El Valor de la Dirección de Proyectos Profesional

El Valor de la Dirección de Proyectos Profesional

Ing. Mauricio E. Garay, MSc, PMP

Ing. Mauricio E. Garay, PMP

•  Project Management Professional (PMI, USA). •  Master of Science in Project Management, Swiss Business School. •  Ingeniero de Petróleos (Universidad Nacional de Cuyo, Argentina). •  Especialización en Ingeniería de Combustión, Cranfield University, Inglaterra. •  Especialización en Automatización y Control, ABB, Turgi, Suiza.

•  Fundador y Presidente de Creative PMO Intl SA (www.creativepmo.com) •  Profesor Internacional de Project Management de ADEN Alta Dirección Business School. •  Profesor de Direccion de Proyectos en el Diplomado de la Universidad Nacional de Cuyo, Mendoza. •  Fundador del Board del Project Management Institute, Nuevo Cuyo Chapter, 2006. •  Miembro del directorio del Project Management Institute, Nuevo Cuyo Chapter hasta 2009. •  Miembro del comité de validación de traducción Ingles a Español del PMBOK 2008, Cuarta Edición, PMI. •  Co-autor de libro “Dirección Profesional de Proyectos. Guía Examen PMP®” editado por Pearson en

setiembre 2009. •  Ex-Professional Services Manager, Authenware Corporation (www.authenware.com). •  Ex – Director de Proyecto Técnico de Proyecto Hidroeléctrico Tocoma en Venezuela (10 turbinas Kaplan de

223MW), IMPSA Hydro, Argentina. •  Ex - Jefe y creador de la Oficina de Dirección de Proyectos de Ingeniería, IMPSA Hydro, Argentina. •  Ex-Líder de Proyectos, Ing. Desarrollo Automatización y Control, Power Turbo Systems, Turbinas de Gas,

ALSTOM POWER (Ltd), Suiza. •  Autor de patentes varias en temas de combustión y control automático, registradas en: Estados Unidos,

Comunidad Europea, Australia, Qatar, Suiza. Autor de publicaciones varias en temas de Ingeniería (ASME, SPE, Canadian SPE).

•  Graduado con honores de la carrera de Ingeniería de Petróleos, Universidad Nacional de Cuyo, Mendoza, Argentina. Premio de la Academia Nacional de Ingeniería, Argentina

•  Ha dictado cursos en dirección de Proyectos en Guatemala, Panamá, Ecuador, Honduras, El Salvador y Argentina. Ha dictado cursos In Company en: Guatemala, Panamá, Ecuador y Argentina, .

Agenda ¿Qué es un Proyecto?

¿Qué es la Dirección de Proyectos?

La Dirección de Proyectos Como Profesión

El Valor de la Dirección de Proyectos para la Industria

PMI en Mendoza y Nuevo Cuyo

Estándares PMI

Preguntas y Respuestas

¿Qué es un proyecto?

•  Orientado hacia objetivos •  Tienen un principio y un fin •  Son únicos •  Requieren elaboración

progresiva •  Tienen limitaciones de recursos,

tiempos y presupuesto

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto,

servicio o resultado único.

•  Se define proyecto como un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único*.

•  Temporal. •  Producto, servicio o resultado único. •  Elaboración gradual.

¿Qué es un proyecto?

•  Las organizaciones realizan Operaciones y Proyectos •  Ambos:

–  Son realizados por personas –  Utilizan recursos limitados –  Se planifican, ejecutan y controlan

•  Difieren: –  Las operaciones llevan adelante el negocio en sí (repetitivas) –  Los proyectos implementan los cambios (son únicos):

•  Nuevo producto o servicio •  Re-estructuración organizacional •  Mejoras de calidad…

¿Qué es un proyecto? Operaciones vs Proyecto

Proyectos de Todos los Tiempos

•  Las pirámides •  La gran muralla china

•  Los acueductos romanos...

