7/24/2019 User Manual SI Pengarsip Surat Bappeda PBG
1/28
Jurusan Teknik Informatika Fakultas TeknikUNSOED
Jl. Mayjend. Sungkono m ! "later #ur$alingga
Tel%&'()* +,&+-+Fax%&'()* +,&+-+
teknikunsoed.a/.id
SI#S"0##ED0
#0NDU0N#EN11UN00N
Sistem Informasi Pengarsipan Surat (SIPS) BAPPEDA
7/24/2019 User Manual SI Pengarsip Surat Bappeda PBG
2/28
SI#S "0##ED0
Kata Pengantar
Puji Syukur kehadirat Allah SWT atas rahmat dan nikmat-Nya sehingga
penulis dapat menyelesaikan Buku Panduan berjudul Panduan Penggunaan SIPS
BAPPEDA! Penulis mengu"apkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah
membantu dalam penulisan buku panduan ini hingga dapat terselesaikan! Buku ini
dibuat sebagai panduan dalam menggunakan Sistem In#$rmasi Pengarsipan Surat
pada Badan Peren"anaan Pembangunan Daerah %abupaten Purbalingga! Dengan
adanya buku ini& penulis berharap agar pengguna dapat lebih mudah mempelajari dan
menggunakan sistem ini! Penulis sadari bah'a aplikasi dan buku panduan ini masih
jauh dari sempurna!
(leh karenanya& penulis dengan senang hati menerima kritik& saran&
dan pertanyaan yang membangun guna bisa lebih baik di masa mendatang! Akhir
kata& sem$ga aplikasi dan user manual ini bisa berman#aat dan dapat digunakan
sebaikbaiknya!
Purbalingga& )* +uli ,).
Edi Tri$n$
#age )
7/24/2019 User Manual SI Pengarsip Surat Bappeda PBG
3/28
SI#S "0##ED0
Daftar Isi
Kata Pengantar22222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222
Daftar Isi22222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222
Panduan Penggunaan Sistem222222222222222222222222222222222222222222222222222222222
Tampilan Menu222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222)
Menu #engguna2222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222)
Menu lasi3kasi Surat2222222222222222222222222222222222222222222222222222222)
Menu Jenis Surat2222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222)
Menu "idang2222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222)
Menu Surat Masuk22222222222222222222222222222222222222222222222222222222222)
Menu Surat eluar22222222222222222222222222222222222222222222222222222222222)
Menu 4a5oran Surat Masuk22222222222222222222222222222222222222222222222222)
Menu 4a5oran Surat eluar22222222222222222222222222222222222222222222222222)
Tampilan Menu Kanan222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222)
Menu U$a6 0kun222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222)
Menu eluar22222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222)
Hak Akses Pengguna2222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222
Contact Information2222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222
Company Information222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222
#age '
7/24/2019 User Manual SI Pengarsip Surat Bappeda PBG
4/28
SI#S "0##ED0
Panduan Penggunaan Sistem
Sistem In#$rmasi Pengarsipan Surat adalah suatu sistem in#$rmasi yang digunakan
untuk menyimpan in#$rmasi arsip surat di Badan Peren"anaan Pembangunan Daerah!
Berikut halaman a'al SIPS!
/ntuk masuk ke dalam sistem& pilih 0AS/% %E SISTE0 untuk selanjutnya
masuk ke halaman l$gin!
#age ,
Isi form NI# dan
#ass7ord lalu klik tom$ol
7/24/2019 User Manual SI Pengarsip Surat Bappeda PBG
5/28
SI#S "0##ED0
Setelah berhasil l$gin maka akan mun"ul k$tak dial$g
Apabila l$gin sebagai admin maka tulisannya Anda berhasil l$gin sebagai Admin&
apabila Pega'ai maka berhasil l$gin sebagai pega'ai& apabila %epala Bappeda maka
mun"ul berhasil l$gin sebagai kepala bappeda!
Pada saat menggunakan sistem ini nantinya akan mun"ul beberapa
alert1pemberitahuan apakah gagal atau berhasil! Berikut ini da#tar alert yang ada
dalam sistem ini!
