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Módulo InstruccionalBase de Datos

Computadorizados en MS ACCESS XP

Educación ComercialCurso: Administración de Documentos

Grado: UndécimoNivel: Superior

Tiempo: 50 minutosAutora: Profa. Carmen M. Maldonado-Oliveras

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Módulo InstruccionalBase de Datos

Computadorizados en MS ACCESS XP

Educación ComercialCurso: Administración de Documentos

Prerrequisitos de Estudio del Módulo: Haber completado el estudio de la Codificación

de nombres para un sistema manual y computadorizado

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Estándares Estándar de Contenido:

Identifican los métodos y procedimientos que se utilizan en la

administración de documentos en forma electrónica.

Estándar de Ejecución:

5. Describe

a. Las funciones de una estación de trabajo electrónica.

b. Los diferentes tipos de campos.

8. Identifica

a. Las clases de programación para archivar documentos electrónicos.

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Objetivos

• Al finalizar el estudio de este módulo el/la estudiante:

– describirá las funciones de una Base de Datos.

– reconocerá los objetos del programado Access.

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Introducción• Mediante el estudio de este módulo usted

desarrollará los conocimientos teóricos básicos del programado Access y la creación de Bases de Datos.

• En el transcurso del módulo, encontrará unos cuadros alusivos a documentos importantes. Al colocar el cursor sobre el icono, asegúrese que el puntero tome la forma de una mano; esto indica que ya está listo(a) para accesar el documento.

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• Para regresar al módulo, localice la barra Web y haga “click” a la flecha azul

o haga click en el icono donde se indique.

• Usted puede lograr el trabajo. Le ayudaré en el proceso. Si tiene preguntas, no dude en comunicarse con el/la maestro(a).

Introducción (continuación)

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Recursos y Materiales

• Computadora e impresora• Programados MS Word, MS Excel,

MS Powerpoint

• Libreta • Lápiz o Bolígrafo

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Haga un “click” en el dibujo que se encuentra en el centro de esta página. Encontrará el docu-mento Preprueba, lea y conteste las premisas presentadas.

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Actividad 1Introducción a Bases

de

Datos Electrónicas

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Base de Datos

• Es un conjunto organizado de información acerca de un tema particular.

• Ejemplos: • catálogos de biblioteca

• archivos de oficina• informes de crédito• registros escolares• recetas de cocina

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Access• Access es un programado de administración

de base de datos creado por Microsoft.

• Este programado nos permite crear tablas y listas simultáneamente.

• El programado nos permite organizar y almacenar grandes cantidades de información.

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Access

• Es el equivalente a una base de datos manual• Entre las ventajas del uso del programado se

encuentran el que:

– Permite organizar información acerca de una materia.

– Es una manera electrónica de mantener, organizar, reorganizar, localizar y actualizar los archivos.

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Usos de Access

• Access es un sistema de base de datos electrónicos que permite:

Almacenar

Buscar

Ordenar

Consultar

Elaborar informes

Analizar

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Usando Access

Al usar Access organizará los datos en tablas.

Cada tabla contiene datos acerca de un tema en particular.

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Actividad 1Ejercicio 1

Conteste en su libreta las siguientes preguntas:

• ¿Cuáles son los usos que podemos darle al programado Access?

• ¿Cuáles son las ventajas del uso de Access?

• Define: Base de Datos

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Clave del Ejercicio 1

Haga “click” sobre el icono que se presenta a continuación. Encontrará la clave para verificar sus contestaciones para el ejercicio.

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Actividad 2Objetos de la

Base de

Datos Electrónica

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Objetos de la Base de Datos Access

• Los objetos de Bases de Datos son las herra-mientas necesarias para almacenar, actualizar, buscar, analizar y hacer informes sobre la infor-mación en la Base de Datos.

• Los objetos se muestran cuando se abre un ar-chivo de base de datos. Éste muestra siete bo-tones. Estos botones son las herramientas que nos permiten trabajar con la información que se va a crear en el programa.

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Objetos de la ventana de Access

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Objetos de Base de Datos Access

• INFORME–

Los informes son documentos de apariencia profesional

que resumen información recopilada en la base de

datos. El informe integra y analiza datos específicos.

Contiene información con formato de tabla o consulta y

puede ser impreso. En un informe puede realizar

cálculos, como promedios totales, para resumir

información.

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CONSULTA--

La consulta le permite encontrar informa-ción que se ajuste a ciertos criterios de una o más tablas de bases de datos. Por ejemplo, puede crear una consulta para encontrar todos los clientes que viven en San Juan.

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Tablas-

Es un conjunto de información sobre un tema especifico. Las tablas se componen de filas y columnas. La fila se conoce como REGISTRO. El registro contiene información acerca de una persona, producto o servicio. La columna se conoce como CAMPO. El campo incluye información específica de un récord en la tabla. Cada fila de las columnas incluye datos específicos llamados CONTENIDO DE CAMPO.

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TablaCampo

Registro

$568

Contenido de campo

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• Formulario-

Los formularios le ofrecen una forma rápida

de ver, introducir y modificar información en

la base de datos. Los formularios muestran

toda la información de un registro en una

sola página.

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• Macro- Permiten automatizar procesos en el programado.

• Módulo- Permiten automatizar las tareas en el programado. Los módulos permiten mayor flexibilidad que los macros, en cada uno de los procesos automatizados.

• Página-Permite crear formularios con formato para el Web. Esto permite introducir, leer y editar datos de sus bases de datos a través de Internet.

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Actividad 2Ejercicio 2

Conteste en su libreta las siguientes preguntas:

• ¿Cómo se definen los objetos de base de datos?

• Mencione y describa los objetos del progra-mado Access.

• Defina los términos: Registro

Campo

Contenido de Campo

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Clave del Ejercicio 2

Haga “click” sobre el icono que se presenta a continuación. Encontrará la clave para verificar sus contestaciones para el ejercicio.

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haga un “click” en el dibujo que se encuentra en el centro de esta página. Encontrarás el docu-mento Postprueba, lee y contesta las premisas presentadas.

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Bibliografía

• Maran, R., Aprenda Microsoft Office 2000 Visualmente, 1999, MaranGraphics.

• Microsoft Office 97, McGraw-Hill, 1997• Blanc I., Vento C., Aprendiendo MicrosoftOffice 2000, 2000,First DDC Publishing Inc.• Correa, C., Díaz, A., Administración dedocumentos yBase deDatos, 1996, McGraw-Hill.• Shelly, G., Access 2000 Introductory Concepts and Technics,2000, Thompson Learning.• Morales, H., Access 2000 y sus aplicaciones., 2000, HildaMorales Torres.

Creado por: Profa. Carmen M. Maldonado-Oliveras