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PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
www.PROJECT-CONSULT.com© PROJECT CONSULT 2014
Postfach 20 25 5520218 Hamburg
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© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 14. Apr 2023 / Quelle: PROJECT CONSULT 1
Enterprise Information ManagementMaturity Modell
Dr. Ulrich Kampffmeyer
Seminar „ECM & EIM“ | S21 | 2013
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 2
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Agenda
1. Einführung Maturity Modelle
2. EIM Enterprise Information Management
3. Grundlagen „EIM Maturity Modell“
4. Komponenten „EIM Maturity Modell“
5. Vorgehen „EIM Maturity“
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Enterprise Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer
1 EINFÜHRUNG MATURITY MODELLE
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 4
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Maturity Modelle
Beschreibung Maturity Modell:Maturity Modelle sind tabellarische Zusammenstellungen von Kriterien zu einem Sachgebiet, die über unterschiedliche Eigenschaften und deren Bewertungen einen Reifegrad oder Zustand beschreiben.
Ergebnisse des Einsatzes:• Definition Lösungsumfang als „State-of-the-Art“,• Standortbestimmung, • Definition von eigenen Zielen, • Beschreibung des „Deltas“ zwischen Status und Ziel
Bestmöglicher Nutzen:Zusammen mit fachkundigen Außenstehenden als unabhängiges Korrektiv durchführen.
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 5
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MIKE 2.0 und ECM3
• Method for an Integrated Knowledge Environment• Open Source Methodik für Enterprise Information
Management, die die Rahmenbedingungen für Informationsentwicklung zur Verfügung stellt
• Die MIKE2.0 Methodik ist Teil des Open Methodology Framework (http://bit.ly/Mike2zero)
• EMC3 ECM Maturity Model Version 2.0 vom 22. Juni 2010 • Entwickelt von Alan Pelz-Sharpe, Apoorv Durga, David
Smigiel, Erik Hartman, Tony Byrne und Jarrod Gingras
• MIKE 2.0 wurde 2010 mit dem EMC3 ECM Maturity Model zusammengeführt bzw. erweitert, um mehr Reichweite zu erhalten und das Wissen um die Wichtigkeit von ECM zu steigern
Quelle: http://mike2.openmethodology.org/blogs/information-development/2010/11/20/ecm3-meets-mike2-0-2/
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Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer
Enterprise Content Management nach ECM3
Quelle: http://ecmmaturity.files.wordpress.com/2009/02/ecm3-v2_0.pdf
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 7
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Enterprise Content Management nach ECM3
Levels:
1. Unmanaged
2. Incipient
3. Formative
4. Operational
5. Proactive
Quelle: http://ecmmaturity.files.wordpress.com/2009/02/ecm3-v2_0.pdf
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Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer
Beispiel: AIIM ECM Maturity Modell
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Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer
Beispiel: AIIM ECM Maturity Modell
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 10
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Einsatz von Maturity Modellen
Maturity-Modelle als Standard-Beratungsprodukte von PROJECT CONSULT
Eigene Modelle• EIM Enterprise Information Management
Öffentliche Modelle• EDEN (BPM Business Process Management)• efQM (Qualitätsmanagement; Unternehmensentwicklung)• ECM (AIIM, Mike2)• Records Management: „The Principles“ (ARMA)• Archiving & Preservation (LoC, NSDA, NARA)• Information Governance (Mike2, MIS)
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Enterprise Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer
2 EIMENTERPRISE INFORMATION
MANAGEMENT
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 12
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Inhalt
• EIM ~ “Alle Informationen müssen gleich
behandelt werden”
• EIM ~ Eine selbsterfüllende Prophezeiung
• EIM ~ Definition noch im Fluss
• Von ECM zu EIM ~ Ein funktionales Modell
• EIM ~ Eine Plattform und ein Ökosystem
• Was geht ab bei EIM?
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 13
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EIM~
“Alle Informationen müssen gleich behandelt
werden”*
* zunächst, vor der Bewertung!
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 14
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EIM ist Vision, Konzept & Methode
Um einen neuen Begriff wie
Enterprise Information Management
und ein neues Acronym
EIM,
etablieren zu können müssen eine knappe und präzise neue Qualität und eine klare Definition in Verbindung mit Vorteilen und einer Nutzenvorstellung geschaffen werden.
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 15
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EIM Enterprise Information Management Definition
• "EIM Enterprise Information Management is the comprehensive management and utilization of all information of an enterprise irrespective of location, user, author, source, application, platform, use case, format, medium, and time.
• To cover this scope EIM supports, uses and unifies functional components like Social Business, Enterprise Search, Business Process Management, Data Warehousing, Business Intelligence, Automated Classification, BigData, Knowledge Management, Cloud, Mobile and Information Lifecycle Management, which surround Enterprise Content Management as the core of EIM."
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 16
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EIM~
Eine selbsterfüllende Prophezeiung
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 17
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Warum jetzt Enterprise Information Management?
