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Kollaboration mit SharePoint 2013
14.05.2013
Geschäftsnutzen in der Praxis erzielen
Oliver Wirkus
bridgingIT / Seite 2
Oliver Wirkus, bridgingIT Senior Consultant, SharePoint Architekt
(MCTS, MCPD, MCT)
bridgingIT / Seite 3
Inhalt
Was bedeutet Kollaboration
Einsatzszenarien und Funktionsbereiche
Was bringt SharePoint 2013?
Wie kann ich daraus Nutzen ziehen?
bridgingIT / Seite 4
Kollaboration mit SharePoint?
bridgingIT / Seite 5
Kollaboration im Unternehmen
15% 38%
47%
Zeit-Anteil an Tätigkeiten
Quelle: McKinsey & Company Achtung: Auf Art der Tätigkeiten verwendete Zeit, nicht
formale Zuordnung der Beschäftigten
Produktion – direktes Erzeugen von Gütern
Transaktion – z.B. Order Management, Buchhaltung
Kollaboration – z.B. Projekte, Organisation, Kundeninteraktion
Standard-Prozesse laufen – man muss die Veränderung/Innovation meistern
Keiner alleine hat das notwendige Wissen – man muss es kombinieren
Wir sind nicht mehr an einem Ort – man muss global agieren und global zusammen-arbeiten
Facebook und Co sind sehr beliebt – man muss ähnliches im Unternehmen haben
bridgingIT / Seite 6
Individualisierte Kollaboration
Wie kann hier eine einheitliche Zusammenarbeit entstehen?
bridgingIT / Seite 7
Inhalt
Was bedeutet Kollaboration
Einsatzszenarien und Funktionsbereiche
Was bringt SharePoint 2013?
Wie kann ich daraus Nutzen ziehen?
bridgingIT / Seite 8
Einsatzszenarien für Kollaboration
Ganzheitliche Arbeitsumgebung
Viele parallele Projekte und langfristige Arbeit in Abteilungen
Wiederverwenden von Informationen/Dokumenten
Weitere Elemente wie Intranet, Wissensmanagement, Compliance, Reporting, etc.
Einzelne Projekte/Teams
Zusammenarbeit mit klar umrissenem Zielen
Koordination und Austausch für die effektive Projektarbeit
Primär für das Projekt relevante Informationen und Ergebnisse
Vernetzung und Austausch
Hier: Außerhalb der umrissenen Projektarbeit – „Weak Links“
Relevante Wissensträger finden und sich austauschen
Transparenz und Zugehörigkeit
Prozess-unterstützung
Geschäftsprozesse mit Beteiligung verschiedener Personen
Herausfordernd: strukturierte Elemente und weniger strukturierte Kollaboration verknüpfen
bridgingIT / Seite 9
Funktionsbereiche
Offizielle Inhalte Unternehmensinformationen Neuigkeiten Templates Navigation zu Drittsystemen
Informationen & Wissen Dokumentenzugriff Wissensablage Informationen aus anderen
Systemen Umfassende Suche
Prozessunterstützung Vor allem allgemeine
Geschäftsprozesse Integration Excel/Datenbank-
anwendungen
Kommunikation & Vernetzung Schneller Austausch Mitarbeitersuche Netzwerke
Persönliches Dashboard
Aggregation von
Informationen
Meine Aktivitäten
Schnelle Navigation
Projekt-/Team-Arbeit Teamkoordination Arbeitsunterlagen
bridgingIT / Seite 10
Inhalt
Was bedeutet Kollaboration
Einsatzszenarien und Funktionsbereiche
Was bringt SharePoint 2013?
