BREAKTHROUGH GUIDANCE

2 0 1 8

BREAK THE LIMIT

AT KALLA GROUP

QUALITY SYSTEM – QS & SCM DIVISION

CORPORATE STRATEGIC DEVELOPMENT DIRECTORATE

DAFTAR ISI

I. Apakah Breakthrough Project itu? ............................................................................................... 4

II. Implementasi Breakthrough ........................................................................................................... 4

III. Bagaimana melakukan Breakthrough Project tersebut?...................................................... 7

3.1. PEMILIIHAN METODE........................................................................................................ 7

A. Metode PDCA (8 Langkah) ................................................................................... 7

B. Metode POAC Tujuh Langkah ............................................................................ 8

C. Metode Business Process Reengineering ........................................................ 9

3.2. STRUKTUR PROJECT ........................................................................................................10

A. Project PDCA (8 Langkah) & POAC .................................................................10

B. Project Business Process Re-engineering .....................................................11

3.3. Seven Tools of Management .......................................................................................12

A. Affinity Diagram .....................................................................................................12

B. Interrelationship Diagram ..................................................................................13

C. Tree Diagram ...........................................................................................................15

D. Matrix Diagram .......................................................................................................16

E. Matrix Data Analysis Method ............................................................................18

F. Process Decision Program Chart .....................................................................20

G. Arrow Diagram ........................................................................................................21

IV. Tim Penilaian Breakthrough .........................................................................................................22

V. Penyampaian Breakthrough Project ..............................................................................................22

VI. Timeline Breakthrough Project ....................................................................................................23

VII. Mekanisme Penilaian Breakthrough Project ..........................................................................23

VIII. Dampak Improvement Program .................................................................................................26

4

BREAKTHROUGH PROJECT GUIDANCE 2018 BREAK THE LIMIT TO GAIN NET QUALITY INCOME

I. Apakah Breakthrough Project itu?

Breakthrough Project atau B-Project adalah inisiatif project dari tim atau grup tertentu yang memiliki

tujuan yang agresif dan dapat diukur serta memiliki strategic impact yang signifikan terhadap

perusahaan. Tujuan dari Breakthrough Project adalah:

• Menghasilkan output yang berdampak signifikan pada perusahaan seperti : pembentukan metode

baru, modifikasi produk atau output lain yang bersifat strategis

• Kualitas proses dan hasil kegiatan Breakthrough Project yang lebih kompetitif

• Inovasi yang mendorong pencapaian Net Quality Income yang sesuai target perusahaan

• Pencapaian tujuan perusahaan yang belum pernah terjadi atau bahkan tampak tidak mungkin

• Dukungan dan keterlibatan manajemen dalam membangun lingkungan yang kondusif bagi

terciptanya budaya inovasi

• Budaya kerja yang lebih agile sehingga menantang kompetensi lebih jauh

II. Implementasi Breakthrough

Pada lingkup Kalla Group, inisiasi breakthrough project baru berjalan di tahun 2018. Kalla Group mulai

mengklasifikasikan project yang masuk ke dalam kategori continuous improvement, breakthrough, dan

inovasi project. Hal ini didasarkan pada target KPI Net Quality Income ditahun ini yang mencapai angka

25 Milyar rupiah.

GAMBAR 1 - Cascade KPI Net Quality Income

Berdasarkan target KPI di atas, pengklasifikasian project yang berdampak high impact dan Low-

Medium Impact sangat dibutuhkan agar dapat diberikan metode pendampingan project yang sesuai

supaya target dapat tercapai.

GAMBAR 2 - Kategori Project

5

Adapun tahapan implementasi breakthrough di tahun ini berfokus pada inisiasi dan keikutsertaan

karyawan dalam breakthrough project. Tahapan-tahapan yang akan diimplementasikan tahun

2018 adalah :

1. Keikutsertaan seluruh divisi menjadi leader breakthrough project

2. Implementasi Business Process Re-engineering disalah satu Sub-Holding/SBU

3. Implementasi metode POAC sebagai salah satu metode dalam breakthrough project

4. Minimal terdapat 1 (satu) breakthrough project di setiap perusahaan

Oleh karena itu sesuai dengan fokus tahap b-project di tahun ini, perlunya untuk meningkatkan

awareness seluruh karyawan mengenai pentingnya untuk berkontribusi dalam program high impact

improvement ini. Hal ini dikarenakan sangat banyak keuntungan yang bisa diperoleh oleh karyawan

dan perusahaan apabila dapat mengimplementasikan breakthrough project ini secara baik, antara

lain :

Pencapaian target strategis perusahaan

Sinergi antar unit business di lingkup Kalla Group

Memberikan result project yang berdampak besar terhadap ketercapaian target Net Quality

Income perusahaan

Tabel 1 - Perbedaan Kategori Improvement

Faktor Continuous

Improvement Breakthrough Innovation

Impact Low to Medium

(Est. < 2 Milyar) High

Generating revenue

by creating new

product

GAMBAR 3 - Skema Implementasi Breakthrough

6

Faktor Continuous

Improvement Breakthrough Innovation

Metode

• 8 Step (Kaizen)

• Quality Control

Circle

• PDCA (BUP, VCP)

