CARTILLA VISUAL TNS

Integrantes:

Liana Ximena quintero arenas (221448)

Mileidy Tatiana Yaruro Sánchez (221447)

CARTILLA SOFTWARE VISUAL TNS

.

BARRA DE NAVEGACIÓN

FILTRADOR

Primer registro

Anterior registro

Insertar registro

Eliminar registro

Grabar registro

Refrescar registros

Cancelar edición registro

Editar registro Ultimo registro

Siguiente registro

Casilla de Filtrar Campo a Filtrar

Asentar

Desasentar o reversar

Imprimir

Imprimir rango de recibos

Anular

Ver todos los periodos

Importar ítems de

documentos vencidos

Módulo diseñado para la creación y parametrización de cualquier empresa que necesite llevar su respectiva contabilidad

con mayor Facilidad.

MO DULO DE ADMINISTRACIO N

Dirigirse a la barra de tareas, seleccionar inicio, luego todos los

programas y buscar la respectiva carpeta de visual TNS.

Después, seleccionamos el módulo de administración.

Al ingresar a este módulo se desprende una ventana (ver imagen

anexa)

En la cual daremos “enter” y

saldrá otra ventana en la cual

seleccionaremos “listado de

empresas”, para así digitar la

respectiva información de la

empresa la cual vamos a

crear.

Después de ingresada la

información (nombre de la

empresa, representante legal, año

fiscal, ruta archivo, nit entre

otros), oprimo el chulito que se

encuentra en la parte superior

izquierda de la ventana para así

crear exitosamente la empresa,

dando enter, abrir y aceptar para

que el programa guarde la

Respectiva copia de seguridad. Al ingresar a este módulo se

desprende la siguiente ventana en la cual seguiremos los siguientes

pasos:

Seleccionar “base de

datos”

Seleccionar “actualizar

base de datos”, clic en yes y

espero.

Luego doy enter en

atrás y selecciono log

configuración en donde se

desprende una pequeña

ventana donde colocaremos un

usuario “ADMIN” damos doble

enter y se desprenderá la siguiente ventana

Seleccionamos, “configuración” y después seleccionamos todos los

recuadros que

aparecen en la

ventana que se

desprendió, y luego

“aceptar”

Luego de hacer este

proceso podemos

retroceder y salir de

este módulo.

Para la realización de la copia de segidida o la recuperación de alguna

copia de seguridad se siguen los siguientes pasos:

- Abrimos el modulo de administración

- Seleccionamos el icono base de datos

- Se desprende otra ventana donde seleccionamos el icono

copia de seguridad.

- Se desprende otra ventana donde se encuentran los iconos de

recuperar copia o realizar copia

- Se selecciona el respectivo, para hacer una copia o para recuperar

alguna copia ya realizada.

- Para realizar la copia de seguridad se desprende una ventana para

buscar en que lugar del computador o de la memoria se va a

guardar la copia

- Después de buscar la carpeta donde se va a guardar se da aceptar

Para recuperar copia sale una ventana donde se debe seleccionar el archivo

donde esta la copia de seguridad

damos aceptar y la copia se integra a el programa.

Este módulo permite llevar en forma oportuna la información contable, se

caracteriza por manejar múltiples empresas

MO DULO DE CONTABILIDAD

Abrimos el módulo de

contabilidad y nos va a

aparecer un cuadro

donde se ingresa por

primera vez a este

módulo. Damos doble

enter y se desprende otra

ventana donde nos pide

el nombre de usuario y

después en la copia de

seguridad, damos ok.

1... CONFIGURACIÓN DEL MÓDULO DE CONTABILIDAD:

Ubicados ya en el módulo de contabilidad, nos vamos a archivo,

configuración y generales.

Se desprende una ventana donde seleccionaremos el recuadro donde dice

imprimir fecha y hora y damos clic en aceptar.

2… COMO IMPORTAR EL PLAN DE CUENTAS:

Sigo los siguientes pasos:

- Selecciono herramientas y damos clic

- Damos clic en importar datos visual TNS

- Seleccionamos el cuadrito donde nos diga plan de cuantas

- Damos clic en TI: empresa tipo comercial

- Damos clic en importar y luego aceptar.

3…ABRIR PLAN DE CUENTAS:

- Después archivo

- Clic en plan único de

cuantas

- En el buscador de la ventana

que se desprendió

colocamos un asterisco (*)

- Damos enter

- Aparecen todos los datos

del plan único de cuantas

con sus respectivas cuantas

subcuentas, etc.

4….COMO CRERAR CUENTAS- SUBCUENTAS O AUXILIARES

Nos ubicamos en el plan único de cuentas, nos ubicamos en la subcuenta,

selecciono insertar (+) y digitamos el nombre respectivo del auxiliar que se

desea crear.

NOTA. Algunos auxiliares tienen un porcentaje respectivo y una cuantía

mínima que se debe colocar al momento de crear la cuenta.

EJEMPLO:

Crear el auxiliar de la 2365 ´´retención en la fuente ´´, no olvidar

digitar el 5 y la cuantía mínima

que se trabaja con este.

Realizamos el mismo

procedimiento que se hace en el

plan de cuantas, colocar el

asterisco (*), después buscamos

la cuenta respectiva (2365 en

este caso) damos clic en insertar

(+) digitamos el nombre, el

porcentaje y la base o cuantía

mínima, damos clic en guardar y luego en el icono exportar para que el

auxiliar se guarde correctamente.

5… COMO CREAR LOS TERCEROS:

Seguimos los siguientes pasos:

- Archivo

- Terceros

- Insertar (+),Digitamos la

información

Código, tipo de documento, no.

Identificación, expedida en nombre,

nombre tributario, luego damos

guardar

En las pestañas que están debajo de

la información a diligenciada se procede a llenas lo siguiente:

a. EN DATOS GENERALES:

Se registra la información requerida (representante legal, dirección,

ciudad, teléfono, e-mail, celular, observaciones)

b. EN LA PESTAÑA DATOS ADICIONALES:

Se diligencia la dirección teléfono, e-mail, celular, en esta parte del proceso

se abre la pestaña que está al lado del celular y se digita el código, nombre

del departamento o cuidad, luego damos en guardar y exportar.

c. EN LA PESTAÑA CONTABILIDAD.

Llenamos los respectivos auxiliares que están hay como lo son los

proveedores (220505.01) retención en la fuente (236540.01), en clientes

llenamos el auxiliar de clientes (130505.01) y retención en ventas

(135515.01) el resto de campos se dejan e blanco.

NOTA: Para colocarle el código a cualquier tercero se debe tener en cuenta

para colocar antes del número una letra respectiva para diferenciarlos.

Clientes = C proveedor = P socio = S empleado = E vendedor= V

d. PESTAÑA DATOS DE FACTURACIÓN:

Selecciono el tipo de tercero que se está trabajando (cliente, proveedor,

vendedor etc.)

Luego damos en guardar e importar para que la información quede

totalmente guardada.

6… COMO CREAR BANCOS

- archivo , enter

- tablas, enter

- bancos, enter

- en la ventana que se

desprende damos clic en

insertar (+) y leñamos todos

los campos que hay se

encuentran 8 código del banco, nombre, no. De cuenta contable (

111005.01) formato c.e 8 diseñado-gráfico) y el consecutivo de

cheques ( 00001)

- damos clic en guardar y después en importar para que la

información guarde

7… COMO CREAR SUCURSALES.

- archivo, clic

- sucursales, clic

- al abrir la ventana

seleccionamos en insertar (+)

- diligenciamos lo

respectivo de la sucursal

(código, descripción,

dirección, en ciudad creamos

la cuidad donde se encuentra la sucursal dando en insertar llenando

los datos, guardar y exportar.)

-

8… COMO CREAR COMPROBANTES:

- Contabilidad

- movimientos

- Comprobantes

En la ventana que se desprende, damos clic en insertar (+), al salir el

comprobante llenamos la siguiente información:

- Tipo(según el comprobante que se requiera)

- Número( seleccionamos 00 sin prefijo)

- Fecha (el día respectivo donde se generó el comprobante).

- Concepto (se especifica la transacción que se realizan con el

comprobante).

- Damos en guardar.

En la parte inferior aparece otra barra donde seleccionaremos insertar (+), y

se desprenden otros recuadros donde se diligenciar lo siguiente:

- Cuenta ( la respectiva cuenta que se esté trabajando con la

transacción)

- El valor respectivo de la cuenta

- Tercero ( nombre de la persona a la cual se le está haciendo el

comprobante )

- Documento(tipo de documento y numero respectivo)

- Damos clic en guardar.

NOTA: si se necesita introducir otra cuenta se hacer el mismo

procedimiento que se realizó en la parte inferior de la ventana.

Al diligenciar todas las cuentas que se necesitaban en el asiento se da clic en

asentar (parte izquierda de la pantalla) y de este modo queda realizado con

éxito el asiento

NOTA: si se necesita en algún caso arreglar algún asiento que se realizó se

procede a desasentar icono que se encuentra en la parte izquierda de la

pantalla, se da en la cuenta a corregir y de da en el icono de editar

(triangulito) de ahí se procede a arreglar la cuenta y después se da guardar y

se procede a asentar la cuenta ya después de corregida.

IMPORTANTE: EL MÓDULO DE CONTABILIDAD TIENE LA OPCION DE

IMPRIMIR LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS:

Modulo diseñado para llevar un control sobre la mercancía que entra y sale de la empresa, y un detallado registro de cada

tipo de artículo o grupo de artículos.

MO DULO DE INVENTARIO



Después, seleccionamos el módulo de inventario, se desprende una

ventana donde damos los

siguientes pasos:

- Damos clic en abrir

- En la copia de

seguridad ok

- Colocamos en

nombre de usuario (ADMIN).

Enter

- Seleccionamos el

periodo en que va la

empresa parametrizando.

- Se abre una ventana.

NOTA: Existen dos tipos de inventario: el permanente y el periódico,

debemos saber con cual tipo de inventario está trabajando la

empresa.

Para empezar a parametrizar este módulo hacemos los siguientes

procedimientos:

1… INVENTARIO COMPRAS:

- Archivo

- Configuraciones

- Generales- pestaña general

- Seleccionamos los siguientes recuadros:

En detalles del documento:

a. Preguntar retención en compras.

b. Maneja tasa de conversión en compras.

c. Ajusta IVA a la unidad de

compras.

d. Redondear retenciones a

la unidad.

En parámetros

predeterminados:

a. Tipo unidad: detal

b. Forma de pago: debito-

contado

En la pestaña adicionales son hacemos nada

En la pestaña integración realizamos los siguientes pasos:

- En integrar con contabilidad llenamos los siguientes campos:

a. auxiliar proveedores(220505.01)

b. retención en la fuente compras ( 235440.01)

c. gastos nota de inventario (539595.01)

d. ingreso nota de inventario (429551.01)

e. IVA descontable reg. Simplificado (240805.01)

- En integrar con tesorería la seleccionamos.

En la pestaña reportes no se realiza ningún procedimiento y quitamos

la selección que haya en algún recuadro.

Damos en “aceptar“.

2… GRUPOS CONTABLE DE ARTICULOS:

- archivo

- tabla

- grupo contable de artículos

- Sale una ventana

- Damos en insertar (+)

Sale otra ventana donde vamos a llenar los siguientes recuadros:

- Código( 0001)

- Descripción ( mercancías en mayúscula)

- En inventarios se llenan los siguientes recuadros:

a. Promedio ponderado (1435 sistema de inventario

permanente)

b. Inventario (143505.01)

c. Devolución en

compras (622505.01)

- En ventas se llenan los

siguientes recuadros:

a. Ingresos (413536.01)

b. Devolución en

ventas ( 417505.01)

c. Costo de ventas

(613536.01)

- En tesorería se llenan los siguientes recuadros:

a. Concepto compras, se abre el icono y se llena ( código: FC,

descripción: factura de compras, tipo: ingreso)

b. Concepto de devolución en compras se abre el icono y se

llena ( código: DC, descripción: factura compras, topo:

egreso)

- En cartera se llenan los siguientes recuadros:

a. Concepto ventas se abre el icono y se llena ( código: FV,

descripción: facturas de ventas, topi: egreso

b. Concepto devolución en ventas se abre el icono y se llena(

código: DV, descripción: devolución en ventas, topo:

ingresos )

Damos en guardar y exportamos la información para que se guarde

correctamente.

3… TIPO DE IVA

- Archivo

- Tablas

- Tipos de IVA

- Se desprende una

ventana donde vamos

a llenar la siguiente

información

a. Cuenta IVA

compras(240801.01)

b. Cuenta IVA ventas (240802.01)

c. Cuenta IVA devolución compras(240801.01)

d. Cuenta IVA devolución en ventas (240502.01).

- Damos en guardar e importar.

4… CREAR BODEGA

- Archivo

- Bodegas

- Insertar (+)

- Llenamos los recuadros (

código : 0001, descripción:

ubicación de la bodega)

- guardar

5… CREAR GRUPOS Y SUBGRUPOS

- archivo

- grupo de artículos

- insertar (+)

-

- Se llena la siguiente información

a. Código (para el grupo se toma solo dos dígitos 01, para los

subgrupos cuatro dígitos 01.01 y así sucesivamente).

b. En la descripción se coloca el nombre del grupo o subgrupo que

se está creando

c. Se procede a guardar y exportar.

NOTA: este proceso se realiza cuantas veces sea necesario según la

cantidad de grupos de artículos o la cantidad de subgrupos de artículos.

6…DATOS DE ARTICULOS

- archivo

- articulo

- al abrir se una pestaña

- se da clic en insertar (+)

- se procede a llenar los siguientes campos:

a. código( código de articulo el cual se está trabajando)

b. nombre(especificación del articulo el cual se va a ingresar)

c. grupo de articulo( se selecciona según el grupo que se haya

creado en grupos y subgrupos)

d. tipo de producto (si es terminado, materia prima etc.)

e. IVA(se abre el icono y se selecciona el IVA que anteriormente

habíamos creado)

f. Exportamos

g. Unidad ( se coloca según el producto que se está vendiendo si

en kilos libras o unidades)

h. Factor(1)

i. Grupo contable8 se selecciona el que ya hemos creado

anteriormente 01 mercancías)

- En las pestañas de la parte inferior se llena la siguiente información:

a. En la pestaña información no se llena nada

b. En la pestaña características se llenan las observaciones

c. En la pestaña precios y costos se llena el detal que es el precio

de venta.

- Al terminar de llenar la información se procede a guardar y

exportar.

7… REALIZACIÓN DE UNA COMPRAS

- En la barra de tareas seleccionamos Compras

- Compras

- En la ventana que se despliega seleccionamos el icono de insertar

(+)

- llenamos los campos siguientes campos de la parte superior.

a. Número( 00 y anexo el FC y número de la factura)

b. Fecha (día en que se generó la transacción)

c. N° de la factura (consecución de las facturas que se estén

realizando)

d. Proveedor (se abre la ventana y se selecciona o se crea la

persona o empresa que nos está distribuyendo la mercancía).

e. Forma de pago( efectivo crédito

NOTA: al realizar una compra en efectivo se debe anexar el nombre del

banco se selecciona o se crea, cuando la compra ese crédito se genera un

plazo y la fecha de vencimiento de ese plazo.

f. Observaciones ( se llena la especificación de la mercancía la

cantidad, la cantidad y a qué precio cada artículo)

- Damos clic en guardar

- Seleccionamos insertar en la barra que se encuentra en la parte

inferior de la ventana

- Al desplegarse otros campos se llenan los siguientes:

a. articulo (se selecciona el artículo que fue comprado)

b. Bodega (se selecciona la bodega a la cual va a ir la mercancía).

c. Cantidad( número de unidades compradas )

d. El costo de unidad (precio establecido para la mercancía).

e. Tipo de unidad (detal o al mayor)

f. Porcentaje del IVA (16%).

- Se da clic en guardar

- Se procede a asentar la transacción

NOTA: Este proceso se hace cuantas veces se realice una compra.

8… REALIZACIÓN DE UNA DEVOLUCIÓN EN COMPRAS:

- Compras

- Devolución en compras

- Se da clic en insertar (+)

- Se despliega una ventana donde se diligenciara lo siguiente:

a. Número (número de la factura la cual se está devolviendo la

mercancía )

b. Fecha ( día en que se está devolviendo la mercancía)

c. N° de la factura ( número de la factura la cual se está

devolviendo)

d. Proveedor ( se selecciona el proveedor o la persona a la cual se

le está devolviendo la mercancía)

e. Observaciones ( especificación del porque se está devolviendo

la mercancía)

f. Forma de pago ( se selecciona si es a contado o a crédito y se

tiene en cuenta la nota del ejercicio de la compra)

g. Vendedor ( se selecciona la persona que vendió )


- Después se selecciona insertar (+)

- Al abrirse otras pestañas se llena la siguiente información

-

a. Articulo ( se selecciona el articulo el cual se está devolviendo)

b. Bodega ( se selecciona la bodega de la cual está saliendo la

mercancía)

c. Valor unidad ( se coloca el precio el cual se compró la mercancía

por unidad)

d. Tipo de unidad ( mayor o detal )

e. El IVA (16%)


- Se procede a asentar la transacción

NOTA: EL MÓDULO DE INVENTARIOS TIENE LA OPCION DE IMPRIMIR LOS

SIGUIENTES DOCUMENTOS:

Llevar actualizada las cuentas por pagar de los movimientos que se han

realizado.

MO DULO DE TESORERIA



Después, seleccionamos el módulo de tesorería, se desprende una

ventana donde damos los siguientes pasos:

- Enter

- Colocamos el usuario

(ADMIN)

- Colocamos el periodo en

que se esta registrando la

transaccion.

- Enter

Despues de esto se desprende una

ventana donde daremos los

siguientes pasos para parametrizar

el modulo:

- Archivo, clic

- Configuración, clic

- Generales, clic

- En la ventana que se

desprende se selecciona el

recuadro “generar a

contabilidad”

- Damos clic en aceptar

Después, seleccionamos en la barra superior lo siguiente:

- Movimientos

- Comprobante de egreso clic

- Se desprende una ventana en la cual daremos clic en insertar

(+) y llenaremos los siguiente campos en la pestaña detalle de

concepto:

a. Número ( número del comprobante seguido de CE 001 o

sucesión de comprobantes que ya se lleven)

b. Fecha ( día en que se pagó la factura )

c. Detalle ( se especifica la cancelación de que factura y a

quien se le está pagando)

d. Pagado a ( se selecciona la empresa o la persona a la cual

le estamos pagando la factura)

Luego, procedemos a dar insertar en la parte inferior para llenar los

siguientes campos:

- Insertar(+)

- En los campos que aparecen se llena la siguiente información:

a. Documento ( se selecciona la factura que se va a cancelar)

b. Ítem (seleccionamos compras )

- Después de diligenciar lo anterior se procede a guardar

- Se selecciona nuevamente insertar (+)

- Se desprende la misma ventana donde llenaremos lo

siguiente( devolución en compra)

a. Documento ( se selecciona DC , devolución n compras)

b. Ítem (seleccionamos Dev. En compras)

c. Cambiamos el valor por el verdadero que se encuentra en

el documento)

d. Guardamos

NOTA. El proceso de devolución en compras solo se realiza si hay una

devolución si no es ASI este paso no se realiza.

- Seleccionamos la pestaña forma de pago

- Insertar (+)

- Llenamos los siguientes campos:

a. Forma de pago (se selecciona la forma en que se va a pagar la

mercancía, si es en efectivo, cheque, etc.)

b. Banco( se selecciona el banco del cual va a salir el dinero9

c. Valor( el monto de la mercancía )

d. Documento ( se coloca so tipo de documento que se utiliza por

ejemplo si es un Cheque se coloca CH y el número del cheque)


Después de terminar este proceso se selecciona la opción asentar

paraqué todo quede total mente diligenciado.

NOTA: si por alguna razón el documento quedo mal diligenciado se

procede a hacer lo siguiente:

- Desasentar con el icono que se encuentra en la parte izquierda

- Después, se selecciona el icono de la barra que es un triangulito que

es la opción de editar

- se corrige todo lo que se encuentre mal

- Luego, de verificar que todo se encuentra bien se procede a sentar

nuevamente el ejercicio.

EL MODULO DE TESORERÍA TIENE LA OPCIÓN DE IMPRIMIR LO

SIGUIENTE:

Llevar registro de las cuentas y de los movimientos que han ingresado a la

empresa. También se genera los resultados de las ventas a crédito.

MO DULO DE CARTERA



Después, seleccionamos el módulo de cartera, se desprende una

ventana donde damos los siguientes pasos para parametrizar:

- Archivo

- Configuración

- Generales

- Se desprende una ventana donde datemos los siguientes

pasos:

a. Se selecciona el recuadro generara contabilidad

b. Damos clic en aceptar

Después de parametrizar el modulo se procede a explicar cómo se llena un

recibo de caja (ingresos de la empresa).

- Se selecciona movimientos

- Recibo de caja

- Se llenan los siguientes campos

a. Número ( se coloca 00 y si se anexa RC y en número del recibo

que valla en consecución)

b. Fecha ( día en que se recibió el dinero)

c. Detalle( se especifica la cancelación de alguna factura de venta9

d. Recibido de ( se selecciona la persona o empresa de la cual se

está recibiendo el dinero)

e. Contador ( es opcional)

- Guardamos

Después de llenar la parte superior se procede a llenar la parte inferir con

los siguientes pasos:

- Se selecciona insertar(+)

- Seleccionamos la pestaña detalle de conceptos

- Llenamos los campos que aparecen :

a. Documento (se selecciona el documento del cual se está

recibiendo el dinero, factura de venta)

b. Ítem ( seleccionamos ventas)

c. Concepto ( se selecciona el concepto de ventas)

- Guardamos

- Seleccionamos la pestaña forma de pago

- Se selecciona la opción insertar (+)

- Se llenan los siguientes campos:

a. Forma de pago ( según la forma en que estén pagando, efectivo)

b. Banco ( caja general)

c. Valor ( damos enter y el valor aparece)

d. Banco doc. ( RC seguido del número de recibo de caja)

- Guardamos

Después de terminar de llenar el documento se procede a asentar el

ejercicio.

NOTA: EN EL MÓDULO DE CARTERA SE PUEDEN IMPRIMIR LOS SIGUIENTES

DOCUMENTOS

Contiene las opciones de los documentos de Ventas, Remisiones de

Salida, Devoluciones en Venta, Cotizaciones

MO DULO DE FACTURACIO N



Después, seleccionamos el módulo de facturación, se desprende una

ventana donde damos los siguientes pasos para parametrizar

- Archivo

- Configuración

- Generales

- En la pestaña generales se selecciona lo siguiente:

a. Preguntar retención en compras

b. Ajustar facturas al imprimir

c. Ajustar IVA a la unidad en compras

d. Reforma de pago (redondear retención a la unidad

- En la pestaña parámetros predeterminados se selecciona lo

siguiente:

a. Tipo de unidad ( detal)

b. Forma de pago (débito o crédito )

- En la pestaña venta mostrador no se hace ningún procedimiento

- En la pestaña integración se llena lo siguiente:

a. Se selecciona integrar con contabilidad

b. auxiliar deudores ( 130305.01)

c. Rte. fuente ventas (135515.01])

d. Se selecciona integración con cartera

- Damos clic en aceptar

Después de esto seleccionamos lo siguiente:

- Facturación

- Ventas

- Insertar (+)

- En la

ventana que se

desprende se llenan

los siguientes

campos

a. Núm

ero ( se coloca 00 y

se anexa FV y el

número de la

factura)

b. Fech

a ( día en que se dio

la factura )

c. Cliente ( se selecciona la empresa o la persona a la cual le

vendimos)

d. Vendedor ( nombre de la persona que realizo la venta)

e. Forma de pago (crédito y el plazo que disponga la empresa)

f. Observaciones

g. Rete fuente ( 2.5% si supera la base)


- Damos insertar en la parte inferior de la ventana

- Llenamos los siguientes campos:

a. A

r

t

i

c

u

l

o

(

s

e

s

elecciona el articulo correspondiente de la venta)

b. Bodega ( se selecciona la bodega de la cual está saliendo la

mercancía)

c. Unidad ( detal)

d. Cantidad ( unidades vendidas)

e. Valor unidad ( precio de venta)

- Damos clic en guardar después de terminar de llenar el documente

damos clic en asentar.

NOTA: EN EL MÓDULO DE FACTURACIÓN SE ENCUENTRA LA OPCION DE

IMPRIMIR LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS:

Documents

CARTILLA VISUAL TNS