CHICAGO ROCKFORD INTERNATIONAL AIRPORT

GREATER ROCKFORD AIRPORT AUTHORITYFOR THE FISCAL YEAR OF 2015

ROCKFORD, ILLINOIS

ANNUAL BUDGET & APPROPRIATION ORDINANCE

2015

  

Fiscal Year 2015 Annual Budget and Appropriations Ordinance 

For the period of May 1, 2014‐April 30, 2015 

Greater Rockford Airport Authority 

Chicago Rockford International Airport 

Rockford, Illinois 

 

 

 

Board of Commissioners 

Paul Cicero, Chairman 

Tom Myers, Vice Chairman 

Ray Wetzel, Secretary 

Kenneth Edward Copeland, Treasurer 

Patrick Derry 

Tom Dal Santo 

 

 

Michael P. Dunn, Executive Director 

Amy M. Ott, AAE, CPA, Deputy Director 

Jan Benoit, Finance Manager 

     

Mission   

The Chicago Rockford International Airport exists to create regional economic opportunities through global aviation. 

        

Vision  We will leverage our asset base to achieve significant growth in the following areas:   Cargo Service – to increase national ranking in gross landed weight.     Passenger Aviation – to provide a high level of hassle‐free customer satisfaction with additional destinations in niche markets.  General and Corporate Aviation – to maintain, support and encourage expansion.   Economic Development – to provide economic opportunities for growth.    Education, Research and Development Initiatives – to leverage facility and available resources to enhance local aerospace initiatives in both the public and private sectors.         

Table of Contents  

TRANSMITTAL LETTER 

Budget Objectives ..................................................................................................................... 1 Overview and Economic Conditions  ........................................................................................ 2 Budget Summary ....................................................................................................................... 6 History   ............................................................................................................................. 7 Organization   ............................................................................................................................ 8 Strategic Plan  .......................................................................................................................... 11 Financial Policies  .................................................................................................................... 13 Budget Document ................................................................................................................... 19 Budget Process ........................................................................................................................ 19 Distinguished Budget Presentation Award ............................................................................. 20 Revenues   ............................................................................................................................... 22 Expenditures . .......................................................................................................................... 23 Debt Service   ........................................................................................................................... 25 Capital Improvement Program ................................................................................................ 26 Net Assets   .......................................................................................................................... 28 Designated Assets ................................................................................................................... 28 Acknowledgement .................................................................................................................. 30 

BUDGET SUMMARY Summary   ............................................................................................................................... 31 

REVENUE OPERATING Summary   ............................................................................................................................... 32 Budget   ............................................................................................................................... 34 Justifications  ........................................................................................................................... 35 

OPERATING EXPENSES Summary   ............................................................................................................................... 39 Combined Departmental Budgets........................................................................................... 40 

Finance and Administration Department Summary   ............................................................................................................................... 43 Budget   ............................................................................................................................... 46 Justifications  ........................................................................................................................... 47 

 Facilities and Maintenance Department Summary   ............................................................................................................................... 52 Budget   ............................................................................................................................... 54 Justifications  ........................................................................................................................... 55 

 Operations Department Summary   ............................................................................................................................... 61 Budget   ............................................................................................................................... 63 Justifications  ........................................................................................................................... 64 

Marketing  Department Summary   ............................................................................................................................... 67 Budget   ............................................................................................................................... 68 Justifications  ........................................................................................................................... 69 

Terminal Service Department Summary   ............................................................................................................................... 70 Budget   ............................................................................................................................... 72 Justifications  ........................................................................................................................... 73 

AirFest Department   Summary   ………………………………………………………………………………………………………………………….77   Budget        ………………………………………………………………………………………………………………………….78   Justifications  ……………………………………………………………………………………………………………………..79 Business Development Department 

Summary   ............................................................................................................................... 82 Budget   ............................................................................................................................... 83 Justifications  ........................................................................................................................... 84 

Air Service Development  Department Summary   ............................................................................................................................... 86 Budget   ............................................................................................................................... 88 Justifications  ........................................................................................................................... 89 

NON‐OPERATING REVENUES AND EXPENSES Budget   ............................................................................................................................... 91 Justifications  ........................................................................................................................... 92 

CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAM ................................................................................................... 93 EXHIBITS 

Exhibit 1  Tentative Budget and Appropriation Ordinance ..................................................... 99 Exhibit 2  Rate & Charges Ordinance .................................................................................... 101 Exhibit 3  Acronym and Glossary of Terms ............................................................................ 103 Exhibit 4  Statistics ................................................................................................................. 108 Exhibit 5  Fiscal Year 2015 Budget and Appropriation Ordinance ........................................ 113 

   

May 23, 2014  The Honorable Chairman and Board of Commissioners Greater Rockford Airport Authority 60 Airport Drive Rockford, IL  61109  Dear Mr. Chairman and Commissioners:    Respectfully  presented  is  the  annual  budget  of  the Greater  Rockford  Airport  Authority  (Authority)  as approved by  the Board of Commissioners May 22, 2014. The Authority operates  the Chicago Rockford International Airport (RFD).    The budget  includes plans and  resources  to move  toward  the  strategic goals.   This  includes  continued efforts to grow passengers, work to develop underutilized areas of the airport and make the RFD cargo capabilities known across the globe.    The  capital budget  includes  funds  for  significant  infrastructure upgrades  to  support  the expansion and growth of aviation development.   Passenger retention and development is also a key part of the FY2015 plan.    The budget strategically directs the allocation of resources to best enable the Authority to operate RFD in a manner that exceeds customer expectations and meets all safety and security requirements.    It funds operations,  activities,  infrastructure,  equipment  and  technology  enhancements  to meet  the  strategic goals of the Authority for the next year and into the future.   Budget Objectives  The  Authority’s  goals  for  the  FYE15  budget  are  to  allocate  available  resources  to  RFD  programs  and services to:  Operate a safe and secure airport.  Meet all regulatory, legal and contractual requirements.  Continue to exceed expectations to the customers of RFD with exceptional customer service and 

care.  Operate an efficient and financially self‐sustaining organization.  Provide the necessary resources to accomplish the Authority’s strategic plan. 

 The budget objectives are further broken down within each of the departmental and capital budgets for the year.     

1

Overview and Economic Conditions  The Authority is one of the oldest airport authorities in the United States. Formed in 1946, subsequent to enabling  legislation,  the  Authority  has  four  communities  who  appoint  a  seven‐member  Board  of Commissioners. The Board of Commissioners is responsible for setting policies and ordinances governing the operations of the Authority, which are carried out or enforced by a professional staff.   We have unrestricted airspace and a seven day 24 hour FAA Air Traffic Control Tower. RFD is a world‐class airport capable of landing any aircraft in Category II/III conditions.   RFD  is a United States Customs Port of Entry and grantee of Foreign Trade Zone (FTZ) #176. The diverse activities  at  RFD  cause  it  to  have  a  greater  economic  impact  on  the  region  it  serves  than  any  other commercial service airport in the State of Illinois, excluding the City of Chicago's airport system.    RFD is located in the southwest quadrant of Rockford, Illinois with easy access from five major highways.  It  is  located  approximately  85 miles  northwest  of  Chicago,  Illinois;  90 miles  southwest  of Milwaukee, Wisconsin;  60 miles  southwest  of Madison, Wisconsin;  90 miles  east of Dubuque,  Iowa;  and  90 miles northwest of Moline,  Illinois. The airport  covers an area of about 3,000 acres with 800 of  those acres airfield related. The market service area ranges from 2,500,000 people at 60 minutes to 8,400,000 people at 90 minutes. RFD is geographically centered within the region.  

  

The  economic  condition  and  outlook  for  the  region  has  improved  slightly  over  the  prior  year.  Employment needs are  increasing slowly, but greater than the needs  in the  last two prior years and the unemployment  rate  decreased  from  9.8%  to  9.1%.    The  region  continues  to  expand  and  diversify  its industrial base and employment opportunities.   The Metropolitan Statistical Area (MSA)  is over 350,000 people and is the fastest growing MSA in the state of Illinois and has been for two consecutive years.  This growth  is expected to continue.   The region  is a community that still understands shift work and values companies  that  need  employees with  industrial  skills.   A  recent  study  by  The  Pathfinders  (Dallas,  TX) polled area employers on existing workforce characteristics, found that the labor‐shed actually consists of a  five‐county  region with  a  population  of  over  807,000  individuals  and  that  the workforce was  over 435,000 people.   This number  far exceeds  the  federal government’s assumption of a  two‐county MSA population of approximately 350,000 people and a labor force of about 175,000.  The region’s low cost of living and competitive wage rates benefit both employer and employee. 

2

Overview and Economic Conditions(con’t)  Our region is considered an excellent location for logistics services, warehouses and distribution centers, aerospace, on and off  road  vehicle manufacturing,  industrial machinery, and metals manufacturing,  as well as back office operations/call centers, professional business services, food processing, and chemicals manufacturing.  The area lies in the heart of the Midwest at the crossroads of America and in very close proximity  to  Chicago, Milwaukee, Madison, Quad‐Cities,  and  Peoria.    As  part  of  the  Greater  Chicago region, Rockford  is part of the third‐largest multi‐modal system  in the world and the  largest  in  the U.S.  From the Rockford area, businesses can reach 80% of U.S. households within a 24‐hour truck drive.   The financial condition of the Authority is primarily dependent upon the amount of aircraft utilization at RFD.  That utilization, in turn, is dependent upon several factors:  the amount of cargo that is sorted at the United Parcel Service hub; the number of passenger airlines that service RFD; the number of passengers that use the airport; the national economy, which influences buying, and subsequent shipping habits; and, the regional economy that influences the willingness of the consumer to purchase air travel.  RFD  is  home  to  the  second  largest  air  hub  sorting  facility  in  United  Parcel  Service's  system.    Fees associated with cargo account for 36% of the operating revenue of the Authority.  The Authority is not immune to the global economic crisis and this year statistics and revenues reflect that impact.    The most  recent  FAA  cargo  reports  state  RFD  is  the  25th  largest  cargo  airport  in  the United States.   The annual  total of gross  landed weight  for all cargo aircraft  for  the year was down 3.40%.   A majority of  this was a  reduction  in  flights  for UPS during  the years, which are all domestic  flights.   The reduction was also a result of a limited number of charter cargo operations being less than in past years.  Since  all  of  our  cargo  operations  are  domestic,  our  strategic  plan  focuses  on  international  cargo  as  a growth area.  This will help mitigate some fluctuations.    Cargo is a leading economic indicator and we fully believe that as the economy begins to grow, so will our cargo activities.   The new  International Cargo apron and  facility can allow RFD  to compete globally and become one of the top cargo airports in the world.  It is estimated that RFD creates an economic impact approximately  $1  billion  annually  to  the  region.    Feeding  off  the  cargo  airlines  are  60 motor  freight carriers serving 37 terminals.  The goal of growth in international cargo at RFD is a paradigm shift for the movement of cargo  in the Midwest region of the United States.   FYE15 projects no  increase  in weights; however, an increase in rates will help offset the limited growth.     

3

Overview and Economic Conditions(con’t)  

 ‐

 200

 400

 600

 800

 1,000

 1,200

 1,400

 1,600LBS

Millions

Cargo Landed Weight

  

Passenger growth continues to be a high priority as outlined in the strategic plan.  As the volatility of the passenger airlines continues  it  is  important for RFD to diversify the base of airlines that operate at RFD.  Currently Allegiant Air offers service to Las Vegas, Orlando/Sanford, Clearwater/St Pete, Punta Gorda/Ft Myers, and Phoenix/Mesa.   Apple Vacations offers seasonal service  to Cancun, Punta Cana, and Puerto Vallarta.   Allegiant Air accounts for 80% of all seats currently available at RFD.    Our goal  is to  increase the number of passengers and airlines.   Economic  issues that are outside of our control  can have an effect on  this plan.   These  issues  include:  the  current  fuel price  rise,  the  financial condition of the airlines, and any security and safety mandates issued.  The Authority is mindful of these issues as  they plan  for  the  future.   The  last year has  seen dramatic changes  in our  regional and global economic  condition.    The  Authority  is making  every  effort  to  continue  to  build  and  grow  passenger service.   Even though capacity has not returned to  its previous  levels, our average  load factors are over 94%, so the demand is still there and the budget includes resources to continue marketing and developing the service.  New service will begin in January to Puerto Vallarta on a seasonal basis with Apple Vacations.  With these additions, RFD is projecting a 3% growth in passengers for the coming year.        

4

Overview and Economic Conditions(con’t)  

 ‐

 50,000

 100,000

 150,000

 200,000

 250,000

Passengers

  

The Foreign Trade Zone (FTZ) program creates a partnership between American business and the Federal government, increasing the global market share of U.S. businesses and retaining or creating jobs at home.  The FTZ program fits the mission of the Authority to expand business opportunity, create jobs and assist local companies to compete more effectively in the global marketplace.  We believe that the FTZ can be a catalyst  to  improve  the  economic  and  business  climate  of  the  region.   Four  of  our  sites/subzones  are active Zone operators.  In 2010, FTZ #176 received reorganization approval from the FTZ Board under the new  Alternative  Site  Framework  (ASF)  system, which  provides  faster  and  cheaper  access  to  program benefits  for  potential  business  partners  in  the  first  quarter  of  the  fiscal  year.    Service  is  now  readily available to prospects in all of Boone, Ogle, Lee, Stephenson, Winnebago as well as parts of Bureau, Kane and McHenry Counties, most of LaSalle and part of Putnam County.     While the growth  in movement of products  through  FTZ  activated  sites  and  subzones  slowed  in  the  recessionary  economy,  leadership expects growth to reach $500 million within the next few years.   Interest in activation is growing, with 3‐4 additional applications anticipated during FYE15, with many more partners in the next two to three years.  

5

Budget Summary  The  budget  presented  has  many  highlights  discussed  in  subsequent  sections.  Operating  revenues  is budgeted at $5,532,049 for FYE15, is an increase from the prior year budget mainly related to the airshow being added back this year.   The decrease  in the operating expenses  is related to the same.   Operating expenses are budgeted at $8,403,877 which is a 2.6% decrease compared to the prior year budgets.    

FYE12 FYE13 BFYE14 Est. FYE14 BFYE15

Operating Revenue

Airport fees‐airside 1,967,889$        1,884,418$        2,008,395$        1,906,774$        2,010,075$             

Airport fees‐landside ‐ rental  car commissions 182,268             190,993             220,000             199,000             210,000                  

Lease revenue‐on airport 1,093,736          1,096,151          1,272,549          1,215,849          1,328,330               

Lease revenue‐off airport 498,751             517,395             537,242             561,996             620,489                  

Airfest revenue 495,962             559,418             ‐                           ‐                           605,000                  

Airport service fees 262,580             231,593             258,750             235,768             254,750                  

Other 452,140             426,740             445,655             432,837             503,405                  

  Total  Operating Revenue 4,953,326          4,906,708          4,742,591          4,552,224          5,532,049               

Operating Expense

Personnel  services (3,606,203)         (3,829,977)         (3,741,032)         (3,972,556)         (3,819,660)              

Contractual  services (4,349,187)         (3,780,313)         (2,958,075)         (2,873,657)         (3,005,860)              

Commodities (935,767)            (1,196,301)         (1,198,987)         (1,069,451)         (1,286,917)              

Other (502,226)            13,424                (286,440)            (335,597)            (291,440)                 

  Total  Operating Expense (9,393,382)         (8,793,166)         (8,184,534)         (8,251,261)         (8,403,877)              

Net Operating Expense        (4,440,056)        (3,886,458)        (3,441,942)        (3,699,037)               (2,871,828)

Non‐operating Revenue (Expense)

Interest income 33,880                19,318                25,000                16,183                20,000                     

Property tax levy‐operating 3,346,076          3,122,854          3,140,452          3,123,289          3,102,000               

Replacement tax 525,140             520,646             523,449             595,828             602,222                  

AIP reimbursement funds 4,565,843          1,636,679          950,000             950,000             950,000                  

Passenger facil ity charges 522,905             474,257             511,991             526,343             559,926                  

Funds  from auctioned equipment ‐                           2,937                  100,000             20,980                75,000                     

Other credits (145,279)            (325,000)            ‐                           ‐                      ‐                                

Interest expense (144,047)            (60,643)              (68,000)              (67,670)              (72,000)                   

  Total  Non‐operating Revenue (Expense) 8,704,519          5,391,048          5,182,892          5,164,953          5,237,148               

Debt Service, Sinking Fund Deposits & Other Uses

Debt service principal  payments (266,900)            (266,900)            (233,750)            (233,750)            (253,750)                 

Debt Service ‐                           ‐                           ‐                           ‐                           400,000                  

Sinking fund deposits/uses ‐                           ‐                           13,500                ‐                           10,000                     

  Total  Debt Service and Sinking Fund Deposits (266,900)            (266,900)            (220,250)            (233,750)            156,250                  

Net before Capital   3,997,562          1,237,689          1,520,700          1,232,166          2,521,569               

Capital Improvement Program

Airside projects (6,560,030)         (279,300)            (279,300)            (433,451)            (527,000)                 

Landside projects (53,335)              ‐                           ‐                           ‐                           (713,000)                 

Terminal  projects (111,806)            (689,900)            (689,900)            (483,886)            (534,000)                 

Administration projects (6,520)                 ‐                           ‐                           (96,075)              (175,000)                 

Maintenance projects (224,864)            (498,500)            (498,500)            (364,964)            (416,980)                 

Operations  projects (31,790)              (45,000)              (45,000)              47,247                (80,000)                   

  Total  Capital  Improvements (6,988,345)         (1,512,700)         (1,512,700)         (1,331,129)         (2,445,980)              

Excess Funds (2,990,783)$      (275,011)$          8,000$                (98,963)$            75,589$                  

   

6

History  Camp Grant In 1917, during World War  I, RFD,  then named  “Camp Grant,” was a U.S. Army Calvary Camp.   During World War  II  the  Army  transformed  Camp  Grant  into  a military  training  base  and  a  prisoner  of war detainment camp.  In  1946,  the  State  of  Illinois  adopted  the  Airport  Authorities  Act;  thus,  the  Greater  Rockford  Airport Authority was  created.   The original Board of Commissioners  requested and  received a grant of 1,500 acres of federal  land.   The airfield was constructed using most of the military base  infrastructure.   Over the  last 50 years, RFD has hosted numerous airlines  including: Braniff, Ozark, Frontier, Midwest Express, TWA, American, Northwest, TransMeridian, Hooters Air, Sunship1 and United.   Airlines currently serving RFD include Allegiant, Direct Air and Apple Vacations.    RFD’s Terminal In 1987, a new terminal building was constructed to better meet the community’s passenger travel needs.  Within  the  last  few years, significant  terminal  internal reconstruction and reconfiguration projects have been  completed  to  accommodate  the  many  new  passengers  and  to  meet  Transportation  Security Administration  requirements.  The  terminal  is  now  at  full  build  out  and  considering  peak  flow  can accommodate up to 500,000 passengers.  UPS In  1994, United  Parcel  Service  constructed  an  air  cargo  distribution  hub.    The  hub  currently  employs approximately 1,200 with an average of 22 daily‐scheduled cargo  jet arrivals/departures  ranging  in size from  727‐100s  to  747s.    In  2006 UPS  built  a  70,000  square  foot  building  for  their  new  heavy  freight business which began  in the summer of 2006.   This was the first building completed  in the UPS network for the new heavy freight business.  During fiscal year 2007, UPS completed $25 million dollars’ worth of redesign to the package handlers’ distribution hub to increase capacity.  As a result, output increased by over 100%.    Infrastructure Within  the  last  several  years, millions  of  federal  dollars  have  been  invested  in  airport  infrastructure improvements.  There are two runways:  one is 8,200 feet in length; the longest is 10,000 feet in length.  The  10,000  foot  runway  has  a  Category  II/III  Landing  System,  which  is  a  valuable  landing  aid  for commercial and private pilots.   The current year budget  includes the third and  fourth phase of a multi‐year  project  or  rebuild  of  the  north/south  runway  1/19,  which  shows  the  airports  commitment  to maintaining a world‐class facility for the flying public.    In 1996, a two million‐gallon fuel storage facility funded by United Parcel Service, along with a perimeter roadway system, was constructed.  The storage facility increases the stability of the airport now that fuel is immediately available. This storage facility is directly linked to an underground pipeline that ships all jet fuel necessary. There are future plans to expand the underground pipeline asset.  Foreign Trade Zone #176 In  July 1998, RFD became a User Fee Airport which brought Customs  service  to Rockford on a  fee‐for‐service basis.  On March 1, 1991, the FTZ Board in Washington, DC granted authority for FTZ #176 Site #1 (1972  acres) which  encompassed  the  airport  itself  and  some  surrounding  industrial  properties.    Port status was granted effective September 13, 1995, transferring the cost of the Customs operation to the   

7

History(con’t)  federal government.  RFD was the first User Fee Airport to be upgraded to Point Of Entry status.  With a new addition of an  international arrival gate  in 2005, the US Customs and Border Protection  (CBP) now maintains an office staffed full‐time at RFD with inspection services available 24 hours a day.  In response to the creation of the Union Pacific Global III Intermodal Hub  in Rochelle, over 1,000 acres of Greenfield space was added to our FTZ in Rochelle in 2005 and 2006; 74 acres in an industrial park in Woodstock was also part of  the 2005 expansion.   Our  service area encompasses all or part of 10 north  central  Illinois counties:  Winnebago,  Boone,  McHenry,  Stephenson,  Ogle,  DeKalb,  Kane,  Lee,  Bureau,  Putnam  and LaSalle.   Environmental Issues The  Authority  is  proactive  to  all  environmental  issues  of  the  airport.    A  state‐of‐the‐art  Glycol Retention/Treatment  Facility  was  completed  in  1994.    An  addition  is  currently  being  constructed  to accommodate the NW cargo apron built in prior years as well as creating back‐up infrastructure options if at some point in the future there is the need to pump the glycol directly to the local reclamation facility.  Glycol is the key liquid component used in deicing aircraft during the winter months.   Organization  The  Board  of  Commissioners  continues  its  aggressive  stance  to  further  grow  all  areas  of  airport development. The Authority is governed by a seven‐member Board of Commissioners.  The members are appointed as follows:  

The Mayor of the City of Rockford, 3 members;   Winnebago County Board Chairman, 2 members;  The Mayor of the City of Loves Park, 1 member; and  The Village President of Machesney Park, 1 member. 

 The Board members  serve  five‐year  terms,  except  that  any  person  appointed  to  fill  a  vacancy will  be appointed  to  serve  the  unexpired  term.    Members  of  the  Board  of  Commissioners  are  eligible  for reappointment.  The Board selects an Executive Director to staff the respective departments and oversee the day‐to‐day operations.    

8

Organization(con’t)  

Organizational Chart and Senior Management  

 Senior Management 

 Amy  M. Ott, CPA    Deputy Director of Administration & Finance Kenneth Ryan      Deputy Director of Air Cargo Development Janette Benoit      Finance Manager 

 Following outlines the changes in total staffing by fiscal year as well as the creation of new departments to  further  breakdown  prior  departments.    Only  a  slight  change  in  actual  staff  to  better  reflect  the operational needs of the organization.   

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

FYE09 FYE10 FYE11 FYE12 FYE13 FYE14

Personnel Positions by Department

Administration/Finance Air Service Marketing Facilities/MaintenanceTerminal Services AirFest OperationsCargo Development Passenger Development

 

9

Organization(con’t)  The Executive Director of the Authority reports to the Board of Commissioners.  In BFYE 15, airport staff is comprised of 45 employees (including seven Commissioners) as follows the decrease from the prior year is the result of one less operations staff :  

FYE13 FYE14 FYE15

Actual Actual Budget

Administration & Finance

Airport Commissioners 7 7 7

Executive Director 1 1 1

Deputy Directors 1 1 1

Managers 1 2 2

Properties Coordinator 1 0 0

Executive Assistant 1 1 1

Accounting Assistants 2 2 2

Administrative Assistants 1 1 1

Department Total 15 15 15

Air Service Marketing

Special Event Coordinator 1 0 0

Department Total 1 0 0

Facilities & Maintenance

Manager 1 1 1

Operations & Facilities Technician I 10 10 10

Operations & Facilities Technician II 4 4 4

Operations & Facilities Technician III 2 2 1

Department Total 17 17 16

Operations

Manager 1 1 1

Assistant Manager 0 1 1

Operations & Facilities Specialist 6 6 5

Department Total 7 8 7

Terminal Services

Operations & Facilities Technician III 3 3 4

Department Total 3 3 4

Cargo Development

Deputy Director 1 1 1

Passenger Development

Manager 1 1 1

Supervisor 2 1 1

Department Total 3 2 2

Total Organization 47 46 45

 

10

Strategic Plan  The Greater Rockford Airport Authority strategic plan is a tool for organizing the present on the basis of the projections of the desired future.  It is a road map to lead the Authority from where it is now to where it would  like to be  in three to five years.   The strategic planning process ensures that the most effective use  is made  of  the  Authority’s  resources  by  focusing  on  key  priorities.    The  budget  incorporates  the resources necessary  to accomplish  the goals of  the  strategic plan.     The plan presented  is a  three year goal.  

  

OBJECTIVES  MEASURES  TARGETS  INITIATIVES 

 FINANCE AND 

ADMINISTRATION  

What must we deliver to our stakeholders to succeed financially? 

Maintain financial stability 

Maintain adequate reserves. 

Maintain reserves equal to or greater than 4 months of expenses based on 3 year history. 

Monitor reserves monthly. 

Revenues  Growth in diversified revenue sources. 

Greater than 80% of revenues from other sources than UPS. 

Monitor annual report, schedule of major revenue sources. 

         

CUSTOMERS AND STAKEHOLDERS 

 To achieve our vision, how will we serve and manage our customers 

who are airport users and stakeholders? 

Expand cargo service to increase economic impact and viability. 

Operations  Enplaned/Deplaned cargo  Landed aircraft weight  Airline diversification  Airlines/International 

Ranking: Top 20 Operations increase:  20%   Enplanements/Deplanements 

increase:  27%   Landed weight increase:  27%   New airline operators:  3  International landed weight: 

15% increase   

Increase sales calls, public relations and global participation at tradeshows.  Develop financial incentives to grow, and diversify domestic and international cargo activity. 

Expand passenger service to respond to regional demand. 

  

Destinations  Passengers  Regional Diversification 

Ranking:  Top 200  New destinations:  7  Passenger increase:  100%  External usage:  70% increase  

outside Winnebago County  International traffic: 50% 

increase 

Develop incentives and/or marketing support to encourage existing and new airline partners to establish new destinations or substantially expand current service.   Establish one‐off daily flying to multiple new top 30 destinations based on the market service area.  Establish international and domestic seasonal flights in support of the travel industry.  Create/maintain occasional   charter flying to highly desired destinations as mechanism to promote RFD to industry and consumers.  

Develop a business plan for heavy metal MRO operations 

Business plan for heavy metal MRO 

Present plan in 6‐9 mos.  Accept plan in 9‐12 mos. 

Research, prepare and present plan to understand MRO market. 

Excel as a community partner for the region. 

Participation and collaboration in the community. 

Continue and/or increase participation. 

Develop collaborative opportunities for promotion, education and recruitment through various businesses and community events.   

  Go Global, Air Show. Ice Sculpting Contest (clean snow), Cub Scouts, College/High School Interns.  

 

11

 Strategic Plan(con't)

  

OBJECTIVES  MEASURES  TARGETS  INITIATIVES 

 

Expand FTZ Activity 

Increase number of activated sites/subzones 

  Service Fee revenue to GRAA. 

  Throughput volume (product in and out). 

Add an average of one new FTZ operator/year. 

  Annually generate revenue 

through fees to cover 100% of total RFD operating cost for FTZ #176. 

  Increase throughput by $1 

billion within five years. 

Maintain strong working relationship with consulting firm, Point Trade Services, Inc.   Continue development of strong regional network of economic development partners through Leadership Forum, Go Global, visits and attendance at their events.  Increase regional public awareness through public speaking opportunities.  Go Global, Stateline World Trade Association and other external networking opportunities.

 

Provide exceptional and continuously improving customer service. 

Customer satisfaction Surveys show meet or exceed 

customer satisfaction. 

Periodic customer satisfaction surveys.  Establish baseline for improvement. 

OPERATIONS AND FACILITIES 

 What must we improve 

in our facilities, processes and physical assets order to achieve our vision of safety and 

security? 

Provide a world class safe and secure airport. 

FAA Annual Certification  

  TSA Audit   Operational Status   Workplace Safety 

0 deficiencies   0 deficiencies   0 hours closed   5 or less OSHA recordable 

event annually. 

Ensure safe operational status during times of severe weather.  Enhance safety, capacity, and marketability with the following: improved nav‐aids, perimeter roadway, airport control tower, rescue and firefighting, hydrant fueling. 

Improve and upgrade infrastructure condition 

Balance between new opportunities and maintenance of existing infrastructure

Make investments based on budget, capital, and master plan 

Work order system that improves efficiencies and measures future needs.  Preventative maintenance checks and services (PMCS) and scheduled equipment replacement program.  

Protect and enhance the environment. 

Energy/Fuel Savings   Comprehensive environmental plan. 

3% reduction in energy usage per year. 

Environmental work plan (within 12 mos). 

Utilization and expansion of conservation and alternative energy opportunities.  Completion of an environmental work plan. 

Enhancement of landside infrastructure and aesthetics 

Airside/street side and facility improvements. 

Kishwaukee Street entrance  Falcon Road rehabilitation  Work with local utility 

providers to enhance safety and operational integrity of RFD.   

Design and landscape plan for stone pillars at Kishwaukee Street entrance.  Proactively work with state/local agencies to enable funding for Falcon Rd. rehabilitation.  Plan to evaluate airport projects to incorporate the efficient placement of all future utility infrastructures.   

12

Strategic Plan(con't)   OBJECTIVES  MEASURES  TARGETS  INITIATIVES 

 EMPLOYEES 

 How will we sustain our employees abilities to change and improve 

Attract and retain a qualified and workforce. 

Performance appraisals Employee  turnover 

90% of all new hires rate satisfactory or better in the first 6 mos. of employment 

Turnover rate at 8% or less annually. 

Performance appraisals done annually and quarterly during first year of position. 

Promote learning and growth 

Professional development and or training opportunities and participation. 