• POAC

• Six Sigma (DMAIC,

DMADV)

• Business Process Re-

engineering

• Project Management

Business Invention

Lingkup Tema KPI Unit Kerja

• KPI

• Management

Workshop

• Business Plan

• SWOT

• Front line Workshop

• Brainstorming session

Management

Agreement

Jenis

Perbaikan

Perbaikan dari proses

yang sudah ada

Dari proses yang belum

ada menjadi ada atau

membangun kembali (re-

build)

Hal yang baru

Focus

Development

Metode penggalian akar

masalah

Metode Organizing &

Coaching Counseling

Metode penemuan

ide & implementasi

Output Project Penyelesaian problem di

unit kerja sendiri

Penyelesaian problem

yang bersifat strategis,

min strategi Divisi

Penyelesaian

problem yang

berstrategis, min

strategi SBU

Mekanisme

Pemilihan

Tema

Disetujui atasan

langsung

Disetujui oleh

manajemen pada kick-off

Disposisi langsung

oleh Top

Management

Tipe Aktivitas Rutin (berkelanjutan) Tidak rutin Tidak rutin

Tim Kerja

1 – 5 orang (Internal

fungsional / cross

fungsional dalam satu

SBU)

3 orang (Cross-

Functional dalam satu

SBU atau lintas SBU)

Management

Agreement

(Melibatkan seluruh

functional dalam

implementasi)

Durasi Project 3 – 6 bulan 3 bulan – 1 tahun Minimal 1 tahun

Investasi Biaya Kecil Menengah Besar

7

III. Bagaimana melakukan Breakthrough Project tersebut?

Breakthrough Project dapat dilakukan dengan beberapa metode seperti:

PDCA dalam lingkup lintas business unit atau value chain (BUP/VCP)

POAC

Business Process Reengineering

Six Sigma

Project Management.

3.1. PEMILIIHAN METODE

A. Metode PDCA (8 Langkah)

Metode PDCA (8 Step) dapat diimplementasikan dalam penyelesaian breakthrough project.

Hanya saja lingkup project yang diselesaikan harus masuk dalam kategori Value Chain Project

atau Business Unit Project.

Tabel 2 - Kategori Project Kaizen

Category Related

Parties KPI

Trouble

Shooting

Focus

Appraisement

Area

Result in

2017

Plan in

2018

VCP Value Chain

Project

Cross

Company Company

Business

Portofolio New Business

Not Activated

Yet

Implemented in B-

Project

BUP Business

Unit Project

Within 1

Company Company

Business

Portofolio Business

Not Activated

Yet

Implemented in B-

Project

GP Group

Project

Cross

Department/

Branch

Division/

Department Operation KPI

Implemented

in Kalla OTO

Implemented in

Kaizen System

SGP Small

Group

Project

Intra

Department/

Branch

Division/

Department Operation KPI

Implemented

in 9 SBU

(Kalla Group)

Implemented in

Kaizen System

IP Individual

Project

Individual Process Operation KPI Process Implemented

in Kalla OTO

Implemented in

Kaizen System

Penjabaran PDCA terdiri dari 8 Delapan Langkah, yaitu:

1. Lima langkah pertama merupakan penjabaran dari "PLAN" atau Perencanaan.

2. Langkah keenam merupakan "DO" atau Pelaksanaan.

3. Langkah ketujuh merupakan "CHECK" sebagai langkah evaluasi atau pemeriksaan.

4. Langkah kedelapan merupakan penjabaran "ACTION" atau tindakan pelaksanaan

standardisasi dan rencana selanjutnya.

8

GAMBAR 4 - Langkah-Langkah PDCA

B. Metode POAC Tujuh Langkah

POAC merupakan salah satu bentuk dari manajemen organisasi yang dimana bertujuan untuk

mengembangkan atau mengelolah project maupun organisasi.

Penjabaran POAC terdiri dari 7 (tujuh) langkah, yaitu:

PLANNING

Tahapan Planning dalam sebuah project meliputi penentuan tema project, skala prioritas,

tujuan yang akan dicapai dan Activity Plan.

ORGANIZING

Pada tahapan Organizing meliputi bagaimana cara mengorganisasikan Man, Method,

Material, Machine, Money, Environment, Time, Place, dan Organization.

ACTUATING/LEADING

Pada tahapan Actuating meliputi cara mengeksekusi project dan bagaimana Leadership

Skill menjadi salah satu factor penentu keberhasilan project.

CONTROLLING

Pada tahap Controlling ini merupakan tahapan mengevaluasi project yang telah di

eksekusi dan membuat standardisasi yang baru. Standarisasi harus dibuat dalam bentuk

dokumen kualitas sesuai dengan Quality Management System (QMS) atau sertifikasi

manajemen sistem yang digunakan pada perusahaan (contohnya: ISO). Format dokumen

kualitas yang sesuai dengan QMS mengacu pada lampiran dokumen Guidance Kaizen

System.

