Manual de Proced i Mentos

2

Manual de Normas e rotinas da Rede BIBLIOBAIANO

Salvador

2012

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Instituto Federal Baiano

Reitor: Sebastio Edson Moura

Pr Reitoria de Ensino (PROEN)

Pr Reitora de Ensino: Rosangela Maria de Sales Mota

Diretoria de Gesto e Apoio ao Ensino (DGAE)

Diretor de Ensino: Jos Henrique Dias

Organizao e ilustraes: Daniel Cerqueira Silva

Edio de Texto :

Ana Paula Santos Ribeiro

Anderson Silva da Rocha

Clemildes Francisca Sena Luz

Daniel Cerqueira

Edna Mono Arajo rica Brando Joselice Dias Coelho

Luis Carlos Batista de Jesus

Sheila Coringa Lemos Garcia

Sara Mamona

Neila Mota

M266

Manual de normas e rotinas da Rede de Bibliotecas do Instituo Federal Baiano/Edio de texto; organizao e ilustraes: Daniel Cerqueira Silva; Ilustraes, Edio de texto Ana Paula Santos Ribeiro et. al... Instituto Federal baiano: Salvador, BA , 2012. 42 p. ; il. 28 cm.

1. Bibliotecas - Administrao 2. Bibliotecas Universitrias Procedimentos 3. Bibliotecas Servios

CDU: 027.7

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APRESENTAO

O manual de procedimentos da rede de Bibliotecas do IFbaiano

(Bibliobaiano) um documento normativo que visa regularizar e unificar

os trabalhos realizados por todos os colaboradores das respectivas

bibliotecas pertencentes a essa Instituio. Esse instrumento se

estabelece como um parmetro para a realizao das atribuies destes

setores com qualidade, buscando assim, oferecer servios de

informao de excelncia para os seus usurios. Dessa forma, esse

manual faz-se importante medida que direciona e unifica todos os

processos de gesto documental, desde a aquisio at a

disponibilizao aos usurios, possibilitando assim, acesso franco ao

conhecimento, que por sua vez, estimular o aprendizado e auxiliar

nas atividades de ensino.

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SUMRIO

1 - INTRODUO _______________________________ 6 2 - ATRIBUIES _______________________________ 8 3 - VERIFICAO ______________________________ 10

3.1 - AQUISIES POR COMPRA_____________________________________ 10 3.2 - AQUISIO POR DOAO______________________________________ 11 3.3 - PERMUTAS___________________________________________________ 11

4 - COLOCAO DE FITILHOS ___________________ 12 5 - CARIMBAGEM______________________________ 15 6 - CLASSIFICAO____________________________ 17 7 - INDEXAO________________________________ 18 8 - CATALOGAO ____________________________ 20

8.1 - CATALOGAO RECUPERADA _________________________________ 20 8.2 - CATALOGAO ORIGINAL _____________________________________ 21 8.3 - DGM_________________________________________________________ 27 8.4 - VINCULAO_________________________________________________ 28

9 - ETIQUETAGEM _____________________________ 30 10 - ORDEM DE ARQUIVAMENTO ________________ 35

10.1 - ORDEM DOS SINAIS UTILIZADOS NA CLASSIFICAO ____________ 36 11 - COMO ORDENAR OS LIVROS NAS PRATELEIRAS_____________________________________________ 38

11.1 - NMERO DE CHAMADA _______________________________________ 38 11.2 - LOCALIZAO_______________________________________________ 39

12 - CIRCULAO _____________________________ 41 12.1 - CADASTRO DE USURIOS_____________________________________ 41 12.2 - EMPRSTIMO________________________________________________ 41 12.3 - DEVOLUO ________________________________________________ 41

6

12.4 - RESERVA ___________________________________________________ 42 12.5 - EMPRSTIMO ESPECIAL ______________________________________ 42

13 - INVENTRIO ______________________________ 43 14 - REGRAS DE USO DOS PARMETROS ________ 44 REFERNCIAS ________________________________ 45

6

6

1 - INTRODUO

Elaborado para atender os servidores que trabalham nas bibliotecas do

IF Baiano, o Manual de Procedimentos um documento de livre acesso e que

passar por revises peridicas a fim de que seja mantido seu

aperfeioamento constante. Este documento ter a vantagem de permitir a

padronizao e a continuidade das decises e dos critrios tomados para a

gesto dos servios de bibliotecas desta Instituio como um todo. O seu

contedo tem como objetivo orientar sobre como proceder tecnicamente

com os diversos suportes existentes nas bibliotecas da rede, afim de que

cada um destes receba o seu devido tratamento tcnico necessrio. Mais

especificamente, o propsito deste registro concentra-se em determinar:

1 - Atribuies

2 - A descrio dos procedimentos

3 - A sequncia das operaes

Assim, a seqncia das atividades sero as seguintes:

1-Verificao (compra doao, permuta)

2-Colocao de fitilhos

3-Carimbagem

4-Classificao

5-Indexao

6- Catalogao

7- Etiquetagem

8-Arrumao nas estantes

9- Ordem de arquivamento

10 - Emprstimos

7

7

11 - Reservas

12- Devolues

13- Emprstimo especial

14- Regras de uso dos Parmetros

8

8

2 - ATRIBUIES

Em cada uma das bibliotecas que fazem parte da rede do Instituto

Federal Baiano dever existir uma equipe especializada responsvel pela

realizao das rotinas e dos procedimentos de cada unidade. Assim tal

grupo basicamente ser composto de:

