UNIVERSIDAD FERMIN TORO

VICE RECTORADO ACADÈMICO

FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y POLITICAS

ESCUELA DE DERECHO

Documentos Registrales

Y Notariales

Alumno:

José A. Hernández.

C.I 18.732.100

INTRODUCCIÓN

Los documentos sirven para constituir, modificar o extinguir los derechos

inscribibles de los ciudadanos. La gran importancia de la clasificación de los

documentos radica en la eficacia o fuerza probatoria de estos instrumentos

legales, los documentos auténticos o públicos, por la gran importancia que tienen

en las relaciones jurídicas, son los que por sí mismos hacen prueba y dan fe de su

contenido ab initio. En cambio, los documentos privados tienen valor de prueba

plena, cuando son reconocidos o autenticados por el propio otorgante o por los

representantes legales.

La palabra documento proviene del latín documentum "enseñanza, lección",

derivado del verbo doceo, ere"enseñar". El sentido actual está documentado en

castellano por primera vez en 1786, y se llegó a él probablemente a través de "lo

que sirve para enseñar", luego "escrito que contiene información (para enseñar)" y

finalmente "escrito que contiene información fehaciente".

Emilio Calvo Vaca en su obra Derecho Registral y Notarial desarrolla una definición más completa y acorde a nuestra legislación.

Definiendo documento: como todo escrito, público o privado donde consta algo. Los documentos vienen a ser medios evidentes de prueba, siendo insustituibles cuando así lo dispone la ley en determinadas circunstancias y condiciones, lo cual se debe a que es el testimonio humano existente y permanente que mantiene el vínculo con el pasado, señalando cómo ocurrieron los hechos y se manifestaron externamente.

El Código Civil Venezolano, en el artículo 1.355 expresa: "El instrumento redactado por las partes y contentivo de sus convenciones es sólo un medio probatorio; su validez o su nulidad no tiene ninguna influencia sobre la validez del hecho jurídico que está destinado a probar, salvo los casos en que el instrumento se requiera como solemnidad del acto".

Clasificación de los Documentos:

A. Por razón de la persona de que emana. Es la principal, la más importante y de la cual nos vamos a ocupar. Se clasifica en documentos públicos, emanados de funcionarios públicos en el desempeño de sus funciones ydocumentos privados, en los que no interviene, por lo menos en el ejercicio de sus funciones, ningún funcionario sino sólo personas privadas.

B. Por su solemnidad. Se clasifica en documento ad solemnita- tem y ad probationem, según generen el acto y constituyen la única forma de reconocer la existencia de un acto jurídico determinado o sólo como prueba de este acto, que se puede acreditar también por cualqifier otro medio probatorio.

C. Por su fuerza probatoria. Se clasifica en auténtica, aquella que prueba por sí misma y fehaciente, la que permite presumir la existencia de un hecho.

El Documento Público: Es aquel autorizado por el funcionario público competente, con facultad para dar fe pública y teniendo como finalidad la de comprobar la

veracidad de actos y relaciones jurídicas que han de tener influencia en la esfera del Derecho, siendo valederos contra toda clase de personas.

Nuestro Código Civil, en su artículo 1.357 la define : Instrumento público o auténtico es el que ha sido autorizado con las solemnidades legales por un Registrador, por un Juez u otro funcionario o empleado público que tenga facultad para darle fe pública, en el lugar donde el instrumento se haya autorizado. Puede llamarse documento público cualquier otro acto constante de un Registro Público, y el otorgado ante el funcionario a quien por la ley se permite acudir en defecto del Registrador, para darle al escrito el carácter de tal, como sucede en las capitulaciones matrimoniales que deberán constituirse por escritura pública, para no caer en nulidad, antes de la celebración del matrimonio.

Clases de Documentos Públicos

Los documentos públicos se clasifican según nuestro legislador:

Regístrales: aquellos documentos donde ha intervenido en su formación el funcionario, que según la pertinente Ley de Registro Público y del Notariado está autorizado para tales Enunciones (Art. 75);

Judiciales: cuando han sido formados por un Juez (Art. 1.366 Código Civil y 927 del Código de Procedimiento Civil);

Notariales :Los documentos notariales pueden ser reconocidos o autenticados, la diferencia entre ellos es que el documento autenticado se transcribe íntegro en el Libro de Autenticaciones por duplicado y en el de reconocimiento es un solo libro, no tiene duplicado, en él se plasma una síntesis del contenido del documento.

