSKOMMUNIKATION

• Geschäfte können elektronisch per E-Mail getätigt werden

• E-Mails sind dementsprechend originär elektronische Dokumente, Belege, Handelsbriefe, Aufträge, Verträge usw.

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DER WERT ELEKTRONISCHER INFORMATION

• Auf den Inhalt kommt es an … nicht auf die Form der Übermittlung

• Nur Information, die auch in Prozessen oder als Wissen genutzt wird, hat einen inhärenten Wert

• E-Mail-Systeme bieten keine geeignete, nachvollziehbare Prozessunterstützung

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ELEKTRONISCH SIGNIERTE DOKUMENTE

• Durch die Verwendung der elektronischen Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem manuell unterzeichneten Papierdokument im Prinzip gleichwertig ist

• Die elektronische Signatur sichert vorrangig die Unverändertheit der Nachricht und die Authentizität des Unterzeichners

• Elektronisch signierte Dokumente werden in der Regel im Dokumentenaustausch, also per E-Mail, benutzt

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WERT VON INFORMATIONEN

• Der Wert von Information bemisst sich an einer Reihe von individuellen Kriterien, die von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ausfallen.

• Es existieren jedoch Grundparameter:Z.B. ist ein Großunternehmen, das lediglich mit Informationen arbeitet, wie eine Bank oder eine Versicherung, anders zu bewerten als ein physische Produkte produzierendes mittelständisches Unternehmen.

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NUTZEN VON E-MAIL

1.2

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VORTEILE DER E-MAIL

• Nachvollziehbarkeit und Nachweisbarkeit: Man hat alles schriftlich / elektronisch

• Einfache Archivierung: Mitschreiben am Telefon entfällt

• Asynchronität: Man kann sich die Antwort in Ruhe vorbereiten, weniger Störungen

• Effektivität: Man kann mehrere Adressaten zugleich informieren

• Anlagen: Einfaches Mit-Versenden von Anlagen (Dokumente, Zeichnungen, etc.) aller Art

Quelle: http://www.leitenbauer.at/mailvorteile.htm

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VORTEILE DER E-MAIL

• Bezug:Der Bezug zum ursprünglichen Mail ist bei einer Antwort klar erkennbar, wenn man das ursprüngliche Mail nicht entfernt

• Erinnerungsfunktion• Möglichkeit der Verschlüsselung durch einfache

Dienstprogramme• Datenbankabfragen möglich• Einfaches Weiterleiten• Elektronisch ohne Medienbruch weiterverarbeitbar

Quelle: http://www.leitenbauer.at/mailvorteile.htm

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NACHTEILE DER E-MAIL

• Information „nachlässig verpackt“ • Rechtschreibfehler, Fehler in der Grammatik und

stilistische Mängel• Falsche Empfänger in der Adresszeile• Nicht (immer) Rückmeldung möglich, ob E-Mail

angekommen ist• Bei Beanstandungen oder Konflikten Gefahr von

Missverständnissen (Fehlen der gestischen und mimischen Zusatzinformation)

• Keine sinnvoll ausgefüllten Betreffzeilen führen zu Identifikationsproblemen

• Beantwortung von E-Mails mit anderem sachlichen Inhalt führt zu „Unordnung“

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NACHTEILE DER E-MAIL

• E-Mail fördert unüberschaubare Informationsflut• Überfüllte Emailbriefkästen: Prioritätensetzung• Erwartungsdruck: E-Mail rasch beantworten - auch

bei komplexen Fragestellungen • Persönliche Gespräche nehmen ab• Gefahr Stimmungen und voreilige Meinungen zu

schnell weiterzugegeben • Tendenz steigt, Informationen weiterzuleiten und

Verantwortung abzuschieben

Quelle: http://www.rhetorik.ch/EKommunikation/EKommunikation.html

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Quelle: http://aiim.typepad.com/aiim_blog/2011/02/email-mail-sucks-lets-move-on-for-most-things.html

PRODUKTIVITÄT VON EMAIL NACHJOHN MANCINI AIIM, 2011

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E-MAIL PROBLEMATIK

1.3

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E-MAIL-PROBLEMATIK (1)

Original ?• Ein Empfänger• Mehrere Empfänger• Ein Empfänger, mehrere CC: Empfänger• Verteiler, viel bcc: Empfänger

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Zitierstil• Keine Übernahme• Vollständige Übernahme

(mit Schachtelung)• Teilweise Übernahme• Editierbarkeit

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Lesbarkeit

• E-Mail nicht anzeigbar• E-Mail Attachment nicht anzeigbar• Verlinkte Seite nicht aufrufbar• Zeichensatzprobleme

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Inhaltliche Bewertung• Durch Empfänger• Relevanz häufig nicht sofort erkennbar

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Status• Vorabinformation• Kopie• Original• Rechtskräftiges Original

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Fehlende Metadaten• Betreff• Individueller Absender• Bezug im Text

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E-Mail mit TextJjhkjqwfqnckqlef b pok poküf

kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5

poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io

Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog

Umschlag

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Email mit Text und mehreren unterschiedlichen Attachments

Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5



E-Mail mit Text und Attachment PDF




PDFWord

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Mehrfach geschachtelte Email mit enthaltener Email und Attachments




E-Mail mit Text und eingebetteter E-Mail

PDF




PDFWord

PDF

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E-Mail mit HTML, Links und Nachladen aus dem InternetJjhkjqwfqnckqlef b pok poküf

kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg

gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo

itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io

E-Mail mit HTMLJjhkjqwfqnckqlef b pok poküf

kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it

p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io


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• Ohne Signatur• Mit fortgeschrittener Signatur• Mit qualifizierter Signatur

• Nur Umschlag signiert• Umschlag mit Attachment signiert• Nur Attachments signiert• Gemischt signierte und unsignierte Attachments

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E-Mail mit elektronischer Signatur und Attachment




E-Mail mit Text und elektronischer Signatur

PDF




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E-Mail mit Text und Attachment mit elektronischer Signatur




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Eingangsnachweis• Bestätigung des Empfängers• Bestätigung des Lesers• Keine Bestätigung der Bearbeitung• Keine elektronischen Posteingangs- und Ausgangsbücher,

da Einträge löschbar

Beziehung des Eingangs zur einzelnen E-Mail ?!• Referenzierung• Vollständigkeit• Multiple Adressaten

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Firewall• Firewall verhindert Empfang von E-Mails mit

+ Viren− Elektronische Signatur− Speziellen Attachments− + Bestimmter Absender− Bestimmte Größe

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Outlook <-> Notes <-> Google <-> Opensource• Formatierung• Auszeichnungsmerkmale• Zeichensätze• Aufbau• Metadaten• Interne Struktur

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Ordnung• Persönliche Postkörbe• Gruppenpostkörbe• Funktionspostkörbe• „Transportable Kopien“ (Notebook)• Ausgelagerte Postkörbe

Grundsätzliches Problem:• Zusammenhang zwischen Nachricht und Antwort(en)

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Absender-Erkennung• Interne, bekannte Adresse• Externe, bekannte Adresse• Externe, unbekannte Adresse• Externe, „verdeckte“ Adresse

Authentifizierte Absender• Internes Management in einem Directory Service• Elektronische Signatur• DE-Mail• E-Postbrief• Reg-Mail

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Empfangsnachweis• Richtige Adresse• Richtige(r) Empfänger

• Gruppen-/Funktions-Postkorb mit intransparenten Empfängern

• Richtiger Zeitstempel• Vollständigkeit / Lesbarkeit

Versandnachweis• Richtige(r) Empfänger• Richtiger Zeitpunkt• Vollständigkeit

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GRÜNDE FÜR E-MAIL-ARCHIVIERUNG

1.4

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UNSICHERHEIT BEIM ANWENDERZUGRIFF AUF ARCHIVIERTE E-MAILS (UND OFFICE-DOKUMENTE)

Wie sicher sind sie sich mit der Genauigkeit undder Rückholbarkeit ihrer elektronischenDokumente und E-Mails?

AIIM Marktstudie ECM-Nutzer, 2010

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GRÜNDE ZUR ARCHIVIERUNG VON E-MAILS

Wirtschaftliche Gründe:

• Direkter Zugriff auf alle Informationen unabhängig vom Empfänger

• Entlastung der Kommunikationssysteme• Reduzierung von Suchzeiten aufgrund der integrierten

Suchfunktionalitäten im Archivsystem• Sicherung und Bereitstellung von in E-Mails

vorhandenen geschäftskritischen Informationen in nachgelagerten Systemen

• usw.

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GRÜNDE ZUR ARCHIVIERUNG VON E-MAILS

Rechtliche Gründe:

• Anforderungen, basierend auf den Aufbewahrungspflichten für geschäftsrelevante Informationen

• Spezielle Gesetze zur Aufbewahrungspflicht von E-Mails

• Allgemeine länderspezifische rechtliche Vorschriften

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FAZIT (1)

E-Mail als Kommunikationsmittel hat Anfang des 3. Jahrtausends den Brief auf Papier abgelöst.

Die Rahmenbedingungen für die Kommunikation orientieren sich jedoch immer noch an den Restriktionen und Organisationsformen des Papiers.

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DEFINITIONEN2

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ÜBERSICHT DEFINITIONEN

2.1 E-Mail

2.2 E-Mail-Management /

E-Mail-Response-Management

2.3 E-Postbrief

2.4 DE-Mail

2.5 Revisionssichere Archivierung

2.6 Langzeitarchivierung

2.7 Digital Preservation

2.8 Aufbewahrung

2.9 Vertrauenswürdige Archivierung

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E-MAIL

2.1

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E-MAIL

• Eine auf elektronischem Weg in Computernetzwerken übertragene Nachricht

• Format einer E-Mail durch RFC 5322 festgelegt• Danach bestehen E-Mails nur aus Textzeichen• Andere Internet-Standards fügen Möglichkeiten

hinzu, auch Zeichen außerhalb von ASCII sowie Datei-Anhänge zu verschicken

• E-Mails intern in zwei Teile geteilt: Header mit Kopfzeilen und Body mit eigentlichem Inhalt der Nachricht

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E-MAIL

• E-Mail-Adresse bezeichnet eindeutig den Empfänger einer E-Mail

• Ermöglicht damit Zustellung an diesen Empfänger• Transport per SMTP im Internet:

E-Mail-Adresse besteht aus zwei Teilen: domain-part, local-part

• Andere Transportmechanismen wie zum Beispiel UUCP oder X.400 verwenden eine andere Adress-Syntax

• Dateianhang (engl.: attachment) = Datei, die im Body einer E-Mail verschickt wird

• Durch MIME-Protokoll ermöglicht, welches Unterteilung des Body und Kodierung der Datei regelt

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VERSAND EINER E-MAIL: ABLAUF

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E-MAIL-MANAGEMENT / E-MAIL-RESPONSE-MANAGEMENT

2.2

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E-MAIL-MANAGEMENT

• Eingangskontrolle und Nachweis• Filterung und Prüfung• Verteilung• Teilautomatisierte Auswertung• Unterstützung bei der Beantwortung• Zuordnung zu Geschäftsvorfällen• etc.

… erst am Ende steht die Archivierung

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E-MAIL-MANAGEMENT

• Intelligenter Umgang mit den Inhalten von E-Mails wichtiger Wettbewerbsfaktor, da E-Mails als Kommunikationsmedium einerseits und als Transportmedium für angehängte Dateien andererseits einen immer höheren Stellenwert einnehmen

• Software für E-Mail-Management erleichtert die Verwaltung der elektronischen Post deutlich

• Zwei Arten von E-Mail-Management-Systemen:• E-Mail-Archivsysteme steuern die Aufbewahrung von

Nachrichten inklusive Dateianhängen• E-Mail-Response-Management-Systeme unterstützen den

Anwender bei der Beantwortung von E-Mails

Quelle: http://www.documanager.de/magazin/artikel_1872_email_management.html

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E-MAIL-RESPONSE-MANAGEMENT

• Datenbankbasierte Anwendung, die der strukturierten, automatisierten und nachvollziehbaren Bearbeitung von großen Mengen eingehender E-Mails dient

• Ziele: Beschleunigung der Bearbeitung, Steigerung der Effizienz und der Agentenleistung, Erhöhung der Antwortkonsistenz sowie die Dokumentation des E-Mail-Aufkommens und einzelner Vorgänge, Kundenzufriedenheit verbessern

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• Durch Kategorisierung werden Anfragen thematisch eingeordnet, sodass sie dem richtigen Mitarbeiter oder Geschäftsprozess zugeordnet werden können

• Zuverlässigkeit von modernen ERMS:• Business-Rules:

Welche Prozesse manuell oder automatisch für welche Arten von Anfragen vorzusehen sind, deren Einhaltung prüfen

• Für bestimmte Kunden oder Bearbeiter können spezielle Workflows hinterlegt werden

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• Durch redaktionell bearbeitete Textbausteine wird sichergestellt, dass Expertenwissen für jeden Bearbeiter bereitsteht und qualitativ hochwertige Antworten gegeben werden können

• Arbeitserleichterung vor allem dann, wenn repetitive Aufgaben automatisiert werden. Entscheidend:

• Sehr gute inhaltliche Analyse der Kommunikation

• Automatische Bereitstellung von relevanten Informationen oder Textbausteinen spart Zeit

Quelle: http://wiki.computerwoche.de/doku.php/it-management/mail-response-management

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E-POSTBRIEF

2.3

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DER E-POSTBRIEF

• Angebot der Deutschen Post AG:www.epost.de

• Soll zuverlässige und vertrauliche elektronische Kommunikation gewährleisten

• SSL-verschlüsseltes Webportal: elektronische Nachrichten als Online-Brief zwischen Kunden des E-Postbrief-Dienstes versenden

• Besitzt der Empfänger eines E-Postbriefs keinen elektronischen Briefkasten des Dienstes, so wird die Nachricht als hybrider E-Postbrief gedruckt, kuvertiert und per Postbote zugestellt

Quelle: Deutsche Post http://www.epost.de/privatkunden.html

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DER E-POSTBRIEF

• Für die Authentifizierung während der Anmeldung ist ein PostIdent-Nachweis, also das persönliche Vorlegen eines Lichtbildausweises bei der Post Voraussetzung

• Adresse ([email protected]) kann keine E-Mails gemäß IETF-Norm RFC 5322 empfangen

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DER E-POSTBRIEF

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DE-MAIL2.4

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DE-MAIL

• Bundesregierung hat die DE-Mail als rechtssicheres Kommunikationsmittel ins Leben gerufen

• Schaffung vertrauenswürdiger Lösungen für elektronische Kommunikation im Rechts- und Geschäftsverkehr, bei denen sich Teilnehmer der Sicherheit der Dienste, der Vertraulichkeit der Nachrichten und der Identität ihrer Kommunikationspartner sicher sein können

• Stärkung Rechtssicherheit im elektronischen Rechts- und Geschäftsverkehr durch verbesserte Beweismöglichkeiten

• Schaffung rechtlichen Rahmens für eine rechtssichere Zustellung elektronischer Dokumente

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DE-MAIL

• Beteiligt an der DE-Mail sind die zur United Internet AG gehörenden Provider und Freemail-Anbieter GMX und Web.de sowie die Deutsche Telekom