Bibliotecrio (a) cuja atribuies so:

Administrar, planejar e coordenar a Biblioteca do seu respectivo campus;

Avaliar as atividades de seleo, aquisio e manuteno da coleo de

todo material bibliogrfico textual e no textual recebido e existente fazendo

valer as diretrizes da poltica de seleo e aquisio;

Classificar, catalogar e preparar tecnicamente o acervo de livros, folhetos e

multimeios referentes sua seo;

Supervisionar todas as etapas de processamento tcnico de acordo com as

indicaes deste procedimento;

Supervisionar todos os procedimentos de circulao de acordo com as

indicaes deste procedimento;

Emitir relatrios quantitativos (estatsticos e produtividade);

Promover aes de disseminao da informao , assim como incentivo a

leitura.

9

9

Auxiliar de processos tcnicos:

Executar os procedimentos de catalogao, carimbagem e etiquetagem

para todos os materiais adquiridos;

Colocao de fitilhos;

Execuo de inventrio;

Dar apoio nas atividades de circulao e demais atividades quando houver

demanda;

Auxiliar de circulao:

Atendimento de usurios

Executar os procedimentos de emprstimo, devoluo, reserva, emprstimo

especial;

Fazer leitura e arrumao de estantes;

Execuo de inventrio;

Dar apoio nas atividades de processos tcnicos e demais atividades quando

houver demanda;

10

10

3 - VERIFICAO

Verificao: essa etapa consiste em observar a quantidade e o estado

dos materiais recebidos. Neste procedimento podero ocorrer duas

situaes: a aquisio por compra e a aquisio por doao.

3.1 - AQUISIES POR COMPRA

Este procedimento tem como objetivo verificar se os materiais recebidos

esto de acordo com os itens relacionados nas respectivas notas fiscais.

Para tal necessrio seguir os seguintes passos:

1 Passo: localizar a nota fiscal referente compra;

2 Passo: separar os itens por tipo de suporte;

3 Passo: confrontar cada um dos ttulos recebidos, dos itens j

separados por categoria de suporte, com cada ttulo listado na nota fiscal;

4 Passo: atentar se quantidades de cada ttulo recebido esta de

acordo com as quantidades especificadas na listadas na nota fiscal.

Simultaneamente necessrio observar se os itens no apresentam algum

tipo de dano fsico, sendo necessrio atentar para cada situao em

especfico:

1- Para livros e peridicos: observar capa, dorso, contracapa e o miolo na

parte superior, direita e posterior. Folhear rapidamente as pginas para

checar o interior do material;

2- Checar se o livro possui material acompanhante como: CDS, DVDS,

manuais, mapas e similares e retir-los para que recebam tratamento

parte;

3- CDS e DVDS: abrir cada uma das capas e verificar possveis

arranhes ou qualquer outro dano fsico, realizar o teste do material

para assegurar o funcionamento do mesmo;

11

11

4- No caso de demais mutimeios (mapas, fitas, objetos tridimensionais)

sempre verificar possveis avarias.

Caso seja constatada a ausncia ou troca de algum dos itens, entrar em

contato imediatamente com o setor de compras para que esse contorne a

situao junto ao respectivo fornecedor. Vale ressaltar que nesse caso, a nota

de empenho referente as esses matrias s poder ser faturada assim que o

equvoco for solucionado.

3.2 - AQUISIO POR DOAO

Antes de qualquer coisa, necessrio checar se os materiais doados esto

de acordo com todos os parmetros estabelecidos na poltica de seleo e

aquisio da instituio. Aps isso devero ser seguidos:

1 Passo: separar os materiais recebidos por tipo de suporte;

2 Passo: listar os materiais em ordem alfabtica, sempre respeitando

o tipo de suporte, e inclu-los no termo de doao de materiais;

3 Passo: expedir o termo de doao em duas vias, assinadas pelo

colaborador da biblioteca e pelo doador do material.

3.3 - PERMUTAS

1 Passo: separar os materiais destinados a este procedimento, orden-los

em alfabtica e inclu-los no termo de permuta.

2 Passo: expedir o termo de permuta em duas vias, assinadas pelas partes

que combinaram o procedimento.

12

12

4 - COLOCAO DE FITILHOS

A colocao de fitilhos um procedimento que consiste em implantar

mecanismo de antifurto nos itens do acervo. Para tal, devero ser seguidas

as seguintes etapas:

1 Passo: colocao de um fitilho em pgina aleatria em cada um dos itens

(livros e peridicos).

Exemplo 1:

13

13

Casos especiais

1- Para o caso das brochuras que possurem pginas rasas, colocar o

fitilho por trs da capa dura. Conforme ilustrao a seguir:

Exemplo 2:

14

14

2- Para CDs e DVDs posicionar de acordo com a orientao do

fabricante do fitilho;

3- No caso de folhetos ou qualquer publicao com poucas pginas

(menos de 40) no colocar o fitilho e encaminhar o material para um local

especfico a ser definido pelo bibliotecrio;

4- Importante: neste caso deve-se colocar o fitilho logo aps o livro ter

passado na etapa de verificao, ou seja, os fitilhos precisam ser colocados

imediatamente logo que o mesmo for retirado da caixa.

15

15

5 - CARIMBAGEM

Como o prprio nome diz a carimbagem trata-se da gravao indicativa

da biblioteca atravs de carimbo, afim de que o material seja identificado

como parte integrante do sistema de bibliotecas do IFBaiano. Este

procedimento dever acontecer seguindo os seguintes passos:

1 Passo: carimbar verso da folha de rosto para nmero de tombo

2 Passo carimbo de identificao da Biblioteca:

1- Carimbar anverso da folha de rosto por cima da etiqueta de

cdigo de barras.

2-Carimbar pgina 101 para livros acima de 100 pginas na

parte inferior ou em outra parte em que no houver texto.

3- Para livros at 99 pginas carimbar pgina 51.

4- Carimbar pgina 21 para folhetos.

5- No caso de volumes ou tomos seqnciais, carimbar a pgina

do primeiro intervalo de 100, escolhendo a mpar, seguindo o seguinte

principio: 101ou 201ou 301...

Obs.1: para realizar essas duas etapas utilizar um carimbo que contenha a

indicao do Instituto Federal Baiano com respectivo campus e um espao

destinado a colocao do nmero de tombo para cada livro. Atentar para a

posio do carimbo que prioritariamente dever ser nos cantos ou nas

bordas dos livros de forma que a leitura do material no seja prejudicada.

3 Passo: carimbar o livro na parte superior e inferior do miolo.

16

16

Exemplo 4:

Exemplo 5:

17

17

Obs.2: neste caso, utilizar um carimbo de dimenso pequena que contenha

apenas a indicao do Instituto Federal e do respectivo campus.

Obs.3: no caso dos livros finos ou folhetos, desconsiderar o 3 passo.

6 - CLASSIFICAO

Segundo o Glossrio de Biblioteconomia do Programa Sociedade da

Informao (2002) classificao definida como: ato de agrupar objetos ou

conceitos de mesma natureza (atravs de relaes hierrquicas) e entre

diferentes classes (atravs de relaes associativas).. Nas bibliotecas a

classificao tem por objetivo reunir fisicamente documentos de assunto

semelhante. Ou seja, logo aps o livro ter sido carimbado o mesmo dever

receber sua respectiva classificao. Para tal ser necessrio seguir as

seguintes etapas:

1 Passo: definir a classificao para o material em questo segundo a edio

mais atualizada da Classificao Decimal Universal (CDU).

2 Passo: escrever a lpis a notao referente no verso da folha de rosto do

livro, no caso de no haver folha de rosto ou qualquer outra situao eu

impea a o aproveitamento dessas, utilizar a primeira folha que anteceder o

sumrio, ou qualquer outra folha que imediatamente anteceda a parte

textual do material. No caso de vrios exemplares do mesmo ttulo, o

exemplar escolhido para a indicao da classificao ser tambm o

exemplar de consulta.

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18

Obs.1: Para a classificao de CDS e DVDS repetir o mesmo procedimento,

mas, no entanto a classificao deve ser colocada na parte inferior do verso

da capa do material.

O material classificado dever ser encaminhado para a catalogao no

sistema de gesto de Bibliotecas.

7 - INDEXAO

Segundo F. W. Lancaster (2004), a indexao de assuntos :

normalmente feita visando a atender s necessidades de determinada

clientela, ou seja, preciso que se tome uma deciso no somente quanto ao

que tratado no documento, mas por que ele se reveste de provvel

interesse para determinado grupo de usurios.

Em termos gerais um procedimento que consiste em extrair termos

representativos (palavraschave) de forma que os materiais indexados sejam

recuperados de forma mais proveitosa. Nesta fase sero realizadas as

seguintes etapas:

1 Passo: Designar pelo menos 3 ou mais palavras chaves, correspondentes

ao contedo dos materiais, e anot-las no verso da folha de rosto, abaixo

da inscrio da classificao.

19

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A composio das palavras chaves dever ser sempre partindo do geral

para o particular e podero ser usados dois ou trs termos compostos:

Exemplo 1 - Dois termos: Brasil - Economia

Exemplo 2 - Trs termos: Brasil - Economia - Bovinocultura

Obs.: Para a indexao de CDS e DVDS repetir o mesmo procedimento,

mas, no entanto deve a mesma deve ser colocada na parte inferior do verso

da capa do material.

20

20

8 - CATALOGAO

A catalogao consiste na descrio dos dados bibliogrficos

associados a um documento com o objetivo de identificar o mesmo para uma

posterior recuperao. Para a concretizao dessa descrio sero utilizadas

as ISBDs (International Standard Bibliograph Description ) que neste caso

sero as AACR2 vigente. Esses padres estabelecem os elementos

necessrios para exibir e identificar um documento, assim como estabelecer

sua ordem de arquivamento. A Catalogao dos materiais integrantes da

rede de bibliotecas do IF Baiano devero ser catalogados conforme software

especfico, que utilize o formato UNIMARC. Essa linguagem possui cdigos

internacionais que permitem a legibilidade de dados bibliogrficos

registrados em suporte eletrnico, o que por sua vez torna possvel, o

intercmbio de dados com as instituies afins, conforme o padro

internacional ISO 2709.

Assim, atravs da insero de dados e procurou-se estabelecer um

modelo de MARC padro com campos delimitados dentro de um formato

especfico de ficha, conforme se segue:

8.1 - CATALOGAO RECUPERADA

1- Pesquisar o material na rede de catalogao cooperativa;

Ateno: antes de fazer qualquer catalogao necessrio checar se o material j est cadastrado

21

21

2- Fazer a importao da ficha;

3- Fazer a edio da ficha de acordo com modelo padro;

4- Finalizar a ficha ;

5- Fazer a incluso dos exemplares;

6- Impresso de etiquetas.

8.2 - CATALOGAO ORIGINAL

Para os casos de catalogao original, preencher os campos do MARC

obedecendo s regras vigentes da AACR2 OU RDA. Desta forma, segue

abaixo os campos que iro formar a ficha-padro utilizada para a

catalogao:

CAMPOS DO MARC MAIS USADOS NA CATALOGAO

CAMPO IDENTIFICAO INDICADORES

1 2

OBSERVAES

008 Tamanho fixo - - Preencher todos os campos possveis

020 ISBN - - Preencher o campo sem intervalos , apenas

com nmeros

021 ISSN Preencher o campo sem intervalos , apenas

com nmeros

041 Idioma Usar este campo para idiomas que no for o

Ateno: Sempre priorizar os acervos incompletos para iniciar a catalogao original

22

22

portugus

080 Classificao CDU 1 #

090 Nmero de

Chamada

Sub campo $a Nmero de

classificao

Sub campo $b Notao de autor Logo aps a notao de autor colocar a

primeira letra do ttulo do livro

Sub campo $c Edio Utilizar esse subcampo apenas a partir da 2

edio

100 Autor pessoal 1 0

110 Autor Entidade 2 #

111 Autor Evento 2 #

245 Ttulo Uniforme

Sub campo $a * *

* Se a entrada pelo autor o primeiro

indicador 1 e o segundo o numero de

caracteres a desprezar.

* Se a entrada pelo titulo o primeiro

indicador 0 e o segundo o numero de

caracteres a desprezar.

Sub campo $h DGM Utilizar apenas para o casos de materiais

especiais

Sub campo $b Sub - Ttulo Sempre precedido de dois pontos :

Sub campo $c Indicao de

responsabilidade

Sempre precedido de barra /

246 Ttulo variante Colocar por extenso quando um titulo vem

abreviado , ou em nmero, etc.

Ex: 1000 exerccios, coloca Mil exerccios.

250 Edio

260 Imprenta

Sub campo $a Local de

23

23

Publicao

Sub campo $b Editora

Sub campo $c Ano da publicao

300 Descrio Fsica

Sub campo $a Pginas ou

volumes

Quando o material possuir mais de um

volume, indicar apenas o nmero dos

volumes no lugar das pginas.

Sub campo $b Ilustraes

Sub campo $c Tamanho Comprimento em cm

440 Srie 1 0 Indicador 0 = ttulo no desdobrado indica

que a srie no ter entrada secundria.

Indicador 1 = Ttulo desdobrado

Indica que os campos 800-830 faro parte do

registro bibliogrfico, para fornecer a entrada

secundria de srie.

Sub campo $v Volume ou

nmero

seqencial da

srie

500 Notas Gerais

502 Nota de Tese ou

Dissertao

505 Nota de

Contedo

600 Assunto Pessoa 0 4 Indicador 0 = Prenome

constitudo de palavras, frases, iniciais, letras

separadas ou numerais em ordem direta.

Indicador 1 = Sobrenome

Indica que a forma de entrada pelo

sobrenome, na forma invertida

(sobrenome, nome) ou nome(s) conhecidos

como sobrenome. Na dvida se um nome

pode ou no ser um sobrenome, informamos

24

24

na posio do indicador 0

Obs.: O indicador pode variar de acordo com cada

situao.

610 Assunto Entidade

1 4

Indicador 1 = nome da jurisdio

indica que a entrada um nome geogrfico

ou de lugar que identifica uma entidade

eclesistica ou que uma entidade, cidade,

ou ttulo de publicao subordinada a um

lugar.

Indicador 4 = Fonte no especificada. Indica

que o assunto de uma lista controlada, mas

no pode ser especificado pelos indicadores

0-3, 5-6, ou no subcampo $2. Utilizar o campo

653 - Termo no controlado - para termos

no controlados.


situao

611 Assunto evento 0 2 Indicador 0 = Nome invertido (Pr AACR2)

Indica que a entrada do evento comea com

um nome pessoal na ordem invertida

(sobrenome, nome).

Indicador 2 = Indica que o nome do evento

informado na ordem direta, podendo conter

informaes entre parnteses ou ainda

acrnimos ou siglas.}

Utilizar o 2 para indicar, tambm, nomes de

conferncias iniciados com sobrenome

pessoal, nome pessoal na ordem direta, no

invertida, ou contendo um outro nome

pessoal.

Informar ainda os eventos em que o lugar faz

parte integrante do nome ou quando ele,

evento, qualificado pelo nome de um lugar.


situao

697 Assunto Livre # # Aqui os assuntos so seqenciais, basta

apenas acrescentar os nmeros de assuntos

da indexao de forma gradual no campo

ordem.

25

25

700 Entrada

secundria para

autores ou

colaboradores

1 #

Indicador 1 = Indica que a forma de entrada

do autor pelo seu sobrenome, na forma

invertida - (sobrenome, nome) ou nome(s)

conhecidos como sobrenome.

