Business Communication - Business Writing

BUSINESS WRITINGbusiness communication – Oct 27th 2014

Writing, to me, is simply thinking through my fingers – Isaac Asimov

WHY WRITTEN

communication?

• Recorded

• Controlled

• Formal/Legal

• Emotions can be hidden

Written

• Immediate Feedback

• Interaction

• Rich non-verbal cues

• Emotions displayed

Oral

• Less intimidating

• Improve understanding

• Less time needed to get across a message

Visual

• Quick

• Persuasive

• Increase accessibility and interaction through social media

Electronic

To Plan

To Write

To Complete

P L A N Put your audience’s shoes!

GoalsKnow your audience

W R I T E Put your audience’s shoes!

“You” attitude Polite, PositiveClear,

unbiased language

Company’s image

Use conversational

tone

Plain English / Bahasa

“I” attitude

• C: Halo Mbak, kok jaringantelepon saya ga dapat sinyal terussih?

• A: Ok mbak, kemarin settingnyagimana, kita lihat dimana mbasalah settingnya.

• C: Maksudnya saya salah? Sayaudah ikutin instruksi darimanualnya kok.

• A: Ya kita lihat saja Mbak. Apasetting GPRS nya sudah sesuaipetunjuk?

• C: Ya sudah lah, saya kan sudahbilang tadi.

“You” attitude

• C: Halo Mbak, kok jaringantelepon saya ga dapat sinyal terussih?

• A: Mohon maaf atasketidaknyamanannya Mbak. Kita lihat settingnya supaya kita tahudimana masalahnya ya Mbak.

• C: Oke, makasih Mbak.

• A: Coba Mba pergi ke menu advanced setting, dan sebutkan….(dan seterusnya)…

• C: …..

“Sekali lagi, Andaberhasil memperburukwebsite kami dengan

skill programming Andayang tidak kompeten.”

“Order kami sudahtertunda 2 minggu, dankami perlu barang kami

sekarang!”

“Masalah departemenini adalah kegagalandalam mengontrol

biaya”

“Kami akan lapor kecredit agencies jika Anda

tidak membayarpinjaman dalam 10

hari”

“Saya capek melihatbegitu banyak

kesalahan dalam blog customer service”

Be polite and positive towards your audience

Keep peace with others if it’s up to you.

* Servis HP Anda tidak

mungkin bisa selesai hari ini.

* Pesanan Anda akan siap pada

hari Selasa, apa Anda butuh

pinjaman HP sementara?

# Wah, kita sudah membuang

300 juta untuk iklan di majalah

tersebut.

# Investasi iklan kita senilai 300

juta tidak menghasilkan. Mari

kita telaah pengalaman kita

untuk jadi perbaikan dalam

periklanan perusahaan kita ke

depan.

Use CONVERSATIONAL Tone!

Too formal

Conversational

Too casual

Yth. Ibu Nina, // Berikut link video saya sebagai syarat memenuhi UTS

Mata Kuliah Komunikasi Bisnis. // Jika Ibu memiliki pertanyaan terkait

video dan deskripsinya, harap hubungi saya melalui email ini atau nomor

telepon 021-hello.// Demikian email saya, mohon maaf jika ada

kekurangan. // Salam hormat, // Abi Banyuwangi

Yth. Ibu Nina, // Berikut link video saya untuk UTS Mata Kuliah

Komunikasi Bisnis. //

Jika ada masalah terkait link video ini, harap hubungi saya 021-hello. //

Salam hormat,

Abi

Haiiii Bu Ninaaa, // Ini ya Bu link video saya …. // Kalau ada apa2 hubungi

saya ya Bu… hehehe.. Peace, Abi.

Use CONVERSATIONAL Tone!

Texting vs Writing

No long-winded words

No preaching/ bragging

Be careful with

intimacy

Be careful with

humor

Use PLAIN language!

Simple, day-to-day business

words

Understandable in the 1st

reading

Audience can act on plain

language

No need to reading it over

& over

C O M P L E T E Put your audience’s shoes!

• Nama dan alamat perusahaan

pengirim

• Tanggal penulisan surat

• Nama dan alamat penerima surat

• Salam pembuka

• Subyek yang disampaikan

• Isi surat

• Penutup

• Tanda tangan pengirim

Pleasant message

Neutral message

Unpleasant message

A letter can

inform: