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Manual de Normas e rotinas da Rede BIBLIOBAIANO
Salvador
2012
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Instituto Federal Baiano
Reitor: Sebastio Edson Moura
Pr Reitoria de Ensino (PROEN)
Pr Reitora de Ensino: Rosangela Maria de Sales Mota
Diretoria de Gesto e Apoio ao Ensino (DGAE)
Diretor de Ensino: Jos Henrique Dias
Organizao e ilustraes: Daniel Cerqueira Silva
Edio de Texto :
Ana Paula Santos Ribeiro
Anderson Silva da Rocha
Clemildes Francisca Sena Luz
Daniel Cerqueira
Edna Mono Arajo rica Brando Joselice Dias Coelho
Luis Carlos Batista de Jesus
Sheila Coringa Lemos Garcia
Sara Mamona
Neila Mota
M266
Manual de normas e rotinas da Rede de Bibliotecas do Instituo Federal Baiano/Edio de texto; organizao e ilustraes: Daniel Cerqueira Silva; Ilustraes, Edio de texto Ana Paula Santos Ribeiro et. al... Instituto Federal baiano: Salvador, BA , 2012. 42 p. ; il. 28 cm.
1. Bibliotecas - Administrao 2. Bibliotecas Universitrias Procedimentos 3. Bibliotecas Servios
CDU: 027.7
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APRESENTAO
O manual de procedimentos da rede de Bibliotecas do IFbaiano
(Bibliobaiano) um documento normativo que visa regularizar e unificar
os trabalhos realizados por todos os colaboradores das respectivas
bibliotecas pertencentes a essa Instituio. Esse instrumento se
estabelece como um parmetro para a realizao das atribuies destes
setores com qualidade, buscando assim, oferecer servios de
informao de excelncia para os seus usurios. Dessa forma, esse
manual faz-se importante medida que direciona e unifica todos os
processos de gesto documental, desde a aquisio at a
disponibilizao aos usurios, possibilitando assim, acesso franco ao
conhecimento, que por sua vez, estimular o aprendizado e auxiliar
nas atividades de ensino.
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SUMRIO
1 - INTRODUO _______________________________ 6 2 - ATRIBUIES _______________________________ 8 3 - VERIFICAO ______________________________ 10
3.1 - AQUISIES POR COMPRA_____________________________________ 10 3.2 - AQUISIO POR DOAO______________________________________ 11 3.3 - PERMUTAS___________________________________________________ 11
4 - COLOCAO DE FITILHOS ___________________ 12 5 - CARIMBAGEM______________________________ 15 6 - CLASSIFICAO____________________________ 17 7 - INDEXAO________________________________ 18 8 - CATALOGAO ____________________________ 20
8.1 - CATALOGAO RECUPERADA _________________________________ 20 8.2 - CATALOGAO ORIGINAL _____________________________________ 21 8.3 - DGM_________________________________________________________ 27 8.4 - VINCULAO_________________________________________________ 28
9 - ETIQUETAGEM _____________________________ 30 10 - ORDEM DE ARQUIVAMENTO ________________ 35
10.1 - ORDEM DOS SINAIS UTILIZADOS NA CLASSIFICAO ____________ 36 11 - COMO ORDENAR OS LIVROS NAS PRATELEIRAS_____________________________________________ 38
11.1 - NMERO DE CHAMADA _______________________________________ 38 11.2 - LOCALIZAO_______________________________________________ 39
12 - CIRCULAO _____________________________ 41 12.1 - CADASTRO DE USURIOS_____________________________________ 41 12.2 - EMPRSTIMO________________________________________________ 41 12.3 - DEVOLUO ________________________________________________ 41
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12.4 - RESERVA ___________________________________________________ 42 12.5 - EMPRSTIMO ESPECIAL ______________________________________ 42
13 - INVENTRIO ______________________________ 43 14 - REGRAS DE USO DOS PARMETROS ________ 44 REFERNCIAS ________________________________ 45
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1 - INTRODUO
Elaborado para atender os servidores que trabalham nas bibliotecas do
IF Baiano, o Manual de Procedimentos um documento de livre acesso e que
passar por revises peridicas a fim de que seja mantido seu
aperfeioamento constante. Este documento ter a vantagem de permitir a
padronizao e a continuidade das decises e dos critrios tomados para a
gesto dos servios de bibliotecas desta Instituio como um todo. O seu
contedo tem como objetivo orientar sobre como proceder tecnicamente
com os diversos suportes existentes nas bibliotecas da rede, afim de que
cada um destes receba o seu devido tratamento tcnico necessrio. Mais
especificamente, o propsito deste registro concentra-se em determinar:
1 - Atribuies
2 - A descrio dos procedimentos
3 - A sequncia das operaes
Assim, a seqncia das atividades sero as seguintes:
1-Verificao (compra doao, permuta)
2-Colocao de fitilhos
3-Carimbagem
4-Classificao
5-Indexao
6- Catalogao
7- Etiquetagem
8-Arrumao nas estantes
9- Ordem de arquivamento
10 - Emprstimos
7
7
11 - Reservas
12- Devolues
13- Emprstimo especial
14- Regras de uso dos Parmetros
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8
2 - ATRIBUIES
Em cada uma das bibliotecas que fazem parte da rede do Instituto
Federal Baiano dever existir uma equipe especializada responsvel pela
realizao das rotinas e dos procedimentos de cada unidade. Assim tal
grupo basicamente ser composto de:
Bibliotecrio (a) cuja atribuies so:
Administrar, planejar e coordenar a Biblioteca do seu respectivo campus;
Avaliar as atividades de seleo, aquisio e manuteno da coleo de
todo material bibliogrfico textual e no textual recebido e existente fazendo
valer as diretrizes da poltica de seleo e aquisio;
Classificar, catalogar e preparar tecnicamente o acervo de livros, folhetos e
multimeios referentes sua seo;
Supervisionar todas as etapas de processamento tcnico de acordo com as
indicaes deste procedimento;
Supervisionar todos os procedimentos de circulao de acordo com as
indicaes deste procedimento;
Emitir relatrios quantitativos (estatsticos e produtividade);
Promover aes de disseminao da informao , assim como incentivo a
leitura.