Wie kann ich daraus Nutzen ziehen?
bridgingIT / Seite 11
SharePoint 2010 als Kollaborationsplattform
Bestes Einsatzfeld
Ganzheitliche Arbeitsumgebung
Prozessunterstützung
Stärken
Stabile, gut skalierbare Grundplattform
Dokumenten-zentrierte Kollaboration, Informations-management und kollaborative Prozesse
Konfigurierbarkeit, Integration (Office, Conferencing, Drittsysteme)
Schwächen
Geringe Unterstützung bzgl. Vernetzung und persönlicher Arbeitsweisen
Basistemplates und –konfigurationen bleiben hinter den Möglichkeiten zurück
Zusammenfassung
Ganzheitliches System für verschiedene Anwendungen
Gesamterfolg hängt stark von guter Konfiguration und Ergänzung für Einsatzzweck und Prozesse ab
Offizielle Inhalte Projekt/Team Arbeit
Informationen & Wissen Prozessunterstützung
Kommunikation & Vernetzung
Persönliches Dashboard
Eher „technische“ Kollaboration:
es fehlen die Eigendynamik, die
Emotionen, die Innovationskraft…
Es fehlt das „soziale“
in der Zusammenarbeit
bridgingIT / Seite 12
SharePoint 2010 vs. SharePoint 2013
Offizielle Inhalte Projekt/Team Arbeit
Informationen & Wissen Prozessunterstützung
Kommunikation & Vernetzung
Persönliches Dashboard
Offizielle Inhalte Projekt/Team Arbeit
Informationen & Wissen Prozessunterstützung
Kommunikation & Vernetzung
Persönliches Dashboard
SharePoint 2010 SharePoint 2013
Persönliches Dashboard
Dashboard u.a. mit Arbeitsbreichen, Aufgaben, News, Dokumenten, eigenen Bereichen
Leistungsfähiger persönlicher Bereich
Kommunikation & Vernetzung
Micro-Blogs, Diskussionsforen, Communities
Vernetzung mit Personen und Kontexten
Allgemein
Frisches Design
Verbesserte Unterstützung für mobile Endgeräte
Schwächen von SharePoint 2010
Geringe Unterstützung bei Vernetzung und persönlichen Arbeitsweisen
Basistemplates und –konfigurationen bleiben hinter den Möglichkeiten zurück
Vernetzung mit Personen und Kontexten unvollständig
Design wirkt manchmal unübersichtlich, zu bunt bzw. zu Icon-lastig
Unvollständige Unterstützung für mobile Endgeräte
bridgingIT / Seite 13
Inhalt
Herausforderungen Kollaboration
Einsatzszenarien und Funktionsbereiche
Was bringt SharePoint 2013?
Wie kann ich daraus Nutzen ziehen?
bridgingIT / Seite 14
Kollaboration im Unternehmen - Ziele
Aufwandsreduktion
Qualitätsverbesserung
Innovationsfähigkeit
bridgingIT / Seite 16
Mögliches Verbesserungspotential
* Aufwandsreduktion, Qualitätsverbesserung, Innovationsfähigkeit in betrachteten Bereichen
Verbesserungspotential*
Schlecht passend Sehr gut passend Sehr gutangenommen
Passendes bzw.
angepasstes Kollaborations
-system
Angepasste Prozesse und Arbeitsweisen
bridgingIT / Seite 17
Eine gute Plattform allein bringt keine Kollaboration in ein Unternehmen. Wichtiger ist eine Unternehmenskultur, die die neuen Formen der Kommunikation und Kollaboration vorlebt bzw. verinnerlicht hat. Expect the Change!
Prüfen Sie Ihre bestehende Infrastruktur und die verwendeten Dritt-Systeme. Eine Kollaborationsplattform sollte als „One Stop Hub for Informationen“ aufgebaut werden.
Verwendete bzw. einbezogene Drittsysteme müssen nahtlos integriert werden (Seamless Integration und Single Sign-On). Beachten Sie die User-Experience!
Unterziehen Sie die internen Prozesse im Unternehmen einem gründlichen Review. Veraltete Prozesse funktionieren nicht auf modernen Systemen!
Führen Sie Workshops mit allen Abteilungen und Projektteams durch, um zu erfahren, wie diese bisher arbeiten und wo Verbesserungspotential besteht. Das beste Feedback kommt immer von den direkt beteiligten Personen!
Behalten Sie die Benutzer im Fokus, denn diese müssen das System annehmen und damit arbeiten. Sie werden zuerst fragen: „What‘s in it for me?“. Adoption is everything!
Best practices
bridgingIT / Seite 18
Fragen? Gesprächsbedarf?
Sprechen Sie uns an!
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
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