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#ClioWeb)
Tax Season: Build the Perfect Accounting System
for your Law Firm A Clio Webinar
Hosts: Joshua Lenon – Clio & Micky Denning – Kahuna Accounting Evan Birch – Bench Accounting
#ClioWeb)
Instructors
• Joshua Lenon – New York-admitted
attorney – Lawyer in Residence at
Clio
• Micky Deming – Director at Kahuna
Accounting
• Evan Birch – Accountant at Bench
Accounting
#ClioWeb)
Agenda
• Perfect Accounting Systems (40 minutes) – Purpose – Accounting fundamentals – Accounting systems – What a system accomplishes – How do you get there?
• Accounting in Clio (5 minutes) • Questions with Evan Birch (15 minutes)
#ClioWeb)
What)we’ll)cover)
1. Defining)the)Purpose)2. AccounBng)Fundamentals)3. The)Perfect)AccounBng)System)4. What)that)Accomplishes)5. How)Do)You)Get)There?)
#ClioWeb)
About)Kahuna)AccounBng)
• 20)years)in)business)• 10)years)of)outsourced)accounBng)• 2)years)doing)naBonQwide)
bookkeeping)with)Xero)• My)journey)in)observing)and)
helping)aTorneys)
#ClioWeb)
The)Purpose)of)Healthy)AccounBng)
• You)become)an)empowered)business)owner)
• You)take)control)of)the)business)• It’s)not)about)numbers)in)boxes)or)
on)paper)
#ClioWeb)
Person$A$)• Spends)an)enBre)week)compiling)
informaBon)for)taxes)• Meets)with)CPA)then)has)more)
work)to)do)• ConBnues)backQandQforth)and)
eventually)completes)taxes)• Plays)catchQup)most)of)the)year)on)
books)
#ClioWeb)
Person$B$)• Has)financial)reports)every)month)• Can)produce)needed)reports)on)
demand)for)CPA)• Gets)taxes)done)quickly)and)
painlessly)• Has)Bme)for)real)advice)from)CPA)
#ClioWeb)
The)Purpose)
• It’s)bigger)than)geXng)taxes)done)• Time)is)your)most)precious)asset)• What)is)the)lens)through)which)
you)are)looking)at)your)financials?)• Ask:)What)is)best)for)my)business?)
#ClioWeb)
Defining)the)Purpose)
Financial$visibility$that$drives$your$business$yearIround,$informs$
decisions$and$ul9mately$makes$you$a$more$confident$business$owner.$
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AccounBng)Fundamentals)Person)A)vs.)Person)B)Key)Differences:))• YearQround)understanding)• Simplicity)• Accessible)financial)reports)Key$point:$That$doesn’t$just$happen!$
#ClioWeb)
AccounBng)Fundamentals)
• Chart)of)Accounts)• Proper)setup)• Bank)ReconciliaBons)• Financial)Reports))• Taxes)
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Chart)of)Accounts)
• How)you)will)categorize)your)financial)informaBon)
• Allows)for)depth)of)informaBon)• It’s)a)detailed)lisBng)of)all)accounts)
needed)for)reporBng)
#ClioWeb)
Bank)ReconciliaBons)
• Need)to)Account)for)the)transacBons)that)happen)
• Tells)what)happened)with)cash)• Good)AccounBng)tool)makes)this)
easy)$
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Bank)ReconciliaBons)
• Provides)realQBme)informaBon)• Provides)audit)trail)• It’s)like)doing)the)dishes!)
