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CAPITULO II MARCO TEORICO CONCEPTUAL SOBRE: MANUAL, CONTROL

INTERNO, CONTROL INTERNO FINANCIERO, FLUJO DE EFECTIVO Y FLUJO DE DISPONIBILIDAD DE EFECTIVO.

A. MANUAL Los manuales son un documento que contiene en forma ordenada y sistemática,

información y/o instrucciones sobre historia, organización, políticas y procedimientos

de un organismo social y es considerado como necesario para mejorar la realización

del trabajo administrativo de la empresa.

1. Definición El manual se define: medio valioso para la comunicación y ha sido empleado dentro

del campo de la administración para administrar y transmitir, sin distorsiones, la

información referente a la organización y funcionamiento de una empresa u

organismo público, así como de las unidades administrativas que lo constituyen.1

Documento que tiene como finalidad proporcionar información referente a:

antecedentes, legislación, atribuciones, objetivos, estructura de puestos y/o

cualquiera otra que sea necesaria a las entidades privadas y públicas y/o a las

unidades que las integra para el desarrollo de las tareas.

Así se puede decir que el manual es un documento de fácil manejo, que concentra

información referente a la estructura orgánica, funciones, políticas, normas, sistemas,

procedimientos, actividades y tareas que se desarrollan en una organización de

manera ordenada y eficiente.

1 GUSTAVO L. QUIROGA “Organización y Métodos en la administración Pública”. México, Editorial Trillas, 2001

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2. Importancia del Manual. La tarea de un administrador entre otras es planear, organizar, delegar, supervisar y

vitalizar o estimular. Esta definición muy simplificada pero efectiva, subraya una

secuencia aceptada de acciones de la gerencia y fundamentalmente indica:

a) Que los bienes humanos y materiales de una empresa deben ser organizados

para el trabajo, antes que puedan delegarse los puestos de trabajo.

b) Que la delegación incluya el establecimiento de normas de trabajo para lo cual

debe de proceder el acto de supervisión.

c) Que se motive el personal cuando las normas de trabajo son delegadas y

vitalizadas y cuando se reconoce y recompensa la ejecución del trabajo por

parte de los supervisores.

El acto de organizar no se limita o dirige en el desarrollo de un manual de

organización. La planeación de esta última, por lo contrario, comprende la

cristalización de los objetivos de la compañía; el análisis de los productos, ingeniería,

mercado y otros aspectos fundamentales; la estimación de los presupuestos de

mano de obra que puede sostenerse y una apreciación de las habilidades y

posibilidades del personal con que se cuenta.

De una estimación de factores relacionados entre sí, se deriva el plan organizador

que se expresa comúnmente en una gráfica de organización.

Los manuales de muchas compañías contienen solo gráficas de organización otras

suplementan dichas gráficas con material cuyo propósito es clarificar:

a) Los objetivos de la empresa.

b) La diferencia entre la línea de organización y las de comunicación.

c) El concepto corporativo de control.

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d) La base sobre la que se diseñó la estructura de la organización por productos

geográficamente, industria, etc.

e) La relación entre organización del personal y el asesor.

f) Los deberes y responsabilidades específicos del personal directivo.

Un manual de organización es el producto final del planteamiento organizativo. La

amplitud en que el manual contenga gráficas al día y material suplementario como el

que acabamos de mencionar, indica, en muchos casos el monto de consideración

que la dirección general ha dado a su responsabilidad básica de organizar los bienes

humanos de la empresa y de anunciar sus decisiones al respecto a todas las

personas involucradas.

El manual de organización es por lo tanto un producto final, tangible de la planeación

organizativa. Cuando el manual no existe, cuando no está al corriente o se limita

únicamente a gráficas, es razonable suponer que la implementación ha sido

considerada con cuidado.

3. Características Con el objeto de analizar en forma breve las características de los manuales de

organización, de procedimientos y de puestos de trabajo; podemos decir lo siguiente:

• Los manuales de organización contienen instrucciones formales de

organización que existen y se generan entre las diferentes unidades que se

describen en él; en términos analógicos puede decirse que incluyen el

esquema, esqueleto o soporte sobre y a través del cual la empresa desarrolla

sus actividades y cumple con sus objetivos establecidos.

• Los manuales de procedimientos comprenden instrucciones fundamentales

sobre los métodos funcionales y operativos que el personal de una empresa,

adopta o sigue a efecto de ejecutar los diferentes trámites y procesos de

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trabajo establecido, siempre con el fin de cumplir adecuadamente con las

funciones y objetivos señalados.

• Los manuales de descripción de puestos, son medios que nos permiten

conocer el hacer funcional por cada puesto de la organización, también su

ubicación en la estructura como lo que hace y los requisitos que se necesitan

cumplir para el mejor desempeño.

De acuerdo con lo expresado en cada uno de los apartados anteriores, los manuales

de organización son los que describen el esquema básico, estructura en la cual se

realizan procesos, mecanismos y métodos de funcionamiento de la organización y

siendo necesarios los diferentes agrupamientos en puestos de trabajo que llevan los

procesos y que se representan en el organigrama de la empresa.

Por lo tanto podemos afirmar que los tres manuales se complementan dada la

interdependencia entre ellos y podemos decir que estos pueden representarse en un

solo manual general, que comprenda los tres que hemos presentado en forma

separada para fines didácticos2.

4. Tipos Existen una serie de manuales entre ellos tenemos:

a) Manual de Objetivos y Políticas: Son aquellos que contienen la descripción

detallada de los lineamientos a seguir durante el proceso de toma de

decisiones, para el logro de los objetivos de las áreas de trabajo.

b) Manuales de Capacitación: Este manual está conformado de acuerdo con

las necesidades de capacitación que tiene la empresa; así como los diversos

cursos, programas, contenidos para cada puesto de trabajo y para toda la

organización.

2DR. JOSÉ MARÍA MELGAR, Organización y Métodos para el Mejoramiento Administrativo de las Empresas, 2002, p. 192

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c) Manual de Bienvenida: Es un documento que tiene por objeto proporcionar a

los nuevos empleados una información sobre la empresa, así como sus

obligaciones y prestaciones en la misma.

d) Manual de Organización: Son los instrumentos administrativos que exponen

detalladamente la estructura de un organismo y señala los puestos y la

relación que existe entre ellos. Explica la jerarquía, los grados de autoridad y

responsabilidad, las funciones y actividades de las tareas.

e) Manual de Funciones y Procedimientos: Estos contienen de manera

ordenada los puestos que existen en la organización la descripción de las

funciones que desempeña, su valoración y su perfil. Los manuales de

procedimientos son los que contienen la secuencia cronológica de pasos a

seguir en la ejecución de una función o en la prestación de un servicio, a partir

de la descripción de las operaciones y actividades de manera narrativa, o a

través del uso de ilustraciones basadas en diagramas, cuadros y dibujos.

Estos manuales incluyen los formatos que se utilizan en cada actividad así

como sus ilustrativos de llenado.

5. Estructura

Los manuales tienen una estructura lógica y sistematizada la cual se compone

por los siguientes elementos3:

a) Identificación o Portada: Este documento incorpora la siguiente información:

- Logotipo de la organización.

- Nombre oficial de la organización.

- Denominación y extensión (general o específico). De corresponder a una

unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.

- Lugar y fecha de la elaboración.

- Número de revisión (en su caso).

3 LIC. AMÉRICO ALEXIS SERRANO, Administración I y II , 2004 p. 134-135

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- Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.

- Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en

segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma

y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe

colocarse un guión o diagonal.

b) Introducción: Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de

aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas

en el manual.

c) Índice o Contenido: Relación de los capítulos que forman parte del

documento.

d) Objetivos: Explicación del propósito que se pretende cumplir con los

procedimientos.

e) Área de aplicación o Alcance: Esfera de acción que cubre los

procedimientos.

f) Responsables: Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en

cualquiera de sus fases.

g) Políticas o Normas de Operación: En esta sección se incluye los criterios o

lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para

facilitar la cobertura de responsabilidades de las distintas instancias que

participan en los procedimientos.

h) Conceptos: Palabras o términos de carácter técnico que emplean en el

procedimiento, los cuales, por su significado o grado de especialización

requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer

más accesible al usuario la consulta del manual.

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i) Procedimientos (descripción de las operaciones): Presentación por

escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que

se realizan en un procedimiento explicando en qué consisten, cuándo, cómo,

dónde, con qué y cuanto tiempo se hacen, señalando los responsables de

llevarlas a cabo.

Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo

comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a

su cargo cada operación.

Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa,

tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente

codificar las operaciones de una misma operación.

j) Formato o Reporte: Formas impresas que se utilizan en un procedimiento,

las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices.

En la descripción de las operaciones que indiquen su uso, debe hacerse

referencia de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan

asociarla en forma concreta.

También se puede adicionar un instructivo para su llenado.

k) Diagrama de Flujo: Representación gráfica de la sucesión en que se realizan

las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales,

en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general) o

los puestos que intervienen (procedimientos detallados).

l) Glosario de Términos: Lista de conceptos de carácter técnico relacionados

con el contenido y técnicas de la elaboración de los manuales, que sirven de

apoyo para su uso o consulta.

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B. CONTROL INTERNO 1. Definición El control interno no tiene el mismo significado para todas las personas, lo cual causa

confusión entre empresarios y profesionales, legisladores, reguladores, etc. En

consecuencia, se originan problemas de comunicación y diversidad de expectativas,

lo cual da origen a problemas dentro de las empresas. El informe COSO nos da una

definición integradora de control interno con el objetivo de facilitar un modelo con

base al cual las empresas y otras entidades pueden evaluar sus sistemas de control

y decidir cómo mejorarlos:

El control interno es un proceso ejecutado por el consejo de directores, la

administración y personal de la entidad, diseñado para proporcionar seguridad

razonable de con una mira a la consecución de objetivos en los siguientes ámbitos o

categorías: 4

• Eficacia y eficiencia de las operaciones.

• Fiabilidad de la información financiera.

• Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.

La anterior definición refleja ciertos conceptos fundamentales:

• El control interno es un proceso, un conjunto de acciones estructuradas y

coordinadas dirigidas a la consecución de un fin, no es un fin en sí mismo.

• El control interno lo llevan a cabo las personas. No se trata solamente de

manuales de políticas impresos, sino de personas en cada nivel de la

organización.

4 SAMUEL ALBERTO MANTILLA, Control Interno: Informe Coso, Ecoe Ediciones, Bogota, 2003, p. 14

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• El control interno sólo puede aportar un grado razonable de seguridad, no la

seguridad total, a la dirección y al Consejo de Administración de la entidad.

• El control interno está pensado para facilitar la consecución de objetivos en

uno o más ámbitos independientes, pero con elementos comunes.

En segundo lugar, da cabida a los subgrupos de control interno. Así, uno puede

centrarse en, por ejemplo, los controles sobre la información financiera o los

relacionados con el cumplimiento de la legislación aplicable en el área operativa.

Asimismo permite centrarse en los controles sobre unas unidades o actividades

determinadas de una entidad.

Los conceptos fundamentales descritos arriba se analizan en los siguientes párrafos:

• Un proceso: Los procesos de negocios, que se llevan a cabo dentro de las

unidades y funciones de la organización o entre las mismas, se coordinan en función

de los procesos de gestión básicos de planificación, ejecución y supervisión. El

control interno es parte de dichos procesos y está integrado en ellos, permitiendo su

funcionamiento adecuado y supervisando su comportamiento y aplicabilidad en cada

momento.

Constituye una herramienta útil para la gestión, pero no un sustituto de ésta. Esta

conceptualización del control interno dista mucho de la antigua perspectiva, que veía

el control interno como un elemento añadido a las actividades de una entidad o como

una carga inevitable impuesta por los organismos reguladores o por los dictados

excesivamente celosos.

Los controles internos deben ser incorporados a la infraestructura de una entidad, no

deben ser añadidos, de manera que no deben entorpecer, sino favorecer la

consecución de los objetivos de la entidad. Al ser incorporados y no añadidos,

podremos identificar desviaciones en costes en actividades operativas básicas y

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además agilizaremos el tiempo de respuesta para solucionar las desviaciones o

costes innecesarios.

• Personas: El control interno lo llevan a cabo el Consejo de Administración, la

dirección y los demás miembros de la entidad. Lo realizan los miembros de una

organización, mediante sus actuaciones concretas. Son las personas quienes

establecen los objetivos de la entidad e implantan los mecanismos de control.

• Seguridad razonable: El sistema de control interno aporta una seguridad

razonable (pero no completa) al Consejo de Administración, ya que existen

limitaciones que son inherentes a todos los sistemas de control interno.

Estas limitaciones se deben a que: las opiniones en que se basan las decisiones

pueden ser erróneas, los empleados encargados del establecimiento de controles

tienen que analizar la relación coste/beneficios de los mismos, y pueden producirse

problemas en el funcionamiento del sistema como consecuencia de fallos humanos,

aunque se trate de un simple error o equivocación.

2. Objetivos. Cada entidad fija su misión, estableciendo los objetivos que espera alcanzar y las

estrategias para conseguirlos. Los objetivos pueden ser para la entidad, como un todo, o específicos para las actividades dentro de la entidad. Aunque muchos

objetivos pueden ser específicos para una entidad particular, algunos son

ampliamente participados5:

• Operaciones, relacionadas con el uso efectivo y eficiente de los recursos de la

entidad.

• Información financiera, relacionada con la preparación de estados financieros

públicos confiables.

5 MANTILLA SAMUEL ALBERTO, Ob Cit, p. 17

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• Cumplimiento, relacionado con el cumplimiento de la entidad con las leyes y

regulación aplicables.

3. Beneficios El control interno sirve para establecer una definición común que sirva a las

necesidades de las diferentes partes; proporcionar un estándar mediante el cual las

entidades de negocios y otras grandes o pequeñas, en el sector público o privado,

con ánimo de lucro o no, puedan valorar sus sistemas de control y determinar cómo

mejorarlos.

4. Limitantes El control interno efectivo solamente puede ayudar a que una entidad logre sus

objetivos. Puede proporcionar información administrativa sobre el progreso de la

entidad, o hacia su consecución; pero no puede cambiar una administración

ineficiente por una buena. Y, transformándolas en políticas o programas de gobierno,

acciones de los competidores o condiciones económicas pueden ir más allá del

control administrativo. El control interno no asegura éxito ni supervivencia.

Un sistema de control interno, no importa que tan bien ha sido concebido y operado,

puede proveer solamente seguridad razonable, no absoluta a la administración y a la

junta directiva mirando la consecución de los objetivos de una entidad. Otro factor de

limitación es que el diseño de un sistema de control interno puede reflejar estrechez

de recurso, y los benéficos de los controles se deben considerar con relación a sus

costos6.

