! Revisi Bahan Praktikum Aplikasi Basis Data 1

BAHAN PRAKTIKUM APLIKASI BASIS DATA 1 (MS OFFICE ACCESS 2003)KELAS 2010DOSEN: KUKUH YUDHISTIRO, S.KOM

Database sistem informasi penjualan dan pembelian barang di Swalayan ABC1. Tujuan (Statement of Purpose)

Sistem informasi penjualan dan pembelian barang di Swalayan ABC bertujuan untuk mengolah data barang, pelanggan, suplier, pembelian barang, penjualan barang, dan menghasilkan laporan-laporan yang diperlukan pihak manajemen.

Mengolah data = memasukkan dan menyimpan data (Save), mengubah (Edit/Update), menghapus data (Delete), serta menampilkan data (Preview).

2. Data merupakan kumpulan dari Record/informasi2 yang disimpan dalam sebuah tabel. Contoh: Data barang disimpan dalam tabel Barang, data suplier disimpan dalam Tabel Suplier

3. Pada sistem retail swalayan ABC ini, data yang dibutuhkan adalah data: a. barang berarti perlu tempat penyimpanan yaitu Tabel Barangb. suplier berarti perlu tempat penyimpanan yaitu Tabel suplierc. pelanggan berarti perlu tempat penyimpanan yaitu Tabel pelanggand. Jenis barang berarti perlu tempat penyimpanan yaitu Tabel Jenis barange. pembelian berarti perlu tempat penyimpanan yaitu Tabel pembelianf. penjualan berarti perlu tempat penyimpanan yaitu Tabel penjualan

Berikut rangkaian tabel-tabel di atas yang saling berhubungan (Relationship)

Tabel-tabel tersebut disimpan dalam wadah yang bernama DATABASE.Jadi kesimpulannya, apa definisi Database?

4. Jenis tabel:a. Referensi/Acuan :

- record-nya tidak bergantung/mengambil/bersumber dari tabel lain. Ex: Tabel Jenis Barang, Tsuplier, TPelanggan

b. Relasi:- record-nya mengambil dari tabel Referensi.

Ex: Tbarang mengambil record jenis barang dari TjenisBarang

5. Hirarkinya: Database Tabel Field RecordDalam 1 tabel bisa terdiri 1 atau lebih field. Field: komponen dalam tabel untuk mengelompokkan record.

FTI Universitas Merdeka Malang–- MS Access - 2010 1

BAB 1

MEMBUAT DATABASE

1. Buat sebuah folder tersendiri untuk menyimpan file database Access (*.mdb) yang akan dibuat.

2. Buat database baru dengan nama: ‘RETAIL’ simpan di folder yang telah Anda buat.

3. Tips: Buatlah tabel acuan/referensi terlebih dulu (Tabel Jenis Barang, Tsuplier, TPelanggan),

SETELAH ITU BARU membuat tabel yang mengacu ke tabel lain/tabel relasi (TBarang, TJual,

TDetilJual, Tbeli, TDetilBeli).

4. Mengenal Tipe Data

Tipe Ukuran Bytes Karakter

Range

Integer 2 byte % -32768 s.d 32767Long 4 & -2147483648 s.d 2.147.483.647

Single 4 ! Negatif: -3.402823E38 s.d -1.401298E-45Positif: 1.401298E-45 s.d 3.402823E38

Double 8 #

Negatif: -1.79769313486232E308 s.d -4.94065645841247E-324Positif: 4.94065645841247E-324 s.d 1.79769313486232E308

Currency

8 @ -922337203685477.5808 s.d 922337203685477.5808

String 1 byte / karakter $ 0 s.d 2 milyar karakterByte 1 0 s.d 255Boolean 2 True (benar) dan False (salah)Date 8 1 Januari 100 s.d 31 Desember 9999Object 4 Referensi object

Variant 16 + 1 byte /karakter

Null, Error, seluruh tipe data yang lain

Pemilihan tipe data yang digunakan secara tepat akan sangat bermanfaat dalam penghematan memori, keceptan proses, ketelitian penghitungan, dll. Biasakanlah untuk melakukannya.

Penggunaan memori dan rentang data.a. Penyediaan memori untuk satu tipedata dengan tipe data lain itu berbeda. Tentu saja sebisa

mungkin menggunakan tipe data yang penggunaan memorinya paling kecil.b. Misal: jika kita memproses data nilai yang mempunyai range (rentang 0 sampai 100 tanpa

desimal), maka paling tepat adalah menggunakan tipe data Byte (perlu memori 1 byte), dibandingkan jika kita menggunakan tipe Integer (2 byte) atau Long (4 byte). Tapi tentu saja jika bilangan yang diproses melebihi jangkauan (range) data tipe Byte (255), atau memiliki pecahan/desimal, maka kita tidak bisa menggunakan Byte.