Legislación Venezolana

El fundamento legal de esta Clasificación la encontramos en los siguientes Artículos:

LRPN. Artículo 75. Los notarios o notarías son competentes, en el ámbito de su jurisdicción, para dar fe pública de todos los actos, hechos y declaraciones que autoricen con tan carácter particularmente de los siguientes:

17. Autenticar firmas autógrafas, electrónicas y huellas.

CC. Artículo 1.366. Se tienen por reconocidos los instrumentos autenticados ante un Juez con las formalidades establecidas en el Código de Procedimiento Civil.

CPC. Artículo 927. Todo instrumento que se presente ante un Juez o Notario para ser autenticado se leerá en su presencia por el otorgarte o cualquiera de los

asistentes al acto y el Juez o Notario lo declarará autenticado, extendiéndose al efecto, al pie del mismo instrumento, la nota correspondiente, la cual firmarán el Juez o el Notario, el otorgante u otro que lo haga a su ruego si no supiere o no pudiere firmar, dos testigos mayores de edad y el Secretario del Tribunal.

Fuerza probatoria de los documentos públicos

El documento público hace plena fe de su contenido en todo lo que se refiere a las afirmaciones hechas por el funcionario en su carácter legal y en el ejercicio de su función, dejando constancia de todo aquello que fue por él realizado y de lo dicho y hecho en su presencia, y de lo que por la ley está llamado a dar fe.

Así, para impugnar la verdad de los dichos del funcionario sobre lo que se ha hecho o ejecutado en su presencia, habrá de recurrirse a la acción de tacha de falsedad tal como lo tipifica el Código de Procedimiento Civil. Pero si lo que se enerva no es el documento mismo, sino las obligaciones en él contenidas, no se está desconociendo su fuerza probatoria, sino el concurso de voluntades y el negocio establecido, y por tanto, la acción que ha de promoverse no será de falsedad, sino la de simulación; como bien lo expresa el artículo 1.360 del Código Civil cuando dice: "el instrumento público hace plena fe así entre las partes como respecto de terceros, de la verdad de las declaraciones formuladas por los otorgantes acerca de la realización del hecho jurídico a que el instrumento se contrae, salvo que en los casos y con los medios permitidos por la ley, se demuestre la simulación".

En este mismo orden de ideas podemos concluir que el valor probatorio de un documento público depende de los siguientes supuestos:

Que en el documento haya intervenido ciertamente el funcionario que lo autorizó e igualmente sea cierta y verdadera la identidad de sus otorgantes.

Que las afirmaciones del funcionario en el ejercicio de sus funciones sean sinceras, es decir, conforme a la verdad.

El documento público hace plena fe (así lo dispone el legislador) entre las partes y con relación a los terceros. Las afirmaciones del funcionario contenidas en el documento, constituyen prueba legal y plena, su valor es absoluto, solo se puede atacar de manera excepcional, por la llamada querella de falsedad, prescrita en el artículo 1.380 del Código Civil la cual establece:

“El instrumento público o que tenga las apariencias de tal puede tacharse con acción principal o redargüirse incidentalmente como falso, cuando se alegare cualquiera de las siguientes causales”:

1. Que no ha habido la intervención del funcionario público que aparezca autorizándolo sino que la firma de éste fue falsificada.

2. Que aun cuando sea auténtica la firma del funcionario público la del que apareciere como otorgante del acto fue falsificada.

3. Que es falsa la comparecencia del otorgante ante el funcionario, certificada por éste, sea que el funcionario haya procedido maliciosamente o que se le haya sorprendido en cuanto a la identidad del otorgante

4. Que aun siendo auténtica la firma del funcionario público y cierta la comparecencia del otorgante ante aquél, el primero atribuya al segundo declaraciones que éste no ha hecho; pero esta causal no podrá alegarse por el otorgante que haya firmado el acta, ni respecto de él.

5. Que aun siendo ciertas las firmas del funcionario y del otorgante, se hubiesen hecho, con posterioridad al otorgamiento, alteraciones materiales en el cuerpo de la escritura capaces de modificar su sentido o alcance.

Esta causal puede alegarse aun respecto de los instrumentos que sólo aparezcan suscritos por el funcionario público que tenga la facultad de autorizarlos.

6. Que aun siendo ciertas las firmas del funcionario y los otorgantes, el primero hubiese hecho constar falsamente y en fraude de la Ley o perjuicio de terceros, que el acto se efectuó en fecha o lugar diferentes de los de su verdadera realización.