5. Efectividad Los diferentes sistemas de control interno de las entidades operan en diversos

niveles de efectividad. De manera similar, un sistema particular puede operar de 6 O. RAY WHITTINGTON – KURT PNY, Auditoria Un enfoque integral, Editorial McGraw Hill, Colombia 2000, p. 173

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varias maneras en diferentes tiempos: Cuando un sistema de control interno reúne

los siguientes estándares, se le puede denominar efectivo.

El control interno es efectivo en cada una de las tres categorías, respectivamente, si

el consejo de directores y la administración tienen seguridad razonable de que:

• Entienden que la duración en el tiempo durante el cual se está consiguiendo lo

objetivos de las operaciones de la entidad.

• Los estados financieros están siendo preparados confiablemente.

• Se está cumpliendo con las leyes y las regulaciones.

Puesto que el control interno es un proceso, su efectividad se mide a través del

tiempo.

La determinación de cuando un sistema particular de control interno es efectivo, es

un juicio resultante de evaluar si los ocho componentes se dan y funcionan

efectivamente.

Los capítulos siguientes deben considerarse cuando se quiera determinar si un

sistema de control interno es efectivo. Debe reconocerse:

• Puesto que el control interno es una parte del proceso administrativo, los

componentes se discuten en el contexto de lo que la administración está

haciendo en la ejecución de un negocio.

• Los principios discutidos se aplican a todas las entidades independientemente

del tamaño.

• Cada capítulo sobre componentes contiene una sección de evaluación con

factores que uno puede considerar en la evaluación del componente.

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6. Clasificación Los controles internos pueden ser clasificados de acuerdo de la siguiente manera:

a) Atendiendo al momento en que se actúa:

- Controles preventivos: Establecen las condiciones necesarias para que el

error no se produzca. Como ejemplos de controles preventivos tenemos la

segregación de funciones, la estandarización de procedimientos, las

autorizaciones, o los formularios prenumerados.

- Controles detectivos: Identifican el error pero no lo evitan, actuando como

alarmas que permiten registrar el problema y sus causas. Sirven como verificación

del funcionamiento de los procesos y de sus controles preventivos.

- Controles correctivos: Permiten investigar y rectificar los errores y sus

causas, están destinados a procurar que las acciones necesarias para su

ejecución sean tomadas. Como ejemplos tenemos los listados de errores, las

evidencias de auditoría o las estadísticas de causas de errores.

b) Atendiendo al alcance:

Controles de supervisión: Son procedimientos utilizados por la dirección para

poder alcanzar los objetivos del negocio y así controlarlo. Este tipo de controles

proporcionan a la dirección (y por lo tanto, a los auditores) seguridad en cuanto a la

fiabilidad de la información financiera.

Dichos controles pueden estar incluidos, de un modo intrínseco, en las actividades

recurrentes de una entidad o consistir en una evaluación periódica independiente,

llevada a cabo normalmente por la dirección. La frecuencia de las evaluaciones

depende del juicio de la dirección. Mediante estos controles podremos detectar

errores significativos y realizar un control continuo de la fiabilidad y de la eficacia de

los procesos informáticos.

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7. Componentes (COSO) Actualmente existen 8 componentes Inter-relacionados claves en el nuevo marco del

sistema Commitee Of Sponsoring Organitation of the treadway commission –

Enterprise Risk Management (COSO-ERM), quedando establecido de la siguiente

manera:

a) Ambiente interno El ambiente interno abarca el talante (modo o disposición en que se realiza algo) de

una organización, que influye en la conciencia de sus empleados sobre el riesgo y

forma la base de los otros componentes de la gestión de riesgos corporativos,

proporcionando disciplina y estructura. Los factores del ambiente interno incluyen.

• La filosofía de gestión de riesgos de una entidad

• Integridad y valores éticos

b) Establecimiento de objetivos Los objetivos se fijan a escala estratégica, estableciendo con ellos una base para los

objetivos operativos, de información y de cumplimiento

Se ilustra el vínculo entre la misión de una entidad y los objetivos estratégicos, así

como con otros objetivos relacionados, y la alineación de los dos tipos de objetivos

con el nivel de riesgos aceptado y la tolerancia al riesgo

c) Identificación de eventos La dirección identifica los eventos potenciales que, de ocurrir, afectan a la entidad y

determina si representan oportunidades o si pueden afectar negativamente a la

capacidad de la empresa para implantar la estrategia y lograr los objetivos con éxito.

d) Evaluación de riesgo La evaluación de riesgos permite a una entidad considerar la amplitud con que los

eventos potenciales impactan en la consecución de objetivos. La dirección evalúa los

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acontecimientos desde una doble perspectiva probabilidad e impacto y normalmente

usa una combinación de métodos cualitativos y cuantitativos.

e) Respuesta a los riesgos Una vez evaluada los riesgos relevantes, la dirección determina como responder a

ellos. Las respuestas pueden ser las de evitar, reducir, compartir y aceptar el riesgo.

Al considerar su respuesta, la dirección evalúa su efecto sobre la probabilidad e

impacto del riesgo, así como los costes y beneficios, y selecciona aquella que situé el

riesgo residual dentro de las tolerancias al riesgo establecidas.

f) Actividades de control Las actividades de control son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar

que se llevan a cabo las respuestas de la dirección a los riesgos.

La actividad de control tiene lugar a través de la organización, a todos los niveles y

en todas las funciones. Incluyen una gama de actividades tan diversas como

aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones del

funcionamiento operativo, seguridad de los activos y segregación de funciones.

g) Información y comunicación La información pertinente se identifica, capta y comunica de una forma y en un marco

de tiempo que permiten a las personas llevar a cabo sus responsabilidades. Los

sistemas de información usan datos generados internamente y otras entradas de

fuentes externas y sus salidas informativas facilitan la gestión de riesgos y la toma de

decisiones informadas relativas a los objetivos.

h) Supervisión La gestión de riesgos corporativos se supervisa revisando la presencia y

funcionamiento de sus componentes a lo largo del tiempo, lo que se lleva a cabo

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mediante actividades permanentes de supervisión, evaluaciones independientes o

una combinación de ambas técnicas7.

8. Principios Los principios del control interno son los siguientes:

a) Segregación de funciones: Ninguna persona debe tener control sobre una

transacción desde el comienzo hasta el final. De manera ideal y particularmente en

las organizaciones grandes, complejas, ninguna persona debe ser capaz de registrar,

autorizar y conciliar una transacción.

b) Autocontrol: La dirección, gestión, supervisión y evaluación/ valoración del

control interno son resorte de la administración principal. No hay controles internos

que sean externos. El sistema a través del subsistema de control interno, se controla

así mismo.

c) De arriba hacia abajo: Significa que el control interno es una forma de “presión”

o “influencia” ejercidas por los máximos niveles administrativos de la organización,

esto técnicamente es denominado “el tono desde lo alto” Siendo así implica que

ningún control interno puede funcionar de abajo hacia arriba, es decir, un empleado

de nivel bajo u operativo no puede “controlar” a los directivos principales.

d) Costo menor que beneficio: Este afianza el hecho sobre el cual el control

interno genera valor a la organización, lo que implica, que los controles internos no

pueden ser más costosos que las actividades que controla ni que los beneficios que

proveen.

e) Eficacia: Aquí se tiene una gran connotación, y es que si el control interno no

asegura el logro de los objetivos organizacionales, sencillamente no sirve. De ahí

que la evaluación básica del control interno sea siempre una evaluación.

