Upload
richo-beuncllunk
View
234
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
8/18/2019 7f872 Jurnal Gabungan Triana
1/14
111
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENUNJANG PERENCANAAN
PELATIHAN KARYAWAN PADA PERUSAHAAN INDUSTRI MANUFAKTUR
Design of Employee Training Planning Support Information System in Manufacturing Industry
Triana Fatmawati
Sekolah Tinggi Manajemen Industri Jakarta
Tanggal Masuk: (16/7/2014)
Tanggal Revisi: (23/7/2014)
Tanggal disetujui: (1/8/2014)
ABSTRAK
Perencanaan pelatihan yang tepat perlu dilakukan untuk mengakomodasi kebutuhan pemakai
karyawan, sehingga biaya yang dikeluarkan dapat memberikan hasil maksimal berupa peningkatankinerja karyawan. Berkaitan dengan kebutuhan perencanaan pelatihan karyawan yang efektif, maka perlu bagi perusahaan meingimplementasikan sistem informasi berbasis komputer untuk menunjang perencanaan pelatihan karyawan. Beberapa perusahaan manufaktur belum memiliki sistem informasi
yang tepat memenuhi kebutuhan perencanaan pelatihan. Selain itu sistem penilaian keterampilankaryawan dari beberapa pihak, yaitu atasan karyawan, pakar, dan karyawan itu sendiri, masih manual
dalam bentuk hardcopy, sehingga memiliki kelemahan yaitu tidak praktis, tidak efisien, tingkatkeamanan rendah, serta kurang dapat ditelusuri. Penelitian ini bertujuan mengidentifikasi caramenentukan prioritas kebutuhan keterampilan karyawan sebagai dasar untuk merencanakan pelatihan
keterampilan karyawan di perusahaan manufaktur, merancang alat bantu berupa sistem informasiuntuk memberikan penilaian keterampilan karyawan yang melibatkan beberapa pihak penilai, juga
untuk menentukan prioritas pelatihan yang digunakan sebagai dasar untuk perencanaan dan penjadwalan pelatihan. Model pengembangan sistem informasi yang digunakan adalah model
prototipe evolusioner. Analisis dan perancangan yang digunakan adalah pendekatan berorientasi objekdengan tools pemodelan Unified Modeling Language (UML). Hasil perancangan sistemdiimplementasikan dengan bahasa pemrograman PHP dan perangkat lunak basis data MySQL. Sisteminformasi penunjang perencanaan pelatihan yang dirancang mampu menyediakan fasilitas penilaianketerampilan karyawan dari beberapa pihak, dan menyediakan informasi keterampilan karyawan yang
perlu ditingkatkan sebagai penunjang dalam membuat prioritas kebutuhan pelatihan dengan lebihcepat dan dapat ditelusuri, sehingga pada akhirnya dapat mempermudah pihak perencana merancang pelatihan yang efektif.
Kata kunci: perencanaan pelatihan, sistem informasi, analisis dan perancangan berorientasi objek,
Unified Modeling Language (UML)
ABSTRACT
The planning of appropriate employee training is needed to meet the requirements of employee user, so the cost for employee training can deliver maximum result in increasing employee performance. Related with the requirement of effective training plan, it is necessary for manufacturing companies toimplement computer based information system to support the planning of employee training. Somemanufacturing companies did not have information system to support the planning of training. Inaddition, the skill assessment from some assessors was still manually written in hardcopy form, so itwas inefficient, low security level, and lack of traceability. This study aimed to identify how todetermine the priority of employee skill needs as a basis for planning the employee training;designing information system to provide an assessment of employee skills involving multiple
assessors, as well as to determine the priority of training is used as a basis for planning and scheduling training. The information system development model used in this study is evolutionary
8/18/2019 7f872 Jurnal Gabungan Triana
2/14
J u r n a l T e k n o l o g i d a n M a n a j e m e n , V o l . 1 2 , N o . 2 , A g u s t u s 2 0 1 4
112
prototyping model. Analysis and design approach used is object-oriented approach with modelingtools Unified Modeling Language (UML). Then information system design is implemented with PHPand MySQL. Design of employee training planning support information system is able to provideemployee skills assessment, and provide information about employee skill that needs to be improvedas a support in making training priority more quickly and can be traced, which in turn can facilitatethe training planner to design effective training.
Keywords: training planning, information system, object-oriented analysis and design, Unified Modeling Language (UML)
I. PENDAHULUAN
Sumber daya manusia merupakan
modal perusahaan (human capital) yang
paling dapat diandalkan dalam penciptaan
nilai keunggulan bersaing yang
berkelanjutan. Human capital adalahkombinasi pengetahuan, keahlian, dan
pengalaman yang membentuk kompetensi
dan kapabilitas kolektif karyawan suatu
perusahaan. Kesesuaian keterampilan dan
keahlian yang dimiliki karyawan di suatu
perusahaan merupakan hal yang penting
bagi perusahaan karena keterampilan dan
keahlian yang baik dan sesuai dengan
bidang pekerjaan akan meningkatkan produktivitas karyawan dan perusahaan
secara keseluruhan. Perusahaan sektor
industri manufaktur merupakan salah satu
perusahaan yang membutuhkan kesesuaian
keterampilan dan keahlian yang dimiliki
karyawan dengan bidang pekerjaan.
