Cours de l audit comptable et financier copy

AUDIT COMPTABLE & AUDIT COMPTABLE & FINANCIERFINANCIER

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RISQUES DE TROUVER DES RISQUES DE TROUVER DES ANOMALIES DANS LES ASSERTIONSANOMALIES DANS LES ASSERTIONS

Le paragraphe 15 de la norme ISA 500, relative aux éléments probants en matière d'audit, définit la notion d'assertion et précise qu'il incombe à la direction de présenter sincèrement des EF qui reflètent la nature et les activités de l'E/se.

La direction fait des affirmations , implicitement ou explicitement, sur l'identification, la mesure, la présentation et la publication des divers éléments des EF et des informations données dans l'annexe.

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Pour évaluer ce risque, l'auditeur prend en compte les différents types d'anomalies susceptibles de se produire et conçoit des procédures d'audit appropriées.

Le parg 16 de l'ISA 500 précise que "L'auditeur doit L'auditeur doit employer des assertions pour des catégories employer des assertions pour des catégories d'opérations, de soldes de comptes, de présentation d'opérations, de soldes de comptes, de présentation et d'informations données dans l'annexe d'une et d'informations données dans l'annexe d'une manière suffisamment détaillée pour constituer une manière suffisamment détaillée pour constituer une base d'évaluation des risques d'anomalies base d'évaluation des risques d'anomalies significatives, de conception et d'exécution d'autres significatives, de conception et d'exécution d'autres procédures d'auditprocédures d'audit".

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1- Définition des assertions d'audit

• Les assertions d'audit peuvent être définies comme les "critères dont la réalisation critères dont la réalisation conditionne conditionne la régularité, la sincérité et la régularité, la sincérité et l'image fidèle des comptes l'image fidèle des comptes »

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Contenu

Les assertions sous-tendent l'établissement des comptes, sont définies par la norme d'exercice professionnelle 500.

La norme EP 500 définit 13 assertions qui peuvent être regroupées en 3 catégories:

5 concernant les flux d'opérations et les événements de la période;

4 assertions concernant les soldes des comptes en fin de période;

enfin 4 assertions concernant la présentation des comptes et les informations fournies en annexe.

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les flux d'opérations et les événements de la périodeles flux d'opérations et les événements de la période

• Ces assertions sont définies comme suit par la NEP 500:

Réalité: les opérations et les événements qui ont été enregistrés, se sont produits et se rapportent à l'entité

Mesure: les montants et les autres données relatives aux opérations et événements ont été correctement enregistrés.

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ClassificationClassification: : les opérations et les événements ont été enregistrés dans les comptes adéquats.

ExhaustivitéExhaustivité: toutes les opérations et les événements qui auraient dû être enregistrés sont enregistrés.

Séparation des exerciceSéparation des exercice: les opérations et les événements ont été enregistrés dans la bonne période.

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Les soldes des comptes en fin de période:

• Ces assertions sont définies comme suit par la NEP 500;

ExistenceExistence: Les actifs et les passifs existent

Droits et Obligations:Droits et Obligations: l'entité détient et contrôle les droits sur les actifs, et les dettes correspondent aux obligations de l'entité.

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Exhaustivité:Exhaustivité: tous les actifs et passif qui auraient dû être enregistrés l'ont été

Evaluation et imputationEvaluation et imputation: : les actif et les passifs sont inscrits dans les comptes pour des montants appropriés et tous les ajustements résultant de leur évaluation ou imputation sont correctement enregistrés.

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La présentation des comptes et les informations La présentation des comptes et les informations fournies en annexefournies en annexe

• Ces assertions sont définies comme suit par la NEP 500;

RéalitéRéalité et et Droits et ObligationsDroits et Obligations: : les événements et les transactions et les autres éléments fournis se sont produits et se rapportent à l'entité;

Exhaustivité: Exhaustivité: toutes les informations relatives à l'annexe des comptes requises le référentiel comptables, ont été fournies (il peut s'agir par exp d'une omission d'une information hors bilan)08/04/23 10

Présentation et intelligibilité Présentation et intelligibilité : : les comptes et l'information financière sont présentés de manière appropriée et les informations données dans l'annexe sont clairement présentées. (Le fait de donner une information incomplète, mal rédigée ou fausse, ou mal localisée dans l'information financière donnée, porterait atteinte à cette assertion.

Mesure et Evaluation: Mesure et Evaluation: les informations financières et les autres informations sont données fidèlement et pour les bons montants

Les assertions permettent de définir les conditions à Les assertions permettent de définir les conditions à remplir pour que les comptes puissent être certifiésremplir pour que les comptes puissent être certifiés.

2- Identification des risques pesant sur les assertions2- Identification des risques pesant sur les assertions

La NPE 200 définit l'erreur significative comme une "information comptable ou financière inexacte, information comptable ou financière inexacte, insuffisante ou omise, en raison d'erreurs ou de insuffisante ou omise, en raison d'erreurs ou de fraude, d'une importance telle que, seule ou cumulée fraude, d'une importance telle que, seule ou cumulée avec d'autres, elle peut influencer le jugement de avec d'autres, elle peut influencer le jugement de l'utilisateur d'une information comptable ou l'utilisateur d'une information comptable ou financièrefinancière » .

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la démarche d'identification des risque retenue par l'AF comprend généralement:

Une identification des erreurs potentielles: il s'agit d'une erreur qui pourrait théoriquement subvenir si aucun contrôle n'était mis en place pour l'empêcher ou la détecter. Elle est associée à la notion du risque la notion du risque inhérentinhérent..

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Une identification des erreurs possibles: l'erreur possible est l'erreur qui peut effectivement se produire compte tenu de l'absence de contrôle dans l'entreprise pour l'empêcher; la détecter et ensuite la corriger.

Elle est généralement associée au risque liérisque lié ou ou risque risque de non-maîtrisede non-maîtrise..

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- Identification des risques inhérents.

DéfinitionDéfinition

Le risque inhérent selon NPE 200 correspond "la possibilité que, sans tenir compte du la possibilité que, sans tenir compte du contrôle interne qui pourrait exister dans contrôle interne qui pourrait exister dans l'unité, une anomalie significative se l'unité, une anomalie significative se produise dans les comptes produise dans les comptes »

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ClassificationClassification

Le risque Inhérent se situe en amont du CI mis en place par l'E/se. Il est lié:

à son activité, son environnement, à ses choix stratégiques et structurels.

DéterminationDétermination

La détermination des Risques inhérents est opérée pour l'essentiel par l'auditeur dans le cadre de la phase de conception de la mission

- Identification des risques lié au contrôle

Le risque lié au contrôle correspond au risque d'une anomalie significative ne soit ni prévenue ni détectée par le CI de l'entreprise et donc non corrigé en temps voulu (NPE 200).

Ce risque dépend de l’efficacité avec laquelle la conception et le fonctionnement du CI permettent d’atteindre les objectifs de l’entité relatifs à l’établissement de ses EF.

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Une 1ère approche du risque lié au contrôle doit être opérée par l'auditeur lors de la prise de connaissance.

l'auditeur doit en effet acquérir une connaissances suffisantes des systèmes comptables et du CI pour planifier l'audit et concourir une approche efficace et efficiente.

C'est dans la phase d'évaluation du CI que l'auditeur apprécie définitivement les risques liés au contrôle interne.

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- Caractère significatif- Caractère significatif

DéfinitionDéfinition

Une information significative est une information dont l'omission ou l'inexactitude est susceptible d'influencer les décisions économiques ou le jugement fondé sur les comptes (NEP 315).

le caractère significatif d'une information dépend ou s'apprécie par rapport à un seuil.

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Seuil significatifSeuil significatif

Selon l'objet de l'auditeur, on distingue en pratique différents seuil de signification.

A titre indicatif, sont indiqués quelques fourchettes usuellement pratiquées:

5% à 10% du RC avant Impôt 0,5% à 1% des Ventes 1% à 2% de la MB 0,5% à 2% du Total Bilan 1% à 5% des CP (Hors provisions réglementées et

subventions d'investissement)

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Utilisation de la notion dans la démarche Utilisation de la notion dans la démarche d'auditd'audit

l'appréciation du caractère significatif d'une information, d'un élément ou d'une erreur revêt un caractère fondamental à différents stades de la démarche d'audit.

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Dans l'orientation et la planification: la notion du caractère significatif permet à l'auditeur de déterminer les domaines et les cycles significatifs.

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Les domaines significatifs sont les comptes ou les groupes de comptes susceptibles de contenir des erreurs individuelles ou cumulées dont le montant total peut être supérieur au seuil significatif

Les cycles significatifs sont les systèmes comptables qui traitent les données qui alimentent les domaines ou comptes significatifs. l'identification des cycle significatifs oriente la mission de l'auditeur (Evaluation fine du CI)

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Lors de la finalisation de ses travaux par cycle.Lors de la finalisation de ses travaux par cycle.

Lors de l'émission de son opinion, l'auditeur détermine, par rapport au caractère significatif de l'ensemble des anomalies décelées dans les comptes et dans l'information financière, la teneur de son opinion.

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3- gestion du risque d'audit

La norme internationale d'audit ISA 400 définit le risque d'audit comme le risque que l'auditeur exprime une opinion incorrecte sur les états financier soumis à son contrôle du fait d'erreurs significatives contenues dans ces états.

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On distingue deux composantes dans le risque d'audit:

Risque de non détectionRisque de non détection par l'auditeur des erreurs significatifs affectant les états financiers, ce qui conduit à émettre une opinion erronée sur les états financiers.

Risque d'anomalies significativesRisque d'anomalies significatives est propre à l'entité, il existe indépendamment de l'audit des comptes. Il comprend le risque inhérent et le risque lié au contrôle.

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FinFin

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EVALUATION DU CI DE LA FONCTION D’ACHATS

08/04/23 29Evaluation du Système de Contrôle

Interne

les services intervenantsle déclenchement de la commandel’acceptation des livraisons (ou de service rendu)la constatation des dettes et le paiement des facturesl’information et le contrôle de l’information


Interne

1 :1 : Les services intervenantsLes services intervenants


Interne

• Dans le cadre d’un bon contrôle interne, on rencontre généralement les services suivants:


Interne

Services initiateurs de la commandeServices initiateurs de la commande. Ils émettent des « demandes d’achat » dans des limites

strictement définies (en nature et en montant), mais ils ne peuvent les envoyer directement aux fournisseurs

Service « Achats ». Service « Achats ». Il établit les bons de commande sur la base soit des

demandes d’achat, soit de besoins spécifiques. Il négocie les prix, choisit les fournisseurs et surveille les délais de livraison.

Service « Réception ». Service « Réception ». Il s’assure de la conformité de la livraison avec la

commande (Référence, quantité et qualité). 33

Service « Stocks ». Service « Stocks ». Il reçoit la marchandise du service « Réceptions » et fait

les enregistrements correspondants.

Service « Comptable ».Service « Comptable ». Il enregistre les factures lorsque celles-ci ont été

approuvées.

Service « Trésorerie ».Service « Trésorerie ». Il met la facture en paiement en s’assurant de son

approbation par les personnes compétentes (approbation sur la facture, sur la date et sur le moyen de paiement)


Interne

2. Déclenchement de la commande


Interne

• 2.1- Objectifs du contrôle interne2.1- Objectifs du contrôle interne

• Le contrôle interne sur les opérations relatives aux achats et aux charges doit donner l’assurance que les commandes d’achat de marchandises ou de biens et services sont faits en fonction des besoins de l’entreprise, pour des quantités optimales des quantités optimales et par des personnes autorisées à le fairepersonnes autorisées à le faire.


Interne

• Les procédures mises en place doivent donc permettre de répondre de manière satisfaisante aux questions suivantes :

Qui peut déclencher la commande ?Quand passer la commande ?Quelle quantité faut-il commander ?A quel fournisseur doit-on s’adresser ?


Interne

• 2.2- Organisation correspondant à ces objectifs2.2- Organisation correspondant à ces objectifs

• Les éléments suivants constituent, en général, les bases d’une organisation satisfaisante : Une demande d’achat est établie par les services

utilisateurs et transmise au service « Achats ». Un bon de commande est systématiquement établi, si

c’est possible sur des exemplaires standards et pré-numérotés, à partir des demandes d’achat par le service « Achats ».

Les fonctions ayant trait aux commandes doivent être distinctes de celles de réception, de stockage, d’expédition, de tenue de l’inventaire permanent, de l’enregistrement comptable et du règlement des factures. 38

Les personnes autorisées à émettre des bons de commande sont désignées par écrit et un montant maximum autorisé est défini.

Les quantités à commander sont déterminées en fonction des besoins de l’entreprise.

La signature des personnes autorisées doit apparaître clairement sur le bon de commande.

Le choix du fournisseur doit permettre d’obtenir, par comparaison des possibilités offertes, le meilleur prix en égard à la qualité exigée. Généralement, il existera une liste de fournisseurs agrées pour les différents produits ou services achetés comprenant les prix obtenus et leurs délais de livraison ; cette liste fait l’objet d’une remise en cause et d’une mise à jour périodiques.

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3. Acceptation des livraisons (ou du service rendu)


Interne


• En ce domaine, les objectifs sont de garantir principalement :que les délais de livraison prévus sont respectésque les livraisons (ou le service rendu) ne peuvent être

acceptées que si elles correspondent à une commandeque les livraisons sont faites selon les spécifications de

la commande.


Interne

• 3.2- Organisation correspondante3.2- Organisation correspondante

• Les éléments suivants constituent, en général, les bases d’une organisation satisfaisante :

Un bon d’entrée (ou de réception) doit être établi Un bon d’entrée (ou de réception) doit être établi pour chaque réception. Il est particulièrement utile pour chaque réception. Il est particulièrement utile que ces bons soient pré-numérotés.que ces bons soient pré-numérotés.

Dans le cas de petites entreprises, lorsqu’il s’agit d’achats standards, un double du bon de commande peut servir de bon de réception.

On pourra même admettre dans certains cas l’utilisation du bon de livraison du fournisseur, mais à la condition que celui-ci soit numéroté dès son arrivée. 42

Un contrôle, dès réceptions, doit être prévu. Un contrôle, dès réceptions, doit être prévu. Les livraisons ne doivent être acceptées que dans la Les livraisons ne doivent être acceptées que dans la

mesure où la réception correspond à un bon de mesure où la réception correspond à un bon de commande de l’entreprise.commande de l’entreprise.

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• Un certain nombre de vérifications doivent être effectuées ; elles sont généralement faites en deux temps : contrôle de spécification et de quantité par

rapprochement entre le bon de commande et le bon de réception

contrôle de qualité de la marchandise reçue. Cela ne peut être fait que par une personne compétente (en général, un technicien), qui procédera soit de manière exhaustive, soit par sondages.

• Les vérifications de qualité et de quantité doivent être matérialisées sur le bon de réception.

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Une fois ces contrôles effectués, l’acceptation de la Une fois ces contrôles effectués, l’acceptation de la livraison doit être indiquée par l’envoie de doubles livraison doit être indiquée par l’envoie de doubles du bon de réception au service « Achats », à la du bon de réception au service « Achats », à la comptabilité et, s’il s’agit de marchandises à stocker, comptabilité et, s’il s’agit de marchandises à stocker, au magasin.au magasin.

• Pour le magasin, le bon de réception accompagne la marchandise et sert de « prise en charge »

• Pour le service achats, cela lui permet d’être informé de la livraison et de surveiller les délais de livraison

• Quant à la comptabilité, le bon de réception lui sert en attente de la facture et lui permet de tenir la comptabilité. 45

Le service « Achats » surveille les délais de livraison Le service « Achats » surveille les délais de livraison à partir des bons de commandes expédiés et effectue à partir des bons de commandes expédiés et effectue les relances nécessaires.les relances nécessaires.


Interne

4. 4. Constatation des dettesConstatation des dettes


Interne


• Le contrôle interne doit garantir :que les dettes sont constatées au fur et à mesure de

la réception des fournitures et des servicesque la comptabilité est correctement organisée pour

traiter ces opérations.


Interne

• 4.2- Organisation correspondant à ces objectifs4.2- Organisation correspondant à ces objectifsLa comptabilité doit être en mesure de détecter les

marchandises reçues pour lesquelles aucune facture n’est encore parvenue.

• Une bonne procédure consiste à transmettre systématiquement à la comptabilité les doubles des bons de commande et des bons de réception.

• Ceci permet * * d’effectuer le regroupement en liasse du bon de commande, du bon de réception et de la facture, * * de pouvoir connaître à tout moment l’ensemble des réceptions effectuées pour lesquelles la facture n’a pas encore été reçue. 49

Il est nécessaire que la comptabilité soit organisée de manière que soient évités :

1- La perte ou simplement l’absence de suivi des factures 1- La perte ou simplement l’absence de suivi des factures fournisseurs. fournisseurs.

Il est indispensable que les factures soient centralisées dès réception par la comptabilité.

• Celle-ci peut alors sans risque les transmettre aux différents services qui peuvent les utiliser (par exemple au service « Achats » pour vérification des prix facturés).

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2- Les confusions dans la tenue des comptes 2- Les confusions dans la tenue des comptes « fournisseurs » qui peuvent donner lieu à des litiges « fournisseurs » qui peuvent donner lieu à des litiges et détériorer l’image de marque de l’entreprise.et détériorer l’image de marque de l’entreprise.

3- Les retards de règlements qui peuvent se traduire 3- Les retards de règlements qui peuvent se traduire par le versement d’indemnités.par le versement d’indemnités.

4- L’enregistrement incorrect des charges nées de ces 4- L’enregistrement incorrect des charges nées de ces opérations.opérations.


Interne

• A cet égard, on pourra mentionner les procédures suivantes :

dès leur réception, les factures doivent être numérotées, afin de permettre leur identification, et datées afin de mémoriser leur date d’arrivée.

Avant d’être vérifiées, elles doivent être classées en attente (il convient de noter que l’ensemble des factures classées en attente devra être examiné avec soin en fin d’exercice au moment de l’établissement du bilan).


Interne

Un certain nombre d’opérations doivent être effectuées avant l’enregistrement de la facture :

rapprochement de la facture et du bon de réception (celui-ci a normalement dû être rapproché du bon de commande) : on doit en effet s’assurer que la facture correspond à une livraison effective et acceptée.

Vérification de la facture : additions, multiplications, prix unitaires, calcul des taxes.

Approbation de la facture, par une personne responsable ;

Une fois enregistrée, la facture devra être classée dans un échéancier, jusqu’à ce qu’elle soit payée.

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Certains cas particuliers sont susceptibles de se produire et la comptabilité doit être en mesure de les suivre ; par exemple :


Interne

en cas de retour des marchandises après un premier usage qui n’a pas donné satisfaction, il convient d’obtenir du fournisseur un avis de réception et il faudra demander au fournisseur d’établir un avoir. Ce genre de situation se traduit en général par

diverses négociations qui se prolongent dans le temps (parfois même par un contentieux).

Dans tous les cas, il est indispensable que l’ensemble des réclamations soit suivi par un responsable. Les factures en suspens doivent faire l’objet d’un contrôle constant, notamment à l’occasion de l’établissement des comptes de fin d’exercice ;

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en cas de livraison incomplète, des précautions doivent être prises quant aux modalités de règlement ;

si des avances sont versées au fournisseur, les procédures adéquates doivent être mises en place, pour que ces avances viennent en déduction du règlement définitif.

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5. 5. Paiement des facturesPaiement des factures


Interne


• Outre les objectifs relatifs aux trois phases précédentes, les objectifs spécifiques à la mise en paiement sont les suivants : les factures sont contrôlées avant mise en paiement la mise en paiement est dûment autorisée les factures ne sont pas payées plusieurs fois.


Interne


• Les procédures suivantes sont généralement considérées comme satisfaisantes au regard du contrôle interne.

a. Le service comptable doit comparer les éléments figurant sur la facture : prix, qualité, quantités, avec copie des bons de réception et des bons de commande.

b. La mention « bon à payer » ne doit être portée sur la facture qu’après comparaison de celle-ci avec les bons de réception et de commande correspondants.


Interne

• Le bon à payer doit être porté uniquement sur l’original, afin d’éviter de le donner plusieurs fois pour la même facture.

• A cette fin, lorsque la facture est reçue en plusieurs exemplaires, la mention « duplicata » sera indiquée dès la réception, sur les exemplaires autres que l’original.

• Les factures comptabilisées portent la référence de l’enregistrement, afin d’éviter les doubles comptabilisations.

• Les factures payées sont annulées par la mention « payée » pour éviter un double usage et portent la référence du paiement.08/04/23 60

Evaluation du Système de Contrôle Interne

EVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE DE

LA FONCTION DE VENTES - CLIENTS


Interne

Nous décrirons les objectifs d’un bon contrôle interne et les principaux éléments qui permettent de les atteindre pour chacune des phases du processus de vente.

Nous envisagerons successivement : L’acceptation, traitement et exécution de la commande La facturation L’enregistrement des factures sur le journal des ventes,

dans les comptes clients et dans le compte « T.V.A. sur ventes »

Le suivi des comptes clients L’information et le contrôle de l’information

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Interne

• Dans le cadre d’un bon contrôle interne, on rencontre généralement les services suivants (ou une séparation entre différentes personnes des tâches correspondantes à accomplir) :

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Service « Administration des ventes ». Service « Administration des ventes ». Distinct du service des ventes, il est essentiellement chargé

du traitement et du suivi de l’exécution de la commande clients.

Service « Approbation des crédits ». Service « Approbation des crédits ». Il est essentiellement chargé pour les ventes autres qu’au

détail de donner son approbation avant le traitement de la commande.

L’activité de contentieux lui est généralement rattachée.Service « Expédition ». Service « Expédition ». Il doit s’assurer qu’aucune marchandise n’est livrée sans

autorisation correspondante (ordre de livraison, ordre de travail, etc.)

Il est souvent souhaitable que ce service soit distinct du service des réceptions. 65

Service « Facturation ». Service « Facturation ». Rattaché généralement au service comptable, il prend

en charge l’établissement des factures à partir d’informations communiquées par les autres services.

Service « Comptes clients ». Service « Comptes clients ». Il enregistre les factures et doit s’assurer que le total

enregistré correspond aux éléments transmis par le service « Facturation ».

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2. Acceptation, traitement et Exécution de la commande


Interne


• Le contrôle interne doit garantir :Que toutes les commandes sont traitées rapidementQue toutes les commandes sont traitées rapidement.

Cette pratique permet d’entretenir de bonnes relations avec les clients et prévient les oublis.

Que les conditions de la commande sont acceptablesQue les conditions de la commande sont acceptables ; elles doivent être, en effet, étudiées avec soin avant d’accepter la commande. Le prix offert et les délais de paiement sont-ils acceptables en

égard à la politique de la société ? Les marchandises commandées sont-elles en stock ? Où ces

marchandises doivent-elles être livrées et par quel moyen de transport ?

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Que le client est solvableQue le client est solvable : la commande reçue ne doit pas impliquer un dépassement du crédit maximum qui lui est alloué.

S’il s’agit d’un nouveau client, on examine le problème de sa solvabilité si la commande est importante.


Interne


• Les éléments suivants sont, en général, à la base d’une organisation satisfaisante.

Toute commande (téléphonique, écrite ou transmise par les représentants) est enregistrée quotidiennement et chronologiquement.

Un bon de commande est établi en plusieurs exemplaires pré-numérotés.

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Le bon de commande est soumis à une personne responsable pour approbation des conditions de la commande.

Ce refus ou cette acceptation est matérialisé par une mention expresse sur les différents exemplaires du bon de commande.

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Le bon de commande est soumis à l’approbation d’une personne responsable de l’octroi des crédits.

Il est souhaitable que des limites de crédit et des délais maximums de paiement aient été fixées, soit par :la direction de la société pour l’ensemble de ses

crédits, ou un responsable de rang élevé pour chacun d’entre

eux.

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Ces limites doivent être observées et appliquées par l’ensemble du personnel responsable de l’acceptation des commandes et de la facturation, par exemple en soumettant l’approbation des commandes « clients » à un service « surveillance des crédits » (ou à une personne responsable de cette tâche).

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Ce service doit s’enquérir:

de la fiabilité et de la surface financière des nouveaux clients, notamment auprès des banques.

dans le cadre d’un bon contrôle, il doit être tenu au courant régulièrement et rapidement des factures impayées, des soldes arriérés et des dépassements des limites de crédit.

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Il aura également avantage à conserver, sur fiches par exemple, le passé financier de chaque client.

C’est en considération du passé du client, de la connaissance de son arriéré actuel, de ses références externes, que le responsable de l’octroi des crédits est en mesure d’approuver les conditions de paiement notifiées sur les doubles des bons de commande destinés à contrôler l’expédition et la facturation.

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Une fois la commande acceptée, il faut en prévoir l’exécution.

A cette fin, un exemplaire sera transmis : au service de production et/ou au magasin de stockage au service de livraison.

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3. 3. FacturationFacturation


Interne

3.1 Objectifs du contrôle interne3.1 Objectifs du contrôle interne

• Que le système soit manuel ou automatisé, les procédures de livraison et de facturation doivent donner l’assurance :que les quantités livrées ont été correctement saisies

et correspondent aux quantités commandéesque les prix sont correctement appliqués et que les

différents rabais ou remises ont accordés en fonction de l’examen des contrats passés avec les clients ; les abandons de créances et les remises exceptionnelles doivent faire l’objet d’une autorisation spécifique

que la facture est correctement établieque la facture est arithmétiquement correcte. 78

3.2 Organisation correspondant à ces objectifs3.2 Organisation correspondant à ces objectifs

Saisie des quantités livréesSaisie des quantités livrées. Elle peut être effectuée à partir : des bons d’expédition ou de livraison des

marchandises des bordereaux de vente au comptant de documents spécifiques et propres à chaque

entreprise pour les services rendus et les produits divers

Les quantités livrées sont à rapprocher du bon de commande pour vérification de concordance.

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Détermination des prix à appliquer et Détermination des prix à appliquer et abandons de créancesabandons de créances. les prix utilitaires soient revus périodiquement

par la direction les prix unitaires pré-listés soient effectivement

appliqués aux clients sur les factures.

Il est nécessaire que la politique de remises et d’escomptes soit précisée sous forme d’une note interne de la direction et que l’appréciation n’en soit pas laissée au personnel administratif.

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Signalons que doivent être dûment autorisés par un responsable qui n’a pas accès aux comptes « clients » :

l’octroi de remises excédant les taux ordinaires ou venant après expiration des délais prévus les émissions d’avoirs

les extournes en pertes et profits de mauvaises créances.

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L’établissement de la factureL’établissement de la facture. En ce qui concerne l’établissement matériel

de la facture, les éléments d’un contrôle interne minimum sont les suivants :

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11 Les factures sont établies en plusieurs exemplaires pré-numérotés;

un ou plusieurs étant destinés au client, un autre sert à la comptabilisation sur le journal des

ventes avant d’être classé dans le dossier du client, un autre enfin étant classé dans un dossier constitué

par la suite numérique des factures

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2 2 Les factures sont soit constituées par l’original du bon de commande (interne) ou du bon de livraison, soit établies à l’aide de ces deux documents (ou du bon de livraison uniquement)

33 Un contrôle sur la séquence numérique des bons de livraison permet de s’assurer que tous ont fait l’objet d’une facturation.

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La vérification arithmétique des factures. La vérification arithmétique des factures.

Dans l’optique d’un bon contrôle interne, la vérification des calculs (additions, multiplications, remises, T.V.A.) peut faire l’objet d’un double contrôle d’exactitude. Le premier est normalement assuré par la personne

qui établit les factures ; Le second, doit relever d’une personne indépendante

de la facturation, dont le rôle est de vérifier que toutes les erreurs de calcul (commises frauduleusement ou par inattention) ont été corrigées.

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Ces contrôles pourront être matérialisés par l’apposition d’un tampon ou d’une signature.

Seules les factures portant l’approbation prévue pourront être expédiées aux clients.

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4. Enregistrement des factures


Interne

• (sur le journal des ventes, dans les comptes clients et dans les comptes de T.V.A. sur ventes)


• Le contrôle interne doit garantir l’exhaustivité de l’enregistrement des factures.

• les erreurs d’enregistrement doivent être détectées par des procédures adéquates.

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• 4.2- Organisation correspondant à ces 4.2- Organisation correspondant à ces objectifsobjectifs

• Les objectifs décrits sont généralement atteints dans le cadre d’un système comportant les éléments suivants :

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Les factures sont enregistrées journellement afin d’éviter tout oubli ou retard

Les factures sont enregistrées selon leur suite numérique,

ce qui permet de vérifier rapidement l’enregistrement de la totalité des factures, o soit par le pointage du journal des ventes, o soit par pointage d’une liste récapitulative des ventes

journalières. Un exemplaire de chaque facture provenant

directement de la facturation doit servir de document de base pour l’enregistrement en comptabilité.

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Une séparation correcte des tâches est assurée.

Les journaux de ventes doivent être établis, dans la mesure du possible, par une personne ou un service indépendant de la facturation et surtout des comptes « clients » et n’ayant pas accès à la trésorerie.

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Des contrôles et rapprochements globaux sont effectués

les écritures du journal de ventes peuvent être contrôlées globalement avec les factures établies au cours de la même période.

Il peut être établi une liste récapitulative des factures éditées quotidiennement. Son montant total sera ainsi rapproché avec l’écriture passée au journal de ventes et le total des débits passés aux comptes « clients »

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le solde du compte collectif « clients » doit être rapproché, avec une périodicité régulière, de la balance des comptes individuels « clients » détaillés.

L’envoi régulier, mensuel par exemple, de relevés aux clients présentant des comptes non soldés est un excellent élément de contrôle.

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5. 5. Suivi du compte « clients »Suivi du compte « clients »


Interne


Le contrôle interne doit atteindre les objectifs suivants :

assurer la relance des arriérés permettre la constatation de la dépréciation de

certaines créances

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Ces objectifs supposent que soient, notamment, remplies les conditions suivantes : une balance par antériorité de soldes échus est

éditée, qui permet de détecter rapidement les arriérés.

le suivi des comptes « clients » est fait par une personne n’ayant pas accès aux opérations de trésorerie

les provisions pour dépréciation sont approuvées par un responsable indépendant du suivi des comptes « clients ».

96

EVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE DE LA FONCTION VALEURS DES INVESTISSEMENTS


Interne

Les conditions de base sont réunies ;Les mouvements de stocks (réception, entréeen fabrication ou expédition pour ventes) font l’objet d’autorisations appropriéesLes stocks sont protégés de manière suffisante contre les

pertes provenant de vols, gaspillages, prélèvements non autorisés et contre les risques divers

Des mesures préalables sont prises pour assurer (de manière permanente ou en fin d’exercice) un recensement correct des stocks

Les stocks sont correctement évalués.

98

1.1. Conditions de base


Interne

- Les facteurs d’ordre humain- Les facteurs d’ordre humain

Les stocks peuvent être comparés à une caisse dans laquelle les valeurs au lieu d’être monétaires seraient physiques.

Les risques sont donc importants (perte, détérioration, vol…), ce qui rend nécessaire un personnel parfaitement intègre et compétent en lequel les responsables de la société aient toute confiance. 100

101

• 2- 2- La société doit avoir sa disposition des outils correspondant à ses besoins (lieu de stockage adéquat, matériel de manutention adapté, éventuellement outil informatique).

102

• 3- 3- L’information doit être adaptée aux besoins de chacun.

• Elle doit circuler rapidement et sans entraves et si c’est possible doit être rassemblée dans un manuel de procédures que chaque intéressé peut et doit consulter lorsque le besoin s’en fait sentir.

• 4-4- La protection des stocks est nécessaire, ce qui suppose la couverture de certains risques par des assurances appropriées.

103

2. 2. Les mouvements de stocks font l’objet d’autorisation appropriée


Interne

Tout mouvement de stock doit être autorisé par une personne compétente appartenant soit : Au service des achats : réception des matières

premières et autres fournitures ; Au service de fabrication : entrée dans les travaux en

cours ; Au service des ventes : expédition de produits finis.

En outre, toute entrée ou toute sortie destock doit être matérialisée par undocument écrit, signé par le magasinier.

105

• A cet égard, les procédures suivantes sont le plus souvent nécessaires :

A l’entrée (ou transfert de magasin à magasin) :A l’entrée (ou transfert de magasin à magasin) : Rapprochement des quantités reçues avec celles

mentionnées sur les bons de réception Contrôle de qualité des marchandises reçuesA la sortie :A la sortie : Etablissement systématique de bons de sortie. Leur

pré-numérotation permet des contrôles ultérieurs. Leur signature, à la fois par le requérant et pat le magasiner, confirme la sortie ;

Contrôle des sorties, soit aux portes de l’usine, soit au chargement des véhicules.

106

• EXEMPLE EXEMPLE

la procédure qui consiste, à l’aide d’un document unique, le bulletin de livraison pré-numéroté établi en plusieurs exemplaires, à déclencher simultanément la sortie physique du produit, la sortie comptable du fichier d’inventaire permanent et la facturation.

Ce système correctement appliqué permet de s’assurer qu’à toute sortie de produits finis correspondant une facture, et vice versa.

107

3. 3. Les stocks sont protégés de manière suffisante contre les pertes provenant de vols, gaspillages, prélèvement non autorisés et contre les risques divers


Interne

Dans de nombreux cas, certains articles en stock peuvent constituer une tentation pour le personnel de l’entreprise comme pour les personnes étrangères à la société.

De plus, certains produits peuvent se détériorer avec le temps ou en raison de facteurs extérieurs comme les intempéries, les mauvaises conditions de stockage, etc.

109

Parmi les bons éléments de contrôle interne, on mentionnera les procédures permettant de :

prendre des dispositions pour faciliter l’identification et le rangement convenable des stocks ;

rendre les magasiniers responsables des quantités placées sous leur contrôle ;

protéger les stocks contre les risques de détérioration (humidité, incendie, etc.) ;

revoir périodiquement les valeurs pour lesquelles les stocks sont assurés.

110

A cet égard, une organisation rationnelle du stockage implique :

la centralisation géographique des stocks ; le regroupement des produits par grande nature ; la division des magasins en zones de stockage

comportant une adresse géographique et ne regroupant que des produits de même nature. Certaines d’entre elles pourront notamment être affectées à l’approvisionnement journalier des chaînes de fabrication ;

111

la protection des locaux de stockage (aires fermées et de préférence couverte)

l’établissement et la mise à jour des plans de stockage ; la définition précise de méthodes de rangement

permettant notamment de faire aisément le tour des aires de stockage ;

la séparation des quais de réception et d’expédition des magasins proprement dits ;

la limitation aux seuls magasiniers de l’accès aux marchandises. Ceux-ci ne pouvant effectuer de mouvements à l’entrée et à la sortie que sur présentation de documents (bons d’entrée, bons de transfert, bons de sortie), ce qui permet une séparation des tâches d’enregistrement et de conservation. 112

La réalisation simultanée de ces impératifs doit normalement aboutir à :

limiter au maximum les opérations de transfert d’un magasin à l’autre qui sont coûteuses et source d’erreurs ;

réduire au maximum la dispersion des marchandises, source de confusion lors des contrôles physiques,

détecter sans retard les stocks à rotation lente, les stocks périmés, les stocks dont l’utilisation est aléatoire ;

sauvegarder les marchandises de détériorations ou de vols éventuels ; 113

établir une nette distinction entre, d’une part, les marchandises propriété de l’entreprise et, d’autre part, celles qui ne le sont plus ou qui ne le sont pas encore ;

garantir, en général, un maximum de sécurité dans l’enregistrement des stocks.

114

4. Des mesures sont prises pour assurer (en fin d’exercice notamment) un recensement correct des stocks


Interne

La préparation de l’inventaire annuel doit recueillir toute l’attention de l’entreprise : les instructions d’inventaire doivent être soigneusement établies.

116

Celles-ci doivent préciser en particulier :

le but de l’inventaire physique, son importance, sa date ;

la désignation des lieux et locaux où l’inventaire aura lieu ;

les stocks à inventorier et ceux qui ne le sont pas. Parmi ces derniers figurent, par exemple, les articles qui ont fait l’objet des comptages tournants pendant l’exercice et les articles de faible valeur qui sont imputés aux comptes de frais lors de leur acquisition ;

les noms des personnes affectées à l’inventaire et leurs responsabilités respectives ;

117

la nature des imprimés et leur mode d’emploi (il est particulièrement recommandé de procéder à une pré-numérotation des imprimés afin de s’assurer que tous seront restitués) ;

les méthodes de comptage et d’enregistrement des quantités (un double comptage, effectué par des personnes différentes et vérifié en cas de divergences, est particulièrement utile, en outre, une progression géographique permet d’éviter les risques d’oubli d’une partie des stocks) ;

les vérifications à prendre pour maintenir immédiatement avant et après l’inventaire, la correspondance entre les entrées et les sorties et la comptabilisation des mouvements ;

118

la nécessité d’indiquer, sur les imprimés d’inventaire, les articles qui paraissent usagés, anciens ou à rotation lente, en précisant, par exemple, la date d’entrée ou de fabrication :

le traitement particulier des stocks en consignation, des stocks en transit.

119

La procédure de rapprochement entre les bons de réception et les factures peut permettre une « coupure » satisfaisante.

A la clôture de l’exercice, la comptabilité pourra par exemple obtenir – si elle ne la possède pas déjà – la liste des bons de réception pour lesquels les factures ne sont pas encore réceptionnées et, inversement, établir une liste des factures correspondant à des marchandises non réceptionnées.

120


LA FONCTION DES INVESTISSEMENTS


Interne

• Pour les principales opérations afférentes aux immobilisations, les objectifs essentiels du contrôle interne sont les suivants :

122

assurer le contrôle des opérations d’investissement : celles-ci doivent être financièrement bonnes et être régulièrement approuvées ;

assurer et vérifier la bonne conservation physique des investissements au sein de l’entreprise

assurer le contrôle des opérations de désinvestissement : les sorties d’immobilisations de l’actif doivent être financièrement bonnes et régulièrement approuvées

prévoir, sur chaque immobilisation, une information individuelle et suffisante

123

1- 1- Acquisition ou amélioration des immobilisations


Interne

Le montant des dépenses d’investissement envisagées ou envisageables est le plus souvent bien supérieur aux fonds disponibles dans l’entreprise ou susceptibles d’être mis à sa disposition.

Il est nécessaire que l’ensemble des dépenses projetées fasse l’objet d’un examen général permettant une sélection raisonnable des dépenses à consentir.

125

• Cet examen comprend :

L’établissement d’une liste des investissements possibles

La détermination d’une enveloppe destinée à l’investissement

L’analyse de la rentabilité ou de l’utilité des investissements prévus La sélection des projets dans le cadre d’un budget d’investissements

L’autorisation de la dépense en fonction du budget préalablement défini, cette autorisation peut être déléguée à des niveaux de responsabilités différents.

126

2. Maintenance et protection des immobilisations


Interne

Les immobilisations constituent généralement

une grande partie du patrimoine de l’entreprise.

Il est donc important que l’entreprise se

prémunisse contre les risques qui peuvent menacer leur existence physique.

128

Le plus souvent, les mesures qui devraient être prises dans ce domaine sont :

La mise en œuvre d’inventaires physiques périodiques, qui permettent d’identifier les pertes ou vols, les destructions, etc., et de prendre éventuellement les mesures de protection nécessaires.

« Des inventaires physiques périodiques « Des inventaires physiques périodiques constituent l’un des éléments les plus constituent l’un des éléments les plus importants du contrôle interne »importants du contrôle interne ».


Interne

L’existence d’un service chargé de la « maintenance » des immobilisations.

Cette mesure concerne particulièrement les

entreprises de production qui utilisent tout un parc de machines dont le fonctionnement et l’entretien doivent être assurés.


Interne

Une assurance suffisante des immobilisations contre les principaux sinistres (vol, incendie, etc.) qui peuvent frapper les immobilisations.


Interne

3. 3. Opérations de désinvestissement et de mise au rebut


Interne

Il convient que toute sortie d’actif soit contrôlée, afin d’éviter soit des cessions dans de mauvaises conditions, soit la destruction ou la mise au rebut de matériel pouvant encore servir.

Toutes les sorties d’actif devront être autorisées par une personne non responsable de l’immobilisation concernée.

133

Une bonne gestion suppose que l’entreprise se sépare des immobilisations dont la possession ne présente pas ou ne présente plus d’intérêt pour l’entreprisse.

L’ensemble des immobilisations doit donc faire régulièrement l’objet d’un examen en ce sens par un responsable.

134

4. Suivi des immobilisations


Interne

Etant donné l’importance des valeurs concernées, il s’agira normalement d’un suivi individuel, seul capable de fournir les éléments nécessaires à une comptabilisation et à une gestion efficace.

136

Le suivi comptable des immobilisations peut être effectué par un système (manuel ou informatique) de fiches donnant notamment pour chaque bien :

137

La description (nature, numéro de série)La date d’installationLa date de mise en serviceLe lieuLe compte concernéLes renseignements comptables (factures, VHT, T.V.A.

récupérée, taux d’amortissement, etc.)Le montant des amortissements pratiqués chaque

annéeLes conditions de cession en cas de sortie du

patrimoineEventuellement, les dépenses de réparation de

l’entretien engagées.138


LA FONCTION DE PERSONNEL - PAIE


Interne

Le contrôle interne sur les opérations relatives au personnel doit notamment donner l’assurance que : les employés sont régulièrement embauchés et font

toujours partie du personnel le personnel est payé conformément aux décisions de

la direction l’entreprise s’acquitte normalement des charges

sociales l’entreprise s’acquitte normalement des impôts sur les

salaires

140



Interne

Dans le cadre d’un bon contrôle interne, on rencontre généralement les services suivants:

142

Embauche et suivi du personnelEmbauche et suivi du personnel

Ce service à la charge de la gestion administrative des dossiers du personnel.

En relation avec les différents services de l’entreprise; il procède au recrutement du personnel, participe aux évaluations de postes, aux promotions,

etc.

143

Saisie des tempsSaisie des temps

Lorsque les salaires sont payés sur la base d’heures travaillées (et non de montants fixes mensuels), la saisie de temps s’avère nécessaire.

Elle peut être effectuée soit à l’aide de relevés d’heures établis par les

intéressés et vérifiés par les contremaîtres, soit à l’aide d’horloge pointeuse.

La responsabilité de cette fonction peut être confiée au responsable des prix de revient qui utilise les informations ainsi recueillies.

144

Etablissement de la paieEtablissement de la paie

Elle est faite à partir des relevés d’heures ou sur des bases mensuelles.

Les opérations relatives au calcul des charges sociales y sont généralement rattachées.

145

Enregistrement de la paieEnregistrement de la paie

• Cette fonction est généralement prise en charge directement par le service comptable.

Paiement des salairesPaiement des salaires

• Il est effectué par le service trésorerie sur la base des états informatisés de la paie (listing et bulletins de paie)

146

2. 2. Les employés sont régulièrement Les employés sont régulièrement embauchés et font toujours partie embauchés et font toujours partie du personneldu personnel


Interne

• 2.1- La qualité du personnel est un des éléments 2.1- La qualité du personnel est un des éléments essentiels du bon fonctionnement de essentiels du bon fonctionnement de l’entreprise. l’entreprise.

Il est nécessaire que la procédure d’embauche soit définie afin que la personne recrutée corresponde au profil nécessaire.

148

La procédure doit comprendre notamment :

La définition du besoin (demande d’embauche émanant des services)

L’acceptation écrite par une personne responsable de la décision du recrutement

La définition du poste et le profil du candidat souhaité La méthode de recherche de candidature La méthode de sélection (entretien, tests,….) La personne responsable de la décision finale

d’embauche selon la nature du poste proposé.

149

• 2.2- Toute décision d’embauche doit faire l’objet 2.2- Toute décision d’embauche doit faire l’objet d’une autorisation écrite de la part de d’une autorisation écrite de la part de personnes responsables.personnes responsables.

Outre la direction du personnel pourront intervenir : la direction générale, pour les cadres supérieurs et

agents de maîtrise les directeurs d’usine pour les ouvriers les directeurs de département pour les employés

devant travailler dans leurs services.

150

Le niveau de décision dépend à la fois de la structure et de l’organisation de la société (en particulier de son degré de centralisation, du niveau et des fonctions que l’on envisage de confier au nouvel employé).

151

• 2.3- L’avis de décision d’embauche doit être 2.3- L’avis de décision d’embauche doit être obligatoirement adressé au service de la paie par obligatoirement adressé au service de la paie par le responsable indépendant qui l’a approuvé.le responsable indépendant qui l’a approuvé.

Cet avis doit contenir un certain nombre de mentions utiles telles que : la date prévue d’embauche les nom, prénom et adresse de l’employé les bases de rémunération la qualification et donc la nature du régime applicable

(par exemple : retraite cadres).

152

• 2.4- Chaque embauche doit donner lieu à la 2.4- Chaque embauche doit donner lieu à la création d’un dossier individuel comprenant tous création d’un dossier individuel comprenant tous les renseignements nécessaires sur le salarié : les renseignements nécessaires sur le salarié : date d’engagement, montant du salaire fixe, lettre ou contrat d’engagement, évolution des rémunérations, exemplaire de la signature de la paie.

153

L’utilité De ce dossier est double : d’une part, il constitue un outil de recensement et de

gestion du personnel d’autre part, il permet d’assurer un contrôle

indépendant et périodique des éléments de préparation de la paie

154

Des comparaisons par sondage entre les éléments de la paie et ce fichier, doivent être régulièrement effectuées par un responsable n’intervenant pas dans l’autorisation, la préparation et le règlement de la paie.

Toutes modifications des conditions de rémunérations des membres du personnel ou tous mouvements enregistrés (arrivée ou départ de personnel) doivent être communiqués en temps utile, par écrit et sous signature d’un responsable, d’une part au service du personnel, d’autre part au service de la paie pour annotation des dossiers correspondants.

155

Il s’agira notamment :

des augmentations générales et individuelles de salaires

des retenues exceptionnelles à opérer sur salaires, autres que les cotisations normales, tels les avances, prêts et acomptes sur salaires

des arrêts temporaires de travail (maladie, vacances, etc.) ou les cas de démission ou de licenciement.

156

3. 3. Le personnel est payé Le personnel est payé conformément aux décisions de conformément aux décisions de la direction la direction


Interne

La direction de l’entreprise doit avoir l’assurance que, conformément à ses décisions, la paie est contrôlée.

Ceci implique : un suivi des temps travaillés l’application des bases autorisées et le contrôle de la

préparation de la paie l’approbation par un responsable des éléments de

paie

158

• 3.1- Le suivi des temps3.1- Le suivi des temps

Lorsque les employés sont payés sur des bases mensuelles, le problème du suivi des temps ne se pose pratiquement pas, sauf en ce qui concerne les absences et les heures supplémentaires.

Lorsque les employés sont payés sur d’autres bases (heures travaillées, pièces produites, etc.) des procédures doivent être mises en place pour déterminer le nombre d’heures ou d’unités de production sur la base desquelles l’employé sera rémunéré.

159

Dans ce cas, certaines règles doivent être prévues :

les fonctions de comptabilisation des temps, de vérification du calcul des relevés et de préparation de la paie doivent être rigoureusement séparées,

il est préférable, dans la mesure du possible, que l’enregistrement des temps de présence ou de travail soit effectué selon des moyens mécaniques et automatiques, excluant ainsi les aléas des erreurs humaines et de fraudes éventuelles.

160

L’enregistrement, l’autorisation et le contrôle des heures supplémentaires.

Il est nécessaire à cet égard que l’entreprise définisse : sur quelle base les heures supplémentaires sont

payées qui autorise ces heures et leur paiement (cette

personne doit être indépendante des services du « Personnel » et de la « Paie »).

161

Ensuite, en ce qui concerne les congés payés, la tenue de fiches individuelles par salarié, récapitulant les droits annuels aux congés acquis par chacun d’entre eux ainsi que les dates de vacances effectives et prévisionnelles, permet d’assurer un contrôle satisfaisant.

162

• 3.2- L’application de bases autorisées et le 3.2- L’application de bases autorisées et le contrôle de la préparation de la paiecontrôle de la préparation de la paie

Une personne ou un service n’ayant pas d’autres fonctions en matière de paie, doit être responsable de la préparation de tous les documents relatifs à la paie et effectuer les calculs nécessaires.

Le chiffre final de la paie doit être calculé à partir des heures travaillées réelles ou du nombre de pièces réalisées, à partir de taux unitaires approuvés.

163

Les déductions pour cotisations aux organismes de sécurité sociale, de retraites et d’assurance chômage doivent être calculées en veillant à respecter les prescriptions légales (bases et taux d’imposition, plafond de rémunération).

Il convint donc que le service ou la personne responsable de ces calculs soit régulièrement et rapidement informé des modifications affectant ces données et de leur date d’application.

164

Les autres déductions doivent être calculées en fonction des autorisations ou éléments communiqués (avances, acomptes, prêts) figurante au dossier de chaque employé.

Un bon contrôle interne implique qu’un contrôle des calculs relatifs à la paie soit effectué périodiquement par un responsable comptable, administratif ou financier de la société.

165

• 3.3- L’approbation par un responsable des 3.3- L’approbation par un responsable des éléments de paieéléments de paie

Il est utile que les journaux de paie soient visés par les responsables des services intéressés qui ne participent pas à la préparation de la paie, afin de s’assurer de la conformité de ceux-ci avec l’effectif réel et avec les conditions de rémunération fixées.

166

• 3.4- Le paiement des rémunérations3.4- Le paiement des rémunérations

Le paiement par virement bancaire présente de nombreux avantages, mais il n’est pas toujours possible.

Lorsque certains salaires sont payés par chèques, ceux-ci doivent être établis par une personne indépendante du service « Paie » à l’aide des bulletins de paie.

167

En aucun cas les chèques signés (ou les enveloppes contenant les espèces) ne doivent être retournés au service de la paie pour qu’il en fasse directement la remise aux employés.

De même, il est à éviter de remettre les enveloppes aux contremaîtres ou aux chefs d’équipe, une telle procédure comportant un risque de constitution d’effectifs fictifs.

168

Il est donc souhaitable qu’une personne n’ayant aucune responsabilité dans le domaine de la paie soit désignée pour effectuer la distribution.

La liste des rémunérations non réclamées doit faire l’objet périodiquement d’un examen par le service comptable ou par les auditeurs internes

169

4. L’entreprise s’acquitte L’entreprise s’acquitte normalement des charges normalement des charges socialessociales


Interne

La comptabilité (ou le service de paie ou le service du personnel) doit être organisée pour connaître :

la liste des déclarations à effectuer (CNSS, Mutuelle, Assurance Groupe, Retraites)

les délais de paiement les taux de l’IR à appliquer sur les salaires

171

Les éléments de base de contrôle interne seront à ce niveau essentiellement la compétence du personnel et la supervision par un responsable du respect des conditions propres à l’établissement des déclarations (forme, délais, taux, etc.)

Les déclarations déposées aux organismes sociaux sont rapprochées avec la paie.

172

5. 5. L’entreprise s’acquitte normalement des impôts assis sur les salaires


Interne

• 5.1.5.1. Les retenues mensuelles de l’IR de la paie doivent être rapprochées aux déclarations déposées aux impôts.

• 5.2.5.2. L’état 9421 doit être rapproché à l’IR total versé.

174


Interne

La révision des comptes

L'auditeur a dû évaluer les risques effectifs qui pèsent sur les assertions présentant une importance particulière pour les cycle examinés.

Les contrôles substantifs mis en œuvre dans le cadre de la révision des comptes vont porter notamment sur:l'exhaustivité des enregistrements;la régularité des enregistrements;la séparation des exercices;l'existence des soldes;l'évaluation des soldes;la présentation des comptes et l'information en

annexe176

REVISION DES COMPTES DU CYCLE "ACHATS"

Exhaustivité des enregistrements

Pour tester l'exhaustivité des enregistrements, l'auditeur met généralement en œuvre une circularisation des fournisseurs. en fonction des flux de l'exercice.

L'auditeur s'intéresse également aux soldes des comptes fournisseurs débiteurs, qui peuvent résulter d'un double règlement ou d'une facture non enregistrée

177

Régularité des enregistrements

Pour valider le rattachement à l'entreprise des opérations enregistrées, l'auditeur procède à des sondages sur la justification des charges comptabilisées sur la période.

178

Séparation des exercices

Pour apprécier le rattachement des charges à la bonne période, l"auditeur met en œuvre des sondages suivants:

sondage sur les derniers achats de l'exercice afin de s'assurer que ses achats se rapportent tous à l'exercice clos;

sondage sur les premiers achats de l'exercice suivant afin de s'assurer que la comptabilisation de certaines charges n'a pas été différée sur l'exercice suivant;

179

sondage sur les dernières réceptions de l'exercice pour s'assurer que les dernières entrées ont été comptabilisées en charges sur l'exercice, et sur les premières réceptions de stocks de l'exercice suivant pour vérifier que les charges correspondantes n'ont pas été enregistrées sur l'exercice clos;

sondage sur les avoirs obtenus des fournisseurs au cours de l'exercice suivant afin de s(assurer qu'ils correspondent à des transactions de l'exercice audité.

180

examen des remises et ristournes à recevoir par l'entreprise au titre des volumes des achats réalisés pour vérifier qu'elles ont été enregistrés à la clôture;

examen de la justification des comptes de factures non parvenues afin de vérifier qu'elles correspondent à des prestations ou des livraisons réalisées au cours de l'exercice;

contrôle de cohérence par comparaison avec l'exercice précédent, des principales catégories de charges faisant l'objet de factures non parvenues en fin d'exercice.

181

L'existence des soldes fournisseurs

l'auditeur peut examiner la justifications des comptes fournisseurs en procédant aux travaux suivants:

examen du rapprochement entre la balance auxiliaire fournisseurs et la balance générale, puis vérification de la justification des écarts pouvant exister;

réalisation de sondages sur des compte fournisseurs pour s'assurer que chaque composante des soldes sélectionnés est justifiée et concerne bien l'entreprise;

182

L'évaluation des soldes fournisseurs

L'auditeur recense les dettes libellées en devises et vérifie qu'elles font l'objet d'une réévaluation correcte à la clôture.

183

La présentation et information fournie en annexe

L'auditeur s'assure notamment qu'il n y a pas de compensation entre les soldes créditeurs.

Il vérifie par ailleurs que les informations significatives relatives au cycle achat sont données en annexe: ventilation des dettes, engagement de crédit-bail mobiliers,...etc.

184

REVISION DES COMPTES DU CYCLE "VENTES"

Les contrôles substantifs mis en œuvre dans le cadre de la révision des comptes vont porter notamment sur:l'exhaustivité des enregistrements;la séparation des exercices;l'existence des soldes;l'évaluation des soldes;la présentation des comptes et l'information en

annexe.

185


Pour tester l'exhaustivité des enregistrements, l'auditeur met généralement en œuvre une circularisation des clients en fonction des flux de l'exercice.

186

Séparation des exercices

Pour apprécier si les produits sont rattachés à la bonne période, l'Auditeur met générale met en œuvre:

sondage sur les produits comptabilisés pour l'exercice suivant, pour vérifier leur rattachement à l'exercice;

sondage sur les avoirs poste-clôture pour s'assurer qu'ils concernent exclusivement l'exercice audité;

187

examen de la justification des comptes des produits constaté d'avance (facture à établir et avoir à établir)

examen de la justification des comptes de factures non parvenues afin de vérifier qu'elles correspondent à des prestations ou des livraisons réalisées au cours de l'exercice;

des sondages sur les dernière sorties des stock de l'exercice et les premières sorties des stock de l'exercice suivant, pour s'assurer qu'elles ont bien donnée lieu à une facturation.

188

L'existence des soldes

les travaux de justifications des soldes clients, comportent généralement:

La mise en œuvre d'une circularisation des principaux clients. (ceux-ci sont sélectionnés en fonction de l'importance des soldes de clôture)

un examen de rapprochement entre la balance individuelle des client et la balance générale.

des sondages sur la justification et l'encaissement des effets de commerce à recevoir.

189

REVISION DES COMPTES DU CYCLE "TRESORERIE"

Les contrôles de l'auditeur mis œuvre dans le cadre de la révision des comptes vont porter notamment sur:

la séparation des exercices;l'évaluation des soldes;

190

La séparation des exercices

A partir des rapprochements bancaires, l'auditeur vérifie que les mouvements de trésorerie sont comptabilisés sur le bon exercice

191


les procédures d'audit mises en œuvre par l'auditeur peuvent comporter notamment:

Le contrôle des états de rapprochement bancaire,La circularisation des banques en relation avec

l'entreprise;Le contrôle des caisses, consiste notamment à

examiner la feuille d'inventaire et à tester la justesse du journal de caisse au jour de l'inventaire;

192

L'évaluation des soldes

Le contrôle de l'évaluation des soldes nécessite le plus souvent:

le contrôle de la conversion au cours de clôture des soldes de banques et caisses en devises

193

REVISION DES COMPTES DU CYCLE "IMMOBILISATIONS“

Les contrôles substantifs mis en œuvre dans le cadre de la révision des comptes vont porter notamment sur:

l'exhaustivité des enregistrements;la régularité des enregistrements;la séparation des exercices;l'existence des soldes;l'évaluation des soldes;la présentation des comptes et l'information en

annexe194


Pour vérifier la comptabilisation des investissements en immobilisations, l'auditeur peut réaliser un test sur les charges d'exploitation, plus particulièrement sur les charges d'entretien, afin de s'assurer qu'elles ne comportent que de dépenses immobilisations.

Il a également la possibilité d'identifier physiquement un certain nombre d'immobilisations, par exemple à l'occasion d'une visite ou d'un inventaire de stock, et de vérifier, que celle-ci apparaissent effectivement dans les comptes d'immobilisations

195

Régularité des enregistrements

La régularité des opérations affectant les immobilisations comptabilisées à l'actif du bilan peuvent être contrôlée:

196

par un test visant à vérifier, pour les principales acquisitions de l'exercice:

le caractère immobilisale de la dépense portée en compte des immobilisations,

la propriété juridique des immobilisations, la conformité des taux et mode d'amortissement

retenus avec les principes comptables généraux, enfin la date retenue comme point de départ de

l'amortissement;

197

par examen des pièces justificatives (acte notarié, facture de cession) des sorties d'immobilisations significatives de l'exercice.

198


Pour valider les soldes, l'auditeur peut procéder au rapprochement du fichier des immobilisations avec la comptabilité et à un sondage sur l'existence physique des principales immobilisations

199

il peut procéder également à des confirmations externes:

demande de confirmation de propriété foncières aux bureaux de conservation des hypothèques;

Obtention d'un état des privilèges et nantissements (informations à fournir dans l'annexe sur les engagements hors bilan liés aux immobilisations)

L'auditeur peut également contrôler la justification des comptes d'avances et acomptes versés.

200

L'évaluation des soldes

L'évaluation des soldes des comptes des valeurs brutes est réalisée par le biais des contrôles sur acquisition.

201

S'agissant des amortissements, l'auditeur procède:à l'examen des principes retenus par l'entreprise

pour s'assurer qu'ils sont cohérents avec ceux de l'exercice précédent;

à la vérification par sondage des taux et modes d'ammortissement retenus pour les immobilisations acquises au cours des exercices antérieurs;

au contrôle du calcul de la dotation aux amortissements pratiquée sur les principales immobilisations acquises au titre de l'exercice;

.

202

au contrôle du calcul des amortissements dérogatoires.

L'auditeur effectue un travail particulier pour les immobilisations en cours. Il s'assure notamment qu'elles ne doivent pas donner lieu à la constatation d'un amortissement.

203

Autres contrôles

Dans le cadre des travaux de révision des immobilisations corporelles et incorporelles, l'auditeur peut procéder également à:

l'examen de l'application des modes et taux d'amortissement au regard de la réglementation fiscal;

204

au contrôle de calcul et du traitement fiscal des plus ou moins-values sur cessions,

au contrôle du traitement de la TVA sur les cession.

205

LA PHASE DE CONCLUSION

I Le projet de rapport d'audit II La réunion de clôture A Les 4 principes B L'organisation et le déroulement de la mission III Le rapport d'audit A Les principes B La formeC Les opinions

206

PHASE DE CONCLUSION

L’Auditeur va rédiger un Projet de Rapport d’audit pour permettre la validation générale, lors de la réunion de clôture et de validation afin d’aboutir au Rapport d’Audit en son état final.

207

I LE PROJET DE RAPPORT D'AUDIT

C’est déjà le Rapport d’Audit, à ces 3 différences près, c’est pourquoi on le nomme « provisoire »:

absence de validation générale absence de réponses aux recommandations absence de plan d’action

Ce document va constituer l’ordre du jour de la réunion de clôture.

208

II LA REUNION DE CLOTURE

Elle réunit exactement les mêmes participants que la réunion d’ouverture.

On va donc retrouver l’audité, ses collaborateurs et éventuellement sa hiérarchie

209

Les 4 principes de la réunion :

Cette réunion de clôture obéit à quatre principes :

Le principe du « livre ouvert » Il est fondamental. C’est l’affirmation que rien ne saurait être écrit

dans le Rapport d’Audit avant qu'il soit au préalable présenté et commenté aux audités.

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Le principe du « ranking »

Les recommandations des auditeurs figurant dans le Projet de Rapport sont présentées en fonction de leur importance.

On effectue donc un classement des constats à partir de l’analyse des conséquences.

211

Le principe de « l’action immédiate »

Dès que l’audité est informé, on va l’encourager - sans attendre la publication du Rapport officiel - à prendre immédiatement des mesures correctives, s’il en a les moyens.

Si tel est le cas, le Rapport mentionne que des dispositions ont été prises aussitôt et ont déjà porté leurs fruits.

212

B-l’organisation et le déroulement de la réunion

L’ordre du jour est constitué par l’examen du Projet de Rapport qui est distribué à chaque participant, si possible quelques jours avant la réunion afin d’en permettre la lecture.

Cet examen se fait à partir d’une présentation réalisée par les auditeurs, elle permet de régler les contestations éventuelles.

213

La présentation

Les points essentiels sont systématiquement illustrés par des constats précis issus des

FRAP : pas d’affirmation, ni de jugement sans exemple tiré des opérations d’audit.

214

Les contestations

Si le travail a été bien fait, si les constats ont été validés pas à pas, la validation générale ne doit pas poser de problème.

215

Mais une contestation peut parfois surgir et deux situations sont alors possibles :

ou l’auditeur est en mesure de fournir l’élément de preuve sur lequel il assoit son affirmation et la contestation s’éteint aussitôt

ou bien, il n’est pas en mesure de fournir cet élément et c’est sans doute parce que ses conclusions ont été trop hâtives ou qu’il n’a pas su préserver et classer ses éléments de preuve.

S’il s’agit toutefois d’un problème essentiel (mais on doit normalement disposer dans ce cas de tous les arguments) une éventuelle suspension de séance va permettre de réunir les éléments manquants.

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III LE RAPPORT D'AUDIT

Le rapport obéit à un certain nombre de principes, il respecte une certaine forme et son contenu obéit à des normes.

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A/ Les principes

Pas d’audit sans Rapport d’Audit Le « Je n’ai rien à dire » ou « nous n’avons rien trouvé »

n’a pas lieu d’être. Cette appréciation est donnée même s’il faut conclure

que l’ensemble des tests démontre une parfaite adéquation.

Donc un Rapport est indispensable et il est d’autant plus important que les observations à faire sont nombreuses.

Ce document est le dernier acte officiel de la mission d’audit (c’est le second principe).

218

Document final

La mission se termine avec la diffusion du Rapport officiel. Par conséquent, il ne peut être question d’y apporter des retouches de façon unilatérale et à posteriori.

219

Présentation préalable aux audités

Rappelons que c’est un document final parce que la précaution a été prise, au cours de la Réunion de clôture, d’en présenter et d’en expliciter le texte.

A défaut d’accord, chacun a une connaissance exacte, et préalable à la diffusion, du contenu du Rapport.

Le caractère définitif du document et sa présentation impliquent un droit de réponse : c’est le quatrième principe.

220

Droit de réponse de l’audité

Ce droit de réponse s’exerce d’une double façon :de façon orale et informelle au cours de la

réunion de clôture.de façon écrite et formelle, sur le rapport lui-

même (avant sa diffusion, l’auditeur est invité à communiquer ses « réponses aux Recommandations »).

221

Droit de réponse de l’audité

Ce droit de réponse s’exerce d’une double façon :de façon orale et informelle au cours de la

réunion de clôture.de façon écrite et formelle, sur le rapport lui-

même (avant sa diffusion, l’auditeur est invité à communiquer ses « réponses aux Recommandations »).

222

De manière générale, il faut noter : qu’il n’a pas de commune mesure entre : l’effort

fourni et ce qui est écrit. l’auditeur n’est pas obligé d’écrire tout ce qu’il

sait du sujet. il n’est pas jugé au volume du rapport, mais à la

pertinence et au bien-fondé des remarques.

223

B/ La forme

Page de garde Elle doit comprendre : le titre de la mission et la date d’envoi du rapport qui

signe la date de clôture de la mission. les noms des auditeurs et du chef de mission. les noms des destinataires du rapport (si des extraits

partiels ont été diffusés, on indique également les bénéficiaires de ces extraits). Il est très important que tout au long de la ligne hiérarchique, chacun sache très précisément qui a reçu le document.

224

une mention de « confidentialité » figure sur la page de garde, ce qui conduit à numéroter les différents exemplaires et à indiquer le numéro en face du nom de chaque destinataire.

225

Sommaire

Cet ensemble introductif commence par le sommaire détaillé du Rapport pour qu’on puisse facilement se reporter à tel ou tel sujet.

226

L’introduction

Elle est en générale assez brève et doit comporter deux informations :

le rappel du champ d’action et des objectifs de la mission rappelant le but recherché et les

limites (dans le temps et dans l’espace) dans lesquelles se sont situées les investigations.

un bref descriptif de l’organisation, de l’unité ou de la fonction auditée.

227

La synthèse

Ce chapitre nettement détaché du reste, permet au responsable de haut niveau d’arrêter là sa lecture, sauf à se référer au détail sur tel ou tel point s’il souhaite en savoir davantage. Par conséquent, elle doit être :

brève (une page et demi-maximum) précise et permettre au lecteur d’avoir une

opinion.

228

Le corps du rapport c’est le document intégral destiné en premier lieu à l’audité et qui comporte : constats, recommandations et réponses aux recommandations, le tout présenté dans l’ordre logique et cohérent du sommaire.

229

Conclusion

La véritable conclusion est la note de synthèse, toutefois on peut ouvrir d’autres directions possibles comme annoncer ou suggérer d’autres missions dont l’intérêt aurait été révélé par la présente mission d’audit.

Plan d’action C’est un simple formulaire, qui permet à l’audité

d’indiquer pour chaque recommandation qui fera quoi et quand.

230

AnnexesRecommandation générale sur la rédaction Elle doit être précise et concise. Il faut absolument une adéquation entre ce que l’auditeur

veut dire et ce qui est perçu. L’ordre du rapport doit être logique sans pour autant être

le même que les tests. N’écrire que ce qui sert à informer le lecteur ou ce qui est

basé sur des faits. Le lecteur doit comprendre dès la première lecture si c’est

bon ou mauvais (pas d’ambiguïté, ni de plage d’incertitude). adopter un langage : prouvé, précis et ne prêtant pas à

confusion.

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FIN

08/04/23 232

Economy & Finance

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