Метод Кей Джея для поиска решений для проблемы. Брошюра

KJKJметод

100101101011010011011

100101101011010011011101000011101100111010

метод

Also called the KJ method, after its developer KawakitaJiro (a Japanese anthropologist) an affinity diagram helps to synthesize large amounts of data by finding relationships between ideas. The information is then gradually structured from the bottom up into meaningful groups. From there you can clearly "see" what you have, and then begin your analysis or come to a decision.

1

Хорошо ли иметь в голове слишком много идей? Вероятно, не так уж плохо. Но если вы когда-либо были перегружены информацией, с трудом ориентируясь в огромном потоке сведений, не зная с чего же начать – в то время как все новые и новые идеи и факты продолжают вас осаждать – тогда вы, вероятно, задавались вопросом: как эффективно использовать все эти идеи?

Когда информации слишком много, очень трудно ее рассортировать и упорядочить так, чтобы можно было быстрее и легче найти верное решение. Даже если у вас возникла тысяча идей в поисках решения проблемы или просто при анализе какой-либо ситуации, но при этом вам предстоит работать с большими объемами информации из разного рода источников, вы рискуете потратить огромное количество времени, пытаясь связать воедино все разрозненные сведения. И чтобы не терять драгоценное время, выуживая из хаоса разрозненных фактов и идей нужную информацию, вы можете воспользоваться связующей схемой.

Связующая схема, известная также как KJ(Кей Джей ) метод, названный так в честь его создателя Кавакиты Джиро (Kawakita Jiro) (японского антрополога), помогает синтезировать большое количество сведений и устанавливать связь между идеями и фактами. Затем данная информация постепенно выстраивается в смысловые группы. После того как информация упорядочится, можно будет яснее разглядеть ситуацию, начать ее анализ или искать решение проблемы.

Разрозненные идеи Связующая схема

Тема 1 Тема 2 Тема 3

2

3

Связующие схемы могут быть использованы для того, чтобы:

Найти общие темы в большом количестве информации;

Обнаружить невидимую прежде связь между различными идеями и обрывками информации;

Выявить основные причины проблемы и найти способ ее решения.

Поскольку решение большинства задач в начале сопровождается разрозненными идеями и мыслями, в подобных случаях связующая схема нашла самое широкое применение. У вас могут возникнуть десятки идей. И поскольку подобные идеи не будут подвергнуты цензуре или какому-либо редактированию, большинство идей будут по сути одинаковыми и многие из них будут также тесно связаны друг с другом. Связующая схема помогает группировать все эти идеи по темам.

Из хаоса спонтанно возникающих идей, вырисовываются общие нити, которые объединяют идеи и факты в отдельные группы. После такого синтеза гораздо легче найти верное решение проблемы или выявить самую лучшую идею. Вот почему связующие схемы так эффективны и Союз японских ученых и инженеров считают их одним из «семи инструментов управления/менеджмента».

Однако, связующие схемы применяются не только в случае наплыва идей. Вы также можете ими воспользоваться когда:

Решение проблемы вовсе не является очевидным;

Вы хотите достичь консенсуса или принять решение, но при этом у вас целый ряд альтернатив для рассмотрения, концепций для обсуждения, идей, которые нужно связать, и ряд мнений, которые необходимо учесть;

У вас большой объем информации, с которым нужно работать.

Ниже вы найдете подробное руководство по использованию связующих схем, а также простой пример, который поможет понять, как работает такая схема.

4

2. Какие идеи возникают у вас касательно этой ситуации? Напишите каждую идею на отдельном листочке или на магнитно-маркерной доске. Не забудьте:

Акцентировать внимание на значительном количестве идей;

Подождать с решением проблемы;

Дополнить идеи других.

Качество услуг службы

поддержки клиентов ниже

стандартного уровня.

Как пользоваться инструментом

1.Опишите проблему

Почему качество услуг службы поддержки клиентов ниже стандартного уровня?

не хватает

телефонных

линий

слишком большая

текучесть кадров

Сотрудники не

чувствуют, что их

ценит руководство

нет стандартных

систем

неподготовленные/

некомпетентные

кадры

нет четкого

представления

о том, что является

хорошим, а что

плохим сервисом


получают должного

вознаграждения

Боевой дух

работников

очень низкий

Недостаточно

поддержки со

стороны

руководства

3. Распределите идеи по темам, задав вопрос:

Какие идеи/утверждения похожи?

Связана ли та или иная идея с другими?

5

Если вы работаете в команде:

Создайте команды по 3-4 человека;

Распределите идеи по темам, но сделайте это в тишине, чтобы чьи-либо комментарии не влияли на мнение остальных;

Продолжайте перемещать карточки, пока не будет достигнут консенсус.


не хватает


линий







систем






кадры



Боевой дух








стороны


4. Постарайтесь достичь консенсуса во всей группе:

Обсудите значение каждой группы идей;

Продолжайте обсуждение, пока не будет достигнут консенсус;

Если некоторые идеи не соответствуют ни одной из тем, расположите их особняком, отдельно от других групп;

Если какие-либо идеи подходят к нескольким темам, сделайте дубликат карточки и поместите ее в соответствующую группу;

Постарайтесь ограничить количество тем до 5-9, не более.

6

5. Создайте тематические карточки, (которые можно также назвать связующими карточками или обобщающими разделами-заглавиями):

Создайте тематическое название из 3-5 слов, которое будет заключать в себе схожие идеи/утверждения;

Если вы работаете в команде, обсудите это тематическое название вместе, вслух;

Напишите эту тему на отдельной карточке и поместите ее во главе группы идей, которые эта тема охватывает;

Создайте «Главные темы» там, где это необходимо, чтобы сгруппировать «темы»;

Создайте карточки с «Подтемами» также там, где это будет необходимо.


не хватает


линий







систем






кадры



Боевой дух








стороны


Кадровые

вопросы

Недостаток

стандартных

процессов

и системы мер

Уровень культуры

на предприятии Ресурсы и

инструменты

6. Продолжайте группировать темы/разделы, пока вы не найдете самые широкие обобщающие категории:

Отметьте линии, соединяющие «Главные темы», «Темы» и «Подтемы»;

У вас получится иерархическая структура, которая покажет связь между идеями, группами идей, темами и т.д.

7

Примечание:

Группирование идей по разделам с заголовками, а затем объединение разделов в «Главные темы» в связующих схемах является практическим способом упорядочивания информации, возникающей в результате анализа сложившейся ситуации, поиска ее решения, а также в процессе планирования какой-либо задачи. О процессинге информации читайте на сайте .

Ключевые моменты

Связующие схемы являются эффективным инструментом, помогающим понять и усвоить большие объемы информации. Когда вам необходимо установить связь между идеями и фактами, осуществляя переход от детальной информации к более общим темам, вы получите более четкую картину происходящего. В следующий раз, когда вы столкнетесь с большим объемом информации или множеством идей и почувствуете растерянность от избытка сведений, воспользуйтесь методом связующей схемы, чтобы установить скрытую связь между идеями и фактами. Когда вы не видите леса в целом, а только каждое дерево в отдельности, связующая схема это именно то, что вам нужно, для того, чтобы снова сфокусировать свое внимание на целом.

Авторский материал, дизайн и оформление документа подготовлены специально для сайта

www.vcherdantsev.ru

www.vcherdantsev.ru

http://www.vcherdantsev.ru

http://www.vcherdantsev.ru

Self Improvement

Метод Кей Джея для поиска решений для проблемы. Брошюра