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Archivo que muestra como implementar software financiero en la empresas
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CAPITULO 3: IMPLEMENTACIÓN DE SOFTWARE DE
MANERA EXITOSA EN SU EMPRESA
Franklin González Soriano, Msc.
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“Nos entregaron el sistema informático mucho después dela fecha original y nos costó un mundo echarlo andar.La etapa de arranque parecía que no iba a terminar nunca.Ahora funciona, pero no responde a lo que esperábamos.Y eso que elegimos la mejor oferta técnica.”
TESTIMONIO DE UN CLIENTE
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“Nos costó un mundo que se pusiéran de acuerdo y losclientes hicieron cambios hasta en la puesta en marcha del sistema.Después de un gran esfuerzo no los dejamos contentos.Ahora el sistema anda, pero perdimos bastante plata.Y eso que pusimos a nuestro mejor personal a trabajar.”
TESTIMONIO DEL PROVEEDOR
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SERIA ADVERTENCIA !
1. Todos los personajes de esta presentación son ficticios
2. Cualquier semejanza con personas o situaciones reales esmera coincidencia y no debe interpretarse como intencional.
3. Los diálogos son sólo fruto de la imaginación del instructory no necesariamente coinciden con la opinión del canal.
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POR QUÉ ESTAMOS AQUÍ?
El 52,7% de empresas terminó su implementación con un:
mayor tiempo, mayor presupuesto y con menos
funcionalidades de las especificadas inicialmente.
El 31,1% de empresas cancelaron sus proyectos de
implementación.
El 16,2 % de empresas lograron implementar exitosamente sus proyectos de software.
Fuente: Standish Group 2013
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A QUÉ SE DEBE ESTO?
Fracaso
Exito
Causas del éxito de los proyectos IT
Compromiso de los usuarios 15,9%
Apoyo Directivo 13,9%
Definición formal de los requer. 13,0%
Planificación apropiada 9,6%
Expectativas alcanzables 8,2%
Controles planificados 7,7%
Staff competente 7,2%
Inversión adecuada de recursos 5,3%
Visión y Objetivos Claros 2,9%
Trabajo Duro 2,4%
Otros 13,9%
Causas del fracaso de los proyectos IT
Falta de compromiso de los usuarios 12,8%
Requerimientos incompletos y no especificos 12,3%
Cambios no planificados de requerimientos 11,8%
Falta de apoyo ejecutivo 7,5%
Incompetencia Tecnológica 7,0%
Falta de recursos 6,4%
Expectativas poco reales 5,9%
Objetivos difusos 5,3%
Cronogramas irreales 4,3%
Problemas en la aplicación de tecnología 3,7%
Otros 23 %
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Para una adecuada implementación de software es necesario:
PODRÍAMOS RESUMIR......
1
2
3
Planificación y control eficiente
Involucramiento total del usuario
Compromiso directivo al 100%
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Cuál es el mejor momento para implementar un software en mi empresa?
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Cuál es el mejor momento para casarme?
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“El mejor momento para iniciar el proceso de implementación de software en su empresa será
cuando la organización entera esté dispuesta a invertir tiempo en
el mismo creando un plan adecuado para este gran evento”
“El mejor momento para iniciar el proceso de implementación de software en su empresa será
cuando la organización entera esté dispuesta a invertir tiempo en
el mismo creando un plan adecuado para este gran evento”
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Etapa 2
Parametrización y Configuración
Etapa 1
Preparación(Interna)
Etapa 3
Liberación de la aplicación
PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL SOFTWARE
SistemaNuevo
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PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL SOFTWARE
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ACTIVIDADES A REALIZAR:ACTIVIDADES A REALIZAR:
1. Determinación de: Objetivos Macro a satisfacer, Alcance y Expectativas de los directivos.
2. Selección del equipo humano a cargo de la implementación.
3. Determinación de los requerimientos Micro por departamentos.
4. Levantamiento del inventario de recursos internos.5. Elección de la plataforma e infraestructura
tecnológica.6. Elegir entre: desarrollar o comprar.7. Elaborar los documentos: RFI y RFP para
proveedores.8. Evaluación de proveedores9. Firma de Contrato
1. Determinación de: Objetivos Macro a satisfacer, Alcance y Expectativas de los directivos.
2. Selección del equipo humano a cargo de la implementación.
3. Determinación de los requerimientos Micro por departamentos.
4. Levantamiento del inventario de recursos internos.5. Elección de la plataforma e infraestructura
tecnológica.6. Elegir entre: desarrollar o comprar.7. Elaborar los documentos: RFI y RFP para
proveedores.8. Evaluación de proveedores9. Firma de Contrato
ETAPA 1: PREPARACIÓN INTERNA
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1.1 DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS, ALCANCE Y EXPECTATIVAS A NIVEL MACRO
Medibles y cuantificables
Basados en la filosofía empresarial
Consensuados entre gerentes de área
Con una visión de futuro
Medibles y evaluables en función de calidad
2345
Key Business Requirement(KBR)
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1
1.2 SELECCIÓN DEL EQUIPO HUMANO A CARGO DEL PROYECTO
Elegir un equipo multidisciplinario
Con un representante de cada área
Con un líder general (PROJECT MANAGER)
Determinar de antemano tiempos de trabajo
Los elegidos deberían ser los mejores
2345
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LA FIGURA DEL PROJECT MANAGER
Persona con amplios
conocimientos de la
mayoría de áreas de la
Organización.
Debe tener
características
de liderazgo
innato.Puede ser un
interno o un
foráneo.
Debe ser:
analítico,
proactivo y
con facilidad
de expresión.
De preferencia
que haya
participado
en anteriores
proyectos.
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ESTRUCTURA DEL EQUIPO HUMANO DEL PROYECTO
Gerente General
Project Manager
Rep.Comercial
Rep.Compras
Rep.Tesorería
Rep. IT
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1
1.3 DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DEPARTAMENTALES
Responsabilidad del Rep. de cada área
Se aplican diversos instrumentos
Se consideran falencias Software actual
Se consideran mejoras
Se consideran expectativas futuras
2345
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1.4 LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO DE RECURSOS INTERNOS
Inventario detallado de Hardware
Almacenes, bodegas y puntos vta
Software y licencias
Recursos humanos
Equipos de enlace
2345
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1.5 ELECCIÓN DE LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA
Sistemas Windows
Características
El procesamiento de la información se realiza tanto en las máquinas clientes como en el servidor.
Los sistemas presentan una interfaz tipo windows(ventanas).
Dependiendo de la política de instalación, en muchos casos es necesario instalar componentes en cada una de las máquinas en las cuales se ejecuta la aplicación.
Implementan una gran velocidad en el manejo de las interfaces(pantallas)
Pueden presentar inconvenientes en el acceso remoto
Su ambito de acción es limitada a pcs, notebooks y laptops.
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1.5 ELECCIÓN DE LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA
Sistemas Web
Características
El procesamiento de la información se realiza directamente en el servidor.
El sistema está conformado por un conjunto de páginas web que se ejecutan en un navegador.
Estos sistemas pueden accesarse de manera interna(Intranet) sin necesidad de tener una conexión a Internet, o pueden ser expuestos para ser vistos desde cualquier parte del mundo a través del Internet.
La velocidad de ejecución del sistema depende de las características de hardware del servidor.
Son más lentos en el procesamiento de las interfaces(pantallas).
Su ambito de acción es ilimitado y abarca a toda la variedad de equipos de hardware que soportan la ejecución de un navegador(browser): pocket pc, smartphone, palm, pda, pc, laptop,etc..
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1.6 DESARROLLAR O COMPRAR SOFTWARE?
ERP
CRM
BPM
MRPBPR
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SOFTWARE ENLATADOSSOFTWARE ENLATADOSERPERP
Todos aquellos sistemas orientados fuertemente al área administrativa/financiera de una empresa.
Pueden venir parcial o totalmente integrados.
Basados en una o máximo 2 plataformas
Precio Medio-bajo. Alta posibilidad de encontrar copias en
el mercado. Fácil y rápida implementación.
