Upload
sukanya-polratanamonkol
View
266
Download
1
Tags:
Embed Size (px)
Citation preview
การใชงานระบบงานสารบรรณ
หนวยสารบรรณ งานบรหารเอกสาร กองบรหารงานทวไป
(ภาคปฏบต)
คมอ
เอกสารเลมน เปนคมอการใชงานระบบงานสารบรรณ โดยมวตถประสงคเพอใชเปนคมอแสดงวธ
ปฏบตงาน สำาหรบผปฏบตงานประจำาภายในหนวยสารบรรณ งานบรหารเอกสาร โดยสามารถหมนเวยนหรอ
ปฏบตงานแทนกนได และจะเปนประโยชนอยางยง สำาหรบผปฏบตงานใหม
เนอหาภายใน ประกอบดวย Work flow วธปฏบต และขนตอนการทำางานในหนวยยอย ๆ ภายในงาน
สารบรรณ ทงระบบ Manual และระบบอเลกทรอนกส
ผจดทำาหวงเปนอยางยงวา คมอปฏบตงานเลมน จะเปนประโยชน และอำานวยความสะดวกใหแกผปฏบต
งานดานสารบรรณใหสามารถปฏบตงานไดอยางถกตอง และมประสทธภาพยงขน
นางสาวรจนา คงสข
หวหนางานบรหารเอกสาร
นายเอกสทธ เผาวฒนา
นกวชาการสารสนเทศ
คมอการใชงานระบบสารบรรณ
Contentรจกงานสารบรรณ 6
ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 10
(1) การรบและลงทะเบยนรบหนงสอ 12
(2) การออกเลขทหนงสอ 22
(3) การออกเลขทคำาสง ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ 30
(4) การเวยนหนงสอ 36
(5) การรบ-สงหนงสอทางเมลมหาวทยาลย 42
(6) Note 43
(7) ภาคผนวก
อปกรณและเครองมอการปฏบตงานดานสารบรรณ 44
ประกาศ นโยบายและแนวทางการปฏบตงาน 45
ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (MUSIS)
76
รจก งานสารบรรณ
การรบและ
ลงทะเบยนรบหนงสอ
(1) (2) (3) (4)
(5)
การออกเลขทหนงสอ
การรบและสงหนงสอ
ทางเมลมหาวทยาลย
การเวยนหนงสอการออกเลขทคำาสง
ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ
เ ม อ ม ห น ง ส อ จ า ก
ห น ว ย ง า น ภ า ย ใ น / ภ า ย น อ ก
ส ง ถ ง ผ บ ร ห า ร ม ห า ว ท ย า ล ย
หนวยสารบรรณ งานบรหารเอกสาร
จะดำาเนนการลงทะเบยนรบหนงสอดง
กลาว ผานระบบ MUSIS
งานสารบรรณสามารถ
แบงการดำาเนนงานหลกได
ดงน
การกำาหนดเลขทหนงสอสงออก
ซงผ บรหารลงนามแลว ผานระบบ
MUSIS
การออกเลขทคำาส ง ประกาศ
ระเบยบ และขอบงคบ ตามสงการ ผาน
ระบบ MUSIS
ร บ - ส ง ห น ง ส อ ภ า ย ใ น
มหาวทยาลยทาง เมลมหาวทยาลย
รวมถงการรบ-สงหนงสอภายนอก
มหาวทยาลยทางไปรษณย ตลอดจน
คดแยกจดหมายและพสดไปรษณย
การเวยนหนงสอ และเอกสาร
ซ ง ผ บ ร ห า ร ส ง ก า ร แ ล ว ผานระบบ
อเลกทรอนกส ไดแก ระบบ MUSIS
และระบบ Lotus Note รวมทงการเวยน
โดยสำาเนาเอกสาร
98
ระบบสารบรรณWork Flow
สวนงานตาง ๆ
หนวยงาน
ตามสงการ
ผบรหาร
การรบและ
