Subsistema de Ingresos SIIAF

SUBSISTEMA DE INGRESOS

SIIAFC. Manuel Bernal JaymeDiciembre 2011

Sesión 1

Presentación ciyt.uaz.edu.mx

Reglas• Colocar celulares en modo silencioso o vibración.• 3:15 Se termina toma de asistencia.• Dirigido a capturistas con experiencia y velocidad

mínima de 40 ppm.• Si alguno de los participantes ya es usuario del

sistema le pedimos que apoye a sus compañeros.• Guardar silencio en las sesiones y levantar la

mano para pedir la palabra.• Poner atención en todas las sesiones ya que no se

cuenta con equipo necesario para hacer prácticas.

OBJETIVO GENERAL

Capacitar capturistas para la operación eficiente y eficaz del subsistema de ingresos del SIIAF a fin de ofrecer un servicio de calidad a los alumnos aspirantes y terceros que realicen el pago de servicios que presta la Institución.

• Inducción1

• Sistemas de información2

• Subsistema de ingresos 1/3 3

• Subsistema de ingresos 2/34• Subsistema de ingresos 3/35

Sesiones

SESIÓN 1

Sesión 1 - Inducción

• Presentación y reglas del curso• Contenido general del curso• Conociendo nuestra Institución• Proceso general de recepción de Ingresos• Actores del proceso de Ingresos y sus

funciones• Rutina general de atención

Sesión 2 – Sistemas de Información

• Sistemas de información• Hardware para el proceso de ingreso• Conectividad• Software para el proceso de ingreso• Diagnóstico y solución de problemas en el

uso diario del sistema (SPARK)• Reporte de problemas a personal del CIDS

(sistema de incidencias y formatos ISO)

Sesión 3 – Ingresos 1/3

• Insumos para la recepción de ingresos (catálogos)

• Entrada al sistema• Cobro a aspirantes• Búsqueda de aspirantes por nombre• Cancelación de recibos aspirantes• Condonaciones

Sesión 4 – Ingresos 2/3

• Cobro a alumnos• Búsqueda de alumnos por nombre• Cancelación de recibos alumnos• Cobro a externos

Sesión 5 – Ingresos 3/3

• Corte de caja• Pre-pólizas• Reportes del sistema• Evaluación final

SESIÓN 1 – OBJETIVOS

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El participante:

• Conocerá las reglas que la Coordinación ha definido para el curso y sus participantes.

• Identificará los órganos de gobierno, administrativos y académicos de la Universidad Autónoma de Zacatecas y la importancia de su labor para la Institución.

• Describirá el proceso general de recepción de ingresos y los subprocesos que lo integran.

El participante:

• Identificará y conocerá las funciones de cada uno de los actores del proceso.

• Conocerá la rutina general de atención a usuarios y comentará de la importancia de la misma.

Organigrama UAZ (Extracto)Consejo

Universitario

Rector

Secretaria Administrativa

Coordinación de Finanzas

Tesorería

Cajero General

Coordinación de

Infraestructura

Organigrama Unidad (extracto)Director de

Unidad

Responsable de programa

Contador de Programa

Cajero de programa

Responsable de programa

Contador de otro

programa

Cajero de programa

Director de Unidad

Contador de Unidad

Cajero de Unidad

Coordinación de Tecnologías de Información

Coordinación de Tecnologías de

Información

Desarrollo de Sistemas

Recursos Financieros

Tesorería

Telecomunicaciones Información Institucional

Escritorio de ayuda

Sistema Institucional de Información Administrativa y Financiera

Recursos Financieros

Recursos Humanos

Control EScolar

Desarrollo Internet

Proceso general de ingresos

Entrada al sistema

Cobro de

servicios

Corte de caja

Entrega de

recursos

Salida del

sistema

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Los r

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Actores del proceso de ingresos

• Aspirantes• Alumnos• Clientes Externos• Cajero• Tesorero• Contador de unidad o responsable

administrativo• Desarrollador del sistema

Aspirante

• Persona que desea cursar alguno de los programas que ofrece la Institución y que se encuentra en proceso de selección.– Se identifican en el sistema por un número de

seis dígitos llamado “clave de aspirante”.– Solo pueden pagar su derecho a examen cuando

están en proceso de selección.– Una vez aceptados el sistema determina

automáticamente que conceptos debe pagar.

Alumno

• Persona que se encuentra cursado uno o mas programas dentro de la Institución.– Se identifican en el sistema por un número de

ocho dígitos llamado “matricula”.– Pueden pagar un número muy variado de

conceptos en función del programa que se encuentran cursando.

Clientes externos

• Persona que paga por alguno de los servicios que presta la Institución y que no tiene una relación directa.– Se identifican en el sistema por un número de

consecutivo que le asigna el cajero cuando solicita servicio por primera vez.

– Ej. Paciente de las clínicas de atención odontológica.

Cajero

• Encargado de recibir y registrar los pagos que se realizan en las cajas de la Institución.– Cada cajero tiene un “nombre de usuario” y

“contraseña” que les permite el acceso al sistema.

– Existen dos tipos: Cajero general y cajero de unidad.

Tesorero

• Responsable Institucional del registro y control de los ingresos en las cajas generales y de la administración de las cuentas bancarias de la tesorería– Es el único autorizado para el alta del conceptos y

el cambio de costo.– Autoriza el alta de cuentas en el sistema para

cajeros nuevos.

Contador de unidad o responsable administrativo

• Responsable en una unidad o centro de la administración de los ingresos que se reciben en su unidad.– Reciben el cajero a través del corte de caja los

ingresos del día.– Tienen permisos de vigilancia en el sistema a

través de reportes detallados de los ingresos recibidos en las cajas.

Desarrollador del sistema

• Personal del sistemas que realizó el desarrollo del subsistema y que brinda apoyo a los usuarios en caso de errores en los programas.– Asignan las “cuentas” para la entrada al sistema.– Brindan soporte vía telefónica o a través de

servicios de mensajería instantánea a los cajeros.– Capacitan a cajeros nuevos.– Corrigen errores en el sistema y desarrollan

servicios nuevos

RUTINA DE ATENCIÓN

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Rutina de atención1. Saluda al alumno/aspirante/externo de manera cordial2. Pregunta su número de identificación (matricula/número

de aspirante/clave de cliente externo)3. Pregunta por el concepto o conceptos que desea pagar4. Le informa del monto total del pago5. Recibe el dinero y repite el voz alta la cantidad que esta

recibiendo6. Imprime el recibo7. Entrega al interesado el original y la copia/copias junto

con el cambio y lo cuenta delante de él.8. Agradece su pago y se despide cordialmente

Repaso

• Revisión de objetivos primera sesión