Tema : Peranan Manajemen PTPN X dalam Mengelola Karyawan sebagai Aset Perusahaan

Peningkatan Kualitas yang Berkesinambungan dengan Penerapan

Kaizen di Perusahaan

“Just Because We cannot see clearly the end of the road, that is no reason for not setting

out on the essential journey. On the contrary, great change dominates the world, and unless we

move we change we will become its victims” (John F Kennedy).

Pada Perang Dunia II, pada tahun 1944 dan 1945, Amerika Serikat menjatuhkan bom ke

Jepang, dan pada tanggal 19 Agustus 1945 Jepang menyerah. Perekonomian Jepang pun terpuruk

setelah Perang Dunia II. Amerika Serikat mengirimkan utusannya yaitu Dr. Deming untuk

membantu perekonomian Jepang agar bangkit kembali dan terus maju. Salah satu programnya

adalah memberikan pelatihan manajemen. Dr. Deming memberikan pelatihan tentang perbaikan

mutu secara terus menerus yang dikenal dengan istilah Keizen. Dan saat ini, perkembangan

ekonomi Jepang sangat pesat bahkan kerap kali merepotkan hegenomi Amerika dalam

percaturan ekonomi global.

Belajar dari apa yang sudah dialami Jepang, Jepang telah membuktikan bahwa Jepang

telah berhasil bangkit dari keterpurukan menjadi negara maju. Salah satu bukti nyatanya adalah

produk Jepang telah digunakan di seluruh dunia.

Begitupun juga dengan perusahaan. Perusahaan yang tangguh adalah perusahaan yang

mau belajar secara kesinambungan, peka terhadap perubahan di luar, dan tujuannya adalah untuk

tetap bertahan di pasar ekonomi dan mencapai kepuasan pelanggan. Kepuasan pelanggan dapat

dicapai dengan komitmen manajemen namun hal itu belum cukup. Perusahaan harus menerapkan

manajemen kualitas yang terintegrasi dan melibatkan setiap karyawan dalam perusahaan.

Perbaikan kualitas pada perusahaan salah satunya dapat dilakukan dengan Kaizen.

Konsep utama dari Kaizen adalah perbaikan secara berkesinambungan dimana melibatkan setiap

karyawan baik manajemen tingkat atas sampai karyawan tingkat bawah. Kaizen lebih

menekankan kepada proses, bukan kepada hasil. Hasil yang baik berawal dari proses yang baik.

Proses yang baik dapat dicapai bila sumber daya manusia (SDM) yang terlibat pun memiliki

kontribusi terhadap upaya perbaikan secara berkesinambungan melalui saran ataupun ide untuk

dapat diterapkan oleh perusahaan. Saran ataupun ide dapat dilakukan di segala bidang, meskipun

saran ataupun ide tersebut merupakan hal yang kecil ataupun sederhana. Dikarenakan hal yang

kecil tersebut dapat memberikan dampak positif bagi perusahaan dalam peningkatan kualitas

yang berkesinambungan. Hal demikian selaras dengan sasaran utama dari Kaizen, yaitu

menghilangkan pemborosan-pemborosan karena akan menimbulkan biaya-biaya yang akan

mengurangi keuntungan perusahaan. Pelanggan juga tidak mau menanggung biaya-biaya yang

tidak perlu tersebut.

Langkah pertama dari kaizen adalah menerapkan PDCA (Plan Do Check Action). Plan

berkaitan dengan target dan perumusan rencana untuk mencapai target. Pada dasarnya karyawan

perusahaan lebih cenderung mencari rasa nyaman dalam bekerja, sehingga manajemen harus

senantiasa menetapkan target atau sasaran untuk memacu karyawan dalam bekerja. Dalam

menetapkan target dan rencana, perusahaan dapat menerapkan konsep 3M (Muda, Mura dan

Muri) dan 5S. Konsep 3M ditujukan untuk mengurangi banyaknya proses kerja, meningkatkan

mutu, mempersingkat waktu dan mencapai efisiensi. Muda berarti pengurangan pemborosan.

Mura mengurangi perbedaan, dan Muri mengurangi ketegangan. Manajemen juga dapat

menggunakan konsep 5S (seiri, seiton, seiso, seiketsu dan shitsuke). Konsep 5 S merupakan

budaya tentang bagaimana seseorang memperlakukan tempat kerjanya secara benar. Bila tempat

kerja tertata rapi, bersih, tertib maka kemudahan bekerja perorangan dapat diciptakan. Dengan

kemudahan bekerja ini, empat bidang sasaran pokok industri dapat tercapai antara lain efisiensi

kerja, produktifitas kerja, kualitas kerja, dan keselamatan kerja. Dalam melakukan kaizen,

keselamatan kerja karyawan dan kualitas jangan dilupakan,karena memberikan keuntungan bagi

perusahaan.

Do berkaitan dengan penerapan rencana. Karyawan harus mengikuti rencana yang sudah

ditetapkan oleh manajemen untuk mencapai target. Ketika target yang ditetapkan manajemen

tidak tercapai maka ditemukan suatu masalah.

