7

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Bodnar dan Hopwood (2000, p1), Sistem Informasi Akuntansi

(SIA) adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur

untuk mengubah data menjadi informasi.

Menurut Jones dan Rama (2006, p4), “A management information system

(MIS) is a system that captures data about an organization, stores and maintains

the data, and provides meaningful information for management. An MIS can be

viewed as a set of subsystems that provide information for such function as

production, marketing, human resource, and accounting, and finance. As

explained in the following section, an accounting information system (AIS) can

be viewed as a subset of an organization’s MIS” Diterjemahkan sebagai berikut:

Sistem informasi akuntansi adalah subsistem atau bagian dari MIS (Management

Information System) yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, serta

informasi lain yang diperoleh dari proses transaksi akuntansi secara rutin.

Menurut James A. O’Brien (2003, p240), “Accounting Information System

are the oldest and most widely used information systems in business. They

record and report business transactions and other economic events. Accounting

information system are based on the double-entry bookkeeping concept, which is

hundreds of years old, and other, more recent accounting concept such as

responsibility accounting and activity-based costing.

8

Computer-based accounting systems record and report the flow of funds

through an organization on a historical basis and produce important financial

statements such as balance sheets and income statements. Such systems also

produce forecasts of future conditions such as projected financial statements and

financial budgets” Diterjemahkan sebagai berikut: Sistem informasi akuntansi

adalah sistem informasi tertua yang digunakan dalam bisnis. Sistem ini

menyimpan dan membuat laporan dari transaksi bisnis dan kejadian ekonomi

lain. Sistem informasi akuntansi yang berbasis komputer menyimpan dan

membuat laporan dari alur uang pada sebuah organisasi dalam sebuah catatan

sejarah dan menghasilkan beberapa laporan keuangan yang penting seperti

neraca dan laporan laba rugi. Sistem informasi akuntansi juga dapat

memproyeksikan ramalan kondisi keuangan perusahaan di masa depan seperti

kondisi laporan keuangan dan budget perusahaan di masa yang akan datang.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa SIA adalah sebuah sistem yang

menggabungkan pembelajaran akuntansi dengan desain, implementasi, dan

pengawasan sistem informasi. Sistem yang menggunakan sumber daya teknologi

informasi modern bersama dengan pengawasan akuntansi tradisional yang

memungkinkan pemakai untuk melihat informasi keuangan yang dibutuhkan

untuk mengatur organisasi.

Menurut Jones dan Rama (2006,p.5). Scope atau ruang lingkup dari Sistem

Informasi Akuntansi adalah subsistem dari Management Information System

yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan perusahaan. Sistem

Informasi Akuntansi mengumpulkan informasi secara luas terkait dengan sales

9

order, sales in units and dollars, cash colections, purchase orders, goods

received, payments, wages, dan hours worked.

Adapun secara singkat, ruang lingkup SIA adalah sebagai berikut :

1. Marketing.

2. Production.

3. Human Resource.

4. Accounting & Finance.

Data-data yang disimpan dan ditata pada SIA yang telah terkomputerisasi

sedikit berbeda dengan data-data yang disimpan dan ditata pada SIA model

manual. Data-data yang disimpan serta ditata dalam SIA yang terkomputerisasi

mempunyai model-model seperti berikut ini :

• Entity

Entitas adalah informasi mengenai data apa yang disimpan, Contoh :

konsumen, pegawai, dan sales order.

• Field

Field adalah data atau potongan data dari sebuah entitas, Contoh : nama

konsumen dan nama pegawai.

• Record

Adalah sekumpulan field yang saling berhubungan mengenai suatu entitas.

Contoh : sebuah record dalam file pegawai dapat terdiri dari field seperti

nama_belakang, nama_depan, dan jumlah_gaji.

10

• File

Adalah sekumpulan dari record yang saling berkaitan. Contoh : Sebuah file

pegawai berisi sebuah record untuk setiap pegawai yang ada di perusahaan.

• Transaction File

File transaksi menyimpan informasi mengenai event-event yang terjadi.

Contoh : sebuah file transaksi dapat berisi informasi seperti tanggal

pemesanan, nama pemesan, dan jumlah harga.

• Master File

File master berisi informasi mengenai entitas. File master ini berisi 2 tipe

informasi : (1) reference data dan (2) summary data atau ringkasan.

• Reference Data

Adalah data yang menjelaskan tentang entitas. Data referensi relatif

permanen dan tidak terpengaruh oleh transaksi. Nama produk, nama

konsumen, dan alamat adalah salah satu contoh dari reference data.

• Reference Field

Adalah sebuah field yang berisi reference data.

• Summary Data

Data ringkasan meringkas transaksi yang terjadi di masa lalu. Contoh: file

inventory dapat berisi field quantity-on-hand. Field ini meringkas jumlah dari

inventory yang tersedia setelah semua transaksi pembelian dan penjualan

terjadi.

• Summary Field

Adalah sebuah field yang berisi summary data.

11

Menurut Hall (2001, p.13-p.18), elemen-elemen dari SIA adalah sebagai

berikut:

1. Pemakai Akhir

Dibagi dalam dua kelompok umum : eksternal dan internal. Pemakai

eksternal meliputi para kreditur, para pemegang saham, para investor

potensial, agen-agen pembuat peraturan, otoritas pajak, para pemasok, dan

pelanggan. Para pemakai internal adalah pihak manajemen di setiap tingkat

organisasi, juga personel operasi. Berlawanan dengan pelaporan eksternal,

organisasi memiliki cukup kebebasan dalam memenuhi kebutuhan pemakai

internal.

2. Sumber data

Sumber data adalah transaksi keuangan yang memasuki sistem informasi dari

sumber internal dan eksternal. Transaksi keuangan eksternal merupakan

sumber data yang umum bagi kebanyakan organisasi. Termasuk dalam

transaksi ini adalah pertukaran ekonomis dengan entitas bisnis lainnya dan

individu dari luar perusahaan. Misalnya, penjualan barang-barang dan jasa,

pembelian persediaan, penerimaan kas, dan pengeluaran kas (termasuk gaji).

Transaksi keuangan internal melibatkan pertukaran dan pergerakan sumber

daya dalam organisasi.

3. Pengumpulan data

Pengumpulan data merupakan tahap operasional pertama dalam sistem

informasi. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa data peristiwa yang

memasuki sistem itu sah (valid), lengkap dan bebas dari kesalahan material.

