i
Universitas Sumatera Utara
AUDIT KOMUNIKASI
PROGRAM COORPORATE SOCIAL RESPONSIBILITY
(Studi Deskriptif Kualitatif Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL) PT Pelabuhan Indonesia I Persero, Medan)
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu syarat memperoleh gelar sarjana Program Strata 1 (S1) pada Departemen Ilmu Komunikasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sumatera Utara
THERESIA ERA NATALIA BR PURBA
120904008
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
DEPARTEMEN ILMU KOMUNIKASI
MEDAN
2017
ii Universitas Sumatera Utara
HALAMAN PERSETUJUAN
Skripsi ini disetujui untuk dipertahankan oleh: Nama : Theresia Era Natalia Br Purba Nim : 120904008 Departemen : Ilmu Komunikasi Judul : Audit Komunikasi Program Coorporate Social
Responsibility(Studi Deskriptif Kualitatif Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL) PT Pelabuhan Indonesia I Persero, Medan)
Pembimbing Ketua Departemen
Syafruddin Pohan, M.Si, Ph.D Dra. Dewi Kurnia Wati, M.Si, Ph.D NIP. 195812051989031002 NIP.196505241989032001
Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Dr. Muryanto Amin, M.Si
NIP. 197409302005011002
iii Universitas Sumatera Utara
HALAMAN PENGESAHAN
Skripsi ini diajukan oleh: Nama : Theresia Era Natalia Br Purba NIM : 120904008 Departemen : Ilmu Komunikasi
Judul skripsi : Audit Komunikasi Program Coorporate Social Responsibility (Studi Deskriptif Kualitatif Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL) PT Pelabuhan Indonesia I Persero, Medan)
Telah berhasil dipertahankan di hadapan Dewan penguji dan diterima sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Sarjana Ilmu Komunikasi pada Departemen Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara.
Majelis Penguji
Ketua penguji : ( ) Penguji : ( ) Penguji Utama : ( ) Ditetapkan di : Hari/ Tanggal :
iv Universitas Sumatera Utara
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS
Skripsi ini adalah hasil karya saya sendiri, semua sumber baik yang dikutip
maupun dirujuk telah saya cantumkan sumbernya dengan benar. Jika
dikemudian hari saya terbukti melakukan pelanggaran (plagiat) maka saya
bersedia diproses sesuai hukum yang berlaku.
Nama : Theresia Era Natalia Br Purba
Nim : 120904008
Tanda Tangan :
Tanggal :
v Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Puji syukur saya kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat dan
rahmatNya, saya dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini dilakukan
dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Sarjana Ilmu
Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) Universitas Sumatera
Utara (USU). Sepanjang proses penulisan skripsi ini penulis sangat dibantu oleh
banyak pihak. Oleh karena pertolongan tersebut begitu menguatkan penulis
sehingga skipsi ini dapat selesai dengan baik. Oleh karena itu, saya mengucapkan
terima kasih kepada:
1. Dr. Muryanto Amin, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sumatera Utara.
2. Dra. Dewi Kurnia Wati, M.Si, Ph.D selaku Ketua Departemen Ilmu
Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera
Utara.
3. Emilia Ramadhani, S.Sos, MAselakuSekretaris Departemen Ilmu
Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera
Utara.
4. Syafruddin Pohan, M.Si, Ph.Dselaku dosen pembimbing dan dosen
penguji skripsi yang telah memberikan masukan kepada peneliti serta
bimbingan sehingga skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik.
5. Seluruh Dosen dan Staf pengajar Departemen Ilmu Komunikasi Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara.
6. Seluruh Karyawan PT. Pelabuhan Indonesia I terkhusus Bagian Hubungan
Masyrakat dan Bagian PKBL kepada Kak Rica Agnas Girsang, Kak Fiona
Sari Utami, Ibu Santi, Kak Friska Yanti Purba, dan Bapak Syawaludin,
Bang Rajuna, dan seluruh staf yang menolong dan bersedia memberi
waktu untuk penelitian penulis.
7. Yang Terkasih Bapak, Mamak dan Mamak di Surga, Kak Uwa, Adek Tria.
Terima kasih sudah mendukung penulis tanpa suara tapi dengan doa dan
vi Universitas Sumatera Utara
kenangan. Tanpa penuntutan tapi dengan kasih yang membuat penulis
begitu bersyukur.
8. Kepada KTB “Fidela Adriel” Kak Ira, Nove Purba, Victory Hutauruk dan
Yosua Putra Naibaho yang mendukung didalam doa dan senantiasa
memberikan semangat dan teguran kasih.
9. Sahabat-sahabat penulis ‘BYGLAB’ (Bermi, Gina, Bella, Yesti, Lia) sejak
SMA. Kalian berperan besar dalam hidup penulis. ‘Kerorolica’ (Jane,
Nove, Christa, Melva) bertemu kalian sangat menakjubkan karena menjadi
diri sendiri itu yang terjadi pada kita. Terima kasih untuk doa, repetan, dan
sidak mendadaknya.
10. Adik-adik Kelompok “GEA” (Yuni, Yessi, Agnes), “Filias Deorum”
(Astri, Yohana, Naomi, Afriyani, Widya) dan adik PIPA Apel. Terima
kasih.
11. Seluruh Komponen Pelayanan UKM KMK UP PEMA FISIP USU
terkhusus kepada TPP 2016 yang saling mendukung, mengajari dan selalu
berdoa bagi kita semua.
12. Untuk Our Trip Our Mission (OTOM) dukungan nyata sangat penulis
rasakan.
Penulis berterima kasih kepada seluruh pihak yang terlibat. Penulis
berharap Tuhan Yang Maha Esa berkenan membalas segala kebaikan semua pihak
yang telah membantu. Semoga Skripsi ini membawa manfaat bagi pengembangan
ilmu. Terima Kasih.
Medan, April 2017
THERESIA ERA NATALIA BR PURBA
vii Universitas Sumatera Utara
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS
AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai civitas akademik Universitas Sumatera Utara, saya yang bertanda tangan
di bawah ini:
Nama : Theresia Era Natalia Br Purba
Nim : 120904008
Departemen : Ilmu Komunikasi
Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas : Sumatera Utara
Jenis Karya : Skripsi
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada
Universitas Sumatera Utara Hak bebas Royalti Non Ekslusif (Non-ekslusive
Royalty- Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul:
Audit Komunikasi Program Coorporate Social Responsibility
(Studi Deskriptif Kualitatif Program Kemitraan dan Bina Lingkungan
(PKBL) PT Pelabuhan Indonesia I Persero, Medan)
Dengan Hak Bebas Royalti Non-Ekslusif ini Universitas Sumatera Utara berhak
menyimpan, mengalih media/ formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data
(database), merawat dan mempublikasikan tugas akhir saya tanpa meminta izin
dari saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/ pencipta dan
sebagai pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di : Medan
Pada Tanggal : April 2017
Yang Menyatakan
Theresia Era Natalia Br Purba
viii Universitas Sumatera Utara
ABSTRAK
Skripsi ini berisi penelitian mengenai audit komunikasi pada program corporate social responsibility (CSR). Program CSR tidak hanya dilakukan demi perbaikan reputasi perusahaan ataupun hanya bermanfaat bagi komunitas yang dilayani saja, tetapi juga individu-individu di perusahaan yang berpartisipasi didalamnya. Khususnya pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) dimana program CSR yaitu Kemitraan dan Bina Lingkungan berada dibawah pengawasan Direksi Keuangan. Oleh sebab itu penelitian ini dilakukan pada Program Kemitraan dan Bina Lingkungan PT Pelabuhan Indonesia I (Persero). Penelitian ini memfokuskan pada penelitian deskriptif kualitatif memakai paradigma konstruktivis sebagaipendekatan. Dalam penelitian ini, peneliti berusaha meneliti bagaimana perencanaan komunikasi yang dilakukan oleh perusahaan hingga pelaksaanaan di dalam organisasi. Kemudian peneliti melakukan audit komunikasi terhadap program PKBL. Subjek penelitiannya adalah karyawan PT Pelindo I (Persero) yangterkait pada program CSR. Peneliti mendapatkan hasil tentang bagaimana perusahaan merencanakan program komunikasi bagi program CSR yakni melalui berbagai saluran dan kegiatan komunikasi seperti RKB (Rapat Kerja Bulanan), Buku Pegawai/ Pedoman Pegawai, Sharing Session, E-mail, Media Sosial, In House Journal, Kegiatan olah raga dan Pelatihan/ Workshop, E- Mail Coorporate.Pada pelaksanaan perencanaan komunikasi dalam organisasi dalam pelaksanaan program CSR dilakukan dengan baik. Hasil audit komunikasi pada program Kemitraan dan Bina Lingkungan PT Pelindo (Persero) ditemukan kepuasan terhadap komunikasi.
Kata Kunci:
Audit Komunikasi dalam Organisasi, Perencanaan Komunikasi, Tanggung Jawab Sosial.
ix Universitas Sumatera Utara
ABSTRACT
This thesis contains research on communications audit on corporate social responsibility (CSR). The presence of CSR program is not only for both, betterment of the company's reputation and benefits to the communities, but also has impact to individuals in the companieswho give participation on this program. Particularly in PT. Pelabuhan Indonesia I (Persero)where CSR program is the Partnership and Community Development under the supervision of Board Finance Directors.Therefore, this study was conducted on Partnership and Community Development Program of PT Pelabuhan Indonesia I (Persero). This study focuses on descriptive-qualitative research and uses constructivist paradigm as an approach. In this study, researcher try to examine about how the communications planning made by the company in order toimplemented in organization. Furthermore, the researcher conducting a communications audit of the Partnership and Community Development program. The subject for this research are employees of PT Pelindo I (Persero) who responsible on carrying out the CSR program. In order to obtain how the company plans some communication programs for CSR programs, the researcher collecting data through channels and commucication activities such as RKB (Monthly Work Report), Employee’sBooks/ Manual Employees, Sharing Session, E-mails, Social Media, In House Journal, sporting activities and Training/ Workshop, Corporate’sE-mails. The communications planning within the organization toward CSR program’s implementation are performed well. The audit communication of Partnership and Community Development program took place in PT Pelindo (Persero) give result that there is satisfaction found when communication occurred.
Keywords:
Communication Audit in Organizations, Communications Planning, Coorporate Social Responsibility.
x Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ………………………………………...…………… i LEMBAR PERSETUJUAN …………………………………………….. ii LEMBAR PENGESAHAN ……………………………………………… iii HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS……………………….. iv KATA PENGANTAR…………………………………………………… v LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI ILMIAH………...………… vii ABSTRAK…………………………………….………………………… viii DAFTAR ISI.............................................................................................. x DAFTAR LAMPIRAN …………………………………………………. xii BAB I PENDAHULUAN 1.1 Konteks Masalah …………………………………………………….. 1 1.2 Fokus Masalah ………………………………………………………. 8 1.3 Tujuan Penelitian ……………………………………………………. 8 1.4 Manfaat Penelitian …………………………………………………… 8
BAB II KAJIAN PUSTAKA 2.1 Perspektif/ Paradigma Kajian ………………………………………… 9 2.2 Kajian Pustaka ………………………………………………………... 10
2.2.1 Tinjauan Terdahulu …………………………………………… 10 2.2.2 Komunikasi …. ………………………………………………… 11
2.2.3 Perencanaan Komunikasi…………….……………………… 15 2.2.4 Komunikasi dalam Organisasi…………………………………. 16 2.2.5 Public Relations ……………………………………………….. 21 2.2.6 Coorporate Social Responsibility…………………………….. 22
2.2.7 Audit Komunikasi ……………………………………………… 24
BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Metode Penelitian ……………………………………………………. 31 3.2 Objek penelitian …………………………………………………….... 32 3.3Subjek penelitian ……………………………………………………… 32 3.4 Kerangka Analisis ……………………………………………………. 33 3.5 Teknik Pengumpulan data …………………………………………… 34 3.6 Teknik Analisis Data …………………………………………………. 35
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Hasil Penelitian …………………………………………………..…… 37 4.1.1 Deskripsi Lokasi Penelitian …………………………………..... 37
4.1.1.1 Sejarah PT Pelindo I ……...………………….……….. 39 4.1.1.2 Visi dan Misi PT Pelindo I ….…………………………. 40 4.1.1.3 Struktur Direksi PT Pelindo I ………………………….. 43
4.1.2 Proses penelitian ………………………………………………... 43 4.1.3Informan Penelitian …………………………………………….. 47
4.2 Pembahasan …………………………………………………………….49
xi Universitas Sumatera Utara
4.2.1 CSR Pelindo I ………………………………………………...… 49 4.2.2 Perencanaan dan Pelaksanaan Komunikasi …………………... 56 4.2.3 Audit Komunikasi ……………………………………………… 69
BAB V SIMPULAN DAN SARAN
5.1 Simpulan ………………………………………………………………. 90 5.2 Saran ……………………………………………………………...…… 91
DAFTAR REFERENSI
LAMPIRAN
xii Universitas Sumatera Utara
DAFTAR LAMPIRAN
• Panduan Wawancara • Hasil Wawancara • Biodata Peneliti • Daftar Bimbingan Skripsi • Surat Izin Penelitian
1
Universitas Sumatera Utara
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Konteks Masalah
Salah satu cara yang telah dilakukan dunia bisnis untuk meningkatkan
reputasinya adalah dengan memperkenalkan program CSR (Coorporate Social
Responsibility). CSR membantu perusahaan agar merasa baik mengenai
perusahaan itu sendiri dan juga memungkinkan mereka untuk melakukan sesuatu
yang berharga dan bermanfaat. Program CSR tidak hanya dilakukan demi
perbaikan reputasi perusahaan ataupun hanya bermanfaat bagi komunitas yang
dilayani saja, tetapi juga individu-individu di perusahaan yang berpartisipasi
didalamnya.
Untuk melihat pertumbuhan CSR dalam perusahaan, ada dua cara yang
dapat digunakan. Pertama, bahwa CSR merupakan sebuah perkembangan positif
dimana perusahaan benar-benar terlibat dalam hubungan yang aktif dan berarti,
serta merupakan suatu contoh komunikasi simetris di mana perusahaan dapat
terlibat dalam komunikasi dengan para pemangku kepentingan, mendengarkan
dan mengubah tindakan mereka sebagai hasil dari interaksi yang terjadi. Kedua,
CSR tidak lebih dari suatu aktivitas PR yang terinspirasi untuk menghadirkan
sesuatu yang bisa diterima oleh dunia luar perusahaan. Secara umum praktik PR
dapat dibagi ke dalam dua jenis kegiatan yang terpisah, yakni sosial dan
lingkungan. Social Coorporate Responsibility, yaitu program sosial CSR biasanya
meliputi aktivitas-aktivitas di mana perusahaan berinteraksi dengan komunitas.
Environmental Coorporate Responsibility, merupakan program CSR yang
sebagian besar mengenai isu-isu lingkungan. Secara esensial CSR berbicara
tentang bagaimana perusahaan memperhitungkan dampak ekonomi, sosial, dan
lingkungan dalam caranya beroperasi (Butterick, 2013: 96).
Pelaksanaan program CSR membutuhkan komitmen. Sebuah perusahaan
membutuhkan kesungguhan dalam menjalankan program CSR. Peranan dasar dan
fungsi PRsdalam perusahaan adalah memberikan masukan yang strategis. Dalam
rangka menjaga eksistensi suatu perusahaan, maka perusahaan itu harus menjaga
2
Universitas Sumatera Utara
keseimbangan hubungan dengan pihak-pihak yang dapat mempengaruhi eksistensi
perusahaan dan mencapai tujuan dari program CSR. Pada bagian ini praktisi PRs
mengemban sebuah tanggung jawab sebagai sebuah divisi dalam perusahaan yang
bertanggung jawab untuk memastikan arus komunikasi berjalan dengan lancar.
Berkomunikasi secara konsisten tidak berarti mengkomunikasikan pesan yang
sama, tetapi jelas bahwa persyaratan fundamental dalam public relations adalah
mengembangkansuatu pesan koorporasi yang konsisten. Tepat dalam
merefleksikan organisasi dengan cara yang diinginkan oleh organisasi, bahkan
pada saat peristiwa, krisis, atau isu terjadi. Pada saat yang sama, pesan harus
mampu diadaptasi secara kreatif agar bisa dipahami oleh berbagai audiens yang
menjadi target.
Harlow merumuskan definisi Hubungan masyarakat, yaitu “Public
Relations adalah fungsi manajemen yang khas dan mendukung pembinaan,
pemeliharaan jalur bersama antara organisasi dengan publiknya, menyangkut
aktivitas komunikasi, pengertian, penerimaan, kerja sama; melibatkan manajemen
dalam persoalan/ permasalahan, membantu manajemen mampu menanggapi opini
publik; mendukung manajemen dalam mengikuti dan memanfaatkan perubahan
secara efektif; bertindak sebagai sistem peringatan dini dalam mengantisipasi
kecenderungan menggunakan penelitian serta teknik komunikasi yang sehat dan
etis sebagai sarana utama.
Public Relations merupakan fungsi manajemen yang membentuk dan
mengelola hubungan saling menguntungkan antara organisasi dan masyarakat.
Keberhasilan atau kegagalan hubungan itu bergantung pada fungsi ini.
Komunikasi efektif sangat menentukan kelangsungan hidup dan kesehatan setiap
organisasi. Segala kegiatan, interaksi, dan saling ketergantungan antar anggota
organisasi dapat berlangsung berkat komunikasi. Herbert A.Simon menyatakan
bahwa hanya dengan komunikasi pengaruh atas perilaku individu dapat
berlangsung (Hardjana, 2000: x).
Strategi public relations harus mempertimbangkan dengan matang cara-
cara yang dapat mengintegrasikan semua aktivitasnya. Semua kegiatan, termasuk
proses manajemen yang sangat menentukan kelangsungan hidup organsasi,
tergantung dari komunikasi efektif. Katz dan Khan mengatakan bahwa
3
Universitas Sumatera Utara
komunikasi memang merupakan inti dari sistem sosial atau organisasi itu sendiri.
Hal ini menekankan kembali betapa pentingnya komunikasi efektif tercipta dalam
sebuah organisasi/ perusahaan. Komunikasi yang efektif dan efisien mempunyai
arti yang sangat penting bagi manajemen di dalam melaksanakan fungsinya untuk
merencanakan, mengorganisir, melaksanakan, mengarahkan, dan mengawasi
semua kinerja organisasi. Komunikasi akan mengantarkan manajemen untuk
melakukan tugas manajerial yang efektif dan efisien. Disetiap organisasi tipe
apapun dan bergerak dibidang apapun, maka kehadiran komunikasi mutlak
diperlukan.
Jika reputasi dan citra perusahaan sedemikan penting bagi
keberlangsungan perusahaan maka program CSR membutuhkan perhatian khusus
agar dapat terlaksana sesuai dengan harapan. Dalam rangka mencapai tujuan
organisasi secara efektif fungsi manajemen, yaitu POAC (Planning, Organizing,
Actuating, Controling) harus difungsikan sepenuhnya. Manajemen sebagai proses
perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengontrolan sumber daya
untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Efektif berarti bahwa tujuan
dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti tugas yang
dilaksanakan secara benar teroganisir dan sesuai dengan jadwal (Mesiono,
2012:2). Langkah awal tentu berdampak pada hasil akhirnya. Sehingga
keberadaan perencanaan sebagai suatu kegiatan manajemen merupakan tindakan
awal yang harus dipersiapkan dengan matang. Perencanaan memiliki hubungan
yang erat dengan manajemen. Suatu rencana merupakan suatu kegiatan yang
ditentukan sebelum melakukan kegiatan lainnya unuk mencapai suatu tujuan.
Berarti perencanaan merupakan aktivitas holistis dengan upaya mengoptimalkan
dana, sarana, dan lain-lain dari suatu sistem. Perencanaan artinya sebagai usaha
sadar untuk memikirkan alternatif-alternatif yangmungkin dapat dicapai pada
masa depan, menguji alternatif tersebut dan memilih yang ada bagi percapaian
tujuan. Sedangkan Waresten mendefinisikan perencanaan adalah melihat kedepan
dengan mengambil pilihan sebagai alternatif dan kegiatan untuk mencapaitujuan
masa depan tersebut dengan terus mengikuti agar pelaksanaannya tidak
menyimpang dari tujuan (Mesiono, 2013:2). Sebagaimana komunikasi dan
perencanaan merupakan dua hal yang berperan dalam pencapaian tujuan
4
Universitas Sumatera Utara
organisasi. Maka kedua hal ini membutuhkan perhatian khusus. Perencanaan
merupakan sebuah seni dan ilmu pengetahuan dalam mencapai target khalayak
dengan menggunakan saluran-saluran komunikasi yang ada. Dapat disimpulkan
bawah perencanaan komunikasi sebagai penuntun usaha atau kegiatan komunikasi
yang dilakukan sepanjang sebuah program dilaksanakan. Perencanaan komunikasi
sangat membantu dalam kesesuaian pesan dan konsistensinya tepat sasaran. Ini
penting bagi suatu lembaga atau organisasi.
Robin Mehall (dalam Changara 2013: 45) menyatakan bahwa perencanaan
komunikasi adalah sebuah dokumen tertulis yang menggambarkan tentang apa
yang harus dilakukan sehubungan dengan komunikasi dalam pencapaian tujuan,
dengan cara apa yang dapat dilakukan sehingga tujuan tersebut dapat dicapai, dan
kepada siapa program komunikasi ditujukan, dengan peralatan dan dalam jangka
waktu yang berapa lama hal itu bisa dicapai, dan bagaimana mengukur atau
mengevaluasi hasil-hasil yang di peroleh dari program tersebut. Kecenderungan
sebuah perusahaan sering kali lebih memperhatikan strategi pesan untuk melihat
efektivitas dari proses komunikasi namun mengabaikan perencanaan yang
matang. Padahal bagaimana bisa membicarakan strategi komunikasi tanpa
menyinggung perencanaan komunikasi. Perencanaan komunikasi adalah proses
pengalokasian sumber daya komunikasi untuk mencapai tujuan organisasi.
Penggalangan massa, pemasaran, pelayanan publik, dan program-program
penyadaran masayarakat sudah tidak bisa dipisahkan dengan komunikasi.
Komunikasi memberikan informasi, membentuk citra, mempersuasi, dan
mendidik masyarakat melalui program-program yang dirancang dengan baik
untuk memenuhi kebutuhan akan informasi. Mengenai kebutuhan khalayak,
strategi menyusun pesan, pemilihan media, penyebarluasan dan pendekatan target
sasaran harus dikemas dengan baik dalam perencanaan manajemen komunikasi.