8 Steps Problem Solving

1 2 34

5

6

7

8

PLAN

CHECK

ACTION

DO

1. Alasan Pemilihan Tema

2. Analisa Kondisi yang Ada

3. Penetapan Target

4. Analisa Sebab Akibat

5. Rencana Penanggulangan

6. Penanggulangan dan Pemeriksaan Hasil

7. Evaluasi Proses & Hasil

8. Standardisasi & Penentuan Tema Berikutnya

GAMBAR 5 - Langkah - Langkah POAC

9

C. Metode Business Process Reengineering

Business Process Reengineering merupakan suatu proses merubah proses bisnis secara

radikal dan dramatis agar bisnis proses tersebut menjadi lebih efektif dan efisien tanpa

adanya perubahan struktur organisasi dan fungsi bisnis proses itu sendiri. Poin penting

dalam Business Process Reengineering adalah:

Perancangan ulang mendasar

Perancangan radikal sistem bisnis

Mencapai peningkatan dramatis dalam ukuran kinerja kontemporer di area kritis seperti

biaya, kualitas, layanan, dan kecepatan

Tahapan yang harus dilakukan dalam melakukan business process re-engineering dibagi

dalam tiga fase dan pada setiap tahapan di akhir fase akan dilakukan presentasi progress per-

fase di hadapan steering committee untuk memberikan keputusan keberlanjutan project ke

fase selanjutnya. Adapun pembagian fase adalah sebagai berikut:

Fase 1:

1. Menyusun rencana kerja

2. Menentukan target & tujuan

3. Memetakan proses as is

4. Mengukur proses as is

5. Menganalisa hasil pengukuran as is

Fase 2:

1. Membuat desain baru

2. Melakukan uji coba terhadap desain baru

GAMBAR 6 - Siklus Re-engineering Business Process

10

3. Menyusun rencana implementasi

4. Persetujuan implementasi

Fase 3:

1. Implementasi perubahan desain proses

2. Mengukur hasil implementasi desain baru

Setelah fase ketiga selesai, selanjutnya akan dilanjutkan proses transisi ke tahap continuos

improvement

3.2. STRUKTUR PROJECT

A. Project PDCA (8 Langkah) & POAC

Tugas dan tanggung jawab setiap jabatan pada organisasi project PDCA & POAC adalah

sebagai berikut:

Advisor

(Level jabatan tertinggi dalam perusahaan. Contoh: Chief/Direksi)

Menempatkan Breakthrough Project sebagai salah satu aktivitas strategisnya

Menghargai faktor manusia

Berfokus pada Impact dan Quality

GAMBAR 7 - Langkah Penyusunan BPR

GAMBAR 8 - Struktur Project PDCA & POAC

11

GAMBAR 9 - Struktur Project BPR

Memberikan arahan yang konstruktif

Leader

(Satu layer dibawah level jabatan tertinggi dalam perusahaan. Contoh: Division Head)

Meningkatkan kinerja melalui peningkatan pengetahuan dan skill dirinya sendiri serta

anggotanya melalui, Evaluasi Prestasi Kelompok dan PDCA Meeting.

Memimpin dan memotivasi anggota agar meningkatkan kemampuannya

Mengadakan training

Mengatasi masalah-masalah yang ada baik system maupun SDMnya

Try & Error (strategi & kreativitas)

Membangun tim yang solid

Member

Rajin berpartisipasi dalam setiap pertemuan

Mau berbagi pengetahuan dan pengalaman

Berani memberikan pendapat dan mengambil tanggung jawab

Membuat ringkasan atau notulesi pertemuan

B. Project Business Process Re-engineering

Tugas dan tanggung jawab setiap jabatan pada organisasi Re-engineering Business Process

adalah sebagai berikut:

BPR Steering Committee

Terdiri dari pimpinan perusahaan dan jajaran manajemen yang berkepentingan dan

berkompeten dalam mengendalikan pelaksanaan Business Process Re-engineering (2-4 orang).

Project Manager Officer

Pimpinan project yang bertugas memastikan pelaksanaan Business Process Re-engineering

project berjalan sesuai rencana dan mencapai target pelaksana project (1 orang).

12

Strategic Team

Perancang Business Process Re-engineering project bertugas untuk memetakan, mendesain,

mengukur, mengevaluasi, merekayasa, dan memastikan pelaksanaan project dapat mencapai

sasaran dan target yang telah ditetapkan (4-8 orang).

Floor Team

Pelaksana hasil perancangan Business Process Re-engineering yang sudah disiapkan oleh

Strategic Team, dan memberikan feedback baik kendala, kesulitan maupun kemampuan

sumber daya, baik sumber daya manusia, proses, alat, material, dan sistem yang ada maupun

yang sudah di improve selama pelaksanaan project.