• E-Brief ist Konkurrenzprodukt zur DE-Mail

• E-Brief ist kein DE-Mail-Angebot (die Deutsche Post wird sich DE-Mail anschließen)

• Streitpunkt: Frage der einheitlichen Adressendung - Endungen sind aufgrund der fehlenden endgültigen Fassung des DE-Mail-Gesetzes für ePostbrief unklar

• Im Fall einer DE-Mail-Akkreditierung will die Post nicht auf ihr Markenzeichen „ePostbrief“ verzichten

• Es ist in naher Zukunft mit weiteren Veränderungen in diesem Bereich zu rechnen

Quelle: http://gesetzgebung.beck.de/news/de-mail-gesetz-buergerportale-gesetz

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DE-MAIL

• Einhaltung technischer Umsetzung fraglich: • Hohe Anforderungen an Sicherheit, Funktionalität,

Interoperabilität und Datenschutz erfüllen• Bundesamt für Sicherheit in der

Informationstechnik (BSI) veröffentlicht Zulassungskriterien auf seinen Webseiten

• Rechtliche Voraussetzung für die Zulassung als DE-Mail-Provider: „Gesetz zur Regelung von DE-Mail-Diensten und zur Änderung weiterer Vorschriften“

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ENTWURF GESETZ DE-MAIL

• Entwurf: 13. Oktober 2010 vom Bundeskabinett verabschiedet

• Gesetzentwurf der Bundesregierung: 08. November 2010 veröffentlicht

• Ziel:• Schaffung Rechtsrahmen zur Einführung

vertrauenswürdiger Bürgerportale im Internet, der für Dienstanbieter Rechtssicherheit schafft

• Sichere, rechtskräftige Nachrichtenübermittlung• Bürger-Safe für elektronische Dokumente

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ÄNDERUNGEN ENTWURF GESETZ DE-MAIL

• 07.02.2011: Bei einer Anhörung im Innenausschuss des Bundestags hat die Mehrzahl der Experten den umstrittenen Regierungsentwurf für ein "Gesetz zur Regelung von DE-Mail-Diensten" in weiten Zügen abgelehnt

• 22.02.2011: geänderter Gesetzentwurf:

• Nicht mehr erforderlich, eine abgesicherten E-Mail über eine feste Domain beziehungsweise den Wortbestandteil "DE-Mail" zu kennzeichnen

• Grenze bestehe darin, dass eine für DE-Mail verwendete Domain dann auch nur für diesen Zweck genutzt werden dürfe

Quelle:http://www.heise.de/newsticker/meldung/Nur-noch-geringfuegige-Aenderungen-am-De-Mail-Gesetz-1195017.html

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ÄNDERUNGEN ENTWURF GESETZ DE-MAIL

• 24. Februar 2011 ist DE-Mail-Gesetz vom Deutschen Bundestag mit den Stimmen der Regierungsfraktionen beschlossen worden

• Verpflichtung für zertifizierte Anbieter, eine DE-Mail bei Zahlungsverzug abrufbar zu machen

• Provider kann ein Konto demnach nicht komplett sperren, sondern höchstens kündigen oder die Versandoption blockieren

• Keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung durch die Provider


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DE-MAIL:BÜRGER-SAFE

DE-Safe:• Ablage persönlicher Daten in einem elektronischen

„Safe“• Dokumente standardmäßig verschlüsselt abgelegt

und nur bei Abruf durch den (authentifizierten) Nutzer durch den DE-Mail-Provider entschlüsselt

• Bei Bedarf: einzelne, alle oder bestimmte Kategorien seiner Dokumente zusätzlich clientseitig verschlüsseln und im DE-Safe ablegen

• Aufgabe:Unterlagen verschlüsselt ablegen und ständig vor Veränderungen geschützt bereit halten

Quelle: http://www.datenschutz-praxis.de/fachwissen/fachartikel/wie-der-datenschutz-bei-de-mail-sichergestellt-werden-soll/

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REVISIONSSICHERE ARCHIVIERUNG

2.5

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ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG

„Elektronische Archivierung ist die datenbankgestützte, langzeitige, sichere und

unveränderbare Aufbewahrung von jederzeit wieder reproduzierbaren elektronischen

Informationsobjekten.“

• Unveränderbare, langzeitige Aufbewahrung elektronischer Information

• Im Deutschen spezielle Archivsysteme• Im Englischen unterschiedliche Komponenten, die

separat als „Records Management“, „Storage“ und „Preservation“ bezeichnet werden

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REVISIONSSICHERE ARCHIVIERUNG

Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten.

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REVISIONSSICHERHEIT

• Revisionssicherheit immer beim Kunden vor Ort• Betrachtet die Einhaltung der Vorgaben

rückblickend (re-vision) und Zertifikate bescheinigen, dass alles ordentlich war

• Für jede individuelle Anwendung eine Verfahrensdokumentation und Abnahme benötigt, die den gesamten Prozess (Organisation, Abläufe und technische Lösung eingeschlossen) beinhaltet

• Kein allgemeingültiger Stempel "Revisionssicher", den man auf eine Produktverpackung kleben könnte

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REVISIONSSICHERHEIT: KRITERIEN

Folgende grundsätzlichen Kriterien gelten für die

Revisionssicherheit von Archivsystemen:

• Ordnungsmäßigkeit• Vollständigkeit• Sicherheit des Gesamtverfahrens• Schutz vor Veränderung und Verfälschung• Sicherung vor Verlust• Nutzung nur durch Berechtigte• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen• Dokumentation des Verfahrens• Nachvollziehbarkeit• Prüfbarkeit

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„RECHTSSICHERHEIT“

Rechtssicherheit gibt es nicht bei der Archivierung:

• Rechtssicherheit ist ein Begriff aus dem Staatsrecht und dem Grundgesetz, der nicht auf Archivsysteme angewendet werden kann• Der Bürger muss darauf vertrauen können, dass die

Legislative ihm Rechtssicherheit gewährt.

• Gesetze können sich ändern – auch rückwirkend• Systeme und Verfahren können nicht über (bis zu)

100 Jahre die Kontinuität gewährleisten

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LANGZEITARCHIVIERUNG

2.6

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LANGZEITARCHIVIERUNG

Langzeitarchivierung:

Unter „elektronischer Langzeitarchivierung“ versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren.

Archivare in historischen Archiven verstehen unter Langzeitarchivierung die ewige, dauerhafte Archivierung.

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DIGITAL PRESERVATION

2.7

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AUFBEWAHRUNG2.8

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AUFBEWAHRUNG

• Vom Gesetzgeber verwendeter Begriff für Archivierung

• Ausnahme: Bundes- und Landesarchivgesetze

• „..Unterlagen werden gemäß ihrer rechtlichen Gültigkeit nach Schließung der Akte aufbewahrt..“

• Im kaufmännischen Bereich sprechen die GOBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme, HGB (Handelsgesetzbuch) oder auch AO (Abgabenordnung) lediglich von „Aufbewahrung“

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ANFORDERUNGEN AN DIE LANGFRISTIGE AUFBEWAHRUNG AUS SICHT „ELEKTRONISCHE SIGNATUR“

Grundsätzliche Anforderungen

• Keine „Verringerung des Beweiswerts“ des Dokuments

Funktionale Anforderungen der Beweissicherung

• Erhalt der Lesbarkeit

• Erhalt der Integrität

• Erhalt der Authentizität

• Erhalt der Vollständigkeit

• Erhalt der „Verkehrsfähigkeit“

(Quelle: Rechtliche Rahmenbedingungen für eine beweissichere Archivierung, Fachkonferenz „Rechtssicherheit bei der elektronische Archivierung“, Bundesministerium für Wirtschaft, Berlin, 13. Dezember 2005)

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VERTRAUENSWÜRDIGE ARCHIVIERUNG

2.9

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DEFINITION VERTRAUENSWÜRDIGKEITNACH NESTORLaut Kriterienkatalog wird Vertrauenswürdigkeit

(Trustworthiness) „als Eigenschaft eines Systems

angesehen, gemäß seinen Zielen und Spezifikationen

zu operieren (d.h. es tut genau das, was es zu tun

vorgibt).

Aus Sicht der IT-Sicherheit stellen Integrität,

Authentizität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit

Grundwerte dar. IT-Sicherheit ist somit ein wichtiger

Baustein für vertrauenswürdige digitale

Langzeitarchive.“

(http://files.d-nb.de/nestor/materialien/nestor_mat_14.pdf)

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VERTRAUENSWÜRDIGE LANGZEITSPEICHERUNG NACH BSI

• Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik• Seit 01.03.2011:

Neue Technische Richtlinie BSI TR-03125„Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente“ (TR-ESOR)

• Vormals: „Vertrauenswürdige elektronische Langzeitspeicherung“ (TR-VELS)

Quelle: https://www.bsi.bund.de/ContentBSI/Publikationen/TechnischeRichtlinien/tr03125/index_htm.html

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VERTRAUENSWÜRDIGE LANGZEITSPEICHERUNG NACH BSI

TR-03125 TR-ESOR Änderungen im Inhalt:• Anspruch der Gültigkeit ist ähnlich geblieben• Begriff „Vertrauenswürdigkeit“ ist raus• „Revisionssichere Archivierung“ taucht

nicht mehr auf• Zertifizierung wird beibehalten• Es taucht der neue Ansatz „Middleware“ auf• Aus Archivsystem/Archivspeicher wird ECM/Archiv

• Unlogisch, da ECM mehr als Archiv ist und selbst eine Middleware darstellt

• Erneut ist eine Normung im DIN geplant (damit auch Relevanz ausserrhalb der Bundesbehörden?!)

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FAZIT (2)

Die Erfinder der E-Mail haben sich vor über 25 Jahren Gedanken über den Nachrichtenaustausch gemacht,

jedoch nicht einen Gedanken an die Themen Verwaltung, Aufbewahrung und Archivierung verwendet.

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RECHTLICHE ANFORDERUNGEN

3

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ÜBERSICHT RECHTLICHE ANFORDERUNGEN

3.1 Compliance

3.2 GRC Governance, Risk Management und Compliance

3.3 Rechtliche Anforderungen International

3.4 Rechtliche Anforderungen USA

3.5 Rechtliche Anforderungen Europa

3.6 Archivierungsrelevante Gesetze in Deutschland

3.7 Verordnungen in Deutschland

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COMPLIANCE

3.1

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COMPLIANCE

Übereinstimmung mit und Erfüllung von

rechtlichen und regulativen Vorgaben.

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DIREKTE UND INDIREKTE AUSWIRKUNGEN

Vielfach ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben für einen Anwendungsfall auch Auswirkungen und implizite Anforderungen für andere Fälle:

Direkte Auswirkungen - Beispiele• HGB• AO / GDPdU / GOBS• Verrechnungspreisdokumentation

Indirekte Auswirkungen – Beispiele:• Basel II (für „Nicht-Banken“)• BDSG

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GRUNDSÄTZLICH

• Alle rechtlichen und gesetzlichen Vorgaben gelten auch in der elektronischen Welt!

• Die Anforderungen an die DV-Welt sind jedoch häufig noch nicht oder nicht direkt enthalten und müssen daher adäquat abgeleitet werden

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GRC GOVERNANCE, RISK MANAGEMENT UND COMPLIANCE

3.2

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GRC: GANZHEITLICHER ANSATZ

Bisheriger Ansatz:• Governance, Risk Management und Compliance als

einzelne Säulen• Aufteilung auf verschiedene Rollen und Bereiche• Umsetzung in spezifischen Lösungen

GRC-Ansatz:• Ganzheitliche Betrachtung und Umsetzung der

Anforderungen• Technische Infrastruktur zur

• Implementierung und Überwachung von Prozessen• Definition und Kontrolle von Risiken• Dokumentation und Archivierung von Geschäftsvorfällen

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GRC

GRC vereinigt die Disziplinen Corporate Governance, Risikomanagement und Compliance als durchgängiges Vorgehensmodell

Governance

Compliance

Risk Management

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DEFINITION GOVERNANCE

Der Begriff Governance bezeichnet Standards beziehungsweise spezielle Rahmenbedingungen für Strukturen und Prozesse der Führung, Verwaltung und Überwachung börsennotierter Unternehmen.

• Gilt auch für große GmbHs und andere Gesellschaftsformen

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DEFINITION RISK MANAGEMENT

Risk Management ist die systematische Erfassung, Bewertung und Steuerung der unterschiedlichsten Risiken. Es ist ein systematisches Verfahren, das in verschiedensten Bereichen Anwendung findet, zum Beispiel bei

•Unternehmensrisiken •Kreditrisiken •Finanzanlagerisiken •Umweltrisiken •Versicherungstechnischen Risiken •Technische Risiken.

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RECHTLICHE ANFORDERUNGEN INTERNATIONAL

3.3

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BASEL II

• Basel II = Neugestaltung der Eigenkapitalvorschriften der Kreditinstitute

• Basler Ausschuss für Bankenaufsicht eröffnete mit der Vorlage eines Konsultationspapieres im Juni 1999 die Diskussion, die am 26.06.2004 abgeschlossen wurde

• Ziel von "Basel II„: Stabilität des internationalen Finanzsystems erhöhen

• Dazu sollen die Risiken im Kreditgeschäft besser erfasst und die Eigenkapitalvorsorge der Kreditinstitute risikogerechter ausgestaltet werden

• In EU durch Bankenrichlinie 2006/48/EG und Kapitaladäquanzrichtlinie 2006/49/EG umgesetzt und in zwei Stufen zum 01.01.07 und zum 01.01.08 zur Anwendung gebracht

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BASEL IIAUSWIRKUNGEN FÜR DIE ARCHIVIERUNG

• Der Begriff Archivierung wird nicht benutzt• Dokumentation der Geschäftstätigkeit und

Transaktionen• Prüfbarkeit durch Aufsichtsbehörden und

Wirtschaftsprüfer

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SOLVENCY II

• Solvency II ist ein EU-Kommissionsprojekt zur Festlegung neuer Solvabilitätsvorschriften bei der finanziellen Ausstattung von Versicherungsunternehmen.

• Solvency II wird ab 2008 bis voraussichtlich 2010 national umgesetzt.

• Wie bei Basel II wird ein 3-Säulen-Ansatz verfolgt, anders als bei der Bankenbranche stehen aber weniger die Einzelrisiken, als vielmehr ein ganzheitliches System zur Gesamtsolvabilität im Zentrum.