Hours of training or professional development 

Identify organizational wide training priorities to improve job skills and knowledge.  Create and implement training/ professional development program. 

Implement initiatives for succession planning 

 

Development of written succession plan 

Creation, implementation and measurement of plan within 36 months. 

Assessment of current and future workforce needs – 3  – 6 months,  Create plan and business case for succession plan 6‐12 months,   Approved resources in budget to support leadership program. – 12 months,   Define processes, training and development program 12 ‐ 18 months,   Communicate, execute and measure plan results for first year 18 – 36 months. 

  Financial Policies  The Authority’s long‐range goal is growth with balanced self‐sufficiency, efficient debt use, and the means to these goals are sound fundamental financial policies.  The financial policies that lay the groundwork for the budget are as follows:  Basis of Accounting The  annual  financial  statements  of  the  Authority  are  prepared  on  the  accrual  basis  of  accounting, whereby  revenues and expenses are  recognized  in  the period earned or  incurred.   All  transactions are accounted for in a single enterprise fund.  Pursuant to GASB Statement No. 20, Accounting and Financial Reporting for Proprietary Funds and Other Government  Entities  that  Use  Proprietary  Fund  Accounting,  the  Authority  follows  GASB  guidance  as applicable to proprietary funds and FASB Statements and Interpretations, Accounting Principles Board  Opinions and Accounting Research Bulletins  issued on or before November 30, 1989 that do not conflict with or contradict GASB pronouncements.  Budgetary Data The Authority budget is prepared on an accrual basis with the exception for the following:   Principal payments on long‐term debt are applied to the outstanding liability on a GAAP basis, as 

opposed to being expensed on a budget basis.  Capital  outlays  are  recorded  as  assets  on  a  GAAP  basis  and  fully  expended  for  budgetary 

purposes.    

13

Financial Policies(con’t)  The budget process begins each October.  Authority management has long recognized the importance of proper and accurate budgeting.  Management annually creates a comprehensive line item budget that is adopted by the Board of Commissioners in a public meeting before the beginning of each fiscal year.  The budget  narratives  are  detailed  projections  of  the  expected  financial  operation  over  the  next  year  in accordance  with  the  Authority’s  long‐range  financial  plans.    The  budget  is  created  using  zero‐based budgeting techniques where staff are required to estimate all revenues and expenditures as though each revenue and/or expenditure was being initiated for the first time.  Management’s control of the budget is maintained at the department level.  It is the responsibility of each department to administer its operations in such a manner as to ensure that the use of funds is consistent with the goals and programs authorized by the Board of Commissioners.  The Authority’s definition of a balanced budget  is one  in which  revenues and other  resources equal or exceed expenditures and other uses.  A balanced budget is an integral part of maintaining the Authority’s financial  integrity.    Strategies  employed  to  attain  this  balance  include  cost  reductions,  personnel  and service efficiencies, and increasing fees to match related expenses.  Operating Revenues and Expenses The  Authority  distinguishes  operating  revenues  and  expenses  from  non‐operating  items.    Operating revenues  and  expenses  generally  result  from  providing  services  in  connection  with  the  Authority’s operations.  The principal operating revenues of the Authority are airport fees (primarily landing fees and fuel flowage fees) and lease revenue.  The Authority also recognizes certain other revenues as operating revenues,  including  airport  service  fees,  storm  water  retention  fees,  fuel  permits,  quarry  fees,  etc.  Operating  expenses  for  the  Authority  include  personnel  and  benefit  costs,  contractual  services  costs, commodities  and others.   All  revenues  and  expenses not meeting  this definition  are  reported  as non‐operating revenues and expenses.  Cash, Cash Equivalents and Investments The Authority considers all highly  liquid  investments (including short‐term  investments) with maturity of three months or less when purchased to be cash equivalents.  Investments  are  stated  at  fair  value.    Fair  value  is determined based primarily on  the basis of quoted market prices.  Interest income is recorded as earned.  Custodial Credit Risk – Deposits:   Custodial  credit  risk  is  the  risk  that  in  the event of bank  failure,  the Authority’s deposits may not be returned to it.  The Authority has a policy regarding custodial credit risk which  requires  that  funds  on  deposit  in  excess  of  FDIC  or  FSLIC  limits  be  secured  by  either  securities guaranteed by the full faith and credit of the United States of America or obligations of the United States of America or  its agencies.   The Authority’s policy also  requires  that  the amount of collateral provided shall not be less than 105 percent of the fair market value of the funds secured.  Pledged collateral shall be  held  by  the  Authority  or  in  safekeeping,  evidenced  by  a  safekeeping  agreement.    Collateral  in safekeeping must be held by a third party or by an escrow agent of the pledging institution.        

14

 Financial Policies(con’t)  Credit Risk:  The Authority may invest in public funds in certain types of security as allowed by the Public Funds Investment Act, 30 ILCS 235 et seg.  “Public Funds” are defined as current operating funds, special funds, interest and sinking funds, and funds of any kind belonging to or in custody of the Authority.  While the  Public  Funds  Investment  Act  allows  the  investment  of  public  funds  in  a wider  range  of  possible securities,  it  is  the  policy  of  the  Authority  that  investments  be  limited  to  the  allowed  securities  as identified hereof.  Allowable securities are as follows:  

Bonds,  notes,  certificates  of  indebtedness,  treasury  bills,  or  other  securities,  which  are guaranteed by the full faith and credit of the United States of America. 

Bonds, notes, debentures, or other similar obligations of the United States of America or  its agencies. 

Any  interest  bearing  account,  deposit  (including  certificates  of  deposit),  or  any  other investment  constituting  direct  obligations  of  any  bank,  collateralized  per  the  investment policy,  and  as  defined  by  the  Illinois  Banking  Act  and  only  those  insured  by  the  Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC). 

Any repurchase agreement not to exceed 330 days as provided for in 30 ILCS 235/2 (h) so long as such repurchase agreements comply with said statute and are supported by the full faith and credit of the United States of America. 

 Custodial Credit Risk – Investments:  For an investment, custodial credit risk is the risk that, in the event of the failure of the counterparty, the Authority will not be able to recover the value of  its  investments or collateral  securities  that  are  in  the  possession  of  an  outside  party.    The Authority’s  investment  policy addresses custodial credit risk, as applicable, as detailed under Custodial Credit Risk – Deposits.  Concentration of Credit Risk – Investments:  Concentration of credit risk is the risk of loss attributed to the magnitude of a government’s investment in a single issuer.  The Authority’s investment policy allows for no more  than 40 percent of  the  total  investment portfolio, exclusive of U.S. Treasury securities held  in safekeeping to be held at one financial institution.    Accounts Receivable Accounts  receivable  includes  amounts  due  from  Authority  tenants  as well  as  amounts  due  from  the federal and  state governments  for grants.   The amount  shown  is  reduced by an estimated  reserve  for uncollectible accounts.   Taxes Receivable Taxes receivable include taxes levied in the current fiscal year that will be paid in the following fiscal year.  The  balance,  net  of  a  one  percent  allowance  for  uncollectible  amounts,  is  fully  deferred  at  year‐end because the tax levy will be used to fund expenses of the following year. 

15

 Financial Policies(con’t)  Designated Assets Designated  assets  include  all deposits  and  receivables either  legally  restricted or Board designated  for specified purposes.  Designated assets are segregated, by purpose, as follows:   Debt  service  –  These  assets  are  used  to  fund  current  maturities  for  the  outstanding  bond 

payments.  Capital projects – These assets are used to fund budgeted capital items with the exception of debt 

service.  Stormwater  retention  and  landfill  closure  –  These  assets  are  restricted  for  the  repair, 

maintenance  and monitoring  of  the  stormwater  retention  pond  and  for  the  estimated  landfill closure costs. 

 When expenses are incurred for which both designated and unrestricted resources are available, it is the Authority’s policy  to  first  apply designated  resources.    The Authority understands  the need  to  replace capital  items.    In order  to minimize  the  impact of  future capital expenses, staff has planned  for capital replacements with the use of designated assets and they are funded by annual deposits from excess funds available.  Capital Assets An  accounting  and  inventory  of  all  capital  assets  is maintained  to  ensure  proper  accounting  control resulting  in accurate  financial  reports.   All  individual  items with a cost  in excess of $2,000  that provide more  than one year of economic benefit are capitalized.   Depreciation  is calculated by  the straight‐line method using the assets useful life that is classified as follows:     Years   Buildings  20   Infrastructure  20   Machinery, equipment & vehicles  5 – 10   Furniture & fixtures  3 – 5  Routine maintenance and  repairs are expensed as  incurred.   Significant betterment and  improvements are  capitalized  and  depreciated  over  their  estimated  useful  lives.    Interest  incurred  during  the construction phase of capital assets  is reflected  in the capitalized value of the assets constructed, net of interest earned on the invested proceeds over the same period.  Deferred Charges and Unamortized Premium on Bonds All costs associated with the issuance of bonds and other long‐term debts are capitalized.  Amortization is calculated by  the  straight‐line half‐year  (bonds outstanding) method over  the  term of  the debt.   Bond premiums are amortized in the same manner.  This method does not differ significantly from the effective interest method.  Deferred charges also include UPS organizational costs and engineering costs which are being amortized using the straight‐line half‐year method.  Compensated Absences The Authority accrues vacation and sick pay benefits as earned by its employees.    

16

 Financial Policies(con’t)  Use of Estimates The preparation of  financial statements requires management  to make estimates and assumptions  that affect  the  reported  amounts  of  assets  and  liabilities  at  the  date  of  the  financial  statements  and  the reported amounts of revenues and expenses during the reporting period.  Actual results could differ from those estimates.  Net Assets The Authority classifies its net assets in three categories as follows:   Invested  in  capital  assets,  net  of  related  debt  consists  of  capital  assets,  net  of  accumulated 

depreciation and reduced by outstanding balances for bonds and other debt that are attributable to the acquisition, construction or improvement of those assets. 

Restricted net assets result when constraints placed on assets used are either externally imposed by  creditors,  grantors,  and  the  like,  or  imposed  by  law  through  constitutional  provisions  or enabling legislation.  The Authority has no restricted net assets. 

Unrestricted net assets consist of all other net assets that do not meet the criteria above.  Operating Reserves The Authority maintains  operating  reserve  funds  to protect  against  the need  to  reduce  service  levels, staff,  or  raise  fees  due  to  temporary  revenue  shortfalls  or  unprecedented  one  time  expenditures.    A reserve was  established  as  a  target minimum  level  to  be maintained  for  exposure  to  natural  disaster, severe unforeseen emergencies and economic uncertainties.   The reserve policy will mitigate any future revenue  fluctuations, where the revenues generated are  interrupted or otherwise  insufficient  to offset the operating expenditure.   To  ensure  sound  fiscal management,  preserve  Authority  Board  discretion  in  its  resource  allocation decisions, and minimize  the  impact  to  the community and airport users  the Authority establishes  the following operating reserve funding targets:   

Build a 3‐5 month reserve of the annual operating and non‐operating expenses using a three‐year trend to project the actual amount.  

Transfer all types of revenue exceeding expenses, after the payment of debt service and on‐going capital project costs, into the reserve account until the target is met.  

Maintain reserves  in approved  investments accounts that allow for projected needs of reserves as well as the ability to earn interest income where appropriate. 

 The recommended target amounts are based on recommendation from rating agencies and established best practices utilized by other municipalities.   Legal Debt Margin Pursuant to the Airport Authorities Act, the Authority is given the right to issue tax secured bonds without the approval of voters within  its boundaries  for  construction and development of an airport, provided that:  The total of the bonds previously  issued or to be  issued does not exceed three‐quarters percent 

(0.75%) of the total assessed valuation of all taxable properties within the Authority’s boundaries, and 

17

Financial Policies(con’t)   The plans and specifications are submitted to the State of Illinois Department of Transportation, 

Division of Aeronautics for approval.  The Authority may issue additional bonds; however, voter approval is required.  The total amount of the bonds may not exceed  two and  three  tenths percent  (2.3%) of  the  total assessed valuation.   The 2.3% debt  limit  is calculated as of the time of  issuance of the bonds and  includes all Authority  indebtedness.  The Authority  is also  subject  to a 2.875% debt  limitation with  respect  to all outstanding  indebtedness.  This  limit  is  calculated  as  of  the  date  of  issuance  of  any  debt,  except  tax  anticipation  notes,  tax anticipation warrants and revenue bonds.  Tax Rate   The current tax rate for the Authority is budgeted at $.0945 per $100 of assessed value.    Risk Financing The  Authority  purchases  commercial  insurance  coverage  for  the  various  risks  the  Authority  may encounter  in  its operations.    Such  risks of  loss  relate  to  torts;  theft of, damage  to  and destruction of assets; errors and omissions; and worker’s compensation.    The Authority established a partial self‐insurance program beginning January 1, 2008 to cover the risks of health claims and has retained the services of an outside agency to administer  its self‐insurance claims.  The Authority does not  assume unlimited  liability  for health  claims  as  it maintains  stop‐loss  coverage, which covers medical expenses when they are incurred for amounts in excess of $3,500 annually for each participant.    Rates & Charges The Authority periodically approves a Rates & Charges Policy by  resolution.   The  charges  incorporated therein are determined by examining  costs associated with  the  revenue  stream.   Rates & Charges are reviewed  and  amended periodically  and  are  included  in  Exhibit  2.   Rates  and Charges  are based on  a combination of both residual and compensatory methods.  Internal Controls The Authority’s internal control structure is an important and integral part of its entire accounting system.  The  current  structure  in place  is designed  to provide  reasonable, but not absolute assurance  that:    (1) assets are safeguarded against loss from unauthorized use or disposition; (2) transactions are executed in accordance with management’s  authorization;  (3)  financial  records  are  reliable  for  preparing  financial statements and maintaining accountability  for assets;  (4)  there  is  compliance with applicable  laws and regulations;  and  (5)  there  is  effectiveness  and  efficiency  of  operations.    The  concept  of  reasonable assurance recognizes that the cost of control should not exceed the benefits that are likely to be derived from  them,  and  that  the  evaluation  of  cost  and  benefits  requires  estimates  and  judgment  by management.        

18

Financial Policies(con’t)  We believe  that  the Authority’s  internal  control  framework adequately  safeguards assets and provides reasonable assurance and proper recording of financial transactions. 

 One duty of the Finance Manager is to perform internal and external auditing functions.  In the course of this assignment, the Finance Manager is authorized to have full, free and unrestricted access to all records relating to the audit.   Budget Document  Budgeting serves as an  important management tool to plan, control and evaluate the operations of the Authority.  The budget has been prepared in accordance with the standards set forth by the Government Finance Officers Association  (GFOA) Distinguished Budget Presentation Award Program  to  fully disclose the  financial  operations  of  the  Authority.    Upon  successful  review  and  approval,  this  budget will  be submitted to the GFOA for their consideration of this prestigious award.  The Authority used zero‐based budgeting  (ZBB)  techniques, which required staff  to provide  justification and  support  for all expenditures.   This allows  for evaluation of expenditures  to ensure  that each  item supports and contributes  to the goals of the organization.   ZBB results  in a more meaningful document that  has  the  support  of  staff  for  implementation  and  utilization.      This  budget  is  divided  into  six components:  transmittal  letter,  revenue  budget,  operating  expenses  budget,  non‐operating  budget, capital  budget,  and  exhibit  section.    The  operating  expense  budget  is  further  broken  down  into departmental budgets.   Budget Process  Budget Adoption.  The Authority’s budget is adopted by ordinance to comply with the provisions of State of  Illinois Statute 50  ILCS 330/3, which requires a governing body to approve a budget within or before the first quarter of the fiscal year.  In accordance with that same statute, the budget serves as the annual appropriations ordinance.  The budget is prepared on a cash basis, whereby all revenues and expenses are recognized in the period in which cash is received and/or paid.  Budget  Calendar.    State  law  requires  a  tentative  budget  and  appropriation  ordinance  be  made conveniently available for public inspection at least thirty (30) days prior to final action thereon.  Further, at  least one  (1) public hearing must be held prior  to budget adoption and notice of  this public hearing must be published in a newspaper at least thirty (30) days prior to the time of such hearing.  The tentative schedule for this process was as follows:     27 March 2014  Approve Tentative Budget and Appropriation Ordinance (Exhibit 1) 

  10 April 2014  Public Hearing Notice published in newspaper 

  22 May 2014  Public Hearing   

  22 May 2014  Approve Adoption of Budget and Appropriation Ordinance (Exhibit 5) 

    

19

Budget Process(con’t)  In the fall prior to the end of the fiscal year department heads begin creating draft budgets and capital recommendations  and  then  submit  the  recommendations  to  the  Finance  Department  for  review  in December.    The  draft  budgets  are  reviewed  with  each  department  head  and  the  Director  and  then coordinated against the available resources and any edits or modifications are done to align the goals and plans  for  the  coming  year.   With  staff  recommendation,  the  budget  is  finalized  and  presented  to  the Board of Commissioners for review.  In anticipation of the fiscal year beginning May 1, typically the public hearing is held and the budget is approved in April; however, due to significant events very near the fiscal year end, it was necessary to extend the budgeting process, public hearing and final adoption.   Budget Amendment.    The Budget  is  amended only upon  the occurrence of  an  extraordinary  event,  as deemed by  the Executive Director, with concurrence by a majority of  the Board of Commissioners and then only if funds are available.    Budget Monitoring.   The  independent monitoring of the budget continues throughout the fiscal year for management control purposes.   Monthly financial statements comparing to budget are presented to all Senior Staff and Board Members for review.   A Planning and Finance Committee comprised of the same meets monthly to discuss and review any significant items or changes.   Distinguished Budget Presentation Award   The  Government  Finance  Officers  Association  of  the  United  States  and  Canada  (GFOA)  presented  a Distinguished Budget Presentation Award to the Greater Rockford Airport Authority for its annual budget for the fiscal year beginning May 1, 2013.  This was the thirteen  in as many years that the Authority has been awarded this prestigious award.  In order to receive this award, a governmental unit must publish a budget document that meets program criteria as a policy document, as an operations guide, as a financial plan, and as a communications device.  This award  is valid  for a period of one year.    It  is believed  the current budget continues  to conform  to program  requirements;  therefore,  it will  be  submitted  to GFOA  to  determine  its  eligibility  for  award.  Following is a copy of the award.     

20

Distinguished Budget Presentation Award(con’t)   

    

21

Revenues  Two  types of revenues are budgeted, operating and non‐operating.   Operating revenue  is derived  from the day‐to‐day operations of the airport and includes landing fees, fuel flowage fees, hangar leases, land leases,  building  leases,  airport  service  fees,  AirFest  revenues,  operating  grants,  and  FTZ  fees.    Non‐operating revenue is a consequence of operating the airport; e.g., tax levy and interest income.     The  airport  services  fee  includes  fees  charged  for  services  performed  by  our  staff,  which  includes, badging, training, escorts, snow removal, deicing chemical application, international rubbish removal, fuel permitting and any other maintenance fees.    Shown below are  the historical annual operating  revenues.   There was a positive  trend  through FYE08, mostly attributable growth  in both cargo and passenger activity and the return of AirFest  in FYE06.   The subsequent decline in operating revenues is related to the decline in cargo activity which has seen a 45% drop from the loss of two smaller cargo operations and a decrease from UPS.  The sharp drop in 2014 is the result of the one year hiatus of airshow which has returned this year.    The Authority has worked to diversify the revenue sources and work to grow the leasable opportunities at the airport.    

  

 Staff  concentrates  its efforts  to  increase  the amount of  fixed  revenue over  variable  revenue as a high percentage of variable revenue could be financially catastrophic in an airport economic downturn.  Lease revenue and other revenue (fixed revenue) will serve as a hedge in possible future economic downturns.  As shown on the following page growth  in airport fees  is associated with the  increased rates for landing fees  and  additional  activity  for  diversions  and  charters.    Staff  continues  efforts  to  investigate  new opportunities for additional leased revenues.  

 $‐

 $1,000

 $2,000

 $3,000

 $4,000

 $5,000

 $6,000

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

BUD 2015

Thousands

Operating Revenue History

22

 Revenues (con’t)   

                   Non‐operating  revenues  consist  predominantly  of  the  property  tax  levy,  but  also  include  replacement taxes  and  interest  income  collected on Authority deposits.    Property  taxes  are  levied  to  cover  certain operating  expenses.    The  total  levy  is  approximately  $.1034  per  $100  of  assessed  valuation  and  the projected decrease  is  the  result of assessed valuation  reductions.   Replacement  taxes are projected  to increase  based  on  State  of  Illinois  estimates.    Airport  Improvement  Grant  (AIP)  funds  and  passenger facility charges are now considered non‐operating revenues where  in the past they were categorized as contributions.   Passenger facility charges project an  increase based on enplanement growth for the next year.    Expenditures  Expenditures  are  also  categorized  between  operating  and  non‐operating.   Operating  expenditures  are those expenditures  that are  incurred as a  result of  the direct operation of  the airport, and are  further broken down by operating departments; Finance and Administration, Operations and Facilities, Air Service Marketing, Terminal Services and AirFest.  Non‐operating expenditures are expenditures for debt service interest.  Following are the historical annual operating expenses.   The fluctuations from year to year are mainly due to our service activity for new routes, the decreases in 2014 and planned for 2015 are due to a one year hiatus from airshow and in 2015 the change in ARFF providers. Projections for the next three to five years show a moderate increase in the operating expenses as a result of growth in passenger service.     

Airport Fees45%

Lease Revenues

39%

Airport Service Fees6%

Other10%

FYE2014 Revenue by Type

Airport Fees40%

Lease Revenues

35%

AirFest Revenues

11%

Airport Service Fees5%

Other9%

FYE2015 Budget by Type

23

Expenditures(con’t)  

  Operating expenses are categorized into four areas, personnel service, contractual service, commodities, and other.  Below is a chart showing the breakdown of costs by category.    

Personnel Services

45%

Contractual Services

36%

Commodities14%

Other4%

Expenses by Category

 

 $‐

 $1,000

 $2,000

 $3,000

 $4,000

 $5,000

 $6,000

 $7,000

 $8,000

 $9,0002006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

BUD 2015

Thousands

Operating Expenses History

24

Expenditures(con’t)  Personnel Services accounts for 45% of operating expenses and is traditionally one of the largest cost for the Authority.  The Authoriy views the employees as its most important asset and works to hire the best most highly qualified and motivated people.     Contractual  services  is  36%  of  the  total  operating  expenses  and  includes  all  contracted  services  and utilities.  Commodities make up only 14% of total expenses which is down from the prior year.  The Other category  of  4%  is  for  those  costs  not  included  in  the  other  sections  and  include  the  glycol  retention treatment facility, landfill and environmental costs.  Non‐operating  expenditures  consist  predominantly  of  interest  expense  for  debt.    There  has  been  a increase  from  the  prior  year  due  to  the  addition  of  an  interest  expense  on  a  capital  lease  for  2  new runway brooms.     Debt Service  The  primary  objective  of  debt management  is  to  keep  the  level  of  indebtedness within  the  available resources, and comply with the  legal debt  limitations as established by the Airport Authorities Act.   The Authority’s  outstanding  debt  is  $3.5 million  in  revenue  bonds.  The  Authority  has  pledged  the  Airport Improvement Program  (AIP)  Federal Grant money  it expects  to  receive  in  the  future  as  a  government revenue  source  to  repay  the  general  obligation  alternate  revenue  bonds  issued  December  2008.  Proceeds from the bonds provided financing to  implement certain  improvements to the Airport through construction of the Northwest Air Cargo Apron and Access Taxiway.    During 2014 the Authority entered into a  capital lease agreement for two high speed runway brooms for a total of $1.2 million.  The lease is for seven years with a $1 buy at the end of the term.  The Authority manages debt with the goal of only incurring debt where it economically has a benefit and the  following  table  shows  the  history  and  future  of  the  outstanding  debt.    The  following  schedule incorporates both principle and interest payments for the existing and planned debt uses for the year.  As noted below there are no plans to acquire additional debt at this time.   

$0

$1

$2

$3

$4

$5

FYE14 FYE15 FYE16 FYE17 FYE18 FYE19 FYE20 FYE21 FYE22

Millions

Debt Schedule

Revenue Bonds Interest Expense Capital lease

 

25

Debt Service(con’t)  The last rating for the Authority was in October 2003.   Moody’s upgraded the Authority bond rating to A1 from A2.   The  rating upgrade  reflects  the Authority eliminating bank  loan debt, a moderate amount of rapidly retired bonded debt, resumption of a small amount of passenger service and the Authority’s stable and consistently well‐managed financial operations.  As a result of the improved rating, the Authority was able to issue previous bonds with a lower interest rate, thereby,  reducing the amount of future interest expense the Authority  incurred.   The plan  is to continue  to maintain a balance sheet  that will allow  for favorable rating in the future when necessary to issue ratable debt.   

 The legal debt margins as of April 30, 2014 are summarized as follows which shows the Authority is within the legal debt margin. 

Without With Total

Voter Approval Voter Approval Debt Limitation

Assessed va luation  at Apri l  30, 2014 2,806,901,362$          2,806,901,362$        2,806,901,362$         

Debt l imi t percentages 0.75 % 2.3 % 2.875 %

21,051,760               64,558,731               80,698,414              

Tota l  debt appl i cable  to debt l imi t ‐                               4,915,050                 4,915,050                

Tota l   ‐                               4,915,050                 4,915,050                

FYE14 Lega l  debt margins 21,051,760$             59,643,681$             75,783,364$            

   Capital Improvement Program  The  Capital  Improvement  Program  (CIP)  is  a  five  to  ten  year  program  that  provides  for  critical improvements  and  asset  preservation.    The  program  includes  projects  that  address  federal  security requirements,  airfield  safety,  enhanced  revenue  potential,  rolling  equipment  replacement,  asset preservation and completion of the newly updated Master Plan.    Funding  sources  for  the projects and  replacements  include Airport  Improvement Program  (AIP) grants, Passenger Facility Charges  (PFC), allocated reserve funds, the balance of the capital accounts, operating revenues and short term borrowings where appropriate.   The current year budget does not  include any short  term borrowings.   Each year  the Authority updates  the  five year equipment program and  the 10 year  infrastructure  program.    The  10  year  plan  is  updated  in  conjunction  with  the  Transportation Improvement Plan and the Master Plan when updated.    Airport Improvement Program (AIP) grants are offered from the Federal Aviation Administration (FAA) to provide funding assistance for eligible capital projects that meet the criteria of the federal program.  The Authority meets annually with  the FAA and  Illinois Department of Transportation to review the 10‐year plan and discuss the upcoming year’s projects as well as any changes or additions to the plan.  This is done prior to the FAA giving approval of each fiscal year plan.      

26

Capital Improvement Program(con’t)  Title  49  of  the  United  States  Code  (USC)  authorizes  the  AIP  program.    The  objectives  of  this  federal program is to assist in development of a nationwide system of public use airports, to ensure the safe and secure operation of the airport and airway system, and to meet the projected needs of the public.   The program  is  funded by aviation use  fees, which are collected and deposited  into  the Airport and Airway Trust Fund that generates the revenues in support of the AIP.   The US Congress authorizes expenditures from  this  dedicated  fund  on  an  annual  basis  each  year.    The  AIP  program  includes  entitlement  and discretionary  funding.   Entitlement  funds are awarded  to eligible sponsors  through a  formula based on the  number  of  passengers  boarding  and  cargo  aircraft  tonnage.   Discretionary  funds  are  set  aside  to provide the FAA the flexibility to fund various high priority programs.  It  is  projected  that  FYE15  will  include  approximately  $10  million  in  AIP  eligible  projects  for  airfield improvements.  The AIP program typically provides funding for 90% to 95% of eligible project costs.   The AIP program budget generally will include potential projects if discretionary funding becomes available.  If the  funding  is not available during  the year  the project will carry  forward  to  the next year. The current year budget includes the Authority’s share of approximately $457,000 of the $10 million in projects.  Passenger  Facility  Charges  (PFC)  were  initially  authorized  through  the  Aviation  Safety  and  Capacity Expansion Act of 1990.   The Act allowed public agencies, which manage commercial airports  to charge each enplaning passenger a facility charge in accordance with FAA requirements.  The PFC is levied on the passenger tickets collected by the airlines, and forwarded to the airport  (less a handling fee charged by the airlines).  The revenues collected are to preserve or enhance safety, security, and capacity, to reduce noise or to enhance competition.    In  October  1992,  the  Authority  received  approval  from  the  Federal  Aviation  Administration  (FAA)  to impose a PFC of $3.00 per enplaned passenger.  In April of 2007 the FAA approved the Authority’s request to increase the PFC level to $4.50 on all remaining reimbursements.  The new collection rate commenced on  June 1, 2007.   The  total approved  collectible amount  is $7,476,945 and  the Authority has collected PFC’s, including interest earned totaling $5,151,610.    Projected FYE15 CIP capital expenditures are as follows and a specific  list of the projects are outlined  in the Capital Improvement section of the booklet.  

Airside Projects  $527,000 

Landside Projects  713,000

Terminal Projects  534,000

Administration Projects  175,000

Maintenance Projects  416,980

Operations Projects  80,000

  Total Capital Improvements  $2,445,980

     

27

Net Assets  Following  is a  summary of changes  in net assets.   The  information  is presented on a GAAP  full accrual basis.   The summary of net assets does account for these  items and cannot be tied to other balances  in this document.  Income or loss before capital contributions is the net income or loss from the statement of revenue and expenses.  Capital contributions are from Federal, State and grant programs for non‐cash transfer of assets.   The budget includes the net operating expense and net non‐operating revenue which will combine with the depreciation for the year to make up the balance of the projected  income before Capital Contributions.  