Tangung jawab sosial perusahaan telah tercantum dalam Undang-undang
No.4 tahun 2007 tentang perseroan Terbatas pasal 74 mengenai Tanggung Jawab
Sosial dan Lingkungan.
1. Perseroan yang menjalankan kegiatan usahanya di bidang dan/ atau berkaitan dengan sumber daya alam wajib melaksanakan tanggung jawab sosial dan lingkungan
5
Universitas Sumatera Utara
2. Tanggung jawab sosial dan lingkungan sebagaimana dimaksud pada ayat 1 merupakan kewajiban perseroan yang dianggarkan dan diperhitungkan sebagai biaya perseroan yang pelaksanaannya dilakukan dengan memperhatikan kepatutan dan kewajaran.
3. Perseroran yang tidak melaksanakan kewajiban sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dikenai sanksi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
4. Ketentuan lebih lanjut mengenai tanggung jawab sosial dan lingkungan diatur dengan peraturan pemerintah (Susanto, 2009: 3).
PT Pelabuhan Indonesia (Persero) I adalah sebuah Badan Usaha Milik
Negara yang bergerak dibidang jasa kepelabuhan di Indonesia bagian barat.
Sebagaisalah satu perusahaan di Indonesia ikut serta mengimplementasikan
program sebagai bentuk tanggung jawab sosial. Tanggung jawab CSR di bidang
sosial dan kemasyarakatan dilakukan melalui Program Kemitraan dan Bina
Lingkungan (PKBL). Berdasarkan peraturan Nomor: Per-07/ MBU/ 2015 tentang
Program Kemitraan Badan Usaha Milik Negara dengan Usaha Kecil dan Program
Bina Lingkungan yang merupakan tambahan dari peraturan menteri BUMN
dengan Nomor PER-08/ MBU/ 2013 menjadi dasar pelaksanaan PKBL di
lingkungan PT Pelabuhan Indonesia (Persero) I.
Sejak tanggal 03 juli 2015, Peraturan Menteri kembali diperbaharui
dengan Peraturan Menteri Badan Usaha Milik Negara Nomor: PER-09/ MBU/
2015 tentang Program Kemitraan Badan Usaha Kecil dan Program Bina
Lingkungan dijadikan sebagai pedoman pelaksanaan PKBL Pelindo I sampai saat
ini. Setiap tahun PT Pelabuhan Indonesia (Persero) I mengembalikan sebagian
laba bersih perusahaan kepada masyarakat, khususnya komunitas di sekitar
wilayah kepedulian dalam bentuk Dana Kemitraan dan Bina Lingkungan dimulai
sejak didirikannya PKBL pada tahun 1991. Sebagai bentuk tanggung jawab sosial
yang senantiasa menjalin hubungan mutualisme dengan masyarakat sekitar
perusahaan menginginkan pertumbuhan yang dialami oleh perusahaan bisa
dinikmati tidak hanya oleh pegawai, namun juga oleh masyarakat. Adapun
anggaran kemitraan dan bina lingkungan berasal dari penyisihan laba bersih
setelah pajak yang ditetapkan dalam RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham)
tahun maksimum 4% dari laba setelah pajak tahun buku sebelumnya.
6
Universitas Sumatera Utara
Pada tahun 2015 program kemitraan PT Pelindo I telah membina sebanyak
4.598 mitra binaan yang mencakup sektor industri, perdagangan, pertanian,
peternakan, perkebunan, perikanan dan jasa. Hal ini mengalami peningkatan
dibandingkan dengan tahun sebelumnya yaitu pertambahan mitra binaan sebanyak
317 mitra. Pada akhir tahun 2015 yakni sebanyak 926 mitra binaan yang masih
dibina sampai akhir. Penyebaran mitra binaan PT Pelindo I meliputi daerah Aceh,
Sumatera Utara, Riau dan Kepulauan Riau. Sedangkan program Bina Lingkungan
yang diberikan adalah dalam bentuk bahan/ material yang sangat dibutuhkan oleh
penerima bantuan bina lingkungan. Adapaun tujuan program Bina Lingkungan
adalahsebagai cerminan tanggung jawab sosial ekonomi perusahaan guna
mendukung perkembangan mitra binaan dan juga masyarakat serta skateholder
perusahaan. Program ini dtujukan kepada 7( tujuh) sasaran yaitu bantuan bencana
alam, pendidikan/ pelatihan, peningkatan kesehatan, pengembangan prasarana dan
sarana umum, sarana ibadah, pelestarian alam serta bantuan sosial
kemasyarakatan dalam rangka pengentasan kemiskinan.
Kepedulian PT Pelindo I dengan lingkungan sekitar perusahaan
dinyatakan dengan diraihnya penghargaan CSR Award 2016 yang diadakan salah
satu surat kabar nasional atas kegiatan Coorporate Social Responsibility (CSR)
PT Pelindo I. Perusahaan mendapatkan penghargaan kategori Program Bina
Lingkungan dengan melakukan bedah rumah sebanyak 95 unit di tiga provinsi
Sumatera Utara, Kepulauan Riau dan Provinsi Riau. Pelindo I termasuk salah satu
perusahaan yang meraih apresiasi CSR Award 2016 dari 23 perusahaan baik
swasta maupun negeri meliputi 3(tiga) kategori, yaitu kategori pendidikan,
pemberdayaan, ekonomi dan kesehatan, kategori lingkungan dan UMKM.
Tanggung jawab dibidang sosial dan kemasyarakatan dilakukan melalui Program
Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL). Jenis program kemitraan merupakan
kegiatan penyaluran dana pinjaman bergulir dan dana pembinaan kemitraan
kepada mitra binaan. Tujuan program Bina Lingkungan adalah sebagai cerminan
tanggung jawab sosial ekonomi perusahaan guna mendukung perkembangan mitra
binaan dan juga masyarakat serta stakeholder perusahaan.
7
Universitas Sumatera Utara
Pada dasarnya, dalam menjalankan kegiatan PKBL perlu peran public
relations yang mumpuni untuk bisa merumuskan perencanaan yang baik dengan
komunikasi yang efektif agar kedepannya kegiatan ini bukanlah semata untuk
memenuhi peraturan pemerintah atau mempertahankan citra perusahaan, tetapi
juga harus bermanfaat bagi masyarakat maupun perusahaan. Proses komunikasi
program CSR PLBK PT Pelabuhan Indonesia I dengan dilaksanakannya beberapa
program dilakukan secara sinergi. Sehingga memiliki pencapaian yang baik dalam
hasil akhirnya. Manajemen komunikasi dilakukan oleh pihak PT Pelabuhan
Indonesia (Persero) I dari perencanaan hingga evaluasi.
Manajemen merupakan pilar utama keberhasilan program sehingga sesuai
dengan yang diharapkan semua pihak. Melalui observasi peneliti menemukan
bahwa program CSR PT Pelabuhan Indonesia (Persero) I yakni bidang Kemitraan
dan Bina Lingkungan berada satu tingkat dibawah Direksi yaitu Direktur
Keuangan. Hal ini menarik perhatian peneliti untuk melakukan audit komunikasi
pada program CSR Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL) PT
Pelabuhan Indonesia I. Peranan dasar PR ada bertanggung jawab atas program
komunikasi yang terjadi dalam sebuah organisasi.Tahun-tahun sebelumnya PT
Pelabuhan Indonesia I tidak pernah melewatkan program yang mereka
komitmenkan. Namun perusahaan perlu melakukan audit komunikasi
untuk melihat bagaimana proses komunikasi berlangsung pada pelaksanaan tujuan
organisasi, bagaimana kualitas komunikasi serta memperoleh hasil akhir evaluasi
komunikasi untuk merencanakan strategi perusahaan kedepan.
Untuk mengetahui apakah komunikasi yang dibangun sudah baik atau
tidak serta mengetahui apakah program Coorporate Social responsibility sudah
berjalan sesuai dengan target dan tujuan dapat dilakukan melalui Audit
Komunikasi. Berdasarkan uraian latar belakang masalah di atas, maka peneliti
tertarik untuk melakukan penelitian mengenai Audit komunikasi pada
Perencanaan Komunikasi Program CSR “Program Kemitraan dan Bina
Lingkungan (PKBL) Pada PT Pelabuhan Indonesia I (persero)Medan.
8
Universitas Sumatera Utara
1.2 Fokus Masalah
Berdasarkan konteks masalah yang telah diuraikan diatas, maka fokus
masalah dalam penelitian ini adalah: “Bagaimana Audit Komunikasi dalam
Program Kemirtraan dan Bina Lingkungan di PT Pelabuhan Indonesia I (Persero)
Medan.”
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Untuk merekonstruksi perencanaan komunikasi pada program CSR di PT
Pelabuhan Indonesia I Medan.
2. Untuk menjelaskan realitas pelaksanaan program CSR PT Pelabuhan
Indonesia I Medan.
3. Untuk melaksanakan Audit Komunikasi pada program CSR PT Pelabuhan
Indonesia I Medan.
1.4 Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Secara teoretis, penelitian ini diharapkan dapat memperluas pengetahuan
penelitian mengenai Ilmu Komunikasi khususnya penelitian Audit
Komunikasi dalam konsentrasi Public Relations.
2. Secara akademis, penelitian ini diharapkan dapat memperkaya bahan
referensi penelitian di Departemen Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial
dan Politik Universitas Sumatera Utara terkait Audit Komunikasi dan
memberikan sumbangan pemikiran bagi pembacanya.
3. Secara praktis,penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan bagi PT.
Pelabuhan Indonesia I Medan terkait Audit Komunikasi pada perencanaan
komunikasi program Coorporate Social Responsibility maupun
keseluruhan kegiatan dan program dalam organisasi.
9
Universitas Sumatera Utara
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Paradigma Kajian
Paradigma adalah suatu cara pandang untuk memahami realitas dan
kompleksitas dunia nyata. Untuk melihat dan memahami sesuatu diperlukan sudut
pandang atau cara pandang tertentu. Bagaimana penelitian dan penyelidikan
dilakukan ditentukan oleh paradigma penelitian. Paradigma yang peneliti gunakan
dalam penelitian ini adalah paradigma konstruktivis. Paradigma Konstruktivis
yaitu paradigma yang memandang ilmu sosial sebagai analisis sistematis terhadap
makna aksi sosial melalui pengamatan langsung dan terperinci terhadap perilaku
sosial yang bersangkutan menciptakan dan memelihara/ mengelola dunia sosial
mereka.
Menurut Ardianto dan Q-Aness (2007:151) dalam pandangan
konstruktivisme, bahasa tidak lagi hanya dilihat sebagai alat untuk memahami
realitas objektif belaka dan dipisahkan dari subjek sebagai penyampai pesan.
Kajian pokok dalam paradigma konstruktivis adalah bahwa bentuk kehidupan
bermasyarakat tidak hanya dilihat dari penilaian objektif saja, melainkan dilihat
dari tindakan perorangan yang timbul dari alasan subjektif. Pandangan ini justru
menganggap subjek sebagai faktor sentral dalam kegiatan komunikasi serta
hubungan-hubungan sosialnya. Subjek memiliki kemampuan melakukan kontrol
terhadap maksud tertentu dalam setiap wacana. Komunikasi dipahami, diatur dan
dihidupkan oleh pernyataan-pernyataan yang bertujuan. Setiap pernyataan pada
dasarnya adalah tindakan penciptaan makna, yakni tindakan pembentukan diri
serta pengungkapan jati diri pembicara.
Sehingga tiap individu akan memberikan pengaruh dalam masyarakatnya.
Artinya tindakan sosial yang dilakukan harus dipelajari melalui penafsiran dan
pemahaman dan berhubungan dengan rasionalitasnya. Pandangan ini meyakini
bahwa makna atau realitas bergantung pada konstruksi pikiran. Individu akan
10
Universitas Sumatera Utara
melewati proses bagaimana pesan akan dikonstruksikan dan melibatkan
subjektivitas pelaku komunikasi.
Para konstruktivis percaya bahwa pengetahuan itu ada dalam diri
seseorang yang sedang mengetahui. Pada proses komunikasi, pesan tidak dapat
dipindahkan begitu saja dari komunikator kepada komunikan. Penerima pesan
harus mengartikan apa yang telah diterimanya dengan menyesuaikan terhadap
pengalaman mereka. Berdasarkan sudut pandang ini penelitian dilakukan untuk
melihat bagaimana sebuah organisasi menjadi tahu akan sesuatu. Sehingga
pengetahuan yang diperolah akan mempengaruhi terhadap setiap hal yang akan
dihadapi dan dialami dalam pengetahuan tersebut.
Paradigma inilah yang digunakan peneliti sebagai pandangan dasar untuk
mengetahui PT Pelabuhan Indonesia I pada Audit Komunikasi perencanaan
komunikasi program CSR PT Pelabuhan Indonesia I.
2.2 Kajian Pustaka
2.2.1 Tinjauan Hasil Penelitian Terdahulu
Terdapat penelitian terdahulu yang dianggap berkaitan dan relevan dengan
penelitian yang peneliti lakukan. Penelitian dengan judul “ Audit Komunikasi
Kampanye Program Stop Buang Air Besar Sembarangan Pada Dinas Kesehatan
Kabupaten Serang” yang dilakukan oleh Gagah Kharisma Purbaya merupakan
mahasiswa Universitas Sultan Ageng Tirtayasa. Penelitian ini dilakukan pada
tahun 2013.
Penelitian ini dilatarbelakangi oleh instansi pemerintahan melakukan audit
komunikasi karena ingin mengetahui bagaimana sistem komunikasi yang sudah
ditetapkan bagi organisasinya. Apakah dampak kegiatan komunikasi dikalangan
anggota organisasi atau instansi cukup besar dalam pencapaian sasaran dan tujuan
organisasi serta bagaimana cara yang tepat untuk meningkatkan dampak
komunikasi tersebut. Hasilnya ternyata masih banyak anggota instansi atau
organisasi yang belum melakukan audit komunikasi pada sebuat program yang
sudah berjalan dalam organisasinya. Penelitian ini menggunakan metode evaluatif
11
Universitas Sumatera Utara
dengan pendekatan kualitatif. Gagah Kharisma menggunakan teknik
pengumpulan data berupa wawancara bertahap, foto, kepustakaan dan literatur.
Jumlah informan dalam penelitian ini sebanyak 11 orang. Penelitian ini
menggunakan model kampanye Ostergaard yang dikembangkan oleh Leon
Ostergaard.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa Dinas Kesehatan Kabupaten Serang
belum melakukan audit komunikasi secara khusus terhadap kegiatan kampanye
program stop buang air besar sembarangan di desa Curug Goong Kelurahan
Padarincang Kabupaten Serang Banten. Dalam hasil yang dicapai Dinas
Kesehatan kabupaten serang telah mendapai hasil yang baik sebagaimana tetap
ditargetkan. Dinas Kesehatan Kabupaten Serang juga mampu mengenali sumber-
sumber kemacetan komunikasi sekaligus mampu mengatasi kemacetaan tersebut.
2.2.2 Komunikasi
Secara estimologis istilah komunikasi berasal dari bahasa Latin yakni
Communicare yang artinya berbicara, menyampaikan pesan, informasi, pikiran,
perasaan, gagasan dan pendapat yang dilakukan oleh seorang kepada yang lain
dengan mengharapkan jawaban, tanggapan atau arus balik (feedback) dari orang
yang diajak berbicara tersebut. Kata sifatnya ialah Communis, berarti bersama-
sama di antara dua orang orang atau lebih, yang berbicara mengenai kebersamaan,
berbagi kepentingan, keinginan, pengetahuan, kepemilikan dan gagasan.
Berdasarkan arti kata komunikasi di atas dapat disimpulkan bahwa
komunikasi adalah proses penyampaian pesan dalam bentuk lambang bermakna
sebagai panduan pikiran dan perasaan berupa ide, informasi, kepercayaan,
harapan,imbauan, dan sebagainya, yang dilakukan seseorang kepada orang lain,
baik secara langsung maupun tidak langsung melalui media, dengan tujuan
mengubah sikap, pandangan dan prilaku.
Komunikasi merupakan salah satu aspek terpenting dan kompleks bagi
kehidupan manusia. Komunikasi juga merupakan proses sosial dimana individu
menggunakan simbol-simbol untuk menciptakan dan menginterpretasikan makna
dalam lingkungan mereka. Komunikasi merupakan suatu proses yaitu suatu
12
Universitas Sumatera Utara
kejadian yang berkesinambungan, dinamis, dan tidak memiliki akhir. Sosial
artinya manusia selalu beriteraksi dengan manusia lain dalam suatu kelompok.
Simbol berarti label yang diberikan kepada sebuah fenomena. Simbol konkret
yaitu simbol yang mempresentasikan sebuah objek, dan simbol abstrak
mempresentasikan sebuah ide, gagasan, atau pemikiran. Makna merupakan
sesuatu yang diambil orang atas suatu pesan. Pesan dapat memiliki lebih dari satu
makna, dan makna memiliki konsekuensi. Sedangkan lingkungan adalah situasi
atau konteks dimana komunikasi terjadi, terkait dengan waktu tempat, periode
sejarah, relasi dan latar belakang budaya antara pihak-pihak yang berkomunikasi.
Komunikasi adalah suatu proses interaksi timbal balik antara satu individu
atau sekelompok individu dengan individu lainnya yang bertujuan menciptakan
kesamaan makna. Artinya, apa yang disampaikan oleh komunikator dapat
dimengerti dan dimaknai sama oleh komunikan dan sebaliknya posisi
komunikator dan komunikan saling bergantian. Pada saat berbicara disebut
komunikator, sementara pada saat mendengarkan disebut komunikan (Susanto,
2011:87).
Sehingga dapat disimpulkan bahwa suatu proses komunikasi terjadi karena
didukung oleh beberapa unsur, yakni :
1. Sumber (source), sering disebut juga pengirim (sender), penyandi
(encoder), atau komunikator (communicator). Sumber adalah pihak yang
berinisiatif atau mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi.
2. Pesan, merupakan apa yang dikomunikasikan oleh sumber kepada
penerima. Pesan merupakan seperangkat simbol verbal dan nonverbal
yang mewakili perasaan, nilai, gagasan atau maksud sumber tersebut.
Pesan adalah penyataan yang disampaikan pengirim kepada penerima.
Pesan dapat berbentuk verbal (tulisan atau lisan) maupun non-verbal
(isyarat) yang bisa dimengerti oleh penerima.
3. Saluran atau media adalah alat yang digunakan untuk menyampaikan
pesan dari pengirim kepada penerima berbentuk verbal atau non verbal.
4. Penerima (receiver), sering juga disebut sasaran komunikasi, yakni orang
yang menerima pesan dari sumber berdasarkan pengalaman masa lalu,
13
Universitas Sumatera Utara
rujukan nilai, pengetahuan, persepsi, pola pikir dan perasaan. Penerima
menerjemahkan atau menafsirkan seperangkat simbol verbal atau
nonverbal yang ia terima menjadi gagasan yang dapat ia pahami.
5. Efek atau pengaruh merupakan perbedaan antara apa yang dipikirkan,
dirasakan, dan dilakukan oleh penerima sebelum dan sesudah menerima
pesan. Pengaruh bisa terjadi pada pengetahuan, sikap, dan tingkah laku
seseorang.
6. Umpan balik
Umpan balik ialah tanggapan yang diberikan oleh penerima pesan sebagai
akibat pesan dari komunikator.
7. Lingkungan atau situasi
Lingkungan ialah situasi yang memengaruhi jalannya komunikasi.
Lingkungan dapat diartikan dalam bentuk fisik, sosial budaya, psikologis,
dan dimensi waktu.
Prinsip Komunikasi menurut Seiler, yaitu :
1. Komunikasi adalah suatu proses
Komunikasi adalah suatu proses karena merupakan suatu seri kegiatan
yang terus-menerus, yang tidak mempunyai permulaan atau akhir dan selalu
berubah-ubah. Komunikasi juga melibatkan suatu variasi saling berhubungan
yang kompleks yaitu: saling hubungan di antara orang, lingkungan, keterampilan,
sikap, status, pengalaman, dan perasaan, semuanya menentukan komunikasi yang
terbentuk dalam sautu waktu tertentu dan menimbulkan perubahan.
2. Komunikasi adalah Sistem
Sistem yang dimaksudkan berkaitan dengan peranan dan tugas komponen
dalam komunikasi. Tugas dari masing-masing komponen itu berhubungan satu
sama lain untuk menghasikan komunikasi dan bila terdapat gangguan pada satu
komponen akan berpengaruh pada proses komunikasi secara keseluruhan. Pada
prinsip inilah yang mendasari penelitian ini semakin kuat. Komponen dalam
komunikasi yang terjadi didalam sebuah organisasi merupakan sebuah sistem
yang harus dijaga dan dipelihara untuk mencegah kegagalan dalam komunikasi.
14
Universitas Sumatera Utara
3. Komunikasi bersifat interaksi dan transaksi
Interaksi dan transaksi yang dimaksudkan adalah adanya saling bertukar
komunikasi. Bertukar diantara pengirim pesan dan penerima dan selanjutnya.
Inilah yang disebut dengan komunikasi sebagai interaksi. Namun dalam
kehidupan sehari-hari komunikasi yang kita lakukan memang tidak selalu
seteratur itu prosesnya. Proses yang terjadi tidak semata memberi dan menerima
pesan, namun melibatkan interpretasi dalam memproses/ menyandikan pesan yang
diterima. Ini yang disebut sebagai komunikasi sebagai transaksi.
4. Komunikasi dapat terjadi disengaja maupun tidak disengaja
Komunikasi yang disengaja terjadi apabila pesan yang mempunyai
maksud tertentu dikirimkan kepada penerima yang dimaksudkan. Tetapi apabila
pesan tidak sengaja dikirimkan atau tidak dimaksudkan untuk orang tertentu untuk
menerimanya dapat disebut komunikasi tidak disengaja.
Komunikasi yang ideal terjadi apabila seseorang bermaksud mengirim
pesan tertentu terhadap orang lain yang ia inginkan untuk menerimanya. Sehingga
setiap unsur dalam proses komunikasi harus berfungsi dengan baik demi
terciptanya komunikasi. Proses komunikasi pada hakikatnya adalah proses
penyampaian pikiran atau perasaan oleh komunikator kepada orang lain
(komunikan). Schramm menambahkan bahwa kesamaan pengalaman di antara
komunikator dan komunikan, yang berlangsung secara source dan reciever,
komunikator dan komunikan akan mempunyai sudut pandang yang sama
mengenai suatu pesan. Komunikasi akan efektif apabila komunikator mampu
berkomunikasi sesuai dengan komunikannya. Pikiran bisa merupakan gagasan,
informasi, opini, dan lain sebagainya yang muncul dalam benaknya. Perasaan bisa
berupa keyakinan, kepastian, keraguan, kemarahan, keberanian, kegairahan, dan
sebagainya yang timbul dari hati. Sehingga pada proses komunikasi perlu
diperhatikan bagaimana gambaran dalam benak dan kesadaran pada komunikastor
dapat dimengerti, diterima, dan dilakukan oleh komunikan. Sebuah organisasi
disusun untuk melakukan tugas untuk mencapai tujuannya.Dalam susunan
tersebut, setiap individu yang terlibat perlu dihubungkan oleh proses komunikasi
yang teratur. Karena masing-masing dari fungsi dalam organisasi melibatkan
interaksi di antara setiap orang sehingga mereka membutuhkan komunikasi.
