119
C bn v son tho vn bn

Basics Of Document Processing

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Basics Of Document Processing

C� b�n

v�

so�n th�o v�n b�n

Page 2: Basics Of Document Processing
Page 3: Basics Of Document Processing

N�i dung

Làm quen v�i Word.................................................................... 5

Kh�i ��ng Word .................................................................................... 5

C�a s� Word .......................................................................................... 7

Nh�p n�i dung v�n b�n .......................................................................... 9

Lu v�n b�n ......................................................................................... 10

óng v�n b�n và thoát kh�i Word ....................................................... 12

T�ng k�t bài h c................................................................................... 13

Câu h�i ki�m tra................................................................................... 13

Th�c hành ............................................................................................ 13

Biên t�p v�n b�n........................................................................ 15

M� t�p tin v�n b�n hi�n có................................................................... 15

Di chuy�n trong v�n b�n ...................................................................... 16

Hi�n th� các ph�n v�n b�n .................................................................... 17

Chèn n�i dung vào v�n b�n.................................................................. 19

Ch n v�n b�n ....................................................................................... 19

Xóa và khôi ph�c n�i dung �ã xóa....................................................... 20

T�o th m�c ......................................................................................... 22

Lu v�n b�n v�i tên khác..................................................................... 23

T�ng k�t bài h c................................................................................... 23

Câu h�i ki�m tra................................................................................... 23

Th�c hành ............................................................................................ 24

M�u và s� d�ng m�u ................................................................ 25

S� d�ng m�u trong Word..................................................................... 25

T�o m�u cho riêng b�n......................................................................... 28

T�o m�u t� m�t m�u ............................................................................ 30

T�ng k�t bài h c................................................................................... 31

Câu h�i ki�m tra................................................................................... 31

Th�c hành ............................................................................................ 31

Page 4: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

ii

nh d�ng v�n b�n.................................................................... 33

Dùng thanh công c� �� ��nh d�ng v�n b�n .......................................... 33

Áp d�ng các ��nh d�ng kí t� khác........................................................ 35

Dóng th�ng hàng �o�n v�n b�n............................................................ 36

Sao, c�t và dán v�n b�n........................................................................ 38

Dùng tính n�ng kéo và th� �� di chuy�n và sao................................... 39

S� d�ng Office Clipboard .................................................................... 40

Áp d�ng ki�u........................................................................................ 42

Xem tr�c v�n b�n............................................................................... 44

In v�n b�n............................................................................................. 45

T�ng k�t bài h c................................................................................... 46

Câu h�i ki�m tra................................................................................... 46

Th�c hành ............................................................................................ 47

nh d�ng �o�n v�n.................................................................. 49

�nh d�ng �o�n v�n ............................................................................. 49

S� d�ng th�c �� ��t m�c th�t l�..................................................... 52

Thi�t ��t �i�m d�ng ............................................................................. 54

Thi�t l�p và xóa các �i�m d�ng c� th� ............................................. 55

S� d�ng th�c �o �� thi�t l�p và xóa các �i�m d�ng....................... 57

�nh d�ng v�n b�n theo c�t ................................................................. 58

T�o c�t .............................................................................................. 58

Xác ��nh �� r�ng c�a c�t.................................................................. 61

i�u ch�nh kho�ng cách gi�a các c�t ............................................... 62

Chèn d u ng�t c�t ............................................................................. 63

T�ng k�t bài h c................................................................................... 64

Câu h�i ki�m tra................................................................................... 65

Th�c hành ............................................................................................ 65

Thi t k trang ............................................................................ 67

�t l� trang........................................................................................... 68

S� d�ng th�c �o �� thay ��i l� trang.............................................. 69

Chèn s! trang ....................................................................................... 70

Chèn ��u trang và chân trang............................................................... 71

Thay ��i h�ng c�a trang .................................................................... 72

T�ng k�t bài h c................................................................................... 73

Page 5: Basics Of Document Processing

N�i dung

iii

Câu h�i ki�m tra................................................................................... 73

Th�c hành ............................................................................................ 74

Các công c� h� tr� biên t�p ..................................................... 75

Ki�m tra chính t�.................................................................................. 75

S� d�ng b�ng ch n t�t �� s�a l"i...................................................... 77

Ki�m tra l"i ng� pháp .......................................................................... 78

Tìm ki�m trong v�n b�n ....................................................................... 80

Thay th�................................................................................................ 81

Chèn ngày và gi# ................................................................................. 83

Chèn ký t� ��c bi�t .............................................................................. 84

Thêm chú thích..................................................................................... 85

T�ng k�t bài h c................................................................................... 88

Câu h�i ki�m tra................................................................................... 88

Th�c hành ............................................................................................ 88

� h�a trong v�n b�n ............................................................... 91

Chèn �nh t� t�p tin ............................................................................... 91

Chèn �nh t� Clip Gallery ..................................................................... 92

Ch�nh s�a kích th�c �nh..................................................................... 94

i�u ch�nh v� trí �nh............................................................................. 97

T�ng k�t bài h c................................................................................... 97

Câu h�i ki�m tra................................................................................... 97

Th�c hành ............................................................................................ 97

T�o và làm vi�c v�i b�ng .......................................................... 99

T�o b�ng............................................................................................. 100

Di chuy�n và ch n trong b�ng ........................................................... 103

G�p các ô trong b�ng ......................................................................... 105

Chèn và xóa các c�t và hàng.............................................................. 107

T�ng k�t bài h c................................................................................. 109

Câu h�i ki�m tra................................................................................. 109

Th�c hành .......................................................................................... 109

Word và Web........................................................................... 111

G�i v�n b�n d�i d�ng �ính kèm th �i�n t� .................................... 111

Xem v�n b�n trong ch� �� Web Page Preview.................................. 113

Lu v�n b�n Word d�i d�ng trang Web .......................................... 115

T�ng k�t bài h c................................................................................. 116

Page 6: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

iv

Câu h�i ki�m tra................................................................................. 116

Th�c hành .......................................................................................... 116

Page 7: Basics Of Document Processing

Làm quen v�i Word Sau khi hoàn thành bài h�c này, b�n có th�:

� Kh�i ��ng Word và quen thu�c v�i c�a s� c�a Word.

� Nh�p vn bn vào tài li�u.

� L�u tài li�u.

� óng tài li�u và ra kh�i Word.

Ngày nay h�u h�t các th t� giao d�ch cá nhân và v�n b�n chuyên môn �$c t�o b%ng máy tính v�i vi�c s� d�ng ch&ng trình x� lí v�n b�n. Ch&ng trình x� lí v�n b�n giúp vi�c t�o ra tài li�u d' dàng và chính xác h&n.

Microsoft® Word là m�t ch&ng trình x� lí v�n b�n nh v�y. V�i Microsoft Word, ngoài vi�c d' dàng t�o ra m i lo�i v�n b�n, b�n c(ng có th� thêm �) ho� vào v�n b�n và dùng các ch&ng trình Microsoft Office khác �� �a d� li�u vào v�n b�n Word. Word không ch� là công c� thu�n ti�n giúp ti�t ki�m th#i gian, mà còn cho phép ki�m tra chính t� và xem v�n b�n tr�c khi in. Không còn ph�i gõ l�i v�n b�n ch� vì m�t hay hai l"i. Word cho phép ch�nh s�a nhanh chóng v�n b�n và cho k�t qu� m�t cách chuyên nghi�p.

Bài này s* gi�i thi�u cách kh�i ��ng và nh�n di�n các thành ph�n trong c�a s� Word, nh thanh b�ng ch n và các thanh công c�.

Kh�i ��ng Word

C(ng nh v�i các ch&ng trình khác, có nhi�u cách b�t ��u Word. M�t cách �&n gi�n là b�n b�t ��u b%ng vi�c nháy nút Start bên trái thanh công vi�c.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n kh�i ��ng Word.

1. Nháy Start trên thanh công vi�c. B�ng ch n Start xu t hi�n.

2. Trên b�ng ch n Start, tr� vào All Programs. B�ng ch n Programs xu t hi�n, hi�n th� t t c� các ch&ng trình trên máy tính, k� c� Word.

3. Nháy Microsoft Word �� b�t ��u Word.

Sau khi Word �$c kh�i ��ng, ch&ng trình xu t hi�n trong c�a s riêng c�a nó v�i m�t v�n b�n m�i, tr!ng. C�a s� là m�t mi�n c�a màn hình �$c dùng �� hi�n th� ch&ng trình hay v�n b�n. M i c�a s� ��u có các thành

Page 8: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

6

ph�n chung, bao g)m các thanh cu!n và thanh công c�. V�n b�n là m�t ph�n công vi�c ��c l�p �$c t�o ra b%ng ch&ng trình.

Nói cách khác, c�a s� Word và t�ng v�n b�n ��u �$c hi�n th� trong các c�a s� tách bi�t. Có th� dùng Word �� m� nhi�u tài li�u (do �ó nhi�u c�a s� tài li�u) m�t lúc. Nh v�i m i ch&ng trình ch�y trên Microsoft Windows, b�n có th� �i�u ch�nh kích th�c c�a c�a s� Word và c�a s� v�n b�n b%ng các nút Minimize và Restore Down/Maximize và �óng c�a s� Word hay c�a s� v�n b�n b%ng nút Close .

Khi t!i thi�u hóa c�a s� tài li�u b%ng nút Minimize , c�a s� tài li�u thu l�i thành m�t nút trên thanh công vi�c. Tài li�u này v�n m�; b�n ch� không th y nó.

C�a s� Word ch�a các thành ph�n �) ho� giúp cho vi�c s� d�ng ch&ng trình, k� c� b�ng ch n, thanh công c� và các nút l�nh. Làm quen v�i các thành ph�n trong c�a s� Word s* ti�t ki�m nhi�u th#i gian khi làm vi�c.

L�u ý

B�n c(ng có th� b�t ��u Word b%ng cách nháy �úp vào bi�u t$ng t�t Word trên màn hình. � t�o bi�u t$ng t�t, nháy nút Start, tr� vào All Programs, nháy chu�t ph�i Microsoft Word, tr� vào Send To và nháy Desktop. Bi�u t$ng t�t là m�t bi�u t$ng v�i m(i tên cong � góc trái.

Page 9: Basics Of Document Processing

Làm quen vi Word

7

C�a s� Word

Nhi�u thành ph�n trong c�a s� Word gi!ng nh các thành ph�n trong c�a s� c�a ch&ng trình Windows khác. Hình sau �ây minh ho� các y�u t! trong c�a s� Word.

� Thanh tiêu �� Dòng trên cùng c�a c�a s� là thanh tiêu �� Nó �$c ��t � ��nh c�a c�a s�, hi�n th� tên c�a �ng d�ng và tên c�a tài li�u hi�n th#i. (!i v�i h�p tho�i là tên h�p tho�i.)

� Thanh bng ch�n Dòng li�t kê tên các b�ng ch n s+n có trong Word. B�ng ch�n là danh sách các l�nh hay tùy ch n s+n có. Thanh b�ng ch n �$c ��t ngay d�i thanh tiêu ��.

� Thanh công c� chu�n Thanh công c� cung c p vi�c truy nh�p nhanh chóng vào các ch�c n�ng so�n th�o th#ng dùng. Ch�ng h�n, trên thanh công c� chu,n, nút c�n nháy khi mu!n lu v�n b�n có bi�u t �ng �-a m�m . Thanh công c� chu,n �$c ��t ngay d�i thanh b�ng ch n.

� Thanh công c� ��nh d�ng ây là thanh công c� cung c p các nút l�nh �� vi�c truy nh�p nhanh chóng vào các ch�c n�ng ��nh d�ng thông th#ng dùng. Tên c�a các nút l�nh �$c hi�n th� khi con tr� chu�t �$c ��t trên chúng.

� i�m chèn M�t v�t th�ng ��ng nh p nháy trong c�a s� v�n b�n ch� ra n&i kí t� ti�p theo s* xu t hi�n khi �$c gõ t� bàn phím.

Page 10: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

8

� Mi�n ch�n Mi�n gi�a c�nh bên trái c�a c�a s� và c�nh bên trái c�a v�n b�n. B�n �a con tr� chu�t vào mi�n l�a ch n và nháy chu�t �� ch n toàn b� dòng v�n b�n. Con tr� ��i thành m(i tên tr� sang ph�i khi nó �$c �a vào mi�n ch n.

� Th��c Th�c �$c hi�n th� d�i thanh công c� dùng �� thay ��i m�c th�t l� c�a các �o�n v�n, ��t l�i l� trang (vùng �� tr!ng gi�a c�nh c�a gi y và v�n b�n) và �i�u ch�nh chi�u r�ng c�a c�t. Th�c �$c chia theo �&n v� hay cm.

� Thanh cu�n Các thanh cu!n �$c dùng �� hi�n th� các vùng khác nhau c�a v�n b�n. Thanh cu!n ��ng �$c ��t d c theo c�nh bên ph�i c�a c�a s� và thanh cu!n ngang �$c ��t d�i c�a s�, ngay � trên thanh tr�ng thái.

� Nút di chuy�n Các nút , , , , trên thanh cu!n ��ng �$c dùng �� di chuy�n các vùng v�n b�n theo nh�ng cách khác nhau.

� Thanh tr�ng thái Thanh tr�ng thái �áy c�a s� hi�n th� thông tin v� v�n b�n hi�n th#i và tr�ng thái th�c hi�n l�nh c�a ch&ng trình.

� Nút c�c ti�u hóa Nút � góc trên bên ph�i c�a s� thu c�a s� thành m�t nút trên thanh công vi�c Windows.

� Nút Maximize/Restore Down Nút � góc trên bên ph�i c�a s� chuy�n ��i gi�a vi�c hi�n th� c�a s� theo kích c. c�c ��i và ph�c h�i c�a s� v� kích th�c tr�c �ó.

� Nút Close Nút c(ng � góc trên bên ph�i c�a s� và �óng c�a s� hay �ng d�ng hi�n th#i.

� ScreenTip Thông tin m�c tr$ giúp hi�n tên nút l�nh khi �� con tr� chu�t n%m trên nút l�nh hay �!i t$ng trên màn hình.

� Ngn công vi�c Word t� ch�c các l�nh có liên quan t�i m�t công vi�c chung trong các ng�n công vi�c. ó là c�a s� nh� ngay bên ph�i vùng hi�n th� v�n b�n. Ch�ng h�n, khi b�t ��u Word, ng�n New Document, ch�a các l�nh liên quan ��n vi�c m� và t�o v�n b�n �$c hi�n th�. B�n có th� cho hi�n hay ,n b t kì ng�n công vi�c nào khi b�n mu!n b%ng cách m� b�ng ch n View, nháy Task Pane và nháy l�nh hi�n th� hay ,n ng�n công vi�c.

L�u ý

Ng�n công vi�c �$c m� m"i l�n b�t ��u Word và t� ��ng �óng l�i khi b�n m� v�n b�n. N�u không mu!n ng�n tác v� xu t hi�n m"i l�n b�t ��u Word, hãy xóa �ánh d u trong ô Show at Startup trong ng�n �ó.

Page 11: Basics Of Document Processing

Làm quen vi Word

9

Các b��c th�c hành

Trong bài t�p này, b�n hi�n th� thông tin (ScreenTips) v� vài nút l�nh và �!i t$ng màn hình �� làm quen v�i Word.

1. �t con tr� chu�t lên trên nút New Blank Document trong vài giây, nhng không nháy. M�t ScreenTip m�u vàng nh� xu t hi�n, hi�n th� các t� New Blank Document.

2. �t con tr� chu�t lên trên nút Save trên thanh công c� chu,n. M�t ScreenTip m�u vàng nh� xu t hi�n, hi�n th� t� Save.

3. �t con tr� chu�t lên trên nút Previous Page trên thanh cu!n ��ng, . ScreenTip xu t hi�n.

4. �t con tr� chu�t lên trên nút Next Page . ScreenTip xu t hi�n.

5. Trên thanh tr�ng thái, ��t con tr� chu�t lên trên nút Overtype . M�t ScreenTip m�u vàng nh� �$c hi�n ra, hi�n th� t� Overtype. Trong ch� �� Overtype, các ký t� hi�n có l�n l$t b� xóa và thay b%ng các ký t� gõ m�i.

Nh�p n�i dung v�n b�n

V�n b�n �$c t�o ra b%ng vi�c gõ t� bàn phím. Khi gõ các ký t� vào v�n b�n, b�n không ph�i nh n Enter � cu!i m"i dòng. Word t� ��ng xu�ng dòng sang dòng ti�p khi �i�m chèn ��t t�i l� ph�i. B�n nh n Enter ch� khi b�n mu!n b�t ��u m�t �o�n m�i hay chèn thêm dòng tr!ng. Ng�m ��nh, Word

Page 12: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

10

dùng các l� trang trái và ph�i c. 1,25 inch và l� ��nh và �áy c. 1 inch theo m�c ��nh; tuy nhiên, các kho�ng cách l� trang có th� ��t l�i.

Khi gõ v�n b�n, �i�m chèn chuy�n sang ph�i, v� trí c�a ký t� ti�p theo. N�u b�n, nh n Backspace �� xóa các kí t� � bên trái c�a �i�m chèn hay nh n Delete �� xóa kí t� � bên ph�i �i�m chèn.

Các b��c th�c hành

Trong bài t�p này, b�n �a vào v�n b�n trong v�n b�n �� xem tính n�ng bao t� c�a Word làm vi�c ra sao.

1. Gõ Công ngh� thông tin và giao ti p (ICT) ���c coi là công c� �� giúp s� phát tri�n c�a con ng��i vào v�n b�n tr!ng �ang �$c hi�n th� trong c�a s�. (V�n b�n tr!ng �$c hi�n th� khi b�t ��u Word.)

2. Gõ d u ch m và nh n Enter. Ti�p t�c gõ câu sau: S� phát tri�n c�a xã h�i tri th�c tùy thu�c vào s� hình thành các ki n th�c m�i và ���c truy�n bá qua giáo d�c và �ào t�o nh� công c� ICT truy�n t�i. V�n b�n này �$c hi�n th� trong c�a s� v�n b�n, �i�m chèn t� ��ng chuy�n sang dòng ti�p khi ��t t�i l� ph�i.

Gi� nguyên t�p tin này m� cho bài h c ti�p theo.

L�u v�n b�n

N�i dung v�a �$c �a vào v�n b�n �$c c t gi� t�m th#i trong b� nh� máy tính. Mu!n lu gi� v�n b�n này �� s� d�ng trong t&ng lai, c�n ph�i c t gi� vào �-a c�ng d�i d�ng t�p tin. T�p tin là t�p h$p các d� li�u hay thông tin liên quan �$c gán tên riêng và �$c lu gi� trên �-a. N�u không, khi k�t thúc Word, v�n b�n s* b� xóa. Ta lu gi� v�n b�n b%ng vi�c nháy nút Save

trên thanh công c� chu,n. Khi lu v�n b�n, c�n ��t tên duy nh t cho t�p tin �� có th� truy xu t v� sau.

Khi m�t v�n b�n �$c lu l�n ��u, h�p tho�i Save As xu t hi�n �� cho tên v�n b�n và ch n th m�c lu. Th m�c là m�t “ng�n” ch�a �� c t gi� các t�p tin (v�n b�n, ch&ng trình, �) ho�, v.v). N�u th�c hi�n b t k/ thay ��i nào �!i v�i m�t v�n b�n �ã có tên và c�n lu các thay ��i �ó, nháy nút Save

s* lu phiên b�n m�i nh t c�a v�n b�n, nhng h�p tho�i Save As không xu t hi�n.

Page 13: Basics Of Document Processing

Làm quen vi Word

11

L�u ý

Tên t�p tin có th� ch�a t�i 255 kí t�. Word dùng các t� ��u tiên c�a v�n b�n, cho t�i d u ng�t ��u tiên hay d u ng�t dòng, làm tên t�p tin khi b�n lu t�p tin l�n ��u tiên. B�n nên xóa tên t�p tin �$c Word gán m�c ��nh và t� mình gán tên cho t�p tin. Vì có th� s� d�ng t�i 255 kí t� �� ��t tên, nên c! g�ng làm cho tên t�p tin di'n ��t nhi�u nh t n�i dung có th� �$c. Tên t�p tin không �$c ch�a b t kì kí t� nào trong nh�ng kí t� sau �ây: * \ / < > ? : ; “

M�c dù có th�, nhng tránh s� d�ng các ch� cái có d u c�a ti�ng Vi�t trong tên t�p tin, vì có th� gây xung ��t v�i nh�ng ký t� �i�u khi�n c�a h� th!ng.

Các b��c th�c hành

Trong bài t�p này, b�n lu gi� v�n b�n m�i lên �-a c�ng và lu v�n b�n này l�n n�a sau khi th�c hi�n nh�ng thay ��i n�i dung.

Các b��c th�c hành

1. Nháy nút Save trên thanh công c� chu,n �� hi�n th� h�p tho�i Save As.

2. Gõ Thuchanh01 trong ô File name.

3. Nháy m(i tên trong ô Save In và nháy bi�u t$ng � �-a c�ng (c(ng có th� ch n � �-a m�m, hay � �-a m�ng ho�c các th m�c s+n có).

4. Nháy �úp vào th m�c Word Practice. H�p Save in hi�n th� Word

Practice và n�i dung c�a th m�c Word Practice.

5. Nháy �úp th m�c Lesson01 và nháy Save trên h�p tho�i. T�p tin �$c lu lên �-a c�ng v�i tên m�i; tên m�i �$c hi�n th� trong thanh tiêu ��.

Page 14: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

12

6. Nháy vào cu!i c�a �o�n th� nh t �� ��t �i�m chèn � �ó.

7. Nh n Spacebar và gõ câu sau: S�c m�nh c�a ICT có th� �óng góp h�u hi�u vào vi�c th�c hi�n các m�c �ích phát tri�n c�a thiên niên k�.

8. Nháy nút Save trên thanh công c� chu,n. Word lu v�n b�n này. Gi� t�p tin này m� cho bài t�p ti�p.

L�u ý

Word t� ��ng lu gi� v�n b�n �� ph�c h)i trong tr#ng h$p ch&ng trình ng�ng ph�n h)i hay m t �i�n ngu)n. Ng�n Document Recovery li�t kê t t c� các v�n b�n �$c ph�c h)i và cho phép m� các v�n b�n này, xem n�i dung s�a, và so sánh v�i phiên b�n g!c. Quãng th#i gian Word lu gi� ph�c h)i �$c thi�t ��t trong tùy ch n AutoRecover. � b�t tùy ch n AutoRecover và ��t kho�ng th#i gian này, trên b�ng ch n Tools, nháy Options. Trên trang Save �ánh d u ô Save AutoRecover info, cho kho�ng th#i gian và nháy OK.

óng v�n b�n và thoát kh�i Word

Có th� �óng c�a s� v�n b�n hay ra kh�i Word sau khi t�p tin �$c lu trên �-a c�ng. N�u nh�ng thay ��i trong v�n b�n còn cha d$c lu, Word s* nh�c lu t�p tin này tr�c khi �óng c�a s�.

Khi có m�t v�n b�n m� trong Word, có hai nút Close �$c hi�n th� � góc trên bên ph�i c�a s�. Nút Close bên d�i �$c dùng �� �óng c�a s� v�n b�n, còn nút Close trên �$c dùng �� �óng v�n b�n, �)ng th#i thoát kh�i Word.

� �óng c�a s� v�n b�n, nháy Close trên b�ng ch n File, hay nút Close � góc trên bên ph�i c�a s� v�n b�n. Word v�n ch�y sau khi �óng c�a s� v�n b�n. Ch&ng trình Word ch� thoát h�n khi nháy Exit trên b�ng ch n File, hay nút Close � góc trên bên ph�i c�a s� ch&ng trình.

Các b��c th�c hành

Trong bài t�p này, b�n �óng v�n b�n hi�n th#i, ra kh�i Word và kh�i ��ng l�i Word.

1. Nháy Close trên b�ng ch n File. V�n b�n �óng l�i, Word v�n m� nhng không có v�n b�n �$c m�.

2. Nháy Exit trên b�ng ch n File. Word �óng l�i.

3. � kh�i ��ng l�i Word, nháy vào nút Start trên thanh công vi�c, tr� vào All Programs và nháy Microsoft Word. Word kh�i ��ng.

4. Nháy nút Close trên ng�n New Document.

Page 15: Basics Of Document Processing

Làm quen vi Word

13

T�ng k t bài h�c

Trong bài h c này, b�n �ã h c cách b�t ��u và ra kh�i Word, cách dùng thanh công c�, cách �a n�i dung vào v�n b�n và lu gi� v�n b�n, �óng và m� v�n b�n.

Câu h�i ki�m tra

1. Làm th� nào �� lu m�t b�n sao c�a v�n b�n hi�n th#i mà không thay ��i b�n g!c?

2. Nêu hai cách có th� �óng m�t v�n b�n.

3. i�u gì x�y ra khi nháy nút � góc trên bên ph�i c�a c�a s� Word?

4. Làm th� nào �� hi�n th� các thanh công c� chu,n và ��nh d�ng trên hai dòng khác bi�t?

5. B�ng ch n Start �$c dùng �� làm gì?

Th�c hành

Bài t�p 1: N�u c�n, kh�i ��ng Word. M� Word b%ng cách dùng b�ng ch n Start. Trong v�n b�n tr!ng, nháy �úp chu�t t�i m�t ph�n t chi�u trang t� trên xu!ng và chèn tiêu �� sau (tính n�ng này �$c g i là Click And Type): L�i nh�c Báo cáo Chi tiêu. S� d�ng Click And Type l�n n�a �� ��nh v� �o�n c�n l� trái d�i tiêu ��. Gõ thông tin sau: Gõ n�i dung báo cáo chi tiêu, kèm theo hóa �&n g!c, ghi s! ti�n ph� c p �i �#ng, và ghi riêng ra các chi tiêu phân theo m�c v� hóa �&n khách s�n, v.v. Lu v�n b�n trong th m�c Lesson01 n%m � th m�c Word Practice v�i tên Nhac_bao_cao_chi 01 và sau �ó �óng v�n b�n này.

Bài t�p 2: Dùng Office Assistant �� tìm thông tin tr$ giúp v� các cách hi�n th� v�n b�n khác nhau. Tìm hi�u các cách hi�n th�.

Bài t�p 3: S� d�ng tính n�ng Click And Type c�a Word �� t�o ra trang bìa cho báo cáo chi tiêu. Gõ t� Báo cáo Chi tiêu t�i ��nh trung tâm c�a trang. Gõ t� Báo cáo n�m 2006 � gi�a trang. Sau �ó gõ tên b�n t�i trung tâm ph�n d�i c�a trang. Lu v�n b�n v�i tên Bao cao Chi tieu nam 2006 trong th m�c Lesson01 n%m trong th m�c Word Practice.

Bài t�p 4: M� v�n b�n tr!ng m�i trong Word và th�c hành cách s� d�ng dùng các tùy ch n khác nhau �� cá nhân hóa các b�ng ch n theo các tính n�ng �ang dùng. óng v�n b�n mà không lu b t k/ thay ��i nào.

Page 16: Basics Of Document Processing
Page 17: Basics Of Document Processing

Biên t�p v�n b�n Sau khi hoàn thành bài h�c này, b�n có th�:

� M� t�p tin.

� Di chuy�n trong vn bn, s� d�ng thanh cu�n �� hi�n th� vn bn.

� L�u vn bn.

� L�a ch�n vn bn và chèn n�i dung vào vn bn.

� Biên t�p vn bn b�ng vi�c xóa và khôi ph�c vn bn.

� T�o th� m�c và l�u t�p tin b�ng tên khác.

Bài h c này s* trình bày cách m� t�p tin �ã t�o ra. Vì c�a s� Word th#ng ch� hi�n th� �$c m�t ph�n v�n b�n, b�n s* bi�t cách s� d�ng thanh cu!n �� xem các ph�n khác nhau c�a v�n b�n, dùng con tr� chu�t và các phím trên bàn phím �� di chuy�n �i�m chèn trong v�n b�n.