•  Institución sin fines de lucro •  Fundada en 1969 en EEUU •  Por y para Directores de Proyectos •  Fomenta el profesionalismo y la Calidad •  Define estándares: PMBOK® Guide •  Certificaciones profesionales: PMP, CAPM, PgMP,

RMP, … •  Cuenta con más de 500.000 miembros y certificados •  Tiene más de 260 “Capítulos” en 185 países

–  www.pmi.org

La Dirección de Proyectos como Profesión

Capítulos de PMI - Global

Todos los datos son de diciembre 2013 e incluyen los capítulos potenciales.

¿Qué es la Dirección de Proyectos?

“La aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de proyecto para terminar el proyecto con éxito”

Mediante la ejecución de los 47 procesos agrupados lógicamente en los 5 grupos de proceso: Iniciación, Planificación,

Ejecución, Monitoreo y Control y Cierre

Ciclo de Vida del Proyectos

Fuente: PMBOK Guide 4th Edition

¿Qué es Dirección de Proyectos?

Grupos de Procesos

Procesos de Inicio

Procesos de Seguimiento

y Control

Procesos de Planificación

Procesos de Ejecución

Procesos de Cierre Desde

Aquí Hasta Aquí

?

Procesos de Inicio

Procesos de Planificación

Procesos de Ejecución

Procesos de Seguimiento

y Control

Procesos de Cierre Hasta

Aquí

10 Áreas de Conocimiento

13

Alcance

Tiempo

Costos

Calidad

Recursos Humanos

Comunicaciones

Riesgos

Adquisiciones

Integración

Interesados

Los Procesos del PMBOK Grupos

AreasInicio Planificación Ejecución Monitoreo y Control Cierre

Integración 1. Desarrollar Acta de Inicio del Proyecto

2. Desarrollar el Plan de Administración del Proyecto

3. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto

4. Supervisar y controlar el Trabajo del Proyecto5. Ejecutar el Control Integrado de Cambios

6. Cerrar el Proyecto o Fase

Alcance1. Recolectar Requerimientos2. Definir el Alcance3. Crear la WBS

4. Verificar el Alcance5. Controlar el Alcance

Tiempos

1. Definir Actividades2. Secuenciar Actividades3. Estimar Recursos de las Actividades4. Estimar Duración de las Actividades5. Desarrollar el Cronograma

6. Controlar el Cronograma

Costos 1. Estimar Costos2. Determinar el Presupuesto 3. Controlar Costos

Calidad 1. Planificar la Calidad 2. Ejecutar Aseguramiento de la Calidad 3. Ejecutar Control de Calidad

Recursos Humanos

1. Desarrollar el Plan de Recursos Humanos

2. Adquirir el Equipo del Proyecto3. Desarrollar el Equipo del Proyecto4. Manejar el Equipo del Proyecto

Comunicaciones 1. Identificar Stakeholders

2. Planificar las Comunicaciones

3. Distribuir la Información4. Manejar las Expectativas de los Stakeholders

5. Reportar Performance

Riesgos

1. Planificar la Administración de Riesgos2. Identificar Riesgos3. Ejecutar Análisis Cualitativo de Riesgos4. Ejecutar Análisis Cuantitativo de Riesgos5. Planificar la Respuesta a Riesgos

6. Supervisar y Controlar Riesgos

Adquisiciones 1. Planificar Adquisiciones 2. Conducir las Adquisiciones 3. Administrar Adquisiciones 4. Cerrar Adquisiciones


•  Con Directores de Proyectos “accidentales”

¿Cómo se gestionaban?

¿Cuándo es exitoso el proyecto? •  Cumple con los ObjeNvos. •  En los plazos establecidos. •  Dentro del presupuesto. •  Según las especificaciones (Calidad). •  Y con la saNsfacción del Cliente?


Solución Objetivos

¿PROYECTO EXITOSO?

Producto / Servicio

Especificaciones Expectativas

Alcance Costo Plazo

Calidad Riesgos

Entonces……¿por qué los proyectos son más caros, tardan más, demandan más trabajo?


Estudios realizados sobre proyectos financiados por el Banco Mundial (Thompson & Perry)

•  sobre una muestra de 1778 proyectos, el 63% presentó un costo mayor de lo previsto

•  sobre una muestra de 1627 proyectos, el 88% presentó atrasos en el plazo respecto a lo previsto.