15
Universitas Sumatera Utara
2.2.3 Perencanaan Komunikasi
Perencanaan komunikasi dalam kerangka yang sederhana selalu dikaitkan
bagaimana menciptakan komunikasi yang efektif. Namun dalam kerangka yang
lebih luas perencanaan komunikasi sangat diperlukan untuk menyusun strategi
agar sebuah program bisa berhasil. Kecenderungan sebuah perusahaan sering kali
lebih memperhatikan strategi pesan untuk melihat efektivitas dari proses
komunikasi namun mengabaikan perencanaan yang matang. Padahal bagaimana
bisa membicarakan strategi komunikasi tanpa menyinggung perencanaan
komunikasi.
John Middleton (1978) mendefinisikan perencanaan komunikasi yaitu
proses pengalokasian sumber daya komunikasi untuk mencapai tujuan organisasi.
Sumber daya tersebut tiadak saja mencakup media massa dan komunikasi antar
pribadi, tapi juga setiap aktivitas yang dirancang untuk mengubah perilaku dan
menciptakan keterampilan-keterampilan tertentu di antara individu dan kelompok
dalam lingkup tugas-tugas yang dibebankan oleh organisasi.
Sedangkan Mehall menyatakan bahwa perencanaan komunikasi adalah
sebuah dokumen tertulis yang menggambarkan tentang apa yang harus dilakukan
sehubungan dengan komunikasi dalam pencapaian tujuan, dengan cara apa yang
dapat dilakukan sehingga tujuan tersebut dapat dicapai, dan kepada siapa program
komunikasi ditujukan, dengan peralatan dan dalam jangka waktu yang berapa
lama hal itu bisa dicapai, dan bagaimana mengukur atau mengevaluasi hasil-hasil
yang di peroleh dari program tersebut (Changara, 2013:45).
Perencanaan komunikasi adalah sebuah dokumen tertulis yang harus
menjawab:
1. Apa yang ingin dicapai;
2. Kenapa kita menginginkan hasil yang diperoleh;
3. Siapa yang menjadi target sasaran;
4. Apa yang menjadi kata kunci untuk pesan yang akan dibawakan;
5. Siapa yang akan menjadi aktor dalam penyampaian pesan dan bagaimana
cara memilih dan menentukannya;
16
Universitas Sumatera Utara
6. Dengan cara apakah digunakan untuk mencapai tujuan yang diinginkan;
7. Bagaimana tipe saluran komunikasi yang bisa digunakan untuk
menyampaikan pesan;
8. Kapan waktu yang tepat untuk menyampaikan setiap pesan;
9. Bagaimana mengukur atau mengevaluasi hasil dari program yang
dijalankan tersebut.
Perencanaan komunikasi membantu perusahaan bagaimana sebuah pesan
yang kita bawakan konsisten dengan target sasaran. Perencanaan komunikasi
sangat penting bagi kesuksesan kegiatan. Oleh karena itu, perencanaan
komunikasi juga menjadi hal yang sangat krusial dalam mencapai suatu rencana.
Elemen dari komunikasi, yakni who says what, to whom, to whom trough what
channels, and what effects. Sehingga setiap strategi perencanaan komunikasi
harus di awali dengan langkah sebagai berikut.
1. Menetapkan komunikator
2. Menetapkan target sasaran dan analisis kebutuhan khalayak
3. Menyusun pesan
4. Memilih media dan saluran komunikasi
2.2.4 Komunikasi dalam Organisasi
Goldhaber menyatakan definisi komunikasi organisasi yaitu
“organizaional communications is the prosess of creating and exchanging
messages wiithin a network of interdependent relationship to cope with
environmental uncertainty”. Komunikasi organisasi adalah proses menciptakan
dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung
satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu
berubah-ubah.
Pace dan Faules (1998) mengklasifikasikan definisi komunikasi organisasi
menjadi dua, yakni definisi fungsional dan definisi interpretatif. Definisi
fungsional komunikasi adalah sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara
unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu komunikasi tertentu.
17
Universitas Sumatera Utara
Sedangkan definisi interpretatif komunikasi organisasi cenderung menekankan
pada kegiatan penanganan pesan yang terkandung dalam suatu “batas
organisasional”. Hal ini dimaksudkan sebagai proses penciptaan makna atas
interaksi yang menciptakan, memelihara, dan mengubah organisasi. Sifat
terpenting dari komunikasi organisasi adalah penciptaan pesan, penafsiran, da
penangan kegiatan anggota organisasi. Bagaimana komunikasi berlangsung dalam
organisasi dan apa maknanya bergantung pada konsepsi seseorang mengenai
organisasi (Masmuh, 2008:5).
Penggolongan komunikasi dalam organisasi:
1. Komunikasi lisan dan tertulis
Dasar penggolongan komunikasi lisan dan tulisan ini adalah bentuk pesan
yang disampaikan. Banyak bentuk komunikasi, terutama komunikasi antara
pribadi disampaikan secara lisan maupun tertulis karena sebagaian besar interaksi
manusia terjadi dalam bentuk ini. Komunikasi lisan seperti komunikasi tatap
muka dan juga tulisan lewat media seperti memo, papan pengumuman dan
lainnya.
2. Komunikasi verbal dan non verbal
Jika dua orang berinteraksi, maka informasi mengenai perusahaan dan
gagasan-gagasan, ide-ide yang timbul akan dikomunikasikan. Informasi mengenai
perasaan seseorang dikemukan secara lisan melalui apa yang dikatakan dan
bagaimana mengatakannya. Arti dari kata atau kalimat diperjelas melalui tinggi
rendahnya nada suara, perubahan nada suara, keras tidaknya suara dan kapan
komunikasi berbicara. Perasaan seseorang juga dapat dinyatakan melalui berbagai
isyarat-isyarat atau signal non verbal dalam percakapan tatap muka langsung,
perasaan keadaan jiwa atau suasana hati seseorang dinyatakan melalui gerakan
isyarat, ekspresi wajah, posisi dan gerakan badan, postur, kontak fisik, kontak
pandangan mata, dan stimulasi non verbal lain yang sama pentingnya dengan kata
yang diucapkan. Ekspresi, gerakan isyarat, gerakan dan posisi badan tersebut
secara keseluruhan sering disebut sebagai bahasa badan (body languange).
18
Universitas Sumatera Utara
3. Komunikasi ke bawah
Penggunaan komunikasi ke bawah, ke atas dan ke samping ini didasarkan
pada arah aliran pesan-pesan dan informasi di dalam suatu organisasi. Aliran
informasi dalam komunikasi ke bawah mengalir dari tingkatan manajemen puncak
ke manajemen menengah, menajemen yang lebih rendah dan akhirnya sampai
pada karyawan operasional. Komunikasi ke bawah mempunyai fungsi
pengarahan, perintah, indoktrinasi, inspirasi dan evaluasi. Perintah atau instruksi
biasanya menjadi lebih terperinci dan spesifik karena diinterpretasikan oleh
tingkatan manajemen yang lebih rendah. Di samping perintah dan instruksi
komunikasi ke bawah juga berisi informasi manajemen tujuan organisasi,
kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan, peraturan, pembatasan, insentif
tunjangan dan hak-hak karyawan.
Pertemuan tatap muka langsung, pembicaraan lewat telepon, memo dan
intruksi tertulis merupakan media atau saluran yang banyak digunakan dalam
komunikasi ke bawah. Buku pedoman bagi karyawan, majalah dan buletin
perusahaan, poster dan papan pengumuman, laporan tahunan yang dipublikasikan,
surat yang ditujukan ke rumah, pamflet, film atau link program dan sebagainya.
4. Komunikasi ke atas
Fungsi utamanya adalah untuk memperoleh informasi mengenai kegiatan,
keputusan dan pelaksanaan pekerjaan karyawan pada tingkat yang lebih rendah.
Komunikasi ke atas dapat berupa laporan prestasi kerja (Performance Report),
saran-saran dan rekomendasi usulah anggaran, pendapat atau opini, keluhan,
permohonan bantuan atau instruksi. Media yang digunakan komunikasi dari
bawah ke atas adalah pertemuan tatap muka langsung, pertemuan berencana
kelompok karyawan, percakapan informal dengan pimpinan,pembicaraan lewat
telepon, catatan dan memo tulis.
5. Komunikasi ke samping
Komunikasi ke samping (Lateral Communication) terjadi antara dua
pejabat atau pihak yang berada dalam tingkatan hirarki wewenang yang sama
19
Universitas Sumatera Utara
(komunikasi horizontal) atau antara orang atau pihak pada tingkatan berbeda yang
tidak mempunyai langsung terhadap pihak lainnya (komunikasi diagonal).
Komunikasi ke samping terjadi secara teratur antara karyawan yang
bekerja bersama dalam suatu tim, di antara para anggota kelompok karyawan
yang berbeda, para anggota departemen atau bagian yang secara fungsional
terpisah dan di antara karyawan, lini dan staf. Jadi pola komunikasi ke samping
sangat berkaitan dengan aliran kerja dalam suatu organisasi. Fungsi utama
komunikasi ke samping dalam jaringan kerja komunikasi formal adalah
pengoordinasian dan pemecah masalah.
Komunikasi ke atas, ke bawah, dan ke samping dapat berbentuk lisan atau
tertulis, verbal maupun non verbal dan juga dapat gaya, tata krama, pola yang
formal maupun informal dan bersifat satu arah maupun dua arah.
6. Komunikasi formal dan informal
Dasar penggolongan ini adalah gaya, tata krama, dan pola aliran informasi
di dalam perusahaan. Bila pesan-pesan informasi dikirimkan, ditransfer, dan
diterima melalui pola hirarki wewenang organisasi yang telah ditetapkan dalam
struktur organisasi, yang biasanya disebut sebagai rantai komando maka terjadilah
komunikasi formal. Namun banyak juga terjadi pertukaran informasi di dalam
organisasi, terjadi dengan cara yang kurang dan lebih informal yang disebut
sebagai komunikasi informasi informal.
7. Komunikasi satu arah dan dua arah
Komunikasi organisasi dapat digolongkan menjadi komunikasi satu arah
dan komunikasi dua arah baik dalam proses komunikasi lisan-tulisan, verbal-non
verbal, formal-informal, maupun ke atas dan ke bawah serta ke samping.
Komunikasi mempunyai peranan penting dalam memadukan fungsi-fungsi
manajemen dalam suatu perusahaan, yaitu:
1. Menetapkan dan menyebarluaskan tujuan perusahaan
2. Menyusun rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
20
Universitas Sumatera Utara
3. Melakukan pengorganisasian terhadap sumber daya manusia dan sumber
daya lainnya secara efektif.
4. Mengadakan seleksi, pengembangan dan penilaian anggota organisasi
5. Memimpin, mengarahkan, memotivasi, dan menciptakan iklim yang
menimbukan keinginan orang untuk memberikan kontribusi
6. Mengendalikan prestasi.
Lunenburg dan Ornstein menjelaskan beberapa fungsi komunikasi dalam
organisasi, yang terdiri dari:
1. Fungsi normatif
Organisasi dipandang sebagai suatu sistem proses informasi. Maksudnya,
seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap memperoleh informasi
lebih banyak, lebih baik dan lebih tepat.
2. Fungsi regulatif
Berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi
yaitu, atasan atau orang yang berada dalam tatanan manajemen dan
berkaitan dengan pesan yang berorientasi pada kerja.
3. Fungsi persuasif
Mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu
membawa hasil sesuai yang diharapkan. Adanya kenyataan ini maka
banyak pimpinan lebih suka mempersuasi dari pada memberi perintah.
4. Fungsi integratif
Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan
karyawan dapat melaksanakan tugas dengan baik.
Fungsi utama komunikasi dalam organisasi, komunikator harus mampu
menentukan dan memahami komunikasi yang bagaimana yang harus ia terapkan
agar tidak terjadi distorsi atau kegelisahan komunikasi. Pesan dalam organisasi
yang disampaikan melalui komunikator melewati proses tertentu untuk sampai
kepada komunikan. Pesan yang dimaksud dalam organisasi tentu berkaitan
dengan tujuan organisasi. Efektif tidaknya komunikasi dalam sebuah organisasi
memberi peranan besar terhadap pencapaian tujuan organisasi.
21
Universitas Sumatera Utara
2.2.5 Public Relations
DeFleur dan Dennis mengutip dalam Cutlip dan Center dalam
mendefenisikan Public Relations sebagai “...upaya terencana guna mempengaruhi
opini publik melalui karakter yang baik dan kinerja yang bertanggung jawab, yang
didasarkan pada komunikasi dua arah yang memuaskan kedua belah pihak”
(Iriantara 2004: 43). McNamara mendefinisikan public relations sebagai aktivitas
berkelanjutan untuk menjamin perusahaan memiliki citra yang kuat di mata
publik. Sedangkan Jefkins menyatakan bahwa PR adalah semua bentuk
komunikasi terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organiasasi
dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang
berlandaskan pada saling pengertian (Jefkins, 2004: 10).
Secara teoritis, Public Relations adalah salah satu bidang dari ilmu
komunikasi yang bersifat praktis (berhubungan langsung dengan praktik empiris).
Jadi, penerapan ilmu komunikasi dalam suatu organisasi baik organisasi
pemerintah maupun nonpemerintah. Secara praktisnya, PR adalah bagian internal
dari suatu organisasi, yang tugas dan fungsinya tidak berdiri sendiri melainkan
dalam konteks organisasi. Sehingga yang menjadi tujuan utama PR yaitu
penyelenggaraan komunikasi timbal balik antara suatu organisasi dan publik yang
berpengaruh atas tujuan organisasi. Tujuannya untuk menciptakan saling
pengertian (mutual understanding) dan dukungan bagi tercapainya tujuan,
kebijakan, dan tindakan organisasi (Liliweri 2011: 655).
Dari sepuluh tugas Public Relations dalam buku Collin, Coulson-Thomas
(2005 :18-19) salah satu diantaranya adalah mengevaluasi kekuatan dan
kelemahan perusahaan, baik perusahaan sendiri maupun perusahaan saingan, juga
ancaman dan peluangnya; mendiagnosis masalah-masalah yang dapat dipecahkan
melalui saran-saran Public Relations; mengidentifikasi masyarakat yang dituju
dan saluran-saluran yang paling efektif digunakan untuk menjangkau mereka serta
menjadi tugas penting bagi bagian Public Relations untuk menganalisis masalah
komunikasi yang dapat mempengaruhi perusahaan.
22
Universitas Sumatera Utara
Karena itulah eksistensi dari Public Relations adalah komunikasi itu
sendiri. Dimana kegiatannya selalu diarahkan kepada upaya mempengaruhi
pendapat publik agar publik dapat bersikap, berpendapat dan bertingkah laku
sesuai dengan yang diharapkan. Oleh karena itu pada kegiatan penyampaian dan
penyebaran pesan komunikasi, bagian Public Relations sebuah perusahaan harus
memperhitungkan cara untuk memperoleh dampak komunikasi yang diinginkan
oleh perusahaan dengan memperhatikan kebijaksanaan yang akan disampaikan
kepada publik dalam bentuk penyusunan pesan komunikasi yang baik (message
arrangement).
2.2.6 Coorporate Social Responsibility
Maigan dan Ferrel (dalam Susanto, 2009:10) mendefenisikan CSR
sebagai” A Business in social responsible manner when its desicion and actions
account for and balance diverse stakeholder interests”. Definisi ini menekankan
perlunya memberikan perhatian secara seimbang terhadap kepentingan
stakeholder yang beragam dalam setiap keputusan dan tindakan yang diambil oleh
para perlaku bisnis melalui perilaku yang secara sosial bertanggung jawab. The
Jakarta Consulting Group mengemukakan tanggung jawab sosial ini diarahkan
baik ke dalam (internal) maupun ke luar (eksternal) perusahaan. Ke dalam,
tanggung jawab ini diarahkan kepada pemegang saham dalam bentuk
profitabilitas dan pertumbuhan. Disamping kepada pemegang saham, tanggung
jawab sosial ke dalam ini juga diarahkan kepada karyawan untuk setiap kontribusi
yang diberikan dalam mendukung pertumbuhan perusahaan. Ke luar, tanggung
jawab sosial ini berkaitan dengan peran kerja perusahaan sebagai pembayar pajak
dan penyedia lapangan kerja, meningkatkan kesejahteraan dan kompetensi
masyarakat, serta memelihara lingkungan bagi kepentingan generasi mendatang.
Dari sisi perusahaan terdapat berbagai manfaat yang dapat diperoleh dari
aktivitas CSR tersebut. Pertama, mengurangi risiko dan tuduhan terhadap
perlakuan tidak pantas yang diterima perusahaan, perusahaan yang menjalankan
tanggung jawab sosialnya secara konsisten akan mendapatkan dukungan yang luas
dari komunitas yang telah merasakan manfaat dari berbagai aktivitas CSR. Kedua,
CSR dapat berfungsi sebagai pelindung dan membantu perusahaan meminimalkan
23
Universitas Sumatera Utara
dampak buruk yang diakibatkan suatu krisis. Ketika perusahaan diterpa kabar
miring atau bahkan ketika perusahaan melakukan kesalahan, masyarakat lebih
mudah memahami dan memaafkannya. Ketiga, keterlibatan dan kebanggaan
karyawan. Karyawan akan merasa bangga bekerja pada perusahaan yang memiliki
reputasi yang baik, yang secara konsisten melakukan upaya-upaya untuk
membantu meningkatkan kesejahteraan dan kualitas hidup masyarakat dan
lingkungan sekitarnya. Pada akhirnya perusahaan akan memperoleh loyalitas dan
movitasi karyawan dalam bekerja jauh lebih tinggi hal ini tentu berdampak pada
peningkatan kinerja dan produktivitas. Keempat, CSR yang dilaksanakan secara
konsisten akan mampu memperbaiki dan mempererat hubungan antara perusahaan
dengan para stakeholder-nya. Pelaksanaan CSR secara konsisten menunjukkan
bahwa perusahaan memiliki kepedulian terhadap pihak-pihak yang berkontribusi
terhadap lancarnya berbagai aktivitas serta kemajuan yang diperoleh. Kelima,
meningkatkan penjualan. Hasil riset Roper Search Worldwide bahwa konsumen
akan kebih menyukai prosuk-produk yang dihasilkan oleh perusahan yang
konsisten menjalankan tanggung jawab sosialnya sehingga memiliki reputasi yang
baik. Keenam, insentif-insentif lainnya seperti insentif pajak dan berbagai
perlakuan khsus lainnya hal ini perlu dipikirkan guna mendorong perusahaan agar
lebih giat lagi menjalankan tanggung jawab sosialnya.
Keenam manfaat CSR dapat disimpulkan yakni:
1. Reduse risk and accusations or irresponsible behaviour
2. Helps cushions and vaccinate during time of crisis
3. Enhance employee engagement and pride
4. Improve relations with stakeholder
5. Sales increase
6. Other incentive (tax, preferred treatment) (Susanto, 2009: 14).
Fungsi utama Public Relations dalam suatu organisasi adalah
melaksanakan komunikasi perusahaan dengan baik dengan media maupun dengan
publiknya pelaksanaan program CSR memerlukan penanganan strategikomunikasi
dengan baik agar pesan kegiatan tersebut sampai kepada masyarakat dengan baik
pula. Peran Public Relations dalam program CSR sangat dibutuhkan PR bertugas
24
Universitas Sumatera Utara
merancang strategi komunikasi dan melaksanakan strategi tersebut sehingga pesan
program CSR dapat diterima dengan baik oleh masyarakat.
Seringkali praktisi Public Relations memainkan karena kunci dalam fungsi
filantropi perusahaan peran PR mencakup hal-hal berikut ini. (Cutlip, Center, and
Broom, 2005:375):
1. Menggelar peristiwa-peristiwa yang sesuai untuk membuat kontribusi
yang menentukan, seperti kampanye dan kesejahteraan atau
memberikan dana beasiswa
2. Membantu kampanye atau usaha amal dengan nasehat strategi
komunikasi, menyiapkan materi cetak, atau audivisual dan
mengiklankan dukungan atau menempatkan publisitas
3. Memeriksa perkara-perkara komunitas yang bermacam-macam untuk
menentukan dimana dan bagaimana perusahaan dapat memberikan
bantuan terbaik
4. Membimbing bukan mengarahkan, pendekatan partisipatif yang
melibatkan unsur pokok komunitas dalam mengalokasikan kontribusi-
kontribusi perusahaan.
Peran Public Relations harus dilaksanakan sesuai dengan fungsinya.
Dengan tidak mengabaikan komunikasi sebagai inti dari setiap langkah yang
diambil oleh praktisi Public relations komunikasi merupakan kata kunci
keberhasilan program PRs. Proses komunikasi pesan suatu program yang tepat
sasaran akan sangat berpegaruh terhadap keberhasilan dalam mencapai tujuan
program tersebut.
2.2.7 Audit Komunikasi
Menurut Reuss and Silvis bahwa batasan audit komunikasi dalam
pengertiannya adalah: In essence, a communication audit is a
comprehensive and trough study of communication philosoph, concepts,
stucture, flow and practice within an organization,e it small or large,
profit or non-profit, private or public. A communication audit shoul be
able to uncover information bloackages, organizational hindrances to
25
Universitas Sumatera Utara
effetive communiation, and lost opportunities. (pada esensinya, audit
komunikasi merupakan kajian kompehensif dan penelitian mengenai
filsafat komunikasi, konsep-konsep, struktur, arus, dan praktik komunikasi
dalam organisasi, baik berukuran kecil atau besar, bertujuan profit atau
nirlaba, pada perusahaan swasta atau pemerintah).1
1. Audit adalah proses yang sistemik, artinya pemeriksaan dan pengujian data
oleh auditor dilakukan secara terencana, teratur dan metodologis.
