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A C C E S S
Prof. Carmen Maldonado
2000
IMPORTANCIA LEGAL DEL MANEJO DE DOCUMENTOS
• Los documentos electrónicos son legítimos ante la ley. Se interpreta que después que esté en un medio es legal.
Access es
Un sistema de administración de
base de datos
de Microsoft Office.
Programas de Base de Datos
• Los programas más usados son:– Access– Dbase– Oracle
Base de Datos
• Es un conjunto de hechos organizados sobre un tema particular.
• Ejemplos: • catálogos de biblioteca
• archivos de oficina
• informes de crédito
• registros escolares
• recetas de cocina
Ejemplos de bases de datos manual
Directorio
Telefónico
• Nombre• Dirección• Ciudad, Calle• Código Postal• Teléfono• Correo Electrónico
Tarjeta
de catálogo de Biblioteca• Número de catálogo• Autor• Título• Tema
Base de datos Access
• Es el equivalente a una base de datos manual
• Ventajas:
– Permite organizar hechos
– Ofrece una manera electrónica de mantener los archivos.
Access y sus usos
• Access es un sistema de base de datos electrónicos que permite:
Almacenar
Buscar
Filtrar
Consultar
Elaborar
informes
Objetos de Base de Datos Access
Los objetos de Bases de Datos
son las heramientas necesarias
para almacenar, actualizar,
buscar, analizar y hacer
informes sobre la información
en la Base de Datos.
Objetos de Base de Datos Access• TABLAS--
los datos son
distribuidos en una
tabla o formato de
hoja de cálculo y
proporcionan informa-
ción relacionada con
aspectos específicos.
• FORMULARIOS--
Formato que muestra
un sólo registro a la
vez. Se usan para
añadir datos o
actualizarlos.
Objetos de Base de Datos Access
• INFORME-- Una
manera con formato
de mostrar informa-
ción recopilada de
la base de datos.
Este objeto integra
y analiza datos
específicos.
• CONSULTA--
Forma estructurada
de pedir a Access que
muestre información
que se ajuste a
ciertos criterios de
una o más tablas de
bases de datos.
Access
Usando Access
• Al usar Access organizará los datos en tablas.
• Cada tabla contiene datos acerca de un tema en particular.
Tablas• Se componen de filas y columnas
• Cada fila contiene un REGISTRO
• Cada columa con-tiene un CAMPO
• Cada fila de las columnas incluye datos específicos llamados CONTENIDO DE CAMPO
ORGANIZACION DE LOS CAMPOS
• TEXTO• NUMERICO• DECIMAL• FECHAS• LOGICO• MEMO
• TEXTO-- Se usa para caracteres, símbolos, espacios en blanco y números con los que no se harán cálculos.
• NUMERICO-- Se usa para números enteros con los que hay que hacer cálculos.
• DECIMAL-- Se usa para números con los cuales hay que hacer cálculos.
• FECHAS-- Se usa para escritura de fechas. Usualmente se usa el orden en ingles (mes-día-año). Cada uno usa dos dígitos
• LOGICO-- Se usa para contestar sí o no. Usualmente se contesta con una sola letra (T ó F). En otros programas de base datos se contesta 1 para cierto y 0 para falso.
ORGANIZACION DE LOS CAMPOS
ACCESS
EJEMPLO DE
ACCESS
Bibliografía
Microsoft Office 97, McGraw-Hill, 1997
Blanc I., Vento C., Aprendiendo Microsoft Office 97,
1998, First DDC
Publishing Inc.
Correa, C., Díaz, A., Administración de documentos y
Base de Datos, 1996, McGraw-Hill.
Lexjuris.com
Arma.org