Na dvida se um nome pode ou no ser um

sobrenome, informar na posio do indicador

0.

710 Entrada

secundria para

entidade

2 #

Indicador 2 = Nome na ordem direta Indica

que o nome da Entidade est na ordem

direta. O cabealho pode conter explicativos

entre parntesis, acrnimo ou siglas.

Entrar aqui tambm as entidades que iniciam

com um sobrenome, um nome pessoal em

ordem direta (no invertida), ou contendo um

nome pessoal como elemento de entrada.

Informar tambm aqui os nomes de

entidades que tem o nome do lugar fazendo

parte integrante de seu nome.

711 Entrada

secundria para

evento

2 # Nome na ordem direta

Indica que o nome da conferncia

informado na ordem direta, pode conter

informaes entre parnteses ou ainda

acrnimos ou siglas

Entrar aqui, tambm, nomes de conferncias

que iniciam com um sobrenome, um nome

pessoal na ordem direta, no invertida, ou

contendo um nome pessoal como elemento

de entrada. Informar tambm aqui os eventos

em que o lugar faz parte integrante de seu

nome ou quando ele, evento, qualificado

pelo nome de um lugar.

852 Localizao # # Preencher com a sigla do campus

26

26

Exemplo de ficha padro em formato MARC (livros e peridicos):

CAMPO

INDICADORES

1 2

DESCRIO

008 101119s2010 rsb# f## #000 0dpor#d

020 $a 9788560776733

080 1 0 $a 94(81)

090 $a 94(81) $b D671b

100 1 0 $a Domingos, Charles Sidarta Machado

245 1 2

$a O Brasil e a URSS na Guerra fria : $b a poltica externa

independente na imprensa gaucha /$c Charles Sidarta

Machado Domingos ; apresentao de Carla Brandalise ;

prefacio de Cesar Augusto Barcellos Guazzelli

260 $a Porto Alegre : $b Suliani Letra e Vida, $c 2010.

300 $a 223 p. 504 $a Inclui bibliografia.

697 $a Guerra fria - Brasil

697 $a Governo Joao Goulart, 1961-1964

700 1 0 $a Brandalise, Carla.

700 1 0 $a Guazzelli, Cesar Augusto Barcellos

852 1 0 $a IFGBI

856 4

$a /home/apache-tomcat-6.0.33/webapps/pergaArquivos

$bhttp://pergamum.ifbaiano.edu.br:8080/pergaArquivos/

000000/0000000b.jpg $d 000000 $f 0000000b.jpg $s

10114 $z Imagem $u

http://pergamum.ifbaiano.edu.br:8080/pergaArquivos/00

27

27

0000/0000000b.jpg

930 $a 15 $b Apr 29 2011 5:01PM

930 $a 15 $b Apr 29 2011 5:01PM

930 $a 15 $b Dec 26 2011 8:20AM

8.3 - DGM

A DGM (Descrio Geral de Materiais) serve para identificar todos os suportes

que no sejam papel impresso (multimeios). Para a catalogao especfica

desses suportes sero seguidos os seguintes procedimentos:

1 Passo: fazer o preenchimento dos campos bsicos (008 -100) at o sub-

campo 245 c, aps isso abrir o campo 245, no sub-campo h.

2 Passo: no campo 245 escolher o tipo de suporte que estiver de acordo

com o material.

3 Passo: preencher demais campos normalmente

ATENO: O DGM colocado aps o titulo e antes do subttulo, no campo 245h. Nesse caso a ordem dessa forma:

28

28

Ordem do campo 245 para multimeios

1 - 245 a Titulo

2 - 245 h DGM

3 - 245 b Subttulo

4 - 245 c Autoridades

Obs.: no caso do material no existir na tabela dinmica ser necessrio

cadastrar a nova categoria em parmetros.

8.4 - VINCULAO

Esta etapa refere-se identificao do material j catalogado atravs da

anexao da imagem de sua prpria capa no seu respectivo acervo. Desta

forma considera-se que:

1- Deve ser colocada a imagem da capa do livro ou peridico da mesma

edio e ano da imagem do material cadastrado.

2- Preferencialmente dever ser escolhida a imagem com a melhor

definio possvel (evitar o uso de imagens pixelizadas ou com baixa

definio)

3- Caso no seja possvel adquirir a imagem do material, o cadastro

dever ser concludo sem este recurso

Orientaes para vincular (anexar as imagens das capas nos livros , CDs

DVDs e afins aos respectivos cadastros)

1 Pesquisar a capa do material, constatando que se trata da mesma

edio e ano daquela que ser cadastrada;

2 Fazer o download da imagem e salva-la em um diretrio conhecido;

29

29

3 Realizar o cadastro do material normalmente obedecendo todos os

campos , sem salvar atravs da opo Atualizar Acervo;

4 Abrir o link Vnculos;

5 Dentro dessa seo marcar a opo Capa/ Imagem;

6 No campo Vincular marcar opo Selecionar arquivo;

7 Ir ao diretrio em que foi salva a imagem;

8 Escolher a imagem dentro do diretrio;

9 Depois que aparecer o diretrio definido no campo do espao

Vincular;

10 Finalizar a operao no link Gravar na parte superior da tela.

Observaes gerais de catalogao:

1-Toda a catalogao dever ser feita em letras minsculas (excetuando-

se os nomes-prprios) com ortografia correta, respeitando-se os sinais

grficos da lngua portuguesa.

2-No caso de livros que estejam cadastrados na base, mas que possuam

edio maior ou menor do que a que se pretende cadastrar, fazer o

RECOM (catalogao recuperada)

3-Para o caso de exemplares da mesma edio, com o mesmo ano e j

existentes na base, fazer apenas a incluso.

4-Abrir novo acervo para livros de edies diferentes, ainda que possuam

mesmo ttulo.

5-A depender, podero ser includos campos especficos do MARC.

6 No caso dos exemplares de consulta, utilizar o campo informao adicional encontrada na

aba exemplares, preenchendo-a com a informao CONSULTA escrita em caixa alta.

30

30

9 - ETIQUETAGEM

Procedimento que consiste na afixao das etiquetas que iro

identificas os itens do acervo. Neste caso ficaro definidos aqui, quais os

tipos de etiqueta, assim como as respectivas quantidades e posies onde

estas sero colocadas. Assim considera-se que sero utilizados dois trs

tipos de etiquetas:

1 - Uma etiqueta autocolante de 25,4 x 66,7 mm que dever ser colocada

na parte inferior da folha de rosto dos materiais impressos (livros e

peridicos)

Exemplo 6:

31

31

2- Uma etiqueta autocolante de 33,9 x 101,6 mm que dever ser colocada

na parte inferior da capa do livro , com 1 cm de altura em relao ao a

borda . Aqui dever ser tomado cuidado para que o nmero de chamada

fique exposto no dorso do livro, caso o material seja volumoso fazer com

que o nmero de chamada fique exposto na parte frontal do dorso.

Exemplo 7:

3- Etiqueta de consulta para identificar os materiais destinados para este

fim. Essa identificao dever ser na cor vermelha, redonda com 19

mm de dimetro. A mesma dever ser colocada no centro do dorso

livro, por cima da etiqueta, acima do nmero de chamada.

32

32

Obs. Modelos de etiquetas descritos acima, 25,4 x 66,7 mm e 33,9 x

101,6 mm correspondem, respectivamente, aos valores 53 e 54 do

sistema de gesto de bibliotecas utilizados atualmente no IFBaiano.

Exemplo 8:

33

33

4- Para o caso de CDS e DVDS devero ser utilizados os mesmos

modelos de etiquetas , sendo que dever ser colocada uma etiqueta na

parte inferior da capa do material a 1 cm do limite da borda, e outra

etiqueta colada na prpria mdia na parte superior da mesma.

Exemplo 9:

34

34

5- Para os demais materiais dever ser colocada pelo menos uma das

etiquetas de identificao, onde ser utilizada aquela mais condizente

com a dimenso do material em questo. Aqui tambm dever vir a

etiqueta de identificao de consulta.

Importante: para a composio das etiquetas sero consideradas as

seguintes informaes:

1- Classificao CDU

2- Notao de autor

3- Primeira letra do ttulo

4- Edio, se no for a primeira

5- Nmero do volume

6- Nmero do exemplar

Exemplo de etiqueta de lombada

159.9

B245a

2.ed.

V.1 Ex.2

35

35

10 - ORDEM DE ARQUIVAMENTO

Os acervos das bibliotecas da rede IF Baiano so organizadas segundo

o sistema de classificao decimal universal. A CDU um esquema

internacional de classificao documental baseado na subdiviso de quase

todas as reas do conhecimento em 10 classes principais. Alm das tabelas

principais que subdividem os assuntos de forma hierrquica, esse sistema

composto tambm pelos uso de sinais e pelas tabelas auxiliares.

Classes Gerais da CDU

0 Generalidades. Cincia e Conhecimento. Organizao. Informao. Documentao.

Biblioteconomia. Instituies. Publicaes.

1 Filosofia. Psicologia.

2 Religio. Teologia.

3 Cincias Sociais. Estatstica. Poltica. Economia. Comrcio. Direito. Administrao. Assistncia

social. Seguro. Educao. Folclore.

5 Matemtica. Cincias Naturais.

6 Cincias Aplicadas. Medicina. Tecnologia.

7 Artes. Belas-artes. Recreao. Diverses. Esportes.

8 Linguagem. Lingstica. Literatura.

9 Geografia. Biografia. Histria.

36

36

10.1 - ORDEM DOS SINAIS UTILIZADOS NA CLASSIFICAO

Os sinais ligam assuntos relacionados ou os subdividem em

hierarquias. Podem indicar tambm a lngua do documento, forma de

apresentao, tempo e ponto de vista. A ordem de arquivamento dos

smbolos da CDU baseia-se na progresso do geral para o particular.

SINAIS USO EXEMPLO

+ Sinal do

coordenao (adio)

Liga dois ou mais nmeros separados (no-

consecutivos) da CDU para indicar um assunto

composto para o qual no exista um nmero simples.

622+669 Minerao e Metalurgia.

/

Sinal de extenso

(Barra oblqua)

Liga o primeiro e o ltimo de uma srie de nmeros

consecutivos da CDU para indicar um assunto amplo ou

uma srie de conceitos na ordem da CDU.

641/642 Alimentos. Preparao

de alimentos e Refeies.

Nmero

simples Principal Contm um nico assunto. 004 Informtica

: Sinal de relao

(dois pontos) Indicam uma relao entre

dois ou mais assuntos. 17:7

tica em relao com a arte.

:: Dois pontos

duplos

Podem ser empregados para fixar a ordem dos nmeros

componentes em um nmero composto.

575::576.3 Citogentica.

[ ] Sinal de sub-

agrupamento

algbrico

(colchetes)

utilizado para identificar o

assunto principal dentro de

uma combinao complexa

de nmeros da CDU, onde

dois ou mais nmeros so

ligados pelo sinal de

coordenao (+), extenso

(/) ou relao (:)

31:[622+669](485)

Estatsticas de minerao e

metalurgia na Sucia (o auxiliar considera 622+669 como uma

unidade

* Asterisco Introduz uma notao que

no corresponde a um nmero autorizado da CDU.

622.341.1*Fe2O3 Minerao da

hematita vermelha.

A/Z Especificao

alfabtica

Especificao feita diretamente em ordem

alfabtica por nomes prprios (ou suas

abreviaturas) e acrnimos.

622.341.1GOE Minrio de ferro

nominado: goethita.

37

37

AUXILIARES COMUNS USO EXEMPLO

= Igual Indica a lngua ou a forma lingstica de um

documento.

53(035)=111 Manual de fsica em ingls.

(0...) Forma Indica o formato ou a apresentao dos

documentos.

54(038) Dicionrios de qumica.

(1/9) Geogrfico Indica o mbito geogrfico,

localizao ou outro aspecto espacial de um assunto.

331.2(44) Salrios na Frana.

(=...) Grupos tnicos,

raa, nacionalidade

Indica os aspectos de nacionalidade e tnicos de

um assunto. 398(=81/=82)

Folclore norte-amerndio.

... Tempo Indica a data, o momento ou

perodo de tempo de um assunto.

342.21988 Constituio de 1988.

-0... Hfen zero Indica o material ou

elemento que constitui os objeto ou produto.

616-03 Medicamentos.

-05 Pessoas,

caractersticas pessoais

Indicam as pessoas e suas caractersticas.

324-051 Eleitores, votantes.

AUXILIARES ESPECIAIS USO EXEMPLO

-1/-9 Hfens -1/-9

Tm funo principalmente analtica ou diferenciadora,

servindo para indicar elementos, componentes,

propriedades e outros detalhes do assunto.

622.341.1-78

Dispositivos e medidas de proteo na

minerao de minrio de ferro.

.01/.09 Ponto zero

Subdiviso auxiliar especial. Indicam conceitos que se

repetem, tais como aspectos relativos a estudos,

atividades, processos, operaes, instalaes e

equipamento.

65.01

Mtodos e metodologia. Teoria e

prtica da organizao.

Apstrofo

Tem funo sinttica ou integradora, indicando

assuntos compostos por meio de notao composta.

8136 Gramtica

Adaptado de : http://www.esucri-univer.com.br/siteesucri/localizarlivro.htm, 2011

38

38

11 - COMO ORDENAR OS LIVROS NAS PRATELEIRAS

11.1 - NMERO DE CHAMADA

O nmero de chamada uma espcie codificao composta por algumas

notaes que juntas indicam um local especfico (um endereo) onde o livro

ser alocado. A leitura destes cdigos serve tanto para a guarda quanto

para fazer a recuperao dos materiais nas estantes.

Aqui, seguem as notaes que sero utilizadas:

1) - nmero que corresponde ao assunto da obra na tabela de classificao

CDU;

2) - nmero que corresponde ao autor da obra, antecedido da primeira letra

do sobrenome do autor e precedido da primeira letra do ttulo;

3) - lngua do texto se for uma traduo;

4) - edio se no for a primeira;

5) - volume da obra, se pertencer a uma coleo;

6) - nmero do exemplar.

Exemplo na etiqueta da lombada:

1) assunto da obra 542.2

2) sobrenome do autor,

nmero do autor e letra do

ttulo

M259p

3) obra traduzida =690

4) edio 5.ed.

5) volume v.2

6) exemplar ex.2

39

39

11.2 - LOCALIZAO

A localizao do material na estante baseado na ordem da subdiviso

hierrquica dos algarismos arbicos. Ou seja, obedece-se a ordem crescente

dos nmeros juntamente com as subdivises respectivas, sempre saindo dos

nmeros simples para os compostos, da esquerda para a direita.

Exemplo:


Ordem na estante

562/569

A848p

562

B269i

563.1

D251p

563.1

E253o

564.323

M116c

57

N122c

Barra

consecutiva

Nmero

Simples

Numero

composto

Numero

composto

Numero

composto

Nmero simples

1 sinal da

CDU

Classe

coordenada

Classe

subordinada

Classe

subordinada,

prevaleceu a

ordem

alfabtica da

notao de

autor

Prevaleceu

a classe

subordinada

mais

extensa e

de maior

valor.

Prevaleceu o

numero simples

de maior valor

40

40

Levando-se em conta o raciocino anterior possvel visualizar a seguinte

hierarquia

5 56 561 561.4

57 57.01 61 711

Arquivamento do livro na estante (da esquerda para a direita)


41

41

12 - CIRCULAO

12.1 - CADASTRO DE USURIOS

Para o cadastramento de usurios devero ser preenchidos basicamente os

seguintes campos do sistema:

1-Nome do usurio

2- RG

3- CPF

4-Endereo completo (bairro, nmero e CEP)

5- Telefone fixo

6-Celular

7- E-mail

6- Outras informaes adicionais

7- Tirar a foto padro trs x4 ou semelhante do usurio atravs da Web Cam

, para que a mesma seja anexada no cadastro.