• Neben quantitativen werden hier auch qualitative Aspekte betrachtet

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AUSWIRKUNGEN DER SOLVENCY II FÜR DIE E-MAIL

• Dokumentation der Geschäftstätigkeit und Transaktionen die per E-Mail stattgefunden haben

• Prüfbarkeit durch Aufsichtsbehörden• Nachweispflichten z.B. gegenüber

Rückversicherern

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RECHTLICHE ANFORDERUNGEN USA:SOA & SEC

3.4

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SARBANES-OXLEY-ACT (SOX ODER SOA)

• Nach den beiden Leitern der Kommission benannt, die das Gesetz entworfen haben

• SOA wurde als Folge von Bilanzskandalen und Unternehmenszusammenbrüchen durch die US-amerikanische Legislative 2002 erlassen und stellt die bedeutendste Änderung der US-Wertpapiergesetze seit 1933/34 dar

• Das Gesetz findet Anwendung für alle Unternehmen, die an der New York Stock Exchange gelistet sind

• SOA hat die Aufgabe, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit in den Unternehmen bei Prüfungen durch die SEC, Securities und Exchange Commission, zu verbessern

• Unternehmen werden verpflichtet, u.a. ein internes Kontrollsystem für die Rechnungslegung zu unterhalten, die Wirksamkeit der Systeme zu beurteilen und die Richtigkeit der Jahres- und Quartalsberichte beglaubigen zu lassen

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SARBANES-OXLEY-ACT

,,. . . whoever knowingly alters, destroys, mutilates, conceals, covers up, falsifies or makes a false entry in any record, document or tangible object with intent to impede, obstruct or influence the investigation or proper administration of any matter within the jurisdiction of any department or agency of the United States or any case filed under title 11 or in relation to, or contemplation of any such matter of case, shall be fined under this title, imprisoned not more than 20 years, or both."

(Quelle: ‘‘Sarbanes-Oxley Act of 2002“, Sec. 802, §1519)

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SECURITIES UND EXCHANGE COMMISSION (SEC)

,, Electronic documents and the storage on which they reside contain relevant, discoverable information beyond that which may be found in printed documents.Therefore, even where a paper copy exists, we will seek all documents in their electronic form along with information about those documents contained on the media."

(Auszug aus Electronic Evidence Discovery der SEC)

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E-DISCOVERY

• Besonders relevant in den USA• Anfrage, Suche und Ortung elektronischer Daten• In digitaler Datenbank alle wichtigen

Geschäftsdokumente enthalten, Abruf über Suchfunktion schnell und ohne großen Aufwand

• „Elektronische Beweissicherung“• Beweise sollen einfach zugänglich und vertraulich

sein (Indizierung der abgelegten Daten, Volltextsuche)

• Key Escrow:• Wenn Public-Key-Infrastruktur (PKI) eingerichtet:

jene Schlüssel hinterlegen, die notwendig sind, um die vom (End-)Benutzer verschlüsselten Informationen zu dechiffrieren

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RELEVANZ VON E-DISCOVERY FÜR UNTERNEHMEN

Klägeranwälte sind organisiert und handeln wie eine Industrie

Aggressives Marketing, z. B. über Internet

No Cost / no risk als Verkaufstaktik

Große Werbe-Budgets Finanzierung von Prozessen

durch externe Investoren Starke Lobby (Allianzen mit

State Attorney Generals, Verbraucherschützern, Unterstützung des Wahlkampfs von Politikern und Richtern)

Geschätzte Kosten der Schadensersatzklagen in den USA pro Jahr: $ 250 Mrd.

Attraktivität ausländischer Unternehmen als Ziel einer Klage

Auswahl der „targets“ anhand der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit (deep pocket)

Ausnutzen strategischer Vorteile aufgrund der Unerfahrenheit ausländischer Unternehmen

Deutsches Unternehmen

Trial Lawyers, Inc.

E-Discovery

als Druckmitt

el

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RECHTLICHE ANFORDERUNGEN EUROPA

3.5

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„E-SIGNATUR“ - RICHTLINIE 1999/93/EG

Mit dieser Richtlinie werden die Kriterien festgelegt, die als Grundlage für die rechtliche Anerkennung elektronischer Signaturen dienen. Der Schwerpunkt liegt dabei auf Zertifizierungsdiensten. Im Einzelnen geht es um:

• Gemeinsame Verpflichtungen für Zertifizierungsdiensteanbieter, um die grenzüberschreitende Anerkennung der Signaturen und der Zertifikate in der Europäischen Gemeinschaft sicherzustellen

• Gemeinsame Haftungsregeln, um eine Vertrauensgrundlage sowohl bei den Verbrauchern, die sich auf die Zertifikate stützen, als auch bei den Diensteanbietern zu schaffen

• Verfahren der Zusammenarbeit, um die grenzüberschreitende Anerkennung der Signaturen und Zertifikate in Drittländern zu erleichtern

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AUSWIRKUNG DER „E-SIGNATUR“- RICHTLINIE AUF DIE E-MAIL

• E-Signatur wesentlich im Bereich E-Mail• Erst durch die elektronische Signatur können

Geschäfte, etc. rechtskräftig per E-Mail abgeschlossen werden

• Elektronische Dokumente der Papierform gleichzusetzen

• Geschäfte zwischen unbestimmten Dritten• Rechtscharakter von E-Mails, Attachements,

Verschlüsselung

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„E-COMMERCE“ - RICHTLINIE 2000/31/EG

Mit der 2000 verabschiedeten Richtlinie über den elektronischen Geschäftsverkehr wurde ein Rechts-rahmen für den E-Commerce auf dem Binnenmarkt geschaffen, der sowohl Unternehmen als auch Verbrauchern Rechtssicherheit bietet

• Einheitliche Regeln u. a. für die Transparenz und Informationspflichten von Online-Service-Providern

• Für die kommerzielle Kommunikation• Für elektronische Verträge und für die

Haftungsbegrenzung für Vermittler

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AUSWIRKUNG DER „E-COMMERCE“-RICHTLINIE AUF DIE E-MAIL

• Elektronisch Handel treiben• EU-weite Regelung führt zu schnellerem

Geschäftsverkehrt innerhalb der EU• Rechtssicherheit im E-Mail-Geschäftsverkehr• Handeln über Portale • Sicherheit Kommunikationswege• Rechtlich das Herkunftslandprinzip

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8. EU-RICHTLINIE

• Abschlussprüferrichtlinie 84/253/EWG• Setzt Standards für Bilanzierungsrichtlinien von

börsennotierten Unternehmen • 07. Juli 2006 ist 8. EU-Richtlinie („Euro SOX“) in

Kraft getreten• Hat für alle europäischen Kapitalgesellschaften

ähnliche – aber eingeschränkt und nicht einheitlich sanktionierte - Auswirkungen wie Sarbanes-Oxley Act (SOX) in USA

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8. EU-RICHTLINIE

Neufassung der Abschlussprüferrichtlinie:• Umsetzung in nationale Gesetzgebung bis Juni 2008• Ziele

• Erhöhung der Glaubwürdigkeit der Finanzdaten • Besserer Schutz der EU gegen Finanzskandale • Stärkung und Harmonisierung der Funktion der

Abschlussprüfungen in den Mitgliedsstaaten

• Inhalte• Zulassung, Unabhängigkeit und Pflichten der

Abschlussprüfer• Zu beachtende Prüfungsgrundsätze• Verpflichtung zu einer externen Qualitätskontrolle• Unabhängige Berufsaufsicht• Sondervorschriften für Unternehmen im öffentlichen

Interesse

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AUSWIRKUNG DER 8. EU-RICHTLINIE AUF DIE E-MAIL

Dokumentationsanforderung• E-Mails sind Dokumente• Nachweis der Empfangs- und

Versendungszeitpunkte• Lese-Bestätigungen können entscheidend sein• Nachweis des Empfängers und Problem der

„Nichtabstreitbarkeit“

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ÄNDERUNG DER MWST – RICHTLINIE 2006/112/EG

• Januar 2009:Europäische Kommission verfasste Vorschlag zur Änderung EU-Mehrwertsteuerrichtlinie

• Kernpunkte war ein Verzicht auf die elektronische Signatur als einheitliches, international standardisiertes Mittel zur Absicherung elektronischer Rechnungen

• Stattdessen schlug die Kommission nicht standardisierte interne Kontrollen vor

• EU-Parlament reagierte: 5. Mai 2010 Beschluss des EU-Parlaments zur Änderung der Mehrwertsteuersystem-Richtlinie

Quelle:http://www.authentidate.de/fileadmin/pdf/Grundlagen/GER_AuthentiDate_Stellungnahme_Vorschlag_EU_Parlament_Mai2010.pdf

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ÄNDERUNG DER MWST – RICHTLINIE 2006/112/EG

• EU-weite Regelung• Papier- und elektronische Rechnungen sollen

zukünftig gleich behandelt werden• Auf die qualifizierte elektronische Signatur kann bei

entsprechender Verfahrenssicherheit verzichtet werden

• Voraussichtlich in deutsches Recht umgesetzt ab 01.07.2011

• Betrifft elektronische Rechnungen, die per E-Mail versendet werden

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ARCHIVIERUNGSRELEVANTE GESETZE IN DEUTSCHLAND

3.6

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GESETZESGRUNDLAGEN IN DEUTSCHLAND

Abk. Name Jahr

AktG Aktiengesetz 2007

AO Abgabenordnung 2006

BetrVerfG Betriebsverfassungsgesetz 2006

BDSG Bundesdatenschutzgesetz 2006

BGB Bürgerliches Gesetzbuch 2006

BBankG Bundesbankgesetz 2006

EHUG Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister 2007

EStG Einkommensteuergesetz 2006

EGG Elektronisches Geschäftsverkehrsgesetz 2000

GwG Geldwäschegesetz 1997

GmbHG Gesetz betreffend die GmbH 2006

HGB Handelsgesetzbuch 2006

IuKDG Informations- und Kommunikationsgesetz 1997

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GESETZESGRUNDLAGEN IN DEUTSCHLAND

Abk. Name JahrInvZulG Investitionszulagengesetz 2004

KonTraG Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich 1998

ProdHaftG Produkthaftungsgesetz 2002

SigÄndG Signaturänderungsgesetz 2004

SigG Signaturgesetz 2005

TDG Teledienstegesetz 2006

TDDGS Teledienstedatenschutzgesetz 2001

TKG Telekommunikationsgesetz 2007

UMAGGesetz zur Unternehmensintegrität und Modernisierung des Anfechtungsrechts 2005

UStG Umsatzsteuergesetz 2006

UmwG Umwandlungsgesetz 2006

VwVfG Verwaltungsverfahrensgesetz 2004

VwVfRÄndG 3. Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften 2002

ZPO Zivilprozessordnung 2006

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AUSWIRKUNGEN DER ARCHIVGESETZE AUF DIE E-MAIL

• Bund und Länder können archivierungspflichtige Kommunikation per E-Mail führen

• E-Mail in historischem Kontext oder von historischer Bedeutung ist zu archivieren

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AUSWIRKUNGEN DES HANDELSRECHT & STEUERRECHT AUF DIE E-MAIL

• Kaufmännische Dokumente oft in Form von Attachments E-Mails angehängt

• Handelsrechtlich relevante Informationen können direkt im E-Mail-Körper stehen

• Ein Problem ist, dass zum Zeitpunkt der Versendung oder des Empfangs manchmal nicht abgesehen werden kann, dass Informationen handelsrechtlich oder steuerrechtlich relevant werden können

• Auch interne E-Mails können handels- und steuerrechtlich relevant sein (z.B. nach GAUFZ)

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E-MAIL KOMPONENTEN: HANDELS- UND STEUERRECHT

Anhang mit buchhaltungs-

relevanten Informationen

Inhalt mit buchhaltungs-


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E-MAIL KOMPONENTEN:HANDELS- UND STEUERRECHT

Anhang mit buchhaltungs-


Handels- und Steuerrechtliche

Informationen

Handelsbrief nach

§257 HGB

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AUSWIRKUNGEN DER AO AUF DIE E-MAIL

• E-Mails können steuerrelevante Daten, die archivierungspflichtig sind, enthalten

• Aufbewahrungspflicht der Daten und Dokumente, die per E-Mail eingegangen sind (z.B. Geschäftsbriefe, etc.) auch durch AO geregelt

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AUSWIRKUNGEN DES EGG AUF DIE E-MAIL

• Geschäfte können per E-Mail abgewickelt werden• Vor allem international (EU-weit) vorteilhaft, jedoch

unterschiedliche nationale Umsetzung der europäischen Richtlinie

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AUSWIRKUNGEN DES USTG AUF DIE E-MAIL

• Elektronische Rechnungen werden per E-Mail versendet

• Diese müssen ebenfalls nach dem UStG archiviert werden, da sie den Papierrechnungen gleichzusetzen sind

• Ungeklärt ist zur Zeit die bindende Nutzung der qualifizierten elektronische Signatur

• Ab 01.07.2011 sollen in Deutschland auch Rechnungen ohne qualifizierte elektronische Signatur gültig und vorsteuerabzugsberechtigt sein

• Der Empfänger muss allerdings die Rechnung prüfen (was er schon immer tat)

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HANDELSGESETZ UND ABGABENORDNUNGAUSWIRKUNGEN FÜR DIE ARCHIVIERUNG• HGB und AO benutzen den Begriff Archivierung nicht• Verlangen mit definierten Kriterien die Aufbewahrung

aller Geschäfts- und Handelsbriefe nebst den dazugehörigen Belegen

• Schließen steuerliche und Zoll-Unterlagen ein• Prüfbarkeit durch amtliche Prüfer und Wirtschaftsprüfer

muss möglich sein• Haupanwendungsgebiet der revisionssicheren

Archivierung

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AUSWIRKUNGEN DES EHUG FÜR DIE E-MAIL

• Durch die Angabe der kompletten Firmierung in eingehenden und ausgehenden E-Mails werden diese zu Geschäfts- und Handelsbriefen

• Hier gelten die Aufbewahrungsregelungen von HGB, AO, GoBS und anderen Gesetzen und Verordnungen

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AUSWIRKUNGEN DES BDSG FÜR DIE E-MAIL

• Persönliche Inhalte / Private Inhalte• Vertrauliche Inhalte• Vertrauliche und/oder persönliche Unterlagen in

Attachments• Keine (automatisierte) Verbreitung der E-Mail-

Adresse zu Werbezwecken erlaubt• Postgeheimnis ist zu wahren• Gilt für Funktions- und Gruppen-Postkörbe nur

eingeschränkt• Besondere Problembereiche:

Versand von Werbung, kryptografische kodierte Objekte, kryptografisch kodierte Speicherung

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STRAFGESETZBUCHSTGB

• Strafgesetzbuch, besonderer Teil (§§ 80 - 358), 15. Abschnitt - Verletzung des persönlichen Lebens- und Geheimbereichs (§§ 201 - 210)

• § 201 Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes

• § 206 Verletzung des Post- oder Fernmeldegeheimnisses

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AUSWIRKUNGEN STGB AUF E-MAIL

• Postgeheimnis ist zu wahren• Auf dem Server unterliegt eine E-Mail dem

Postgeheimnis, nach der Zustellung (und Öffnung) in den persönlichen Postkorb des Mitarbeiters aber unter Umständen nicht mehr

• Besondere Regelungen für Funktions- und Gruppenpostkörbe erforderlich

• Aufbewahrungspflicht der Daten und Dokumente, die per E-Mail eingegangen sind (z.B. Geschäftsbriefe, etc.) sind auch – kontrovers - durch HGB AO geregelt

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ARCHIVIERUNGSRELEVANTEVERORDNUNGEN IN DEUTSCHLAND

3.7

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VERORDNUNGEN IN DEUTSCHLAND(AUSWAHL ARCHIVRELEVANTER)

Abk. Name Jahr

GAUFZV Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung 2003

GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 2002

GoB Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme 1995

SigV Signaturverordnung 2001

SRVwVAllg. Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung 1999

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GRUNDSÄTZE ORDNUNGSGEMÄẞER DV-GESTÜTZTER BUCHFÜHRUNGSSYSTEMEGOBS

• In den GoBS ist im Detail geregelt:• Wie mit gescannten Dokumenten und originär

elektronischen Daten umgegangen werden muss

• Wie das IKS Interne Kontrollsystem beschaffen sein muss

• Welche Anforderungen an die Sicherung und Bereitstellung von elektronisch gespeicherten kaufmännischen Informationen bestehen

• Dass eine Verfahrensdokumentation zu erstellen und zu pflegen ist

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• Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht

• Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige Unternehmen

• Die Verfahrensdokumentation muss vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein

• Die Verfahrensdokumentation „lebt“

GOBS: VERFAHRENSDOKUMENTATION


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GOBS: VERFAHRENSDOKUMENTATION

1. Allgemeines Verfahren

2. Organisation

3. Rechtsgrundlagen

4. Datenschutz

5. Vorgangsdefinition

6. Scannen

7. Transport im System

8. Datenbank

9. Archivsystemkomponenten

10. Drucken

11. Ausfallsicherheit des Systems

12. Formate

13. Qualität

14. Betrieb

15. Wartung

16. Migration© PROJECT CONSULT 2002

Bestandteile einer Verfahrensbeschreibung:

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GOBS: VERFAHRENSDOKUMENTATIONRELEVANT FÜR E-MAIL

1. Allgemeines Verfahren

2. Organisation

3. Rechtsgrundlagen

4. Datenschutz

5. Vorgangsdefinition

6. Scannen

7. Transport im System

8. Datenbank

9. Archivsystemkomponenten

10. Drucken

11. Ausfallsicherheit des Systems

12. Formate

13. Qualität

14. Betrieb

15. Wartung

16. Migration© PROJECT CONSULT 2002

Bestandteile einer Verfahrensbeschreibung:

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AUSWIRKUNGEN DER GOBS AUF DIE E-MAIL

• Originäre Geschäftsbriefe in elektronischer Form sind aufbewahrungspflichtig

• Berücksichtigung in der Verfahrensdokumentation• Formatwandlung:

Lesbarkeit (Standardformat bzw. Konvertierung in Standardformat) vs. Originalformat

• Empfehlung: Original- und konvertierte Formatversion (Rendition) unter gleichem Index zusammen verwalten

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GOB, GOBS UND GOBITAUSWIRKUNGEN FÜR DIE ARCHIVIERUNG

• Die GoBS regelt am Konkretesten als Ausführungsbestimmung zum Handelsrecht die Anforderungen an Indizierung, Scannen, Archivieren, Internes Kontrollsystem und andere Eigenschaften der Aufbewahrung entsprechend Aufbewahrungsfristen

• Die GoBS hat als Grundlage für den Nachweis der sicheren Archivierung die Verfahrensbeschreibung (Verfahrensdokumentation) vorgeschrieben

• Die Vernichtung von Papieroriginalen ist nach der ordnungsmäßigen Erfassung und Archivierung zulässig

• Die GoBIT wird die Zulässigkeit der elektronischen Archivierung stärken

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GOBIT(VORAUSSICHTLICH 201X)

• „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim IT-Einsatz“

• Nachfolger der GoBS von 1995• Erarbeitet in der AWV, Arbeitskreis 3.4• Durch die GoBIT wird neueren Entwicklungen,

Begrifflichkeiten, Schwerpunktverschiebungen und auch neu hinzutretenden Risiken bei der IT-gestützten Buchführung Rechnung getragen

• … doch wann kommt sie?

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GDPDU

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GDPDU: ELEKTRONISCHE SIGNATUR

• Elektronische Rechnung bisher nur mit qualifizierter elektronischer Signatur (qeS )

• Elektronische Rechnung ohne Signatur berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug – Änderung voraussichtlich ab 1.7.2011

• Die elektronische Rechnung ist das Original. Ausdrucke sind nur Kopien und berechtigen derzeit nicht zum Vorsteuerabzug

• Umstritten ist die Handhabung von 2-D-Barcodes, die eine elektronische Signatur auch ausdruckbar codieren können

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GDPDU: PROBLEMFELDER

• Neue Rechtsbegriffe

• Wahrung der Verhältnismäßigkeit

• Komprimierte Informationen

• E-Mail

• Zumutbare Mitwirkung

• Haftung bei Systemabstürzen

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AUSWIRKUNG DER GDPDU AUF DIE E-MAIL

• Organisatorisches Problem:

theoretisch kann nahezu jeder mit einer E-Mail-Adresse in einem Unternehmen steuerrelevanten E-Mails empfangen; er muss diese als solche erkennen und einer geordneten, revisionssicheren Ablage zuführen

• Im Rahmen einer Außerprüfung kann der Steuerprüfer auch E-Mail-Systeme und E-Mail-Archive recherchieren, wenn diese Dokumente mit steuerrelevanten Daten enthalten

• Ein Ausdruck qualifiziert elektronisch signierter E-Mails ist – derzeit - nicht ausreichend

• Dies gilt insbesondere für die elektronische Abrechnung auf der Grundlage des § 14 Abs. 3 UStG, für welche die GDPdU erweiterte Aufbewahrungsvorschriften vorsehen

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E-MAIL POLICIES - RICHTLINIEN FÜR DEN UMGANG MIT E-MAIL

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E-MAIL POLICIES

Unter Policy sind alle Richtlinien und Vorgaben zusammengefasst, die letztlich durch die Corporate Governance und generelle Regelungen bestimmt sind…

Das folgende Beispiel bezieht sich auf die gemischte automatische Zwischenspeicherung mit individuell vom Sachbearbeiter zu initierender Archivierung

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E-MAIL POLICIES:ALLGEMEINE GESCHÄFTSBEDINGUNGEN• Allgemeine Geschäftsbedingung

Prüfen:• Gehen die allgemeinen Geschäftsbedingungen auf Form

und Rechtswirksamkeit von elektronischen Geschäftsabschlüssen ein

• Zulassung von E-Mail und elektronische Dokumente für den Abschluss von Geschäften

• Vertragskonditionen im Geschäftsverkehr mit Lieferanten und Partnern:Lassen sie den elektronischen Geschäftsverkehr zu?Gestatten sie E-Mail und elektronische Dokumente für den Abschluss von Geschäften?

Rechtsgrundlage: VkTG, VschG

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E-MAIL POLICIES:PFLICHTANGABEN UND RELEVANZ

• Pflichtangaben E-Mail• Footer anpassen mit genauer Firmierung• E-Mails gewinnen durch die Angabe den Charakter von

Geschäftsbriefen• Kontrolle der Umsetzung durch alle Mitarbeiter

Rechtsgrundlage: EHUG, AKtG, BGB, KonTRAG

• Relevanz-Identifizierung• Festlegung:

Was ist ein Geschäftsbrief?

Rechtsgrundlage: HGB, AO, GoBS, GDPdU, GAufzV, KonTRAG

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E-MAIL POLICIES:CC/BCC UND POSTKORB

• Cc- und bcc-Verwendung• Die Verwendung des bcc-Feldes ist zu unterbinden• Der erstgenannte richtige Empfänger archiviert die E-Mail• Die cc-Empfänger sollen die empfangen E-Mails nicht

archivieren

• Postkorb-Größe• Ausreichende Bemessung der Postkorb-Größe, sodass

der Mitarbeiter nicht gezwungen ist, wichtige E-Mails zu löschen

• Frühzeitiger Warnhinweis vor Erreichen der Grenze, damit die Möglichkeit gegeben ist, E-Mails auszulagern

• Anweisung zur rechtzeitigen Auslagerung

Rechtsgrundlage: GoBS

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E-MAIL POLICIES:VERÄNDERUNG UND LÖSCHEN

• Veränderung• E-Mails dürfen lediglich unverändert abgespeichert

werden• Nachträgliche Veränderung zur Manipulation von Inhalten

ist strengstens zu untersagen

Rechtsgrundlage: HGB, AO, GoBS, ZPO

• Löschen• Lediglich nicht-geschäftsrelevante E-Mails dürfen

gelöscht werden• Geschäftsrelevante E-Mails sind zu archivieren• Zweit- und cc-Empfänger dürfen Nachrichten löschen,

wenn der Zugriff auf das Original sichergestellt ist• Sofern von einem Archivsystem nur 1 Stubb vorhanden

ist, muss dieser nicht gelöscht werden

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E-MAIL POLICIES:LÖSCHEN

• Löschen• E-Mails, die Abmahnungen oder andere dem

Betriebsverfassungsgesetz unterliegende Sachverhalte angehen, sind zu löschen (nach Aufbewahrungsfrist)

• Unternehmensrichtlinie:• Wenn verlangt, dass vertrauliche Unternehmensinformation

zu löschen ist, müssen E-Mails mit diesen Informationen gelöscht werden

• Muss sichergestellt werden, dass keine Kopien existieren • Sofern lokale Kopien von diesen E-Mails existieren, muss

sichergestellt sein, dass diese ebenfalls gelöscht werden und nicht durch Replikation in den Ursprungszustand zurückgestellt werden können

Rechtsgrundlage: GoBS, HBG, KonTRAG

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E-MAIL POLICIES:ZEICHNUNGSREGELUNG

• Zeichnungsregelung• Interne E-Mails keine Zeichnungsregelung• Sollten Informationen zum Absender, die dem Empfänger

deutlich machen, in welcher Rolle die Inhalte zu interpretieren sind

• Außenverhältnis:Alle geschäftsrelevanten E-Mails (Termine, Konditionen, Vertragsdaten, steuerrelevante Daten etc.) dürfen nur von Berechtigten versendet werden

• Footer muss deutlich machen, mit welcher Berechtigung die Nachricht versendet wurde

• ppa-Regelung, i.V.-Regelung, i.A.-Regelung

Rechtsgrundlage: EHUG, AkTG, BGB, HGB

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E-MAIL POLICIES:INHALTSÜBERNAHME IN ANTWORT

• Inhalte einer Antwort• Einstellung zur Übernahme des Inhalts einer

empfangenen E-Mail in den Inhalt einer E-Mail-Antwort muss einheitlich geregelt sein

• Übersichtlichkeit und Eindeutigkeit bei langen „Übernahme-Ketten“

• Vermeidung unterschiedlicher Inhaltsformen und damit Rechtscharaktere

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E-MAIL POLICIES:AUSDRUCK

• Drucken von E-Mails• Zusätzliche dokumentierende Wirkung, wenn die E-Mail

unverändert ist und die Nachricht keine elektronische Signatur trägt. Umstrittene Beweiskraft

• Bei elektronisch signierten Dokumenten, die nicht die Signatur zusätzlich in einem Barcode tragen, sind Ausdrucke nur Kopien, die nicht beweisfähig sind

• Bei auswertbaren Daten aus E-Mails oder Attachements können Druckversionen das elektronische Original nicht ersetzen (Originaldaten sind auswertbar zu speichern)

Rechtsgrundlage: SiGB, HGB, GoBS, ZPO, GDPdU, GAufzV

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E-MAIL POLICIES:PRIVATE E-MAIL

• Private Mails / persönliche Mails• Bei Herausgabe von persönlichen E-Mail-Adressen in

Unternehmen kann nicht verhindert werden, dass private, persönliche oder Spam E-Mails an den Empfänger gesendet werden

• Zur Abwehr von Gefahren ein sollte Zugriff auf diese E-Mails für Berechtigte möglich sein

Rechtsgrundlage: TDSSG, BtrVG, TKG, BGB, HGB,

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E-MAIL POLICIES:VERFAHRENSDOKUMENTATION

• Verfahrensdokumentation• Bereits notwendig für die Papierablage GoBS-relevanter

Belege sowie für die Buchhaltungssoftware• Unbedingt erforderlich bei nur elektronischer Archivierung

Rechtsgrundlage: GoBS, GoB, GOS

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E-MAIL POLICIES:SPEICHERUNG

• Revisionssichere Archivierung• Regelung, welche Meta-Daten gegebenenfalls zusätzlich

eingegeben oder durch Zuordnung generiert werden müssen

• Archivierte E-Mails dürfen nicht nachträglich verändert werden und müssen eindeutig auffindbar sein

• Verarbeitung der E-Mails mit Herauslösung der Attachements erfolgt:Seitens der Archivierung sicherstellen, dass der Zusammenhang zwischen E-Mail und Attachement gewahrt bleibt

Rechtsgrundlage: GoBS, ZPO, AO, GoB

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• Eingang und Ausgang• Für ein- und ausgehende E-Mails muss die

dokumentierte Bereitstellung von Speicherorten gegeben sein, aus denen auch eine Wiederherstellung aktueller E-Mails möglichist

Rechtsgrundlage: GoBS

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• Redundanzvermeidung• Mitarbeiter sind anzuweisen, eine E-Mail nach

Möglichkeit nur 1 Mal und im richtigen Sachzusammenhang zu speichern

• Versendung von E-Mails:Benötigen alle direkten oder cc-Empfänger die E-Mail

• Ggf. Hinweis im Text aufnehmen, wer für Bearbeitung und Speicherung zuständig ist

• Aufbewahrungsfrist• E-Mails müssen klassifiziert werden (Ein- und Ausgang)

Rechtsgrundlage: AO, AGB

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E-MAIL POLICIES:„ELEKTRONISCHES ORIGINAL“

• Definition und Identifizierung von elektronischen Originalen

• Geeignete organisatorische Regelungen legen fest, welche Dokumente in Abhängigkeit vom Empfänger oder Ersteller als Original zu betrachten sind

• Z.B. der erste direkt genannte Empfänger einer Eingangs-E-Mail oder der verantwortliche Autor eines Dokumentes

Rechtsgrundlage: ZPO, HGA, AO, KonTRAG

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E-MAIL POLICIES:DATENSCHUTZ

• Datenschutz betrieblich• Eindeutige Regelung:

Keine Firmengeheimnisse intentional oder versehentlich nach draußen geben

• Bei Beantwortung einer E-Mail überprüfen, ob nicht versehentlich nicht-berechtigte Empfänger aufgelistet sind

• Bei Auswahl von Empfängern aus dem Adressverzeichnis überprüfen, ob es sich um die berechtigten Personen handelt

• Datenschutz privat• Wie soll mit versehentlich erhaltenen oder in

Ausnahmefällen erstellten privaten E-Mails bei Zugriff und Speicherung umgegangen werden?

