ManualdelUsuario–Proveedores
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INTELCOST-MANUALDELUSUARIOMODULOPROVEEDORES(MIEMPRESA)
Dirigidoa:Proveedores
CONTENIDO
AccesoalaHerramienta
PaneldelSistema
Informaciónempresa
CarguecámaradecomercioyRut
Contactos
Sedesdelaempresa
Actividadeconómica
InformaciónBancaria
InformaciónTributaria
InformaciónTécnica
Certificaciones
InformaciónFinanciera
HSE
Incidentalidad
Sg-Sst
Otros
SolicitudesClientes
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ACCESOALAHERRAMIENTA
Paraaccederalasoluciónencualquiermomentoserequiereponerenelnavegadordirectamente el link http://www.intelcost.com/intelcost/. Este link le permitirátener interacción con toda la información de su empresa relacionada con lassolucionesde Intelcost.Unavezseaccedeal linkourl indicado,podrá ingresaralSistemacomoseindicaenelsiguientelayout:
Elaccesoestándarparausuariosdelsistematieneconlossiguientesdatos:
Usuario: Correoelectrónico
Contraseña: Laasignadatemporalmenteporelsistema(incluidaenelmensajedeinvitación)
Sivaacrearunacuentaporprimeravezpuedeusarlaopción“REGISTRARME”
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PANELDELSISTEMA
UnavezseaccedeconlosdatosindicadosenlasecciónanteriorelSistemalemostraráelsiguientepanelparaaccederalasdistintasfuncionalidadesdelaherramienta:
MÓDULOMIEMPRESA
Dandoclickenelícono“MiEmpresa”seaccedealaplicativo.
Posteriormente la herramienta WEBlesolicitaqueacepte:
ü Términosycondiciones.ü Políticatratamientodedatos.ü Declaraciónlavadodeactivos.ü Veracidaddelainformación.
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*TERMINOSYCONDICIONES
AceptelascuatroopcionesdetérminosycondicionesydeclickenelbotónGUARDAR.
TIPOSDEINSCRIPCIÓN
Inscripciónsimple:Hacereferenciaalenvíoyvalidaciónsimpledeinformación,lacualcorrespondealcapítulo“InformaciónEmpresa”,lacualconstadelossiguientessubcapítulosdeinformación:
Una vez se diligencia la informaciónobligatoriaelbotónde“Enviardatosavalidaciónsimple”seactivará.
La validación simple le permitirá servisibleenlaREDdeproveedoresparapotencialescompradores.Sinembargo,NO le permitirá ser elegible paraprecalificaciones o consultar laslicitacionesabiertaspublicadas.
Esposiblecambiareltipodevalidaciónde simple a Completa en cualquiermomentodiligenciandolainformacióndelatotalidaddecapítulos.
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InscripciónCompleta:
UnavezsediligencialainformaciónEmpresa,Tecnica,Financiera,Hseenlatotalidaddelassecciones indicadas en el menú de laizquierda, el botón de “Enviar datos avalidacióncompleta”seactivará.
Lavalidacióncompletalepermitiráservisibleen la RED de proveedores para potencialescompradores. Asimismo, le permitirá serelegibleparaprecalificacionesoconsultarlaslicitacionesabiertaspublicadas.
Lavalidacióncompletatieneunavigenciadeunañocontadosapartirdelavalidacióndelainformación.
Nota:ParaambostiposdevalidacionesesfundamentalmantenerellaREDDEPROVEEDORESlainformaciónactualizadaparapoderaccederyservisibleenlasdistintasfuncionalidadesdescritas.El sistema le alertará del vencimiento de documentos, por ejemplo: Cámara de comercio,certificacionesbancarias,certificaciones,entreotros.Tengaencuentaquesinotieneactualizadala información obligatoria, será identificado en el sistema como empresa “En actualización deinformación”.
INFORMACIONDEEMPRESA
*EmpresaoRazónsocial:EscribirelnombredelaempresatalcomoapareceenelRut.
*Tipo de Persona: Jurídica (Si es empresa) oNatural (Si es una persona), entidadextranjera(empresaregistradafueradeColombia)
*País:Seleccioneelpaísendondeseencuentraubicadalaempresaopersona.
