Analisis dan Rancang Jabatan - Staff · Program studi Administrasi Bisnis Tel-U 1. Kuliah Pra UTS :...

Analisis & Rancang JabatanWeek 2

1st WeekProgram studi Administrasi Bisnis Tel-U1

Program studi Administrasi Bisnis Tel-U

1. Kuliah Pra UTS : 20 Agustus s.d 06 Oktober 2018

2. UTS : 08 s.d 17 Oktober 2018

3. Kuliah Pra UAS : 18 Oktober s.d. 05 Desember 2018

4. Libur Persiapan UAS : 06 s.d. 09 Desember 2018

5. UAS : 10 s.d. 19 Desember 2018

Kalender Pendidikan Tahun 2018

1st Week

Manajemen Kelas :

Program studi Administrasi Bisnis Tel-U

• Penentuan Ketua Kelas

• Setiap kelas buat GROUP WA / LINE

• Berdo’a bersama sebelum dan sesudah

perkuliahan

1st Week

Rules in The Class room:

Program studi Administrasi Bisnis Tel-U

1. Masuk kelas ON TIME paling telat 15 menit

2. Tidak berisik / ribut / gaduh

3. HP kondisi Silent / Off

4. Tidak menerima panggilan HP kecuali di luar

5. Penuh perhatian terhadap materi kuliah

6. Aktif : diskusi / bertanya Nilai plus

7. Menghargai orang lain / teman

Penempatan PegawaiSchool of Communications & Business

Fakultas Komunikasi dan BisnisInspiring Creative Innovation

R P S

Program studi Administrasi Bisnis Tel-U

1. Pendahuluan / Perkembangan SDM

2. Analisis dan Perancangan Jabatan

3. Perencanaan SDM

4. Rekrutasi, Seleksi dan Penempatan SDM

5. Pengembangan, Pendidikan dan Pelatihan

6. Perencanaan Karir dan Manajemen Talent

7. Presentasi Tugas Kelompok I

Perio

de

UT

S :

1. Penilaian Kinerja

2. Kompensasi

3. Hubungan Industrial

4. Pension & Exit System

5. Audit SDM & HR MIS

6. Presentasi / Guest Speaker

7. Presentasi Tugas Kelompok II

Pe

riod

eU

AS

:

Bobot Penilaian

Program studi Administrasi Bisnis Tel-U

1. Tugas mingguan: Membuat Mind map materi kuliah (dikumpulkan padapertemuan minggu berikutnya)

2. Niliai UTS/UAS = (Nilai Murni UTS/UAS + Nilai rata-rata Mind map UTS/UAS) dibagi 2

3. Nilai Rata-rata Mind Map = (Nilai ke 1 + ke 2……….. + ke 7) dibagi 7

4. Mahasiswa aktif diskusi (bertanya atau menjawab), mendapat bonus point untuk nilai UTS/UAS

1. UTS : 30 % (Hasil UTS + Tugas Individu Mingguan)

2. UAS : 30 % (Hasil UAS + Tugas Individu Mingguan)

3. Tugas Non-Mingguan : 40 %

-. Pra UTS Tugas Kelompok I : 20 %-. Pra UAS Tugas Kelompok II: 20 %

Tugas I (Bobot Nilai 20%)

1. Buat Resume Jurnal tentang SDM

2. MateriTentang Manajemen SDM, diutamakan tentangPengembangan, Pendidikan dan Pelatihan SDM

3. Dipresentasikan dan dikumpulkan pada minggu ke-7

4. Power point diprint out dalam bentuk Hand out.

5. Anggota kelompok yang tidak ikut dalam presentasi nilai akandikurangi 30%

Bobot Penilaian

Program studi Administrasi Bisnis Tel-U

Analisis & Rancang Jabatan

1st WeekProgram studi Administrasi Bisnis Tel-U10

Fungsi / Kegiatan MSDM :

Program studi Administrasi Bisnis Tel-U

2. Fungsi Pemeliharaan SDM :

• Penilaian kinerja karyawan

• Pelatihan dan pengembangan karyawan

• Kompensasi, benefit dan layanan

• Karir dan pengembangan

• Hubungan karyawan

1. Fungsi Penyediaan SDM :

• Perencanaan kebutuhan karyawan

• Rekrutment calon karyawan

• Seleksi calon karyawan

• Orientasi / induksi karyawan baru

• Penempatan karyawan

Siklus Kegiatan MSDM

Program studi Administrasi Bisnis Tel-U

Job analysis (Analisis Jabatan)

“The systematic process of collecting information used to make decisions about jobs.

Job analysis identifies the tasks, duties, and responsibilities of a particular job”

(“Proses pengumpulan informasi secara sistematis untuk membuat

keputusan tentang pekerjaan.