Sau �ó b�n s* b�t ��u so�n th�o. � so�n th�o, tr�c h�t c�n nh�n di�n v�n b�n mu!n thay ��i. Word cung c p nhi�u cách �� có th� ch n v�n b�n theo t�, dòng, câu, �o�n, hay toàn b� v�n b�n. Sau khi ch n v�n b�n mong mu!n, b�n có th� xóa ph�n v�n b�n �ó. Khi k�t thúc so�n th�o v�n b�n, b�n s* lu gi� t�p tin.

Trong bài h c này, b�n c(ng s* h c cách t�o ra th m�c �� lu gi� t�p tin và cách lu gi� t�p tin v�i tên khác.

M� t�p tin v�n b�n hi�n có

Sau khi lu v�n b�n Word, ta có th� m� l�i �� xem n�i dung c�a nó hay th�c hi�n nh�ng thay ��i. B�n c�n bi�t th m�c ch�a v�n b�n �ó và sau �ó m� b�n thân v�n b�n.

Ng�m ��nh Word lu tên c�a b!n v�n b�n �$c m� g�n �ây nh t � �áy b�ng ch n File và ch� c�n nháy chu�t �� m� chúng. Mu!n m� m�t t�p tin khác, c�n s� d�ng h�p tho�i Open. Word còn li�t kê các t�p tin nói trên � ��u ng�n New Document khi l�n ��u tiên m� Word hay m� m�t v�n b�n.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n m� m�t t�p tin �ang có.

1. N�u c�n, kh�i ��ng Word.

2. Trên ng�n New Document, t�i �áy c�a ph�n Open a document, nháy More documents. H�p tho�i Open xu t hi�n.

Page 18: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

16

3. Nháy m(i tên trong ô Look in, nháy bi�u t$ng �-a c�ng, nháy �úp th m�c Word Practice, và sau �ó nháy �úp th m�c Lesson02. N�i dung c�a th m�c Lesson02 xu t hi�n trong h�p tho�i Open.

4. Nháy t�p tin PiL 02 và nháy Open trên h�p tho�i. T�p tin PiL 02 xu t hi�n trong Word và h�p tho�i Open �óng l�i.

Di chuy�n trong v�n b�n

� thay ��i n�i dung hi�n có trong v�n b�n (so�n th�o), tr�c h�t c�n chuy�n �i�m chèn v� v� trí c�n thay ��i. Con tr� chu�t và các phím m(i tên trên bàn phím và các thanh cu!n ��u là các công c� giúp b�n di chuy�n �i�m chèn trong v�n b�n.

� di chuy�n �i�m chèn b%ng vi�c dùng chu�t, ch� c�n di chuy�n con tr� (con tr� trông nh ch� I hoa) t�i v� trí mu!n �i�m chèn xu t hi�n, và nháy chu�t.

Page 19: Basics Of Document Processing

Biên t�p v�n b�n

17

Quan tr�ng

i�m chèn không th� di chuy�n b%ng các phím m(i tên trong v�n b�n tr!ng, (không có n�i dung). V�i các phím m(i tên b�n ch� có th� di chuy�n �i�m chèn t�i các ch" có n�i dung v�n b�n. Tuy nhiên có th� dùng tính n�ng Click And Type �� di chuy�n �i�m chèn vào v�n b�n tr!ng.

B�ng sau li�t kê các phím hay t h�p phím có th� dùng �� di chuy�n nhanh chóng �i�m chèn. (T� h$p phím là các phím �$c nh n �)ng th#i �� th�c hi�n m�t ch�c n�ng.)

Nh�n � di chuy�n �i�m chèn

Phím m(i tên trái Sang trái m�t kí t�.

Phím m(i tên ph�i Sang ph�i m�t kí t�.

Phím m(i tên xu!ng Xu!ng m�t dòng.

Phím m(i tên lên Lên m�t dòng.

Ctrl+M(i tên trái Sang trái m�t t�.

Ctrl+M(i tên ph�i Sang ph�i m�t t�.

Home V� ��u dòng hi�n th#i.

End V� cu!i dòng hi�n th#i.

Ctrl+Home V� ��u v�n b�n.

Ctrl+End V� cu!i v�n b�n.

Page Up Lên m�t màn hình ��y.

Page Down Xu!ng m�t màn hình ��y.

Ctrl+Page Up V� ��u trang tr�c.

Ctrl+Page Down V� ��u trang ti�p.

Hi�n th các ph n v�n b�n

Thông th#ng c�a s� ch� hi�n th� �$c m�t ph�n v�n b�n.. N�u v�n b�n có nhi�u trang, ta có th� s� d�ng thanh cu!n �� xem các ph�n khác c�a v�n b�n. Thanh cu!n ��ng dùng �� di chuy�n v�n b�n lên và xu!ng. Thanh cu!n ngang dùng �� di chuy�n v�n b�n sang trái và ph�i.

Page 20: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

18

B�ng trên trang sau li�t kê các công c� cu!n s+n có và ch�c n�ng c�a chúng.

Th�c hi�n Di chuy�n vn bn

Nháy m(i tên cu!n lên Lên m�t dòng m"i lúc

Nháy m(i tên cu!n xu!ng Xu!ng m�t dòng m"i lúc

Nháy m(i tên cu!n trái Sang trái m�t kho�ng

Nháy m(i tên cu!n ph�i Sang ph�i m�t kho�ng

Nháy trên h�p cu!n � thanh cu!n ��ng Lên m�t màn hình

Nháy d�i h�p cu!n � thanh cu!n ��ng Xu!ng m�t màn hình

Nháy bên trái h�p cu!n � thanh cu!n ngang

Sang trái m�t màn hình

Nháy bên ph�i h�p cu!n � thanh cu!n ngang

Sang ph�i m�t màn hình

Kéo h�p cu!n ��ng Liên t�c lên hay xu!ng

Kéo h�p cu!n ngang Liên t�c sang trái hay ph�i

Nháy nút Previous Page V� ��u trang tr�c.

Nháy nút Next Page V� ��u trang ti�p.

Page 21: Basics Of Document Processing

Biên t�p v�n b�n

19

Chèn n�i dung vào v�n b�n

M�t trong nh�ng b�c ��u tiên �� so�n th�o v�n b�n là h c chèn n�i dung vào v�n b�n. Word cung c p hai ch� �� chèn thêm v�n b�n. Ch� �� chèn

�$c ��t ng�m ��nh. Trong ch� �� chèn, khi gõ v�n b�n m�i, v�n b�n hi�n có chuy�n sang bên ph�i. Trong ch� �� thay th� (Overtype), v�n b�n hi�n có b� xóa và �$c thay b%ng v�n b�n gõ vào, k� c� kho�ng tr!ng.

Nháy �úp nút Overtype trên thanh tr�ng thái �� chuy�n ��i gi�a các ch� �� chèn và ch� �� thay th�.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n chèn v�n b�n vào v�n b�n.

1. Trên dòng ��u c�a �o�n th� ba, nháy ngay tr�c c�m t� các ho�t ��ng �� ��t �i�m chèn � �ó.

2. Gõ và th�c thi và nh n d u cách. V�n b�n ti�p �$c thêm vào t�i �i�m chèn, chuy�n v�n b�n hi�n có sang bên ph�i. Gi� t�p tin này m� cho bài t�p ti�p.

Ch�n v�n b�n

� th�c hi�n các thao tác v�i ph�n n�i dung c�a v�n b�n, tr�c h�t c�n ph�i ch n ph�n v�n b�n �ó. M�t cách �� ch n v�n b�n là nh n gi� nút chu�t và kéo th� �i�m chèn qua ph�n v�n b�n mu!n ch n. Khi �ã ch n, n�u mu!n b� ch n, b�n nháy chu�t vào b t kì �âu ngoài vùng ch n trong c�a s� v�n b�n. V�n b�n �ã ch n �$c hi�n th� d�i d�ng ch� tr�ng trên n�n �en. B t k/ m i thay ��i ��u �nh h�ng t�i v�n b�n �$c ch n.

Nên dùng mi�n ch n �� ch n các kh!i v�n b�n nhanh chóng. Mi�n ch n là mi�n � l� trái c�a v�n b�n. a con tr� chu�t lên mi�n ch n, con tr� chu�t có d�ng tia I ��i thành m(i tên tr� sang ph�i.

� ch n các kh!i v�n b�n không li�n k� trong v�n b�n, b�n ch n kh!i v�n b�n ��u tiên, nh n phím Ctrl, và ch n kh!i v�n b�n ti�p. C(ng có th� dùng phím Shift và phím m(i tên �� ch n các t�, dòng hay �o�n k� nhau. B�n ��t �i�m chèn vào m�t ��u vùng c�n ch n, gi� phím Shift, và nh n phím m(i tên hay nháy chu�t � cu!i vùng mu!n ch n.

B�ng sau tóm t�t các ph&ng pháp �� ch n các kh!i v�n b�n.

Page 22: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

20

� ch�n Th�c hi�n

M�t t� Nháy �úp t� �ó.

M�t dòng Nháy mi�n ch n bên trái dòng.

M�t câu Nh n phím Ctrl và nháy v� trí b t kì trong câu.

M�t �o�n Nháy �úp bên trái mi�n ch n c�a b t kì dòng nào trong �o�n, hay nháy ba l�n b t kì �âu trong �o�n này.

Toàn b� v�n b�n

Nh n phím Ctrl và nháy t�i v� trí b t kì trong mi�n l�a ch n, hay nháy chu�t ba l�n trong mi�n l�a ch n.

L�u ý

B�n c(ng có th� ch n v�n b�n b%ng vi�c dùng bàn phím. �t �i�n chèn tr�c v�n b�n mu!n ch n và nh n Shift+m(i tên ph�i �� ch n m�t t� bên ph�i, hay Shift+m(i tên xu!ng �� ch n m�t dòng. Chú ý r%ng n�u nh n Shift+m(i tên xu!ng khi �i�m chèn � gi�a dòng, v�n b�n �$c ch n s* bao g)m m�t ph�n c�a dòng ti�p. B�n c(ng có th� nháy vào ch" b�t ��u c�a v�n b�n mu!n ch n, nh n gi� phím Shift, và nháy vào cu!i c�a v�n b�n �� ch n m�t kh!i v�n b�n.

Xóa và khôi ph�c n�i dung �ã xóa

� xóa m�t kí t�, ��t �i�m chèn vào bên trái c�a kí t� �ó và nh n Delete, hay vào bên ph�i c�a kí t� �ó và nh n Backspace. � xóa toàn t� b%ng bàn phím, hãy ��t v� �i�m chèn vào bên trái c�a t� �ó và nh n Ctrl+Delete, hay vào bên ph�i c�a t� �ó và nh n Ctrl+Backspace.

B�n có th� ti�t ki�m th#i gian b%ng vi�c ch n mi�n v�n b�n l�n c�n xóa, thay vì xóa t�ng kí t� m�t. � xóa m�t ph�n v�n b�n, ch n ph�n v�n b�n �ó và nh n phím Delete hay phím Backspace.

L�u ý

N�u trong khi �i�m chèn �$c � bên trong m�t t�, dùng các t� h$p phím này s* xóa m�t ph�n c�a t� tr�c hay sau �i�m chèn.

Có th� dùng ch� �� thay th� �� v�a xóa v�a gõ n�i dung m�i c�a v�n b�n.

Word lu nh�ng thay ��i th�c hi�n trong quá trình so�n th�o v�n b�n �� có th� d' dàng ph�c h)i n�i dung v�n b�n tr�c �ó trong tr#ng h$p th�c hi�n nh�m ho�c cha �úng ý mu!n. Sau khi th�c hi�n b t kì m�t thao tác nào �ó,

Page 23: Basics Of Document Processing

Biên t�p v�n b�n

21

nh t là các thao tác xóa (vô tình bay c! ý), ta có th� khôi ph�c l�i tr�ng thái tr�c �ó m�t cách nhanh chóng và hoàn h�o b%ng cách s� d�ng hai nút l�nh Undo (Khôi ph�c) và Redo (Tái khôi ph�c) trên thanh công c� chu,n.

M"i khi c�n khôi ph�c l�i tr�ng thái tr�c �ó c�a v�n b�n, hãy nháy chu�t � nút Undo. Nút Redo dùng �� khôi ph�c l�i tr�ng thái tr�c khi s� d�ng nút Undo. Nh v�y, gi� s� nh c�n xóa ph�n b� “bôi �en”, ta nh n phím Delete; n�u sau �ó th y �ã xóa nh�m, nháy chu�t � nút Undo, ph�n b� xóa s* tr� l�i nh c(. Mu!n xóa tr� l�i, nháy chu�t � nút Redo.

M�t cách t&ng t�, chúng ta có th� ch n Edit|Undo hay Edit|Redo �� �$c cùng m�t k�t qu�. Nháy vào các m(i tên bên ph�i các nút Undo và Redo, m�t danh sách các thao tác tr�c �ó �$c hi�n th�. N�i dung �$c hi�n th� tùy thu�c vào các thao tác �ã �$c th�c hi�n tr�c �ó. Di chu�t t� trên xu!ng �� ch n s! thao tác c�n khôi ph�c l�i và nháy chu�t s* t&ng �&ng v�i vi�c nháy chu�t ng�n y l�n � nút Undo hay Redo.

Các b��c th�c hành

Trong bài t�p này, b�n xóa và ph�c h)i v�n b�n �� s�a vài l"i trong v�n b�n.

1. Nháy �i�m chèn vào bên trái ch� ô trong t� sai chính t� Công � dòng 1 �o�n cu!i cùng.

2. Nh n phím Delete. Ch� ô b� xóa, và v�n b�n còn l�i �$c d�ch sang bên trái. Sau �ó gõ �.

3. Trong �o�n th� hai, ��nh v� �i�m chèn vào bên ph�i c�a ch� d trong t� dào t�o. Nh n Backspace. Ch� d b� xóa �i.

4. Trong �o�n th� hai, ��nh v� �i�m chèn � tr�c ch� a trong t� sai chính t�

giang. Trên thanh tr�ng thái, nháy �úp nút Overtype . Ch� �� Overtype �$c b�t.

5. Gõ �. T� này �$c thay ��i, và nháy �úp trên thanh tr�ng thái. Ch� �� Overtype �$c t�t �i.

6. Nháy �úp t� quy trong �o�n th� hai. T� quy �$c ch n. Gõ ch�!ng. T� quy �$c thay th� b%ng t� ch �ng và ph�n còn l�i c�a v�n b�n chuy�n sang ph�i khi gõ.

7. Nháy �úp mi�n ch n � bên trái c�a �o�n ��u tiên. o�n này �$c ch n. Nh n Delete. o�n này �$c xóa.

8. Trên thanh công c� chu,n, nháy nút Undo (ScreenTip Undo Clear

�$c hi�n th�. o�n b� xóa �$c ph�c h)i và c(ng �$c ch n.

Page 24: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

22

9. Trên thanh công c� chu,n, nháy nút Redo (ScreenTip Redo Clear

�$c hi�n th�). o�n này l�i b� xóa.

10. Nháy nút Undo l�n n�a. o�n b� xóa �$c ph�c h)i và c(ng �$c ch n.

11. Nh n phím m(i tên xu!ng. o�n này �$c b� ch n.

12. Nháy vào t� nghi�p trong dòng cu!i cùng và nh n Ctrl+Backspace. T� nghi�p b� xóa.

13. Nh n Ctrl+m(i tên ph�i hai l�n �� chuy�n �i�m chèn vào t� tr �ng.

14. Nh n Ctrl+Delete. T� tr �ng b� xóa.

15. Nháy nút Undo �� khôi ph�c l�i t� tr �ng. Gi� t�p tin này m� cho bài t�p ti�p.

T�o th� m�c

Sau khi t�o v�n b�n, b�n c�n lu v�n b�n vào th m�c. Th m�c là m�t ph�n trên �-a c�ng máy tính hay � �-a m�ng. M�ng là h� th!ng các máy tính �$c k�t n!i. Khi máy tính �$c n!i qua m�ng, có th� dùng máy tính �� truy nh�p vào �-a c�ng c�a máy tính khác trên m�ng. B�n có th� t�o ra các th m�c �� c t gi� các t�p tin theo d� án, theo ch� ��, v.v.

H�p tho�i Save As c�a Word c(ng cho phép t�o th m�c m�t cách d' dàng. V�i các tính n�ng qu�n lí t�p tin c�a Word, b�n có th� d' dàng t� ch�c, t�o ra các th m�c �� c t gi� v�n b�n ho�c lu gi� t�p tin v�i tên khác. B�n c(ng có th� xóa các t�p tin và th m�c ngay bên trong h�p tho�i Open và Save As. � xóa t�p tin và th m�c, ch n t�p mu!n xóa và nh n phím Delete.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n t�o th m�c m�i.

1. Nháy Save As trên b�ng ch n File. H�p tho�i Save As xu t hi�n và hi�n th� n�i dung c�a th m�c Lesson02, là th m�c cu!i cùng �ã dùng.

2. Nháy nút Create New Folder . H�p tho�i New Folder xu t hi�n.

3. Gõ My Exercises vào ô Name và nháy OK. H�p tho�i New Folder �óng l�i và h�p tho�i Save As xu t hi�n tr� l�i và hi�n th� th m�c My Exercises. Tên t�p tin �ang m� �$c hi�n th� trong ô File.

Page 25: Basics Of Document Processing

Biên t�p v�n b�n

23

4. Nháy nút Cancel. H�p tho�i Save As �óng l�i và t�p tin không �$c lu gi�.

L�u v�n b�n v�i tên khác

Nhi�u tr#ng h$p b�n c�n lu v�n b�n g!c �� an toàn hay �� so sánh và th�c hi�n các thay ��i v�i b�n sao.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n lu v�n b�n hi�n th#i v�i tên khác trong th m�c My Exercises.

1. Nháy Save As trên b�ng ch n File, h�p tho�i Save As xu t hi�n. N�i dung c�a th m�c Lesson02 xu t hi�n.

2. Nháy �úp th m�c My Exercises. Th m�c My Exercises m� ra.

3. Nháy vào sau PiL 02 trong ô File Name.

4. Nh n d u cách và gõ Da sua.

5. Nháy nút Save. H�p tho�i Save As �óng l�i và t�p tin này �$c lu v�i tên PiL 02 Da sua. Tên m�i c�a t�p tin xu t hi�n trong thanh tiêu ��.

L�u ý

B�n nên t�o b�n sao l�u c�a các t�p tin quan tr ng �� b�o v� kh�i b� m t do h�ng máy tính, vi rút, thay ��i ng�u nhiên, hay xóa. Có th� lu các b�n sao c�a t�p tin lên �-a m�m hay vào �-a m�ng (�-a �$c ��t v� m�t v�t lí trên máy tính khác, nhng chia s0 cho ng#i dùng trên cùng m�ng). Cách t!t nh t �� b�o v� các t�p tin là sao l u vào ��a CD.

T�ng k t bài h�c

Trong bài h c này, b�n �ã h c cách m� t�p tin �ã có và di chuy�n �i�m chèn trong v�n b�n b%ng vi�c dùng các thanh cu!n, các phím m(i tên. B�n c(ng bi�t cách so�n th�o v�n b�n b%ng vi�c chèn, ch n và xóa v�n b�n, và cách qu�n lí các t�p tin b%ng vi�c t�o th m�c và lu t�p tin b%ng tên khác.

Câu h�i ki�m tra

1. Làm th� nào �� xóa m�t ph�n v�n b�n trong Word?

2. Ba cách có th� s� d�ng thanh cu!n �� hi�n th� các ph�n v�n b�n là gì?

3. N�u g�p l"i khi so�n th�o v�n b�n, b�n có th� làm gì �� kh�c ph�c?

4. Nh n phím nào �� ch n v�n b�n � bên ph�i c�a �i�m chèn?

5. Cho bi�t ba cách m� v�n b�n m�i m� g�n �ây?

Page 26: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

24

6. L�nh nào trên b�ng ch n, nút nào trên thanh công c� dùng �� m� t�p tin �ã có?

7. S� khác bi�t gi�a kéo thanh cu!n và chuy�n �i�m chèn là gì?

8. Làm th� nào �� ch n m�t câu trong m�t �o�n v�n b�n?

Th�c hành

Bài t�p 1: N�u c�n, kh�i ��ng Word. M� t�p tin Sua loi 02 trong th m�c Lesson02 n%m trong th m�c Word Practice, và th�c hi�n các thao tác so�n th�o sau �ây.

Gõ t� provides tr�c t� sai chính t� comprejensive trong câu th� nh t.

Thay th� l�n xu t hi�n ��u tiên c�a t� for b%ng t� to trong câu th� nh t c�a �o�n th� nh t.

Xóa l�n xu t hi�n th� hai c�a t� has trong câu b�t ��u b%ng A full service

agency.

Thay th� tên t�i cu!i th b%ng tên riêng c�a b�n.

Ch n và xóa câu cu!i trong �o�n th� ba, b�t ��u b%ng We believe.

Thêm ba dòng tr!ng sau Sincerely vào cu!i v�n b�n �� có ch" cho ch� kí.

�i ngày tháng thành 01/01/2006.

Th�c hi�n s�a chính t� n�u c�n.

Bài t�p 2: T�o ra th m�c con có tên My Letters trong th m�c Lesson02, và r)i c t gi� t�p tin �ã so�n th�o t� Bài t�p 1 trong th m�c m�i là Sua loi 02 Edited.

Bài t�p 3: Ti�p t�c biên t�p v�n b�n Sua loi 02 Edited.

Ch n và xóa toàn b� �o�n b�t ��u With a philosophy.

Ch n t� Sincerely và thay th� b%ng Regards.

B�n nh�n ra r%ng c� hai l�n s�a cu!i cùng ��u b� l"i. Khôi ph�c l�i v�n b�n nh tr�c khi ch�nh s�a.

óng t�p tin mà không lu nh�ng thay ��i v�a r)i.

Bài t�p 4: N�u có v�n b�n dài h&n m�t trang, cách nhanh nh t �� chuy�n lên ��u v�n b�n là gì? Cách nhanh nh t �� chuy�n xu!ng cu!i v�n b�n là gì? T�i sao �ây l�i là tính n�ng có ích trong v�n b�n dài?

Bài t�p 5: Vi�c cu!n có di chuy�n �i�m chèn không? Th�c hành v�i thanh cu!n n�u không ch�c ch�n. T�i sao �ây l�i là tính n�ng có ích?

Page 27: Basics Of Document Processing

M�u và s� d�ng m�u Sau khi hoàn thành bài h�c này, b�n có th�:

� S� d�ng m�u có s�n trong Word.

� T�o m�u m�i.

S� d�ng các m�u có s+n c�a Microsoft® Word s* giúp ti�t ki�m nhi�u th#i gian khi so�n th�o v�n b�n. Ví d� b�n có trách nhi�m qu�n lý th t� trong n�i b� c& quan. Công vi�c c�a b�n g)m vi�c g�i b�n thông báo hàng tu�n (nhi�m v�, nh�c nh�,…) t�i các nhân viên, g�i fax c�p nh�t thông tin t�i các b� ph�n phòng ban khác nhau và vi�t các thông báo m"i tháng. Thay vì ph�i thi�t k� m�i các m�u cho m"i b�n ghi nh� hay các thông báo, b�n ch� c�n �i�n thông tin m�i vào các m�u có s�n. M�u có s+n là m�t v�n b�n bao g)m các ��nh d�ng v� phông ch�, ki�u ch�, c(ng nh là các ��nh d�ng khác �$c s� d�ng �� t�o ra các v�n b�n khác có chung các ��nh d�ng c& b�n.

)ng th#i b�n c(ng có th� s� d�ng các v�n b�n có s+n �� t�o ra các m�u theo ý mình. Vi�c t�o các m�u có ��nh d�ng �úng ý ng#i s� d�ng th�c s� h�u ích n�u b�n �ã b� nhi�u công s�c và th#i gian �� t�o ra các ��nh d�ng v�a ý v� phông, ki�u ch�, ��nh d�ng v� �o�n v�n, hình �nh �� s� d�ng l�i cho các v�n b�n sau này. Vi�c t�o m�u lu t� các v�n b�n có s+n giúp tránh ph�i th�c hi�n các thao tác ��nh d�ng l�p l�i. B�n có th� lu l�i v�n b�n d�i d�ng m�t m�u theo ý mình, ch�nh s�a l�i m�u �ó �� s� d�ng.

Bài này trình bày cách s� d�ng m�u có s+n �� t�o m�t v�n b�n và cách t�o m�t m�u m�i.

S� d�ng m�u trong Word

M�u (template) là t�p h$p các tham s! v� trang in, các ki�u và c� n�i dung t�o, ��nh d�ng s+n �� so�n v�n b�n ph�c v� m�t m�c �ích nào �ó. M�u là m�t d�ng v�n b�n �$c thi�t k� �� s� d�ng (nhi�u l�n) trong t&ng lai. Chúng �$c lu v�i �uôi .dot. M�u xác ��nh các tính ch t ��nh d�ng c& b�n c�a v�n b�n, ví d� nh l� hay b! c�c (v�n b�n �$c th� hi�n trên gi y nh th� nào). M�u �)ng th#i c(ng xác ��nh tính ch t c�a ký t� bao g)m ki�u ch�, c. ch� và phông ch�.

M�t v�n b�n ph�i �$c t�o trên c& s� m�t m�u nào �ó. Khi m� m�t v�n b�n tr!ng b%ng cách nháy nút l�nh New , v�n b�n này �$c t�o trên m�t m�u có s+n trong Word v�i tên Blank Document (V�n b�n tr!ng) và c& s� c�a nó là t�p Normal.dot . M�u này ch� ch�a các thông s! v� thi�t k� trang cùng m�t s! ki�u nh t ��nh mà không ch�a b t k/ n�i dung nào. ây là m�u m�c

��nh trong Word.

Page 28: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

26

Khi m� m�t v�n b�n m�i d�a trên m�t m�u nào �ó, các ki�u, các tham s! v� trang in, và các ph�n n�i dung trên �ó �$c sao ��y �� vào v�n b�n m�i. S�a ��i chúng không làm thay ��i m�u c(ng nh s�a ��i trên m�u c(ng không �nh h�ng t�i v�n b�n.

Word �$c thi�t k� v�i r t nhi�u m�u ��nh d�ng �i kèm và các m�u này �$c phân lo�i theo t�ng nhóm, cho phép t�o các v�n b�n v�i các m�c �ích s� d�ng khác nhau nh b�n fax, b�n ghi nh�, b�n tóm t�t hay th t�. M�u bao g)m hai ph�n: ph�n v�n b�n � �c ��nh d�ng tr c và vùng n�i dung v�n b�n s* �$c chèn vào sau �ó g i là vùng v�n b�n gi� ch�. Ph�n v�n b�n �$c ��nh d�ng tr�c bao g)m tiêu �� và các thông s! khác b�n không c�n ph�i thay ��i. Ví d�: m�u cho b�n ghi nh� s* có tiêu �� là Memorandum �$c th� hi�n v�i phông ch�, c. ch�, d�ng ch� riêng. Vùng di�n tích thông tin m�i s* �$c �i�n vào ch� là t�m th#i vì có th� xóa �i và �i�n thông tin m�i vào. Vùng này th#ng có m�t h�ng d�n ng�n g n v� nh�ng thông tin có th� �i�n vào thay cho ph�n làm m�u có s+n. Ví d�, m�t m�u b�n ghi nh� có th� g)m m�t vùng �� �i�n thông tin �$c ghi là [Tên c�a b�n].

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p sau, b�n s* s� d�ng m�t m�u có s+n c�a Word �� t�o m�t b�n fax, �i�n n�i dung và sau �ó lu v�n b�n m�i này.