ลงทะเบยนรบหนงสอ
การออกเลขทหนงสอ
การออกเลขทคำาสง
ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ
การเวยนหนงสอ
สวนงาน/
ไปรษณย
เอกส
ารเข
า
ส งกา
รออก
เลขท
ส งกา
รออก
เลขท
คำาส ง
เอกส
ารออ
กเลข
ท
แจงเวยนหนงสอ
หนงสอเวยน
คำาสงออกเลขท
แจงเ
วยน
หน
งสอ
เอกส
ารออ
กเลข
ท รบ
กองตาง ๆ
สวนงานตาง ๆ
หนวยงาน
ตามสงการ
ผบรหาร
การรบและ
ลงทะเบยนรบหนงสอ
การออกเลขทหนงสอ
การออกเลขทคำาสง
ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ
การเวยนหนงสอ
สวนงาน/
ไปรษณย
เอกส
ารเข
า
ส งกา
รออก
เลขท
ส งกา
รออก
เลขท
คำาส ง
เอกส
ารออ
กเลข
ท
แจงเวยนหนงสอ
เวยนหนงสอ
คำาสงออกเลขท
แจงเ
วยน
หน
งสอ
เอกส
ารออ
กเลข
ท รบ
กองตาง ๆ
การรบและสงหนงสอ
ทางเมลมหาวทยาลย
รบห
นงส
อ
สงหน
งสอ
1110
ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส
MUSIS
หนาหลกของระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส
เขาสหนาหลก
ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส เปนสวน
หนงของระบบสารสนเทศเพอการบรหารและการ
ดำาเนนงานภายในมหาวทยาลยมหดล (MUSIS
: Mahidol University Shared Information
Service System) เปนระบบชวยบนทกการรบ-
สงเอกสารผานทางอเลกทรอนกสและบนทก
เลขทใหอตโนมต สามารถคนหาหนงสอได
สะดวก รวดเรว ตดตามเอกสารไดตงแตเรมตน
จนถงสนสด
โดยปฏบตงานผาน Browser ท URL :
http://dcumusis.mahidol/ (เปน URL ของหนวย
สารบรรณ งานบรหารเอกสาร) ซงผใชงานตอง
ทำาการ log in กอน จงจะใชงานได
ร ะ บ บ แ ส ด ง ช อ
ผ ใช งานระบบท
มมบนดานขวามอ
1312
การรบและลงทะเบยนหนงสอรบ
วเคราะห/ลงทะเบยนรบ
เอกสาร (กระดาษ)จาก
หนวยงานภายนอกประทบตรา
“มหาวทยาลย”
ออกเลขทรบ
เอกสาร (ไฟลอเลกทรอนกส)
จากสวนงานภายใน
กรอกขอมลเขา
ระบบ MUSIS
เอกสารเขาจาก
สวนงาน/ไปรษณย
สงกองทเกยวของ
(ภารกจกอง)
เรองถงผบรหาร
โดยตรง
หวหนางานบนทก
ถงผบรหาร
Work Flow
(1)
1514
1. เปดซองตรวจสอบหนงสอและเอกสารตาง ๆ
2. วเคราะหเรอง/คดแยกและพจารณาจดลำาดบความสำาคญของหนงสอ เพอดำาเนนการ
กอน-หลง โดยดำาเนนการเรอง “ดวนทสด” หรอ เรองทใกลหมดอายกอน
1. ประทบตรา “มหาวทยาลย” ลงวนทรบหนงสอ
2. กำาหนดหนวยงานและหมวดเอกสารทไดจากการวเคราะหเรอง กรอกมมบน
ขวามอใตประทบตรา “มหาวทยาลยมหดล”
เอกสารเขาจาก
สวนงาน/ไปรษณย
การรบและลงทะเบยนหนงสอรบ
วธปฏบต ประทบตรา
“มหาวทยาลย”
ออกเลขทรบ
1. เขาระบบ MUSIS ในหนาแรก เลอก Tab งานบรหารเอกสาร(....)