Documento público, Documento Autenticado

Es importante tener claro, que todo documento público es auténtico pero no todo documento auténtico es público. Explicando esto, podemos afirmar junto a Brewer Carias, que el documento es público, porque lo forma o interviene en su formación un funcionario público facultado por la Ley para autorizarlo y dar certeza de los hechos jurídicos que él ha realizado, visto u oído; y el documento auténtico que son aquéllos formados únicamente por los particulares que después de formados y sólo debido a la intervención a posteriori del funcionario, es que se obtiene certeza de quienes son sus autores y de que el acto se realizó.

La intervención del funcionario público, que en el presente caso es el Notario, en la formación del documento, hace plena fe, constituyendo tal intervención, en la declaración del funcionario (Notario) de que el documento le fue presentado por sus otorgantes y declararon ser los autores del mismo. Estas actuaciones del funcionario público no pueden ser atacadas sino por medio de la tacha de falsedad, lo cual no fue hecho en el presente juicio, razón por la cual dicho

documento que corre a los folios 58 y 59, produce sus efectos jurídicos y así se establece. ''

(Sentencia del Juzgado Superior Séptimo en lo Civil, Mercantil y del Tránsito de la Circunscripción Judicial del Distrito Federal y Estado Miranda del 12 de mayo de 1992, de la Magistrado Dra. Adela E. Jiménez de Pulido, en el juicio de C.A. Cavendes, Sociedad Financiera contra Maquinarias y Fincas, C.A. (Mayfinca, C.A.), en el expediente N° 6249).

Documentos Extendidos en idioma Extranjero

Un documento al no ser traducido al idioma oficial carece de eficacia probatoria, olvidándose que según el artículo 185 del Código de Procedimiento Civil, cuando se examinan documentos que no están extendidos en el idioma castellano, el Juez ordenará su traducción por un intérprete público, quien prestará juramento de traducir con fidelidad su contenido, facultad ésta que deben ejercer en todo caso los Jueces en virtud de la soberanía de apreciación de que están investidos, según lo expresó acertadamente la Sala en sentencia de fecha 18 de marzo de 1958 (G.F. N° 19. 2a etapa Pág. 41).

(Sentencia del 21 de septiembre de 1989 -Sapporo Corporation Limited contra Ernesto Simón Di Gregario Godoy con ponencia del Magistrado Dr. Adán Febres Cordero).

Documento Reconocido o Autenticado

Dentro de las atribuciones de los Notarios Públicos, artículo 75, num. 17, procede la autenticación de los documentos que son:

a. Cuando se reconoce sólo la firma, estaremos en presencia de un documento reconocido.

b. Cuando el reconocimiento comprende el contenido y la firma, estaremos ante un documento auténtico o público (Autenticado). Ahora bien, conforme al Art. 1.363 del Código Civil: "El instrumento privado reconocido o tenido legalmente por reconocido, tiene entre las partes y respecto de terceros, la misma fuerza probatoria que el instrumento público en lo que se refiere al hecho material de las declaraciones; Igualmente: “Se tienen por reconocidos los instrumentos autenti-cados ante un Juez con las formalidades establecidas en el Código de Procedimiento Civil", Art. 1.366 ejusdem.

El Art. 927 del Código de Procedimiento Civil señala: "Todo instrumento que se presente ante un Juez o Notario para ser autenticado se leerá en su presencia por el otorgante o cualquiera de los asistentes al acto y el Juez o Notario lo declarará

autenticado, extendiéndose al efecto, al pie del mismo instrumento, la nota correspondiente la cual firmarán el Juez o el Notario, el otorgante u otro que lo haga a su ruego si no supiere o no pudiere firmar, dos testigos mayores de edad y el secretario del Tribunal.

El Juez o Notario deberá identificar al otorgante por medio de su Cédula de Identidad".

Por último el Art. 928 ejusdem afirma: Los Jueces y Notarios llevarán por duplicado un registro foliado y empastado, en el cual sin dejar claro alguno, insertarán cada instrumento que autentiquen, bajo numeración continua. El asiento deberá firmarse por los mismos*que hayan suscrito la nota de autenticación en el original.

Antes de hacer ningún asiento en este registro, deberá el Juez o Notario hace constar en su primer folio el número de los que contiene, en nota que firmará además, si fuere el caso, el secretario del Tribunal. A efecto de facilitar la autenticación, cada Tribunal o Notaría podrá abrir, de acuerdo con lo que dispongan leyes especiales más de un registro original y un duplicado con su respectivo número de orden y su correspondiente índice alfabético.

De toda apertura se dejará constancia en el diario del Tribunal en la misma fecha en que se haga.

