Externe audit in lokale besturen

Steven Van Roosbroek28 februari 2013

2

Inhoud

1. Van waar komen we?

2. Wat is reeds beslist?

3. Wat is ‘work in progress’?

4. Wat is ‘in a name’?

3

What’s in a name?

An external auditor is an audit professional who performs an audit in accordance with specific laws or rules on the financial statements of a company, government entity, other legal entity or organization, and who is independent of the entity being audited.

4

Externe audit moest op de hoogte zijn bij…

• Uitgaven zonder budgetwijziging bij dwingende en onvoorziene omstandigheden

• Verlenen visum door college• Kasverslag met onregelmatigheden• Kwartaalrapportage financieel beheerder• …

5

En nog…

• Minstens eenmaal per semester verifieert de externe auditcommissie de kas van de gemeentesecretaris of, in voorkomend geval, van de rekenplichtigen, bedoeld in artikel 163.

• Als het ambt van de financieel beheerder, de gemeentesecretaris of de opdracht van de rekenplichtigen, bedoeld in artikel 163, een einde neemt, controleert de externe auditcommissie de juistheid en volledigheid van de boekhouding en wijst op ieder tekort.

6

En nog…

• De toezichthoudende overheid kan te allen tijde de externe auditcommissie gelasten de beslissingen met financiële impact, de boekhouding en de gemeentekas te onderzoeken.

• De externe auditcommissie stelt jaarlijks een geconsolideerd rapport op van haar externe audit van de gemeente, van de intern verzelfstandigde agentschappen en van de autonome gemeentebedrijven.

7

Waarvan komen we?

• 1° de controle op de wettigheid en regelmatigheid van de handelingen van het betrokken bestuur;

• 2° de controle op de correctheid en volledigheid van de financiële bescheiden van het betrokken bestuur;

• 3° de controle van de inventarislijsten;

• 4° de controle op het waar en getrouw beeld van de boekhouding en de jaarrekening;

• 5° de evaluatie van het systeem van interne controle van het betrokken bestuur en de naleving ervan. Die evaluatie omvat het formuleren van aanbevelingen tot verbetering van de systemen van interne controle.

8

Van waar komen we?

• NOB (1997)• Voorontwerp van gemeentedecreet (2002)• Gemeente- en provinciedecreet (2005)• OCMW-decreet (2008)• Beleidsnota (2009)• Vlabest (2010)• Principebeslissing (2011)• Opstart project (08/2012)• Voorontwerp van

auditdecreet (12/2012)

9

Wat is reeds beslist?

• Principes– Internationale normen– Single audit– Betaalbaar– Valoriseren kennis IAVA

• Gemeenten, provincies, OCMW’s, AGB, APB, OCMW-vereniging (hfst. 1)

• Opdracht– Evalueren systeem van interne controle– Ad hoc + forensisch

10

Wat is reeds beslist?

• Frequentie– Minimaal 1 x / 6j

• Organisatievorm: los van ABB– Aparte organisatie– Samen met IAVA, twee ‘kamers’

• Auditcomités– Meerderheid onafhankelijke leden

11

Wat is reeds beslist?

• Positionering– Ondersteunend, niet bestraffend

• Voorziene uitbouw

  2013 2014 2015 2016

Totaal 580.000 1.740.000 3.480.000 5.800.000

Vlaanderen 290.000 870.000 1.740.000 2.900.000

Gemeentefonds 261.000 783.000 1.566.000 2.610.000

Provinciefonds 29.000 87.000 174.000 290.000

12

Wat is nog verder in te vullen?

1. Concept van de audits2. Organisatievorm3. Auditcomité4. Rapportering 5. Opvolging6. Single audit7. Forensische component8. Regelgevend traject

13

Concept van de audits

• Sterkte-zwakteanalyse

14

Concept van de audits

• Thema-audits• Bv. OCMW:

– Sociale dienst– Thuiszorgdienst– Lokaal dienstencentrum– Woonzorgcentrum– Personeelsdienst– ICT-dienst– Debiteurenbeheer– …

15

Concept van de audits

• 2013-2014: proefperiode

• 2013-2018: elk bestuur eenmaal ge-audit

16

Organisatievorm

• Nieuwe organisatie - samen met IAVA• Overwegingen

– Kerntaak– Waarden– Efficiëntie

• Instrumenten• Specialisatie• Loopbaanperspectieven

– Ketenaudit

17

Instrumenten

• Auditcharter• Gedragscode• Strategisch plan• Huishoudelijk reglement auditcomité• Huishoudelijk reglement organisatie• Functiebeschrijvingen• Tevredenheidsmetingen• Sjablonen• Rapporteringsprocedure• Systeem tijdsregistratie• Brochure• Jaarverslag• …

18

Intern en extern samen?

• and who is independent of the entity being audited…

19

Bewaken eigenheid besturen

• Aparte afdelingen• Aparte auditcomités• Vertegenwoordiging in auditcomité• Bewaken verhouding lokaal / Vlaams

– Tijdsregistratie / gescheiden budgetten• Aparte leidraad

20

Auditcomité

• Onafhankelijken: meerderheid

• Vertegenwoordigers lokale besturen– Vragen om zelf aan te duiden– Basis = profiel– Rol = inbreng expertise + aansluiten bij

leefwereld lokale besturen

• Vertegenwoordiging Vlaamse overheid

Rapportering

• Wat willen we?- Correcte rapporten- Aanvaarde rapporten- Rapporten met aanbevelingen

• Wat zijn risico’s?- Foutieve eindrapporten- Gebruik / misbruik voor politieke doeleinden- Verdedigende reflex- Quid openbaarheid?

21

22

Opvolging aanbevelingen

• Verschil Vlaams – lokaal

• Enkel belangrijkste punten

• Meenemen in volgende audit(s)

23

Single audit

• Interne audit• ESF• Rekenhof• ABB• IBR• Sectorale administraties• Archiefdecreet

24

Forensische audit

25

Forensische audit

• “X zit in de voetbal, waar ook de zoon van de stedenbouwkundig ambtenaar…”

• Nood aan een duidelijke procedure• Verantwoordelijkheid bestuur zelf• Deur niet te wijd open, maar toch wijd

genoeg

26

Regelgevend traject

• Decreetswijziging– Voorontwerpfase– Ruime bepaling

• Oprichtingsbesluit– Oprichting nieuwe entiteit– Aansturing door auditcomités

• Meerderheid onafhankelijken• Bepaalt strategie• Volgt organisatie op• Aangaan engagementen

– Overname personeel

27

Responsabiliseren lokale besturen

• Schrappen detailtaken externe audit• Vertegenwoordiging in auditcomité• Enkel aanbevelen, niet opleggen• Eigenaarschap van rapporten• Centrale opvolging van aanbevelingen

beperkt• Betrokkenheid bij opmaak leidraad

28

What’s in a name?

Tis but thy name that is my enemy;Thou art thyself, though not a Montague.What's Montague? it is nor hand, nor foot,Nor arm, nor face, nor any other partBelonging to a man. O, be some other name!What's in a name? that which we call a roseBy any other name would smell as sweet

29

Vragen / bedenkingen / …

Bedankt!

Steven Van RoosbroekProjectleider implementatie externe audit in lokale besturenSteven.vanroosbroek@bz.vlaanderen.be