©Boston – Paris – Hong Kong – Singapour – Bangalore – Dubaï

L’ECM, première étape

de la transformation

digitale des entreprises

Mardi 27 juin 2017

Présenté par :

27/06/2017

Mettez la gouvernance de l’information

entre de bonnes mains : les vôtres

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API

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L’ECM, première étape de la transformation digitale des entreprises

Webinar, 27 Juin 2017

Nicolas Bürki, Vice-President and Market Leader, ECM

© CXP

Agenda

1) Introduction

2) Transformation numérique: L’Entreprise Content Management: un

projet prioritaire pour la numérisation de l’entreprise

3) Maturité de l’ECM dans l’entreprise: Périmètre de déploiement

4) Composition de la solution ECM & Cloud

5) Bilan - Retour d’ expérience

92017

© CXP

A propos de CXP Group

102017

© CXP

Offres clés Practices

Analytics

& Data

Management

Cloud &

Infrastructure

Services

Digital

Customer

Experience

& IoTEnterprise

Applications

& Related

Services

Information

Security

Données(dépenses IT,

tendances

marché)

Analyses(marché, techno,

livres blancs)

Comparatifs(produits, éditeurs

de logiciel, ESN)

Conseil stratégie

& marché(pour les éditeurs de

logiciel et ESN)

Conseil IT(pour les entreprises

utilisatrices, ETI et

grands comptes)

Evénements(conférences,

salons, séminaires,

webinars)Recherche

Conseil

Evénements

Notre offre

Ateliers

2017 11

© CXP

Introduction - Périmètre flux documentaires (ECM)

122017

Auto-Classification

ECMProgiciels TiercesERP, CRM, RH, …Input

Mgmt.

GED

Collaboration

Archive

WCM

BPM/ Wrkflw

DAM

E-mail Mgmt.

Output Mgmt.

Recherche Transverse

Case Mgmt.

Multi-Devices

Multi-Canaux

Analytique

sCloud / SaaS

Applications Métiers

Flux documentaires

© CXP

Introduction - Échantillon

13

Quel est l’effectif de votre entreprise ?

2%

26%

19%

21%

12%

20%

< 500 500 - 999 1 000 - 2499 2 500 - 4 999 5 000 - 9 999 >10 000

• Les petites entreprises, moins de 500 employés ne se sentent pas concernées.

• Equilibre entre les différents secteurs d'activité : industries, Banque, Secteur public..

Quel est le secteur d’activité de votre entreprise ?

10%

3%

3%

6%

6%

6%

9%

10%

13%

16%

16%

Autres services

Utilities

Tourisme, restauration

Transport

Telecoms

Distribution

Secteur public

Conseil et services…

Banque, Assurance

Edition de logiciels

Industrie

© CXP

Introduction - Échantillon

142017

Quel est votre rôle concernant la gestion documentaire et

les flux documentaires ?

5%

6%

9%

12%

22%

45%

L’évolution de la plateforme ECM/GED fait partie de mes responsabilités

La gestion des projects ECM fait partie de mesresponsabilités

L’optimisation des processus documentaires fait partie de mes responsabilités

Garantir la qualité des processusdocumentaires fait partie de mes

responsabilités

La transformation des processusdocumentaires fait partie de mes

responsabilités

La plateforme ECM /GED fait partie de mesresponsabilités

Quel est votre fonction?

1%

2%

2%

4%

5%

5%

6%

11%

17%

18%

29%

Autre Directeur / Responsable…

Directeur commercial /…

Directeur / Responsable logistique

Directeur / Responsable achats

DRH / Responsable RH

Directeur / Responsable qualité

DAF / Responsable administratif…

Chef de projet informatique

Directeur stratégie digitale

Direction générale

DSI / Responsable informatique

• Majoritairement des répondants très seniors (directeur ou responsable) représentant 89% des personnes

interviewées

• Les répondants à l’enquête sont des personnes en charge des processus documentaires et donc directement

partie prenantes dans le projet ECM.

© CXP2016 15

L’Entreprise Content Management: un projet

prioritaire pour la numérisation de l’entreprise

© CXP

L ’entreprise et la transformation numérique

Depuis quand votre entreprise s’est-elle engagée dans sa transformation numérique ?

16

• La transformation numérique des entreprises

françaises est en marche. La plupart des chantiers

ont été lancés quelques années auparavant.

• Uniquement 8% des entreprises ont lancé cette

année leur transformation numérique.

8%

34%

58%

Moins d' 1 an 1 an à 2 ans Plus de 2 ans13%

41%

46%

0%

29%

71%

Moins d' 1 an

1 an à 2 ans

Plus de 2 ans

>10'000 effectifs

500-999 effectifs

• Les grands-comptes ont bien entrepris la

transformation numérique depuis des années, seul le

« mid-market » (les entreprises de 500-999

collaborateurs) montrent un retard dans la de la

transformation numérique.

© CXP

Transformation numérique – Impact gestion et flux documentaires

17

Quel est l’impact de la transformation numérique de votre entreprise sur votre gestion et flux documentaire ?

• Les projets ECM sont au cœur de la

transformation numérique. Les projets ECM

seront encore des projets prioritaires au cours

des 12 prochains mois.

1%

2%

8%

39%

50%

2%

4%

17%

47%

30%

Sans impact

Faible

Assez important

Important

Majeur

Aujourd’hui

Dans les 12 mois à venir

500 -999 collaborateurs

3%

3%

13%

15%

69%

3%

5%

15%

62%

18%

Sansimpact

Faible

Assezimportant

Important

Majeur

• Dans les prochains 12 mois, l’impact de la

transformation numérique sur les entreprises de

500 à 999 collaborateurs sera plus important que

l’impact sur les grands comptes par exemple.

Toutes tailles d’entreprises

© CXP

Transformation numérique – Les processus impactés

Quels sont les processus impactés (ou à venir) par la transformation numérique dans votre entreprise ?

18

• Le processus client est le processus clé dans la transformation numérique (actuellement) et également le seul processus

pour lequel une majorité des entreprises vont investir dans les 12 mois à venir.

• L’impact sur les autres processus est plutôt visible d’ici 1 à 2 ans (y compris le processus services généraux qui indiquent

une recherche d’efficacité dans le processus administratifs de l’entreprise)

22%

23%

25%

27%

27%

28%

30%

31%

33%

36%

52%

1%

3%

3%

3%

1%

2%

1%

2%

2%

1%

20%

33%

38%

42%

39%

41%

40%

38%

32%

36%

38%

19%

28%

26%

18%

20%

21%

19%

22%

19%

20%

17%

8%

9%

8%

6%

7%

7%

10%

7%

11%

7%

7%

1%

3%

2%

3%

1%

2%

1%

1%

5%

3%

2%

1%

Processus métier (au sein d’un seul service/direction)

Processus RH

Bureautique

Processus de production

Processus achat

Processus qualité/procédure

Processus finances

Processus services généraux

Processus réglementaire

Processus fournisseurs

Processus clients

Aujourd’hui < 1 an 1 à 2 ans 2 à 5 ans > 5 ans Pas prévu

© CXP

Transformation numérique - Conclusions

• Les entreprises françaises ont démarré en grande majorité la transformation numérique depuis plusieurs années.

• Les projets ECM sont en cœur de la transformation numérique et y vont même devenir plus important dans les 12 mois à venir.

• Le processus client est le processus clé dans la transformation numérique (actuellement) et également le seul processus pour lequel une majorité des entreprise vont investir dans les 12 mois à venir.

• Les grands-comptes sont les entreprises qui sont le plus avancé dans leur transformation numérique notamment comparé aux entreprises du « mid-market » qui vont rattraper leur retard dans les 12 mois à venir.

• L’impact sur les autres processus est plutôt visible d’ici 1 à 2 ans (y compris le processus services généraux qui indiquent une recherche d’efficacité dans le processus administratifs de l’entreprise)

19

© CXP2016 20

Maturité de l’ECM dans l’entreprise

Périmètre de déploiement (blocs fonctionnels et

processus)

© CXP

Quelle intégration avec les applications métiers ?

212017

Quels sont les processus requérants une intégration entre l’ECM et les applications métiers ?

40%

45%

46%

47%

48%

48%

50%

58%

58%

58%

68%

53%

47%

43%

42%

41%

39%

43%

36%

37%

34%

28%

8%

8%

11%

12%

11%

12%

6%

6%

5%

8%

4%

Processus services généraux

Processus finances

Processus métier (au sein d’un seul service/direction)

Processus réglementaire

Bureautique

Processus qualité/procédure

Processus RH

Processus achat

Processus fournisseurs

Processus de production

Processus clients

Déjà intégré / projet en cours Prévu < 2 ans Prévu dans 2 à 5 ans

© CXP

Intégrer l’ECM avec les applications Métiers

222017

Quelles sont les fonctionnalités ECM qui sont intégrées / utilisées (ou à venir) avec vos applications métiers (ex. vos

applicatifs de gestion) ?

