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Bartering and Trading Tax Issues

Kristy Maitre – Tax SpecialistCenter for Agricultural Law and TaxationJuly 13, 2015

Bartering in the U.S. 

• Bartering/Trading is one of the oldest forms of payment

• IRS formalized rules in the 1970 after the age old practice became popular

• In 2010 it was estimated that over 450,000 businesses were involved in some sort of bartering or trading

• In 2010 there were approximately 400 commercial and corporate barter exchanges in operation servicing global customers

• Currently, I was able to find several organizations that promote bartering and even use their own form of currency to facilitate the exchanges

What is Bartering? 

• Generally a noncash transaction, bartering or trading one product or service for another

• The barter can also be a direct exchange but could also be part cash 

• The barter could be an item of inventory

• The barter could also be through a barter exchange company

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Why Are We Discussing the Issue?

• Bartering or trading is a taxable event

• Regardless of what form of compensation the business is paid in, there is income

• The business benefits from the transaction

• The IRS interview at the beginning of an audit addresses whether the business barters or trades

Advantages of Bartering or Trading

• Bartering may be a useful way to acquire a product or service the business needs if they have little cash and a ton of inventory to trade

• You may not be able to write off the services or product you exchanged

• The fair market value of a product or service might be less than expected which means you end up saving a bit on your taxes

• Bartering may be a way to avoid transactional costs or costs you have to pay to third parties if you didn't barter

• Bartering can be a nice way to setup new business relationships 

• Bartering can be a way to give an employee a bonus or compensation 

Disadvantages of Bartering or Trading

• For one, you need to find someone who has what you want and is willing to trade it for what you have

• And you have to agree on how much of each is fair

• Direct barter trades can be unequal

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The Tax Equity and Fiscal Responsibility Act of 1982 

• The Tax Equity and Fiscal Responsibility Act of 1982 classifies barter exchange networks as brokerages, so they are required to file 1099‐B forms listing the sales of client companies

• Just as in the case of a stock brokerage, the barter exchange sends a copy to each client for use in tax preparation

• All barter income is on the cash basis• Perhaps the most important barter accounting concept is 

that the IRS treats barter transactions as income received for both accrual‐basis and cash‐basis clients

• The value of trade dollars received must be included in gross income for the tax year in which they are credited to the clients account

Is Barter an IRS Target?Myth or Fact?

• Between 1979 and 1983, the IRS put considerable resources into auditing barter exchange networks

• The audit found that businesses that used barter had an average record of tax compliance

• Today, a company that barters has the same chance of being audited as any other organization

IRS View

• When you receive a service in lieu of revenue the business must recognize the service as income

• The IRS taxes barter transactions in dollars and cents, even though no money changes hands

• You must keep track of trades made and keep good records of them so they can be properly taxed

• The IRS measures bartered exchanges by using the market price of the goods or services someone receives

• In a swap, both parties have to list the market value of what they received as taxable income

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Tax Implications of Bartering

• Income from bartering is taxable in the year it is performed

• Bartering may result in liabilities for income tax, self‐employment tax, employment tax or excise tax

• Your barter activities may result in ordinary business income, capital gains or capital losses, or you may have a nondeductible personal loss

Examples

• The business trades $1,000 worth of accounting services for $1,000 worth of computer repairs

• A small craft business could exchange a quilt for a piece of pottery

• The quilt could be exchanged for bookkeeping services   

• The options for bartering and trading is numerous

Examples of Bartering

• You are a self‐employed attorney who performs legal services for a client, a small corporation

• The corporation gives you shares of its stock as payment for your services

• You must include the fair market value of the shares in your income on Schedule C or Schedule C‐EZ (Form 1040) in the year you receive them

• The income claimed then becomes your basis in the stock

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Examples of Bartering

• You are a self‐employed accountant

• In return for accounting services you provided, a house painter painted your home

• You must report as your income on Schedule C or Schedule C‐EZ (Form 1040) the fair market value of the house painting services you received

• The house painter must include in income the fair market value of the accounting services you provided

Examples of Bartering

• You own a small apartment building

• In return for 6 months rent‐free use of an apartment, an artist gives you a work of art she created

• You must report as rental income on Schedule E (Form 1040) the fair market value of the artwork, and the artist must report as income on Schedule C or Schedule C‐EZ (Form 1040) the fair rental value of the apartment

Look Simple “Right”

• Barter Income can be a Bookkeeping Challengefor a Business

– Suppose you exchange a service worth $1,000 for another service worth $1,000

– Technically, you have $1,000 of income, and you can’t claim as a deduction the value of the service you exchanged

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Looks Simple “Right”

• Apart from service swaps, even simple trades of goods can trigger multiple tax rules

• Let’s look at a personally owned asset, not a business

• Suppose you swap 100 shares of stock with a FMV of $3,500 for 500 shares of ABC stock

• You consider it an even swap and not a tax event

• Sorry, you may still have income

• Your trade is two separate transactions, producing gain or loss depending on your basis in the stock

Looks Simple “Right”

• You originally purchased to stock for $1,000, for a gain of $2,500

• It might be long term capital gain (taxed at a top rate of 15%), but that depends on the facts and how long you owned the stock

• If you received it within the past year, your gain is short term and taxed up to the top 39.6% rate

• In the IRS’s view, you sold the stock so you should pay tax

• Then, you bought the ABC stock for $3,500 and, should you later sell it for $11,500, you’ll have a taxable gain of $8,000

Compensation

• The fair market value of what the employee receives must be accounted for because it is subject to federal income tax withholding and social security and Medicare and is included on Form W‐2– Many companies conduct barter bonus or sales incentive programs, using everything from restaurant certificates to resort trips

• If the worker is an independent contractor, then their 1099 must reflect the value of services or products given 

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What if the Issue is not a Service but an Asset? 

• Two companies agree to swap fax machines.  The features of each are similar but better meet the needs of each different company 

• Company A’s fax machine has a book value of $750.00 (Cost of $1,000 ‐$250.00 of depreciation) 

• Company B’s fax machine has a book value of $1,000 (Cost of $1,500 ‐$500 of depreciation)

• Both fax machines have a FMV of $500

• The substance of the transaction is equal and is accounted for at book value

• As a result of the trade, Company A has the following unrecognized gain:

• Cost value of Company A fax machine given to Company B   = $1,000

• Book value of Company A fax machine given to Company B =$     750

• Total gain (unrecognized)  = $    250

What if the Issue is not a Service but an Asset? 

• Company A elects to depreciate its newly acquired fax machine over five years under MACRS

• The unrecognized gain on the transaction is actually being recognized through ongoing reduced depreciation

• If the substance of the transaction were not equal, the gain would be required to be recognized

Inventory Example

• Your business is an online retail web site that sells gourmet food products to restaurants and specialty shops

• You provide $2,000 worth of your products (FMV) to a local restaurant in return for 100# of lobster tail with a cost of $2,000

• You must include the fair market value of the lobster you receive in your income on the business income schedule of your tax return

• You will also increase the cost of goods sold by decreasing the inventory for the cost or other basis gourmet food given up

• The restaurant will handle recordkeeping the same way if both maintain inventories

• Both you and the restaurant owner will report the income of $2,000

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Is it a Wash Sale? 

• Be sure to use a reasonable fair market value for the property or services received in a barter transaction to include in your income

• The transaction is not a “wash” if you report the fair market value of the property received that is greater than your cost or basis in the property given up

• In our example the restaurant purchased the lobster for $2,000 that is their cost  for them it will be a wash as the FMV of the property received is $2,000

• But the gourmet food given up has a cost basis of $500,  there is a $1500 gross profit on the transaction since the fair market value of the lobster $2,000

• Simply put, you should identify the transaction in your records and report the income and any related business deductions and cost of goods sold on the business income and expense schedule of your tax return

A Little Bit More

• If you provide services to pay a business expense, the amount you can deduct is limited to your out‐of‐pocket costs

• You cannot deduct the cost of your own labor. 

• Similarly, if you pay a business expense in goods or other property, you can deduct only what the property costs you

• If these costs are included in the cost of goods sold, do not deduct them as a business expense

Internal Revenue Service National Office Technical Advice Memorandum issued August 14, 2001

200147032

• ISSUES: 

• 1) If Corp A barters advertising time on its television station for the right to broadcast a television series or feature films, under the accrual method of accounting, when must the advertising income be accrued? 

• 2) If Corp A barters advertising time on its television station for the right to broadcast a television series or feature films, under the accrual method of accounting, when are the resulting deductions incurred and in what amount? 

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Internal Revenue Service National Office Technical Advice Memorandum issued August 14, 2001

200147032

• 1) If Corp A barters advertising time on its television station for the right to broadcast a television series or feature films, it must accrue advertising income as each episode in a series or each film is received 

• 2) If Corp A barters advertising time on its television station for the right to broadcast a television series or feature films, Corp A will have basis in the episodes of a series or in a feature film equal to the amount of income Corp A accrues with respect to the advertising time bartered for those episodes or films– Corp A may not take depreciation or other deductions except in 

relation to basis it has already established– Any remaining basis is deductible when the episodes or films 

are destroyed or returned to the distributor after broadcast 

Summary

• When a taxpayer engages in a barter transaction, the transaction should be treated as if the taxpayer sold its own product or services at fair market value and then paid fair market value for the product or services of the other party

