CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICACONTRALORÍA REGIONAL DE MAGALLANES Y DE LA ANTÁRTICA CHILENA

UNIDAD DE PERSONAL DE LA ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO

YSV REMITE INFORME N° 2, DE 2014, DE

VALIDACIÓN SIAPER REGISTROELECTRÓNICO, EN EL INSTITUTOANTÁRTICO CHILENO.

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORESINSTITUTO ANTÁRTICO CHILENO

N° 7 11 8

PUNTA ARENAS, 2C14

Cumplo con enviar a Ud. Informe N° 2,de 2014, con el resultado del proceso de validación efectuado el 25 de febrero de2014, sobre uso y funcionamiento del Sistema de Información y Control delPersonal de la Administración del Estado (SIAPER) en el Instituto AntárticoChileno.

En el marco de la tarea realizada,destacamos su proceder en los siguientes aspectos:

El 100% de los actos administrativos exentos relativos a personal,correspondientes a la muestra del período validado, se encuentranarchivados con sus respectivos certificados de registro electrónico, enconcordancia a lo instruido en la resolución N° 908, de 2011, de laContraloría General de la República.

El 100% de los documentos validados se encontraban correctamentearchivados, lo que permitió un proceso de validación expedito y ordenado.

El servicio ha realizado el registro de las resoluciones exentas con undesfase de O días, dando cumplimiento a lo señalado en la resolución N°908, de 2011, y en armonía con lo dispuesto en el artículo 15 de laresolución N° 1.600, de 2008, ambas de la Contraloría General de laRepública.

AL SEÑORDIRECTORINSTITUTO ANTÁRTICO CHILENOPRESENTE

• El Instituto Antártico Chileno, ha registrado el 100% de los actos emitidosen el período validado.

Sin perjuicio de lo expuesto, eseservicio deberá arbitrar las medidas pertinentes con el fin de corregir lasobservaciones que se detallan en el informe que se adjunta, dentro del plazo de20 días hábiles, a contar de la fecha de recepción del presente oficio.

Saluda atentamente a Ud.

CONTRALOR REGIONALMagallanes y Antártica Chilena

Contraloría General de la RepúblicaSUBROGANTE

CONTRALORÍA REGIONAL DE MAGALLANES Y DE LA ANTÁRTICA CHILENAUNIDAD DE PERSONAL DE LA ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO

INSTITUTO ANTÁRTICO CHILh.Región de Magallanes y de la Antártica Chilena

Infui ine N°: 2/2014Fecha: 03 de marzo de 2014

www.contraloria.c1

Aspectos Generales

Servicio Instituto Antártico Chileno

Región demedición Magallanes y de la Antártica Chilena

DependenciasValidadasMetodologíaCuantitativa

Muestreo Aleatorio: 80% confianza,7% error y 3% precisión

Universo: 2051 documentosMuestra: 75 documentos

MetodologíaCualitativa Estudio de opiniones (Entrevista dirigida- Encuesta de satisfacción)

Período Validado Documentos registrados desde el 25 de mayo de 2013 hasta el 13 deenero de 2014

Aspectos Cuantitativos2.1 Documentos emitidos y registrados

A continuación, se consignan las materias afectas a registro, según la nomenclatura en queson desplegadas en la plataforma web SIAPER:

MATERIASTOTAL DOCUMENTOS PORCENTAJE

DE REGISTROEMITIDOS REGISTRADOS NO

REGISTRADOSSuplencias mismo servicio 0 0 0 0%Contratas inferiores a 15 días 0 0 0 0%Prórroga de contratas 1 1 0 100%Cese de suplencias y término de contratas 0 0 0 0%Honorarios 0 0 0 0%Renovación honorarios asimilados a grado 0 0 O 0%Término honorarios 0 0 O 0%Permisos y feriados 181 180 1 99%Licencias médicas y maternales 24 24 0 100%Modifica / Rectifica O 0 0 0%Deja sin efecto permisos y feriados O 0 0 0%Respaldo Licencias Médicas O 0 0 0%Renovación Contrato Código del Trabajo O 0 0 0%

TOTAL 206 205 1 100%

El proceso de validación realizado en el mes de febrero de 2014, abarcó el Instituto AntárticoChileno, en adelante —INACH-, constatándose que se registró el 100% del total dedocumentos exentos de personal emitidos entre el 25 de mayo de 2013 y el 13 de enero de2014, los que se encuentran debidamente archivados.

Es del caso consignar que del total de los documentos registrados en el período validado, nose ha ingresado en el sistema SIAPER RE, sólo 1 documento, correspondiente a la materiapermisos y feriados, cuyo detalle se indica en el anexo N° 1.

Es dable destacar, que el INACH, ha dado cumplimiento a lo señalado en el artículo 4, de laresolución N° 245, de 2012, de la Contraloría General de la República, en el sentido deutilizar una numeración única y correlativa para sus resoluciones exentas en todos aquellos

rme de

3

Documentos emitidos registrados v/s no registrados

TOTALDOCUMENTOSNOREGISTRADOS ENSIAPER RE

TOTALDOCUMENTOSREGISTRADOS ENSIAPER RE

TOTAL

250

200

E 100

50

o

actos que se refieran a las materias de personal, control que es llevado mediante un sistemacomputacional.

Finalmente, respecto del informe N° 10, de 2013, correspondiente a la validación efectuadaal servicio en el mes de junio de 2013, se ha podido constatar que se han regularizado lasobservaciones detalladas en el punto 2.5, del referido informe. Asimismo, ese servicio hatomado las medidas pertinentes a fin de mejorar la calidad en el ingreso de los actosadministrativos, lo que ha quedado de manifiesto toda vez que no se detectaronincongruencias en las resoluciones exentas validadas (75) en esta oportunidad.

2.2 Documentos emitidos no registrados

El gráfico muestra sólo 1 acto exentoemitido y no registrado electrónicamente,ante lo cual, es necesario que ese Servicioarbitre, en el corto plazo, las medidasnecesarias para ingresar dicho documentoa SIAPER RE.

La estrategia y plazo de ejecución de talmedida, deben ser comunicada a laContraloría Regional de Magallanes y de laAntártica Chilena, mediante oficio, dentrodel plazo de 20 días hábiles, indicado en eldocumento conductor de presente informe.

2.3 Sobre desfase de registro en plataforma web SIAPER

El período de desfase' promedio es de O días hábiles.

En relación a lo señalado en la resolución N° 908, de 2011, y en armonía con lo dispuesto enel artículo 15 de la resolución N° 1.600, de 2008, ambas de la Contraloría General de laRepública, cabe manifestar que la Dirección Regional de Magallanes del Servicio deRegistro Civil e Identificación ha registrado los actos exentos de personal en la plataformaweb SIAPER dentro de los primeros 15 días hábiles luego de emitidos.

2.4 Interacción con Unidad de Atención de Usuarios SIAPER

De acuerdo con el reporte emitido por la Unidad de Atención de Usuarios SIAPER, en elperíodo comprendido entre el 25 de mayo de 2013 hasta el 13 de enero del año en curso, elInstituto Antártico Chileno, generó 2 casos, los que se encuentran cerrados.

Del informe de "Reporte de casos" 2 emitido por la UATUS SIAPER, la interacción entre esaunidad y el servicio, se ha desarrollado principalmente hacia solicitud de asesoría (2casos).

1 Período de Desfase es aquél que transcurre entre la fecha de emisión del acto administrativo validado y su registro en laplataforma web SIAPER RE.

Reporte enviado por la UATUS sobre el detalle de casos generados mediante el botón "Ayuda" por el servicio durante elperíodo validado.

Informe de Valide

4

Finalmente, es necesario indicar que ese servicio debe seguir utilizando los canales formalesde comunicación, prefiriendo el botón ayuda dispuesto para esos fines en la plataforma.

2.5 Calidad de la información registrada

El proceso de validación realizado el 25 de febrero del año en curso, abarcó una muestracompuesta por 75 documentos, no constatándose incongruencias 3 , errores4 y omisiones5.

YEMELIN SABAY VILLALOBOSJEFE UNIDAD DE PERSONAL

DE LA ADMINISTRACION DEL ESTADOCONTRALORÍA REGIONAL DE

MAGALLANES Y ANTÁRTICA CHILENA

3 Incongruencias: Diferencia entre lo registrado en la plataforma web SIAPER y lo consignado en los actos administrativosvalidados emitidos en papel por el servicio.4 Errores: Equívoco de forma o de fondo constatado en los actos administrativos validados emitidos en papel por el servicio,como asimismo, los advertidos en la plataforma web SIAPER a nivel de los campos obligatorios utilizados por la entidadusuaria para ingresar la información requerida.5 Omisiones: Información faltante en la plataforma web SIAPER, atendida su omisión en el acto administrativo validado o lainexistencia en el servicio operador de la plataforma, de documentos en soporte papel a validar.

in ocre (.IC

5

Anexo N° 1

Instituto Antártico Chileno

Registro de numeración de actos administrativos en materia de personal, no registrados.

TIPO DEDOCUMENTO

NÚMERORESOLUCIÓN

FECHAEMISIÓN DESCRIPCIÓN DE LA MATERIA

RESOLUCIÓNEXENTA 937 19/11/2013

16:01Permiso complementario Sr. Jorge González A., porel día 20/11/2013 (1/2 día a.m.).

inforn

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