• "Industry terminology based on the technical type or format of information is no longer useful because systems today have to be able to manage and utilize any type of information objects in a holistic way." (Ulrich
Kampffmeyer, 2006)
• "Terms like document or record describe the business and legal value of an information object. Format and type do not matter." (Ulrich Kampffmeyer, 2010)
• "ECM functionality is absorbed by other IT solutions and platforms. ECM becomes infrastructure. Now the information itself must become the focal point of our thinking." (Ulrich Kampffmeyer, 2005)
• "Technologies like Social, Web 2.0, Cloud, Mobility, Tablets etc. change ECM and push it into the underground of systems and out of the focus of attention." (Ulrich Kampffmeyer, 2007)
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 18
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Die ECM-Vision aus dem Jahr 2003
Unstructured ContentUnstructured Content
DataDataBusiness ProcessesBusiness Processes
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
AIIM International, 2003
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 19
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Unstructured ContentUnstructured Content
DataDataBusiness ProcessesBusiness Processes
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
AIIM International, 2003
Die ECM-Vision aus dem Jahr 2003
Die Zusammenführung unstrukturierter Inhalte mit strukturierten Daten und Prozessen!
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 20
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Unstructured ContentUnstructured Content
DataDataBusiness ProcessesBusiness Processes
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
AIIM International, 2003
Die ECM-Vision aus dem Jahr 2003
Eine selbsterfüllende Prophezeiung!
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 21
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Unstructured ContentUnstructured Content
DataDataBusiness ProcessesBusiness Processes
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
AIIM International, 2003
Die ECM-Vision aus dem Jahr 2003
Wenn “unstructured content” und “structured data” zusammengeführt sind, haben wir …
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 22
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Unstructured ContentUnstructured Content
DataDataBusiness ProcessesBusiness Processes
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
AIIM International, 2003
EIMEnterprise Information Management
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 23
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EIM~
Definition
noch im Fluss
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EIM Definition 2006
•Iain Kiernan, Data Agility
• “The processes, technologies and tools needed to turn data into information, information into knowledge and knowledge into plans that drive profitable business action."
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 25
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EIM Definition 2007
Gartner Conference 2007
“EIM Enterprise Information Management is the combination and integration of ECM Enterprise Content Management with BPM Business Process Management and BI Business Intelligence.”
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 26
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EIM Definition 2009
Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT
• “Enterprise Information Management captures, manages, uses, controls, protects, accesses, presents and preserves any type of information in a holistic manner, irrespective of format, media, location, business case, model of use, user, author, platform, device, or time.”
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 27
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EIM Definition 2011
Gartner Glossary
“EIM is an integrative discipline for structuring, describing and governing information assets, regardless of organizational and technological boundaries, enabling business insight.”
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 28
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EIM Definition 2012
OpenText Whitepaper• “Accelerate time to information governance
while mitigating the risk of growing volumes of content - focus on using information to drive growth and innovation.”
OpenText EIM Building Blocks• Enterprise Content Management (ECM)• Business Process Management (BPM)• Customer Experience Management (CEM)• Information Exchange• Discovery
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 29
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EIM Definition 2012
•SAP Enterprise Information Management EIM common use cases
“Operational EIMManaging on-boarding, use and off-boarding of all types of information within and outside the enterprise.
Analytical EIMUsing Business Intelligence and BigData analytics to leverage information.
Information GovernanceActive control of information. “
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 30
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EIM Definition 2013
VOI AssociationVerband Organisations- und Informationssysteme e.V.
"Enterprise Information Management is a quality concept combining data, information and knowledge for the improvement of business processes.“
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 31
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Von ECM zu EIM
~
Ein funktionales Modell
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Enterprise Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer
ECM IST IMMER NOCH DAS HERZ VON EIM
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORE
MANAGE
STORE WCM
RM
WF/BPM
DMCollab
ECM
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 33
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Vom AIIM ECM Model zu EIM
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORE
MANAGE
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab
Das ECM Komponenten Modell, PROJECT CONSULT, 2003
MANAGE
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 34
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Vom AIIM ECM Model zu EIM
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORE
MANAGE
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab
Document Management Collaboration
Web ContentManagement
OutputManagement
Archiving
Input Management
InformationLifecycle
Management
RecordsManagement
WorkflowBusinessProcess
Management
MANAGE
Das ECM Komponenten Modell, PROJECT CONSULT, 2003
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Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer
ECM ist das Herz von EIM
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORE
MANAGE
STORE WCM
RM
WF/BPM
DMCollab
ECM
Angereichert um Funktionalität
für Informationsverwaltung & Informationserschließung
EIM
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 36
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ECM ist das Herz von EIM
• Zwei Rollen für ECM, zwei Vorteile:
1) ECM stellt für EIM die Infrastruktur bereit, um alle Arten von Informationen zu verwalten
2) EIM Komponenten und Services erweitern traditionalles ECM derart, dass es mit neuen Technologien und neuen Anwendungsfällen zurecht kommt
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Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer
EIM funktionales Modell, PROJECT CONSULT 2012
EIM
Enterprise Search
Social Business
Multi-ChannelPublishing
Multi-Devices Mobile
Cloud,SaaS &
Ubiquitous
AutomationAuto-
Classification
Analytics (BigData, BI)
Web 2.0Enterprise 2.0
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORE
MANAGE
STORE WCM
RM
WF/BPM
DMCollab
ECM
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EIM | Web 2.0 & Enterprise 2.0• Funktionalität aus dem “Web 2.0“-
Umfeld wie Communities, Foren, Wiki, Feeds, Messaging, Konferenzen, Tagging und andere reichern ECM an und verbinden strukturierte und unstrukturierte Inhalte in einer Oberfläche mit intuitiver Nutzbarkeit.