• Thus, the recognition of income gives the taxpayer a cost basis in the services or product received equal to the amount of income recognized

• The memo cites several court cases in support of its position, including the landmark tax court case, United States v. General Shoe Corp., 282 F.2d 9, 12 (6th Cir. 1960), cert. denied 365 U.S. 843 (1961)

The Word “Only”

• The statement in Publication 535—“if you pay a business expense in goods or other property, you can deduct only what the property costs , this suggests that you cannot in addition deduct the business expense settled by those goods or other property, since the word only can be interpreted to exclude it

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Barter Exchange/Broker

• A barter exchange is an organization of traders who use a third‐party record keeper to effect and record the trades

• With the growth of the internet, barter exchanges have blossomed worldwide

• Casting a wider net of available goods and services, these brokers offer trade credits for goods and services you provide now

• You can save up and use those credits later toward something you want

• It solves the problem of finding a match and values the transaction for you as a way of equalizing the trade

• You should be aware though, that barter exchanges do have taxable consequences

Barter Exchange

• To be deductible, a business expense must be both ordinary and necessary

• An ordinary expense is one that is common and accepted in your trade or business

• A necessary expense is one that is helpful and appropriate for your trade or business

• If you barter your products or services through a barter exchange, you should receive a Form 1099‐B, Proceeds from Broker and Barter Exchange Transactions

• The amount shown in 1099‐B Box 3 Bartering is your barter transactions proceeds and is generally reportable as income and must be included on your tax return

1099 ‐ B

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1099‐B

Who Must File? 

• A broker or barter exchange must file Form 1099‐B, Proceeds From Broker and Barter Exchange Transactions, for each person: – For whom the broker has sold (including short sales) stocks, 

commodities, regulated futures contracts, foreign currency contracts (pursuant to a forward contract or regulated futures contract), forward contracts, debt instruments, options, securities futures contracts, etc., for cash 

• Who received cash, stock, or other property from a corporation that the broker knows or has reason to know has had its stock acquired in an acquisition of control or had a substantial change in capital structure reportable on Form 8806, or 

• Who exchanged property or services through a barter exchange. 

How to Report?

• Enter the gross amounts received by a member or client of a barter exchange

• This includes cash received, the fair market value of any property or services received, and the fair market value of any trade credits or scrip credited to the member's or client's account

• However, do not include amounts received by a member or client in a subsequent exchange of credits or scrip

• Do not report negative amounts 

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Barter Exchange

• Barter exchanges have an annual obligation to report your bartering proceeds to the IRS

• If a business makes payments of bartered services to another business (except a corporation) of $600 or more in the course of the year, these payments are reported on Form 1099‐MISC

• Nevertheless, even if no Forms 1099‐B or 1099‐MISC are filed, bartering is generally taxable to the extent of the fair market value of the products or services bartered under Internal Revenue Code Section 61

Barter Exchange

• Barter exchanges generally  have their own unit of exchange, usually known as barter or trade dollars

• Trade dollars or barter dollars are valued in U.S. currency for the purposes of information returns

• Trade dollars allow barter to take place between parties when one party may not have a simultaneous need or desire for the goods or services of the other members

• Barter exchanges act as the bookkeeper for keeping track of trade dollars that participants accumulate

• Earning trade or barter dollars through a barter exchange is considered taxable income, just as if your product or service was sold for cash

Direct Barter vs Exchanges

• The differences stem from TEFRA, the Tax Equity and Fiscal Responsibility Act of 1982, which recognized barter exchanges as brokers, as third‐party record keepers, and bestowed upon them a stature similar to that of other financial institutions, such as brokerage houses and credit card companies

• The basic distinction of trades on a barter exchange as opposed to those conducted off an exchange privately and directly between parties is that the presence of the barter exchange monetarizes the barter transactions by quantifying them in terms of barter or trade dollars and recording those monetary valuations in the members accounts.

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Determination of Value

• The concept of "fair market value" is widely used when barter transactions are being taxed

• The IRS says: "Fair market value is defined as the price at which the property would change hands between a willing buyer and a willing seller, neither being under any compulsion to buy or sell, and both having reasonable knowledge of the relevant facts

• Fair market value may not be determined by a forced sale price, nor by the sale price of the item in a market other than that in which that item is most commonly sold to the public, taking into account the location of the item wherever appropriate

• Thus, in the case of an item that is generally sold at retail, the fair market value is the price at which the item or a comparable item would be sold." We can consider these other details:

Other Details

• In trades between private parties, we can refer to general standards of value. For example, if we are trading a car, the fair market value might be the Blue Book price

• We must consider the retail value, not the wholesale value• The IRS gives an example: "An automobile generally is retailed so 

its fair market value would be its retail value– The price a used car dealer would pay may not be used– If tangible personal property is sold as the result of an advertisement 

in the classified section of a newspaper, and the property is of a type often sold by such means, or the property is sold at a public auction, the selling price will be presumed to be the retail sales price of the item at the time of the sale."