3.3. Seven Tools of Management

Tujuh alat atau seven tools of management merupakan alat bantu yang digunakan untuk proses

analisa dalam metode breakthrough yang telah dijelaskan dalam point 3.1. Seven tools management

adalah sebagai berikut:

Affinity Diagram

Relationship Diagram

Tree Diagram

Matrix Diagram

Matrix-Data Analysis Method

Process Decision Program Chart

Arrow Diagram

A. Affinity Diagram

Affinity Diagram dikembangkan oleh Kawakita Jiro, adalah hasil penggabungan sejumlah besar

data berbentuk bahasa (gagasan, opini, issue, dsb). Mengelompokkan sesuai hubungan alamiah,

kemudian menetukan nama-nama pengelompokkan tersebut. Proses ini lebih merupakan

proses kreatif dari pada proses logis karena data dinyatakan dalam pengertian yang menyeluruh

dan harmonisasi unsur-unsur, bukan analitik dan stratifikasi. Affinity Diagram bermanfaat dalam

pengumpulan data, opini/issue serta gagasan tentang sesuatu yang:

Belum diketahui,

Dalam wilayah yang belum dikenal,

Keadaan tidak terorganisasi sama sekali

Kemudian data itu diringkas menjadi narasi, bukan bilangan kuantitatif, untuk ditindak

lanjuti.

Tahapan yang diperlukan dalam membuat Diagram Afinitas adalah sebagai berikut:

1. Mengumpulkan karyawan-karyawan atau anggota kelompok untuk melakukan curah

13

pendapat (brainstorming).

2. Menuliskan semua ide untuk permasalahan yang dibahas pada kertas Post-it atau Sticky

Notes.

3. Kumpulkan semua kertas Post-it/Sticky Notes yang telah ditulis dengan berbagai ide tesebut

ke satu tempat (seperti meja, papan tulis, lantai ataupun dinding).

4. Menyortir (sorting) dan mengklasifikasikan ide-ide tersebut menjadi beberapa kelompok

berdasarkan pendapat tim/kelompok.

5. Berikan nama ataupun judul pada kelompok-kelompok ide tersebut.

GAMBAR 10 - Contoh Affinity Diagram

B. Interrelationship Diagram

Relationship Diagram adalah teknik menggambarkan gagasan, issues atau permasalahan yang

dihadapi, dan hubungan logis atau urutan dari setiap hal tersebut. RD adalah proses kreatif yang

menunjukkan bahwa setiap gagasan, pada saat yang sama, dapat terkait secara logis dengan

beberapa gagasan lainnya. Metode ini menuntut pola pikir “multidirectional” lebih daripada pola

pikir “linear”. Manfaat dari Relationship Diagram adalah:

Menghadapi masalah kompleks, dimana kaitan antara hal yang satu dengan yang lain sukar

ditentukan.

Mengurutkan tindakan manajemen yang kritis

Menentukan akar permasalahan dari sejumlah gejala.

Tahapan yang diperlukan dalam membuat Diagram Afinitas adalah sebagai berikut:

1. Sebelum membuat Diagram Hubungan, sediakan dulu beberapa perlengkapan alat tulis

seperti kertas yang berukuran agak besar, pena dan kartu/sticky note.

2. Tuliskan isu permasalahan yang akan dijadikan topik untuk memahami lebih jauh tentang

sebab dan akibat permasalahan tersebut.

3. Tuliskan diatas kartu atau sticky note yang disediakan.

4. Lakukan Brainstorming dan tuliskan semua ide-ide yang didapatkan di kartu atau sticky note.

5. Letakan Ide yang tertulis tersebut dan tempatkan berdekatan dengan ide yang kuat

14

hubungannya.

6. Ulangi langkah no. 4 hingga semua ide yang tertulis memiliki tempatnya masing-masing.

7. Pelajari kembali ide-ide tersebut dengan menanyakan “apakah ide ini merupakan penyebab

atau mempengaruhi ide lainnya?”. Jika ada pengaruhnya, maka gambarkan panah yang

saling mempengaruhi tersebut.

8. Ulangi langkah no. 6 hingga semua ide memiliki panahnya.

9. Menganalisis Diagram dengan cara berikut ini :

a. Hitung jumlah arah panah yang “Masuk” dan “Keluar” pada setiap ide. Tuliskan jumlah

tersebut dibawah kotak Ide yang bersangkutan. Ide yang memiliki Panah terbanyak

merupakan Ide kunci atau Ide Utama.

b. Ide yang memiliki Panah dengan arah “Keluar” terbanyak adalah Ide yang menunjukan

Penyebab Masalah yang menjadi prioritas pertama dalam penanganan.

c. Ide yang memiliki Panah dengan arah “Masuk” terbanyak adalah Ide yang menunjukan

efek akhir yang mungkin merupakan masalah penting yang harus diatasi.

Penerapan Relationship Diagram pada umumnya ada tiga bentuk yaitu;

Centrally Converging ID:

Masalah / faktor utama yang akan dipecahkan diletakkan dipusat dan yang lain disekitarnya.

Directionally Converging ID :

Masalah / faktor utama yang akan dipecahkan diletakkan di ujung dan factor yang lain

diletakkan menurut arus hubungan sebab-akibat menuju masalah utama.

Relationship Indication ID:

Tidak ada batasan apapun sepanjang menunjukkan hubungan sebab-akibat sejelas mungkin.