ลงทะเบยนรบ หมายถง เมอม
หน งสอจากภายนอกส งมาย ง
มหาวทยาลย กรณเปนเอกสาร
(กระดาษ) ใหทำาการลงทะเบยน
รบหนงสอดงกลาว ดงน
ลงทะเบยนรบ
ดวยระบบ MUSIS
2. เลอกแถบดานซาย หวขอ
“เอกสารเขา/ลงทะเบยนรบ”
A การลงทะเบยนรบหนงสอ
( ก ร ะ ด า ษ ) จ า ก ห น ว ย ง า น
ภายนอก
(1)
16
กรอกขอมลเขา
ระบบ MUSIS
หนงสอเขา (ลงทะเบยนรบ) ประกอบดวย
เมอทำาการกรอกรายละเอยดขอมลเรยบรอยแลวใหคลก
เพอทำาการลงทะเบยนรบ ซงระบบจะทำาการกำาหนดเลขทรบให
โดยอตโนมต จากนนหนงสอฉบบดงกลาวจะเปลยนสถานะไปยง
“รอดำ�เนนก�ร” เพอใหผใชดำาเนนการตาง ๆ เกยวกบหนงสอนน
ตอไป
หากตองการยกเลกการกรอกขอมลใหคลก
1. สวนขอมลเจ�หน�ท ลงทะเบยนรบ จะแสดงขอมล ชอ-สกล ตำาแหนง สวนงาน หนวยงาน โทรศพท
และ e-mail ของผดำาเนนการลงทะเบยนรบ โดยในสวนนระบบจะแสดงขอมลโดยอตโนมต
3. หมวดเอกส�ร ผลงทะเบยนรบ ระบประเภทของเอกสารรบเขา โดยเลอกรายการตามหมวด ดงน
3.1 หมวดใหญ : เลอกรายการหมวดใหญ
3.2 หมวดยอย : เลอกรายการหมวดยอย
3.3 แฟมเอกสาร : เลอกรายการแฟมเอกสาร
3.4 การปฏบต : ระบการดำาเนนการของหนงสอฉบบนน
2. สวนขอมลหนงสอ ผลงทะเบยนรบ ตองบนทกรายละเอยดตาง ๆ ของหนงสอ ดงน
2.1 ชนความเรว : ระบชนความเรวของหนงสอ (ปกต ดวน ดวนมาก ดวนทสด)
2.2 ชนความลบ : ระบชนความลบของหนงสอ (ปกต ลบ ลบมาก ลบทสด)
2.3 เลขทหนงสอ : ระบเลขทของหนงสอภายนอกฉบบนน
2.4 ลงวนท : ระบวนทของหนงสอภายนอกนน (คลก แสดงปฏทนเพอเลอกวนท)
2.5 จาก : ระบหนวยงานภายนอกทสงหนงสอ
2.6 เรอง : ระบเรองของหนงสอ
2.7 เรยน : ระบหนวยงาน/บคคลทหนวยงานภายนอกตองการสงถง
2.8 อางถง : ระบการอางถงเลขทหนงสอทเกยวของ
2.9 สงทสงมาดวย : ระบชอเอกสารแนบทหนวยงานภายนอกสงมาดวย
2.10 เนอหาสรป : ระบเนอหาสำาคญโดยสรปของหนงสอ
2.12 ตนฉบบหนงสอ : ระบตนฉบบหนงสอ โดยเลอก (ตนฉบบ(ตวจรง) โทรสาร อเมล หรอสำาเนา)
2.13 วนทลงรบตนฉบบ : ระบวนทรบตนฉบบ (คลก แสดงปฏทนเพอเลอกวนท)(หมายเหต : ขอทม * สแดง หมายถง จำาเปนตองระบขอมล)
OK
Cancel
1918
1. ระบบแสดงเลขทะเบยนรบ และรายละเอยดตาง ๆ ของหนงสอทกรอกในหนา “ลงทะเบยนรบ” อตโนมตให
นำาเลขทรบและเวลาใสในประทบตรา “มหาวทยาลย” มมบนขวาของหนงสอ
3. เลอกสงออกหนวยงานในมหาวทยาลย ระบบจะแสดง [สงออก] รายชอหนวยงานใหเลอก และ “สงตนฉบบ”
เลอกประเภทของการดำาเนนงาน (ทราบ ดำาเนนการ พจารณา อนมต อนเคราะห สงการ และลงนาม) และดำาเนน
การภายในวนท
3.1 เลอกหนวยงานทตองการสงหนงสอ
3.2 เลอก ปม
3.3 รายชอหนวยงานทเลอกจะปรากฏ ณ ชอง ผรบ (To)
3.4 เลอกประเภทของการดำาเนนการ
4. คลก เสรจสนการสง ระบบจะกลบไปทหนา “รอลงทะเบยนรบ”
2. แนบไฟลเอกสารโดยแสกนหนงสอภายนอก และแนบไฟลดงกลาว โดยคลก เลอกไฟลเอกสารแนบ
และคลก เพอแนบไฟล
Browse...