Keberadaan pendidikan vokasional
diharapkan dapat menyediakan karyawan
yang memiliki kompetensi seperti yang
diharapkan oleh pihak perusahaan. Akan
tetapi pada kenyataannya lulusan dari
institusi pendidikan vokasional tersebut
belum sepenuhnya memenuhi tingkat
keterampilan ( skill level ) yang dibutuhkan
perusahaan. Hal ini tidak hanya terjadi di
Indonesia, tetapi di beberapa negara lain.
Studi yang dilakukan Kazilan dan Ramlah
(2009) menghasilkan bahwa masih
ditemukan kelemahan pada kesiapan lulusanlembaga pendidikan vokasional di Malaysia
terutama dalam hal tingkat keterampilan
teknis lulusan tersebut ketika akan bekerja di
bidang industri.
Penelitian Mukti Raharjo (2008)
menunjukkan bahwa produktivitas karyawan
akan meningkat setelah mengikuti pelatihanyang dilaksanakan oleh perusahaan.
Produktivitas karyawan tersebut dapat
diukur melalui kinerja karyawan pada saat
melakukan pekerjaan. Oleh sebab itu
efektivitas suatu pelatihan dapat diukur
melalui kinerja karyawan sebagai pihak
yang telah mendapatkan pelatihan.
Perusahaan mengeluarkan biaya yang
tidak sedikit untuk melakukan pelatihan.Perencanaan pelatihan yang tepat dalam hal
peserta pelatihan, materi pelatihan, dan
jadwal pelatihan perlu dilakukan untuk
mengakomodasi kebutuhan pemakai
karyawan peserta pelatihan sehingga biaya
yang dikeluarkan dapat memberikan hasil
yang maksimal berupa peningkatan kinerja
karyawan. Freeman (1993) menyebutkan
bahwa kegagalan suatu pelatihan
diakibatkan karena diabaikannya
perencanaan strategis organisasi ketika
menentukan pelatihan. Dengan demikian
sering terjadi hubungan yang tidak jelas
antara perencanaan dengan kebutuhan
pelatihan. Berdasarkan hal di atas, maka
perlu bagi suatu perusahaan untuk
menyediakan sarana bagi para pengambil
keputusan atau manajer berupa sistem
penunjang perencanaan pelatihan karyawanuntuk mencapai pelaksanaan pelatihan yang
8/18/2019 7f872 Jurnal Gabungan Triana
3/14
T r i a n a F a t m a w a t i , P e r a n c a n g a n S i s t e m . . .
113
efektif. Sistem penunjang perencanaan
pelatihan diharapkan dapat membantu para
manajer untuk memantau hasil dari
pelatihan dan merencanakan pelaksanaan
suatu pelatihan berdasarkan prioritaskebutuhan.
Berkaitan dengan kebutuhan akan
perencanaan pelatihan karyawan dalam
rangka mencapai sistem pelatihan karyawan
yang efektif, maka perlu bagi perusahaan
untuk meingimplementasikan sistem
informasi berbantuan komputer untuk
menunjang perencanaan terhadap pelatihan
karyawan. Sistem ini diharapkan dapat
memberikan informasi yang cukup untuk
membantu pihak manajer perusahaan dalam
merencanakan suatu pelatihan berdasarkan
prioritas kebutuhan. Dengan demikian
pelatihan dapat dilakukan secara tepat
sasaran, baik dalam hal waktu maupun
pemilihan atau penugasan pihak yang
menjadi peserta pelatihan.
Berdasarkan observasi terhadap
beberapa perusahaan manufaktur,didapatkan masalah yaitu belum memiliki
sistem informasi yang tepat memenuhi
kebutuhan perencana pelatihan serta para
manajer terutama dalam mengukur prioritas
kebutuhan pelatihan yang dihubungkan
dengan kinerja dan tingkat keterampilan
yang dimiliki karyawan. Selain itu sistem
penilaian terhadap keterampilan karyawan
yang melibatkan beberapa pihak,
diantaranya manajer sebagai atasan
karyawan, pakar, dan karyawan itu sendiri,
masih bersifat manual dalam bentuk
hardcopy. Sistem penilaian seperti ini
memiliki beberapa kelemahan yaitu tidak
praktis, tidak efisien waktu dan biaya,
tingkat keamanan rendah, kurang dapat
ditelusuri atau tracebility rendah, serta
kurang ramah lingkungan karena
membutuhkan kertas untuk beberapa penilai.
Beberapa perusahaan yang diamati bahkan
telah mengimplementasikan sistem
Enterprise Resource Planning (ERP), akan
tetapi kebutuhan terhadap sistem informasi
yang dapat menunjang perencanaan
pelatihan tersebut belum bisa dipenuhi olehsistem ERP yang ada. Oleh karena itu
penelitian ini akan membuat usulan
rancangan sistem informasi penunjang
perencanaan pelatihan karyawan pada
perusahaan khususnya perusahaan
manufaktur.
Rumusan Masalah
1. Pihak manajemen pada beberapa
perusahaan khususnya perusahaan
manufaktur masih belum memiliki sarana
yang tepat dan praktis untuk merencanakan
pelaksanaan suatu pelatihan yang didasarkan
pada kebutuhan peningkatan keterampilan
karyawan
2.
Belum adanya sistem penilaian
keterampilan karyawan untuk mengukur
tingkat keterampilan karyawan sebagai dasar
dalam menentukan kebutuhan pelatihanyang praktis dan dapat ditelusuri.
3. Belum adanya sistem perencanaan
pelatihan yang disesuaikan dengan prioritas
kebutuhan keterampilan karyawan
perusahaan pada beberapa perusahaan
manufaktur.
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah:
1. Mengidentifikasi cara menentukan
prioritas kebutuhan keterampilan karyawan
sebagai dasar untuk merencanakan pelatihan
keterampilan pada karyawan di perusahaan
manufaktur untuk meningkatkan kapabilitas
karyawan.
2.
Merancang alat bantu berupa sistem
informasi untuk memberikan penilaian
keterampilan karyawan pada perusahaan
manufaktur yang melibatkan beberapa pihak
penilai.
8/18/2019 7f872 Jurnal Gabungan Triana
4/14
J u r n a l T e k n o l o g i d a n M a n a j e m e n , V o l . 1 2 , N o . 2 , A g u s t u s 2 0 1 4
114
3. Merancang alat bantu berupa sistem
informasi untuk menentukan prioritas
pelatihan yang digunakan sebagai dasar
untuk perencanaan dan penjadwalan
pelatihan yang akan dilaksanakan.
II. METODOLOGI PENELITIAN
Metodologi penelitian yang digunakan
pada penelitian ini adalah berupa langkah-
langkah yang dilakukan untuk melakukan
analisis dan perancangan sistem informasi
untuk mendapat gambaran sistem yang
sedang berjalan sebagai dasar untuk
merancang sistem usulan. Hasil dari analisis
kebutuhan yang didapatkan melalui
observasi dan wawancara terhadap user ,
akan dijadikan dasar untuk merancang
sistem yang diusulkan.
Model pengembangan sistem informasi
yang digunakan pada penelitian ini adalah
model evolusioner. Pada model ini yang
dilakukan pengembang sistem adalah
mengembangkan implementasi awal sistem
atau disebut prototipe lalumemperlihatkannya kepada user untuk
dikomentari. Kemudian dilanjutkan untuk
memperbaiki prototipe versi demi versi
sampai didapatkan versi sistem yang
memenuhi persyaratan diperoleh.
Analisis dan perancangan yang
digunakan dengan menggunakan pendekatan
berorientasi objek (Object Oriented Analysis
and Design), dengan menggunakan alat
bantu (tools) pemodelan sistem Unified
Modeling Language (UML). Setelah
melakukan pemodelan dan perancangan
sistem, selanjutnya dikembangkan prototipe
sistem usulan dengan menggunakan bahasa
pemrograman PHP dan perangkat lunak
basis data MySQL.
Berikut adalah langkah-langkah yang
dilakukan pada penelitian:
Gambar 1. Langkah-langkah Penelitian
III. PENGUMPULAN DATA
Deskripsi Sistem Saat Ini
Perencanaan pelatihan merupakan
kegiatan yang dilakukan oleh bagian Human
Resources (HR) suatu perusahaan.
Ketepatan perencanaan pelatihan merupakan
hal yang penting dalam suatu perusahaan.
Perencanaan pelatihan dimaksudkan agar
perusahaan dapat menyediakan pelatihankepada para karyawan secara efektif.
Studi pendahulan
- Studi Literatur
- Observasi Lapangan
Identifikasi Masalah dan
Penetapan Tujuan Penelitian
Pengumpulan data
- Observasi
- Wawancara
Data yang dikumpulkan:
- Proses bisnis pada sistem sekarang
- Pengguna yang terlibat pada sistem
- Dokumen yang terlibat pada sistem
Analisis Kebutuhan Sistem
- Pendefinisian aktor;
- Pendefinisian use case - Pembuatan use case diagram
- Pembuatan use case description
Perancangan Sistem- Pembuatan activity diagram
- Perancangan basis data
- Perancangan kelas dan interaksi antar kelas denganclass diagram, dan sequence diagram
- Perancangan antar muka
- Perancangan algoritma;
- Perancangan arsitektur sistem
Konstruksi Prototi e
Pengujian Prototipe
Sudah sesuai
dengan
kebutuhan user?
Kesimpulan
a
8/18/2019 7f872 Jurnal Gabungan Triana
5/14
T r i a n a F a t m a w a t i , P e r a n c a n g a n S i s t e m . . .
115
Pelatihan yang efektif didapatkan
dengan merencanakan pelatihan yang
memang diperlukan oleh karyawan. Oleh
karena itu sebelum merencanakan pelatihan,
bagian HR perlu untuk melakukan analisisterhadap kesenjangan ( gap) keterampilan
( skill ) yang dimiliki karyawan dengan yang
tingkat keterampilan idealnya (ideal skill ).
Pada beberapa perusahaan manufaktur
telah menerapkan analisis kesenjangan
keterampilan yang dimiliki karyawannya
melalui monitoring keterampilan karyawan.
Hasil monitoring keterampilan akan
diketahui keefektifan dari pelatihan yang
telah diberikan kepada karyawan tersebut,
juga sebagai dasar untuk merencanakan
pelatihan yang sebaiknya diberikan untuk
karyawan sesuai dengan jabatan atau posisi
karyawan tersebut. Alat bantu atau tools
yang dipakai oleh beberapa perusahaan
adalah berupa skill matrix.