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*Ciudad:Seleccionelaciudadcorrespondientealpaís.
*Dirección:Declickenelbotónubicadoenel ladoderechoparaqueelsistemalehabilitelaopciónparaingresarladireccióndelaempresa.
*Teléfono:Escribaelnúmerotelefónicoopbx
*Representantelegal:Escribirelnombrecompletodelrepresentantelegal.
*Adjuntar cedula del representante legal: Seleccione la cedula y verifique querealmentecorrespondaaldocumentodelrepresentantelegal.
*Correoelectrónicoempresarial:Correoelectrónicoactivodelaempresa.
PáginaWeb:Escribirlapáginawebdelaempresasiposee.(Opcional)
Logodelaempresa:Adjunteellogodelaempresayverifiquequecorrespondaallogoactual.(opcional)
Brochure y/oportafoliode servicios: Puede cargar undocumentoque resuma losserviciosoproductosofrecidosporlacompañía(opcional).
DarclickenelbotónGUARDARINF.EMPRESA
Nota:Lomarcadocon(*)significaqueesdecarácterobligatoriosudiligenciamiento.
Elsistemalemostraraunresumendela informacionqueingreso,sidesearealizaralguncambio,darclickenelbotonEditarMiempresa.
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ParaeldiligenciamietodelaCamaradeComercioyRut,darclickenelbotonEditarCamaradecomercio/editarRuteingreselainformacionquesolicitaelsistema
CAMARADECOMERCIO-RUT
Fechadeexpedición: Escriba la fechadeexpediciónque seencuentraen lapartesuperior de la cámara de comercio, la cual no podrá ser superior a 30 días conrespectoalafechadecargue.
Fechadeconstitucióndelaempresa:Escribalafechadeconstitucióndelaempresa.
Ciudadderegistro:Seleccionelaciudadendondefueconstituidalaempresa(cámaradecomercio).
Adjunto:Adjuntarlacámaradecomerciovigentenomayora30díasydarclickenelbotónguardarcámaradecomercio,verificarqueelarchivoseencuentreadjunto.ApareceráenlaparteizquierdalapalabraDESCARGAR
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RUT
AdjuntarelRutactualizado,estafechaseencuentraenparteinferiordeldocumentoydar clickenelbotónguardarRut, verificarqueelarchivo seencuentreadjunto.ApareceráenlaparteizquierdalapalabraDESCARGAR
Elsistemalemostraralasiguienteinformación.
Nota:sirequiereeditar la informaciónpodráutilizar las funcionalidadesde“EditarCámaradeComercio”o“EditarRUT”.
PARTICIPACIONACCIONARIA
Sedebeincluirellistadodeaccionistasdelapersonajuridicaquecuentenconun%accionariosuperioral5%.Enelcasodepersonasnaturalessóloseindicarálapersonacomotal.
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CONTACTOS
Escriba la información solicitada de los contactos de las áreas de Comercial,Financiero,jurídico,hseqytécnico.
Nombres,apellidosyáreaquerepresenta.
Paísyciudadendondeseencuentreubicadoelcontacto.
Correoelectrónicoyteléfonovigenteendondepuedaserlocalizado.
Enobservacionespuedecolocarinformaciónqueconsidereimportante.
Unavezdiligenciada la informacióndarclickenelbotónGUARDARyelsistemalemostraralasiguienteinformación.VerifiquequetodoestecorrectoydarclickenelbotónContinuarconelregistro.
SirequiererealizaralguncambioencontactosdarclickenelbotonEditar.
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SEDESDELAEMPRESA
Diligencielainformaciónsolicitadadecadaunadelassedesolasqueconsideremásimportantedelaempresatalcomosemuestraenelejemplo.
UnavezdiligenciadalainformacióndarclickenelbotónGUARDAR.
El sistema mostrara la siguiente información. Verifique que la información estecompletaycorrecta.Sirequiererealizaruncambiodarclickenelbotóneditar.DelocontrariodarclickenelbotónContinuarconelregistro.
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ACTIVIDADECONOMICA
Seleccioneeláreadeinterésparasermásrápidasubúsqueda.