•  sobre una muestra de 43 proyectos, el 70% presentó una TIR menor de la prevista

Desvíos en los proyectos. Antecedentes


Antecedentes en el desempeño de proyectos

De acuerdo al estudio efectuado sobre 370 proyectos de inversión privada que requirieron financiamiento:

•  aproximadamente el 82% llegaron a concretar el financiamiento solicitado

•  de los proyectos efecNvamente financiados, casi el 76% excedieron el plazo de finalización proyectado (> plazo)

•  de los proyectos efecNvamente financiados, aproximadamente el 68% demandaron mayores inversiones a las previstas (> costo)

Fuente: Investigación local sobre proyectos auditados para el Fondo para la Transformación y Crecimiento de Mendoza


Principales causas de fallas en el desempeño de los proyectos

•  Requerimientos incompletos o poco claros. •  Cambios frecuentes •  Deficiencias u errores en el diseño •  Falta coordinación de acNvidades •  Restricciones no previstas •  Deficiencias en especificaciones •  Dificultades propias de la industria •  Idoneidad y capacidad de los involucrados (profesionales, contraNstas,

subcontraNstas, etc.) •  Dificultades asociadas a los proveedores •  Otras causas.


Plazo es plazo !

Ges>onar los plazos

• AcNvidades • Plan • Recursos • Programa



Seguimiento del Proyecto

5 10 15 20 25 30 35 40 45

5 10 15 20 25 30 35 40 45

$20K

15K

10K

5K

Determinación de Necesidades

Requisitos

Diseño

Desarrollo

Prueba

5 10 15 20 25 30 35 40 45

$20K

15K

10K

5K

Planificado

Real

Real

Planificado

Curva Acumulada de Costos

Cantidad de Personal

Cronograma

Seguimiento del Proyecto

Valor Ganado

Presupuesto

Costo Real

Hoy Tiempo

Costo Acumulativo

AC

PV

EV

Valor Planeado CV SV

Técnica del Análisis del Valor Ganado

Ges>onar el Presupuesto

• EsNmar Costos • EsNmar Presupuesto • EsNmar Flujo de fondos


Se termina en presupuesto?

Ø Estimación muy optimista Ø Bajo presupuesto Ø No se entendieron las especificaciones Ø Cambios no gestionados

-  Saber a quién necesitamos y en qué rol -  Transmitir visión compartida -  Desarrollar al equipo de trabajo -  Desarrollar competencias individuales.

Gestionar al RRHH


Herramientas “Blandas”

Los proyectos se hacen por personas!!!

• ObjeNvos • Desarrollo • Ejecución • Desempeño • Métricas de Calidad

• COSTO DE LA NO CALIDAD • Demoras

• Re-‐trabajo • Desperdicio

Ges>onar la calidad


La calidad del Proyecto

Hacer las cosas correctas … correctamente!

Asegurar que el proyecto satisfaga las necesidades por las que fue emprendido

•  Satisfacción del Cliente •  La prevención antes que la inspección •  La mejora continua •  La responsabilidad de la Dirección

Gestionar las comunicaciones

Necesidades de información Modalidades de comunicación

(interesados del proyecto)

• qué información se necesita, • quién la necesita •  cuándo la necesitará, •  cómo será suministrada (canales de distribución) • por quién debe ser suministrada.


§  Decisiones de hacer o comprar §  Comprar a Nempo lo correcto §  GesNonar la llegada a Nempo de los

productos. §  Comprar al precio más adecuado teniendo

en cuenta el presupuesto

Gestionar las adquisiciones


§  Entender los riesgos del proyecto §  Hacer visible los riesgos del proyecto

para todo el equipo. §  Implementar un plan de respuesta. §  Incorporar la gesNón de riesgos en la

gesNón de Nempos y costos. §  Seguimiento y control.

Ges>onar los riesgos


Gestionar la integración

Director de proyecto Control integrado de cambios


VISIÓN COMPARTIDA

Seleccionar los procesos adecuados y balancear demandas que compiten:

– Variables relevantes – Partes involucradas (necesidades, expectativas e intereses). – Requerimientos identificados y no-identificados

visión de procesos

procesos propios de la Dirección de Proyectos

procesos orientados al producto del proyecto


•  Problemas/ Métricas §  ¿Cuál es la causa raíz del problema? ¿Estamos viendo los

síntomas o la causa real del problema/desaio? El problema se origina en el trabajo, los procesos, o los recursos?

§  ¿Cómo cumpliremos el objeNvo? ¿Qué recursos necesitamos?

§  ¿Es un desvío o un cambio/adicional? ¿Cómo afecta a la restricción triple?

•  Toma de decisiones

§  En los proyectos surgen varios inconvenientes / desaios. Debemos priorizar. ¿Cómo priorizamos?


Medir es la base de la toma de decisiones Oportuna y de la mejora continua

Aprender y Mejorar •  La Persona Inteligente Aprende de sus Errores •  pero… •  La Verdadera Inteligencia es Aprender de los Errores

Ajenos!

•  Documentar y Compartir las Lecciones Aprendidas –  Los problemas, los desvíos, las acciones correctivas, lo que

haríamos en forma diferente, etc... –  Y toda la documentación del proyecto

•  Información Histórica


Beneficios para la Organización

•  Respuesta rápida a demandas cambiantes •  Adaptación al cambio •  Mejor IdenNficación del Alcance -‐ EsNmación •  Disminuyen los cambios en el proyecto •  IdenNficación temprana de Riesgos •  Mejor Comunicación •  MoNvación y Desarrollo del Equipo •  Resultados RepeNbles •  Obtención de métricas


PMI en la web (www.pmi.org)

¿Qué es PMI Nuevo Cuyo Argentina Chapter? http://www.pminuevocuyo.org/ ü Organización sin fines de lucro fundada en 2010 ü  2º Capítulo en Argentina ü Misión: promover la profesión de dirección de proyectos en la región ü Beneficios:

networking, bolsa de trabajo, PMBok (CD) publicaciones, presentaciones de eventos del Capítulo desarrollo profesional, reuniones de miembros, descuentos en todos los eventos del capítulo comunidades virtuales congresos, webinars, oportunidades de voluntariado, etc.

www.pminuevocuyo.org

PMINC en la web

PMBOK®…. El estándar de PMI

“A Guide to the Project Management Body of Knowledge”.

q  Ediciones: 1996, 2000, 2004, 2008, 2012. Próxima ed. 2016

q  Procesos y herramientas de la Dirección de Proyectos.

q  Traducido al español

Estándares PMI

q  Programas, Gobierno, Construcción, Cronograma, Riesgos, etc., etc.

Certificaciones de PMI (PMP, CAPM, etc.)

o  Conocimiento. o  Habilidades. o  Experiencia comprobada.

o  Apertura a oportunidades o  Reconocimiento internacional.

q  Estandarizar terminología y conceptos.

q  Profesionales más disciplinados y metódicos.

q  Confianza en servicios.

q  Proyectos predecibles.

¿Qué es el Examen PMP®? Project Management Professional

•  200 preguntas de opción múltiple en 4 horas

• Hay que contestar correctamente aproximadamente el 75%

• Aplicar lo que dice en el PMBOK en proyectos reales

• Se puede rendir en español

• Capacitación en Dirección de proyectos

• Acreditar experiencia en Dirección de proyectos (3 años)

• Costo a miembros PMI = USD 405

• Costo a no miembros = USD 555

Requisitos y costos del examen PMP®

PMI Tour Cono Sur 2015 (6 y 7/11/2015)

Pág. 46

Ver video en https://www.youtube.com/watch?

v=UIYRB9W_5-M

http://pmitourmendoza.com/

Muchas Gracias!

Ing. Mauricio E. Garay, MSc, PMP [email protected]

http://www.pminuevocuyo.org/

Preguntas y Respuestas

Presentations & Public Speaking

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