Curso de Microsoft ® Access ® 2010

Curso de Microsoft® Access® 2010Diseñar las tablas para una nueva base de datos

Contenido del curso• Información general: plan de buen diseño• Lección: incluye nueve secciones con

instrucciones• Tareas sugeridas para la práctica• Prueba• Tarjeta de referencia rápida

Diseñar las tablas para una nueva base de datos

Información general: plan de buen diseño


¿Aún no conoce la seguridad de Access 2010? En este curso comenzará a aprender conceptos básicos de Access, empezando por un buen diseño, que asegura que la base de datos captura todos los datos con precisión.

En este curso nos centraremos específicamente en el diseño de las tablas y las relaciones de una base de datos nueva.

Objetivos del curso1. Diseñar la estructura de tablas de una

nueva base de datos. 2. Diseñar los campos: las columnas

individuales de cada tabla. 3. Diseñar los campos de clave principal que

permiten las relaciones entre las tablas.4. Diseñar las tablas para una nueva base de

datos, una base de datos que se publicará en un sitio Microsoft® SharePoint®.


Comenzar con un plan

Ahorre tiempo y esfuerzo elaborando un plan.

En este curso, suponga que administra los datos de activos de la empresa: equipos, escritorios y otro equipamiento. Para especificar y administrar esos datos, ha estado usando una hoja de cálculo pero el archivo se está volviendo tan grande que se hace difícil encontrar y cambiar datos; además, algunos de los registros no son exactos.

Trasladar esos datos a una base de datos de Access puede facilitar su trabajo pero ¿por dónde comenzar? Diseñar las tablas para una nueva base de datos



El lenguaje relativo al diseño de bases de datos puede ser bastante técnico (escuchará términos como “formas normales”) pero estos son los conceptos básicos: En primer lugar, observe los datos que desea capturar. ¿Cuántos de esos datos se repiten? Por ejemplo, ¿cuántas veces se enumeran proveedores en la hoja de cálculo? Busque esos datos repetidos y muévalos a una tabla solamente para esta información. Diseñar las tablas para una nueva base de datos



Como parte de ese procedimiento, asegúrese de que cada tabla contenga datos únicos. Por ejemplo, una tabla con datos de activos no contendrá información de ventas y una tabla con datos de nómina no puede contener registros médicos. El proceso de dividir los datos en tablas más pequeñas se denomina normalización.




Una vez que se normalizan los datos, se vuelven a “enlazar” mediante la vinculación de las tablas con relaciones, como se muestra en la imagen. The picture shows this. La hoja de cálculo original coloca los datos en una lista larga mientras que la base de datos los divide en tablas. A su vez, las tablas se relacionan de un modo que le permite encontrar información y extraer significado de los datos.




Ese conjunto de tablas y relaciones es la columna vertebral de cualquier base de datos relacional. Sin él, no tendrá una base de datos. Así que siga avanzando y le mostraremos el proceso de diseño paso a paso.


Determinar una finalidad

Quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo.

El primer paso al planear una nueva base de datos es tomar nota de cuál es su finalidad. En este caso, debe especificar y administrar los datos de activos de su compañía.

Pero no se detenga allí. Pregúntese quién usará la base de datos y cómo va a ser usada. Asegúrese de que el enunciado de finalidad tenga en cuenta todas las necesidades y todos los usos diferentes.


Determinar una finalidad

Quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo.

Tenga a mano su enunciado de finalidad y consúltelo a medida que diseña las tablas. No intente hacer un enunciado perfecto, siempre puede cambiarlo y seguramente lo hará.


Hacer una lista de los datos que desea almacenar

Todos los datos que es conveniente conservar.

Un buen diseño de base de datos le ayuda a evitar que se dupliquen los datos. También sirve para asegurarse de que los datos estén completos y, lo que es aún más importante, que sean exactos.




Para alcanzar esos objetivos, comience por hacer una lista de los datos que desea capturar. Puede comenzar con los datos existentes; en este caso, la hoja de cálculo. O bien, si usa libros mayores o formularios en papel, reúna ejemplos de éstos. No dude en preguntar a sus compañeros de trabajo qué necesitan.




Otra manera de identificar la información que necesita almacenar es crear un diagrama de flujo de las tareas asociadas con los datos.Por ejemplo, ¿quién escribirá los datos y cómo se escribirán? ¿Qué tipos de formularios necesitarán?




Y, ya que está en ello, piense en los informes o en el correo que desea producir a partir de la base de datos. Por ejemplo, ¿desea saber cuándo es necesario reemplazar los escritorios o las sillas? ¿Quién necesita esa información? Observar los datos que necesita escribir y consumir puede ayudarle a decidir qué datos almacenar.


Agrupar los datos por tema

Conjuntos de información exclusiva.

A medida que cree la lista de los datos que desea capturar, verá que naturalmente estos se clasifican en una o más categorías o grupos de temas. Por ejemplo, es posible que la información se agrupe de esta manera:• Datos de activos

como modelos, fechas de compra y costos.




• Datos del proveedor: las personas que proveen equipos, escritorios y otro equipamiento. Esta categoría probablemente incluya nombres de compañías, direcciones, números de teléfono y nombres de contactos.

• Datos de soporte: aquellas personas que reparan y mantienen los equipos. Estos datos pueden parecerse a los datos de proveedor porque también incluyen nombres de compañías y de contactos.




La agrupación es importante porque cada grupo puede corresponder a una tabla, por ejemplo Activos, Soporte y Proveedores. Es posible que los grupos no den como resultado una lista completa de tablas pero son un buen punto de partida. No tema volver a esbozarlos. Solo asegúrese de que cada grupo contenga datos únicos: solo la información de activos en un grupo, solo los datos de proveedores en otro y así sucesivamente.Diseñar las tablas para una nueva base de datos

Campos a partir de los grupos

Va a entrar en los detalles prácticos.

El paso siguiente en su diseño es crear una lista de los campos para cada tabla. En una tabla de Access, las columnas se denominan campos y los registros individuales filas. Como regla, cada campo de una tabla está relacionado con los demás campos.

Por ejemplo, en una tabla de datos de contactos de negocios, normalmente tendrá campos para nombre, apellidos, compañía, números de teléfono, etc.




Cada campo debe estar relacionado con los demás y cada campo solo debe ser aplicable a contactos de negocios. Ese conjunto de campos relacionados se denomina relación y de allí deriva el nombre de base de datos relacional.

Para diseñar los campos, decida qué información específica debe capturar cada uno de los grupos. Una vez más, puede remitirse a los datos existentes: la hoja de cálculo, un libro mayor o incluso su archivo de tarjetas. Diseñar las tablas para una nueva base de datos



Para la base de datos de activos, es posible que desee crear una lista con cada elemento e información acerca de cada elemento, por ejemplo fechas de compra y costos. Como parte de este procedimiento, intente reducir cada campo a su componente lógico más pequeño.

En un buen diseño, un campo representa un solo dato y el nombre del campo identifica claramente ese dato.




Mientras trabaja, quizás desee usar datos de una tabla en otra. Por ejemplo, la imagen muestra que el grupo Activos incluye campos para proveedores y soporte. Eso es natural; puede ver cómo se deben relacionar las tablas y analizaremos esas relaciones en breve. Por ahora, incluya todos los campos que considere que cada tabla debe tener.




Por último, en caso de que se esté preguntando, las filas no se diseñan. Éstas aparecen naturalmente a medida que escribe los datos en los campos.


Diseñar los tipos de datos

Cada campo recibe un tipo de datos.

Una vez que crea una lista de los campos en cada tabla, debe elegir un tipo de datos para cada campo. Un tipo de datos es una propiedad que controla qué se puede y qué no se puede escribir en un campo.

Por ejemplo, si desea almacenar datos textuales como nombres y direcciones, debe establecer los campos en el tipo de datos Texto. Si desea almacenar fechas y horas, debe establecer el campo en el tipo de datos Fecha/Hora. Diseñar las tablas para una nueva base de datos



Los tipos de datos son estándar para todas las bases de datos relacionales y ayudan a garantizar la entrada de datos exactos. Por ejemplo, no puede escribir un nombre en un campo configurado para contener fechas y horas. Además, los tipos de datos también le ayudan a controlar el tamaño de la base de datos ya que controlan el tamaño de los campos. No desperdiciará espacio al colocar una pequeña cantidad de texto en un campo grande.Diseñar las tablas para una nueva base de datos



Access facilita la configuración de tipos de datos y durante la práctica verá cómo. Por ahora, a medida que enumera los campos, observe el tipo de datos para cada uno.


Diseñar las claves principales

Un campo fundamental para todas las tablas.

El paso siguiente en su diseño en agregar un campo de clave principal a cada una de las tablas. Una clave principal es un campo, o una combinación de campos, con un valor que hace que cada registro (cada fila de una tabla) sea único. Por ejemplo, la compañía de teléfono realiza un seguimiento de todos los usuarios que se llaman Pedro Pérez mediante su identificación con un valor de clave principal única.




Además de identificar cada registro de la base de datos, las claves principales también se usan en las relaciones entre las tablas. De hecho, las claves principales son tan importantes que existe una regla para ellas: cada tabla de la base de datos debe tener una clave principal. Sin ellas, no puede crear relaciones ni extraer información significativa de los datos.




Access ofrece diversas maneras de crear claves principales. Como solamente está empezando, la forma más simple es crear un campo de identificador, por ejemplo “Id_activo” o “Id_proveedor”, para cada una de las tablas y, a continuación, establecer ese campo en el tipo de datos Autonumeración.




Access después incrementará el valor de ese campo de uno en uno siempre que agregue un nuevo registro. Además, si está pensando en publicar la base de datos en SharePoint, deberá usar los campos Autonumeración como las claves principales de todas las tablas.