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Auxiliar de processos tcnicos:
Executar os procedimentos de catalogao, carimbagem e etiquetagem
para todos os materiais adquiridos;
Colocao de fitilhos;
Execuo de inventrio;
Dar apoio nas atividades de circulao e demais atividades quando houver
demanda;
Auxiliar de circulao:
Atendimento de usurios
Executar os procedimentos de emprstimo, devoluo, reserva, emprstimo
especial;
Fazer leitura e arrumao de estantes;
Execuo de inventrio;
Dar apoio nas atividades de processos tcnicos e demais atividades quando
houver demanda;
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10
3 - VERIFICAO
Verificao: essa etapa consiste em observar a quantidade e o estado
dos materiais recebidos. Neste procedimento podero ocorrer duas
situaes: a aquisio por compra e a aquisio por doao.
3.1 - AQUISIES POR COMPRA
Este procedimento tem como objetivo verificar se os materiais recebidos
esto de acordo com os itens relacionados nas respectivas notas fiscais.
Para tal necessrio seguir os seguintes passos:
1 Passo: localizar a nota fiscal referente compra;
2 Passo: separar os itens por tipo de suporte;
3 Passo: confrontar cada um dos ttulos recebidos, dos itens j
separados por categoria de suporte, com cada ttulo listado na nota fiscal;
4 Passo: atentar se quantidades de cada ttulo recebido esta de
acordo com as quantidades especificadas na listadas na nota fiscal.
Simultaneamente necessrio observar se os itens no apresentam algum
tipo de dano fsico, sendo necessrio atentar para cada situao em
especfico:
1- Para livros e peridicos: observar capa, dorso, contracapa e o miolo na
parte superior, direita e posterior. Folhear rapidamente as pginas para
checar o interior do material;
2- Checar se o livro possui material acompanhante como: CDS, DVDS,
manuais, mapas e similares e retir-los para que recebam tratamento
parte;
3- CDS e DVDS: abrir cada uma das capas e verificar possveis
arranhes ou qualquer outro dano fsico, realizar o teste do material
para assegurar o funcionamento do mesmo;
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4- No caso de demais mutimeios (mapas, fitas, objetos tridimensionais)
sempre verificar possveis avarias.
Caso seja constatada a ausncia ou troca de algum dos itens, entrar em
contato imediatamente com o setor de compras para que esse contorne a
situao junto ao respectivo fornecedor. Vale ressaltar que nesse caso, a nota
de empenho referente as esses matrias s poder ser faturada assim que o
equvoco for solucionado.
3.2 - AQUISIO POR DOAO
Antes de qualquer coisa, necessrio checar se os materiais doados esto
de acordo com todos os parmetros estabelecidos na poltica de seleo e
aquisio da instituio. Aps isso devero ser seguidos:
1 Passo: separar os materiais recebidos por tipo de suporte;
2 Passo: listar os materiais em ordem alfabtica, sempre respeitando
o tipo de suporte, e inclu-los no termo de doao de materiais;
3 Passo: expedir o termo de doao em duas vias, assinadas pelo
colaborador da biblioteca e pelo doador do material.
3.3 - PERMUTAS
1 Passo: separar os materiais destinados a este procedimento, orden-los
em alfabtica e inclu-los no termo de permuta.
2 Passo: expedir o termo de permuta em duas vias, assinadas pelas partes
que combinaram o procedimento.
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4 - COLOCAO DE FITILHOS
A colocao de fitilhos um procedimento que consiste em implantar
mecanismo de antifurto nos itens do acervo. Para tal, devero ser seguidas
as seguintes etapas:
1 Passo: colocao de um fitilho em pgina aleatria em cada um dos itens
(livros e peridicos).
Exemplo 1:
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Casos especiais
1- Para o caso das brochuras que possurem pginas rasas, colocar o
fitilho por trs da capa dura. Conforme ilustrao a seguir:
Exemplo 2:
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2- Para CDs e DVDs posicionar de acordo com a orientao do
fabricante do fitilho;
3- No caso de folhetos ou qualquer publicao com poucas pginas
(menos de 40) no colocar o fitilho e encaminhar o material para um local
especfico a ser definido pelo bibliotecrio;
4- Importante: neste caso deve-se colocar o fitilho logo aps o livro ter
passado na etapa de verificao, ou seja, os fitilhos precisam ser colocados
imediatamente logo que o mesmo for retirado da caixa.