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ReporBng)
• Financial)reports)tell)the)story)of)what’s)happening)
• CommunicaBon)with)advisors,)consultants,)banks)and)CPA)
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Income)Statement)
• Tracks)profitability)over)a)specified)Bme)interval)
• Shows)revenues,)expenses,)gains)and)losses)
Revenues$–$Expenses$=$Net$Income$
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Balance)Sheet)
• Snapshot)of)a)company’s)financial)posiBon)at)a)specified)moment)
• Tracks)current)state)of)assets,)liabiliBes,)equity)
• Balance)Sheet)should)always)balance)
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Balance)Sheet)
Assets$=$Liabili9es$+$Equity$Equity$includes:$• Contributed)capital)• Retained)earnings)• Income)
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Recap)
1. Chart)of)Accounts)2. Bank)ReconciliaBon)3. Financial)ReporBng)4. Taxes)by)Professional)
#ClioWeb)
It)Never)Started)Correctly)
• In)early)stages)you)have)too)many)things)to)think)about)
• Always)playing)catch)up)• Never)taught)how)to)use)the)
system)you)are)in)
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You)Don’t)Make)it)a)Priority)
• Understandable)when)you’re)first)starBng,)but)sBll)problemaBc)
• AccounBng)is)the$language$of$business)and)deserves)equal)priority)to)anything)else)in)your)pracBce)
#ClioWeb)
Technology)is)not)the)answer)
• No)technology)will)solve)all)the)issues)
• Many)Bmes)we)think)a)new)tool)will)bail)us)out)from)prior)mistakes)
#ClioWeb)
“The$first$rule$of$any$technology$used$in$a$business$is$that$automa9on$applied$to$an$efficient$opera9on$will$magnify$the$efficiency.$The$second$is$that$automa9on$applied$to$an$inefficient$opera9on$will$magnify$the$inefficiency.”$$$–$Bill$Gates))
#ClioWeb)
A)Healthy)Law)Firm)
1. Law$Prac9ce$2. Marke9ng$3. Accoun9ng$)• Deserve)equal)aTenBon)• Are)mulBplied)by)technology)
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FOUR$TRENDS$$IN$ACCOUNTING))
Source:$Doug$Sleeter$$www.sleeter.com$for$the$latest$news$in$accoun9ng$)
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1.)ChunkificaBon)
The)right)tools,)doing)the)right)funcBons)is)beTer)than)one)clunky)system)trying)to)do)it)all)Example:)Clio)+)Xero)+)Zen)Payroll)+)Gmail)Allows)experts)to)be)experts)
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2.)EliminaBng)Data)Entry)
• Integrated)tools)• Integrated)bank)feeds)• Mobile)receipts)and)invoicing)• =)Huge)Bme)savings)
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3.)CollaboraBve)
• Easy)access)to)professionals)• Can)collaborate)with)professionals)
from)anywhere)• Have)realQBme)informaBon)and)
access)
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4.)Mobile)
• Access)from)any)device)• You’re)not)Bed)to)one)place)• Make)an)instant)entry)so)
documentaBon)is)not)lost)
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What)does)perfect)accounBng)system)look)like?)
1. Consider)our)goal)2. Consider)the)fundamentals)of)
accounBng)3. Consider)the)possibiliBes)within)
technology)
#ClioWeb)
What)does)a)perfect)accounBng)system)look)like?)
• PracBce)management)tool)you)love)
• Integrates)with)cloud)accounBng)sogware)
• Proper)setup)to)ensure)integraBons)work)and)you)are)equipped)to)handle)it)
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What)does)a)perfect)accounBng)system)look)like?)
• Professional)collaboraBon)regularly)
• Easy)access)for)CPA/advisor)• You)spend)Bme)viewing)financials)
at)a)high)level,)but)are)laser)focused)on)your)business)
#ClioWeb)
What)does)it)mean)to)be)in)control)of)financials?)
Stay)in)compliance)without)constant)worry)and)fear)
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What)does)it)mean)to)be)in)control)of)financials?)
Most)importantly)–)save)Bme!))Or)to)put)it)another)way)–)invest$your$9me$in$more$meaningful$ac9vity$
#ClioWeb)
Tax)Season)ImplicaBons)
Get)meaningful)advice)from)a)CPA$Ask)quesBons)–)get)proacBve)answers))
#ClioWeb)
Tax)Season)ImplicaBons)
Get)taxes)done)quickly)and)painlessly)and)conBnue)to)focus)on)your)firm))
#ClioWeb)
1.)Commit)to)being)financially)literate)
• Cash)flow)is)the)lifeblood)of)your)business)–)you)need)to)know)the)numbers)
• If)you’re)serious)about)the)business,)make)finances)a)priority)
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2.)Get)setup)properly)
• Decide)right)now)you’ll)make)2015)a)great)year)
• It)is)possible)to)make)a)change)• Ask)for)help)
#ClioWeb)
3.)Develop)trusted)relaBonships)
• CPA)who)you)can)work)with)more)than)once)per)year)
• Preferable)to)have)a)reliable)bookkeeper)who)keeps)you)up)to)date)and)accurate)
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4.)The)right)tools)
• Find)tools)that)allow)you)to))• Collaborate)• Be)mobile)• Integrate)with)other)apps)• Eliminate)data)entry)
#ClioWeb)
5.)Stay)focused)on)the)goal)
• Proper)accounBng)is)not)about)numbers)on)paper)
• It’s)about)the)health)and)viability)of)your)business)
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THANKS$FOR$LISTENING!$
More$informa9on$at$$
$
Kahunaaccoun9ng.com/clio$$Email$me$at:[email protected]$$
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"With trust accounting ledgers in Clio, and trust account management has since become a breeze for us.”
Jason Molder, Molder Legal Group, P.A.
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Accurate legal billing and invoicing the way you want
Create professional invoices with a single click.
#ClioWeb)
Any pricing model or fee structure
From flat fees, hourly rates or contingencies, Clio can do it all.
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Accurate expense and time-tracking
Know which expenses are related to which matters, and seamlessly track time for multiple activities.