FYE10 FYE11 FYE12 FYE13 FYE14 BFYE15

Net Pos i tion, Beginning of Year $108,373,005 $110,130,946 $111,001,882 $108,872,396 $111,686,653 $105,286,908

Income(loss ) before  Capi ta l  Contributions (5,709,600) (6,855,250) (8,469,562) (9,783,239) (9,396,356) (7,459,524)

Capi ta l  Contributions 7,467,541 7,726,186 6,340,076 12,597,496 2,996,611 10,000,000

Net Pos i tion, End  of Year $110,130,946 $111,001,882 $108,872,396 $111,686,653 $105,286,908 $107,827,384

Summary of Changes in Net Position

  Designated Assets  The  Authority’s  intent  is  to  become  a  self‐supporting  entity  and,  therefore,  is  accounted  for  as  a proprietary fund.  In a proprietary fund, the Authority accounts for its financial transactions similar to that of  a  private  business  enterprise.    As  a  result  the  Authority  has  set  up multiple  bank  accounts  and investments  for  the  four different  types of  sources and uses: operating, debt  service,  capital and  trust funds for future expenditures.  All expenses are paid with the appropriate resources.  Since some capital expenditures have no funding source, other than those funded by FAA sources, it is necessary to transfer excess net operating proceeds  from  the Operating Account  to  these other  accounts.   This  is  generally done at year‐end when the amount of excess funds is known.  All excess funds earned in the current year will fund the Capital Fund for the next year.  Operating  account.    The  operating  account  is  unrestricted  and  predominantly  all  operating  monies (operating revenue and operating tax levy) are received and expended from this account (operating fund).  Included, but separately identified is an Operating Reserve of approximately $777,000.  Debt service account.  The debt service account is to support the principal and interest payments for the Alternate Revenue Bond which are then funded from this account.    Capital  projects  account.    This  fund  pays  for  all  capital  improvements  and  capital  programs  unless accounted for specifically through a trust fund.  Funding for this account is derived from Passenger Facility Charges (PFCs), excess operating monies from the previous year and AIP funds reimbursement.  A portion of the AIP funds reimbursement planned for BFYE of $624,250 is also included in this account.    Trust fund account.  Trust funds were established to fund future expenditures for the following purposes:  

Landfill closure fund,  Glycol retention/treatment facility fund,  Equipment replacement fund, and  Building re‐roof fund. 

 

28

 Designated Assets(con’t)  The landfill closure fund is estimated to be at approximately $1,144,101.  The balance appears reasonable based on the environmental engineers review.  There will be no contributions to the fund during the year.    The glycol retention/treatment facility fund is for future repairs and upgrades to this facility.  This facility purifies the wastewater that is collected from de‐iced aircraft.  The glycol treatment fund has a balance of $1,423,894 and  is  funded by  the  interest earned.   The maximum balance  for  this  fund caps out at $1.5 million.    The equipment sinking/replacement fund is for airport equipment purchases of larger equipment such as snow removal vehicles or fire trucks in the future.  Presently, the fund balance is $2,466,029 and there are no plans in the current year to make a contribution other than interest earned on the existing funds.  The expectation is the contributions will resume once revenues begin a steady growth.  Typically this is funded by  the  receipts of auctioned equipment,  investment earnings and a budgeted  sinking  fund  transfer.   A building re‐roof fund to fund an extensive re‐roof of the Coleman Hangar has a balance of $198,392. This balance appears adequate to fund the re‐roof in the future.  The Authority views this as an effective way to manage large capital purchases.   A summary of the beginning balances, sources, uses, and ending balances for the segregated accounts are following.  

Operating 

Account

Debt Service 

Account

Capital Proj. 

AccountTrust Account Total

Balance, 1 May 2014 889,501$        7,820$            4,725$            5,232,416$     6,134,462$      

Sources

Operating revenue 5,532,049       5,532,049        

Non‐operating revenue 622,222          622,222           

Tax levy‐operating 3,102,000       3,102,000        

Equipment Trust Funds   ‐                      ‐                      

Debt issue 400,000          400,000           

PFC 559,926          559,926           

AIP Fund Reimbursement 325,750          624,250          950,000           

Other 75,000            75,000             

Total Sources  9,256,271       325,750          1,584,176       75,000            11,241,197      

Uses

Operating expenses 8,403,877       8,403,877        

Non‐operating expenses 72,000            72,000             

Debt service payments 253,750          253,750           

Capital expenditures 2,445,980       2,445,980        

Total Uses 8,403,877       325,750          2,445,980       ‐                      11,175,607      

Net Sources (Uses) 852,394          ‐                      (861,804)         75,000            65,589             

Balance FYE12 before transfers 1,741,894       7,820              (857,079)         5,307,416       6,200,052        

Transfers (900,000)         ‐                      900,000          ‐                      ‐                      Balance, 1 May 2015 841,894$        7,820$            42,921$          5,307,416$     6,200,052$      

Operating account balances include approximately $777,000 of operating reserves in ending balance. 

  

29

 Acknowledgement  Without the leadership and the commitment of the Authority’s management team and Board, the budget would not be as comprehensive of a document.  The entire organization is acknowledged for their efforts in preparation of this document.  The time and effort by all Deputy Directors, Managers and Support Staff is  greatly  appreciated.    The  end  result  of  this  process will  be  increased  ownership  for  a  dynamic  and evolving document.  Sincerely,  

    

Amy M. Ott, AAE, CPA Deputy Director  

30

Budget Summary  The  budget  presented  has  many  highlights  discussed  in  subsequent  sections.  Operating  revenues  is budgeted at $5,532,049 for FYE15, is a increase from the prior year budget mainly related to the airshow being added back this year.   The decrease  in the operating expenses  is related to the same.   Operating expenses are budgeted at $8,403,877 which is a 2.6% decrease compared to the prior year budgets.  

FYE12 FYE13 BFYE14 Est. FYE14 BFYE15

Operating Revenue

Airport fees‐airside 1,967,889$        1,884,418$        2,008,395$        1,906,774$        2,010,075$             

Airport fees‐landside ‐ rental  car commissions 182,268             190,993             220,000             199,000             210,000                  

Lease revenue‐on airport 1,093,736          1,096,151          1,272,549          1,215,849          1,328,330               

Lease revenue‐off airport 498,751             517,395             537,242             561,996             620,489                  

Airfest revenue 495,962             559,418             ‐                           ‐                           605,000                  

Airport service fees 262,580             231,593             258,750             235,768             254,750                  

Other 452,140             426,740             445,655             432,837             503,405                  

  Total  Operating Revenue 4,953,326          4,906,708          4,742,591          4,552,224          5,532,049               

Operating Expense

Personnel  services (3,606,203)         (3,829,977)         (3,741,032)         (3,972,556)         (3,819,660)              

Contractual  services (4,349,187)         (3,780,313)         (2,958,075)         (2,873,657)         (3,005,860)              

Commodities (935,767)            (1,196,301)         (1,198,987)         (1,069,451)         (1,286,917)              

Other (502,226)            13,424                (286,440)            (335,597)            (291,440)                 

  Total  Operating Expense (9,393,382)         (8,793,166)         (8,184,534)         (8,251,261)         (8,403,877)              

Net Operating Expense         (4,440,056)        (3,886,458)        (3,441,942)        (3,699,037)               (2,871,828)

Non‐operating Revenue (Expense)

Interest income 33,880                19,318                25,000                16,183                20,000                     

Property tax levy‐operating 3,346,076          3,122,854          3,140,452          3,123,289          3,102,000               

Replacement tax 525,140             520,646             523,449             595,828             602,222                  

AIP reimbursement funds 4,565,843          1,636,679          950,000             950,000             950,000                  

Passenger facil ity charges 522,905             474,257             511,991             526,343             559,926                  

Funds  from auctioned equipment ‐                           2,937                  100,000             20,980                75,000                     

Other credits (145,279)            (325,000)            ‐                           ‐                      ‐                                

Interest expense (144,047)            (60,643)              (68,000)              (67,670)              (72,000)                   

  Total  Non‐operating Revenue (Expense) 8,704,519          5,391,048          5,182,892          5,164,953          5,237,148               

Debt Service, Sinking Fund Deposits & Other Uses

Debt service principal  payments (266,900)            (266,900)            (233,750)            (233,750)            (253,750)                 

Debt Service ‐                           ‐                           ‐                           ‐                           400,000                  

Sinking fund deposits/uses ‐                           ‐                           13,500                ‐                           10,000                     

  Total  Debt Service and Sinking Fund Deposits (266,900)            (266,900)            (220,250)            (233,750)            156,250                  

Net before Capital   3,997,562          1,237,689          1,520,700          1,232,166          2,521,569               

Capital Improvement Program

Airside projects (6,560,030)         (279,300)            (279,300)            (433,451)            (527,000)                 

Landside projects (53,335)              ‐                           ‐                           ‐                           (713,000)                 

Terminal  projects (111,806)            (689,900)            (689,900)            (483,886)            (534,000)                 

Administration projects (6,520)                 ‐                           ‐                           (96,075)              (175,000)                 

Maintenance projects (224,864)            (498,500)            (498,500)            (364,964)            (416,980)                 

Operations  projects (31,790)              (45,000)              (45,000)              47,247                (80,000)                   

  Total  Capital  Improvements (6,988,345)         (1,512,700)         (1,512,700)         (1,331,129)         (2,445,980)              

Excess Funds (2,990,783)$      (275,011)$          8,000$                (98,963)$            75,589$                  

      

31

Operating Revenue Summary  Revenue  sources  are  grouped  into  five distinct  categories:  airport  fees,  lease  revenues,  airport  service fees, AirFest revenues and other and is further broken down within each category.  This breakdown allows a comparison of variable revenues (airport fees and AirFest) vs. fixed revenues (lease revenue).   

$0

$1,000

$2,000

$3,000

$4,000

$5,000

$6,000

$7,000

2010 2011 2012 2013 2014 BUD 2015

Thousands

Airport Fees Lease Revenues AirFest Revenues Airport Service Fees Other

  Airport fees – airside, $2,010,075.  Airport fees – airside revenue is comprised of landing fees, ramp fees, and  fuel  flowage  fees.   These  fees are generated on the runways, taxiways, aprons, and  in areas of the terminal.  They are variable in nature and dependent upon an aircraft landed weight, number of aircraft seats or gallons of fuel pumped.  Fuel flowage fees were calculated using the prior year estimated fueling and economic indicators.  Most fuel flowage is from the general aviation and small commercial operations and has budgeted similar activity as the prior year.      Landing  fees  for cargo are projected based on 840 million pounds, which  is slightly  less than  last year’s estimates.  Based on discussions with the cargo operators and other economic indicators there is minimal growth planned  for FYE15.   Landing  fees  for passenger airlines are projected  to  increase as a  result of diversion activity.    Included are estimates  for  landing  fees  related  to diversions and charters.   RFD  is a major diversion airport for airlines flying to O’Hare, Midway and Milwaukee.    Ramp fees are related to usage by airlines from the Jetway to the terminal.  The Authority has a common use terminal.   All users pay one fee for use of  jetway, baggage claims, and counter space.   All gates and counter space in the terminal are common use.    Airport  fees  –  landside, $210,000.   The  revenue  in  this  category  is  rental  car  commissions.   As  in  the previous category, these revenues are also variable in nature.  Revenues are expected to decrease slightly from the FYE14 projected year end amounts as a result of decreased activity from a rental car operation in the area.      

32

Operating Revenue Summary(con’t)  Lease revenue – on airport, $1,328,330.  Lease revenue is fixed over time and includes building, terminal, concessions/counters/office and land.  These sources of revenue are not dependent upon an independent variable  (except  for  time), and are  recurring  from  year‐to‐year, with  the exception of  rental  increases.  Because of their nature, these revenues are easily and more accurately budgeted than variable revenues.  The revenues in this category are all on the airport or within the perimeter fence.  Lease revenues in both areas are projected to increase as a result of new lease opportunities.     Lease  revenue  –  off  airport,  $620,489.    Sources  of  revenue  include  building  and  land  leases.    These sources are also fixed and do not vary much over time and are outside the perimeter fence and are largely considered an  industrial park.   Lease revenue–off airport  is planned to  increase based on potential new leasing opportunity.  AirFest revenue, $605,000.  AirFest revenues are all the dollars associated with the annual airshow.  This will be the ninth show since the return of the event.  With the history and experience the budget amount appears to be a reasonable estimate based on a two day show with an approximate attendance of 75,000.  Airport service  fees, $254,750.   Airport service  fees  include badging,  training, escorting, snow  removal, international rubbish removal, deicing chemical application and any other services provided.  The amount budgeted  is  based  on  estimated  activity  levels  for  badging  and  international  rubbish.    The  snow  and deicing fees are based on our regional averages.   Other – $503,405.   Other  revenue  sources  include commercial operating agreement  fees, quarry  fees, foreign trade zone fees, and other miscellaneous  income.   Most of these revenues are  incidental to the operation.  Increase is related to expansion at quarry and growth of FTZ fees.  

  

33

Operating Revenues BudgetACTUAL ACTUAL ACTUAL ACTUAL BUDGET ESTIMATE BUDGET

FYE10 FYE11 FYE12 FYE13 FYE14 FYE14 FYE15

AIRPORT FEES‐AIRSIDE4120 Fuel flowage fees 152,393$       171,105$      81,605$         63,652$         78,000$         48,000$          58,000$        4140 Landing fees ‐ cargo 1,726,052      1,630,620    1,622,670    1,485,763    1,612,863     1,558,644       1,605,863    4141 Landing fees ‐ non cargo 240,193          250,817        206,703        220,257        225,162        211,822          269,481       4142 Landings ‐ terminal fees 76,633            88,606          56,911          114,746        92,370           88,308             76,731          

TOTAL FEES‐AIRSIDE 2,195,271      2,141,149    1,967,889    1,884,418    2,008,395     1,906,774       2,010,075    

AIRPORT FEES‐LANDSIDE

4270 Rent‐a‐car commissions 128,145          166,014        182,268        190,993        220,000        199,000          210,000       TOTAL FEES‐LANDSIDE 128,145          166,014        182,268        190,993        220,000        199,000          210,000       

LEASE REVENUE‐ON AIRPORT

4330 Building   595,061          512,448        590,802        652,011        811,571        774,906          888,797       4360 Land 442,006          496,146        418,860        372,926        350,891        346,605          350,412       4361 Parking/ramp  2,450              7,818            8,323            12,858          50,000           28,018             32,000          4380 Terminal concession/counter/offices 44,352            49,185          75,751          58,355          60,087           66,320             57,121          

TOTAL LEASE‐ON AIRPORT 1,083,870      1,065,598    1,093,736    1,096,151    1,272,549     1,215,849       1,328,330    

LEASE REVENUE‐OFF AIRPORT

4430 Building   145,570          163,545        156,095        153,572        143,419        155,374          165,850       4460 Land 318,356          329,260        342,657        363,823        393,823        406,621          454,639       

TOTAL LEASE‐OFF AIRPORT 463,926          492,805        498,751        517,395        537,242        561,996          620,489       

AIRFEST REVENUE

4915 Air Show‐ Concessions 229,518          199,821        113,630        173,620        ‐                       ‐                       110,000       4916 Air Show ‐ Sponsors 116,475          151,142        157,142        116,455        ‐                       ‐                       175,000       4917 Air Show ‐ Special Promotions 28,436            26,890          21,325          19,355          ‐                       ‐                       95,000          4918 Air Show ‐ Marketing 25,841            27,642          17,427          13,477          ‐                       ‐                       10,000          4919 Air Show ‐ Show Tickets 267,799          208,087        186,439        236,511        ‐                       ‐                       215,000       

TOTAL AIRFEST REVENUE 668,069          613,582        495,962        559,418        ‐                       ‐                       605,000       

AIRPORT SERVICE FEES

4950 Fuel permits 4,200              4,200            4,200            3,150            3,750              3,375               3,750            4955 Late fees ‐                      ‐                     ‐                     ‐                     1,000              ‐                       1,000            4970 Snow removal/maintenance fees 1,420              7,645            2,785            750                12,000           2,891               12,000          4971 International rubbish disposal fee 110,120        89,270          40,285          50,000           24,100             50,000          4972 Deicing chemical application fee 80,778          138,628        160,934        160,000        187,592          160,000       4975 Other airfield service fees 384,830          31,667          27,698          26,474          32,000           17,810             28,000          

TOTAL AIRPORT SERVICE FEES 390,450          234,410        262,580        231,593        258,750        235,768          254,750       

OTHER

4930 Commercial operating agreement 76,239            75,185          76,225          73,045          75,105           68,805             75,105          4940 Foreign trade zone fees 71,042            72,500          70,000          74,500          82,250           100,932          120,000       4960 Quarry fees 90,000            90,000          90,000          90,000          90,000           90,000             110,000       4980 Stormwater fees 150,000          150,000        150,000        150,000        150,000        150,000          150,000       4985 Other agency grants 220,400          61,201          17,791          ‐                     ‐                       ‐                       ‐                     4990 Miscellaneous 48,472            78,078          48,124          39,195          48,300           23,100             48,300          

TOTAL OTHER 697,015          526,964        452,140        426,740        445,655        432,837          503,405       TOTAL OPERATING REVENUE 5,626,745$    5,240,521$    4,953,326$    4,906,708$    4,742,591$     4,552,224$     5,532,049$    

CODE/LINE ITEM

34

Operating Revenue Budget Justifications

AIRPORT FEES‐AIRSIDE

4120 Fuel flowage fees 58,000$           

4140 Landing fees 1,605,863$      

4141 Landing fees ‐ non cargo 269,481$         

4142 Landings ‐ ramp fees 76,731$           

AIRPORT FEES‐LANDSIDE

4270 Rent‐a‐car commissions

210,000$         

LEASE REVENUE‐ON AIRPORT

4330 Building lease‐on airport

T‐hangars, 18 @ $241.65/mo. 52,196              

T‐hangars,   3 @ $277.30/mo. 9,972                 

T‐hangars,   3 @ $325.10/mo. 11,703              

T‐hangars,   6 @ $348.45/mo. 25,088              

T‐hangars,   2 @ $401.20/mo. 9,628                 

T‐hangars,   2 @ $466.15/mo. 11,187              

Plot #A‐9, Alpine Aviation 11,409              

Plot #A‐5, Rock Valley College 36,118              

Plot #A‐10, Mechanical Tool & Eng. 28,215              

Plot #A‐12, Emery Air Charter 94,150              

Plot #A‐14, 49,500              

Plot #A‐15,  Heritage Aero 41,734              

Plot #A‐18,  Charles Thomas 18,000              

Plot #A‐18,  Emery Air Charter 90,000              

Plot #A‐20, Pride Aviation 21,915              

Plot #A‐21, Hot Shot Express 30,382              

International Cargo Facility ‐ Anderson Packaging 341,600            

Temporary Leases 6,000                 

Total building lease‐on airport 888,797$         

Buildings and hangars owned by the Authority and located within the airport perimeter fence line are considered on 

airport (airside) building leases.

Budgeted automobile rental commissions are calculated on average monthly rental commission.

35

Operating Revenue Budget Justifications

4360 Land  lease‐on airport

Plot #A‐1, Aircraft Systems Inc. 10,003              

Plot #A‐2, Kaney Aviation 19,820              

Plot #A‐3, Courtesy Aircraft, Inc. 18,989              

Plot #A‐4, Avionics Place 21,308              

Plot #A‐6, Owners Association 14,393              

Plot #A‐8, Emery Air Charter 59,605              

            Plot #A‐11, First Franklin Investment 10,518              

Plot #A‐19, HSI Investments, LLC (Pride) 14,712              

Plot #A‐23, Emery Air Charter 92,086              

Plot #A‐23A, Emery Air Charter 19,611              

Plot #A‐27, Superior Plane Aircraft 7,363                 

Plot #A‐28, HSI Investments, LLC (Pride) 17,344              

Plot #A‐29, Kaney Aviation 19,976              

Plot #A‐32, Emery Fuel Farm 15,063              

Airmen, Inc. ‐ Bldg D 2,674                 

Airmen, Inc. ‐ Bldg E 3,100                 

Airmen, Inc. ‐ Bldg F 3,847                 

Total land lease‐on airport 350,412$         

4361 Parking/Ramp Fees 32,000$           

4380 Terminal lease‐concession/counter/offices

Automobile rental‐Avis 7,898                 

Automobile rental‐Hertz    7,873                 

Automobile rental‐National     8,468                 

Office/Storage Space ‐ Chicago Aircraft 3,475                 

Airline Office Space ‐ Allegiant 7,748                 

Airline Office Space ‐ Frontier 6,250                 

Food service‐coffee shop 3,000                 

General Serv.Adm. (FAA/TSA) 12,409              

Total terminal lease 57,121$           

LEASE REVENUE‐OFF AIRPORT

4430 Building lease‐off airport

Prof Building ‐ UPS Employment 27,267              

Ops Bldg ‐ FAA 4,700                 

Plot #I‐2 6772 Falcon Rd (Pride) 20,522              

Emery Air ‐ Bldg 30 5,148                 

Carlson Farms ‐ Bldg 30 5,225                 

Plot #I‐30 CWTS 25,701              

Plot #I‐15 ‐ CMT 41,519              

Kennamental 1,200                 

Alpha Wrestling ‐ I29 5,500                 

Metro Enforcement 14,400              

Carwash Bay‐ Avis 4,800                 

Carwash Bay ‐ Enterprise 5,068                 

Carwash Bay ‐ Hertz 4,800                 

Total building lease‐off airport 165,850$         

 

Buildings owned by the Authority and located outside the fence line are considered off airport (landside) building leases.

A lease is considered a land lease if the land is leased and the lessee has added an improvement (building).

36

Operating Revenue Budget Justifications

4460 Land lease‐off airport

Farm, 530 acres @ $125/acre; 87 @ $100/acre 74,950              

Solar Farm 8,106                 

Plot #I‐3 ACF Properties (Triplett) 20,571              

Plot #I‐4 Mechanical Tool & Engineering 7,329                 

Plot #I‐5 Mrs. Mary Barker 6,326                 

Plot #I‐7 Slidematic 4,209                 

Plot #I‐9 Rock Road Company  96,807              

Plot #I‐10 Kennametal, Inc. 3,118                 

Plot #I‐11 Fitzgerald Equipment Company  14,916              

Plot #I‐12 Parkside Warehouse 14,181              

Plot #I‐12A Parkside Warehouse 9,449                 

Plot #I‐13 Barker Rockford Company 35,588              

Plot #I‐14 Clinkenbeard 7,876                 

Plot #I‐16 Airport Pet Lodge 421                    

Plot #I‐18 Freeway Rockford 7,993                 

Plot #I‐19 Parkside Warehouse 19,154              

Plot #I‐21 Mechanical Tool 3,411                 

Plot #I‐22 Willett, Hofmann & Associates 8,818                 

Plot #I‐25 Helm Group (Mechanical) 14,209              

Plot #I‐25A Helm Group (Mechanical) 24,078              

Plot #I‐26 JS Cad Scan Technologies 5,424                 

Plot #I‐27 YMA Inc dba Airport Shell 12,098              

Plot #I‐28 Comet Fabrication 5,793                 

Plot #I‐28B Comet Fabrication 8,256                 

Plot #I‐28C Comet Fabrication 6,047                 

Plot #I‐33 Northwest Pallet 23,758              

Plot #RM‐2, Sjostrom & Sons 11,753              

Total land lease‐off airport 454,639$         

AIRFEST REVENUES

Airshow

4915 Air Show‐ Concessions 110,000            

4916 Air Show ‐ Sponsors 175,000            

4917 Air Show ‐ Special Promotions/Packages 95,000              

4918 Air Show ‐ Misc 10,000              

4919 Air Show ‐ Admission 215,000            

Total AirFest  605,000$         

AIRPORT SERVICE FEES

4950 Fuel permits 

Fuel permits are based upon fuel dispensing criteria.

Emery Air Charter 1,125                 

Courtesy Aircraft 375                    

Kaney Aviation 375                    

Pride Aircraft 1,125                 

Charles Thomas 375                    

UPS 375                    Total fuel permits 3,750$             

4955 Late fees

1,000$             Fees paid after due date are assessed a late fee in accordance with lease agreement.

A lease is considered a land lease if the land is leased and the lessee has added an improvement (building).

37

Operating Revenue Budget Justifications

4970 Snow removal/maintenance fee

12,000$           

4971 International rubbish disposal fee

50,000$           

4972 Deicing chemical application fee

160,000$         

4975 Other airfield service fees

28,000$           

OTHER

4930 Commercial operating agreements

HSI Investments, LLC, A19, A28 28,530 sq.ft. 7,988                 

Aircraft Systems, A1 8,064 sq.ft. 2,258                 

Avionics Place, A4 7,300 sq.ft. 2,044                 

Courtesy Aircraft, A3 10,682 sq.ft. 2,991                 

Emery Air Charter, A8, A12, A23 134,023 sq.ft. 37,526              

Groom, Norm, T/H B6 1,449 sq.ft. 406                    

Kaney , A2, A14, A29 31,920 sq.ft. 8,938                 

Pride Aircraft, A20 4,620 sq.ft. 1,294                 

Alpine Aviation, A9 2,480 sq.ft. 694                    

Heritage Aero, A15 12,000 sq.ft. 3,360                 

Superior Plane Aircraft Coating, A27 3,000 sq. ft. 840                    

Non‐tenant commerical operators 6,766                 Total commercial operating agreements 75,105$           

4940 Foreign trade zone fees

General purpose/subzones ‐ various sizes  (4) 75,000              

Developer greenfield sites (10) 20,000              

Service fees 25,000              

Total foreign trade zone fees 120,000$         

4960 Quarry feesRoyalties‐ Rockford Sand & Gravel 110,000$         

4980 Stormwater fees

Budgeted storm water fees.  (currently UPS is the only user)

United Parcel Service ($12,500 x 12) 150,000$         

4990 Miscellaneous

Vending machine commissions 5,500                 

Scrap iron 1,800                 

Airport fines 2,000                 

Other 39,000              

Total miscellaneous 48,300$           

Charges to airport tenants for contracted snow removal and maint. services.

Budgeted Commercial Operating Agreements are based upon the actual square footage of the building footprint for 

tenants inside the fence @$.28/sq.ft./yr.  Non‐tenants doing business inside the fence pay a fee of $250.

Fees related to the disposal of international rubbish from flights.

Fees for labor, equipment and material related to deicing of tenant requested areas.

Fees for other services such as badging, training, finger printing and escorting.

38

Operating Expenses Summary  

The  Authority  was  broken  down  into  eight  departments  with  respective  Directors  or  Managers responsible for each  independent budget.   You will have the opportunity to better understand the goals and objectives of the organization and how the various expenses align with our strategic plan.  The eight departments  include  Administration  and  Finance,  Facilities  and Maintenance,  Operations, Marketing, Terminal,  AirFest,  Cargo  Development  and  Passenger  Development.    Each  departmental  budget  is presented in the subsequent sections.  This includes a summary of the department, goals for the coming year, the budget, and justifications.  Each department except for AirFest is directly related to all revenue sources.  Without the staff in each of these departments working together the revenue sources would not continue to evolve and strengthen.    As  the charts below show  that a majority of  the costs are  related  to directly operating  the airport and maintaining all the infrastructure and buildings.                        The  following pages are a  combined  report by department  comparing  to  the prior year’s budget.   The report allows for a better understanding of how certain costs are allocated. 