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5 - CARIMBAGEM
Como o prprio nome diz a carimbagem trata-se da gravao indicativa
da biblioteca atravs de carimbo, afim de que o material seja identificado
como parte integrante do sistema de bibliotecas do IFBaiano. Este
procedimento dever acontecer seguindo os seguintes passos:
1 Passo: carimbar verso da folha de rosto para nmero de tombo
2 Passo carimbo de identificao da Biblioteca:
1- Carimbar anverso da folha de rosto por cima da etiqueta de
cdigo de barras.
2-Carimbar pgina 101 para livros acima de 100 pginas na
parte inferior ou em outra parte em que no houver texto.
3- Para livros at 99 pginas carimbar pgina 51.
4- Carimbar pgina 21 para folhetos.
5- No caso de volumes ou tomos seqnciais, carimbar a pgina
do primeiro intervalo de 100, escolhendo a mpar, seguindo o seguinte
principio: 101ou 201ou 301...
Obs.1: para realizar essas duas etapas utilizar um carimbo que contenha a
indicao do Instituto Federal Baiano com respectivo campus e um espao
destinado a colocao do nmero de tombo para cada livro. Atentar para a
posio do carimbo que prioritariamente dever ser nos cantos ou nas
bordas dos livros de forma que a leitura do material no seja prejudicada.
3 Passo: carimbar o livro na parte superior e inferior do miolo.
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Exemplo 4:
Exemplo 5:
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Obs.2: neste caso, utilizar um carimbo de dimenso pequena que contenha
apenas a indicao do Instituto Federal e do respectivo campus.
Obs.3: no caso dos livros finos ou folhetos, desconsiderar o 3 passo.
6 - CLASSIFICAO
Segundo o Glossrio de Biblioteconomia do Programa Sociedade da
Informao (2002) classificao definida como: ato de agrupar objetos ou
conceitos de mesma natureza (atravs de relaes hierrquicas) e entre
diferentes classes (atravs de relaes associativas).. Nas bibliotecas a
classificao tem por objetivo reunir fisicamente documentos de assunto
semelhante. Ou seja, logo aps o livro ter sido carimbado o mesmo dever
receber sua respectiva classificao. Para tal ser necessrio seguir as
seguintes etapas:
1 Passo: definir a classificao para o material em questo segundo a edio
mais atualizada da Classificao Decimal Universal (CDU).
2 Passo: escrever a lpis a notao referente no verso da folha de rosto do
livro, no caso de no haver folha de rosto ou qualquer outra situao eu
impea a o aproveitamento dessas, utilizar a primeira folha que anteceder o
sumrio, ou qualquer outra folha que imediatamente anteceda a parte
textual do material. No caso de vrios exemplares do mesmo ttulo, o
exemplar escolhido para a indicao da classificao ser tambm o
exemplar de consulta.
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Obs.1: Para a classificao de CDS e DVDS repetir o mesmo procedimento,
mas, no entanto a classificao deve ser colocada na parte inferior do verso
da capa do material.
O material classificado dever ser encaminhado para a catalogao no
sistema de gesto de Bibliotecas.
7 - INDEXAO
Segundo F. W. Lancaster (2004), a indexao de assuntos :
normalmente feita visando a atender s necessidades de determinada
clientela, ou seja, preciso que se tome uma deciso no somente quanto ao
que tratado no documento, mas por que ele se reveste de provvel
interesse para determinado grupo de usurios.
Em termos gerais um procedimento que consiste em extrair termos
representativos (palavraschave) de forma que os materiais indexados sejam
recuperados de forma mais proveitosa. Nesta fase sero realizadas as
seguintes etapas:
1 Passo: Designar pelo menos 3 ou mais palavras chaves, correspondentes
ao contedo dos materiais, e anot-las no verso da folha de rosto, abaixo
da inscrio da classificao.
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A composio das palavras chaves dever ser sempre partindo do geral
para o particular e podero ser usados dois ou trs termos compostos:
Exemplo 1 - Dois termos: Brasil - Economia
Exemplo 2 - Trs termos: Brasil - Economia - Bovinocultura
Obs.: Para a indexao de CDS e DVDS repetir o mesmo procedimento,
mas, no entanto deve a mesma deve ser colocada na parte inferior do verso
da capa do material.
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8 - CATALOGAO
A catalogao consiste na descrio dos dados bibliogrficos
associados a um documento com o objetivo de identificar o mesmo para uma
posterior recuperao. Para a concretizao dessa descrio sero utilizadas
as ISBDs (International Standard Bibliograph Description ) que neste caso
sero as AACR2 vigente. Esses padres estabelecem os elementos
necessrios para exibir e identificar um documento, assim como estabelecer
sua ordem de arquivamento. A Catalogao dos materiais integrantes da
rede de bibliotecas do IF Baiano devero ser catalogados conforme software
especfico, que utilize o formato UNIMARC. Essa linguagem possui cdigos
internacionais que permitem a legibilidade de dados bibliogrficos
registrados em suporte eletrnico, o que por sua vez torna possvel, o
intercmbio de dados com as instituies afins, conforme o padro
internacional ISO 2709.
Assim, atravs da insero de dados e procurou-se estabelecer um
modelo de MARC padro com campos delimitados dentro de um formato
especfico de ficha, conforme se segue:
8.1 - CATALOGAO RECUPERADA
1- Pesquisar o material na rede de catalogao cooperativa;
Ateno: antes de fazer qualquer catalogao necessrio checar se o material j est cadastrado
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2- Fazer a importao da ficha;
3- Fazer a edio da ficha de acordo com modelo padro;
4- Finalizar a ficha ;
5- Fazer a incluso dos exemplares;
6- Impresso de etiquetas.
8.2 - CATALOGAO ORIGINAL
Para os casos de catalogao original, preencher os campos do MARC
obedecendo s regras vigentes da AACR2 OU RDA. Desta forma, segue
abaixo os campos que iro formar a ficha-padro utilizada para a
catalogao:
CAMPOS DO MARC MAIS USADOS NA CATALOGAO
CAMPO IDENTIFICAO INDICADORES
1 2
OBSERVAES
008 Tamanho fixo - - Preencher todos os campos possveis
020 ISBN - - Preencher o campo sem intervalos , apenas
com nmeros
021 ISSN Preencher o campo sem intervalos , apenas
com nmeros
041 Idioma Usar este campo para idiomas que no for o
Ateno: Sempre priorizar os acervos incompletos para iniciar a catalogao original
22
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portugus
080 Classificao CDU 1 #
090 Nmero de
Chamada
Sub campo $a Nmero de
classificao
Sub campo $b Notao de autor Logo aps a notao de autor colocar a
primeira letra do ttulo do livro
Sub campo $c Edio Utilizar esse subcampo apenas a partir da 2
edio
100 Autor pessoal 1 0
110 Autor Entidade 2 #
111 Autor Evento 2 #
245 Ttulo Uniforme
Sub campo $a * *
* Se a entrada pelo autor o primeiro
indicador 1 e o segundo o numero de
caracteres a desprezar.
* Se a entrada pelo titulo o primeiro
indicador 0 e o segundo o numero de
caracteres a desprezar.
Sub campo $h DGM Utilizar apenas para o casos de materiais
especiais
Sub campo $b Sub - Ttulo Sempre precedido de dois pontos :
Sub campo $c Indicao de
responsabilidade
Sempre precedido de barra /
246 Ttulo variante Colocar por extenso quando um titulo vem
abreviado , ou em nmero, etc.
Ex: 1000 exerccios, coloca Mil exerccios.
250 Edio
260 Imprenta
Sub campo $a Local de
23
23
Publicao
Sub campo $b Editora
Sub campo $c Ano da publicao
300 Descrio Fsica
Sub campo $a Pginas ou
volumes
Quando o material possuir mais de um
volume, indicar apenas o nmero dos
volumes no lugar das pginas.
Sub campo $b Ilustraes
Sub campo $c Tamanho Comprimento em cm
440 Srie 1 0 Indicador 0 = ttulo no desdobrado indica
que a srie no ter entrada secundria.
Indicador 1 = Ttulo desdobrado
Indica que os campos 800-830 faro parte do
registro bibliogrfico, para fornecer a entrada
secundria de srie.
Sub campo $v Volume ou
nmero
seqencial da
srie
500 Notas Gerais
502 Nota de Tese ou
Dissertao
505 Nota de
Contedo
600 Assunto Pessoa 0 4 Indicador 0 = Prenome
constitudo de palavras, frases, iniciais, letras
separadas ou numerais em ordem direta.
Indicador 1 = Sobrenome
Indica que a forma de entrada pelo
sobrenome, na forma invertida
(sobrenome, nome) ou nome(s) conhecidos
como sobrenome. Na dvida se um nome
pode ou no ser um sobrenome, informamos
24
24
na posio do indicador 0
Obs.: O indicador pode variar de acordo com cada
situao.
610 Assunto Entidade
1 4
Indicador 1 = nome da jurisdio
indica que a entrada um nome geogrfico
ou de lugar que identifica uma entidade
eclesistica ou que uma entidade, cidade,
ou ttulo de publicao subordinada a um
lugar.
Indicador 4 = Fonte no especificada. Indica
que o assunto de uma lista controlada, mas
no pode ser especificado pelos indicadores
0-3, 5-6, ou no subcampo $2. Utilizar o campo
653 - Termo no controlado - para termos
no controlados.
Obs.: O indicador pode variar de acordo com cada
situao
611 Assunto evento 0 2 Indicador 0 = Nome invertido (Pr AACR2)
Indica que a entrada do evento comea com
um nome pessoal na ordem invertida
(sobrenome, nome).
Indicador 2 = Indica que o nome do evento
informado na ordem direta, podendo conter
informaes entre parnteses ou ainda
acrnimos ou siglas.}
Utilizar o 2 para indicar, tambm, nomes de
conferncias iniciados com sobrenome
pessoal, nome pessoal na ordem direta, no
invertida, ou contendo um outro nome
pessoal.
Informar ainda os eventos em que o lugar faz
parte integrante do nome ou quando ele,
evento, qualificado pelo nome de um lugar.
Obs.: O indicador pode variar de acordo com cada
situao
697 Assunto Livre # # Aqui os assuntos so seqenciais, basta
apenas acrescentar os nmeros de assuntos
da indexao de forma gradual no campo
ordem.
25
25
700 Entrada
secundria para
autores ou
colaboradores
1 #
Indicador 1 = Indica que a forma de entrada
do autor pelo seu sobrenome, na forma
invertida - (sobrenome, nome) ou nome(s)
conhecidos como sobrenome.
Na dvida se um nome pode ou no ser um
sobrenome, informar na posio do indicador
0.