Hardjana (2000: 9-10) menyatakan Audit Komunikasi adalah pemeriksaan
diagnosis yang dapat memberikan informasi dini untuk mencegah kehancuran
kesehatan organisasi yang lebih besar. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia kata
audit berarti pemeriksaan pembukuan tentang keuangan (pabrik, bank, dan
sebagainya) dan pengujian efektivitas keluar masuknya uang dan penilaian
kewajaran laporan yang dihasilkannya.
Definisi audit menurut American Accounting Association, audit
merupakan proses sistemik dalam perolehan dan penilaian secara objektif atas
bukti-bukti berkenaan dengan pernyataan tentang tindakan-tindakan dan
peristiwa-peristiwa ekonomi yang menentukan tingkat kecocokan antara
pernyataan tersebut dengan kriteria-kriteria baku, serta pengkomunikasian hasil-
hasilnya kepada pihak pengguna yang berkepentingan.
Berdasarkan definisi tersebut di atas terdapat beberapa hal penting yaitu :
2. Audit adalah perolehan dan penilaian secara objektif atas bukti-bukti,
artinya audit merupakan suatu penelitian atau pemeriksaan empiris yang
independen.
3. Audit adalah penentuan tingkat kecocokan antara pernyataan dengan
kriteria-kriteria yang mapan, artinya audit merupakan wujud dari
penentuan atau penilaian profesional dengan kriteria yang sudah baku.
4. Audit dilengkapi dengan pengkomunikasian hasil-hasilnya kepada semua
pihak pengguna yang berkepentingan yang berarti bahwa hasil evaluasi
tersebut terbuka bagi pihak-pihak yang seharusnya mengetahuinya
(Hardjana, 2000 : 6). 1Andre Hardjana, Audit Komunikasi Teori dan Praktek, Grasindo, Jakarta, 2000, hlm.12.
26
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan hal-hal tersebut audit dapat dikembangkan ke berbagai
bidang seperti audit pemasaran, manajemen, organisasi dan termasuk pada bidang
komunikasi. Jadi konsep audit tidak hanya digunakan untuk bidang keuangan. Hal
ini bisa dilihat dari websters new world dictionary, yang mengartikan audit salah
satunya sebagai pengujian dan evaluasi seksama atas sebuah persoalan sehingga
komunikasi sebagai suatu persoalan organisasi juga dapat diaudit.
Gibson dan Getts dalam buku organizational communizational
communication: a managerial perspective menyatakan Audit Komunikasi adalah
suatu analisis yang lengkap atas sistem-sistem komunikasi internal dan eksternal
dari suatu organisasi. Hopec menyatakan bahwa audit komunikasi “Sebagai
sebuah analisis lengkap tentang komunikasi organisasi baik internal maupun
eksternal yang dirancang untuk memahami kebutuhan-kebijakan, praktek dan
kemampuan komunikasi dan untuk menemukan data sehingga manajemen puncak
dapat membuat keputusan yang ekonomis dan berdasarkan informasi lengkap
tentang tujuan ke depan komunikasi organisasi”. Booth, mendefinisikan Audit
komunikasi sebagai proses pembuatan analisis atas komunikasi-komunikasi
didalam organisasi oleh konsultan internal atau eksternal dengan tujuan untuk
meningkatkan efisiensi organisasi. Dengan pembatasan ruang lingkup pada
komunikasi internal saja dan efisiensi yang umumnya memiliki arti jangka
pendek, menunjukan kalau audit komunikasi sebaiknya dianggap sesuatu yang
mudah untuk ditangani dan perlu dilakukan berulang-ulang secara teratur
(Hardjana, 2000: 11-12).
Alasan diselenggarakan audit komunikasi adalah:
1. Untuk mengetahui apakah program komunikasi berjalan dengan baik
2. Ingin membuat diagnosis tentang masalah yang terjadi atau berpotensi dan
peluang yang mungkin terbuang
3. Ingin melakukan evaluasi atas kebijakan baru atau praktek komunikasi
yang terjadi
4. Ingin memeriksa hubungan antara komunikasi dengan tindakan
operasional lain
5. Ingin menyusun anggaran kegiatan komunikasi
27
Universitas Sumatera Utara
6. Ingin menetapkan patok banding
7. Ingin mengukur kemajuan dan perkembangan dengan membanding-
kannya dengan patok banding tadi
8. Ingin mengembangkan atau melakukan restrukturisasi fungsi-fungsi
komunikasi
9. Ingin membangun landasan dan latar belakang guna mengembangkan
kebijakan dan program komunikasi baru (Hardjana, 2000 : 17-18).
Penyelenggaraan audit komunikasi bermanfaat bagi kelangsungan dan
efektivitas dalam organisasi yakni:
1. Untuk mengetahui apakah dan dimana terjadi kelebihan (overload) atau
kekurangan (underload) muatan komunikasi berkaitan dengan topik,
sumber dan aturan komunikasi.
2. Untuk menilai kualitas informasi dan mengukur kualitas hubungan-
hubungan komunikasi secara khusus mengukur kepercayaan antar pribadi
(trust), dukungan, keramahan, dan kepuasan kerja.
3. Untuk mengenali jaringan-jaringan yang aktif. Operasional komunikasi
non formal dan membandingkannya dengan komunikasi formal.
4. Untuk mengetahui sumber-sumber kemacetan (bottleneck) arus informasi
dan para penyaring informasi (gate keeper) dengan memperbandingkannya
dengan peran masing-masing dalam jaringan komunikasi.
5. Untuk mengenali kategori dan contoh pengalaman dan peristiwa
komunikasi yang positif maupun negatif.
6. Untuk menggambarkan pola-pola komunikasi pada tingkat pribadi,
kelompok maupun organisasi berkaitan dengan komponen komunikasi,
frekuensi dan kualitas interaksi.
7. Untuk memberikan rekomendasi tentang perubahan atau perbaikan yang
perlu dilakukan.
Audit komunikasi merupakan bagian dari tolak ukur, aplikasi, dan
persiapan strategis untuk mendesain suatu perencanaan, program dan kerja PR,
serta dapat digunakan untuk memperoleh informasi atau fakta lapangan.
28
Universitas Sumatera Utara
Termasuk bagaimana pemecahan suatu permasalahan yang berkaitan dengan hal-
hal sebagai berikut:
1. Terjadinya kemacetan arus informasi (bottle-kecked information flows)
2. Tidak adanya keseimbangan beban kerja di bidang komunikasi (uneven
communication workloads)
3. Para karyawan seakan-akan bermaksud saling berlawanan dalam
menghadapi suatu pekerjaan (employee working at cross-purposes)
4. Suatu organisasi tidak dapat memanfaatkan informasi tersembunyi dan
merugikan bagi lembaga bersangkutan (hidden information with in an
organization is not used, to detriment of the institution)
Tujuan audit komunikasi dalam kegiatan PR
1. Audit komunikasi seringkali digunakan untuk mengevaluasi bagaimana
suatu organisasi berlangsung berkenaan dengan suatu karakteristik unsur
pokok kelompok
2. Audit komunikasi digunakan untuk menganalisis kedudukan perusahaan
dengan karyawan atau komunitas tetangga perusahaan, menilai pembaca
terhadap saran komunikasi rutin seperti laporan tahunan dan news release;
atau menguji penampilan organisasi/ perusahaan sebagai warga
perusahaan.
3. Audit komunikasi sering memberikan benchmark (tanda untuk
menentukan tingginya letak suatu daerah/ perusahaan) menghadapi
program PR dimasa mendatang yang dapat diterapkan dan diukur.
2.7.2.1 Prosedur Audit Komunikasi
Prosedur audit komunikasi diterapkan pada level sistem komunikasi
secara keeseluruhan pada organisasi/ perusahaan dan pada level kegeiatan
komunikasi khusus. Setiap audit komunikasi yang diawali dengan audit kegiatan
komunikasi khusus, untuk memenuhi harapan publik dan tercapainya program
komunikasi organisasi/ perusahaan.
1. Audit Sistem Komunikasi secara keseluruhan
a. Acuan
29
Universitas Sumatera Utara
Audit sistem komunikasi bertolak dari tujuan organisasi/ perusahaan,
rencana-rencana organisai/ perusahaan, kebijakan-kebijakan komunikasi
baik secara eksplisit maupun implisit, serta pelaksanaan.
b. Tahapan
Langkah audit dimulai dengan menginventarisasi dan menganalisis
kegiatan-kegiatan komunikasi. Data yang diperoleh ditambah dengan
maeri-materi umum tentang pengaruh lingkungan yang merupakan faktor-
faktor situasional organisasi.
Informasi mengenai sumber daya manusia yang dikaitkan dengan faktor-
faktor situasional organisasi ditambah dengan pengetahuan tentang
berbagai rencana organisasi/ perusahaan, kebijakan, tanggung jawab,
metoe pelaksanaan, dan sikap-sikap yang dapat digunakan sebagai dasar
untuk mengajukan saran perubahan dan program-program komunikasi
yang mendukung keseluruhan sistem komunikasi organisasi/ perusahaan.
c. Hasil
1. Hasil audit komunikasi adalah diketahuinya kekuatan, kelemahan,
peluang, dan ancaman organisasi/ perusahaan.
2. Teridentifikasinya publik yang relevan dengan organisasi/ perusahaan.
2. Audit Kegiatan Komunikasi Khusus
a. Acuan
Audit kegiatan komunikasi khusus berkaitan dengan masing-masing
program atau kegiatan komunikasi dalam organisasi/ perusahaan.
b. Tahapan
Langkah audit dimulai dengan melakukan analisis tujuan komunikasi yang
sudah dirumuskan beserta standar kinerjanya untuk mengembangkan
petunjuk tentang prosedur bagaimana kegiatan dilaksanakan. Kemudian,
dilakukan audit terhadap dimensi-dimensi audit komunikasi. Sehingga data
yang terkumpul dari kinerja lapangan secara empiris dapat dibandingkan
dengan standar kinerja yang telah dirumuskan. Bila terjadi deviasi/
penyimpangan, hal tersebut dapat menjadi bahan studi lanjutan. Hasil
analisis dan pengkajian penyimpangan tersebut dapat dijadikan landasan
30
Universitas Sumatera Utara
untuk perubahan-perubahan dalam kebijakan dan kegiatan komunikasi
khusus, serta pelatihan dan tindakan pendukung yang diperlukan.
c. Hasil
Hasil pengkajian penyimpangan adalah:
1. Diketahuinya persepsi dan opini publik terhadap organisasi/ perusahaan.
2. Terevalusasi pencapaian tujuan suat program atau berbagai aktivitas
kehumasan tersebut.
3. Tercapainya kinerja humas melalui peningkatan efektivitas program-
program hasil dari evaluasi.
4. Diperoleh informasi bagi pimpinan organisasi/ perusahaan sebagai
masukan (input) dalam pengambilan putusan.
Communication Audit
Sumber : Newsom, Turk and Kruckeberg This is PR The Realities of Publis
Relations.
Pelaksanaan audit komunikasi pada dasarnya terdiri dari empat tahapan
pokok, yakni:
1. Menemukan apa yang ‘kita’ perkirakan
2. Menemukan apa yang “mereka” perkirakan
3. Mengevaluasi segala perbedaan
4. Membuat sejumlah rekomendasi.
Intent
Communications
Recommendations for Improvement
Evaluation of Disparities
What “they” think What “we” think
31
Universitas Sumatera Utara
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Metode Penelitian
Metode penelitian adalah analisis teori atau ilmu yang membahas
mengenai metode dalam melakukan penelitian. Metode penelitian komunikasi
adalah prosedur atau secara ilmiah dalam melakukan penelitian bidang
komunikasi untuk menemukan hal-hal baru, membuktikan atau menguji temuan
penelitian sebelumnya atau untuk pengembangan ilmu komunikasi (Pujileksono,
2015:4).
Dalam penelitian ini metode yang digunakan adalah deskriptif kualitatif.
Penelitian dengan metode deskriptif kualitatif merupakan metode penelitian yang
digunakan untuk makna dalam proses-proses komunikasi linier, interaktif,
maupun proses-proses transaksional. Metode ini bersifat deskriptif untuk
menjelaskan makna-makna dalam gejala sosial (Bungin, 2014:308). Namun sifat
analisis data deksriptif-kualitatif tidak terlalu mengutamakan makna, sebaliknya,
penekanannya pada deskriptif menyebabkan format deskriptif-kualiatatif lebih
banyak menganalisis permukaan data dan proses-proses kejadian suatu peristiwa,
bukan kedalaman data maupun makna data. Strategi analisis ini mengadopsi cara
berpikir yang induktif dalam melihat peristiwa/ fenomena yang terjadi serta
menganalisisnya.
Metode penelitian ini dipilih karena peneliti ingin melihat perencanaan
komunikasi program CSR serta pelaksanaannya kemudian peneliti akan
melakukan audit komunikasi tidak dengan hasil-hasil statistik, tetapi suatu
fenomena yang muncul dalam proses perencanaan sampai pelaksanaan
komunikasi tersebut. Untuk melihat fenomena yang muncul dalam penelitian ini
maka peneliti diposisikan sebagai instrumen penelitian yang harus melakukan
observasi dilapangan. Hasil penelitian ini tidak dapat digeneralisasikan karena
setiap perusahaan memiliki visi-misi, pasar, karakter dan jenis program yang
32
Universitas Sumatera Utara
berbeda-beda dan memiliki ciri khas tersendiri. Oleh karena itu pendekatan
kualitataif merupakan metode yang tepat dalam penelitian ini.
Pendekatan deskriptif-kualitatif diharapakan mampu menghasilkan suatu
uraian mendalam mengenai pesan, ucapan, tingkah laku dan pengalaman yang
dapatdiamati dari suatu individu maupun kelompok. Sehingga penelitian ini
dilakukan untuk menggambarkan realitas yang sedang terjadi dan bertujuan untuk
membuat deksripsi secara sistematis, faktual dan akurat tentang fakta-fakta dan
sifat-sifat populasi atau objek tertentu.
3.2 Objek Penelitian
Objek penelitian ini adalah perencanaan komunikasi kegiatan Coorporate
SocialResponsibility pada program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL).
3.3 Subjek Penelitian
Subjek penelitian adalah informan yang menyediakan informasi yang
berhubungan penelitian ini. Subjek dalam penelitian ini adalah karyawan PT
Pelindo I Medan yang terlibat dalam kegiatan Coorporate Social Responsibility
program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL).
33
Universitas Sumatera Utara
3.4 Kerangka Analisis
Kerangka Berpikir
Keterangan :
Berdasarkan kerangka berpikir di atas penelitian mencoba untuk
mendeskripsikan langkah dan tahapan yang muncul dalam pikiran sehingga
terbentuk rancangan yang tepat untuk dapat diteliti dan dianalisis. Dalam hal ini,
peneliti meneliti progrram kemitraan dan bina lingkungan yang dilakukan oleh PT
Pelindo I. Sebagaimana tujuan penelitian ini, peneliti ingin mengetahui bagaimana
perencanaan komunikasi yang ditetapkan oleh perusahaan dalam mencapai tujuan
program tersebut. Dengan memperhatkan kepada dua aspek yaitu komunikasi
internal perusahaan dan juga komunikasi eksternal. Bagaimana manajemen
komunikasi yang telah dipertimbangkan untuk mencapai keberhasilan program
PKBL.
Setelah mengetahui perencanaan komunikasi yang ditetapkan oleh
perusahaan maka penelitiberusaha menganalisis masalah tersebut dengan
Kegiatan Program Kemitraan dan Bina Lingkungan PT Pelindo I
(Persero)
Perencanaan Komunikasi terkait Program Kemitraan dan
Lingkungan PT Pelindo I (Persero)
Realitas Perencanaan Komunikai
Audit Komunikasi
34
Universitas Sumatera Utara
melakukan pengamatan dalam kegiatan pelaksanaan program komunikasi yang
telah di tetapkan sebelumnya. Data diperoleh melalui hasil wawancara mendalam
dan juga observasi dan didukung dengan dokumen-dokumen tertulis perusahaan.
Melalui data yang diperoleh, peneliti akan mencoba melakukan audit komunikasi
dengan prosedur yang telah ditetapkan. Melalui hasil audit komunikasi Program
Kemitraan dan Bina Lingkungan diperoleh hasil-hasil yang dapat dipergunakan
sebagai acuan ilmiah untuk melakukan program komunikasi kedepannya.
3.5 Teknik Pengumpulan Data
Ada beberapa metode yang digunakan untuk tujuan mengumpulkan data
dalam proses audit komunikasi. Pada penelitian ini, penelti mengunakan dua
metode pengumpulan data, yaitu:
1. Data primer
Data primer adalah data yang diperoleh langsung di lapangan oleh peneliti.
Data primer ini juga disebut sebagai data baru atau data asli. Untuk memperoleh
data primer, peneliti menggunakan metode wawancara dan observasi.
a. Wawancara
Metode wawancara adalah teknik pengumpulan data dengan mengajukan
pertanyaan langsung oleh pewawancara kepada informan dan jawaban-jawaban
akan dicatat atau direkam. Penggunaan metode wawancara lebih terfokus kepada
pendapatpribadi. Metode ini sangat cocok digunakan oleh auditor komunikasi
untuk me-review dan mendapatkan informasi awal terhadap isu serta
permasalahan komunikasi. Melalui wawancara yang dilakukan, peneliti dapat
mengamati gerak komunikasi verbal maupun nonverbal informan yang
diwawancarai.
b. Observasi
Metode observasi ialah pengamatan dan pencatatan yang sistematis terhadap
gejala-gejala yang diteliti atau yang berkenaan dengan tujuan-tujuan penelitian.
35
Universitas Sumatera Utara
2. Data sekunder
Data sekunder adalah data yang diperoleh dan dikumpulkan oleh orang yang
melakukan penelitian dari sumber-sumber yang telah ada. Data sekunder juga
disebut sebagaidata tersedia. Untuk memperoleh data sekunder dikategorikan
menjadi dua, yaitu:
a. Internal data, yaitu data yang tersedia tertulis pada sumber data sekunder.
Misalnya seperti laporan perusahaan, buku pedoman, dan sebagainya.
b. Eksternal data, yaitu data yang tersedia dari sumber luar, yaitu lembaga atau
intitusi tertentu yang aktivitasnya mengumpulkan data atau keterangan yang
relevan dengan masalah yang diteliti. (Bungin, 2001:128)
3.6 Teknik Analisis Data
Analisis data merupakan proses penyederhanaan data ke dalam bentuk
yang lebih mudah dibaca dan diinterpretasi. Analisis data merujuk pada kegiatan
mengorgansiasikan data ke dalam susunan-susunan tertentu dalam rangka
perinterpretasian data, ditabulasikan sesuai dengan susunan sajian data yang
dibutuhkan untuk menjawab masing-masing masalah dan/ atau hipotesis
penelitian. Analisis data dalam penelitian ini, yaitu:
1. Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses seleksi, pemusatan perhatian serta
penyederhanaan dan simpulan data kasar yang muncul dari catatan-catatan tertulis
dilapangan. Pelaksanaan reduksi daya ini dilakukan selama penelitian berlangsung
dan kegunaannya adalah untuk lebih memfokuskan pokok permasalahan yang
sedang diteliti.
2. Penyajian Data
Penyajian data dalam penelitian kualitatif merupakan bentuk uraian singkat,
bagan, hubungan antara kategori dan sebagainya. Melalui penyajian data, peneliti
akan mudah memahami apa yang sedang terjadi dan tindakan apa yang akan
36
Universitas Sumatera Utara
diambil, lebih jauh menganalisis atau mengambil tindakan berdasarkan atas
pemahaman yang diperoleh dari penyajian tersebut.
3. Penarikan kesimpulan
Penarikan kesimpulan dilakukan dengan melihat kembali data-data yang sudah direduksi untuk dicari jawaban atas masalah yang diteliti. Dalam penelitian ini, hasil wawancara yang telah dilakukan akan memudahkan peneliti dalam pencatatan data maupun dalam pengecekan data guna menarik suatu kesimpulan sementara selama proses pengumpulan data berlangsung.
38
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Hasil Penelitian
Hasil penelitian adalah informasi atau data yang didapatkan dari
penelitian yang kemudian diolah dan dirangkum berdasarkan temuan-temuan di
lapangan. Data dan informasi diperoleh dengan mewawancarai empat orang
karyawan yang bekerja di PT Pelindo I (Persero) yang terlibat langsung dengan
program Coorporate Social Responsibility. Mereka adalah karyawan yang terkait
dengan Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL). Sehingga pada
penelitian ini peneliti mewawancarai karyawan dari bidang Hubungan Masyarakat
dan Bidang Kemitraan dan Bina Lingkungan. Pada bab ini peneliti akan
menjabarkan hasil penelitian dan proses penelitian yang telah dilakukan peneliti
sesuai dengan tujuan penelitian yang ingin dicapai.
4.1.1 Dekripsi Lokasi Penelitian
PT. Pelabuhan Indonesia 1 merupakan Badan Usaha Milik Negara
(BUMN) yang bergerak di bidang jasa pelabuhan di Indonesia bagian barat.
Pelindo 1 berkantor pusat di Medan beralamat di Jalan Krakatau Ujung No.100
Medan 20241, SumateraUtara, Indonesia. PT. Pelindo 1 memiliki wilayah operasi
di empat provinsi yang meliputi provinsi Aceh,Sumatera Utara, Riau dan
Kepulauan Riau, serta mengelola 14 cabang pelabuhan, 11 kawasan pelabuhan/
perwakilan dan mengelola 4 (empat) unit usaha yaitu BICT (Belawan
International Container Terminal), UGJ (Unit Usaha Galangan Kapal), RSPM
(Rumah Sakit Kepelabuhan Medan) dan Terminal Petikemas Domestik Belawan
(TPKDB) serta lima anak Perusahaan, yaitu Terminal Petikemas Indonesia (TPI),
PT Prima Terminal Petikemas (PTP), PT Prima Multi Terminal (PMT), PT Prima
Indonesia Logistik (PIL) dan PT Prima Pengembangan Kawasan (PPK).
Pelayanan PT Pelindo 1 meliputi pelayanan kapal, barang dan pelayanan
penumpang dan jasa kepelabuhan lainnya. Pelindo 1 mempunyai lokasi strategis
di Selat Malaka, yang merupakan selat tersibuk dalam lalu lintas perdagangan
39
Universitas Sumatera Utara
dunia dan saat ini sedang mengembangkan pelabuhan Kuala Tanjung sebagai
pelabuhan Hub Port Indonesia bagian barat, serta mempunyai pintu utama eksport
CPO ke seluruh dunia, yaitu melalui pelabuhan Belawan dan Dumai.
