Calculeren van ApplicatiebeheerPresentatie 7 oktober 2003 voor NGI afdeling Noord

Manager BCPM

Business Consultant

Marco Luiten -

John Rutten -

Programma

17:30 Voorstellen

17:40 Inleiding

18:00 Discussie

18:30 Broodmaaltijd

19:00 Presentatie Resultaten

19:10 Presentatie Calculatiemodel

20:00 Afsluiting

Even voorstellen...

• Marco Luiten (marco.luiten@centric.nl)Marco Luiten is Manager Business Consultancy en Projectmanagement bij Centric Information Engineering. Hij is 25 jaar werkzaam in de ICT, met als specialisme het ontwikkelen en beheren van maatwerksoftwaretoepassingen. Vanuit een breed aandachtsgebied is Marco gespecialiseerd in de vele aspecten die een rol spelen bij het begroten van software ontwikkeling en beheer.

• John Rutten (john.rutten@centric.nl)John Rutten is Business Consultant bij Centric Information Engineering en verantwoordelijk voor de Centric Beheer Aanpak, waartoe het Calculatiemodel Applicatiebeheer behoort.Sedert 18 jaar is hij in uiteenlopende functies actief in de informatietechnologie. Vanaf het midden van de jaren negentig richt hij zich op management en beheer van applicaties, de laatste jaren als Business Consultant en Product Manager bij Centric.

Situatieschets

• Ontwikkelingen rondom informatiesystemen– Voornamelijk aandacht voor nieuwe applicaties– Gaat ten koste van aandacht voor bestaande

applicaties (er komt wel meer bij, er gaat weinig af)– Beheerkosten nemen voortdurend toe– Noodzaak van ICT om te professionaliseren

• Knelpunten– Economische ontwikkelingen– Toenemende complexiteit– Onderbouwing strategische keuzes

Oorzaken van knelpunten

• Inzicht in huidige applicatie portfolio ontbreekt– Bedrijfswaarde– Life-cycle, techniek, kennis– Kosten

• (Middel-)lange termijn beslissingen vaak onvoldoende onderbouwd

– Sturing vaak op basis van incidenten– Draagvlak voor verandering diffuus

• Inzicht in kosten moeilijk te verkrijgen

Ontwikkeling versus Beheer

• Ontwikkeling heeft historisch meer aandacht

• Modellen voor kostencalculatie ontwikkeling zijn voorhanden

– FPA, PPA, Use Cases, COCOMO, KLOC

• Kosten beheer 50-80% van totale kosten (Gartner)

• Kosten applicatiebeheer nu expert-schatting– vaak éénmalig, en/of op hoofdlijnen

• Vandaag presentatie model voor calculatie kosten van applicatiebeheer

Drie vormen van beheer

BusinessManagement

Gebruikers

Klant

Serviceteam

Applicatie

Beheer

Technisch

Beheer

IT Service organisatie

Functioneel

Beheer

Discussievragen

Groep 1

Groep 2

Groep 3

Groep 4

Welke parameters zijn volgens u van invloed

op de kosten van applicatiebeheer (top 3)?

Hoe worden bij u kosten van applicatiebeheer

momenteel begroot?

Welke eisen stelt de business aan (kosten

van) applicatiebeheer?

Hoe kun je de kosten van applicatiebeheer

beïnvloeden?

Discussie (tot 18.30 uur)

• Indeling in 4 groepen– Groep 1, A t/m Ha, discussieleider Arthur Alferink– Groep 2, He t/m O, discussieleider Eric van Kuiken– Groep 3, P t/m S, discussieleider John Rutten– Groep 4, T t/m Z, discussieleider Marco Luiten

• Per groep één vraag

• Resultaten op A4

• Inleveren voor pauze

• Samenvatting resultaten na pauze

Resultaten discussie

• Welke parameters zijn volgens u van invloedop de kosten van applicatiebeheer (top 3)?

– Volwassenheid IT organisatie– Snelheid veranderingen in tijd, in grillige omgeving– Complexiteit

• Hoe worden bij u kosten van applicatiebeheermomenteel begroot?

– Vast percentage totale ontwikkelkosten– Ervaringscijfers (gebruikers, incidenten) achteraf– Expertschatting van ontwikkelaar– Begroting op groepen applicaties– Reactief op Pilot

Resultaten discussie

• Welke eisen stelt de business aan (kostenvan) applicatiebeheer?

– Strategisch niveau stelt eisen op hoofdlijnen (kostenreductie, klanttevredenheid)

– Tactisch niveau vertaalt deze eisen naar niveau van dienstverlening

– Eisen afhankelijk van ‘waarde’ bedrijfsproces

• Hoe kun je de kosten van applicatiebeheerbeïnvloeden?

– Standaardisatie (softwareontwikkeling als beheerorganisatie)

– Analyse van tijdsbesteding, maatregelen nemen– Service niveau’s aanpassen (releases beperken)– Kwaliteit ontwikkeling en implementatie verhogen

Het CalculatiemodelCost-Drivers Applicatiebeheer

• Grote diversiteit aan factoren die de kosten beïnvloeden

• Drie categorieën– Beheertaken en serviceniveau– Kenmerken applicatie en omgeving– Kwaliteit applicatie en omgeving

• Verschil in de mate waarin de factoren invloed hebben op de kosten

– Ervaringscijfers– Expertschattingen– Kengetallen

– Onderzoeksbureau’s– Concurrenten– Benchmarking

Structuur Calculatiemodel

Te calculerenBeheertaken

KwaliteitApplicatie en

omgeving

EigenschappenApplicatie

EigenschappenOmgeving

ServiceniveauBeheertaken

Calculatiemodel

ErvaringscijfersRekenregels

Parameters Applicatieomgeving

Informatie

Make or Buy

BudgetApplicatiebeheer

Trendanalyse

Applicatiebeheer

Lifecyclemanagement

Applicatie

AdviseringApplicatie en

-beheer

'What-if'Analyse

CalculatieApplicatiebeheer

SimulatieApplicatiebeheer

ScorecardCalculatiemodel

Waarom een model?