Web 2.0 liefert die öffentlich zugängliche Ansicht der Internet Funktionalitäten, Enterprise 2.0 die interne Ansicht.
Web 2.0Enterprise
2.0
ECMEIM
EIM funktionales Modell, PROJECT CONSULT 2012
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EIM | Social Business
Strukturierte Daten und Informationen aus Business Anwendungen wie ERP, CRM, PLM, etc. werden mit unstrukturierten Informationen wie Dokumente, Webseiten, Geo-Daten und anderen zusammengeführt.
• Sie erlauben übergreifende, integrierende und personalisierte Anwendungen im Intra-, Extra- und Internet.
Social Business verwandelt Social Media in einen Business Vorgang.
ECM EIM
Social Business
EIM funktionales Modell, PROJECT CONSULT 2012
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EIM | Multi-Channel PublishingStark automatisiertes und personalisiertes Output Management und Bereitstellung von Informationen durch neue Technologien und vervollständigte Channel-Erreichung ergänzen den OMS Vorgang.• Jeder Nutzer und Empfänger
erhält die gewünschte Information zeitnah im richtigen Format auf jedem Channel und jedem Medium.
ECMEIM
Multi-Channel
Publishing
EIM funktionales Modell, PROJECT CONSULT 2012
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EIM | Multi-Device & MobileEIM bietet und konvertiert Informationen für die Nutzung auf mobilen Geräten über verschiedene Channels - online und offline.
Das sind heutige Tablets, Notebooks und Smartphones aber auch zukünftige Technologien wie Gadgets, Fernseher, Haus-Management-Technologien, etc.
EIM unterstützt alle Arten von User Interfaces zur Erfassung, Anzeige und Nutzung mit starken Kontroll- und Sicherheitsfeatures.
ECMEIM
Multi-Device Mobile
EIM funktionales Modell, PROJECT CONSULT 2012
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EIM | Cloud, SaaS & UbiquitousEIM unterstützt das Management von Informationen für die Cloud ebenso wie die Nutzung der Cloud selbst als Plattform mit SaaS oder Hybridlösung.Die Cloud macht es EIM möglich, die Informationen ohne örtliche, systemtechnische oder zeitliche Einschränkungen bereitzustellen.Ubiquitous Computing wird die Erstellung und die Nutzung von Informationen verbessern.
ECM EIMCloud,
SaaS & Ubiquitous
EIM funktionales Modell, PROJECT CONSULT 2012
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 43
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EIM | Automation & Auto-Classification• Automatisierung ist eine
Hauptfunktion von EIM. Mit BPM und Automatischer Kategorisierung bei der Erfassung, in Prozessen und bei der Suche ersetzt die Automatisierung manuelle Arbeit, verbessert die Qualität und erlaubt direkte Weiterverarbeitung von Informationen.
• Automatisierung krempelt den Arbeitsplatz und die Vorstellung der Arbeit des Menschen komplett um.
ECM
EIMAuto-mation
EIM funktionales Modell, PROJECT CONSULT 2012
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EIM | Enterprise SearchEnterprise Search erlaubt einfacheres Retrieval von und Zugang zu allen Speicher- und Aufbewahrungsorten der Informationen.
Enterprise Search fordert Records Management und ordnungsgemäße Informationsorganisation mit unbegrenztem Zugriff ohne die ermüdende Aufgabe des manuellen Zuordnens der Metadaten heraus.
Sicherheit, Datenschutz und Vertraulichkeit laufen Gefahr von Enterprise Search ignoriert zu werden, wenn sie nicht ordnungsgeäß implementiert und genutzt werden.
ECM
EIMEnterprise Search
EIM funktionales Modell, PROJECT CONSULT 2012
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EIM | Business Intelligence & BigData AnalyticsAnalyse-Tools wie BI und BigData untersuchen jede verfgbare Informationsquelle und generieren neue Informationen von besserer Qualität um Sie in der Planung, Kontrolle oder bei Unternehmensentscheidungen zu verwenden.
EIM sorgt dafür, dass diese Informationen behalten werden und ist selbst für diese Analyse-Tools eine Informationsquelle von hoher Qualität mit Metadaten, Audit Trails, Prozessen, großen Content Speichern und Archiven.
BigData fördert die versteckten Schätze im Informationsbestand zutage.
ECM
EIMAnalytics (BigData,
BI)
EIM funktionales Modell, PROJECT CONSULT 2012
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EIM~
Eine Plattform und ein Ökosystem
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Die ganzheitliche Plattform für EIM
Information Gover-nance
Natural Language Multi-
ChannelCommuni-
cation
UniversalAccess
Security&
SafetySTORE
Knowledge Manage-
ment Semantics
IdentityManage-
ment
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EIM Platform | Natural languageNatural language wird neue User Interfaces und neue Arten der Nutzung von Informationssystemen erzeugen.
