Flight dispatchers. Génesis e implantación. Santi Fuster. HEMS Cataluña. TAF Helicopters

Jornadas Técnicas de Helicópteros: Operaciones HEMS

Madrid, 11 y 12 de diciembre de 2013

1. Título de secciónFlight DispatchersGénesis e implantación

Santi Fuster Foz



Contenido:

Introducción y Normativa aplicable

Antecedentes

Selección y formación

Problemas de implantación

Funcionamiento operativo

Lecciones aprendidas



Objetivos:

Conocer el marco normativo

Mejoras introducidas desde la situación previa

La importancia del perfil personal y profesional

Destacar los diferentes problemas en la implantación de la figura y las mejoras operativas experimentadas

Estado actual



Introducción y Normativa aplicableOACILa OACI define al despachador de vuelos como “uno de los principales actores en las operaciones de las aeronaves y en particular, como responsable de prestar ayuda al piloto al mando para la finalización del vuelo en condiciones de seguridad. Esto supone desempeñar una función vital en asuntos relacionados con la protección y la seguridad de la aeronave, tanto en tierra como en el aire”.

En el Anexo 6, artículo 4.6, se dice: 4.6.1 Las funciones del encargado de operaciones de vuelo/despachador de vuelo, conjuntamente con un método de control y supervisión de operaciones de vuelo, según 4.2.1.4, serán: a) ayudar al piloto al mando en la preparación del vuelo y proporcionar la información pertinente; b) ayudar al piloto al mando en la preparación del plan operacional de vuelo y del plan de vuelo ATS, firmar, cuando corresponda, y presentar el plan de vuelo ATS a la dependencia ATS apropiada; y c) suministrar al piloto al mando, durante el vuelo, por los medios adecuados, la información necesaria para realizar el vuelo con seguridad.

El capítulo 10 está dedicado en su integridad a esta figura.




EASA

En los documentos EU.OPS 1.195, JAR.OPS 3.195, en EU.OPS 1.205 y en JAR.OPS 3.205, que regulan el transporte aéreo comercial de aviones y helicópteros, se indica que si el sistema de supervisión y control de las operaciones aprobado por el operador exige la participación de personal de operaciones distinto del de vuelo, deberá garantizarse su formación conforme a las funciones que les encomienden.




AESAAunque esta agencia fue constituida con posterioridad a la vigencia del Reglamento de Circulación Aérea, AESA es la agencia responsable del cumplimiento de toda la normativa. Así en relación al control de las operaciones, dicho Reglamento, en su punto 7.1.3.2, establece lo siguiente: Cuando el sistema de supervisión de operaciones exija los servicios de un encargado de operaciones de vuelo, las funciones de éste serán: a) ayudar al Comandante de aeronave en la preparación del vuelo y proporcionar la información pertinente requerida; b) ayudar al Comandante de aeronave en la preparación del plan operacional de vuelo y del plan de vuelo, firmar, cuando corresponda, y presentar el plan de vuelo a la dependencia apropiada de los servicios de tránsito aéreo; c) suministrar al Comandante de aeronave, mientras vuele en la ruta, por los medios adecuados, la información necesaria para realizar el vuelo con seguridad; d) en caso de emergencia, iniciar los procedimientos que se indiquen en el manual de operaciones; e) permanecer en su puesto hasta que se hayan terminado todos los vuelos a su cargo, a no ser que haya sido debidamente relevado.




MOEn relación a la realización de misiones de emergencia médica con helicóptero HEMS, la norma JAR.OPS 3, contempla que el operador garantice que el Manual de Operaciones incluya un suplemento en el que se especifiquen las consideraciones operativas propias de las operaciones de HEMS; entre otras cuestiones indica que se pondrán fragmentos relevantes del Manual de Operaciones a disposición de la organización para la que se preste el servicio HEMS. Esto es de especial importancia porque determina que para garantizar su cumplimiento, el conocimiento del contenido del Manual de Operaciones del explotador ha de hacerse extensivo a la organización para la que se presta el servicio HEMS. En relación con dicho contenido específico, el Manual de Operaciones del operador aéreo TAF Helicopters, contiene en su suplemento HEMS los siguientes puntos: a. Central de Coordinación Es la encargada de activar y gestionar todas las llamadas y peticiones de emergencia o servicios. Allí se procede a la movilización de las unidades correspondientes. La central poseerá las comunicaciones necesarias para contactar con las unidades móviles así como con otros organismos.



b. Centro de Despacho HEMS Es el lugar donde se coordinan todos los vuelos y medios HEMS. Este centro estará ubicado en la Central de Coordinación y contará con una persona que realizará la coordinación de todos los vuelos HEMS. El Coordinador de Vuelos HEMS recibirá un curso específico y formación continuada cada 12 meses, impartido por le empresa TAF y realizará las siguientes funciones: -Controlará en todo momento todos los vuelos HEMS -Registrará los tiempos de despegue, estimada al destino y aterrizaje, además de todos los tramos de vuelo que se generen en el servicio -Gestionará la información MTO de los tramos de vuelo y de las zonas de aterrizaje -Coordinará con otros servicios de emergencia, los aterrizajes en la zona HEMS, la recogida del paciente y el transfer hospitalario -Coordinará con otros servicios que presentes en la emergencia, la participación del helicóptero/s para que toda la operación se desarrolle de forma segura -Coordinará la simultaneidad de las operaciones, sobre todo aquellas que pudieran solaparse en la zona HEMS, base HEMS o helisuperficie hospitalaria -Deberá gestionar de forma eficaz la optimización de los recursos HEMS para evitar vuelos innecesarios. Para lograr este objetivo deberá tener conocimiento del territorio y de las capacidades de los helicópteros -Informará a las tripulaciones de todo lo referente a la operación




c. Preparación del Servicio El piloto recibe de la Central de Coordinación todos los

datos de la misión: -Tipo de misión -Naturaleza del servicio, número y estado de

accidentados (si se trata de un servicio de emergencia)

-Localización exacta del accidente -Meteorología de la ruta y de la zona Además de las comunicaciones aeronáuticas necesarias,

se notificará a la Central de Coordinación un informe de posición al despegar, cuando el aterrizaje sea inminente, al volver a despegar del punto de recogida, próximo a la toma y cuando se crea necesario con, como mínimo, los siguientes datos:

-Indicativo -Posición -Cualquier otra información que se considere necesaria





OTROS:

AENAOtra definición de lo que significan las actuaciones de control operacional mediante Despachadores de Vuelos en España, es la que les adjudica la Agencia Española para la Navegación Aérea AENA. Los Despachadores de Vuelo de AENA, en realidad denominados Técnicos de Operaciones de Vuelo, realizan las actividades necesarias para la adecuada planificación y gestión de las operaciones aeroportuarias.

Normativa laboral

En relación al marco legal, ha de hacerse referencia a lo publicado en el BOE 269, de 8 de noviembre de 2011, sobre la Cualificación Profesional del Personal de Teleoperaciones de Atención, Gestión y Coordinación de Emergencias, en el que se mencionan los aspectos formativos de dichos puestos y el nivel de competencia para su desempeño. Entre otras cosas, contempla cómo “gestionar y coordinar un recurso sanitario terrestre, aéreo o marítimo, según el protocolo de actuación establecido”.

Normativa interna de la organización



Antecedentes

Lo que percibíamos:-Falta de un interlocutor único-Mala gestión operativa-Mal aprovechamiento de los recursos-Mala comunicación-Carencias organizativas-Decisiones erróneas-Línea errática-Falta de confianza-Intrigas, conspiraciones, envidias

Lo que había por encima de todo:

-Ignorancia (falta de formación)




En base a la normativa aplicable, personal formado por la compañía operadora en lo que respecta al aspecto aeronáutico y operativo.

Selección previa:Coordinadores de vuelo (CV):Diplomados en enfermería, con post grado de emergencias, mínimo de tres años de experiencia en urgencias, UCI y/o extra hospitalaria (preferente). Experiencia mínima como CT (Coordinador técnico de la central de alarmas) de dos años. Perfil personal adecuado.

Auxiliares de vuelo (AV):Teleoperadores con experiencia en empresas del sector del transporte sanitario, preferentemente TES o similar. Experiencia mínima como AT (Auxiliar técnico de la central de alarmas) de dos años. Perfil personal adecuado.