15

C. Tree Diagram

Tree Diagram adalah diagram yang secara sistematis memetakan suatu kerja, dari tujuan utama

ke tujuan antara, secara makin detail dan menyeluruh. Tree Diagram membawa kita dari

gambaran amat detail tentang implementasinya. Disebut Tree Diagram karena menggunakan

bentuk pohon. Beberapa Kegunaan Diagram Pohon (Tree Diagram) adalah sebagai berikut:

1. Membantu untuk menemukan akar permasalahan.

2. Curah pendapat (brainstorming) untuk mendapatkan solusi.

3. Menjelaskan langkah-langkah atau perincian kepada orang lain.

4. Mengidentifikasikan ruang lingkup sebuah proyek.

5. Menjelaskan langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu masalah.

6. Untuk menganalisa suatu proses pekerjaan secara terperinci.

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menyiapkan Diagram Pohon (Tree Diagram) :

1. Tuliskan Topik yang ingin dibahas, contohnya seperti permasalahan yang ingin diselesaikan,

Proyek yang direncanakan ataupun nama proses yang ingin dianalisa.

2. Kembangkan Topik tersebut dengan menanyakan pertanyaan selanjutnya seperti “Apa

penyebab masalah ini terjadi?”, “Kegiatan apa yang harus dilakukan untuk menyelesaikan

proyek ini”, “Mengapa hal ini bisa terjadi” dan lain sebagainya. Gunakan pertanyaan “Apa”

dan “Mengapa”.

3. Gunakan cara curah pendapat atau brainstorming untuk mengembangkan semua

kemungkinan pertanyaan dan jawabannya hingga menemukan solusi ataupun akar

permasalahannya.

4. Lakukan pemeriksaan ulang diagram pohon tersebut apakah semua yang tertulis diperlukan

untuk menyelesaikan masalah yang bersangkutan dan apakah cukup untuk menemukan

akar permasalahannya.

GAMBAR 11 - Contoh Tree Diagram

16

D. Matrix Diagram

Alat ini sering digunakan untuk menggambarkan tindakan yang diperlukan untuk suatu

perbaikan proses atau produk. Matrix diagram terkadang disebut juga sebagai Quality Function

Deployment (QFD). Alat ini membantu membandingkan sejumlah besar informasi, misalnya

karakteristik, fungsi, dan tugas. Matrix diagram selalu terdiri dari baris dan kolom yang

menggambarkan hubungan dua atau lebih faktor untuk mendapatkan informasi tentang sifat

dan kekuatan dari masalah sehingga kita bisa mendapatkan ide-ide untuk memecahkan

masalah. Matrix Diagram menunjukkan secara grafis:

Ada atau tidak adanya hubungan antara dua item tau lebih;

Berapa kuat hubungannya;

Arah hubungan.

Manfaat Matrix Diagram yaitu:

Mengetahui urutan kerja yang dibutuhkan sehubungan dengan “Key issues”, sasaran atau

masalah yang dihadapi?

Mengetahui apa saja bagian dari permasalahan yang harus ditanggulangi?

Apakah implementasinnya masuk akal?

Seberapa rumit atau sederhana proses implementasinnya?

Apakah penugasan atau pilihan prioritas yang dapat memulai program ini?

Matrix diagram dapat dibentuk dalam beberapa cara yang berbeda, yaitu sebagai berikut:

1. L-matrix menghubungkan dua grup (grup B ke grup A) atau menghubungkan item–item

dalam satu grup (item–item dalam grup A).

GAMBAR 12 - Contoh L-Matrix Diagram – Keterlambatan Waktu Pengiriman

2. T-matrix menghubungkan tiga grup (grup B dan C ke grup A, tetapi grup B dan C tidak

saling terhubung).

17

GAMBAR 13 - Contoh T-Matrix Diagram –

Tugas Pekerjaan dan Pelatihan yang Telah Diikuti oleh Tiga Orang Engineer

3. Y-matrix menghubungkan tiga grup, masing-masing grup ini berhubungan dengan dua

grup lainnya dalam mode melingkar.

GAMBAR 14 – Contoh Y-Matrix Diagram – Tanggung Jawab Kinerja terhadap Kebutuhan Pelanggan

4. C-matrix menghubungkan tiga grup semuanya secara bersamaan, berbentuk 3 dimensi.

GAMBAR 15 - C-Matrix Diagram – Matriks yang Menghubungkan Produk, Pelanggan, dan Lokasi Pabrik

5. X-matrix menghubungkan empat grup, masing-masing terhubung dengan dua grup

lainnya dalam mode melingkar.

18

GAMBAR 16 – Contoh X-Matrix Diagram – Hoshin Kanri untuk Manajemen dan Reduksi Biaya WIP

6. Roof-matrix menghubungkan item–item dalam satu grup, ini biasanya digunakan

bersamaan dengan L-matrix atau T-matrix.

GAMBAR 17 - Contoh Roof-Matrix Diagram – Perancangan Tata Letak Pabrik

E. Matrix Data Analysis Method

Matrix-Data Analysis Method adalah kombinasi dari Tree Diagram dan Matrix Diagram untuk

membantu penentuan prioritas dari pilihan yang multi faktor dan kompleks. Manfaat dan

penerapan dari Matrix-Data Analysis Method sebagai berikut:

Memilih satu dari beberapa pilihan calon / kandidat (orang, peralatan, proyek)

Memprioritaskan urutan atau jadwal program perbaikan yang semuanya “baik”

Pimpinan perusahaan perlu menetapkan target terobosan bagi seluruh organisasi (misalnya

dalam proses Policy Management).