Finance & Administration

21%

Facilities & Maintenance

41%

Operations21%

Marketing 4%

Terminal Services

7%

Cargo

Development

2%Passenger Development

4%

FYE2014 ActualExpenses by Department

Finance & Administratio

n20%

Facilities & Maintenanc

e38%

Operations15%

Marketing 5%

Terminal Services

9%AirFest8% Cargo 

Development2%

Passenger Development

3%

FYE2015 BudgetExpenses by Department

39

Operating Expenses Combined Departm

ental B

udget

5400

Insurance

98,616

           

199,760

$     

59,349

$        

‐$                   

38,050

$        

7,602

$          

11,457

$         

21,066

$        

435,900

$     

401,524

$     

34,376

$        

8.56%

5401

Insurance‐retirees                            

110,617

         

‐                    

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

110,617

       

95,356

         

15,262

         

16.00%

5450

Overtim

e                                      

‐                     

51,115

         

11,222

         

‐                    

12,365

         

16,034

         

‐                     

‐                    

90,736

         

90,669

         

67

                 

0.07%

5451

Double tim

e                                   

‐                     

7,805

           

5,210

           

‐                    

11,658

         

10,637

         

‐                     

‐                    

35,309

         

33,818

         

1,492

           

4.41%

5500

Payroll taxes                                 

52,422

           

86,060

         

34,128

         

‐                    

16,114

         

8,587

           

9,277

             

9,793

           

216,381

       

212,565

       

3,816

           

1.80%

5560

Pen

sion contribution                          

74,476

           

120,719

       

36,937

         

‐                    

21,622

         

8,702

           

14,700

           

13,562

         

290,718

       

296,512

       

(5,794)

          

(1.95%)

5561

Pen

sion contribution Graa Peb

sco            

8,500

             

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

8,500

           

8,500

           

‐                    

0.00%

5600

Salaries/w

ages

714,471

         

927,510

       

365,213

       

‐                    

154,378

       

71,204

         

121,291

         

111,897

       

2,465,965

   2,434,170

   31,795

         

1.31%

5610

Pager pay

‐                     

7,800

           

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

7,800

           

7,800

           

‐                    

0.00%

5700

Tool allowance

‐                     

1,800

           

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

1,800

           

2,400

           

(600)

             

(25.00%)

5750

Training

2,250

             

5,250

           

11,500

         

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

19,000

         

19,000

         

‐                    

0.00%

5800

Workers compen

sation insurance

2,103

             

70,440

         

25,392

         

‐                    

13,673

         

2,276

           

364

                

336

               

114,583

       

115,680

       

(1,098)

          

(0.95%)

5900

Uniform

s‐

                     

7,099

           

3,106

           

‐                    

1,775

           

‐                     

‐                     

‐                    

11,980

         

12,667

         

(687)

             

(5.43%)

5901

Uniform

s‐lost,dam

aged

,rep

laced              

‐                     

500

               

50

                 

‐                    

422

               

‐                     

‐                     

‐                    

972

               

972

               

‐                    

0.00%

5903

Uniform

s‐protective clothing

‐                     

6,400

           

2,400

           

‐                    

600

               

‐                     

‐                     

‐                    

9,400

           

9,400

           

‐                    

0.00%

 TO

TAL PER

SONNEL SER

VICES

1,063,456

     

1,492,257

   554,507

       

‐                    

270,656

       

125,042

       

157,089

         

156,653

       

3,819,660

   3,741,032

   78,628

         

2.10%

6021

Ad‐Television

‐                     

‐                    

‐                    

60,000

         

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

60,000

         

70,000

         

(10,000)

        

(14.29%)

6022

Ad‐Radio

‐                     

‐                    

‐                    

60,000

         

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

60,000

         

80,000

         

(20,000)

        

(25.00%)

6023

Ad‐Billboards

‐                     

‐                    

‐                    

30,000

         

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

30,000

         

30,000

         

‐                    

0.00%

6024

Ad‐Direct

‐                     

‐                    

‐                    

10,000

         

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

10,000

         

10,000

         

‐                    

0.00%

6025

Ad‐Promotions

‐                     

‐                    

‐                    

45,000

         

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

45,000

         

55,000

         

(10,000)

        

(18.18%)

6026

Ad‐Print

‐                     

‐                    

‐                    

35,000

         

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

35,000

         

25,000

         

10,000

         

40.00%

6027

Ad‐Internet/w

eb‐

                     

‐                    

‐                    

25,000

         

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

25,000

         

30,000

         

(5,000)

          

100.00%

6050

Audit

30,915

           

‐                    

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

30,915

         

29,915

         

1,000

           

3.34%

6040

Airfield rep

air

‐                     

32,000

         

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

32,000

         

22,000

         

10,000

         

45.45%

6100

Building repair

‐                     

37,500

         

‐                    

‐                    

20,000

         

‐                     

‐                     

‐                    

57,500

         

75,000

         

(17,500)

        

(23.33%)

6140

Conferences & m

eetings

6,375

             

‐                    

3,000

           

‐                    

‐                    

‐                     

9,000

             

9,725

           

28,100

         

29,375

         

(1,275)

          

(4.34%)

6150

Reven

ue guarantee

‐                     

‐                    

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

35,000

         

35,000

         

45,000

         

(10,000)

        

0.00%

6160

Consulting services

98,500

           

‐                    

‐                    

108,000

       

‐                    

‐                     

‐                     

25,000

         

231,500

       

209,500

       

22,000

         

10.50%

6161

ARFF contractual services

‐                     

‐                    

603,000

       

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

603,000

       

985,000

       

(382,000)

     

(38.78%)

6162

ARFF training

‐                     

‐                    

7,500

           

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

7,500

           

25,000

         

(17,500)

        

(70.00%)

6163

LEO contractual services

‐                     

15,000

         

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

15,000

         

‐                    

15,000

         

100.00%

6165

Airshow contractual

‐                     

‐                    

‐                    

‐                    

‐                    

219,500

       

‐                     

‐                    

219,500

       

‐                    

219,500

       

100.00%

6170

Airshow lodging

‐                     

‐                    

‐                    

‐                    

‐                    

39,000

         

‐                     

‐                    

39,000

         

‐                    

39,000

         

100.00%

6175

Airshow ren

tal services

‐                     

‐                    

‐                    

‐                    

‐                    

51,830

         

‐                     

‐                    

51,830

         

‐                    

51,830

         

100.00%

6185

Airshow food and beverages

‐                     

‐                    

‐                    

‐                    

‐                    

61,150

         

‐                     

‐                    

61,150

         

‐                    

61,150

         

100.00%

6190

Airshow transportation

‐                     

‐                    

‐                    

‐                    

‐                    

43,450

         

‐                     

‐                    

43,450

         

‐                    

43,450

         

100.00%

6201

Energy‐electric

25,000

           

128,525

       

‐                    

‐                    

110,000

       

‐                     

‐                     

‐                    

263,525

       

278,500

       

(14,975)

        

(5.38%)

6202

Energy‐natural gas

7,000

             

40,000

         

‐                    

‐                    

17,500

         

‐                     

‐                     

‐                    

64,500

         

56,000

         

8,500

           

15.18%

6300

Engineering services

41,000

           

‐                    

‐                    

‐                    

‐                    

2,500

           

‐                     

‐                    

43,500

         

39,000

         

4,500

           

11.54%

6321

Equip m

aint‐repairs/services                  

‐                     

12,415

         

‐                    

‐                    

66,785

         

‐                     

‐                     

‐                    

79,200

         

87,285

         

(8,085)

          

(9.26%)

6322

Equip m

aint‐service contracts                 

14,050

           

50,217

         

2,735

           

‐                    

64,456

         

‐                     

‐                     

‐                    

131,458

       

131,458

       

‐                    

0.00%

6350

Equipmen

t rental

7,960

             

58,400

         

2,715

           

‐                    

12,500

         

4,800

           

‐                     

‐                    

86,375

         

67,825

         

18,550

         

27.35%

6400

Insurance

160,000

         

‐                    

‐                    

‐                    

‐                    

12,000

         

‐                     

‐                    

172,000

       

160,000

       

12,000

         

7.50%

6402

Insurance ded

uctible 

5,000

             

‐                    

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

5,000

           

5,000

           

‐                    

0.00%

CODE/LINE ITEM

, All Departm

ents

PER

SONNEL SER

VICES

CONTR

ACTU

AL SERVICES

% Chan

geDept 04 

Fin/A

dmin

Dept 05 

Fac/Maint

Dept 07 

Marketing

Dept 08 

Term

inal

Dept 09 

Airfest

BUDGET

 

FYE15

BUDGET

 

FYE14

$ Chan

geDept 11 Air 

Serv Dev

Dept 10 Bus 

Dev

Dept 06 

Opers

40

Operating Expenses Combined Departm

ental B

udget

CODE/LINE ITEM

, All Departm

ents

% Chan

geDept 04 

Fin/A

dmin

Dept 05 

Fac/Maint

Dept 07 

Marketing

Dept 08 

Term

inal

Dept 09 

Airfest

BUDGET

 

FYE15

BUDGET

 

FYE14

$ Chan

geDept 11 Air 

Serv Dev

Dept 10 Bus 

Dev

Dept 06 

Opers

6410

Landscaping

‐                     

6,000

           

‐                    

‐                    

12,500

         

‐                     

‐                     

‐                    

18,500

         

18,500

         

‐                    

0.00%

6440

Legal notices

4,025

             

‐                    

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

4,025

           

4,025

           

‐                    

0.00%

6451

Legal services‐general

50,000

           

‐                    

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

50,000

         

50,000

         

‐                    

0.00%

6452

Legal services‐personnel

6,000

             

‐                    

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

6,000

           

6,000

           

‐                    

0.00%

6453

Legal services‐other                          

1,800

             

‐                    

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

1,800

           

3,600

           

(1,800)

          

(50.00%)

6480

Licenses,titles & inspections

‐                     

1,500

           

9,500

           

‐                    

‐                    

1,175

           

‐                     

‐                    

12,175

         

11,000

         

1,175

           

10.68%

6510

Med

ical exams

500

                 

920

               

80

                 

‐                    

500

               

‐                     

‐                     

‐                    

2,000

           

2,000

           

‐                    

0.00%

6540

Mem

bership dues

37,980

           

150

               

1,345

           

‐                    

‐                    

‐                     

4,000

             

310

               

43,785

         

41,785

         

2,000

           

4.79%

6600

Other

5,000

             

1,000

           

‐                    

‐                    

1,580

           

500

               

‐                     

‐                    

8,080

           

8,580

           

(500)

             

(5.83%)

6640

Paymen

t services

6,100

             

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

6,100

           

6,100

           

‐                    

0.00%

6670

Permits & testing

‐                     

1,400

           

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

1,200

           

2,600

           

1,400

           

1,200

           

85.71%

6700

Postage

3,600

             

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

3,600

           

3,600

           

‐                    

0.00%

6730

Printing

2,000

             

‐                    

13,250

         

‐                    

11,000

         

‐                     

‐                    

26,250

         

18,250

         

8,000

           

43.84%

6751

Telephone‐cellular

2,900

             

6,000

           

3,900

           

‐                    

1,800

           

2,800

           

1,260

             

1,091

           

19,751

         

25,758

         

(6,007)

          

(23.32%)

6752

Telephone‐local                               

18,611

           

14,750

         

5,100

           

‐                    

14,500

         

1,000

           

450

                

1,680

           

56,091

         

57,619

         

(1,528)

          

(2.65%)

6800

Travel & transportation

28,720

           

4,800

           

7,980

           

‐                    

‐                    

200

               

21,100

           

16,450

         

79,250

         

62,850

         

16,400

         

26.09%

6800

Customer care/customer service

‐                     

‐                    

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

2,000

           

2,000

           

1,500

           

500

               

33.33%

6850

Utilities

1,500

             

6,200

           

‐                    

‐                    

5,800

           

‐                     

‐                     

‐                    

13,500

         

12,300

         

1,200

           

9.76%

6900

Veh

icle m

aintenance

‐                     

22,000

         

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

22,000

         

15,000

         

7,000

           

46.67%

6950

Waste rem

oval

‐                     

11,350

         

‐                    

‐                    

51,000

         

‐                     

‐                     

‐                    

62,350

         

62,350

         

‐                    

0.00%

 TO

TAL CONTR

ACTU

AL SERVICES

564,536

         

435,127

       

661,855

       

386,250

       

378,921

       

450,905

       

35,810

           

92,456

         

3,005,860

   2,958,075

   47,785

         

1.62%

7100

Building repair

500

                 

22,500

         

‐                    

‐                    

18,000

         

‐                     

‐                     

‐                    

41,000

         

38,500

         

2,500

           

6.49%

7140

Conferences & m

eetings

15,100

           

4,800

           

1,000

           

6,000

           

2,400

           

‐                     

4,000

             

8,500

           

41,800

         

45,800

         

(4,000)

          

(8.73%)

7200

Equipmen

t5,980

             

25,130

         

15,100

         

‐                    

19,600

         

‐                     

1,650

             

1,990

           

69,450

         

71,040

         

(1,590)

          

(2.24%)

7240

Fence/gate

‐                     

5,200

           

‐                    

‐                    

‐                    

‐                      

‐                     

‐                    

5,200

           

5,200

           

‐                    

0.00%

7271

Fuel‐diesel                                   

‐                     

87,350

         

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

87,350

         

82,500

         

4,850

           

5.88%

7272

Fuel‐unleaded

                                 

‐                     

36,050

         

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

36,050

         

38,400

         

(2,350)

          

(6.12%)

7273

Fuel‐other                                    

‐                     

1,500

           

‐                    

‐                    

‐                    

39,700

         

‐                     

‐                    

41,200

         

1,500

           

39,700

         

2646.67%

7300

Landscaping

‐                     

3,600

           

‐                    

‐                    

3,500

           

1,000

           

‐                     

‐                    

8,100

           

8,000

           

100

               

1.25%

7380

Other

1,000

             

1,000

           

‐                    

‐                    

2,000

           

‐                     

‐                     

‐                    

4,000

           

4,000

           

‐                    

0.00%

7400

Pavem

ent marking

‐                     

83,400

         

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

83,400

         

80,500

         

2,900

           

3.60%

7440

Pavem

ent repair

‐                     

22,000

         

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

22,000

         

22,000

         

‐                    

0.00%

7500

Raw

 materials

‐                     

7,200

           

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

7,200

           

7,200

           

‐                    

0.00%

7501

Raw

 materials‐deicing only

‐                     

434,640

       

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

434,640

       

434,640

       

‐                    

0.00%

7540

Signage

‐                     

12,500

         

‐                    

‐                    

3,000

           

4,000

           

‐                     

‐                    

19,500

         

15,500

         

4,000

           

25.81%

7580

Software

3,700

             

3,000

           

2,000

           

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

8,700

           

9,700

           

(1,000)

          

(10.31%)

7600

Subscriptions

2,327

             

2,605

           

4,840

           

‐                    

1,355

           

500

               

335

                

4,595

           

16,557

         

16,357

         

200

               

1.22%

7660

Supplies‐janitorial

‐                     

5,000

           

‐                    

‐                    

17,400

         

3,500

           

‐                     

‐                    

25,900

         

22,400

         

3,500

           

15.63%

7690

Supplies‐lighting(airfield)

‐                     

80,000

         

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

80,000

         

90,000

         

(10,000)

        

(11.11%)

7720

Supplies‐mechanical (airfield)

‐                     

56,520

         

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

56,520

         

50,000

         

6,520

           

13.04%

7750

Supplies‐office

8,300

             

600

               

2,900

           

‐                    

‐                    

500

               

‐                     

‐                    

12,300

         

11,300

         

1,000

           

8.85%

7780

Supplies‐other

‐                     

2,500

           

‐                    

‐                    

9,000

           

2,700

           

‐                     

5,500

           

19,700

         

9,000

           

10,700

         

118.89%

7782

Supplies‐hardware

‐                     

7,000

           

‐                    

‐                    

‐                    

1,700

           

‐                     

‐                    

8,700

           

7,000

           

1,700

           

24.29%

7796

Supplies‐promotional

‐                     

‐                    

‐                    

9,000

           

‐                    

24,600

         

4,000

             

‐                    

37,600

         

13,000

         

24,600

         

189.23%

7810

Supplies‐specialty

‐                     

‐                    

20,000

         

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

20,000

         

15,000

         

5,000

           

33.33%

7830

Supplies‐steel stock

‐                     

2,800

           

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

2,800

           

3,200

           

(400)

             

(12.50%)

COMMODITIES

41

Operating Expenses Combined Departm

ental B

udget

CODE/LINE ITEM

, All Departm

ents

% Chan

geDept 04 

Fin/A

dmin

Dept 05 

Fac/Maint

Dept 07 

Marketing

Dept 08 

Term

inal

Dept 09 

Airfest

BUDGET

 

FYE15

BUDGET

 

FYE14

$ Chan

geDept 11 Air 

Serv Dev

Dept 10 Bus 

Dev

Dept 06 

Opers

7850

Supplies‐storm

 sew

er/drain

‐                     

1,500

           

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

1,500

           

1,500

           

‐                    

0.00%

7880

Supplies‐welding

‐                     

5,000

           

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

5,000

           

5,000

           

‐                    

0.00%

7901

Maint‐licen

sed veh

icles 

‐                     

12,350

         

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

12,350

         

12,350

         

‐                    

0.00%

7902

Maint‐eq

uipmen

t                               

‐                     

78,400

         

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

78,400

         

78,400

         

‐                    

0.00%

 TO

TAL COMMODITIES

36,907

           

1,004,145

   45,840

         

15,000

         

76,255

         

78,200

         

9,985

             

20,585

         

1,286,917

   1,198,987

   87,930

         

7.33%

8400

Glycol reten

tion treatmen

t facility

‐                     

91,440

         

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

91,440

         

91,440

         

‐                    

0.00%

8410

Landfill en

vironmen

tal costs

‐                     

135,000

       

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

135,000

       

120,000

       

15,000

         

12.50%

8415

Property Taxes

‐                     

65,000

         

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

65,000

         

75,000

         

(10,000)

        

(13.33%)

 TO

TAL OTH

ER‐

                     

291,440

       

‐                    

‐                    

‐                    

‐                     

‐                     

‐                    

291,440

       

286,440

       

5,000

           

1.75%

FISCAL YEAR TOTA

LS1,664,899

$   

3,222,969

$  

1,262,202

$  

401,250

$     

725,832

$     

654,147

$     

202,884

$      

269,694

$     

8,403,877

$  

8,184,534

$  

219,343

$     

2.68%

OTH

ER

42

Finance and Administration Department Summary  The Finance and Administration Department is responsible for the administration, financial management of  policies  and  procedures  of  the  Greater  Rockford  Airport  Authority.    The  department  includes  the Executive Director and the strategic goals and economic development planning.    The  functions  of  the  department which  is  led  by  the  Deputy  Director  include  financial  planning  and analysis,  human  resource  development,  risk  management,  property  development  and  grant administration.   The Department establishes and maintains safeguards to protect the Authority’s assets, which  includes  risk  management  duties.      The  Authority  has  over  one  hundred  tenants  and  the Department  administers  and  manages  all  leases.    The  Department  issues  fuel  permits,  commercial operating agreements, and prepares annual Disadvantage Business Enterprise Reports and Occupational Safety Health Administration Reports.   Other areas of responsibility include all human resource functions including, but not  limited  to, policies and procedures, hiring,  labor union negotiations  issues, personnel files, and  insurance related  issues.   The Department also has oversight of procurement and  information technology services.   The  following  outlines  the  objectives  for  the  department.   We  have  included  those  below  and  future budgets will report the progress of these strategic objectives based on the targets outlined.  Department initiatives to move the goals are listed below.  Also noted are prior year results.    

RevenuesGrowth in diversified revenue 

sources.

Greater than 80% of revenues 

from sources other than UPS.

Monitor annual report, schedule of major 

revenue sources.

Performance appraisals

90% of all new hires  rate 

satisfactory or better in the first 

6 mos. of employment

Employee  turnoverTurnover rate at 8% or less 

annually.

Identify organizational wide training priorities 

to improve job skills and knowledge.

Create and implement training/ professional 

development program.

Assessment of current and future workforce 

needs – 3  – 6 months,

Create plan and business  case for succession 

plan 6‐12 months, 

Approved resources in budget to support 

leadership program. – 12 months, 

Define processes, training and development 

program 12 ‐ 18 months, 

Communicate, execute and measure plan 

results for first year 18 – 36 months.

INITIATIVES

Maintain financial 

stabilityMaintain adequate reserves.

Maintain reserves equal to or 

greater than 4 months  of 

expenses based on 3 year 

history.

Monitor reserves monthly.

Implement initiatives for 

succession planning

Development of written 

succession plan

Creation, implementation and 

measurement of plan within 36 

months.

OBJECTIVES MEASURES TARGETS

Attract and retain a  

qualified and workforce.

Performance appraisals done annually and 

quarterly during first year of position.

Promote learning and 

growth

Professional development and 

or training opportunities and 

participation.

Hours of training or 

professional development

     

43

Finance and Administration Department Summary(con’t)  

Present plan in 6‐9 mos.

Accept plan in 9‐12 mos.

Develop collaborative opportunities for 

promotion, education and recruitment through 

various  businesses and community events.  

Go Global, Air Show. Ice Sculpting Contest (clean 

snow), Cub Scouts, College/High School Interns. 

Maintain strong working relationship with 

consulting firm, Point Trade Services, Inc. 

Continue development of strong regional 

network of economic development partners  

through Leadership Forum, Go Global, visits and 

attendance at their events.

Increase regional public awareness through 

public speaking opportunities.  Go Global, 

Stateline World Trade Association and other 

external networking opportunities.

Remain current on FTZB regulations, complying 

with all requirements of the program of the FTZ 

Board and CBP.

Throughput volume (product in 

and out).

Increase throughput by $1 

billion within five years.

Retain active membership in NAFTZ, 

participating in committees/task forces, 

attending meetings  and speaking.

Provide a world class  safe 

and secure airport.Workplace Safety

5 or less OSHA recordable event 

annually.

Research, prepare and present plan to 

understand MRO market.

Excel as a community 

partner for the region.

Participation and collaboration 

in the community.

Continue and/or increase 

participation.

TARGETS INITIATIVESOBJECTIVES MEASURES

Expand FTZ Activity

Increase number of activated 

sites/subzones

Add an average of one new FTZ 

operator/year.

Service Fee revenue to GRAA.

Annually generate revenue 

through fees  to cover 100% of 

total RFD operating cost for FTZ 

#176.

Develop a  business plan 

for heavy metal MRO 

operations

Business  plan for heavy metal 

MRO

 Goals and Objectives To  ensure  the  operation  and maintenance  of  a  high  quality,  customer  service  oriented,  financial  self‐sufficient airport system and to support the purpose and goals of the Authority by providing exceptional financial and administrative management.   Increase the economic impact of RFD to the region and the State of Illinois. 

Annual Receipt of the GFOA budget award. 

Monthly Reports presented to Board and Staff on a timely basis. 

Periodic  review  of  airport  rates  and  fees with  the  goal  of  keeping  the  cost  competitive  to  the market place. 

Receipt of GFOA certificate of achievement for excellence in financial reporting. 

Assure that cash flows meet the Authority’s needs while maximizing investment opportunities. 

Research  and  investigate  other  revenue  sources  for  the  Authority  including  but  not  limited  to advertising, fuel farming, and new lease development.  

Investigate and plan  future  funding strategies  for  large capital  improvements and projects  to be presented to the Planning and Finance Committee. 

Continue  to develop opportunities  for additional business opportunities at  the airport  to  include aviation related education and MRO operations. 

Annual receipt of the GFOA Popular Annual Financial Report. 

44

Finance and Administration Department Summary(con’t)  

Implementation and support of an Asset Management plan. 

Work  on  tenant  relations  and  to  include  a more  viable  communication  plan  through  quarterly meetings to include an online tenant service/maintenance request form. 

Develop  a  plan  that  supports  growth  and  enable  the  flexible  use  of  current  facilities,  create  a database with available facilities to include all pertinent data/information. 

Evaluate scenarios when developing planning alternatives of available facilities/properties. 

Work on the development of a conceptual timeline of improvements to our facilities. 

 Prior Year Results  Annual budget award and financial reporting certificate from GFOA received. 

Acquisition of additional airfield properties for leasing. 

Training for staff in various areas. 

First award for the GFOA Popular Annual Report Award. 

Received the result of the economic  impact study with result of RFD creating almost $1 billion  in annual economic impact. 

45

Finance and Administration Department BudgetACTUAL ACTUAL ACTUAL ACTUAL BUDGET ESTIMATE BUDGET

FYE10 FYE11 FYE12 FYE13 FYE14 FYE14 FYE15

PERSONNEL SERVICES

5400 Insurance 104,512$         117,106$        112,586$        80,517$          95,176$          106,454$         98,616$          5401 Insurance‐retirees                             105,266           95,991           (83,121)          80,472           95,356           107,088           110,617          5450 Overtime                                      2,367               373                 168                 494                 564                 27                     ‐                       5500 Payroll taxes 65,683             68,312           79,123           69,705           52,572           79,882             52,422            5560 Pension contribution  65,722             107,103         87,284           68,898           75,654           78,339             74,476            5561 Pension contribution  GRAA  Pebsco            10,396             11,478           ‐                      ‐                      8,500             ‐                        8,500              5600 Salaries/wages 789,725           869,525         955,772         635,515         699,388         695,374           714,471          5605 Outside labor ‐                        ‐                      ‐                      ‐                      ‐                      1,615               ‐                       5750 Training 8,616               8,997             889                 710                 2,250             234                   2,250              5800 Workers compensation insurance 5,714               6,435             1,750             1,920             2,098             2,168               2,103              

  TOTAL PERSONNEL SERVICES 1,158,003        1,285,319        1,154,451        938,232           1,031,559        1,071,181        1,063,456        31,897$       3.09%

CONTRACTUAL SERVICES

6050 Audit                                         36,461             36,871           28,765           29,629           29,915           30,535             30,915            6100 Building repair  ‐                        ‐                      ‐                      4,710             ‐                      ‐                        ‐                       6140 Conferences & meetings 15,414             12,578           18,199           6,553             5,375             8,042               6,375              6160 Consulting services 128,129           66,662           72,427           91,373           91,500           107,004           98,500            6201 Energy‐electric 37,244             44,209           36,956           25,116           28,000           20,561             25,000            6202 Energy‐natural gas                  15,537             14,490           9,674             8,018             7,000             2,966               7,000              6300 Engineering services 38,176             50,882           47,501           42,569           39,000           58,996             41,000            6321 Equip.maint‐repairs/services ‐                        142                 ‐                      ‐                      ‐                      ‐                        ‐                       6322 Equip.maint‐service contracts 16,461             17,722           15,696           14,351           14,050           14,299             14,050            6350 Equipment rental 11,481             9,418             8,065             7,726             7,960             7,269               7,960              6400 Insurance                                     226,807           184,974         153,559         161,186         160,000         154,779           160,000          6402 Insurance deductible 1,000               ‐                      ‐                      ‐                      5,000             ‐                        5,000              6440 Legal notices 5,058               3,963             3,025             2,253             4,025             3,509               4,025              6451 Legal services‐general 66,695             51,453           79,571           81,520           50,000           137,615           50,000            6452 Legal services‐personnel                       1,235               2,953             13,361           1,009             6,000             624                   6,000              6453 Legal services‐other 1,839               900                 2,700             5,675             3,600             2,100               1,800              6480 Licenses, titles & inspections 156                   ‐                      ‐                      ‐                      ‐                      ‐                        ‐                       6510 Medical exams                                  369                   924                 1,158             ‐                      500                 25                     500                  6540 Membership dues                                27,743             28,916           48,835           18,110           35,980           36,804             37,980            6600 Other                                         3,095               18,437           2,208             5,299             5,000             4,953               5,000              6640 Payment services 9,439               10,052           7,666             6,011             6,100             6,142               6,100              6700 Postage                                        7,177               5,754             3,480             3,714             3,600             3,357               3,600              6730 Printing                                      2,968               2,046             2,345             2,205             2,000             1,609               2,000              6751 Telephone‐cellular 5,495               6,065             6,155             4,435             3,700             3,249               2,900              6752 Telephone‐local 33,283             27,521           25,152           14,948           16,611           18,899             18,611            6753 Telephone‐long distance                        3,762               2,776             410                 ‐                      ‐                      ‐                        ‐                       6800 Travel & transportation 30,889             24,822           50,484           26,816           28,720           19,990             28,720            6850 Utilities 1,284               1,152             1,162             1,150             1,500             1,079               1,500              

  TOTAL CONTRACTUAL SERVICES 727,196           625,682           638,553           564,377           555,136           644,404           564,536           9,400$          1.69%

COMMODITIES

7100 Building repair ‐                        6                       ‐                        3,847               500                   442                   500                  7140 Conferences & meetings 8,873               9,147               7,745               10,305             15,100             11,790             15,100            7200 Equipment 11,816             5,050               5,058               11,830             9,960               2,160               5,980              7380 Other 1,292               3,196               1,799               643                   1,000               1,846               1,000              7580 Software ‐                        2,941               395                   32                     4,700               1,728               3,700              7600 Subscriptions 3,329               4,083               4,823               3,871               4,127               2,095               2,327              7750 Supplies‐office 9,876               9,660               6,824               6,492               8,300               6,396               8,300              

  TOTAL COMMODITIES 35,185             34,083             26,923             37,020             43,687             26,695             36,907             (6,780)$        ‐15.52%

DEPARTMENT TOTAL 1,920,384$     1,945,085$     1,819,927$     1,539,629$     1,630,382$     1,742,280$     1,664,899$     34,517$       2.12%

CODE/LINE ITEM, Department 04%Chg/FY14 

Budget

$Chg/FY14 

Budget

46

Finance and Administration Budget Justifications

PERSONNEL SERVICES

5400 Insurance

Health, dental and life insurance costs for employees and eligible retirees.

Health insurance

The annual cost for the Authority at 80% is as follows by each type of coverage:

Employee = $5932.64/$4069.00

Employee + Spouse = $19,116.52/$17,450.00

Employee + Children = $10,010.32

Family =  $15,277.80/$13,359.00

Medicare Supp. D = $1,869.98

Dental insurance

The annual cost for dental is based on cobra rates as the program is self‐funded.

Employee = $361.20

Family = $981.60

Life insurance

Employees:

Health 88,912                   

Dental 5,876                     

Life 3,828                     Total employee insurance 98,616$                

5401 Retiree insurance

Health 101,836                 

Dental 8,684                     

Life 97                          Total retiree insurance 110,617$             

5500 Payroll taxes

FICA ‐ 6.2% of base wage up to $117,000 36,715                   

Medicare  ‐ 1.45% of base wage 10,164                   

State unemployment ‐ 4.85% of the first $12,960 5,543                     

Total payroll taxes 52,422$                

5560 Pension contribution

IMRF pension fund ‐ 12.12% 74,476$                

5561 Pension contribution ‐ 475 plan

Executive Director match 8,500$                  

5600 Salaries

Commissioner stipends ‐ Seven commissioners 12,600                   

Salaries ‐ 8 full time employees 701,871                 

Total salaries 714,471$             

5750 Training

Procurement/finance 750                        

College courses ‐ aviation/business/IT 1,500                     

Total training 2,250$                  

The annual cost for the Authority for medicare eligible retirees is listed below; all those not medicare eligible have the 

same coverage as employees.  The Authority is partially self funded and estimates for this partial funding are incorporated 

into the annual costs noted below.

Life and AD&D insurance is provided to current employees.  The benefit is 2.5 times an employee's base salary with life at 

$.23/$1000 and AD&D at $.05/$1000.  Eligible retireees are also provided with a $2,500 life insurance benefit.

47

Finance and Administration Budget Justifications

5800 Workers compensation insurance 2,103$                  

CONTRACTUAL SERVICES

6050 Audit                                         

Independent auditor 16,000                   

GFOA award applications ‐ Financial reporting and budget 715                        

Grant audits 13,000                   

Report production costs 1,200                     

Total audit 30,915$                

6140 Conferences & meetings                        

RAEDC annual meeting 400                        

Chamber of Commerce, State of the City Luncheon 500                        

AAAE annual conference 800                        

Great Lakes AAAE conference 650                        

Allegiance air service planning conference 125                        

Other conferences ($300 ea) 900                        

Business lunches/dinners 3,000                     

Total conferences & meetings 6,375$                  

6160 Consulting services                           

Information technology consultant  12,000                   

Other 2,000                     

Accounting software consultant 3,000                     

Financial analyst 2,500                     

HR Support 4,000                     

FTZ Administration 75,000                   

Total consulting services 98,500$                

6201 Energy‐electric (60 Airport Dr.) 25,000$                

6202 Energy‐natural gas (60 Airport Dr.) 7,000$                  

6300 Engineering services                          

Cost for professional engineering services rendered by outside engineering firms.