4.1.1.1Sejarah Perusahaan
PT. Pelabuhan Indonesia 1 (persero) lahir melalui berbagai perubahan
bentuk usaha danstatus hukummengusahakan kepelabuhan. Pada tahun 1945-1951
perusahaan berada di dalam wewenang Departemen Van Scheepvaart (suatu
badan peninggalan pemerintah Belanda) yang berfungsi untuk memberikan
layanan jasa kepelabuhan yang dilaksanakan oleh Haven Bedrijf. Pada tahun
1951-1959, pengelolaan pelabuhan dilaksanakan oleh jawatan pelabuhan. Sejak
tahun 1960 pengelolaan pelabuhan di Indonesia dilakukan oleh Badan Usaha
Milik Negara yaitu Perusahaan Negara Pelabuhan yang diberi kewenangan untuk
mengelola pelabuhan umum sejak tahun 1960 -1993 telah mengalami beberapa
perubahan. Disesuaikan dengan arahkebijaksanaan pemerintah dalam rangka
menunjang pembangunan nasional dan mengimbangi pertumbuhan permintaan
layanan jasa kepelabuhan nasional dan mengimbangi pertumbuhan permintaan
layanan jasa kepelabuhan yang dinamis. Sejarah perusahaansejak tahun 1960
sampai dengan sekarang adalahsebagai berikut:
1. Tahun 1960-1963 : Pengelolaan pelabuhanumum dilakukan oleh
Perusahaan Negara (PN) pelabuhan I-VIII berdasarkan Undang-Undang
Nomor 19 tahun 1960.
2. Tahun 1964-1969 : Aspek komersil dari pengelola pelabuhan tetap
dilakukan oleh PN pelabuhan, tetapi kegiatan operasional pelabuhan
dikoordinasikan oleh lembaga pemerintah yang disebut Port Authority.
3. Tahun 1969-1983 : Pengelolaan sebagian besar pelabuhanumum
dilakukan oleh Badan Pengusahaan Pelabuhan (BPP) berdasarkan
Peraturan Pemerintah No. 18 Tahun 1969. PN Pelabuhan dibubarkan dan
lembaga pemerintahan Port Authority menjadi BPP.
4. Tahun 1983-1992 : Pengelolaan pelabuhan umum dibedakan antara
pelabuhan umum yang diusahakan dan pelabuhan umum yang tidak
diusahakan. Pengelolaan pelabuhan umum yang diusahakan dilakukan
40
Universitas Sumatera Utara
oleh Perusahaan Umum (Perum) pelabuhan, sedangkan pengelolaan
pelabuhan umum yang tidak di usahakan dilakukan oleh unit pelaksana
teknis di bawah Direktorat Jenderal perhubungan laut sebagaimana diatur
dalam Peraturan Pemerintah Nomor 11 tahun 1983. Perum pelabuhan
satu merupakan salah satu dari empat perum pelabuhan di Indonesia yang
mengelola pelabuhan-pelabuhan yang diusahakan dan dibentuk
berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 14 tahun 1983.
5. Tahun 1992 hingga sekarang : Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor
56 tanggal 19 Oktober 1991 tentang pengalihan status perusahaan
pelabuhan menjadi perusahaan perseroan (Persero), maka bentuk
perusahaan umum pelabuhan diubah menjadi PT (Persero) Pelabuhan
Indonesia 1, sesuai akte pendirian/ Anggaran Dasar yang dibuat Notaris
Robert Purba,SH tanggal 02 Januari 1999 sebagaimana dimuat dalam
Berita Negara TI tanggal 01 November 1994 No.87 tambahan Berita
Negara RI tanggal 02 Januari 1999 No.01.
4.1.1.2 Visi dan misi PT Pelindo I
Indonesia adalah negara kepulauan terbesar di dunia dengan jumlah
pulau lebih dari 17.500, panjang garis pantai lebih dari 80.000 km dan kurang
lebih 2/ 3 dari seluruh wilayahnya merupakan perairan. Dengan kondisi geografis
yang demikian, maka peranan transportasi laut bagi Indonesia sangat strategis dan
vital. Pelabuhan sebagai infrastruktur transportasi laut dalam aktivitasnya
mempunyai peran yang sangat penting dan strategis untuk pertumbuhan industri
dan perdagangan serta merupakan segmen usaha yang dapat memberikan
kontribusi bagi perekonomian dan pembangunan nasional karena merupakan
bagian dari mata rantai dari sistem trasportasi maupun logistik.
Hasil survai UNTACD, kontribusi transportasi dalam perdagangan dunia
adalah sebagai berikut: transportasi udara sebesar 0,3%, transportasi darat sebesar
16%, perpipaan 6,7% dan transportasi laut mencapai 77%. Dominannya
trasportasi laut mengindikasikan bahwa kemajuan perekonomian dan perdagangan
nasional adalah dengan menciptakan transportasi laut yang lebih baik dan unggul.
41
Universitas Sumatera Utara
Pelabuhan sebagai infrastuktur transportasi dalam aktivitasnya mempunyai peran
yang sangat penting dan strategis untuk pertumbuhan industri dan perdagangan
serta merupakan segmen usaha yang dapat memberikan kontribusi bagi
perekonomian dan pembangunan nasional karena merupakan bagian dari mata
rantai dari sistem transportasi maupun logistik. Oleh karena itu dibutuhkan
pengelolaan pelabuhan yang dilakukan secara efektif, efisien, dan profesional
sehingga pelayanan pelabuhan menjadi lancar, aman, dan cepat.
Peran pelabuhan yang begitu penting bagi perekonomian negara
membuat PT Pelindo I (Persero) berkomitmen untuk terus meningkatkan kinerja
yang sehat sekaligus pertumbuhan yang berkelanjutan. Berlakunya UU No.17
Tahun 2008 tentang Pelayaran, semakin membuka persaingan dalam pengelolaan
pelabuhan. PT Pelindo I (Persero) telah mempersiapkan langkah strategis untuk
terus meningkatkan kinerjanya dalam mewujudkan konektivitas nasional dalam
menghubungkan konektivitas antar pulau maupun negara.
Visi PT Pelindo I (Persero) adalah Menjadi Nomor Satu di Bisnis
Kepelabuhan di Indonesia. Visi tersebut merupakan pernyataan cita-cita PT
Pelabuhan Indonesia I menjadi pengelola terminal peti kemas dengan troughput
terbesar di Indonesia, yang ditarget akan terwujud pada tahun 2023. Cita-cita ini
muncul dilandasi dengan potensi geografis, peluang bisnis serta kebijakan
nasional yang membuka peluang bagi perusahaan untuk merealisasikan visi
tersebut.
Misi PT Pelindo I (Persero) yakni menyediakan jasa kepelabuhan yang
terintegrasi, berkualitas dan bernilai tambah untuk memacu pertumbuhan ekonomi
wilayah. Demi mewujudkan visi dan misi tersebut PT Pelabuhan Indonesia I
menerapkan budaya perusahaan yang dituangkan dalam tata nilai perusahaan
(Coorporate Values) yang dikenal dengan CIPTa. CIPTa merupakan singkatan
dari Costumer Focus (Fokus kepada Pelanggan), Integrity (Integeritas),
professionalism (Profesionalisme), dan Team Work (Kerjasama). Tata Nilai PT
Pelabuhan Indonesia I (Persero) merupakan budaya perusahaan dan dijalankan
oleh seluruh insan perusahaan mulai dari Dewan Komisaris, Direksi dan seluruh
pegawai.
42
Universitas Sumatera Utara
PT Pelindo I (Persero) mempunyai tugas yaitu menyediakan fasilitas,
menyelenggarakan pelayanan dan pengusahaan jasa kepelabuhan serta usaha
lainnya yang menunjang pencapaian tujuan PT Pelindo I (Persero) dalam rangka
kelancaran arus kapal, penumpang dan barang serta menyelenggarakan keamanan
dan ketertiban untuk kepentingan PT Pelindo I (Persero). Untuk
menyelenggarakan tugas pokok dimaksud, PT Pelindo I (Persero) mempunyai
fungsi :
1. Pembinaan dan penyelenggaraan pelayanan kapal, pelayanan peti kemas,
pelayanan barang dan rupa-rupa usaha, perencanaan, dan pengembangan
unit-unit usaha, pemasaran, tarif produksi dan pendapatan, perencanaan
teknik dan konstruksi, peralatan dan fasilitas;
2. Pembinaan dan penyelengaraan perencanaan dan pengembangan usaha,
teknologi informasi, sistem manajemen risiko, sistem manajemen mutu,
dan sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja (SMK3);
3. Pembinaan dan penyelenggaraan perencanaan dan pengembangan
organisasi dan sumber daya manusia, kesejahteraan dan administrasi
sumber data manusia, urusan umum serta kegiatan umum;
4. Pembinaan dan penyelengaraan akuntansi manajemen, akuntansi
keuangan, perbendaharaan dan kemitraan serta bina lingkungan;
5. Pembinaan dan penyelenggaraan kegiatan kesekretariatan perusahaan;
6. Pembinaan dan penyelenggaraan kegiatan logistik;
7. Pelaksanaan pengawasan internal perusahaan;
Bisnis yang dilaksanakan oleh PT Pelindo I (Persero) sesuai dengan
anggaran dasar perusahaan yang ada, antara lain:
1. Pelayanan dan/ atau pelayanan jasa dermaga untuk bertambat.
2. Pelayanan dan/ atau pelayanan pengisian bahan bakar minyak dan
pelayanan air bersih.
3. Pelayanan dan/ atau pelayanan fasilitas naik turun penumpang dan/ atau
kendaraan.
4. Pelayanan dan/ atau pelayanan jasa dermaga untuk pelaksanaan kegiatan
bongkar muat barang dan peti kemas.
43
Universitas Sumatera Utara
5. Pelayanan dan/ atau pelayanan jasa gudang, tempat penimbunan barang,
alat bongkar muat, serta peralatan pelabuhan.
6. Pelayanan dan/ atau pelayanan jasa terminal peti kemas, curah cair, curah
kering, dan Ro-Ro.
7. Pelayanan dan/ atau pelayanan jasa bongkar muat barang.
8. Pelayanan dan/ atau pelayanan pusat distribusi dan konsolidasi barang,
dan/ atau
9. Pelayanan dan/ atau pelayanan jasa penundaan kapal.
4.1.1.3 Struktur Perusahaan
Kantor pusat PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) berada di Medan, Jalan
Krakatau Ujung No. 100 Tanjung Mulia. Kantor pusat ini memiliki 275 (dua ratus
tujuh puluh lima ) orang pegawai yang berada di lima Direktorat, yaitu Direktorat
Utama, Direktorat SDM dan UMUM, Direktorat Bisnis, Direktorat Keuangan dan
Direktorat Perencanaan dan pengembangan. Organisasi dan tata kerja Kantor
Pusat PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) diatur dalam Keputusan Direksi PT
Pelabuhan Indonesia I (Persero) No. PR.02/ 2/ 12/ PI-14.TU tanggal04 Agustus
2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja pada Kantor Pusat PT Pelabuhan
Indonesia I (Persero).
4.1.2 Proses Penelitian
Proses pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan
menggunakan metode wawancara tatap muka (interview technique). Teknik ini
digunakanuntuk mengumpulkan data tentang persepsi, sikap, dan pengetahuan
responden yang berkaitan dengan PKBL. Melalui tahapan persiapan, tahapan
wawancara dan pengumpulan data dilapangan sampai kepada tahap penyusunan
laporan.
Pada tahapan persiapan, peneliti terlebih dahulu melakukan pengamatan
(observasi) terhadap karyawan Pelindo I. Terlebih dahulu peneliti mempelajari
struktur komunikasi formal yang terbentuk dalam perusahaan sehingga
memperoleh gambaran mengenai pola komunikasi yang terbentuk serta fenomena
yang menjadi latarbelakang penelitian ini.
44
Universitas Sumatera Utara
Peneliti mengurus surat administrasi yang dibutuhkan yaitu surat izin
penelitian dari kampus melalui bagian Pendidikan. Pada tanggal 29 Oktober 2016
peneliti mengajukan surat kepada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) dan
kemudian mendapatkan surat balasan yang menyatakan bahwa peneliti diizinkan
melakukan penelitian pada tanggal 29 November 2016 sampai dengan selesai.
Akhirnya peneliti memulai penelitian di lapangan untuk memperoleh data yang
dibutuhkan.Awalnya kantor pusat tidak cukup terbuka didalam membimbing
peneliti untuk mengenali perusahaan sehingga peneliti harus cukup berjuang
untuk menemukan responden penelitian. Hal ini disebabkan oleh para peneliti
yang biasa melakukan penelitian di Pelindo I sebelumnya pernah magang/ PKL
dan juga kesibukan setiap karyawan. Akhirnya peneliti kemudian mengupayakan
mencari kontak pribadi responden dan menyepakati pertemuan dengan
responden. Sehingga peneliti bisa melakukan proses wawancara dan observasi.
Walaupun penyesuaian jadwal karyawan dengan peneliti tidak mudah ditemukan
waktu yang tepat. Sehingga peneliti kerap harus menunggu waktu yang tepat
untuk melakukan wawancara.
Pertama sekali peneliti mengadakan janji temu dengan seorang karyawan
yaitu Rica Agnas selaku staf Humas Pelindo I. Namun, sesampainya di lokasi
penelitian, peneliti harus menunggu dikarenakan beliau sedang ada tamu di
kantor. Bersyukur karena beliau bersedia menggunakan waktu istirahatnya untuk
wawancara dengan peneliti. Sebelum memulai wawancara resmi peneliti bertanya
seputar informasi perusahaan dan juga beberapa hal yang berkaitan dengan
penelitian ini. Sepanjang proses wawancara berjalan dengan baik meskipun
sesekali dipengaruhi oleh kondisi ruangan yang terbuka dan juga kurang kondusif.
Karena waktu wawancara dilaksanakan pada saat istirahat. Kak Rica merupakan
seorang karyawan yang sangat ramah dan merespon setiap pertanyaan dari
peneliti dan berusaha memberikan jawaban yang peneliti butuhkan meskipun
waktu yang tersedia begitu sempit. Beliau juga memberikan beberapa data dan
majalah internal sebagai referensi peneliti. Setelah melakukan wawancara selama
kurang lebih satu jam akhirnya wawancara diakhiri dengan baik.
Untuk kemaksimalan proses wawancara, peneliti memutuskan untuk
mengolah hasil wawancara terlebih dahulu dan berdiskusi kepada dosen
45
Universitas Sumatera Utara
pembimbing, Pak Pohan. Dari hasil wawancara yang sudah di rekap ditemukan
beberapa kelemahan. Hal ini menjadi pelajaran bagi peneliti untuk melakukan
wawancara kepada narasumber selanjutnya. Berdasarkan informasi dari karyawan
Pelindo yang menyatakan bahwa bagian PKBL sangat sibuk untuk beberapa
waktu kedepan sehingga tidak dapat di temui. Setelah beberapa waktu, peneliti
kembali datang ke kantor pusat Pelindo I tanpa memperoleh janji temu terlebih
dahulu dan berencana untuk bertemu dengan karyawan bagian PKBL.
Sesampainya di lokasi penelitian, peneliti harus menunggu kepastian apakah dapat
bertemu dengan bagian PKBL. Setelah bebererapa jam menunggu ternyata bagian
PKBL menolak melakukan wawancara di hari tersebut karena tengah mengejar
deadline. Melalui Receptionist, yaitu Bang Rajuna peneliti diminta kembali
datang beberapa hari kedepan. Peneliti memutuskan untuk kembali dihari yang
diminta. Tiba-tiba peneliti mendapat informasi (saat itu peneliti sudah hampir naik
angkutan umum untuk pulang ke Padang Bulan) dapat melakukan wawancara
dengan seorang karyawan Pelindo. Bersyukur karena bagian Humas saat itu
sedang tidak banyak kegiatan sehingga berada di kantor dan dapat ditemui.
Peneliti bertemu dengan responden kedua yaitu Fiona Sari Utami merupakan
karyawan Pelindo I yang menjabat sebagai ACS (Assisten Coorporate Secretary)
Humas Pelindo I. Saat itu kurang lebih pukul tiga sore dan peneliti menunggu
sebentar karena beliau akan melakukan ibadah shalat. Akhirnya, peneliti dapat
melakukan wawancara dengan responden kedua. Selaku karyawan yang menjabat
langsung dibawah Corporate Secretary, Kak Fiona sangat banyak berbagi
mengenai informasi yang menjadi kebutuhan penelitian.
Penelitian berlanjut kepada informan dari bidang PKBL. Pada hari yang
disepakati, peneliti datang ke lokasi penelitian. Sesampainya di lokasi penelitian,
peneliti diminta mencoba sendiri untuk datang ke bagian PKBL dan bertanya
kesediaan mereka. Peneliti bertemu dengan seorang karyawan yang merupakan
staf PKBL dan beberapa siswa magang. Ternyata bagian PKBL sedang
melakukan rapat di ruangan rapat. Setelah menjelaskan maksud dan tujuan
peneliti, peneliti diminta menunggu sebentar. Sembari menunggu, peneliti
bertanya kesediaan staf tersebut untuk bersedia menjadi responden peneliti.
Awalnya beliau menolak dan menawarkan agar atasannya saja yang menjadi
46
Universitas Sumatera Utara
responden. Setelah peneliti jelaskan bahwa beliau juga memenuhi karakteristik
responden penelitian beliau bersedia namun menolak untuk di rekam dengan alat
rekaman. Beliau juga bersedia di wawancara namun selingan dengan pekerjaan
yang sedang dikerjannya saat itu. Karena sedang dikejar deadline sehingga ada
banyak yang harus dikerjakan. Informan ketiga yaitu Bapak Syawalludin, resmi
menjadi karyawan sejak 2012 yang lalu beliau menjabat sebagai Staf Pelaksana
Pembinaan PKBL di Pelindo I. Sebagai orang yang terjun langsung dalam
pelaksanaan program PKBL di Pelindo I Bapak Syawal, demikian Ia dapat disapa
mulai membagikan bagaimana proses komunikasi dan juga program PKBL dalam
perusahaan. Saat wawancara saya dengan Pak Syawal, staf bagian PKBL juga
sudah selesai rapat dan kembali ke ruangan. Akhirnya Pak Syawal meminta saya
wawancara dengan staf dibagian pelaporan PKBL terlebih dahulu karena ingin
mengerjakan tugas dan juga sembari menunggu atasan yaitu Ibu Fatimah selaku
Asisten Senior Manajer Pembinaan yang belum ditempat saat itu.
Peneliti kemudian mencoba untuk bertanya kepada Ibu Santi Saptasari
selaku Asisten Senior Manajer Administrasi dan Pelaporan PKBL atas
kesediaannya menjadi informan peneliti. Sebelumnya beliau yang meminta
peneliti untuk datang dihari senin dimana peneliti dapat melakukan penelitian.
Namun, beliau mengarahkan peneliti untuk melakukan wawancara dengan staf
bagian Administrasi dan Pelaporan PKBL yaitu Friska Yanti Purba. Karena dalam
bagian tersebut hanya Ibu Santi dan kak Friska yang bekerja bersama. Setelah
menyampaikan tujuan penelitian, peneliti kemudian bertanya kesedian beliau
untuk di rekam selama wawancara dan beliau mengijinkan. Wawancara
dilaksanakan di ruang PKBL yang bersebelahan dengan bagian lainnya tanpa
sekat sehingga suara dering telepon dan juga beberapa hal mewarnai proses
wawancara ini.
Kak Friska menyatakan bahwa beliau baru saja masuk kantor setelah cuti
melahirkan. Sehingga peneliti dikatakan beruntung karena dapat melakukan
wawancara. Karena memiliki marga yang sama dengan peneliti, proses
wawancara terasa lebih santai sehingga peneliti dan kak Friska bisa berbagi
dengan leluasa. Kak Friska sangat ramah, ia tak segan menawarkan camilan
kepada peneliti dan meminta peneliti untuk memulai wawancara. Ditengah
47
Universitas Sumatera Utara
deadline pekerjaan, kak Friska meminta waktu wawancara dipersingkat. Selama
wawancara, sesekali Kak Friska dan Pak Syawal berdiskusi untuk memberikan
jawaban atas pertanyaan peneliti. Setelah kurang lebih 45 menit, wawancara
selesai dilakukan dan diakhir dengan berbagi kontak pribadi dengan peneliti. Kak
Friska juga bersedia untuk dihubungi jika peneliti membutuhkan hal atau
informasi lain untuk kebutuhan penelitian.
Peneliti kembali melanjutkan wawancara dengan Bapak Syawal, beliau
tetap menolak untuk di rekam selama wawancara setelah peneliti tanyakan
kembali kesediannya. Peneliti cukup kesulitan untuk mencatat setiap percakapan
yang disampaikan oleh Pak Syawal. Hal tersebut memengaruhi proses wawancara
karena peneliti harus kembali mencatat sembari mendengar. Namun, Pak Syawal
dengan rendah hati mau beberapa kali menekankan setiap poin yang penting
sembari peneliti mencatat di notes. Akhirnya wawancara berakhir selama kurang
lebih 45 menit waktu yang terpakai. Selama waktu wawancara peneliti menunggu
Ibu Fatimah yang belum kembali ke kantor. Peneliti memperoleh informasi bahwa
hari itu beliau tidak kembali ke kantor dan juga dalam dua minggu kedepannya
seluruh staf PKBL tidak berada di kantor karena akan melalukan tugas dinas ke
lapangan. Setelah mempertimbangkan hasil wawancara sejauh proses penelitian
ini, peneliti melihat bahwa informasi yang diperoleh sudah cukup dan mencapai
data jenuh.
4.1.3 Informan Penelitian
a. Informan I
Narasumber : Rica Agnas Girsang
Alamat : Medan
Jabatan : Staf HUMAS PT Pelindo I
Waktu Wawancara : Selasa, 10 Januari 2017 Pukul 11.00 WIB
Tempat : Kantor Pusat Pelindo I Jalan Krakatau Ujung No.
100, Tj.Mulia, Medan.
48
Universitas Sumatera Utara
No. Telp : 081362009041
b. Informan II
Narasumber : Fiona Sari Utami
Alamat : Medan
Jabatan : ACS (Asisten Corporate Secretary)
HUMAS Pelindo I
Waktu Wawancara : Kamis, 19 Januari 2017 Pukul 15.05 WIB
Tempat : Kantor Pusat Pelindo I Jalan Krakatau Ujung No.
100, Tj.Mulia, Medan.
c. Informan III
Narasumber : Friska Yanti Purba
Alamat : Jalan Rakyat Ujung No.217b, Medan
Jabatan : Staf Administrasi dan Pelaporan PKBL
Waktu Wawancara : 23 Januari 2017
Tempat : Kantor Pusat Pelindo I Jalan Krakatau Ujung No.
100, Tj.Mulia, Medan.
d. Informan IV
Narasumber : Syawaludin
Alamat : Tanjung Mulia, Medan.
Jabatan : Staf Pelaksana Pembinaan PKBL
Waktu Wawancara : Selasa, 23 Januari 2017 Pukul 10.30 WIB
Tempat : Kantor Pusat Pelindo I Jalan Krakatau Ujung No.
100, Tj.Mulia, Medan.
49
Universitas Sumatera Utara
4.2 Pembahasan
4.2.1 Coorporate Social Responsibility PT. Pelindo I (Persero)
PT. Pelabuhan Indonesia I (Persero) meyakini bahwa dengan pendekatan
yang seimbang antara kinerja ekonomi (economic indicators), kinerja lingkungan
(environmental indicators), dan kinerja sosial (social indicators), akan
mendukung peran perusahan dalam pembangunan yang berkelanjutan (sustainable
development). Kegiatan pembangunan yang dilakukan untuk memenuhi
kebutuhan generasi sekarang tanpa mengorbankan kepentingan generasi
mendatang. PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) berharap tidak hanya bermanfaat
bagi para pemegang saham (shareholder), tetapi juga kepada pemangku
kepentingan (stakeholders) yang lebih luas konsumen, masyarakat, dan
lingkungan.
PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) menyadari bahwa tanggung jawab
sosial dan lingkungan (CSR) merupakan hal penting dalam mendukung tumbuh
kembangnya perusahaan. Perusahaan menempatkan CSR sebagai bagian dari
program jangka panjang perusahaan. PT Pelabuhan Indonesia I (Persero)
memelihara komitmennya untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat sekitar
melalui berbagai program tanggung jawab sosial perusahaan. Perusahaan selalu
berupaya untuk memelihara keseimbangan antara kepentingan internal dengan
kepentingan masyarakat umum. Sebagai bentuk kepedulian perusahaan dan
tanggung jawab sosial, PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) merasa berkewajiban
untuk meningkatkan pemberdayaan kondisi sosial dan ekonomi masyarakat
khususnya masyarakat di sekitar wilayah operasional perusahaan.
Bantuan yang diberikan perusahaan berupa kemitraan yang disalurkan ke
mitra-mitra binaan diberbagai sektor usaha skala kecil yang berlokasi di sejumlah
daerah sekitar wilayah operasional perusahaan. Bantuan dana Bina Lingkungan
yang disalurkan untuk mendukung kegiatan-kegiatan keagamaan, pendidikan,
bencana alam dan lingkungan serta pembangunan fasilitas-fasilitas umum. Selain
itu, perusahaan juga memberikan dana hibah untuk program-program dukungan
pelatihan dan pemasaran bagi para mitra binaan. Sehingga kemajuan yang dialami
PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) sudah selayaknya juga dinikmati oleh
masyarakat sebagai bagian dari tanggung jawab sosial perusahaan.
50
Universitas Sumatera Utara
Tanggung jawab CSR di Bidang Sosial dan Kemasyarakat dilakukan
melalui Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL). PT Pelabuhan
Indonesia I (Perseroan) memiliki unit khusus yang menangani PKBL. Sesuai
keputusan Direksi PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Nomor PR.02/ 2/ 11/ P/ I-
07 tanggal 30 Maret 2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja pada Kantor Pusat
PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) sebagaimana telah diubah dengan keputusan
Direksi PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Nomor PR.02/ 1/ 21P.I-09 tanggal 23
Maret 2009 tentang Perubahan Keputusan Direksi PT Pelabuhan Indonesia I
(Persero) Nomor PR.02/ 2/ 11/ P.I-07 tanggal 30 Maret 2007 tentang Organisasi
dan Tata Kerja pada Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia I (Persero), bahwa
bidang Kemitraan dan Bina Lingkungan (KBL) berada satu tingkat dibawah
Direksi yaitu Direktur Keuangan.
Peran BUMN dalam memberdayakan dan mengembangkan kondisi
ekonomi dan sosial masyarakat ini pada awalnya diatur berdasarkan Peraturan
Pemerintah No.3 tahun 1983 dimana semua BUMN diminta untuk dapat turut
membantu pengembangan usaha kecil yang ditindaklanjuti melalui Keputusan
Menteri Keuangan Republik Indonesia No.1232/ KMK/ 013/ 1989 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pembinaan Usaha Kecil oleh BUMN. Setelah itu, diubah
dengan Surat Keputusan Menteri Keuangan No.316/ KMK.016/ 1994 tanggal 27
Juni 1994 tentang pedoman Pembinaan Usaha Kecil dan Koperasi (PUKK)
melalui pemanfaatan laba Badan Usaha Milik Negara.
Keputusan tersebut kembali disempurnakan dengan surat Keputusan
Menteri Keuangan No.60/ KMK.016/ 1996 tanggal 9 Februari 1996 tentang
perubahan pasal dalam Surat Keputusan Menteri Keuangan No.316/ KMK.016/
1994 yang kemudian ditindaklanjuti dengan Surat Keputusan bersama Direktur
Jenderal Pembinaan Pengusaha Kecil dan Koperasi Departemen Koperasi dan
PPK No. KEP.1515/ BU/ 1994 dan 01/ SKB/ PPKX/ 1994 tanggal 14 Oktober
1994.
Pelaksanaan PKBL diubah dengan mengacu pada Keputusan Menteri
Keuangan No.266/ KMK.016/ 1997 tanggal 11 Juni 1997 yang diikuti dengan
Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Badan Usaha Milik Negara Republik
Indonesia/ Kepala Badan Pembina Badan Usaha Milik Negara No.197/
51
Universitas Sumatera Utara
MPBUMN/ 1999 tanggal 29 Juli 1999 tentang Pedoman Penentuan Kualitas dan
penghapusbukuan (writeoff) Pinjaman Dana Program Pembinaan Usaha Kecil dan
Koperasi (PUKK) dan dilakukan perubahan kembali dengan Keputusan Menteri
Negara Pendayagunaan Badan Usaha Milik Negara Republik Indonesia No.KEP-
216/ MPBUMN/ 1999 tanggal 28 September 1999 tentang Pedoman Kemitraan
dan Bina Lingkungan BUMN.
Dalam rangka meningkatkan partisipasi BUMN melalui program
kemitraan dengan usaha kecil dan program bina lingkungan serta untuk
meningkatkan efisiensi dan efektivitas dengan pengelolaannya, Menteri Badan
Usaha Milik Negara Indonesia mengeluarkan Surat Keputusan No.236/ MBU/
103 tanggal 17 Juni 2003 tentang Program Bina Lingkungan Junto Surat Edaran
Menteri Badan Usaha Milik Negara Republik Indonesia No. SE-433/ MBU/ 2003
tanggal 16 September 2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Program Kemitraan.
Pelaksanaan PKBL Perusahaan selanjutnya berpedoman pada surat Keputusan
dan Surat Edaran Menteri BUMN tersebut.
Pada tanggal 27 April 2007, Menteri Negara BUMN mengeluarkan
Peraturan Menteri Negara BUMN PER-05/ MBU/ 2007 tentang Program
Kemitraan Badan Usaha Milik Negara Dengan Usaha Kecil dan Bina Lingkungan
untuk menggantikan keputusan Menteri Negara KEP-236/ MBU/ 2003 tentang
Program Kemitraan dan Bina Lingkungan. Peraturan Meneg BUMN No.Per-05/
MBU/ 2007 diberlakukan untuk laporan keuangan tahun 2008 dan direvisi dengan
Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor: PER-08/ MBU/
2014 tanggal 1 September 2014 tentang Perubahan keempat atas Peraturan
Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor PER05/ MBU/ 2007 tentang
Program Kemitraan Badan Usaha Milik Negara dengan Usaha Kecil dan Program
Bina Lingkungan.
Pada tanggal 22 Mei 2015, Menteri BUMN mengeluarkan kembali
Peraturan Nomor: PER-07/ MBU/ 2015 tentang Program Kemitraan Badan Usaha
Milik Negara dengan Usaha Kecil dan Program Bina Lingkungan yang
merupakan tambahan dari Peraturan Menteri BUMN dengan Nomor PER-08/
MBU/ 2013. Keluarnya berbagai peraturan ini menjadi dasar pelaksanaan PKBL
di lingkungan Pelindo I.
52
Universitas Sumatera Utara
Sejak tanggal 03 Juli 2015, Peraturan Menteri Badan Usaha Milik Negara
Nomor PER-07/ MBU/ 2015 telah diperbaharui kembali dengan peraturan
Menteri Badan Usaha Milik Negara Nomor: PER-09/ MBU/ 2015 tentang
Program Kemitraan Badan Usaha Milik Negara dengan Usaha Kecil dan Program
Bina Lingkungan, yang menjadi pedoman pelaksanaan PKBL hingga saat ini.
Sejak PKBL didirikan pada tahun 1991, setiap tahun PT Pelabuhan Indonesia I
(Persero) mengembalikan sebagian laba bersih perusahaan kepada masyarakat,
khususnya komunitas di sekitar wilayah PT Pelabuhan Indonesia I (Persero)
sebagai wujud kepedulian dalam bentuk dana Kemitraan dan Bina Lingkungan.
Hal ini merupakan bentuk tanggung jawab sosial yang senantiasa
menjalin hubungan mutualisme dengan masyarakat sekitar, sehingga pertumbuhan
yang dialami perusahaan bisa dinikmati tidak hanya oleh pegawai perusahaan,
namun juga oleh masyarakat. Anggaran Kemitraan dan Bina Lingkungan berasal
dari penyisihan laba bersih setelah pajak yang ditetapkan dalam RUPS Tahunan
maksimum 4% dari laba setelah pajak tahun buku sebelumnya. Adapun jenis
Program PKBL adalah sebagai berikut:
a. Program Kemitraan
Program Kemitraan merupakan kegiatan penyaluran dana pinjaman
bergulir dan dana pembinaan kemitraan kepada mitra binaan. Sasaran dari
kegiatan Program Kemitraan yaitu usaha kecil, dalam hal ini perorangan atau
badan usaha dan koperasi yang mempunyai penjualan (omset) per tahun setinggi-
tingginya Rp. 1.000.000.000 atau memiliki aktiva setinggi-tingginya
Rp.200.000.000 di luar tanah dan bangunan untuk usaha.
Pelaksanaan Program Kemitraan dengan Usaha Kecil oleh PT Pelabuhan
Indonesia I (Persero) bertujuan agar usaha kecil maupun menengah, menjadi
tangguh dan mandiri. Program ini dilakukan dengan cara memberikan pinjaman
dengan bunga flat sebesar 6% per tahun dari saldo pinjaman awal tahun yang
ditujukan untuk membiayai modal kerja atau memberi aktiva tetap, sehingga
usaha kecil yang menjadi Mitra Binaan PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) dapat
menikmati pembinaan dalam berbagai aspek, seperti peningkatan penguasaan
aspek keuangan, peningkatan kemampuan manajemen/ produksi dalam mengelola
usaha, perluasan pemasaran dan upaya peningkatan produk dan kualitas produk.
53
Universitas Sumatera Utara
Sampai dengan tahun 2015 Program Kemitraan PT Pelabuhan Indonesia
I (Persero) telah membina sebanyak 4.598 mitra binaan yang mencakup sektor
industri, perdagangan, pertanian, peternakan, perkebunan, perikanan dan jasa.
Pertambahan mitra binaan yang telah dibina pada tahun 2015 yakni sebanyak 317
binaan. Akhir tahun 2015 yang masih dibina sebanyak 926 mitra binaan.
Penyebaran mitra binaan tersebut meliputi daerah pada empat wilayah kerja
perusahaan diantaranya Aceh, Sumatera Utara, Riau dan Kepulauan Riau.
Pada tahun 2015, penyaluran program kemitraan telah dilakukan secara
maksimal dengan capaian anggaran sebesar Rp.17.747.800.000 atau mencapai
182,35% dari target anggaran. Adapun program kemitraan yang telah tersalurkan
yang terdiri atas Penyaluran Pinjaman sebesar Rp.17.627.000.000 dan Penyaluran
Dana Hibah Rp.120.800.000. Diakhir tahun 2015 tingkat kolektabilitas pinjaman
tercatat 81,21% dengan Skor 3, sesuai dengan Surat Keputusan Menteri BUMN
no.Kep-100/ / MBU/ 2002 tanggal 04 Juni 2002. Namun PT Pelabuhan Indonesia
I (Persero) terus melalukan pembinaan dan pengembangan agar mitra-mitra
binaan dapat meningkatkan kinerja usaha mereka dan pada gilirannya dapat
memenuhi kewajibannya.
Staf Administrasi dan Pelaporan PKBL, Ibu Friska menyatakan “ Kita
menyalurkan ada PK dan BL. Kalau PK ke pinjaman lunak untuk mitra-mitra
UKM yang belum bisa meminjam ke bank karena syarat yang banyak. Kita syarat
dipersingkat, misalnya usahanya minimal sudah berjalan selama setahun dan
yang pasti dekat dengan lingkungan kerja kita. Kita dengan masyarakat saling
berbagi dan terbuka tidak tertutup.
b. Bina dan Lingkungan
Program ini diberikan dalam bentuk bahan/ material yang sangat
dibutuhkan oleh penerima bantuan Bina Lingkungan tersebut. Tujuan Program
Bina Lingkungan adalah sebagai cerminan tanggung jawab sosial ekonomi
perusahaan guna mendukung pengembangan masyarakat serta stakeholder
perusahaan. Hal tersebut ditujukan kepada tujuh sasaran yaitu: Bantuan korban
bencana alam, Bantuan Pendidikan dan atau pelatihan, Bantuan peningkatan
54
Universitas Sumatera Utara
kesehatan, Bantuan pengembangan prasarana dan/ atau sarana umum, Bantuan
sarana ibadah, Bantuan pelestarian alam dan sosial kemasyarakatan dalam rangka
pengentasan kemiskinan.
a. Bantuan kepada korban bencana alam yaitu bantuan yang diberikan
untukmeringankan beban para korban yang diakibatkan bencana alam dengan
objek bantuan antara lain berupa :
1. Penyediaan bahan-bahan kebutuhan pokok, air bersih dan Mandi, Cuci
dan Kakus (MCK) pengungsi;
2. Bantuan obat-obatan dan atau tenaga medis;
3. Bantuan perahu karet, tenda pengungsi/ tempat penampungan sementara;
4. Penyediaan dana untuk sewa angkutan/ trasportasi pengungsi, sewa alat-
alat berat;
b. Bantuan pendidikan dan atau pelatihan, yaitu bantuan yang diberikan dalam
rangka meningkatkan pengetahuan dan keterampilan, baik bersifat formal maupun
informal termasuk diantaranya bantuan pendidikan/ pelatihan dalam rangka
pelestarian seni dan budaya dengan obyek bantuan antara lain berupa:
1. Pengadaan peralatan sekolah, baik untuk sekolah umum maupun
pesantren dan madrasah;
2. Bantuan biaya pendidikan/ beasiswa;
3. Pelatihan dan atau pemagangan bagi anak putus sekolah;
4. Penyuluhan yang bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan
masyarakat;
c. Bantuan peningkatan kesehatan, yaitu bantuan yang dberikan dalam rangka
meningkatkan kualitas dengan objek bantuan antara lain berupa:
1. Renovasi balai pengobatan masyarakat;
2. Bantuan untuk kegiatan yang bersifat kesehatan masyarakat;
d. Bantuan pengembangan prasarana dan sarana umum, yaitu bantuan yang
diberikan dalam rangka meningkatkan fasilitas, dengan objek bantuan antara lain
berupa:
1. Renovasi balai pendidikan;
2. Pembangunan dan rehabiitasi prasarana dan sarana umum;
3. Pembangunan dan atau rehabilitasi panti asuhan dan panti jompo;
55
Universitas Sumatera Utara
e. Bantuan sarana ibadah, yaitu bantuan untuk meningkatkan kualitas sarana
ibadah, dengan objek bantuan antara lain berupa:
1. Bantuan pembangunan/ rehabilitasi rumah ibadah;
2. Pengadaan perlengkapan ibadah;
3. Bantuan dana untuk menunjang pelaksanaan kegiatan-kegiatan
keagamaan;
f. Bantuan untuk pelestarian alam, yaitu bantuan yang bertujuan untuk
merehabilitasi atau, menjaga kelestarian sumber daya alam dengan titik berat pada
kegiatan penghijauan dengan tanaman yang memberikan manfaat/ nilai ekonomis.
g. Bantuan sosial kemasyarakatan dalam rangka pengentasan kemiskinan,
yaitu bertujuan meningkatkan perekonomian masyarakat yang berada
dilingkungan perusahaan.
Adapun pelaksanaan Program Kemitraan dengan Usaha Kecil oleh PT
Pelabuhan Indonesia I (Persero) bertujuan agar usaha kecil maupun menengah,
menjadi tangguh dan mandiri. Tujuan program Bina Lingkungan adalah sebagai
cerminan tanggung jawab sosial ekonomi perusahaan guna mendukung
pengembangan masyarakat serta stakeholder perusahaan.
Weick (Morissan, 2009: 33) menggunakan teori sisem ketika
menjelaskan pengaruh informasi yang berasal dari luar organisasi ke dalam
internal organisasi dan sebaliknya. Bagaimana memahami bagaimana organisasi
dapat memengaruhi lingkungan eksternalnya. Tidak hanya itu namun juga untuk
mempelajari bagaimana organisasi mengelola informasi. Setiap pola interkasi dan
keseluruhan selalu terjadi dalam setiap sistem. Dalam sistem terdapat pola-pola
interaksi yang kompleks di antara bagian-bagian dalam sistem, dan memahami
berbagai interkasi akan membantu dalam memahami keseluruhan sistem.
Memahami hal tersebut bermanfaat dalam mengetahui bagaimana upaya
organisasi dalam mencapai tujuan organisasi. Khususnya pada bagian PKBL PT
Pelindo I (Persero) dalam melaksanakan program CSR perusahaan.
Dalam upaya mencapai tujuan kegiatan CSR diatas masing-masing bagian
memiliki tugas secara independen. Namun untuk mencapai tujuan organisasi tentu
harus saling berbagi infomasi dan mengintegrasikan informasi untuk mencapai
56
Universitas Sumatera Utara
kesimpulan dan solusi. PT. Pelindo I (Persero)bergantung pada kombinasi
informasi sehingga dapat dilakukan penyesuaian yang dibutuhkan dalam upaya
mencapai tujuan. Bagian Kemitraan dan Bina Lingkungan mungkin
membutuhkan informasi tambahan, mereka perlu mengirimkan informasi kepada
bagian lain. Untuk pemenuhan kebutuhan mendasar tersebut maka perusahaan
membuat program komunikasi. Sebelum sampai kepada program komunikasi
untuk memudahkan penyebaran informasi kepada semua pihak maka dibutuhkan
perencanaan yang tepat. Maka pada PT. Pelindo I (Persero) peneliti menemukan
perencanaan komunikasi yang ada dalam perusahaan kemudian bagaimana
perencanaan tersebut melahirkan sebuah program komunikasi yang memudahkan
perputaran informasi terjadi. Khusus pada bagian KBL yang menangani program
CSR (Coorporate Social Responsibility) perusahaan. Dimana program ini akan
berdampak besar bagi image building perusahaan. Pihak lainnya yang sangat
memengaruhi informasi dalam perusahaan ini adalah bagian Public Relations
yang dibawahi langsung oleh Coorporate Secretaryyang bertanggung jawab
terhadap komunikasi perusahaan baik internal maupun eksternal. Dua bidang ini
harus berbagi informasi agar tujuan dari program CSR yaitu Program Kemitraan
dan Bina Lingkungan dapat mencapai tujuan yang ingin dicapai.
4.2.2 Perencanaan dan Pelaksanaan Komunikasi PT Pelindo I (Persero)
Tujuan komunikasi dalam proses organisasi tidak lain dalam rangka
membentuk saling pengertian/ mutual understanding. Untuk menyetarakan
kerangka referensi (Frame of References) maupun pengalaman (Field of
experiences) dapat dilakukan melalui kegiatan komunikasi yang terencana dan
substansi isinya yang terdesain (Panuju, 2001: 3). Public Relations PT. Pelindo I
(Persero) merupakan bagian yang bertanggung jawab dalam komunikasi baik
internal maupun eksternal perusahan. Tanggung jawab berupa penyebarluasan
dimensi-dimensi organisasi kepada setiap orang semisal misi organisasi, visi,
nilai, strategi, prospek, tugas, dan sebagainya. Hal ini dimaksudkan untuk
organisasi mudah melakukan mobilisasi, instruksi maupun perubahan dalam
manajemen. Setiap program komunikasi dalam perusahaan berada di bawah
pantauan langsung PRs. Perencananaan komunikasi dimaksudkan untuk
57
Universitas Sumatera Utara
mengatasi rintangan-rintangan yang ada guna mencapai efektivitas komunikasi,
sedangkan fungsi dan kegunaan komunikasi perencanaan diperlukan untuk
mengimplementasikan program CSR Pelindo I.Perencanaan komunikasi dalam
kerangka yang sederhana dikaitkan dengan bagaimana menciptakan komunikasi
yang efektif. Pengalokasian sumber daya komunikasi untuk mencapai tujuan
program merupakan langkah awal. Sumber daya tersebut tidak saja mencakup
media massa dan komunikasi antar pribadi, tapi juga setiap aktivitas yang
dirancang untuk mengubah perilaku dan menciptakan keterampilan-keterampilan
tertentu di antara individu dan kelompok dalam lingkup tugas-tugas yang
dibebankan.
Bagian Pembinaan dan Kemitraan Bina Lingkungan PT. Pelabuhan
Indonesia I (Persero) membawahi 16 anak cabang perusahaan. Sebagai pembina
untuk seluruh anak cabang perusahaan untuk perencanaan komunikasi program
PKBL keputusan perusahaan mempengaruhi kinerja seluruh lini perusahaan.
Terkhusus pada program Kemitraan dan Bina Lingkungan. Namun, seiring
pengalaman perusahaan dalam melaksanakan program rutinitas, tidak ada
perencanaan khusus maupun tertulis untuk melakukan komunikasi internal
perusahaan. Pola interaksi terjadi dalam proses komunikasi pada program PKBL
baik internal maupun eksternal. Adapun pola yang terbentuk antara bagian PKBL
dengan Coorporate Secretary, Bidang Akuntasi Manajemen, Bidang
Risiko,Bidang Mutu, dan Bidang Umum, dan SMO (Strategic Manajemen Office).
Pola diatas mencakup komunikasi ke atas, komunikasi ke bawah, serta
komunikasi dua arah. Dimana setiap proses komunikasi terjadi untuk mencapai
tujuan kegiatan dan program yang telah ditetapkan.
Kebutuhan akan informasi yang disebarkan di dalam perusahaan
dikoordinir oleh bagian Public Relations PT. Pelindo I (Persero). Dari hasil
wawancara yang dilakukan peneliti menemukan beberapa program komunikasi
melalui saluran informasi yang tersedia bagian seluruh karyawan perusahaan
terkhusus bidang KBL (Kemitraan dan Bina Lingkungan) dalam melaksanakan
program CSR Kemitraan dan Bina Lingkungan. Komunikasi dalam prakteknya
58
Universitas Sumatera Utara
yang terjadi di dalam perusahaan yang peneliti temukan dalam lapangan adalah
sebagai berikut.
a. E- Mail Coorporate
Setiap karyawan memiliki e-mail yang terhubung dengan e-mail
cooporate sehingga setiap informasi dapat disalurkan lebih cepat. E-mail
perusahaan yaitu Zimbra sejenis E-mail Blast yang dapat memudahkan setiap
karyawan memperoleh informasi dengan cepat dan menjangkau seluruh
karyawan. PT Pelindo I (Persero) menginformasikan melalui e-mail cooporate
sehingga setiap informasi dapat dilihat by real time dan dapat menghindari
kondisi Lack of Information berkaitan dengan pekerjaan.
Friska selaku staf Administrasi dan Pelaporan PKBL mengungkapkan,
“Informasi perusahaan ke pegawai sejauh ini cukup bagus, karena kita
real time dan bisa lihat setiap pengumuman yang mau disampaikan
melalui email kooporat. Kita bisa baca, jadi semua sudah tahu dan tidak
ada tanya-tanya lagi. Ini disebar melalui bidang umum.
Penggunaan E-mail sebagai saluran informasi dalam program
komunikasi kegiatan perusahaan dilaksanakan dengan baik. Bagian PKBL
khususnya membantu dalam penyaluran tugas dan kerja setiap karyawan
dengan adanya e-mail perusahaan. Saluran komunikasi melalui sistem mampu
memenuhi kebutuhan akan informasi dalam perusahaan. Hal ini dikarenakan
masa penyimpanan dan juga kualitas informasi yang tersimpan di dalam e-
mail dapat dilihat kapan saja. Apabila sewaktu-waktu karyawan perusahaan
membutuhkan informasi tertentu dapat diperoleh melalui e-mail koorporat.
ACS Humas PT. Pelindo I yaitu Fiona Sari Utami mengungkapkan
bahwa komunikasi internal perusahaan juga dipermudah dengan e-mail blast
kesetiap karyawan.
“Kita share ke mereka (karyawan) melalui e-mail dalam bentuk Pdf agar
mereka bisa baca informasi.”, tuturnya.
59
Universitas Sumatera Utara
Perencanaan komunikasi PT. Pelindo I (Persero) ini pada pelaksanaannya
bagi Direksi Keuangan bagian PKBL (Pembinaan Kemitraan dan Bina
Lingkungan) dimaksimalkan dengan baik. Sebab setiap kegiatan CSR yang
dilaksanakan selalu berurusan dengan angka-angka atau jumlah tertentu.
Mereka menyatakan bahwa setiap kegiatan selalu bersinggungan dengan
angka tertentu sehingga perlu penyebaran informasi dengan efisien dan
efektif. Dengan demikian tujuan dari kegiatan yakni menyalurkan keuntungan
perusahaan kepada pihak disekitar wilayah kerja terlaksana dengan baik.
b. Komunikasi melalui Media Sosial
Media sosial merupakan sebuah media online dimana para penggunanya
bisa dengan mudah berbagi meliputi blog, jejaring sosial, forum, dsb. Pola
interaksi yang terjadi dalam pelaksanaan program CSR PKBL ini didukung
dengan saluran media yang tersedia seperi Website resmi, e-mail perusahaan
maupun e-mail pribadi, Portal kementrian dan PKBL, Line, serta WhatsApp.
Penggunaan media sosial memberikan kemudahan bagi setiap karyawan yang
terlibat dalam pelaksanaan program PKBL.
Ibu Friska selaku staf Administrasi dan Pelaporan PKBL menyatakan,
“Bagian PKBL itu batas komunikasinya paling ke lima bidang yang
terlibat kayak CS itu Coorporate Secretary, akuntansi Manajemen dan
Mutu, Bidang Umum dan SMO itu Strategic Manajement Office itu di
lantai lima. Mereka itu terlibat terkait dengan capaian target program
PKBL.”
Observasi peneliti menyimpulkan bagian PKBL paling sering
berinterkasi dengan coorporate secretary.Hal ini dikarenakan tujuan program
CSR selalu selaras dengan image building perusahaan. Komunikasi antar
bidang ini harus difasilitasi dengan program komunikasi yang tepat agar tidak
terjadi kegagalan pada pelaksanaannya.
Ibu Friska menambahkan, “...misalnya kita ada event nih, dana dari kita
kemudian program juga dari kita dan kita pengin itu menaikkan
60
Universitas Sumatera Utara
perusahaan. Kita komunikasi ke Cooporate Secretary dan kita kirim data
pakai WA. Paling cepet ya WA ya kalau ndak e-mail. Kalau perlu mereka
langsung turun ke bagian PKBL. Karena mereka (CS) mau buat press
release ke koran. Itu kita sampaikan ke mereka dan mereka publish.
Kadang ‘kan orang CS sibuk ya, kadang diluar kota. Kita kirim lewat WA
baru mereka bisa akhirnya kirim ke media.”
Perusahaan yang baru saja melakukan transformasi menyeluruh tidak
hanya manajemen perusahaan namun juga saluran komunikasi yang tersedia.
Pembuatan media sosial resmi perusahaan tidak dipandang sebagai saluran
informal yang tidak akurat. Namun sebaliknya melalui perubahan yang
ditetapkan mereka menggunakan media sosial untuk berbagi setiap informasi
yang dibutuhkan demi kepentingan perusahaan. Sejauh penerapan
transformasi pada badan perusahaan belum ditemukan kegagalan komunikasi
bagi para informan. Komunikasi melalui media sosial tetap dianggap sebagai
informasi yang akurat dan resmi sehingga program dapat terlaksana.
ACS Hubungan Masyarakat PT. Pelindo I menyatakan, “Dari tiga tahun
yang lalu bagusan sekarang. Sistem IT sekarang sudah meningkat. Sistem
IT yang dulunya tidak ada chat-chat untuk portal sekarang udah ada,
terus dari emailnya pun improve nya meningkat, jadikan koneksi
karyawan semakin bagus. Teruskan dulu medsos belum terlalu hidup,
walaupun FB udah dari dulu. Medsos pelindo I juga baru. Pas aku baru
masuk belum ada medsosnya, setelah itu baru kita baru bikin. Komunikasi
makinlancar, kita ada grup WA tertentu, ada untuk direksi ada humas
untuk cabang-cabang. Jadi kegiatan humas cabang itu di share di grup.
Kalau pelindo I, kita juga punya change manajemen. Itu untuk mengubah
karyawan bekerja dengan budaya baru, lebih modern. Dari 3 tahun lalau
secara cooporate banyak banget berubah. Untuk corsec sendiri banyak
berubah. Karena arahan direksinya langsung dari dirut. Posisi kitakaya di
leher.”
Posisi Humas dalam perusahaan sebagai sumber informasi bagi seluruh
jaringan dalam organisasi. Untuk pelaksanaan program PKBL pada
61
Universitas Sumatera Utara
perusahaan dapat dimaksimalkan dengan tersedianya media sosial perusahaan
dan juga kesepakatan dalam penggunaannya bagi setiap karyawan
perusahaan.
c. Buku Pegawai/ Pedoman Pegawai
Buku pegawai adalah buku pegangan pegawai merupakan suatu upaya
perusahaan untuk menginformasikan visi dan misi perusahaan. Setiap
peraturan yang berlaku bagi setiap karyawan dan sifatnya mengikat juga dapat
diketahui oleh karyawan. Peraturan yang dimaksud yaitu Peraturan Kerja
Bersama (PKB). Buku pegangan pegawai menolong pegawai untuk bekerja
sesuai dengan tanggung jawab dan mengetahui hak yang diperoleh setiap
pegawai. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan karyawan dalam
mengerjakan tugas maupun dalam mengambil keputusan tertentu bagi
perusahaan.
Rica Agnas menerangkan kepada peneliti bagaimana perusahaan
menyebar informasi baik tentang organisasi serta informasi tentang pekerjaan
dan peran karyawan. Ia menyatakan,
“Banyak cara dan channel untuk sebar informasi ke karyawan. Kita ada
RKB bagikan peranan dan tanggung jawab kita dan banyak juga
medianya. Ada majalah atau in house journal, SDM (sumber daya
manusia) langsung, buku panduan dan banyak ya.”
d. Pertemuan Berkala
Sharing Session sebagai salah satu alternatif aktivitas pengembangan diri
bagi karyawan. Kegiatan ini memberi kesempatan untuk belajar, berbagi
informasi dari sesama karyawan baik vertikal maupun horizontal, sampai
kepada berbagai keahlian yang dibutuhkan dalam pekerjaan. Diskusi dan
sharing secara formal dalam format pertemuan maupun informal dilakukan
oleh karyawan PT. Pelindo I (Persero). Diskusi dan sharing dilakukan untuk
dihadiri oleh bidang terkait tertentu dimana setiap pihak dapat berbagi dan
berdiskusi untuk pencapaian tujuan kerja tertentu. Pertemuan berkala berupa
62
Universitas Sumatera Utara
sharing session ini dikoordinir oleh bagian Public Relations PT Pelindo I.
Adapun tujuan pelaksanaannya untuk menambah wawasan karyawan dan juga
memenuhi kebutuhan akan informasi yang dibutuhkan dan tentunya berkaitan
dengan tujuan perusahaan.
Pak Syawal selaku Staf Pelaksana PKBL saat diwawancara beliau
menyatakan bahwa bagian PKBL melaksanakan pertemuan rutin secara
berkala. Tidak hanya bagian PKBL namun seluruh manajemen direksi
keuangan turut bergabung dalam pertemuan berkala. Dalam kegiatan tersebut
akan dilakukan sharing terkait kebutuhan dalam pelaksaanan tugas ataupun
lainnya.
“Kita ada perkumpulan setahun sekali untuk bagian keuangan. Jadi disitu
bisa berbagi. Seperti sharing session.” ucap beliau kepada peneliti.
Tujuan program CSR yang telah ditetapkan sebelumnya tidak dapat
dilakukan oleh bagian keuangan secara independen. Mereka membutuhkan
peranan CS selaku penanggung jawab komunikasi internal dan eksternal
perusahaan. Image building/ pembentukan citra perusahaan yang baik
dibutuhkan agar visi dan misi perusahaan dapat tercapai. Oleh sebab itu, pada
saat melakukan penelitian, peneliti menemukan upaya diluar lingkup bagian
keuangan selaku penanggung jawab program Kemitraan dan Bina Lingkungan
untuk mencapai tujuan program tersebut. Tidak dapat dipungkiri, keberadaan
PRs dalam perusahaan menunjang setiap bagian tubuh lain dalam organisasi.
Sama halnya dengan bagian Keuangan khususnya bagian PKBL baik
pelaporan dan pelaksana.
Pada penelitian, peneliti menemukan dilapangan bahwa bagian PRs
memiliki peranan yang dominan dalam proses komunikasi pada program CSR
yakni Kemitraan dan Bina Lingkungan. Beberapa program di atas yang telah
dijelaskan juga merupakan program komunikasi yang dikoordinir oleh divisi
Hubungan Masyarakat. Bahkan untuk komunikasi tugas dan peranan serta
pengembangan setiap karyawan langsung menjadi tanggung jawab bagian
SDM (Sumber Daya Manusia). Beberapa program selanjutnya lebih banyak
63
Universitas Sumatera Utara
dilakukan oleh bagian Hubungan Masyarakat serta berkoordinasi langsung
dengan bagian PKBL.
e. Majalah Internal Perusahaan
Majalah internal perusahaan yaitu “Gema Pelabuhan” merupakan
majalah yang diterbitkan oleh Public Realtions PT. Pelindo I (Persero) setiap
bulan. Majalah Gema Pelabuhan bertujuan sebagai sarana informasi dan juga
sarana dalam pengembangan pengetahuan tentang manajemen yang ada dalam
perusahaan. Informasi mengenai kegiatan-kegiatan internal maupun eksternal
seperti kegiatan Program Kemitraan dan Bina Lingkungan PT. Pelindo I.
Public Relations Pelindo juga menyertakan informasi dari seluruh anak
perusahaan baik berupa kegiatan yang terlaksana maupun prestasi.
Kegiatan PKBL yang telah dilaksanakan dapat diketahui oleh semua
pihak internal perusahaan melalui in house journal. Kegiatan yang dilakukan
di cabang perusahaan juga dapat diketahui oleh kantor pusat PT Pelindo I
melalui penerbitan majalah ini. Pada majalah Gema Edisi 07 Juli 2016 hal. 63
terbit artikel pelaksanaan program CSR yakni bantuan sarana ibadah yang
dilaksanakan oleh Pelindo I Pekanbaru. Informasi yang dibagikan berupa
nama sarana ibadah serta lokasi dan tidak lupa jumlah dana yang tersalurkan
secara transparan. Majalan Gema Edisi 10 Oktober 2016 hal. 30 kolom
Highlight News diinformasikan kegiatan yang telah terlaksana yakni
penyerahan bantuan Bina Lingkungan berupa penyediaan Sarana Air Bersih
dari Pelindo 1 Cabang Tembilahan.
f. Kegiatan Olah Raga
Kegiatan Olah Raga merupakan kegiatan rutin yang diselenggarakan oleh
perusahaan. Tujuan kegiatan ini untuk meningkatkan kerja sama tim,
mendorong kreativitas dan semangat dalam bekerja serta menguatkan
silaturahim antara pegawai dengan manajemen. Setiap tema kegiatan olah raga
yang diambil selalu berkaitan dengan tujuan perusahaan. Dalam kegiatan ini
semua karyawan turut ambil bagian mulai dari jajaran direksi sampai kepada
jajaran manajemen Pelindo 1 lainnya. Iklim perusahaan dapat meningkat
64
Universitas Sumatera Utara
kearah yang lebih baik dengan kegiatan ini. Karena diharapkan dapat
menciptakan suasana kekeluargaan sehingga melahirkan keluasan dalam
berkomunikasi.
g. Pelatihan/ Workshop
PT. Pelindo I berkomitmen untuk terus melakukan program pembinaan
bagian pegawai secara intensif untuk menunjang pencapaian visi dan misi
perusahaan. komitmen ini ditunjukkan dengan mengikutsertakan pegawai
dakam berbagai pendidikan, pelatihandan program pengembangan sumber
daya manusia. Public Relations sesuai dengan fungsinya perlu mengetahui
bagaimana kebutuhan dan persepsi akan informasi perusahaan sehingga dapat
melakukan tugas dengan maksimal. Pelatihan/ workshop merupakan kegiatan
yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja.
ACS Humas Pelindo I mengatakan “Bimbingan terhadap pelatihan humas
itu kita adakan perkumpulan setiap tahun untuk humas-humas cabang.
Kita juga terima masukan seperti raker tapi pelatihan juga. Mereka butuh
pelatihan apa, kita adakan setiap tahun. Tahun 2016, November kemarin
kita kerjain, mungkin lebih meng-improve keahlian humas-humas
diseluruh cabang. Di cabang-cabang banyak mungkin mereka yang
backgroundnya bukan humas. Jadi pasti tidak terlalu tahu sebagai batas
apa dia menyampaikan infomasi, bagaimana berhadapan dengan media,
seperti apa sih kuasa dia terhadap informasi perusahaan, nah, disitu kita
sharing, mengundang pakar dan ahli. Mereka jadi tahu bagaimana
berhadapan dengan jurnalis, bagaimana menulis berita, setidaknya
release untuk syarat untuk terbit ke media, bagaimana monitoring media.
Itu improve dan step by step setiap pertemuan dan disesuaikan dengan
release dan krisis perusahaan. tergantung isu yang dibutuhkan dan lagi in
yang dibutuh diketahui oleh humas-humas.”
h. Laporan Tahunan
Laporan tahunan/ Annual report merupakan laporan yang setiap
tahunnya secara rutin diterbitkan. Laporan ini berisikan informasi
65
Universitas Sumatera Utara
perkembangan perusahaan sepanjang tahun. Adapun tujuan utama laporan ini
adalah untuk meningkatkan keterbukaan informasi PT. Pelindo I yang
ditujukan kepada lingkup eksternal serta menjadi pembelajaran dalam
organisasi. Bagi organisasi ini penting ke arah pertumbuhan perusahaan. Isi
laporan tahunan merupakan laporan baik modal, keuntungan, kegiatan dan
evaluasi kinerja perusahaan. Melalui adanya laporan tahunan/ annual report
perusahaan dapat menginformasikan pergerakan perusahaan dalam pencapaian
visi dan misi perusahaan.
i. Sistem RKB (Rapat Kerja Bulanan)
Pembagian peran dan tugas karyawan dilakukan melalui Sistem Rapat
Kerja Bulanan. Dimana melalui sistem kepada seluruh bidang informasi
mengenai tugas disampaikan. Melalui RKB akan dibagikan setiap tugas
perbidang dan sub-bidang sehingga tugas masing-masing dapat diketahui
dengan jelas dan lugas. Bagian PKBL juga tidak terlepas dari sistem ini.
Setiap tugas yang diturunkan langsung dari direksi keuangan akan disalurkan
melalui sistem RKB (Rapat Kerja Bulanan). Setiap program yang akan
dilakukan dalam jangka waktu tertentu akan disebarluaskan melalui sistem ini.
Sehingga informasi mengenai tugas tidak hanya diketahui oleh bidang atau
sub-bidang terkait saja namun setiap karyawan dapat mengetahuinya.
Informasi tersebut akan memudahkan koordinasi dalam organisasi terkait
pembagian tugas dan peranan.
Beberapa program komunikasi yang dilakukan oleh bagian Pembina
Kemitraan dan Bina Lingkungan Pelindo I adalah sebagai berikut:
1. Komunikasi dengan cabang perusahaan
Divisi Pembina Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL) Pelindo I
bertanggung jawab sebagai pembina pelaksanaan program terhadap 16 cabang
perusahaan yang tersebar di wilayah kerja Pelindo I. PT Pelindo I (Persero) yang
berkantor pusat di Jalan Krakatau Ujung No.100 Medan memiliki wilayah kerja di
empat provinsi yaitu Aceh, Sumatera Utara, Riau dan Kepulauan Riau, yang
terdiri atas 16cabang pelabuhan, 10 kawasan, 2unit usaha dan 4 anak perusahaan.
66
Universitas Sumatera Utara
Adapun wilayah Kerja PT Pelindo I sebagai berikut:
1. Aceh: Pelabuhan Malahayati dan Pelabuhan Lhokseumawe dalam
kawasan Pelabuhan Meulaboh dan Pelabuhan Kuala Langsa.
2. Sumatera Utara: Pelabuhan Belawan, Belawan International Container
Terminal (BICT), Terminal Peti Kemas Domestik Belawan, Pelabuhan
Sibolga, Pelabuhan Gunung Sitoli, Unit Galangan Kapal (UGK), Rumah
Sakit Pelabuhan Medan.
3. Riau: Pelabuhan Dumai dalam kawasan Pelabuhan Bagan Siapi-api,
Pelabuhan Pekanbaru kawasan Pelabuhan Rengat, Pelabuhan Tembilahan
kawasan Pelabuhan Kuala Enok dan Pelabuhan Sei Pakning kawasan
Pelabuhan Bangkalis.
4. Kepulauan Riau: Pelabuhan Tanjung Balai Karimun kawasan Pelabuhan
Selat Panjang, Tanjung Pinang Kawasan Pelabuhan Tanjung Uban,
Pelabuhan Sambu, Pelabuhan Sei Kolak Kijang dan Pelabuhan Batam.
Bagian PKBL sebagai komunikator untuk program PKBL seperti sudah
diuraikan diatas melakukan interaksi dengan banyak pihak demi tercapainya
tujuan program CSR. Komunikasi dalam organisasi dilakukan baik internal
perusahaan maupun eksternal perusahaan.
2. Monitoring Cabang dan Mitra Binaan
Program CSR yakni Kemitraan dan Bina Lingkungan dari PTPelindo I
(Persero) terbagi atas 16 cabang perusahaan. Selain dari pada PT. Pelindo I juga
memiliki program CSR yang akan dilakukan di sekitar wilayah kerja perusahaan.
Divisi PKBL juga selaku pembina pelaksanaan diseluruh cabang. Kegiatan
monitoring cabang dilakukan untuk memudahkan pemantauan dan juga kejelasan
informasi mengenai pelaksanaan program CSR. Monitoring dilakukan melalui
saluran telepon dan juga komunikasi langsung. Untuk memastikan bahwa
program CSR berjalan dengan baik maka bagian Pembinaan Pelindo I rutin
melakukan monitoring kegiatan. Salah satunya dengan melakukan monitoring
kepada cabang yang dekat dengan wilayah yang dapat dijangkau dengan
maksimal. Melakukan monitoring untuk setiap program Kemitraan yang sedang
dijalankan setiap 3 (tiga) bulan sekali. Staf Pembina Pelaksanaan PKBL juga
67
Universitas Sumatera Utara
kerap berhubungan dengan masyarakat dan mitra binaan untuk memantau
program yang berjalan.
3. Pertemuan dengan Mitra Binaan
Demi pencapaian tujuan dari program CSR PKBL PT. Pelindo I (Persero)
melakukan pertemuan langsung dan monitoring kepada calon mitra binaan.
Pemantauan kepada mitra binaan juga terus dilakukan untuk melihat keberhasilan
program.
4. Sosialisasi kepada masyarakat
Sosialisasi kepada masyarakat sekitar wilayah kerja yang merupakan
tanggung jawab perusahaan dilakukan. Sosialisasi dilakukan melalui website
resmi PT. Pelindo I (Persero) dimana masyarakat dapat melihat setiap program
CSR yang ditawarkan oleh perusahaan. Program CSR PKBL merupakan program
rutin perusahaan sejak peraturan pemerintah dikumandangkan. Sehingga
sosialisasi untuk waktu terakhir hanya melalui website dan juga pemasangan
beberapa spanduk dibeberapa wilayah.