Ketelitian perhitungan.


a. Penghematan itu memang penting, tapi kebenaran hasil perhitungan jauh lebih penting.b. Gunakan tipe data dengan ketelitian paling tinggi.c. Single memiliki ketelitian 6 digit di belakang titik desimal, sedangkan tipe Double 14 digit

dibelakang titik desimal.

BAB 2 – TABEL REFERENSI/ACUAN(Tabel Jenis Barang, Tsuplier, TPelanggan)

2.1 Tabel Jenis BarangNama Tabel: TJenisBarang

Field Name Data Type Field Size DescriptionkdJenisBarang Text 4 Primary KeyJenis Text 20

Design Tabel:

2.2 Tabel PelangganNama Tabel: TPelanggan

Field Name Data Type Field Size DescriptionkdPelanggan Text 10 Primary KeyNama Text 50Kota Text 30Telp Text 20


2.3 Tabel SuplierNama Tabel: TSuplier

Field Name Data Type Field Size DescriptionkdSuplier Text 10 Primary KeyNama Text 50Kota Text 30Telp Text 20

2.4 Tabel Pegawai

Nama Tabel: TPegawaiField Name Data Type Format Field Size Description

kdPegawai Text > 10 Primary KeyNama Text > 50jk Lookup Wizard 1. Pada Data Type pilih Lookup Wizard

2. Pilih option yang ke 2 untuk membuat list/daftar sendiri, Next


3. Isikan “Pria dan Wanita” seperti berikut: (Next)

4. Klik Finish

5. Tampilkan tabelnya, lalu cek Field Jenis Kelamin:

TTL Date/Time Short DateKota Text > 20Pendidikan Text 10 Lookup Wizard manual:


isinya: S2, S1, D4, D3, D1, SMA


BAB 3 – TABEL RELASI(TBarang, TJual, TDetilJual, Tbeli, TDetilBeli)

3.1 Tabel BarangNama Tabel: TBarang

Field Name Data Type Field Size DescriptionkdBarang Text 10 Primary KeyNamabarang Text 50Stok Number ByteHargabeli Number Long IntegerHargajual Number Long Integerjenis Lookup Wizard Ambil data dari TjenisBarang

FTI Universitas Merdeka Malang–- MS Access - 2010

Memilih mengambil record dari sebuah tabel/query

Memilih sebuah tabel sumber record Memilih field yang akan ditampilkan7


Coba inputkan data, contoh berikut:

Relationship akan dibuat. Simpan? YES


Hilangkan cek pada HIde key Column, yang berarti field Primary Key akan tetap ditampilkan

Klik Finish

9

3.2 Tabel JualNama Tabel: TJual

Field Name

Data Type

Field Size Format Keterangan

notrans Number Long Integer

tanggal Date/Time

50 Short Date

kdPelanggan

Text 50 Lookup Wizard kdPelanggan dari TPelanggan

a. me-Lookup Wizard field KdPelanggan dari tabel TPelanggan

b. Memilih tabel TPelanggan


c. Masukkan kdPelanggan dan Nama saja

d. Urutkan berdasarkan kdPelanggan

e. Menampilkan primary key yaitu kdPelanggan

f. Relationship akan dibuat. Simpan? YES


3.3 Tabel Detil JualNama Tabel: TDetilJual

Field Name

Data Type

Field Size Keterangan


Lookup Wizard notrans dari TJual

kdBarang Text 50 Lookup Wizard kdBarang dari TBarangjumlahjual Number Integer

3.3.1Lookup Wizard notrans (mengambil data notrans dari tabel Jual

a. lookup wizard…

b. Pilih tabel TJual


c. Pilih field notrans

d. Urutkan

e. Klik Finis

f. Relationship akan dibuat. Simpan? YES


Kerjakan seperti pembuatan tabel Jual dan DetilJual3.4 Tabel Beli

Nama Tabel: TBeliField Name

Data Type

Field Size Format Keterangan


tanggal Date/Time

50 Short Date

kdSuplier Text 50 Lookup Wizard kdSuplier dari TSuplier

3.5 Tabel Detil BeliNama Tabel: TDetilBeli

Field Name

Data Type

Field Size Keterangan


Lookup Wizard notrans dari TBeli

kdBarang Text 50jumlahbeli Number Integer


BAB 4 – RELATIONSHIP

4.1 Mengatur tingkat relasi antar tabelPada waktu Lookup Wizard dibuat antar 2 tabel, secara otomatis relationship dibuat. Hanya saja kita perlu mengatur tingkat ketergantungannya antar tabel.