710 Entrada
secundria para
entidade
2 #
Indicador 2 = Nome na ordem direta Indica
que o nome da Entidade est na ordem
direta. O cabealho pode conter explicativos
entre parntesis, acrnimo ou siglas.
Entrar aqui tambm as entidades que iniciam
com um sobrenome, um nome pessoal em
ordem direta (no invertida), ou contendo um
nome pessoal como elemento de entrada.
Informar tambm aqui os nomes de
entidades que tem o nome do lugar fazendo
parte integrante de seu nome.
711 Entrada
secundria para
evento
2 # Nome na ordem direta
Indica que o nome da conferncia
informado na ordem direta, pode conter
informaes entre parnteses ou ainda
acrnimos ou siglas
Entrar aqui, tambm, nomes de conferncias
que iniciam com um sobrenome, um nome
pessoal na ordem direta, no invertida, ou
contendo um nome pessoal como elemento
de entrada. Informar tambm aqui os eventos
em que o lugar faz parte integrante de seu
nome ou quando ele, evento, qualificado
pelo nome de um lugar.
852 Localizao # # Preencher com a sigla do campus
26
26
Exemplo de ficha padro em formato MARC (livros e peridicos):
CAMPO
INDICADORES
1 2
DESCRIO
008 101119s2010 rsb# f## #000 0dpor#d
020 $a 9788560776733
080 1 0 $a 94(81)
090 $a 94(81) $b D671b
100 1 0 $a Domingos, Charles Sidarta Machado
245 1 2
$a O Brasil e a URSS na Guerra fria : $b a poltica externa
independente na imprensa gaucha /$c Charles Sidarta
Machado Domingos ; apresentao de Carla Brandalise ;
prefacio de Cesar Augusto Barcellos Guazzelli
260 $a Porto Alegre : $b Suliani Letra e Vida, $c 2010.
300 $a 223 p. 504 $a Inclui bibliografia.
697 $a Guerra fria - Brasil
697 $a Governo Joao Goulart, 1961-1964
700 1 0 $a Brandalise, Carla.
700 1 0 $a Guazzelli, Cesar Augusto Barcellos
852 1 0 $a IFGBI
856 4
$a /home/apache-tomcat-6.0.33/webapps/pergaArquivos
$bhttp://pergamum.ifbaiano.edu.br:8080/pergaArquivos/
000000/0000000b.jpg $d 000000 $f 0000000b.jpg $s
10114 $z Imagem $u
http://pergamum.ifbaiano.edu.br:8080/pergaArquivos/00
27
27
0000/0000000b.jpg
930 $a 15 $b Apr 29 2011 5:01PM
930 $a 15 $b Apr 29 2011 5:01PM
930 $a 15 $b Dec 26 2011 8:20AM
8.3 - DGM
A DGM (Descrio Geral de Materiais) serve para identificar todos os suportes
que no sejam papel impresso (multimeios). Para a catalogao especfica
desses suportes sero seguidos os seguintes procedimentos:
1 Passo: fazer o preenchimento dos campos bsicos (008 -100) at o sub-
campo 245 c, aps isso abrir o campo 245, no sub-campo h.
2 Passo: no campo 245 escolher o tipo de suporte que estiver de acordo
com o material.
3 Passo: preencher demais campos normalmente
ATENO: O DGM colocado aps o titulo e antes do subttulo, no campo 245h. Nesse caso a ordem dessa forma:
28
28
Ordem do campo 245 para multimeios
1 - 245 a Titulo
2 - 245 h DGM
3 - 245 b Subttulo
4 - 245 c Autoridades
Obs.: no caso do material no existir na tabela dinmica ser necessrio
cadastrar a nova categoria em parmetros.
8.4 - VINCULAO
Esta etapa refere-se identificao do material j catalogado atravs da
anexao da imagem de sua prpria capa no seu respectivo acervo. Desta
forma considera-se que:
1- Deve ser colocada a imagem da capa do livro ou peridico da mesma
edio e ano da imagem do material cadastrado.
2- Preferencialmente dever ser escolhida a imagem com a melhor
definio possvel (evitar o uso de imagens pixelizadas ou com baixa
definio)
3- Caso no seja possvel adquirir a imagem do material, o cadastro
dever ser concludo sem este recurso
Orientaes para vincular (anexar as imagens das capas nos livros , CDs
DVDs e afins aos respectivos cadastros)
1 Pesquisar a capa do material, constatando que se trata da mesma
edio e ano daquela que ser cadastrada;
2 Fazer o download da imagem e salva-la em um diretrio conhecido;
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29
3 Realizar o cadastro do material normalmente obedecendo todos os
campos , sem salvar atravs da opo Atualizar Acervo;
4 Abrir o link Vnculos;
5 Dentro dessa seo marcar a opo Capa/ Imagem;
6 No campo Vincular marcar opo Selecionar arquivo;
7 Ir ao diretrio em que foi salva a imagem;
8 Escolher a imagem dentro do diretrio;
9 Depois que aparecer o diretrio definido no campo do espao
Vincular;
10 Finalizar a operao no link Gravar na parte superior da tela.
Observaes gerais de catalogao:
1-Toda a catalogao dever ser feita em letras minsculas (excetuando-
se os nomes-prprios) com ortografia correta, respeitando-se os sinais
grficos da lngua portuguesa.