Al estar concluido el registro mencionado se enviará uno de los ejemplares a la Oficina Subalterna de Registro del respectivo Distrito o Departamento y el otro se conservará en el archivo del Tribunal".

La autenticación, es el reconocimiento previo, que consiste en la intervención del funcionario público, que da fe de la veracidad y legalidad de un acto o documento jurídico. Per se hacen prueba o dan fe de su contenido, por cuanto no dejan lugar a dudas acerca de la verdad de este.

En consecuencia, un documento otorgado privadamente y luego autenticado se rige por las reglas sobre el valor probatorio de los instrumentos reconocidos y no por las del instrumento público. La diferencia radica en que la prueba del instrumento reconocido es desvirtuarle por medio de otras pruebas. Tal como lo confirma el artículo 1.363 del CC que dice "El instrumento privado reconocido o tenido legalmente por reconocido, tiene entre las partes y respecto a terceros, la misma fuerza probatoria que el instrumento público en lo que se refiere al hecho material de las declaraciones; hace fe, hasta prueba en contrario, de la verdad de esas declaraciones".

La autenticación de documentos está reservada actualmente a los Notarios Públicos, artículo 75, num. 17 de la Ley de Registro Público y del Notariado, G.O. N° 5.833 Extraordinaria, de fecha 22-12-2006, dependiente del Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Interiores y de Justicia, la autenticación asentado en estos libros, produce efectos erga omnes.

El documento público o auténtico, está referido a su contenido, vale decir, el texto del documento que ha sido autorizado con las solemnidades legales por el funcionario competente, "autorizado" significa, que es el funcionario quien concibe o redacta el documento. Los documentos redactados o creados por el funcionario competente son auténticos, vale decir, no hay duda de su autoría y de su validez. Mientras que, los documentos autenticados, que no auténticos son elaborados, concebidos o redactados por la parte interesada. En este tipo de documentos, el funcionario tan sólo interviene para dar fe del dicho de los otorgantes.

Se incurre en confusión cuando se asimila el documento público con el autenticado, ya que ambos difieren en lo siguiente:

El documento autenticado nace siendo privado, al extremo de que el mismo es redactado o creado por el interesado otorgante y el hecho de autenticarse no le quita lo privado ni lo convierte en público y, en ese sentido, ha dicho la doctrina, y en esto ha sido unánime, que el documento que nace privado sigue siendo privado por siempre y jamás puede convertirse en público, vale decir, no modifica la sustancia de tal. La autenticación lo que hace es darle el efecto de público al otorgamiento, pero jamás al contenido del documento.

En tanto que el contenido de un documento público es redactado y creado por el funcionario. El documento autenticado es redactado por el interesado y allí vierte lo que a él le interesa. El instrumento público contiene las menciones que indica la Ley y no lo que a las partes interese privadamente.

Los Documentos Autenticados tienen fuerza probatoria de Documentos públicos Los instrumentos a que se refiere la formalización son documentos autenticados, lo cual implica que fueron reconocidos por las partes ante el Notario quien los declaró autenticados y que por tanto tienen la misma fuerza probatoria del documento público de acuerdo al artículo 1.363 del Código Civil; pero ello no les confiere el carácter de documentos públicos, sino que se trata de documentos privados cuya regla directa de valoración no es el artículo denunciado, sino el 1.363 ya referido. Por ello debe establecerse que al no denunciarse infracción de la adecuada regla de valoración probatoria, la Sala deberá desestimar lo denunciado. (Sentencia de la Sala de Casación Civil, 31-05-89).

Documento Registrado

El Art. 1.924 del Código Civil dice que: " Los documentos, actos y sentencias que la Ley sujeta ya las formalidades del registro y que no hayan sido anteriormente registrados, no tienen ningún efecto contra terceros, que por cualquier título, hayan adquirido y conservado legalmente derechos sobre el inmueble.

Cuando la Ley exige un título registrado para hacer valer un derecho, no puede suplirse aquél con otra clase de prueba, salvo disposiciones especiales."

Documento Privado

Escritura privada no es sino la confesión hecha mediante escrito de la obligación que la parte o las partes han querido contraer; entonces ella hace fe únicamente de la verdad del hecho histórico de esta confesión". (Pietri)

Que el documento privado, no proviniendo del funcionario público autorizado para atribuirle fe pública, no hace por sí prueba ni de sí mismo ni de ninguna cosa de la que en él se afirmen ocurridas, sino en cuanto la escritura sea reconocida por la persona contra quien se presente, en este caso tiene el mismo efecto probatorio que el acto público".