19

GAMBAR 18 - Contoh Penggunaan Full Analytical Criteria

Adapun metode penggunaan dari Matrix-Data Analysis Method adalah sebagai berikut :

Metode “Full Analytical Criteria”

Tiga fase pelaksanaan Full Analytical Criteria:

a. Menentukan kriteria pemilihan dan bobotnya.

b. Menentukan Prioritas relatif dari setiap pemilihan.

c. Menentukan prioritas pilihan akhir berdasarkan kriteria yang ada.

Langkah-langkah penyusunan “Full Analytical Criteria”:

1. Menetapkan sasaran yang akan dicapai. Gunakan informasi dari Tree Diagram.

2. Menetapkan kriteria pemilihan. Kriteria yang jelas, misalnya: Harga murah.

3. Menetapkan prioritas atau bobot setiap kriteria. Misalnya 10, 5, 1, 1/5, 1/10

4. Bandingkan hasil setiap kriteria untuk setiap pilihan. Jumlah nilai per pilihan, per kriteria dan %

thd. Total

Metode “Consensus Criteria”

Ciri – ciri dari Metode “Consensus Criteria” adalah:

Mempunyai matriks L

Daftar pilihan ada pada sisi vertical

Daftar kriteria ada pada sisi horizontal

20

GAMBAR 19 - Contoh Penggunaan Metode Consensus Criteria

Perbedaan Consensus Criteria dengan Full Analytical Criteria adalah:

Bobot kriteria ditentukan oleh anggota team

Urutan bebas

Langkah-langkah penyusunan Consensus Criteria adalah:

1. Buat Matriks-L berdasarkan pilihan dan kriteria yang ada

2. Buat kriteria dan prioritas kriteria (bobot)

3. Tentukan ranking total setiap pilihan, berdasarkan ranking individu.

4. Kalikan nilai ranking dengan bobot setiap pilihan

5. Ranking akhir didapat dari perkalian total ranking pilihan dengan bobot dari setiap kriteria.

F. Process Decision Program Chart

Process Decision Program Chart (PDPC) adalah metode untuk memetakkan rangkaian kejadian-

kejadian yang dibayangkan, dapat terjadi di masa mendatang, dalam pelaksanaan suatu

rencana. PDPC mengidentifikasikan langkah-langkah antisipasi penanggulangan yang dapat

diambil, sehingga pada saat kejadian tersebut benar-benar terjadi, kita lebih siap

menghadapinya. Situasi yang membutuhkan PDPC:

R & D atau Pengembangan Produk Baru

Proyek-proyek Perintisan (Pioneering Projects)

o Proyek-proyek peluncuran pesawat luar angkasa

o Pendakian gunung yang belum pernah didaki,

o Launching produk baru.

Antisipasi Kecelakaan atau musibah

Karakteristik Metode PDPC:

PDPC tidak mempunyai aturan atau struktur tertentu, selaras dengan masalah yang dihadapi

PDPC dapat dimulai dengan kondisi awal, atau dari kondisi akhir

21

GAMBAR 20 - Contoh Process Decision Program Chart

GAMBAR 21 - Contoh Gun Chart

Jika kita dihadapkan pada permasalahan yang baru, atau informasi baru, atau sampai pada

kondisi baru yang tidak terbayangkan sebelumnya, PDPC harus direview kembali.

Langkah-langkah dalam menyusun PDPC adalah:

1. Bentuk Tim dengan anggota yang tepat

2. Tentukan Basic-Flow dari permasalahan.

3. Buat PDPC dengan format yang disepakati

Buat cabang berdasarkan urutan kerja

Tidak lebih dari dua langkah

Cari cara-cara penanggulangan yang dapat dilakukan

Tentukan cara penanggulangan yang paling penting dan mungkin untuk dilakukan, berikan

tanda.

G. Arrow Diagram

Arrow Diagram adalah alat yang cocok digunakan untuk membuat jadwal suatu tugas yang

kompleks dan saling terkait. Alat ini menunjukkan waktu penyelesaian dan hal-hal yang

menentukannya. Bias digunakan untuk tugas yang sudah dikenal dengan sub-tugas yang sudah

diketahui durasi waktunya. Nama lain adalah: Activity Network Diagram (AND). Program

Evaluation and Review Technique (PERT) atau Critical Path Method (CPM).

22

IV. Tim Penilaian Breakthrough

Breakthrough Project akan dinilai oleh pihak management secara berjenjang. Reviewer adalah dewan yang

diberikan kewenangan dalam memberikan penilaian dan saran kepada project maupun peserta. Dalam

pelaksanaan Breakthrough, terdapat dua tipe juri yaitu Juri Tetap dan Juri Ahli:

Internal Reviewer/Mentor adalah tim dari top management di masing-masing Sub-Holding & SBU

yang mempunyai wewenang dalam memberikan penilaian dan saran serta kritik yang konstruktif

terhadap project yang diberikan. Mentor terdiri dari Top Management (pimpinan tertinggi) di Sub-

holding/SBU.

Reviewer Corporate adalah tim penilai yang mempunyai wewenang dalam memberikan penilaian

dan saran serta kritik yang konstruktif terhadap project yang diberikan. Tim penilai terdiri dari Board

of Director ataupun yang diberikan tugas oleh BoD.

Expert Reviewer adalah seseorang yang mempunyai wewenang dalam memberikan penilaian, saran,

dan kritik yang konstruktif terhadap project yang diberikan dari segi keahlian khusus di bidang

tersebut (expertise). Juri Tetap terdiri dari perorangan atau kelompok yang expert terhadap materi

breaktrough project yang akan di-review atau memiliki pengalaman dalam penilaian kompetisi

Improvement maupun Inovasi.

Tim penilai ini akan disahkan dalam bentuk Surat Keputusan tim penilaian breakthrough project.

V. Penyampaian Breakthrough Project

Penyampaian Ide

Penyampaian project Breakthrough dilakukan oleh masing-masing project leader dan harus mendapatkan

persetujuan top management disetiap Sub-Holding/SBU dan Board of Directors. Project yang diajukan

harus didaftarkan ke dalam web improvement. Apabila project telah disetujui maka dilanjutkan hingga

tahapan Kick Off Breakthrough.

Pembuatan Materi Power Point (PPT)

Penyampaian project Breakthrough dituliskan dalam bentuk power point. Materi power point ini

selanjutnya dilakukan upload materi presentasi ke dalam sistem aplikasi improvement Kalla Group. Setiap

materi presentasi haruslah mencantumkan Net Quality Income. Pengiriman materi dapat dilakukan secara

bertahap sesuai dengan progress selesainya materi, sampai dengan H-7 sebelum tahap presentasi

dimulai.

Closing Report

Pembuatan Closing Report didokumentasikan dalam bentuk format A3 dan juga mencantumkan Net

Quality Income. Pembuatan Materi A3 dilakukan ketika (wrap up) Final Presentation Breakthrough

project.

23

GAMBAR 22 - Timeline Pelaksanaan B-Project

VI. Timeline Breakthrough Project

VII. Mekanisme Penilaian Breakthrough Project

A. Monitoring rutin

Monitoring ini dilakukan secara rutin oleh top management di Sub-Holding & SBU masing-masing.

Monitoring dapat dilakukan melalui review meeting khusus atau dibahas secara bersamaan saat

PDCA Meeting di masing-masing perusahaan. Jadwal pelaksanaan ini dapat diatur oleh masing-

masing Sub-Holding & SBU. Pelaksanaan Review rutin akan di lakukan oleh Business Improvement

Officer masing-masing Sub-Holding/SBU.

B. Penilaian Tahap Awal (Presentasi 1)

Penilaian Tahap Awal berupa Review Materi Power Point terkait progress breakthrough project

dihadapan reviewer corporate, dengan beberapa ketentuan sebagai berikut:

Penyerahan Materi Presentasi kepada Panitia sesuai batas waktu pengumpulan materi

Peserta dipersilahkan membawa alat peraga berupa contoh alat atau hasil Project

Reviewer akan memberikan feedback berupa masukan, saran, dan kritik membangun dan

memberikan penilaian sementara sesuai poin penilaian yang ditentukan Panitia.

Panitia dalam hal ini adalah Corporate Strategic Division atau tim yang telah dibentuk atas

persetujuan CSD Directorate.

C. Penilaian Tahap Kedua (Presentasi Akhir dan Genba)

Penilaian Tahap kedua berupa Review Materi Power Point terkait progress final breakthrough project

dihadapan reviewer corporate dan selanjutnya dilanjutkan pada tahapan genba sebagai bentuk

24

validasi lapangan terhadap project. Ketentuan pada tahap ini adalah sebagai berikut :

Penyerahan Materi Presentasi (revisi) kepada Panitia sesuai batas waktu pengumpulan materi

Presentasi 2

Presentasi 2 dilakukan dihadapan Corporate reviewer dan external reviewer (bila ada).

Peserta dipersilahkan membawa alat peraga berupa contoh alat atau hasil improvement

Seluruh reviewer akan memberikan feedback berupa pertanyaan menguji, evaluasi, masukan,

saran, dan kritik konstruktif serta memberikan penilaian sesuai poin penilaian yang ditentukan

Panitia

Perwakilan corporate reviewer/external reviewer/tim genba yang ditunjuk oleh corporate

reviewer akan melakukan genba (genchi genbutsu) pada area kerja. Pelaksanaan Genba akan

mengikutsertakan Tim dari Internal Audit guna untuk memastikan ketercapaian Net Quality

Income. Hasil Genba akan mengeluarkan Financial Statement untuk Net Quality Income. Genba

ini dilakukan secara opsional apabila dirasa genba yang telah dilaksanakan oleh pihak internal

sub-holding/SBU menunjukkan data yang kurang akurat

Pelaksanaan Presentasi Akhir dan Genba dilakukan oleh Corporate Strategic Division.