2-No caso de livros que estejam cadastrados na base, mas que possuam
edio maior ou menor do que a que se pretende cadastrar, fazer o
RECOM (catalogao recuperada)
3-Para o caso de exemplares da mesma edio, com o mesmo ano e j
existentes na base, fazer apenas a incluso.
4-Abrir novo acervo para livros de edies diferentes, ainda que possuam
mesmo ttulo.
5-A depender, podero ser includos campos especficos do MARC.
6 No caso dos exemplares de consulta, utilizar o campo informao adicional encontrada na
aba exemplares, preenchendo-a com a informao CONSULTA escrita em caixa alta.
30
30
9 - ETIQUETAGEM
Procedimento que consiste na afixao das etiquetas que iro
identificas os itens do acervo. Neste caso ficaro definidos aqui, quais os
tipos de etiqueta, assim como as respectivas quantidades e posies onde
estas sero colocadas. Assim considera-se que sero utilizados dois trs
tipos de etiquetas:
1 - Uma etiqueta autocolante de 25,4 x 66,7 mm que dever ser colocada
na parte inferior da folha de rosto dos materiais impressos (livros e
peridicos)
Exemplo 6:
31
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2- Uma etiqueta autocolante de 33,9 x 101,6 mm que dever ser colocada
na parte inferior da capa do livro , com 1 cm de altura em relao ao a
borda . Aqui dever ser tomado cuidado para que o nmero de chamada
fique exposto no dorso do livro, caso o material seja volumoso fazer com
que o nmero de chamada fique exposto na parte frontal do dorso.
Exemplo 7:
3- Etiqueta de consulta para identificar os materiais destinados para este
fim. Essa identificao dever ser na cor vermelha, redonda com 19
mm de dimetro. A mesma dever ser colocada no centro do dorso
livro, por cima da etiqueta, acima do nmero de chamada.
32
32
Obs. Modelos de etiquetas descritos acima, 25,4 x 66,7 mm e 33,9 x
101,6 mm correspondem, respectivamente, aos valores 53 e 54 do
sistema de gesto de bibliotecas utilizados atualmente no IFBaiano.
Exemplo 8:
33
33
4- Para o caso de CDS e DVDS devero ser utilizados os mesmos
modelos de etiquetas , sendo que dever ser colocada uma etiqueta na
parte inferior da capa do material a 1 cm do limite da borda, e outra
etiqueta colada na prpria mdia na parte superior da mesma.
Exemplo 9:
34
34
5- Para os demais materiais dever ser colocada pelo menos uma das
etiquetas de identificao, onde ser utilizada aquela mais condizente
com a dimenso do material em questo. Aqui tambm dever vir a
etiqueta de identificao de consulta.
Importante: para a composio das etiquetas sero consideradas as
seguintes informaes:
1- Classificao CDU
2- Notao de autor
3- Primeira letra do ttulo
4- Edio, se no for a primeira
5- Nmero do volume
6- Nmero do exemplar
Exemplo de etiqueta de lombada
159.9
B245a
2.ed.
V.1 Ex.2
35
35
10 - ORDEM DE ARQUIVAMENTO
Os acervos das bibliotecas da rede IF Baiano so organizadas segundo
o sistema de classificao decimal universal. A CDU um esquema
internacional de classificao documental baseado na subdiviso de quase
todas as reas do conhecimento em 10 classes principais. Alm das tabelas
principais que subdividem os assuntos de forma hierrquica, esse sistema
composto tambm pelos uso de sinais e pelas tabelas auxiliares.
Classes Gerais da CDU
0 Generalidades. Cincia e Conhecimento. Organizao. Informao. Documentao.
Biblioteconomia. Instituies. Publicaes.
1 Filosofia. Psicologia.
2 Religio. Teologia.
3 Cincias Sociais. Estatstica. Poltica. Economia. Comrcio. Direito. Administrao. Assistncia
social. Seguro. Educao. Folclore.
5 Matemtica. Cincias Naturais.
6 Cincias Aplicadas. Medicina. Tecnologia.
7 Artes. Belas-artes. Recreao. Diverses. Esportes.
8 Linguagem. Lingstica. Literatura.
9 Geografia. Biografia. Histria.
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36
10.1 - ORDEM DOS SINAIS UTILIZADOS NA CLASSIFICAO
Os sinais ligam assuntos relacionados ou os subdividem em
hierarquias. Podem indicar tambm a lngua do documento, forma de
apresentao, tempo e ponto de vista. A ordem de arquivamento dos
smbolos da CDU baseia-se na progresso do geral para o particular.
SINAIS USO EXEMPLO
+ Sinal do
coordenao (adio)
Liga dois ou mais nmeros separados (no-
consecutivos) da CDU para indicar um assunto
composto para o qual no exista um nmero simples.
622+669 Minerao e Metalurgia.
/
Sinal de extenso
(Barra oblqua)
Liga o primeiro e o ltimo de uma srie de nmeros
consecutivos da CDU para indicar um assunto amplo ou
uma srie de conceitos na ordem da CDU.
641/642 Alimentos. Preparao
de alimentos e Refeies.
Nmero
simples Principal Contm um nico assunto. 004 Informtica
: Sinal de relao
(dois pontos) Indicam uma relao entre
dois ou mais assuntos. 17:7
tica em relao com a arte.
:: Dois pontos
duplos
Podem ser empregados para fixar a ordem dos nmeros
componentes em um nmero composto.
575::576.3 Citogentica.
[ ] Sinal de sub-
agrupamento
algbrico
(colchetes)
utilizado para identificar o
assunto principal dentro de
uma combinao complexa
de nmeros da CDU, onde
dois ou mais nmeros so
ligados pelo sinal de
coordenao (+), extenso
(/) ou relao (:)
31:[622+669](485)
Estatsticas de minerao e
metalurgia na Sucia (o auxiliar considera 622+669 como uma
unidade
* Asterisco Introduz uma notao que
no corresponde a um nmero autorizado da CDU.
622.341.1*Fe2O3 Minerao da
hematita vermelha.
A/Z Especificao
alfabtica
Especificao feita diretamente em ordem
alfabtica por nomes prprios (ou suas
abreviaturas) e acrnimos.
622.341.1GOE Minrio de ferro
nominado: goethita.
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37
AUXILIARES COMUNS USO EXEMPLO
= Igual Indica a lngua ou a forma lingstica de um
documento.
53(035)=111 Manual de fsica em ingls.
(0...) Forma Indica o formato ou a apresentao dos
documentos.
54(038) Dicionrios de qumica.
(1/9) Geogrfico Indica o mbito geogrfico,
localizao ou outro aspecto espacial de um assunto.
331.2(44) Salrios na Frana.
(=...) Grupos tnicos,
raa, nacionalidade
Indica os aspectos de nacionalidade e tnicos de
um assunto. 398(=81/=82)
Folclore norte-amerndio.
... Tempo Indica a data, o momento ou
perodo de tempo de um assunto.
342.21988 Constituio de 1988.
-0... Hfen zero Indica o material ou
elemento que constitui os objeto ou produto.
616-03 Medicamentos.
-05 Pessoas,
caractersticas pessoais
Indicam as pessoas e suas caractersticas.
324-051 Eleitores, votantes.
AUXILIARES ESPECIAIS USO EXEMPLO
-1/-9 Hfens -1/-9
Tm funo principalmente analtica ou diferenciadora,
servindo para indicar elementos, componentes,
propriedades e outros detalhes do assunto.
622.341.1-78
Dispositivos e medidas de proteo na
minerao de minrio de ferro.
.01/.09 Ponto zero
Subdiviso auxiliar especial. Indicam conceitos que se
repetem, tais como aspectos relativos a estudos,
atividades, processos, operaes, instalaes e
equipamento.
65.01
Mtodos e metodologia. Teoria e
prtica da organizao.
Apstrofo
Tem funo sinttica ou integradora, indicando
assuntos compostos por meio de notao composta.
8136 Gramtica
Adaptado de : http://www.esucri-univer.com.br/siteesucri/localizarlivro.htm, 2011
38
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11 - COMO ORDENAR OS LIVROS NAS PRATELEIRAS
11.1 - NMERO DE CHAMADA
O nmero de chamada uma espcie codificao composta por algumas
notaes que juntas indicam um local especfico (um endereo) onde o livro
ser alocado. A leitura destes cdigos serve tanto para a guarda quanto
para fazer a recuperao dos materiais nas estantes.
Aqui, seguem as notaes que sero utilizadas:
1) - nmero que corresponde ao assunto da obra na tabela de classificao
CDU;
2) - nmero que corresponde ao autor da obra, antecedido da primeira letra
do sobrenome do autor e precedido da primeira letra do ttulo;
3) - lngua do texto se for uma traduo;
4) - edio se no for a primeira;
5) - volume da obra, se pertencer a uma coleo;
6) - nmero do exemplar.
Exemplo na etiqueta da lombada:
1) assunto da obra 542.2
2) sobrenome do autor,
nmero do autor e letra do
ttulo
M259p
3) obra traduzida =690
4) edio 5.ed.
5) volume v.2
6) exemplar ex.2
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39
11.2 - LOCALIZAO
A localizao do material na estante baseado na ordem da subdiviso
hierrquica dos algarismos arbicos. Ou seja, obedece-se a ordem crescente
dos nmeros juntamente com as subdivises respectivas, sempre saindo dos
nmeros simples para os compostos, da esquerda para a direita.
Exemplo:
Adaptado de : http://www.esucri-univer.com.br/siteesucri/localizarlivro.htm, 2011
Ordem na estante
562/569
A848p
562
B269i
563.1
D251p
563.1
E253o
564.323
M116c
57
N122c
Barra
consecutiva
Nmero
Simples
Numero
composto
Numero
composto
Numero
composto
Nmero simples
1 sinal da
CDU
Classe
coordenada
Classe
subordinada
Classe
subordinada,
prevaleceu a
ordem
alfabtica da
notao de
autor
Prevaleceu
a classe
subordinada
mais
extensa e
de maior
valor.
Prevaleceu o
numero simples
de maior valor
40
40
Levando-se em conta o raciocino anterior possvel visualizar a seguinte
hierarquia
5 56 561 561.4
57 57.01 61 711
Arquivamento do livro na estante (da esquerda para a direita)
Adaptado de : http://www.esucri-univer.com.br/siteesucri/localizarlivro.htm, 2011
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12 - CIRCULAO
12.1 - CADASTRO DE USURIOS
Para o cadastramento de usurios devero ser preenchidos basicamente os
seguintes campos do sistema:
1-Nome do usurio
2- RG
3- CPF
4-Endereo completo (bairro, nmero e CEP)
5- Telefone fixo
6-Celular
7- E-mail
6- Outras informaes adicionais
7- Tirar a foto padro trs x4 ou semelhante do usurio atravs da Web Cam
, para que a mesma seja anexada no cadastro.
Obs.: Aqui os procedimentos devero ser seguindo conforme treinamento
realizado para uso do software de gesto de bibliotecas.
12.2 - EMPRSTIMO
1-Estar de posse com o material escolhido para o emprstimo
2-Desmagnetizar o material
3-Realizar emprstimo conforme procedimentos do software de gesto de
acervo, sem perder de vista a digitao da senha o usurio.
4- Emitir uma via do boleto de emprstimo
12.3 - DEVOLUO
Para devoluo seguir as seguintes etapas:
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1 - Checar o estado fsico do material (verificar se o mesmo possui rasgos ,
amasso ou outras avarias)
2 - Fazer devoluo conforme procedimentos do sistema de gesto de acervo
3 - Emitir uma via do boleto de devoluo do material
12.4 - RESERVA
Esse procedimento dever ser feito pelo prprio usurio no endereo
eletrnico da biblioteca, neste caso o solicitante da reserva dever proceder
conforme orientao do fabricante do software de gesto do acervo.
12.5 - EMPRSTIMO ESPECIAL
Neste caso o emprstimo tambm ser feito atravs do software de gesto
acervo e acontecer de acordo com os parmetros estabelecidos no
regulamento unificado das bibliotecas do instituto federal de educao,
cincia e tecnologia baiano.
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13 - INVENTRIO
O inventrio consiste confrontar os nmeros de itens reais do acervo com os
registros quantitativos feitos anteriormente. Aproveita-se essa ocasio
tambm para checar as condies fsicas dos itens do acervo, assim como
rastrear e recolocar aqueles que estejam fora da sua localizao exata.
Assim devero ser realizados os seguintes passos:
1- Imprimir uma listagem geral dos itens do acervo;
2- Subdividir a listagem geral por rea do conhecimento de forma a se obter
sublistas menores;
3- Realizar leitura de estantes checando as quantidades de exemplares por
ttulo, observando localizao de cada um dos itens conforme sublistas;
4- Recolocar os materiais em locais errados em ordem de classificao;
5 - Verificar possveis extravios de itens do acervo e fazer registro em
sistema de gesto de acervo;
6 - Identificar e recolher os materiais que precisam ser reparados e fazer
registro em sistema de gesto de acervo;
7 - Checar possveis problemas nas etiquetas dos itens do acervo.
Esse procedimento dever ser feito anualmente no perodo de frias entre os
meses de dezembro e janeiro, ou no recesso do segundo semestre entre os
meses de maio e junho. Vale ressaltar que durante este perodo a Biblioteca
ter os seus servios suspensos at que tal procedimento seja concludo.
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14 - REGRAS DE USO DOS PARMETROS
Parmetros uma seo que controla todas as aes do software de
gesto de acervos , desta forma faz-se necessrio tomar toda cautela
possvel ao se manusear essa seo. Com o intuito de preservar a
regularidade do sistema assim, como a integridade das suas funcionalidades
importante seguir as seguintes recomendaes:
1- Eleger uma pessoa faa o pr-atendimento que exclusivamente opere
esse mdulo
2- Fazer registro de todas as alteraes realizadas atravs da central de
atendimento do fornecedor do software de automao de biblioteca.
Neste caso, os chamados referentes s dvidas, inconsistncias ou
falhas dos sistemas podero ser abertos diretamente pelos
colaboradores.
Observaes gerais
1- Todo e qualquer material pertencente a rede de bibliotecas do IF
Baiano s poder ser disponibilizada , para qualquer que seja o uso,
unicamente aps de passado por todas as etapas contidas nesse
procedimento;
2- Este manual de procedimentos dever ser reviso pelo menos
anualmente pela equipe de bibliotecrios do IF Baiano.
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REFERNCIAS
Afinal o que inventrio. Disponvel em:
http://cabiblioici.blogspot.com/2011/02/informacao-afinal-o-que-e-
inventario.html?zx=504b3369bed4868a . Acesso em: 10/01/2012
BRASIL. Ministrio da Educao. Glossrio de Biblioteconomia do Programa
Sociedade da Informao. Braslia: MEC, 2002.
Localizar Livro. Disponvel em: http://www.esucri-
univer.com.br/siteesucri/localizarlivro.htm. Acesso em: 10/01/2012.
MOSER,E. Maria, CASAS J. Cristina, LEMOS M. Genoveva. O inventrio do
acervo parcial do sistema integrado de bibliotecas da biblioteca universitria
da universidade regional de Blumenau (furb): relato de experincia. Revista
Digital de Biblioteconomia e Cincia da Informao, Campinas, v.6, n. 1,
p.84-100, jul/dez. 2008.
PONTFICE UNIVERSIDADE DO RIO DE JANEIRO. MARC 21: formato
bibliogrfico. Disponvel em: http://www.dbd.puc-
rio.br/MARC21/conteudo.html. Acesso em: 10/01/2012
SANTOS, Luciana Silva (org.) Manual de normas e rotinas da Biblioteca
Central Julieta Carteado. Feira de Santana: Universidade Estadual de Feira de
Santana UEFS, 2006.