Ingreseunapalabraclavedelaactividadquedeseabuscar.
Unavezlocalicesuactividaddeclicksobrelamanito“seleccionaractividad”.
Seleccione la cantidad de actividades que realice la empresa, recuerde que estainformación saldrá automáticamente en las experiencias a ser cargadas conposterioridad.
Elsistemalemostraráunresumendetodaslasactividadesqueseleccionó.Reviselainformación y en caso de encontrar algún error elimine la actividad e ingresenuevamentealmenúdeactividades.DelocontrariodarclickenelbotónContinuarconelregistro.
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INFORMACIONBANCARIA
Diligencielainformaciónobtenidadirectamentedelacertificaciónbancaria.
País:Seleccioneelpaísdondeposeelacuentabancaria.
Banco:Nombredelaentidadendondetienelacuenta.
Tipodecuenta:SeleccioneCorriente/ahorro
Nombredel titular:Nombredel titularde la cuenta,deberá ser lamismapersonaNaturalojurídicaqueseestáregistrando.
Númerodecuenta:Numerodelacuentadelproveedor
Fechadelcertificadobancario:Ingreselafechadeexpedicióndelcertificadobancarioconunavigencianomayora30días.
Adjuntararchivo:Adjuntarlacertificaciónbancariaydarclickenelbotónguardar.
Elsistemamostraráelsiguienteresumen,verifiquequecorrespondaalainformaciónde la certificación bancaria y que el documento se encuentre adjunto. Si toda lainformaciónestacorrectadarclickenelbotónContinuarconelregistro.
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INFORMACIONTRIBUTARIA
RégimenIVA:Seleccionesiescomún,simplificadoonoresponsable.
GranContribuyente:Seleccionesionoesgrancontribuyente,encasodeserGranContribuyenteadjuntelaresolución.
Retención en la fuente: Indique si el proveedor es o no autorretenedor. Si esautorretenedoradjuntelaresolución.
ActividadPrincipalysecundaria:CódigoCiiurelacionadoenelrut.
UnavezdiligenciadodeclickenGUARDAR
El sistema lemostrará un resumen de la información cargada. Verifique que estecompleta, correcta y que las resoluciones estén adjuntas. Si requiere hacer algúncambiodeclickenelbotónEDITAR,delocontrariodarclickenelbotónContinuarconelregistro.
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INFORMACIONTECNICA
EXPERIENCIASDELAEMPRESA/REFERENCIACOMERCIAL
Las actividades económicas que selecciono anteriormente el sistemaautomáticamente las traerá a las experiencias, Debe seleccionar una de ellas ydiligenciarelrestodelainformación.
Cliente/RazónSocial:Nombredelaempresaconlacualtuvorelacióncomercial.
Valor/Moneda:Elvalordeldocumentocontractualobtenidoylamoneda.
Fechainicio/fechaFinal:Fechaenlacualinicioyfinalizoelcontratoconlaempresa.
Adjuntarsoporte:Adjuntarcopiadelcontratoobtenidoodelacertificacióncomercialdondesereflejenlosmontosejecutados.
Verifique la información y de click en guardar, el sistema mostrará el siguienteresumen,verifiquequeeldocumentodelaexperienciaesteadjunto.SilainformaciónestacorrectadarclickenelbotónContinuarconelregistro.
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CERTIFICACIONES
Tipodecertificación:Seleccioneeltipodecertificaciónqueposealaempresa.
Fechainicio/FechaFinalización:Vigenciadelacertificaciónseleccionada.
AdjuntarArchivo:Adjuntelacertificación
Observaciones:Informaciónqueconsidereimportante.
ClickenGUARDAR
Tengapresentequenoseránvalidadascertificacionesencurso,sedebenreferenciarexclusivamentecertificacionesdebidamenteobtenidasyvigentes.
El sistema arrojará un resumen de la información cargada. Verifique que lascertificacionesseencuentrenadjuntas.DarclickenelbotónContinuarconelregistro.
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INFORMACIONFINANCIERA
ESTADOSFINANCIEROS
Sedebediligenciar la informaciónfinancierade losdosúltimosañosfiscales.Estainformaciónsesolicitaráanualmenteenelmesdeabrilparamantenerlaactualizada,aquellos que al finalizar el mes de abril No estén actualizados quedarán comodesactualizadosenel sistema. LosEEFFdebenestardebidamente firmadosporelrepresentante legal, por su contador y/opor el revisor fiscal. Las copiasdigitalesdebenserlegibles,enformatoscorporativosydebenmencionardemaneraexplícitalaunidaddeexpresióndelascifras(miles,millones,segúncorresponda)ylamonedaenqueestáncuantificadas(Pesos,Dólares,uotramonedasegúncorresponda).
Unavezrevisadalainformacióndarclickenelbotónguardar.
Elsistemaarrojaraunresumendelainformacióncargada.Revisequeestecompleta,correctayque losbalancesesténadjuntos.DarClickenelbotónContinuarconelregistro.
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HSE
INCIDENTALIDAD
SeleccioneelañodeoperacióndelcertificadodelaARL
Fatalidades:Escribaelnúmerodeaccidentesletales.
Número de accidentes incapacitantes: Escriba el número de accidentes que SIgeneraronincapacidadparaelempleado.
Númerototaldeincidentes:EscribaelnúmerodeaccidentequeNOrepresentaronincapacidadparaelempleado.
Díasdeincapacidad:Elnúmerototaldedíasdeincapacidadquesegeneraronduranteelañoseleccionadoinicialmente.
Númerodetrabajadorespromedios:Elnúmerototaldetrabajadores.
Horas Hombres trabajadas: Es el numero de horas trabajadas durante el año deoperaciónseleccionado.
AdjunteelcertificadodelaARLyelcertificadodeaccidentalidaddelaARLqueincluyaelnúmerodehorashombre trabajadas.AniveldeCERTIFICADOSARL, losmismosdeben incluir el Nivel de Riesgo, Número de Incidentes Incapacitantes y NoIncapacitantes y Días de incapacidad. Se debe adjuntar el documentocon fechalegibleyparael cargue inicialqueno tengamásde30díasdespuésdeexpedida.Posteriormentequedarádesactualizadoenelsistemacada180díasconreferenciaalafechadeexpedición.
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DeclickenelbotónGUARDARyelsistemamostraraelresumendelainformaciónrelacionada,verifiquequeloscertificadosesténadjuntos.
SG-SST
Ingreseelañodegestión:Seleccioneelañodeinformaciónquevaingresar.
FechadeDocumentoSg-Sst:Ingreselafechadelmanualdelsistemadegestión.
SistemadeGestióndelaseguridadysaludeneltrabajo,conformealdecretoúnico1072de2015:Adjunteelmanualdelsistemadegestióndelaseguridadeneltrabajo,conformealdecretoúnico1072de2015.
Diagnostico/EvaluacióninicialdelSg-Sst:AdjuntelaevaluacióninicialdelSg-Sst.
CronogramadeImplementacióndelSg-sst:Cronogramadeactividadesarealizar.
Plandetrabajoanual:Adjunteelplandetrabajodelañocompleto.
Unavezguardeestosdocumentos,debediligenciar los indicadoresdelSistemadeGestiónelcualseactivan.
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OTROS
Los siguientes certificados son opcionales, si la empresa posee alguno por favoradjúntelo.
Declickenelbotónguardar.
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SOLICITUDESCLIENTES(PROVEEDORESCONCONCRETO)
SiesproveedordelaempresaConconcretoporfavordiligenciarlossiguientesdocumentos,elcualsonobligatorios
DarclickenelcuadrodenominadoConconcretoyadjuntarlosdocumentosquesesolicitan.
Lospuntos4y5sedebedescargarlosarchivos,diligenciarlainformaciónyadjuntarlosdocumentoscompletamentediligenciadosyfirmados.
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SOPORTEDEPROVEEDORES
Nota:Recuerdequesitienealgúninconvenienteodudanuestramesadeayudaestádisponibleparadarelsoporterequerido.PBX:+577721612Cel:+573228321984-3115722737, Mail: [email protected]; [email protected];[email protected]