Rechtsgrundlage: TKG, BtrVG

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E-MAIL POLICIES: INTERNE VORGABEN IM ARBEITSVERHÄLTNIS• Erlaubnis der privaten E-Mail-Nutzung

• Unternehmen wird zu TK-Diensteanbieter und muss Fernmeldegeheimnis gemäß § 88 TKG (Telekommunikations-Gesetz) beachten

• Verbot der privaten E-Mail-Nutzung • Verfassungsrechtlich geschützte Privatsphäre der

Mitarbeiter (Art. 1 und 2 GG) zu beachten

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E-MAIL POLICIES: INTERNE VORGABEN IM ARBEITSVERHÄLTNIS• E-Mail-Klausel in Arbeitsverträgen und

Betriebsvereinbarung • Diskussion um Strafbarkeit E-Mail-Filterung, Kontrolle

des E-Mail-Accounts und des Zugriffs auf den E-Mail-Account entgehen

• E-Mail-Account bei Abwesenheit des Mitarbeiters• § 32 Abs. 1 Satz 1 BDSG:

Datenschutzrechtlich nur zulässig, wenn Zugriff für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist

Quelle: E-Mail-Policies aus rechtlicher Sicht, Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis, GBS-Whitepaper

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E-MAIL POLICIES: E-MAIL-WERBUNG

• Werbung mit E-Mail • § 7 Abs. 2 Nr. 3 und Absatz 3 UWG:

Mit E-Mail kann nur geworben werden, wenn mit dem Adressaten eine Geschäftsbeziehung besteht

• § 28 Abs. 3 Satz 2 Nr. 1 BDSG: Listenmäßig erfasste Daten dürfen für Werbung genutzt werden, wenn Daten aufgrund einer Rechtsbeziehung mit dem Adressaten erhoben worden sind

• E-Mail-Werbung ist auf bestehende Kundenbeziehungen bei entsprechender vorheriger Zustimmung beschränkt

• Unverlangte Zusendung von Werbung kann mit bis zu 50.000 € bestraft werden

Quelle: E-Mail-Policies aus rechtlicher Sicht, Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis, GBS-Whitepaper

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FAZIT (3)

Wollte man alle möglicherweise zutreffenden rechtlichen Anforderungen vollständig erfüllen, dann würde das Geschäft in der Dokumentation ersticken.

Gerade bei der E-Mail sind die Abwägung der Risiken und klare Richtlinien entscheidend um die notwendige Nachweisfähigkeit und Vollständigkeit zu erreichen.

Die organisatorische Herausforderung ist hierbei größer als die technische Herausforderung.

174

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FUNKTIONALITÄT

4

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ÜBERSICHT FUNKTIONALITÄT

4.1 Grundprinzipien

4.2 Funktionen

4.3 Microsoft Exchange 2010

176

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GRUNDPRINZIPIEN

4.1

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E-MAIL-MANAGEMENT UNDE-MAIL-ARCHIVIERUNG

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ABGRENZUNG E-MAIL-MANAGEMENT UND E-MAIL-ARCHIVIERUNGE-Mail-Management E-Mail-Archivierung

Integration in Office und Anwendungen


Renditioning und Formate Renditioning und Formate

Administrations-Funktionen Administrations-Funktionen

Search und E-Discovery Search und E-Discovery

Spam und Viren

Pointer, Stubs und Referenzen Pointer, Stubs und Referenzen

Signaturen und ihre Auswirkungen

Migration und Aussonderung Migration und Aussonderung

Postkörbe (Postkörbe)

Suche im E-Mail-System Suche über unabhängigen Archivsystem-Client

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ABGRENZUNG CLIENT-GETRIEBEN UND SERVER-GETRIEBEN

Client-getrieben Server-getrieben

Administrations-Funktionen

Renditioning und Formate

Pointer, Stubs und Referenzen Pointer, Stubs und Referenzen

Spam und Viren Spam und Viren

Aussonderung Migration und Aussonderung

Signaturen und ihre Auswirkungen Zusammenhängende Speicherung mit Zertifikaten


Integration in Anwendungen

Search und E-Discovery Search und E-Discovery

Postkörbe Verteilungsregelwerke

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UNTERSCHIEDLICHE ANSÄTZEZENTRAL, LOKAL UND DEZENTRAL

• Lokale Archivierung durch den Mitarbeiter am Arbeitsplatz

• Zentral mit verteilter Funktionalität Client/Server• Zentrale Archivierung am Server

• Appliances

• Dezentrale Archivierung an verschiedenen Servern

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UNTERSCHIEDLICHE ANSÄTZE

• Manuell

• Halb-automatisch• Unterstützungsfunktionen für Anwender

• Automatisch (vollständig, selektiv, hybrid …)• Vordefinierte Regeln• Bekannte Rollen• „Selbstlernend“

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UNTERSCHIEDLICHE ANSÄTZE

• Spezielle Software-E-Mail-Archivierungssysteme

• Spezielle Appliances (Hard- und Software)

• Generalistische ECM Enterprise-Content-Management-Systeme

• ECM-Systeme schneiden in Tests bei der Funktionalität häufig besser ab als spezialisierte Systeme

• ECM-Systeme haben den Ansatz, E-Mail wie alle anderen Formen von Informationsobjekten zusammenhängend im Kontext zu speichern und zu verwalten

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INTERNE & EXTERNE ANFORDERUNGEN

• System-interne Anforderungen• Policy & Preservation Planning• Prozesse• Funktionalität

• Client• Server

• Technik

• System-externe Anforderungen• Umgebungsbedingungen• Prozesse• Schnittstellen• Technik• Betrieb

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TECHNISCHE PRINZIPIEN

Traditionelle Archivierung:

• Referenz-Datenbank mit separatem Repository

• BLOB-Datenbank (oderintegriertes Content Management System)

Datensicherung-orientierte „Archivierung“:

• Listen-orientierte Speicherung mit Suche ohne Datenbankindex © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer

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ARCHITEKTUR VON SPEICHERSYSTEMENTRADITIONELLE REFERENZ-DATENBANK

Pointer

Speicher

Referenz-Datenbank

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ARCHITEKTUR VON SPEICHERSYSTEMENBLOB-DATENBANKBLOB (Binary Large Object)• Speicherung der Dokumente selbst als Feldinhalt in

einer Datenbank

BLOB-Datenbank

Dokument

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ARCHITEKTURENVOR- UND NACHTEILE

Traditionelle Referenz-Datenbank

BLOB-Datenbank /Integriertes Content Management

Vorteile • Skalier- und Kaskadierbarkeit

• on-line,near-line und off-line Verwaltung

• geeignet für große Mengen

• Geschwindigkeit• Bearbeitung• keine separaten

speziellen Subsysteme

Nachteile • Performante spezielle Subsysteme mit proprietärer Steuersoftware

• Schlechte Skalierbarkeit• Replikation bei großen

Mengen• Unveränderbarkeit

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METADATEN

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METADATEN

• Für eine Datenbankgestützte Verwaltung und Recherche von Informationsobjekten werden Metadaten (Index-Daten) benötigt.

• Beim Archivieren entstehen zusätzliche Meta-Informationen (manche Lösungen unterschlagen Metadaten, andere Lösungen erlauben es zwar, die Metadaten anzuzeigen, nicht aber, sie zu extrahieren) zum Inhalt und Header der E-Mail

• Gravierendes Unterscheidungsmerkmal bei der Verwaltung – wie archiviert das System E-Mails technisch:

• Schreibt es E-Mails als Dateien auf das Dateisystem• Speichert es E-Mails in einer Datenbank• Speichert und verwaltet es E-Mails in einer proprietären Ablage

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SICHTBARE METADATEN IN DER E-MAIL

Text

E-Mail von [email protected]:

mailto:[email protected]

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METADATEN:BEISPIELE

• Titel • Thema• Markierungen• Kategorien• Kommentare• Autoren• Firma• Manager• Inhalt erstellt• Letzte Speicherung

• Zuletzt gedruckt • Gesamtbearbeitungszeit• Status• Inhaltstyp• Zuletzt gespeichert von• Revisionsnummer• Versionsnummer• Programmname• Seiten• Wortanzahl

• Zeichenanzahl • Zeilenanzahl• Abstandsanzahl• Vorlage• Skalierung• Größe• Erstelldatum• Änderungsdatum• usw.

http://www.windows-faq.de/2009/02/03/metadaten-dateieigenschaften-loeschen/

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METADATEN

• Viele Metadaten sind häufig nicht besetzt; besonders bei vom Anwender zu vergebenden Attributen wie z.B. „Betreff“

• Viele Management-Systeme werten nicht alle Attribute aus, da diese auch in verschiedenen E-Mail-Lösungen anders besetzt oder z.T. nichtvorhanden sind

• Metadaten können sich nach dem Empfang durch Verschieben, Weiterleiten und andere Operationen verändern

• Nicht alle Metadaten sind für eine Archivierung relevant

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EIN- UND AUSGÄNGE AUS DOKUMENTENSICHT

Akte

194

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FUNKTIONEN

4.2

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ALLGEMEINE ANFORDERUNGEN AN EIN ARCHIV

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FUNKTIONALE ANFORDERUNGEN NACH OAIS ISO 14721

• Referenzmodell beschreibt ein Archiv als Organisation, in dem Menschen und Systeme mit der Aufgabenstellung zusammenwirken, Informationen zu erhalten und einer definierten Nutzerschaft verfügbar zu machen

• Sechs Hauptfunktionen:1. Preservation Planning (Archivierungsplanung)

2. Ingest (Datenübernahme)

3. Data Management (Datenverwaltung)

4. Archival Storage (Archivspeicher)

5. Access (Nutzung)

6. Administration

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OAIS-REFERENZMODELL

(http://www.univie.ac.at/lehrentwicklung/fileadmin/le/files/Phaidra/Kolar.vnd.ppt#263,5,OAIS-Referenzmodell)

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OAIS-Referenzmodell

EingangIndizierung

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OAIS-Referenzmodell

EingangIndizierung

LogikVerwaltungDatenbank

200

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OAIS-Referenzmodell

EingangIndizierung


Archiv-Speicher

201

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OAIS-Referenzmodell

EingangIndizierung


Archiv-Speicher

ZugriffBereitstellung

202

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ANFORDERUNGEN AN DIE FUNKTIONALITÄT DER ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG• Programmgestützter, direkter Zugriff auf einzelne

Informationsobjekte, landläufig auch Dokumente genannt, oder Informationskollektionen, z. B. Listen, Container mit mehreren Objekten etc.

• Datenbankgestützte Verwaltung der Informationsobjekte auf Basis von Metadaten und gegebenenfalls Volltexterschließung der Inhalte der archivierten Informationsobjekte

• Sicherstellung, dass nur Berechtigte auf die für sie freigeschaltete Information zugreifen können

• Unterstützung verschiedener Indizierungs- und Recherchestrategien, um auf die gesuchte Information direkt zugreifen zu können

• Einheitliche und gemeinsame Speicherung beliebiger Informationsobjekte, vom gescannten Faksimile über Dokumentenformat-Dateien und E-Mails bis hin zu komplexen XML-Strukturen, Listen, COLD-Dokumenten oder ganzen Datenbankinhalten

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• Verwaltung von Speichersystemen mit nur einmal beschreibbaren Medien einschließlich des Zugriffs auf Medien die sich nicht mehr im Speichersystem direkt befinden

• Sicherstellung der Verfügbarkeit der gespeicherten Informationen über einen längeren Zeitraum, der Jahrzehnte betragen kann

• Bereitstellung von Informationsobjekten unabhängig von der sie ursprünglich erzeugenden Anwendung auf verschiedenen Klienten und mit Übergabe an andere Programme

• Unterstützung von „Klassen-Konzepten“ zur Vereinfachung der Erfassung durch Vererbung von Merkmalen und Strukturierung der Informationsbasis

• Konverter zur Erzeugung von langfristig stabilen Archivformaten und Betrachter (engl. Viewer) zur Anzeige von Informationsobjekten, für die die ursprünglich erzeugende Anwendung nicht mehr zur Verfügung steht

ANFORDERUNGEN AN DIE FUNKTIONALITÄT DER ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG

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• Unterstützung von Standards für die spezielle Aufzeichnung von Informationen auf Speichern mit WORM-Verfahren, für gespeicherte Dokumente und für die Informationsobjekte beschreibende Metadaten um eine langfristige Verfügbarkeit und die Migrationssicherheit zu gewährleisten

• Unterstützung von automatisierten, nachvollziehbaren und verlustfreien Migrationsverfahren

• Absicherung der gespeicherten Informationsobjekte gegen unberechtigten Zugriff und gegen Veränderbarkeit der gespeicherten Information

• Übergreifende Verwaltung unterschiedlicher Speichersysteme, um z. B. durch Zwischenspeicher (Caches) schnellen Zugriff und zügige Bereitstellung der Informationen zu gewährleisten

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• Standardisierte Schnittstellen, um elektronische Archive als Dienste in beliebige Anwendungen integrieren zu können

• Eigenständige Wiederherstellungsfunktionalität (Recovery), um inkonsistent gewordene oder gestörte Systeme aus sich heraus verlustfrei wieder aufbauen zu können

• Sichere Protokollierung von allen Veränderungen an Strukturen und Informationsobjekten, die die Konsistenz und Wiederauffindbarkeit gefährden können und dokumentieren, wie die Informationen im Archivsystem verarbeitet wurden

• Alle Transaktionen bei Import, Einstellen von Attributen in die Datenbank, Schreiben auf das Archivmedium, Löschen von Caches, Bereitstellung an Anwendungen und Export müssen transaktionssicher sein

• Archivobjekte müssen eine weltweit eindeutige UID Unique Identifier besitzen

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ARCHIVSYSTEM ARCHITEKTUR

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ARCHITEKTUR VON ELEKTRONISCHEN ARCHIVSYSTEMEN

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Vergangenheit

Architektur

Archiv-Client

Archivanwendung

ArchivverwaltungDatenbank

Archivspeicher

Monolith

Fach-Client

Fachanwendung

Speicher

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Archivlogik& Dienste

Heute

Architektur

Administration


Archivspeicher

Fach-Client

Fachanwendung

Temporärer Speicher

Scan-Client

Scan-anwendung

Cache

Recherche

Anzeige

NachindizierungIndizierung

QS

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Archivlogik& Dienste

Heute

Architektur

Administration


Archivspeicher

Dienstkonzept einer IT-Infrastruktur

Universal-Archivfür alle

Informationsobjekte

Portal E-Mail Office

andereFach-verfahren

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UNIVERSAL-ARCHIV

Ein Universal-Archiv ist durch eine übergreifende Verwaltung aller Informationstypen (unabhängig von Quellen, Formaten und Anwendungstypen) mit einheitlicher Verwaltung und Unterstützung verschiedener Archivspeichersysteme gekennzeichnet.

Keine Silos für E-Mails!