Obs.: Aqui os procedimentos devero ser seguindo conforme treinamento

realizado para uso do software de gesto de bibliotecas.

12.2 - EMPRSTIMO

1-Estar de posse com o material escolhido para o emprstimo

2-Desmagnetizar o material

3-Realizar emprstimo conforme procedimentos do software de gesto de

acervo, sem perder de vista a digitao da senha o usurio.

4- Emitir uma via do boleto de emprstimo

12.3 - DEVOLUO

Para devoluo seguir as seguintes etapas:

42

42

1 - Checar o estado fsico do material (verificar se o mesmo possui rasgos ,

amasso ou outras avarias)

2 - Fazer devoluo conforme procedimentos do sistema de gesto de acervo

3 - Emitir uma via do boleto de devoluo do material

12.4 - RESERVA

Esse procedimento dever ser feito pelo prprio usurio no endereo

eletrnico da biblioteca, neste caso o solicitante da reserva dever proceder

conforme orientao do fabricante do software de gesto do acervo.

12.5 - EMPRSTIMO ESPECIAL

Neste caso o emprstimo tambm ser feito atravs do software de gesto

acervo e acontecer de acordo com os parmetros estabelecidos no

regulamento unificado das bibliotecas do instituto federal de educao,

cincia e tecnologia baiano.

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43

13 - INVENTRIO

O inventrio consiste confrontar os nmeros de itens reais do acervo com os

registros quantitativos feitos anteriormente. Aproveita-se essa ocasio

tambm para checar as condies fsicas dos itens do acervo, assim como

rastrear e recolocar aqueles que estejam fora da sua localizao exata.

Assim devero ser realizados os seguintes passos:

1- Imprimir uma listagem geral dos itens do acervo;

2- Subdividir a listagem geral por rea do conhecimento de forma a se obter

sublistas menores;

3- Realizar leitura de estantes checando as quantidades de exemplares por

ttulo, observando localizao de cada um dos itens conforme sublistas;

4- Recolocar os materiais em locais errados em ordem de classificao;

5 - Verificar possveis extravios de itens do acervo e fazer registro em

sistema de gesto de acervo;

6 - Identificar e recolher os materiais que precisam ser reparados e fazer

registro em sistema de gesto de acervo;

7 - Checar possveis problemas nas etiquetas dos itens do acervo.

Esse procedimento dever ser feito anualmente no perodo de frias entre os

meses de dezembro e janeiro, ou no recesso do segundo semestre entre os

meses de maio e junho. Vale ressaltar que durante este perodo a Biblioteca

ter os seus servios suspensos at que tal procedimento seja concludo.

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14 - REGRAS DE USO DOS PARMETROS

Parmetros uma seo que controla todas as aes do software de

gesto de acervos , desta forma faz-se necessrio tomar toda cautela

possvel ao se manusear essa seo. Com o intuito de preservar a

regularidade do sistema assim, como a integridade das suas funcionalidades

importante seguir as seguintes recomendaes:

1- Eleger uma pessoa faa o pr-atendimento que exclusivamente opere

esse mdulo

2- Fazer registro de todas as alteraes realizadas atravs da central de

atendimento do fornecedor do software de automao de biblioteca.

Neste caso, os chamados referentes s dvidas, inconsistncias ou

falhas dos sistemas podero ser abertos diretamente pelos

colaboradores.

Observaes gerais

1- Todo e qualquer material pertencente a rede de bibliotecas do IF

Baiano s poder ser disponibilizada , para qualquer que seja o uso,

unicamente aps de passado por todas as etapas contidas nesse

procedimento;

2- Este manual de procedimentos dever ser reviso pelo menos

anualmente pela equipe de bibliotecrios do IF Baiano.

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REFERNCIAS

Afinal o que inventrio. Disponvel em:

http://cabiblioici.blogspot.com/2011/02/informacao-afinal-o-que-e-

inventario.html?zx=504b3369bed4868a . Acesso em: 10/01/2012

BRASIL. Ministrio da Educao. Glossrio de Biblioteconomia do Programa

Sociedade da Informao. Braslia: MEC, 2002.

Localizar Livro. Disponvel em: http://www.esucri-

univer.com.br/siteesucri/localizarlivro.htm. Acesso em: 10/01/2012.

MOSER,E. Maria, CASAS J. Cristina, LEMOS M. Genoveva. O inventrio do

acervo parcial do sistema integrado de bibliotecas da biblioteca universitria

da universidade regional de Blumenau (furb): relato de experincia. Revista

Digital de Biblioteconomia e Cincia da Informao, Campinas, v.6, n. 1,

p.84-100, jul/dez. 2008.

PONTFICE UNIVERSIDADE DO RIO DE JANEIRO. MARC 21: formato

bibliogrfico. Disponvel em: http://www.dbd.puc-

rio.br/MARC21/conteudo.html. Acesso em: 10/01/2012

SANTOS, Luciana Silva (org.) Manual de normas e rotinas da Biblioteca

Central Julieta Carteado. Feira de Santana: Universidade Estadual de Feira de

Santana UEFS, 2006.

Documents

Manual de Proced i Mentos