Jika transaksi yang salah memasuki pengumpulan data tanpa terdeteksi,

12

sistem mungkin akan memproses kesalahan dan menghasilkan output yang

keliru dan tidak dapat diandalkan.

4. Pemrosesan data

Tugas dari pemrosesan data bervariasi dari yang sederhana sampai kompleks.

Misalnya adalah prosedur-prosedur untuk memposkan dan merangkumkan

yang digunakan dalam aplikasi akuntansi.

5. Manajemen database

Database organisasi merupakan tempat penyimpanan fisik data keuangan

dan non-keuangan. Manajemen database memiliki tiga tugas mendasar, yaitu

penyimpanan, perbaikan (retrival), dan penghapusan.

6. Penghasil informasi

Penghasil informasi merupakan proses mengumpulkan, mengatur,

memformat, menyajikan informasi untuk para pemakai. Tanpa

memperhatikan bentuk fisiknya, informasi yang berguna memiliki

karakteristik berikut ini:

a. Relevan

Isi sebuah laporan atau dokumen harus melayani suatu tujuan.

b. Tepat waktu

Informasi harus tidak lebih tua dari periode waktu tindakan yang

didukungnya.

c. Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material.

13

d. Lengkap

Tidak boleh ada bagian informasi yang esensial bagi pengambilan

keputusan atau pelaksanaan tugas yang hilang.

e. Rangkuman

Informasi harus diagregasi agar sesuai dengan kebutuhan pemakai.

7. Umpan balik

Umpan balik adalah suatu bentuk output yang dikirimkan kembali ke sistem

sebagai suatu sumber data. Umpan balik dapat bersifat internal atau eksternal

dan digunakan untuk memulai atau mengubah suatu proses.

Proses bisnis dalam Sistem Informasi Akuntansi menurut Jones dan

Rama (2006, p18), ”A business process is a set of activities performed by a

business for acquiring, producing, and selling goods and services”.

Diterjemahkan sebagai berikut : Proses bisnis adalah sekumpulan aktivitas yang

dilaksanakan oleh bisnis dalam acquiring, memproduksi, dan menjual barang

dan jasa.

Proses bisnis dalam Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dapat dibedakan

menjadi 3 macam, yaitu :

• Acquisition (purchasing) cycle

Yakni terkait dengan proses pembelian barang atau jasa dari supplier atau

vendor. Adapun tahap-tahap dalam acquisition cycle pada umumnya adalah

sebagai berikut :

14

1. Consult with suppliers.

Sebelum melakukan pembelian barang, perusahaan dapat menghubungi

beberapa supplier untuk mendapatkan keterangan yang lebih rinci mengenai

barang atau jasa yang akan dibeli juga mengenai harganya.

2. Process requisitions.

Dokumen atau Surat Permintaan Pembelian dapat terlebih dahulu

dipersiapkan oleh para pegawai dan disetujui. Dokumen ini kemudian

digunakan oleh Bagian Pembelian untuk melakukan pemesanan kepada

supplier.

3. Develop agreements with suppliers to purchase goods or services in the

future.

Menetapkan perjanjian dan kontrak dengan supplier termasuk purchase

order.

4. Receive goods or services from the supplier.

Perusahaan harus memastikan bahwa barang yang diterima cocok dengan

pesanan dan diterima dalam keadaan baik. Pada perusahaan yang berskala

besar, terdapat Bagian Penerimaan Barang yang bertanggungjawab dalam

penerimaan barang dari supplier untuk kemudian dilaporkan kepada Bagian

Pembelian.

5. Recognize claim for goods and services received.

Setelah barang dari supplier diterima, supplier kemudian mengirimkan

invoice. Jika telah cocok, maka Bagian Akuntansi akan melakukan

pencatatan.

15

6. Select invoice for payment.

Perusahaan memilih invoice yang akan dibayar berdasarkan jadwal, biasanya

dalam periode satu mingguan.

7. Write checks.

Setelah invoice yang akan dibayar ditetapkan, maka perusahaan akan menulis

cek, menandatanganinya, dan mengirimkannya ke supplier.

• Conversion cycle

Yakni terkait dengan proses pengubahan bahan baku menjadi barang atau

jasa. Contoh proses konversi seperti : perakitan, penumbuhan, penggalian, dan

pemberisihan. Conversion cycle bisa menjadi sangat kompleks. Tidak seperti

Acquisition dan Revenue Cycle, proses konversi di tiap perusahaan dapat sangat

bervariasi.

• Revenue Cycle

Yakni terkait dengan proses penyediaan barang dan jasa kepada

konsumen. Adapun tahap-tahap dalam revenue cycle pada umumnya adalah

sebagai berikut :

1. Respond to costumer inquiries.

Kebutuhan atau permintaan konsumen biasanya ditangani oleh salesperson. Di

beberapa perusahaan dimana ia mempunyai produk yang kompleks, maka sales

mempunyai peran yang penting dalam menerangkan produk ke konsumen.

2. Develop agreements with costumers to provide goods and services in the future.

Contoh dari perjanjian ini adalah kontrak antara pembeli dengan perusahaan

untuk pemesanan dan pembelian barang lagi di masa depan.

16

3. Provide services or ship goods to the costumer.

Proses ini adalah yang paling kritis terkait dengan proses pendapatan

perusahaan. Adapun pemain kunci dalam fungsi ini adalah service providers

untuk tipe produk jasa dan warehouse personnel serta shippers untuk tipe

produk berupa barang.

4. Bill Costumer.

Pada tahap ini, perusahaan mencatat piutang atas produk yang telah dikirimkan

kepada konsumen untuk kemudian mengirimkan surat tagihan kepada

konsumen.

Menurut Jones dan Rama (2006,p.6). Manfaat atau kegunaan dari Sistem

Informasi Akuntansi adalah :

1. Producing External Reports = menghasilkan laporan-laporan external.

Contohnya : laporan keuangan, laporan pajak, dan laporan yang dibutuhkan

oleh agen yang berhubungan dengan peraturan bank, kegunaan, dll.

2. Supporting Routine Activities = mendukung kegiatan-kegiatan rutin.

Contohnya : menerima order, mengirim barang dan jasa, menghitung

tagihan, melakukan penagihan, dll.

3. Decision Support = mendukung pengambilan keputusan.

Contohnya : mengenali produk mana yang cocok untuk dijual dan pembeli

mana yang paling banyak melakukan pembelian.