38%

45%

45%

46%

49%

51%

52%

52%

63%

72%

53%

48%

49%

46%

44%

42%

36%

40%

31%

26%

9%

8%

6%

8%

7%

6%

11%

8%

6%

2%

Case Management (Workflow dynamique)

Gestion des processus

Reconnaissance automatique de documents (RAD)…

Extranet / Gestion des contenus Web (WCM)

Solution collaborative

Workflow statique

Archivage électronique

E-mail Management

Gestion de documents (GED)

Acquisition/Numérisation de documents (Input…

Déjà intégré / projet en cours Prévu < 2 ans Prévu dans 2 à 5 ans

© CXP

Projet ECM - Les fonctionnalités déployées (2014 vs. 2017)

23

Les fonctionnalités entrant dans le périmètre de l’ECM déployées et comparées avec l’enquête ECM menée en 2014

80%

79%

79%

78%

75%

68%

31%

66%

33%

46%

42%

12%

E-mail Management

Gestion de documents (GED)

Acquisition/Numérisation dedocuments (Input management

basique)

Gestion des processus

Archivage électronique

Case Management (Workflowdynamique)

2014 Fonction déjà déployéeau niveau entreprise etdépartemental

2017 Fonction déjà déployéeau niveau entreprise etdépartemental

+56%

+46%

+49%

© CXP

Les flux documentaires

24

Avez-vous implémenté des flux documentaires transverses dans votre entreprise (ex. des flux documentaires

entrants, sortants ou internes requérant l’interaction des collaborateurs de différent(e)s services/directions) ?

• La majorité des entreprise ont implémenté des flux transverses et presque la moitié de ceux qui ne

l’ont pas encore fait sont en train de les mettre en place.

29%

71%

Non Oui

18%

18%

21%

44%

Nous avons d’autres priorités

Nous n’avons pas trouvés des solutions

pour ce type de besoin

Ce n’est pas un besoin identifié

Un projet est prévu ou encours

© CXP

Les flux documentaires – Les déclencheurs

25

Quels ont été les déclencheurs pour la mise en place des flux transverse ?

• La transformation numérique et la dématérialisation sont les premiers déclencheurs de la mise en

place des flux de documents. Ceci indique qu’une majorité des entreprises ont des réflexions

stratégiques à 360° et ne se focalisent plus sur un simple processus (comme le processus clients).

19%

21%

30%

34%

38%

38%

43%

49%

54%

55%

Recherche d’avantages …

Réduction de coûts

Refonte ou extension du SI

Recherche d’efficacité

Innovation et proposition de…

Transformation des processus…

Conformité réglementaire

Démarche qualité

Dématérialisation (flux entrant,…

Transformation numériques de …

© CXP

Les flux documentaires – les objectifs primaires

26

Quels sont les objectifs principaux de la mise en place des flux transverses ?

• L’efficacité, la traçabilité et la réduction des temps de traitements sont les principaux objectifs de la

mise en place des flux documentaires. Ceci démontre, à nouveau, une approche globale de

l’entreprise et non une approche isolée (ex. expérience client, extension des processus).

3%

4%

4%

11%

11%

13%

15%

25%

61%

6%

24%

31%

9%

9%

25%

41%

17%

11%

22%

18%

36%

23%

9%

28%

18%

25%

9%

22%

30%

13%

30%

37%

15%

15%

20%

10%

47%

24%

16%

27%

34%

19%

10%

13%

9%

Suppression des systèmes documentaires de type « file…

Extension des processus vers l’extérieur de l’entreprise …

Amélioration du parcours et de l’expérience client

Transversalités entre les silos fonctionnels et…

Gestion des risques

Réduction de coûts

Réduction des temps de traitement

Traçabilité des opérations

Performances opérationnelles

1er objectif 2ème objectif 3ème objectif 4ème objectif 5ème objectif

© CXP

Conclusion - Projet ECM niveau de maturité

27

Niveau d’efficacité

Accès unifié et intuitif

• Agrégation des contenus• Recherche globale• Personnalisation

• Workflow de contribution• Taxonomie / Métadonnées

Collaboration - Application/Data Integration

• Accès commun aux applications

• Collaboration (espace projets)

On débute:• Intégration d’applications• Processus métiers

Transaction – Automatisation /intégration des processus

• Workflow dynamique (Case Management)• Dématérialisation

• Processus métier• Processus transverses• Processus externes

Majorité

des entreprises

© CXP

Conclusion - Projet ECM niveau de maturité

• La chaîne de capture (acquisition/numérisation, le stockage des

documents (GED et archivage) et le routage (Workflow) – propose les

fonctionnalités les plus intégrées dans les applications métiers.

Dans les prochains 2 ans, le focus sur cette chaîne sera le recherche

d’efficacité via l’automatisation (RAD/LAD) et le case management

• Le case management sera une clé dans les deux prochaines

années pour palier aux ruptures des processus

• D’ici 1 an, environ 90% des entreprises prévoit d’avoir déployer

l’intégralité des fonctionnalités ECM.

28

© CXP2016 29

Focus: composition de la solution ECM & Cloud

© CXP

Bilan - Le nombre de fournisseurs retenus

Combien de fournisseurs différents avez-vous pour couvrir les fonctions déjà déployées dans votre organisation ECM ?

30

• La taille d’entreprise n’a pas un impact direct sur

le nombre de fournisseurs retenus.

• Seuls 14% des répondants ont retenu une

solution intégrée.

• 1 à 3 fournisseurs pour 62% des répondants, ce

qui reflète les consolidations menées dans ce

domaine au cours de ces dernières années

• Cette enquête met en évidence qu’une solution

ECM reste encore un projet d’intégration, plus

que la mise en place d’une simple solution.

14%

21%

28%

20%

7%

11%

1 2 3 4 5 Plus de 5

Nombre de fournisseurs

© CXP

Bilan - Le nombre de fournisseurs retenus

31

Envisagez-vous de migrer tous vos contenus et applications de votre organisation ECM vers un seul fournisseur ?

27%

56%

17%OUI à court terme

OUI à moyen terme

NON ce n'est pasprévu

• La consolidation/rationalisation des solutions pour construire son système ECM

reste une priorité pour les entreprises ayant plus de 3 fournisseurs .

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

OUI à court terme OUI à moyen terme NON ce n'est pasprévu

Convergence vers un seul fournisseur

Si j'ai 2 ou 3 fournisseurs Si j'ai +3 fournisseurs

© CXP

Déployer ou non la solution ECM sur une plateforme Cloud ?

32

Avez déployé votre solution ECM en mode cloud / SaaS ?

• Le Cloud rejoint le CRM et la RH parmi les solutions

qui sont peuvent être externalisées. Plus d’un tiers

des solutions ECM choisies sont en mode Cloud

• Croissance modérée dans les 12 à 18 mois (11%)

• Non ou pas encore = seulement 19%, un beau

succès du Cloud / Saas !

8%

11%

44%

37%

Non

Prévu dans 12-18 mois

Partiellement

Oui, intégralement

• Les entreprises qui déploient 4 ou plus de

solutions pour leur ECM , utilisent le plus souvent

le Cloud / mode SaaS.

13%

15%

52%

21%

6%

8%

33%

53%

Non

Prévu dans 12-18 mois

Partiellement

Oui, intégralement

4 solutions ou plus (N=49) 1 à 2 solutions (N=48)

© CXP

Déployer ou non l’application ECM sur une solution mobile ?

Quels types de fonctionnalités ECM sont accessibles en mode mobile ?

33

• Les solutions de validation et d’approbation de documents en situation de mobilité vont se généraliser au

cours des prochaines années selon plusieurs axes / processus : processus client via l’accès Extranet,

solutions Métier pour les pour le personnel sur le terrain , autres employés en situation de mobilité.

28%

29%

32%

42%

44%

49%

42%

36%

21%

16%

13%

16%

6%

4%

10%

5%

1%

1%

3%

1%

Applications métiers basé sur la solution ECM

Validation/approbation des documents (Workflow)

Accès à l’Extranet

Recherche et visualisation des documents

Application mobile déjà déployée Projet en cours

A déployer à l’horizon d’1 an A déployer à l’horizon de 3 ans

© CXP

Périmètre ECM- Conclusions

• Une généralisation de l’usage mobile pour les employés mais

également pour les clients.

• Un taux d’utilisation en mode Cloud / SaaS assez important (et ceci

pour toutes tailles d’entreprise) et notamment pour des solutions

verticales nécessitant l’interaction entre plusieurs utilisateurs.

• Le nombre de solutions ECM déployées impacte directement le

taux d’usage du cloud / SaaS.

342017

© CXP2016 35

Bilan

Retour d’ expérience

© CXP

Bilan - Les directions métiers moteurs sur le sujet de l’ECM

36

Quel département de l’entreprise a pris l’initiative de la mise en place de la solution ?