Gleichzeitig werden Audio-Informationen neue Anforderungen an die Nutzung und Verwaltung von Informationen wie Videos und anderen komplexen Medien-formaten stellen.
Enterprise Information Management bietet eine Umgebung, um diese Herausforderungen zu bewältigen.
Acht allgemeine Plattform Features für EIM
Natural Language
EIM
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EIM Platform | Multi-Channel CommunicationKommunikation ist notwendig für eine effektive Informationsnutzung. Sie dient dem Austausch und der Erstellung von Informationen, die verwaltet und bereitgestellt werden müssen.
Sowohl neue Formen und Verhaltens-weisen in der Kommunikation als auch Mensch-Computer-Interaktion kommen zu den aktuellen Herausforderungen hinzu.
Enterprise Information Management als Ökosystem macht eine effektive, kontrollierte Kommunikation möglich.
Acht allgemeine Plattform Features für EIM
Multi-Channel
Communi-cation
EIM
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 50
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EIM Platform | Universal AccessDer Zugriff zu und die Verfügbarkeit von allen Informationen muss jeglicher Art von Applikation sowie verschiedenen Nutzungsarten orts-, geräte- und zeitunabhängig ermöglicht werden.
“Adaptive User Interfaces” und “Access Rights Management” sind Schlüsselthemen.
Enterprise Information Management stellt ein flexibles Ökosystem zum Zugriff auf Informationen bereit.
Acht allgemeine Plattform Features für EIM
UniversalAccess
EIM
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 51
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EIM Platform | Identity ManagementIdentifikation, Autorisierung, Authentifikation und verwandte “Rights- Management”-Bereiche sind verknüpfte und integrierte Komponenten von Information Management.
Aktualität und and Fehlerfreiheit von Rechts- und Berechtigungsinforma-tionen sowie zugehörigen Stammdaten sind Schlüsselgrößen.
Enterprise Information Management nutzt Identity Management und bietet eine sichere, transparente Plattform für Umsetzung des Identitätsmanage-ments.
Acht allgemeine Plattform Features für EIM
Identity Management
EIM
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EIM Platform | SemanticsDas “Semantic Web” ist die Vision, die semantische Technologien in nahezu jede Software zur Organisierung, Strukturierung und Verknüpfung von Informationen auf hohem Niveau einbringt.Komplexitätsreduzierung, Qualität, Kontexterschließung und Richtigkeit sind die Hauptthemen.Enterprise Information Management nutzt semantische Technologien und bietet eine Plattform zur Verwaltung der verknüpften Informationen.
Acht allgemeine Plattform Features für EIM
Semantics
EIM
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 53
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Acht allgemeine Plattform Features für EIM
KnowledgeManage-
ment
EIM
EIM Platform | Knowledge ManagementNeue Collaboration-, Nutzungs- und Organisationstechniken führen zu einer Renaissance des Wissensmanage-ments.Analyse, Verknüpfung und Anreiche-rung heben Informationen auf eine neue Ebene nutzbaren Wissens. Informa-tionsqualität und –nutzbarkeit sind Hauptthemen.Enterprise Information Management ist die Plattform zum Bereitstellen, Inte-grieren und Verwalten von allen Ressourcen, um eine Wissensmanage-ment-Infrastruktur aufzubauen.
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 54
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EIM Platform | Security & SafetySchutz, Richtigkeit, Verfügbarkeit, Sicherheit, Qualität und Zugriffsmög-lichkeit müssen während des gesamten Informationslebenszyklusses garantiert werden - mit verstärkten Kontrollen, wenn Informationen über offene Netz-werke und in der Cloud genutzt werden.Vertrauenswürdigkeit, Datenschutz und der Schutz des Werts der Information müssen als eine übergreifende Funk-tionalität mit EIM ermöglicht werden.Enterprise Information Management ist die Plattform für allumfassende Daten-sicherheit und –schutz.
Acht allgemeine Plattform Features für EIM
Security&
Safety
EIM
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EIM Platform | Information GovernanceDie Informationsflut und neue Analyse-Werkzeuge fordern eine starke Infor-mation Governance, um die Kontrolle zu behalten und Risiken abzuschwächen.
Hauptthemen sind das Erfüllen von Compliance-Pflichten und rechtliche Anforderungen sowie Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Transparenz, Prüfung, Steuerung, Kontrolle, Auswahl und Schutz.
Enterprise Information Management ist die Plattform für effektive Information Governance und die Beherrschung der Information.
Acht allgemeine Plattform Features für EIM
Information Governance
EIM
Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 56
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Was geht ab bei
EIM?
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EIM verschafft der ITK eine neue Qualität
Enterprise Information Management überwindet die bisherigen Grenzen isolierter Systeme für verschiedene Informationstypen und -formate.
Enterprise Information Management beherrscht alle Arten von Informationen - nachvollziehbar, in hoher Qualität und in einer kontrollierten Umgebung. EIM stellt Informationen für Geschäftsprozesse und als Wissen für das Unternehmen und seine Mitarbeiter bereit.