Analisis jabatan mengidentifikasikan tugas-tugas, kewajiban dan

tanggung jawab sebuah jabatan/pekerjaan tertentu”)

Pentingnya Analisis Jabatan

Program studi Administrasi Bisnis Tel-U

13

Informasi dalamAnalisis Jabatan

Deskripsi Jabatan (job description)

“ A document that states the job title, describes theresponsibilities of the position, the direct supervisoryrelationships with other staff and the skills and qualificationsrequired for the position”

(Suatu dokumen yang memuat nama jabatan, menguraikantanggung jawab jabatan, hubungan supervisi langsung denganstaff lainnya, dan keterampilan kualifikasi yang disyaratkanuntuk posisi tersebut)

Program studi Administrasi Bisnis Tel-U

Pentingnya Analisis Jabatan

14

Informasi dalam Analisis Jabatan

Spesifikasi jabatan (job specification):

“ Description of the knowledge, skill, abilities necessary for successful performance of the essential functions of a position”

(Uraian tentang pengetahuan, keterampilan, kemampuan, yang diperlukan untuk menjalankan fungsi-fungsi sebuahjabatan)

Program studi Administrasi Bisnis Tel-U

Pentingnya Analisis Jabatan

15

Job Standards

Job Standards are a key part of any control system (standards, measures, correction, and feedback) which have two functions: first; become the targets for employee efforts,

second; used as criteria against which job success is measured.

It’s a target as well as criteria

16

Program studi Administrasi Bisnis Tel-U

Tujuan analisis jabatan adalah memperolehJawaban atas enam pertanyaan penting berikut ini:

1. Tugas-tugas fisik dan mental apa yang dijalankan oleh pekerja?

2. Kapan pekerjaan itu harus diselesaikan?

3. Dimana pekerjaan itu harus dilakukan?

4. Bagaimana pekerja melakukan pekerjaan itu?

5. Untuk apa pekerjaan itu dilakukan?

6. Persyaratan apa yang diperlukan?

Program studi Administrasi Bisnis Tel-U

Pentingnya Analisis Jabatan

17

MengkajiOrganisasidankesesuaiantiap jabatan

Menentukanbagaimanainformasianalisisjabatan akandigunakan

Memilihjabatan-jabatan yang akandigunakan

Mengumpulkandata denganteknik analisisjabatan tertentu

Menyiapkanuraianjabatan

(Job Description)

Menyiapkanspesifikasi

jabatan

(Job Specification)

Menggunakan informasi diatas untuk: Perancangan jabatan, PerencanaanSDM, Rekrutmen dan seleksi, Pelatihan dan pengembangan, Penilaiankinerja, Kompensasi, Kepatuhan pada regulasi.

Langkah dalam proses analisis jabatan

(Ivancevich, Human resources management, 10th ed, 2007)

Program studi Administrasi Bisnis Tel-U

Pentingnya Analisis Jabatan

18

Deskripsi jabatan berisi informasi:

Identifikasi jabatan (nama jabatan, departemen/ bagian,

hubungan pelaporan, nomor/ kode jabatan)

Tanggal analisis jabatan

Ringkasan jabatan

Tugas-tugas yang dijalankan

Program studi Administrasi Bisnis Tel-U

Pentingnya Analisis Jabatan

19

Spesifikasi jabatan berisi informasi:

Persyaratan pendidikan

Pengalaman

Sifat-sifat kepribadian

Kemampuan fisik

Program studi Administrasi Bisnis Tel-U

Pentingnya Analisis Jabatan

20

Beberapa gambaran situasi yang memerlukan analisis jabatan

yaitu:

Pada saat organisasi dibentuk atau didirikan

Pada saat diciptakan jabatan/pekerjaan baru

Pada saat jabatan/pekerjaan berubah secara signifikan.

Program studi Administrasi Bisnis Tel-U

Pentingnya Analisis Jabatan

21

Tasks Responsibilities Duties

Job

Analysis

Job Descriptions

Job Specifications

Knowledge Skills Attitudes

• Human Resource Planning

• Recruitment

• Selection

• Training and Development

• Performance Appraisal

• Compensation and Benefits

• Safety and Health

• Employee and Labor Relations

• Legal Considerations

• Job Analysis for Teams

Job Standards

Program studi Administrasi Bisnis Tel-U

Pentingnya Analisis Jabatan

22

Perancangan jabatan dapat diartikan “the process oforganizing work into tasks required to perform aspecific job”(“Proses menata pekerjaan ke dalam tugas-tugas yangdiperlukan untuk menjalankan sebuah pekerjaantertentu”)

Rancang jabatan menjelaskan rincian tentang sebuahjabatan, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenangseseorang dengan pekerjaan dan jabatannya terhadaporganisasi

Program studi Administrasi Bisnis Tel-U

Perancangan Jabatan

23

Organizational elements

Environmental elements

Behavioral elements

Job design Productive and

satisfying job

Feedback

Transformation Output

Program studi Administrasi Bisnis Tel-U

Perancangan Jabatan

Input

24

1. Unsur-unsur organisasi (Organizational Elements)

Lebih mengarah kepada efektifitas dan efisiensi dalam pemenuhan tujuanorganisasi.