Crawford, Murphy & Tilly, Inc. 40,000                   

Other 1,000                     

Total engineering services 41,000$                

6322 Equip maint‐service contracts                 

Software support ‐ Best FAS 1,680                     

Software support ‐ Sage 3,720                     

Software support ‐ Peopletrak 100                        

Computer support 600                        

Copy machine ‐ usage 5,450                     

Internet security 2,000                     

Telephone system  500                        

Total equipment maintenance‐service contracts 14,050$                

6350 Equipment rental                              

Postage/scale meter lease ($650/qtr) 2,600                     

Copy machine ($430/mo) 5,160                     

Other 200                        

Total equipment rental 7,960$                  

48

Finance and Administration Budget Justifications

6400 Insurance                                     

Aviation liability 35,000                   

Automotive 23,000                   

Property 84,000                   

Public officials liability 18,000                   

Total insurance 160,000$             

6402 Insurance deductible 5,000$                  

6440 Legal notices                                 

Annual receipts & disbursement report 1,125                     

Bid documents (est $155/ad‐approx 16) 2,400                     

Public meeting notices & other 500                        

Total legal notices 4,025$                  

6451 Legal services‐general 50,000$                

6452 Legal services‐personnel 6,000$                  

6453 Legal services‐other 1,800$                  

6510 Medical exams 500$                     

6540 Membership dues                               

EDC ‐ Rockforward program ‐ voucher trade for $5,000 25,000                   

ACI ‐ NA 7,500                     

AAAE Legislative Membership 1,750                     

Chamber of Commerce (Belvidere, Freeport, Loves Park‐Machesney Park, & Rockford) ‐ voucher trade 1,500                     

Employers Association 220                        

National Air Transport Association 400                        

National Institute of Governmental Purchasing  330                        

American Association of Airport Executives (AAAE) 275                        

Illinois Certified Professional Accountants Society (ICPA) 225                        

American Certified Professional Accountants Society (AICPA) 290                        

Government Finance Officers Assoc (GFOA) ‐ 1 160                        

Association of Airport Internal Auditors (AAIA) 125                        

Airport Purchasing Group (APG) 205                        

Total membership dues 37,980$                

6600 Other ‐ Contractual services not itemized in other accounts. 5,000$                   

6640 Payment services                              

Bi‐weekly payroll processing & quarterly reports 6,000                     

Other 100                        

Total payment services 6,100$                  

6700 Postage                                       

Overnight mail 300                        

Postage, metered (approx $250/mo) 3,000                     

Other 300                        

Total postage 3,600$                  

Publication costs for public notices, including bid documents, Treasurer's Report, personnel notices.

49

Finance and Administration Budget Justifications

6730 Printing                                      

Checks, statements, HR forms 500                        

Photographs 500                        

Business cards 500                        

Miscellaneous 500                        

Total printing 2,000$                  

6751 Telephone‐cellular                             2,900$                  

6752 Telephone‐local

IP phone and internet  7,131                     

Remote internet connection 580                        

Back up internet connection 2,500                     

Answering service  8,400                     

Total telephone ‐ local 18,611$                

6800 Travel & transportation (airfare/hotel/per diem)

AAAE National meeting/training (4n) 1,590                     

GFOA/AAAE meeting/training (4n) 1,590                     

Allegiant air service meeting (3n) 1,330                     

Other business meetings DC, etc. 5,000                     

Other business meetings (3t) (2n) 3,210                     

Director business expense 12,000                   

Mileage 4,000                     

Total travel & transportation 28,720$                

6850 Utilities

Water 1,000                     

Sewer 500                        

Total utilities 1,500$                  

COMMODITIES

7100 Building repair

Materials for administration and operations building. 500$                     

7140 Conferences & meetings

In‐house lunch/meetings 2,500                     

Bottled water 500                        

Employee events 4,800                     

Employee/Board Luncheon (monthly) 2,700                     

Wellness program 2,600                     

Meeting supplies  2,000                     

Total conferences & meetings 15,100$                

7200 Equipment

Computers ‐ replacements(3) 3,980                     

Printer and camera 2,000                     

Total equipment 5,980$                  

7380 Other ‐ Commodities not itemized in other accounts. 1,000$                   

Amounts include an estimate of $550/trip airfare, lodging of $185/night and M&I of $75/day for domestic and 

$2900/airfare, lodging $300 and M&I of $100/day for international.

50

Finance and Administration Budget Justifications

7580 Software

Adobe Pro upgrade ‐ 16 seats 3,200                     

Other 500                        

Total software 3,700$                  

7600 Subscriptions

Digicast email (AAAE) 300                        

Internet ‐ Winnebago County 1,260                     

Other (includes publications) 500                        

Rockford Register Star 267                        

Total subscriptions 2,327$                  

7750 Supplies‐office

Copier & printer paper/fax cartridges 1,500                     

Office supplies 5,000                     

Stationery/envelopes for stock 1,500                     

Binding machine 300                        

Total supplies‐office 8,300$                  

51

Facility and Maintenance Department Summary The  Facilities  and Maintenance  Department  is  responsible  for  maintaining  greater  than  17.5  million square  feet of  runways,  taxiways, aprons and  roadways,  including keeping  them  free of  snow,  ice and debris, as well as maintaining the airfield lighting system.   This also includes maintaining 15 buildings and properties owned by the airport authority as well as a large fleet of vehicles and equipment; directing and coordinating construction projects; and the oversight of the glycol retention/treatment facility.  Following are the strategic objectives outlined  in the most recent plan.   Department  initiatives to move the goals are listed below.  Also noted are prior year results.    

Performance appraisals90% of all new hires rate satisfactory or better in the f irst 6 mos. of employment

Employee turnoverTurnover rate at 8% or less annually.

Identify organizational w ide training priorities to improve job skills and know ledge.Create and implement training/ professional development program.Ensure safe operational status during times of severe w eather.

Enhance safety, capacity, and marketability w ith the follow ing: improved nav-aids, perimeter roadw ay, airport control tow er, rescue and f iref ighting, hydrant fueling.

Workplace Safety5 or less OSHA recordable event annually.

Work order system that improves eff iciencies and measures future needs.Preventative maintenance checks and services (PMCS) and scheduled equipment replacement program.

Energy/Fuel Savings3% reduction in energy usage per year.

Utilization and expansion of conservation and alternative energy opportunities.

Kishw aukee Street entranceDesign and landscape plan for stone pillars at Kishw aukee Street entrance.

Falcon Road rehabilitationProactively w ork w ith state/local agencies to enable funding for Falcon Rd. rehabilitation.

Work w ith local utility providers to enhance safety and operational integrity of RFD.

Plan to evaluate airport projects to incorporate the eff icient placement of all future utility infrastructures.

Completion of an environmental w ork plan.

Comprehensive environmental plan.

Improve and upgrade infrastructure condition

Balance betw een new opportunities and maintenance of existing infrastructure

Make investments based on budget, capital, and master plan

Protect and enhance the environment.

Enhancement of landside infrastructure and aesthetics

Airside/street side and facility improvements.

Environmental w ork plan.

OBJECTIVES MEASURES TARGETS INITIATIVES

Provide a w orld class safe and secure airport.

Attract and retain a qualif ied and w orkforce.

Performance appraisals done annually and quarterly during f irst year of position.

Promote learning and grow th

Professional development and or training opportunities and participation.

Hours of training or professional development

FAA Annual Certif ication 0 def iciencies

 Goals and Objectives The  overall  goal  of  the  Facilities  and Maintenance Department  is  to  insure  that  the  Chicago Rockford International Airport’s airfield  infrastructure and properties are  safe and  secure  for all  those using  the airport.    

52

Facility and Maintenance Department Summary(con’t)  

Schedule fact finding visits to other airports to study “best practices”. 

Make available increased, outside training opportunities for key department personnel.  

Develop  performance  metrics  and  gather  specific  department  information  to  be  utilized  in preliminary asset management implementation. 

Maintain a snow removal equipment fleet  in a manner that  insures exceptional reliability during winter weather operations.  

Snow removal planning and coordination with a goal to maintain a safe and open airfield under any winter weather condition. Annual tenant snow removal meeting takes place the 3rd week  in October annually. In addition a UPS/RFD snow removal meeting the same time annually. 

Complete  a  pavement  marking  evaluation  and  create  rotation  plan  for  all  future  pavement marking changes and updates. 

Investigate  and  evaluate  opportunities  to  save  energy  costs  in  all major  airport  facilities while reducing RFD's  carbon  footprint. RFD Energy Team meets approximately every other month  to evaluate RFD’s energy future.  

Continue  surplus  property  disposal  program  for  the  sale  of  old  and  unused  equipment  to contribute to future capital purchases. 

 

Prior Year Results 

All staff had training opportunities during the year. Five staff members attended the annual snow symposium in Buffalo, NY this past year. 

Implementation of additional energy upgrade to reduce usage and costs by 12% in the last year. 

Annual review of snow and ice control plan, tenant snow removal meeting and UPS snow removal meetings held annually.   

Staff began a pavement marking  removal and  remarking program during  the year with positive result. 

Approximately $20,000 worth of surplus equipment and matrials were sold throught the State of Illinois Bid online auction site during the year. 

 

    

53

Facilities and Maintenance Department Budget   

ACTUAL ACTUAL ACTUAL ACTUAL BUDGET ESTIMATE BUDGET

FYE10 FYE11 FYE12 FYE13 FYE14 FYE14 FYE15

5400 Insurance 181,733$        191,480$       208,933$       169,261$       178,825$       186,806$       199,760$       

5450 Overtime 84,550            116,196        101,589        108,043        64,541          112,244        51,115          

5451 Double time                                   32,165            53,457          28,542          21,976          16,912          59,947          7,805            

5500 Payroll taxes 91,289            95,805          93,693          76,222          90,639          78,813          86,060          

5560 Pension contribution 84,414            143,999        151,092        122,558        131,314        138,527        120,719        

5600 Salaries/wages 1,125,516      1,148,567    1,156,072    898,632        974,805        919,030        927,510        

5610 Pager pay 5,200              5,200            5,200            7,000            7,800            7,800            7,800            

5700 Tool allowance 1,800              2,350            2,400            2,200            2,400            2,050            1,800            

5750 Training 3,335              6,674            5,518            1,200            5,250            5,144            5,250            

5800 Workers compensation insurance 171,308          145,705        100,734        95,939          74,035          77,037          70,440          

5900 Uniforms 4,737              5,628            6,031            8,209            7,691            7,838            7,099            

5901 Uniforms‐lost,damaged,replaced               552                  340                137                1,102            500                914                500                

5903 Uniforms‐other                   4,809              5,341            5,434            5,170            6,400            3,569            6,400            

TOTAL PERSONNEL SERVICES 1,791,408      1,920,741    1,865,376    1,517,513    1,561,112    1,599,718    1,492,257     (68,855)       ‐4.41%

6040 Airfield repair 50                    7,686            1,327            17,922          22,000          14,170          32,000          

6100 Building repair 24,158            26,353          32,909          54,881          45,000          52,964          37,500          

6140 Conferences & meetings 2,002              903                3,804            581                515               

6161 ARFF contractual services 812,660          858,724        1,118,792    ‐                     ‐                     ‐                     ‐                     

6162 ARFF training 29,876            28,000          13,695          ‐                     ‐                     ‐                     ‐                     

6201 Energy‐electric 168,881          195,555        174,993        118,639        132,500        114,401        128,525        

6202 Energy‐natural gas 37,148            36,874          30,139          57,603          36,500          73,315          40,000          

6321 Equip maint‐repairs/services 27,514            36,397          32,416          33,328          20,500          56,203          12,415          

6322 Equip maint‐service contracts 85,865            91,456          84,619          58,828          50,217          47,852          50,217          

6350 Equipment rental 12,963            32,065          21,381          51,677          42,350          37,965          58,400          

6410 Landscaping 705                  167                6,183            8,006            6,000            7,586            6,000            

6480 Licenses, titles & inspections 8,996              13,087          8,989            1,475            1,500            1,713            1,500            

6510 Medical exams 1,024              1,298            973                1,668            920                1,320            920                

6540 Membership dues 925                  1,055            920                35                  150                151                150                

6600 Other 28                    686                ‐                     94                  2,000            237                1,000            

6670 Permits & testing 623                  2,256            1,298            175                1,400            2,575            1,400            

6751 Telephone‐cellular 14,101            14,647          14,607          9,468            12,875          5,689            6,000            

6752 Telephone‐local                               12,772            15,472          24,570          17,624          11,750          16,702          14,750          

6753 Telephone‐long distance                        294                  294                1                    ‐                     ‐                     3                    ‐                     

6800 Travel & transportation 4,274              10,375          9,809            1,163            4,800            2,373            4,800            

6850 Utilities 5,379              4,909            6,942            7,764            5,000            9,221            6,200            

6900 Vehicle maintenance 12,443            16,286          14,837          28,111          15,000          22,921          22,000          

6950 Waste removal 10,296            11,015          10,489          11,032          11,350          8,750            11,350          

TOTAL CONTRACTUAL SERVICES 1,272,977      1,405,560    1,613,690    480,072        421,812        477,027        435,127         13,315        3.16%

7100 Building repair 14,483            16,175          13,380          17,909          18,000          15,366          22,500          

7140 Conferences & meetings 6,040              10,408          5,788            10,683          4,800            10,890          4,800            

7200 Equipment 19,164            31,048          25,890          16,505          25,130          24,839          25,130          

7240 Fence/gate 3,983              5,334            5,081            3,960            5,200            1,599            5,200            

7271 Fuel‐diesel  75,118            110,283        80,008          116,263        82,500          135,627        87,350          

7272 Fuel‐unleaded                                 31,191            32,555          38,653          41,992          38,400          43,139          36,050          

7273 Fuel‐other                                    574                  1,275            322                1,022            1,500            1,704            1,500            

7300 Landscaping 5,830              1,479            4,048            3,506            4,500            3,097            3,600            

7380 Other 313                  305                913                ‐                     1,000            77                  1,000            

7400 Pavement marking 50,206            62,322          53,631          75,054          80,500          57,237          83,400          

7440 Pavement repair 4,486              3,460            3,150            18,550          22,000          18,169          22,000          

7500 Raw materials 781                  ‐                     11,283          487                7,200            253                7,200            

7501 Raw materials‐deicing only                     352,255          440,148        254,852        420,694        434,640        388,207        434,640        

7540 Signage 9,932              1,813            17,409          11,686          12,500          832                12,500          

7580 Software 2,920              2,240            5,110            ‐                     3,000            1,994            3,000            

7600 Subscriptions 1,404              425                3,451            2,014            2,605            4,179            2,605            

7660 Supplies‐janitorial 12,039            4,609            5,217            2,968            5,000            3,660            5,000            

7690 Supplies‐lighting/electrical (airside) 34,418            63,880          77,132          80,112          90,000          64,160          80,000          

7720 Supplies‐snow removal wafers, poly‐stee 42,174            68,498          29,532          52,505          50,000          64,924          56,520          

7750 Supplies‐office 2,128              1,876            2,334            942                600                421                600                

7780 Supplies‐other 860                  2,849            3,312            3,925            2,500            3,113            2,500            

7782 Supplies‐hardware 7,342              9,903            9,119            6,272            7,000            10,586          7,000            

7810 Supplies‐specialty 10,026            924                13,950          ‐                     ‐                     ‐                     ‐                     

7830 Supplies‐steel stock 659                  842                796                646                3,200            330                2,800            

7850 Supplies‐storm sewer/drain ‐                       872                362                ‐                     1,500            ‐                     1,500            

7880 Supplies‐welding 2,776              4,026            4,313            4,891            5,000            4,123            5,000            

7901 Maint‐licensed vehicles 13,040            13,666          11,019          19,005          12,350          17,795          12,350          

7902 Maint‐equipment                                99,286            88,756          68,695          68,402          78,400          78,953          78,400          

TOTAL COMMODITIES 803,425          979,969        748,751        979,992        999,025        955,275        1,004,145     5,120           0.51%

OTHER

8400 Glycol retention treatment facility 145,644          101,606        107,684        101,179        91,440          81,953          91,440          

8410 Landfill environmental costs 167,065          233,061        353,464        (214,189)      120,000        191,426        135,000        

8415 Property taxes 68,630            70,298          41,077          99,586          75,000          62,219          65,000          

TOTAL OTHER 381,338          404,966        502,226        (13,424)         286,440        335,597        291,440         5,000           1.75%

DEPARTMENT TOTAL 4,249,149$    4,711,235$    4,730,042$    2,964,152$    3,268,389$    3,367,617$    3,222,969$    (45,420)$     ‐1.39%

$Chg/FY14 

Budget

%Chg/FY14 

BudgetCODE/LINE ITEM, Department 05 

CONTRACTUAL SERVICES

COMMODITIES

PERSONNEL SERVICES

54

Facilities and Maintenance Department Justifications

5400 Insurance

Health insurance

The annual cost for the Authority at 80% is as follows by each type of coverage:

Employee = $5932.64/$4069.00

Employee + Spouse = $19,116.52/$17,450.00

Employee + Children = $10,010.32

Family =  $15,277.80/$13,359.00

Dental insurance

The annual cost for dental is based on cobra rates as the program is self‐funded.

Employee = $361.20

Family = $981.60

Life insurance

Health 182,251                

Dental 11,144                   

Life 6,364                     Total employee insurance 199,760$             

5450 Overtime

Estimated 1,239 hours of overtime for hourly employees. 51,115$               

5451 Double time

Estimated 150 hours of overtime for hourly employees. 7,805$                  

5500 Payroll taxes

FICA ‐ 6.2% of base wage up to $117,000 61,754                   

Medicare  ‐ 1.45% of base wage 14,442                   

State unemployment ‐ 4.85% of the first $12,960 9,864                     

Total payroll taxes 86,060$               

5560 Pension contribution

IMRF pension fund ‐ 12.12% 120,719$             

5600 Salaries

Includes 17 full time employees 927,510$             

5610 Pager pay (2ee @ $100/wk) 7,800$                  

5700 Tool allowance (4ee @ $50/mo) 1,800$                  

5750 Training

Environmental 1,000                     

Energy efficiency  1,250

Other 3,000

Total training 5,250$                  

5800 Workers compensation insurance 70,440$               

5900 Uniforms 7,099$                  

5901 Uniforms ‐ lost/damage/replacement 500$                     

PERSONNEL SERVICES

The Authority is partially self funded and estimates for this partial funding are incorporated into the annual costs noted 

below.

Life and AD&D insurance is provided to current employees.  The benefit is 2.5 times an employee's base salary with life at 

$.23/$1000 and AD&D at $.05/$1000. 

55

Facilities and Maintenance Department Justifications

5903 Uniforms ‐ protective clothing

Protective clothing allowance 6,400                     

Total other uniforms 6,400$                  

6040 Airfield repairContractual services for repairs to lighting system, pavement surfaces and plumbing sytems. 32,000$               

6100 Building repair

Overhead door repairs 3,000                     

Automatic door repairs 2,000                     

Pest control 4,100                     

Rug runners/facility entrances 4,000                     

Bldg security (Term, Prof, Ops) Fire/ADT or other 4,000                     

Sewer/drainage jetting and pumping 6,700                     

Other 13,700                   

Total building repair 37,500$               

6201 Energy‐electric 128,525$             

6202 Energy‐natural gas 40,000$               

6321 Equip maint‐repairs/services 

HVAC units 7,500                     

Emergency generators ‐ airfield 2,715                     

Building automation system 1,200                     

Radio repairs 1,000                     

Total equipment maintenance‐repairs/services 12,415$               

6322 Equip maint‐service contracts 

Copy machine usage 192                        

Weather service 2,000                     

Telephone system 525                        

Lawn mowing 33,000                   

Elevator  4,000                     

Alarm Monitoring 3,000                     

Green screen development ‐ energy efficiency tracking page 2,500                     

Other 5,000                     

Total equipment maintenance‐service contracts 50,217$               

6350 Equipment rental

Aerial 80' lift for apron lighting (UPS) 11,500                   

Specialty equipment attachments 1,000                     

Pavement marking removal equipment 24,000                   

Copy machine  500                        

Building maintenace equipment 1,000                     

Temporary utility meters 200                        

Fire hydrant 1" water meter (yearly) 200                        

Other 20,000                   

Total equipment rental 58,400$               

6410 Landscaping 6,000$                  

CONTRACTUAL SERVICES

Contractual service costs for the repair or modification to various airport owned and maintained buildings including pest 

control.

56

Facilities and Maintenance Department Justifications

6480 Licenses, titles, inspections & background checks

Rolling stock yearly license plates 400                        

Trucks/trailers semi‐annual inspections 150                        

Title services 300                        

Fire extinguishing test 650                        

Total license, titles & inspections 1,500$                  

6510 Medical exams 920$                     

6540 Membership dues

Water Environment Federation 150                        

Total membership dues 150$                     

6600 Other ‐ Contractual costs not itemized in other accounts. 1,000$                  

6670 Permits & testing

Backflow preventors 900                        

UPS sanitary lift station certification 500                        

Total permits & testing 1,400$                  

6751 Telephone‐cellular                             6,000$                  

6752 Telephone‐local                               

IP phone and internet services 14,750                   

Total telephone‐local 14,750$               

6800 Travel & transportation

Energy efficiency  1,800                     

Other conferences (3ee) 3,000                     

Total travel & transportation 4,800$                  

6850 Utilities

Water (8 meters) 3,100                     

Sewer (5 meters) 3,100                     

Total utilities 6,200$                  

6900 Vehicle maintenance

Brake rotors turned

Hydraulic pumps/motors/valves/cylinders rebuilt

Specialty fabrication/machine work

Vehicle oil and fluid analysis

Front end alignments

Split‐rim tire repairs

Total vehicle maintenance 22,000$               

6950 Waste removal

Biohazard 660                        

Debris and extra dumpster pick‐ups 3,500                     

Environmental  2,790                     

Paper recycle 350                        

Used parts/oil/fuel filters 3,800                     

Other 250                        

Total waste removal 11,350$               

Yearly license renewal on all applicable vehicles and trailers and any necessary semiannual inspection.

57

Facilities and Maintenance Department Justifications

7100 Building repair

Materials used in connection with the maintenance of all Authority owned buildings not covered by 

tenant leases. 22,500$                

7140 Conferences & meetings

Water rental and delivery 1,300                     

Meals for snow removal crews/special event crews 3,000                     

Miscellaneous 500                        

Total conferences & meetings 4,800$                  

7200 Equipment

Computer replacements (3) 4,830                     

Display Monitor (46") 2,300                     

Hand tools/small power tools 5,950

Building automation system field components 2,000

Hose 2,700

Hardware 1,400

Signage 2,000

Battery replacement 850

Wildlife expendables ‐ cracker shells, caps, pyro shells 1,600

Wildlife depredation tools 1,500

Total equipment 25,130$               

7240 Fence/gate ‐ perimeter fence and gate supplies 5,200$                  

7271 Fuel‐diesel  ‐ 25,000g @ 3.3/g 87,350$               

7272 Fuel‐unleaded ‐ 12,000g @ 3.2/g 36,050$               

7273 Fuel‐other                                     1,500$                  

7300 Landscaping

Supplies associated with turf maintenance of all Authority grounds not covered in tenant lease. 3,600$                   

7380 Other ‐ Costs of commodities not itemized in other accounts. 1,000$                  

7400 Pavement marking

Pavement marking paint 42,000                   

Type I and III glass beads 28,000                   

Pre‐formed thermo plastic ‐ non‐movement areas 7,500                     

Other 5,900                     

Total pavement marking 83,400$               

7440 Pavement repairIncludes joint sealer, primers, asphalt, stone, backing rod, rubber seals and other materials directly 

associated with pavement repair. 22,000$                

7500 Raw materials

Sand  1,700                     

Gravel 5,500                     

Total raw materials 7,200$                  

COMMODITIES

58

Facilities and Maintenance Department Justifications

7501 Raw materials‐deicing only

Potassium acetate 180,000                

Road salt 9,120                     

Other FAA approved deicing material 25,000                   

Urea 215,000                

Sidewalk ice melt 5,520                     

Total raw materials‐deicing only 434,640$             

7540 SignageRepair & replacement of signage for buildings, infield roadways and airfield directional inserts. 12,500$               

7580 Software 

Includes upgrades to maintenance related software. 3,000                     

Total software 3,000$                  

7600 Subscriptions

Rockford Register Star 200                        

Internet ‐ Winnebago County 1,680                     

Other 725

Total subscriptions 2,605$                  

7660 Supplies‐janitorial

Consumable products 3,200                     

Cleaners 1,000                     

Strippers/waxes 200                        

Mop heads/brushes/brooms/bags/etc 600                        

Total supplies‐janitorial 5,000$                  

7690 Supplies‐lighting/electrical (airside)

Repair and replacement of existing runway, taxiway, and apron lighting systems. 80,000$               

7720 Supplies‐snow removal wafers/poly‐steel bladesBroom core replacements for snow removal equipment.   56,520$               

7750 Supplies‐office 

Office supplies 600                        

Total supplies‐office 600$                     

7780 Supplies‐other

Other supplies not itemized in other accounts 2,500$                  

7782 Supplies‐hardware (expendable supplies) 7,000$                  

7830 Supplies‐steel stock 2,800$                  

7850 Supplies‐storm sewer/drainDrain tile, culverts, flares, storm drain covers, plates and other replacement items and emergency repair 

of airport infrastructure. 1,500$                   

7880 Supplies‐welding 5,000$                  

7901 Maintenance‐licensed  vehicles

Supplies for approximately 15 vehicles. 12,350$               

59

Facilities and Maintenance Department Justifications

7902 Maintenance‐equipment 

Supplies for repair of Authority equipment. 78,400$               

OTHER

8400 Glycol retention treatment facility

Electric 41,000                   

Testing 5,800                     

Equipment service and repairs 8,500                     

Chemicals 22,500                   

Wireless monitoring fees 1,140                     

Consulting/Engineering/Environmental 8,500                     

Building automation system field components 1,600                     

Supplies 1,000                     

Permit and pest control 1,400                     

Total glycol retention treatment facility 91,440$               

8410 Landfill and environmental costs ‐ legal and engineering costs 135,000$             

8415 Property taxesProperty taxes paid for Authority owned properties including land and improvements. 65,000$               

60

Operations Department Summary The Operations Department has the overall responsibility for the safe and secure operation of the airfield and airport. This includes monitoring and ensuring compliance with all FAA, TSA, Federal, State and Local regulatory requirements; and that all air carriers, general aviation aircraft and airport tenants operate in a safe  manner;  administrating  the  airport’s  badging,  background  check  and  security  systems;  wildlife control, inspection and oversight of all fueling operations and numerous other responsibilities as defined by FAR139 and TSA 1542 regulations.  The department  is also responsible for coordinating with the Facilities and Maintenance Department for maintenance and snow removal performed on and around the runways, taxiways, and ramps.  

 

Performance appraisals90% of all new hires rate satisfactory or better in the f irst 6 mos. of employment

Employee turnoverTurnover rate at 8% or less annually.

Identify organizational w ide training priorities to improve job skills and know ledge.Create and implement training/ professional development program.Ensure safe operational status during times of severe w eather.

TSA Audit 0 deficiencies

Operational Status 0 hours closed

Workplace Safety5 or less OSHA recordable event annually.

Implement SMS (Safety Management System)

SMS Compliance SMS Compliance. Still being developed based on FAA regulations.

OBJECTIVES MEASURES TARGETS INITIATIVES

Enhance safety, capacity, and marketability w ith the follow ing: improved nav-aids, perimeter roadw ay, airport control tow er, rescue and f iref ighting, hydrant fueling.

Provide a w orld class safe and secure airport.

FAA Annual Certif ication 0 deficiencies

Attract and retain a qualif ied and w orkforce.

Performance appraisals done annually and quarterly during f irst year of position.

Promote learning and grow th

Professional development and or training opportunities and participation.

Hours of training or professional development

 

Goals and Objectives The  overall  goal  of  the Operations Department  is  to maintain  the  safety  and  security  of  the Chicago  Rockford  International Airport  for  all  of  our  users.   Furthermore  the  department will adhere  to  the  highest  level  of  customer  service  and  compliance  with  Part  139  of  the  FAA regulations,  (and all TSA 1542  regulations) consistent with operating a world class commercial airport.   Finalize Rules and Regulations, and roll out to tenants during FY 15. 

Work with airport fire department and contract security to better develop the incident command structure. 

Assist RFD administration staff with the development of the airport safety program. 

Stay up to date with the FAA’s SMS changes, and begin to implement SMS program as needed. 

Make available increased, outside training opportunities for all department personnel. 

Continue to update all RFD Standard Operating Procedures (SOPS). 

Complete annual FAA certification process with no discrepancies. 

 

61

Operations Department Summary(con’t)   Continue to monitor all policies to  insure RFD remains  in compliance with FAR 139, all TSA 1542 

regulatory requirements as well as appropriate federal, state and local regulations as they relate to airport operations. 

Snow removal planning and coordination with a goal to maintain a safe airfield under any winter weather condition. Safety is the number one goal, operational status is secondary.  

Monitor  and  maintain  all  regulatory  documents  (AEP,  ACM,  SICP,  SWPPP)  and  update  as necessary. 

Increase  awareness  and  training  of  all  personnel  operating  in  the movement  area,  with  the ultimate goal of eliminating runway incursions/vehicle deviations.  

 

Prior Year Results 

Rules and Regulations draft complete 

0 Aircraft accident / incidents 

0 Runway incursions  

0 Vehicle pedestrian deviations 

All staff had training opportunities during the year. 

Final draft of the ASP complete and awaiting TSA approval 

 

                      

62

Operations Department Budget

ACTUAL BUDGET ESTIMATE BUDGET

FYE13 FYE14 FYE14 FYE15

5400 Insurance 61,798$         69,341$         77,999$         59,349$        

5450 Overtime 34,093          15,535          32,765          11,222         

5451 Double time                                    19,863          7,704            25,167          5,210            

5500 Payroll taxes 28,430          37,547          32,391          34,128         

5560 Pension contribution 43,125          44,131          54,427          36,937         

5600 Salaries/wages 340,709        404,595        395,967        365,213       

5750 Training 4,374            11,500          9,813            11,500         

5800 Workers compensation insurance 23,880          28,574          29,716          25,392         

5900 Uniforms 2,992            3,619            3,570            3,106            

5901 Uniforms‐lost,damaged,replaced                 266                50                  841                50                  

5903 Uniforms‐other                   2,124            2,400            1,814            2,400            

TOTAL PERSONNEL SERVICES 561,654        624,996        664,470        554,507        (70,489)           ‐11.28%

6140 Conferences & meetings 175                3,000            851                3,000            

6161 ARFF contractual services 1,142,573    985,000        952,241        603,000       

6162 ARFF training 31,050          25,000          24,964          7,500            

6163 LEO contractual services ‐                     ‐                     25,456          15,000         

6322 Equip maint‐service contracts 2,826            2,735            1,005            2,735            

6350 Equipment rental 686                2,715            1,858            2,715            

6480 Licenses, titles & inspections 4,000            9,500            7,000            9,500            

6510 Medical exams 385                80                  291                80                  

6540 Membership dues 1,295            1,345            825                1,345            

6600 Other ‐                     ‐                     104                ‐                     

6751 Telephone‐cellular 2,856            4,200            3,874            3,900            

6752 Telephone‐local                                14,841          14,340          18,115          5,100            

6800 Travel & transportation 7,017            7,980            2,612            7,980            

TOTAL CONTRACTUAL SERVICES 1,207,704    1,055,895    1,039,196    661,855        (394,040)        ‐37.32%

7140 Conferences & meetings 856                1,000            676                1,000            

7200 Equipment 6,002            17,800          7,313            15,100         

7580 Software 10,654          2,000            1,710            2,000            

7600 Subscriptions 814                4,840            2,791            4,840            

7750 Supplies‐office 2,614            2,400            2,371            2,900            

7810 Supplies‐specialty 2,943            15,000          6,363            20,000         

TOTAL COMMODITIES 23,883          43,040          21,224          45,840          2,800              6.51%

DEPARTMENT TOTAL 1,793,241$    1,723,931$    1,724,889$    1,262,202$    (461,729)        ‐26.78%

COMMODITIES

$Chg/FY14 Budget %Chg/FY14 BudgetCODE/LINE ITEM, Department 06

PERSONNEL SERVICES

CONTRACTUAL SERVICES

63

Operations Department Justifications

5400 Insurance

Health insurance

The annual cost for the Authority at 80% is as follows by each type of coverage:

Employee = $5932.64/$4069.00

Employee + Spouse = $19,116.52/$17,450.00

Employee + Children = $10,010.32

Family =  $15,277.80/$13,359.00

Dental insurance

The annual cost for dental is based on cobra rates as the program is self‐funded.

Employee = $361.20

Family = $981.60

Life insurance

Health 53,351              

Dental 3,697                 

Life 2,301                 Total employee insurance 59,349$           

5450 Overtime

Estimated 450 hours of overtime for hourly employees. 11,222$           

5451 Double time

Estimated 150 hours of overtime for hourly employees. 5,210$             

5500 Payroll taxes

FICA ‐ 6.2% of base wage up to $117,000 23,662              

Medicare  ‐ 1.45% of base wage 5,534                 

State unemployment ‐ 4.85% of the first $12,960 4,932                 

Total payroll taxes 34,128$           

5560 Pension contribution

IMRF pension fund ‐ 12.12% 36,937$           

5600 Salaries

Includes 8 full time employees and interns 365,213$         

5750 Training

FAA Part 139 1,000                 

TSA 1542/1544 1,000                 

Airport security coordinator 1,000

Advanced degrees ‐ staff (3) 8,500

Total training 11,500$           

5800 Workers compensation insurance 25,392$           

5900 Uniforms 3,106$             

5901 Uniforms ‐ lost/damage/replacement 50$                   

PERSONNEL SERVICES

The Authority is partially self funded and estimates for this partial funding are incorporated into the annual costs noted 

below.

Life and AD&D insurance is provided to current employees.  The benefit is 2.5 times an employee's base salary with life 

at $.23/$1000 and AD&D at $.05/$1000. 

64

Operations Department Justifications

5903 Uniforms ‐ protective clothing

Protective clothing allowance 2,400                 

Total other uniforms 2,400$             

6140 Conferences & meetings

Annual tenant meetings for NPDES/Part 139/ TSA1542 3,000$             

6161 ARFF contractual services

Contract with the City of Rockford for all ARFF services. 603,000$         

6162 ARFF training

Annual live burn training, simulator & fuel & related expenses 7,500

Total ARFF training 7,500$             

6163 LEO contractual services 15,000$           

6322 Equip maint‐service contracts 

Copy machine usage 210                    

Weather service 2,000                 

Telephone system 525                    

Total equipment maintenance‐service contracts 2,735$             

6350 Equipment rental

Aircraft  1,500                 

Copy machine  1,215                 

Total equipment rental 2,715$             

6480 Licenses, titles, inspections & background checks

Finger printing and security threat assessments 9,500                 

Total license, titles & inspections 9,500$             

6510 Medical exams 80$                   

6540 Membership dues

AAAE 1,100

Aircraft rescue & fire 175

Great lakes chapter AAAE 70

Total membership dues 1,345$             

6751 Telephone‐cellular                             3,900$             

6752 Telephone‐local                               

IP phone and internet services 4,500                 

Crash phone and tower 600                    

Total telephone‐local 5,100$             

6800 Travel & transportation

Airport security coordinator 1,330

Security system training (travel, lodge, meals) 1,330

ASOS, wildlife and facility management 5,320                 

Total travel & transportation 7,980$             

CONTRACTUAL SERVICES

Amounts include an estimate of $550/trip airfare, lodging of $185/night and M&I of $75/day for domestic.

65

Operations Department Justifications

7140 Conferences & meetings

Annual 139 table top 500                    

Meals for snow removal crews/special event crews 500                    

Total conferences & meetings 1,000$             

7200 Equipment

Jump box, tool kit, finger print machine 3,600                 

Decelrometer 4,500                 

Handheld radios 2,000                 

Security system surveillance cameras 5,000

Total equipment 15,100$           

7580 Software 

ATTN Digicast training 2,000                 

Total software 2,000$             

7600 Subscriptions

Internet ‐ Winnebago County 840                    

Flight explorer  4,000                 

Total subscriptions 4,840$             

7750 Supplies‐office ‐ badges etc.

Badging supplies 1,400                 

Office supplies 1,500                 

Total supplies‐office ‐badges etc. 2,900$             

7810 Supplies‐specialty

Life safety equipment 5,000                 

ARFF fire suppressant chemical 15,000              

Total supplies ‐ speciality 20,000$           

COMMODITIES

66

Marketing Department Summary   The Marketing Department  is  responsible  for ensuring  the consistency of messaging  to consumers and businesses regarding RFD’s high‐value, low cost, hassle‐free experience. This message is used to improve RFD’s  standing  in  the markets  that  it  operates.    The markets  that  are  targeted  by  RFD  for  continued development  include  air  service  for  scheduled  airlines,  air  charters,    and  air  cargo.    The Marketing Objectives are outlined below.  Department initiatives to move the goals are listed below.  Also noted are prior year results.    

Performance appraisals90% of all new hires rate satisfactory or better in the f irst 6 mos. of employment

Employee turnoverTurnover rate at 8% or less annually.

Identify organizational w ide training priorities to improve job skills and know ledge.Create and implement training/ professional development program.Develop collaborative opportunities for promotion, education and recruitment through various businesses and community events. Go Global, Air Show . Ice Sculpting Contest (clean snow ), Cub Scouts, College/High School Interns.

OBJECTIVES MEASURES TARGETS INITIATIVES

Attract and retain a qualif ied and w orkforce.

Performance appraisals done annually and quarterly during f irst year of position.

Promote learning and grow th

Professional development and or training opportunities and participation.

Hours of training or professional development

Periodic customer satisfaction surveys. Establish baseline for improvement.

Provide exceptional and continuously improving customer service.

Customer satisfactionSurveys show meet or exceed customer satisfaction.

Excel as a community partner for the region.

Participation and collaboration in the community.

Continue and/or increase participation.

 Goals and Objectives Enhance and grow air service at RFD and to effectively market RFD to the region.   Think  creatively  and  implement  unique,  yet  effective  marketing  campaigns  that  consistently 

engage the community and region.   

Perform regular research and analysis of RFD activity and airline performance through surveying, polling, and industry statistical analysis. 

Explore and create new partnerships that supplement our marketing plan to produce results and save costs for the airport. 

Increase social media activity and connections by 25% 

Prior Year Results  Marketing  results  continue  to  show  growth  in  usage  of  social media:   MilesAhead,  Facebook, 

Twitter and YouTube. 

5%  growth  in MilesAhead  during  our  two week  FlyRFD.com  Suitcase Hunt  encouraging  use  of FlyRFD.com. 

Marketing was limited to those areas necessary as most routes are 93%+ full so more awareness to surrounding communities. 

 

67

Marketing Department BudgetACTUAL ACTUAL ACTUAL ACTUAL BUDGET ESTIMATE BUDGET

FYE10 FYE11 FYE12 FYE13 FYE14 FYE14 FYE15

PERSONNEL SERVICES

5400 Insurance 6,564$            19,657$         14,419$         10,887$         7,570$           7,625$           ‐$                    5450 Overtime 1,440              194                ‐                     ‐                     ‐                     ‐                     ‐                     5500 Payroll taxes 6,178              6,757            4,782            3,410            2,568            3,550            ‐                     5560 Pension contribution 3,499              9,316            7,644            6,506            3,273            3,575            ‐                     5600 Salaries/wages 81,918            100,052        69,632          54,228          26,571          40,928          ‐                     5800 Workers compensation insurance 497                  656                36                  89                  80                  100                ‐                       TOTAL PERSONNEL SERVICES 100,096          136,830        96,512          75,120          40,062          55,779          ‐                      (40,062)$        ‐100.00%

CONTRACTUAL SERVICES

6021 Ad‐Television 139,053          103,736        42,183          69,289          70,000          39,794          60,000          6022 Ad‐Radio 97,779            101,289        24,582          95,778          80,000          48,406          60,000          6023 Ad‐Billboards 9,070              25,124          6,508            ‐                     30,000          130                30,000          6024 Ad‐Direct 15,826            11,899          1,611            ‐                     10,000          ‐                     10,000          6025 Ad‐Promotions/sponsorships/events 14,049            8,246            72,218          33,873          55,000          37,745          45,000          6026 Ad‐Print 173,551          227,144        98,874          66,007          25,000          22,024          35,000          6027 Ad‐Internet/web ‐                       ‐                     55,673          31,680          30,000          1,000            25,000          6120 Charter program ‐                       5,310            ‐                     ‐                     ‐                     ‐                     ‐                     6121 MilesAhead program 32,057            86,676          25,769          9,248            ‐                     50                  ‐                     6140 Conferences & meetings 101,660          117                2,627            ‐                     ‐                     ‐                     ‐                     6145 Air service start up ‐                       ‐                     ‐                     1,675            267                ‐                     6150 Revenue guarantee 45,356            21,750          755,910        ‐                     ‐                     ‐                     6160 Consulting services 64,220            61,461          125,846        99,992          108,000        81,492          108,000        6510 Medical exams ‐                       ‐                     45                  ‐                     ‐                     ‐                     ‐                     6540 Membership dues ‐                       295                520                280                ‐                     ‐                     ‐                     6600 Other ‐                       70                  109                98                  ‐                     ‐                     ‐                     6700 Postage 127                  160                ‐                     1,631            ‐                     ‐                     ‐                     6730 Printing 16,008            5,459            6,505            9,158            16,250          12,344          13,250          6751 Telephone‐cellular                            ‐                       1,505            1,458            ‐                     425                ‐                     ‐                     6752 Telephone‐local                               ‐                       ‐                     2,288            719                188                228                ‐                     6753 Telephone‐long distance                        202                  156                102                446                ‐                     ‐                     ‐                     6800 Travel & transportation 188                  45                  1,243            113                250                622                ‐                       TOTAL CONTRACTUAL SERVICES 709,146          660,443        1,224,070    419,988        425,113        244,101        386,250         (38,863)$        ‐9.14%

COMMODITIES

7140 Conferences & meetings 63                    73                  422                4,743            11,000          360                6,000            7200 Equipment 341                  2,357            441                2,578            ‐                     ‐                     ‐                     7380 Other 120                  ‐                     110                39                  ‐                     30                  ‐                     7600 Subscriptions ‐                       1,845            231                188                ‐                     282                ‐                     7750 Supplies‐office 180                  60                  14                  32                  ‐                     ‐                     ‐                     7796 Supplies‐promotional 11,446            6,288            12,074          8,357            9,000            9,860            9,000              TOTAL COMMODITIES 12,150            10,623          13,292          15,938          20,000          10,532          15,000           (5,000)$           ‐25.00%

DEPARTMENT TOTAL 821,391$        807,896$        1,333,875$    511,046$        485,175$        310,412$        401,250$        (83,925)$        ‐17.30%

CODE/LINE ITEM, Department 07$Chg/FY14 Budget %Chg/FY14 Budget

68

Marketing Budget Justifications

CONTRACTUAL SERVICES

Advertising

6021 Television 60,000$               

6022 Radio 60,000$               

6023 Billboards 30,000$               

6024 Direct 10,000$               

6025 Promotions/Sponsorships/Events 45,000$               

6026 Print 35,000$               

6027 Internet/Web 25,000$               

6160 Consulting services

Ad design and production 10,000

Design and development ‐ annual report 7,500

Website update & production 15,000

Planning 2,500

Cargo promotional material design and website changes 2,500

Email blasting 7,000

Media Relations 54,000

Photography and video services 9,500

Total consulting services 108,000$             

6730 Printing

Banners 2,250

Invitations/cards 1,000

RFD brochure reprint 2,500

Cargo promotional materials 2,000

Signage 1,500

Rack cards 1,500

Annual report  500

Other 2,000

Total printing 13,250$               

COMMODITIES

7140 Conferences & meetings

In‐house luncheon meetings 1,000

Special events(not including Airfest) 5,000

Total conferences & meetings 6,000$                 

7796 Supplies‐promotional

Promotional items endorsing airport awareness and customer service.

Shirts, hats, pens, coasters, lanyards, coloring books, etc 7,000                     

Tenant gifts 2,000                     

Total supplies‐promotional 9,000$                 

Advertising associated with airline, charter and/or cargo service 

69

Terminal Services Department Summary  

The Terminal Services Department is responsible for the customer from the parking lot to the jetway.  It is estimated  that  approximately  200,000  people will  utilize  the  terminal  in  the  next  year.   This  not  only increases  the maintenance  costs, but  also  the personnel  cost  associated with  an  exceptional  traveling experience.   Following are the objectives aligned with our Terminal Services.   Department initiatives to move the goals are listed below.  Also noted are prior year results.    

RevenuesGrow th in diversif ied revenue sources.

Greater than 80% of revenues from sources other than UPS.

Monitor annual report, schedule of major revenue sources.

Performance appraisals90% of all new hires rate satisfactory or better in the f irst 6 mos. of employment

Employee turnoverTurnover rate at 8% or less annually.

Identify organizational w ide training priorities to improve job skills and know ledge.Create and implement training/ professional development program.Develop collaborative opportunities for promotion, education and recruitment through various businesses and community events. Go Global, Air Show . Ice Sculpting Contest (clean snow ), Cub Scouts, College/High School Interns.

Provide a w orld class safe and secure airport.

Workplace Safety5 or less OSHA recordable event annually.

OBJECTIVES MEASURES TARGETS INITIATIVES

Excel as a community partner for the region.

Participation and collaboration in the community.

Continue and/or increase participation.

Attract and retain a qualif ied and w orkforce.

Performance appraisals done annually and quarterly during f irst year of position.

Promote learning and grow th

Professional development and or training opportunities and participation.

Hours of training or professional development

Protect and enhance the environment.

Energy/Fuel Savings3% reduction in energy usage per year.

Utilization and expansion of conservation and alternative energy opportunities.

Periodic customer satisfaction surveys. Establish baseline for improvement.

Provide exceptional and continuously improving customer service.

Customer satisfactionSurveys show meet or exceed customer satisfaction.

 Goals and Objectives To provide safe and efficient facilities for the tenants and to include the terminals used by citizens and the traveling public within our region.  Quality service to our airport customers will be at the top of our plan.   Maintain and develop the airport, in an environmentally sound manner, as a vital part of the local, state, national transportation network.   To assist and administer all aspects of the airport efficiently and to be  in compliance with all  local, state and federal laws and policies regarding the airport and the surrounding area.      

70

Terminal Services Department Summary(con’t) 

   Working  together  to  provide  a  plan  to  help maintain  a  positive  customer  service  experience 

throughout the entire terminal complex’s, from the entrance road and parking lots to the aircraft gates. 

Maintain  and  improve  tenant  relations  by  reintroducing  monthly  meetings  with  all  terminal tenants to include the Terminal Services Supervisor. 

Continued  beautification  enhancements,  to  include  painting,  brighter  lighting  offerings  to  all terminal spaces. Additional artwork, just an overhaul of the general aesthetics. 

As part of our monthly meetings, work with TSA administration to enhance discussions on how we provide professional security improvements during flight times. 

Work with the new Food and Beverage Concessionaire to improve services and projects for the passengers. To include a much needed awareness plan for our traveling public. Moving away from the traditional stand at the counter/bar routine to a more engaging approach. 

Continued efforts to investigate new revenue opportunities for the terminal, i.e. advertising and local region company awareness representation. 

Sustain a viable part on the terminal expansion team. 

Work to better understand the Aircraft lead in lines, stop bars, Jet Bridge stow boxes and Ground Support Equipment (GSE) parking areas with the assistance of our Operations division. With the understanding of such we will work together to correct any deficiency on the terminal ramp. 

Work with Facilities and Maintenance to revisit the seal coating and restriping of the terminal parking lots to enhance the appearance of the lots and to prolong the life of the asphalt contained within. 

             

 

71

Terminal Services Department BudgetACTUAL ACTUAL ACTUAL ACTUAL BUDGET ESTIMATE BUDGET

FYE10 FYE11 FYE12 FYE13 FYE14 FYE14 FYE14

5400 Insurance 47,871$          50,641$         50,718$         23,686$         25,570$         29,722$         38,050$         

5450 Overtime 19,610            19,654           14,127          18,181          10,029          21,060          12,365          

5451 Double time                                   11,407            16,214           11,646          9,090            9,202            12,182          11,658          

5500 Payroll taxes 19,687            18,939           15,457          9,738            11,942          11,630          16,114          

5560 Pension contribution 17,670            27,304           22,045          15,458          16,645          17,462          21,622          

5600 Salaries/wages 232,295          225,837         192,432        105,199        115,876        136,397        154,378        

5750 Training 169                  2,120             ‐                     ‐                     ‐                     175                ‐                     

5800 Workers compensation insurance 27,309            23,722           16,804          10,224          10,255          10,734          13,673          

5900 Uniforms 1,034              1,144             957                1,589            1,357            1,363            1,775            

5901 Uniforms‐lost,damaged,replaced         22                    65                   49                  ‐                     422                33                  422                

5903 Uniforms‐other                   465                  656                 676                575                600                404                600                

TOTAL PERSONNEL SERVICES 377,541          386,294         324,910        193,739        201,897        241,162        270,656         68,759$          34.06%

6100 Building repair 1,754              16,774           18,504          37,621          30,000          16,677          20,000          

6140 Conferences & meetings 1,982              75                   32                  ‐                     ‐                     ‐                     ‐                     

6201 Energy‐electric 184,546          176,337         144,487        101,207        118,000        94,786          110,000        

6202 Energy‐natural gas 20,734            19,762           13,605          16,064          12,500          22,384          17,500          

6320 Equipment maintenance ‐                       ‐                      ‐                     ‐                     ‐                     402                ‐                     

6321 Equip maint‐repairs/services 44,756            52,561           32,902          42,096          66,785          32,931          66,785          

6322 Equip maint‐service contracts 37,412            41,068           40,027          44,850          64,456          48,253          64,456          

6350 Equipment rental 940                  4,022             1,145            6,036            14,800          10,666          12,500          

6410 Landscaping 392                  5,181             5,170            15,552          12,500          5,830            12,500          

6480 Licenses, titles & inspections ‐                       ‐                      ‐                     ‐                     ‐                     895                ‐                     

6510 Medical exams 304                  5                     791                72                  500                187                500                

6600 Other ‐                       101                 504                35                  1,580            109                1,580            

6751 Telephone‐cellular 3,240              3,610             3,079            2,049            2,250            959                1,800            

6752 Telephone‐local                               7,083              11,131           16,343          11,794          13,580          12,712          14,500          

6753 Telephone‐long distance                        ‐                       21                   ‐                     ‐                     ‐                     5                    ‐                     

6800 Travel & transportation ‐                       1,555             196                153                ‐                     ‐                     ‐                     

6800 Customer care/customer service 1,639              117                 1,364            ‐                     ‐                     ‐                     ‐                     

6850 Utilities 4,513              4,777             5,293            5,648            5,800            7,967            5,800            

6950 Waste removal 111,193          103,625         84,072          43,032          51,000          30,296          51,000          

TOTAL CONTRACTUAL SERVICES 420,489          440,721         367,515        326,209        393,751        285,060        378,921         (14,830)$        ‐3.77%

7100 Building repair 50,830            37,194           14,434          17,715          20,000          5,690            18,000          

7140 Conferences & meetings 872                  830                 923                1,047            1,400            1,098            2,400            

7200 Equipment 5,472              11,543           13,458          5,286            10,900          10,177          19,600          

7300 Landscaping 7,303              10,022           12,685          1,981            3,500            1,676            3,500            

7380 Other 242                  2,174             1,076            1,256            2,000            ‐                     2,000            

7540 Signage 2,053              748                 3,666            131                3,000            307                3,000            

7580 Software 4,473              70                   ‐                     ‐                     ‐                     ‐                     ‐                     

7600 Subscriptions 385                  10,179           9,226            842                1,355            1,156            1,355            

7660 Supplies‐janitorial 14,961            7,841             18,818          16,437          17,400          20,355          17,400          

7750 Supplies‐office 1,782              2,160             3,203            441                ‐                     980                ‐                     

7780 Supplies‐other 4,953              6,164             498                18                  1,000            1,074            9,000            

TOTAL COMMODITIES 93,326            88,925           77,988          45,154          60,555          42,512          76,255           15,700$          25.93%

DEPARTMENT TOTAL 891,356$        915,941$        770,414$        565,101$        656,203$        568,735$        725,832$        69,629$          10.61%

%Chg/FY14 BudgetCODE/LINE ITEM, Department 08

PERSONNEL SERVICES

CONTRACTUAL SERVICES

COMMODITIES

$Chg/FY14 Budget

72

Terminal Services Budget Justifications

PERSONNEL SERVICES

5400 Insurance

The annual cost for the Authority at 80% is as follows by each type of coverage:

Employee = $5932.64/$4069.00

Employee + Spouse = $19,116.52/$17,450.00

Employee + Children = $10,010.32

Family =  $15,277.80/$13,359.00

Dental insurance

The annual cost for dental is based on cobra rates as the program is self‐funded.

Employee = $361.20

Family = $981.60

Life insurance

Health 34,377                   

Dental 2,634                     

Life 1,039                     Total employee insurance 38,050$                

5450 Overtime

Estimated 445 hours of overtime for hourly employees. 12,365$                

5451 Double time

Estimated 316 hours of overtime for hourly employees. 11,658$                

5500 Payroll taxes

FICA ‐ 6.2% of base wage up to $117,000 11,061                   

Medicare  ‐ 1.45% of base wage 2,587                     

State unemployment ‐ 4.85% of the first $12,960 2,466                     

Total payroll taxes 16,114$                

5560 Pension contribution

IMRF pension fund ‐ 12.12% 21,622$                

5600 Salaries

4 full time employees 154,378                 

Total salaries 154,378$             

5800 Workers compensation insurance 13,673$                

5900 Uniforms 1,775$                  

5901 Uniforms ‐ lost/damage/replacement 422$                     

5903 Uniforms ‐ protective clothing 600$                     

The Authority is partially self funded and estimates for this partial funding are incorporated into the annual costs noted 

below.

Life and AD&D insurance is provided to current employees.  The benefit is 2.5 times an employee's base salary with life at 

$.23/$1000 and AD&D at $.05/$1000. 

73

Terminal Services Budget Justifications

CONTRACTUAL SERVICES

6100 Building repair                               

Repair and painting in terminal 20,000$                

6201 Energy‐electric ‐ terminal 110,000$             

6202 Energy‐natural gas ‐ terminal 17,500$                

6321 Equip maint‐repairs/services                  

HVAC 12,500                   

Installation/Replacement of field components w/HVAC 14,000                   

Jet Bridges 4,500                     

Air Duct Cleaning 4,635                     

Refurbish luggage carts 5,000                     

Door repair 18,200                   

Quarterly terminal window cleaning 6,000                     

Other 1,950                     Total equipment maintenance ‐ repairs/service 66,785$                

6322 Equip maint‐service contracts                 

Escalator maintenance contract 11,354                   

Elevator 4,000                     

Jetbridge preventive maintenance contract 7,800                     

Water softener service  3,350                     

Grease trap cleaning 2,000                     

Common use system maintenance contract 18,000                   

Security system 3,800                     

Pest control 1,260                     

Telephone system 1,050                     

Automatic Door Entrance maintenance contract 3,528                     

Sanitizer service 2,000                     

Wheel chair maintenance 350                        

Satelite TV/Radio 1,500                     

Carpet Cleaning (2 times annually) 3,964                     

Other 500                        

Total equipment maintenance‐service contracts 64,456$                

6350 Equipment rental                              

High lift/boom 2,000                     

Wheel chair rental 8,500                     

Other 2,000                     

Total equipment rental 12,500$                

6410 Landscaping

General landscaping needs 8,500                     

Terminal fertilizing and broadleaf control 4,000                     

Total landscaping 12,500$                

6510 Medical exams 500$                     

6600 Other ‐ Contractual services not itemized in other accounts. 1,580$                   

6751 Telephone‐cellular                             1,800$                  

74

Terminal Services Budget Justifications

6752 Telephone‐local

IP telephone and internet service 12,000                   

Back up service 2,500                     

Total telephone ‐ local 14,500$                

6850 Utilities

Water 2,900                     

Sewer 2,900                     

Total utilities 5,800$                  

6950 Waste removal

Debris and extra dumpster pick‐ups 5,000                     

International rubbish removal 45,000                   

Other ‐ line cleaning 1,000                     

Total waste removal 51,000$                

7100 Building repairMaterials used in connection with the maintenance of terminal building areas not covered by tenant 

leases. 18,000$                 

7140 Conferences & meetings

Water rental and delivery 900                        

Miscellaneous 1,500                     

Total conferences & meetings 2,400$                  

7200 Equipment

Power tools and equipment 2,500

Hand tools, snow shovels, etc 1,400

Walk behind vacuum 3,500

Event tables (20 ‐ 8ft) and chairs (72) with storage caddies 6,000

Fire extinguisher and cabinets 1,000

Scaffold tower 1,700

Camera 500

Other 3,000

Total equipment 19,600$                

7300 LandscapingSupplies associated with turf maintenance of terminal area. 3,500$                  

7380 Other ‐ Costs of commodities not itemized in other accounts. 2,000$                  

7540 SignageRental car return reflective signage 3,000$                  

7600 Subscriptions

TV Service‐ dish 1,100                     

Internet subscription‐ Winn Co. 255                        

Total subscriptions 1,355$                  

COMMODITIES

75

Terminal Services Budget Justifications

7660 Supplies‐janitorial

Consumable products 10,500                   

Cleaners 3,100                     

Strippers/waxes 600                        

Mop heads/brushes/brooms/bags/etc 3,200                     

Total supplies‐janitorial 17,400$                

7780 Supplies‐ Other

Christmas terminal decorations, driveway and inside ceiling 9,000                     

Total supplies‐janitorial 9,000$                  

76

AirFest Department Summary The AirFest Department  is  responsible  for  the overall development  and  implementation of one of  the Midwest’s  largest  events.  AirFest  is  considered  a  promotional  event  for  the  airport,  with  the  added benefit of supporting the community’s quality of  life with another  family‐oriented event  for the region. The department oversees and implements the operational, promotional, and financial aspects of Rockford AirFest.  Although  a  component  of  the  greater  Airport marketing mix,  it was  necessary  to  separately identify the related costs of the event from the Air Service Marketing.    Following is the objective for the AirFest.  Department initiatives to move the goals are listed below.  Also noted are prior year results.    

 Goals and Objectives Provide  a  high  quality,  high  value  family‐friendly  event  for  the  regional  community  and  a marketing opportunity to promote RFD in the most cost effective manner.    Produce an event  that resonates with  the region and allows  for patrons  to experience RFD and 

results in a breakeven or better financial position. 

Operate an event that is safe for the performers and patrons. 

Establish relationships with local and regional businesses that will benefit RFD. 

Raise  awareness  in  the  airshow  community  to  facilitate  easier  attraction  of  both military  and civilian performers for future shows (received high marks by recruiters and performers). 

Continue  to  improve  the  traffic  flow and parking by eliminating bottlenecks and decreasing  the slowdowns (no delays during show). 

Creating award‐winning marketing communication collateral and advertising (two more awards in December at International Council Air Shows (ICAS) conference). 

Continue to grow sponsorship by 25% each year. 

Attract more national sponsorships. 

Have all fixed costs paid prior to gate opening. 

Increase knowledge of consumer through survey engagement. 

   

Develop collaborative opportunities for promotion, education and recruitment through various businesses and community events. Go Global, Air Show . Ice Sculpting Contest (clean snow ), Cub Scouts, College/High School Interns.

INITIATIVES

Excel as a community partner for the region.

Participation and collaboration in the community.

Continue and/or increase participation.

OBJECTIVES MEASURES TARGETS

77

AirFest Department BudgetACTUAL ACTUAL ACTUAL ACTUAL BUDGET ESTIMATE BUDGET

FYE10 FYE11 FYE12 FYE13 FYE14 FYE14 FYE15

5400 Insurance 15,804$          12,227$         12,100$         12,550$         ‐$          ‐$             7,602$           

5450 Overtime 4,020              12,663          27,397          29,331          ‐           ‐               16,034           

5451 Double time                                    ‐                      5,104            12,000          12,051          ‐           ‐               10,637           

5500 Payroll taxes 6,354              7,745            7,832            7,941            ‐           225         8,587             

5560 Pension contribution 4,283              7,901            7,801            8,037            ‐           ‐               8,702             

5700 Salaries/wages 87,099            93,254          95,823          92,125          ‐           3,043      71,204           

5800 Workers compensation insurance 431                  3,674            2,000            2,417            ‐           ‐               2,276             

TOTAL PERSONNEL SERVICES 117,991          142,569        164,953        164,451        ‐           3,268      125,042          (39,409)$     ‐23.96%

6021 Ad‐Television 7,550              10,900          7,188            ‐                     ‐           ‐               ‐                      

6022 Ad‐Radio 7,450              8,243            12,467          ‐                     ‐           ‐               ‐                      

6023 Ad‐Billboards 4,850              ‐                     1,000            ‐                     ‐           ‐               ‐                      

6025 Ad‐Promotions 725                  500                473                ‐                     ‐           ‐               ‐                      

6026 Ad‐Print 20,444            2,773            10,883          ‐                     ‐           ‐               ‐                      

6140 Conferences & meetings 869                  510                12                  2,194            ‐           ‐               ‐                      

6160 Consulting services 8,793              13,033          10,290          23                  ‐           ‐               ‐                      

6165 Airshow contractual 201,189          207,437        207,763        237,376        ‐           ‐               219,500         

6170 Airshow lodging 43,362            41,144          48,447          60,502          ‐           ‐               39,000           

6175 Airshow rental services 52,149            55,121          51,856          57,539          ‐           ‐               51,830           

6185 Airshow food and beverages 57,358            60,170          55,885          61,067          ‐           ‐               61,150           

6190 Airshow transportation 32,168            49,074          41,031          47,503          ‐           ‐               43,450           

6300 Engineering services 5,763              10,337          6,661            2,470            ‐           ‐               2,500             

6322 Equip maint‐service contracts 2,816              4,200            660                ‐                     ‐           ‐               ‐                      

6350 Equipment rental 2,731              8,805            4,644            14,839          ‐           ‐               4,800             

6400 Insurance                                      9,334              9,057            9,057            10,156          ‐           ‐               12,000           

6480 Licenses, titles & inspections 547                  365                440                415                ‐           ‐               1,175             

6600 Other 6,551              8,328            7,684            4,330            ‐           ‐               500                 

6700 Postage                                        174                  11                  ‐                     ‐                     ‐           ‐               ‐                      

6730 Printing                                       25,266            34,810          26,259          26,865          ‐           ‐               11,000           

6751 Telephone‐cellular 1,777              2,014            1,588            2,858            ‐           ‐               2,800             

6752 Telephone‐local                                366                  1,038            357                1,390            ‐           ‐               1,000             

6800 Travel & transportation 1,639              1,658            713                2,446            ‐           ‐               200                 

6950 Waste removal ‐                      145                ‐                     ‐                     ‐           ‐               ‐                      

TOTAL CONTRACTUAL SERVICES 493,871          529,672        505,358        532,298        ‐           ‐               450,905          (81,393)$     ‐15.29%

7271 Fuel‐diesel                                    ‐                      148                194                ‐                     ‐           ‐               ‐                      

7272 Fuel‐unleaded                                  56                    361                1,329            ‐                     ‐           ‐               ‐                      

7273 Fuel‐other                                     24,295            10,083          36,563          39,708          ‐           ‐               39,700           

7300 Landscaping 162                  85                  110                1,216            ‐           ‐               1,000             

7540 Signage 8,250              9,480            5,554            4,081            ‐           ‐               4,000             

7600 Subscriptions 188                ‐           13           500                 

7660 Supplies‐janitorial 3,057              1,799            3,330            3,708            ‐           ‐               3,500             

7750 Supplies‐office 1,446              1,637            1,374            418                ‐           ‐               500                 

7780 Supplies‐other 2,581              4,418            6,577            3,767            ‐           ‐               2,700             

7782 Supplies‐hardware 3,123              1,691            1,377            1,906            ‐           ‐               1,700             

7796 Supplies‐promotional ‐ Airshow 23,871            29,442          12,279          15,618          ‐           ‐               24,600           

7902 Maint‐equipment                                ‐                      ‐                     125                ‐                     ‐           ‐               ‐                      

TOTAL COMMODITIES 66,841            59,144          68,813          70,610          ‐           13           78,200            7,590$        10.75%

DEPARTMENT TOTAL 678,704$       731,385$       739,124$       767,358$       ‐$           3,280$      654,147$       (113,211)$  ‐14.75%

%Chg/FY13 

ActualCODE/LINE ITEM, Department 09

PERSONNEL SERVICES

CONTRACTUAL SERVICES

COMMODITIES

$Chg/FY13 

Actual

78

AirFest Budget Justifications

PERSONNEL SERVICES

Dept 04 ‐ 1.9%

Dept 05 ‐ 3.3%

Dept 06 ‐ 2.7%

Dept 08 ‐ 2.7%

Dept 10 ‐ 1.9%

Dept 11 ‐ 1.9%

5400 Insurance 7,602$                  

5450 Overtime

Estimated 575 hours of overtime for hourly employees. 16,034$                

5451 Double time

Estimated 184 hours of overtime for hourly employees. 10,637$                

5500 Payroll taxes

FICA ‐ 6.2% of base wage up to $117,000 6,068                     

Medicare  ‐ 1.45% of base wage 1,419                     

State unemployment ‐ 4.85% of the first $12,960 1,100                     

Total payroll taxes 8,587$                  

5560 Pension contribution

IMRF pension fund ‐ 12.12% 8,702$                  

5600 Salaries and wages 71,204                   

Allocated staff time and 2 part‐time temporary staff 71,204$                

5800 Workers compensation insurance 2,276$                  

CONTRACTUAL SERVICES

6165 Airshow contractual

AirSho Inc ‐ Rudy Malnati 41,000                   

Performers fee 112,000                 

AirSho Inc ‐ Support team 25,000                   

Contracted security police 25,000                   

Not‐for Profit Support for parking ‐ donation for 700+ hours 6,000                     

UPS Parking lot 2,000                     

Air Force Volunteers 1,000                     

Contract EMS 7,500                     

Total airshow contractual 219,500$             

6170 Airshow lodging

Performers 39,000                   

Total airshow lodging 39,000$                

6175 Airshow rental services

Portable toilets 9,500                     

Fencing ‐ bicycle 11,830                   

Tents/weights/tables/chairs 30,000                   

Tables/Chairs Training 500                        

Total airshow rental services 51,830$                

Personnel services associated with AirFest are based on a percentage for all other departments as outlined below with the 

addition of funds to support temporary administrative help.

79

AirFest Budget Justifications6185 Airshow food and beverages

Sponsor catering

Captains club 14,000                   

Aviators club 12,000                   

Volunteers 6,300                     

Host/Staff/VIP 15,000                   

Other 3,000                     

Performers 7,500                     

Ice 3,350                     

Total airshow food and beverages 61,150$                

6190 Airshow transportation

Cars/vans 33,000                   

Golf carts 9,500                     

Airfare 950                        

Total airshow transportation 43,450$                

6300 Engineering services                          

Layout drawings 2,500                     

Total engineering services 2,500$                  

6350 Equipment rental                              

Radios 1,500                     

Stage and sound system  3,300                     

Total equipment rental 4,800$                  

6400 Insurance                                     

Airshow 12,000                   

Total insurance 12,000$                

6480 Licenses, titles & inspections

Music licensing fee 760                        

City of Rockford event application 390                        

Illinois liquor control license 25                          

Total licenses, titles & inspections 1,175$                   

6600 Other ‐ Contractual services not itemized in other accounts. 500$                      

6730 Printing                                      

Admission tickets 2,500                     

Copy machines usage 2,500                     

Volunteer and staff credentials 1,000                     

Banners, flyers and posters 5,000                     

Total printing 11,000$                

6751 Telephone‐cellular                             2,800$                  

6752 Telephone‐local                                1,000$                  

6800 Travel & transportation (airfare/hotel/per diem)

Staff conferences and training

Mileage 200                        

Total travel & transportation 200$                     

80

AirFest Budget JustificationsCOMMODITIES

7273 Fuel‐other                                    

Pyro fuel 4,800                     

Propane ‐ forklifts 400                        

Aircraft fuel 23,000                   

Smoke oil 11,500                   

Total fuel ‐ other 39,700$                

7300 LandscapingMulch and supplies for grounds 1,000$                  

7540 Signage  4,000$                  

7600 Subscriptions

Internet ‐ Winnebago County 500                       

7660 Supplies‐janitorial

Various supplies 3,500                     

Total supplies‐janitorial 3,500$                  

7750 Supplies‐office

Misc supplies 500                        

Total supplies‐office 500$                     

7780 Supplies ‐ other 

Table covers 1,200                     

Other 1,500                     

Total supplies‐other 2,700$                  

7782 Supplies‐hardware (expendable supplies) 1,700$                  

7796 Supplies‐promotional

Volunteer T‐shirts 3,900                     

Rudy's Team shirts 1,200                     

Staff and commissioner's shirts 2,500                     

Hats and shirts 12,000                   

Gifts for volunteers souvenir sale merchandise 5,000                     

Total supplies ‐ promotional 24,600$                

81

Business Development Department Summary  Business  and  Cargo  development  are  continuing  to move  forward with more  awareness  in  the  global community, which has led to test flights. We will continue to market to the airlines, but add more specific targeted marketing towards the Freight Forwarders both locally, as well as abroad. This process will be a push‐pull process since each group can affect the overall decision to move. Because of the importance of meeting face‐to‐face, Staff will be traveling a considerable amount this coming year.  

RevenuesGrow th in diversif ied revenue sources.

Greater than 80% of revenues from sources other than UPS.

Monitor annual report, schedule of major revenue sources.

Operations Ranking: Top 20Increase sales calls, public relations and global participation at tradeshow s.

Enplaned/Deplaned cargo Operations increase: 20% Develop financial incentives to grow , and diversify domestic and international cargo activity.

Landed aircraft w eightEnplanements/Deplanements increase: 27%

Airline diversif ication Landed w eight increase: 27%

Airlines/International New airline operators: 3

International landed w eight: 15% increase

Expand cargo service to increase economic impact and viability.

OBJECTIVES MEASURES TARGETS INITIATIVES

 

Goals and Objectives Continue to develop and grow awareness of the value of using the airport for international cargo activity and any other support businesses to enhance the value.   

International Air Cargo Forum, Seoul,  Korea, Oct 7‐9th 2014 

Air Cargo 2015 New Orleans, March 1‐3rd 2015 

Air Cargo, Europe, May 4, 6‐8 2015, Munich 

CNS Partnership Conference – May 2015 date and location not yet set 

 

   

   

82

Business Development Department Budget

ACTUAL BUDGET ESTIMATE BUDGET

FYE13 FYE14 FYE14 FYE15

PERSONNEL SERVICES

5400 Insurance 11,964$         12,226$         14,672$         11,457$        5500 Payroll taxes 8,663            9,432            8,816            9,277            5560 Pension contribution 13,956          15,693          15,331          14,700         5600 Salaries/wages 121,010        127,379        125,199        121,291       5800 Workers compensation insurance 341               382               356               364               

  TOTAL PERSONNEL SERVICES 155,934        165,112        164,374        157,089        (8,023)         ‐4.86%

CONTRACTUAL SERVICES

6140 Conferences & meetings 12,489          13,500          13,853          9,000            6540 Membership dues 3,508            4,000            4,554            4,000            6600 Other ‐                     ‐                     15                  ‐                     6670 Permits & testing ‐                     ‐                     1,021            ‐                     6751 Telephone‐cellular                             1,267            1,320            1,217            1,260            6752 Telephone‐local                                447               450               617               450               6800 Travel & transportation 25,224          21,100          14,276          21,100         

  TOTAL CONTRACTUAL SERVICES 42,937          40,370          35,552          35,810          (4,560)         ‐11.30%

COMMODITIES

7140 Conferences & meetings 2,562            4,000            112               4,000            7200 Equipment ‐                     1,650            447               1,650            7600 Subscriptions 1,200            335               1,158            335               7796 Supplies‐promotional 2,400            4,000            ‐                     4,000            

  TOTAL COMMODITIES 6,161            9,985            1,718            9,985             ‐                   0.00%

DEPARTMENT TOTAL 205,032$       215,467$       201,644$       202,884$       (12,583)       ‐5.84%

$Chg/FY14 

Budget

%Chg/FY14 

BudgetCODE/LINE ITEM, Department 10

83

Business Development Budget Justifications

PERSONNEL SERVICES

5400 Insurance

The annual cost for the Authority at 80% is as follows by each type of coverage:

Employee = $5932.64/$4069.00

Employee + Spouse = $19,116.52/$17,450.00

Employee + Children = $10,010.32

Family =  $15,277.80/$13,359.00

Dental insurance

The annual cost for dental is based on cobra rates as the program is self‐funded.

Employee = $361.20

Family = $981.60

Life insurance

Health 9,818                 

Dental 963                    

Life 677                    Total employee insurance 11,457$           

5500 Payroll Taxes

FICA ‐ 6.2% of base wage up to $117,000 6,902                 

Medicare  ‐ 1.45% of base wage 1,759                 

State unemployment ‐ 4.85% of the first $12,960 616                    

Total payroll taxes 9,277$             

5560 Pension contribution

IMRF pension fund ‐ 12.12% 14,700$           

5600 Salaries

Includes 1 full time employee 121,291$         

5800 Workers compensation insurance 364$                 

CONTRACTUAL SERVICES

6140 Conferences & meetings

CNS Partnership conference 1,500

Air Cargo Europe 1,500

Paris Air Show 1,500

NBAA 1,500

Other 3,000

Total conferences & meetings 9,000$             

6540 Membership dues

TIACA ‐ Trustee

TIACA, IACAC,CNS, NBAA, IATA 4,000                 

Total membership dues 4,000$             

6751 Telephone‐cellular 1,260$             

6752 Telephone‐local/h‐s internet 450$                 

The Authority is partially self funded and estimates for this partial funding are incorporated into the annual costs noted 

below.

Life and AD&D insurance is provided to current employees.  The benefit is 2.5 times an employee's base salary with life 

at $.23/$1000 and AD&D at $.05/$1000. 

84

Business Development Budget Justifications

6800 Travel & transportation

Air Cargo Europe(4n) 4,500                 

Paris Air Show(7n) 5,700                 

Business Airport World Expo ‐ Booth ‐ London (5n) 4,900                 

Mileage 6,000                 

Total travel & transportation 21,100$           

COMMODITIES

7140 Conferences & meetings

Cargo handler/Freight forwarder meetings 4,000

Total conferences & meetings 4,000$             

7200 Equipment ‐ computer 1,650$             

7600 Subscriptions

Cargo publications 250                    

Internet ‐ Winnebago County 85                      

Total subscriptions 335$                 

7796 Supplies‐promotional

Promotional items endorsing airport awareness and customer service.

Shirts, hats, pens, coasters, lanyards, coloring books, etc 2,000                 

Client gifts 2,000                 

Total supplies‐promotional 4,000$             

Amounts include an estimate of $550/trip airfare, lodging of $185/night and M&I of $75/day for domestic and 

$2900/airfare, lodging $300 and M&I of $100/day for international.

85

Air Service Development Department Summary Air  Service  Development  function  is  to  create  passenger  service  opportunities  to  grow  and  expand existing and new service for domestically and internationally.   

RevenuesGrow th in diversif ied revenue sources.

Greater than 80% of revenues from sources other than UPS.

Monitor annual report, schedule of major revenue sources.

Destinations Ranking: Top 200

Develop incentives and/or marketing support to encourage existing and new airline partners to establish new destinations or substantially expand current service.

Passengers New destinations: 7Establish one-off daily f lying to multiple new top 30 destinations based on the market service area.

Regional Diversif ication Passenger increase: 100%Establish international and domestic seasonal f lights in support of the travel industry.

External usage: 70% increase outside Winnebago County

Create/maintain occasional

International traff ic: 50% increase

Charter f lying to highly desired destinations as mechanism to promote RFD to industry and consumers.

OBJECTIVES MEASURES TARGETS INITIATIVES

Periodic customer satisfaction surveys. Establish baseline for improvement.

Provide exceptional and continuously improving customer service.

Customer satisfactionSurveys show meet or exceed customer satisfaction.

Expand passenger service to respond to regional demand.

 

Goals and Objectives  Engage consultants to assist in development of air service. 

Implement service to one additional Top 10 Destinations.   

Engage opportunities with Travel Agents and Cruise Lines for peak travel periods. 

Implement service to one additional international destination. 

Enhance relationships with existing carriers to grow existing service.   

Utilize  existing  $500,000  Small  Community  Air  Service  Development  Grant  to  establish  new domestic service. 

Increase communication with existing and potential airlines including headquarters visits to ensure RFD’s message is communicated. 

Conduct periodic passenger surveys to analyze ways to improve the passenger experience. 

Maintain and enhance customer service and community outreach by hosting meetings and events. 

Track and respond to customer comments and questions within 24 hours of receipt.  

Enhance and grow the volunteer program 

 

 

 

86

Air Service Development Department Summary(con’t)  

Prior Year Results 

Implemented a volunteer program to assist the flying public 

Conducted passenger surveys during peak month to identify traveler origins and reasons for flying from RFD. 

Added one new international destination to Puerta Vallarta, Mexico 

Added new domestic service to Punta Gorda, FL with Allegiant. 

Over two dozen tours were conducted with various schools, clubs, and non‐profit groups informing them of the benefits of using RFD. 

There were many events at the terminal during the year for economic development, chamber, the governor, regional and state legislators, and local non‐profit groups. 

All customer calls are tracked and returned by the next business day.  The log book history is maintained by the Passenger Services Supervisor.  These calls help improve the frequently asked questions included on our website and used for our receptionist and after hours answering service.  

 

87

Air Service Development Department Budget

ACTUAL BUDGET ESTIMATE BUDGET

FYE13 FYE14 FYE14 FYE15

PERSONNEL SERVICES

5400 Insurance 30,294$         12,816$         26,885$         21,066$        5500 Payroll taxes 11,626          7,865            8,922            9,793           5560 Pension contribution 14,394          9,801            13,451          13,562         5600 Salaries/wages 162,513        85,556          123,089        111,897       5800 Workers compensation insurance 4,508            257                256                336                

  TOTAL PERSONNEL SERVICES 223,335        116,295        172,603        156,653        40,359        34.70%

CONTRACTUAL SERVICES

6140 Conferences & meetings 7,076            7,500            12,493          9,725           6150 Revenue guarantee 168,950        45,000          104,770        35,000         6160 Consulting services 7,500            10,000          27,565          25,000         6510 Medical exams 5,214            590                1,200           6540 Membership dues 310                310                275                310                6600 Other ‐                     ‐                     30                  ‐                     6751 Telephone‐cellular                             2,132            988                1,112            1,091           6752 Telephone‐local                                1,566            700                1,209            1,680           6800 Travel & transportation 12,681          ‐                     ‐                     16,450         6806 Customer care/customer service 1,299            1,500            378                2,000           

  TOTAL CONTRACTUAL SERVICES 206,728        65,998          148,421        92,456          26,458        40.09%

COMMODITIES

7140 Conferences & meetings 5,618            8,500            4,047            8,500           7200 Equipment 1,369            5,600            1,810            1,990           7600 Subscriptions 1,379            3,095            3,380            4,595           7540 Signage 4,186            ‐                     ‐                     ‐                     7750 Supplies‐office 1,315            ‐                     740                ‐                     7780 Supplies‐other 3,676            5,500            1,506            5,500           

  TOTAL COMMODITIES 17,543          22,695          11,483          20,585          (2,110)         ‐9.30%

DEPARTMENT TOTAL 447,606$        204,988$        332,508$        269,694$        64,707        31.57%

$Chg/FY14 

Budget

%Chg/FY14 

BudgetCODE/LINE ITEM, Department 11

88

Air Service Development Budget Justifications

PERSONNEL SERVICES

5400 Insurance

The annual cost for the Authority at 80% is as follows by each type of coverage:

Employee = $5932.64/$4069.00

Employee + Spouse = $19,116.52/$17,450.00

Employee + Children = $10,010.32

Family =  $15,277.80/$13,359.00

Dental insurance

The annual cost for dental is based on cobra rates as the program is self‐funded.

Employee = $361.20

Family = $981.60

Life insurance

Health 18,975              

Dental 1,317                 

Life 774                    Total employee insurance 21,066$           

5500 Payroll Taxes

FICA ‐ 6.2% of base wage up to $117,000 6,938                 

Medicare  ‐ 1.45% of base wage 1,623                 

State unemployment ‐ 4.85% of the first $12,960 1,233                 

Total payroll taxes 9,793$             

5560 Pension contribution

IMRF pension fund ‐ 12.12% 13,562$           

5600 Salaries

Includes 2 full time employees 111,897$         

5800 Workers compensation insurance 336$                 

CONTRACTUAL SERVICES

6140 Conferences & meetings

Routes Americas 2,500                 

World Routes 2015 ‐ Durban 4,000                 

National Air Service Conference 600                    

Great Lakes Annual Conference 600                    

Allegiant air service planning conference 175                    

AAAE Annual 800                    

Aviation Roundtable 750                    

Other 300                    

Total conferences & meetings 9,725$             

6150 Revenue guarantee

Apple ‐ Puerta Vallarta 35,000$            

Total revenue guarantee 35,000$           

The Authority is partially self funded and estimates for this partial funding are incorporated into the annual costs noted 

below.

Life and AD&D insurance is provided to current employees.  The benefit is 2.5 times an employee's base salary with life 

at $.22/$1000 and AD&D at $.05/$1000. 

89

Air Service Development Budget Justifications

6160 Consulting services

Air Service research/planning 10,000

Chicago Booth Rental/Design 15,000

Total consulting services 25,000$           

6510 Medical exams ‐ Volunteer program 1,200$             

6540 Membership dues

American Association of Airport Executives (AAAE)  275                    

Great Lakes AAAE 35                      

Total membership dues 310$                 

6751 Telephone‐cellular 1,091$             

6752 Telephone‐local/h‐s internet 1,680$             

6800 Travel & transportation

World ROUTES Development Forum (7n) 5,700                 

ROUTES Americas Air Service Development Forum (4n)   4,500                 

GLCAAAE/National Air Service Conference (3n)   3,000                 

GLCAAAE Annual Conference (3n)    750                    

Allegiant air service meeting (3n) 1,500                 

Other 1,000                 

Total travel & transportation 16,450$           

6806 Customer care/customer service

Amounts for issues for passengers 2,000$             

COMMODITIES

7140 Conferences & meetings

Travel agent events ‐ Apple 8,000

Miscellaneous 500                    

Total conferences & meetings 8,500$             

7200 Equipment 

Computer  1,990                 

Total equipment 1,990$             

7600 Subscriptions

Routes Exchange 3,000                 

Sixel Data 1,000                 

Internet ‐ Winnebago County 595                    

Total subscriptions 4,595$             

7780 Supplies ‐ other 

Volunteer program supplies and recognition 5,000                 

Other 500                    

Total supplies‐other 5,500$             

Amounts include an estimate of $550/trip airfare, lodging of $185/night and M&I of $75/day for domestic and 

$2900/airfare, lodging $300 and M&I of $100/day for international.

90

Non‐Operating Revenues and Expenses Budget  

ACTUAL ACTUAL ACTUAL ACTUAL BUDGET ESTIMATE BUDGET

CODE/LINE ITEM FYE10 FYE11 FYE12 FYE13 FYE14 FYE14 FYE15

NON‐OPERATING REVENUE

9000 Annexation agreement 139,906$       ‐$                   ‐$                   ‐$                   ‐$                     ‐$                     ‐$                  

9100 Interest income 127,896         89,321         33,880         19,318         25,000         16,183           20,000         

9200 Taxes‐property (operating levy) 3,236,459      3,277,669    3,346,076    3,122,854    3,138,452    3,123,289      3,100,000    

9205 Property tax interest (operating levy) 665                ‐                    ‐                    ‐                    2,000           ‐                       2,000           

9250 Taxes‐corporate replacement 523,707         582,125       525,140       520,646       523,449       595,828         602,222       

9280 AIP Funds Reimbursement 2,926,027      2,248,144    4,565,843    1,636,679    950,000       950,000         950,000       

9270 Passenger facility charges 341,985         356,332       522,905       474,257       511,991       526,343         559,926       

9260 Funds from auctioned equipment 1,901            ‐                    ‐                    2,937           100,000       20,980           75,000         

9300 Other Credits 26,299          71,400         145,279       ‐                    ‐                      23,769           ‐                    

  TOTAL REVENUE 7,324,845      6,624,990    9,139,123    5,776,691    5,250,892    5,256,392      5,309,148    

NON‐OPERATING EXPENSES

9500 Interest expense 204,207         222,750       144,047       60,643         68,000         67,670           72,000         

TOTAL EXPENSES 204,207         222,750       144,047       60,643         68,000         67,670           72,000         

   

  NET TOTAL 7,120,638$    6,402,240$   8,995,076$   5,716,048$   5,182,892$   5,188,722$    5,237,148$  

91

Non‐Operating Revenues and Expenses Budget Justifications

NON‐OPERATING REVENUE

9100 Interest incomeInterest earned on all bank deposits and investments. 20,000$           

9200 Taxes‐property (operating levy)FYE14 Tax Levy Ordinance 3,100,000$      

9205 Property tax interest (operating levy)Interest received on the operating tax levy. 2,000$             

9250 Taxes‐corporate replacement

602,222$          

9280 AIP Reimbursement FundsAmounts reimbursed to the airport for previous projects. 950,000$         

NON‐OPERATING EXPENSES

9500 Interest expense

Total interest expense 72,000$           

OTHER CAPITAL CONTRIBUTIONS

9270 Passenger facility charges

Passenger facility charge ($4.5 less expenses)

559,926$         

9260 Funds from auctioned equipment 75,000$           

Personal Property Replacement Tax (PPRT) revenue received from the  Illinois Department of Revenue 

(estimate).

92

Capital Improvement Program Summary The  Capital  Improvement  Program  (CIP)  is  a  five  to  ten  year  program  that  provides  for  critical improvements  and  asset  preservation.    The  program  includes  projects  that  address  federal  security requirements,  airfield  safety,  enhanced  revenue  potential,  rolling  equipment  replacement,  asset preservation and completion of the newly updated Master Plan.     

Airside Projects  $527,000 

Landside Projects  713,000

Terminal Projects  534,000

Administration Projects  175,000

Maintenance Projects  416,980

Operations Projects  80,000

  Total Capital Improvements  $2,445,980

 Funding  sources  for  the projects and  replacements  include Airport  Improvement Program  (AIP) grants, Passenger Facility Charges  (PFC), allocated reserve funds, the balance of the capital accounts, operating revenues and short term borrowings where appropriate.    Projected FYE15 CIP capital expenditures are as follows and detail of individual items to follow.   Airside Projects Airside  projects  include  improvements  for  runways,  taxiways,  aprons,  and  buildings  inside  the  airfield fence.    Rehabilitate Runway 1/19 ‐ Phase 3  FAA AIP Project – 3rd phase of the runway reconstruction project.   Thius  is the next phase to complete rebuild the Runway 1/19. This will be approximately 2000 feet.  The Authoritys share is 5%.  

Project Cost:  Authority share only  $226,000

Total Project Cost  $6,172,683Operating Impact – reduction in heavy maintenance and ground work in shoulder area. 

Est. $40,000

 Rehabilitate Runway 1/19 ‐ Phase 4 FAA AIP Project – 4th phase of the runway reconstruction project.  This is the last phase of rebuilding the runway of approximately 2200 feet. The Authoritys share is 2.5%  

Project Cost:  Authority share only  $150,000

Total Project Cost  $6,172,683Operating Impact – reduction in heavy maintenance and ground work in shoulder area. 

Est. $40,000

   

93

Capital Improvement Program Summary(con’t)   Fencing ‐ Phase 1 and 2 FAA AIP Project ‐ Currently the airport has 6 and 8 ft. fencing on the perimeter of the airfield.  This project is  to  improve  the safety and security of  the airfield by  transitioning all  fencing  to 10  ft.   The Authoritys share is 5%.  

Project Cost:  Authority share only  $81,000

Total Project Cost  $1,592,000Operating  Impact  –  reduction  in  repairs  and  wildlife  damage repairs.   

Est. $20,000

 Ramp Repairs In continuation of the pavement maintenance program.   These areas  include but are not  limited to the FIS, Terminal, Main ramp, and South Cargo areas.  This work will fix the spalling of the concrete and also remove and replace the  joint material that  is creating FOD.   With the  increase  in passenger  flights, and usage  of  these  ramps,  repairs  are  needed  to  allow  safe  operation  of  all  aircraft  operating  in  or transitioning through the area.  

Total Project Cost  $70,000

Operating Impact – reduction of unplanned rehab N/A  Landside Projects Projects relate to any area outside of the airfield except for the terminal.  Falcon Road & Airport Drive Improvement Total project  investment  is $3 million however we will  fund a portion of  the project annually.   This  is a joint project with the City of Rockford and the total cost of the project is approximately $9.5 million.  

Total Project Cost  $275,000

Operating Impact   20,000 40 Airport Drive Aquire 40 Airport Drive Facility  

Total Project Cost  $400,000

Operating Impact   N/A 60 Airport Drive Facility Rehabilitation New siding, gutters and insulation for administration building  

Total Project Cost  $38,000

Operating Impact – reduction of unplanned rehab N/A  

94

Capital Improvement Program Summary(con’t)  Terminal Projects Projects related to any areas from terminal parking lots to the jet bridges and everything in between.  Terminal Facility Capacity Expansion ‐ Design and Phase I Potential  FAA  AIP  Project  ‐  As  passenger  service  has  grown  the  capacity  of  the  Terminal  building  is stretching  the  limits of the  facility.   During our peak travel times  lines are  long and create safety  issues and reduce our hassle free environment.  These modifications will allow us to process more passengers in a timely manner.  

Total Project Cost  $500,000

Operating Impact  N/A Jet Bridge Tires Solid fill Jet Bridge Tires (4) current tires are experiencing dry rot.  

Total Project Cost  $12,000

Operating Impact  N/A Replacement Utility Vehicle Replacement  of  seven  plus  year  old  utility  vehicle with  attachments  and  enclosure,  a  viable  piece  of equipment which maintain administration and FIS/International terminals.  

Total Project Cost  $22,000

Operating Impact  N/A  Administration Projects Projects related to general information technology on administrative areas.  Asset Management System Implementation Implementation of an asset management  system.   This would be a  tool  for both  the Maintenance and Operations Staff to work with the Part 139 inspection requirements.  This is the first phase of a four phase project.  

Total Project Cost  $175,000

Operating Impact  N/A          

95

Capital Improvement Program Summary(con’t)  Maintenance Projects Maintenance projects for the various equipment and maintenance needs at the airport.   Skid Loader and Arttachment Replacement of 2002 Bobcat skidloader. Attachments would  include a snow blade, asphalt planer and a snow blower. This assumes the trade‐in of vehicle 85, a 2002 Bobcat skidloader.  

Total Cost   $48,500

Operating Impact  Reduced repair expenses Loader Tires Snow tires for endloaders 82 and 83. These tires would provide traction  in the snow far better than the current quarry type tires.  

Total Cost   $33,500

Operating Impact  Reduced repair expenses Automated Guidance System This is a GP based auto steering system, This is one full system interchangeable between vehicles 97 and 103. This system would be utilized for mowing and snow removal efficiency.  

Total Cost   $9,150

Operating Impact  Reduced repair expenses Replacement of Vehicle 61 Vehicle 61  is a 1999 Ford  sedan. Replacement vehicle will be a F‐150 Ford or  similar Quad  cab pickup truck.  

