Embed Size (px)
Citation preview
Objective of Negotiation
• Throughout the negotiation meeting, negotiators should keep in mind the objectives of the negotiation meeting and key tactics they may use in order to achieve these objectives
• Working for the betterment of the company, the project manager wants to obtain a fair and reasonable price, while still getting the contract preformed within the time and performance limitations
• The buyer will want to pit clauses in the contract so that he will be assured of some control
• The buyer should persuade the seller to give maximum cooperation to the buyer when carrying out the terms of the contract
• The last objective of the buyer is to develop a good relationship with the supplier
• A cooperative attitude during negotiations makes it easier to work together on possible matters that may occur during the contract period
• And possible future projects
• After an agreement has been reached in the negotiation meeting, the contracting process enters the post-award phase
• The award cycle involves the writing of the contract and contract acceptance
• Activities in the contract administration cycle range from change control, quality control, inspection and acceptance, through to contract completion and payment
اعمال لجنة البتمراجعة كافة اوراق المناقصة•مطابقتها مع كشف تفريغ العطاءات•فحص العينات ان وجدت•مراجعة فئات السعار والمقارنة بينها على اساس موحد•بيان اسباب قبول عطاء ورفض ماعداه•احاطة السعار المقبولة بدائرة حمراء يوقع عليهارئيس اللجنة•يجوز مفاوضة مقدمى العطاءات طبقا للترتيب التى:•
مفاوضة القل سعرا مع تحفظات ليتنازل عن كل او بعض تحفظاته–أو مفاوضة القل سعرا بدون تحفظات لينزل بسعره الى السعر التقديرى والمرسل –
بمظروف مغلق من الجهه الطالبهاستدعاء جميع مقدمى العطاءات لجلسة محدودة سلفا للتقدم بمظاريف مغلقة للسعار –
النهائية غير قابلة للتفاوضمفاوضة مقدمى أنسب سعرين–
توصيات اللجنة بالغلبية المطلقه•يحرر محضر الجلسة ويتم التوقيع عليه فى نفس الجلسة•
Negotiation Meeting
• Assuming all of the planning for negotiations is complete, the actual negotiating meeting occurs during the solicitation cycle
Checklist for Negotiation
Pre-Negotiation Phase• Know what you need to buy• Determine urgency of requirement• Develop strategies and tactics in detail• Thoroughly research your opponent• Develop a contingency plan• Determine individual or team approach• Designate the team leader• Develop an independent negotiation objective with
minimum/maximum limits• Identify give and take points• Ascertain the limits of your authority• Know your strengths and weaknesses• Ensure that team personnel are qualified as to traits and training
خطوات هامة في المفاوضاتقبل البداية (التحضير) من سبعة عناصر أساسية:-
تعرف علي احتياجات الطرف الرخر .• واضعا في العتبار احتياجات )SMART(حدد الدهداف بوضوح •
الطرف الرخر حدد عناصر التفاوض•قرر في موضوع المتيازات و قيمتها • احسب التكلفة الكلية للحزمة•طريقة التفاوض أشبه بالمرجيحة : نقطة التفاق تمثل نقطة التوازن •استعد لعقد اجتماع •
Negotiation phase• Establish a common ground for negotiation• Observe protocol• Do not make the first major concession• Use team members skillfully• Don’t be afraid to say no• Establish the rules for negotiation, such as an appeal individual• Always keep your main objective in sight• Be willing to change strategies and tactics• Be willing to compromise• Be calm , poised and patient• Permit your opponent to save face• Allow each party to claim a win• Negotiate a deal fair to both parties• Obtain written concurrence at the end• Use surprise as required• Be confident
أثناء المفاوضاتأبدأ الحديث عن موضوع محايد.•استمع يدا لما يقال وخذ وقتا كافيا قبل الرد.•احتفظ بهدوئك ول تنفعل.•استعمل السئلة بكثرة واستفد من التلخيص.•عندما ترفض شيئا أكد للطرف الخر بأنك سوف تبذل كل جهد ممكن ليجاد •
مخرج.استخدم التأجيل للتي :
للتقاط النفاس.•لمتصاص موقف محرج.•لعادة الترتيب والتشاور.•لكسب الوقت / لدهداره.•
أثناء المفوضاتتابع -
أعرف بوضوح المرحلة التي بلغتها المفاوضات في كل فترة.•
امنح التنازلت ببطء وبحجم قليل وتحصل على مقابل لها.•
المفاوض الجيد دهو الشخص الملم بكل التفاصيل المالية •،المستعد جيدا قبل الجلسة ( استعمال اللة الحاسبة ).
أساليب تستخدم أثناء التفاوضتخير البداية الصحيحة "ساعد في خلق جو جيد"•حدد أهداف عالية ثم تبادل التمتيازات •الجأ للتخليص تمرة بعد أخرى•استعمل الصمت في الوقت المناسب و بالطريقة المناسبة •اقرأ بين السطور لدراك المعني الحقيقي راقب لغة الجسد •قدم ثناء تمعقول علي الخطوات التي تمت و تما تم التفاق عليه•أخف تمشاعرك الحقيقية "إذا تحصلت علي اتمتياز كبير فمن الحسن •
بان توحي تعابير وجهك و حركة جسدك بأنه قليل.الموضوعات الصعبة اتركها إلي أن تستطيع أن تخلق جوا وديا و •
تتأكد تمن سير العملية بانسياب.
Post –negotiation phase• Reduce the total agreement to writing on a
prompt basis
• Avoid disparaging remarks relative to your opponent’s skill
• Don’t discuss negotiation results with opponent
• If required, make agreements public• Conduct a self- critique for results
• Obtain and maintain feedback
عند النهايةكن حذرا تجاه العروض التي توصف بأنها نهائية.•
اترك تمساحة للطرف الخر ليحس بالنتصار.•
لخص.•
اكتب تفاصيل التفاق.•
قم بتهيئة فريقك والفريق الخر.•
بعد المفاوضاتاستعرض تما تم التفاق عليه.•
تأكد تمن إبل غ نتيجة المفاوضات لكل الرطراف ذات الصلة •في الجانب الخاص بك والتي لم تشارك في تلك المفاوضات.
تأكد تمن تنفيذ تما اتفق عليه.•
تابع نتائج التفاق.•
هيئ المناخ للمفاوضات القادتمة ( إن وجدت ) •
"The seven pillars of negotiation wisdom“
The Seven Pillars of Negotiation Wisdom lists the process elements that merit your consideration each time you negotiate.
They are:
Relationship
Interests
BATNA
Creativity
Fairness
Commitment
Communication
المعمدة السابعة للتفاوض
Relationshipالعلـقـــــــات
• : when dealing with the same people over and over, treat each negotiation as an episode in an ongoing relationship. This will give you the freedom to look
at gains or losses from a long-term perspective.
معند التعامل مع نفس الخشخاص مرارا وتكرارا، ومعل ج كل المفاوضات .بامعتبارها حلقة في معلةقة مستمرة
هذا سوف يعطيك الحرية لننظر إلى المكاسب أو الخسائر من منظور .طويل اللجل
Interestsالمصــالح
• : Each party undertakes negotiations in order to bring about the most favorable possible solution for their own interests. Focus on the other parties' interests as well as your own in order to develop a better result than you could achieve without their contribution to the negotiations.
يتعهد كل طرف في المفاوضات من ألجل تحقيق الحل الكثر ملمءمة محتمل لمصالحهم الخاصة. التركيز معلى مصالح الطراف الرخرى وكذلك بنفسك من
ألجل تطوير معلى نتيجة أفضل مما كنت يمكن أن يحققه دون مساهمتها في .المفاوضات
BATNABest Alternative to a Negotiated
Agreement أفضل بديل لتفاق تفاوضي
• : "Your prep work that informs you of the relative strength of your BATNA can be an extraordinarily
high-priority negotiation process element.
المعمال التحضيرية الخاصة بك يعلمك القوة النسبية لعنصر العملية .التفاوضية والتى يمكن أن تكون ذات أولوية معالية بشكل غير معادي
Creativity:البــــــداع
• Ask yourself how a creative approach could serve the interests of all the parties. When you are dealing with a positional negotiator who can't see alternatives to his or her initial proposal, creativity may become the top priority in your negotiation process.
اسأل نفسك كيف يمكن للمداخلة الخلةقة يمكن أن تخدم مصالح جميع الرطراف. معندما كنت تتعامل مع المفاوضين بموضعية والذين ل يستطيعون رؤية بدائل
للةقتراح الولي له أو لها، ةقد يصبح البداع أولوية ةقصوى في معملية التفاوض .الخاص بك
Fairnessالعـــــدالة
• : "Unless the parties consider the negotiation process fair, there is a strong risk that some negotiators will end up feeling less committed to the agreement than others. It is a good idea to consider whether you are behaving in a way would consider fair if you were on the receiving end.”
ما لم تنظر الرطراف الى ان معملية التفاوض معادلة، وهناك خطر الشديد أن بعض .المفاوضين سوف ينتهي بشعور أةقل التزاما للتفاق من غيره
Commitment:اللــتزام
• A negotiation can only be called successful when it yields an agreement to which the parties are committed. Look for benchmarks or other measures that reflect the likelihood that your counterparts will do what they promise.
• .ل يمكن إل أن نسمى المفاوضات ناجحة معندما ينتج اتفاق ملتزم بين الطرفين• البحث معن معايير أو غيرها من التدابير التي تعكس احتمال أن نظرائهم الخاصة
.بك سوف تفعل ما ومعد به
Communicationالتصـــال�ت
• : Communication is how information moves from one party to others. It is a two-way street. You need a presenter and an audience. The best way to gain information is to ask questions and listen carefully to the answers.
التواصل هو كيف تنتقل المعلومات من رطرف واحد للخرين. هو رطريق ذو اتجاهين. كنت في حاجة الى مذيعة وجمهور. أفضل رطريقة للحصول معلى المعلومات لطرح السئلة والستماع بعناية إلى
.إجابات
Reference
• This presentation build from many resources