1. Trên b�ng ch n File, nháy New. Ng�n New Document xu t hi�n.

2. Nháy General Templates trong khung Create new from template. H�p tho�i Templates xu t hi�n

3. Nháy ch n trang Letters and Faxes.

4. Nháy �úp lên bi�u t$ng Comtemporary Fax. M�u Comtemporary Fax xu t hi�n.

Page 29: Basics Of Document Processing

M�u và s� d�ng m�u

27

5. T�i góc trên bên trái c�a v�n b�n, nh�p vào vùng �i�n thông tin c�a m�c ��a ch�. Vùng �i�n thông tin �$c ch n và có th� �i�n thông tin vào.

6. Gõ Tr��ng THPT Ba ình, và nh n Enter

7. Gõ 45 Tr n H�ng �o, và nh n Enter

8. Nháy vào vùng �� �i�n bên c�nh t� To: Vùng �i�n thông tin �$c ch n và s+n sàng �� b�n �i�n thông tin.

9. Gõ Lê Thanh Phong

10. i�n ph�n thông tin còn l�i vào vùng �$c ch n nh sau :

Fax: 303-555-0100

From: Nguy"n Mai Hoa

Re: M�i h�p H�i ��ng thi h�c sinh gi�i

Trang: 2

CC: Hoàng Mai Vân

11. ánh d u ch n trong ô Please Reply.

12. N�u c�n, cu!n thanh tr$t xu!ng và ch n vùng v�n b�n t� phía bên trái t� Notes:

13. Gõ: Vui lòng xem b�c th� �ính kèm �� bi t tr��c thông tin tóm t�t v� n�i dung cu�c h�p.

14. Nháy nút Save trên thanh công c� chu,n. H�p tho�i Save As xu t hi�n

15. Trong ô File name, gõ BaDinh Fax 03.

16. N�u c�n, nháy m(i tên trong ô Save in, ch n th m�c Lesson03 trong th m�c Word Practice trên � c�ng.

Page 30: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

28

17. Nháy Save. Word �ã lu v�n b�n c�a b�n.

18. Nháy Close trên b�ng ch n File �� �óng v�n b�n. N�u nh �$c yêu c�u lu nh�ng thay ��i, ch n No.

T�o m�u cho riêng b�n

M�t m�u �$c t�o ra t� m�t v�n b�n s* có tính ch t, ��nh d�ng, n�i dung gi!ng h�t v�n b�n g!c. B�n t�o ra m�t m�u m�i b%ng cách lu m�t v�n b�n d�i d�ng m�t m�u, ch�nh s�a các ��c �i�m ��nh d�ng c�a m�u và lu các thay ��i này. L�n sau, khi m� m�u này, m�u s* s+n sàng �� so�n th�o.

L�u ý

N�u lu m�u trong th m�c Templates thì m�u �ó s* xu t hi�n trên thanh General c�a h�p tho�i Templates. � t�o nh�ng thanh theo ý mu!n cho các m�u trên h�p tho�i Templates, hãy t�o m�t th m�c con trong th m�c Templates và lu các m�u vào trong th m�c này.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n s* t�o m�t m�u t� m�t v�n b�n có s+n, sau �ó t�o m�t t�p tin t� m�u này.

1. Nháy nút Open trên thanh công c� chu,n. H�p tho�i Open xu t hi�n.

2. Nháy m(i tên bên c�nh ô Look in, ch n � c�ng, nháy �úp vào th m�c Word Practice, ti�p t�c nháy �úp vào th m�c Lesson03. N�i dung th m�c Lesson03 xu t hi�n trong h�p tho�i Open.

3. Nháy t�p tin Giay_moi_03 và nháy Open. H�p tho�i Open �óng l�i và t�p tin Giay_moi_03 xu t hi�n trong c�a s� Word.

Page 31: Basics Of Document Processing

M�u và s� d�ng m�u

29

4. Ch n Save As trên b�ng ch n File, h�p tho�i Save As xu t hi�n.

5. Trong ô File name gõ Giay_moi_Template, nháy m(i tên � ô Save As và ch n Document Template. Lu ý: khi lu m�u, Word t� ��ng ch n th m�c Templates �� lu, vì v�y hãy ch n th m�c thích h$p �� lu.

6. Nháy nút Save. M�u �ã �$c t�o.

7. Ch n t� Tháng 1 trên dòng th� 3 c�a tiêu �� chính và gõ Tháng. Sau �ó ch n ngày 23 tháng M�t và gõ Ngày. Ngày tháng �ã �$c thay th� v�i d�ng v�n b�n cùng lo�i.

8. Ch n tiêu �� �ng d�ng Công ngh� thông tin trong gi�ng d�y ph thông, r)i gõ Tiêu ��.

9. Trên thanh công c� chu,n, nháy nút Show/Hide ¶ �� nhìn th y nh�ng d u hi�u ��nh d�ng trên v�n b�n.

10. Ch n vùng v�n b�n sau �ây, nhng nh� không ch n c� ký t� ¶ � cu!i câu, GS Lê Minh Hoàng s� thuy�t trình các v n �� !ng d�ng công ngh�

thông tin trong gi�ng d�y ph thông, sau �ó nh n Delete.

11. Ch n vùng v�n b�n d�ng danh sách d u ch m ��u câu, nhng không ch n ký t� ¶ � cu!i câu, sau �ó nh n nút Delete.

12. Nháy nút Show/Hide ¶ �� d u �i các d u hi�u ��nh d�ng. V�n b�n s* gi!ng nh trong hình d�i �ây.

Page 32: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

30

13. Nháy nút Save trên thanh công c� chu,n và �óng v�n b�n.

14. Nháy l�nh New trên b�ng ch n File. Ng�n Create a New Document xu t hi�n.

15. Nháy General Templates, sau �ó n�u c�n nháy trang General trên h�p tho�i.

16. Nháy �úp bi�u t$ng m�u Giay_moi_Template. M�t v�n b�n m�i �$c hình thành trên ��nh d�ng c�a m�u này.

17. Nháy �úp vào t� Tháng và gõ Tháng Hai.

18. Nháy �úp vào t� Ngày, và gõ Ngày 20 Tháng Hai.

19. Nháy nút Save trên thanh công c� chu,n. Trong ô File name gõ Giay_moi Thang_2. Nháy m(i tên trong ô Save in và ch n th m�c Lesson03 trong th m�c Word Practice trên � c�ng. Nháy Save.

20. óng t�p tin Giay_moi Thang_2. N�u nh �$c h�i có lu thay ��i, nháy No.

T�o m�u t# m�t m�u

� t�o m�t m�u t� m�t m�u s+n có, trên b�ng ch n File, ch n Save As, gõ tên c�a m�u vào trong h�p tho�i Save As, nháy hình m(i tên bên c�nh ô Save as type, ch n Document Template, sau �ó nháy Save. M�u b�n m�i lu s* xu t hi�n trên trang General trong h�p tho�i Templates.

Page 33: Basics Of Document Processing

M�u và s� d�ng m�u

31

T�ng k t bài h�c

Trong bài h c này, b�n �ã h c cách s� d�ng m�u có s+n �� t�o m�t v�n b�n và cách t�o m�t m�u.

Câu h�i ki�m tra

1. B�n m� m�t m�u b%ng h�p tho�i nào?

2. Nêu s� khác bi�t gi�a m�u có s+n và v�n b�n?

3. B�n c�n t�o m�t m�u cho riêng trong tr#ng h$p nào?

4. Nêu tên ba m�u có s+n trong Word.

5. Khi t�o m�t v�n b�n m�i t� m�t m�u, làm th� nào �� ��m b�o lu v�n b�n hi�n hành ch� không ph�i lu m�u �$c dùng �� t�o ra v�n b�n �ó?

Th�c hành

Bài t�p 1: N�u c�n, kh�i ��ng Word. Dùng Fax Wizard và các thông tin sau �� t�o m�t b�n fax s* �$c in ra v�i n�i dung g)m m�t t# bìa v�i m�t ghi nh� và có th� g�i t�i các máy fax khác nhau. �a ch� g�i fax t�i Ông Lê Thanh Phong, s! fax 303-555-0188. Ch n d�ng Contemporary Fax bao g)m tên và ��a ch� sau: Tr��ng �i h�c Qu$c gia, 67 Lê L�i, 80227, 404-555-0100

Lu b�n fax d�i tên DHQG trong th m�c Lesson03 trong th m�c Word Processing Practice.

Bài t�p 2: T�o m�t m�u t� b�n fax k�t qu� c�a bài t�p tr�c. M� v�n b�n DHQG, xóa thông tin trong dòng To: và dòng Fax:. Lu v�n b�n d�i d�ng m�u v�i tên DHQG Template và �óng l�i.

Bài t�p 3: B�n quy�t ��nh sau khi fax s* g�i l�i n�i dung b�n fax nhng theo �#ng bu �i�n. T�o m�t phong bì v�i Envelop Wizard. S� d�ng các ��a ch� tùy ý làm ��a ch� g�i ��n và ��a ch� Tr#ng THPT Ba ình � bài t�p 1 m�t làm ��a ch� g�i �i. In phong bì, sau �ó �óng v�n b�n mà không lu các thay ��i.

Bài t�p 4: Khám phá h�p tho�i Templates hay s� d�ng công c� tr$ giúp c�a Word �� khám phá cách t�o m�t trang web.

Page 34: Basics Of Document Processing
Page 35: Basics Of Document Processing

nh d�ng v�n b�n Sau khi hoàn thành bài h�c này, b�n có th�:

� Dùng thanh công c� ��nh d�ng �� ��nh d�ng vn bn.

� Áp d�ng ��nh d�ng kí t� cho vn bn và dóng hàng �o�n vn bn.

� C�t và dán vn bn.

� Dùng tính nng kéo và th �� sao chép vn bn.

� S� d�ng Office Clipboard.

� Áp d�ng ki�u.

� Xem tr��c vn bn và in vn bn.

Trong bài này, b�n s* h c cách áp d�ng ��nh d�ng �� làm cho v�n b�n ��m, g�ch d�i, và nghiêng, và b�n s* h c cách ��i kích c., ki�u dáng phông ch� và dóng th�ng hàng �o�n v�n. Khi so�n th�o m�t v�n b�n, b�n th#ng c�n chuy�n hay sao v�n b�n ho�c các �!i t$ng khác t� m�t v� trí sang v� trí khác. Trong bài này, b�n c(ng s* bi�t các ph&ng pháp khác nhau �� c�t và dán v�n b�n và �!i t$ng.

Dùng thanh công c� �� �nh d�ng v�n b�n

M�c d�u trong Word ta có th� thay ��i dáng v0 c�a v�n b�n theo nhi�u cách khác nhau, s� d�ng thanh công c� ��nh d�ng là cách nhanh nh t và d' nh t. Thanh công c� ��nh d�ng có nhi�u nút l�nh có th� dùng �� thay ��i thu�c tính v�n b�n. Thu�c tính là nh�ng ��c trng nh nh ��m, nghiêng, ch� th#ng, g�ch d�i, phông ch� (ki�u dáng c�a kí t�), c. phông ch�, và th�m chí c� m�u v�n b�n.

Trên thanh công c� ��nh d�ng, t� trái sang ph�i, là ô Style, ô Font và ô Font Size, nh �$c nêu trong minh ho� sau. Các ô này cho bi�t tên c�a ki�u, tên c�a phông ch� và c. c�a phông ch� hi�n �ang dùng. (Ki�u s* �$c trình bày sau trong m�c này).

Khi v�n b�n có ��nh d�ng �$c ch n, phông ch� và c. phông ch� c�a v�n b�n �$c ch n xu t hi�n trong các ô Font và Font Size - n�u phông ch� và c. phông ch� c�a v�n b�n �$c ch n là nh nhau. N�u phông ch�, ki�u dáng phông ch�, hay c. phông ch� trong v�n b�n �$c ch n khác nhau, các ô Font, Font Size và Font Style s* là các ô tr!ng. N�u v�n b�n �$c ch n có ki�u ��m, nghiêng, hay g�ch d�i, các nút liên quan trên thanh công c� ��nh d�ng xu t hi�n d�ng lõm xu!ng ho�c có biên bao quanh.

Page 36: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

34

B�n c(ng có th� dùng thanh công c� ��nh d�ng �� lo�i b� ��nh d�ng. Ch�ng h�n, n�u mu!n lo�i b� ��nh d�ng ��m kh�i tiêu ��, ch� c�n ch n v�n b�n tiêu �� và nháy nút Bold .

Khi ��nh d�ng v�n b�n, b�n có th� m� ng�n Reveal Formatting (t� b�ng ch n Format) �� hi�n th� ��nh d�ng c�a v�n b�n �$c ch n, nh phông ch� và hi�u �ng phông ch�. Ng�n Reveal Formatting cho phép hi�n th�, thay ��i hay xóa ��nh d�ng c�a v�n b�n �$c ch n. C(ng có th� dùng ng�n Reveal Formatting �� ch n v�n b�n d�a trên ��nh d�ng �� so sánh ��nh d�ng �ã dùng trong v�n b�n �$c ch n v�i ��nh d�ng �$c dùng � các ph�n khác c�a v�n b�n.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n dùng các nút trên thanh công c� ��nh d�ng �� làm cho v�n b�n ��m, nghiêng, và g�ch d�i, và thay ��i phông và c. ch� c�a tiêu ��.

1. Nháy nút Open trên thanh công c� chu,n, h�p tho�i Open xu t hi�n.

2. Trong ô Look in, ch n th m�c Word Practice, và nháy �úp th m�c Lesson04. N�i dung c�a th m�c Lesson04 xu t hi�n trong h�p tho�i Open.

3. Ch n t�p tin CNTT va giang day và nháy Open. H�p tho�i Open �óng l�i và t�p tin CNTT va giang day xu t hi�n trong Word.

4. Ch n dòng ��u ��, K� ho�ch � a công ngh� thông tin vào gi�ng d�y.

5. Nháy các nút Bold và Italic trên thanh công c� ��nh d�ng. Tiêu �� xu t hi�n ki�u ��m và nghiêng.

6. Chon các t� K� ho�ch. Nháy nút Underline trên thanh công c� ��nh d�ng.

7. Nháy vào b t kì �âu ngoài vùng ch n. V�n b�n không còn �$c ch n, và t� K� ho�ch �$c g�ch d�i.

8. Nháy ba l�n vào mi�n ch n (mi�n � bên trái c�a v�n b�n). T t c� v�n b�n �$c ch n.

9. Trên thanh công c� ��nh d�ng, nháy m(i tên trong ô Font

. Danh sách các phông ch� có s+n xu t hi�n.

10. Cu!n xu!ng, n�u c�n, và nháy ch n Century Schoolbook. V�n b�n ��i sang phông ch� Century Schoolbook.

11. Trên thanh công c� ��nh d�ng, nháy m(i tên trong ô Font Size (� bên ph�i c�a s! 12). Danh sách các c. phông ch� xu t hi�n.

12. Nháy ch n 10. V�n b�n �$c ch n �$c hi�n th� theo c. phông ch� nh� h&n, c. 10 point.

Page 37: Basics Of Document Processing

"�nh d�ng v�n b�n

35

13. Nháy ngoài vùng ch n. V�n b�n không còn �$c ch n. Nháy l�nh Reveal Formatting trên b�ng ch n Format. Ng�n Reveal Formatting xu t hi�n, hi�n th� ��nh d�ng c�a v�n b�n �$c ch n. Lu ý t�i thông tin �$c hi�n th� trong ng�n này c(ng nh các liên k�t t�i các h�p tho�i khác nh h�p tho�i Font và h�p tho�i Paragraph.

14. Nháy nút Close trong ng�n Reveal Formatting. Ng�n Reveal Formatting �óng l�i.

15. Nháy Save As trên b�ng ch n File. H�p tho�i Save As xu t hi�n.

16. Lu v�n b�n v�i tên CNTT va giang day_dasua.

Áp d�ng các �nh d�ng kí t� khác

Ta có th� áp d�ng các thu�c tính và hi�u �ng ��nh d�ng không s+n có trên thanh công c� ��nh d�ng, nh ch� s! trên, ch� s! d�i, g�ch ngang và ch� hoa nh� t� h�p tho�i Font. Khi s� d�ng h�p tho�i Font, ta có th� thay ��i nhi�u thu�c tính m�t lúc. Các thu�c tính khác ch� có trong h�p tho�i Font g)m các hi�u �ng ��c bi�t nh v�n b�n có bóng, ch�m n�i và m�u s�c các ký t�.

Page 38: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

36

� dùng h�p tho�i Font, hãy ch n v�n b�n mu!n ��nh d�ng và nháy Font trên b�ng ch n Format. N�u nháy Font trên b�ng ch n Format tr�c khi b�t ��u gõ v�n b�n, t t c� v�n b�n �$c gõ sau �ó s* xu t hi�n theo ��nh d�ng �ã ch n trong h�p tho�i Font cho t�i khi ��i ��nh d�ng l�n n�a.

Dóng th%ng hàng �o�n v�n b�n

Theo m�c ��nh, n�i dung �$c gõ vào v�n b�n �$c dóng th�ng l� trái (Align Left). Tuy nhiên, có th� áp d�ng các thu�c tính Center, Align Right, hay Justify �� c�n gi�a l� trái và l� ph�i, c�n th�ng l� ph�i, và c�n th�ng hai bên l� trái và ph�i. � dóng th�ng �o�n hi�n có v�i các thu�c tính, ta nháy �o�n �ó và nháy m�t trong nh�ng nút l�nh sau �ây trên thanh công c� ��nh

d�ng: , , , . Toàn b� �o�n v�n s* �$c dóng th�ng.

Lu ý r%ng không c�n ph�i ch n t t c� �o�n v�n tr�c khi áp d�ng vi�c dóng th�ng; ch� c�n ��t �i�m chèn trong �o�n v�n.

Minh ho� � trang sau minh h a b!n ki�u dóng th�ng:

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n c�n gi�a, c�n ph�i, c�n trái và c�n th�ng hai l�.

1. Ch n dòng ��u �� th� nh t, K� ho�ch � a công ngh� thông tin vào

gi�ng d�y.

2. Nháy nút Center trên thanh công c� ��nh d�ng. Dòng tiêu �� chuy�n vào gi�a trang v�n b�n.

Page 39: Basics Of Document Processing

"�nh d�ng v�n b�n

37

3. �t �i�m chèn trong �o�n th� nh t. Nháy nút Align Right trên thanh công c� ��nh d�ng. o�n này chuy�n sang c�n th�ng l� ph�i.

4. Nháy nút Align Left trên thanh công c� ��nh d�ng. o�n này chuy�n sang c�n th�ng l� trái.

5. Trên thanh công c� ��nh d�ng, nháy nút Justify . Các dòng trong �o�n bây gi# kéo dãn v� c� hai l� trái và ph�i, ngo�i tr� dòng cu!i cùng c�a �o�n, không m� r�ng sang l� ph�i vì nó ng�n h&n các dòng khác.

6. Trên thanh công c� ��nh d�ng, nháy nút Align Left �� �a v�n b�n tr� l�i dóng th�ng l� trái.

7. Lu và �óng v�n b�n này. Gi� Word m� cho bài t�p ti�p.

Page 40: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

38

Sao, c�t và dán v�n b�n

Khi c�t và dán m�t ph�n v�n b�n, ta di chuy�n ph�n v�n b�n �ó t� m�t v� trí sang v� trí khác c�a v�n b�n hay vào v�n b�n khác. Khi sao và dán, v�n b�n �$c sao s* �$c nhân b�n t�i v� trí �$c dán.

Có nhi�u ph&ng pháp �� c�t và dán v�n b�n. Ta có th� nháy Cut và Paste trên b�ng ch n Edit, dùng con tr� chu�t �� kéo và th� v�n b�n, hay nháy nút Cut và nút Paste trên thanh công c� chu,n. T&ng t�, �� sao và dán v�n b�n, ta có th� nháy Copy và Paste trên b�ng ch n Edit, nh n gi� phím Ctrl và dùng con tr� chu�t �� kéo và th� v�n b�n, hay nháy vào Copy và nút Paste trên thanh công c� chu,n.

Khi sao ho�c c�t ph�n v�n b�n, n�i dung �ó �$c sao vào b� nh ��m

(Clipboard) c�a Windows. N�u dán n�i dung t� Clipboard, nút Paste Options xu t hi�n bên c�nh n�i dung �$c dán. Nháy nút Paste Options s* hi�n th� danh sách các tùy ch n �� th�c hi�n các thao tác v�i n�i dung �$c dán. Nh�ng tùy ch n này cho phép nhanh chóng và d' dàng ��nh d�ng v�n b�n �$c dán �� t&ng thích v�i v�n b�n hi�n có.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n sao v�n b�n �$c ch n t� v�n b�n này sang v�n b�n khác, và c�t và dán v�n b�n �$c ch n vào trong cùng v�n b�n.

1. Nháy nút Open trên thanh công c� chu,n. H�p tho�i Open xu t hi�n v�i n�i dung c�a th m�c Lesson04 �$c hi�n th�.

2. Ch n t�p tin có tên Gioi_thieu_PiL 04 và nháy Open. Word m� t�p tin này.

3. Ch n �o�n cu!i c�a v�n b�n và nháy nút Copy trên thanh công c� chu,n. Không có gì thay ��i trên màn hình, nhng v�n b�n �ã �$c sao. o�n v�n b�n v�n còn �$c ch n.

4. Nháy Close trên b�ng ch n File �� �óng v�n b�n b�n. N�i dung t�p CNTT va giang day �$c hi�n th� l�i trên màn hình.

5. Nháy vào cu!i dòng th� nh t và nh n Enter hai l�n. Hai dòng tr!ng �$c chèn và �i�m chèn �i xu!ng hai dòng d�i.

6. Nháy nút Paste trên thanh công c� chu,n. N�i dung �$c sao vào b� nh� ��m �$c dán vào v� trí �i�m chèn.

7. Nháy nút Paste Options. B�ng ch n ng�n có các tùy ch n �$c hi�n th�.

8. Nháy Match Destination Formatting. C. phông ch� ��i thành 10.

Page 41: Basics Of Document Processing

"�nh d�ng v�n b�n

39

9. Ch n �o�n th� t, b�t ��u t� Ch# vi m�t chi�c máy tính.

10. Nháy nút Cut trên thanh công c� chu,n và nh n Delete �� lo�i b� dòng tr!ng ph�. o�n này b� lo�i kh�i v�n b�n và �$c sao vào b� nh� ��m.

11. Nháy dòng tr!ng sau �o�n th� hai và nh n Enter �� tách �o�n này b%ng m�t dòng tr!ng. Nháy nút Paste trên thanh công c� chu,n. o�n v�n xu t hi�n � v� trí m�i.

12. Nháy nút Save trên thanh công c� chu,n. Gi� t�p tin này m� cho bài t�p ti�p.

Dùng tính n�ng kéo và th� �� di chuy�n và sao

� sao, c�t và dán, b�n còn có th� dùng tính n�ng kéo-và-th�. Kéo và th� ngh-a là �a con tr� chu�t lên trên v�n b�n �$c ch n, nh n gi� nút chu�t trái và chuy�n con tr� chu�t vào v� trí m�i và th� nút chu�t.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n dùng tính n�ng kéo và th� �� di chuy�n v�n b�n bên trong v�n b�n.

1. Nháy mi�n ch n � bên trái �o�n th� ba Ch# vi m�t chi�c máy tính �� ch n toàn �o�n v�n.

2. a con tr� chu�t lên �o�n v�n b�n �$c ch n. Nh n gi� phím Ctrl và nh n gi� nút chu�t trái. M�t hình ch� nh�t m# xu t hi�n bên d�i con tr� chu�t.

3. Kéo v�n b�n cho t�i khi �#ng ch m c�a con tr� chu�t � phía tr�c �o�n th� n�m (Vi�c k�t h�p) và th� nút chu�t, sau �ó th� phím Ctrl. V�n b�n sao vào v� trí m�i. N�i dung v�n b�n v�n còn � v� trí c(.

4. Nháy nút l�nh Undo �� khôi ph�c tr�ng thái tr�c �ó. o�n v�n b�n v�n còn �$c ch n.

5. a con tr� chu�t tr� l�i �o�n v�n b�n �$c ch n. Nh n gi� nút chu�t trái. M�t hình ch� nh�t m# xu t hi�n bên d�i con tr� chu�t.

6. Kéo v�n b�n cho t�i khi �#ng ch m c�a con tr� chu�t � phía tr�c �o�n th� n�m (Vi�c k�t h�p) và th� nút chu�t (không nh n gi� phím

Page 42: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

40

Ctrl). V�n b�n chuy�n vào v� trí m�i. N�i dung v�n b�n không còn � v� trí c(.

7. Nháy nút Save trên thanh công c� chu,n. Word lu v�n b�n này. Gi� t�p tin này m� cho bài t�p ti�p.

S� d�ng Office Clipboard

Office XP th�c t� dùng hai b� nh� ��m - Windows Clipboard (�ã dùng trong bài h c này) và Office Clipboard. T�i m"i th#i �i�m, Windows Clipboard ch� có th� c t gi� m�t n�i dung �$c sao. Khi sao n�i dung m�i, n�i dung c( b� xóa �i. Trong khi �ó, Office Clipboard có th� gi� t�i 24 n�i dung và ta có th� dán b t kì n�i dung nào trong s! �ó vào v�n b�n - không ch� n�i dung m�i sao hay c�t g�n nh t vào Clipboard. B�n c�n xem ng�n Office Clipboard �� bi�t có th� dán n�i dung nào.

Ng�n Clipboard xu t hi�n t� ��ng khi sao chép hay c�t hai kho�n m�c k� ti�p. N�u ng�n không xu t hi�n t� ��ng, b�n có th� m� th� công b%ng cách nháy Office Clipboard trên b�ng ch n Edit.

Office Clipboard có th� gi� t�i 24 n�i dung. N�u n�i dung th� 25 �$c sao, nôi dung m�i �$c sao và n�i dung c( nh t, n�i dung th� nh t s* b� xóa. Tr�c �ó ch&ng trình s* hi�n th� c�nh báo �� b�n có th� kh�ng ��nh �i�u này. Lu ý r%ng các n�i dung �$c sao v�n còn �$c lu trong Office Clipboard ch�ng nào m�t ch&ng trình Office XP (có th� không ph�i Word) v�n còn �$c m�.

Nháy vào nút Options t�i �áy c�a Clipboard �� có các l�a ch n �i�u ch�nh cách th�c ho�t ��ng c�a Office Clipboard:

Page 43: Basics Of Document Processing

"�nh d�ng v�n b�n

41

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n m� ng�n Clipboard, tìm hi�u cách Office Clipboard x� lí nhi�u n�i dung �$c sao.

1. Nháy Office Clipboard trên b�ng ch n Edit. Ng�n Clipboard hi�n th�.

2. Nháy nút . N�u có b t kì n�i dung nào �ã �$c c�t hay sao trong Clipboard, chúng ��u b� xóa �i.

3. Nháy nút Open trên thanh công c� chu,n. Trong h�p tho�i Open, ch n t�p tin có tên Logo 04 và nháy Open. Word m� t�p tin này.

4. Nháy bi�u t$ng Partners in Learning. Các vòng nh� xu t hi�n quanh bi�u t$ng, ch� ra r%ng bi�u t$ng này �$c ch n.

5. Nháy nút Copy trên thanh công c� chu,n. Bi�u t$g �$c sao và ��t vào trong Clipboard. ScreenTip xu t hi�n trên thanh công c� ch� ra r%ng kho�n m�c này �ã �$c sao:

6. óng v�n b�n Logo 04. V�n b�n này �óng l�i và v�n b�n c( xu t hi�n.

7. Nháy �úp vào mi�n l�a ch n c�nh �o�n T$m nhìn chung.

8. Nháy nút Cut trên thanh công c� chu,n. o�n này b� lo�i b� kh�i v�n b�n và �$c ��t vào trong Office Clipboard. Ng�n Clipboard bây gi# ch�a hai kho�n m�c.