Add
>
หนงสอเขา (รอดำาเนนการ)
21782
หมายถง สถานะ
หนงสอททำาการลงทะเบยนรบ
หนงสอแลว แตยงไมไดทำาการ
สงตอ หรอสงออกหนงสอไปยง
หนวยงานอน ระบบแสดงรายการหนงสอทลงทะเบยนรบแลว
ใหเลอกหนงสอทตองการดำาเนนการตอคลก
จะเขาสหนา “หนงสอเข� (รอดำ�เนนก�ร)”
1
2
3
3.1
3.2 3.3
3.4
4 OK
2120
B การลงทะเบยนรบหนงสอ
(ไฟลเอกสาร) จากสวนงานภายใน
1. จากเอกสาร (กระดาษ) ของสวนงานทจะลงทะเบยนรบ ใหสงเกตวาสวนงาน
จะระบ “E” ไวบนเอกสาร (กระดาษ) ซงหมายถง สวนงานไดสงรายละเอยดของ
เอกสารดงกลาว พรอมทง scan เอกสารสงมาทางระบบ MUSIS แลว
2. ระบบ MUSIS เลอกเมน “รอลงทะเบยนรบหนงสอ”
3. ระบบแสดงรายการหนงสอใหเลอกหนงสอทตองการดำาเนนการตอคลก
จะเขาสหนา “หนงสอออก”
4. หนา “หนงสอออก” ระบบ
จะแสดงรายละเอยดทสวนงาน
ไดบนทกขอมลไวแลว ซงไม
สามารถแกไขได (ตวอกษรสเทา)
พรอมทงไฟลทแนบมา
4.1 ระบวนทรบหนงสอ
4.2 ระบหมวดเอกสาร
และการปฏบต
4.3 คลก
4.14.2
4.3
OK
5. ระบบแสดงเลขทะเบยนรบ และรายละเอยดตาง ๆ อตโนมตใหนำาเลขทรบและเวลาใสในประทบตรา
“มหาวทยาลย” มมบนขวาของหนงสอ และระบหมวด และการปฏบตใหตรงกบระบบ
21782
7. เลอกสงออกหนวยงานในมหาวทยาลย ระบบจะแสดง [สงออก] รายชอหนวยงานใหเลอก และ “สงตนฉบบ”
เลอกประเภทของการดำาเนนงาน (ทราบ ดำาเนนการ พจารณา อนมต อนเคราะห สงการ และลงนาม) และดำาเนน
การภายในวนท
7.1 เลอกหนวยงานทตองการสงหนงสอ
7.2 เลอก ปม
7.3 รายชอหนวยงานทเลอกจะปรากฏ ณ ชอง ผรบ (To)
7.4 เลอกประเภทของการดำาเนนการ
8. คลก เสรจสนการสง
6. หากสวนงานไดแนบไฟลแสกนมาแลว กไมตองแสกนหนงสอฉบบนแลว ใหดำาเนนการสงตอไปยงหนวยงานตาม
ภารกจไดเลย
>
7.1
7.2 7.3
7.4
OK
(1)
2322
การออกเลขทหนงสอWork Flow
ประทบรบเรองคน
(ระบวนท/เวลา)จายงานนำาเอกสารเขาสระบบ
MUSIS (หกเรอง)
ออกเลขทหนงสอ
ดวยระบบ MUSIS
เอกสาร (กระดาษ)
มเลขทหนงสอ
ระบบ MUSIS สถานะ
“รอดำาเนนการ”
รบเอกสารคนจากกอง
(ผบรหารสงการแลว)
สงคนเจาของเรอง
MUSIS สง
กองเจาของเรอง
สงเองทางไปรษณย(เจาของเรองมอบหมาย
ใหสงแทน)
เวยนหนงสอ
ผานระบบ MUSIS
เวยนหนงสอ
เอกสารตนฉบบ
สงคนเจาของเรอง
เอกสารตนฉบบ
เกบไวทงานจดเกบ
(2)
2524
การออกเลขทหนงสอวธปฏบต
ประทบรบเรองคน
(ระบวนท/เวลา)
1. ประทบ “งานบรหารเอกสารรบเรองคน” ไวดานลางของหนงสอ
2. ลงวนทและเวลาทไดรบเรองคน
1. เขาระบบ MUSIS เลอกหวขอ “เอกสารเขา” ระบบแสดงหนา “หนงสอเขา
ทงหมด”
2. เลอกสญลกษณ ดานขวาของหนาจอ ระบบจะแสดงแถบรบขอมล เพอ
คนหาหนงสอ ตามเลขทลงรบ
3. ระบเลขทหนงสอทตองการในชองรบขอมล (ดอกจน (*) ตามดวยเลขทลงรบ)
กด Enter ระบบจะแสดงรายการหนงสอทคนหา
4. เลอกสญลกษณ เพอดำาเนนการ ระบบจะแสดงหนา “หนงสอเขา
(ตดตามการดำาเนนการ)”
5. ไปยงหมวดเอกสาร/การปฏบตการ เพมขอมลการดำาเนนงานตามผบรหารสงการ
6. คลก
นำาเอกสารเขาสระบบ
MUSIS (หกเรอง)...
1
2
5
6
3
4OK
(2)
2726
ออกเลขทหนงสอ
ดวยระบบ MUSIS1. เลอกหวขอ “เอกสารออก/
ลงทะเบยน”
2. ระบบแสดงหนา “หนงสอ
ออก (ลงทะเบยนสง) ”
หนงสอออก (ลงทะเบยนสง) ประกอบดวย
1. สวนขอมลเจ�หน�ท บนทกหนงสอออก จะแสดงขอมล ชอ-สกล ตำาแหนง สวนงาน หนวยงาน
โทรศพท และ e-mail ของผดำาเนนการลงทะเบยนสง โดยในสวนนระบบจะแสดงขอมลโดยอตโนมต
3. หมวดเอกส�ร ผบนทกหนงสอออก ระบประเภทของเอกสารสงออก โดยเลอกรายการตามหมวด ดงน
3.1 หมวดใหญ : เลอกรายการหมวดใหญ
3.2 หมวดยอย : เลอกรายการหมวดยอย
3.3 แฟมเอกสาร : เลอกรายการแฟมเอกสาร
3.4 การปฏบต : ระบการดำาเนนการของหนงสอฉบบนน
2. สวนขอมลหนงสอ ผบนทกหนงสอออก ตองบนทกรายละเอยดตาง ๆ ของหนงสอ ดงน
2.1 ประเภทหนงสอ : เลอกประเภทของหนงสอ (ทวไปหรอเวยน)
2.2 ชนความเรว : ระบชนความเรวของหนงสอ (ปกต ดวน ดวนมาก ดวนทสด)
2.3 ชนความลบ : ระบชนความลบของหนงสอ (ปกต ลบ ลบมาก ลบทสด)
2.4 จาก : ระบหนวยงานภายนอกทสงหนงสอ
2.5 เรอง : ระบเรองของหนงสอ
2.6 เรยน : ระบหนวยงาน/บคคลทหนวยงานภายนอกตองการสงถง
2.7 อางถง : ระบการอางถงเลขทหนงสอทเกยวของ
2.8 สงทสงมาดวย : ระบชอเอกสารแนบทหนวยงานภายนอกสงมาดวย
2.9 เนอหาสรป : ระบเนอหาสำาคญโดยสรปของหนงสอ
2.10 แนบไฟลเอกสาร : แนบไฟลเอกสาร (ยงไมตองดำาเนนการในขนตอนน)
(หมายเหต : ขอทม * สแดง หมายถง จำาเปนตองระบขอมล)
เมอทำาการกรอกรายละเอยดขอมลเรยบรอยแลวใหคลก
เพอทำาการสรางหนงสอออก ซงระบบจะทำาการกำาหนดเลขทหนงสอ
ออกใหโดยอตโนมต จากนนหนงสอฉบบดงกลาวจะเปลยนสถานะ
ไปยง “รอดำ�เนนก�ร” เพอใหผใชดำาเนนการตาง ๆ เกยวกบหนงสอ
นน ตอไป
หากตองการยกเลกการกรอกขอมลใหคลก
OK
Cancel
2928
เอกสาร (กระดาษ)
มเลขทหนงสอ
ระบบ MUSIS สถานะ
“รอดำาเนนการ”
เอกสารออก (รอดำาเนนการ) หมายถง สถานะ
ห น ง ส อ ท ทำ า ก า ร อ อ ก เ ล ข ท
หนงสอแลว แตยงไมไดทำาการ
สงตอ หรอสงออกหนงสอไปยง
หนวยงานอน
ระบบแสดงรายการหนงสอทออกเลขแลว
ใหเลอกหนงสอทตองการดำาเนนการตอคลก
จะเขาสหนา “หนงสอออก(รอดำ�เนนก�ร)” 1. ระบบแสดงเลขทหนงสอ วนท โดยอตโนมต และรายละเอยดตาง ๆ ของหนงสอทกรอกในหนา “ลงทะเบยน
สง” ใหนำาเลขทหนงสอและวนทใสในเอกสาร (กระดาษ)
4. คลก เสรจสนการสง
2. แนบไฟลเอกสารโดยแสกนหนงสอทออกเลขทจากขอ 1 และแนบไฟลดงกลาว โดยคลก เลอกไฟล
เอกสารแนบ และคลก เพอแนบไฟล
Browse...
Add
OK
1 1
2
3
4
3. เลอกสงออกหนวยงานในมหาวทยาลย ระบบจะแสดงสถานะของหนงสอ (ตดตามดำาเนนการ/หนงสอเวยน)
และ [สงออก] รายชอหนวยงานใหเลอก และ “สงตนฉบบ” เลอกประเภทของการดำาเนนงาน (ทราบ ดำาเนนการ
พจารณา อนมต อนเคราะห สงการ และลงนาม) และดำาเนนการภายในวนท
3.1 เลอกหนวยงานทตองการสงหนงสอ
3.2 เลอก ปม
3.3 รายชอหนวยงานทเลอกจะปรากฏ ณ ชอง ผรบ (To)
3.4 เลอกประเภทของการดำาเนนการ
>
3.1
3.2 3.3
3.4
3130
การออกเลขทคำาสง ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ
Work Flow
ออกเลขทคำาสง ประกาศ
ระะเบยบ ขอบงคบ ผาน
ระบบ MUSIS
ดำาเนนการ(กระดาษ)
ออกเลขท หรอ วนท
รบเอกสารคนจากกอง
(ผบรหารสงการแลว)
สงเรองให
หนวยงานท
เกยวของตามสงการ
เวยนหนงสอ
(3)
3332
ออกเลขทคำาสง ประกาศ
ระะเบยบ ขอบงคบ
ผาน ระบบ MUSIS
1. สวนขอมลเจ�หน�ท บนทกคำ�สง ประก�ศ ระเบยบ ขอบงคบ จะแสดงขอมล ชอ-สกล ตำาแหนง
สวนงาน หนวยงาน โทรศพท และ e-mail ของผดำาเนนการลงทะเบยนสง โดยในสวนนระบบจะแสดง
ขอมลโดยอตโนมต
3. หมวดเอกส�ร ผบนทกหนงสอออก ระบประเภทของเอกสารสงออก โดยเลอกรายการตามหมวด ดงน
3.1 หมวดใหญ : เลอกรายการหมวดใหญ
3.2 หมวดยอย : เลอกรายการหมวดยอย
3.3 แฟมเอกสาร : เลอกรายการแฟมเอกสาร
3.4 การปฏบต : ระบการดำาเนนการของหนงสอฉบบนน
2. สวนขอมล ผบนทกขอมล ตองบนทกรายละเอยดตาง ๆ ของหนงสอ ดงน
2.1 ลำาดบท : - (คำาสง) ใหพมพเลขทคำาสง โดยเรยงตามหนงสอออกเลขทคำาสง ใหด
เลขในหนงสอออกเลขทคำาสง
- (ประกาศ ระเบยบ และขอบงคบ) ระบบจะออกเลขใหอตโนมต
2.2 ลงวนท : ระบวนทออกคำาสง ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ (คลก แสดงปฏทน
เพอเลอกวนท)
2.3 จาก : ระบหนวยงานภายนอกทสงหนงสอ
2.4 เรอง : ระบเรองของหนงสอ
2.5 เรยน : ระบหนวยงาน/บคคลทหนวยงานภายนอกตองการสงถง
2.6 อางถง : ระบการอางถงเลขทหนงสอทเกยวของ
2.7 สงทสงมาดวย : ระบชอเอกสารแนบทหนวยงานภายนอกสงมาดวย
2.8 เนอหาสรป : ระบเนอหาสำาคญโดยสรปของหนงสอ
2.9 แนบไฟลเอกสาร : แสกนคำาสง ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ และแนบไฟลดงกลาว โดยคลก
เลอกไฟลเอกสารแนบ และคลก เพอแนบไฟล(หมายเหต : ขอทม * สแดง หมายถง จำาเปนตองระบขอมล)
คำาสง ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ ประกอบดวย
เมอทำาการกรอกรายละเอยดขอมลเรยบรอยแลวใหคลก
เพอทำาการออกคำาสง ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ จากนนเรองดงกลาว
จะเปลยนสถานะไปยง “รอดำ�เนนก�ร” เพอใหผใชดำาเนนการตาง ๆ
เกยวกบเรองนน ตอไป
หากตองการยกเลกการกรอกขอมลใหคลก
OK
Cancel
Browse... Add
การออกเลขทคำาสง ประกาศ ขอบงคบ ระเบยบ
วธปฏบต
1. เลอกหวขอ “เอกสารออก/คำาสง/
ประกาศ/...”
2. ระบบแสดงหนา “คำาสงทวไป”
3. เลอกประเภทรายการทตองการ
ดำาเนนการ (คำาสงทวไป/ประกาศ/
ขอบงคบ/ระเบยบ)
(3)
3534
คำาสง ประกาศ ระเบยบ
ขอบงคบ (รอดำาเนนการ)
หมายถง สถานะคำาสง
ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบททำา
การออกเลขท หรอวนทแลว แต
ยงไมไดทำาการดำาเนนการตอ
ระบบแสดงรายการคำาสง ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบท
ออกเลขทหรอวนทแลว ใหเลอกเรองทตองการดำาเนน
การตอคลก จะเขาสหนา “คำ�สง ประก�ศ
ระเบยบ ขอบงคบ (รอดำ�เนนก�ร)”
1. ระบบแสดงรายละเอยดตาง ๆ ของคำาสง ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ ทกรอกไว พรอมไฟลเอกสารทแนบ
3. คลก เสรจสนการสง OK
2. เลอกสงออกหนวยงานในมหาวทยาลย ระบบจะแสดงสถานะของหนงสอ (ตดตามดำาเนนการ/หนงสอเวยน)
และ [สงออก] รายชอหนวยงานใหเลอก และ “สงตนฉบบ” เลอกประเภทของการดำาเนนงาน (ทราบ ดำาเนนการ
พจารณา อนมต อนเคราะห สงการ และลงนาม) และดำาเนนการภายในวนท
2.1 เลอกหนวยงานทตองการสงหนงสอ
2.2 เลอก ปม
2.3 รายชอหนวยงานทเลอกจะปรากฏ ณ ชอง ผรบ (To)
2.4 เลอกประเภทของการดำาเนนการ
>
2.1
2.2 2.3
2.4
3736
การเวยนหนงสอWork Flow
เวยนหนงสอ
เวยนหนงสอผาน
ระบบอเลกทรอนกส
ระบบ MUSIS
เวยนหนงสอ
โดยการสงถาย
ระบบ Lotus Note
ผบรหาร/กองสงการให
เวยนหนงสอ
ผบรหาร/กองสงการให
เวยนหนงสอ
เอกสารตนฉบบ
สงคนเจาของเรอง
เอกสารตนฉบบเกบไว
ทงานจดเกบ
(4)
3938
ประเภทหนงสอทเวยน1. หนงสอทผบรหารสงการใหเวยน
2. หนงสอออกเลขทและสงการใหเวยน
3. คำาสง ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ
เวยนหนงสอ
การเวยนหนงสอผาน
ระบบ MUSIS
1. เขาระบบ MUSIS เลอกหนงสอทตองการเวยน ไปยงหมวดเอกสาร : การดำาเนนงาน
คลกเลอก “สงออกหนวยงานใน ม.มหดล”
2. ระบบแสดงสถานะหนงสอ คลกเลอก “หนงสอเวยน”
3. ระบบแสดงรายชอสวนงานทตองการเวยนหนงสอ
4. เลอกรายชอสวนงานทตองการเวยนหนงสอ
5. เลอกประเภทของการดำาเนนงาน (ทราบ ดำาเนนการ พจารณา อนมต อนเคราะห
สงการ และลงนาม) และดำาเนนการภายในวนท
6. คลก เสรจสนการเวยนหนงสอ
1
3
4
5
6
2
OK
การเวยนหนงสอวธปฏบต
(4)
4140
การเวยนหนงสอผาน
ระบบ Lotus Note
1. เขาโปรแกรม Lotus Note
4. เลอก New Memo เพอดำาเนนการเวยนหนงสอ
5. บนทกรายละเอยดตาง ๆ ดงน
- To : หนวยงานทจะเวยนหนงสอ/คำาสง
- Subject : ชอเรองทเวยน
6. แนบไฟลเอกสาร ทเมน File : Attach
7. สงหนงสอเวยน คลกปม Send
3. ใสรหสการใชงาน
2. โปรแกรมแสดง Folder ตาง ๆ
- หากตองการเวยนหนงสอทวไป ใหเลอก Folder “หนงสอเวยน”
- หากตองการเวยนคำาสง ประกาศ ตางๆ ใหเลอก Folder “คำาสง”
4342
การรบและสงหนงสอทางเมลมหาวทยาลย
Note
การรบ-สงหนงสอทางเมลมหาวทยาลย ระหวาง
• ศาลายา-พญาไท
• ศาลายา-บางกอกนอย
โดยรบ-สงหนงสอวนละ 2 เวลา คอ
• รอบเชา 9.00 น.
• รอบบาย 13.00 น.
หนงสอทผานการลงทะเบยนรบ การออกเลขทหนงสอ และคำาสง ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ และได
ทำาการสงหนงสอดงกลาวไปยงหนวยงานทเกยวของผานระบบ MUSIS แลว
จะปรากฏปม “แสดงรายละเอยดสงออก”
วธคนหาเอกสารผานระบบ MUSIS
เมอคลกปม จะปรากฏหนาตางแสดงรายละเอยดการสงของหนงสอฉบบดงกลาว ซงประกอบดวย เลขท
ลงรบ ผลงทะเบยนสงหนงสอ หนวยงานทสงหนงสอผานระบบ วนทและเวลาทสง หนวยงานทรบหนงสอ วน
ทและเวลาทเปดอาน ประเภทของการสง และรายละเอยดอน ๆ
ซงผใชงานสามารถตดตามเอกสารไดวา อยระหวางดำาเนนงานอย ณ สวนงานใด
เลอกสญลกษณ ระบบจะแสดงแถบรายการสำาหรบคนหา ซงสามารถคนหาตามรายการ ดงน
- เลขทลงรบ : ใชสญลกษณ * นำาหนาเลขทลงรบทตองการคนหา เชน *22551
- วนทลงรบ : สามารถคนหาตามชวงเวลาได เชน 01/01/2555- 31/01/2555
- เลขทหนงสอ : ใชสญลกษณ * นำาหนาเลขทหนงสอทตองการคนหา เชน *0421
- เรอง : ใชสญลกษณ * นำาหนาคำาสำาคญในเรองทตองการคนหา เชน *เงนเดอน, *อนมต
- หนวยงานทสง : ระบหนวยงานเจาของเอกสาร
(5) (6)
...
การตดตามเอกสารผานระบบ MUSIS
4544
ภาคผนวก
1. เครองคอมพวเตอร ประกอบดวยโปรแกรมดงน
Browser (Internet Exporer/Firefox/Chome/) : สำาหรบใชงานระบบ MUSIS
PaperPort : สำาหรบใชทำาความสะอาดภาพไฟลเอกสารแสกน กอนแนบไฟลสง
Acrobat Reader : สำาหรบอานไฟลเอกสาร (ไฟล PDF)
2. เครองแสกนเอกสาร (Scanner)
3. เครองพมพผล (Printer)
4. ตรายาง ประเภทตาง ๆ
มหาวทยาลยมหดล
วนท
ชอ/ตำาแหนงผบรหาร
5. แทนประทบตรา
6. ปากกาเมจก (ควรใชสดำา)
7. การแสกนไฟล ควรแสกนไฟลเปนไฟล PDF
อปกรณและเครองมอการปฏบตงานดานสารบรรณ
(7)
46