1. Alert Sukses menama! data
Berarti data yang kita tambahkan berhasil disimpan
". Alert Sukses mengua! data
Alert ini mun"ul ketika data berhasil diubah
#. Alert Sukses meng!apus data
Berarti data berhasil dihapus
$. Alert %agal menama!kan data
Berarti data sudah ada dalam tabel! dan tidak bisa menambahkan data tersebut
#age 8
7/24/2019 User Manual SI Pengarsip Surat Bappeda PBG
6/28
SI#S "0##ED0
&. Alert %agal mengua! data
2agal megubah data karena k$de unik data yang diubah sama dengan k$de unik data
yang ada pada tabel!
TAMPI'A( M)(*
/ntuk dapat melihat menu se"ara penuh "aranya dengan mengarahkan p$inter ke arah
menu& atau dengan klik lingkaran bulat yang ada di atas menu!
#age !
7/24/2019 User Manual SI Pengarsip Surat Bappeda PBG
7/28
SI#S "0##ED0
%etika lingkaran tersebut diklik maka tampilan halaman akan terlihat seperti gambar
di berikut ini
#age +
7/24/2019 User Manual SI Pengarsip Surat Bappeda PBG
8/28
SI#S "0##ED0
Berikut ini menu 3 menu yang terdapat dalam sistem in#$rmasi ini!
Menu Pengguna
0enu Pengguna ini berisi data - data pengguna yang ada dalam sistem! 0asuk
ke menu sebelah kiri& kemudian klik menu Pengguna! 0enu Pengguna hanya ada
untuk pengguna le4el admin!
Dalam halaman data pengguna terdapat beberapa #ungsi 5
9 Tambah pengguna
#age :
7/24/2019 User Manual SI Pengarsip Surat Bappeda PBG
9/28
SI#S "0##ED0
Ber#ungsi untuk menambahkan pengguna sistem! %etika klik Tama! Pengguna
maka akan mun"ul tampilan seperti gambar di ba'ah ini
%lik Simpanuntuk menyimpan data pengguna! Apabila berhasil disimpan maka
akan mun"ul tulisan Data +er!asil Disimpan.
9 /bah pengguna
/ntuk dapat mengubah data pengguna& pertama yang kita lakukan adalah klik
ik$n pencil pada baris data yang akan diubah! Sebagai "$nt$h kita akan
mengubah data dengan nip 67))*686)9))7!
#age (
7/24/2019 User Manual SI Pengarsip Surat Bappeda PBG
10/28
SI#S "0##ED0
0aka akan mun"ul halaman ubah pengguna seperti pada gambar di berikut ini!
Apabila berhasil diubah maka akan mun"ul tulisan Data +er!asil Diua!.
9 :apus pengguna
/ntuk menghapus data pengguna dengan klik ik$n tempat sampa! pada data
yang akan dihapus!
0aka akan mun"ul k$tak dial$g k$n#irmasi seperti gambar berikut ini!
Tekan ,K untuk menghapus data& tekan Cancel untuk membatalkan
penghapusan!
Apabila berhasil dihapus maka akan mun"ul tulisan Data +er!asil Di!apus.
9 ;ari pengguna
/ntuk melakukan pen"arian "aranya dengan memasukan kata kun"i yang di"ari
pada k$l$m Searchseperti pada gambar berikut ini!
#age -
7/24/2019 User Manual SI Pengarsip Surat Bappeda PBG
11/28
SI#S "0##ED0
9 S$rting
7/24/2019 User Manual SI Pengarsip Surat Bappeda PBG
12/28
SI#S "0##ED0
%lik Ara! Pana!ke kanan atau ke kiri untuk menuju ke data halaman berikutnya
atau sebelumnya! Angka yang berada diantara panah menunjukan l$kasi halaman!
Menu Klasifkasi Surat
0enu %lasi#ikasi Surat ini berisi data - data klasi#ikasi surat yang ada dalam sistem!