Page 44: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

42

9. Cu!n lên ��u v�n b�n và nháy vào phía tr�c c�a ch� K trong tiêu �� K�

ho�ch � a công ngh� thông tin vào gi�ng d�y.

10. Nh n Enter nhi�u l�n �� chuy�n tiêu �� xu!ng và nháy vào ��nh c�a v�n b�n �� ��nh v� �i�m chèn. Sau �ó trên ng�n Clipboard, nháy m�c bi�u t$ng Partners in Learning. Bi�u t$ng Partners in Learning xu t hi�n � ��u v�n b�n. (Nháy và kéo, n�u c�n, �� ��nh v� bi�u t$ng vào v� trí thích h$p.)

11. Nháy dòng tr!ng sau tiêu �� (�o�n th� nh t, K� ho�ch � a công ngh�

thông tin vào gi�ng d�y), và nh n Enter �� chèn thêm dòng tr!ng khác.

12. Trên ng�n Clipboard, nháy T$m nhìn chung. o�n này �$c chèn vào �áy c�a ph�n th� nh t trong v�n b�n.

13. Nháy nút trên ng�n Clipboard và nháy nút Close � góc trên bên ph�i c�a ng�n Clipboard. Ng�n Clipboard �óng l�i.

14. Nháy nút Save trên thanh công c� chu,n �� lu v�n b�n. Word lu v�n b�n. Gi� t�p tin này m� cho bài t�p ti�p.

Áp d�ng ki�u

Ki�u là m�t t�p h�p các ��c tr ng ��nh d�ng � �c nhóm g�p d i m�t tên

ki�u.

Page 45: Basics Of Document Processing

"�nh d�ng v�n b�n

43

M"i �o�n v�n trong v�n b�n ��u ph�i �$c ��nh d�ng theo m�t ki�u nào �ó. "o�n v�n có m�i ��c tr ng ��nh d�ng c%a ki�u � �c áp d�ng cho nó.

Trên thanh công c� ��nh d�ng, ô ngoài cùng, bên trái là ô ki�u . N�u di chuy�n �i�m chèn ��n �o�n v�n b�n nào thì ô này hi�n th� tên c�a ki�u áp d�ng cho �o�n v�n �ó.

Ki�u giúp ti�t ki�m th#i gian khi ��nh d�ng v�n b�n và giúp duy trì cách trình bày nh t quán trong v�n b�n (th�m chí t� v�n b�n n sang v�n b�n kia). Ch�ng h�n, gi� s� ta �ang t�o ra m�t v�n b�n có ch�a nhi�u ��u �� con. Ta mu!n nh�ng ��u �� này ��u m�u l�c và có phông ch� khác v�i v�n b�n. Thay vì ��nh d�ng t�ng tiêu �� con m�t, ta có th� t�o ra m�t ki�u và áp d�ng cho m i �o�n v�n s* là tiêu �� con.

� áp d�ng ki�u, ch� c�n ��t �i�m chèn �o�n c�n áp d�ng ki�u và nháy ô Style , sau �ó ch n ki�u thích h$p.

Khi m� m�t v�n b�n m�i, và gõ n�i dung, n�i dung này �$c áp d�ng ki�u m�c ��nh g i là Normal. Các t� �$c ��nh d�ng theo phông ch� Times New Roman, c. 12 �i�m và �$c c�n th�ng l� trái. M�u Normal có nhi�u ki�u thi�t k� s+n, trong �ó m�t s! �� dùng nh tiêu ��. Tên c�a ki�u �$c hi�n th� trong ô Style, nh �$c minh h a sau �ây:

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n áp d�ng ki�u cho các �o�n v�n.

1. Nháy chu�t t�i v� trí b t kì trong �o�n K� ho�ch � a công ngh� thông tin

vào gi�ng d�y.

Page 46: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

44

2. Nháy m(i tên trong ô Style trên thanh công c� ��nh d�ng và nháy Heading 2. Ki�u Heading 2 �$c áp d�ng cho �o�n hi�n th#i - trong tr#ng h$p này, ch� m�t �o�n v�n K� ho�ch � a công ngh� thông

tin vào gi�ng d�y.

3. Ch n các �o�n t� Có t$m nhìn chung ��n h� tr� môi tr �ng h�c t�p

mi. Nháy m(i tên trong ô Style trên thanh công c� ��nh d�ng và nháy Heading 3. Ki�u Heading 3 �$c áp d�ng cho t t c� các �o�n trong danh sách này.

4. Nháy bên ngoài danh sách �� kh� ch n các �o�n. Danh sách này s* trông gi!ng nh danh sách trong minh ho� sau.

5. Nháy � phía tr�c c�a dòng tiêu �� th� nh t T$m nhìn chung. Trên thanh công c� ��nh d�ng, nháy ô Style và nháy Heading 1. Ki�u dáng này �$c áp d�ng cho dòng tiêu ��.

6. Ch n C trong t� Có t$m nhìn chung. Nháy ô Style và nháy Heading 1. Kí t� này tr� thành l�n h&n.

7. Nháy nút Undo trên thanh công c� chu,n �� lo�i b� vi�c ��nh d�ng v�a áp d�ng.

8. Nháy nút Save trên thanh công c� chu,n �� lu v�n b�n này. Gi� t�p tin này m� cho bài t�p ti�p.

Xem tr��c v�n b�n

� xem dáng v0 v�n b�n tr�c khi in, b�n dùng công c� Print Preview. C�a s� Print Preview hi�n th� chính xác các trang gi!ng nh khi chúng �$c in ra và ch" ng�t trang s* xu t hi�n � �âu. N�u cha hài lòng v�i b! c�c, b�n có th� �i�u ch�nh tr�c khi in. Vi�c dùng Print Preview có th� giúp nh�n di�n các thay ��i ��nh d�ng mong mu!n mà không t!n phí gi y in.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n xem tr�c m�t v�n b�n tr�c khi in nó.

Page 47: Basics Of Document Processing

"�nh d�ng v�n b�n

45

1. Nháy nút Print Preview trên thanh công c� chu,n.

2. Trên thanh công c� Print Preview, nháy nút Multiple Pages và nháy nút th� hai trong hàng trên cùng �� xem hai trang m�t lúc.

3. Nháy nút One Page �� tr� v� cách hi�n th� m�t trang.

4. Nháy nút Close trên thanh công c� Print Preview �� �óng ch� �� xem tr�c khi in. Print Preview �óng l�i và Word tr� v� cách hi�n th� tr�c. Gi� t�p tin này m� cho bài t�p ti�p.

In v�n b�n

Có th� s� d�ng hai ph&ng pháp �� in v�n b�n trong Word. M�t cách là dùng nút l�nh Print trên thanh công c� chu,n �� in t t c� các trang trong v�n b�n hi�n th#i b%ng vi�c dùng máy in m�c ��nh. Ph&ng pháp này thu�n ti�n khi mu!n in toàn b� v�n b�n. Ph&ng pháp th� hai là dùng l�nh Print trong b�ng ch n File �� hi�n th� h�p tho�i Print. Cách này cho phép in nhi�u b�n sao c�a v�n b�n, in t� máy in khác, in v�n b�n �$c ch n, hay in m�t s! trang nh t ��nh. Ch�ng h�n, thay vì vi�c in ra toàn b� v�n b�n �� duy�t và so�n th�o trang 6, b�n có th� dùng h�p tho�i Print �� ch� in m"i trang 6.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n th�c hành in v�n b�n b%ng vi�c dùng c� nút l�nh Print và h�p tho�i Print, sau �ó in theo m�t vài tùy ch n.

1. Nháy nút l�nh Print trên thanh công c� chu,n. V�n b�n hi�n th#i �$c in ra trên máy in m�c ��nh.

2. Nháy vào b t kì �âu trên trang ��u c�a v�n b�n này. Trên b�ng ch n File, nháy Print. H�p tho�i Print hi�n ra.

Page 48: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

46

3. Trong ph�n Page range, nháy tùy ch n Current page và sau �ó nháy OK. Ch� trang th� nh t c�a v�n b�n �$c in ra.

4. Ch n m�t �o�n b t k/. Trên b�ng ch n File, nháy Print. H�p tho�i Print hi�n ra.

5. Trong ph�n Page range, nháy tùy ch n Selection, và nháy OK. Ch� ph�n v�n b�n �$c ch n s* �$c in.

L�u ý

B�n c(ng có th� in m�t trang khác trang hi�n t�i b%ng cách gõ s! trang mu!n in vào ô Pages trong h�p tho�i Print. � in nhi�u trang, nhng không ph�i toàn b� v�n b�n, b�n có th� gõ các s! trang, chèn thêm d y ph,y gi�a các s! trang cho các trang không tu�n t� hay dùng d u g�ch ngang �� ch� ra mi�n liên t�c các trang tu�n t�. Ch�ng h�n: 1,3,5 hay 4-6.

T�ng k t bài h�c

Trong bài này, b�n �ã h c các cách ��nh d�ng v�n b�n c& b�n. B�n c(ng �ã bi�t cách c�t hay sao và dán v�n b�n, cách dùng Clipboard �� dán nhi�u l�a ch n. Ngoài ra, b�n c(ng n�m �$c cách áp d�ng ki�u, xem tr�c v�n b�n và in v�n b�n.

Câu h�i ki�m tra

1. T� h$p phím nào cho phép áp d�ng ki�u cho nhi�u �o�n không liên ti�p?

2. Các ph&ng pháp �� c�t và dán m�t ph�n v�n b�n �ã ch n là gì?

Page 49: Basics Of Document Processing

"�nh d�ng v�n b�n

47

3. Tr�c khi in v�n b�n, làm th� nào �� ch�c ch�n r%ng v�n b�n �ã �$c trình bày �úng nh b�n mong mu!n?

4. Ki�u là gì?

5. Nêu hai cách có th� áp d�ng ��nh d�ng ��m cho v�n b�n �$c ch n?

6. S� khác bi�t gi�a c�t và sao v�n b�n là gì?

Th�c hành

Bài t�p 1: N�u c�n, kh�i ��ng Word. M� v�n b�n có tên Invitation 04 t� th m�c Lesson04. C�n gi�a t t c� �o�n trong v�n b�n. Thay ��i t� �o�n th� hai ��n ph�n cu!i thành c. phông 20 �i�m, theo ch� hoa nh�, m�u xanh da tr#i và ��m. Ch n các dòng v�n b�n Xin trân tr�ng kính m�i các thành viên

ti d�…, Th�i gian, "�a �i�m, và ��i phông thành 16 point và ��m. �i t t c� v�n b�n thành phông Garamond. Cu!i cùng, chuy�n ba �o�n cu!i lên ��u v�n b�n. In hai b�n sao c�a v�n b�n. Lu gi� v�n b�n v�i tên Invitation 04 Edited vào th m�c Lesson04.

Bài t�p 2: M� m�t trong các v�n b�n �ã làm vi�c trong bài h c này và xem trong ch� �� Print Preview. Dùng th�c �� �i�u ch�nh l�, dùng nút

Magnifier và s� d�ng ô �� phóng to và thu nh� v�n b�n. Xem b�n in tr�c khi in theo kh� toàn màn hình và sau �ó tr� v� màn hình xem tr�c khi in. Dùng các thông tin Tr$ giúp c�a Word �� xác ��nh m�c �ích c�a nút Shrink to Fit . Tính n�ng �ó có ích trong v�n b�n �ang �$c m� không? N�u có, hãy s� d�ng nút Shrink to Fit .

Bài t�p 3: Ch n và sao vài �o�n trong v�n b�n. (N�u c�n, m� Office Clipboard.) Khi sao v�n b�n, lu ý t�i th� t� các n�i dung �$c sao vào Clipboard. N�i dung nào � trên ��nh c�a danh sách? N�u nháy vào m(i tên bên c�nh n�i dung này, ta th y có các tùy ch n gì? Tùy ch n Paste All trên Office Clipboard có ích khi nào?

Bài t�p 4: Trong bài h c này ta �ã khám phá s& l$c ng�n Reveal Formatting. M� l�i ng�n này và nháy vào các liên k�t �� xác ��nh có th� m� các h�p tho�i nào qua ng�n này. Hãy suy ngh- v� l&i ích s� d�ng ng�n này khi so�n th�o v�n b�n v�i Word. Dùng các thông tin Tr$ giúp c�a Word �� bi�t thêm v� Reveal Formatting. Vi�t gi�i thích tóm t�t v� các tính n�ng có s+n qua ng�n này và cách s� d�ng chúng. óng v�n b�n �ã m� cho các Bài t�p này mà không lu b t k/ thay ��i nào.

Page 50: Basics Of Document Processing
Page 51: Basics Of Document Processing

nh d�ng �o�n v�n Sau khi hoàn thành bài h�c này, b�n có th�:

� Thi�t l�p th�t l� và khong cách gi�a �o�n vn bn.

� Thi�t ��t và xóa �i�m d ng.

� T�o c�t, �i�u ch!nh �� r�ng c�t và khong cách c�t.

� Chèn d�u ng�t c�t.

Thay vì s� d�ng các thi�t l�p ng�m ��nh do Word cung c p, b�n có th� s� d�ng nh�ng thi�t ��t và công c� khác �� thay ��i hình th�c hi�n th� c�a các v�n b�n. M�t trong nh�ng cách th�c �� nhanh chóng tùy ch�nh m�t v�n b�n là thay ��i hình th�c hi�n th� c�a v�n b�n trên trang b%ng cách thay ��i các l� trang, thi�t l�p l�i c�n ch�nh c�a �o�n, thay ��i thi�t l�p c�a tab, và t�o các ��u trang và chân trang. Khi b�n t�o m�t v�n b�n, b�n không ch� ��nh d�ng v�n b�n mà còn có kh� n�ng thay ��i b! c�c trang c�a v�n b�n b%ng cách thay ��i hình th�c hi�n th� c�a v�n b�n trong trang.

nh d�ng �o�n v�n

Word ��nh ngh-a m�t �o�n v�n b�n là m�t ph�n v�n b�n �$c k�t thúc b%ng cách nh n phím Enter. M"i khi nh n phím Enter, Word chèn vào v�n b�n m�t ký t� ��nh d�ng ,n �� xác ��nh k�t thúc c�a m�t �o�n. D u �ó �$c g i là d u ng�t �o�n hay d u ng�t dòng c�ng. D u ng�t �o�n là m�t kí t� ��c bi�t �óng vai trò nh là m�t kí t� �i�u khi�n. D u ng�t �o�n ch� có th� nhìn th y n�u ch� �� hi�n th� các ký t� không �$c in (ho�c các d u ��nh d�ng) �$c b�t lên b%ng cách nháy nút trên thanh công c� chu,n. Bình th#ng nhng d u ng�t �o�n không �$c hi�n th� nhng chúng luôn luôn t)n t�i. Th�m chí m�t dòng tr�ng c(ng �$c xem là m�t �o�n vì nó k�t thúc b%ng m�t d u xu!ng dòng c�ng.

Các l�nh ��nh d�ng �o�n v�n tác ��ng ��n toàn b� �o�n v�n. Toàn b� ��nh d�ng liên quan ��n m�t �o�n v�n �$c lu tr� trong d u ng�t �o�n. �nh d�ng l�a ch n cho �o�n �$c áp d�ng cho �o�n ti�p theo s* �$c gõ vào. Khi b�t ��u m�t �o�n m�i, �o�n s* mang nh�ng ��c �i�m ��nh d�ng c�a �o�n tr�c �ó. Ho�c khi xóa m�t d u ng�t �o�n, �o�n tr�c s* mang các ��c �i�m ��nh d�ng c�a �o�n ti�p theo.

Hình d�i minh h a các ��c trng ��nh d�ng �o�n v�n:

Page 52: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

50

Theo m�c ��nh, các �o�n �$c thi�t l�p giãn cách �&n, c�n l� trái và không có th�t l�. B�n có th� thay ��i các thi�t l�p m�c ��nh c�a các �o�n b%ng cách s� d�ng h�p tho�i Paragraph trên b�ng ch n Format.

Gi!ng nh h�u h�t các l�nh ��nh d�ng trong Word, ta có th� l�a ch n các �o�n mu!n thay ��i và sau �ó áp d�ng ��nh d�ng, ho�c áp d�ng ��nh d�ng tr�c, sau �ó m�i gõ v�n b�n mu!n ��nh d�ng. B�ng d�i �ây li�t kê các thu�c tính ��nh d�ng �o�n v�n:

Page 53: Basics Of Document Processing

"�nh d�ng �o�n v�n

51

C�n l� � C�n th�ng l� ph�i

� C�n th�ng l� trái

� C�n th�ng gi�a hai l�

� C�n th�ng c� hai l�

Th�t l� � Th�t l� trái � Th�t l� ph�i

Kho�ng cách gi�a các �o�n v�n

� Kho�ng cách t�i �o�n trên

� Kho�ng cách t�i �o�n d�i

Dáng v& dòng � u tiên

� Th�t l� dòng ��u � o�n “treo”

Kho�ng cách gi�a các dòng

� &n

� 1,5 dòng

� Kép

� Kho�ng cách chính xác, v.v.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n thay ��i giãn cách �o�n và t�o th�t l� treo b%ng cách s� d�ng h�p tho�i Paragraph.

1. M� t�p v�n b�n Dieu tra luong 05 trong th m�c Lesson05 (n%m trong th m�c Word Practice).

2. Hãy cu!n ��n ��u m�c Các nhóm l �ng, sau �ó l�a ch n ��u m�c này và toàn b� v�n b�n d�i ��u m�c.

3. Trên b�ng ch n Format, nháy Paragraph. H�p tho�i Paragraph xu t hi�n.

4. Nháy trang Indents and Spacing, n�u c�n. Trong ô After � ph�n Spacing, nháy vào m(i tên ch� xu!ng hai l�n. Giãn cách gi�a hai �o�n �$c ��i thành 12 pt.

Page 54: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

52

5. Nháy OK và nháy vào b t c� v� trí nào �� b� ch n v�n b�n. H�p tho�i Paragraph �óng l�i, và giãn cách 12 pt �$c thêm sau m"i �o�n trong v�n b�n.

6. Ch n các �o�n v�n t� sau �o�n Nh�ng ��nh ngh�a sau �ây liên quan

��n…

7. Nháy Paragraph trên b�ng ch n Format. H�p tho�i Paragraph xu t hi�n.

8. Nháy vào m(i tên xu!ng trong ô Special, nháy ch n Hanging và sau �ó nháy OK. Word t�o th�t l� treo cho các �o�n, dòng ��u tiên không th�t l� còn các dòng ti�p theo s* th�t l� v�i giá tr� m�c ��nh là 0,5 inch.

9. Nháy vào b t c� v� trí nào �� b� l�a ch n v�n b�n. Nháy nút Save trên thanh công c� chu,n. V�n b�n �$c lu. Gi� t�p tin này �� m� cho bài t�p ti�p.

S� d�ng th��c �� �'t m�c th�t l�

� t�o nhanh th�t l� treo ho�c th�t l� dòng ��u tiên, ta có th� s� d�ng th�c �o. Th�c �o g)m các v�ch d u cho c� hai d�ng th�t l� này cùng v�i th�t l� bên ph�i, nh �$c hi�n th� trong hình d�i �ây.

B�n ��t kho�ng cách th�t l� cho các �o�n b%ng cách l�a ch n �o�n v�n (ho�c ��t �i�m chèn trên �ó) và kéo v�ch d u ��n v� trí phù h$p.

Page 55: Basics Of Document Processing

"�nh d�ng �o�n v�n

53

� Th�c hi�n

Th�t l� toàn b� m�t �o�n Hãy kéo v�ch d u Left Indent . Toàn b� ba v�ch d u ��nh d�ng ��u d�ch chuy�n.

Ch� th�t l� dòng ��u tiên Ch� kéo v�ch d u First Line Indent .

T�o th�t l� treo Ch� kéo v�ch d u Hanging Indent .

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n thay ��i các thi�t l�p th�t l� b%ng cách s� d�ng th�c �o.

1. D�i câu Nh�ng ��nh ngh�a sau �ây liên quan ��n…, l�a ch n b�y �o�n v�n còn l�i.

2. �t v� trí c�a con tr� chu�t trên v�ch d u Hanging Indent trên th�c �o (tam giác d�i cùng). Chú ý ScreenTip Hanging Indent.

3. Nh n gi� phím Alt và kéo v�ch d u Hanging Indent sang bên ph�i cho ��n s! .75” xu t hi�n � bên trái v�ch d u. Th� nút chu�t, nhng không b� l�a ch n v�n b�n. Các �o�n �$c th�t l� 0,75 inch t� dòng ��u tiên c�a m"i �o�n. Lu ý: M�c dù không c�n nh n gi� phím Alt khi kéo các v�ch d u nhng nh v�y s* giúp th y kích th�c rõ h&n.

4. Th� phím Alt, các �o�n v�n �ang �$c ch n. Kéo v�ch d u Left Indent (hình vuông) sang ph�i ��n 2 inch trên th�c �o. Lu ý r%ng c� ba

v�ch d u ��u d�ch chuy�n và toàn b� các �o�n ��u �$c th�t l�.

5. Các �o�n v�n �$c ch n. Kéo v�ch d u Right Indent (tam giác � bên ph�i th�c �o) lên m�c 5,5 inch. L� bên ph�i c�a các �o�n �$c d�ch chuy�n sang trái.

6. Nháy vào b t c� v� trí nào �� ng�ng ch n v�n b�n.

Page 56: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

54

7. Cu!n v�n b�n �� xem ��nh d�ng c�a các �o�n khác nhau. Nháy nút Save trên thanh công c� chu,n. Word lu v�n b�n này. Gi� t�p tin này ��

m� cho bài t�p ti�p.

Thi t �'t �i�m d#ng

Word t� ��ng c�n l� trái cho các �i�m d�ng (tab) và giãn cách chúng theo kho�ng cách ng�m ��nh n�a inch. M"i khi nh n phím Tab, �i�m chèn s* di chuy�n sang �i�m d�ng ti�p theo trên dòng hi�n th#i. Theo ng�m ��nh, Word chèn m�t �i�m d�ng trái m"i khi nh n phím Tab (c�n th�ng bên trái). B�ng sau gi�i thích v� các d�ng tab có th� �$c áp d�ng.

Lo�i Tab Nút Tác d�ng

Trái

C�n ch�nh v�n b�n th�ng bên trái c�a tab.

Ph�i

C�n ch�nh v�n b�n th�ng bên ph�i c�a tab.

Gi�a

�t v�n b�n � gi�a hai bên c�a tab.

Th�p phân

C�n ch�nh các s! d c m�t v� trí th�p phân.

Thanh

Chèn m�t thanh d c t�i �i�m d�ng tab.

Giãn cách t� ��ng gi�a các �i�m d�ng có th� ch p nh�n �$c trong h�u h�t tr#ng h$p. Tuy nhiên, b�n v�n có th� thay ��i giãn cách này. Ví d�, b�n �ang làm vi�c v�i m�t v�n b�n có m�t vài c�t d� li�u, b�n có th� thay ��i thi�t l�p c�a tab �� �� kho�ng cách hi�n th� d� li�u.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n m� r�ng các c�t b%ng cách s� d�ng h�p tho�i Tabs �� thay ��i thi�t l�p c�a �i�m d�ng.

1. Cu!n ��n ��u m�c L �ng Trung bình & M' theo Mã B u �i�n Hai s�, và l�a ch n toàn b� các dòng có mã s! bu �i�n � d�i �� m�c (t� 01 ��n 98).

2. Nháy l�nh Tabs trên b�ng ch n Format. H�p tho�i Tabs xu t hi�n.

3. Trong ô Tab stop position, gõ 1.

4. Nháy Set. S! này xu t hi�n trong danh sách Tab stop position.

5. Gõ 2.5 và nháy vào nút Set. Khi �i�m d�ng th� hai �$c thi�t ��t, s! �ó xu t hi�n trong danh sách Tab stop position.

6. Nháy OK �� �óng h�p tho�i Tabs. Nh trong hình minh h a � trang ti�p theo, các c�t thông tin �$c giãn cách và c�n ch�nh theo �úng các �i�m d�ng tab mà b�n v�a m�i chèn.

Page 57: Basics Of Document Processing

"�nh d�ng �o�n v�n

55

7. Nháy chu�t �� b� ch n v�n b�n. Gi� t�p tin này m� cho bài t�p ti�p.

Thi t l�p và xóa các �i�m d#ng c� th�

Khi t�o các danh sách, bi�u �) ho�c nh�ng ph�n v�n b�n yêu c�u cao v� ��nh d�ng, b�n có th� t�o các �i�m d�ng t�i nh�ng kho�ng tr!ng nh t ��nh �� chia thông tin sao cho thu hút nh t �!i v�i ng#i nhìn. B�n c(ng có th� t�o m�t tab d�n hi�n th� dòng các d u ch m t� �i�m chèn ��n �i�m d�ng ti�p theo. Tab d�n có th� c�n ch�nh bên trái, bên ph�i, � gi�a ho�c th�p phân.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n thi�t l�p �i�m d�ng b%ng cách s� d�ng h�p tho�i Tabs. Sau �ó, nh�p v�n b�n �� xem k�t qu� ��nh d�ng.

Page 58: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

56

1. Nháy Ctrl+End �� di chuy�n �i�m chèn ��n cu!i v�n b�n.

2. Nháy Tabs trên b�ng ch n Format. H�p tho�i Tabs xu t hi�n.

3. Trong ô Tab Stop Position, gõ 1 và sau �ó nháy nút Set.

4. Trong ô Tab Stop Position, gõ 3 và sau �ó nháy vào nút Set.

5. Trong h�p Tab stop position, gõ 4. Trong vùng Alignment, nháy ch n Decimal, nháy nút Set, và sau �ó nháy OK. Hai tab c�n ch�nh bên trái và m�t tab c�n ch�nh th�p phân �$c hi�n th� trên th�c �o. H�p tho�i Tabs �óng l�i.

6. Nh n phím Tab, gõ M�c công vi�c. Nh n phím Tab m�t l�n n�a, gõ C! s� và nh n phím Tab.

7. Gõ Trung bình và nh n Enter. Các tiêu �� c�t �ã �$c t�o.

8. � nh�p hàng thông tin ��u tiên, nh n phím Tab và gõ nh�ng n�i dung sau �ây (chú ý nh n phím Tab gi�a m"i l�n nh�p và nh n Enter sau l�n nh�p cu!i cùng): M�i vào, 52, $36,100.00. Thông tin cho hàng ��u tiên c�a b�ng �ã �$c nh�p.

9. Nh n phím Tab và ti�p t�c gõ nh�ng n�i dung sau �ây (v�n chú ý nh n phím Tab gi�a m"i l�n nh�p và nh n Enter sau l�n nh�p cu!i cùng): M�c Trung bình, 207, $42,410.00. Thông tin cho hàng th� hai c�a b�ng �ã �$c nh�p. Hãy lu ý r%ng s! �$c c�n ch�nh t�i �i�m th�p phân ch� không ph�i � d�ng m�c ��nh là bên trái.

10. Nh n phím Tab và ti�p t�c gõ nh�ng thông tin sau (nh n phím Tab gi�a m"i l�n nh�p): M�c Cao c(p, 186, $55,500. Nh n Enter. Hãy lu ý r%ng m�c dù b�n không gõ d u th�p phân, s! v�n �$c c�n ch�nh h$p lý.

11. Nháy Tabs trên b�ng ch n Format.

12. Nháy ch n thi�t ��t 3” trong danh sách Tab Stop Position và nháy nút Clear. Thi�t ��t �i�m d�ng 3” b� xóa.

13. Lu ý r%ng Word t� ��ng ch n thi�t ��t 4” trong danh sách Tab Stop Position. Khi thi�t ��t 4" �ã �$c ch n, nháy vào tùy ch n 2 trong ph�n Leader.

14. Nháy vào nút Set, và nháy OK.

Page 59: Basics Of Document Processing

"�nh d�ng �o�n v�n

57

15. Nh n phím Tab và gõ Trung bình. Sau �ó nh n phím Tab và gõ $44,670. Các d u ch m d�n �$c �i�n vào kho�ng tr!ng tr�c �i�m d�ng th� hai.

