Offentlig elektronisk postjournalNoark – Norsk arkivstandard Standard for arkivdanning Krav til...

Offentlig elektronisk

postjournal

Gjesteforelesing

FINF 4001Oslo, 12.11.2015

Kort introduksjon

Jakob A. Sandal

Seniorrådgjevar i Avdeling for IT drift og utvikling

E-post: jsa@difi.no

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

Tema

1. Om OEPBakgrunn

Nøkkeltal

2. OEP i eit demokrati- og openheitsperspektivMål for OEP

Lovverk

Personvern i OEP

3. Korleis forvaltar Difi OEP-løysinga?

Still gjerne spørsmål undervegs.

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

1. Om OEP

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

Elektronisk postjournal (EPJ)

Etablert i 1993 som eit pilotprosjekt etter forslag

frå regjeringas informasjonsutval

Passordbeskytta nettstad der 155 redaksjonar

kunne søke innsyn i postjournalane til 36

verksemder

I overkant av 8 mill journalpostar tilgjengeleg

Framleis tilgjengeleg som historisk base

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

Skjemdump av søkebilde i EPJ

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

Forankra i lov

Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg

verksemd§ 10. Plikt til å føre journal. Tilgjengeleggjering av journalar og

dokument på Internett

Kongen kan gi forskrift om at organ som fører elektronisk journal,

skal gjere han allment tilgjengeleg på Internett, og om korleis det

skal gjerast.

Forskrift til offentleglova§ 6. Tilgjengeleggjering av journalar på Internett

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

Kven skal vere med i OEP?

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

Alle departement og

Statsministerens

kontor

Alle statlege

direktorat med heile

landet som

verkeområde

Alle statlege tilsyn

med heile landet

som verkeområde

FylkesmenneneFoto: Dolescum/Flickr.com

Direktoratet for forvaltning og IKT

Korleis fungerer OEP?

Innhald

• Verksemda opprettar/mottar dokument

• Blir ført i journal og overført til OEP

OEP

• Bruker kan søke etter dokument samla på ein stad

• Kan gratis kreve innsyn i dei dokument han ønskjer

Innsyn

• Kravet går elektronisk til ansvarlig verksemd

• Brukeren får dokumenta tilsendt elektronisk

Uttrekk av journalposter

Publisere journalposter

Søke etter journalposter og sende innsynskrav

Saksbehandle innsynskrav

Innholdsleverandør

Sluttbruker

Utfører

Utfører

OEP løsning

Saks- og arkiv løsning

Dagens løysing

Nokre nøkkeltal

120 verksemder leverer journaldata til OEP

15 millionar journalpostar søkbare i OEP

975 000 innsynskrav sidan 18.5.2010

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

12.11.2015

Utvikling i leverte journalpostar

03.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

0

500000

1000000

1500000

2000000

2500000

3000000

3500000

4000000

2011 2012 2013 2014 2015

Tal journalpostar levert

Utvikling i tal innsynskrav

03.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

0

50000

100000

150000

200000

250000

2011 2012 2013 2014 2015

Tal innsynskrav

Korleis vert framtida?

Fleire journalpostar skal

gjerast tilgjengelege på

nett

Tal innsynskrav er venta

å vere stabilt, men

avheng av kjennskapa til

tenesta

Høgare kjennskap til

OEP, nye teknologiske

løysingar og enklare

tilgjengelege dokument

kan påverke situasjonen

24.01.2011 Direktoratet for forvaltning og IKT

“The lessons learnt are of potential

high value for any other State: by its

nature, vast scope, and rich modus

operandi, this e-service

happens to be a "flagship"

service that could, should

be replicated elsewhere”

Foto: European Insititute for Public Administration

Direktoratet for forvaltning og IKT

2. OEP i eit demokrati- og

openheitsperspektiv

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

Mål for OEP

OEP skal gjere det enklare for

allmenta å få tilgang til

dokument i forvaltninga

OEP skal effektivisere

gjennomføringa av

offentlegprinsippet i forvaltninga

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

Forankret i Lov

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Offentleglova

Forvaltningslova

Arkivlova

Personopplysningslova

Offentleglova

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

§ 1. Formål

Formålet med lova er å leggje til

rette for at offentleg verksemd er

open og gjennomsiktig, for slik å

styrkje informasjons- og

ytringsfridommen, den

demokratiske deltakinga,

rettstryggleiken for den enkelte,

tilliten til det offentlege og

kontrollen frå ålmenta. Lova skal

òg leggje til rette for vidarebruk

av offentleg informasjon.

Foto: Peaceplusone/Flickr.com

Offentleglova (II)

§ 3. Hovudregel

Saksdokument, journalar og liknande register

er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov

eller forskrift med heimel i lov. Alle kan krevje

innsyn i saksdokument, journalar og likande

register hos vedkommande organ

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Offentleglova (III)

§ 10 Plikt til å føre journal. Tilgjengeleggjering

av journalar og dokument på Internett

«Organet skal føre journal etter reglane i

arkivlova med forskrifter.

