De uitdaging:•Vaststelling: Veel afdelingen gebruiken gelijkaardige werkwijzen, maar zoeken los van mekaar oplossingen•Doel: in kaart brengen, optimaliseren/stroomlijnen/standaardiseren
We gaan voor:
1. data eenduidiger ingeven/opslaan/makkelijker terugvinden enoverdragen tussen afdelingen
2. minder tijd verliezen, minder dubbel werk, meer tijd voor inhoudelijke zaken
3. basisbouwstenen voor nieuwe workflows/projecten
4. werkende strategieën uit het verledenen heden meenemen naar de toekomst
Let wel:
Niet eenmalig!
Processen, infrastructuur, ict evolueren voortdurend. Dit past in ‘levenslang leren’.
Ons product: overzicht
1. bevraging:workflows van afdelingen2. analyse: gemeenschappelijke behoeften/werkwijzen3. verwerking:standaard werkwijzen en formulieren 4. implementatie & opleiding5. 1-4 herhalen: verfijningen, evolutie
Ons product: in detail
1. basismailnaar iedereen, zelf nadenken, discussie2. inzamelen infoop afdelingsoverleg (najaar 2014)3. verwerkingopstellen aanbevelingen, best practices (begin 2015)4. nieuwe ‘go’Implementatie en opleiding
Onze leercirkel als leerproces:
• Verkeerde verwachtingen• Onduidelijkheid over het verwachte resultaat• Breed –smal –breed –smal-… werkt
verwarrend• Experts in groep: moeilijk om
standaardoplossingen uit vakgebied eerst los te laten
Onze leercirkel als leerproces:
•Brainstorm/ forced fitting = nieuwe ideeën•Momenten van duidelijkheid•Gevoel van samen aan hetzelfde werken• (h)Erkenning van gezamenlijke behoeften•OK voor kleine, homogene teams
Wat vinden wij ervan:
Waarde van onze leercirkel: het was een moeizaam proces en wijst er op dat deze methode niet altijd een succesformule is. Dit mag bijgevolg ook niet steeds verwacht worden.
We zijn ondanks alles wel tot een resultaat gekomen.
Er is een resultaat maar:
•Omdat we het gevoel hadden dat er iets moest uit komen.•Niet iedereen staat er achter.•Het is niet wat we voor ogen hadden, dus hebben de meesten er weinig binding mee.
Waarom de methodiek niet werkte voor ons:•Moeilijk om blanco te beginnen (iedereen een eigen
idee over digitaliseren, eindprodukt)•Methodiek = breed – smal – breed – smal - …•Werkte heel verwarrend•Kiezen = moeilijk•Geen tastbaar eindprodukt (programma, tablet, …)•Voortgang van leercirkel versmalde niet naar
oplossing•Methodiek frustreerde door geen vooruitgang•Het proces voelt niet als natuurlijk aan