• Les métiers sont à la tête des initiatives ECM ce qui démontre une maturité dans le domaine

• En 2ème position la Direction Générale souligne le souci de recherche d’efficacité dans les entreprises. Les projets

ECM sont des projets transverses d’entreprise qui affectent directement la performance de l’entreprise.

• La DSI est uniquement à l’origine d’ ¼ des projets ECM.

1%

3%

3%

5%

5%

6%

6%

8%

10%

25%

29%

Direction qualité

Direction juridique

Direction achats

Direction marketing

Direction RH

Direction commerciale

Direction production

Direction métier

Direction financière

Direction générale

DSI

29%

46%

25%

DSI Directions métiersDirection générale

© CXP

Bilan - Les directions métiers moteurs sur le sujet de l’ECM (2014 vs. 2017)

37

Quel département de l’entreprise a pris l’initiative de la mise en place de la solution (2014 vs. 2017)?

• Depuis 2014, une transition importante s’est enclenchée de la DSI vers les directions

métiers (-28% pour la DSI, et +26% pour les directions métiers), ou, autrement dit, les

directions métiers sont 2 fois plus à l’initiative des projets ECM en 2017 qu’en 2014.

29%

46%

25%

57%

20%

23%

DSI

Directions métiers

Direction générale

2014

2017

© CXP

Bilan – Les challenges

38

Quels freins ou difficultés avez-vous rencontrés dans votre projet ECM / flux documentaires ?

• Vu le nombre des solutions à intégrer - les solutions ECM et les applications tierces/métiers – le grand challenge

à relever dans la mise en ouvre de flux documentaires et de la gestion documentaire portent sur la complexité

d’intégration des différentes solutions et disponibilité des bonnes compétences au bon moment.

• D’autres challenges tels que la collaboration métier/DSI, le silotage des contenue, la lisibilité/connaissance du

marché, et le manque d’ accompagnement persistent dans au moins 30% des cas

17%

19%

22%

29%

31%

31%

32%

33%

46%

56%

Absence de vision 360° du SI à long terme

Difficulté à mobiliser les budget

Outil trop lourd à mettre en œuvre

Le manque d’implication de la direction générale

Manque d’accompagnement au changement

Offre de marché peu lisible

La gestion en silo des contenus

Collaboration métier / DSI insuffisante

Manque de compétences internes

La complexité d’intégration

© CXP

Bilan – Objectifs atteints?

39

Les objectifs de votre projet ECM ont-ils été atteints ?

38%

39%

41%

43%

44%

44%

44%

46%

48%

34%

33%

41%

39%

41%

11%

8%

21%

20%

9%

12%

10%

5%

5%

4%

5%

6%

5%

5%

Traçabilité des opérations

Réduction de coûts

Réduction des temps de traitement

Extension des processus vers l’extérieur de l’entreprise (ex clients, fournisseurs, partenaires, etc.)

Performances opérationnelles

Transversalités entre les silos fonctionnels etinformatiques

Amélioration du parcours et de l’expérience client

Très satisfait ou Totalement satisfait Satisfait Insatisfait Très insatisfait ou Totalement insatisfait

© CXP

Conclusions

• La transformation numérique est en marche, seul le « mid-market » est un peu à la traine.

• Le processus client est au cœur de la transformation numérique et est également le seul processus dans lequel des investissement vont être faits dans les 12 mois à venir

• La cloud / SaaS est devenu le choix primaire comme mode de déploiement pour plus d’un tiers (37%) des entreprises. Les entreprise ayant 4 ou plus de solutions sont y encore plus favorable à 53%

• De plus en plus les métiers sont à l’origine des initiatives ECM, ils ont aujourd’hui majoritaire à 46% avec une croissance de plus de 100% depuis 2014 (et l’implication de la DSI se voit réduit de 50%)

• Le déploiement /usage des solutions ECM à atteint une bonne maturité en terme de

• déploiement fonctionnel: Un taux important des différentes bloc fonctionnels déployés et d’ici 1 an, 90% des entreprises vont avoir déployé les blocs fonctionnels majeurs

• Responsabilité basculé vers les métiers

• d’approche stratégique: La vue 360° comparé à une vue isolée sur un processus spécifique

• Néanmoins, des projets d’optimisation se profilent pour une automatisation plus accrue

• Mise en place de case management

• LAD / RAD

• Consolidation des solutions ECM déployées pour réduire le nombre de fournisseurs

• Intégration continue de l’ECM avec des applications tierces/métiers

40

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