Skill Matrix
Skill matrix merupakan dokumen untukmenilai keterampilan karyawan sesuai
dengan jabatannya. Skill matrix dapat
dimanfaatkan untuk merencanakan pelatihan
yang akan dilakukan sesuai dengan
penilaian keterampilan tersebut. Skill matrix
merupakan dokumen dalam format
Microsoft Excel yang berisi beberapa data
yaitu:
a. Data jabatan atau peran dalam
perusahaan atau dalam divisi;
b. Data keterampilan dari masing-masing
jabatan;
c.
Data tingkatan (level ) dari masing-
masing keterampilan. Data tingkatan ini
memiliki range 0 sampai 4 yang
menunjukkan penguasaan keterampilan dari
rendah ke tinggi.
d.
Data pelatihan atau modul pelatihan;
e.
Penilaian keterampilan karyawan ( skill
assessment ). Skill assessment karyawan
merupakan salah satu data terpenting pada
skill matrix. Sebab penilaian tersebut yang
akan menjadi dasar perencanaan pelatihan.
f. Nilai keterampilan yang diharapkan.
Tingkat penguasaan ini biasa disebuttingkatan ideal (ideal level atau desired ).
Tingkatan ideal pada masing-masing
keterampilan bukan selalu level tertinggi.
Sistem Penilaian Keterampilan dan
Perencanaan Pelatihan yang Berjalan
Gambaran proses penilaian karyawan
dan perencanaan pelatihan yang sedang
berjalan adalah seperti digambarkan pada
gambar 2:
Sistem Penilaian Keterampilan dan Perencanaan Training Karyawan
KaryawanExpertManager HR Officer
Hasil pemetaan
(mapping ) training
denganketerampilan
Membuat daftar
training
Membuat
pemetaan
(mapping ) antara
training dengan
keterampilan
Menentukan
keterampilan yang
harus dimiliki
untuk setiap
jabatan
Menilai
keterampilan
karyawan
Menilai
keterampilan
karyawan
Menentukan tingkat keterampilan
ideal yang dimiliki setiap jabatan
Menilai
keterampilan
karyawan
Nilai hasil
assessment
Nilai hasil
assessmentNilai assessment
Menganalisis gap
antara nilai hasil
assessment dengan
tingkat keterampilanideal
Hasil analisis gap
antara nilai aktual
dengan tingkat
ideal
Membuat peringkat
keterampilan yang
memiliki gap besar
Selesai
Peringkat
keterampilan yang
memiliki gap besar
Hasil pemetaan keterampilan
yang dimiliki oleh setiap
jabatan dan tingkat
keterampilan ideal yang
harus dimiliki setiap jabatan
Hasil pemetaan keterampilan
yang dimiliki oleh setiap
jabatan dan tingkat
keterampilan ideal yang
harus dimiliki setiap jabatan
Hasil pemetaan keterampilan
yang dimiliki oleh setiap
jabatan dan tingkat
keterampilan ideal yang
harus dimiliki setiap jabatan
Membuat daftar
keterampilan
Daftar
keterampilan
Gambar 2. Flowchart Cross Functional Proses
Penilaian dan Perencanaan Pelatihan
8/18/2019 7f872 Jurnal Gabungan Triana
6/14
J u r n a l T e k n o l o g i d a n M a n a j e m e n , V o l . 1 2 , N o . 2 , A g u s t u s 2 0 1 4
116
Data
Berdasarkan pengumpulan data, maka
dapat diinventarisasi data yang mengalir dan
direkam pada sistem saat ini adalah sebagai
berikut:a. Data jabatan
Data jabatan digunakan untuk memetakan
jabatan dan keterampilan yang harus
dimiliki oleh masing-masing jabatan.
b.
Data karyawan
Data karyawan digunakan untuk melakukan
penilaian keterampilan setiap karyawan.
c. Data pelatihan
Data pelatihan ini menjadi dasar dalam
perencanaan pelatihan apa yang akan
diselenggarakan.
d. Data keterampilan
Merupakan data yang berisi semua
keterampilan yang ada pada perusahaan.
e.
Data tingkat keterampilan ideal
Data tingkat keterampilan ideal
menunjukkan tingkat ideal dari
keterampilan. Nilai yang digunakan adalah
antara 1 sampai 5, dengan deskripsi: 1:Belum punya pengetahuan; 2: Tahu teori
dan dasarnya; 3: Tingkat 2 ditambah bisa
melakukan tetapi perlu dibimbing; 4:
Tingkat 3 ditambah bisa melakukannya
sendiri; 5: Tingkat 4 ditambah bisa
mengajarkan ke orang lain.
f.
Data pemetaan pelatihan – keterampilan
Data pemetaan antara pelatihan dan
keterampilan dimaksudkan untuk
mengetahui hubungan antara suatu pelatihan
dengan keterampilan yang dapat
ditingkatkan melalui suatu pelatihan.
g.
Data jabatan – keterampilan
Data jabatan – keterampilan merupakan data
hubungan antara jabatan dengan
keterampilan. Tujuannya untuk mengetahui
keterampilan apa saja yang harus dimiliki
oleh suatu jabatan.
h.
Data penilaian keterampilan
Data penilaian keterampilan merupakan data
untuk merekam hasil penilaian yang
diberikan oleh manajer, pakar, dan
karyawan itu sendiri. Penilaian ini dilakukan
per karyawan per keterampilan. Setelah tiga pihak memberikan penilaian, maka HR
officer akan memberikan nilai aktual yang
didasarkan dari hasil penilaian tiga pihak.
i.
Data kesenjangan keterampilan
Data kesenjangan keterampilan ( skill gap)
merupakan data hasil analisis kesenjangan
antara nilai keterampilan aktual dengan nilai
hasil penilaian keterampilan oleh ketiga
pihak di atas. Hasil analisis kesenjangan
keterampilan dengan tingkat keterampilan
aktual akan menjadi dasar perencanaan
pelatihan.
IV. ANALISIS DAN PERANCANGAN
Spesifikasi Kebutuhan Sistem
Berdasarkan hasil studi pendahuluan
dan diskusi tentang kebutuhan user , maka
dibentuk spesifikasi kebutuhan sebagai
berikut:Tabel 1. Deskripsi Spesifikasi Kebutuhan Sistem
No.
SRS
Spesifikasi
Kebutuhan
Deskripsi
SRS
– 01
Mengelola
data training
Sistem mempunyai fungsi
untuk mengelola data training.
Data training meliputi data
nama training dan deskripsi isi
dari training. Pengelolaan data
training ini merupakan hakdari HR officer . Pengelolaan
data training meliputi:
1.
Input data training baru2. Edit data training
3. Penghapusan data training
SRS
– 02
Mengelola
dataketerampilan
Sistem menyediakan fungsi
untuk mengelola dataketerampilan. Data
keterampilan meliputi id
keterampilan dan nama
keterampilan. Pengelolaan
data keterampilan merupakan peran dari manajer.
Pengelolaan data keterampilan
meliputi:
1.
Input data keterampilan
2. Edit data keterampilan
8/18/2019 7f872 Jurnal Gabungan Triana
7/14
T r i a n a F a t m a w a t i , P e r a n c a n g a n S i s t e m . . .
117
No.
SRS
Spesifikasi
Kebutuhan
Deskripsi
3. Hapus data keterampilan
SRS
– 03
Mengelola
pemetaan
pelatihan
dengan
keterampilan
Sistem menyediakan fungsi
untuk mengelola pemetaan
pelatihan dengan
keterampilan. Untuk setiap
pelatihan maka diberikan
nama-nama keterampilan yang
bisa ditingkatkan melalui
pelatihan tersebut. Pemetaan
pelatihan dengan keterampilan
ini merupakan peran dari HR
officer . Pengelolaan pemetaan
pelatihan dengan keterampilanmeliputi:
1. Input data keterampilan
untuk suatu pelatihan
2. Edit data keterampilan
untuk suatu pelatihan3. Hapus data keterampilan
untuk suatu pelatihan
SRS
– 04
Mengelola
data
keterampilan
setiap
jabatan
Mengelola data keterampilan
setiap jabatan meliputi
pemberian jenis keterampilan
yang diperlukan oleh suatu
jabatan. Pada fungsi ini
sekaligus diberikan nilaitingkat (level ) ideal untuk
masing-masing keterampilan
pada suatu jabatan.
Pengelolaan data keterampilansetiap jabatan ini merupakan
peran dari manajer.
SRS
– 05
Memberikan
nilai
assessment
keterampilan
Sistem menyediakan fungsi
untuk memberikan nilai
assessment keterampilan
setiap karyawan. Penilaian
keterampilan karyawandiberikan oleh tiga pihak,
yaitu manajer, pakar, dankaryawan itu sendiri. Para
penilai bisa mengakses sistem
untuk memberikan niliai
terhadap keterampilan
karyawan. Untuk manajer dan
pakar bisa memberikan
penilaian beberapa karyawan.
Sedangkan untuk karyawan
hanya bisa menilai
keterampilan dirinya sendiri.
No.
SRS
Spesifikasi
Kebutuhan
Deskripsi
SRS
– 06
Membuat
laporan
kesenjangan
keterampilan
Sistem menganalisis
kesenjangan ( gap)
keterampilan berdasarkan
hasil penilaian assessment
keterampilan karyawan.Laporan ini dihasilkan dari
perhitungan antara hasil
penilaian assessment
keterampilan dengan tingkatketerampilan ideal (desired )
yang telah ditetapkan oleh
manajer. Laporan ini dapat
diakses oleh manajer dan HR
officer . Laporan ini digunakan
HR officer sebagai dasar untukmerencanakan pelatihan yang
akan dilaksanakan.
SRS – 07
Mengeloladata user
Sistem menyediakan fungsi pengelolaan user yang
dilakukan oleh admininstrator
sistem, yang dalam sistem ini
adalah HR officer .
Pengelolaan user meliputi:
1. Input data user baru
2. Edit data user
3. Hapus data user
SRS
– 08
Login Sistem menyediakan fungsi
login untuk memberikan akseskepada pengguna sistem akan
fungsi-fungsi pada sistem
sesuai dengan hak aksesnya.
Use Case Diagram
Berikut diagram use case untuk Sistem
Penunjang Perencanaan Pelatihan
Karyawan. Diagram use case ini
digambarkan berdasarkan spesifikasi
kebutuhan sistem.
Gambar 3. Use case Diagram Sistem Informasi
Penunjang Perencanaan Pelatihan Karyawan
HR Officer
Manajer
Pakar
Karyawan
Mengelola Data Pelatihan
Mengelola DataKeterampilan Setiap
Jabatan
Mengelola Pemetaan Pelatihandengan Keterampilan
Memberi Nilai AssessmentKeterampilan
Membuat LaporanKesenjangan Keterampilan
Login
Mengelola User
Mengelola Data Keterampilan
8/18/2019 7f872 Jurnal Gabungan Triana
8/14
J u r n a l T e k n o l o g i d a n M a n a j e m e n , V o l . 1 2 , N o . 2 , A g u s t u s 2 0 1 4
118
Use Case Description
Berikut adalah definisi masing-masing
use case pada sistem penunjang perencanaan
pelatihan karyawan.