Kongen kan gje forskrift om at organ som fører

elektronisk journal, skal gjere han allment

tilgjengeleg på Internett, og om korleis det skal

gjerast…»

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Offentlegforskrifta

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Offentlegforskrifta (II)

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Offentlegforskrifta (III)

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Offentlegprinsippet

Offentlegprinsippet er frå 30. september 2004 lovfesta i Grunnloven

Grunnloven § 100 femte ledd:

Enhver har Ret til Indsyn i Statens og Kommunernes Akter og til

at følge Forhandlingerne i Retsmøder og folkevalgte Organer. Det

kan i Lov fastsættes Begrænsninger i denne Ret ud fra Hensyn til

Personvern og af andre tungtveiende Grunde.”

Det føl vidare av grl. § 100 sjette ledd at statlege styresmakter har

ansvar for å legge til rette for ein open og opplyst offentleg samtale.

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

Demokratihensynet

Innsyn styrker og videreutvikler demokratiet

Informasjon om samfunnsspørsmål er en

forutsetning for en informert samfunnsdebatt

Åpenhet bidrar til å øke allmennhetens innsikt i

politiske spørsmål og prosesser, og til

engasjement i samfunnsspørsmål

NOU: 2003: 30 Ny offentlighetslov

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Kontrollhensynet

Mulighet for direkte kontroll av forvaltningens

virksomhet

Innsyn under saksforbredelse gjør at kontroll kan

gjøres før vedtak fattes

Effektivt for å forhindre og forebygge

maktmisbruk, og for å sikre likebehandling

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Rettsikkerhetshensynet

Primært gjennom andre mekanismer enn

offentlighetsprinsippet

Parter i en forvaltningssak kan ha stor interesse i

å få innsyn i en annen sak enn sin egen

Åpenhet sikrer respekten for legalitetsprinsippet,

fastsatte prosedyreregler og forhindrer

myndighetsmisbruk

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Hensynet til det offentlige som

informasjonsbankBidrar til en god samfunnsmessig bruk av

informasjonsressurser

Historisk verdi blant annet for forskning, men

også for å sikre individuelle rettigheter.

Sentralt for å forfølge et mulig strafferettslig,

forvaltningsrettslig, konstitusjonelt eller politisk

ansvar.

Sentralt for å utnytte potensialet som ligger i

viderebruk

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Arkiv

Arkivlova

Definisjon dokument §2:«Ei logisk avgrensa

informasjonsmengd som er lagra på

eit medium for seinare lesing, lyding,

framsyning eller overføring»

Plikt til å føre journal § 6«Offentlege organ pliktar å ha arkiv,

og desse skal vere ordna og innretta

slik at dokumenta er trygge

informasjonskjelder for samtid og

ettertid»

Arkivforskriften

Journalføring §2-6:«…registrere alle inngåande eller

utgående dokument som etter

offentleglova §4 må reknast som

saksdokument for organet, dersom

dei er gjenstand for saksbehandling

eller har verdi som dokumentasjon»

«organinterne dokument registrerer

organet i journalen så langt organet

finn det tjeneleg.»

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Arkivforskriftens § 2-9:

«For elektronisk journalføring skal offentlege organ normalt nytte eit arkivsystem som følgjer krava i Noark-standarden. Nye system

skal vere godkjente av Riksarkivaren før dei blir tekne i bruk.»

Noark –

Norsk arkivstandard

Standard for arkivdanning

Krav til arkivstruktur, metadata og

funksjonalitet

Teknologiuavhengig

Skal bedre samhandling mellom

systemer og organer

Avleveringsuttrekk laget etter Noark

5 standarden er egnet til

langtidslagring

16 midlertidig godkjente systemer

1 endelig godkjent system

Direktoratet for forvaltning og IKT

Døme på journalpost

<JOURNPOST.OJ>

<JP.JAAR>2012</JP.JAAR>

<JP.SEKNR>49</JP.SEKNR>

<JP.POSTNR>272</JP.POSTNR>

<JP.JDATO>20120110</JP.JDATO>

<JP.NDOKTYPE>I</JP.NDOKTYPE><JP.DOKDATO>20120102</

JP.DOKDATO><JP.OFFINNHOLD>Test av ny

versjon</JP.OFFINNHOLD>

<JP.TGKODE>U</JP.TGKODE>

<AVSMOT.OJ>

<AM.NAVN>Jakob A. Sandal</AM.NAVN>

<AM.IHTYPE>0</AM.IHTYPE>

</AVSMOT.OJ>

</JOURNPOST.OJ>

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

Forvaltningsloven

§ 13Taushetsplikt

Saksbehandling Partsinnsyn

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Personopplysningsloven

Retten til privatliv

Skjerme personopplysninger

Offentlighetsprinsippet

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Personvern

Det enkelte mennesket sin ukrenkelighet og krav

på respekt fra andre mennesker, respekt for

egen integritet og privatlivets fred

Knytt til enkeltindividers mulighet for privatliv,

selvbestemmelse og selvutfoldelse.

Følger bla. av den Europeiske

menneskerettighetskonvensjonen (EMK art. 8)

og er sentralt i Eus personverndirektiv (95/46 EF)

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

Finns det grenser for openheit?