Untuk efektifitas dan efisiensi dapat dipenuhi dengan pendekatan-pendekatan

berikut:

Pendekatan mekanistik

Meminimalkan upaya fisik, waktu, tenaga dan biaya pelatihan dengan

mengarahkan pekerja kepada spesialisasi

Aliran kerja

Mengatur setiap urutan-urutan dalam melaksanakan pekerjaan, biasanya

terdapat dalam pengelolaan barang dan jasa

Ergonomika

Ilmu yang mempelajari mengenai rancangan jabatan dan peralatan kerja agar jabatan dan

peralatan cocok dengan kemampuan fisik individu supaya dapat lebih mudah dikerjakan

Program studi Administrasi Bisnis Tel-U

Perancangan Jabatan

25

2. Unsur-unsur lingkungan (Enviromental Elements)

Penekanan pada perhatian terhadap kemampuan dan ketersediaan karyawanserta harapan masyarakat (ekspektasi sosbud)

1. Kemampuan dan ketersediaan karyawan

Perancangan sebuah tugas harus dapat disesuaikan dengan kemampuan

karyawan, misal: dalam tugas customer service online 24 jam.

Dalam ketersediaan karyawan lebih menekankan kepada apakah karyawan

tersebut dapat melakukan tugas-tugas yang sudah dirancang.

2. Ekspektasi Sos-bud

Perancangan pekerjaan harus disesuaikan dengan budaya setempat, hal ini

diterapkan untuk meminimalisir kerugian akibat konflik yang akan terjadi

melalui perselisihan paham antara karyawan dan perusahaan

Program studi Administrasi Bisnis Tel-U

Perancangan Jabatan

26

3. Unsur-unsur prilaku (Behavioral Elements)

1. Keragaman keterampilan

ex: seorang satpam di perbankan yang tidak hanya memiliki kemampuan secara

fisik, tapi juga kemampuan bersosialisai dengan para nasabah.

2. Identitas tugas

ex: seorang desain interior yang memiliki tugas untuk mencari setiap

peralatan ruangan, tata letak dan pencahayaan dalam sebuah ruangan yang

sempurna.

3. Signifikansi/ arti penting tugas

ex: seorang kepala negara yang mempunyai tanggung jawab yang berat dan

wewenang yang besar untuk dipergunakan bagi kehidupan bernegara.

Program studi Administrasi Bisnis Tel-U

Perancangan Jabatan

27

3. Unsur-unsur prilaku (Behavioral Elements)

4. Otonomi

ex: seorang karyawan yang memiliki dedikasi terhadap

pekerjaannya dan menyelesaikan pekerjaan dengan

cara-caranya sendiri

5. Umpan balik

ex: seorang karyawan yang mampu untuk menjalankan

sebuah pekerjaan dan mengevaluasinya secara pribadi

Program studi Administrasi Bisnis Tel-U

Perancangan Jabatan

28

JOB REDESIGN

UNDERSPECIALIZATION

OVERSPECIALIZATION

Job rotation

Job enlargement

Job enrichment

Autonomous work teams

Work simplification

Reengineering

JOB REDESIGN (Rancang Ulang Pekerjaan)

29

Program studi Administrasi Bisnis Tel-U

• Job enrichment - Basic changes in the content and levelof responsibility of a job, so as to provide greaterchallenge to the worker

• Job enlargement - Changes in the scope of a job toprovide greater variety to the worker

•

JOB REDESIGN (Rancang Ulang Pekerjaan)

30

Program studi Administrasi Bisnis Tel-U

(Perubahan mendasar dalam konten dan tingkat tanggung jawab

pekerjaan, sehingga memberikan tantangan yang lebih besar kepada

pekerja)

(Perubahan lingkup pekerjaan untuk menyediakan variasi yang lebih

besar bagi pekerja)

• Reengineering - Fundamental rethinking and radicalredesign of business processes to achieve dramaticimprovements in critical, contemporary measures ofperformance, such as cost, quality, service and speed

JOB REDESIGN (Rancang Ulang Pekerjaan)

31

Program studi Administrasi Bisnis Tel-U

(Reengineering - Pemikiran mendasar dan redesign radikal

dari proses bisnis untuk mencapai peningkatan dramatis

dalam ukuran kinerja kontemporer yang kritis, seperti biaya,

kualitas, layanan, dan kecepatan)

PLAN

DO

CONTROL

JOB REDESIGN (Rancang Ulang Pekerjaan)

Contoh:

32

Program studi Administrasi Bisnis Tel-U

Buat secara Individu :

“Mind Mapping”

(Materi Kuliah Minggu ini)

Persyaratan

1. Maksimal 1 (satu) halaman

2. Informatif (dapat diberi gambar, warna, symbol, dll

ilustrasi)

3. Tidak Pakai Cover (cukup menulis nama dan NIM di

lembar Mind Map)

4. Ditulis tangan atau diprint (menggunakan software

Mind Map)

5. Tidak boleh copy paste (harus unik Individual)

6. Dikumpulkan saat kuliah manajemen SDM

7. Terlambat mengumpulkan perhari didenda 0,5

33 Program studi Administrasi Bisnis Tel-U

Tugas Mingguan (Individu)

Terimakasih

34 Program studi Administrasi Bisnis Tel-U