Formación especifica:

Curso inicial (de acuerdo con el Anexo 6, cap. 10 de la OACI) que comprende los siguientes aspectos:-Introducción y normativa aplicable. Requisitos y consideraciones legales-Factores de vuelo. Condicionantes meteorológicos y situaciones especiales-Conocimientos generales de los helicópteros. Principios básicos y limitaciones.-Operaciones HEMS. Miembros de la tripulación HEMS. El Comandante de aeronave. Comunicaciones.-Particularidades del transporte aéreo sanitario. Fisiopatología. Conceptos básicos y condicionantes.-Prácticas

Curso CRMFormación continuada (Propia y de la Cía. operadora)



Mesa de Coordinación de vuelo Tripulaciones HEMSCoordinadores Técnicos de vuelo(5 DUE,s) Equipo de pilotos (18)Auxiliares de Coordinación de vuelo (5 AC) Equipo sanitario (24+24)



Problemas de implantación

-Varias centrales de coordinación-Desconocimiento del recurso aéreo-La creación de la UMA-Sinergia entre las partes-Estructura orgánica territorial versus medio aéreo-Unificación de criterios entre todos los actores implicados-Aceptación de los cambios-Crisis y recelos




Modelo de respuesta integradaAdecuación de los recursos a las necesidades de la demanda.

Solicitud demanda

Central Coordinación

SEMAtención

al paciente

UnidadesTerrestres

Unidades Aéreas




¿Cuándo se crea la UMA? 14 de marzo de 2012, mediante disposición de la Dirección General

del SEM¿De quien depende? Dirección del Área de Servicios Especiales¿Que función desarrolla?Gestión y mobilización de los helicópteros medicalizados del SEM.¿Cuál es el objectivo?Estandarizar la metodología de activación y seguimiento de los

helicópteros sanitarios para ser capaces de enviar un equipo médico per la vía más rápida para poder asistir al paciente in situ y en su caso, trasladarlo al hospital más adecuado.

Equipo HumanoCoordinador de vuelo (3 + 2) y Auxiliar de vuelo (3 + 2).Trabajo en equipoInteracción con la Dirección CECOS (L’Hospitalet, Barcelona, Reus ) y

Mandos Territoriales, para adecuar líneas de trabajo comunes




Distribución territorial:

H3 TrempH2 Girona

H1 Sant Cugat

H4 Mora d’Ebre




Los cuatro pilares de la UMA



Funcionamiento operativo. Ficha SEM:Alerta

Localitzación y tipo Tipo incidentePrimario/

Secundario

Municipio

Tipo de accidenteMobilización

Ampliación de datos Vía y Sentido

Recursos que se dirigen

Afectados

Coordenadas UTMDatos a informar si es están disponibles

Punto de aterrizaje tipo

obstáculos / incidencias

Meteorología visibilidad

viento

otros

Recursos terrestres SEM

Bomberos, CME

Otros

Antes del inicio del traslado

Información del paciente Datos médicos

Categoríahospitalaria

Filiación, edad, sexo

Hospital receptor



Funciones del Flight Dispatcher



Funciones específicas del Coordinador de Vuelo (CV)



Funciones específicas del Auxiliar de Vuelo (AV)



Funciones compartidas CV - AV



Planificación diaria



Indicaciones para la asistencia aérea



Tipos de servicio



Circuito de activación del helicóptero en servicios primarios



Coordinación del incidente



Gestión del destino hospitalario en servicios primarios



Posibles problemas o incidencias



Circuito de gestión de servicios inter-hospitalarios de adultos



Circuito de gestión de servicios inter-hospitalarios pediátricos a HSP



Circuito de gestión de servicios inter-hospitalarios pediátricos a HSP



ESTADÍSTICA



Lecciones aprendidas

Importancia fundamental de la información al cliente.

Interlocutor único y plenipotenciario (dentro de lo posible). Dos vertientes.

La base es la formación a todos los implicados.

El perfil del Flight dispatcher. Otras opciones.

Eficiencia antes que eficacia

El camino de la estandarización

Aplicación del CRM



MUCHAS GRACIAS

Education

Flight dispatchers. Génesis e implantación. Santi Fuster. HEMS Cataluña. TAF Helicopters