1  

 

 

    

Appointment 

Reminder 

Software 

Menu & Application Review 

2  

ULTIMATE! SOFTWARE, INC. 

LIMITED USE LICENSE AGREEMENT This is a legal agreement between you, the end user, and Ultimate! Software Products, Inc. By opening this sealed disk package, you are agreeing to 

be bound by the terms of this license. If you do not agree to the terms of this agreement, promptly return the unopened disk and the 

accompanying manuals to the place you obtained them for a full refund. 

1. LICENSE. Ultimate! Software, Inc. (USPI) grants to you a non‐exclusive, single‐user license to use the enclosed programs, Ultimate! Call Accounting, Attention Shoppers, OnTime4Class, InnService, Doctor Reminder Software, SPARK, and Smoke Signal (the SOFTWARE). This license may be assigned to an individual person or to an individual single‐user, non‐networked computer. If assigned to a computer, the SOFTWARE must be used only on that computer. If assigned to a person only that person may use the SOFTWARE, but he or she may use it on any computer so long as no other person uses the SOFTWARE. You may not install the SOFTWARE on computers connected with a network unless every user of the SOFTWARE obtains a license from USPI. 

2. COPYRIGHT. The SOFTWARE is owned by USPI or its suppliers and is protected by United States copyright laws and international treaty provisions. Therefore, you must treat the SOFTWARE like any other copyrighted material (e.g. a book or musical recording) except that you may make one copy of the SOFTWARE solely for backup or archival purposes. You may not copy the written materials accompanying the SOFTWARE. 

3. OTHER RESTRICTIONS. You may not rent or lease the SOFTWARE, but you may transfer the SOFTWARE and accompanying written materials on a permanent basis provided you retain no copies and recipient agrees to the terms of this Agreement. You may not reverse engineer, decompile, or disassemble the SOFTWARE. If SOFTWARE is an update, any transfer must include the update and all prior versions. 

4. DUAL MEDIA SOFTWARE.  If the SOFTWARE package contains CD Rom, then you may use only the CD appropriate for your single‐user computer or LICENSED COMPUTER NETWORK file server. You may not use the other disks on another computer or computer network, or load, rent, lease, or transfer them to another user except as part of the permanent transfer (as provided above) of all SOFTWARE and documentation. 

LIMITED WARRANTY LIMITED WARRANTY. USPI warrants that (a) the SOFTWARE will perform substantially in accordance with the accompanying written materials for a 

period of one year from the date of receipt, and (b) any hardware accompanying the SOFTWARE will be free from defects in materials and 

workmanship under normal use and service for a period of one year from the date of receipt. Any implied warranties on the SOFTWARE and 

hardware are limited to one year. Some states do not allow limitations on duration of an implied warranty, so the above limitation may not apply 

to you. 

CUSTOMER REMEDIES. USPI's entire liability and your exclusive remedy shall be, at USPI's option, either (a) return of the price paid or (b) repair or 

replacement of the SOFTWARE or hardware that does not meet USPI's Limited Warranty and which is returned to USPI with a copy of your receipt. 

This Limited Warranty is void if failure of the SOFTWARE or hardware has resulted from accident, abuse, and misapplication. Any replacement 

SOFTWARE will be warranted for the remainder of the original warranty period or one year, whichever is longer. THESE REMEDIES ARE NOT 

AVAILABLE OUTSIDE OF THE UNITED STATE S OF AMERICA. 

NO OTHER WARRANTIES. USPI disclaims all other warranties, either express or implied, including but not limited to implied warranties of 

merchantability and fitness for a particular purpose, with respect to the SOFTWARE, the accompanying written materials, and any accompanying 

hardware. This limited warranty gives you specific legal rights. You may have others, which vary from state to state. 

NO LIABILITY FOR CONSEQUENTIAL DAMAGES. In no event shall USPI or its suppliers be liable for any damages whatsoever (including, without 

limitation, damages for loss of business profits, business interruption, loss of business information, or other pecuniary loss) arising out of the use of 

or inability to use this USPI product, even if USPI has been advised of the possibility of such damages. Because some states do not allow the 

exclusion or limitation of liability for consequential or incidental damages, the above limitation may not apply to you. 

U.S. GOVERNMENT RESTRICTED RIGHTS The SOFTWARE and documentation are provided with RESTRICTED RIGHTS. Use, duplication or disclosure by the Government is subject to 

restrictions as set for the in subparagraph (c) (1) (ii) of The Rights in Technical Data and Computer Software clause at 52.227‐7013. 

Contractor/manufacturer is Ultimate! Software Products, Inc. /2751 S. Calhoun Road/New Berlin, WI 53151. 

This Agreement is governed by the laws of the State of Wisconsin. 

Should you have any questions concerning this Agreement, or if you wish to contact USPI for any reason, please write: Ultimate! Software 

Products, Inc. @ 2751 S. Calhoun Road/New Berlin, WI 53151. 

 

3  

Table of Contents 

 

License Agreement                              Page 2 

Applications Overview                         Page 4 

Overview of Software                 Page 5 

Setup                                                        Page 6 

Reminders                                             Page 7 

Clients                      Page 8           

Recordings                    Page 9 

Text Messages                  Page 10  

System Settings                  Page 10 

Home Screen                    Page 11 

  Import                      Page 11   

Remind                      Page 12 

Reports                      Page 13 

 

   

4  

 

APPLICATIONS 

Smoke Signal & Doctor Reminder Software has numerous applications, five of which are described below. The software 

has terms designed for various markets for ease of training and effective use of the program.  In this document we will 

focus on the Appointment Reminder Application. Five additional customized versions can be developed if needed. 

APB Message Manager (like All Points Bulletin) is the name of the general application of Smoke Signal. This 

software uses the term “Bulletins” for up to 400 messages that can be created. In the Setup section “Persons” is 

used to organize up to 400 groups of people with up to 4000 addresses in each group. An address is a phone 

number, email address, or cell phone number for a text message. And finally, “Alert” is the button title for 

sending the messages out to the people you wish to contact. Some of the entities that can use Smoke Signal are 

utility companies, service and repair companies, retirement communities, governmental agencies, small 

municipalities, and large companies. 

Appointment Message Manager (Appointment Reminder Software) is the name of the appointment reminder 

software. “Reminders”, “Clients” and the “Remind” button are used by following types of entities: medical 

clinics, transportation services, dental offices, legal and financial services, physical therapy centers, 

governmental agencies, and chiropractic care. Any business that schedules appointments can use the 

appointment reminder calls we offer. The key aspect of this application is that it should be integrated to the 

scheduling software being used for appointments. 

Note Message Manager is the education application for Smoke Signal. In schools you may want to send a note 

to the parents or faculty. We use the term “Note” for the pre‐created announcements to be sent, and the 

parents, faculty, and school board are identified as “Members.” To send out a note, out we use the “Notify” 

button. This software is used onsite and is good for schools with up 4000 Members, or about 2500 students. 

Smoke Signal allows creation of up to 400 Member groups with up to 4000 Members in each group. For 

example, a school could use this feature to target only the fourth grade Members about a Valentine’s Day party. 

Within the school setting, other groups could be the football team, band or school board. Some of the entities 

that can use the Note Message Manager are schools, camps, not for profit organizations, churches, synagogues, 

mosques, military base and training camps. 

Work Message Manager is for large manufacturing companies, temporary employment companies, and 

unemployment service organizations. We use the term “Resources” to denote employees. The staff at a large 

company or employment service will send out a “Communication” about a potential job. When a 

Communication is prepared, it is sent out by pressing the “Contact” button. Some of the entities that can use the 

Work Message Manager are manufacturing companies with seasonal and contract‐sensitive employment, 

human resources, school administration looking for substitute teachers, and medical staffing services. 

RSVP Message Manager The hospitality and restaurant market can use Smoke Signal to send out an invitation to 

guests for special events, or share promotions with key customers. An “Invitation” is information about the 

event or promotion and “Guests” are customers that would be interested in hearing about these specials. To 

send an Invitation, the administrator just presses the “Invite” button and chooses the Invitation to be sent. 

Some of the entities that can use the RSVP Message Manager are restaurants, hotels, water parks, 

campgrounds, training centers, seminar services and country clubs. 

Other customized applications can be created as we expand the many                                                             

ways companies and organizations use Smoke Signal Software. 

5  

OVERVIEW 

   

 

These 46 buttons represent 

Voice over Internet Protocol 

(VOIP) packets. These packets 

are phone calls placed to the 

target audience. The basic 

software comes with the ability 

to make up to twenty calls at a 

time if enough bandwidth will 

permit. The idle and DLG 

buttons indicate this 

application is designed to use 

up to three calls at a time. 

