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Mucho del éxito del proyecto depende de asegurar que los interesados comprendan claramente las metas, objetivos, beneficios y riesgos del mismo, por lo que el PM es responsable de buscar alinear las expectativas del proyecto con las de los Interesados. En esta conferencia hablaremos en una forma amena y práctica sobre el contexto de los interesados en el proyecto, la importancia de gestionarlos y la mejor forma de hacerlo en base a las mejores prácticas del PMI
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www.alpha-consultoria.com
Gestión de Interesados del Proyecto
Jorge Victoria, PMP, CSM
DirectorAlpha Consultoría
Abril 2014
2
Jorge Victoria Clemente
25+ años de experiencia como Director de Oficina de Proyectos, Project PortfolioManager, Project Manager Master y Consultor.
Conferencista en diversos foros del PMI y Universidades del país, así como profesor dediferentes Diplomados en el ITAM y la Universidad Iberoamericana.
Miembro del equipo de traducción del PMBoK© v4 al español.
Ingeniero Industrial egresado del IPN. PMP desde 1999, Certified Scrum Master, ITILfundamentals y Six Sigma Green Belt.
Director en Alpha Consultoría, empresa líder en servicios de administración deproyectos.
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Agenda
El contexto del Stakeholder
El manejo de Stakeholders
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EL CONTEXTO
Que es la Dirección de Proyectos?
Es la aplicaciónde
• Conocimientos,
• Habilidades,
• Herramientas y
• Técnicas
a las actividadesdel proyecto
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para cumplir con losrequisitos del mismoPMBoK v5
¿Cómo se cumplen los Requisitos del proyecto?
EQUILIBRIO
SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
CALIDAD RIESGO
TÉCNICO HUMANO(NECESIDADES Y EXPECTATIVAS
DE LOS INTERESADOS)
ALCANCE
TIEMPOCOSTO
Expectativas
Son creencias que tiene elInteresado sobre lo que va a recibirdel proyecto.
Están influenciadas por la propiaexperiencia, considerando ademásopiniones y experiencias previas deotros Interesados.
Forman la calidad percibida, queresulta de comparar la calidadrecibida con la calidad queesperaban recibir.
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Escenario 1
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Escenario 2
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Escenario 3
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Expectativas
No estamos hablando de siel Interesado tiene razón ono en tener esasexpectativas
Estamos hablando de quecuando es diferente lo queespera de lo que recibesurgen los PROBLEMAS
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¿QUE ENTIENDES POR “ENTIENDES”?
Mucho del éxito del proyecto depende de asegurar que los interesados comprendan claramente las metas, objetivos, beneficios y riesgos del mismo.
El PM es responsable de buscar alinear las expectativas del proyecto con las de los Interesados
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¿QUE ES LA GESTIÓN DE INTERESADOS?
Es el proceso de administrar las expectativas de cualquier persona que tenga un interés en el proyecto o que será afectada por sus entregables o resultados(ProjectSmart.co.uk)
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El Interesado y su gestión
INTERESADO – Individuo, grupo u organización que puedeafectar, verse afectado, o percibirse a si mismo como posibleafectado por una decisión, actividad o resultado de unproyecto
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Cuantos Interesados tiene
tu proyecto?
Ejemplos de Interesados
Clasificaciones:
Interno y Externos al Proyecto
Internos y Externos a la Empresa
Directos e Indirectos
Primarios y Secundarios
Proceso de Gestión de Interesados
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IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS
• ¿Quienes son?
• ¿Que expectativas tienen?
PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS INTERESADOS
• Plan para alinear sus expectativas
GESTIONAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS
• Ejecutar el Plan trabajando con ellos
CONTROLAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS
• Monitorearlos y hacerle ajustes al plan
Identificar a los Interesados
Identificar Personas, Grupos u Organizaciones
• Conoce tu Proyecto
Porqué se está haciendo el proyecto? (OBJETIVO)
Que le dará al Negocio (BENEFICIOS)
Cuales son sus entregables principales? (ALCANCE)
Fechas críticas (MILESTONES)
Presupuesto asignado (Si Aplica)
Premisas (SUPUESTOS, RESTRICCIONES, EXCLUSIONES,RIESGOS)
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Identificar a los Interesados
• Conoce EL ENTORNO de tu Proyecto
Relevancia política y estratégica
Áreas del Negocio que impacta
Dependencia que tiene de otros proyectos
Dependencia de otros proyectos hacia este
Nivel de autoridad del PM en la Organización
Recursos compartidos
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Identificar a los Interesados
• Conoce a tus principales Interesados
Patrocinador del Proyecto
Gerencias/Direcciones que aportan el presupuesto
Gerencias/Direcciones usuarias
Gerencias/Direcciones que aportan los recursos
Gerencias/Direcciones que autorizan los entregables
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Identificar a los Interesados
Analizar sus Expectativas e Impacto en el proyecto
• Entiende sus perspectivas
Cual es su posición ante el proyecto? (a favor, en contra,neutral)
Como ven el proyecto para su propia agenda? (amenaza,oportunidad)
• Entiende que es lo que quieren y necesitan del proyecto
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Identificar a los Interesados
Matriz Influencia/Interés
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MantenerloSatisfecho
ManejarloMuy cercano
MonitorearloMantenerloInformado
Interés
Influencia
Bajo Alto
Alto
Planificar la Gestión de los Interesados
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Mantenerlo Satisfecho
Manejarlo Muy Cercano
MonitorearloMantenerlo Informado
Influencia
Interés
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1
2
3
4
5
Pull Push
Mensual
Mensual
1. Director General2. Director de Finanzas3. Director de Operaciones4. Director de Ventas5. Proveedor6. Etc.
AltoBajo
Alto
Semanal
Por solicitud
Planificar la Gestión de los Interesados
Desarrollar estrategias en base al nivel de involucramientoActual vs el nivel Deseado
• Niveles
No le interesa el cambio
Resistente al cambio
Neutral al cambio
Apoyo al cambio
Dirige el cambio
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Planificar la Gestión de los Interesados
Matriz de Involucramiento
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Involucrado No le interesa Resistente Neutral Apoya Dirige
Involucrado 1 A D
Involucrado 2 A D
Involucrado 3 A D
A- actualD - Deseado
Gestionar la Participación de los Interesados
Esta gestión implica actividades como:
• Involucrarlos
En las actividades adecuadas (QUE)
En los momentos adecuados (CUANDO)
De la forma adecuada (COMO)
• Gestionar sus expectativas
Mediante negociación y comunicación
• Abordar posibles inquietudes
Anticipar futuros problemas antes que se conviertanen Incidentes
• Resolver Incidentes
Si es necesario con ayuda del Patrocinador delproyecto
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Gestionar la Participación de los Interesados
Véndeles el proyecto desde el principio.
Comunícales lo que serás capaz de entregarles de manera realista.
Desarrolla una negociación y colaboración creativa con tu Interesado deforma iterativa hasta que estén “en la misma página”.
Averigua que beneficios y resultados les piden y preséntales el proyecto enesos términos.
Analiza su personalidad y háblales en su lenguaje (números, gráficas,imágenes?).
Cabildea con otros interesados cercanos que pueden ayudarte a tener “másgente de tu lado”.
Si es necesario acompañarse de un proceso de Gestión del CambioOrganizacional
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Los Interesados y la Gestión del Cambio
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Controlar la Participación de los Interesados
Monitorear las relaciones con losinteresados
• Recibir retroalimentación de losInteresados de como están siendocumplidas sus expectativas
• Información de Desempeño del Proyecto
Nos indica si estamos haciendo una gestiónde Interesados adecuada
También nos dice si tenemos que dispararacciones proactivas y/o reactivas con losInteresados
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Proceso de Gestión de los InteresadosRESUMEN
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Identificar personas, grupos u Organizaciones
Analizar sus expectativas e impacto en el proyecto
Desarrollar estrategias para gestionar su participación en las decisiones y ejecución del proyecto
Gestionar conflictos e intereses
Abordar los incidentes cuando ocurran
Establecer comunicación continua para monitorear intereses y expectativas
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www.alpha-consultoria.com
¿Preguntas?Jorge Victoria, PMP
www.slideshare.net/JORVIC
(55) 5211.6828
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Invitación al Webinar
La Integración de la Gestión del Cambio Organizacional y
la Administración de Proyectos
28 de Mayo 8:00 PM