• Het verkrijgen van inzicht in de kosten van applicatiebeheer is een moeilijke opgave

– Specifieke kennis– Instrumenten en methodieken– Tijd

• Alternatieven hebben een globale focus– Ervaringscijfers uit benchmarks– Calculaties van hard- en softwareleveranciers

• Behoefte aan praktisch instrument voor specifieke omgeving en architectuur

Het Calculatiemodel voor Applicatiebeheer• Uitgangspunten: handig en praktisch instrument

• Het Calculatiemodel geeft op basis van diverse specifieke parameters inzicht in de kosten van beheer en onderhoud van een applicatie

• Resultaat: begroting van de norm ‘workload’ voor het beheer en onderhoud van een specifieke applicatie

– Specifieke benchmark op de kosten van beheer en onderhoud

– Informatie voor kostengestuurde afweging over het beheer en onderhoud

Positionering t.o.v. standaarden

• Calculatiemodel binnen ITIL / ASL– ITIL en ASL zijn procesgericht, WAT– Calculatiemodel is ondersteunend aan

Managementprocessen (budgettering), HOE• Cost Management (ASL)• Financial Management (ITIL)

• Functiepunt Analyse– Standaard voor bepalen omvang Applicatie

Het calculatieproces

WorkloadAppl. beheer

KostenAppl. beheerKostprijs

Omgevings-factoren

Kwaliteit

CalculatieWaarde

KorteFPA

FunctiepuntAnalyse

Aanneem-som

AantalCall's

Bouwtijd

DienstenAppl. beheer

Het calculatieproces Beheer versus ontwikkeling

Omvang o.b.v.Functiepunten

Calculatiewaarde

Activiteiten

CorrectiefOnderhoud

Service-desk

Releases

AantalUren

TotaleKostenKostprijs

Omgeving

Kwaliteit

FunctiepuntAnalyse

AantalFunctiepunten

Activiteiten

Ontwerp

Realisatie

Rework

AantalUren

TotaleKostenKostprijs

Toepassing van het Calculatiemodel• Resultaat: begroting van de norm ‘workload’ voor het

beheer en onderhoud van een specifieke applicatie– Informatie voor kostengestuurde afweging over het

beheer en onderhoud

• Het calculeren van kosten leidt niet tot verbetering, de beslissingen daarna wel!

• Scenario’s definiëren op basis van calculatie op:– Strategische niveau– Tactisch niveau– Operationeel niveau

Strategisch niveauBedrijfswaarde versus Kosten

CultiverenNegeren

OptimaliserenUitfaseren

BedrijfswaardeHoogLaag

Beh

eerk

ost

en

Hoo

gLa

ag

Strategisch niveauOptimaliseren beheerkosten

• Applicatie en applicatieomgeving– Simuleren wat het effect van veranderingen (van de

kenmerken) op de kosten is– Kwaliteitsverbetering

• Beheerdiensten– Aanbod en niveau van de dienstverlening– Procesverbetering– Uitbesteding van beheertaken

• Korte demonstratie van het Calculatiemodel

Het CalculatiemodelKorte presentatie

Diensten Applicatiebeheer,

inclusief het niveau van dienstverlening.

Het CalculatiemodelKorte presentatie

Verschillende manieren om de omvang van de

applicatie te bepalen.

Het CalculatiemodelKorte presentatie

Scorecard voor het bepalen van de

kwaliteit van applicatie(omgeving).

Het CalculatiemodelKorte presentatie

Simulatie van kwaliteitsverbetering

op de kosten van applicatiebeheer.

Tactisch niveauWat doen we met een applicatie?

• Goede balans tussen kosten en opbrengsten

• Life-cycle Management: kostenontwikkeling volgens ‘Badkuip-model’ simuleren

• Pro-actief maatregelen nemen:– Perfectief onderhoud– Preventief onderhoud– Nieuwe technologieën– Opleiding– Kwaliteitsverbetering

• Tijdig (delen) vervangen

Ko

sten

Jaren gebruik

Operationeel niveauBeheerkosten applicatie beheersen

• Kosten voor beheer van een applicatie reduceren

• Budgettering van onderhoud– Beheerkosten applicatie kwantificeren– Efficiëntie bepalen– Budgetten definiëren (in overleg met organisatie)

Samenvatting

• De aandacht op beheersing van de kosten van beheer neemt toe

• Hoewel moeizaam te verkrijgen, is inzicht in de kosten van beheer essentieel voor beheerstrategie

• Het Calculatiemodel is een hulpmiddel dat op praktische wijze de (specifieke) kosten van applicatiebeheer berekent en voorspelt

Centric Information Engineering B.V.Regiokantoor Noord Nederland

Leonard Springerlaan 99727 KB Groningen

Tel. (050) 520 62 60Fax (050) 520 62 65

www.centric.nl

Centric Information Engineering B.V.

Marconibaan 2Postbus 1883430 AD Nieuwegein

Tel. (030) 605 14 10Fax (030) 605 12 51

www.centric.nl