7 COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS OF THE TREADWAY COMMISSION (COSO), Tecnicas de Aplicacion, 2004, p. 9-110

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f) Confiabilidad: Se entiende como la relación que existe entre la efectividad del

diseño de operación del sistema de control interno y la extensión de la

documentación, conciencia y monitoreo del control interno.

9. Practicas Actuales a) Basado en Riesgo: La identificación y el análisis de riesgos es un proceso

interactivo continuo y constituye un componente fundamental de un sistema de

control interno eficaz. La identificación de riesgos debe ser seguida de un

proceso de análisis de los mismos, que incluye: estimación de su importancia,

evaluación de su probabilidad y análisis de cómo han de gestionarse (establecer

medidas para limitarlos o reducirlos). El análisis de riesgos es fundamental para

el éxito. b) Auto evaluación Objetivos de control de evaluación o auto evaluación.

• Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan en

tiempo real, realizar seguimiento a la gestión de la entidad por parte de los

diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, permitiendo acciones

oportunas de corrección y de mejoramiento.

• Disponer de mecanismos de verificación y evaluación permanentes del Control

Interno que brinden apoyo a la toma de decisiones en procura de los objetivos

institucionales.

• Garantizar la existencia de la función de evaluación independiente del Sistema

de Control Interno y de Auditoría Interna, como mecanismos neutrales y

objetivos de verificación del cumplimiento a la gestión y los objetivos de la

institución pública.

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• Propiciar el mejoramiento continuo de la gestión de la entidad y de su

capacidad para responder efectivamente a los diferentes grupos de interés.

• Establecer los procedimientos que permiten la integración de las

observaciones provenientes de los órganos de control a las acciones de

mejoramiento de la entidad.

c) Monitoreo El objetivo es asegurar que el control interno funciona adecuadamente, a través de

dos modalidades de supervisión: actividades continuas o evaluaciones puntuales.

Las primeras son aquellas incorporadas a las actividades normales y recurrentes

que, ejecutándose en tiempo real y arraigadas a la gestión, generan respuestas

dinámicas a las circunstancias sobrevivientes.

En cuanto a las evaluaciones puntuales, corresponden las siguientes

consideraciones:

a) Su alcance y frecuencia están determinados por la naturaleza e importancia de los

cambios y riesgos que éstos conllevan, la competencia y experiencia de quienes

aplican los controles, y los resultados de la supervisión continuada.

b) Son ejecutados por los propios responsables de las áreas de gestión (auto

evaluación), la auditoría interna (incluidas en el planeamiento o solicitadas

especialmente por la dirección), y los auditores externos.

c) Constituyen en sí todo un proceso dentro del cual, aunque los enfoques y técnicas

varíen.

La tarea del evaluador es averiguar el funcionamiento real del sistema: que los

controles existan y estén formalizados, que se apliquen cotidianamente como una

rutina incorporada a los hábitos, y que resulten aptos para los fines perseguidos.

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d) Responden a una determinada metodología, con técnicas y herramientas para

medir la eficacia directamente o a través de la comparación con otros sistemas de

control probablemente buenos.

C. CONTROL INTERNO FINANCIERO 1. Definición El control interno financiero está constituido por el plan de organización y los

métodos, procedimientos y registros que tienen relación con la custodia de recursos,

al igual que con la exactitud, confiabilidad y oportunidad en la presentación de

información financiera, principalmente, los estados financieros de la entidad o

programa.

Asimismo, incluyen controles sobre los sistemas de autorización y aprobación,

segregación de funciones, entre las operaciones de registro e información contable.

El control interno financiero debe brindar seguridad razonable que:

• Las operaciones se ejecuten de conformidad con las normas de autorización

aprobadas por la administración, en concordancia con la normativa

gubernamental.

• Tales operaciones se clasifican, ordenan, sistematizan y registran

adecuadamente, para permitir la elaboración de estados financieros, de

acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados u otro marco

integral de contabilidad (NIIF).

• El acceso a los bienes y otros activos, sólo es permitido previa autorización de

la administración.

• Los asientos y otras notas contables son registradas para controlar la

obligación de los funcionarios de responder por los recursos, así como para

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comparar periódicamente los saldos contables con los inventarios físicos

anuales que practique la propia entidad.

El Control Interno Financiero es un proceso integrado a los procesos, y no un

conjunto de pesados mecanismos añadidos a los mismos, efectuado por el consejo

de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con

el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos incluidos

en las siguientes categorías:

• Eficacia y eficiencia de las operaciones.

• Confiabilidad de la información financiera.

• Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas.

2. Objetivos Según la Comisión de Normas de Control Interno de la Organización Internacional de

Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), el control interno financiero puede

ser definido como el plan de organización, y el conjunto de planes, métodos,

procedimientos y otras medidas de una institución, tendientes a ofrecer una garantía

razonable de que se cumplan los siguientes objetivos principales:

• Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces, así como

productos y servicios de la calidad esperada.

• Preservar al patrimonio de pérdidas por despilfarro, abuso, mala gestión,

errores, fraudes o irregularidades.

• Respetar las leyes y reglamentaciones, como también las directivas y

estimular al mismo tiempo la adhesión de los integrantes de la organización a

las políticas y objetivos de la misma.

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• Obtener datos financieros y de gestión completos y confiables y presentados a

través de informes oportunos.

Para la alta dirección es primordial lograr los mejores resultados con economía de

esfuerzos y recursos, es decir al menor costo posible. Para ello debe controlarse que

sus decisiones se cumplan adecuadamente, en el sentido que las acciones

ejecutadas se correspondan con aquéllas, dentro de un esquema básico que permita

la iniciativa y contemple las circunstancias vigentes en cada momento.

Por consiguiente, siguiendo los lineamientos de INTOSAI, incumbe a la autoridad

superior la responsabilidad en cuanto al establecimiento de una estructura de control

interno financiero idónea y eficiente, así como su revisión y actualización periódica.

Ambas definiciones (COSO e INTOSAI) se complementan y conforman una versión

amplia del control interno: la primera enfatizando respecto a su forma de proceso

constituido por una cadena de acciones integradas a la gestión, y la segunda

atendiendo fundamentalmente a sus objetivos.

3. Importancia El Control Interno Financiero contribuye a la seguridad del sistema contable que se

utiliza en la empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos,

contables y financieros que ayudan a que la empresa realice su actividad. Detecta

las irregularidades y errores y propugna por la solución factible evaluando todos los

niveles de autoridad, la administración del personal, los métodos y sistemas

contables para que as, el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y

manejos empresariales.

4. Beneficios El control interno financiero sobre el proceso de presentación de reportes financieros

consta de políticas y procedimientos de la compañía, diseñados y operados para

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proveer seguridad razonable sobre la confiabilidad de la presentación de reportes

financieros y sobre su proceso para preparar y presentar razonablemente estados

financieros de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados,

incluye políticas y procedimientos para mantener registros de contabilidad, autorizar

ingresos y desembolsos y salvaguarda de activos.

El efectivo control interno financiero sobre la presentación de reportes financieros es

esencial para administre de manera efectiva sus asuntos y para que cumpla

plenamente su obligación para con sus inversionistas. La administración de sus

propietarios, inversionistas públicos y otros para tomar decisiones tiene que ser

capaces de confiar en la información financiera reportada por la sociedad.

5. Características Un plan de organización que provea segregación adecuada de las responsabilidades

y deberes.

Un sistema de autorizaciones y procedimientos de registro que provea

adecuadamente un control razonable sobre activos, pasivos, ingresos y gastos.

Prácticas sanas en el desarrollo de funciones y deberes de cada uno de los

departamentos de la organización

Recursos Humanos de una calidad adecuada de acuerdo con las responsabilidades.

Estos elementos son importantes individualmente por derecho propio pero son tan

básicos para un sistema de control interno adecuado que cualquier deficiencia

importante en uno de ellos evitaría el funcionamiento satisfactorio de todo el sistema.

Por ejemplo, el sistema de autorización y de procedimientos de registros no puede

considerarse adecuado sin que el personal encargado de desarrollar los

procedimientos sea capacitado, lo cual es necesario para que el sistema funcione.

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6. Alcance Las evaluaciones del control interno financiero varían en alcance y frecuencia,

dependiendo del significado de los riesgos que están siendo controlados y de la

importancia de los controles en la reducción de aquellos. Los controles que se

orientan a riesgos de prioridad alta y aquello más críticos para reducir un riesgo

dado, tenderán a ser evaluados más frecuentemente.

La evaluación de un sistema de control interno financiero completo que será

necesitada con menos frecuencia que la valoración de controles específicos puede

motivarse por diversas razones: estrategia principal o cambio administrativo,

adquisiciones y disposiciones, o cambios significativos en las operaciones o en los

métodos de procesamiento de información financiera.

Cuando se toma una decisión para evaluar el sistema de control interno financiero

completo de una entidad, la atención se debe dirigir a cada uno de los componentes

del control interno con respecto a todas las actividades significativas

7. Relación con otros controles En la Administración Financiera se toman decisiones con relación a la expansión del

negocio, tipos de valores que se deben emitir para financiar el crecimiento, los

términos de crédito sobre los cuales los clientes podrán hacer sus compras, la

cantidad de inventarios que se deberán mantener, el efectivo que debe estar

disponible, análisis de funciones, utilidades para reinvertir en lugar de pagarse como

dividendos.

El control interno financiero se relaciona con una serie de controles dada su

importancia entre los cuales podemos mencionar:

• Sistemas de autorización y aprobación (créditos)

• Control de Inventarios

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• Segregación de Tareas

• Controles Físicos

• Controles administrativos

• Análisis estadísticos

• Estudio de tiempos y movimientos

• Programa de selección y capacitación

D. FLUJO DE EFECTIVO La generación de flujos de efectivo es un objetivo relevante dentro del contexto de la

administración financiera de las empresas.

La capacidad y habilidad para producirlos es materia de constante atención por parte

de quienes se interesan en la marcha financiera de la entidad, tales como

inversionistas, acreedores, el Estado y otros entes involucrados.

Tal situación hace aconsejable que se incorpore como estado financiero básico, el

Estado de Flujo de Efectivo, en reemplazo al Estado de Cambios en la Posición

Financiera. En efecto, a diferencia del Estado de Cambios en la Posición Financiera,

el Estado de Flujo de Efectivo se centra en los recursos líquidos (flujo de efectivo) y

clasifica en mejor forma el origen y la aplicación de dichos recursos, en actividades

operacionales, de inversión y de financiamiento.

1. Definición Cash Flows (Flujo de Efectivo): Es el término que describe las entradas de dinero

en efectivo y los pagos en efectivo8.

8 BUSINESS ACCOUNTING, ww.mhhe.com, 2008

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Estado de flujo de efectivo: El estado de flujos de efectivo es el estado financiero

básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación,

inversión y financiación. Debe determinarse para su implementación el cambio de las

diferentes partidas del Balance General que inciden el efectivo.

1.1 Objetivo General El objetivo del estado es presentar información oportuna y concisa, relativa a las

obtenciones y desembolsos de efectivo de un ente económico durante un periodo

para que los usuarios de los estados financieros tengan elementos adicionales para

examinar la capacidad de la entidad para generar flujos futuros de efectivo, para

evaluar la capacidad para cumplir con sus obligaciones, determinar el financiamiento

interno y externo, analizar los cambios presentados en el efectivo, y establecer las

diferencias entre la utilidad neta y las obtenciones y desembolsos9.

El estado de flujos de efectivo está incluido en los estados financieros básicos que

deben preparar las empresas para cumplir con la normativa y reglamentos

institucionales de cada país. Este provee información importante para los

administradores del negocio y surge como respuesta a la necesidad de determinar la

salida de recursos en un momento determinado, como también un análisis proyectivo

para sustentar la toma de decisiones en las actividades financieras, operacionales,

administrativas y comerciales.

El término "efectivo" a que se refiere incluye dos conceptos:

a) Efectivo Compuesto por los saldos disponibles en caja y bancos.

b) Efectivo equivalente Constituido por aquellas inversiones de corto plazo que se efectúan como parte de la

administración habitual de los excedentes de caja y que cumplen, copulativamente,

las siguientes condiciones:

9 GESTIOPOLIS, www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/no%206/flujoefectivo.htm, 2008

53

a) Se pueden convertir rápidamente en montos de efectivo conocidos.

b) Existe la intención de efectuar dicha conversión en un plazo no superior a 90 días.

c) Existe un riesgo mínimo de pérdida significativa de valor, como producto de dicha

conversión.

2. Estructura del estado de flujo de efectivo De la definición que el Colegio de Contadores, advertimos tres elementos muy

importantes que conforma un estado de flujo de efecto: actividades de Operación,

Inversión y Financiación. Veamos a grandes rasgos que significa y que comprende

cada una de esas actividades.

• Actividades de operación. Las actividades de operación, hacen referencia

básicamente a las actividades relacionadas con el desarrollo del objeto social de la

empresa, esto es a la producción o comercialización de sus bienes, o la prestación

de servicios.

Entre los elementos a considerar tenemos la venta y compra de mercancías. Los

pagos de servicios públicos, nómina, impuestos, etc. En este grupo encontramos las

cuentas de inventarios, cuentas por cobrar y por pagar, los pasivos relacionados con

la nómina y los impuestos.

• Actividades de inversión. Las actividades de inversión hacen referencia a las

inversiones de la empresa en activos fijos, en compra de inversiones en otras

empresas, títulos valores, etc.

Aquí se incluyen todas las compras que la empresa haga diferentes a los inventarios

y a gastos, destinadas al mantenimiento o incremento de la capacidad productiva de

la empresa. Hacen parte de este grupo las cuentas correspondientes a la propiedad,

planta y equipo, intangibles y las de inversiones.

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• Actividades de financiación. Las actividades de financiación hacen

referencia a la adquisición de recursos para la empresa, que bien puede ser de

terceros (pasivos) o de sus socios (patrimonio).

En las actividades de financiación se deben excluir los pasivos que corresponden a

las actividades de operación, eso es proveedores, pasivos laborales, impuestos, etc.

básicamente corresponde a obligaciones financieras y a colocación de bonos.

Es una actividad de financiación la capitalización de empresa ya sea mediante

nuevos aportes de los socios o mediante la incorporación de nuevos socios mediante

la venta de acciones.

3. Elementos para desarrollar el flujo de efectivo Para desarrollar el flujo de efectivo es preciso contar el balance general de los dos

últimos años y el último estado de resultados. Los balances los necesitamos para

determinar las variaciones de las cuentas de balance (Balance comparativo).

Es esencial contar también con las notas a los estados financieros en donde estas

ciertas operaciones hayan implicado la salida o entrada de efectivo, o de partidas

que no tienen efecto alguno en el efectivo.

• Balance General: Es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que

debe, de lo que le deben y de lo que realmente le pertenece a su propietario, a una

fecha determinada.

Al elaborar el balance general el empresario obtiene la información valiosa sobre su

negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la disponibilidad de

dinero en el momento o en un futuro próximo.

• Estado de Resultados. Estados de resultados de pasos múltiples: Un estado

de resultado de pasos múltiples obtiene su nombre de una serie de pasos cuyos

costos y gastos son deducidos de los ingresos. Como un primer paso, el costo de los

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bienes vendidos es deducido de las ventas netas para determinar el subtotal de

utilidad bruta. Como segundo paso, los gastos de operación se deducen para

obtener un subtotal llamado “utilidad operacional” (utilidad de operaciones). Como

paso final, se considera el gasto de impuesto sobre la renta y otros reglones “no

operacionales” para llegar a la utilidad neta.

4. Desarrollo del estado de flujo de efectivo El estado de flujo de efectivo se puede hacer utilizando dos métodos: El método

directo y el Método indirecto.

• Método Directo. Una de las formas para hacer el flujo de efectivo, es

mediante el método directo, el cual básicamente consiste en rehacer el estado de

resultados utilizando el sistema de caja, principalmente para determinar el flujo de

efectivo en las actividades de operación.

• Método Indirecto. Una forma de hacer el flujo de efectivo es utilizando el

método indirecto, el cual consiste en partir de la utilidad arrojada por el estado de

resultados para luego proceder a depurarla hasta llegar al saldo de efectivo que hay

en los libros de contabilidad10.

5. Bases de preparación Las bases para preparar El estado de Flujo de Efectivo lo constituyen:

• Dos Estados de Situación o Balances Generales (o sea, un balance

comparativo) referidos al inicio y al fin del período al que corresponde el

Estado de Flujo de Efectivo.

• Un Estado de Resultados correspondiente al mismo período.

10 GERENCIE, www.gerencie.com/estado-de-flujos-de-efectivo.html, 2008

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• Notas complementarias a las partidas contenidas en dichos estados

financieros.

El proceso de la preparación consiste fundamentalmente en analizar las variaciones

resultantes del balance comparativo para identificar los incrementos y disminuciones

en cada una de las partidas del Balance de Situación culminando con el incremento o

disminución neta en efectivo.

Para el análisis es importante identificar el flujo de efectivo generado por o destinado

a las actividades de operación, que consiste esencialmente en traducir la utilidad

neta reflejada en el Estado de Resultados, a flujo de efectivo, separando las partidas

incluidas en dicho resultado que no implicaron recepción o desembolso del efectivo.

Asimismo, es importante analizar los incrementos o disminuciones en cada una de

las demás partidas comprendidas en el Balance General para determinar el flujo de

efectivo proveniente o destinado a las actividades de financiamiento y a la inversión,

tomando en cuenta que los movimientos contables que sólo presenten traspasos y

no impliquen movimiento de fondos se deben compensar para efectos de la

preparación del estado.11

6. Flujo de efectivo bruto y neto Generalmente, la información acerca de los montos brutos de ingresos y egresos de

efectivo es más relevante que la información sobre los montos netos de dichos

ingresos y egresos. Sin embargo, el monto neto de determinados ingresos y egresos

relacionados provee información suficiente para aquellos flujos de efectivo que

poseen una alta rotación. Ejemplos de dichos flujos son los ingresos y egresos

provenientes de inversiones no clasificadas como efectivo equivalente (inversión y

rescate) y los anticipos otorgados al personal que se descuentan de remuneraciones

al final del mes.

11 GESTIOPOLIS, www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/desfluef.htm, 2008

57

No obstante lo anterior, no podrán compensarse los flujos de efectivos provenientes

de actividades de inversión con aquellos originados por actividades de

financiamiento, situación que puede producirse, por ejemplo, en las transacciones

con entidades relacionadas.

Según la NIC 7 Todo flujo de efectivo proveniente de actividades de operación,

inversión y financiación pueden ser presentado en términos netos Incluye: Cobro y

pagos a cuenta de clientes, cobro y pagos procedentes de partidas en que la rotación

es elevada. Ejemplo de éstos son la aceptación y reembolso de depósitos a la vista

por parte de un banco, compra y venta de inversiones financieras.

Como regla general, el FASB-95 (Boletín Financiero Contable) requiere la revelación

de los flujos brutos en el Estado de Flujos de Efectivo. Se supone que los importes

brutos de las entradas y salidas tienen mayor relevancia que los importes netos.

Sin embargo, en ciertos casos puede ser suficiente revelar el importe neto de

algunos activos y pasivos y no los importes brutos. Según el FASB-95(Boletín

Financiero Contable), pueden revelarse los cambios netos para el ejercicio cuando

no se necesita conocer los cambios brutos para entender las actividades de

operación de inversión y de financiamiento de la empresa.

Para los activos y pasivos de rotación rápida, de importe elevado y de vencimiento a

corto plazo pueden revelarse los cambios netos obtenidos durante el ejercicio. Como

ejemplo están las cobranzas y pagos correspondientes a:

• Inversiones, en documentos que no son equivalentes al efectivo.

• Préstamos por cobrar, y

• Deuda, siempre y cuando el plazo original del vencimiento del activo del

pasivo no exceda los tres meses.

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7. Intereses Y Dividendos Los intereses pagados y percibidos, así como los dividendos percibidos, representan

flujos que se identifican usualmente con las actividades de financiamiento e

inversión. Sin embargo, aún cuando se reconoce esta estrecha relación, la Comisión

ha optado por clasificar las partidas como provenientes de actividades operacionales,

en atención a que ellas forman parte del resultado neto, el cual, a su vez, representa

la capacidad de la empresa para generar recursos con su actividad principal.

Sin perjuicio de lo anterior, se estima conveniente que los intereses pagados y los

dividendos e intereses percibidos se muestren en forma separada dentro del flujo

proveniente de actividades operacionales, de tal forma que ellos puedan ser

reclasificados por los usuarios que así lo estimen conveniente.

8. Situaciones Especiales Algunos ingresos y egresos pueden tener las características correspondientes a más

de una clasificación en el flujo de efectivo. Es así como se puede efectuar un pago

por cada uno, lo cual podría ser considerado como existencias o como activo fijo. En

el caso, la clasificación adecuada dependerá de la actividad que genera el flujo de

efectivo más significativo para cada uno. Por ejemplo, la compra de maquinaria a ser

utilizada por la empresa o arrendada a terceros y su eventual venta posterior,

generalmente representan actividades de inversión. Sin embargo, si la maquinaria es

comprada o construida para ser usada o arrendada por la empresa por un período

corto y posteriormente vendida, la compra o construcción y posterior venta del activo

deben ser consideradas actividades operacionales.

Los intereses pagados, relacionados con la adquisición de activos fijos y que se

contabilicen como mayor costo de estos bienes, de acuerdo a lo indicado en el

Boletín Técnico No 31 del colegio de contadores de El Salvador: sobre la

Contabilización del costo de financiamiento del activo fijo, deberán considerarse

como egresos de inversión.