Total Cost   $35,000

Operating Impact  Reduced repair expenses Chemical Application Equipment This equipment will provide the final plow truck with chemical application equipment.  

Total Cost   $17,000

Operating Impact  N/A Retention Facility Water Service This item will provide for a 2” water service to City of Rockford water main.  

Total Cost   $10,000

Operating Impact  Reduced energy costs   

96

Capital Improvement Program Summary(con’t)  Flatbed Tiltbed Trailer Used tilt deck trailer for equipment and material hauling.  

Total Cost    $4,500

Operating Impact  Reduced staff time Snow Removal Equipment Replacement SRE  for 20 year old plows and blowers  that will be  replaced with a broom. Total budget $666,000, airport share $66,000  

Total Cost    $66,000

Operating Impact  Reduced repair expenses High Speed Runway Broom This piece of equipment will provide another piece of SRE. This piece will be in addition to the current SRE fleet. (2 leased) – 1st payment 6/2014 – $193,330  

Total Cost    $193,330

Operating Impact  Reduced repair expenses  Operations  Projects Operations projects necessary to maintain adequate safety and security at the airport.  Security Cameras and Readers   This project will add additional cameras to the security system to allow for greater security coverage  in the terminal and other areas that have limited to no coverage at this time. The Pan‐Tilt‐Zoom (PTZ) style camera allow for the greatest flexibility and largest coverage area with the least amount of cameras, and is the best choice for large open areas. The fixed mounted cameras will be placed on entry and exit doors to help verify identity and better record activity at access points. The readers will be placed on doors that are currently controlled with  lock and key method. Changing those doors over will  increase the  level of security for the airport, and allow us to immediately revoke access.   

Total Cost   $30,000

Operating Impact  N/A Communication Application A  communications  application  called  Blazecast.  This  system  allows  for mass  notification  for multiple scenarios via multiple sources (text, voice, email, PC notification, prerecorded messages). This system will solve the issues we have with notification during emergency situations, severe weather, and others. In the event of an emergency we can call up preset information and with the click of a mouse, or a phone pass code we can initiate the required notifications.  

Total Cost   $25,000

Operating Impact  N/A

97

Capital Improvement Program Summary(con’t)  Radios This project will allow the airport to come  into compliance with the FCC narrow banding rule that went into effect on January 1st 2013. The airport narrow banded all FCC frequencies, but has not updated the radios in the vehicles.  

Total Cost  $25,000

Operating Impact  N/A   

98

Exhibit 1 

Tentative Budget and Appropriation Ordinance 

GREATER ROCKFORD AIRPORT AUTHORITY RESOLUTION NO. 14‐15 

 WHEREAS,  the Greater Rockford Airport Authority  (the  "Authority")  is  a municipal  corporation 

located  in Winnebago County,  Illinois, duly created, organized, and existing under an Act of the General Assembly of the State of Illinois entitled the "Airport Authority's Act," as amended, 70 ILCS 5, et. seq., and having the powers, objects, and purposes provided under said Act;  

WHEREAS,  in  accordance  with  50  ILCS  330/3,  the  Authority  is  required  to  adopt  a  Tentative Budget and Appropriation Ordinance for the fiscal year, beginning May 1, 2014 and ending April 30, 2015;  

WHEREAS,  in  accordance with  50  ILCS  330/3,  the Authority  is  required  to  place  on  file  at  the Administrative  offices  of  the  Authority  for  public  inspection  a  copy  of  the  Tentative  Budget  and Appropriation Ordinance; and  

WHEREAS,  in  accordance with  50  ILCS  330/3,  35  ILCS  200/18‐50,  and  35  ILCS  200/23‐35,  the Authority  is  required  to call  for a public hearing on  the Tentative Budget and Appropriation Ordinance, and publish notice of said public hearing.  

NOW,  THEREFORE,  be  it  resolved  by  the  Chairman  and  the  Board  of  Commissioners  at  the Authority, Winnebago County, State of Illinois, that:  

1.  The Authority hereby adopts  the Tentative Budget and Appropriation Ordinance  for  the fiscal year, beginning May 1, 2014 and ending April 30, 2015 a copy of which is on file at the Administrative Offices of the Authority; 

 2.  The Authority hereby directs  its staff to place on file at the Administrative Offices of the 

Authority  for  public  inspection  a  copy  of  the  Tentative  Budget  and  Appropriation Ordinance for the fiscal year, beginning May 1, 2014 and ending April 30, 2015 a copy of which shall be placed on file at least thirty (30) days prior to the date set by the Authority for the public hearing; 

 3.  The Authority hereby directs its staff to call for and hold a public hearing on the Tentative 

Budget and Appropriation Ordinance on May 22, 2014 at 5:25 p.m. at the Administrative Offices of the Authority; 

 4.  The Authority  hereby  directs  its  staff  to  publish  in  a  newspaper  of  general  circulation 

notice  of  the  public  hearing  on  the  Tentative  Budget  and  Appropriation  Ordinance, provided that said notice shall be published at least thirty (30) days prior to the date set by the Authority for the public hearing. 

   

99

Exhibit 1 (con’t)  

Tentative Budget and Appropriation Ordinance RESOLUTION NO. 14‐15 

  

5.  The  Authority's  staff  is  hereby  authorized  and  directed  to  take  any  additional  actions necessary  to  effectuate  the  above  Resolution  in  accordance  with  applicable  Illinois statutory law. 

 Commissioner Derry   moved,  seconded  by  Commissioner  Copeland  that  Resolution Number  14‐15  be adopted. 

Vote              Vote  

Paul Cicero      _aye__   Patrick Derry      _aye__ Kenneth Copeland    _aye__   Tom Myers      _absent Tom Dal Santo     _aye       Ray Wetzel      _aye__  

ADOPTED this 27th day of March, 2014 by the Chairman and the Board of Commissioners of the Greater Rockford Airport Authority, Winnebago County, Illinois.     

(Signed March 27, 2014)__________ Ray Wetzel, Secretary 

 ATTEST:       (Signed March 27, 2014)__________ Kenneth Copeland, Treasurer     

   

100

Exhibit 2 Chicago Rockford International Airport (RFD) 

Rates and Charges Effective June 1, 2013 

 Terminal Usage fee (includes use of ramps, jet way, baggage claim & public safety fee) 

Signatory and/or scheduled Airlines          $65.00   Non‐Signatory and/or charter flights          $130.00 

Ticket Counter/Computer Use fee (per enplanement)        $0.20   Passenger Facility Charge (PFC) (per enplanement)        $4.50   Ticketing, passenger check‐in and airline station services  

(excludes below wing) (per seat)          $2.25    Landing Fee 

Greater than 120,000,000 pounds annual landed weight     $1.934  /1000lbs Less than 120,000,000 pounds annual landed weight      $1.964  /1000lbs 

Landing  fees will only  apply  to  revenue producing  commercial  cargo  and passenger  air  carriers with  a minimum weight of 28,000 pounds.  Fuel Flowage Fees     Class A       Permit                $1,125.00       Flowage Fee              $0.06/gallon     Class B       Permit                $600.00       Flowage Fee              $0.08/gallon     Class C       Permit                $375.00       Flowage Fee              $0.08/gallon Flowage fee applies to all non‐revenue producing aircraft fuelings.  Commercial operating permit /per square foot          $0.28   Commercial operating permit/Nontenant (base fee)        $250.00 Commercial operating permit/Nontenant (additional per badge fee)    $250.00  International rubbish fee     4x4 hopper (200 gallons)            $410.00 

 Black cart (60 gallons)              $105.00     Gray cart (40 gallons)              $85.00 User is ultimately responsible for fines incurred as of the result of use (IEPA, CBP, Dept of Agriculture, etc)  Badging Fees 

Secure, Sterile & AOA w/SIDA endorsement Original issue badge            $100.00 Badge renewal              $50.00 1st lost badge with re‐issue          $250.00 2nd lost badge with re‐issue          $500.00 3rd lost badge with re‐issue          $1,000.00 

 

101

Exhibit 2(con’t) Badging Fees 

AOA Original issue badge            $50.00 Badge renewal              $25.00 1st lost badge with re‐issue          $150.00 2nd lost badge with re‐issue          $300.00 3rd lost badge with re‐issue          $600.00 

 Not returned or lost badges (all types)          $250.00 Fingerprint fee (non‐badged)            $35.00 Fingerprint fee plus required follow up investigation if necessary   $55.00/hr 

 Fines 

Security system false alarm             $25.00 Security system false alarm requiring an Operations response    $75.00 Unauthorized SIDA Entry/Exit (per occurrence)        $100.00 Improper use of RFD ID media ‐ (Includes ID media revocation)    $150.00 Operation of an out of service vehicle on RFD AOA  

Non‐movement area (per occurrence)        $250.00 Premise key (Lost key ‐Cost to re‐key all locks affected  

including labor to disassemble if necessary.) Airfield incursions/TSA violations ( Violator is responsible 

 for all costs/fines levied to RFD by FAA/TSA)  Service Fees 

Escort fee per 1/2 hour minimum ($50/hour)        $25.00 Maintenance fee for snow removal (minimum 1 hour)      $75.00/hr Equipment Usage fee/per hour plus labor fee        $125.00/hr RFD labor fee ‐/per hour plus parts/equipment 

    Base                $50.00/hr Skilled                $65.00/hr Administration              $75.00/hr Ground Security Coordinator fee (1/2 hour minimum)    $60.00/hr 

 Aircraft Parking Fee(excluding active overnight aircraft)     

Fee will be charged after 24hours.  Based on square feet of aircraft – length by wing span.  The following fees will not apply to general aviation or corporate aircraft.  Per day rates.      

Group 1   $4.66    Group 2  $11.49   Group 3  $35.24   Group 4  $60.35  Group 5  $87.14  Group 6  $125.99

 

102

Exhibit 3 

Acronym and Glossary of Terms 

 AAAE ‐ American Association of Airport Executives  ACI‐NA ‐ Airports Council International – North America    Accrual  Basis  of  Accounting‐  This  basis  of  accounting  attempts  to  record  financial  transaction  in  the period they occur rather than recording them in the period they are paid.  AD&D ‐ Accidental Death and Dismemberment  AFR ‐ Annual Financial Report  Aircraft Operation‐ The landing or take off of an aircraft.  Airline Load Factor – The percentage of seats occupied on an aircraft.  Airport – Refers to the Chicago Rockford International Airport.  Airport  Improvement  Program  (AIP)  –  A  Federal  Aviation  Administration  program  periodically reauthorized by Congress which distributes the proceeds of the  federal tax on airline tickets to airports through grants for eligible construction projects and land acquisition.  Airport  Layout Plan  (ALP) – A blue print of an airport  required by  the Federal Aviation Administration which shows current and future airport development.   Airport Master Plan   – An airport master plan  represents  the approved actions  to be accomplished  for phased  development  of  the  airport.  Master  plans  address  the  airfield,  terminal,  landside  access improvements,  modernization  and  expansion  of  existing  airports  and  establish  the  premise  for  site selection and planning for a new airport.  Airport Operation ‐ One landing or takeoff  Airside – The airfield side of an airport used by aircraft, runways, taxiways, and aircraft parking  aprons.  Amortization –  (1) The gradual  reduction of a debt by means of equal periodic payments  sufficient  to meet  current  interest and  liquidate  the debt at maturity.  (2) The process of  spreading  the  costs of an intangible asset over  the expected useful  life of  the asset.  (3) The deduction of capital expenses over a specific period of  time.  Similar  to depreciation,  it  is a method of measuring  the  “consumption” of  the value of long‐term assets like equipment and buildings.  ARFF – Aircraft Rescue and Fire Fighting.  The Authority – Refers to the Greater Rockford Airport Authority  Balanced Budget – a budget where the revenues equals expenditures. 

103

Exhibit 3(con’t)  BOD ‐ Biochemical Oxygen Demand  Bond – A written promise to pay a specified sum of money, called principal, at a specified maturity date along with periodic  interest paid at a specified percentage of the outstanding principal. They are usually used for long‐term debt.  Budget – A financial plan for a specified period of time (fiscal year) that matches planned expenses and revenues with planned services.  Budget Calendar – The schedule of key dates or milestones that the Authority follows in the preparation, adoption and administration of the annual budget.  BFYE – Budgeted Fiscal Year End  Capital Budget ‐ Budgeted expenditures for capital  improvements, capital outlay, debt service and grant service that are in excess of $2,000 and have a life expentancy in excess of 2 years.  Capital Improvement Program – A rolling, near‐term five year program that provides for critical needed improvements  and  asset  preservation.  The  program  includes  projects  that  address  federal  security requirements, improved airfield safety and enhance revenue potential.  Cash Equivalent –  In  the context of cash  flows  reporting,  short  term highly  liquid  investments  that are both  readily  convertible  to  known  amounts  of  cash  and  so  near  their  maturity  that  they  present insignificant risk of changes in value because of changes in interest rates.  Cost Centers – An area of the Airport to which a revenue or expense is attributed, e.g., airfield, terminal, etc.  Cost Per Enplanements – The airlines’ airport cost, landing fees and rents, divided by the total number of passengers enplaned at the airport.  CPE ‐ Continuing Professional Education  CPI‐W ‐ Consumer Price Index – Urban Wage Earners & Clerical Workers  CY – Calendar Year  Deplaning Passenger – An arriving passenger.  Depreciation – Expiration in the service life of capital assets attributable to wear and tear, deterioration, action of physical elements, inadequacy or obsolescence.   Enplaning Passenger – A departing Passenger.     

104

Exhibit 3(con’t)  Enterprise  Fund  –  Established  to  account  for operations,  including debt  service  that  are  financed  and operated similarly to private businesses – where the  intent  is the service  is self‐sufficient, with all costs supported predominantly by user charges.  FAR – Federal Aviation Regulations  FAS ‐ Fixed Asset Schedules  Federal Aviation Administration (FAA) – A component of the Department of Transportation with primary responsibility for the safety of civil aviation.  Federal Grants – FAA’s Airport Improvement Program provides both entitlement and discretionary grants for eligible airport projects. Entitlement funds are determined by a formula according to enplanements at individual airports. The authority applies for discretionary grants from the FAA through a Letter of Intent (LOI)  process.  Each  LOI  represents  an  intention  to  obligate  funds  from  future  federal  budget appropriations. The issuance of a Letter of Intent is subject to receipt of Congressional appropriations for grants to airports, and does not itself constitute a binding commitment of funds by the FAA. For planning purposes,  the amounts  in approved LOI  from FAA are used by  the Authority as  the estimate of  federal discretionary grants to be received.  FIS ‐ Federal Inspection Service  Fiscal Year – A 12 month period, other than a calendar year, used for financial reporting purposes. The GRAA’s fiscal year begins May 1st and ends April 30th.  Fixed Base Operator (FBO) ‐ Businesses on airports that sell fuel to private plane owners, provide aircraft parking, as well as aircraft maintenance and mechanical services.  Flight  Information Displays  (FID) – Electronic displays  to  inform passengers of the status of  their  flight, such as arrival time, and terminal building gate number.  FOD – Foreign Object Debris or trash on the airfield.  FTZ ‐ Foreign Trade Zone  FYE ‐ Fiscal Year End  GAAP  –  General  Accepted  Accounting  Principles  are  uniform minimum  standards  and  guidelines  for accounting and financial statement reporting.  GASB  –  Governmental  Accounting  Standards  Board,  the  body  responsible  for  establishing  GAAP  for governmental entities.  General  Aviation  (GA)  –  The  activities  of  privately  owned  aircraft  that  are  not  used  for  commercial purposes, such as the movement of passengers or freight.  GFOA ‐ Government Finance Officers Association 

105

 Exhibit 3(con’t)  GO ‐ General Obligation (Bonds)  GRAA ‐ Greater Rockford Airport Authority  ILS ‐ Instrument Landing System  IMRF ‐ Illinois Municipal Retirement Fund, retirement fund for all Authority employees  Infrastructure ‐ Airport runways, taxiways, aprons and utility systems  INS ‐ Immigration and Naturalization Service  IPAA ‐ Illinois Public Airports Association  Jet Bridge – A mechanical tunnel used by passengers to pass from the terminal building to an aircraft.  Landed Weight – The maximum gross certificated landed weight of an aircraft, or all aircraft landing at an airport in a fiscal year, which is not dependent on the number of passengers on board.  Landing  fee – The  rate charged by an airport  to commercial aircraft operators per  thousand pounds of landed weight.  Landside – All areas of  land owned and maintained by the RTAA outside of the airfield areas perimeter fence.  M&I ‐ Meals and Incidentals  Non‐Airline  Revenue  –  Airport  revenue  earned  from  sources  other  than  airlines,  such  as  concessions revenues: Merchandise, Food and Beverage, Rental Car, etc. Airports try to maximize non‐airline revenue to help reduce the amounts they collect from the airlines.  Non Signatory Airline – Airlines  that have not signed an agreement with airport committing  to  rent an airport leasehold for a fixed period of time.  OTC/DDEC ‐ Oshkosh Training Center/Diesel Diagnostic Electronic Components  Part  107  –  A  section  of  the  Federal  Aviation  Regulations  having  to  do  with  an  airport  operator’s responsibilities for airport security.  Part 139 – A section of the Federal Aviation Regulations having to do with the certification of an airport’s airfield.  Part  150  Study  –  A  noise  study  defined  by  a  section  of  the  Federal  Aviation  Regulations,  that when completed, makes an airport eligible  for noise  insulation and  related  land acquisition grants. The Study produces two documents, the Noise Exposure Map and the Noise Compatibility Program.  

106

 Exhibit 3(con’t)  Passenger  Facility  Charge  (PFC)  –  A  $4.50  charge  (net  $4.39  to  Airport)  attached  to  each  ticketed passenger  that  boards  an  airplane  at  the  Airport.  Certain  types  of  passengers,  including military,  are excluded from the Passenger Facility Charge.  

  PEBSCO  ‐  Public  Employees  Benefit  Services  Corporation,  optional  457  deferred  compensation  for employees 

 Proprietary Fund – One of three Fund classifications established by the GAAP standards. This Fund is used to account  for  funds  for operations which are managed  in a manner similar  to private business. Unlike governmental funds, net income is determined in Proprietary Funds. The two types of Proprietary Funds are Enterprise and Internal Service Funds.  RFD‐ The FAA three letter identifier for the Chicago Rockford International Airport.  RWY – Runway  Security Identification Display Area (SIDA) – Secure areas of the airport in which identification badges are required to be displayed.  Signatory Airline – Airlines that have signed an agreement with an airport committing to rent an airport leasehold for a fixed period of time.  SRE ‐ Snow Removal Equipment  T‐Hangar – A small hangar that resembles a “T” when viewed from above. T hangars are placed next to each other, and  inter  locked back to back, to maximize the number that can be placed  in an area which minimizes the land rental component of their cost.  Transportation Security Administration (TSA) – A component of the Department of Transportation with primary responsibilities for the security of civil aviation.  TSS ‐ Total Suspended Solids  TXY – Taxiway  UPS ‐ United Parcel Service  

107

Exhibit 4 Statistics 

 Airport Authority Area  Located entirely within Winnebago County, Illinois, the Authority   Area includes, Rockford, Machesney Park, Loves Park, Cherry Valley,   Roscoe, New Milford and some unincorporated areas  Airport Location  Southwest quadrant of the City of Rockford   4 miles south of downtown Rockford, IL   80 miles WNW of O’Hare International Airport  Access  Interstate 90 and 39   U.S. Highway 20   Illinois Route 2 and 251  Area        3,000 acres  Elevation      736 ft. above sea level         LAT   42   11”   36” (42 degrees, 11 minutes and 36 seconds)         LNG   89   05’   50” (89 degrees, 05 minutes and 50 seconds)  Airport Code      RFD  Runways  Runway 1/19, 8,200’ X 150’, ILS Category I   Runway 7/25, 10,000’ x 1150’, ILS Category II/III  Tower        TRSA 24/7‐365  FBOs        Emery Air, Inc., North American/Pride  Scheduled Passenger Service  Allegiant Airlines, Direct Air and Apple Vacations   Terminal      Airlines           2,211 sq. ft.         Tenants           4,443 sq. ft.         Public/Common      30,433 sq. ft.         Mechanical          7,714 sq. ft.               Total    44,801 sq. ft.          Number of Passenger Gates      5         Number of Loading Bridges      5         Number of Concessionaires in terminal    1         Number of rental car agencies in terminal  3  Car Rental Agencies  Avis, Hertz and National/Alamo  Parking       Short‐Term    1,477         Rental Cars       190         Employees         54  

108

Exhibit 4(con’t)  Cargo        UPS Buildings      670,000 sq. ft.         International Cargo Building    70,000 sq. ft 

Cross Dock Building      27,600 sq. ft.         Cargo Building        21,000 sq. ft.   International      Customs/Immigration Federal Inspection Service Facility   Service Area  Population within Authority Area, 227,773   Population within 25 miles, 740,000   Population within 60‐minute drive, 2.5 million   Population within 90‐minute drive, 8.4 million   Airport Authority Area Equalized  Assessed Valuation 

2009 $3,722,982,000 6.47%

2010 $3,525,363,000 ‐5.31%

2011 $3,350,384,000 ‐4.96%

2012 $3,064,894,000 ‐8.52%

2013 $2,806,901,362 ‐8.42%

% Change 

from Prior Yr

 

         

$0

$500,000

$1,000,000

$1,500,000

$2,000,000

$2,500,000

$3,000,000

$3,500,000

$4,000,000

2009 2010 2011 2012 2013

Thousands

109

Exhibit 4(con’t)  Bond Rating  1999   A3 

2000 A2 2001 A2 2002 A2 2003 A1 

 Based Aircraft  Single engine    69   Multi engine    17   Jet    20   Helicopters      3   Total           109  Airport Operations  

CY08 CY9 CY10 CY11 CY13

Air Carrier 11,903 10,649 9,727 8,731 8,341

Air Taxi 2,257 2,426 2,481 3,214 3,110

GA Local 9,516 10,212 13,327 10,673 12,470

GA Itinerant 22,821 20,676 18,485 16,896 16,388

Military 2,333 2,318 1,604 1,690 736

Total 48,830 46,281 45,624 41,204 41,045    

        

0

10,000

20,000

30,000

40,000

50,000

60,000

CY08 CY9 CY10 CY11 CY13

Military

GA Itinerant

GA Local

Air Taxi

Air Carrier

110

Exhibit 4(con’t)  Passengers 

% Change 

from Prior Yr

FYE10 201,544 13.73%

FYE11 206,382 2.40%

FYE12 211,894 2.67%

FYE13 208,778 ‐1.47%

FYE14 218,172 4.50%  

      Cargo Aircraft Landed Weight (lbs.) 

% Change 

from Prior Yr

FYE10 1,021,396,570 ‐23.08%

FYE11 902,395,080 ‐11.65%

FYE12 884,405,380 ‐1.99%

FYE13 806,893,740 ‐8.76%

FYE14 779,424,820 ‐3.40%  

 

190,000

195,000

200,000

205,000

210,000

215,000

220,000

FYE10 FYE11 FYE12 FYE13 FYE14

passengers

0

200

400

600

800

1,000

1,200

FYE10 FYE11 FYE12 FYE13 FYE14

pounds

Millions

111

Exhibit 4(con’t)  Cargo Enplaned and Deplaned (lbs.) 

% Change 

from Prior Yr

FYE10 299,640,828 ‐22.87%

FYE11 259,112,297 ‐13.53%

FYE12 291,223,839 12.39%

FYE13 269,882,551 ‐7.33%

FYE14 246,954,308 ‐8.50%  

  Fuel Flowage (gallons) 

% Change from 

Prior Yr

FYE10 17,502,695 18.61%

FYE11 17,242,721 ‐1.49%

FYE12 15,223,883 ‐11.71%

FYE13 11,820,418 ‐22.36%

FYE14 9,744,711 ‐17.56%  

0

2

4

6

8

1 0

1 2

1 4

1 6

1 8

2 0

FY E0 9 FY E1 0 FY E1 1 FY E1 2 FY E1 3

gallons

Millions

     

0

50

100

150

200

250

300

350

FYE10 FYE11 FYE12 FYE13 FYE14

pounds

Millions

112

Exhibit 5  

ORDINANCE NO. 14‐02    FISCAL YEAR 2015 BUDGET AND APPROPRIATION ORDINANCE    CERTIFICATE   

I, PAUL CICERO, Chairman of the Board of Commissioners of the Greater Rockford Airport Authority, Winnebago County,  Illinois  (the "Authority"), a municipal corporation of  the State of  Illinois, certify that the attached is a true and complete copy of an Ordinance entitled:  

"GREATER  ROCKFORD  AIRPORT  AUTHORITY  BUDGET  AND APPROPRIATION ORDINANCE FOR THE FISCAL YEAR BEGINNING May 1, 2014 AND ENDING April 30, 2015," 

 unanimously passed at a regular meeting of the Board of Commissioners (the "Board") of the Authority at which a quorum of  the Board was present, and held at  the offices of the Authority at 60 Airport Drive, Rockford, Illinois, on May 22, 2014 having complied with the provisions of the Open Meetings Act (5 ILCS 120/1 et. seq.).  

I further certify that there have been no amendments or revisions to said Ordinance, and that it is now in full force and effect.  

IN  TESTIMONY WHEREOF,  I  have  set my  hand  and  affixed  the  corporate  seal  of  the Authority this 22nd day of May 2014.      [SEAL]                                                                        (signed May 22, 2014)_______               Paul Cicero 

Chairman, Board of Commissioners               Greater Rockford Airport Authority        

113

Exhibit 5(con’t)  

ORDINANCE NO. 14‐02  

GREATER ROCKFORD AIRPORT AUTHORITY BUDGET AND APPROPRIATION ORDINANCE 

 FOR THE FISCAL YEAR 

BEGINNING May 1, 2014 AND ENDING April 30, 2015   BE  IT  ORDAINED  BY  THE  BOARD  OF  COMMISSIONERS  OF  THE  GREATER  ROCKFORD  AIRPORT AUTHORITY, WINNEBAGO COUNTY, ILLINOIS, AS FOLLOWS:  Section 1.  Adoption of Budget  The Tentative Budget, as previously presented, is adopted as the Budget for the Greater Rockford Airport Authority, Winnebago County, Illinois, the “Authority,” and is attached hereto and incorporated herein by reference.  The  amounts  specified  are  the maximum  estimated  for probable  expenditure or  commitment prior  to April 30, 2015, and there is included in the appropriated amounts funds derived from other sources than local taxation, and which may be spent  for the benefit of the Authority without actually being received and expended by it.  All unexpected balance(s) of any item or items of any general appropriation made by this Ordinance may be expended in making up any deficiency in any item or items in the same general appropriation made by this Ordinance.  

Placed on file           for Public Inspection        April 10, 2014 

 Notice of Public Hearing          Published on          April 10, 2014 

 Public Hearing held        May 22, 2014 (at 5:25 p.m. Central Daylight Savings time, pursuant to Notice)  

Section 2.  Appropriations.  

For the fiscal year ending April 30, 2015, there  is hereby appropriated for the corporate purposes of  the Greater Rockford Airport Authority  the  total sum of $11,165,607 which sum of money  is deemed necessary  to pay  the  costs of operating and maintaining  the Greater Rockford Airport, and other expenses of the Authority, the purposes of each such appropriation being specified in the attached Budget document. 

 

114

Exhibit 5(con’t)  Section 3.  Filing with County Clerk.  

That a certified copy of this Ordinance shall be  filed with the County Clerk on or before June 21, 2014 by the financial officer of the Authority. 

 Section 4.  Conflicting Orders, Resolutions or Ordinances.  

That all orders, resolutions or ordinances in conflict herewith are repealed insofar as such conflict exists.  

Section 5.  Effective Date.  

This Ordinance shall be effective following its passage by the Board and upon its approval by the  Chairman of the Board. 

 Moved  for adoption by Commissioner __DalSanto____ and  seconded by Commissioner _Wetzel________. 

 Roll Call 

 Paul R. Cicero    _aye_    Kenneth Edward Copeland  _aye_ Thomas DalSanto  _aye     Patrick Derry      _absent_ 

  Thomas Myers    _aye       Ray Wetzel      _aye_    

Passed  and  approved  by  the  Board  of  Commissioners  of  the Greater  Rockford Airport Authority on May 22, 2014.  

                       (signed May 22, 2014)__________                                                      

Paul Cicero Chairman, Board of Commissioners 

              Greater Rockford Airport Authority   ATTEST:         (Signed May 22, 2014)                             _ Raymond Wetzel Secretary, Board of Commissioners Greater Rockford Airport Authority 

115

 Exhibit 5(con’t) ORDINANCE NO. 14‐02 

 2014‐2015 BUDGET AND APPROPRIATION ORDINANCE 

  

CERTIFICATE   

I, K. Edward Copeland, Treasurer of the Board of Commissioners of the Greater Rockford Airport Authority, Winnebago County,  Illinois  (the "Authority"), a municipal corporation of  the State of Illinois, certify that I am Treasurer of the Board of Commissioners of the Authority and that attached is an estimate prepared by me for the revenues, by source, anticipated to be received by the Authority during such fiscal year of the Authority, pursuant to 50 ILCS 330/3, as amended.   

IN  TESTIMONY WHEREOF,  I  have  set my  hand  and  affixed  the  corporate  seal  of  the Authority this 22nd day of May, 2014.      [SEAL]                         (Signed May 22, 2014)___________                                      

K. Edward Copeland Treasurer, Board of Commissioners Greater Rockford Airport Authority 

116

Exhibit 5(con’t) ESTIMATED REVENUES BY SOURCE 

FISCAL YEAR 2015  

  

EXPECTED CASH FLOW DURING THE YEAR:    

SOURCES  Operating Budget Revenue          $  5,532,049 Non‐Operating Revenue                 622,222 Tax Levy                  3,102,000 AIP Fund Reimbursement                 950,000 Passenger Facility Charges                 559,926 Debt Issue                                                                       400,000   Other Financing Sources                    75,000  Total Sources              $11,241,197 Beginning Fund Balance, FY13              6,134,462 

 Total Sources and Fund Balance         $17,375,659 

 USES  Operating Expenditures           $  8,402,877 Non‐Operating Expenditures                   72,000 Debt Service                     253,750 Capital Expenditures                2,435,980  Total Uses              $11,165,607 Ending Fund Balance, FY14              6,210,052 

 Total Uses and Ending Fund Balance        $17,375,659 

   

117