Check merujuk pada penetapan apakah penerapan tersebut berada pada jalur yang sesuai

rencana dan memantau kemajuan perbaikan yang direncanakan.. Dalam kaizen, masalah yang

ditemukan atau yang terjadi adalah jalan bagi karyawan untuk memunculkan ide karena ide yang

baik muncul jika terjadi masalah sehingga alasan-alasan klasik dapat dihindarkan dan

memberikan masukan bagi manajemen.

Action berkaitan dengan standarisasi prosedur baru guna menghindari terjadinya kembali

masalah yang sama atau menetapkan sasaran baru bagi perbaikan berikutnya. Ide perbaikan

didapatkan melalui beberapa cara antara lain melihat dengan kepala sendiri dan melakukan

teknik bertanya 5W1H (what, who, why, where, when dan how) sehingga akar permasalahan

dapat diketahui oleh manajemen. Perusahaan bisa mendapatkan masukan ide bukan hanya dari

manajemen tingkat atas namun juga dari karyawan pada berbagai level. Perusahaan dapat

memilih gagasan-gagasan atau ide yang dapat diterapkan. Biasanya, solusi terbaik adalah solusi

yang paling sederhana, logis, dan mudah dilaksanakan. Karyawan pun dapat lebih bersemangat

bekerja karena ide-ide mereka diterima dan dilaksanakan oleh perusahaan.

PDCA ini bisa dituangkan dalam strategy map (peta strategi) perusahaan yang selaras

dengan visi perusahaan. Peta strategi perusahaan diturunkan dan diselaraskan (cascading)

kepada divisi perusahaan, sehingga tiap divisi memiliki peta strategi yang selaras dengan peta

strategi perusahaan. Peta strategi ini terdiri dari sasaran strategi, Key Performance Indicator

(KPI), dan target dalam pelaksanaannya. Hal ini tertuang pada Rencana Jangka Panjang

Perusahaan (RJPP). Manajemen puncak perlu mengsosialisasikan peta strategi kepada seluruh

karyawan dari level atas sampai dengan level bawah. Sehingga tiap karyawan mengetahui,

mengerti, dan peduli terhadap tujuan tiap divisi yang sudah ditetapkan.

Untuk menunjang kelancaran penerapan Kaizen, sebaiknya memiliki tim khusus terbagi 2

(dua), yaitu administrasi, dan juri. Tim administrasi bertugas untuk mengumpulkan atau

menampung saran atau ide karyawan di setiap bagian ataupun divisi. Tim administrasi terdiri

dari sekumpulan kepala urusan atau manajer di bagian atau divisi. Saran atau ide karyawan yang

sudah terkumpul di tim administrasi, akan diseleksi oleh tim juri. Tim juri terdiri dari

sekumpulan pejabat puncak. Tim juri yang menentukan mana saran atau ide yang memberikan

dampak positif bagi perusahaan.

Penjurian dapat dilakukan dalam satu bulan sekali. Jika tiap karyawan ditargetkan

memberikan 1 (satu) saran atau ide dalam 1 (satu) bulan, maka ada sekitar 10.000-an ide atau

saran yang dimungkinkan untuk dapat diterapkan di perusahaan dalam memperbaiki kualitas

proses secara berkesinambungan di perusahaan. Namun, dalam penerapannya belum tentu semua

saran atau ide yang baik dapat diterapkan secara sekaligus, sehingga dapat dilakukan secara

bertahap. Untuk memastikan bahwa ide atau saran yang terpilih oleh juri dilaksanakan oleh

bagian atau divisi terkait, maka tim administrasi memantau dalam pelaksanaannya, sehingga ide

atau saran tersebut benar – benar terealisasi.

Ide atau saran terbaik yang dipilih tim juri tiap bulan dapat diberikan penghargaan

bulanan. Penghargaan tidak harus berupa materi, namun bisa dilakukan dengan Awards. Awards

disini adalah karyawan star di divisi atau bagian dimana karyawan tersebut bekerja. Misalnya,

Star Humas, Star Administrasi, Star Keuangan, Star Pemasaran, Star Penelitian, Star Quality

Control, Star Dokter Gula, Star Instalasi, dan seterusnya. Dengan penerapannya Awards ini,

diharapkan akan dapat memicu karyawan lain untuk terus memberikan saran atau ide dalam

meningkatkan kualitas proses yang berkesinambungan. Karyawan yang sering memberkan saran

atau ide dan terpilih oleh juri terbanyak dalam satu tahun, maka karyawan tersebut dapat

diberikan penghargaan tahunan. Penghargaan satu tahun bisa berupa Star tahunan di bagian atau

divisi tempat karyawan tersebut bekerja.

Secara alamiah, kompetisi tiap karyawan pun akan terjadi di perusahaan, dan diharapkan

dapat menjalankan strategi perusahaan yang ditentukan manajemen (Efisiensi, Diversifikasi, dan

Optimalisasi) sehingga perusahaan pun dapat berakselerasi dalam mencapai tujuan perusahaan

Sumber Pustaka :

1. http://id.wikipedia.org/wiki/Kaizen, diakses tanggal 19 Februari 2015

2. Penerapan Kaizen Dalam Perusahaan, 2012, Patricia Dhiana Paramita