Tabel 2. Definisi Use case Sistem Informasi
Penunjang Perencanaan Pelatihan Karyawan
No. Use case Deskripsi
1 Login Merupakan proses
pengecekan hak akses user
yang berhak mengakses
fungsi tertentu pada sistem.
2 Mengelola
data user
Mengelola data user
merupakan proses untuk
mengelola data user. Usecase ini merupakan
generalisasi tiga proses
yaitu input data user , edit
data user , dan hapus datauser . Aktor yang melakukan
fungsi ini adalah HR officer sebagai administrator
sistem.
6 Mengelola
data
pelatihan
Proses untuk mengelola data
pelatihan. Use case ini
merupakan generalisasi tiga
proses yaitu input data
pelatihan, edit data
pelatihan, dan hapus data
pelatihan. Aktor yang
melakukan fungsi ini adalah
HR officer .10 Mengelola
data
keterampilan
Proses untuk mengelola data
pelatihan. Use case ini
merupakan generalisasi tiga proses yaitu input data
pelatihan, edit data
pelatihan, dan hapus data
pelatihan. Aktor yang
melakukan fungsi ini adalah
manajer dengan terlebih
dahulu melakukan diskusi
dengan HR officer untuk
menentukan keterampilan.
14 Mengelola
pemetaan
pelatihan
keterampilan
Proses untuk memetakan
pelatihan dengan
keterampilan. Tujuan proses
ini untuk mengetahui
keterampilan apa saja yang
dapat diakomodasi oleh
suatu pelatihan. Proses ini
merupakan generalisasi dari
tiga proses yaitu input data
No. Use case Deskripsi
keterampilan untuk suatu
pelatihan, edit data
keterampilan suatu
pelatihan,dan hapus data
keterampilan suatu
pelatihan. Aktor yangmelakukan fungsi ini adalah
HR Officer .
18 Mengelola
data
keterampilansetiap jabatan
Proses untuk memetakan
jabatan dengan pelatihan.
Tujuan proses ini untukmengetahui keterampilan
apa saja yang harus dikuasai
untuk suatu jabatan. Proses
ini merupakan generalisasi
dari tiga proses yaitu input
data keterampilan untuksuatu jabatan, edit data
keterampilan untuk suatu jabatan, dan hapus data
keterampilan untuk suatu
jabatan. Aktor yang
melakukan fungsi ini adalah
manajer.
22 Memberi
nilai
assessment
keterampilan
Merupakan proses untuk
memasukkan atau
mengubah nilai assessment
keterampilan seorang
karyawan. Aktor yang dapatmengakses fungsi ini adalah
semua aktor.
23 Membuatlaporan
kesenjangan
keterampilan
Merupakan proses sistemuntuk membuat laporan
kesenjangan keterampilan
berdasarkan hasil
perhitungan antara hasil penilaian assessment
keterampilan dengan tingkat
keterampilan ideal (desired )
yang telah ditetapkan oleh
manajer
8/18/2019 7f872 Jurnal Gabungan Triana
9/14
T r i a n a F a t m a w a t i , P e r a n c a n g a n S i s t e m . . .
119
Activity Diagram
Berikut adalah beberapa activity
diagram untuk beberapa use case yang
telah didefinisikan:
1.
Activity Diagram: Mengelola DataPelatihan
Gambar 4. Activity Diagram Mengelola Data
Pelatihan
2.
Activity Diagram: Mengelola
Pemetaan Pelatihan dengan
Keterampilan
Gambar 5. Activity Diagram Mengelola
Pemetaan Pelatihan dengan Keterampilan
3. Activity Diagram: Mengelola Data
Keterampilan Setiap Jabatan
Gambar 6. Activity Diagram Mengelola Data
Keterampilan setiap Jabatan
HR Officer SI Perencanaan Training
Display Form Data Training
Pilihan Add, Edit, Delete Data
Pilih Add Data Pilih Edit Pilih Delete
Input Data Trainingdan Deskripsi
Training
Pilih Data yangakan Diedit
Pilih Data yangakan Didelete
Pilih SimpanData
Edit Data Trainingdan Deskripsi
Training
Konfirmasi Hapus
Hapus Data
Konfirmasi Simpan
Data
Ya
Simpan Data Ya
Tidak
Tidak
Manager SI Perencanaan Training
Display Form Pemetaan Skilldengan Training
Input Nama Traininguntuk Setiap Skill
Pilih Simpan
Simpan
Input StatusKetersediaan
Training
Manager SI Perencanaan Training
Display Form SkillJabatan
Pilih Nama Jabatan
Input Nama SkillJabatan
Input skor Level Idealsetiap Skill
Pilih Simpan
Simpan Data SkillJabatan
8/18/2019 7f872 Jurnal Gabungan Triana
10/14
J u r n a l T e k n o l o g i d a n M a n a j e m e n , V o l . 1 2 , N o . 2 , A g u s t u s 2 0 1 4
120
4. Activity Diagram: Memberi Nilai
Assessment Keterampilan Karyawan
Gambar 7. Activity Diagram Memberi Nilai
Assessment Keterampilan Karyawan
5.
Activity Diagram: Membuat Laporan
Kesenjangan Keterampilan
Gambar 8. Activity Diagram Membuat
Laporan Kesenjangan Keterampilan
Class Diagram
Berikut adalah class diagram yang
menggambarkan kelas-kelas yang ada
pada sistem informasi penunjang perencanaan pelatihan karyawan.
Gambar 7. Class Diagram Sistem Informasi
Penunjang Perencanaan Karyawan
Sequence DiagramBerikut adalah beberapa sequence
diagram untuk beberapa use case yang
telah didefinisikan:
1. Sequence Diagram Use case
Mengelola Data Pelatihan
a. Sequence Diagram Use case Input
Data Pelatihan
Manager Expert Karyawan SI Perencanaan Training
Display FormSkill Assesment per
Karyawan
Mengisi Nilai SkillDiri Sendiri
Mengisi Nilai SkillKaryawan
Mengisi Nilai SkillKaryawan
Pilih Simpan Pilih Simpan Pilih Simpan
Simpan
SI Perencanaan TrainingManager HR Officer
Menampilkan MenuLaporan Kesenjangan
Skill
Pilih LaporanKesenjangan Skill
Pilih LaporanKesenjangan Skill
Hitung Rata-rataKesenjangan Skill Semua
Karyawan untuk Setiap Skill
Tampilkan Skill danRata-rata
Kesenjangan Skill
Main
+main()+formLogin()+formMenu()+formKelolaUser()+formKelolaDataTraining()+formSkillJabatan()+formKerugian()+formMappingSkillTraining()+formSkillAssesment()+formLaporanKesenjanganSkill()+formRencanaTraining()
Login
+validasiLogin()
+logout()
Kelola Data User
+tampilUser()+addUser()+editUser()+deleteUser()
Kelola Data Training
+tampilDataTraining()+addDataTraining()+editDataTraining()+deleteDataTraining()
Kelola Skill Jabatan
+tampilListSkillperJabatan()+editSkilldanLevelSkill()
Mapping Skill Training
+tampilListMappingSkillTraining()+addTrainingPadaSkill()+editTrainingPadaSkill()
Skill Assesment
+tampilListKaryawan()+tampilDataSkillKaryawan()
+inputNilaiSkillKaryawan()+editNilaiSkillKaryawan()
Laporan Kesenjangan Skill
+hitungKesenjanganSkill()+tampilKesenjanganSkill()
KoneksiDatabase
+host+database+username+password
+bukaKoneksi()+executeQuerySelect()+executeQueryUpdate()+tutupKoneksi()
1
1
1
1
11
11
1
1
1
11
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1..*
1
TbUser
+idUser+username+password+nama+hakAkses
+setIdUser()+getIdUser()
+setUsername()+getUsername()+setPassword()+getPassword()+setNama()+getNama()+setHakAkses()+getHakAkses()
TbTraining
+idTraining+namaTraining+desc
+setIdTraining()+getIdTraining()+setNama()+getNama()+setDesc()+getDesc()
TbJabatan
+idJabatan
+namaJabatan
+setIdJabatan()+getIdJabatan()+setNamaJabatan()+getNamaJabatan()
TbKaryawan
+idKary+nama+idJabatan
+setIdKary()+getIdKary()+setNama()+getNama()+setIdJabatan()+getIdJabatan()
TbSkill
+idSkill+namaSkill+levelIdeal
+setIdSkill()+getIdSkill()+setNamaSkill()+getNamaSkill()+setLevelIdeal()+getLevelIdeal()
TbLevelSkill
+idLevel+level+desc
+setIdLevel()+getIdLevel()+setLevel()+getLevel()+setDesc()+getDesc()
1..*
1
TbAssessment
+idKary
+byManager+byExpert+byKary+tahun
+setIdKary()+getIdKary()+setByManager()+getByManager()+setByExpert()+getByExpert()+setByKary()+getByKary()+setTahub()+getTahun()
1..*
1
1..*
1
1..*1
1..*1
1..*
1
1..*
1
1..*
1
1..*
1
1..*
1
1..*
1
TbJabatanSkill
+idJabatan+idSkill
+setIdJabatan()+getIdJabatan()+setIdSkill()+getIdSkill()
TbTrainingSkill
+idTraining+idSkill
+setIdTraining()+getIdTraining()+setIdSkill()+getIdSkill()
1..*
1
1..*
1
1..*
1
1..*
1
1..*
1
1..*
1
8/18/2019 7f872 Jurnal Gabungan Triana
11/14
8/18/2019 7f872 Jurnal Gabungan Triana
12/14
J u r n a l T e k n o l o g i d a n M a n a j e m e n , V o l . 1 2 , N o . 2 , A g u s t u s 2 0 1 4
122
Rancangan Basis Data
Berikut adalah rancangan struktur
tabel basis data untuk sistem informasi
penunjang perencanaan pelatihan
karyawan:
Gambar 14. Rancangan Struktur Basis data
Sistem Informasi Penunjang Perencanaan
Pelatihan Karyawan
Rancangan Antar Muka
Berikut adalah beberapa rancangan
antar muka pada sistem informasi penunjang perencanaan pelatihan
karyawan:
1. Form Mengelola Data Keterampilan
Gambar 15. Rancangan Form Mengelola Data
Keterampilan
2. Form Pemetaan Keterampilan Setiap
Jabatan
Gambar 16. Rancangan Form Pemetaan
Keterampilan Setiap Jabatan3. Form Mengelola Data Pelatihan
Gambar 17. Rancangan Form Pemetaan
Keterampilan Setiap Jabatan
Spesifikasi Lingkungan Implementasi
Lingkungan pengembangan prototipe
sistem ini adalah sebagai berikut:
1. Spesifikasi perangkat keras
- Processor : Pentium Dual Core
1,8 GHz, L2 Cache 1Mb
- Memory : 2 Gbyte
- Harddisk : 40 Gbyte
2. Spesifikasi perangkat lunak
- Bahasa pengembangan program:
HTML, CSS, PHP, Javascript
- Database Management System
(DBMS) : MySQL 5
- Web Server : Apache Web
Server
8/18/2019 7f872 Jurnal Gabungan Triana
13/14
T r i a n a F a t m a w a t i , P e r a n c a n g a n S i s t e m . . .