Enterprise Information Management ist der Dreh- und Angelpunkt, der universelle Lieferant, der intelligente Gutachter, der Sicherheitsmanager und der vertrauenswürdige Kontrolleur aller Informationen im Unternehmen.
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Was ist der Kern von EIM?
Enterprise Information Management hat nur wenig mit Technologie und Systemen zu tun:
Technologie und Systeme sind Services im Backbone von EIM
Die drei wichtigsten Schwerpunkte von EIM sind:1. Nutzer von Informatiostechnologien auf eine
angemessene, menschliche Art und Weise zu unterstützen
2. Mit Informationen auf verantwortungsvolle Weise, sorgfältig und mit Respekt für den Wert der Information, umzugehen.
3. Alle Informationen im Unternehmen effektiv nutzbar zu machen, um die Erfüllung aller Vorgaben zu unterstützen, gute Dienstleistungen anzubieten und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens aufrechtzuerhalten.
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Die Zukunft
Brauchen wir überhaupt noch das Wort “Enterprise” in der Bezeichnung?
Globalisierung, Web und Social Business dehnen und weiten die einstigen Grenzen der Unternehmen aus. Kunden, Partner, Anbieter, Presse, Behörden und Öffentlichkeit sind bereits Teil der “Business Frameworks”.
Das "e" für “Enterprise” (im Sinne von im Unternehmen, für das Unternehmen, unternehmensweit) muss und wird zukünftig entfallen.
"Information Management" reicht!
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Die Vision
“Alle Informationen müssen
einheitlich und mit Sorgfalt
behandelt werden!”
Enterprise Information Management schützt und erschließt die digitalen
Unternehmenswerte.
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Enterprise Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer
3 GRUNDLAGEN ENTERPRISE INFORMATION
MANAGEMENT MATURITY MODELL
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Vorgehen
• Die Nutzung des Modells erfolgt in einem eintägigen Workshop, in dem die Inhalte erklärt (Zusatzfolien) und die Informationserhebung durchgeführt wird.
• In der Matrix des Modells wird zunächst immer der Ist-Zustand festgehalten (rot) und dann der Soll-Zustand (grün).
• Die Felder zwischen Ist und Soll sind das „Gap“, das durch neue Lösungen (organisatorisch und/oder technisch) zu überwinden ist.
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Bestandteile des Modells
Das Maturity-Modell hat folgende Komponenten:• Maturity-Matrix (Excel)
Diese wird im Kundenworkshop mit dem Kunden ausgefüllt. Die Kriterien werden vom Berater erklärt.
• Analyse-AuswertungsdokumentDieses Dokument wird nach dem Kundentermin erstellt.
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Ergebnisdokument
• Das Auswertungsdokument hat folgende, im Template vorgegebene Struktur. Es hat ca. zusätzlich zur Matrix (mit den beiden Strichen oder anders grafisch markiert) etwa 3 – bis 4 Seiten A4.(1) GAP-Analyse
(2) Maturity-Index
(3) Risiken
(4) Maßnahmen-Vorschlag
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Ergebnisdokument: (1) GAP Analyse
• Textuell werden die wichtigsten Bereiche zwischen „Ist“ und „Soll“ zusammenfassend (gegebenenfalls über mehre Hauptthemen und Oberthemen verteilte Lücken in einer Lösung, dargestellt.
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Ergebnisdokument: (2) Maturity Index
• Über die Obergruppen und anschließend die Hauptgruppen wird der „Maturity-Index“ gebildet. Der Index bewegt sich zwischen 0 (Minimum Bewertungsstufe 1) und 10 (Maximum Bewertungsstufe 5).
• Der Maturity-Index erhält jeweils zwei Ausprägungen:• Maturity gemessen am Soll-Ziel entsprechend
gewünschtem Ergebnis je Thema• Maturity gemessen am Gesamtpotential je Thema
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Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer
Ergebnisdokument: (2) Maturity Index
Haupt-gruppe
ObergruppeIst | Gewähltes Soll | Gap
Erfüllung in %
Ist | Optimales Soll | Gap
Erfüllung in %
Nutzbarkeit
Information 12 28 16 43 % 12 50 38 24 %
Mitarbeiter 27 32 5 84 % 27 50 23 57 %
Qualität 22 42 20 52 % 22 50 28 42 %
Gesamt 61 102 41 59 % 61 150 89 41 %
Prozesse
Gesamt
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Ergebnisdokument: (3) RisIken
• Hier werden priorisiert die wichtigsten (1) erkannten Risiken (auch wenn man als Kunde nichts macht) dargestellt.• Zusammengehörige Bereiche aus der Matrix, die
eine gleiche oder ähnliche Lösung haben, werden hier zusammengeführt, um das Ergebnis greifbarer zu machen.
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Ergebnisdokument: (3) RisIken
Nr. Risiko Bewertung1 <Beschreibung> Hoch
2 <Beschreibung> Hoch
3 <Beschreibung> Mittel
4 <Beschreibung> Gering
5 ... …
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Ergebnisdokument: (4) Maßnahmen-Vorschlag
• Hier werden Maßnahmen zur Überwindung des GAP (1.3.1) und zur Überwindung der Risiken (1.3.3) dargestellt.
