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Document Management Academy SDA Bocconi - 30 Novembre 2010 – MilanoPresentazione a cura di Enrico Barboglio su fonti AIIM e elaborazione presentazione di Doug Miles – Managing Director AIIM Europe
Perchè è necessaria una strategia per la Managing Information
(prima che sia troppo tardi)
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Record Management
Document Management
Information Management
..... Managing
Information Il challenge dell’Impresa oggi !
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Perchè siamo a questo “punto
cruciale” per il contenuto ?
“content management”
Document Management Academy SDA Bocconi - 30 Novembre 2010 – MilanoPresentazione a cura di Enrico Barboglio su fonti AIIM e elaborazione presentazione di Doug Miles – Managing Director AIIM Europe
Reasons
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Alcune “C - Reasons” per cui è necessaria una strategia di Managing Information (before it's too late)
#1: Content - il caos dei contenuti
#2: Cost - Ogni azienda ha in agenda il taglio costi
#3: Compliance – prevenire le brutte sorprese
#4: Collaboration /Knowledge– la condivisione è la base
#5: Collaboration/Enterprise 2.0 – opportunità e minacce
#6: Cloud - potrebbe essere una opzione
Document Management Academy SDA Bocconi - 30 Novembre 2010 – MilanoPresentazione a cura di Enrico Barboglio su fonti AIIM e elaborazione presentazione di Doug Miles – Managing Director AIIM Europe
“Paper records increasing rapidly” 19%
“Electronic records increasing rapidly” 70%
“Paper records increasing rapidly” 19%
“Electronic records increasing rapidly” 70%
#1 Content Chaos
Quanto siete fiduciosi del fatto che la vostra organizzazione
possa dimostrare che le informazioni elettroniche sono
accurate, accessibili e affidabili ?
41%“poco fiducioso” o
“per niente fiducioso”
Quanto siete sicuri che le email relative a documenti di impegni e obblighi fatte da voi e dal vostro staff siano registrate, complete e
accessibili?
56%“poco fiducioso” o
“per niente fiducioso”
Document Management Academy SDA Bocconi - 30 Novembre 2010 – MilanoPresentazione a cura di Enrico Barboglio su fonti AIIM e elaborazione presentazione di Doug Miles – Managing Director AIIM Europe
Content Chaos - Confidence
How confident – electronic vs emails
N=607 Non-trade,
Important emails:
43% rimangono nelle Cartelle Personali di
Outlook
15% sono catturate da ECM/RM
12% vengono gestite da sistemi di Email
Management
12% stampate e archiviate su carta
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Content Chaos
How confident – electronic vs emails
N=607 Non-trade,
Electronic
Email only
Un sistema di ECM fa crescere in modo molto
deciso la ‘sicurezza’ verso i
contenuti elettronici
Ma ancora non da grandi certezze
per quanto riguarda l’uso
delle email.
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Content Chaos – Content types
Come vengono gestiti e archiviati i diversi tipi di contenuti, nella vostra organizzazione ? - % di “non gestiti”
Twitter and blog posts non sono archiviati nell’
80+% delle organizzazioni
che li usano
– ma men che meno gli instant
messages !
- o i fax.. per il 60% !
N=604 Normalized for not Applicable
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#2Costi - I tagli sono in ogni Agenda di
ogni Azienda
Perchè è necessaria una strategia di Managing Information (prima che sia troppo tardi)
Document Management Academy SDA Bocconi - 30 Novembre 2010 – MilanoPresentazione a cura di Enrico Barboglio su fonti AIIM e elaborazione presentazione di Doug Miles – Managing Director AIIM Europe
E’ impellente razionalizzare l’uso della carta nei processi di businessE’ impellente razionalizzare l’uso della carta nei processi di business
Document Management Academy SDA Bocconi - 30 Novembre 2010 – MilanoPresentazione a cura di Enrico Barboglio su fonti AIIM e elaborazione presentazione di Doug Miles – Managing Director AIIM Europe
La stampa in azienda
Un dirigente passa in media il
45% del proprio tempo ad
occuparsi dei documenti (IDC).
8 aziende su 10 affermano di trovarsi alle prese con documenti e stampe per oltre il 40% del
proprio tempo di lavoro giornaliero (Xplor).
Document Management Academy SDA Bocconi - 30 Novembre 2010 – MilanoPresentazione a cura di Enrico Barboglio su fonti AIIM e elaborazione presentazione di Doug Miles – Managing Director AIIM Europe
La stampa in azienda
In media, in Italia, un impiegato
stampa 640 pagine al mese (Ipsos).
1 pagina su 6 viene direttamente
cestinata senza essere letta (Ipsos).
Document Management Academy SDA Bocconi - 30 Novembre 2010 – MilanoPresentazione a cura di Enrico Barboglio su fonti AIIM e elaborazione presentazione di Doug Miles – Managing Director AIIM Europe
In media, il 16,5% di spazio negli uffici è occupato da archivi
In media, il 16,5% di spazio negli uffici è occupato da archivi
Document Management Academy SDA Bocconi - 30 Novembre 2010 – MilanoPresentazione a cura di Enrico Barboglio su fonti AIIM e elaborazione presentazione di Doug Miles – Managing Director AIIM Europe
In media, il 55% di tutti i documenti stampati sono stampati solo per
aggiungere una firma
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Investire per risparmiare ?Investire per risparmiare ?
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Quale periodo di pay-back ritieni necessario per ritornare degli investimenti in scanning and capture?
ROI – Scanning and Capture
>10 emps and not ECM suppliersand with scanning (319)
43% ha dichiarato un
pay-back period inferiore ai 12
mesi
61% entro i 18 mesi
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#3Compliance – è il ‘bastone’
Perchè è necessaria una strategia di Managing Information (prima che sia troppo tardi)
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32% delle organizzazioni impiegherebbe più di un mese per produrre documenti di un processo legale
Source: AIIM 2009 Industry Watch
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In caso di contestazione, quanto sei fiducioso del fatto che i tuoi record elettronici non siano stati modificati, eliminati o abbiano subito accesso inappropriato?
Source: AIIM 2009 Industry Watch
71%Con un sistema di ECM:
Senza sistema di ECM: 40%
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#4Collaboration/ Knowledge-sharing è la
‘carota’
Perchè è necessaria una strategia di Managing Information (prima che sia troppo tardi)
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“E 'più facile trovare 'conoscenza e informazioni‘ sul web che non nei
nostri sistemi interni” 71%
I professionisti spendono in media 51 minuti al giorno alla ricerca di informazioni
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Numero di persone che non riescono a trovare 1 documento su 5 tra quelli
che stanno cercando: 40%
Numero di persone che non riescono a trovare 1 documento su 5 tra quelli
che stanno cercando: 40%
#3 Knowledge sharing is the carrot
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Quali sono i più forti drivers per inserire processi di scanning and capture nella vostra organizzazione? Max. THREE.
Strategy and Drivers
#1 Knowledge Management
#2 Compliance
#3 Productivity
…then customer
service and storage cost
saving
10+ employees ,Non-trade
(742)
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#5Collaboration
and Enterprise 2.0
opportunità e minaccia
Perchè è necessaria una strategia di Managing Information (prima che sia troppo tardi)
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I dirigenti devono capire la differenza tra giocare attorno a Facebook o invece costruire una vera infrastruttura di
collaborazione per la loro organizzazione.
Knowledge Management
58% of people agree that social networking will make a dramatic change to business life in the next few years
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E2.0 Governance
Controllo &Sicurezza
Collaborazione &Innovazione
Chiave di accesso: un miglior uso della conoscenza condivisa
75%
Il maggior impedimento: la cultura Aziendale e delle Corporation
40%
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E2.0 Governance
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Collaboration senza governance è la ricetta
per il disastro
Collaboration
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#6Cloud
potrebbe essere una possibilità
Perchè è necessaria una strategia di Managing Information (prima che sia troppo tardi)
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Using “Cloud” now for ECM or immediate plans: 6% Would consider a Gov. Cloud / Corporate Cloud: 43% - 55%Would consider a branded Cloud: 20%
Using “Cloud” now for ECM or immediate plans: 6% Would consider a Gov. Cloud / Corporate Cloud: 43% - 55%Would consider a branded Cloud: 20%
#6 The Cloud
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Perchè senza questa
strategia.......
..il tuo Business sta perdendo
tempo prezioso
Perchè è necessaria una strategia di Managing Information (prima che sia troppo tardi)
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Grazie dell’attenzione
per informazioni
[email protected]@aiim.org.uk