16. Nháy nút Save trên thanh công c� chu,n. V�n b�n �$c lu. Gi� t�p tin này m� cho bài t�p ti�p.

S� d�ng th��c �o �� thi t l�p và xóa các �i�m d#ng

B�n c(ng có th� thi�t l�p nhanh và xóa nhanh các �i�m d�ng b%ng cách s� d�ng th�c �o. Ph&ng pháp này r t h�u ích và tr�c quan.

� thi�t l�p �i�m d�ng s� d�ng th�c �o, b�n hãy l�a ch n (các) �o�n s* áp d�ng. Sau �ó, b�n hãy nháy vào nút Tab Align � phía bên trái c�a th�c �o �� xác ��nh d�ng c�n ch�nh tab. Hãy nháy vào th�c �o � v� trí mong mu!n �� ��t v�ch d u c�a �i�m d�ng tab. M�t v�ch d u c�a �i�m d�ng tab xu t hi�n � v� trí �ó.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n thi�t l�p các �i�m d�ng b%ng cách s� d�ng th�c �o.

1. Nháy �úp chu�t �� ��t �i�m chèn vào dòng tr!ng cu!i cùng và nh n phím Enter hai l�n.

2. Gõ b!n dòng thông tin sau, s� d�ng phím Tab �� d�ch chuy�n ��n m"i �i�m d�ng và nh n phím Enter sau m"i dòng.

Tu�i C! s� Trung bình

20-29 82 $37,800

30-44 178 $47,290

T# 45 tr� lên 200 $50,440

V�i nhi�u n�i dung h&n, k�t qu� c�n ch�nh �$c hi�n th� rõ ràng h&n.

3. Hãy ch n t t c� các hàng trong trang này, ngo�i tr� hàng hàng cu!i cùng (có nhãn là Trung bình).

4. Kéo th� d u �i�m d�ng th� hai (� m!c 3 inch) ra kh�i th�c �o. i�m d�ng b� xóa và v�n b�n b� hi�u ch�nh.

Page 60: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

58

5. Nháy nút Tab Align bên trái th�c �o (có th� nhi�u l�n) cho ��n khi xu t

hi�n d�i d�ng Left Tab . Nút Tab Align thay ��i thành nút Center Align.

6. Nháy trên th�c �o � m!c 3 inch. M�t �i�m d�ng c�n gi�a �$c thi�t l�p và v�n b�n �$c c�n ch�nh l�i.

7. Nháy vào b t c� v� trí nào �� b� ch n v�n b�n. Nháy nút Save trên thanh công c� chu,n. Word lu v�n b�n này.

nh d�ng v�n b�n theo c�t

Nhi�u nghiên c�u cho th y con ng#i có xu h�ng � c v�n b�n k1 h&n trên các dòng ng�n h&n. ó là lý do gi�i thích t�i sao h�u h�t các t# báo và t�p chí th#ng ��nh d�ng v�n b�n theo các c�t không r�ng quá ba inch.

B�n có th� s� d�ng Word �� ��nh d�ng v�n b�n theo c�t m�t cách d' dàng. M�c dù s� d�ng c�t không ph�i lúc nào c(ng phù h$p (không nên s� d�ng trong th, b�n ghi nh� và báo cáo công vi�c) nhng trong các d�ng v�n b�n nh thông báo, t# r&i, m�c l�c hay danh sách thì c�t là tính n�ng r t h�u ích. Trong m�t s! tr#ng h$p, c�t có th� giúp rút ng�n �� dài v�n b�n, ��c bi�t là khi h�u h�t các dòng trong v�n b�n th#ng ng�n.

Tùy thu�c vào thi�t ��t l� trang trong v�n b�n, có th� t�o kho�ng 12 c�t m"i trang. Trong m�c này, b�n s* h c cách chuy�n v�n b�n trong m�t t# r&i thành các c�t và �i�u ch�nh ��nh d�ng cho các ph�n khác nhau trong t# r&i.

T�o c�t

Tr�c khi b�t ��u s�a ��i m�t v�n b�n thành d�ng c�t, nên suy ngh- tr�c v� hình th�c hi�n th� c�a các c�t trong trang, s! c�t mu!n t�o và ��nh d�ng c�a các c�t.

� t�o các c�t có �� r�ng b%ng nhau, hãy ch n v�n b�n s* �$c ��nh d�ng theo c�t. Trên thanh công c� chu,n, nháy nút Columns và nháy ch n s! c�t mu!n t�o, ho�c s� d�ng l�nh Columns trong b�ng ch n Format. Khi �ó h�p tho�i Columns cho phép nhi�u tùy ch n h&n �� ��nh d�ng theo c�t.

� t�o các c�t có �� r�ng không b%ng nhau, ta ph�i s� d�ng l�nh Columns trong b�ng ch n Format. Trong ph�n Presets, nháy vào Left �� làm cho c�t bên trái h2p h&n, ho�c nháy vào Right �� làm cho c�t bên ph�i h2p h&n.

N�u không l�a ch n b t k/ ph�n v�n b�n nào, Word s* ��nh d�ng toàn b� v�n b�n theo c�t. N�u ch� mu!n m�t ph�n v�n b�n �$c ��nh d�ng theo c�t, hãy l�a ch n ph�n v�n b�n �ó tr�c khi ch n ��nh d�ng c�t. Word t� ��ng chèn các d u ng�t ph�n t�i n&i b�t ��u và k�t thúc v�n b�n �$c ch n và dàn v�n b�n vào các c�t. Trong Word, ph$n là m�t ph�n v�n b�n có ��nh d�ng trang riêng, ��c l�p v�i ��nh d�ng c�a các ph�n khác trong cùng m�t v�n b�n.

Page 61: Basics Of Document Processing

"�nh d�ng �o�n v�n

59

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n ��nh d�ng toàn b� v�n b�n thành các c�t b%ng cách s� d�ng nút Columns, sau �ó ��nh d�ng m�t vùng v�n b�n theo các c�t không b%ng nhau b%ng cách s� d�ng h�p tho�i Columns.

1. Nháy nút Open trên thanh công c� chu,n. H�p tho�i Open hi�n ra.

2. Nháy m(i tên trong ô Look In, m� th m�c Word Practice và nháy �úp th m�c Lesson05.

3. Nháy �úp vào t�p tin Brochure 05. H�p tho�i Open �óng l�i và t�p tin Brochure 05 xu t hi�n trong c�a s� Word.

4. Trên thanh công c� chu,n, nháy nút Show/Hide ¶ n�u c�n, �� hi�n th� các ký t� ��nh d�ng. Các ký t� ��nh d�ng xu t hi�n trong v�n b�n.

5. Nháy nút Columns trên thanh công c� chu,n. B�ng ch n Columns xu t hi�n.

6. Nháy vào c�t th� ba trong b�ng ch n. N�i dung c�a toàn b� v�n b�n �$c s�p x�p vào ba c�t. !i t$ng WordArt n%m trên m�t ph�n v�n b�n � ph�n trên cùng c�a trang.

7. Nháy nút Undo trên thanh công c� chu,n. V�n b�n tr� l�i b! c�c ban ��u.

Page 62: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

60

8. �t �i�m chèn � bên trái c�a d u d�i tiêu �� Câu l�c b� PiL.

9. Ch n d u ng�t ph�n và toàn b� v�n b�n d�i tiêu �� Câu l�c b� PiL. Ch n c� d u ng�t ph�n cu!i ph�n này nhng không ch n tiêu �� Ho�t

��ng Câu l�c b� PiL ho�c b t k/ v�n b�n nào d�i tiêu �� này.

10. Nháy nút Columns trên thanh công c� chu,n và trong b�ng ch n Columns, nháy vào c�t th� hai. V�n b�n �$c ch n s* �$c ��nh d�ng theo hai c�t.

11. Nháy vào b t c� v� trí nào �� b� ch n v�n b�n.

12. Trên thanh công c� chu,n, nháy m(i tên trong ô Zoom và nháy ch n Whole Page.

13. Ch n toàn b� v�n b�n d�i tiêu �� Ho�t ��ng Câu l�c b� PiL.

14. Nháy Columns trên b�ng ch n Format. H�p tho�i Columns xu t hi�n.

Page 63: Basics Of Document Processing

"�nh d�ng �o�n v�n

61

15. Nháy Right trong vùng Presets và nháy OK. V�n b�n �$c ch n �$c ��nh d�ng theo hai c�t và c�t bên trái r�ng h&n c�t bên ph�i.

16. Nháy vào b t c� v� trí nào �� ng�ng l�a ch n v�n b�n. Trên thanh công

c� chu,n, nháy m(i tên trong ô Zoom và nháy ch n 75%. B! c�c v�n b�n xu t hi�n � t3 l� 75% so v�i kích c. th�c c�a nó.

17. Nháy Save As trên b�ng ch n File và lu v�n b�n trong th m�c Lesson05 v�i tên Brochure 05 Edited. Word lu v�n b�n này. Gi� t�p tin này m� cho bài t�p ti�p.

Xác �nh �� r�ng c�a c�t

Trong bài t�p tr�c, ta �ã s� d�ng vùng Presets c�a h�p tho�i Columns �� t�o các c�t có �� r�ng không b%ng nhau. Các �� r�ng này có th� s�a ��i �$c b%ng cách s� d�ng th�c �o ho�c thi�t ��t �� r�ng trong h�p tho�i Columns. Tùy theo �� r�ng, h2p c�a các c�t, kho�ng cách gi�a các c�t có th� t� ��ng �i�u ch�nh.

Ví d�, n�u n�m c�t �$c quy ��nh trong h�p tho�i Columns, các c�t s* có �� r�ng và giãn cách b%ng nhau. N�u t�ng �� r�ng c�a m�t trong s! các c�t, �� r�ng c�a t t c� các c�t còn l�i s* thu h2p l�i. Nên ki�m tra khu v�c Preview trong h�p tho�i Columns khi thay ��i thi�t ��t �� bi�t nh�ng �nh h�ng do s�a ��i gây ra.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n tùy ch�nh �� r�ng c�a c�t b%ng h�p tho�i Columns và th�c �o.

1. Nháy vào b t c� v� trí nào d�i tiêu �� Ho�t ��ng Câu l�c b� PiL.

2. Nháy Columns trên b�ng ch n Format. H�p tho�i Columns xu t hi�n.

3. Gõ 4.5 trong ô Width c�a c�t ��u tiên và nh n phím Tab. � r�ng c�a c�t 2 t� ��ng thay ��i thành 2,5 inch �� gi� kho�ng cách cho tr�c gi�a các c�t.

4. Nháy OK. � r�ng c�a các c�t �$c �i�u ch�nh d�a trên kích th�c �$c nh�p vào.

5. Trên th�c �o, hãy ��t v� trí c�a con tr� trên v�ch d u Move Column cho ��n khi con tr� chuy�n thành hình m(i tên hai ��u. Nh n

gi� phím Alt và kéo th� v�ch d u sang bên trái sao cho c�t bên trái r�ng 4,25 inch (c�t bên ph�i s* r�ng 2,75 inch).

6. Th� phím Alt. � r�ng c�a các c�t �$c �i�u ch�nh.

7. Nháy nút Save trên thanh công c� chu,n. Word lu v�n b�n. Gi� t�p tin này m� cho bài t�p ti�p.

Page 64: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

62

i�u ch)nh kho�ng cách gi�a các c�t

N�u mu!n thay ��i kho�ng cách gi�a các c�t, ta có th� s� d�ng th�c �o ho�c h�p tho�i Columns.

� thay ��i kho�ng cách gi�a c�t b%ng th�c �o, nháy vào b t c� v� trí nào trong ph�n ch�a các c�t mu!n s�a ��i. a con tr� chu�t lên trên v�ch d u Move Column cho ��n khi th y ScreenTip Left Margin hay Right

Margin và kéo v�ch d u ��n v� trí m�i.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n thay ��i kho�ng cách gi�a gi�a các c�t b%ng h�p tho�i Columns.

1. Nháy vào b t c� v� trí nào trong ph�n v�n b�n d�i tiêu �� Câu l�c b�

PiL.

2. Nháy Columns trên b�ng ch n Format. H�p tho�i Columns xu t hi�n.

3. Xóa �ánh d u trong ô Equal column width, n�u c�n. Gõ .1 trong ô Spacing và nh n phím Tab. � r�ng c�a c�t th� hai chuy�n thành 3,9 inch.

4. Gõ 3.7 trong ô Width c�a c�t th� nh t và nh n phím Tab. � r�ng c�a hai c�t �$c �i�u ch�nh thành 3,7 inch.

5. Nháy OK. H�p tho�i Columns �óng l�i và kho�ng cách gi�a các c�t thay ��i.

6. Trên thanh công c� chu,n, nháy m(i tên trong ô Zoom và nháy ch n Whole Page. B! c�c c�a v�n b�n �$c hi�n th� trên toàn b� trang trên màn hình.

7. Nháy vào b t c� v� trí nào trong ph�n hai c�t d�i tiêu �� Ho�t ��ng

Câu l�c b� PiL.

8. Nháy Columns trên b�ng ch n Format. H�p tho�i Columns xu t hi�n.

9. Gõ .1 trong ô Spacing và nh n phím Tab. � r�ng c�a c�t th� hai chuy�n thành 3,15 inch.

10. Nháy OK. H�p tho�i Columns �óng l�i và giãn cách gi�a các c�t thay ��i.

11. Ch n 75% trong ô Zoom . V�n b�n xu t hi�n � t3 l� 75% so v�i kích c. th�c c�a nó.

12. Nháy nút Save trên thanh công c� chu,n. Gi� t�p tin này m� cho bài t�p ti�p.

Page 65: Basics Of Document Processing

"�nh d�ng �o�n v�n

63

Chèn d(u ng�t c�t

Khi n�i dung v�n b�n trong m�t c�t dàn ��n l� d�i c�a trang ho�c ng�t �o�n ti�p theo, v�n b�n s* ti�p t�c sang c�t ti�p theo. Khi v�n b�n dàn ��n ph�n cu!i c�a c�t cu!i cùng trong m�t trang, v�n b�n s* dàn sang c�t ��u tiên c�a trang ti�p theo. B�n có th� chèn m�t d u ng�t c�t th� công �� thay th� d u ng�t c�t t� ��ng Word �ã t�o ra.

� chèn d u ng�t c�t th� công, ��t v� trí c�a �i�m chèn t�i v� trí mu!n chèn. Nháy Break trên b�ng ch n Insert và nháy Column break trong h�p tho�i Break. � xóa d u ng�t c�t, nh� ch n nút Show/Hide ¶ trên thanh công c� chu,n, nháy ch n v�ch d u Column Break và nh n phím Delete.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n chèn d u ng�t c�t t�i c�t th� hai �� xem k�t qu�, sau �ó xóa d u ng�t c�t �ó.

1. Trong ph�n cu!i cùng, nháy chu�t �� ��t v� trí c�a �i�m chèn � ��u �o�n th� ba (b�t ��u b%ng Vi ph �ng châm...).

2. Nháy Break trên b�ng ch n Insert. H�p tho�i Break xu t hi�n.

Page 66: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

64

3. Nháy Column break và nháy OK. C�t th� nh t k�t thúc t�i v� trí c�a d u ng�t c�t.

4. Nháy v�ch d u Column Break và nh n Delete. D u ng�t c�t b� lo�i b� và các c�t �$c ��nh d�ng gi!ng nh tr�c khi chèn d u ng�t c�t.

5. Nháy nút Save trên thanh công c� chu,n. V�n b�n �$c lu.

T�ng k t bài h�c

Bài này �ã trình bày cách ��nh d�ng các �o�n v�n b�n, thi�t l�p và thay ��i các �i�m d�ng. B�n c(ng �ã h c cách s� d�ng các tính n�ng ��nh d�ng c�t

Page 67: Basics Of Document Processing

"�nh d�ng �o�n v�n

65

c�a Word nh t�o c�t, �i�u ch�nh �� r�ng và giãn cách c�a c�t, chèn và xóa các d u ng�t c�t th� công.

Câu h�i ki�m tra

1. S� khác nhau gi�a v�ch d u Left Indent và v�ch d u Left Page Margin trên th�c �o là gì?

2. Làm cách nào �� xóa m�t �i�m d�ng?

3. Khi xóa m�t d u phân �o�n, �o�n �ó s* mang theo nh�ng ��c �i�m ��nh d�ng nào?

4. Cách nhanh nh t �� t�o các c�t có �� r�ng b%ng nhau là gì?

5. N�u mu!n các c�t có �� r�ng khác nhau, b�n c�n ph�i xóa �ánh d u trong ônào trên h�p tho�i Columns?

6. Nêu hai cách có th� tùy ch�nh �� r�ng c�a c�t trong m�t v�n b�n?

7. N�u ��nh d�ng v�n b�n thành d�ng c�t và sau �ó không mu!n s� d�ng các c�t này n�a, b�n có th� b� ��nh d�ng c�t b%ng cách nào?

8. L� trang bên trái và bên ph�i s* �nh h�ng nh th� nào ��n các c�t?

9. Khi thay ��i kho�ng cách gi�a hai c�t, các c�t s* thay ��i nh th� nào?

10. i�u gì s* x�y ra n�u ��nh d�ng theo c�t nhng không ch n b t c� v�n b�n nào?

Th�c hành

Bài t�p 1: N�u c�n, kh�i ��ng Word. M� v�n b�n Word m�i. Chèn các �i�m d�ng � m�c 1.5 inch, 3 inch, và 4.5 inch. i�m d�ng 3 inch là th�p phân còn �i�m d�ng 4.5-inch là c�n ph�i. Gõ nh�ng ��u m�c d�i �ây � dòng ��u tiên: N�m Kinh nghi�m, C! s�, Trung bình, và 90%. Chèn m�t dòng m�i, t�o ��u m�c in ��m và sau �ó lu v�n b�n này v�i tên Practice 05. B�n s* s� d�ng Bài t�p 1 �� hoàn thành bài t�p ti�p theo. Bài t�p 2: Gõ nh�ng thông tin d�i �ây trên hai dòng sau, nh n Tab sau khi nh�p m"i m�c.

Ít h!n 2 n�m 37 $37,940 $43,250

2-5 n�m 164 $41,650 $55,000

Hãy t�o m�t ��u m�c c�n gi�a v�i tiêu �� K t qu� Kh�o sát, lu t�p tin này vào th m�c Lesson05 và �óng v�n b�n.

Bài t�p 3: M� v�n b�n m�i và l�p danh sách các ngh� s1 âm nh�c mà b�n yêu thích. Trong c�t 1 nh�p tên nhóm nh�c ho�c nh�c s1 và nh�p tên �-a CD c�a ngh� s1. N�u có nhi�u CD c�a cùng nhóm nh�c ho�c nh�c s1, nh n Enter

Page 68: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

66

và nh n phím Tab hai l�n �� nh�p tên t�ng CD trên các dòng riêng bi�t. Ngoài ra thi�t l�p c�t x�p h�ng CD theo thang �i�m t� 1 ��n 10. Lu t�p tin vào th m�c Lesson05 và �óng v�n b�n.

Bài t�p 4: Hãy tìm hi�u h�p tho�i Paragraph ho�c s� d�ng thông tin tr$ giúp Help c�a Word �� hi�u h&n v� giãn cách �o�n và giãn cách dòng.

Bài t�p 5: T�o m�t t�p �� qu�ng cáo v� quá trình phát tri�n c�a tr#ng b�n. T�p qu�ng cáo c�n �$c chia thành ba c�t có chi�u r�ng b%ng nhau (�� cho có th� �$c g p làm ba m�t cách d' dàng). Hãy ��m b�o �� kho�ng tr!ng gi�a m"i c�t �� d' � cv�n b�n. N�i dung c�a qu�ng cáo bao g)m tên c�a tr#ng, nh�ng thành t�u giáo viên và h c sinh tr#ng b�n �ã ��t �$c, các ho�t ��ng gi�ng d�y c�a nhà tr#ng và nh�ng thông tin khác. Lu, in và �óng t�p qu�ng cáo.

Bài t�p 6: Word cung c p m�t tính n�ng khác �� h" tr$ b! trí c�a v�n b�n trên m�t trang. Tính n�ng này �$c g i là ranh gi�i c�t. Hãy gõ t� Column trong h�p Ask A Question và sau �ó ch n Display or hide newsletter-style column boundaries. c nh�ng thông tin do Help c�a Word cung c p �� tìm hi�u cách b�t/t�t tính n�ng này. M� m�t v�n b�n b�n �ã t�o, b�t tính n�ng ranh gi�i c�t và khám phá cách s� d�ng các ranh gi�i này. Khi hoàn thành, �óng v�n b�n mà không lu.

Page 69: Basics Of Document Processing

Thi t k trang Sau khi hoàn thành bài h�c này, b�n có th�:

� i�u ch!nh thi�t l�p l� trang.

� Chèn s� trang vào vn bn.

� T�o �"u trang và chân trang.

� Thay ��i h��ng gi�y c�a trang.

Các tham s! cho trang �$c thi�t ��t t!i u cho m�t kh� gi y thông d�ng nh t. M�c dù v�y, có th� thay ��i các ��c trng này b t c� lúc nào.

Các tham s! ��c trng cho trang in �$c thi�t ��t m�t l�n và �úng cho m i trang trong t�p v�n b�n. Có th� thi�t ��t các tham s! �$c minh h a trên hình sau �ây:

� Kh� gi y và h�ng gi y (��ng hay n%m).

� L� trên, l� d�i, l� trái và l� ph�i c�a trang (không nên nh�m v�i l� c�a �o�n v�n b�n). L� trang là kho�ng cách t� mép gi y ��n ph�n thân v�n b�n.

� � cao c�a ��u trang và chân trang. �u trang và chân trang có th� ch�a các �!i t$ng b t kì nh trong ph�n thân v�n b�n, nhng xu t hi�n trên m i trang.

� Phân bi�t trang ch+n và trang l0 hay không.

Sau khi m� t�p v�n b�n, có th� cho t t c� các tham s! này thông qua l�nh Page Setup trong b�ng ch n File. Khi nháy l�nh này, h�p tho�i Page Setup

Page 70: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

68

xu t hi�n. H�p tho�i này có nhi�u trang dùng �� nh�p các nhóm tham s! khác nhau.

't l� trang

Theo m�c ��nh, Word ��t l� trang bên trái và bên ph�i là 1,25 inch, l� trang trên cùng và d�i cùng là 1 inch. B�n s� d�ng h�p tho�i Page Setup �� �i�u ch�nh các thi�t l�p c�a l� trang trên cùng, d�i cùng, bên trái và bên ph�i, xác ��nh v� trí c�a ��u trang và chân trang và l�a ch n vùng v�n b�n ch�u �nh h�ng b�i các thi�t l�p này.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n có th� thay ��i các thi�t l�p c�a l� trang b%ng cách s� d�ng h�p tho�i Page Setup.

1. M� t�p v�n b�n Dieu tra luong 05 trong th m�c Lesson05 n%m � th m�c Word Practice.

2. Nháy Page Setup trên b�ng ch n File. H�p tho�i Page Setup xu t hi�n. Thi�t l�p Top hi�n th#i (1”) �$c ch n.

3. Gõ 1.5 trong ô Top và sau �ó nh n Tab. Trong ph�n Preview trên h�p tho�i, l� trang trên cùng di chuy�n xu!ng d�i.

4. Gõ 1.5 trong h�p Bottom và sau �ó nh n Tab. Trong ph�n Preview, l� trang d�i cùng d�ch chuy�n lên.

5. Nháy OK. L� trang trên cùng và d�i cùng hi�n th#i là 1,5 inch thay vì 1 inch.

Page 71: Basics Of Document Processing

Thi�t k� trang

69

6. Nháy Save As trên b�ng ch n File. H�p tho�i Save As �$c hi�n th�.

7. Lu t�p v�n b�n v�i tên Dieu tra luong 05 Chinh_sua. Gi� t�p tin m� cho bài t�p ti�p.

S� d�ng th��c �o �� thay ��i l� trang

L� trang c(ng có th� thay ��i b%ng cách s� d�ng th c �o. Th�c �o là m�t th�c k0 hi�n th� trong c�a s� v�n b�n, �$c chia theo �&n v� inch ho�c �&n v� �o khác. Th�c �o ngang �$c hi�n th� trong các ch� �� hi�n th� Normal và Print Layout, còn th�c �o d c ch� �$c hi�n th� trong ch� �� Print Layout.

� s� d�ng th�c �o, b�n nên s� d�ng ch� �� hi�n th� Print Layout, còn ch� �� xem Normal ch� nên dùng �� xem các thi�t l�p ng�m ��nh v� l� trang. Ngoài ra s� d�ng ch� �� hi�n th� Print Preview �� xem v�n b�n tr�c khi in và c(ng có th� thay ��i các l� trang trong ch� �� này.

Th c �o ngang n%m � trên cùng c�a c�a s� v�n b�n. Th c �o d�c n%m d c mép bên trái c�a v�n b�n.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n ph�i thay ��i các l� trang c�a v�n b�n b%ng cách s� d�ng th�c �o.

1. Nháy Print Layout trên b�ng ch n View. V�n b�n �$c hi�n th� trong ch� �� hi�n th� Print Layout. Thi�t l�p c�a l� trang trên cùng 1,5 inch �$c ph�n ánh trên th�c d c.

2. �t v� trí c�a con tr� chu�t lên trên d u v�ch Left Margin trên th�c �o ngang cho ��n khi con tr� hi�n th� thành hình m(i tên hai chi�u nh hình d�i �ây:

3. Nh n gi� phím Alt. Kéo v�ch d u sang bên trái cho ��n s! 6.5” hi�n th� trong ph�n màu tr�ng c�a th�c �o. L� trang bên trái d�ch chuy�n sang trái và toàn b� v�n b�n c�a v�n b�n �$c �i�u ch�nh. Lu ý r%ng các �i�m d�ng và các c�t trong v�n b�n s* b� thay ��i.

Page 72: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

70

4. Th� phím Alt. �t v� trí c�a con tr� chu�t trên v�ch d u Right Margin cho ��n khi con tr� hi�n th� thành hình m(i tên hai chi�u.

5. Nh n gi� phím Alt, sau �ó kéo v�ch d u sang bên ph�i cho ��n khi phép �o 7’’ �$c hi�n th� � ph�n màu tr�ng c�a th�c �o. L� trang bên ph�i d�ch chuy�n sang ph�i và v�n b�n �$c hi�u ch�nh. C� l� trang bên ph�i và l� trang bên trái hi�n th#i là 0,75 inch. Th� phím Alt khi l� trang �$c thi�t l�p.

6. Lu v�n b�n. Gi� t�p tin này �� m� cho bài t�p ti�p.

Chèn s$ trang

Các s! trang r t h�u ích khi �!i v�i các v�n b�n dài. Các s! trang nh�c cho b�n bi�t �ang � ph�n nào c�a v�n b�n.

B�n có th� chèn s! c�a trang vào m�t v�n b�n b%ng cách s� d�ng l�nh Page Numbers trên b�ng ch n Insert. Theo m�c ��nh, s! trang �$c hi�n th� � góc phía d�i bên ph�i m"i trang. Tuy nhiên có th� thay ��i v� trí c�a s! trang (��t lên trên ho�c d�i trang, bên trái, bên ph�i ho�c gi�a trang). Ngoài ra còn có tùy ch n cho hi�n hay không hi�n s! trang c�a trang ��u tiên.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n thêm các s! trang vào v�n b�n.

1. Nháy Ctrl+Home �� di chuy�n �i�m chèn ��n ��u v�n b�n.

2. Nháy Page Numbers trên b�ng ch n Insert. H�p tho�i Page Numbers xu t hi�n, và v� trí ng�m ��nh c�a s! trang �$c hi�n th� � ph�n Preview.

3. Nháy m(i tên trong ô Alignment và nháy ch n Center. S! trang �$c ��t � gi�a (xem ph�n Preview).

4. Nháy OK và cu!n xu!ng d�i trang �� xem s! c�a trang. V�n b�n �$c t� ��ng chuy�n sang ch� �� hi�n th� Print Layout, do �ó, có th� th y s! trang v�a thêm vào chân trang. Gi� t�p tin này �� m� cho bài t�p ti�p.

Page 73: Basics Of Document Processing

Thi�t k� trang

71

Chèn � u trang và chân trang

Cùng v�i s! trang, các ��u trang và chân trang là nh�ng thông tin r t h�u ích �!i v�i v�n b�n nhi�u trang, nh t là các v�n b�n có nhi�u ch&ng ho�c nhi�u ph�n, vì có th� s� d�ng thông tin ��u trang và chân trang �� ng#i � c bi�t �ang � ph�n nào c�a v�n b�n.

B�n có th� thêm n�i dung ��u trang ho�c chân trang trong các l� trên và l� d�i c�a trang.

�u trang và chân trang là nh�ng ph�n v�n b�n xu t hi�n trên m i trang. Trong ch� �� xem bình th#ng (Normal) ��u trang và chân trang c�a v�n b�n không �$c hi�n th�, còn trong ch� �� Print Layout chúng �$c hi�n th� d�i d�ng m#.

�u trang ho�c chân trang �$c chèn và so�n th�o trong m�t ch� �� riêng thông qua l�nh Header and Footer trong b�ng ch n View. Khi ch n l�nh này, thanh công c� di ��ng Header and Footer xu t hi�n. V�n b�n chính s* b� m# �i và ph�n ��u trang và chân trang �$c n�i rõ trong m�t khung v�ch. Ta có th� nh�p n�i dung và ��nh d�ng nh�ng gì �a vào ��u trang và chân trang nh trong trang v�n b�n bình th#ng.

Các b��c th�c hi�n Trong bài t�p này, b�n t�o ��u trang cho v�n b�n.

1. Nháy l�nh Header and Footer trên b�ng ch n View. Thanh công c� Header and Footer và các ô Header and Footer xu t hi�n. Lu ý r%ng ô Header n%m � ��u trang và ô Footer n%m � cu!i trang. i�m chèn n%m � ô Header.

2. Trên thanh công c� Header and Footer, nháy vào nút Switch Between

Header and Footer . i�m chèn s* d�ch chuy�n t� ��u trang t�i chân trang.

3. Nháy vào nút Switch Between Header and Footer m�t l�n n�a. i�m chèn s* tr� l�i ��u trang.

4. Gõ tên b�n. Tên c�a b�n xu t hi�n � góc bên trái phía trên c�a ��u trang.

5. Cu!n ��n trang th� hai và nhìn vào ��u trang. Tên c�a b�n c(ng xu t hi�n � �ó.

6. Nháy nút trên thanh công c� Header and Footer. V�n b�n chuy�n sang ch� �� hi�n th� bình th#ng. Gi� t�p tin m� cho bài t�p ti�p.

Page 74: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

72

Thay ��i h��ng c�a trang

B�n có th� s�p x�p b! c�c c�a v�n b�n trong m�t trang theo hai h�ng: H ng d�c và h ng ngang. H�ng d c là h�ng trang m�c ��nh trong Word. Các ch�ng ch� hay gi�i th�ng th#ng �$c ��t theo h�ng ngang.

Các hình sau �ây minh h a h�ng d c và h�ng ngang.

B�n có th� thay ��i h�ng k� c� sau khi v�a b�t ��u t�o v�n b�n.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n thay ��i h�ng trang t� h�ng d c sang h�ng ngang.

1. Nháy Page Setup trên b�ng ch n File. H�p tho�i Page Setup xu t hi�n.

2. Nháy trang Margins, n�u c�n.

3. Nháy tùy ch n Landscape, xem h�p Preview, và nháy OK. V�n b�n xu t hi�n theo h�ng ngang.

Page 75: Basics Of Document Processing

Thi�t k� trang

73

4. Nháy ch n Whole Page trong ô Zoom . Trang ��u tiên c�a v�n b�n ph�i �$c hi�n th� nh sau:

T�ng k t bài h�c

Trong bài này, b�n �ã h c cách thay ��i các l� trang, t�o ��u trang và chân trang, chèn s! trang và thay ��i h�ng gi y c�a v�n b�n.

Câu h�i ki�m tra

1. Nêu ba cách �� thay ��i l� trang trong Word.

2. C�n d c gi!ng và khác v�i c�n ngang nh th� nào?

3. B�n hi�n th� các s! �o c�a l� trang b%ng cách nào?

4. B�n hi�n th� thanh công c� Header And Footer b%ng cách nào?

5. S� khác nhau gi�a v�ch d u Left Indent và v�ch d u Left Page Margin trên th�c �o là gì?

6. Làm th� nào �� chèn s! trang � góc trên cùng bên ph�i c�a v�n b�n?

7. Nêu hai cách �� chuy�n gi�a ��u trang và chân trang khi các ô ��u trang và chân trang �$c hi�n th�?

8. Khi b�n xóa m�t d u ng�t ph�n, ph�n �ó s* mang theo nh�ng ��c �i�m ��nh d�ng nào?

Page 76: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

74

Th�c hành

Bài t�p 1: N�u c�n, kh�i ��ng Word. M� v�n b�n Practice 05. i�u ch�nh l� trái và l� ph�i c�a trang thành 2 inch và thay ��i h�ng gi y theo kh� ngang. T�o thông tin trong chân trang v�i ngày hi�n t�i � l� trái và Trang X c�a Y � l� ph�i (X là trang hi�n th#i còn Y là s! trang). Lu t�p tin và �óng v�n b�n.

Bài t�p 2: Trên thanh công c� Header and Footer, có nút Insert AutoText. . M� m�t v�n b�n m�i và th� nghi�m v�i nhi�u tùy ch n khác

nhau có trong tính n�ng này. Lu t�p tin vào th m�c Lesson05 và �óng v�n b�n.

Page 77: Basics Of Document Processing

Các công c� h� tr� biên t�p Sau khi hoàn thành bài h�c này, b�n có th�:

� Ki�m tra l#i chính t ng� pháp trong vn bn.

� S� d�ng bng ch�n t�t �� s�a l#i chính t và ng� pháp.

� Tìm ki�m và thay th� trong vn bn.

� Chèn ngày và gi$ theo d�ng vn bn ho�c theo tr�$ng.

� Chèn các ký t� ��c bi�t.

� Chèn, xem và so�n tho các chú thích.

Không ai có th� tránh �$c l"i khi gõ n�i dung v�n b�n b%ng bàn phím. Vi v�y c�n ph�i ki�m tra v�n b�n m�t cách c,n th�n, c� v� chính t�, ng� pháp và n�i dung. Ch�c n�ng ki�m tra chính t� và ng� pháp c�a Word có th� h" tr$ trong vi�c này, nh t là �!i v�i nh�ng v�n b�n dài.

Word có th� ki�m tra l"i chính t� và ng� pháp c�a v�n b�n �$c so�n th�o trên nhi�u ngôn ng�, ��c bi�t là ti�ng Anh. Vi�c ki�m tra d�a trên các t� �i�n �$c cài ��t cùng v�i Office. Th�m chí n�u có m�t t� �i�n m�i, ta có th� cài ��t b� sung �� s� d�ng.

Ngoài ra, Word còn có nhi�u công c� h" tr$ biên t�p khác nh tìm và thay th� nhanh các c�m t� trong v�n b�n và thêm nh�ng ý ki�n nh�n xét mà không làm thay ��i n�i dung ban ��u c�a v�n b�n.

Ki�m tra chính t�

Khi có l"i chính t� trong v�n b�n, Word �ánh d u b%ng m�t �#ng g�ch d�i l$n sóng màu ��, còn các c�m t� hay câu sai ng� pháp �$c �ánh d u b%ng �#ng g�ch d�i l$n sóng màu xanh.

Có ba cách �� ki�m tra chính t� trong m�t v�n b�n, tùy thu�c vào vi�c b�n mu!n s�a l"i trong khi gõ n�i dung ho�c ki�m tra chính t� toàn b� v�n b�n sau khi so�n th�o xong.

� Nháy chu�t ph�i vào t� có m�t �#ng g�ch d�i l$n sóng màu ��, sau �ó ch n m�t t� �úng trong danh sách g$i ý.

� Nháy nút Spelling and Grammar trên thanh công c� chu,n �� ki�m tra chính t� và ng� pháp cho toàn b� v�n b�n.

� Nháy l�nh Spelling and Grammar trên b�ng ch n Tools �� ki�m tra chính t� và ng� pháp cho toàn b� v�n b�n.

Khi ki�m tra chính t� cho toàn b� v�n b�n, Word so sánh các t� trong v�n b�n v�i t� �i�n chu,n c�a Word. N�u phát hi�n ra l"i, l"i s* �$c hi�n th�, k� c� nh�ng t� �$c �� ngh� thay th� �$c li�t kê trong danh sách

Page 78: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

76

Suggestions c�a h�p tho�i Spelling and Grammar. B�n có th� s� d�ng các tùy ch n sau �ây:

Nút Ch%c nng

Ignore Once Ch� b� qua l�n xu t hi�n �ó c�a t� �$c ch n.

Ignore All B� qua t t c� m i l�n xu t hi�n c�a t�.

Add to Dictionary

Thêm t� vào t� �i�n tùy ch�nh.

Change Thay th� t� �$c ch n b%ng m�t t� trong danh sách Suggestions.

Change All Thay th� t t c� các l�n xu t hi�n c�a t� b%ng t� �$c ch n trong danh sách Suggestions.

Suggestions Li�t kê các t� có th� thay th� t� b� sai chính t�.

AutoCorrect Thêm t� vào danh sách �� Word s� d�ng t� ��ng s�a các l"i chính t�.

Undo Khôi ph�c thao tác ch�nh s�a chính t�.

Delete Xu t hi�n n�u m�t t� xu t hi�n hai l�n liên ti�p và �$c s� d�ng �� xóa t� xu t hi�n l�n th� hai.

Options Các tùy ch n ki�m tra chính t� và ng� pháp.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n s* s� d�ng tính n�ng s�a l"i chính t� khi gõ n�i dung v�n b�n, ki�m tra toàn b� v�n b�n �� tìm l"i chính t�, sau �ó s�a ho�c b� qua các l"i �$c Word phát hi�n.

1. M� t�p v�n b�n Integrating ICT trong th m�c Lesson06 n%m trong th m�c Word Practice.

2. Trong dòng ��u tiên c�a �o�n th� nh t, nháy chu�t ph�i vào t� b� sai chính t� efectively, và nháy effectively trong danh sách xu t hi�n. T� �ó �$c ch�nh s�a trong v�n b�n.

3. Nháy nút Spelling and Grammar trên thanh công c� chu,n. H�p tho�i Spelling and Grammar xu t hi�n v�i t� ICT �$c ch n trong v�n b�n. Word có nhi�u t� g$i ý ch�nh s�a cho t� này và các t� g$i ý này rõ ràng không ph�i là t� thay th� �úng.

Page 79: Basics Of Document Processing

Các công c� h� tr� biên t�p

77

4. Xóa �ánh d u � ô Check grammar n�u nó �ang �$c �ánh d u.

5. Nháy nút Ignore All. T� này và t t c� các l�n xu t hi�n v� sau c�a t� này trong v�n b�n ��u �$c b� qua.

6. Ti�p theo t� compjuter �$c ch n. Word ch� có m�t g$i ý ch�nh s�a cho t� này là computer và �ây là t� g$i ý �úng. Nháy Change và t� sai chính t� �$c s�a.

7. Ti�p theo t� in �$c ch n. Do �ây là l"i m�t t� xu t hi�n hai l�n liên ti�p ch� không ph�i là l"i chính t� nên không có t� g$i ý.

8. Nháy Delete. T� in xu t hi�n l�n th� hai b� xóa.

9. Word ti�p t�c ki�m tra v�n b�n �� tìm các l"i chính t�. Khi m�t l"i xu t hi�n, hãy ch n l�a ch n phù h$p nh t trong danh sách Suggestions và nháy nút Change. Ti�p t�c th�c hi�n nh�ng ch�nh s�a c�n thi�t trong v�n b�n. Khi Word hoàn t t vi�c xác ��nh t t c� các l"i chính t�, h�p tho�i Spelling and Grammar �óng l�i và h�p thông báo sau �ây xu t hi�n.

10. Nháy OK. Lu v�n b�n v�i tên Integrating ICT da_sua. Gi� t�p tin này m� cho bài t�p ti�p.

S� d�ng b�ng ch�n t�t �� s�a l�i

Vi�c xác ��nh nguyên nhân c�a m�t l"i ng� pháp ph�c t�p h&n. B�n có th� nháy chu�t ph�i vào c�m t� nào b� �ánh d u b%ng �#ng g�ch d�i l$n sóng màu xanh �� hi�n th� b�ng ch n t�t, sau �ó ch n �� ngh� s�a theo ý mu!n. M�c ��u tiên c�a b�ng ch n th#ng là mô t� tóm t�t v� l"i ng� pháp

Page 80: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

78

�ó. Nháy About This Sentence trên b�ng ch n, Word s* hi�n th� m�t gi�i thích chi ti�t h&n v� l"i ng� pháp và �� xu t các cách �� ch�nh s�a.

N�u t� mà b�n cho là �úng chính t� b� �ánh d u màu �� bên d�i (ví d� nh tên riêng), có th� thêm t� �ó vào t� �i�n. � thêm m�t t� vào t� �i�n, nháy chu�t ph�i vào t� �ó �� hi�n th� m�t b�ng ch n t�t, sau �ó nháy Add to Dictionary.

Ki�m tra l�i ng� pháp

Thông th#ng, Word �)ng th#i ki�m tra các l"i chính t� và ng� pháp. Tuy nhiên, n�u xóa �ánh d u ô Check grammar with spelling, Word s* ch� ki�m tra các l"i chính t�. Trong bài t�p tr�c ô này �ã b� xóa �ánh d u, vì v�y, các l"i ng� pháp có th� v�n xu t hi�n trong v�n b�n.

� ki�m tra ng� pháp trong m�t v�n b�n (sau khi �ánh d u ch� �� ki�m tra ng� pháp), Nháy nút Spelling and Grammar trên thanh công c� chu,n �� hi�n th� h�p tho�i Spelling and Grammar. Nháy Ignore Once �� b� qua m�t l"i; nháy nút Ignore All �� b� qua l"i �ó trong toàn b� v�n b�n; ho�c nháy nút Change �� hi�n th� t� g$i ý trong danh sách Suggestions. Nháy Change All, Word s* xem l�i v�n b�n và tìm b t c� t� hay c�m t� nào có d�ng chính t� gi!ng nhau và thay th� b%ng c�m t� �� ngh� trong danh sách Suggestions.

N�u Word phát hi�n m�t v n �� ng� pháp không th� ch�nh s�a b%ng m�t t� hay c�m t� �&n gi�n (ví d� nh ng�t câu ho�c các t� không n%m �úng th�

Page 81: Basics Of Document Processing

Các công c� h� tr� biên t�p

79

t�), nút Change s* chuy�n thành màu xám (không dùng �$c). Tuy nhiên, h�p tho�i s* �� ngh� xem xét vi�c ch�nh s�a câu.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n ki�m tra ng� pháp trong v�n b�n.

1. Nháy Ctrl+Home �� ��t �i�m chèn � ��u v�n b�n.

2. Nháy Options trên b�ng ch n Tools. H�p tho�i Options xu t hi�n. Trong h�p tho�i Options, nháy trang Spelling & Grammar, n�u c�n.

3. Trong ph�n Grammar, �ánh d u ô Check grammar with spelling và nháy OK.

4. Nháy chu�t ph�i trên c�m t� A combination of essential conditions

create �$c �ánh d u màu xanh. Word hi�n th� b�ng ch n t�t trong �ó hi�n các ch�nh s�a g$i ý c(ng nh truy c�p ��n các thông tin khác.

5. Trên b�ng ch n t�t, nháy About This Sentence. Office Assistant xu t hi�n và gi�i thích ý ngh-a v� tính phù h$p gi�a ch� ng� và ��ng t�, và g$i ý các cách �� ch�nh s�a l"i ng� pháp.

6. Nháy sau t� Create, gõ thêm s. L"i �$c s�a và �#ng l$n sóng màu xanh không còn xu t hi�n. Gi� t�p tin này m� cho bài t�p ti�p.

Page 82: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

80

Tìm ki m trong v�n b�n

Khi so�n các v�n b�n dài, ta c�n di chuy�n nhanh t�i m�t v� trí c� th� nào �ó trong v�n b�n �� xem l�i ho�c ch�nh s�a v� trí �ó. N�u không bi�t v� trí c� th� c�a m�t t� ho�c m�t c�m t�, ta có th� s� d�ng h�p tho�i Find and Replace �� xác ��nh nhanh v� trí.

Nút More trên h�p tho�i Find and Replace �$c s� d�ng �� thi�t ��t các tùy ch n tìm ki�m b� sung, ví d� nh tìm theo ��nh d�ng, các �!i t$ng ��c bi�t nh d u ng�t ho�c có s� d�ng ký t� ��i di�n hay không.

M�t ký t� ��i di�n là vi�t t�t cho b t k/ ký t� nào xu t hi�n t�i m�t ho�c nhi�u v� trí trong m�t t� ho�c m�t chu"i ký t�. � s� d�ng ký t� ��i di�n, trong h�p tho�i Find and Replace, nháy nút More và �ánh d u ô Use Wildcards. S� d�ng d u h�i (?) �� ��i di�n cho m�t ký t� b t k/ t�i m�t v� trí trong chu"i ký t�. Ví d�, chu"i h?t s* tìm các t� nh hat, hit, hot và hut. S� d�ng d u sao (*) �� ��i di�n cho b t k/ chu"i ký t� nào. Ví d�, chu"i h*t

s* tìm các t� nh hat, hurt và th�m chí là had sent.

Ngoài ra có th� s� d�ng tùy ch n Sounds like �� tìm các t� phát âm gi!ng nh chu"i ký t� mà �ang tìm nhng có th� �$c �ánh v�n khác. Ví d�, khi s� d�ng tính n�ng Sounds like cho t� meet, Word s* nh�n d�ng các t� meet,

meat và mete.

Page 83: Basics Of Document Processing

Các công c� h� tr� biên t�p

81

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n tìm m�t chu"i ký t� trong v�n b�n và m� r�ng h�p tho�i Find and Replace �� hi�n th� các tùy ch n tìm ki�m b� sung.

1. Nháy Ctrl+Home �� ��t v� trí �i�m chèn � ��u v�n b�n.

2. Nháy Find trên b�ng ch n Edit. H�p tho�i Find and Replace xu t hi�n.

3. Gõ school trong ô Find What và nháy Find Next. T� school � �o�n th� hai �$c ch n. H�p tho�i Find and Replace v�n hi�n th�.

4. Nháy Find Next �� tìm t� school th� hai. T� school th� hai �$c ch n.

5. Nháy nút Find Next m�t l�n n�a. Word ti�p t�c tìm ki�m t� school và sau �ó hi�n th� thông báo r%ng Word �ã hoàn t t tìm ki�m trong v�n b�n.

6. Nháy OK. H�p thông báo �óng l�i.

7. Nháy More trên h�p tho�i Find and Replace. H�p tho�i �$c m� r�ng �� hi�n ph�n Search Options.

8. Nháy Cancel. H�p tho�i �óng l�i. Gi� t�p tin này m� cho bài t�p ti�p.

Thay th

L�nh Replace cho phép nhanh chóng tìm b t k/ chu"i ký t� nào, sau �ó chu"i ký t� n�u �$c tìm th y s* �$c thay th� b%ng m�t chu"i ký t� khác cho trên h�p tho�i Find and Replace.

Ví d�, trong v�n b�n chuyên nghi�p ch� nên �� m�t d u cách gi�a các t�. � b�o ��m là ch� có m�t d u cách �$c s� d�ng, b�n có th� s� d�ng ch�c n�ng Find and Replace �� thay th� nhanh. Gõ hai d u cách trong ô Find và gõ m�t

Page 84: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

82

d u cách trong ô Replace. Word s* tìm t t c� hai d u cách li�n nhau và thay th� chúng b%ng m�t d u cách.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n s* tìm và thay th� trong v�n b�n.

1. Nháy Replace trên b�ng ch n Edit. H�p tho�i Find and Replace m� ra v�i trang Replace và trong ô Find what có t� shool �$c ch n.

2. Nh n phím Delete. T� shool b� xóa. Gõ IT.

3. Nh n phím Tab, ho�c nháy ô Replace with và gõ technology.

4. Nháy Find Next. T� IT xu t hi�n ��u tiên �$c ch n. T� IT xu t hi�n l�n ��u tiên là �úng, do �ó nháy Find Next. T� IT xu t hi�n ti�p theo �$c ch n.

5. Ti�p t�c nháy Replace �� thay th� t t c� các t� IT ti�p theo. Sau l�n thay th� cu!i cùng, Word s* hi�n th� m�t b�ng thông báo r%ng Word �ã hoàn thành tìm ki�m.

6. Nháy Close �� �óng h�p tho�i Find and Replace. H�p tho�i Find and Replace �óng l�i.

7. Lu v�n b�n. Gi� t�p tin này m� cho bài t�p ti�p.

Page 85: Basics Of Document Processing

Các công c� h� tr� biên t�p

83

L�u ý

Hãy c,n th�n khi s� d�ng ch�c n�ng Replace All vì có th� vô tình thay th� nh�ng t� mà b�n không có ý ��nh thay th�. Ví d�, n�u thay th� t� the b%ng t� a và b�n nháy vào Replace All, b�n có th� vô tình thay th� t� the b%ng t� a vào m"i l�n t� này xu t hi�n � gi�a m�t t� khác. Ví d�, lithe s* tr� thành lia, và weather s* tr� thành weaar.

Chèn ngày và gi�

B�n có th� chèn ngày và gi# hi�n th#i vào v�n b�n. Thông tin v� ngày và gi# hi�n có trong nhi�u ��nh d�ng và có th� �$c chèn theo d�ng v�n b�n ho�c theo tr �ng. N�u ngày và gi# �$c chèn theo tr#ng, nó s* �$c t� ��ng c�p nh�t khi nh m�, lu hay in v�n b�n.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n chèn ngày hi�n th#i vào v�n b�n d�i d�ng v�n b�n và d�i d�ng tr#ng.

1. Nháy Ctrl+Home �� �a �i�m chèn � ��u v�n b�n. Nháy Header and Footer trên b�ng ch n View. Thanh công c� Header and Footer hi�n th�.

2. Nháy nút Switch Between Header and Footer trên thanh công c� Header and Footer. Ô Footer � cu!i trang ��u tiên �$c hi�n th�.

3. Trên thanh công c� Header and Footer, nháy Insert và nháy Date and Time. H�p tho�i Date and Time xu t hi�n, hi�n ra các ��nh d�ng ngày và gi# trong danh sách Available formats.

Page 86: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

84

4. Nháy ch n d�ng th� ba (tháng �$c vi�t b%ng ch�, ti�p ��n là ngày và n�m), sau �ó nháy OK. Ngày hi�n th#i �ã �$c chèn và h�p tho�i �óng l�i.

5. Nh n phím Tab hai l�n �� di chuy�n ��n c�nh bên ph�i c�a chân trang, gõ Last update on, sau �ó nh n phím cách.

6. Nháy Field trên b�ng ch n Insert. H�p tho�i Field xu t hi�n.

7. Nháy vào Date and Time trong danh sách Categories. Danh sách Field names hi�n th� các tùy ch n hi�n c�a Date and Time.

8. Trong danh sách Field names, nháy SaveDate và nháy OK. Ngày và gi# mà v�n b�n �$c lu s* �$c chèn vào phía bên ph�i c�a chân trang. M"i khi v�n b�n �$c lu, ngày s* �$c c�p nh�t t� ��ng.

9. Nháy Close trên thanh công c� Header and Footer.

10. Lu v�n b�n. Gi� t�p tin này m� cho bài t�p ti�p.

Chèn ký t� �'c bi�t

Ký t� ��c bi�t là nh�ng bi�u t$ng và ký t� không gõ �$c t� bàn phím, ví d� nh m�t nét g�ch dài (—), d u ba ch m (...), bi�u t$ng b�n quy�n (©), ho�c bi�u t$ng nhãn hi�u (™). B�n có th� chèn nh�ng ký t� ��c bi�t này b%ng cách s� d�ng l�nh Symbol trên b�ng ch n Insert. Nhi�u bi�u t$ng c(ng có phím t�t �$c li�t kê bên c�nh bi�u t$ng trong h�p tho�i.

Page 87: Basics Of Document Processing

Các công c� h� tr� biên t�p

85

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n chèn bi�u t$ng b�n quy�n vào v�n b�n.

1. Nháy Ctrl+End �� di chuy�n �i�m chèn ��n cu!i v�n b�n.

2. Nháy chu�t �� ��nh �i�m chèn gi�a ch� t và Partners.

3. Nháy Symbol trên b�ng ch n Insert. H�p tho�i Symbol xu t hi�n.

4. Nháy trang Special Characters. N�i dung c�a trang Special Characters xu t hi�n.

5. Nháy Copyright, sau �ó nháy nút Insert. Bi�u t$ng b�n quy�n �$c chèn vào v�n b�n t�i v� trí hi�n th#i c�a �i�m chèn.

6. Nháy Close. H�p tho�i �óng l�i. Gi� t�p tin này m� cho bài t�p ti�p.

Thêm chú thích

Ta có th� thêm các ghi chú gi�i thích, �$c g i là comments, vào v�n b�n mà không làm thay ��i ph�n thân c�a v�n b�n.

� chèn chú thích, b�n ch n v� trí hay n�i dung v�n b�n c�n chú thích, sau �ó nháy Comment trên b�ng ch n Insert. Khi chèn chú thích l�n ��u tiên vào v�n b�n, Word t� ��ng m� thanh công c� Reviewing n�u tr�c �ó nó cha �$c hi�n th�. Gõ chú thích vào vùng chú thích ho�c ng�n Reviewing Pane. Word chèn các d u ngo�c �&n màu xung quanh v�n b�n chú thích và hi�n th� các chú thích trong vùng chú thích � bên l� ph�i v�n b�n ho�c trong Reviewing Pane.

Page 88: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

86

B�n xem các chú thích trong các vùng chú thích. N�u �a con tr� chu�t lên cùng chú thích, tên ng#i t�o ra chú thích và ngày, gi# t�o chú thích �$c hi�n th�. � ch�nh s�a ho�c xóa chú thích, h�y nháy chu�t ph�i vào v�n b�n chú thích và sau �ó nháy vào Edit Comment ho�c Delete Comment. � xem l�n l$t các chú thích, nháy vào các nút Next Comment và Previous Comment trên thanh công c� Reviewing �� di chuy�n t� chú thích này ��n chú thích khác. � tr� l#i cho m�t chú thích, nháy vùng chú thích ho�c v�n b�n �$c chú thích và sau �ó nháy vào nút New Comment và gõ tr� l#i c�a mình vào vùng chú thích m�i xu t hi�n.

N�u Word không th� hi�n th� toàn b� n�i dung chú thích trong vùng chú thích, nháy nút Reviewing Pane �� xem toàn b� chú thích trong ng�n riêng. � hi�n ho�c ,n các vùng chú thích (n�u chúng gây phi�n toái), trên b�ng ch n Tools, nháy vào Options �� m� h�p tho�i Options, nháy vào trang Track Changes và sau �ó ch n ho�c xóa Use balloons in Print and Web Layout.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n thêm các chú thích vào v�n b�n, xem các chú thích và sau �ó hi�u ch�nh l�i.

1. Nh n Ctrl+Home. i�m chèn �$c ��t t�i ��u v�n b�n.

2. Trong câu ��u tiên c�a �o�n th� hai, ch n ph�n v�n b�n effectively

integrate IT .