Remind 

This button is 

used to start or 

schedule a 

campaign of 

audio, text, and 

email reminder 

messages. 

Setup

This button opens a 

menu of 

organizational tools. 

Create up to 400 

predesigned 

reminders. Build up to 

400 different groups 

with 1 to 4000 

members. Create and 

save up to 400 audio 

messages. Write up to 

400 text or email 

messages. Define 

various settings. 

Report

This button allows you to see reports of 

completed reminders or reminders in 

progress. It also allows you to see the 

schedule of reminders to be sent. 

Import

This button 

opens a menu of 

CSV (comma 

separated value) 

files that can be 

imported into 

our group or 

bulletin files. 

Message allows you to stop a 

campaign that is in progress. 

Forward is a future feature. 

6  

SETUP 

                 

*1 Exit 

This menu item allows you to exit from this menu back 

to home screen. 

*2 Reminders 

This menu item opens the selection of up to 400 

Reminders” that can be created or modified.  

*3 Clients 

This menu item allows the creation of up to 400 groups that each may have up to 4000 

telephone numbers, email addresses, or text numbers.  These groups can be added to a 

bulletin with the touch of a button.  

*4 Recordings  

This is the menu item for creating, deleting, or changing the audio messages used in a 

campaign of calls. Up to 400 different recordings can be stored. This interface will allow you to 

create a recording, hear and save the message.  

*5 Text Messages 

Up to 400 messages can be saved in this section. The text messages can be delivered to cell 

phones, or the same message can be delivered to an email address. The message length is 

limited to 120 characters. 

*6 System Settings 

The system settings are for testing the application and defining the reply information for 

emails and text messages. 

   

7  

  

 

 

 

 

 

Setup Reminders Menu (below) 

The first several items in the menu below are self‐explanatory so we will 

focus on items that may need more explanation   (*6, *7,* 8,* 9, *10, *11). 

*6 Clone this note   Use this menu item if you would like the same 

message and members to be duplicated under a new note with a different 

name. Most times the clone can be changed slightly to create a different audio, text and email message – a 

great time saver for sending frequent messages to the same group of clients or employees.   

*7 Build messages**   Here you can combine different audio and text messages (or fragments of a message) 

into a new complete personalized message. Up to five message fragments can be combined into one complete 

message. 

*8 File header**   Here you can define the invitation as a group or individual message. Group is used when 

each patron gets the same message. Individual is used when each member gets a different message specific to 

that person (from the Build messages section) ** (In all appointment reminder applications these steps are 

customized for your scheduling software as a part of the installation). 

*9 Test recipient    This should be a text message (SMS) address for when test calls are made (required for 

each reminder grouping created). 

*10 & *11  ‐ Text and Audio message   When chosen, the created messages appear and you can then choose 

the audio message to be played or text message to be read as a text or email message. 

 

 

 

 

 

 

*2 Reminders 

By choosing to Add (*2) you can create a new date for reminders. 

Most appointments are created by importing them from your 

scheduling software. If you choose to Add, a box will appear for you 

to enter a name of your new Reminder. Enter that name. Then the 

box to the right will appear, and you can add a group like “staff for 

general staff messages in addition to reminders to clients only. 

8  

*3 Clients  

The choice of *3 opens the menu of up to 400 different 

groups, each containing up to 4000 addresses. An address 

can be a phone number, email or text address. This allows 

you to quickly send an informational message to the 

target group needing the information. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Setup Members Menu (Right) 

*1, *2, *3 are self‐explanatory. 

*4 Create a new member for this list 

allows quicker additions to a group 

by choosing a group and then 

clicking the desired member of the 

chosen group to be a part of the new 

group being built. 

*5 Clone this list makes it easy to 

copy the list. The new list may have 

all the staff except the hourly 

support staff, so that you can target 

the salary and executive staff only. 

   

9  

*4 Recordings  

This menu item allows for creation of up to 400 

recordings. We recommend a USB headset and 

microphone device for creation of recordings.  When *4 

is chosen, the window to the right appears. 

We chose the Appointment Reminder Software area because many recordings must be created

to send a personalized message to Clients about upcoming appointments. “Times of the day, days 

of the week, professionals in the office and clinics in the area.” 

Because Appointment Reminder Software integrates with the scheduling software that the clinic 

uses, a file of appointments can be imported every day for reminders being sent. The software 

picks the needed audio files and fuses them together to make a nice reminder message. 

*Most clinics use our professionally trained voice to record the needed messages. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

*2 Record New (below left) is selected to create a new message. 

*3 Current (below right) is selected to hear or replace an existing audio message. 

  

*Record New            *Current 

10  

*5 Text Messages 

This menu item allows one to create or change written messages that can be sent to addresses in email 

or as a text message. You can create up to 400 different messages. Each message can be up to 120 

characters long.  

   

The text box will allow only 120 characters including spaces. 

 

 

 

 

 

 

 

   

*6 System Settings 

Most of the items are set during the installation but you should place your email address in the sender 

address section and the test address should be a cell phone number, text or an email address.  If this 

information is left blank, the software will not operate. 

11  

We have discussed the home page overview 

and the Setup options.  

The top row menu items are not generally to 

be used with Smoke Signal or Doctor 

Reminder Software.  

Settings / Dial / Show / Security / and Help 

are administrative tools for programmers. 

The basic license includes up to twenty calls 

at a time if your bandwidth has enough 

capacity. We show three of the 47 VOIP 

buttons programmed here. 

  HOME SCREEN 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Import CSV Button (opens menu to the right)  

This button is designed to import data from another application. 

For example, many companies have all of their contacts in a 

program like MS Excel. If we use the example of a transportation 

service for seniors, an Excel file might contain the name, phone 

number, email address, and cell phone number of each client. This 

file could be saved as a CSV (comma separated value) file and then 

imported into the Appointment Reminder software.  This can be 

done in a few short steps for most scheduling applications. If the 

scheduling software can save the file on the network, this Ultimate 

application can automatically import the data and start making the 

reminder calls at the same time every day or week. 

 

 

12  

Message Cancel Button (opens menu below) 

This menu item is used if a set of reminder calls have started 

and you wish to stop the messages from going out because 

appointments are canceled or the information is incorrect. The 

message can be canceled at a set specific time or immediately. 

To schedule a cancel call time, enter the time in hours and 

minutes, and if you wish to stop now type “immediate” and 

press OK. 

 

 

 

 

 

Remind Button (continued on page 12) 

This is used to start a campaign of messages to be delivered. When pressing the Remind button the Reminder 

messages that were created in the Setup sections can be started now or scheduled to start later that day or in 

the future.  

Report Button (continued on page 13) 

 

   

13  

Remind Button Instructions: 

Step 1  Select the reminder message to send. 

Step 2  Choose to send the reminder to all by Voice and Text, Voice Only, or Text Only. You can also test the 

message before sending it (the test will send a text to your cell phone and audio call too). 

Step 3  Start the reminders or schedule to message to go out later ‐ up to 18 months later! 

   

Step 1 

Step 2 

Step 3 

14  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

 

 

 

 

 

   

Audio message 

delivered 

Audio message 

not delivered 

Text and email 

message sent 

Bonus reports with 

the Ultimate Call 

Accounting for 

Appointment 

Reminder software. 

Report Button 

Every campaign of messages or reminders will generate a report. 

The reports contain information about all messages sent. For 

example, in the report below we can see text and email messages 

sent, calls completed, attempted and failed calls. (It is good to 

remember that when text and email messages are sent our software 

does not know if the messages were opened.)  

Appointment Reminder Software does detect if a telephone call 

connection was successful, which is indicated by the name of the 

audio file played for the recipient. The report below shows only that 

a connection was made, not how long the message was listened to. 

The call accounting report at the bottom of this page (included with 

the software but licensed for the for the Appointment Reminder 

calls only) can indicate how long the message was played.  

The software attempts to call up to 5 times before a call failure is 

indicated. If a call is busy or rings with no answer the software will 

wait five minutes and then make another attempt to call. This is 

repeated five times and if no connection is made then the call failure 

will be indicated. Notice the time from beginning to the end is about 

twenty minutes in the report below 

15  

 

 

    Appointment 

Reminder Software  Menu  &  Application  Review 

Ultimate Communications Software LLC Muskego, Wisconsin 53150

www.Ultcom.com  or www.moreofficevisits.com

262‐789‐9949    262‐789‐9654