Buka menu TOOLS >

4.2 Sebagai contoh, aturlah relasi antar TBarang dengan TJenisBarang.

a. Enforce Referential Integrity: memaksakan adanya suatu hubungan antar 2 tabel

b. Cascade Update Related Fields: jika field kdjenisBarang pada TJenisBarang diubah, maka field jenis pada TBarang juga berubah.

c. Cascade Delete Related Records: jika record pada TJenisBarang dihapus maka record yang berkaitan dengan jenis barang tersebut pada TBarang juga terhapus.


Klik kanan pada garis relasi antar tabel untuk:- menghapus relasi- mengedit relasi

15

BAB 5QUERY

1. Definisi: menampilkan data hasil seleksi kondisi dengan nilai tertentu.2. Contoh:

- Menampilkan laporan penjualan harian, bulanan, atau periode tertentu- menampilkan data barang yang stoknya mendekati batas minimal- dsb

PRAKTIKUM 1: MENAMPILKAN FIELD TERTENTU DARI SEBUAH TABEL1. Menampilkan data barang yang terdiri dari Kode barang, nama barang dan stoknya saja.

a. pada jendela database, pilih Query > Create query in Design View

b. sehingga muncul jendela desain Query berikut:

c. Pada jendela Show Table, pilih tabel TBarang dengan cara klik tombol Add / klik ganda tabel terpilih.


d. Karena permintaan “Bos” adalah data barang yang berisi Kode Barang, Nama Barang dan stok-nya, maka klik ganda pada nama-nama field yang diperlukan:

e. Tampilkan hasil Query (ada beberapa cara):- pergilah ke menu Query > Run- klik icon View atau icon bergambar tanda seru merah pada toolbar

f. Hasilnya:

LATIHAN:a. Tampilkan data barang yang berisi kode barang, nama barang, dan harga jualnyab. Tampilkan data barang yang berisi kode barang, nama barang, stok dan harga jualnyac. Tampilkan data barang yang berisi nama barang, jenisnya dan harga belinyad. Tampilkan data barang yang berisi nama barang, jenisnya, stoke. Tampilkan data barang yang berisi nama barang, jenisnya dan harga jualnyaf. Tampilkan data barang yang berisi nama barang, harga beli dan harga jualnyag. Tampilkan data pegawai yang berisikan kode pegawai, nama, dan jenis kelaminnya sajah. Tampilkan data pegawai yang berisikan kode pegawai, nama, dan pendidikannya.i. Tampilkan data pegawai yang berisikan kode pegawai, nama, dan tanggal lahirnya.


PRAKTIKUM 2: MENAMPILKAN DATA DENGAN NILAI / SYARAT TERTENTU

1. Menampilkan data barang yang stoknya dibawah 5 buaha. Ulangi langkah pembuatan query pada Praktikum 1 no a,b,cb. Masukkan semua field (atau bisa yang dibutuhkan saja)c. Pada baris Criteria kolom Stok, masukkan parameter <5

d. Hasil:

e. Cara mengurutkan data:Pada kolom stok baris Sort, pilih Ascending untuk pengurutan model A-Z/0-9 atau Descending untuk pengurutan model Z-A/9-0

Latihan:a. Tampilkan data barang yang stoknya diatas 10 buah (urutkan secara Descending)b. Tampilkan data barang yang hargajualnya di atas Rp 30.000c. Tampilkan data barang yang berjenis DVD sajad. Tampilkan data barang yang hargajualnya antara Rp 30.000 sampai Rp 50.000 saja.e. Tampilkan data barang yang berjenis buku cerita (BC) dan buku pelajaran (BP) saja.f. Tampilkan data pegawai yang berjenis kelamin Pria sajag. Tampilkan data pegawai yang asal kotanya dari Surabaya.h. Tampilkan data pegawai yang asal kotanya dari Malang dan Sidoarjo.i. Tampilkan data pegawai yang asal kotanya selain dari Surabaya.j. Tampilkan data pegawai yang lahir di atas 1 Januari 1980 (urutkan dari yang paling tua)


PRAKTIKUM 3: QUERY MULTIKRITERIAContoh:

1. Menampilkan data pegawai yang berasal dari Surabaya dan berjenis kelamin WanitaJawab:a. Buka jendela Query Designb. Pilih Tabel TPegawaic. Masukkan semua field.d. Pada kolom JK isikan Criteria: “WANITA”

Pada kolom Kota isikan Criteria: ”SURABAYA”

hasil:

LATIHAN:

2. Menampilkan data pegawai yang berasal dari Malang dan Surabaya dan berjenis kelamin Wanita3. Menampilkan data pegawai yang berjenis kelamin Wanita dan berpendidikan S14. Menampilkan data pegawai yang berasal dari Malang dan Surabaya dan berjenis kelamin Wanita

dan berpendidikan S15. Menampilkan data pegawai yang berasal dari Malang dan berpendidikan S16. Menampilkan data pegawai yang berasal dari luar Malang yang berpendidikan S1