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POINTER & STUBS

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POINTER

• Die meisten Datenbank-basierten Systeme ersetzen Attachments durch einen Pointer: Enthalten mehrere Mails den gleichen Anhang, wird das eigentliche Attachement nur einmal gespeichert (keine Vervielfältigung)

• Ebenso: E-Mails mit mehreren Empfängern

• Kombination aus Pointern und Komprimierung spart Plattenplatz ein

• Es gibt einen externen Speicherort, von dem aus auf normale Dokumenten-Management-Systeme verweist wird

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STUBS

Definition:• Programmcode, der anstelle eines anderen

Programmcodes steht• Programmcode, den der Stub ersetzt, auf einem

anderen Rechner oder in einem anderen Speicherbereich

Funktion:• Stub verbleibt im E-Mail-System

• Persistent• Kurzer Text (ohne Attachments), der dann auf richtige

E-Mail am neuen Speicherort verweist• Der Stub kann auch (und sollte) die Referenz auf

herausgelöste Attachments haben

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E-MAIL – STUBBING IM E-MAIL-SYSTEM

AM BEISPIEL VON MICROSOFT EXCHANGE

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E-MAIL - STUBBING

218

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SEARCH

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SEARCH ÜBER E-MAIL-SYSTEM

Suchfunktion integriert in das E-Mail-System• Vollständiger E-Mail-Bestand (Standard in den

E-Mail-Systemen)• Stubs• Metadaten• Gegebenenfalls Volltextsuche

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SEARCH IM ARCHIVSYSTEM

Eigener Client / Suchmaske• Metadaten E-Mail• Metadaten im Archiv (Indexdatenbank;

Standardanwendung)• Volltextsuche (in der Regel nur optional)

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ENTERPRISE SEARCH

„Google on my Desktop“• Inhaltsorientierte Suche mit unternehmensinterner

Suchmaschine• Content mittels Crawler indexiert• Nicht auf den ursprünglichen Datenquellen,

sondern auf dem Suchindex (Index beinhaltet primär interne Datenquellen

• Gefundene Dokumente im Kontext der Suchanfrage als Textauszug („Snippet“) angezeigt

• Fortlaufende Indexierung: Aktualität der Resultate (Result Set) gewährleistet

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E-DISCOVERY & SEARCH

E-Discovery-Such- und Aggregationsverfahren• Suche nach Metadaten und Volltextinhalt in

beliebigen booleschen Kombinationen• Suchebene definierbar (Record, Volume, Sub-File,

File, Class)• Jeder Anwalt muss Electronic Discovery in Betracht

ziehen, um dem Risiko einer Malpractice Klage zu entgehen

• Die Prozessbeteiligten müssen innerhalb von 30 Tagen die interne IT-Organisation und potentiell relevante Dokumente offenlegen (Stichwort: Informationslandkarte)

• Innerhalb von 120 Tagen muss im „Meet & Confer“ eine Abstimmung der beteiligten Parteien stattfinden, die die Bereitstellung relevanter Informationen im Detail klärt

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SPAM & VIREN

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SPAM

• Prüfung von Spam• Regeln müssen definiert sein• Prinzipien:

• Whitelist• Blacklist• Appliances „hart verdrahtet“• Im Internet hinterlegte Verzeichnisse• Prüfung auf Server-Zertifikate

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SPAM UND E-MAIL-ARCHIVIERUNG

Umstrittene Frage:• Archivieren VOR der Aussonderung von Spam oder

NACH der der Aussonderung von Spam• Im Prinzip damit verbunden:

Archivieren VOR oder NACH Entfernen von Viren• Im Prinzip damit verbunden:

Entfernen und NICHT-Archiveren von normalen E-Mails von Absendern auf Blacklists

• Bestimmte Schlagworte zur Aussonderung können branchenabhängig auch gewünschte E-Mails betreffen

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PRINZIPIEN DES VIREN-SCANNENS IN E-MAIL

Server

http://www.zedat.fu-berlin.de/

ZEDAT-Mailsystem

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MIGRATION

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MIGRATIONARCHIVIERUNGSUMFELD

• Methode zur Sicherstellung der Verfügbarkeit• Risiko, wenn Informationen nicht nachweislich

unverändert, vollständig und weiterhin uneingeschränkt wieder findbar migriert werden

• der technologische Wandel zwingt die Anwender rechtzeitig auf neue Speicher- und Verwaltungskomponenten zu wechseln

• Kontrollierte, verlustfreie, „kontinuierliche Migration“ ist zur Zeit die wichtigste Lösung, Information über Jahrzehnte und Jahrhunderte verfügbar zu halten!

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MIGRATION

• Wechsel eines wesentlichen Teils der eingesetzten Software

• Transfer von Daten aus einer Umgebung in eine andere

• Umstellung von Hardware einer bestehenden Technik auf eine neue Plattform unter weitgehender Nutzung vorhandener Infrastrukturen

• Begriffe Softwaremigration, Datenmigration, Anwendungsmigration und Hardwaremigration hängen in der Praxis häufig eng miteinander zusammen

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MIGRATIONTYPEN IM ARCHIVIERUNGSUMFELD

Erst-Migration• Befüllung eines noch leeren Archivsystems mit

Stammdaten und Informationen aus anderen Anwendungen• Typisch: Übernahme vorhandener E-Mails (mit z.T.

großen Problemen)

Migration auf Medien• Umkopieren von Festplatten-Caches auf

Archivsystem-Speichermedien im laufenden Betrieb• Wenn nur „technisch gedacht“ häufig unerwartete

Auswirkungen auf E-Mail-Archivierung (Single Instancing, Referenzierung, feste Allozierung von Speicherbereichen)


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MIGRATIONTYPEN IM ARCHIVIERUNGSUMFELD

Kampffmeyer

Harte Migration• Umkopieren von Index-Datenbanken, Anwendungsinformation

und Dokumenten in neue Systeme und auf neue Medien (bei einer Systemumstellung)

Weiche Migration• Nur umkopieren und neu organisieren der Index-Datenbank bei

einer Systemumstellung• Bestehende Medien werden genutzt

Integrative Migration• Parallel Betrieb unterschiedlicher alter Strukturen oder

Hersteller-Archive unter einer Middleware mit gegebenenfalls Ausalterung alter Komponenten (bei einer Systemumstellung)


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MIGRATIONSTRATEGIE

• Strategie eines Migrationskonzeptes muss sein, über die erste Realisierungsphase hinaus • Betrieb,• Informationsverfügbarkeit,• Ausbaufähigkeit und• Systemwechsel

sicherzustellen

• Das Migrationskonzept sollte bei jeder Ausschreibung Bestandteil der Anforderungen sein und in den Vertrag übernommen werden


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BESONDERHEITEN BEI DER MIGRATION VON E-MAIL-REPOSITORIES• Migrieren von E-Mails

• Einzelne E-Mails• Sammel-Container (OST, PST)• Datenbanken (z.B. Lotus Notes)

Kontext wahren bei: • Renditionierung (mehrere Formate unter gleichem

Index)• Single Instancing

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SINGLE INSTANCING

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SINGLE INSTANCING

• Mails und Anhänge nur einmal abgelegt, auch wenn sie an viele Adressen gehen, durch Erkennung eines Mehrfachvorkommens

• Speicherplatz sparen• Server-Überlastung vorbeugen

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SINGLE INSTANCINGFUNKTIONSWEISE

• Client Agenten kommunizieren mit dem Single Instancing-Dienst und stellen sicher, dass nur neue oder veränderte Dateien übertragen werden (Deduplikation)

• Andere Instanzen müssen durch Verpointerung nur noch referenziert werden

• Senkung des Bandbreitenbedarf

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SINGLE INSTANCING

Verw

eis

Abru

f Dok

umen

t

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SINGLE INSTANCINGFUNKTIONSWEISE

Vorher Nachher

Sin

gle

Inst

anci

ng

Die

nst

Ded

up

likat

ion

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KONTROLLE VON E-MAILS

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• Ausschließlich dienstliche Nutzung der E-Mail-Kommunikation erlaubt:

• Persönlichkeitsschutz des Arbeitnehmers• Begleitumstände kontrollierbar• Zugriff auf Inhalte ausnahmsweise, wie bei Verdacht von

Straftaten und Verrat von Betriebsgeheimnissen.

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• Wenn Private Nutzung der E-Mail-Kommunikation erlaubt:

• Arbeitgeber als Anbieter von TK-Diensten• Es gilt Fernmeldegeheimnis nach TKG

• Kenntnis vom Inhalt und angewählter Adresse nur für die Organisation der TK-Dienste erlaubt

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FILTERUNG VON E-MAILS

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• SPAM-Mail adressiert direkt an Mitarbeiter:• Strafrechtliche Aspekte• Verletzung des Fernmeldegeheimnisses,

§ 206 Abs. 2 NR. 2 StGB• Datenunterdrückung, § 303a StGB

• SPAM-Mail adressiert an „allgemeine“ oder Gruppen-Adressen

• Gegebenenfalls Verletzung des Fernmeldegeheimnisses,

§ 206 Abs. 2 NR. 2 StGB• Bei Gruppen- und Funktionsadressen gelten die

Vorgaben des BDSG nur eingeschränkt

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Private Nutzung erlaubt:• Verletzung des Fernmeldegeheimnisses …

Private Nutzung nicht erlaubt:• Datenunterdrückung …

Notstand: drohende Funktionsunfähigkeit• Lösung:

BetriebsvereinbarungAufnahme der Regelungen in (neue) ArbeitsverträgeAufnahme der Regelungen in Arbeitsanweisungen und Schulungsunterlagen

• Diese ist sowohl beim Einsatz automatisierte wie auch halb-automatisierter/manueller Archivierungsverfahren notwendig

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MICROSOFT EXCHANGE 2010

4.3

249

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• Persönliches Archiv• Beibehaltungsrichtlinien• Vorratsdatenspeicherung• Wiederherstellung einzelner Nachrichten• Multimailboxsuche• Rollenbasierte Zugriffskontrolle

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http://blogs.msdn.com/blogfiles/nickmac/WindowsLiveWriter/MicrosoftAnnouncesExchangeServer2010Avai_9900/clip_image002_thumb.gif

251

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WIRD UNABHÄNGIGE E-MAIL- ARCHIVIERUNG NOCH GEBRAUCHT?

Microsoft will zukünftig selber anbieten

• Office Web Apps einschließlich E-Mail

• CRM Suite 2011 einschließlich E-Mail-Management

• Office 365 einschließlich Exchange und Sharepoint

• E-Mail-Management (einschließlich E-Mail-Archivierung für E-Discovery)

252

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FAZIT (4)

E-Mail-Systeme selbst sind nicht zur langfristigen Aufbewahrung und Erschließung großer Informationsmengen geeignet.

Trotz aller verfügbaren technischen Funktionalität ist die wichtigste Eigenschaft für das E-Mail-Management immer noch die Disziplin der Mitarbeiter.

253

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ARCHIVIERUNGSVERFAHREN

5

254

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ÜBERSICHT ARCHIVIERUNGSVERFAHREN

5.1 Strategien der E-Mail-Archivierung

5.2 Inhouse vs. Outsourcing

5.3 Speichermedien

5.4 10 Grundsätze zur E-Mail-Archivierung

255

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STRATEGIEN DER E-MAIL-ARCHIVIERUNG

5.1

256

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STRATEGIEN DER (AUTOMATISIERTEN) E-MAIL-ARCHIVIERUNG

(1) Vollständige Archivierung

(2) Vollständige Archivierung mit Separierung der Attachments

(3) Selektive Archivierung

• Kombination der Verfahren einschließlich automatischer und manueller Steuerung

257

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VOLLSTÄNDIGE ARCHIVIERUNG

Vorteile:

• Konformität mit den rechtlichen Erfordernissen

• Möglichkeit der Prozessintegration

• Kaum Einfluss auf die Arbeitsweise der Nutzer

• Volle Integration in das bestehende IT Management des Unternehmers

Nachteile:

• Umfangreichster und aufwendigster Lösungsansatz

• Meist kostenintensivste Lösung

• Oft komplizierte Verhandlungen mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten der Unternehmen

258

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VOLLSTÄNDIGE ARCHIVIERUNG MIT SEPARIERUNG DER ATTACHMENTS

Vorteile:

• Wesentliche Reduzierung der Mailboxgrößen

• Daraus resultierender Performancegewinn

• Reduzierung der Hardwareanforderungen

Nachteile:

• Rechtliche Anforderungen werden nicht erfüllt

• Nach Crash des Mailsystems ist eine Zuordnung der archivierten Anhänge zu Mails schwierig

• Offline Retrieval der Anhänge nicht möglich

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SELEKTIVE ARCHIVIERUNG

Vorteile:

• Filterung unerwünschter Mails.

• Reduzierung des Speicherplatzbedarf.

• Daraus resultierender Performancegewinn

• Reduzierung der Hardwareanforderungen

Nachteile:

• Sehr aufwändig• Filterkriterien extrem

schwierig zu definieren• Bei ungenauer

Festlegung der Selektionskriterien werden rechtliche Anforderungen nicht erfüllt

261

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INHOUSE VS. OUTSOURCING

5.2

262

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CLOUD COMPUTINGIAAS, PAAS, SAAS

263

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ARGUMENTATION INHOUSE VERSUS OUTSOURCED

Inhouse Outsourced

Dokumente verbleiben im Haus Einsparen von Mitarbeitern?

Jederzeit Zugriff auf Dokumente Einsparen von Ressourcen?

Rechtsicherheit und Datenschutz Flexibilität

Kosten(Einmalinvestition, Wartung und Personal)

Kosten(Kontinuierlich für Verarbeitung und ggf. Zugriff)

Kostenreduzierung bis zu 50%

Mehr Effizienz

Keine aufwendige IT

264

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CLOUD COMPUTING

The Cloud

Infra-structure

as a Service

IaaS

Platform as a

Service

PaaS

Software as a

Service

SaaS

Amazon Elastic Compute Cloud (EC2)

Microsoft Azure

Amazon SimpleDB

Amazon Simple Queue Service (SQS)

Amazon Simple Storage Service (S3)

PayPal

Google Apps

Apple Apps

Salesforce

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PUBLIC CLOUD VERSUS PRIVATE CLOUD

• Cloud Technologien können auch „Inhouse“ benutzt werden

• SaaS gibt es nicht nur in der Public Cloud sondern auch, bei geeigneter technischer Abgrenzung, als „Private Cloud“ oder „Community Cloud“

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INHOUSE VS. OUTSOURCED

Archivoperativ

ArchivSicherung

Inhouse Outsourced

ArchivSicherung

Archivoperativ

ArchivSicherung

Eigen-Anwender

Eigen-Anwendermit outge-sourctemSicherheits-archiv

SaaS & Outsourcing

Archivoperativ

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CLOUD COMPUTING - CHANCEN

• Schnellere Verfügbarkeit von Innovationen• Theoretisch unbegrenzte Skalierbarkeit• Kosteneinsparung bei Hardware, Personal und

Lizenzen• Aufwandersparnis bei Programmupdates• Schnelle Anpassung an sich ändernde

Anforderungen• Kostenkontrolle durch Pay-for-use

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CLOUD COMPUTING - RISIKEN

• Provider• Vertrauen• Kontrolle• Abhängigkeit

• Zuverlässigkeit der Cloud• Engpässe in der Datenübertragung• Software-Lizenzen• Eigentumsrechte

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SAAS FÜR E-MAIL

SaaS erlaubt die Nutzung von ECM-Diensten ingeschlossenen Gemeinschaften als ASP und inoffenen Gemeinschaften über Web-Methoden.