Condiciones para su existencia del Documento Privado

En nuestro ordenamiento procesal y en algunas otras legislaciones se tiene como condición esencial para la existencia del documento privado, que haya sido firmado por la persona a quien se opone, no pudiendo ser reemplazada la firma por una cruz, marca, sello u otro distintivo, aunque el acto se haya efectuado en presencia de testigos.

Así, el artículo 1.368 del Código Civil establece: "El instrumento debe estar suscrito por el obligado, y además, debe expresarse en letras la cantidad en el cuerpo del documento, en aquellos en la que una sola de las personas se obligue hacia otra a entregarle una cantidad de dinero, u otra cosa apreciable en dinero.

Si el otorgante no supiere o no pudiere firmar, y se tratare de obligaciones para cuya prueba se admiten testigos, el instrumento deberá estar suscrito por persona mayor de edad, que firme a ruego de aquél y además por dos testigos": y el artículo 128 del Código de Comercio señala: "La prueba de testigos es admisible en los negocios mercantiles, cualquiera que sea el importe de la obligación o liberación que se trate de acreditar; y aunque no haya principio de prueba por escrito, salvo los casos de disposición contraria a la ley". De los artículos transcritos se desprende la dispensa concedida en la ley, pero también los trámites que al efecto hay de cumplir.

Los Documentos Privados la ley, como en los instrumentos mercantiles; por ejemplo, el cheque, que tiene como señalamiento fundamental la expresión de la cantidad que debe pagarse, la fecha y la firma del librador; y la letra de cambio, entre cuyos requisitos están los de indicación de la fecha y el lugar donde fue emitida y la firma de quien la gira.

En esta clase de documentos no hay que salvar las enmendaduras, ni las interlineaciones; pero, como ya hemos dicho, es motivo imprescindible la firma del girador.

Sin embargo, la ley reconoce y le da determinado valor probatorio a algunos documentos privados no firmados, los que enumeramos a continuación.

1. Los libros de los comerciantes que hacen fe contra ellos cuando están bien llevados (artículo 1.377 del Código Civil).

2. Los registros y papeles domésticos. Estos no hacen fe en favor de quien los ha escrito, pero sí en contra suya, al darse lo siguiente: a. Cuando enuncian formalmente un pago que se le ha hecho; b. Cuando contienen mención expresa de haberse hecho la anotación para suplir la falta de documento en favor del acreedor (artículo 1.378 del Código Civil).

3. Toda anotación puesta por el acreedor a continuación, al margen o al dorso de su título de crédito, cuando tiende a demostrar la liberación del deudor, dando fe, aunque no contenga la fecha, ni la firma del acreedor, pero siempre que el título haya permanecido en sus manos (artículo 1.379 del Código Civil).

4. Las cartas misivas con tal de que se observen las reglas establecidas en el artículo 1.371 del Código Civil.

5. Los telegramas, cuando el original lleva la firma del remitente y en caso de no estar firmado, se demuestre la autografía, y que el original lo ha entregado o

Hecho entregar, la misma persona en la oficina telegráfica (artículo 1.375 del Código Civil).

Con el documento privado pueden probarse todos aquellos actos o contratos que por disposición de la ley no requieran ser extendidos en papel sellado, aunque no se hayan satisfecho los impuestos correspondientes a los timbres fiscales (artículo 1.370 del Código Civil).

Fecha cierta del Documento Privado

El documento público o auténtico tiene por sí mismo fecha cierta para todo el mundo (erga omnes), y ella es la del día en que fue protocolizado o formalizado

ante el Registrador u otro funcionario competente y no podrá ser desconocida o impugnada, sino demostrando su falsedad.

El documento privado se encuentra en una situación completamente diferente; es obra exclusiva de las partes, elaborado sin la intervención de funcionario alguno ni sujeto a formalidades. En consecuencia, sus otorgantes movidos por un interés, que a veces puede ser lícito, podrán anteponer su fecha y hacerlo aparecer como muy anterior. La fecha valdrá para las partes que convinieron en fijarla; pero en cuanto a los terceros y contra todos los que puedan obrar, el legislador ha dictado reglas para determinar su certeza, dado que en más de las veces será imposible acreditar la verdad por los medios ordinarios de prueba.