• Die Modell-Matrix selbst gibt die Einschätzung des Kunden wieder.
• Die Abschnitte 1.3.1 bis 1.3.4 geben die Einschätzung des Beraters wieder.
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4 KOMPONENTEN ENTERPRISE INFORMATION
MANAGEMENT MATURITY MODELL
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Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer
Bewertungskriterien
Bezeichnung Punkte Kriterium voll erfüllt
Punkte Kriterium halb erfüllt
1 Optimierungsbedarf & Defizitkundig
0 – 1 1
2 Unvollständig & Maßnahmenvorbereitung
3 2
3 Teilimplementiert & Einrichtung
5 4
4 Optimiert & Produktiv
7 6
5 Ausbaubar & Zukuftsorientiert
9 - 10 8
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Hauptgruppen
Hauptgruppen mit je 3 Untergruppen zu je 5 Themen:
1. Nutzbarkeit
2. Prozesse
3. Information Governance
4. Lösungen
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Hauptgruppe Nutzbarkeit: Untergruppen
1 Nutzbarkeit
Nutzbarkeit
Information
Mitarbeiter
Qualität
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Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer
Hauptgruppe Prozesse: Untergruppen
2 Prozesse
Prozesse
Eingangsprozesse
Nutzungsprozesse
Ausgangsprozesse
76
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Hauptgruppe Information Governance: Untergruppen
3 Information Governance
Information Governance
Compliance
Sicherheit
Richtlinien
77
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Hauptgruppe Lösungen: Untergruppen
4 Lösungen
Lösun
gen
Strategie
Systeme
Integration
78
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Nutzbarkeit:Untergruppen und Themen
1 Nutzbarkeit
Nutzbarkeit
Information
Zeit- und Orts-Unabhängigkeit
Format-Unabhängigkeit
WiederverwendbarkeitBenutzerrechte regeln Zugriffe auf Information
Ergonomie & Benutzerakzeptanz
Mitarbeiter
Know-how und Kompetenz der Mitarbeiter für papierloses Arbeiten
Zufriedenheit der Mitarbeit mit den Anwendungen
Nutzung von Informationsbasen im Unternehmen
Schulung & Qualifizierung
Bereitschaft zur Veränderung und Wissenstransfer
Qualität
Qualität und Aktualität der Information
Findbarkeit der Information
Vollständigkeit benötigter Information
Bereitstellung der Information im Kontext
Geschwindigkeit des Informationszugriffes
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Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer
Prozesse: Untergruppen und Themen
2 Prozesse
Prozesse
Eingangsprozesse
Posteingangssystem mit Postkorb-Weiterleitung
E-Mail-Management und Aufbewahrung
Rechnungseingang
Übernahme Dokumente und Daten aus Ordnerstruktur
Scannen (on Demand)
Nutzungsprozesse
Elektronische Akte
Regel-basierter Workflow
Freier adhoc-Workflow und Collaboration
Social Media & Portal mit Dokumentennutzung
Zentrales Formularmanagement
Ausgangsprozesse
Regelbasiertes Multi-Channel-Outputmanagement
Automatisierter Rechnungsausgang
Zentrales Drucker-Management
Drucken über das Web
Cold Datenarchivierung
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Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer
Information Governance: Untergruppen und Themen
3 Information Governance
Information
Governance
Compliance
Anforderungen HGB/Steuerrecht/Vertragsrecht
Anforderungen Branchen- und interne Regelungen
Unterstützung des Lebenszyklus von der Entstehung bis zur Vernichtung
Audit-Trail und automatisches Reporting
Verfahrensdokumentation
Sicherheit
Daten- und Dokumentenspeichersicherheit
Prozesssicherheit
Verschlüsselung in der Kommunikation
Handhabung vertraulicher Dokumente
Single-Logon
Richtlinien
Information Management Policy
Richtlinien für Web & Social Media
Umgang mit E-Mails
Arbeitsanweisungen
Umweltfreundlichkeit
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Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer
Lösungen: Untergruppen und Themen
4 Lösungen
Lösunge
n
Strategie
ECM-IT-Strategie
Informationslandkarte
Migration
Cloud
Bring your own Device
Systeme
Revisionssichere Infrastruktur mit Ablage/Archiv
Workflow-/BPM-System als Infrastruktur
Einheitliche Capture-Erfassungslösung als Infrastruktur
Output-Management-Lösung als zentrale Infrastruktur
Dokumentenmanagement
Integration
Integrierter Office-Arbeitplatz mit ECM, DMS & Workflow
Integration ECM mit ERP, CRM, PLM etc.
Integration ECM mit Sharepoint
Integration mit speziellen Fachanwendungen
Integration Directory Service für Authentifizierungsmanagement
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Enterprise Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer
5 VORGEHEN ENTERPRISE INFORMATION
MANAGEMENT MATURITY MODELL
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Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer
Optimierungsbedarf & Defizitkundig
Unvollständig & Maßnahmenvorbereitung
Teilimplementiert & Einrichtung
Optimiert & Produktiv
Ausbaubar & Zukuftsorientiert
Vorgehen: Blanko
Prozesse
Nutzungs-prozesse
Freier adhoc-Workflow und Collaboration
Die Zusammenarbeit erfolgt auf Zuruf und auf Basis der persönlichen Beziehungen der Mitarbeiter. Es gibt keine Vorgaben für die Form der Zusammenarbeit und Aufbereitung der Ergebnisse. Telefon, Meetings und E-Mail sind Grundlage der Collaboration.