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Respecto de la incorporación de activos fijos a través de operaciones de

arrendamiento financiero, contabilizadas de acuerdo a las normas contenidas en el

Boletín Técnico No 22 del colegio de contadores de El Salvador: Contabilización de

operaciones de leasing y complementos, el pago de las cuotas de capital de los

correspondientes contratos debe ser considerado como egreso de inversión, desde

el punto de vista del arrendatario y como ingreso de operación para el arrendador,

debido a que dicho flujo de efectivo está directamente relacionado con la adquisición

de un activo fijo y la venta de un activo realizable, respectivamente.

Consistentemente con lo señalado en el párrafo de intereses y dividendos, el pago

de los intereses implícitos en cada cuota de arrendamiento se considera egreso e

ingreso de actividades operacionales, tanto para el arrendatario como para el

arrendador, respectivamente.

Los ingresos y egresos generados por operaciones tales como contratos a futuro, se

clasifican como actividades de inversión, en cuyo caso deberán clasificarse de la

misma forma que los respectivos egresos o ingresos relacionados con las partidas

protegidas.

9. Opinión Cuando se emitan estados financieros básicos con el propósito de reflejar la

situación financiera y los resultados de las operaciones de las empresas, deberá

presentarse, conjuntamente con el balance general y el estado de resultados, como

estado financiero básico, el estado de flujo de efectivo, preparado de acuerdo con las

normas señaladas en este boletín técnico, en reemplazo del estado de cambios en la

posición financiera. En consecuencia, se deroga el Boletín Técnico No9.

10. Flujos de efectivo en moneda extranjera La empresa que convierte cuentas expresadas en moneda extranjera, o que tiene

operaciones en el extranjero, revela en su Estado de Flujos de Efectivo y en su

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moneda, el importe equivalente a los flujos de efectivo extranjeros utilizando las

tasas de cambio, en efecto, al ocurrir los flujos.

En lugar de las tasas que realmente estaban en efecto al ocurrir los flujos se puede

utilizar el promedio, adecuadamente ponderado, de las distintas tasas vigentes

durante el ejercicio, si es que ello produce esencialmente los mismos resultados. El

efectivo de las variaciones en las tasas cambiarias sobre los saldos tenidos en

moneda extranjera se revela en el Estado de Flujos de Efectivo como un componente

separado dentro de la conciliación para el ejercicio del cambio en el efectivo y sus

equivalentes.

El estado de Flujo de Efectivo informará las variaciones, en moneda de igual poder

adquisitivo al cierre del período, entre los saldos iníciales y finales de efectivo

producto de los flujos provenientes de lo utilizado en actividades operacionales, de

financiamiento y de inversión. En el caso de los flujos operacionales, estos pueden

presentarse de acuerdo al método directo o al método indirecto, aún cuando se

reconoce que el primero permite mostrar mejor información en ambos métodos, a

continuación de los flujos operacionales, deberá presentarse el detalle de los flujos

provenientes de lo utilizados en actividades de inversión y de financiamiento.

12. Planificación y control del flujo de efectivo El presupuesto del flujo de efectivo (también llamado flujo de caja proyectado o

presupuesto de efectivo) es un programa de ingresos y egresos físicos de dinero

esperados de acuerdo a la planificación operativa y al plan de inversiones. Es la

herramienta fundamental de la función tesorería, y para efectos de planificación, se

desarrolla en forma mensual, trimestral o anual (responsabilidad de finanzas).

Este presupuesto se compone de:

• Flujos de ingresos (desarrollar previamente un programa de cobranzas netas)

• Flujo de egresos (desembolsos de gastos y programa de pagos netos)

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• Saldo de caja inicial (es la cantidad existente en caja al inicio del periodo)

• Financiamiento (en caso se requiera para alcanzar el saldo final deseado)

• Saldo de caja final (es la cantidad existente en caja al finalizar el periodo)

Los flujos de ingresos y egresos pueden clasificarse según de donde provengan:

• Flujos de actividades operacionales (relacionados a las operaciones de la

empresa, que son repetitivas; se les llama flujos normales)

• Flujos de actividades de inversión (relacionadas al presupuesto de inversión,

usualmente movimientos de dinero para adquirir activos y financiamiento)

• Flujos de actividades financieras (obtención de dinero vía financiamiento

externo o interno, y el pago por rendimiento a los acreedores – inversionistas;

se les llama flujos anormales, igual que en las actividades de inversión).

F. FLUJO DE DISPONIBILIDAD DE EFECTIVO 1. Definición 1.1 Disponibilidad de efectivo: Son aquellos integrantes del patrimonios del ente

que se destacan por su liquidez inmediata, es decir, son medios de pago, que

reflejan el saldo a la fecha que se poseen para su utilización inmediata.

Es importante asignarle una inclusión correcta en el rubro, por cuanto puede hacer

variar el análisis financiero del ente, dado que a mayor disponibilidad mejor es su

posición financiera.

Por otro lado la inflación puede influir negativamente cuando se mantienen abultadas

disponibilidades (saldos improductivos).

Se deben tener en cuenta algunos aspectos importantes como son:

62

a) Elementos que se incluyen y que no corresponden:

• Anticipos de sueldos al personal

• Anticipos de viajes

• Cheques posdatados

• Depósitos a plazo fijo

b) Sistema de control interno:

• Separación de la función del custodio del dinero y de las restricciones contables

vinculadas

• Endoso de los cheques con la leyenda para depositar en cuenta determinada

• Facturas de ventas y recibos prenumerados

• Cheques emitidos por la empresa firmados por lo menos por dos personas

• Conciliaciones bancarias realizadas por personal distinto al que tiene la

responsabilidad del dinero

Los componentes del rubro son:

a) Efectivo en moneda nacional

b) Efectivo en moneda extranjera

c) Saldos en bancos en cuentas corrientes

d) Cheques corrientes

Se incluyen conceptos líquidos como dinero en caja, saldos en bancos en cuenta

corriente, cheques corrientes; pero no se incluyen los depósitos en caja de ahorro y

los depósitos a plazo fijo por no tener la característica de medio pago.

63

1.2 Caja Se utiliza para agregar el movimiento de fondos que se realiza con el papel moneda

o moneda en circulación o cheques corrientes. El uso de esta cuenta depende del

nivel de la empresa observando el siguiente tratamiento:

a) Pequeñas empresas: efectúan pagos en efectivo y depositan en bancos

b) Mediana y gran empresa: el efectivo se deposita en los banco y mediante el

libramiento de cheques se realizan los pagos. Los pagos menores se efectúan por

medio de un fondo fijo o caja chica.

1.3 Disponibilidad liquida

Conjunto de dinero en caja y bancos que la empresa tiene disponible para hacer

frente a sus obligaciones inmediatas de pago. En gestión de carteras de valores es la

parte de la cartera no invertida que está disponible inmediatamente para hacer

inversiones. Es un agregado monetario denominado M3, que está formado por el

efectivo en manos del público y todos los depósitos del sistema bancario12.

1.4 Disponible Parte de un crédito en cuenta corriente no utilizado aún. Saldo libre de una cuenta

corriente. Contablemente son los fondos líquidos de una empresa - efectivos en la

caja social, saldos de cuentas corrientes y efectos de comercio en cartera sin

descontar.

1.5 Flujo Es el estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las

actividades de operación, inversión y financiación. Debe determinarse para su

implementación el cambio de las diferentes partidas del Balance General que inciden

en el efectivo13.

