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INTEGRACIÓN BUSINESS CASESECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN DEL GOBIERNO DEL
ESTADO DE PUEBLA
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS TECNOLÓGICOS
Secretaría de Finanzas y Administración
Antecedentes de la Organización
Secretaría de Finanzas y Administración Giro: Gubernamental
Secretaría que se encarga de la administración financiera del Gobierno del Estado de Puebla, la cual se encarga de
gestionar los recursos:
Financieros.
Humanos.
Materiales y Servicios generales y
Tecnologías de la información.
Objetivo de la empresa:
Incrementar los ingresos del estado, mediante la promoción del cumplimiento voluntario de las obligaciones fiscales
y el respeto a la ley, para contar con finanzas públicas sanas, sostenibles y crecientes en el tiempo.
Garantizar finanzas estatales en equilibrio atendiendo a las necesidades y requerimientos de los programas y
proyectos de desarrollo definidos como de mayor impacto y beneficio social para la ciudadanía, en el marco de los
ejes rectores del Plan Estatal de Desarrollo y las disposiciones normativas federales aplicables.
Antecedentes de la Organización
Dirección de Infraestructura y Soporte Técnico
Dirección encargada de administrar, supervisar, controlar, gestionar toda la infraestructura tecnológica de Soporte,
base de datos, Centros de datos y red gubernamental en la administración pública del estado de Puebla.
Misión: Ser una Secretaría eficiente, dinámica, innovadora y estratégica, reconocida por sus altos estándares de
calidad en la emisión de directrices en materia administrativa, financiera y fiscal que permiten el ejercicio de la
administración pública estatal, con disciplina, legalidad y equidad, fomentando la cultura de la transparencia y el
trabajo en equipo, para coadyuvar en el beneficio de las familias duranguenses y el pleno desarrollo del Estado.
Visión: Ser la Secretaría de Finanzas y de Administración líder dentro del ámbito de su competencia, a través de
la implantación de una cultura de crecimiento, responsabilidad y honestidad, mediante el fomento de la excelencia
y calidad total.
Sector: Gobierno Estatal.
Secretaría de Finanzas y Administración
Problem Statement
Actualmente en la Secretaría, el problema radica en no contar con la información suficiente, real y de manera
inmediata de todos los activos tecnológicos de esta entidad.
Como parte de las regulaciones gubernamentales es necesario contar con toda información relacionada a lo que se
adquiere en ejercicios fiscales de cada administración, por ende es importante plantear mecanismos, procesos y
estrategias tecnológicas que permitan identificar la cantidad de información que se necesita almacenar para su
posterior explotación, así como las herramientas que ayudarán con la gestión de dicha información.
Como ejemplo de los distintos tipos de activos que se necesitan controlar podemos enumerar:
Equipo de comunicaciones.
Equipo de servidores y almacenamiento.
Equipo de escritorio y personal (laptops)
Equipo de impresión.
Equipo varios (lectores de código de barras, proyectores, cámaras, etc)
Licenciamiento.
Secretaría de Finanzas y Administración
Objetivos del Proyecto
Proveer a la Secretaría de Finanzas y Administración del estado de Puebla con una
propuesta de implementación de procesos y tecnología que le permitan gestionar de
manera adecuada los activos a cargo del Departamento de Soporte Técnico de tal forma
que pueda cumplir con sus políticas de control y transparencia.
Secretaría de Finanzas y Administración
Beneficios Esperados
Ahorro en tiempo del recurso humano involucrado por parte de Gobierno
Ahorro en recursos financieros: al integrar a un tercero en el proyecto,tiende a delimitar entregables en
tiempos bien definidos, lo que origina que el proyecto no se vaya a más tiempo del estimado creando un
costo adicional del mismo.
La integración de un método automático de identificación y conteo de activos, reduce tiempos en horas
hombre, además evita el error humano o de otra índole que pueda crear inconsistencia en la información
almacenada.
Contar con un almacén de datos general que concentre toda la información de las áreas que tienen que ver
con la gestión de activos tecnológicos.
Integración de información concentrada en una sola fuente de datos, la cual deberá ser la fuente de
información para todas las áreas involucradas en el proceso.
Procesos y procedimientos estructurados para el funcionamiento integral de áreas operativas.
Información en tiempo real, para la toma de decisiones o para insumos de otras áreas.
Integridad de los distintos datos que comparten las áreas.
Secretaría de Finanzas y Administración
Medidas de Progreso y desempeño
KPI Descripción
% de licencias de software usadas % de licencias usadas comparada con el número de licencias
compradas
Promedio de activos de hardware promedio de activos de hardware para poder tener un historial del
volumen administrado y del crecimiento en el tiempo
% de equipos de cómputo de usuario
final
El número de laptops más desktops dividido entre el staff de la mesa de
ayuda expresado como porcentaje
% de impresoras El número de imoresoras dividido entre el staff de la mesa de ayuda
expresado como porcentaje
Desviación de hardware desplegado Número de desviación entre lo registrado en el repositorio y el hardware
desplegado
Secretaría de Finanzas y Administración
Descripción de la importancia del proyecto
El proyecto es de vital importancia para la Secretaría y el propio Gobierno, por la responsabilidad jurídica y
administrativa que implica;
Un activo fijo es una erogación de recurso público, la cual debe ser transparente y lo más importante inventariada
como parte de los activos del Gobierno.
Un activo de gobierno debe cumplir con los criterios establecidos por las áreas normativas encargadas de revisar
que esos bienes existan y no lleguen a desaparecer.
Forma parte de la rendición de cuentas que en algún momento se debe dar
a cualquier ciudadano al cuestionamiento en el uso del recurso Público; el no
llevar un control y administración adecuada de estos activos, provocaría faltantes
y por ende sanciones administraciones, jurídicas e incluso económicas.
La importancia de contar con información en tiempo real, correcta, precisa, ofrece
a los tomadores de decisión conocer la situación patrimonial del estado en ese
rubro.
Secretaría de Finanzas y Administración
Explicación del por qué es innovador.
El proyecto cumple la mitigación a un problema importante para el Gobierno del estado, en específico para la
Secretaría de Finanzas;
Es innovador porque cumple con algunos criterios importantes como:
1. Toman riesgos haciendo lo que siempre han querido hacer. La decisión de implementar una herramienta de
software tiene un gran riesgo debido al principio de eficiencia y eficacia de la aplicación de los recursos
públicos.
2. Incluye la solución a la problemática no solo con la herramienta de software (Tecnología) incluye una
identificación de procesos, procedimientos y definición de roles y responsabilidades.
3. Surge del esfuerzo desarrollado por la Secretaría en interacción de distintas áreas.
4. Utiliza la Gestión del conocimiento y la tecnología.
Secretaría de Finanzas y Administración
Análisis de riesgos
Riesgo Descripción Plan de mitigación
Riesgos técnicos Que el proveedor seleccionado no cuente con los
recursos humanos capacitados suficientes de
acuerdo a las necesidades del proyecto
Hacer una búsqueda y selección
adecuada de proveedor que cumpla
con el conocimiento técnico adecuado
y que esté bien posicionado con
presencia y prestigio.
Definir de manera explicita en el
contrato los perfiles que serán
requeridos y como se asegurará la
compañía de siempre tener
disponibilidad de estos perfiles
Secretaría de Finanzas y Administración
Análisis de riesgos (Cont.)
Riesgo Descripción Plan de mitigación
Riesgos financieros Que exista una variación considerable en el tipo de
cambio de pesos a dólares americanos. Los
precios están calculados en pesos mexicanos, pero
los productos se comercializan en dólares.
Variaciones significativas al tipo de cambio pueden
desviar el costo del proyecto o ponerlo en riesgo.
Que exista un recorte de presupuesto después de
iniciado el proyecto
Efectuar las compras relacionadas con
activos en dólares desde el inicio del
proyecto y hacer un anticipo de pago
del 70% u 80% del costo total
Asegurar la disponibilidad del total de
la inversión al inicio del proyecto y
formar un fideicomiso para garantizar
la disponibilidad de presupuesto
Secretaría de Finanzas y Administración
Análisis de riesgos (Cont.)
Riesgo Descripción Plan de mitigación
Riesgos organizacionales Que existan cambios en la organización,
organigrama o cambios de funciones durante la
ejecución del proyecto en puestos clave como el
del director de la secretaría, los key users, el líder
proyecto
Identificar key users y sponsors de
proyectos adicionales para que en
caso de cambio de alguno de ellos el
proyecto no se impactado o pausado
Secretaría de Finanzas y Administración
Cronograma
Secretaría de Finanzas y Administración
Opciones
Modesta Moderada Elaborada
Estrategia de
implementación
Con recursos humanos propios Con recursoshumanos de un
tercero
Servicios profesionales
delfabricante
Tiempo de
implementación
1 año, 3 meses (recursos part
time)
1 año (recursos externos) 10 meses (recursos
especializados)
Módulos
adicionales
Ninguno Ninguno IT Service Managment
Método de
indentificación de
activos
Manual, con etiquetas con número
de inventario
Automática, con etiquetas de
código de barras
Automática, con RFID
Alcance de
activos a incluir
PC, Servidores, Impresoras,
Licencias de SW
PC, Servidores, Impresoras,
Licencias de SW
PC, Servidores,
Impresoras, Licencias de
SW
Costo $ 400,000 M.N. $ 600,000 M.N. $ 900,000 M.N.
Secretaría de Finanzas y Administración
Criterio de selección
Criterio Elaborada
Gestión del proyecto La realiza personal propio de la empresa experta en materia de implementación de
herramientas de este estilo en el sector público.
Análisis de procesos Se lleva a cabo con personal externo experto en procesos; estará trabajando en conjunto
con los dueños del proceso y las áreas staff y de soporte para definirlos.
Diseño de procesos Se lleva a cabo con personal externo experto contratado mediante un proceso de selección
de proveedores, con ayuda del equipo de análisis de procesos, vacían la información
recopilada y así modelar y diseñar el proceso, sin contemplar vicios que pudiera tener una
personal de la misma Secretaría
Entrenamiento a usuarios
finales
se realiza a través de un tercero experto en capacitar en base a los procesos y
procedimientos alineados al negocio.
Soporte técnico Es ejecutado por personal externo contratado mediante un proceso de selección de
proveedores, el cual permite ahorrar tiempos en la solución a problemas relacionados con la
operación de la misma herramienta.
Opción seleccionada: MODERADA
Secretaría de Finanzas y Administración
Beneficios
Tipo de objetivo Hacer cosas nuevas Hacer mejor las cosas Dejar de hacer cosas
Medibles Beneficio:
Mejora en control de
inventario de todas las
dependencias a cargo de
la dirección general de
tecnologías de la
informacón
Medición:
Mejora en control de
inventario con certeza de
al menos un 97% de
exactitud comparando el
inventario físico con el
inventario cargado en el
sistema
Beneficiado: Secretaría
de finanzas y
administración
Beneficio:
Eliminación de desperdicio
de tiempo con un control
de inventario manual,
ineficiente e inexacto
Medición:
Reducción de tiempo
invertido en el control de
inventario en un 90%
Beneficiado:
Secretaría de finanzas y
planeación
Secretaría de Finanzas y Administración
Beneficios (Cont)
Tipo de objetivo Hacer cosas nuevas Hacer mejor las cosas Dejar de hacer cosas
Observables Beneficio:
Automatización de proceso
de captura de datos de
activos de cómputo
Medida:
Reducción de pasos para la
gestión de activos de
cómputo
Beneficiado:
Dirección de infraestructura
de soporte técnico
Beneficio:
Mejora en el proceso de
gestión de ciclo de vida de
los activos de cómputo
Medida:
Grado de implementación y
aceptación de los procesos
diseñados para la gestión
del inventario por parte del
personal que ejecuta las
tareas de control
Beneficiado:
Dirección de infraestructura
de soporte técnico
Secretaría de Finanzas y Administración
Costos del proyectos
Fase de implementación
Gestión del proyecto
Análisis de procesos
Diseño de procesos
Entrenamiento a usuarios finales
Servidores
Aplicación (OTC)
HW/SW de detección de activos
$ 50,000
$ 160,000
$ 220,000
$ 30,000
$ 30,000
$ 60,000
$ 50,000
$ 600,000
Costo anual de operación
Soporte técnico
Mantenimiento anual de HW
Mantenimiento anual de SW
$ 130,000
$ 10,000
$ 20,000
$ 160,000
Secretaría de Finanzas y Administración
Bibliografía
Dawes, S., Pardo, T., Simon, S., Cresswell, A., LaVigne, M., Andersen, D. & Bloniarz, P.,(2004). Making Smart IT
Choices. Understanding Value and Risk in Goverment ITInvestments. 2nd ed. Albany, NY: Center for Technology in
Goverment, University atAlbany. Retrieved from https://click.udlap.mx/bbcswebdav/pid142092dtcontentrid-
720822_1/courses/OI14MIT5011/smartit2%281%29.pdf
KPIs in ITIL assets managment (http://kpilibrary.com/categories/itil-asset-management)