4. Planning and Control = perencanaan dan kontrol.

Contoh : informasi yang berhubungan dengan anggaran dan biaya standar

yang tersimpan dalam sistem informasi, dan laporan yang dirancang untuk

membandingkan anggaran yang ada dengan nilai sebenarnya.

17

5. Implementing Internal Control = mengimplementasikan kontrol internal

Contohnya : peraturan, prosedur, dan sistem informasi yang digunakan

untuk melindungi aset perusahaan dari kerugian atau korupsi dan untuk

menjaga data keuangan yang akurat.

2.2 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi berorientasi Object Oriented

2.2.1 Analisis Sistem

McLeod (2001, p190), analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang

telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbaharui.

Menurut Whitten et. al. (2004, p186), ”System analysis a problem-solving

technique that decomposes a system into its component pieces for the purpose of

studying how well those component parts work and interact to accomplish their

purpose”. Diterjemahkan sebagai berikut : analisis sistem adalah teknik

penyelesaian masalah dengan mendaur-ulang atau mendekomposisikan sebuah

sistem ke dalam bagian-bagian komponen dengan tujuan mempelajari dengan

baik interaksi komponen-komponen tersebut dalam menyelesaikan tujuannya.

Menurut Jones, Rama (2006, p568), ”System analysis is the next phase of

system development. The task in system analysis are similar to those in systems

investigations. However, the analysis phase is more detailed and requires more

information” Diterjemahkan sebagai berikut: analisis sistem adalah tahap

lanjutan dari pengembangan sistem. Aktivitas yang dilakukan pada analisis

sistem sama dengan yang ada pada investigasi sistem. Bagaimanapun, tahap

analisis lebih detail dan memerlukan lebih banyak informasi.

18

Jadi, dapat ditarik kesimpulan bahwa analisis sistem adalah proses

mengidentifikasi kebutuhan pemakai dan mengevaluasi masalah-masalahnya,

guna menghasilkan usulan perbaikan.

2.2.2 Perancangan Sistem

McLeod (2001, p192), perancangan sistem adalah penentuan proses dan

data yang diperlukan oleh sistem yang baru.

Mulyadi (2001, p51), perancangan sistem adalah proses penerjemahan

kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi

yang diajukan pada pemakai informasi untuk pertimbangan.

Menurut Whitten et. al. (2004, p186), ”System design a complementary

problem-solving technique (to system analysis) that reassembles a system’s

component pieces back into a complete system-hopefully, an improved system”.

Diterjemahkan sebagai berikut : perancangan sistem adalah teknik untuk

melengkapi penyelesaian masalah pada analisis sistem dengan menyatukan

kembali bagian-bagian komponen sistem menjadi sistem yang utuh, dengan

harapan memperoleh sistem yang lebih baik.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem merupakan

suatu tahapan dimana kita harus menentukan bagaimana membangun atau

menyusun sistem informasi yang terbaik sesuai dengan kebutuhan pemakai

informasi.

2.2.3 Object

Menurut Mathiassen (2000, p51), “An entity with identity, state, and

behavior”. Diterjemahkan sebagai berikut : Object merupakan suatu entitas yang

19

memiliki identity, state dan behavior, pada dasarnya semua yang ada di dunia ini

adalah object.

2.2.4 Object-Oriented

Object-oriented menurut Britton dan Doake (2000, p268), ”An approach to

developing software systems that is based on data items and the atributes and

operations that define them”. Diterjemahkan sebagai berikut : Object-oriented

merupakan suatu sistem pendekatan untuk mengembangkan software yang

didasarkan atas data item, atribut, dan operasi yang mendefinisikannya.

Menurut Mathiassen (2000, p5), keuntungan dari object-oriented adalah

sebagai berikut :

1. Merupakan konsep yang sesuai untuk menjelaskan model fenomena dalam

sebuah kantor ataupun sistem komputerisasi yang dibuat dengan

menggunakan bahasa sehari-hari (natural language).

2. Memberikan informasi yang jelas tentang konteks dari sistem.

3. Mengurangi biaya perawatan (maintenance)

Jadi dapat ditarik kesimpulan bahwa object-oriented adalah suatu

pendekatan pengembangan sistem yang didasarkan pada objek.

2.2.5 Object-Oriented Analysis (OOA)

Menurut Larman (1998, p6), ”During object-oriented analysis, there is an

emphasis on finding and describing the objects-or concepts-in the problem

domain” Diterjemahkan sebagai berikut: Object-oriented analysis adalah suatu

analisis yang menekankan pada penemuan dan penjabaran objek-objek atau

konsep-konsep di dalam problem domain.

20

Sedangkan menurut Whitten et. al. (2004, p430), ”Object-oriented analysis

(OOA) an approach used to (1) study existing objects to see if they can be reused

or adapted for new uses and (2) define new or modified objects that will be

combined with existing objects into a useful business computing application”.

Diterjemahkan sebagai berikut : object-oriented analysis adalah suatu teknik

pendekatan yang digunakan untuk mempelajari apakah objek-objek yang sudah

ada dapat digunakan kembali dan membuat atau memodifikasi objek baru yang

akan dikombinasikan dengan objek-objek yang sudah ada menjadi sebuah

aplikasi yang berguna.

Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa object-oriented analysis

adalah suatu cara untuk menganalisis objek dalam menentukan model dalam

problem domain.

2.2.6 Object-Oriented Design (OOD)

Menurut Larman (1998, p6), ”During object-oriented design, there is an

emphasis on defining logical software objects that will ultimately be

implemented in an object-oriented programming langguage” Diterjemahkan

sebagai berikut : Object-oriented design lebih menekankan pada logika software

yang diimplementasikan melalui bahasa program.

Sedangkan menurut Whitten et. al. (2004, p686), ”An approach used to

specify the software solution in terms of collaborating objects, their attributes,

and their method”. Diterjemahkan sebagai berikut : Object-oriented design

adalah suatu pendekatan yang digunakan untuk menspesifikasikan solusi

software, hubungan antara objek, atribut dan metode yang dimiliki.

21

Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa object-oriented design

adalah aktivitas yang dilakukan untuk membuat solusi dari hubungan antara

objek, atribut, dan metode yang dimiliki oleh sistem dengan menggunakan

bahasa pemrograman tertentu.

2.2.7 Object-Oriented Analysis and Design (OOA&D)

Menurut Whitten et. al. (2004, p31), “A collection of tools and techniques

for systems development that will utilize object technologies to construct a

system and its software”. Diterjemahkan sebaga berikut : Object-oriented

analysis and design adalah sekumpulan tool dan teknik untuk mengembangkan

sistem yang akan menggunakan objek teknologi dalam membangun sistem dan

softwarenya.

Sedangkan menurut Mathiassen (2000, p14), object-oriented analysis and

design terbagi dalam empat aktivitas utama, yaitu problem-domain analysis,

application-domain analysis, architectural design, dan component design.

Jadi dapat disimpulkan bahwa object-oriented analysis adalah sekumpulan

tools berorientasi objek yang dapat digunakan untuk membangun sistem.

2.2.8 Activity Diagram

Menurut Jones & Rama (2006, p.60), ”The UML activity diagram plays the

role of a ”map” in understanding business process by showing the sequence of

activities in the process”. Diterjemahkan sebagai berikut : activity diagram

adalah diagram yang menunjukkan rangkaian atas aktivitas – aktivitas dalam

proses.

Menurut Whitten et. al. (2004, p450), ”A diagram that can be used to

graphically depict the flow of abusiness process, the steps of a use case, or the

22

logic of an object behavior”. Diterjemahkan sebagai berikut : Sebuah diagram

yang dapat digunakan untuk mendeskripsikan secara grafis alir proses bisnis,

tahap-tahap dari use case, atau logika dari object behavior.

Jadi dapat disimpulkan bahwa activity diagram adalah sebuah diagram

yang menunjukkan rangkaian aktivitas dalam proses bisnis, tahap – tahap dari

use case, atau logika dari object behavior.

2.2.8.1 Klasifikasi Activity Diagram

Menurut Jones dan Rama (2006, p61), activity diagram terdiri dari

overview activity diagram dan detailed activity diagram.

1. Overview Activity Diagram

Menurut Jones dan Rama (2006, p61), “The overview activity diagram

presents a high-level view of the business process by documenting the key

events, the sequence of these events, and the information flows among these

events”. Diterjemahkan sebagai berikut: overview activity diagram adalah

diagram yang menggambarkan tampilan level tinggi dari proses bisnis

dengan mendokumentasikan event-event yang penting, urutannya, dan

informasi yang menyertai event tersebut.

Menurut Jones dan Rama (2006, p.65) dalam menyiapkan overview activity

diagram terdapat langkah-langkah sebagai berikut :

a. Membaca narasi dan mengidentifikasi event-event yang penting.

b. Mencatat narasi secara jelas untuk mengidentifikasi event-event yang

terlibat di dalamnya.

c. Menggambarkan agent (aktor) yang terlibat dalam proses bisnis yang

terjadi.

23

d. Membuat diagram masing-masing event dan menunjukkan urutan event

yang terjadi.

e. Menggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan dalam proses

bisnis, serta menggambarkan aliran informasi dari dokumen tersebut.

f. Menggambarkan table files yang dibuat dan digunakan dalam proses

bisnis, serta menggambarkan aliran informasi dari files tersebut.

2. Detailed Activity Diagram

Menurut Jones dan Rama (2006, p61), “The detailed diagram is similar to a

map of a city or town. It provides a more detailed representation of the

activities associated with one or two events shown on the overview diagram”

Diterjemahkan sebagai berikut: detailed activity diagram adalah diagram

yang menggambarkan aktivitas yang saling berhubungan secara detail atau

rinci dengan satu atau dua event yang terdapat pada overview diagram.

Menurut Jones dan Rama (2006, p.80) dalam menyiapkan detailed activity

diagram terdapat langkah-langkah sebagai berikut:

a. Mencatat narasi untuk menunjukkan aktivitas.

b. Menyiapkan workflow table.

c. Mengidentifikasi detailed diagram yang dibutuhkan.

2.2.9 UML (Unified Modeling Language)

2.2.9.1 UML Class Diagram

Class diagram adalah diagram dari problem domain secara umum yang

menggambarkan seluruh hubungan struktural antara classes dan objects di dalam

model kita.

24

Class menurut Mathiassen (2000, p49), “A description of a collection of

objects sharing structure, behavioral pattern, and attributes”. Diterjemahkan

sebagai berikut : Class sebagai kumpulan objek-objek yang memiliki struktur,

sifat-sifat dan atribut yang sama.

Objek menurut Mathiassen (2000, p49), “An entity with identity, state, and

behavior”. Diterjemahkan sebagai berikut : Objek sebagai entitas yang memiliki

identitas, sifat, dan berada pada suatu keadaan tertentu.

Atribut menurut Mathiassen (2000, p89), “A descriptive property of a class

or an event”. Diterjemahkan sebagai berikut : Atribut adalah sebuah sifat dari

suatu kelas yang menjelaskan kelas tersebut.

Behavior menurut Mathiassen (2000, p89), “A description of possible event

traces for all objects in a class”. Diterjemahkan sebagai berikut : Atribut adalah

sebuah sifat dari suatu kelas yang menjelaskan kelas tersebut.

Hubungan antar class dalam class diagram dapat dibedakan sebagai berikut

ini :

1. One to one

Hubungan one to one diantara entiti tidak dekat seperti hubungan one to

many, tetapi dapat terjadi dalam AIS (Accounting Information System).

2. One to many / many to one

Hubungan one to many atau hubungan many to one dalam biasa digunakan

dalam sistem akuntansi.

3. Many to many

Hubungan many to many dapat diubah ke dalam dua hubungan dengan

menambahkan suatu tabel diantaranya.

25

Di dalam class diagram, terdapat 2 jenis struktur object oriented, yakni

sebagai berikut :

• Class structures

- Generalization

Generalization adalah sebuah superclass atau general class yang

mendeskripsikan properti umum dari subclass-subclass (specialized classes).

Generalization structure adalah hubungan antara dua atau lebih subclass

dengan satu atau lebih superclass. Generalization structure mengekspresikan

inheritance. Secara linguistik, kita mengekspresikan subclass dengan

superclass dengan formulasi ”is a”.

- Cluster

Cluster adalah sebuah kumpulan dari class-class yang saling berhubungan.

Cluster digambarkan dengan notasi file folder yang melingkupi class-class

yang saling berhubungan di dalamnya. Hubungan class yang berbeda cluster

selalu menggunakan association structure.

• Object structure

- Aggregation

Aggregation adalah sebuah object-superior atau the whole yang terdiri dari

beberapa inferior-object (the parts). Aggregation structure mendefinisikan

hubungan antara dua buah objek atau lebih. Secara linguistik, kita

mendeskripsikan aggregation dengan formulasi ”has a”.

- Association

Association adalah hubungan yang memiliki arti di antara beberapa object.

Association structure juga mendefinisikan hubungan dua buah object atau

26

lebih, tetapi berbeda dengan aggregation. Secara linguistik, kita

mendeskripsikan association dengan formula ”associated with”

2.2.9.2 Use case Diagram

Menurut Mathiassen (2000, p.343), “A use case diagram shows the

relationship among actors and use cases”. Diterjemahkan sebagai berikut : Use

case diagram menggambarkan hubungan di antara actor dan use case.

Use case diagram terdiri dari 2 komponen yakni sebagai berikut :

• Actor : “An abstraction of users or other systems that interact with the target

system.” (Mathiassen, 2000, p.119) Dapat diartikan actor adalah gambaran

pemakai sistem atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem.

• Use case : ”A pattern for interaction between the system and actors in the

application domain.” (Mathiassen, 2000, p.120) Dapat diartikan bahwa use

case adalah pola yang menjelaskan kegiatan yang dilakukan oleh actor dalam

sistem.

Use case diagram bertujuan untuk menjelaskan bagaimana actor-actor

berinteraksi dengan sistem. Komponen dari use case diagram adalah actor dan

use case itu sendiri.

2.2.9.3 Rancangan Database

2.2.9.3.1 Pengertian

Menurut Britton dan Doake (2000, p.266) Database adalah semua data

yang dibutuhkan untuk mendukung operasi organisasi. Di dalamnya meliputi

aktivitas mengumpulkan, mengorganisasi dan merawat secara tersentralisasi.

Menurut Whitten et. al. (2004, p.548) database adalah suatu koleksi files

yang saling berhubungan.

27

Jadi dapat disimpulkan database adalah sekumpulan data dan file yang

saling berhubungan dan dibutuhkan untuk mendukung operasi organisasi.

2.2.9.3.2 Tahapan rancangan database

Dalam perancangan database memiliki enam tahapan yaitu :

1. Requirements collection and analysis.

Sebelum menghasilkan desain sebuah database, kita harus tahu dan

menganalisa dugaan-dugaan dari user dan maksud penggunaan dari

database selengkap mungkin. Proses ini disebut dengan requirement

collection and analysis (keperluan mengumpulkan dan menganalisa).

Untuk menetapkan keperluan, kita pertama harus mengidentifikasi bagian

lainnya dari sistem informasi yang berinteraksi dengan sistem database. Ini

meliputi user baru dan user yang ada dan aplikasi-aplikasi yang kemudian

dikumpulkan dan dianalisa.

2. Conceptual database design.

Pada tahap ini, sangat penting menggunakan model konsep data tingkat

tinggi dengan karakteristik :

• Expressiveness : data model harus cukup ekspresif untuk membedakan

perbedaan tipe data, hubungan, dan batasan.

• Simplicity and understandability : model harus cukup sederhana untuk

semua pengguna agar mengerti dan menggunakan konsep ini.

• Minimality : model harus memiliki sedikit konsep dasar yang jelas dan

tidak selalu mengulang arti.

28

• Diagrammatic representation : model harus memiliki angka-angka

diagram untuk menampilkan sebuah konsep skema yang mudah

diartikan.

• Formality : sebuah konsep skema yang menyatakan dalam model data

harus menggambarkan sebuah spesifikasi data formal yang jelas. Oleh

karena itu, konsep model harus memberi definisi dengan tepat dan jelas.

3. Choice of a DBMS.

Pemilihan DBMS ditetapkan dengan beberapa faktor yaitu teknik,

ekonomi, dan perhatian pada kebijakan organisasi . Faktor teknik

diperhatikan dalam DBMS (relasi, relasi objek, objek), struktur

penyimpanan dan akses yang mendukung DBMS, tampilan pengguna dan

programmer yang tersedia, macam-macam bahasa query tingkat tinggi, dan

tersedianya alat-alat perkembangan.

4. Data model mapping ( also called logical database design ).

Tahap selanjutnya dari desain database adalah membuat konsep skema dan

skema eksternal dalam model data yang dipilih DBMS dengan membuat

hasil skema tersebut pada tahap kedua.

5. Physical database design.

Tahap selanjutnya adalah proses pemilihan struktur penyimpanan khusus

dan akses pada file database untuk mencapai hasil yang baik dalam

berbagai macam aplikasi database. Proses pemeriksaan desain database

dibatasi untuk memilih struktur yang tepat bagi file database dari antara

pilihan yang diberikan oleh DBMS.

29

6. Database system implementation and tuning

Setelah memerikasa sistem database, maka kita akan

mengimplementasikan sistem database tersebut.

2.2.9.4 Rancangan Formulir

2.2.9.4.1 Pengertian

Menurut Mulyadi (2001, p.3) formulir adalah dokumen yang digunakan

untuk merekam terjadinya transaksi.

Manfaat formulir bagi perusahaan menurut Mulyadi (2003, p.78) adalah:

1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan.

2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.

3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua

kejadian dalam bentuk tulisan.

4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam

organisasi yang sama atau ke organisasi lain.

Menurut Britton & Doake (2000, p.169), formulir adalah tabel – tabel

yang merupakan inti dari database, namun tidak user – friendly ketika

ditampilkan dan sedang memanipulasi data.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa formulir adalah tampilan pada layar yang

berupa tabel – tabel yang merupakan inti dari database yang dapat digunakan

untuk entry maupun edit data.

2.2.9.4.2 Jenis Input Formulir

Menurut Jones & Rama (2006, p.262 - 264), terdapat tiga jenis dari input

formulir, yaitu :

30

• Single – Record Entry Form

Menunjukkan hanya satu catatan dalam satu waktu. Formulir ini digunakan

untuk menambah, menghapus, atau memodifikasi data dalam catatan

tunggal dalam tabel yang nyata.

• Tabular Entry Forms

Formulir ini membagi design kertas kerja seperti untuk entry catatan ganda

dalam tabel tunggal. Tipe form ini biasanya digunakan untuk mencatat

sekumpulan atas event.

• Multi – Table Entry Forms

Formulir ini digunakan untuk menambah data ke lebih dari satu tabel.

2.2.9.4.3 Elemen Penting Formulir

Menurut Jones & Rama (2006, p.271 - 272), terdapat enam elemen

penting dari formulir, yaitu :

• Text Boxes

Text Boxes adalah ruang atas formulir yang digunakan untuk mengentry

informasi yang ditambahkan pada tabel atau pada tampilan informasi yang

terbaca dari tabel.

• Labels

Labels membantu pengguna mengerti apakah informasi dibutuhkan untuk

dicatat.

• Look-Up Features

Look-Up Features sering ditambahkan pada text boxes yang digunakan

untuk memasuki foreign keys.

31

• Command Buttons

Command Buttons adalah digunakan untuk melakukan suatu action /

tindakan.

• Radio Buttons

Radio Buttons mengizinkan pengguna untuk memilih salah satu dari

beberapa pilihan.

• Check Boxes

Check Boxes adalah serupa dengan radio buttons, tetapi lebih dari satu

pilihan dapat dipilih.

2.2.9.5 Rancangan Layar

2.2.9.5.1 Pengertian

Menurut Britton dan Doake (2000, p.268) interface adalah sistem

interface atau tampilan yang berhubungan dengan dunia luar.

Menurut Mathiassen (2000, p.151), rancangan layar adalah fasilitas yang

membuat model system dan function memungkinkan ke actor.

Jadi, dapat disimpulkan pengertian interface adalah tampilan yang

berhubungan dengan dunia luar yang memungkinkan untuk digunakan oleh

actor.

2.2.9.5.2 Elemen

Menurut Mathiassen (2000, p.158), elemen – elemen yang terdapat dalam

merancang layar adalah :

• Screen layout, terdiri dari :

o Menu selection, form fill – in, dan dialougue box formats

32

o Formulation of guiding texts dan error messages

o Presentation of elements and lists

o Terminology, abbreviations

o Character set, fonts, icons

o Colors, inverse, blink, bold

• Input dan output, yang terdiri dari :

o Keyboard, display, cursor control, pointer devices

o Sound, other special tools

o screen layout, overlapping windows

o response times, screen update frequency

• Action sequences, yang terdiri dari :

o Direct manipulation, click, drag, movement

o Syntax, semantics, dan sequence of commands

o Function keys and shortcuts

o Recovery

• Training, yang terdiri dari :

o Online help

o Learning, user manuals

2.2.9.6 Rancangan Laporan

2.2.9.6.1 Pengertian

Menurut Jones dan Rama (2006, p.201) laporan adalah presentasi data

yang telah terformat dan terorganisasi dengan baik.

33

Tipe-tipe laporan menurut Jones dan Rama (2006, p.212) terdiri dari

empat macam:

1. Simple List

Yaitu laporan yang menampilkan tampilan yang sederhana dari sebuah

transaksi yang terjadi selama periode waktu tertentu, tanpa adanya suatu

pengelompokan.

2. Grouped Event Detail Reports

Yaitu laporan yang menampilkan event yang terjadi selama periode tertentu

dengan pengelompokan atas produk, layanan, ataupun agent.

3. Grouped Event Summary Reports

Yaitu laporan yang mengelompokkan event berdasarkan parameter yang

bervariasi. Contohnya: bulan, customer.

4. Single Event Report

Yaitu laporan yang memberikan detail tentang suatu event tertentu.

Contohnya: laporan faktur dan PO (purchase order).

Menurut Kroenke (2002, p.274), laporan adalah pengambilan data dari

database. Laporan dapat dicetak, ditampilkan pada layar komputer, atau

disimpan pada file.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa laporan adalah pengambilan dan penyajian

data dari database yang disusun dan diatur.

2.2.9.6.2 Elemen Rancangan Laporan

Menurut Jones & Rama (2006, p.214), elemen – elemen yang terdapat

dalam rancangan laporan adalah :

34

• Label Boxes and Text Boxes

Dua elemen penting dari setiap laporan adalah label dan data. Dalam

Microsoft Access, elemen ini ditawarkan sebagai Label Boxes and Text

Boxes. Label Boxes bersifat statis dan tidak berubah ketika perubahan data

pokok dilakukan. Text Boxes bersifat dinamis. Informasi yang tertera di

Text Boxes bergantung pada isi yang berlaku pada tabel pokok.

• Grouping Attribute

Grouped Reports dikelompokkan oleh sesuatu. Dalam detail laporan yang

dikelompokkan, tiga bagian menyinggung ke group : group header, group

detail dan group footer.

• Group Header

Group Header dapat digunakan untuk memberikan informasi yang biasa ke

group. Salinan informasi ini kedalam Group Header mengelimininasi

kebutuhan untuk mendahului setiap transaksi, jadi mempertinggi nilai

persentasi atas laporan.

• Group Detail

Transakasi – transaksi menyinggung ke group yang disusun dalam bagian

Group Detail. Setiap produk dalam Group Header, banyak transaksi

dilaporkan dalam bagian detail.

• Group Footer

Group Footer dapat juga digunakan untuk membagi informasi yang

berguna dalam kumpulan laporan. Footer sering digunakan untuk

memberikan rangkuman informasi tentang Group.

35

2.2.9.7 Navigation Diagram

Menurut Mathiassen (2000, p.344), “A navigation diagram is a special

kind of statechart diagram that focuses on the overall dynamics of the user

interface”. Diterjemahkan sebagai berikut : Navigation Diagram adalah jenis

khusus dari statechart diagram yang menitikberatkan pada tampilan user

interface.

Merupakan bagian yang spesial dari statechart yang fokus pada

keseluruhan yang dinamis dari user interface. Navigation diagram berisi

hubungan layer-layer user interface melalui fungsi-fungsi yang disediakan.

2.3 Penjualan Kredit

Menurut Mulyadi (2001, p202), kegiatan penjualan terdiri dari transaksi

penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun secara tunai. Dalam

transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan

pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan

memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan penjualan secara kredit ini

ditangani oleh perusahaan menggunakan sistem penjualan kredit.

2.3.1 Prosedur Penjualan Kredit

Menurut Mulyadi (2001, p210), penjualan kredit dilaksanakan oleh

perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima

dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan

kepada pembeli tersebut.

Menurut Mulyadi (2001, p219), jaringan prosedur yang membentuk sistem

penjualan kredit adalah sebagai berikut:

36

1. Prosedur Order Penjualan

Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli

dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli.