12 BOLSA DE VALENCIA, www.bolsavalencia.es/diccionario, 2008, 13 Normas Internacionales de Contabilidad , NIC 7 Flujo de Efectivo

64

Un Flujo es de tipo financiero y muestra entradas, salidas y cambio neto en el

efectivo de las diferentes actividades de una empresa durante un período contable,

en una forma que concilie los saldos de efectivo inicial y final.

En toda empresa cuando está elaborando un reporte de las ventas realizadas, así

como de los gastos que se han generado, se obtiene un diferencial que permite

conocer la utilidad obtenida y además se realiza una proyección a futuro,

considerando las experiencias de periodos anteriores, logrando en esta forma prever

en qué momento es posible realizar nuevos gastos o inversiones, si así lo requiere

nuestra empresa.

Lo anterior es un estado proyectado de las entradas y salidas de efectivo en un

periodo determinado o también conocido como flujo de efectivo y se realiza con el fin

de conocer la cantidad de efectivo que requiere el negocio para operar durante un

periodo determinado, como puede ser una semana, mes, trimestre o año.

Un problema frecuente en el micro y pequeñas empresas es la falta de liquidez para

cubrir necesidades inmediatas, por lo que se recurre frecuentemente a particulares

con el fin de solicitar préstamos a corto plazo y de muy alto costo. Una forma muy

sencilla de planear y controlar a corto y mediano plazo las necesidades de recursos,

consiste en calcular el flujo de efectivo de cualquier negocio.

2. Importancia

• Tomar la decisión del mejor mecanismo de inversión a corto plazo cuando

exista un excedente de efectivo.

• Tomar las medidas de necesarias para definir la fuente de fondeo cuando

exista un faltante de efectivo como puede ser el manejar recursos del

propietario, o en su caso iniciar los trámites necesarios para obtener

préstamos que cubran dicho faltante y permitan la operación continua de la

empresa.

65

• Cuándo y en qué cantidad se deben paga préstamos adquiridos previamente.

• Cuándo efectuar desembolsos importantes de dinero para mantener en

operación a la empresa.

• De cuanto se puede disponer para pagar prestaciones adicionales a los

empleados como son el aguinaldo, vacaciones, reparto de utilidades, etcétera.

• Con cuanto efectivo se puede disponer para asuntos personales sin que

afecte el funcionamiento normal de la empresa14.

3. Componentes

Las cuentas que integran el rubro caja son las siguientes15:

a) Caja en moneda nacional

b) Recaudaciones a depositar

c) Caja en moneda extranjera

d) Valores a depositar

e) Recaudaciones a depositar

La cuenta recaudaciones a depositar se utiliza cuando el ente hace uso restringido

en caja para efectuar control sobre las operaciones.

Este procedimiento consiste en que las cobranzas e ingresos de caja de una fecha

se depositan al día siguiente. 14 Tesis “La Importancia de la Elaboración del Estado de Flujos de Efectivo como una Herramienta Básica para la Toma de Decisiones Universidad de El Salvador 2002, Tesis “Análisis de Estados Financieros en un trabajo de auditoría. Su importancia Y presentación en el informe del profesional de la Contaduría Pública en El Salvador” 15 HUGO C. PRIOTTO, Sistema de información contable básica, Eudecor

66

Valores a depositar Cuando el movimiento de cheques en una empresa es importante, a fin de tener un

mejor control de los mismos, suele utilizarse la cuenta para la registración contable

de la entrada en concepto de pago, ya sean corrientes o posdatados.

Esta cuenta suele acompañarse también de mayores auxiliares o de subsistemas

que registran el movimiento y deben coincidir con la cuenta de control "Valores a

Depositar"

4. Elaboración del flujo de disponibilidad Para elaborar un flujo, deberá hacerse una lista en la que se estime por adelantado

todas las entradas y salidas de efectivo para el periodo en que se prepara el flujo, por

lo que se deberán de seguir los siguientes pasos16:

1. Establecer el periodo que se pretende abarcar.

2. Hacer una lista probable del ingreso del periodo determinado y después de

registrar los valores de cada centro de costos se suman los valores y se obtiene el

total.

3. Se enlistan las obligaciones que implican gasto de efectivo, sumando el valor de

cada egreso para obtener el total.

4. Una vez que se han obtenido los totales de los ingresos y egresos, estos se restan

para obtener el resultado.

Si el resultado es positivo, significa que los ingresos son mayores que los egresos y

por lo tanto existe un excedente, lo que indica que la empresa opera favorablemente.

16LAWRENCE J. GITMAN, Principios de Administración Financiera.

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En caso contrario, el empresario deberá estudiar las medidas para cubrir los faltantes

o prever los periodos en los que los resultados sean negativos, reflejándose estos

datos en una partida llamada saldo a fin del periodo.

5. Si se quiere trabajar el flujo con mayor detalle, se puede emplear un saldo

acumulado que es la suma del saldo obtenido en el periodo más el saldo del periodo

anterior.

5. Objetivos Entre los objetivos principales del Flujos tenemos:

• Proporcionar información apropiada a la gerencia, para que ésta pueda medir

sus políticas de contabilidad y tomar decisiones que ayuden al

desenvolvimiento de la empresa.

• Facilitar información financiera a los administradores, lo cual le permite

mejorar sus políticas de operación y financiamiento.

• Proyectar en donde se ha estado gastando el efectivo disponible, que dará

como resultado la descapitalización de la empresa.

• Mostrar la relación que existe entre la utilidad neta y los cambios en los saldos

de efectivo. Estos saldos de efectivo pueden disminuir a pesar de que haya

utilidad neta positiva y viceversa.

• Reportar los flujos pasados para facilitar; la predicción de flujos futuros

• La evaluación de la manera en que la administración genera y utiliza el

efectivo

• La determinación de la capacidad que tiene una compañía para pagar

intereses y dividendos y para pagar sus deudas cuando éstas vencen.

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• Identificar los cambios en la mezcla de activos productivos.

6. Finalidad La finalidad del flujo es presentar en forma comprensible la información sobre el

manejo de efectivo, es decir, su obtención y utilización por parte de la entidad

durante el período determinado y, como consecuencia, mostrar una síntesis de los

cambios ocurridos en la situación financiera para que los usuarios de los estados

financieros puedan conocer y evaluar la liquidez o solvencia de la entidad.

El flujo se diseña con el propósito de explicar los movimientos de efectivo

proveniente de la operación normal del negocio, tales como la venta de activos no

circulantes, obtención de préstamos y aportación de los accionistas y aquellas

transacciones que incluyan disposiciones de efectivo tales como compra de activos

no circulantes y pago de pasivos y de dividendos.

7. Fines del control del efectivo La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio,

porque es el medio para obtener mercancías y servicios.

Se requiere una cuidadosa contabilización de las operaciones con efectivo debido a

que este rubro puede ser rápidamente invertido.

La administración del efectivo generalmente se centra alrededor de dos áreas: el

presupuesto de efectivo y el control interno de contabilidad.

El control de contabilidad es necesario para dar una base a la función de planeación

y además con el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza para propósitos propios

de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o hurtados.

La administración es responsable del control interno es decir de la y protección de

todos los activos de la empresa, el efectivo es el activo más líquido de un negocio.

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Se necesita un sistema de control interno adecuado para prevenir robos y evitar que

los empleados utilicen el dinero de la compañía para uso personal.

Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los

siguientes:

• Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.

• Promover la contabilización adecuada de los datos.

• Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa. • Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa.