GWAVACon 2015: GWAVA + MVP: GoBD und Compliance - was geht mich das an

22.09.2015

Christian Heselhaus (GWAVA)

Raphael Köllner (MVP Office 365)

GoBD und Compliance –

was geht mich das an?

Agenda

• Einführung

• GoBD

• Compliance

• Q&A

Raphael

Köllner

WissMit CBH Rechtsanwälte

IT & Jura Trainer und Dozent

MVP Office 365, MCT Trainer

Community Lead:

Office 365 Community

Deutschland Windows 10

Community Deutschland

E-Mail:

raphael.koellner@rakoellner.com

Twitter: ra_koellner

Blog |

http://www.rakoellner.de

und www.rakoellner.com

Podcast

www.mvpkaffeeklatsch.de

GoBD & Compliance

Drei Beispiele zur Cloud

Nutzung:

Haben Sie sich mit Ihrem Kollegen schon

mal in der Bahn oder im Flugzeug über

Interna des Unternehmens unterhalten?

http://www.sueddeutsche.de/digital/nach-cyberangriff-tv-monde-enthuellt-sein-eigenes-passwort-1.2429052

ordnungsgemäße Buchführung

GoBD

Was ist eigentlich GoBD?

„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung

und Aufbewahrung von Büchern,

Aufzeichnungen und Unterlagen in

elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.“Schreiben des BMF vom 14.11.2014

gesetzliche Regelungen:

§§ 145 ff. AO

steuerrechtliche

Aufbewahrungspflichten(Auszug):

• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 145 Absatz 1 AO, § 238 Absatz 1 Satz

2 und Satz 3 HGB)

• Vollständigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)

• Richtigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)

• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)

• Ordnung (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)

• Unveränderbarkeit (§ 146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB)

Handelsrechtliche

Aufbewahrungspflichten• aufbewahrungspflichtige Unterlagen gemäß § 257 HGB

geordnet nach den Grundsätzen der GoB aufbewahrt werden

Beispiele:

Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte,

Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen

Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, empfangene Handelsbriefe,

Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe und Buchungsbelege.

nicht in elektronischer Form: (§ 257 Abs. 3 HGB)

• Eröffnungsbilanzen

• Abschlüsse

Handelsrechtliche

AufbewahrungspflichtenIn elektronischer Form auf Datenträgern § 239 Abs. 4 Satz 1 HGB):

Bildlich und mit anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen

Während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit innerhalb abgemessener Frist verfügbar

sein (§ 257 Abs. 3)

Innerhalb angemessener Frist wird auch gefordert in:

§§ 238 Abs. 1 Satz 2, 239 Abs. 4 Satz 2, 257 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 HGB

Die konkrete Frist ergibt sich maßgeblich aus den jeweiligen Umständen und ist dementsprechend

im Einzelfall zu bestimmen.

FristenBeginn mit Schluss des Kalenderjahres in der die letzte Handlung gemacht wurde.

6 oder 10 Jahre

10 Jahre: z.B.

• Aufbewahrungsfrist für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse,

Einzelabschlüsse gemäß § 325 Abs. 2a HGB

• Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis

erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und Belege für

Buchungen § 257 Abs. 1 Nr. 1, 4 HGB

6 Jahre: z.B.

• empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben der abgesandten

Handelsbriefe (vgl. § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 HGB)

Rechtsfolgen bei NichteinhaltungAuszug

Steuerrechtliche:

Steuerschätzung

Verbot des Einsatzes des Datenverarbeitungssystems

Bis zu 300k Strafe (Diese muss die Ersparnis/Gewinn, der durch den Einsatz ermöglicht wurde übersteigen)

Handeslrechtliche:

Vertragsstrafen

schlechte Stellung im Verfahren oder bei der Nachverhandlung

Verlust neuer Aufträge

Compliance

“Compliance ist mehr als die

bloße Anwendung gesetzlicher

Regelungen.”

Prof. Dr. Teichmann(Universität Würzburg)

Was ist eigentlich Compliance?

Compliance

Gesellschaftsrecht

Kartellrecht

Kapitalmarktrecht

ArbeitsrechtRisikomanagement

PR und Marketing

Haftungsvermeidung

Typische Compliance ProblemeSchwerpunkte:

Korruption (BSP: Auftragsvergabe)

Sexuelle Belästigung

Datenverlust

Falscher Empfänger der Sendung

Unsachgemäßer Einsatz von IT (BSP: Überwachungskameras)

Gerüchte/Behauptungen (BSP: PR)

Rechtsfolgen bei NichteinhaltungAuszug:

Arbeitsrechtliche Folgen -> Vertragsverlängerung, SE

Datenschutz –> Geldstrafe, Verbot der Nutzung des Verarbeitungssystem

Vertragsstrafen -> Geldstrafe, Verlust des Auftrages, Kündigung

In die Cloud gehen?

sinnvoll für Standard - Dienste wie Email, Aufgaben, Kalender Kommunikationsdienste (Skype for Business) zusätzliche Backups und Datensicherung Flexible, schnelle Szenarien

ABER: Cloud-Provider haben nur unzureichende Hyprid/ OnPrem

Archivierungslösungen! -> greift z.B. GWAVA RetainBSP: Exchange Online

Verschlüsselungen und Datenintegrität nachbessern

Q&A

Christian Heselhaus (GWAVA/ Vice President Sales EMEA)

Email: christian.heselhaus@gwava.euWeb: www.gwava.eu

Raphael Köllner (MVP Office 365)

E-Mail: Raphael.koellner@rakoellner.com

Twitter: ra_koellner

Blog: www.rakoellner.de