MidOffice en informatiearchitectuur bij lokale besturen 25 mei 2010

MidOffice en informatiearchitectuur bij lokale

besturen25 mei 2010

Te behandelen items

1. De context: 3xI2. Denktank 3xI3. Waar staan we?4. Vragen en feedback

3XIMidOffice in Lokale Besturen

3xI

• Is een project van V-ICT-OR in samenwerking met Katholieke Hogeschool Mechelen

• Met steun van het instituut voor Innovatie door Wetenschap en Technologie

• Start september 2009• Duurt vier jaar• 1,5 VTE

Doelstellingen

• Stimuleren van innovatieve acties bij bedrijven op het vlak van informatiemanagement bij lokale besturen, om zo te komen tot een kwalitatief aanbod.

• Meer bepaald:– Informatiekwaliteit– Informatieveiligheid– Informatiearchitectuur

Vertrekpunten

• Vage vragen– Hoe beginnen? Welke prioriteiten?

• Gefragmenteerd aanbod– Applicatie-aanbieders– Security specialisten– Integrators

• Wetgevende impulsen en initiatieven– Decreet Interbestuurlijke Gegevensverkeer– INSPIRE

Weg zoeken tussen twee uitersten

• Ad hoc koppelingen• Holistische totaalvisie• Werken met vijf concrete cases

– Broker voor interbestuurlijke gegevensuitwisseling– Single Sign On en andere beveiligingsissues– Datawarehousing en beleidsinformatie– Digitale kluizen / PIP’s– Web 2.0-technologie voor datavalorisatie

Broker interbestuurlijke gegevensuitwisseling

• Decreet Interbestuurlijke gegevensuitwisseling– “Authentieke bron”– Veiligheidsconsulenten

• Concrete voorbeelden– VKBO– Persoonsgebonden informatie– Producten- en dienstencatalogus

• Publicatie en seminarie over brokertechnologieën

Single Sign On

• Diverse initiatieven– eID– User Management Lokale Besturen– Ontwikkelingen bij diverse backoffice leveranciers

• Van toepassingsgericht security beleid naar informatiegericht security beleid

• Thematische werkgroep over informatieveiligheid, seminarie

Datawarehousing en beleidsinformatie

• Steeds meer vraag vanuit het beleid naar ondersteuning – Ruimtelijke structuurplannen– Beleidsplannen

• Kennislab, Thematische werkgroep

Web 2.0-technologie voor datavalorisatie

• “Authentieke bronnen” en verder• GSM, email adressen• Rating, sharing

Digitale kluizen en PIP’s

Brokervoor interbestuurlijke

gegevensuitwisseling

Single Sign On

Datawarehousing en beleidsinformatieDigitale kluizen en PIP’s

Web 2.0 technologie voor datavalorisatie

?

DENKTANK 3XIMidOffice in Lokale Besturen

Doelstellingen

• Doel van de denktank is om tegen de zomer van 2010 te komen tot een consensustekst over– Wat verstaan we in Vlaanderen onder de termen

MidOffice en informatiearchitectuur,…?– Wat zijn de organisatorische en technologische

uitdagingen?– Wat zijn de eerste stappen die we als lokale besturen

moeten zetten?– Wat zijn de mogelijkheden tot samenwerking?

Eventuele op te ruimen hinderpalen…

Samenstelling• Katrin Janssen (Gemeente/OCMW Zoersel)• Brian Greven (Stadsbestuur Mechelen)• Eddy Van der Stock (Stad/OCMW Lokeren)• Luk Van Beneden (Stadsbestuur Kortrijk)• Peter Moreels (Digipolis Antwerpen)• Herman Callens (VVSG)• Bruno Koninckx (KHM)• Jan Godderis (Corve)• Peter Hautekiet (V-ICT-OR)

WAAR STAAN WE?MidOffice in Lokale Besturen

Het bos en de bomen

• Procesmanagement• Workflowmanagement• Case management• Document management• GIS• CRM• Productencatalogus…

Nederland-België: 1-0

• Is er een generieke informatiearchitectuur voor lokale besturen mogelijk?

• Is een stappenplan belangrijker dan een totaalplaatje?

• Minimalistisch <=> Maximalistisch?

Overzicht

• 1/ Waarom MidOffice?• 2/ Wat is MidOffice?• 3/ MidOffice en Organisatie• 4/ Informatiearchitectuur: dossiers en

entiteiten• 5/ Applicatiearchitectuur: basiscomponenten• 6/ Groeipaden• 7/ Aanbevelingen

Waarom MidOffice?