PRAKTIKUM 4: MULTITABEL - MENGGUNAKAN FUNGSI GROUP BY, COUNT, SUM

1. Menampilkan jumlah/banyaknya barang untuk masing-masing jenis barang

a. buka jendela query barub. Masukkan tabel Tbarang dan TjenisBarangc. pada kolom field, masukkan:

- jenis dari Tbarang untuk menampilkan kode jenis barang,- Jenis dari TjenisBarang untuk menampilkan nama jenis barang- kdBarang dari Tbarang dipakai untuk menghitung banyaknya / Count

d. Klik tombol Totals atau dari menu View > Totals

e. Pada baris Total, kolom kdBarang: pilih Countf. Run Query

g. Supaya hasil tampil dari query lebih mudah dibaca, Anda dapat mengubah head/judul dari query itu.

- tambahkan “Kode” pada kolom pertama jenis- tambahkan “Banyaknya” pada kolom kdBarang

h. Hasil akhir: (lihat gambar pada no 1)

LATIHAN:2. Tampilkan banyaknya barang yang stoknya sudah di bawah 5 buah3. Tampilkan banyaknya pegawai berdasarkan jenis kelaminnya4. Tampilkan banyaknya pegawai berdasarkan kota asalnya5. Tampilkan banyaknya pegawai berdasarkan pendidikannya6. Tampilkan banyaknya pegawai wanita yang berasal dari Surabaya7. Tampilkan banyaknya pegawai pria berdasarkan pendidikannya


PRAKTIKUM 5: LIKE/NOT LIKEFungsi: membandingkan data dengan pola tertentu, membandingkan nilai string dengan tanda asterisk (*).

Contoh: Menampilkan data pegawai yang nama depannya “Ani”

LATIHAN:

1. Tampilkan data pegawai yang nama belakangnya “Santoso”2. Tampilkan data pegawai yang nama depannya “Budi”3. Tampilkan data pegawai yang namanya mengandung “Handoyo”4. Tampilkan data pegawai yang namanya mengandung “Kusumaningrum”

PRAKTIKUM 6: Fungsi DAY, MONTH, YEAR, NOW, BETWEEN, ANDContoh: (YEAR)Tampilkan data pegawai yang lahir di atas tahun 1980 saja.a. Buat sebuah query dan SIMPANlah dahulu


b. Pada baris Criteria kolom TTL, klik kanan Build. Sehingga muncul jendela berikut:

Buka menu Functions > Built-In Functions (kolom kiri) pilih Date/Time (tengah), lalu klik ganda Year (kanan)

Gantilah <<number>> di atas dengan nama field TTL dan syaratnya


Hasilnya:

Contoh 2: (YEAR, AND)Tampilkan data pegawai yang lahirnya antara tahun 1970 dan 1991


Contoh 3: (BETWEEN)Tampilkan data pegawai yang lahirnya mulai 1980 – 1990

- pada kolom TTL anda ubah dengan mengambil tahunnya saja (Year[TTL]), - lalu memberikan nama pengganti/aliasnya (Tahun Lahir)- pada baris Criteria kolom Tahun Lahir, kita ambil tahun yang menjadi kriteria querinya.

Kesimpulan apa yang dapat anda ambil dari contoh 2 dan 3????

Contoh 4: (NOW)Tampilkan data pegawai dan umurnya.



Contoh 5: (MONTH)Tampilkan data pegawai yang lahir bulan April saja.


QUERY UNTUK TRANSAKSI

1.Query DetilBeli:1. Kita harus membuat query untuk deti pembelian dahulu yang berfungsi untuk menampung data barang, jumlah belinya, harga per buah, dan total harga (bisa juga ditambahkan stok)

a. Buat sebuah query baru yang berisi tabel TBarang dan TDetilBeli (dimana keduanya direlasikan oleh key kdBarang) SIMPAN dulu dengan nama QDetilBeliTBarang digunakan untuk mengambil data dari: namabarang, hargabeli, dan stok

b. keterangan pengerjaan:- notrans dan kdBarang diambildari TDetilBeli- karena kedua tabel TDetilBeli sudah berelasi dengan TBarang melalui kdBarang, maka kita

dapat menampilkan data namabarang, hargabeli, stok dari barang tersebut/yang dibeli- untuk kolom Total merupakan perhitungan dari hargabeli x jumlahbeli-

2. QUERY BELI


FORM INPUT, EDIT, DAN HAPUS DATA

1. Form Data Barang

Langka-langkah pembuatan:1. Pada jendela Database, pilih Tab Forms, pilih Create form by using wizard.2. Pada saat muncul window Form Wizard, pilih tabel Tbarang, lalu pilih semua field untuk

ditampilkan pada form.


2.


Documents

! Revisi Bahan Praktikum Aplikasi Basis Data 1