123
- Tools Perancangan Antarmuka:
Macromedia Dreamweaver 8
- Sistem Operasi: Windows 2003
Server
-
Web Browser : Microsoft IE,Mozilla Firefox
V. KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian ini maka
didapatkan kesimpulan sebagai berikut:
1. Untuk memberikan kemudahan pihak
perencana pelatihan dalam
merencanakan kebutuhan pelatihan
karyawan, maka perlu dibangun sistem
yang dapat menunjang perencana
pelatihan dengan memberikan
informasi berupa prioritas kebutuhan
pelatihan berdasarkan prioritas jenis
keterampilan yang harus ditingkatkan.
2. Dengan adanya sistem informasi yang
memberikan informasi keterampilan
karyawan yang perlu ditingkatkan
maka pihak perencana pelatihan dapatmerancang pelatihan yang efektif.
3. Sistem informasi penunjang
perencanaan pelatihan yang dirancang
mampu menyediakan fasilitas berupa:
a. penilaian keterampilan karyawan
dari beberapa pihak dengan lebih
cepat dan mudah ditelusuri
(traceable)
b. penyediaan informasi penunjang
dalam membuat prioritas
kebutuhan pelatihan dengan lebih
cepat, dapat ditelusuri, praktis, dan
ramah lingkungan karena
meminimalkan penggunakan
dokumen hardcopy.
c. membantu perencana pelatihan
untuk menyusun pelatihan dengan
lebih baik sehingga menghasilkan
pelatihan yang efektif.
Saran
Beberapa saran yang didapatkan
berdasarkan hasil penelitian adalah:
1. Sistem informasi yang dirancang harus
dihubungkan dengan sistem personaliayang ada, karena sistem ini
menggunakan beberapa data yang
sudah ada pada sistem basis data
personalia.
2.
Sistem informasi penunjang
perencanaan pelatihan yang dirancang
belum memasukkan data kerugian
(losses) yang merupakan kerugian
akibat kurangnya keterampilan
tertentu. Data kerugian ini akan
menjadi salah satu faktor bobot yang
digunakan dalam menghitung
kesenjangan ( gap) keterampilan.
3. Sistem informasi penunjang
perencanaan pelatihan yang dirancang
belum memasukkan fungsi
penjadwalan pelatihan, termasuk
waktu dan peserta yang mengikuti
pelatihan tersebut, berdasarkan hasilanalisis kesenjangan ( gap)
keterampilan karyawan.
VI. DAFTAR PUSTAKA
A.S., Rosa, Shalahudin, M., 2011, Modul
Pembelajaran Rekayasa Perangkat
Lunak , Bandung: Modula.
Kazilan, F., Ramlah, H., 2009,
Employability Skills among the
Students of Technical and Vocational
Training Centers in Malaysia,
European Journal of Social Sciences,
Vol 9 No. 1.
Kendall, Kenneth & Kendall, Julie,
System Analysis and Design, 2002,
New Jersey: Prentice Hall.
McLeod, R., Schell, G., 2001, Sistem
Informasi Manajemen, Edisi
kedelapan, New Jersey: Prentice Hall.
8/18/2019 7f872 Jurnal Gabungan Triana
14/14
J u r n a l T e k n o l o g i d a n M a n a j e m e n , V o l . 1 2 , N o . 2 , A g u s t u s 2 0 1 4
124
O’Brien, J., 2005, Pengantar Sistem
Informasi, Edisi 12, New York: Mc
Graw Hill.
Pressman, R., 2002, Rekayasa Perangkat
Lunak Pendekatan Praktisi, BukuSatu Ed. II, New York: Mc. Graw
Hill Companies.
Rahardjo, M., 2008, Analisis Pelaksanaan
Perlatihan dalam Meningkatkan
Produktivitas Kerja Karyawan Bagian
Penjualan Pada PT. X di Jakarta,
Jurnal Manajemen Tahun XII No. 02
hal 176-190
Riady, H., 2009, Meningkatkan Komitmen
Karyawan atas Organisasi Melalui
Pengelolaan “Quality Work of Life”,
Jurnal of Human Capital , Vol. 1 No.
2.
Sommerville, I., 2003, Software
Engineering , Jilid 1 Ed 6, Addison
Wesley Publishers.
Wulandari, R., 2005, Penilaian Kebutuhan
Pelatihan: Tantangan dan Solusi,
Jurnal Siasat Bisnis on Human Resources hal 75-76 .
http://www.humanresources.about.com,
tanggal akses 17 Juli 2012.
http://www.humanresources.about.com/http://www.humanresources.about.com/