Beispiele für E-Mail-Anwendungen sind:• „Internetsafe“ (z.B. zukünftig auch De-Mail), • Projektmanagement-Plattformen mit Verwaltung

der Korrespondenz,• Kollaboratives Arbeiten in verteilten

Gemeinschaften mit Korrespondenz (kein Mail),• E-Mail-Management• E-Mail-Archivierung• Social Community mit Korrespondenz (kein Mail)

270

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SPEICHERMEDIEN5.3

271

<Veranstaltung>

<Titel>

<Autor(en)>

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UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH


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www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007

STANDARDS VON SPEICHERMEDIEN

Digitale optische Speichermedien:• WORM: Write Once Read Many

• WORM Disk• CD (Compact Disk) • DVD (Digital Versatile Disk)• WORM Tape

• Werden physikalische WORM-Medien überhaupt noch gebraucht? Digital-optische Speicherträger sind als online-Komponenten „outdated“

• Alternative: Festplattensysteme

272

<Veranstaltung>

<Titel>

<Autor(en)>

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WORM TAPES

• Von Sony (AIT) oder StorageTek (VolSafe)• Auch für die allgemeine Bandsicherung nutzbar• Hohe Sicherheit bei ordnungsgemäßem

Rechenzentrumsbetrieb und der regelmäßigen Migration

• Aufnahmekapazität bis zu 1 TeraByte je Medium (komprimiert)

• Zugriffsgeschwindigkeiten mit denen von herkömmlichen WORMs vergleichbar oder schneller

• Medien durch große Kapazität relativ günstig

273

<Veranstaltung>

<Titel>

<Autor(en)>

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FESTPLATTENSPEICHER

CAS Content Adressed Storage

(z.B. Centera von EMC2)

• Unabhängig von der Anwendung• Signatur aus dem Inhalt des Objekts• Bei Veränderungen des Inhalts eines Objekts wird

automatisch eine neue Version erzeugt• Die Unveränderbarkeit der gespeicherten

Information wird durch die Software sichergestellt

274

HYBRIDE ARCHIVIERUNG

• Kombination aus digitalem Informationsmanagement und Mikrofilm

• Ein einziger Scan-Vorgang• Die Filme sind beständig und bleiben nach Jahrzehnten

lesbar und fälschungssicher (rechtssicher)• Die digitalen Daten dienen als Basis für ein E-

Discovery-System• In einem Arbeitsgang: Digitalisierung und Anlegen eines

Mikrofilm-Archivs• Anforderungen:

• Garantie der vollständigen Erhaltung/Sicherung der Dokumente nach Verarbeitung, insbesondere wenn danach die Originaldokumente vernichtet werden

• Beherrschung von Indexierungs-/ Klassifizierungsverfahren• Kenntnis des Datenmanagements• (Zertifizierte) Workflows mit Detail-Protokollierung

E-Mail-Archivierung richtig gestalten – Rechtliche Grundlagen, Management und Lösungen für die IT-PraxisDr. Ulrich Kampffmeyer


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275

iCas

• »iTernity Compliant Archive Solution«• Soll flexible und leistungsstarke Vorteile der

Plattenprodukte mit denen von reinen und revisionssicheren Archivsystemen vereinen

• Hardwareunabhängig wegen vorinstallierter und speicherunabhängiger Appliance

• Offenes System, das auf Industriestandards basiert, damit Daten dauerhaft gespeichert und trotzdem revisionssicher im steten Zugriff gehalten werden können

• Zugriff auf Standard-Dateisysteme - Unabhängigkeit von Speicherherstellern und –technologien

• HSM-Lösungen: Archive und deren Container auf Tapes oder andere Medien auslagerbar



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276

iCas Architektur



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(Bild: Iternity)

277

Konfiguration mit iCAS in einer Vmware-Umgebung



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(Bild: Iternity)

278

iCAS im Microsoft-Cluster



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(Bild: Iternity)

279

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KONSEQUENZEN DER E-MAIL ARCHIVIERUNG:TECHNIK

Technische Konsequenzen

• Langfristige Festlegung auf bestimmtes Backendsystem?

• Archivsystem und Sicherheitskopie?• Archivierung nur von E-Mails?• Amortisierung der Investitionen?• Durchgängigkeit und Vollständigkeit für interne und

externe E-Mails?• Weitere Anwendungsfälle? • Rolle des Prozessgedankens?• Investitionen in die Netzinfrastruktur?

280

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DIE 10 GRUNDSÄTZE ZUR E-MAIL-ARCHIVIERUNG

5.4

281

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DIE 10 GRUNDSÄTZE DER E-MAIL-ARCHIVIERUNG

1. Email-Archivierung muss die revisionssichere Langzeitarchivierung aller in einer E-Mail enthaltenen Informationen, einschließlich Formatierungen, Rechteinformationen und Anhänge, auch verschachtelter Anhänge, sicherstellen.

2. Archivierte Mails müssen ohne Informationsverluste wiederherstellbar sein.

3. Es sollte eine hohe Skalierbarkeit in Bezug auf Anzahl zu archivierender E-Mails und Datenvolumina gegeben sein.

4. Es muss möglich sein eine bereits archivierte E-Mail ganz oder teilweise (Mailtext / Anhänge) aus dem führenden Mailsystem zu löschen.

5. Auch verschlüsselte Maildokumente müssen archiviert werden können.

282

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DIE 10 GRUNDSÄTZE DER E-MAIL-ARCHIVIERUNG

6. Signierte E-Mails oder Anhänge müssen archiviert werden können und die Langzeitarchivierung dieser Dokumente muss durch die Möglichkeit eines „Übersignierens“ abgelaufener Signaturen möglich sein.

7. Anhänge und der Mailtexte sollten in ein für die Langzeitarchivierung geeignetes Format konvertiert werden.

8. Single Instance Archivierung: Attachments von identischen Mails an mehrere Nutzer werden nur einmal archiviert.

9. Die rechtlichen und betrieblichen Anforderungen, insbesondere die des HGB/AO und des BDSG müssen erfüllt sein.

10. E-Mail-Archivierung darf nicht als Insellösung sondern muss als integrierter Teil eines gesamten Archivierungskonzeptes betrachtet werden.

283

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FAZIT (5)

Die Archivierung steht am Ende des Lebenszyklus von Information. Die Nutzung und das Management sind während des aktiven Lebenszyklus wichtiger.

Archivierung ist immer dann unwirtschaftlich, wenn es nur um die Aufbewahrung und nicht um die Nutzung des Wissens in den Informationen geht.

284

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BESONDERE PROBLEMBEREICHE

6

285

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ÜBERSICHT BESONDERE PROBLEMFELDER

6.1 Elektronische Signatur

6.2 Elektronische Rechnung

6.3 Zustellungsnachweis

6.4 Kryptographische Verschlüsselung

6.5 Formate

6.6 Spam Ausfilterung

286

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ELEKTRONISCHE SIGNATUR

6.1

287

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DIGITALE SIGNATUR & ELEKTRONISCHE SIGNATUR

• Gesetz über die Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen vom 22.05.2001 ist die Grundlage dafür, dass elektronische Signaturen im Rechtsverkehr die gleiche Wirkung wie eine eigenhändige Unterschrift haben

• Signaturgesetz unterscheidet die einfache, fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur

• Als Beweismittel vor Gericht ersetzt nur die qualifizierte Signatur die eigenhändige Unterschrift

Quelle: info.ulrich-schrader.de/files/documents/diplomarbeit_schoene.pdf

288

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ELEKTRONISCHE SIGNATUR

Das Signaturgesetz unterscheidet in

Übereinstimmung mit der EG-Signaturrichtlinie

folgende Signaturen:

• Elektronische Signatur (§ 2 Nr. 1 SigG) • Fortgeschrittene elektronische Signatur (§ 2 Nr. 2

SigG)• Qualifizierte elektronische Signatur (§ 2 Nr. 3 SigG) • Qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-

Akkreditierung (§ 15 Abs. 1 Satz 4 SigG)

289

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UNTERSCHEIDUNG DER SIGNATURARTEN

1. Einfache elektronische Signatur• Fügt elektronischen Daten andere elektronische Daten

bei oder verknüpft diese logisch miteinander• Erfüllt keine besonderen Sicherheitsanforderungen, ihr

Beweiswert ist daher gering• Diese Form eine Signatur kann nicht eindeutig einer

Person zugeordnet werden, daher eignet sie sich lediglich für formfreie Verträge

2. Fortgeschrittene elektronische Signatur • Digitalen Signaturen ausschließlich dem Signatur-

schlüssel-Inhaber zugeordnet, deutlich sicherer• Die Authentifizierung des Zertifikatsinhabers wird

gewährleistet • Die Integrität der Daten kann überprüft werden

290

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3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES)• Verhält sich wie die fortgeschrittene, allerdings werden

diese mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit (SSEE) erzeugt (z.B. Chipkarte)

• Gleichzeitig wird dem Dokument zum Zeitpunkt seiner Erzeugung ein qualifiziertes Zertifikat von einem Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) ausgestellt

• Kein Dritter kann auf den persönlichen Schlüssel zugreifen

4. QES mit Anbieter-Akkreditierung• Das Trust Center garantiert darüber hinaus eine

nachgewiesene organisatorische und technische Sicherheit durch ein Gütesiegel

291

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5. Zeitsignatur• Beweismöglichkeit, zu welcher gesetzlichen Zeit das Dokument

vorgelegen wurde• Das Zertifikat enthält einen Hashwert mit der Zeit und dem

Zertifikat des ausstellenden Servers• Damit wird gewährleistet und bestätigt, dass das Dokument zu

dem angegebenen Zeitpunkt nicht verändert wurde

6. Zeitstempel• Können beispielsweise durch den Absender einer Nachricht

selbst erstellt werden • Zeitstempel bestehen in der Regel aus einer Zeitangabe, den

vorgelegten Daten und der Signatur des Zeitstempeldienstes. • Werden Zeitstempel als qualifizierte Zeitstempel bezeichnet,

wenn sie von Dienstanbietern erzeugt werden, die außerdem die Anforderung des Signaturgesetzes ( SigG ) und der Signaturverordnung erfüllen

292

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INTEGRITÄT UND AUTHENTIZITÄT

• Integrität und Authentizität müssen gewahrt sein:

• Bei einer auf elektronischem Weg übermittelten

Rechnung müssen die:• Echtheit der Herkunft• Unversehrtheit des Inhalts

• Dies wird gewährleistet durch:• Qualifizierte elektronische Signatur (Mit Anbieter-

Akkreditierung)• Elektronischen Datenaustausch (EDI)• Ab voraussichtlich Juli 2011: Auch durch die „einfache

Datei“

293

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QUALIFIZIERTE ELEKTRONISCHE SIGNATUR

• Für die Nutzung qualifizierter elektronischer Signatur sind speziell gesicherte PCs mit zugehörigem Eingabegerät (Kartenleser) einzusetzen

• Für die Nutzung und den Betrieb sind gesetzliche Regularien erforderlich, um auf dem Klienten keine Sicherheitslücken zu generieren

294

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ELEKTRONISCHE RECHNUNG

6.2

295

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EUROPÄISCHE RECHNUNGSRICHTLINIE

• Richtlinie 2001/115/EG, Inkrafttreten: 1.1.2004• Gestattet jedem Unternehmen die elektronisch

übermittelte Rechnungsstellung, sofern die Echtheit des Originals und die Vollständigkeit des Inhalts der Rechnung gewährleistet sind und sofern der Empfänger zustimmt

• Richtlinie sieht die Möglichkeiten einer elektronischen Signatur oder des Datenaustauschs mittels EDI vor

• Ort und Art der Aufbewahrung von Rechnungen in der EU können frei gewählt werden, auch die elektronische Aufbewahrung ist zulässig

Quelle: http://www.compliancemagazin.de/compliancefachbeitraege/recht/rechnungsrichtlinie300307.html

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AUFBEWAHRUNG ELEKTRONISCHER RECHNUNGEN

• Absender und Empfänger der Rechnung sind zur Aufbewahrung verpflichtet

• Aufbewahrungsfrist• Beträgt zehn Jahre und beginnt mit dem Ablauf des

Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wird• Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und

solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind

• Grundsätze der ordnungsgemäßen Aufbewahrung• Aufbewahrungsort

Quelle: www.nospamproxy.com/download/Elektronische-Rechnung.pdf

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ÄNDERUNGEN ELEKTRONISCHE RECHNUNG

• Bei alter Regelung des Umsatzsteuergesetzes hohe technische Anforderungen nötig

• Elektronische Rechnungsstellung soll möglichst unbürokratisch sein: Erfordernis der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts bleiben als abstrakte Voraussetzungen für die umsatzsteuerliche Anerkennung von elektronischen Rechnungen bestehen

• Jedoch: sonstige Vorgaben für elektronische Rechnungen aufgegeben, wodurch keine technischen Verfahren mehr vorgegeben sind

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ÄNDERUNGEN ELEKTRONISCHE RECHNUNG

• Änderungen entsprechen den aktuellen Bestrebungen auf unionsrechtlicher Ebene: Am 13.07.10 wurde die Richtlinie 2010/45/EU des Rates zu den Rechnungsstellungsvorschriften verabschiedet

• Ab 01.01.2013 sind zwingend Papier- und elektronische Rechnungen gleich zu behandeln

• Änderungen werden zum 01.07.2011 Inkrafttreten

Quelle: http://www.signature-check.de/fileadmin/pdf/BMF_Aenderung_UStG_26Okt2010_Formulierungsentwurf.pdf

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EDI ELEKTRONISCHER DATENAUSTAUSCH

• „Electronic data interchange“• EDI-System arbeitet mit Sender / Datenart /

Empfänger / Daten• Asynchrones Verfahren (Store-And-Forward)

typisch für E-Mail: Übertragung erfolgt in voneinander getrennten Schritten

• Daten werden mehrere Male zwischengespeichert• Keine direkte inhaltliche Antwort erwartet und übertragen

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EDI

• § 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG gestattet den elektronischen Datenaustausch (EDI)

• Voraussetzungen: • Das vereinbarte Verfahren gewährleistet die Echtheit und

Herkunft der Daten• Bisher: Es liegt eine zusammenfassende Rechnung in

Papierform bzw. in elektronischer Form vor

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EDI NACH STEUBAG

• Gesetz zur Modernisierung und Entbürokratisierung

• Inkrafttreten des Steuerbürokratieabbaugesetzes ab dem 1.Januar 2009

• Eine zusammenfassende Rechnung ist nicht mehr erforderlich

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EINFACHE DATEI

• Aufgrund der Umsetzung der MwSt-Richtlinie in deutsches Recht voraussichtlich Juli 2011:

• Bei entsprechender Verfahrenssicherheit keine elektronische Signatur mehr beim Versand von Rechnungen per E-Mail nötig

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ZUSTELLUNGSNACHWEIS

6.3

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ZUSTELLUNGSNACHWEIS

• E-Mails haben wenig Beweiskraft: • Sender kann bei herkömmlichen Protokollen und Log-

Mechanismen nicht längerfristig beweisen, ob und wann er was an wen versendet hat

• Abfrageeinstellungen nutzen wie „Empfang bestätigen“, „Lesen bestätigen“ können systemseitig vom Empfänger „ausgeschaltet“ sein

• Auch die digitale Signatur ist keine Abhilfe:• Empfang der Nachricht nicht beweisbar - hierzu wäre

eine idealerweise ebenfalls signierte Antwort notwendig• Die meisten elektronischen, personen- und

kartengebundenen Signaturen enthalten keinen qualifizierten Zeitstempel

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ZUSTELLUNGSNACHWEIS

• Einige Dienstleister bieten Lösungen an, die Signatur, Verschlüsselung und Antwort automatisieren („E-Mail-Einschreiben“)

• DE-Mail• E-Postbrief• Reg-Mail• u.a.

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Quelle: http://www.epost.de/geschaeftskunden/uebersicht/produktbeschreibung.html

DER E-POSTBRIEF

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Quelle: http://www.epost.de/geschaeftskunden/uebersicht/produktbeschreibung.html

DER E-POSTBRIEF

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Quelle: http://www.epost.de/geschaeftskunden/uebersicht/datensicherheit.html

DER E-POSTBRIEF

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KRITIK E-POSTBRIEF

• Der E-Postbrief fällt nicht wie ein normaler Brief unter das Briefgeheimnis. Nach der ständigen Rechtsprechung des BVerfG fällt eine elektronische Mitteilung nur unter das Fernmeldegeheimnis, welches bei weitem keinen so umfassenden Schutz wie das Briefgeheimnis bietet

• Privat- und Geschäftskunden werden gemäß den AGB (I.6.3) dazu aufgefordert, ihr Postfach werktäglich abzurufen. Unterlässt der Kunde dies, gilt der E-Postbrief dennoch als zugestellt und eventuelle Fristen beginnen zu laufen

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KRITIK E-POSTBRIEF

• Die Post speichert gemäß den AGB (IV.4.2) die Adressdaten aller Kunden, die dem zugestimmt haben, in einem für andere Kunden des E-Postbriefs zugänglichen Adressverzeichnis

• Es ist keine Möglichkeit vorgesehen, den E-Postbrief in bestehende Geschäftsprozesse und Software zu integrieren (z.B. ist eine Weiterleitung selbst an verifizierte E-Mail-Konten nicht möglich). Daher müssen Kunden des E-Postbriefes diesen Dienst zusätzlich zur normalen E-Mail behandeln

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KRITIK E-POSTBRIEF

• Sicherheit: das E-Postbrief Portal sichert durch eine TLS-Verschlüsselung die Kommunikation zwischen Benutzer und Betreiber. Es ist deshalb fraglich, ob die Nachrichten auf dem Server des Betreibers entschlüsselt werden und so ein Angriffsziel für unbefugte Leser darstellen

• Es werden nicht die geltenden Normen des Weltpostvereines, sowie der EU und der DIN eingehalten

• Keine gesetzliche Grundlage!

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Quelle: http://www.zdnet.de/news/digitale_wirtschaft_internet_ebusiness_kabinett_beschliesst_de_mail_gesetz_story-39002364-41539179-1.htm

DE-MAIL

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ZUSTELLUNGSNACHWEIS

DE-Mail: • Gilt im Einklang mit der "Zustellfiktion" bei der

Briefpost nach drei Tagen als "erhalten", unabhängig vom tatsächlichen Abruf durch den Kontoinhaber

• "Abholbestätigung", mit der Fristablauf nach Erhalt eines elektronischen "Einschreibens" verzögert wird, soll Verbraucherschutz erhöhen, hebelt Dreitagesregelung aber nicht aus


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DE-MAIL STRITTIGE PUNKTE

• Die fehlende Ende-zu-Ende-Verschlüsselung,

• Das Fehlen einer einheitliche Kennzeichnung, also einer gemeinsamen Domain oder einer neuen Domain-Endung, um sichere E-Mail-Adressen erkennen zu können,

• Dass eine Auskunftserteilung auch ohne richterlicher Prüfung möglich sei,

• Dass eine DE-Mail drei Tage nach dem Abschicken als zugestellt gilt, auch wenn der Nutzer sein Postfach in der Zeit gar nicht abgerufen hat

Quelle: http://www.spiegel.de/netzwelt/netzpolitik/0,1518,747449,00.html

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KRITIK AN DER DE-MAIL

• Kritik der Europäischen Union am Vorgehen der Bundesregierung:

• Europäische Kommission äußert Kritik am Vorgehen der Koalition

• Fordert Deutschland auf, Stellung zur Frage zu beziehen, wie DE-Mail mit den Vorgaben der EU zur Wettbewerbskonformität und Technikneutralität in Einklang gebracht werden soll

• Bisher keine Stellungnahme von CDU/CSU und FDP

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KRYPTOGRAPHISCHE VERSCHLÜSSELUNG

6.4

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KRYPTOGRAPHISCHE VERSCHLÜSSELUNG• Für die Ver- und Entschlüsselung von E-Mails

werden unterschiedliche kryptographische Verfahren eingesetzt (z.B. symmetrische und asymmetrische Verschlüsselung)

• Symmetrisches (private key) Verschlüsselungsverfahren: ein Schlüssel je Kommunikationskanal, der sowohl zur Ver- als auch zur Entschlüsselung dient

• Asymmetrisches (publik key) Verschlüsselungsverfahren: ein öffentlicher und ein privater Schlüssel (Schlüsselpaar), öffentlicher Schlüssels = Verschlüsselung, korrespondierender privater Schlüssel = Entschlüsselung

• Hybridverfahren: für jede Sitzung ein Schlüssel (Session Key) zufällig generiert und asymmetrisch verschlüsselt ausgetauscht, Daten selbst werden dann durch einen schnellen symmetrischen Algorithmus mit dem Session Key verschlüsselt

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KRYPTOGRAPHISCHE VERSCHLÜSSELUNG:NICHT IM ARCHIV – NUR IN DER KOMMUNIKATION!

Quelle: http://www.group-technologies.com/de/produkte/faq/encryption.php

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FORMATE

6.5

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FORMATE

• Asynchrone Systeme / E-Mail zwischen Systemen: • Keine Kommunikation/Harmonisierung untereinander

möglich• Attachments nicht kontrollierbar

• Neben Ablage im Originalformat können einige E-Mail-Management-Lösungen eine Formatkonvertierung durchführen

• Ermöglicht Speicherung und Anzeige der E-Mails und ihrer Anhänge in neutralen Formaten wie TIFF oder PDF: Archivierte E-Mails können auch nach Wechsel derE-Mail-Lösung unabhängig von dieser gelesen werden

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FORMAT AUFBEREITUNG

• Bestimmte E-Mail-Clients (Lotus Notes, Novell Groupwise) keine Möglichkeit, E-Mails inklusive Anhänge in einem Containerformat zu speichern

• Eine Archivierungslösung muss in der Lage sein, Mail zu splitten und getrennt zu speichern (Single Instancing, Verpointern) aber dabei den logischen Zusammenhang zu erhalten

• Der logische Zusammenhang muss auch bei Verlagerung von Dateien und Migrationen gewahrt bleiben

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PDF/A

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PDF/A-2

• Neuer Teil des PDF-Standards: ISO 19005-2, Part-2 (PDF/A-2)

• Veröffentlichung 02. Dezember 2010• PDF/A-2 ist ein zweiter Normteil, der auf einer neueren

Version des PDF-Formats aufsetzt und die dadurch eingeflossenen technischen Neuerungen wie beispielsweise JPEG2000 berücksichtigen soll

• Sichere Textextraktion und bessere Suche • Schriften mit Bedeutung einbetten, nicht nur

“Aussehen” • Auch sinnvoll für Scans mit OCR Einbettung (im

Gegensatz zu Conformance Level a!)• Große Seiten

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PDF/A-2

• Transparenz • Nicht in PDF/A-1, erlaubt in PDF/A-2

• Weitere Annotationen und Kommentare • 3D verboten, Freiform u.a. Kommentare zusätzlich

• OpenType Fonts • Normierte Fonts ohne Konvertierung einbettbar

• Klarere Anleitungen zur Digitalen Signatur • Basierend auf ISO 32.000-1 und ETSI Norm

• Object Level XMP Metadaten • PDF/A-1 regelt nur Dokumenten Level Metadaten

Vortrag LuraTech, ECM-Forum, CeBIT 2011

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PDF KOMPATIBILITÄT

• PDF/A-1 war teilweise so „schwammig“ formuliert, dass unterschiedliche Implementierungen vorlagen die zu sehr unterschiedlichen Validierungsergebnissen bei der Prüfung des Formates führten

• Durch PDF/A-2 sollen diese „Unsauberkeiten“ behoben sein, jedoch hat dies Auswirkungen auf die Abwärtskompatibilität

• PDF selbst ist auch normiert – wozu also noch PDF/A wird vielfach gefragt

• PDF ist keine Lösung für die neuen Formate wie EPub, Mashups und andere Entwicklungen

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FAZIT (6)

Heutige Probleme dürfen zwar nicht überbewertet werden, sie haben jedoch angesichts der langen Zeiträume der Archivierung langfristige Folgen und Konsequenzen.

Viele Probleme lassen sich nicht technisch lösen sondern nur organisatorisch. Zu technisierte Lösungsansätze führen häufig zum „Overkill“.

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AUSBLICK7

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ÜBERSICHT

7.1 Das digitale Universum

7.2 Cloud Computing

7.3 Aktuelle Entwicklungen

7.4 Collaboration und Workflow

7.5 Social vs. E-Mail

7.6 Die Überforderung des Menschen durch zu viel Kommunikation

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DAS DIGITALE UNIVERSUM

7.1

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DAS DIGITALE UNIVERSUM

IDC; http://switzerland.emc.com/collateral/analyst-reports/diverse-exploding-digital-universe.pdf

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CLOUD COMPUTING

7.2

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PERSÖNLICHE DATEN IN DER CLOUD

http://www.fujitsu.com/downloads/SOL/fai/reports/fujitsu_personal-data-in-the-cloud.pdf

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CLOUD COMPUTING IN DEUTSCHLAND

• Nur 25% der Deutschen zeigen sich begeistert von der wachsenden Technologisierung ihres Alltags und der damit verbundenen zunehmenden Abhängigkeit von der IT

• 18% der Deutschen zählen zu den Befürwortern (weltweit: 39%),

• 32% zu den Gegnern (weltweit: 19%)

• Generell ist das Vertrauen in den sicheren Umgang mit Daten durch Behörden und Unternehmen niedrig

• 72% der Deutschen erwarten sogar, dass sich Staat und Politik aus ihren persönlichen Daten heraushalten. Nur 31% vertrauen dem Staat, was das Thema Datensicherheit anbelangt

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CLOUD COMPUTING IN DEUTSCHLAND• 68% stört der Umstand, dass sie keine Kontrolle

darüber haben, welche Informationen von ihnen auf Online-Plattformen und Servern von Unternehmen und Behörden lagern

• Deutsche betrachten jegliche Einmischung von Staatsseite in das Thema Datenschutz mit Misstrauen, gleichzeitig räumen sie dem Staat eine wichtige Rolle bei der Erstellung von Datenschutzrichtlinien ein

• 20% der Deutschen sehen ein hohes Maß an Eigenverantwortung für den Schutz ihrer Daten

• Zentrale Vorteile für die Gesellschaft: Effizientere Nutzung der natürlichen Ressourcen (43%)Verbesserte medizinische Versorgung (40%) Höhere Sicherheit, zum Beispiel dank biometrischer Systeme (32%)

http://www.cio.de/dynamicit/management_strategie/2264374/index3.html

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AKTUELLE ENTWICKLUNGEN

7.3

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„Deutsche Sonderlocken“• E-Postbrief• DE-Mail

• Bürger-Safe• Wie archiviere ich wichtige Geschäftskorrespondenz

elektronisch?• Vertraue ich auf die Provider der Systeme?

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„Die großen Herausforderungen“• Google Mail

• Google Mail-Archivierung

Facebook „Mail“• Kein „Versenden mehr von E-Mail“, • Nachrichten Datenbank / Portal-basiert• Vertraue ich auf die Provider der Systeme?

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COLLABORATION UND WORKFLOW

7.4

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WAS HAT DIE E‐MAIL MIT COLLABORATION ZU TUN?

Vom Archivieren zum Management von E‐Mails:

Herkömmliche E‐Mail‐Archivierung:• Schnelle Einführung• Basisarchivierung für Archivierung und Lebenszyklus• Aufbau eines Datenrepositories• Oft userbezogen: Bildung von Datensilos

Die Alternative:• ECM-basiertes E-Mail-Management bietet

geschäftskontext- geschäftsprozess- und speicherbezogene Archivierungsmöglichkeiten

• Aufbau eines zentralen Repositories für alle Dokumente –Ausbaubarkeit zum ECM

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COLLABORATION

• Collaboration durch mobile Verfügbarkeit von Kundenwissen:

• Kundenakte in der Hosentasche inkl. E‐Mails• Zugriff auf das Firmenwissen im ECM• Integrierte Zusammenarbeit zwischen ID und AD

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NUTZEN DER INTEGRATION VON E‐MAIL IN WORKFLOWS

Workflow

OS | ECM

Höhere Kundenzufriedenheit (Bessere Durchlaufplanung, kürzere Durchlaufzeiten)

Mehr Qualität (Protokolle von Arbeitsschritten, Fehlervermeidung durch Standardabläufe)

Verbesserte Wettbewerbsfähigkeit, z. B. flexible Prozessanpassungen bei veränderten Rahmenbedingungen

Mitarbeiterzufriedenheit (Wegfall von Routinetätigkeiten, Besseres Verständnis betrieblicher Abläufe)

Kostenreduktion (Transportwege,

Archive, Effizienzsteigerung von Sachbearbeitung)

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SOCIAL VS. E-MAIL

7.5

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NUTZEN VON KOMMUNIKATIONSKANÄLEN 2011

Quelle: http://www.ecircle.com/fileadmin/files/pdfs/04_Resource_Centre/4.4._Studien/DE/eCircle_Europaeischer_Social_Media_und_E-Mail_Monitor_-_Laendervergleich.pdf

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PORTALE, APPS UND MOBILE

• Ablösung der E-Mail durch Portale?• Immer mehr Bestellportale und Unternehmensportale

werden genutzt• E-Mail in Communities: XING-Mail / Facebook-Mail -

keine Trennung mehr zwischen Social Network Messages und E-Mail

• E-Mails auf Smartphones die wichtigsten Anwendungen – Optimierung der Mail- und Newsletter-Gestaltung (HTML) sowie Kommunikations-Usability für den mobilen Bereich

• Business Apps für geschäftliche Tätigkeiten können auch E-Mail ersetzen

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MICROBLOGGING

• Twitter als Mittel für die geschäftliche Kommunikation? Bestellformulare twittern?

• Unternehmensinterne Kurznachrichten per Microblogging

• Microblogs in sozialen Netzwerken wie XING oder Facebook – als Statusmeldung

• Nachrichten und auf Dokumente nur noch verlinken?

• Ist dies der schnellere Weg als die E-Mail?

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BEDEUTUNG UND UMSETZUNG VON SOCIAL ANWENDUNGEN IN UNTERNEHMEN

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DIE ÜBERFORDERUNG DES MENSCHEN DURCH ZU VIEL KOMMUNIKATION

7.6

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FAZIT (7)

Die heutige Form der E-Mail ist nur eine Übergangsform der elektronischen Kommunikation. Sie wird mittelfristig durch andere Technologien erweitert und abgelöst. Mobile Kommunikation und neue Formen der Softwarenutzung treiben diese Entwicklung.

Beim E-Mail-Management geht es im Wesentlichen auch darum, die Information so zu selektieren, dass man sich auf das Wichtige und Wesentliche konzentrieren kann: Reduktion und Bewertung sind die Schlüssel zur Bewältigung der Informationsflut.

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Präsentation, weiterführende Informationen ...www.PROJECT-CONSULT.com

VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT !

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