0asuk ke menu sebelah kiri& kemudian klik menu Kode Surat- kemudian pilih sub-
menuKlasifikasi Surat! 0enu Kode Surathanya ada untuk pengguna le4el admin!
>ungsi 3 #ungsi yang dapat dilakukan pada halaman data klasi#ikasi surat
sama seperti #ungsi 3 #ungsi yang ada pada halaman data pengguna!
9 Tambah Data %lasi#ikasi
#age ))
7/24/2019 User Manual SI Pengarsip Surat Bappeda PBG
13/28
SI#S "0##ED0
Ber#ungsi untuk menambahkan data klasi#ikasi surat! %etika klik Tama!
Klasifikasi Suratmaka akan mun"ul tampilan seperti gambar berikut ini!
%lik Simpanuntuk menyimpan data pengguna!
9 /bah %lasi#ikasi Surat
/ntuk dapat mengubah data klasi#ikasi surat& pertama yang kita lakukan adalahklik ik$n pencil pada baris data yang akan diubah! 0aka akan tampil halaman
ua! klasifikasi surat!
%lik Simpanuntuk menyimpan perubahan data!
9 :apus %lasi#ikasi Surat
/ntuk menghapus data klasi#ikasi surat dengan klik ik$n tempat sampa! pada
data yang akan dihapus! 0aka akan mun"ul k$tak dial$g k$n#irmasi seperti
gambar berikut ini!
Tekan ,K untuk menghapus data& tekan Cancel untuk membatalkan
penghapusan!
9 ;ari %lasi#ikasi
#age )'
7/24/2019 User Manual SI Pengarsip Surat Bappeda PBG
14/28
SI#S "0##ED0
/ntuk melakukan pen"arian "aranya dengan memasukan kata kun"i yang di"ari
pada k$l$m Searchseperti pada gambar berikut ini!
9 S$rting
7/24/2019 User Manual SI Pengarsip Surat Bappeda PBG
15/28
SI#S "0##ED0
>ungsi 3 #ungsi yang dapat dilakukan pada halaman data jenis surat sama
seperti #ungsi 3 #ungsi yang ada pada halaman halaman 3 halaman sebelumnya!
9 Tambah Data +enis Surat
Ber#ungsi untuk menambahkan data jenis surat! %etika klik Tama! enis Surat
9 /bah +enis Surat
/ntuk dapat mengubah data jenis surat& pertama yang kita lakukan adalah klik
ik$n pencil pada baris data yang akan diubah!
9 :apus +enis Surat
/ntuk menghapus data jenis surat dengan klik ik$n tempat sampa! pada data
yang akan dihapus!
9 ;ari +enis Surat
/ntuk melakukan pen"arian "aranya dengan memasukan kata kun"i yang di"ari
pada k$l$m Search!
9 S$rting
7/24/2019 User Manual SI Pengarsip Surat Bappeda PBG
16/28
SI#S "0##ED0
>ungsi 3 #ungsi yang dapat dilakukan pada halaman data bidang sama seperti#ungsi 3 #ungsi yang ada pada halaman halaman 3 halaman sebelumnya!
9 Tambah Data Bidang
Ber#ungsi untuk menambahkan data bidang! %etika klik Tama! enis Surat
9 /bah Bidang
/ntuk dapat mengubah data bidang& pertama yang kita lakukan adalah klik ik$n
pencil pada baris data yang akan diubah!
9 :apus Bidang
/ntuk menghapus data bidang dengan klik ik$n tempat sampa! pada data
yang akan dihapus!
9 ;ari Bidang
/ntuk melakukan pen"arian "aranya dengan memasukan kata kun"i yang di"ari
pada k$l$m Search!
9 S$rting
7/24/2019 User Manual SI Pengarsip Surat Bappeda PBG
17/28
SI#S "0##ED0
Menu Surat Masuk0enu surat masuk ini berisi data - data surat masuk yang ada dalam sistem!
0asuk ke menu sebelah kiri& kemudian klik menu Data Surat- kemudian pilih sub-
menuSurat Masuk! 0enu Data Suratada untuk semua le4el pengguna! >ungsi 3
#ungsi yang dapat dilakukan pada halaman data surat masuk sama seperti #ungsi 3
#ungsi yang ada pada halaman1menu sebelumnya! :anya saja terdapat perbedaan
antara pengguna le4el admindengan pengguna le4el pega/aidan kepala appeda!
/ntuk pengguna yang masuk dengan hak akses sebagai pega/ai dan kepala
appeda tidak terdapat #itur ubah dan hapus pada tampilan halaman surat masuk&
hanya terdapat #ungsi lihat surat!
9 Tambah Data Surat 0asuk
Ber#ungsi untuk menambahkan data surat masuk! %etika klik Tama! Surat
Masuk9 /bah Surat 0asuk
/ntuk dapat mengubah data surat masuk& pertama yang kita lakukan adalah klik
ik$n pencil pada baris data yang akan diubah!
9 :apus Surat 0asuk
#age )+
7/24/2019 User Manual SI Pengarsip Surat Bappeda PBG
18/28
SI#S "0##ED0
/ntuk menghapus data surat masuk dengan klik ik$n tempat sampa! pada
data yang akan dihapus!
9 Buka >ile Surat 0asuk
%ita juga dapat membuka 1 melihatfilesurat masuk dengan "ara klik ik$n mata
pada baris data yang akan dibukafilenya
9 ;ari Surat 0asuk
/ntuk melakukan pen"arian "aranya dengan memasukan kata kun"i yang di"ari
pada k$l$m Search!
9 S$rting
7/24/2019 User Manual SI Pengarsip Surat Bappeda PBG
19/28
SI#S "0##ED0
9 Tambah Data Surat %eluar
Ber#ungsi untuk menambahkan data surat keluar! %etika klik Tama! Surat
Keluar
9 /bah Surat %eluar
/ntuk dapat mengubah data surat keluar& pertama yang kita lakukan adalah klik
ik$n pencil pada baris data yang akan diubah!
9 :apus Surat %eluar
/ntuk menghapus data surat keluar dengan klik ik$n tempat sampa! pada
data yang akan dihapus!
9 Buka >ile Surat %eluar
%ita juga dapat membuka 1 melihatfilesurat keluar dengan "ara klik ik$n mata
pada baris data yang akan dibukafilenya
9 ;ari Surat 0asuk
/ntuk melakukan pen"arian "aranya dengan memasukan kata kun"i yang di"ari
pada k$l$m Search!
9 S$rting
7/24/2019 User Manual SI Pengarsip Surat Bappeda PBG
20/28
SI#S "0##ED0
Data yang ditampilkan perhalaman hanya sepuluh data sehingga apabila data
yang ada lebih dari sepuluh maka data setelahnya akan ditampilkan pada halaman
berikutnya! %lik Ara! Pana! ke kanan atau ke kiri untuk menuju ke data
halaman berikutnya atau sebelumnya! Angka yang berada diantara panah
menunjukan l$kasi halaman!
Menu Laporan Surat Masuk
0enu ?ap$ran Surat 0asuk :anya terdapat pada halaman pengguna le4el Kepala
+appeda! %lik 0enu ?ap$ran Surat kemudian pilih sub 3 menu 'aporan Surat
Masuk!
/ntuk 0elihat atau men"etak lap$ran surat masuk di'ajibkan untuk
menentukan tanggal surat masuk tersebut masuk& dari tanggal berapa sampai tanggal
berapa! Berikut ini tampilan halaman lap$ran surat masuk!
#age )-
7/24/2019 User Manual SI Pengarsip Surat Bappeda PBG
21/28
SI#S "0##ED0
Setelah menentukan kapan peri$de tanggal lap$ran surat& sistem akan
menampilkan hasil peng$lahan data surat masuk 1 lap$ran surat masuk& seperti pada
gambar berikut ini!
Menu Laporan Surat Keluar
0enu ?ap$ran Surat %eluar :anya terdapat pada halaman pengguna le4el Kepala
+appeda! %lik 0enu ?ap$ran Surat kemudian pilih sub 3 menu 'aporan Surat
Keluar!
/ntuk 0elihat atau men"etak lap$ran surat keluar di'ajibkan untuk
menentukan tanggal surat keluarnya dari tanggal berapa sampai tanggal berapa!
Berikut ini tampilan halaman lap$ran surat keluar!
#age '&
7/24/2019 User Manual SI Pengarsip Surat Bappeda PBG
22/28
SI#S "0##ED0
Setelah menentukan kapan peri$de tanggal lap$ran surat& sistem akan
menampilkan hasil peng$lahan data surat keluar 1 lap$ran surat keluar& seperti pada
gambar berikut ini!
TAMPI'A( M)(* KA(A(
Sebelah kanan terdapat menu untuk ubah akun dan juga menu untuk keluar 1 l$g$ut
#age ')
7/24/2019 User Manual SI Pengarsip Surat Bappeda PBG
23/28
SI#S "0##ED0
Menu Ubah Akun
Semua pengguna dapat mengubah data akun miliknya! ;aranya dengan
klik tanda panah yang berada di samping Selamat Datang&nip pengguna! %emudian
pilih menu /bah Akun! Setelah mengklik menu ubah akun maka akan tampil halaman
ubah akun seperti pada gambar berikut ini!
Menu Keluar
Pengguna juga dapat keluar dari sistem dengan "ara klik Keluarpada menu bagian
kanan!
#age ''
7/24/2019 User Manual SI Pengarsip Surat Bappeda PBG
24/28
SI#S "0##ED0
#age ',
7/24/2019 User Manual SI Pengarsip Surat Bappeda PBG
25/28
SI#S "0##ED0
Hak Akses Pengguna
:A% A%SES PEN22/NA
>ungsi admin pega'ai kepala
bappeda
Menu +eranda Ada Ada Ada
Menu Pengguna Tidak
ada
Tidak ada
9 Tambah ata Pengguna
9 Ubah ata Pengguna
9 !apus ata Pengguna
9 "ari ata penggunaMenu Kode Surat #$ Klasifkasi
Surat
9 Tambah ata Klasifkasi
Surat
9 Ubah ata Klasifkasi Surat
9 !apus ata Klasifkasi
Surat
9 "ari ata Klasifkasi Surat
Menu Kode Surat #$ Jenis Surat Tidak Tidak ada
9 Tambah ata Jenis Surat9 Ubah ata Jenis Surat
9 !apus ata Jenis Surat
9 "ari ata Jenis Surat
Menu Bidang
9 Tambah ata Bidang
9 Ubah ata Bidang
9 !apus ata Bidang
9 "ari ata Bidang
Menu ata Surat #$ Surat Masuk Ada Ada
9 Tambah ata Surat Masuk9 Ubah ata Surat Masuk
9 !apus ata Surat Masuk
9 "ari ata Surat Masuk @a
9 Buka File Surat Masuk @a
Menu ata Surat #$ Surat Keluar Ada Ada
9 Tambah ata Surat Keluar
#age '8
7/24/2019 User Manual SI Pengarsip Surat Bappeda PBG
26/28
SI#S "0##ED0
9 Ubah ata Surat Keluar
9 !apus ata Surat Keluar
9 "ari ata Surat Keluar @a9 Buka File Surat Masuk @a
Menu Laporan Surat#$ Laporan
Surat Masuk
Tidak Tidak
ada
Ada
Menu Laporan Surat#$ Laporan
Surat Keluar
Tidak Tidakada
Ada
#age '!
7/24/2019 User Manual SI Pengarsip Surat Bappeda PBG
27/28
SI#S "0##ED0
Contact Information
EDI TI(N(
:?),),)
Tel)898-797,-8.6C
editri$n$)9gmail!"$m
#age '+
mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]7/24/2019 User Manual SI Pengarsip Surat Bappeda PBG
28/28
SI#S "0##ED0
Company Information
+urusan Teknik In#$rmatika 3 >akultas Teknik /NS(ED
+l! 0ayjend! Sungk$n$ %m . Blater Purbalingga
Tel