Todos aquellos sistemas orientados fuertemente al área administrativa/financiera de una empresa.
Pueden venir parcial o totalmente integrados.
Basados en una o máximo 2 plataformas
Precio Medio-bajo. Alta posibilidad de encontrar copias en
el mercado. Fácil y rápida implementación.
Enterprise Resource Planing. Originalmente orientado a Industrias. Su fortaleza principal es la simulación de
la producción y la planificación de la misma.
Integración total de módulos Soporte para E-business Precio Alto Soporte Multiplataforma Implementación larga y costosa
Enterprise Resource Planing. Originalmente orientado a Industrias. Su fortaleza principal es la simulación de
la producción y la planificación de la misma.
Integración total de módulos Soporte para E-business Precio Alto Soporte Multiplataforma Implementación larga y costosa
ERP vs SOFTWARE ENLATADOS
La elección entre uno y otro depende de las características de cada empresa, del presupuesto financiero y el tiempo.
Co
nc
lus
ion
Co
nc
lus
ion
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EJEMPLOS DE ERP
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EJEMPLOS DE SOFTWARE ENLATADO
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Desarrollo a la medidaDesarrollo a la medida
Util cuando la línea de negocio es muy particular y específica.
Cuando la postura de la empresa frente a la tecnología es poco abierta.
Cuando la organización es muy reacia al cambio.
Util cuando la línea de negocio es muy particular y específica.
Cuando la postura de la empresa frente a la tecnología es poco abierta.
Cuando la organización es muy reacia al cambio.
CompraCompra
Cuando la filosofía empresarial es apegada al “core business”.
Cuando se desea automatizar en un corto tiempo.
Se parte de un software probado en el mercado.
Cuando la filosofía empresarial es apegada al “core business”.
Cuando se desea automatizar en un corto tiempo.
Se parte de un software probado en el mercado.
1.6 DESARROLLAR O COMPRAR SOFTWARE?
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Características• El software pertenece
a la empresa.• Normalmente hay
que pagar un mantenimiento anual.
• El costo del software varía de acuerdo al número de usuarios.
• El cliente debe invertir en otros rubros extras..
Características• Cliente paga una cuota
mensual por uso del software.• No tiene que preocuparse por
la compra de: servidores, bases de datos.
• No necesita preocuparse por los respaldos de la
información• Se asegura la disponibilidad
del software al 100% desde cualquier lugar
OPCIONES PARA LA ADQUISICIÓN DE SOFTWARE
EJERCICIO
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InfraestructuraTécnica(10%)
Software(30%)
Servicios Adicionales(60%)
Hardware, redes y Comunicaciones
Licencias, módulos add-on y actualizaciones
Servicios de consultoría, desarrollo, implantación y mantenimiento
DISTRIBUTIVO DEL COSTO DE ADQUISICIÓN DE SOFTWARE
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Norma ISO/IEC
9126
Están disponibles y bien hechas las funciones requeridas?
Funciona sin errores?Son frecuentes los errores?
Es fácil de aprender, entender y usar?
Cuánto tiempo y recursos usa?
Cuán fácil es modificarlo o adaptarlo a cambios?
Cuán fácil es transferir a otro ambiente?
CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL SOFTWARE
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1.7 ELABORAR LOS DOCUMENTOS: RFI Y RFP PARA LOS FUTUROS PROVEEDORES
RFI: Request for Information.
Es un documento que tiene como objetivo dar a conocer al proveedor:
La situación actual La problemática
tecnológica La infraestructura
con la que se cuenta A través de este
documento pretendemos obtener del proveedor:
Información general Información de la
solución propuesta Información del
proceso de implantación
RFI
RFP
RFP: Request for Proposal.
Es un documento que tiene como objetivo dar a conocer al proveedor las necesidades y requerimientos de cada uno de los módulos que se solicitan en el RFI.
A través de este documento el futuro proveedor contesta a las necesidades que tiene el cliente.
El RFP permite priorizar los requerimientos del cliente.
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1.8 EVALUACIÓN DE LOS PROVEEDORES
1. Compare los documentos recibidos.
2. Seleccione de 3 a 5 proveedores.
3. Mantenga una reunión con cada proveedor.
4. Fije un calendario para una presentación funcional
8. Elija al proveedor adecuado.
9. Solicite un precontrato al proveedor elegido.
10. Análice el precontrato con las personas implicadas
ETAPAS
5. Reuna a todo el equipo para que esté presente el día de la presentación del software.
6. Seleccione a 2 posibles candidatos.
7. Solicite a los 2 candidatos un Trial para evaluación
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Requer.Funcionales
Experiencia en proyectos similares
Garantía
Proceso de implantación
Servicio Post-Implantación
Otros
PUNTOS A CONSIDERAR PARA LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Se deberá colocar un
porcentaje a cada factor
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DSADSDADASDSDADASDAS
CONSIDERACIONES PARA LA PRESENTACIÓN DEL SOFTWARE
1. Solicite que le presenten al sistema no un DEMO.
2. Pida que los casos a presentar estén lo más apegados a su realidad.
3. Evalue a priori la velocidad en el ingreso de la información.
4. Solicite que le muestren la forma como el sistema resolvería 2 problemas actuales de su organización
Proporcione al proveedor información suya
que el requiera para la presentación
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ACTIVIDADES A REALIZAR:ACTIVIDADES A REALIZAR:
1. Proporcionar información para la gestión de personalización de la aplicación.
2. Análisis y firma del documento DERCA.3. Evaluación de los prototipos.4. Migración.5. Capacitación6. Instalación.7. Pruebas de integración.8. Puesta en marcha en paralelo.9. Defina un plan de contingencia ante riesgos.10.Liberación final de la aplicación.
1. Proporcionar información para la gestión de personalización de la aplicación.
2. Análisis y firma del documento DERCA.3. Evaluación de los prototipos.4. Migración.5. Capacitación6. Instalación.7. Pruebas de integración.8. Puesta en marcha en paralelo.9. Defina un plan de contingencia ante riesgos.10.Liberación final de la aplicación.
Software
ETAPA 2: PARAMETRIZACIÓN Y CONFIGURACIÓN
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Proporcionar toda información útil al equipo de trabajo:
manuales de políticas y procedimientos,
reportes claves, acceso al sistema actual y
documentos preimpresos.
2.1 RECOMENDACIONES PARA LA TOMA DE INFORMACIÓN
Planificar debidamente las sesiones de entrega de información: objetivo, tiempo e instrumentos.
Colaborar activamente en la aplicación de los instrumentos respectivos.
Solicitar actas por cada reunión para revisar y evaluar las conclusiones.
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2.2 Documento DERCA
Documento de Especificación de Requerimientos y Compromisos Adquiridos.
Es un documento que se constituye en el acta mayor de la información referente a:
Procesos del sistema
Interfaces de entrada
Interfaces de Salida
En este documento se específica la forma como el sistema a implementar va a manejar la información de la empresa.
Este documento debe ser sometido a análisis por parte de cada uno de los representantes de las áreas de la organización.
Cuando el sistema a implementar es un software que se está desarrollando, este documento debe proceder a la programación del mismo.
Cuando el sistema a implementar es un software enlatado, este documento deber proceder a la etapa de presentación de los prototipos.
Deberá ser firmado finalmente por el Proyect Manager del cliente y por el Gerente del proyecto o representante de la empresa proveedora.
Este documento puede tener varias versiones producto de las revisiones del mismo.
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2.3 EVALUACIÓN DE LOS PROTOTIPOS
1.Evalue
aspectos
como:
facilidad de
uso,
funcionalidad
y velocidad.
2. Solicite un acta
despues de cada
presentación y
revise que en la
siguiente se
muestren sus
observaciones.
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1
2
34
1. Depure la información antes de migrarla: NO MIGRE BASURA.
2. Solicite reportes en el
nuevo sistema de la
información migrada
3. Apruebe finalmente la información migrada
2.4 MIGRACIÓN
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2.5 CAPACITACIÓN
ANTES DE LA CAPACITACIÓNANTES DE LA
CAPACITACIÓNDURANTE LA
CAPACITACIÓNDURANTE LA
CAPACITACIÓNDESPUÉS DE LA CAPACITACIÓN
DESPUÉS DE LA CAPACITACIÓN
Detecte requisitos previos de capacitación y de ser necesario brinde una instrucción previa.
De ser posible planifique la capacitación fuera de la empresa.
Planifique una agenda de capacitación gradual que no tome más de 3 horas diarias.
Comunicar a los empleados los objetivos que persigue la capacitación y la importancia de la misma.
Establezca mecanismos de incentivos y multas.
Administre la gestión de impacto.
Detecte requisitos previos de capacitación y de ser necesario brinde una instrucción previa.
De ser posible planifique la capacitación fuera de la empresa.
Planifique una agenda de capacitación gradual que no tome más de 3 horas diarias.
Comunicar a los empleados los objetivos que persigue la capacitación y la importancia de la misma.
Establezca mecanismos de incentivos y multas.
Administre la gestión de impacto.
Llevar un estricto control de los temas tratados.
Controlar la asistencia. Deberán estar siempre presentes
en toda la jornada de capacitación: el Project Manager y el contador o Contralor financiero.
Propiciar la toma de evaluaciones conceptuales y prácticas.
Llevar un estricto control de los temas tratados.
Controlar la asistencia. Deberán estar siempre presentes
en toda la jornada de capacitación: el Project Manager y el contador o Contralor financiero.
Propiciar la toma de evaluaciones conceptuales y prácticas.
Deberá seleccionarse un Key User por área.
Deberá dejarse un período de asimilación de conceptos y acceso al sistema ya terminado para fines de práctica
Deberá seleccionarse un Key User por área.
Deberá dejarse un período de asimilación de conceptos y acceso al sistema ya terminado para fines de práctica
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2. Solicite que además de la instalación del servidor y de las máquinas clientes, quede instalado y configurado el acceso a dispositivos a usar como: impresora, lectores de código de barras, etc.
3. Constate el acceso a la
aplicación desde cada uno de los
puntos operativos
1. Usted deberá proveer con anterioridad los equipos y licencias solicitados por el proveedor.
2.6 INSTALACIÓN
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1. Solicitar al proveedor con anterioridad el documento de control de pruebas para la revisión respectiva.
2. Las pruebas deberán ser coordinadas entre el Project Manager, los representantes de cada departamento y los usuarios seleccionados.
3. Es necesario levantar siempre un acta diaria en la que se soporte el resultado de las pruebas, las novedades encontradas y los errores presentados para su respectiva corrección posterior y control de los mismos.
2.7 PRUEBAS DE INTEGRACIÓN
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“El Paralelo debe llevarse en un período no menor a 1 mes y no mayor a 2 meses y debe ser sometido a revisiones periódicas constantes.”
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ACTIVIDADES A REALIZAR:ACTIVIDADES A REALIZAR:
Planificar la asistencia continua del proveedor a través de diferentes canales de atención:
Presencial: Consultores Telefónica Normal: Call Center Telefónica Emergencia: Línea Caliente Chat privado Correo Electrónico
Monitoreo continuo de operaciones del sistema(diario). Evaluación continua del uso adecuado de la aplicación. Registro de novedades encontradas en la operación del
sistema. Planificación de jornadas de reforzamiento de la capacitación.
Planificar la asistencia continua del proveedor a través de diferentes canales de atención:
Presencial: Consultores Telefónica Normal: Call Center Telefónica Emergencia: Línea Caliente Chat privado Correo Electrónico
Monitoreo continuo de operaciones del sistema(diario). Evaluación continua del uso adecuado de la aplicación. Registro de novedades encontradas en la operación del
sistema. Planificación de jornadas de reforzamiento de la capacitación.
Software
ETAPA 3: LIBERACIÓN DE LA APLICACIÓN
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HEMOS LLEGADO AL FIN….