• Wat wil de burger?– Kwaliteitsvolle dienstverlening

• Wat wil de medewerker van het bestuur?– Een geïntegreerde werkomgeving

• Wat wil de beleidsmaker?– Gegevens om het beleid te ondersteunen– Zicht op het presteren van de organisatie

Wat zijn de huidige hinderpalen?

• Voor kwaliteitsvolle dienstverlening– Gegevens zitten verspreid– Kanalen (mail, brief, loket, telefoon) zijn niet op

elkaar afgestemd– Vragen & meldingen van klanten zijn niet

organisatiebreed zichtbaar

Klant

Wat zijn de huidige hinderpalen?

• Voor een geïntegreerde werkomgeving– We werken al jaren met vertikale applicaties

(dienstgebonden applicaties: boekhouding, bibliotheek,…)

– We beschikken niet of nauwelijks over generieke data (veelvuldig voorkomende data die we moeten centraliseren)

• Persoonsgegevens• Bedrijfsgegevens

– We missen vaak de skills om om te gaan met “ruwe” data

Medewerker

Wat zijn de huidige hinderpalen?

• Voor een data-gedreven beleid?– We beschikken niet of nauwelijks over generieke

data• Persoonsgegevens• Bedrijfsgegevens

• We beschikken niet over een centrale opslag van generieke dossiergegevens

Beleid

Wat hebben we dus nodig?

• Gegevens opgeslagen op één plaats moeten ter beschikking kunnen gesteld worden op een andere plaats

• Generieke gegevens worden centraal opgeslagen• Dossiers moeten tussen medewerkers en

afdelingen kunnen worden uitgewisseld en doorgegeven

• Generieke dossiergegevens worden centraal opgeslagen

Overzicht

1/ Waarom MidOffice?2/ Wat is MidOffice?3/ MidOffice en Organisatie4/ Informatiearchitectuur: dossiers en entiteiten5/ Applicatiearchitectuur: basiscomponenten6/ Groeipaden7/ Aanbevelingen

Wat is MidOffice?• Is de schakel tussen FO en BO• Maakt abstractie van de typische complexiteit van FO (kanalen) en

de BO (verticale applicaties)• MO doet dit door:

– Generieke gegevensentiteiten te abstraheren uit de BO en FO– Deze generieke gegevens ter beschikking te stellen aan applicaties en

personen– Dossierafhandeling als een generiek gegeven te abstraheren uit de BO

en FO– Deze dossierafhandeling mogelijk te maken via bestaande of nieuwe

applicaties• MO is een deeloplossing voor het streven naar een klantgerichte

en efficiënte organisatie

Overzicht

1/ Waarom MidOffice?2/ Wat is MidOffice?3/ MidOffice en Organisatie4/ Informatiearchitectuur: dossiers en entiteiten5/ Applicatiearchitectuur: basiscomponenten6/ Groeipaden7/ Aanbevelingen

MO en architectuur

• Organisatie architectuur• Procesarchitectuur• Informatiearchitectuur• Applicatiearchitectuur• Infrastructuurarchitectuur

MidOffice

Relatie MidOffice en Organisatie

• Kantelen of koppelen?• Kantelen: herinrichten van de organisatie op

basis van klantdoelen (vb Zoersel)• Koppelen:

– Verbetering van de bestaande dienstverlening– Door gegevens te integreren en structureren– Vb. Lokeren

Organisatiemodel Zoersel

ManagementteamSecretarissen – ontvangers

6 afdelingshoofden

Persoons-gebondendienstver-

lening

Vrije tijd & Vorming

Grond-gebondendienstver-

lening

Openbare Werken

Kwalitatieve dienstverlening

Onder-steunende diensten

K L A N T

+ product/dienst (flow & status)

Rijksregister

Lokaal Bevolkingsbestand

Burgerlijke Stand Ondernemingsloket Technische dienst Sportdienst

SportevenementenOndernemingen Meldingssysteem

Verrijkte Kruispuntbank Ondernemingen

Lokale Authentieke Bron + dossier

Burger (klant)

Lokeren

CRAB (GIS)

MidOffice en processen

• Werk aan de winkel!• Procesbeschrijvingen zijn een communicatie-

middel• Focussen op horizontale processen

Overzicht

1/ Waarom MidOffice?2/ Wat is MidOffice?3/ MidOffice en Organisatie4/ Informatiearchitectuur: dossiers en entiteiten5/ Applicatiearchitectuur: basiscomponenten6/ Groeipaden7/ Aanbevelingen

Informatiearchitectuur

• Definiëren van generieke entiteiten die uit de BO en FO kunnen geabstraheerd worden:– Persoon– Bedrijf– Adres– Product– …

Overzicht

1/ Waarom MidOffice?2/ Wat is MidOffice?3/ MidOffice en Organisatie4/ Informatiearchitectuur: dossiers en entiteiten5/ Applicatiearchitectuur: basiscomponenten6/ Groeipaden7/ Aanbevelingen

Wat hebben we dus nodig?

• Gegevens opgeslagen op één plaats moeten ter beschikking kunnen gesteld worden op een andere plaats => broker

• Generieke gegevens worden centraal opgeslagen => LAB

• Dossiers moeten tussen medewerkers en afdelingen kunnen worden uitgewisseld en doorgegeven => digitale werkomgeving

• Generieke dossiergegevens worden centraal opgeslagen => dossierkast

Applicatiearchitectuur

• Welke zijn de belangrijke componenten– Onzichtbare componenten

• Broker (berichtencentrale, gegevensmakelaar)• LAB: Lokale Authentieke Bronnen

– Zichtbare componenten• Digitale werkomgeving• Digitale Dossierkast

Broker

• Een broker is een berichtencentrale / gegevensmakelaar / sorteercentrum

• Een broker zorgt ervoor dat gegevens die op één plaats (= applicatie/databank) worden opgeslagen opgehaald kunnen worden en ter beschikking gesteld kunnen worden op een andere plaats (=applicatie/databank)

• Voorbeeld van de werking van een broker…

Lokale Authentieke Bronnen

• LAB is een verzameling generieke gegevens, die in +1 applicaties worden gebruikt

• Bijvoorbeeld– NAW-gegevens van personen– Bedrijfsgegevens– Adressen

• LAB zorgt ervoor dat een efficiënt beheer van deze gegevens mogelijk is.

Dossierkast

• Vergunningsdossier, subsidiedossier, klacht, inschrijving sportkamp, zijn zeer verschillende vormen van dienstverlening maar hebben enkele metadata gemeen

• Bijvoorbeeld:– Aanvrager– Status– …

• Een dossierkast zorgt ervoor dat dossiers organisatiebreed raadpleegbaar zijn

Digitale werkomgeving

• Een digitale werkomgeving zorgt ervoor dat de behandeling van (de generieke aspecten van sommige) dossiers organisatiebreed kan gebeuren

• Voorbeelden van digitale werkomgeving zijn:– Document management systeem– Citizen relationship management systeem– Workflow management systeem– Dossierbeheerssysteem

Overzicht

1/ Waarom MidOffice?2/ Wat is MidOffice?3/ MidOffice en Organisatie4/ Informatiearchitectuur: dossiers en entiteiten5/ Applicatiearchitectuur: basiscomponenten6/ Groeipaden7/ Aanbevelingen

Groeipad(en)FrontOffice BackOfficeMidOffice

Broker

LAB

Digitale werkomgeving

Dossier-kast

Broker BrokerBroker Broker

LAB

BrokeroplossingMinimaal MidOffice

Volwaardig MidOffice

Integratie

zwak

gem

iddeld

sterk

Overzicht

1/ Waarom MidOffice?2/ Wat is MidOffice?3/ MidOffice en Organisatie4/ Informatiearchitectuur: dossiers en entiteiten5/ Applicatiearchitectuur: basiscomponenten6/ Groeipaden7/ Aanbevelingen

Randvoorwaarden: zijn we er klaar voor?

• Visie binnen lokale besturen?– “Digitale Lokale Agenda”

• Competenties binnen lokale besturen?– Is er een architect in de zaal?

• Ondersteuning vanuit Vlaamse Overheid– Interbestuurlijke gegevensuitwisseling als trigger?– Architectuurkader

• Zijn de bedrijven er klaar voor?– Welke aanbevelingen voor leveranciers?

FEEDBACKKlankbordvergadering MidOffice in Lokale Besturen

Groeipad(en)FrontOffice BackOfficeMidOffice

Broker

LAB

Digitale werkomgeving

Dossier-kast

Broker BrokerBroker Broker

LAB

BrokeroplossingMinimaal MidOffice

Volwaardig MidOffice

Integratie

zwak

gem

iddeld

sterk