D. Kriteria Penilaian Breakthrough

Indikator penilaian pada tahap Methodology & Analysis:

Prioritas project berdasarkan Visi Misi Kalla Group/Strategic Map Kalla Group

Penggunaan metode Six Sigma/POAC/Business Process Reengineering/

Analisa kesenjangan/gap melalui penggalian akar masalah

Indikator penilaian pada tahap Solution:

Kreativitas gagasan (keunikan, manfaat, dan dampak) terhadap perusahaan

Kelayakan implementasi dan replikasi ke area lain

Ide project tergolong dalam inovasi baru untuk perusahaan

Indikator penilaian pada tahap Project Scale:

Skala project berdampak pada perubahan struktur secara radikal

Perubahan terhadap budaya perusahaan

Ada sinergi dengan Business Unit yang lain

Indikator penilaian pada tahap Impact:

Project yang dibuat berdampak pada Internal Perusahaan

Project yang dibuat berdampak External Customer

25

Indikator penilaian pada tahap Net Quality Income:

Project Breakthrough memberikan Net Quality Income secara real pada perusahaan

Net Quality Income yang dihasilkan mencapai target perusahaan.

E. Penilaian Net Quality Income (NQI)

Net Quality Income adalah hasil yang didapat dari project improvement dengan menggunakan

rumus: Manfaat Riil (Financial Benefit) – Biaya Project (Incremental Cost Only). Net Quality Income

terdiri dari:

1. Manfaat Riil (Financial Benefit)

a. Penurunan Biaya Operasi adalah biaya berupa pengeluaran uang untuk melaksanakan

kegiatan pokok, yaitu berupa biaya penjualan dan administrasi untuk memeroleh

pendapatan, tidak termasuk pengeluaran yang telah diperhitungkan dalam harga pokok

penjualan dan penyusutan. Seperti Penurunan Rework/Scrap, Biaya Overtime, Penghematan

Material, Penurunan Biaya Garansi/Klaim dll

b. Peningkatan Pendapatan adalah jumlah uang yang diterima oleh perusahaan dari

aktivitasnya, kebanyakan dari penjualan produk dan/atau jasa kepada pelanggan. Seperti

Peningkatan Kapasitas, Pendapatan Baru, New Market, New Product dll

c. Pendapatan Bunga atau Interested Earned adalah yaitu diterima atas pinjaman uang yang

diberikan kepada pihak lain. Seperti peningkatan pendapatan Bunga, penurunan beban

bunga dll.

d. Aliran Kas adalah bagian dari aliran pemasukan dan pengeluaran kas yang mengubah

kondisi kas project atau perusahaan dalam setiap periode pembukuan. Seperti Penurunan

penggunaan fasilitas, penurunan tagihan (AR), penurunan holding cost inventory

2. Biaya Project (Incremental Cost Only)

a. Pengembangan Project adalah proses pengembangan kualitas project berupa

pengembangan kompetensi tim/karyawan, alat dan material yang mendukung tercapainya

sebuah project

b. Implementasi Project adalah pengaplikasian pengetahuan, keterampilan, alat dan Teknik

dalam aktivitas project untuk kebutuhan suatu project dalam mencapai sebuah tujuan yang

jelas. Seperti Pelatihan, Sosialisasi, Peralatan dll

c. Cara menghitung Net Quality Income dengan mengurangi Manfaat Riil (Financial Cost) –

Biaya Project (Incremental Cost Only) maka hasilnya adalah Net Quality Income.

26

F. Penilaian Breakthrough Project

Langkah-langkah penilaian Breakthrough Project adalah sebagai berikut:

1. Berikan nilai dalam bentuk poin untuk setiap item kriteria penilaian yang ada pada tabel

penilaian B-project berdasarkan kesesuaian setiap item dengan improvement yang dilakukan

peserta dan bukti (evidence) yang ada selama proses penilaian.

2. Membuat catatan-catatan sebagai bahan wawancara (jika diperlukan).

3. Menjumlahkan nilai seluruh item kriteria penilaian.

4. Menetapkan jenis penghargaan (awarding category) sesuai dengan kriteria sebagai berikut:

Jenis Penghargaan Skor Akhir

Platinum

Skor ≥ 80

Gold

60 ≤ Skor < 80

Silver

45 < Skor < 60

G. Apresiasi Terhadap Keberhasilan Implementasi Breakthrough Project

Kategori Pemenang dan apresiasi yang diberikan adalah sebagai berikut:

Juara pertama (Platinum) mendapatkan total apresiasi sebesar Rp 30.000.000,-

Juara kedua (Gold) mendapatkan total apresiasi sebesar Rp 25.000.000,-

Juara ketiga (Silver) mendapatkan total apresiasi sebesar Rp 20.000.000,-

VIII. Dampak Improvement Program Project-project Improvement yang secara konsisten dilaksanakan dilingkup Kalla Group akan

memberikan dampak pada:

Market Leader

Menghasilkan produk inovasi yang kompetitif sehingga mendorong pencapaian market leader.

Corporate Image

Membangun Image Perusahaan melalui kegiatan-kegiatan Improvement dan Inovasi

Operational Excellence

Terciptanya Best Practice dalam process dalam proses & QMS

Net Quality Income

Ukuran pencapaian Net Benefit dari kegiatan Improvement & Inovasi

27

GAMBAR 23 - Operational Excellence

Lean Organization

Terciptanya organisasi yang ramping dan efisien

Improvement Culture

Terciptanya budaya improvement dan inovasi di perusahaan