• We have some leeway in determining this fair market value– For example, one typist might be charging $2 per page, while another 

is charging $3 per page• For tax purposes, we can consider the lower price to be the fair market value

Like Kind Exchanges

• The goods are "of a like kind"; for example, we are trading real estate for real estate, or a tractor for another tractor

• The IRS explains these tax‐free exchanges in Section 1031 of the IRS Code: "No gain or loss shall be recognized if property held for productive use in trade or business or for investment (except stock or securities) is exchanged solely for property of a like kind to be held either for productive use in trade or business or investment." 

• Some fine points:– This is a tax‐deferred exchange, not a tax‐free exchange. There is no 

tax on the item when we acquire it by bartering ‐‐ but if we ever sell it for cash, we will pay a tax

– We cannot create a tax‐deferred exchange of personal property for property which is to be used for trade, business, or investment

– "Like kind" refers to the way in which the property is used, not the type of property itself

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Gift Exchanges

• In a gift exchange, I am giving you piece of pottery due to our friendship, later you give me a book on The History of  Scotland

• The difference between a gift and a barter deal is the intent

• When we give a gift, we do not intend to receive anything directly in return ‐‐ but in a barter deal, our supposed "gift" is actually half of a commercial transaction

• The Supreme Court has defined the word: "A gift in the statutory sense proceeds from a detached and disinterested generosity out of affection, respect, admiration, charity, or like impulses.” 

Gift ExchangesSupreme Court Case

• In Commissioner of Internal Revenue vs. Duberstein in the 1950s, a certain Duberstein failed to convince the Court that his exchanges were indeed gifts

• After he gave his friend Berman some valuable business advice, Berman reciprocated with a gift of a Cadillac

• Duberstein had not expected or requested the car, so he considered it to be a tax‐free present, and therefore he did not report it on his 1951 tax forms

• But the Court expressed a different view, saying that "despite the characterization of the transfer of the Cadillac by the parties and the absence of any obligation, even of a moral nature to make it, it was, at bottom, a recompense for Duberstein's past services, or an inducement for him to be of further service in the future."

Scoop Dates for Post Filing Season

• July 15, 2015

• August 5, 2015 

• September 23, 2015

• October 21, 2015

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July Webinars

• Correspondence Audits – July 14, Noon – 1:00 ‐ IRS’s chief audit stream is correspondence audit. They do more of them than face to face and other types of audits combined. Responding to the audit request and providing logical and concise information to resolve the issue is an important part of the audit process. What are the do’s and don’ts in providing the information and how best to handle the audit will be discussed.

• Preparing for an IRS Audit – July 22, Noon to 1:00 ‐ Your client has been informed that they will be subject to and IRS audit. Tips on how to preparer, what information you should gather, pre‐audit analysis and other issues will be discussed.

• Issues Related to Estates, Procedures and Developments in Estate Tax Law – July 23, Noon to 1:00 ‐What’s new with Estates tax law? An overview of some of the recent estate issues and a review of typical estate tax issues that you face with your clients.

2015 Farm Tax Schools

• November 9, 2015 to December 15, 2015 • 8 Locations in Iowa• Registration and the Fall Brochure will be out in August

• The program is intended for tax professionals and is designed to provide up‐to‐date training on current tax law and regulations. 

• The program stresses practical information to facilitate the filing of individual and small business returns, in addition to farm returns.

2015 Farm Tax Schools‐ Dates and Locations

• Waterloo: Nov 9‐10• Sheldon: Nov. 10‐11• Red Oak: Nov. 11‐12• Ottumwa: Nov. 12‐13• Mason City: Nov. 16‐17• Maquoketa: Nov. 23‐24• Denison: Dec. 7‐8• Ames: Dec. 14‐15 – live as well as attendance via webinar available

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CALT Website

http://www.calt.iastate.edu/

Tour of the CALT Website

CALT Staff

Roger A. McEowenCALT Director and is a Leonard Dolezal Professor in Agricultural LawEmail: mceowen@iastate.eduPhone: (515) 294‐4076Fax: (515) 294‐0700

Kristine A. TidgrenStaff AttorneyE‐mail: ktidgren@iastate.eduPhone: (515) 294‐6365Fax: (515) 294‐0700

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CALT Staff

Kristy S. MaitreTax SpecialistE‐mail: ksmaitre@iastate.eduPhone: (515) 296‐3810Fax: (515) 294‐0700

Tiffany KayserProgram AdministratorEmail: tlkayser@iastate.eduPhone: (515) 294‐5217Fax: (515) 294‐0700