El artículo 1.369 del Código Civil establece: "La fecha de los instrumentos privados no se cuenta, respecto de terceros, sino desde que alguno de los que hayan firmado haya muerto o quedado en la imposibilidad física de escribir; o desde que el instrumento se haya copiado o incorporado en algún registro público, o conste haberlo presentado en juicio, o que ha tomado razón de él, o lo ha inventariado un funcionario público, o que se haya archivado en una Oficina de Registro u otra competente".

Desde ese momento y por los motivos antes enunciados, la fecha del instrumento privado es cierta; siendo de advertir que no basta la simple mención al hacer el inventario, es preciso que conste la sustancia del acto en el contenido para evitar sustituciones.

Hemos dicho que el documento privado tiene para las partes como fecha cierta aquella que figura en su cuerpo, y valedera tanto para sus sucesores universales, como para sus causahabientes a título particular; pero sólo hasta prueba en contrario. No se necesita tacharlo de falso, porque no siempre lo constituye la antedata en los documentos privados, como sucede en los públicos. Las partes o sus causahabientes no tendrán interés en impugnar la fecha aparente, sino cuando sostengan que el documento fue antedatado para esconder un fraude y, entonces es evidente que no puede negárseles el derecho de probar el acto doloso, según las prescripciones contempladas al efecto por el legislador.

Fuerza probatoria del Documento Privado

Con los documentos privados pueden probarse todos los actos o contratos que por disposición de la Ley no requieran ser extendidos en escritura pública o revestir solemnidades legales. Pero, esa clase de instrumentos no valen por sí mismos nada, mientras no sean reconocidos por la parte a quien se oponen, o tenidos legalmente por reconocidos, tal como lo señala el artículo 1.363 del Código Civil.

Su autenticidad resulta por tanto de ser autógrafo, y este carácter debe probarse por quien lo asevere, y la prueba puede hacerse o de un modo preventivo o bien ulteriormente.

De un modo preventivo, mediante la intervención material por medio de la autenticación; de un modo ulterior, mediante el reconocimiento espontáneo o judicial.

El reconocimiento previo consiste en la intervención notarial para dar autenticidad al escrito.

Con respecto al reconocimiento ulterior, los artículos 1.364 y 1.365 del Código Civil y 444 y 445 del Código de Procedimiento Civil disponen lo siguiente:

CC. Artículo 1.364. Aquél contra quien se produce o a quien se exige el reconocimiento de un instrumento privado está obligado a reconocerlo o negarlo formalmente. Si no lo hiciere, se tendrá igualmente como reconocido.

Los herederos o causahabientes pueden limitarse a declarar que no conocen la firma de su causante.

Artículo 1.365. Cuando la parte niega su firma o cuando sus herederos o causahabientes declaran no conocerla, se procederá a la comprobación del instrumento como se establece en el Código de Procedimiento Civil.

CPC. Artículo 444. La parte contra quien se produzca enjuicio un instrumento privado como emanado de ella o de algún causante suyo, deberá manifestar formalmente si lo reconoce o lo niega, ya en el acto de la contestación de la demanda, si el instrumento se ha producido con el libelo, ya dentro de los cinco días siguientes a aquel en que ha sido producido, cuando lo fuere posteriormente a dicho acto. El silencio de la parte a este respecto, dará por reconocido el instrumento.

El Documento Reconocido

El documento reconocido, es aquel en que las partes dicen ante un Juez o un Notario que es cierta la confesión sobre los hechos que en él se hacen, o que presentados en juicio no se les desconoce, o que si esto último se hace, el Juez lo declara cierto previa la incidencia legal correspondiente. De este reconocimiento expreso o tácito es que dimana la fuerza probatoria del documento reconocido.

Copia certificada de un documento privado el valor probatorio

El artículo 1,384 del Código Civil dispone que "Los traslados y las copias o testimonios de los instrumentos públicos o de cualquier otro documento, hacen fe, si los ha expedido el funcionario competente con arreglo a las leyes.

El Documento Administrativo : El concepto de documento público administrativo ha sido tratado ampliamente por la jurisprudencia de la Corte Primera de lo Contencioso Administrativo y de la Sala Político Administrativo, y se fundamenta en que los actos escritos emanados de la Administración Pública gozan de una presunción de veracidad y legitimidad, lo que es característico de la autenticidad; formalmente para que un acto sea auténtico se requiere que esté firmado por el funcionario competente para otorgarlo, y que lleve el sello de la oficina que dirige.

La doctrina jurisprudencial en Sala de Casación Social, en relación al documento administrativo, ha establecido:

(...) el documento administrativo se encuentra dotado de una presunción de veracidad y legitimidad -característico de la autenticidad-, respecto a lo declarado por el funcionario en ejercicio de sus funciones, la cual puede ser desvirtuada o destruida por cualquier medio de prueba en contrario, y dicho carácter auténtico deviene precisamente del hecho de ser una declaración emanada de un funcionario público, con las formalidades exigidas en el artículo 18 de la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.

El Documento Electrónico: Los documentos electrónicos son una especie dentro del género de los documentos, y los mismos han nacido del uso cada vez más generalizado de las tecnologías de la información, así como de la masificación de las telecomunicaciones, y con ellos el comercio electrónico, obligando al derecho a desarrollar regulaciones que permitan el uso de dichas tecnologías.

Al igual que todos los documentos, los electrónicos son “cosas”, aunque intangibles, capaces de representar un hecho relevante jurídicamente en tiempo, modo, y lugar, siendo su diferencia fundamental con los demás documentos la forma como viene dada la representación de dicho hecho.

Los documentos electrónicos pueden ser de dos tipos:

1. Documentos Electrónicos en sentido estricto.

2. Documentos Electrónicos en sentido amplio.

Documentos electrónicos en sentido estricto.

Pueden a su vez clasificarse en aquellos denominados circuitales o aquellos constituidos por mensajes electrónicos en bandas magnéticas. Ambos contienen

una información que puede ser decodificada a través de aparatos electrónicos diseñados a tales efectos, limitándose exclusivamente a documentar datos fundamentales que permiten acceso a una serie de actividades programadas.

Documentos electrónicos en sentido amplio.

Son aquellos formados por el sistema que los elabora, el cual no solo se limita a recoger las voluntades de las partes sino que escoge las cláusulas y regulaciones. Es decir documenta todo el proceso de formación.

En todo caso y a los efectos de insertar el documento electrónico dentro de la clasificación de los documentos relevantes jurídicamente presentada anteriormente, puede decirse que los documentos electrónicos pueden ser por la naturaleza del hecho representado de carácter eminentemente dispositivos y/o reproductivos, así mismo desde el punto de vista de su autor son eminentemente documentos privados, ahora bien no puede descartarse la posibilidad de que el documento electrónico sustituya por completo las demás fuentes documentales dado el enorme avance de la tecnología, sobre todo abierta la puerta legal a los denominados Órganos o Servidores de Certificación de Firmas Electrónicas previstos en el Real Decreto-ley 14/1999, de 17 de septiembre, sobre Firma Electrónica, aun cuando no ha tenido aún el auge esperado.

Valor probatorio de los Documentos Electrónicos

Hay tres tipos de medios de prueba, a saber, los medios tradicionales dentro de los cuales está expresamente el documento privado, el cual ya no excluye otros medios representativos distintos a aquellos escritos; se refieren a los medios de reproducción de la palabra, el sonido, y la imagen, así como los instrumentos que permitan archivar y conocer o reproducir palabras, datos, cifras y operaciones matemáticas llevadas a cabo con fines contables o de otra clase, relevante para el proceso; y los denomínales como medios de “prueba libre”, constituidos por cualquier medio no expresamente previsto en la ley, y que sirvan para obtener certeza sobre hechos relevantes al juicio.

En Venezuela, existen dos fuentes legales que informan el sistema probatorio relativo a los documentos electrónicos, en primer lugar y en virtud de la especialización de la ley, tenemos el Decreto Ley sobre Mensajes de Datos y

Firmas Electrónicas, el cual remite directamente al Código de Procedimiento Civil en lo relativo al documento y en lo relativo a la prueba libre.

En lo relativo a su promoción y evacuación, establece el artículo 4 del Decreto Ley sobre Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas, que: “...Su promoción, control, contradicción y evacuación como medio de prueba, se realizará conforme a lo previsto para las pruebas libres en el Código de procedimiento Civil”.

Así pues, establece el artículo 395 del Código de Procedimiento Civil que: “...Pueden también las partes valerse de cualquier otro medio de prueba no previsto expresamente en la ley y que consideren conducentes a la demostración de sus pretensiones. Estos medios se promoverán y evacuarán aplicando por analogía las disposiciones relativas a los medios de pruebas semejantes contemplados en el Código Civil, y en su defecto, en la forma que señale el juez”.

En definitiva, y tal como lo ordenan las dos normas parcialmente transcritas, los Mensajes de Datos (equivalentes a los documentos electrónicos), deberán promoverse en juicio siguiendo las reglas sobre la promoción de documentos privados, que son al fin y al cabo análogos a los documentos electrónicos o mensajes de datos, como los ha definido la ley.