Collaboration wird individuell und adhoc mit E-Mail organisiert. Zusammenarbeit findet fast nur abteilungsorientiert statt. Neben gemeinsamen Dateiverzeichnissen sind Telefon, Meetings und E-Mail Grundlage der Collaboration. Es gibt zwar Vorgaben, wie die Ergebnisse der Collaboration zu nutzen und zu dokumentieren sind aber keine zentralen unterstützenden Systeme. Das Intranet bietet keine Möglichkeit, da es nur von zentral mit Inhalten gepflegt wird.
Es gibt in einigen Abteilungen Collaborations-Werkzeuge, die Mitarbietern in der Abteilung unbd anderen Berechtigten die Möglichkeit der Zusammenarbeit über z.B. Team-Rooms und gemeinsame Ablagen ermöglichen. Prozesse können zur Laufzeit erstellt und abgeabreitet werden. Dies kann z.B. eine Sharepoint oder Connections-Lösung sein. Die Beteiligten an der Collaboration organisieren sich selbst.
Collaborations-Werkzeuge und die wichtigsten Anwendungen sind in einem Workplace für alle Mitarbeiter zusammengeführt. Alle für die Zusammenarbeit notwendigen Informationen werden geordnet bereitgestellt. Zentral vorbereitete Templates unterstützen und lenken die Zusammenarbeit. Prozesse können einfach zusammenkonfiguriert, wiederbenutzt und anderen Anwendern zur Verfügung gestellt werden. Die Collaboration ist nicht nur auf feste Arbeitsplätze beschränkt sondern kann auch von außen und über mobile Geräte genutzt werden.
Collaboration und adhoc-Workflow stehen internen und externen Mitarbeitern sowie authorisierten Partnern im Unternehmen und außerhalb zur Verfügung. Einfach selbstkonfigurierte adhoc-Prozesse werden von der Software analysiert und bei ähnlichen Ereignissen für die Verwendung vorgeschlagen. Das System analysiert hierfür das Nutzungsverhalten und bietet optimierte Verfahren mit allen zugehörigen Informationen selbstlernend an.
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Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer
Optimierungsbedarf & Defizitkundig
Unvollständig & Maßnahmenvorbereitung
Teilimplementiert & Einrichtung
Optimiert & Produktiv
Ausbaubar & Zukuftsorientiert
Vorgehen: Ist
Prozesse
Nutzungs-prozesse
Freier adhoc-Workflow und Collaboration
Die Zusammenarbeit erfolgt auf Zuruf und auf Basis der persönlichen Beziehungen der Mitarbeiter. Es gibt keine Vorgaben für die Form der Zusammenarbeit und Aufbereitung der Ergebnisse. Telefon, Meetings und E-Mail sind Grundlage der Collaboration.
Collaboration wird individuell und adhoc mit E-Mail organisiert. Zusammenarbeit findet fast nur abteilungsorientiert statt. Neben gemeinsamen Dateiverzeichnissen sind Telefon, Meetings und E-Mail Grundlage der Collaboration. Es gibt zwar Vorgaben, wie die Ergebnisse der Collaboration zu nutzen und zu dokumentieren sind aber keine zentralen unterstützenden Systeme. Das Intranet bietet keine Möglichkeit, da es nur von zentral mit Inhalten gepflegt wird.
Es gibt in einigen Abteilungen Collaborations-Werkzeuge, die Mitarbeitern in der Abteilung unbd anderen Berechtigten die Möglichkeit der Zusammenarbeit über z.B. Team-Rooms und gemeinsame Ablagen ermöglichen. Prozesse können zur Laufzeit erstellt und abgearbeitet werden. Dies kann z.B. eine Sharepoint oder Connections-Lösung sein. Die Beteiligten an der Collaboration organisieren sich selbst.
Collaborations-Werkzeuge und die wichtigsten Anwendungen sind in einem Workplace für alle Mitarbeiter zusammengeführt. Alle für die Zusammenarbeit notwendigen Informationen werden geordnet bereitgestellt. Zentral vorbereitete Templates unterstützen und lenken die Zusammenarbeit. Prozesse können einfach zusammenkonfiguriert, wiederbenutzt und anderen Anwendern zur Verfügung gestellt werden. Die Collaboration ist nicht nur auf feste Arbeitsplätze beschränkt sondern kann auch von außen und über mobile Geräte genutzt werden.
Collaboration und adhoc-Workflow stehen internen und externen Mitarbeitern sowie authorisierten Partnern im Unternehmen und außerhalb zur Verfügung. Einfach selbstkonfigurierte adhoc-Prozesse werden von der Software analysiert und bei ähnlichen Ereignissen für die Verwendung vorgeschlagen. Das System analysiert hierfür das Nutzungsverhalten und bietet optimierte Verfahren mit allen zugehörigen Informationen selbstlernend an.