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

Skjermdump: twitter.com

Men, kva om?

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

Bilde: Jhack/flickr.com Foto: teamaskins/flickr.com

Personverntiltak i OEP

Hindre indeksering i kjente søkemotorar

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

Skjermdump: google.no

Personverntiltak i OEP II

Søk på personnamn gir ikkje treff i journalpostar

som er eldre enn 12 månedar

Alle personnamn i journaler

vert manuelt merka før

verksemdene publiserer

til OEP

Kjem likevel fram av

resultatet dersom ein

søkjer etter andre kriterier

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

Foto: Ed Yourdon/flickr.com

Kor går grensa for openheit?

Openheit

PersonvernRessursser

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

Image: Opensourceway, Flickr.com

3.Forvaltning av OEP

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

ITIL-rammeverket

Prosessar og prosedyrer for handtering av:Forespørslar

Hendingar

Varslingar

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

Prosess for handtering av forespørslar

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

Tenesteavtale for OEP

Sikre felles forståing av omfang og innhald for

tenesta, og roller og ansvar for partaneSamhandling

Sluttbrukarhandtering

Brukarstøtte

Databehandleravtale

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

Samarbeidsarenaer

Opplæring

Samarbeidsforum

Arbeidsgruppe

Dialogmøter med pressens organisasjoner

Møter med sak- og arkivsystemleverandørane

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

Samarbeidsforum

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

Skjermdump offentlighet.no

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

Kva syns brukarane?

Difisbrukerundersøkelse

2011

Sluttbrukere

Arkiv-medarbeidere

Virksomhetsledelse

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

Det går for lang tid å få dokumentene tilsendt

Trenger et system for å publisere dokumenter

Mer effektiv håndtering av innsynskrav

Sluttbrukarar

Kjønn

Menn 76%

Kvinner 24%

Ærend

Jobb 61%

Privat 28%

For org./lag. 7%

YrkeJournalist

50%

Privat næringsliv

22%

Offentlig ansatt 17%

Forskning 3%

Direktoratet for forvaltning og IKT

Utfordringar

Behandling av innsynskrav

89%

Produksjon og kvalitetssikring av journal 61%

Opplæring av ansatte 67%

Behandling av klagesaker

33%

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

38% av verksemdene som er med

i OEP har auka ressursbruken

16% planlegg å auke

ressursbruken det kommande

året

28% veit ikkje endå om dei må

auke ressursbruken

«Regjeringen foreslår å bevilge 13 millioner kroner til en ny løsning for Offentlig elektronisk postjournal (OEP). – En ny løsning betyr at innbyggere og presse raskere vil finne dokumenter, og ansatte i forvaltningen kan bruke mindre tid på innsynsbegjæringer. Vi styrker demokratiet ved å legge til rette for mer åpenhet og innsyn, sier kommunal- og moderniseringsminister Jan Tore Sanner.»

Føresetnadar for OEP i dag

Elektroniske arkiv

Manuell opplasting

av periodevise

uttrekk frå offentleg

journal i XML-format

Manuell markering av

personnamn

Manuell

kvalitetskontroll

Samhandling i OEP i dag

Innsynskrav vert

distribuert til

verksemdene via epost

Nokre leverandørar tilbyr

innsynsmodular i saks-

og arkivsystem

Eit marginalt tal

dokument er

tilgjengelege i fulltekst

Tidstjuv

Reduserer verksemdas

moglegheit til å nå mål

Reduserer verksemdas

evne til å vere effektiv

Tek uførehaldsmessig

mykje tid for fagpersonell

Vert opplevd som

unødvendig

Utfordringar 3-5 år

Meir bruk, fleire

innsynskrav

Overgang til Noark 5 kan

ti-doble datagrunnlaget

for nokre verksemder

Krav om tilrettelegging

av informasjon på

brukarane sine eigne

premissar

Mål for ein ny OEP

Løysinga skal gjere det enklare for ålmenta å få

tilgang til offentlege dokument

Løysinga skal effektivisere handteringa av

dokumentoffentlegheit i forvaltninga

Løysinga skal stette høgare sikkerheitskrav enn i

dag

Meir effektiv datafangst

Bortfall av dagens opplasting av journalar

Kvalitetssikring som del av normal journalføring

Frå manuelle til automatiske operasjonar

Enklare tilgong til dokumenta

Tilgang til dokument i fulltekst

Slepp gjentatte handeringar av innsynskrav

Raskare tilgang til informasjon

Sleppe innsynskrav i dokument som kan

publiserast

Automatisert markering av

personnamn

Forvaltninga brukar fire årsverk på å markere

personnamn i journal for å stette krava til

søkesperre i offentlegforskrifta….

Hyppigare oppdateringar av

informasjon

Slepp manuell oppdatering av databasekonflikter

i OEP

Over tre årsverk vert brukt til handtering av

konflikter

Over 5000 konflikter ligg uløyste i OEP

eArkiv

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Den viktigste forutsetningen for

å få tilgang til et offentlig

dokument er å vite at det finnes

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

Skjermdump: journalisten.no

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Direktoratet for forvaltning og IKT