3. Nháy Comment trên b�ng ch n Insert. Word hi�n th� thanh công c� Reviewing, ��t các d u ngo�c �&n màu xung quanh v�n b�n �$c ch n và ��t �i�m chèn � trong vùng chú thích.

4. Trong vùng chú thích, gõ Có cách nào khác di"n ��t t$t h!n không? Word s* thêm chú thích này vào vùng chú thích.

Page 89: Basics Of Document Processing

Các công c� h� tr� biên t�p

87

5. a con tr� chu�t lên vùng chú thích ho�c trên v�n b�n trong ngo�c �&n. M�t ScreenTip xu t hi�n v�i tên c�a ng#i và ngày, gi# chú thích.

6. Di chuy�n con tr� chu�t ra kh�i v�n b�n trong ngo�c �&n ho�c vùng chú thích. ScreenTip không xu t hi�n n�a.

7. Nháy nút Reviewing Pane trên thanh công c� Reviewing. Ng�n Reviewing m� ra � cu!i màn hình.

8. Ch n c�m t� A combination of essential conditions create trong câu ��u tiên c�a �o�n th� ba và sau �ó nháy nút New Comment trên thanh công c� Reviewing. Các d u ngo�c �&n màu �$c ��t xung quanh v�n b�n �$c ch n, �i�m chèn xu t hi�n trong bóng vùng chú thích và m�t dòng chú thích m�i xu t hi�n v�i tên c�a ng#i duy�t, ngày và gi# c�a chú thích xu t hi�n trong ng�n Reviewing.

Page 90: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

88

9. Gõ Câu này sai ng� pháp ti ng Anh! V�n b�n v�a gõ xu t hi�n �)ng th#i trong vùng chú thích và trong ng�n Reviewing.

10. Nháy nút Reviewing Pane trên thanh công c� Reviewing �� �óng ng�n Reviewing.

11. Nháy vào chú thích th� nh t �� l�a ch n chú thích này, sau �ó nháy vào nút Reject Change/Delete Comment trên thanh công c� Reviewing. Chú thích b� xóa và các ngo�c �&n b� lo�i b� kh�i v�n b�n.

12. Lu v�n b�n và �óng v�n b�n.

T�ng k t bài h�c

Trong bài h c này, b�n �ã h c cách s� d�ng m�t s! công c� so�n th�o và ki�m tra c�a Word, ch�ng h�n nh cách ki�m tra chính t� và ng� pháp trong m�t v�n b�n; tìm và thay th� v�n b�n; chèn ngày, gi# và các ký t� ��c bi�t.

Câu h�i ki�m tra

1. Làm th� nào �� ��nh d�ng ngày khi chèn ngày hi�n th#i vào m�t v�n b�n?

2. Khi tìm ki�m m�t chu"i ký t� trong v�n b�n, làm th� nào �� tìm m�t t� có phát âm gi!ng nh t� �ang tìm ki�m?

3. N�u th#ng s� d�ng m�t t� b� xem là m�c l"i chính t�, l�nh nào trên b�ng ch n t�t cho phép nh�p t� này vào t� �i�n thông d�ng?

4. Trong m�t v�n b�n, �#ng g�ch d�i l$n sóng màu �� và màu xanh bi�u th� �i�u gì?

5. Làm th� nào �� thay th� m�t chu"i ký t� trong toàn b� v�n b�n mà không c�n ph�i xác nh�n cho m"i l�n thay?

6. S� d�ng h�p tho�i Find and Replace nh th� nào �� hi�n th� m�t trang c� th� trong v�n b�n hi�n th#i?

7. Nêu cách chèn bi�u t$ng nhãn hi�u ™ vào v�n b�n?

Th�c hành

Bài t�p 1: N�u c�n, kh�i ��ng Word. M� v�n b�n Ruffles Article 06 trong th m�c Lesson06 thu�c th m�c Word Practice. Ki�m tra chính t� và ng� pháp và ch�nh s�a b t c� sai sót nào. Hãy t� quy�t ��nh sai sót nào có th� b� qua và sai sót nào c�n s�a ��i. Sau �ó tìm ki�m t� material và thay th� t t c� các t� material b%ng t� fabric.

Bài t�p 2: 4 câu cu!i cùng c�a �o�n th� hai k�t thúc v�i c�m t� purchasing

your fabric, thêm v�n b�n sau: Then when you place an order, you’ll be sure to purchase the correct amount. Ch n câu v�a thêm vào và chèn chú

Page 91: Basics Of Document Processing

Các công c� h� tr� biên t�p

89

thích có n�i dung là Tôi �ã thêm vào câu này �� làm rõ thêm. Tìm b t c� tr#ng h$p nào có hai d u cách li�n nhau sau m�t d u ch m và thay th� b%ng m�t d u ch m và m�t d u cách. Lu v�n b�n.

Page 92: Basics Of Document Processing
Page 93: Basics Of Document Processing

� h�a trong v�n b�n Sau khi hoàn thành bài h�c này, b�n có th�:

� Chèn nh t các t�p tin.

� Chèn nh t Microsoft Clip Gallery.

� Ch!nh s�a kích c& và v� trí c�a nh.

V�n b�n ch� ch�a thông tin d�ng ký t� có th� cung c p kh!i l$ng thông tin l�n; tuy nhiên, v� m�t tr�c quan chúng cha h p d�n. V�i Word b�n d' dàng chèn �nh và các �) h a khác vào v�n b�n. (nh là b t k/ �nh �) h a nào �$c t�o b%ng m�t ch&ng trình khác, �$c ch�p t� máy quét ho�c máy �nh/quay phim k1 thu�t s!, ho�c �$c t�i xu!ng t� Web. 5nh bao g)m b�c v*, b�c �nh và t t c� các �nh có s+n trong Microsoft Clip Gallery.

Chèn �nh t# t�p tin

Có r t nhi�u ch&ng trình �� t�o và ch�nh s�a �nh trên máy tính, �i�n hình là Microsoft Paint, Adobe Photoshop, Adobe Illustrator, Paint Shop Pro, v.v. Nh�ng ch&ng trình này cho phép t�o, ch�nh s�a và lu �nh. Ta c(ng có th� dùng máy quét ho�c máy �nh/quay phim k1 thu�t s! �� quét ho�c ch�p �nh và sau �ó lu vào máy tính. Ngoài ra, có hàng tri�u t�p �nh có th� t�i xu!ng t� Web.

N�u có s+n các t�p �nh trên �-a c�ng, �-a m�m ho�c �-a CD-ROM, b�n có th� d' dàng chèn �nh vào v�n b�n Word. 5nh �$c chèn � v� trí �i�m chèn. � làm vi�c v�i �nh c�n hi�n th� v�n b�n trong ch� �� Print Layout ho�c Web Layout; �nh s* không �$c hi�n th� trong ch� �� Normal.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n chèn �nh vào m�t v�n b�n Word t� m�t t�p có trên �-a c�ng.

1. M� v�n b�n Le_khai_truong 07 trong th m�c Lesson07 (n%m trong th m�c Word Practice).

2. Nháy vào dòng tr�ng � trên dòng Bay cao, bay cao và bay xa.

3. Nháy Picture trên b�ng ch n Insert và nháy From File. H�p tho�i Insert Picture xu t hi�n.

4. Ch n th m�c Lesson07 (n%m trong th m�c Word Practice) trong ô Look in. Các t�p �nh trong th m�c xu t hi�n trong h�p tho�i Insert Picture.

5. Ch n Balloon và nháy Insert. 5nh �$c chèn t�i v� trí c�a �i�m chèn.

Page 94: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

92

6. Lu v�n b�n v�i tên Le_khai_truong 07 Da_sua. Gi� t�p tin này m� cho bài t�p ti�p theo.

Chèn �nh t# Clip Gallery

Microsoft Office cung c p hàng tr�m �nh t�o s+n t� Clip Gallery c�a Microsoft. Clip Gallery g)m các �nh thuôc nhi�u th� lo�i, t� phong c�nh cho t�i b�n �), tòa nhà, con ng#i, v.v.. Tùy theo cách cài ��t Word, có kho�ng vài tr�m �nh có th� �$c cài ��t vào � �-a c�ng. Hãy s� d�ng các �nh này �� t�ng thêm s� h p d�n tr�c quan c�a v�n b�n, ho�c �� minh h a các �i�m chính trong v�n b�n.

R t nhi�u �nh trong Clip Gallery �$c lu tr� theo d�ng WMF (Windows Metafile), ngh-a b�n có th� tách nhóm hình �nh. Khi tách nhóm m�t �nh,

Page 95: Basics Of Document Processing

") h�a trong v�n b�n

93

m"i ph�n c�a �nh s* �$c xem là m�t �!i t$ng v* riêng bi�t và có th� ch�nh s�a chúng m�t cách ��c l�p.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n xem tr�c các �nh c�a Clip Gallery, sau �ó chèn m�t �nh vào v�n b�n.

1. Nh n Ctrl+Home �� ��t �i�m chèn t�i ��u v�n b�n.

2. Nháy Picture trên b�ng ch n Insert và nháy ch n Clip Art. Ng�n Insert Clip Art xu t hi�n

3. Nháy m(i tên trong ô Results và ch� �ánh d u ch n Clip Art.

4. Gõ fireworks trong ô Search, và nháy nút Search. Ng�n tác v� Insert ClipArt hi�n th� m�t s! �nh � d�ng nh� phù h$p v�i t� khóa tìm ki�m.

5. a con tr� chu�t lên �nh pháo hoa và nháy m(i tên bên ph�i v�a xu t hi�n. M�t b�ng ch n xu t hi�n.

6. Nháy Insert trên b�ng ch n.

7. Nháy nút Close � góc trên bên ph�i c�a ng�n Insert ClipArt. 5nh �$c chèn vào góc phía trên bên trái c�a v�n b�n.

8. Lu v�n b�n. Gi� t�p tin này m� cho bài t�p ti�p.

Page 96: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

94

Ch)nh s�a kích th��c �nh

Sau khi chèn �nh vào v�n b�n Word, ta có th� d' dàng t�ng ho�c gi�m kích c. c�a �nh.

B�t ��u b%ng cách ch n �nh b%ng cách nháy chu�t trên nó. Sau khi �$c ch n, tám nút �i�u khi�n kích c* �$c hi�n th� (là các h�p nh� màu tr�ng ho�c màu �en) xung quanh �#ng vi�n �nh.

B�n có th� kéo ô �i�u khi�n kích c. bên trái ho�c bên ph�i �� thay ��i �� r�ng ngang c�a �nh, kéo ô �i�u khi�n trên cùng ho�c d�i cùng �� thay ��i chi�u cao ��ng c�a �nh, ho�c ô �i�u khi�n � góc �� �)ng th#i thay ��i �� r�ng và chi�u cao. Ngoài ra có th� s� d�ng h�p tho�i Format Picture �� ��t kích c. chính xác cho �nh. Trên h�p tho�i Format Picture, nháy trang Size và cho kích th�c trong các ô Height và Width.

Thông th#ng, khi chèn �nh, ng�m ��nh v�n b�n s* bao xung quanh �nh. Ta có th� thay ��i d�ng bao c�a v�n b�n b%ng cách s� d�ng thanh công c� Picture ho�c thanh công c� Drawing. Thanh công c� Picture xu t hi�n b t c� khi nào ta ch n m�t �nh.

� thay ��i d�ng bao c�a v�n b�n, nháy vào nút Text Wrapping trên thanh công c� Picture và l�a ch n d�ng bao v�n b�n thích h$p

Page 97: Basics Of Document Processing

") h�a trong v�n b�n

95

Nh�ng d�ng bao c�a v�n b�n sau �ây có s+n trên thanh công c� Drawing ho�c Picture: D�ng bao Nút Tác d�ng In Line With Text

�t �!i t$ng t�i �i�m chèn cùng dòng v�i v�n b�n trong v�n b�n (nh là m�t ký t�).

Square

V�n b�n bao xung quanh t t c� b!n �#ng vi�n c�a �nh.

Tight

V�n b�n bao xung quanh �nh, thông th#ng là trong các �#ng vi�n c�a �nh.

Behind Text V�n b�n �$c hi�n th� trên n�n �nh.

In Front of Text 5nh �$c hi�n th� trên n�n v�n b�n. Top and Bottom

V�n b�n n%m trên và d�i v�n b�n, nhng xu t hi�n bên trái và bên ph�i c�a �nh.

Through

V�n b�n bao quanh v�n b�n t&ng t� nh Tight, nhng v�n b�n s* có � b t k/ khu v�c m� nào c�a �nh.

Edit Wrap Points

Cho phép �i�u ch�nh các �i�m góc c� th�.

L�u ý

Hình m# là nh�ng hình �nh ho�c v�n b�n xu t hi�n b� m# trên n�n c�a v�n b�n in. B�n có th� s� d�ng m�t �nh nh logo c�a công ty d�i d�ng m�t hình m#, ho�c có th� s� d�ng các t� nh M�t, ho�c B�n th�o.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n thu h2p kích c. c�a �nh �ã �$c chèn vào v�n b�n b%ng cách s� d�ng các nút �i�u khi�n kích c., sau �ó b�n thay ��i d�ng bao b c v�n b�n cho hình �nh này.

1. Nháy ch n hình pháo hoa � góc phía trên bên trái c�a v�n b�n. Tám nút �i�u khi�n kích c. xu t hi�n xung quanh �#ng vi�n c�a �nh.

2. �t v� trí c�a con tr� chu�t � trên nút �i�u khi�n phía d�i bên ph�i cho ��n khi con tr� chu�t tr� thành hình m(i tên chéo hai ��u, sau �ó kéo th� chu�t lên trên ho�c sang trái cho ��n khi c. c�a �nh pháo hoa b%ng m�t n�a kích c. g!c, nh minh h a trong hình d�i.

3. Nháy nút Text Wrapping trên thanh công c� Picture. M�t b�ng ch n xu t hi�n.

4. Nháy nút In Front of Text . V�n b�n tr� l�i ��u v�n b�n, và hình pháo hoa v�n � v� trí c(.

Page 98: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

96

5. Nháy vào v� trí ngoài �nh �� b� ch n �nh. Ph�n trên cùng v�n b�n g�n gi!ng v�i hình minh h a sau.

6. Nháy nút Print Preview trên thanh công c� chu,n. V�n b�n xu t hi�n trong c�a s� Print Preview cho th y hình th�c hi�n th� c�a v�n b�n khi in.

7. Nháy nút trên thanh công c� Print Preview. V�n b�n tr� l�i ch� �� Print Layout.

8. Lu v�n b�n và t�p tin này m� cho bài t�p ti�p.

Page 99: Basics Of Document Processing

") h�a trong v�n b�n

97

i�u ch)nh v trí �nh

N�u �nh �$c chèn vào v� trí không thích h$p trong v�n b�n, thay vì xóa �nh và chèn l�i, ta có th� ti�t ki�m th#i gian và ch� c�n kéo hình �nh ��n các v� trí m�i. B�n c(ng có th� g�n �nh vào m�t v� trí nào �ó trên v�n b�n �� khi v� trí b� chuy�n ��i, hình �nh c(ng t� ��ng d�ch chuy�n theo.

� di chuy�n v�i các kho�ng cách nh� ta có th� s� d�ng các phím m(i tên. N�u mu!n di chuy�n theo chi�u ngang ho�c d c, ch� c�n nh n phím Shift khi kéo th� �nh.

� ��t v� trí c�a �nh trong t&ng quan v�i trang, �o�n, v.v. ch n �nh c�n ��t l�i v� trí và nháy Picture trên b�ng ch n Format. Trong h�p tho�i Format, nháy trang Layout và nháy nút Advanced. Trong h�p tho�i Advanced Layout, nháy vào tab Picture Position, và ch n các tùy ch n thích h$p.

Lu ý r%ng có th� s� d�ng ph&ng pháp này �� ��t v� trí c�a các �!i t$ng khác bao g)m c� WordArt và AutoShapes.

T�ng k t bài h�c

Trong bài h c này, b�n �ã h c cách chèn và ��t l�i c. cho hình �nh t� t�p tin ho�c t� Clip Gallery.

Câu h�i ki�m tra

1. Hãy nêu hai cách có th� s� d�ng �� ��t l�i kích th�c cho �nh.

2. T� h�p tho�i Insert Clip Art, b�n có th� s� d�ng hai l�nh nào �� chèn �nh?

3. Khi ch n m�t �nh, các nút nh� xu t hi�n xung quanh �#ng vi�n. Nh�ng nút này �$c dùng �� làm gì?

4. C�n s� d�ng l�nh b�ng ch n nào �� chèn m�t �nh hi�n có trong m�t t�p tin khác?

5. B�n s� d�ng l�nh nào �� chèn m�t �nh t� Clip Gallery?

Th�c hành

Bài t�p 1: Bài t�p: M� m�t v�n b�n tr!ng m�i và t�o m�t th m#i. S� d�ng Clip Gallery �� thêm vào m�t hình �nh và ��t hình �nh �ó d�i th m#i.

Page 100: Basics Of Document Processing
Page 101: Basics Of Document Processing

T�o và làm vi�c v�i b�ng Sau khi hoàn thành bài h�c này, b�n có th�:

� T�o bng.

� Di chuy�n và l�a ch�n các ô trong bng.

� G�p ô trong bng.

� Chèn và xóa các c�t và hàng.

B�ng là m�t công c� h�u ích �� l�p nhóm, t� ch�c và ��nh d�ng các d� li�u gi!ng nhau. B�n xem và s� d�ng b�ng th#ng xuyên trong công vi�c hàng ngày. Ví d�, m�t l�ch bi�u là m�t v�n b�n d�ng b�ng, có ch�a các ��u m�c � hàng trên cùng v� các tên ngày trong tu�n. M"i hàng ti�p theo ch� các ngày trong m�t tu�n. Hóa �&n c(ng là m�t d�n ch�ng khác v� v�n b�n d�ng b�ng th#ng �$c s� d�ng.

B! trí các thông tin, d� li�u d�i d�ng b�ng t�c là s�p x�p chúng d�i d�ng các hàng và c�t. N&i c�t nhau c�a m�t hàng và c�t �$c g i là m�t ô. Ngoài ph�n v�n b�n ta còn có th� �a các �!i t$ng khác, ch�ng h�n hình v*, vào m"i ô. Vi�c so�n th�o c(ng nh ��nh d�ng n�i dung trong m"i ô �$c th�c hi�n y h�t nh trên m�t trang bình th#ng.

B�ng g)m các ô �$c s�p x�p �)ng th#i theo các hàng và các c�t. Cu!i m"i ô và m"i hàng có các d u k�t thúc ô và d u k�t thúc hàng. Chúng là các kí t� ,n ; bình th#ng ta không nhìn th y chúng trên màn hình tr� khi nháy nút

�� hi�n th� các kí t� ,n. C(ng nh các d u ng�t �o�n, chúng lu các thông tin ��nh d�ng c�a m"i ô và m"i hàng. Các thao tác th�c hi�n trên b�ng r t ph� thu�c vào vi�c các kí t� này có �$c ch n hay không. Tùy theo chúng có �$c ch n hay không mà các l�nh trong b�ng ch n Table (B�ng) c(ng �$c cho khác nhau. Hình d�i �ây minh h a các thành ph�n c& b�n c�a b�ng.

Word cho phép t�o b�ng theo b!n cách:

� S� d�ng con tr� chu�t �� v* các hàng, c�t và ô theo ý mu!n.

� Nháy nút Insert Table trên thanh công c� chu,n �� quy ��nh s! c�t và hàng mu!n t�o trong b�ng.

� S� d�ng h�p tho�i Insert Table �� quy ��nh s! c�t và s! hàng trong b�ng, cùng v�i nh�ng ��nh d�ng khác c�a b�ng.

� Chuy�n ��i n�i dung v�n b�n �ã có thành m�t b�ng.

Page 102: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

100

Sau khi t�o m�t b�ng, có th� ti�p t�c ch�nh s�a c u trúc c�a b�ng b%ng cách k�t h$p các ô, chèn và xóa các c�t ho�c hàng, ��t l�i kích c. c�a hàng và c�t, ho�c áp d�ng ��nh d�ng cho toàn b� b�ng hay các hàng, c�t ho�c ô �$c l�a ch n.

T�o b�ng

M�t trong các cách �� t�o b�ng là v* b�ng t� do. Khi nháy vào nút Tables and Borders trên thanh công c� chu,n, thanh công c� Tables and Borders xu t hi�n và con tr� chu�t chuy�n thành hình bút chì . Sau �ó, có th� kéo th� chu�t �� v* �#ng vi�n cho các ô, hàng và c�t - gi!ng nh �ang v* b�ng trên m�t t# gi y.

�u tiên v* �#ng khung ngoài c�a b�ng, sau �ó ti�p t�c v* các �#ng k0 ngang phân chia hàng, �#ng k0 d c phân chia c�t. K�t thúc vi�c v* b%ng cách nháy l�i nút . Hình d�i minh h a các b�c v* b�ng t� do.

Cách nhanh nh t �� t�o b�ng là s� d�ng nút Insert Table . Sau �ó ch n s! hàng và s! c�t c�a b�ng.

M�c dù ph&ng pháp này nhanh nhng không cho phép thi�t l�p tr�c b t k/ ��nh d�ng nào - ví d� nh �� r�ng c�a các c�t. N�u mu!n quy ��nh �� r�ng c�a c�t ho�c nh�ng ��nh d�ng khác c�a b�ng, ta c�n s� d�ng h�p tho�i Insert Table b%ng cách ch n Insert trên b�ng ch n Table.

M"i ô c�a b�ng ch�a m�t d u cu!i ô và m"i hàng ch�a m�t d u cu!i hàng (��u có d�ng ). Các � u này ch�a m i thông tin ��nh d�ng c�a ô và c�a hàng t&ng �ng. � xem nh�ng d u k�t thúc này trong b�ng, trên thanh công c� chu,n, hãy nháy vào nút Show/Hide ¶. Nh�ng d u k�t thúc này ch� xu t hi�n trên màn hình, ch� không xu t hi�n trên trang in.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n t�o các b�ng b%ng cách s� d�ng nút Insert Table , nút Tables and Borders , và h�p tho�i Insert Table.

1. Nháy nút New Blank Document trên thanh công c� chu,n �� m� v�n b�n m�i.

Page 103: Basics Of Document Processing

T�o và làm vi�c vi b�ng

101

2. Nháy nút Insert Table trên thanh công c� chu,n. B�ng ch n Insert Table xu t hi�n.

3. Ch� ��n ô � c�t th� ba c�a hàng th� ba, sau �ó nháy chu�t vào ô �ó. M�t b�ng tr!ng v�i ba c�t và ba hàng xu t hi�n trong c�a s� v�n b�n.

4. Nh n phím m(i tên xu!ng ba l�n cho ��n khi �i�m chèn không còn n%m trong b�ng, sau �ó nh n Enter. M�t dòng tr�ng �$c chèn sau b�ng.

5. Nháy nút Tables and Borders trên thanh công c� chu,n. Con tr� chu�t chuy�n thành hình bút chì, và thanh công c� Tables and Borders xu t hi�n.

6. D�i b�ng v�a t�o, �a con tr� hình bút chì t�i l� trang bên trái và kéo th� xu!ng sang ph�i cho ��n khi t�o �$c m�t hình ch� nh�t r�ng kho�ng 2,5 inch và cao 3,5 inch. #ng vi�n bên ngoài c�a b�ng �$c t�o.

7. �t con tr� hình bút chì d c �#ng vi�n bên trái c�a b�ng, cách �#ng vi�n trên cùng c�a b�ng kho�ng 0,5 inch.

8. Kéo th� chu�t theo h�ng th�ng ngang qua �#ng vi�n bên ph�i c�a b�ng, sau �ó th� nút chu�t. Hàng ��u tiên c�a b�ng �ã �$c t�o.

9. L�p l�i các b�c 7 và 8 �� t�o thêm hai dòng ngang n�a d�i dòng k0 v�a t�o, giãn cách gi�a các dòng là 0,5 inch, nh minh h a � hình d�i.

Page 104: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

102

10. �t v� trí con tr� trên dòng k0 �áy c�a hàng ��u tiên, cách �#ng vi�n bên trái c�a b�ng kho�ng 0,1 inch, và kéo th� th�ng xu!ng d�i ��n �#ng vi�n d�i cùng c�a b�ng. C�t ��u tiên �ã �$c t�o, nhng không bao g)m hàng ��u tiên.

11. �t v� trí con tr� trên dòng k0 c�a hàng ��u tiên, cách �#ng k0 d c v�a t�o kho�ng 1 inch v� bên ph�i, sau �ó kéo th� th�ng xu!ng ��n khi bút chì ch�m �áy c�a hàng th� hai.

12. Nháy nút Distribute Rows Evenly trên thanh công c� Tables and Borders. Các hàng trong b�ng �ã �$c giãn cách ��u nhau.

13. Nháy nút Draw Table trên thanh công c� Tables and Borders và nháy nút Tables and Borders trên thanh công c� chu,n. Con tr� chuy�n thành �i�m chèn, và thanh công c� Tables and Borders không còn xu t hi�n.

14. Nh n Ctrl+End, sau �ó nh n Enter. i�m chèn di chuy�n ��n cu!i v�n b�n và m�t dòng tr�ng �$c chèn sau b�ng.

15. Nháy l�nh Insert trên b�ng ch n Table và nháy Table. H�p tho�i Insert Table xu t hi�n.

16. Gõ 3 trong ô Number of columns, nh n Tab, và gõ 4 trong ô Number of rows. Nháy OK. H�p tho�i Insert Table �óng l�i và b�ng �$c chèn vào v�n b�n.

17. Lu t�p tin v�i tên Tao_bang 09. Gi� t�p tin này �� m� cho bài t�p ti�p.

Page 105: Basics Of Document Processing

T�o và làm vi�c vi b�ng

103

Di chuy�n và ch�n trong b�ng

Có th� nhi�u cách �� di chuy�n trong m�t b�ng, ví d� nh nh n các phím m(i tên, nháy chu�t ho�c nh n phím Tab.

N�u s� d�ng chu�t, b�n có th� nháy vào ô tùy ý ��t �i�m chèn trong ô này. N�u s� d�ng bàn phím, b�n có th� s� d�ng m�t s! t� h$p phím �� di chuy�n và ��t �i�m chèn trong b�ng.

B�ng sau �ây gi�i thích các s� d�ng các phím:

S� d�ng phím � di chuy�n

Tab

�n ô ti�p theo ho�c thêm vào m�t hàng m�i n�u �i�m chèn n%m � ô phía d�i bên ph�i c�a b�ng. Nháy phím Tab �� ch n d� li�u c�a ô ti�p theo.

Shift+Tab �n ô tr�c �ó.

Phím m(i tên lên �n hàng tr�c �ó.

Phím m(i tên xu!ng �n hàng ti�p theo.

Phím m(i tên trái �n ký t� tr�c �ó.

Phím m(i tên ph�i �n ký t� ti�p theo.

Alt+Home �n ô ��u tiên trong hàng

Alt+End �n ô cu!i cùng trong hàng

Alt+Page Up �n ô ��u tiên trong c�t.

Alt+Page Down �n ô cu!i cùng trong c�t.

Page 106: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

104

� ��nh d�ng m�t ô, c�t ho�c hàng nào �ó, ví d� nh thay ��i phông ch� trong các ô, c�n ch n ph�n c�a v�n b�n mu!n thay ��i ��nh d�ng. B�n có th� th�c hi�n nh�ng l�a ch n sau �ây b%ng cách s� d�ng bàn phím ho�c chu�t.

� ch�n Th�c hi�n

Toàn b� b�ng Nh n Alt+5 (s� d�ng vùng phím s! và phím Num Lock t�t) ho�c nháy chu�t vào ô �i�u khi�n di chuy�n b�ng .

Các ô liên ti�p Nh n Shift+phím m(i tên, ho�c kéo th� con tr� chu�t qua các ô.

M�t hàng Nháy vào vùng ch n � bên trái c�a hàng.

M�t c�t Nháy chu�t vào ��nh c�a c�t khi m(i tên ch� xu!ng xu t hi�n.

Nhi�u hàng Nháy chu�t vào thanh ch n � bên trái c�a hàng ��u tiên, sau �ó kéo th� chu�t lên ho�c xu!ng.

Nhi�u c�t Nháy chu�t vào ��nh c�a c�t ��u tiên khi m(i tên ch� xu!ng xu t hi�n, sau �ó kéo th� chu�t sang ph�i ho�c sang trái.

M�t ô Nháy vào góc phía d�i bên trái c�a ô khi con tr� ch n ô (m(i tên nghiêng) xu t hi�n.

Hình minh h a sau �ây cho th y c�n nháy vào v� trí nào �� ch n toàn b� b�ng, các hàng, các c�t ho�c m�t ô.

Ô �i�u khi�n di chuy�n b�ng là m�t hình vuông có các m(i tên chéo nhau, n%m � ngay ngoài góc phía trên bên trái c�a b�ng. Có th� nháy vào ô �i�u khi�n này �� ch n toàn b� b�ng ho�c kéo ô �i�u khi�n �� di chuy�n b�ng.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n chèn v�n b�n vào m�t b�ng và th�c hành di chuy�n trong b�ng. Sau �ó, ch n các vùng trong b�ng và ��nh d�ng v�n b�n trong các ô.

1. Nháy vào ô phía trên bên trái c�a b�ng th� ba �ã t�o trong bài t�p tr�c. ây là b�ng có ba c�t và b!n hàng.

2. Gõ M� vùng, và nh n phím Tab. V�n b�n �$c nh�p vào ô và �i�m chèn di chuy�n sang ô ti�p theo c�a hàng.

3. Gõ T)nh và nh n phím Tab.

Page 107: Basics Of Document Processing

T�o và làm vi�c vi b�ng

105

4. Gõ M�c c��c và nh n phím m(i tên xu!ng, sau �ó nh n gi� hím Shift khi nh n phím Tab hai l�n. i�m chèn di chuy�n ��n ô cu!i cùng c�a hàng th� hai và sau �ó di chuy�n tr� l�i ô ��u tiên c�a hàng �ó.

5. Nh�p nh�ng thông tin nh trong b�ng sau �ây, nh n phím Tab sau m"i l�n nh�p �� di chuy�n t� ô này sang ô khác.

6. Nháy vào vùng ch n � bên trái c�a hàng ��u tiên trong b�ng. Hàng ��u tiên c�a b�ng �ã �$c ch n.

7. Nháy nút Bold trên thanh công c� ��nh d�ng. V�n b�n trong hàng ��u tiên �$c ��nh d�ng ��m.

8. Lu và �óng v�n b�n.

G�p các ô trong b�ng

Sau khi t�o m�t b�ng, b�n có th� th y r%ng m�t s! d� li�u trong b�ng không trong hàng-và-c�t nh mong mu!n. Ví d� nh b�ng sau �ây:

L�p 10A i�m t�ng k�t n�m h c

V�n Toán Sinh h c

Trung bình

KT Thi KT Thi KT Thi KT C� n�m

Nguy'n V�n Bình 7 7 6 7 7 5 6.75 6.75

Tr�n Th� Lan 9 7 7 8 6 7 7.25 7.14

Mai Kim Châu 9 8 7 8 7 7 7.75 7.86

Hoàng Chính 7 6 6 8 5 9 6.25 6.81

Ph�m Thu Nga 6 5 6 6 7 5 6.25 6.03

Hàng tiêu �� s* d' d c và d' ��nh d�ng h&n n�u tiêu �� �$c ch�a trong m�t ô dài qua h�t �� r�ng c�a b�ng, thay vì �$c chia trong các ô nh� h&n c�a hàng nh minh h a trên b�ng d�i �ây:

i�m t�ng k t n�m h�c

V�n Toán Sinh h c Trung bình Lp 10A

KT Thi KT Thi KT Thi KT C� n�m

Nguy'n V�n Bình 7 7 6 7 7 5 6.75 6.75

Tr�n Th� Lan 9 7 7 8 6 7 7.25 7.14

Mai Kim Châu 9 8 7 8 7 7 7.75 7.86

Hoàng Chính 7 6 6 8 5 9 6.25 6.81

Ph�m Thu Nga 6 5 6 6 7 5 6.25 6.03

Page 108: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

106

B�n có th� g�p ô �� ��nh d�ng b�ng chuyên nghi�p h&n. G�p ô là m�t quá trình k�t h$p nhi�u ô thành m�t ô l�n h&n. Ta có th� k�t h$p nhi�u ô trong m�t hàng, ho�c nhi�u ô trong m�t c�t �� t�o thành m�t ô. C(ng có th� ch n nhi�u ô trong nhi�u c�t và g�p chúng thành m�t ô. � g�p ô, ch n các ô mu!n g�p, sau �ó nháy Merge Cells trên b�ng ch n Table, .

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n k�t h$p các ô �� t�o ��u m�c c�a b�ng.

1. M� t�p v�n b�n Dieu_tra Luong 09 trong th m�c Lesson09 (n%m trong th m�c Word Practice).

2. Nháy vùng ch n � bên trái c�a hàng ��u tiên trong b�ng. Hàng ��u tiên c�a b�ng �$c ch n. (B�n có th� bi�t khi nào con tr� � trong vùng ch n vì nó chuy�n thành hình m(i tên ch� sang ph�i.)

3. Nháy Merge Cells trên b�ng ch n Table. Hàng ��u tiên không còn �$c chia theo tám ô. V�n b�n trong ô ��u tiên �$c tr�i � toàn b� hàng, và chi�u cao c�a hàng ng�n l�i.

4. Cu!n xu!ng hàng ch�a tiêu �ê N�m Kinh nghi�m và ch n toàn b� hàng.

5. Nháy Merge Cells trên b�ng ch n Table. Hàng này không còn �$c chia theo tám ô. V�n b�n trong hàng �$c tr�i � toàn b� hàng, và chi�u cao c�a hàng ng�n l�i.

6. Ch n hàng ti�p theo (ch�a n�i dung trong l�nh v�c Quan h� Công

chúng) và nháy Merge Cells trên b�ng ch n Table. Các ô �$c ch n �$c g�p thành m�t ô.

7. Ch n hai hàng v�a g�p – N�m Kinh nghi�m và (trong l�nh v�c Quan h�

Công chúng) – và nháy Merge Cells trên b�ng ch n Table. Hai hàng �$c h$p nh t thành m�t hàng.

8. Nháy nút Show/Hide ¶ trên thanh công c� chu,n. Các d u ��nh d�ng xu t hi�n trên toàn b� b�ng.

9. Xóa d u ng�t �o�n ¶ � cu!i v�n b�n N�m Kinh nghi�m và nh n phím cách. Dòng (trong l�nh v�c Quan h� Công chúng) di chuy�n d c theo dòng N�m Kinh nghi�m và m�t d u cách �$c chèn gi�a v�n b�n. Dòng �$c h$p nh t v�n là m�t dòng tr!ng.

Page 109: Basics Of Document Processing

T�o và làm vi�c vi b�ng

107

10. Nháy nút Show/Hide ¶ trên thanh công c� chu,n. Các d u ��nh d�ng không xu t hi�n n�a.

11. Lu v�n b�n v�i tên Dieu_tra Luong 09 Dasua. Gi� t�p tin m� cho bài t�p ti�p.

L�u ý

Có th� g�p các ô b%ng cách ch n m�t hàng ho�c c�t, nháy chu�t ph�i, và nháy Merge Cells trên b�ng ch n t�t, ho�c nháy nút Merge Cells trên thanh công c� Tables and Borders. (Nháy Toolbars trên b�ng ch n View và ch n nháy ch n Tables and Borders �� hi�n th� thanh công c� Tables and Borders.)

Ng$c l�i, c(ng có th� tách m�t ô thành nhi�u ô. Khi tách m�t ô, b�n chia ô thành nhi�u hàng và nhi�u c�t. Hãy ch n các ô c�n tách, và nháy Split Cells trên b�ng ch n Table. Trong h�p tho�i Split Cells, ch n s! c�t ho�c s! hàng mà mu!n chèn vào ô.

Chèn và xóa các c�t và hàng

Sau khi �ã t�o m�t b�ng, nhi�u tr#ng h$p c�n thêm các c�t và hàng m�i ho�c xóa nh�ng c�t và hàng không c�n thi�t.

� chèn các c�t và hàng vào m�t b�ng, ��t v� trí c�a �i�m chèn � trong ô phía trên ho�c d�i c�a hàng hay c�t c�n chèn thêm. Sau �ó nháy Insert trong b�ng ch n Table, và nháy ch n m�t trong các tùy ch n, tùy thu�c vào mu!n chèn c�t hay hàng và v� trí c�t ho�c hàng s* �$c chèn vào. N�u ch n nhi�u hàng ho�c hay nhi�u c�t, s! hàng ho�c s! c�t �$c chèn thêm s* b%ng s! hàng ho�c s! c�t �$c ch n.

Ví d�, n�u ch n Columns to the Left, Word s* chèn c�t vào bên trái c�t có �i�m chèn. N�u l�a ch n Rows Above, hàng s* �$c chèn trên hàng ch�a �i�m chèn.

� xóa các c�t ho�c hàng trong m�t b�ng, ch n c�t ho�c hàng c�n xóa. Sau �ó nháy Delete trong b�ng ch n Table và nháy Columns ho�c Rows.

L�u ý

Sau khi ch n hàng hay c�t, b�n không th� �&n gi�n nh n phím Delete �� xóa các hàng �ó. Nh n phím Delete ch� xóa n�i dung trong các ô

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n s* thêm vào m�t hàng trong b�ng và xóa m�t hàng không c�n thi�t.

Page 110: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

108

1. Cu!n ��n ph�n trên cùng c�a b�ng, nháy vào ô ch�a v�n b�n Mi vào, d�i tiêu �� M!c Công vi�c.

2. Trên b�ng ch n Table, tr� vào Insert và nháy Rows Above. M�t hàng m�i �$c chèn vào b�ng trên hàng có ô ch�a �i�m chèn.

3. Gõ các n�i dung sau �ây vào các ô c�a hàng m�i �$c chèn, nh n phím Tab sau m"i l�n nh�p.

T�p s�

15

15,000

8,000

12,000

15,500

18,000

21,000

4. Ch n hàng tr!ng � trên hàng có tiêu �� M!c Công vi�c.

5. Trên b�ng ch n Table, tr� vào Delete và nháy Rows. Hàng tr!ng b� xóa.

6. Ti�p t�c l�a ch n và xóa t t c� các hàng tr!ng � trong b�ng. B�ng v�a �$c ch�nh s�a s* gi!ng nh hình minh h a sau �ây:

Page 111: Basics Of Document Processing

T�o và làm vi�c vi b�ng

109

7. Lu v�n b�n.

L�u ý

Có th� l�a ch n và xóa nhi�u c�t ho�c nhi�u hàng li�n k� v�i nhau. Tuy nhiên, m�c dù có th� l�a ch n nhi�u hàng và c�t không li�n k� v�i nhau, nhng không th� xóa các hàng và c�t không li�n k� nhau cùng m�t lúc.

T�ng k t bài h�c

Trong bài h c này, b�n �ã h c cách t�o b�ng, ch�nh s�a và ��nh d�ng b�ng trong Word. B�n �ã bi�t cách chèn, k�t h$p và xóa các ô, c�t và hàng.

Câu h�i ki�m tra

1. Làm th� nào �� l�a ch n toàn b� b�ng mà không c�n ph�i kéo th� trên b�ng?

2. N�u cách xóa m�t c�t c�a b�ng?

3. S! hàng và s! c�t t!i �a mà có th� t�o �$c b%ng cách s� d�ng nút Insert Table là bao nhiêu?

4. Nêu ba cách �� chèn m�t b�ng vào v�n b�n?

5. Có th� s� d�ng nh�ng t� h$p phím t�t nào �� di chuy�n �i�m chèn ��n ô ��u tiên trong b�ng?

Th�c hành

Bài t�p 1: N�u c�n, kh�i ��ng Word. T�o m�t v�n b�n tr!ng m�i, và t�o m�t b�ng có b!n hàng và ba c�t. i�u ch�nh c. c�a b�ng v�i chi�u r�ng x p x� 4 inch và chi�u cao 3 inch, sau �ó phân b! ��u các hàng và các c�t. Xóa c�t cu!i cùng.

Bài t�p 2: K�t h$p các ô � hàng ��u tiên c�a b�ng mà b�n �ã t�o trong Bài t�p 1, h�y nh�p tiêu �� là Khách hàng theo L*nh v�c, sau �ó thu h2p hàng ��u tiên xu!ng còn 0,75 inch. Lu b�ng theo tên Table Practice 09 trong th m�c Lesson09 và sau �ó v�n b�n.

Bài t�p 3: T�o m�t v�n b�n tr!ng m�i và s� d�ng h�p tho�i Insert Table �� t�o m�t b�ng có 6 c�t và 10 hàng. Nháy vào nút AutoFormat trên h�p tho�i Insert Table, . T� h�p tho�i Table AutoFormat, ch n tùy ch n ki�u b�ng Table Colorful 1. Lu v�n b�n v�i tên More Table Practice 09 vào th m�c Lesson09.

Page 112: Basics Of Document Processing
Page 113: Basics Of Document Processing

Word và Web Sau khi hoàn thành bài h�c này, b�n có th�:

� G�i m�t vn bn d��i d�ng t�p tin �ính kèm th� �i�n t�.

� Xem m�t vn bn trong Web Page Preview.

� L�u m�t vn bn Word d��i d�ng m�t trang Web.

Trong nhi�u n�m qua, Word �ã, �ang và s* là công c� ph�n m�m ph� bi�n nh t �� t�o v�n b�n. Tuy nhiên, trong nh�ng n�m g�n �ây, m�t d�ng v�n b�n m�i �ang ngày càng �$c nhi�u ng#i a chu�ng và s� d�ng. Internet ti�p t�c �$c ph� bi�n r�ng rãi nên các v�n b�n có th� �$c xem trên Web ngày càng t�ng. 4 �ây thu�t ng� Web �$c s� d�ng �� mô t� công ngh� chuy�n t�i v�n b�n, �) h a, âm thanh và th�m chí video trên Internet. M�c dù các thông tin �a ph&ng ti�n �ang �$c s� d�ng r�ng rãi trên các trang Web nhng h�u h�t các v�n b�n Web v�n ch� y�u bao g)m v�n b�n và �) h a.

Do �ó, s* r t h�u ích n�u có th� s� d�ng Microsoft Word �� t�o các v�n b�n Web. Trong các phiên b�n tr�c �ây c�a Word, b�n �ã có th� chuy�n ��i v�n b�n Word sang v�n b�n Web, g i là trang Web. V�n b�n Web s� d�ng h� th!ng mã hóa g i là HTML (Ngôn ng� �ánh d u siêu v�n b�n) �� ��nh d�ng v�n b�n và �) h a trên màn hình. H� th!ng mã hóa �� ��nh d�ng v�n b�n và �) h a trong Word �� hi�n th� và in v�n b�n ph�c t�p h&n nhi�u. Do �ó, v�i nh�ng phiên b�n tr�c c�a Word v�n b�n ph�i chuy�n ��i sang ��nh d�ng HTML rút g n h&n nhi�u. Các trang Web �$c lu t� v�n b�n Word th#ng không gi!ng v�i v�n b�n g!c.

Phiên b�n Word XP hi�n nay �ã có th� chuy�n ��i v�n b�n Word thành trang Web v�i r t ít ho�c không h� m t ��nh d�ng ban ��u. Th�m chí b�n có th� g�i các v�n b�n Word nh th �i�n t� - mà không c�n ph�i thoát ra kh�i Word.

Bài h c s* gi�i thi�u cách s� d�ng nh�ng tính n�ng này và nh�ng tính n�ng Web khác c�a Word.

G�i v�n b�n d��i d�ng �ính kèm th� �i�n t�

Các v�n b�n có th� �$c g�i qua th �i�n t� ngay t� trong Word. B%ng cách s� d�ng m�t ch&ng trình th �i�n t� (ví d� nh Microsoft Outlook ho�c Microsoft Outlook Express), ta có th� g�i v�n b�n d�i d�ng t�p tin �ính kèm m�t th �i�n t� ho�c Word có th� chuy�n v�n b�n theo m�t ��nh d�ng mà các ch&ng trình th �i�n t� có th� � c �$c, trong tr#ng h$p �ó v�n b�n tr� thành ph�n thân c�a m�t th �i�n t�. T�p tin �ính kèm là m�t t�p tin có th� �$c g�i d�i d�ng m�t ph�n c�a th �i�n t�. Khi ng#i nh�n nh�n �$c th �i�n t�, ng#i �ó có th� m� và xem t�p tin �ính kèm trong Word.

Page 114: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

112

� g�i m�t v�n b�n d�i d�ng t�p tin �ính kèm trong m�t th �i�n t�, m� v�n b�n c�n g�i và k�t n!i t�i Internet. Trên b�ng ch n File, tr� vào Send To, và nháy Mail Recipient (as Attachment). Khi nháy Mail Recipient, Outlook, Outlook Express ho�c ch&ng trình th �i�n t� m�c ��nh trên máy tính s* �$c m�. Nh�p tên c�a ng#i nh�n trong h�p To, gõ n�i dung trong ph�n thân th và sau �ó nháy Send.

� g�i m�t v�n b�n Word d�i d�ng n�i dung c�a th �i�n t� ch� không ph�i d�i d�ng t�p tin �ính kèm, m� v�n b�n c�n g�i, và nháy vào nút E-mail trên thanh công c� chu,n. Word s* chuy�n v�n b�n thành m�t th �i�n t� �$c mã hóa d�i d�ng HTML. M�t c�a s� th xu t hi�n �� b�n nh�p ��a ch� và g�i th �i�n t�.

Trong tr#ng h$p sau, ng#i nh�n s* không ph�i m� t�p tin �ính kèm �� � c; tuy nhiên, n�u v�n b�n g�i có ��nh d�ng không th� chuy�n ��i thành HTML thì ng#i nh�n có th� nh�n v�n b�n không �$c hi�n th� �úng. Vì th�, t!t nh t là hãy g�i v�n b�n d�i d�ng t�p tin �ính kèm �� không m t ��nh d�ng trong quá trình chuy�n ��i.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n g�i v�n b�n này d�i d�ng t�p tin g�i kèm c�a m�t th �i�n t�.

1. M� v�n b�n t�p tin Brochure 10 trong th m�c Lesson10 (n%m trong th m�c Word Practice).

2. Nháy Save As trên b�ng ch n File �� lu v�n b�n v�i tên Brochure 10 Edited trong th m�c Lesson10.

3. Trên b�ng ch n File, tr� vào Send To, và nháy Mail Recipient (As Attachment). Ch&ng trình th �i�n t� m�c ��nh s* kh�i ��ng

Page 115: Basics Of Document Processing

Word và Web

113

4. Trong ô To, gõ [email protected]. �a ch� th �i�n t� �$c nh�p.

5. Gõ n�i dung ch� �� th trong ô Subject.

6. Nháy vào khu v�c vi�t th và gõ Theo nh� chúng ta �ã th�o lu�n, dây là v�n b�n gi�i thi�u các Câu l�c b� PiL.

7. Nháy nút Send trong c�a s� th �i�n t�. Làm theo nh�ng h�ng d�n trong ch&ng trình th �i�n t� c�a b�n �� g�i th. Gi� t�p tin này �� m� cho bài t�p ti�p.

Xem v�n b�n trong ch �� Web Page Preview

Tr�c khi chuy�n ��i v�n b�n Word thành trang Web, b�n có th� xem tr�c hình th�c hi�n th� c�a v�n b�n d�i d�ng trang Web. Tính n�ng này r t h�u

Page 116: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

114

ích vì ��nh d�ng có th� thay ��i khi chuy�n m�t t�p v�n b�n Word sang ��nh d�ng HTML (trang Web). Ch� �� Web Page Preview �$c dùng �� ki�m tra v�n b�n có hi�n th� gi!ng nh mong mu!n tr�c khi lu v�n b�n d�i d�ng trang Web.

� xem tr�c v�n b�n Word d�i d�ng trang Web, nháy Web Page Preview trên b�ng ch n File. Trình duy�t Web kh�i ��ng và v�n b�n d�i d�ng trang Web. B�n c(ng có th� nháy vào nút Web Layout View �� xem v�n b�n d�i d�ng t�p tin HTML mà không c�n ph�i kh�i ��ng trình duy�t Web.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n xem tr�c t# r&i gi�i thi�u Câu l�c b� PiL d�i d�ng v�n b�n HTML trong Web Page Preview và Web Layout.

1. Nháy Web Page Preview trên b�ng ch n File. Trình duy�t Web m� ra và hi�n th� t# r&i d�i d�ng trang Web.

2. Cu!n v�n b�n �� xem có ��nh d�ng nào b� thay ��i không. Lu ý r%ng �#ng vi�n c�a trang không hi�n th� n�a và n�i dung không còn �$c ��nh d�ng trong hai c�t.

3. Nháy vào nút Close � góc bên ph�i phía trên c�a s� trình duy�t Web �� �óng l�i và v�n b�n Word l�i xu t hi�n.

4. Nháy vào nút Web Layout View � phía bên trái c�a thanh cu!n ngang d�i cùng màn hình. Word hi�n th� v�n b�n gi!ng nh v�n b�n �ã hi�n th� trong trình duy�t Web d�i d�ng t�p tin HTML.

Page 117: Basics Of Document Processing

Word và Web

115

5. Cu!n v�n b�n �� xem có b t k/ ��nh d�ng nào b� thay ��i không. Lu ý r%ng �� r�ng và �� dài c�a các �o�n r�ng h&n, phông ch� nh� h&n và có th� ch�nh s�a trong ch� �� Web Layout View. Gi� t�p tin này �� m� cho bài t�p ti�p.

L�u v�n b�n Word d��i d�ng trang Web

Có th� d' dàng lu b t k/ v�n b�n Word nào d�i d�ng m�t trang Web. Khi lu v�n b�n Word d�i d�ng trang Web, Word thay ��i các ��nh d�ng không �$c h" tr$, ví d� nh �#ng vi�n c�a b�ng, ��nh d�ng nhi�u c�t, v.v. Sau �ó, có th� �$c lu tr� t�p tin này trên máy ch� Web (xu t b�n lên Web) �� m i ng#i có th� m� v�n b�n trong trình duy�t Web. Máy ch� Web là m�t máy tính ch�a h� th!ng ph�n m�m ��c bi�t �� nh�n nh�ng yêu c�u hi�n th� các trang Web t� Internet.

� xu t b�n m�t v�n b�n Word lên m�t máy ch� Web, máy tính c�n ph�i truy c�p t�i máy ch� Web b%ng cách s� d�ng Internet ho�c k�t n!i m�ng. Sau khi k�t n!i, có th� s� d�ng bi�u t$ng Web Folders trong h�p tho�i Save As �� truy nh�p máy ch� Web và sau �ó lu v�n b�n Web gi!ng nh lu v�n b�n vào � c�ng. T�p tin HTML s* sao chép h�u h�t các ki�u, ��nh d�ng và n�i dung c�a v�n b�n Word. L$i ích c�a vi�c chuy�n ��i m�t v�n b�n Word sang m�t t�p tin HTML là t t c� các trùnh duy�t Web có th� � c m�t t�p tin HTML nhng không th� � c m�t v�n b�n Word.

Tr�c khi t�o ra nh�ng thay ��i �!i v�i m�t v�n b�n và lu nó d�i d�ng t�p tin HTML, nên nh� lu l�i d�i d�ng t�p tin Word. i�u này cho phép gi� l�i nh�ng thay ��i trong c� v�n b�n HTML và v�n b�n Word v�i nh�ng phiên b�n khác nhau.

Các b��c th�c hi�n

Trong bài t�p này, b�n lu v�n b�n d�i d�ng trang Web.

1. Nháy Save as Web Page trên b�ng ch n File. H�p tho�i Save As xu t hi�n và ô Save as type ch�a dòng ch� Web Page.

Page 118: Basics Of Document Processing

C� b�n v� so�n th�o v�n b�n

116

2. Gõ Brochure10Web trong ô File name.

3. Ch n th m�c thích h$p trong ô Save.

4. Nháy Save. V�n b�n �$c lu d�i d�ng t�p tin HTML và �$c hi�n th� trong ch� �� Web Layout view.

L�u ý

N�u m� c�a s� Explorer, b�n s* nh�n th y m�t th m�c có tên Brochure10Web_files xu t hi�n bên c�nh t�p tin HTML. Th m�c này ch�a nh�ng t�p tin ph� tr$ Word �ã t�o ra sau khi lu v�n b�n d�i d�ng trang Web. Ví d�, �!i t$ng WordArt � ��u t# r&i �$c lu nh m�t t�p tin �) h a riêng bi�t. Các hình xu t hi�n trên trang Web �$c lu tr� trong m�t th m�c �� khi trang Web �$c xu t b�n lên máy ch� Web, các hình s* xu t hi�n t�i nh�ng v� trí �ã �$c ch� ��nh trên trang Web.

T�ng k t bài h�c

Bài �ã trình bày cách g�i m�t v�n b�n Word d�i d�ng t�p tin �ính kèm th �i�n t�, xem tr�c và lu m�t v�n b�n Word d�i d�ng m�t trang Web.

Câu h�i ki�m tra

1. S� khác nhau gi�a Web Page Preview và Web Layout View là gì?

2. Nêu hai cách �� g�i thông tin trong m�t v�n b�n Word ��n m�t ng#i nh�n th �i�n t�?

3. Khi lu m�t v�n b�n d�i d�ng m�t trang Web, v�n b�n s* �$c chuy�n ��i theo ��nh d�ng ho�c ngôn ng� nào?

4. Trình duy�t Web �$c s� d�ng �� làm gì?

Th�c hành

Bài t�p 1: N�u c�n, kh�i ��ng Word. M� v�n b�n có tên Web Practice 10 trong th m�c Word Processing Practice. G�i v�n b�n này nh t�p tin �ính kèm th �i�n t� g�i ��n ��a ch� [email protected] v�i l#i nh�n ng�n g n v� n�i dung c�a t�p tin �ính kèm. Lu v�n b�n theo tên Web Practice 10 Edited trong th m�c Word Processing Practice.

Bài t�p 2: Xem v�n b�n �$c s� d�ng � Bài t�p 1 trong Web Page Preview �� ki�m tra n�i dung ��nh d�ng phù h$p n�u chuy�n ��i v�n b�n sang d�ng trang Web. Xem v�n b�n trong Word b%ng cách s� d�ng Web Layout View. Lu v�n b�n d�i d�ng m�t trang Web b%ng cách s� d�ng m�t tên thích h$p c�a t�p tin HTML, và sau �ó �óng v�n b�n l�i.

Page 119: Basics Of Document Processing

Word và Web

117

Bài t�p 3: Xem xét hai cách g�i m�t v�n b�n qua th �i�n t� nh �ã �� c�p trong bài h c này. Khi nào thì g�i m�t v�n b�n d�i d�ng l#i nh�n trong th �i�n t� �&n gi�n là thích h$p và thu�n l$i? Trong nh�ng tr#ng h$p nào b�n nên g�i m�t v�n b�n d�i d�ng t�p tin �ính kèm trong th �i�n t�? B�n d� ki�n s* s� d�ng cách nào th#ng xuyên h&n trong trao ��i th tín hàng ngày c�a b�n?

Bài t�p 4: Dùng các thông tin Help c�a Word �� bi�t thêm v� Web archives. B�n mu!n s� d�ng tính n�ng Web archive khi nào? Vi�t m�t báo cáo tóm t�t v� nh�ng tìm hi�u c�a b�n, bao g)m c� gi�i thích v� MIME là gì.