Manual de procedimiento

GESTION DOCUMENTAL 1

Que es un manual

Es un instrumento de gestión cuyo objetivo es explicar

claramente la esencia de un sistema o de un programa y asegurar su aplicación eficaz

y eficiente.

http://www2.unicolmayor.edu.co:8070/cmc/hermesoft/portal/home_3/rec/arc_1932.pdf

En este enlace podremos observar los procedimientos de un programa de gestión documental.

Permite

Ejecutar •Las tareas, acciones o actividades que son de su competencia

Gestión •Logro en el desarrollo de sus transacciones

Sistematizar •Sistematizar y unificar o normalizar el funcionamiento de la organización y facilitar la resolución de problemas técnicos repetitivos

Política de Gestión de Documentos Activos• Objetivo: Reflejar la política administrativa

eficazmente en los documentos producidos y

adquiridos por las entidades gubernamentales

y asegurar la protección adecuada para estos

documentos durante su vida activa, facilitar el

acceso rápido y eficaz a la información que

contienen y reducir la masa documental de

manera continua y controlada.

La gestión de documentos activos es de

primer orden de allí su

importancia

Debe existir un organismo central

encargado de establecer normas y

directrices

Normalización, clasificación y localización

de la información

Periodos de conservación y

modos de supresión debe ser aprobados mediante un

calendario de conservación

Los documentos esenciales

deben someterse a medidas de protección y

seguridad

Los documentos activos

dependen de un equipo de

central responsable de

supervisar el funcionamiento de los sistemas ,

tecnologías y métodos

PRINCIPIOS RECTORES

Responsabilidad

La responsabilidad recae sobre el organismo central y varía según la autonomía de las entidades

gubernamentales y del mayor o menor valor que se adjudique a la imputabilidad de los gestores

Quien es el

responsable

El organismo central elabora

las normas, directrices y los procedimientos

relativos la gestión de documentos

activos, semiactivos e

inactivos y supervisa su aplicación.

bibliografía

• DOYLE. M., FRENIERE, A. (1991) La preparación de manuales de gestión de documentos para administraciones públicas.

• http://www2.unicolmayor.edu.co:8070/cmc/hermesoft/portal/home_3/rec/arc_1932.pdf . Consulta realizada mayo 2 de 2010 [en línea]