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Optimierungsbedarf & Defizitkundig
Unvollständig & Maßnahmenvorbereitung
Teilimplementiert & Einrichtung
Optimiert & Produktiv
Ausbaubar & Zukuftsorientiert
Vorgehen: Soll
Prozesse
Nutzungs-prozesse
Freier adhoc-Workflow und Collaboration
Die Zusammenarbeit erfolgt auf Zuruf und auf Basis der persönlichen Beziehungen der Mitarbeiter. Es gibt keine Vorgaben für die Form der Zusammenarbeit und Aufbereitung der Ergebnisse. Telefon, Meetings und E-Mail sind Grundlage der Collaboration.
Collaboration wird individuell und adhoc mit E-Mail organisiert. Zusammenarbeit findet fast nur abteilungsorientiert statt. Neben gemeinsamen Dateiverzeichnissen sind Telefon, Meetings und E-Mail Grundlage der Collaboration. Es gibt zwar Vorgaben, wie die Ergebnisse der Collaboration zu nutzen und zu dokumentieren sind aber keine zentralen unterstützenden Systeme. Das Intranet bietet keine Möglichkeit, da es nur von zentral mit Inhalten gepflegt wird.
Es gibt in einigen Abteilungen Collaborations-Werkzeuge, die Mitarbeitern in der Abteilung und anderen Berechtigten die Möglichkeit der Zusammenarbeit über z.B. Team-Rooms und gemeinsame Ablagen ermöglichen. Prozesse können zur Laufzeit erstellt und abgearbeitet werden. Dies kann z.B. eine Sharepoint oder Connections-Lösung sein. Die Beteiligten an der Collaboration organisieren sich selbst.
Collaborations-Werkzeuge und die wichtigsten Anwendungen sind in einem Workplace für alle Mitarbeiter zusammengeführt. Alle für die Zusammenarbeit notwendigen Informationen werden geordnet bereitgestellt. Zentral vorbereitete Templates unterstützen und lenken die Zusammenarbeit. Prozesse können einfach zusammenkonfiguriert, wiederbenutzt und anderen Anwendern zur Verfügung gestellt werden. Die Collaboration ist nicht nur auf feste Arbeitsplätze beschränkt sondern kann auch von außen und über mobile Geräte genutzt werden.
Collaboration und adhoc-Workflow stehen internen und externen Mitarbeitern sowie authorisierten Partnern im Unternehmen und außerhalb zur Verfügung. Einfach selbstkonfigurierte adhoc-Prozesse werden von der Software analysiert und bei ähnlichen Ereignissen für die Verwendung vorgeschlagen. Das System analysiert hierfür das Nutzungsverhalten und bietet optimierte Verfahren mit allen zugehörigen Informationen selbstlernend an.
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Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer
Optimierungsbedarf & Defizitkundig
Unvollständig & Maßnahmenvorbereitung
Teilimplementiert & Einrichtung
Optimiert & Produktiv
Ausbaubar & Zukuftsorientiert
Vorgehen: Gap
Prozesse
Nutzungs-prozesse
Freier adhoc-Workflow und Collaboration
Die Zusammenarbeit erfolgt auf Zuruf und auf Basis der persönlichen Beziehungen der Mitarbeiter. Es gibt keine Vorgaben für die Form der Zusammenarbeit und Aufbereitung der Ergebnisse. Telefon, Meetings und E-Mail sind Grundlage der Collaboration.
Collaboration wird individuell und adhoc mit E-Mail organisiert. Zusammenarbeit findet fast nur abteilungsorientiert statt. Neben gemeinsamen Dateiverzeichnissen sind Telefon, Meetings und E-Mail Grundlage der Collaboration. Es gibt zwar Vorgaben, wie die Ergebnisse der Collaboration zu nutzen und zu dokumentieren sind aber keine zentralen unterstützenden Systeme. Das Intranet bietet keine Möglichkeit, da es nur von zentral mit Inhalten gepflegt wird.
Es gibt in einigen Abteilungen Collaborations-Werkzeuge, die Mitarbeitern in der Abteilung und anderen Berechtigten die Möglichkeit der Zusammenarbeit über z.B. Team-Rooms und gemeinsame Ablagen ermöglichen. Prozesse können zur Laufzeit erstellt und abgearbeitet werden. Dies kann z.B. eine Sharepoint oder Connections-Lösung sein. Die Beteiligten an der Collaboration organisieren sich selbst.
Collaborations-Werkzeuge und die wichtigsten Anwendungen sind in einem Workplace für alle Mitarbeiter zusammengeführt. Alle für die Zusammenarbeit notwendigen Informationen werden geordnet bereitgestellt. Zentral vorbereitete Templates unterstützen und lenken die Zusammenarbeit. Prozesse können einfach zusammenkonfiguriert, wiederbenutzt und anderen Anwendern zur Verfügung gestellt werden. Die Collaboration ist nicht nur auf feste Arbeitsplätze beschränkt sondern kann auch von außen und über mobile Geräte genutzt werden.
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