Así pues, de conformidad con el contenido del Capítulo V, sección 1ª del Código de Procedimiento Civil venezolano vigente, y entendiendo como análogos a los documentos privados, los “mensajes de datos”, los mismos deberán ser producidos junto con la demanda, en la contestación de la demanda, o en el lapso probatorio, en originales o copias que deberán ser impugnadas por la parte contraria dentro de los cinco días siguientes a su producción en juicio, o en la contestación de la demanda si fueran producidos junto con la demanda, so pena de tenerlos por reconocidos, con la consecuencias procesales del caso.

Igualmente son aplicables las normas sobre tacha y reconocimiento de los documentos (438 y siguientes del Código de Procedimiento Civil y 444 y siguientes del Código de Procedimiento Civil) que se llevará de conformidad con las previsiones legales del Código Civil y el Código de Procedimiento Civil aplicables analógicamente y en conjunto con la revisión del cumplimiento de los requisitos de las Firmas Electrónicas previstos en el Decreto Ley sobre Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas.

En lo relativo a su valoración, existe el mandato expreso de la ley especial (Ley de Mensajes de Datos y Firma Electrónica) cuya jerarquía sobre el Código de Procedimiento Civil, debe aplicarse con relación a la materia que regula, en

particular en lo relativo a la valoración de los documentos electrónicos, que: “Los Mensajes de Datos tendrán la misma eficacia probatoria que la ley otorga a los documentos escritos...”. Igualmente establece dicho Decreto ley, en su artículo 6 que: “Cuando para determinados actos o negocios jurídicos la ley exija el cumplimiento de solemnidades o formalidades, estas podrán realizarse utilizando para ello los mecanismos descritos en este Decreto-Ley”.

Así pues, el Mensaje de Datos hará plena prueba si ha sido reconocido o si debe ser tenido por reconocido, tanto como el documento privado, tal como lo establece la presunción iuris tantum contenida en el artículo 1363 del Código Civil venezolano, el cual establece: “El instrumento privado reconocido o tenido legalmente por reconocido, tiene entre las partes y respecto de terceros, la misma fuerza probatoria que el instrumento público en lo que se refiere al hecho material de las declaraciones; hace fe, hasta prueba en contrario de la verdad de esas declaraciones.”

CONCLUSIÓN

Es importante resaltar que la ley procesal venezolana prevé la posibilidad de que las partes lleven al tribunal los medios de reproducción adecuados para decodificar la información contenida en los mensajes de datos que constituyen documentos. Esta posibilidad está prevista en él articulo 502 y siguientes del Código de Procedimiento Civil vigente. Esto hace posible la presentación de estos documentos ante el tribunal y su tratamiento como tales documentos.

La importancia del Documento público es otorgada por el funcionario a quien por la ley se permite, es decir el carácter que posee; y da fe pública y es autorizado por los funcionarios públicos cumpliendo las formalidades de ley, en los negocios que correspondan a su cargo.

La importancia de los Documento Privado está en la celebración que se hacen por las partes entre sí, la confesión hecha por el escrito y que se debe contener autorización y el consentimiento que se da por medio de sus firmas, para atribuirle fe pública, ella hace fe únicamente de la verdad del hecho histórico de esta confesión

El documento privado, es una confesión hecha por un escrito que no proviniendo del funcionario público autorizado para atribuirle fe pública, ella hace fe únicamente de la verdad del hecho histórico de esta confesión

La importancia del documento público radica en que es un escrito autorizado o suscrito por el funcionario y el mismo se encarga de dar fe pública entre las partes que suscriben ese documento y en determinados casos ante terceros, con la finalidad de hacer existente el escrito o documento del acto o hecho y el contenido que en él se expresa.

La importancia radica en los efectos que surten los documentos públicos ya que son de efectos jurídicos y que son emanando de los respectivos sistemas registrales en los cuales están contenidos todos los asientos e informaciones inscritas en los registros sobre bienes y derechos y el mismo se encarga de dar fe pública entre las partes que suscriben ese documento.

La importancia de los documento privado se encuentran en la celebración que se hacen por las partes entre sí, la cual debe contener autorización y el consentimiento que se da por medio de sus firmas, y que el documento no requiere el cumplimiento de los requisitos del documento público, ya que es un documento que no está elaborado por un funcionario público, ni requiere de su intervención, solamente por los particulares.

Pero no obstante el documento privado requiere en ciertos casos la connotación de un documento público cuando se presenta ante un notario o funcionario público.