Fungsi penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dan

mengirimkannya kepada berbagai fungsi lain yang memungkinkan

fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari

pembeli.

2. Prosedur Persetujuan Kredit

Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan kredit

kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.

3. Prosedur Pengiriman

Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada

pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order

pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman.

4. Prosedur Penagihan

Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan

mengirimkannya kepada pembeli.

Dalam metode tertentu faktur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan

sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat order

pengiriman.

5. Prosedur Pencatatan Piutang

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur

penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan

37

tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang

berfungsi sebagai catatan piutang.

6. Prosedur Distribusi Penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan

menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.

7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total

harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

2.3.2 Tipe-Tipe Penjualan Kredit

Menurut Mulyadi (2001, p203-210), penjualan kredit dibagi menjadi 2

jenis, yaitu:

2.3.2.1 Penjualan Kredit dengan Kartu Kredit Perusahaan

Sistem penjualan kredit dengan menggunakan kartu kredit ini biasanya

digunakan oleh toko pengecer (retailer). Kartu kredit perusahaan ini diterbitkan

oleh perusahaan tertentu untuk para pelanggannya. Pelanggan akan diberi kartu

kredit perusahaan setelah melalui seleksi berdasarkan kemampuan membayar

kredit dan karakternya. Pelanggan dapat menggunakan kartu kredit ini untuk

membeli barang hanya ke perusahaan yang menerbitkan kartu kredit tersebut.

Pada akhir bulan atau pada tanggal tertentu, perusahaan menagih jumlah harga

barang yang dibeli oleh pemegang kartu kredit selama jangka waktu tertentu

yang telah lewat.

38

Fungsi yang terkait:

a. Fungsi Kredit

Bertanggung jawab atas pemberian kartu kredit kepada pelanggan terpilih.

Fungsi kredit melakukan pengumpulan informasi tentang kemampuan

keuangan calon anggota dan memastikan pelanggan yang memiliki kartu

kredit tersebut adalah benar-benar pelanggan yang telah melewati tahap

seleksi sehingga kemungkinan piutang tak tertagih dapat dikurangi. Dalam

sistem penjualan kredit dengan kartu kredit, fungsi kredit tidak diperlukan

lagi otorisasinya, karena otorisasi pemberian kredit sudah tercermin dari

kartu kredit yang ditunjukkan oleh pelanggan pada saat melakukan

pembelian.

b. Fungsi Penjualan

Bertanggung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan. Fungsi

penjualan mengisi faktur penjualan kartu kredit untuk memungkinkan

fungsi gudang dan fungsi pengiriman melaksanakan penyerahan barang

kepada pelanggan.

c. Fungsi Gudang

Bertugas menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai

dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan kartu kredit yang

diterima dari fungsi penjualan.

d. Fungsi Pengiriman

Bertanggung jawab untuk meyerahkan barang yang kuantitas, mutu, dan

spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur

penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi penjualan. Juga

39

bertanggung jawab untuk memperoleh tanda tangan dari pelanggan di atas

faktur penjualan kartu kredit sebagai bukti telah diterimanya barang yang

dibeli oleh pelanggan.

e. Fungsi Akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi bertambahnya

piutang kepada pelanggan ke dalam kartu piutang berdasarkan faktur

penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi pengiriman. Juga

bertanggung jawab untuk mencatat transaksi penjualan ke dalam jurnal

penjualan.

f. Fungsi Penagihan

Bertanggung jawab untuk membuat surat tagihan secara periodik kepada

pemegang kartu kredit.

2.3.2.2 Penjualan Kredit Umum

Penjualan kredit umum dilaksanakan dengan cara mengirimkan barang

sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu

perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari

tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang

pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli

tersebut diberi kredit.

Fungsi yang terkait:

a. Fungsi Penjualan.

Bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit

order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada

surat order tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal

40

pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, serta mengisi surat

order pengiriman.

b. Fungsi Kredit.

Bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan

otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Karena hampir semua

penjualan dalam perusahaan manufaktur merupakan penjualan kredit, maka

sebelum order dari pelanggan dipenuhi, harus lebih dahulu diperoleh

otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.

c. Fungsi Gudang.

Bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang

dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.

d. Fungsi Pengiriman.

Bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas surat order pengiriman

yang diterimanya dari fungsi penjualan.

e. Fungsi Penagihan.

Bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan

kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan

pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.

f. Fungsi Akuntansi.

Bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi

penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang

kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan.

41

2.4 Standar Kredit

Menurut Niswonger (1999,p326), standar kredit digunakan oleh banyak

perusahaan untuk memutuskan pelanggan mana yang pantas mendapat kredit dan

seberapa besar kredit yang dapat mereka terima. Penentuan standar kredit

mengharuskan perusahaan untuk menilai “kredibilitas” atau “kualitas kredit”

pelanggan. Secara tradisional, penilaian kredibilitas pelanggan melibatkan

pertimbangan atas 5K.

Masing-masing dari 5K itu adalah :

1. Karakter, mengacu kepada probabilitas bahwa pelanggan akan menghormati

kewajibannya. Banyak manajer kredit bersikeras bahwa karakter merupakan

hal yang terpenting. Karakter mencerminka kejujuran pelanggan dan

tanggung jawab moral yang dimiliki pelanggan untuk menghormati hutang.

Para manajer kredit seringkali mencari informasi mengenai karakter

pelanggan dengan menyelidiki suatu komunitas bisnis. Penyelidikan

semacem ini dapat dilakukan melalui bankir-bankir lokal, pengacara, kreditor

lain dan bahkan para pesaing.

2. Kapasitas, mengacu kepada kemampuan pelanggan untuk membayar.

Manajer kredit menilai faktor ini dengan mengakaji ulang catatan

pembayaran pelanggan di masa lalu, pengetahuan umum mengenai bisnis

pelanggan, dan barangkali observasi fisik atau operasi pelanggan.

3. Kapital, mengacu kepada kondisi umum bisnis pelanggan seperti yang

diperlihatkan oleh laporan keuangan. Manajer kredit biasanya memberikan

perhatian khusus pada ukuran solvensi dan likuiditas serta rasio-rasio seperti

rasio modal kerja dan rasio lancar.

42

4. Kolateral, mengacu kepada aktiva-aktiva yang ingin diberikan pelanggan

sebagai jaminan untuk kredit. Institusi atau lembaga keuangan biasanya

meminta kolateral atas kredit-kredit yang berjumlah besar. Kolateral bisa

berbentuk aktiva apapun, seperti tanah, bangunan, persediaan.

5. Kondisi, mengacu kepada trend-trend ekonomi nasional dan regional yang

bisa mempengaruhi kemampuan pelanggan untuk membayar, sebagai contoh

sewaktu resesi ekonomi, manajer kredit biasanya memperketat standar kredit

sebagai antisipasi terhadap menurunnya kemampuan pelanggan.

2.5 Sistem Informasi Piutang Dagang

Menurut Mulyadi (2001, p257), piutang timbul dari transaksi penjualan

barang atau jasa dalam kegiatan normal perusahaan. Sumber utama piutang

adalah aktivitas operasi normal perusahaan, yaitu penjualan kredit atas barang

atau jasa pelanggan.

2.6 Unsur Pengendalian Intern

Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penjualan kredit dapat

dikelompokkan menjadi 3 bagian utama :

Organisasi

1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit.

2. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit.

3. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas.

4. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi

kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada

transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu

fungsi tersebut.

43

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

5. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan

menggunakan formulir surat order pengiriman.

6. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan

membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan

surat order pengiriman).

7. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengirimann

dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap ”sudah dikirim” pada

copy surat order pengiriman.

8. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan

potongan penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran dengan penerbitan

surat keputusan mengenai hal tersebut.

9. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan

tanda tangan pada faktur penjualan.

10. Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal

penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan

cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan,

bukti kas masuk, dan memo kredit).

11. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang

didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat.

Praktik yang Sehat

12. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan

44

13. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan.

14. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account

receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan

piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.

15. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol

piutang dalam buku besar.

2.7 Metode Pencatatan Piutang

Pencatatan piutang dapat dilakukan dengan salah satu dari metode berikut

ini :

1. Metode konvensional.

Dalam metode ini, posting ke dalam kartu piutang dilakukan atas dasar data

yang dicatat dalam jurnal. Berbagai transaksi yang mempengaruhi piutang

adalah :

• Transaksi penjualan kredit.

Transaksi ini dicatat dalam jurnal penjualan atas dasar faktur penjualan

yang dilampiri dengan surat order pengiriman dan surat muat yang

diterima oleh Bagian Piutang dari Bagian Penagihan. Transaksi

timbulnya piutang ini diposting ke dalam kartu piutang atas dasar data

yang telah dicatat dalam jurnal penjualan tersebut.

• Transaksi retur penjualan.

Transaksi ini dicatat dalam jurnal retur penjualan atas dasar memo kredit

yang dilampiri dengan laporan penerimaan barang. Posting transaksi

45

berkurangnya piutang dari transaksi retur penjualan diposting ke dalam

kartu piutang atas dasar data yang telah dicatat dalam jurnal retur

penjualan.

• Transaksi penerimaan kas dari piutang

Transaksi ini dicatat dalam jurnal penerimaan kas atas dasar bukti kas

masuk yang dilampiri dengan surat pemberitahuan dari debitur. Posting

transaksi berkurangnya piutang dari pelunasan piutang oleh debitur

diposting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang telah dicatat dalam

jurnal penerimaan kas.

• Transaksi penghapusan piutang.

Transaksi ini dicatat dalam jurnal umum atas dasar bukti memorial yang

dibuat oleh fungsi kredit. Transaksi berkurangnya piutang dari transaksi

penghapusan piutang diposting ke dalam kartu piutang atas dasar data

yang telah dicatat dalam jurnal umum.

2. Metode posting langsung

Metode posting langsung ke dalam kartu piutang dibagi menjadi dua

golongan berikut ini :

a. Metode posting harian:

1. Posting langsung ke dalam kartu piutang dengan tulisan tangan, jurnal

hanya menunjukkan jumlah total harian saja.

2. Posting langsung ke dalam kartu piutang dan pernyataan piutang.

b. Metode posting periodik:

1. Posting ditunda, dilakukan bila faktur sudah terkumpul dalam jumlah

yang banyak.

46

2. Penagihan bersiklus (cycle billing), posting dilakukan pada akhir

bulan dengan penagihan kepada pelanggan yang dibuat bersiklus,

misalnya: penagihan kepada pelanggan dengan nama yang diawali

dengan huruf A dilakukan pada hari pertama setiap awal bulan.

3. Metode pencatatan tanpa buku pembantu.

Dalam metode ini, tidak digunakan buku pembantu piutang. Faktur penjualan

beserta dokumen pendukungnya yang diterima dari Bagian Penagihan, oleh

Bagian Piutang diarsipkan menurut nama pelanggan dalam arsip faktur yang

belum dibayar. Arsip faktur penjualan ini berfungsi sebagai catatan piutang.

Pada saat diterima pembayarannya, ada dua cara yang dapat ditempuh:

1. Jika pelanggan membayar penuh jumlah yang tercantum dalam faktur

penjualan, faktur yang bersangkutan diambil dari arsip faktur yang belum

dibayar dan dicap ”lunas”, kemudian dipindahkan ke dalam arsip faktur

yang telah dibayar.

2. Jika pelanggan hanya membayar sebagian jumlah dalam faktur, jumlah

kas yang diterima dan sisa yang belum dibayar oleh pelanggan dicatat

pada faktur tersebut. Kemudian dibuat faktur tiruan yang berisi informasi

yang sama dengan faktur aslinya, dan faktur tiruan tersebut kemudian

disimpan dalam arsip faktur yang telah dibayar, dan faktur asli disimpan

kembali dalam arsip faktur yang belum dibayar.

4. Metode Pencatatan Piutang dengan Komputer.

Berikut ini diuraikan metode pencatatan piutang dengan komputer yang

menggunakan batch system. Dalam batch system ini, dokumen sumber yang

47

mengubah piutang dikumpulkan dan sekaligus diposting setiap hari untuk

memutakhirkan catatan piutang.

Dalam sistem komputer dibentuk 2 macam arsip: arsip transaksi dan arsip

induk. Pencatatan piutang dilakukan secara harian. Secara harian pula, arsip

transaksi digunakan untuk memutakhirkan arsip induk piutang. Secara

periodik, misalnya setiap bulan, arsip induk piutang digunakan untuk

menghasilkan berbagai macam laporan bagi manajemen.