Diseñar las claves externas

Lo esencial de las relaciones: compartir las claves.

Anteriormente en este curso, mencionamos que después de dividir los datos en tablas, se vuelven a enlazar con vínculos llamados relaciones. Las relaciones de tablas pueden ser muy complejas y no se abordan en este curso. Por ahora, debe diseñarlas y, para ello, debe decidir dónde colocar claves externas.




Una clave externa simplemente es una clave principal que se usa en otra tabla.The picture shows this: En la imagen puede ver de qué modo las claves principales de las tablas Proveedores y Soporte se han convertido en campos en la tabla Activos. Esos campos duplicados en la tabla Activos son claves externas.




A estas alturas debe estar pensando “Un momento, ¡al compartir campos de esa manera se duplican los datos!”. No se preocupe, este tipo de duplicación es aceptable. Los valores de clave principal son pequeños y no se puede extraer información de la base de datos a menos que se usen en relaciones. De modo que, como paso en su diseño, indique los campos de clave externa.


Diseñar tablas para SharePoint

Las bases de datos web requieren un poco de planeación.

Como paso final del proceso de diseño, decida si desea o no publicar la base de datos en SharePoint. Si va a hacerlo, las tablas no pueden usar algunas de las características que ofrece Access.

Por ejemplo, para crear tablas, solo puede usar la vista Hoja de datos y no el diseñador de tablas.




Además, los únicos tipos de relaciones que puede crear se denominan Campos de búsqueda. Se trata de un tipo de relación que le permite seleccionar los valores que residen en una tabla desde una lista en otra tabla.




Access impone esos límites dado que el proceso de publicación convierte la base de datos a HTML dinámico y ECMAScript, y, por lo tanto, debe evitar crear cualquier componente de base de datos (Access los llama objetos) que no se pueda convertir a esos lenguajes. Entonces, como paso final de su diseño, apunte si va a publicar la base de datos. Es un detalle menor pero es fundamental.


Sugerencias para la práctica1. Inicie el plan.2. Explore la plantilla de base de datos de Activos.3. Explore formas de evitar datos redundantes sin

crear tablas

Práctica en línea (requiere Access 2010)


http://office.microsoft.com/es-es/access-help/practice-RZ101772996.aspx?section=11

Pregunta de prueba 1¿Cuál es la función de una clave principal? (Seleccione una respuesta).

1. Identificar de forma exclusiva cada registro en una tabla.

2. Cifrar y descifrar la base de datos.3. Ayudar a asegurar que los datos se escriban en

la tabla correcta.


Pregunta de prueba 1

Las claves principales hacen todo eso y todas las tablas deben tener un campo de clave principal.

¿Cuál es la función de una clave principal?

Respuesta:1. Identificar de forma exclusiva cada registro en

una tabla.


Pregunta de prueba 2Un buen diseño de base de datos ayuda a garantizar que: (Seleccione una respuesta).

1. Siempre se realice una copia de seguridad de los datos.

2. Los datos sean completos y exactos.3. Se dupliquen los datos para que sea más fácil

encontrarlos.



La integridad y exactitud de los datos son esenciales para tomar decisiones acertadas.

Un buen diseño de base de datos ayuda a garantizar que:

Respuesta:2. Los datos sean completos y exactos.


Pregunta de prueba 3Siempre debe colocar todos los datos en tablas diferentes. (Seleccione una respuesta).

1. Verdadero.2. Falso.



Si solo necesita almacenar y realizar el seguimiento de unos pocos elementos, puede usar un campo de búsqueda que contenga una lista de valores.

Siempre debe colocar todos los datos en tablas diferentes.

Respuesta:2. Falso.


Pregunta de prueba 4¿Cuántas tablas debe contener una base de datos bien diseñada? (Seleccione una respuesta).

1. Tantas como sean necesarias para capturar todos los datos sin que haya redundancia.

2. Una.3. Dos.



Puede ser una tabla o pueden ser decenas.

¿Cuántas tablas debe contener una base de datos bien diseñada?

Respuesta:1. Tantas como sean necesarias para capturar

todos los datos sin que haya redundancia.


Pregunta de prueba 5Para establecer una relación entre la Tabla A y la Tabla B: (Seleccione una respuesta).

1. Se combina la Tabla A con la Tabla B.2. Se vincula la Tabla A con la Tabla B.3. Se agrega la clave principal de la Tabla A a la

Tabla B (o viceversa).



Cuando agrega un campo de clave principal a otra tabla y crea una relación, ese campo nuevo se convierte en una clave externa.

Para establecer una relación entre la Tabla A y la Tabla B:

Respuesta:3. Se agrega la clave principal de la Tabla A a la

Tabla B (o viceversa).


Tarjeta de referencia rápidaPara obtener un resumen de las tareas tratadas en este curso, consulte la Tarjeta de referencia rápida.


http://office.microsoft.com/es-es/access-help/quick-reference-card-RZ101772996.aspx?section=14&mode=print

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