Selain bentuk tanggung jawab perusahaan, CSR melalui PKBL yang
dilakukan perusahaan juga bertujuan untuk membentuk citra perusahaan yang
baik. Eksistensi PR dalam sebuah perusahaan adalah berupaya melalui kegiatan
yang dilakukan memengaruhi pendapat publik agar publik dapat bersikap,
berpendapat, dan bertingkah laku sesuai dengan yang diharapkan. Pada PT
Pelindo I ditemukan fenomena bahwa bagian Keuangan perusahaan bertanggung
jawab dalam CSR Program kemitraan dan Bina Lingkungan dan bekerja sama
secara langsung dengan bagian Coorporate Secretary yang bertanggung jawab
dalam image perusahaan. Komunikasi dalam praktek yang terjadi adalah bagian
keuangan fokus pada program komunikasi agar setiap kegiatan yang dilaksanakan
sesuai dengan target perusahaan. Yaitu terkait dengan keputusan pemerintah
menyesuaikan dengan laba perusahaan setiap tahunnya, penetapan jumlah dana
yang digulirkan dan juga pelaporan. Sedangkan idealnya program CSR sebagai
bentuk tanggung jawab sosial perusahaan juga turut membangun citra perusahaan
68
Universitas Sumatera Utara
bagi publiknya. Hal ini merupakan manfaat yang diperoleh dari kegiatan CSR
yang dilaksanakan.
Pertama, mengurangi resiko dan tuduhan yang negatif yang diterima
perusahaan melalui dukungan setiap pihak yang terlibat. Kedua, CSR dapat
berfungsi sebagai pelindung dan membantu perusahaan meminimalkan dampak
buruk yang terjadi akibat suatu krisis tertentu. Ketiga, keterlibatan dan karyawan
yang merasa bangga bekerja pada perusahaan yang memiliki reputasi yang baik,
yang secara konsisten melakukan upaya peningkatan kesejahteraan masyarakat
dan lingkungan sekitarnya akan melahirkan loyalitas dan motivasi karyawan.
Keempat, CSR dapat mempererat dan mampu memperbaiki hubungan perusahaan
dengan stakeholdernya. Kelima, meningkatkan produktivitas perusahaan karena
citra perusahaan yang baik sehingga memperoleh dukungan dari berbagai pihak.
Keenam, dapat memungkinkan untuk memperoleh insentif dan berbagai perlakuan
khusus guna mendukung perusahaan.Manfaat kegiatan ini tentu tidak dapat
dibiarkan berlalu begitu saja. Memerlukan perhatian khusus dan penangananyang
baik sehingga setiap manfaat ini dapat dirasakan oleh perusahaan. Pada bagian ini
eksistensi PR dalam perusahaan.
Penyebaran informasi kepada semua stakeholder merupakan bagian
penting dari peningkatan prinsip transparansi informasi secara internal dan
eksternal, yang diharapkan membantu, menjaga dan meningkatkan pengetahuan,
pemahaman dan persepsi positif dari para stakeholder terhadap kebijakandan
kegiatan PT Pelabuhan Indoesia I (Persero). Selain mempublikasikan laporan
keuangan Tahunan melalui media cetak nasional, juga memanfaatkan teknologi
informasi, media eketronik dan media cetak lainnya sebagai sarana penyebaran
informasi dan promosi bagi perusahaan antara lain:
1. Media Gathering, Media Tour dan Media for Visit
Perusahaan melakukan media relationsdimana perusahan mengumpulkan
pihak media, menjalin hubungan yang baik dengan media. Adapun Media Massa,
baik media massa skala nasional maupun skala lokal yang bekerja sama dengan
perusahaan dengan daftar Media Massa Skala Nasional sebagai berikut: Harian
Bisnis Indonesia, Kompas, The Jakarta Post, Harian Kontan, Harian Media
69
Universitas Sumatera Utara
Indonesia, Harian Republika, Harian Investor Daily, Harian Merdeka, Harian
Jawa Post, Kotan Tempo. Daftar Media Massa Lokal sebagai berikut:Harian
Analisa, Harian Waspada, Harian Sinar Indonesia Baru, Harian Sumut Post,
Harian Tribun Medan, Harian Koran Sindo, Harian Medan Pos, Harian Jurnal
Asia, Harian Medan Bisnis.
2. Community Relations
Hubungan dengan masyarakat merupakan strategi yang digunakan Public
Relations untuk memberikan informasi kepada masyarakat mengenai program
atau kegiatan yang dilakukan. Kegiatannya dapat berupa coaching, sharing dan
motivation kepada masyarakat.Public Relations PT Pelindo I mengadakan
sosialisasi kepada penerima bantuan CSR. Terkadang PR juga bersinergi dengan
media untuk publikasi kegiatan yang dilakukan.
Setiap pihak menyadari bahwa hal ini menjadi sebuah tugas dan
tanggung jawab agar tujuan CSR tercapai.Sehingga visidan misi perusahaan dapat
terwujud. Ini dikarenakan PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) sebagai pembina
bukan pelaksana di lapangan. Sehingga tidak terlibat secara langsung dalam
perencanaan komunikasi yang ada, namun bertindak sebagai pengevaluasi dan
pembina pelaksanaan PKBL cabang-cabang perusahaan.
4.2.3 Audit Komunikasi
Komunikasi yang efektif terjadi ketika adanya tingkat kepuasan yang
tinggi dalam proses komunikasi antara sumber dan penerima. Sejauh mana
informasi yang disalurkan memenuhi keinginan dan kebutuhan individu dalam
melaksanakan tugas serta tanggung jawab yang telah dipercayakan sehingga
diterjemahkan dalam bentuk tingkah laku yang sejalan dengan kehendak
manajemen.
Langkah audit dimulai dengan melakukan analisis tujuan komunikasi yang
sudah dirumuskan beserta standar kinerjanya untuk mengembangkan petunjuk
tentang prosedur bagaimana kegiatan dilaksanakan. Kemudian, dilakukan audit
terhadap dimensi-dimensi audit komunikasi. Sehingga data yang terkumpul dari
70
Universitas Sumatera Utara
kinerja lapangan secara empiris dapat dibandingkan dengan standar kinerja yang
telah dirumuskan. Bila terjadi deviasi/ penyimpangan, hal tersebut dapat menjadi
bahan studi lanjutan. Hasil analisis dan pengkajian penyimpangan tersebut dapat
dijadikan landasan untuk perubahan-perubahan dalam kebijakan dan kegiatan
komunikasi khusus, serta pelatihan dan tindakan pendukung yang diperlukan.
Untuk memenuhi persyaratan penilaian, Down dan Hazen serta Downs
dan Clampitt mengelompokkan tiga dimensi utama sebagai faktor mengukur
tingkat kepuasan berkomunikasi. 2
a. Dimensi Informatif
Dimensi ini terdiri atas faktor kepuasan komunikasi seperti kualitas
informasi, perspektif organisasi dan keutuhan organisasi. Kepuasan komunikasi
terhadap informasi yang disalurkan kepada karyawan Pelindo I terhadap program
CSR. Akurasi informasi, informasi yang jelas serta memadai dan validitas
informasi yang diterima dilihat berdasarkan persepsi responden. Begitu juga
dengan evaluasi terhadap infromasi mengenai tujuan program, isu terkait dan
informasi terbaru tentang perubahan kebijakan serta kebijakan yang dirumuskan.
1. Keutuhan organisasi
Informasi tentang arah tujuan organisasi, kehendak organisasi terhadap
tugas yang harus dilaksanakan, berita serta pengetahuan tentang kerja adalah
penting diketahui oleh karyawan. Disamping hubungan horizontal antara fungsi-
fungsi bagian-bagian dalam organisasi juga penting sebagai suatu tim yang
terpadu untuk mencapai tujuan organisasi.
Tingkat dimana seseorang individu menerima informasi terbaru yang
berhubungan dengan lingkungan kerja. Hal-hal yang ingin dilihat adalah kepuasan
yang diperoleh dari informasi-informasi yang terkait dengan perencanaan
organisasi, kebutuhan melaksanakan tugas dan informasi personel.
2Rusli Muhammed, Burhan Bungin, Audit Komunikasi Pendekatan dan Metode Asesmen Sistem Informasi Komunikasi dalam Organisasi, Prenadamedia, Jakarta, 2015, hlm.140.
71
Universitas Sumatera Utara
Berikut hasil wawancara dengan karyawan PT. Pelindo I (Persero):
Informan I
Pelindo sedang berada dalam tahap transformasi. Transformasi bisnis dan
SDM (Sumber Daya Manusia). Banyak yang diubah jadi kita juga harus
berubah. Budaya organisasi lebih luwes ya gak lagi birokrat sekalipun
BUMN. Sudah lebih nyantai, fun. Ke atasan juga lebih nyantai dan
kekeluargaannya terasa. Keseganan juga gak ada lagi. Tidak ada sekat
pembatas lagi, nyantai. Antardivisi kerja sama bagus. Keseluruhan bagus,
komunikasi bagus. Lebih terbuka dan gak birokrat. Ada hubungan dengan
transformasi tadi. Transformasi karyawan yaitu CIPTA. Misalnya kita
minta data dari divisi lain kita direspon cepat. Kalau dulu mungkin lama
sekarang lebih cepat. Karena kita punya ciri CIPTA itu. Semuanya
dikerjakan. Open informasi. Ga ada cerita tentang di bola-bola-in.
Informan II
Tugasnya kita untuk komunikasi internal-eksternal ya, kemudian juga
kitamenjaga maintain coorporate reputation, terus kita juga terkait
publikasi dokumentasi perusahaan. Terus juga yang berhubungan dengan
publik, baik eksternal maupun internal. Internal lebih ke karyawan kalau
eksternal lebih ke stakeholder, media, masyarakat, goverment, dan juga
untuk maintain coorporate reputation.
Aku di bawah langsung cooporate secretary. Bertanggung jawab didalam
humas jadi semua media analisis, monitoring itu dibawah kita terkait isu-
isu. Itu gak hanya di kantor pusat, gak cuma di Medan-Belawan tapi di
semua cabang itu kan di bawah monitornya humas kooporat.
Bimbingan terhadap pelatihan humas-humas cabang itu dibawah jabatanku.
Kita adakan perkumpulan setiap tahun untuk humas-humas cabang, kita
juga terima masukan seperti raker tapi pelatihan juga. Mereka butuh
pelatihan apa kita kita adakan setiap tahun.
Tahun 2016, November kemarin kita kerjain, mungkin lebih meng-improve
keahlian humas-humas diseluruh cabang. Dicabang banyak mungkin
72
Universitas Sumatera Utara
mereka yang backgroundnya/ bukan humas. Jadi pasti tidak terlalu tahu
sebagai batas apa dia menyampaikan infomasi, bagaimana berhadapan
dengan media, seperti apa sih kuasa dia terhadap informasi perusahaan, nah,
disitu kita sharing, mengundang pakar dan ahli. Mereka jadi tahu
bagaimana berhadapan dengan jurnalis, bagaimana menulis berita,
setidaknya release untuk syarat untuk terbit ke media, bagaimana
monitoring media. Itu improve dan step by step setiap pertemuan dan
disesuaikan dengan release dan krisis perusahaan. Tergantung isu yang
dibutuhkan dan lagiin yang dibutuh diketahui oleh humas.
Kalau dari CS pasti ke semua bidang ya. Karena kita meng-update semua
informasi dari semua bidang. Kalau komunikasi sih ga ada masalah.Kalau
internal komunikasi yang kita lakukan kita ada sharing sesion internal, itu
kita yang lakukan. Kita mengundang pihak luar untuk improve yang perlu
diketahui oleh karyawan.
Kita buka workshop dan sharing sesion yang terbuka untuk karyawan.
Misalnya kita ada dengan motivasi, improve tentang pelabuhan juga, beda-
beda sih. Kita lebih banyak fokus ke eksternal ya. Karna kebanyakan
komunikasi internal itu banyak dilakukan bidang SDM atau kesejahteraan
atau bidang umum. Kita ada juga tapi persentasenya lebih banyakan ke
eksternal.Kalau internal kita Mailing list, kita share e-mail blast gitu ke
karyawan, portal untuk karyawan tergantung karyawan aktif atau tidak ya,
kita juga ada majalah internal, kita juga update di website, kita kirim email
yan bentuk Pdf. mereka bisa baca, medsos kaya instagram dan twitter.
Setiap karyawan pasti ngikutin Fanpage-nya Pelindo. Mereka lebih suka
lihat di fanpage, medsos, mailblast, jadi mereka bisa tahu informasi yang
penting.
Informan III
Tentang Pelindo, kalau dibilang secara kinerja kalau Pelindo I itu salah satu
satu BUMN yang bakalan maju kedepannya dibandingkan Pelindo yang
lain. Dimana kinerjanya menunjukkan peningkatan setiap tahun. Begitu
juga dengan PKBLnya kita tetap menyalurkan. Kalau yang lain ‘kan kadang
73
Universitas Sumatera Utara
ada yang pasif. Kalau kita terus salurkan. Untuk Pelindo ke depannya
semakin bertumbuh. Bakalan maju dibandingkan BUMN lain karena
perubahannya.
Kalau karyawan dari segi kesejahteraan diatas rata-rata kalau disini dan
untuk masalah profesionalnya sudah tidak diragukan lagi. Semua bekerja
sesuai dengan bidang tugas dan background pendidikannya juga
disesuaikan dengan kebutuhan pekerjaan. Makanya semuanya bisa ter-
handle. Ini juga Pelindo sekarang juga sedang berinovasi untuk
memaksimalkan semua by sistem dan kita bisa lihat data by real time gitu.
Informan IV
Kalau kita di kantor pusat sebagai pembina sebenarnya untuk perencaaan
rincinya semua dilakukan dicabang. Artinya setiap wilayah itu harus
menyesuaikan dengan setiap kondisi masyarakatnya. Dari kita tidak ada
perencanaan komunikasi khusus, jadi kita sampaikan informasi kita ke
setiap cabang, lalu mereka akan turun ke lapangan.
Kalau untuk publikasi program PKBL kita lakukan melalui sosialisasi ke
masyarakat, lalu di wilayah kerja sekitar perusahaan kita informasikan
lewat spanduk, dan juga dalam website Pelindo I ya. Nah, disitu lengkap
setiap program yang kita sediakan dan kerjakan. PKBL sudah kita kerjakan
sejak tahun 2009 hingga sekarang, sehingga masyarakat dapat dikatakan
sudah tahu bahwa Pelindo memiliki program kemitraan dan lingkungan,
sehingga mereka mengajukan proposal dan melengkapi berkas tertentu.
Kemudian perusahaan cabang akan survey dan turun ke lapangan. Mereka
memastikan calon mitra atau bina lingkungan memenuhi syarat. Kemudian
cabang akan kirim ke kita, nah, kami kemudian verifikasi lalu ambil
keputusan dan kucurkan dana.
2. Kualitas informasi
74
Universitas Sumatera Utara
Reaksi karyawan terhadap saluran komunikasi, baik melalui pertemuan,
instruksi tertulis, dan lain bentuk saluran yang menyalurkan informasi dalam
proses komunikasi. Pemilihan media yang sesuai dengan keinginan dan kebutuhan
sasaran adalah penting. Selain itu kualitas media juga dikaitkan dengan kualitas
informasi yang harus memenuhiinformasi yang bertepatan, fit, bertepatan dengan
waktu, berkecukupan.
Informasi yang berkualitas terdiri atas informasi yang jelas, cukup, diterima
tepat waktu dan memiliki legitimasi yang tinggi. Dalam penilaian ini beberapa
aspek kualitas informasi yang diterima dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan
individu dalam menjalankan tugas hariannya.
Informan I
Informasi yang diterima memadai dan informasi itu berguna. Sejauh ini
masih berguna untuk kita gunakan karena informasi sekecil apapun yang
tersebar untuk kepentingan koordinasi.
Mengenai laporan kerja kita komunikasikan secara lisan. Kalau gak
langsung ketemu dengan telepon atau sms atau via WA. Kalau di minta buat
laporan langsung ya kita buat tertulis dan tetap efektif.
Dengan atasan dan sesama karyawan. Namanya kalau kerja kita harus
komunikasi karena kita gak bisa kerja sendiri kan. Sejauh interaksi kita
selalu menghasilkan keputusan dan setiap masalah bisa teratasi.
Informan II
Dari tiga tahun yang lalu bagusan sekarang. Sistem IT sekarang sudah
meningkat. Sistem IT yang duluya tidak ada chat-chat untuk portal sekarang
udah ada, terus dari emailnya pun improve-nya meningkat, jadikan koneksi
karyawan semakin bagus. Teruskan dulu medsos belum terlalu hidup,
walaupun fb (facebook) udah dari dulu. Medsos Pelindo I juga baru. Pas aku
baru masuk belum ada medsosnya, setelah itu baru kita baru bikin.
Komunikasi makinlancar, kita ada grup WA tertentu, ada untuk direksi, ada
75
Universitas Sumatera Utara
humas untuk cabang-cabang. Jadi, kegiatan humas cabang itu di sharedi
grup. Terus kalau nanti bagus kita share di medsos kita. Semua cabang
punya medsos sendiri, tapi kita juga punya medsos coorporate.
Dibandingkan tiga tahun lalu sangat berbeda.
Ada hubungannya dengan logo yang baru, tapi sebelum itu udah mulai
meningkat. Logo baru kan mulai dari 2015. Setahun sebelum itu medsos itu
udah buka. Namun direksi kan belum announced-kan banget terhadap
medsos.
Tapi Pelindo I sendiri sudah ada medsos, sebelum 2015. Cuman, kan belum
semua karyawan punya medsos. Kalau sekarang mereka dihimbau untuk
punya medsos supaya bisa tweet/ share info yang kita share.
Kalau Pelindo I, kita juga punya change management. Itu untuk mengubah
karyawan bekerja dengan budaya baru, lebih modern. Kita juga ada
perlombaan antar bidang tentang budaya perusahaan. Jadi CS itu di share
sama Pelindo I. Nah, jadi setiap bidang itu improve apa dari bidangnya.
Dari tiga tahun lalu secara cooporate banyak banget berubah. Untuk corsec
sendiri banyak berubah. Karena arahan direksinya langsung dari Dirut.
Posisi kitakaya di leher.
Informan III
Kalau mengenai laporan kita kan di targetkan ada waktu kalau ke kantor
pusat kita ada tenggat waktu. Kalau ke kantor pusat paling lama itu tanggal
delapan sudah selesai setiap bulannya. Nah, kalau untuk penggabungannya
kita kan ada empat provinsi kurang lebih ada 12 cabang paling lambat
tanggal 15 setiap bulannya. Kalau untuk laporan pertigabulanan itu, laporan
tri-wulanan itu namanya, harus selesai satu bulan setelah triwulawan itu
selesai. Nah, semuanya harus sudah disampaikan ke pemegang saham atau
kementerian. Pasti harus selalu selalu tepat waktu. Karena secara
administrasi kita dinilai kinerjanya. Itu selalu tepat waktu bahkan selalu
lebih cepat tidak pernah injure time kecuali ada hal-hal tertentu lah.
Misalkan laporan tahun auditnya belum selesai, karena kita baru bisa buat
laporan tahunan setelah audit.Karena kita menunggu dari pihak ketiga lagi,
76
Universitas Sumatera Utara
laporan mereka itu yang akan kita publish. Tapi itu jaranglah. Untuk
interaksinya lisan dan tulisan karena untuk auditor mereka pasti perlu data
kan. Misalnya mereka kalau minta data gak mungkin lisan kita kasih
Apalagi laporan itukan berbau angka mereka selalu minta yang tertulis. Tapi
kalau komunikasinya bisa melalui WA, telepon, surat menyurat, email. Juga
ada memo kecil, BBM dan semua di manfaatkan line juga. Kalau formalnya
lewat telepon, surat menyurat dan email.
Interaksinya efektif banget, banget. Apalagi untuk yang eksternal. Karena
jaraknya Jakarta- Medan itu kan jauh ya. Makanya pergerakan email kita itu
udah padat, kita kan ada email coorporate itu ‘kan ada batasan maksimalnya
sekian MB (Megabyte) dan kalau enggak harus di hapus. Makanya sebulan
langsung penuh gitu karena kita balas dan attachment, lampiran ‘kan by
email semua. Kita disarankan pakai email cooporate jangan pribadi kalau
untuk pekerjaan. Itu kan untuk keabasahan data itu. Jadi ketika mereka tanya
ini dari siapa datanya mereka bisa lihat kan. Makanya pakai email cooporate
tidak pakai email pribadi. Komunikasi kita melalui itu memadai, karena gini,
karena waktu kita attachment sesuatu, selain kita attachment kita akan
lampirkan gini “Kepada yang terhormat terlampir kami sampaikan ini..,”
jadi kita buat semacam memo lagi “...dan kami telah menandai warna ini
dan artinya ini.” Selain itu kita ada meeting, mereka datang kemari kita
sampaikan, jadi mereka juga sampaikan minta ini dan minta dikirimkan jadi
sudah sepaham dulu apa yang mereka minta dan yang kita kirim. Supaya
connect apa yang mereka minta. Bagian PKBL itu batasnya Akuntansi
Manajemen, paling Bidang Resiko, kita paling hanya lima bidang yang
terlibat dengan PKBL kayak CS, Coorporate Secretary, Akuntansi
Manajemen, Mutu itu untuk updating SOP disitu, Bidang Umum dan satu
lagi SMO itu Strategic Manajemen Office itu di lantai lima mereka itu untuk
terkait dengan capaian target mereka selalu kontak udah sampai mana
realisasi setiap bulan.
Kalau ke bidang lain ada sih tapi durasinya nda terlalu sering kalau inikan
tiga kali setahun kita pasti. Kaya akuntansi manajemen laporannya menyatu
disitu tahunan menyatu, triwulanan menyatu anggarannya menyatu. Jadi
77
Universitas Sumatera Utara
lebih dari tiga kali setahun kita pasti interaksi. Apalagi ke CS, kita salurkan
suatu bantuan kita sampaikan ke media supaya mereka updating berita di
portalnya mereka. Itukan terkait dengan image perusahaan.
Misalnya kita adakan event nih, misalnya kita pengen bantu nelayan-nelayan
di Belawan. Dana dari kita program dari kita dan kita pengen itu menaikkan
perusahaan. Kita kirim data melalui WA paling cepet WA ya kalau
ndakemail bila perlu mereka langsung turun langsung kesini. Karena mereka
mau buat press release ke koran. Itu kita sampaikan dan mereka publish.
Kadang kan orang CS sibuk ya, kadang diluar kota, kita kirim lewat WA
baru mereka akhirnya kirim ke media.
Informasi perusahaan ke pegawai sejauh ini cukup bagus. Karena kita real
time kita bisa lihat. Karena setiap ada yang mau diumumkan disampaikan
melalui email korporat. Itu masing-masing pegawai bisa baca, baik liburan,
mau cuti semua bisa baca. Misalnya ada SK kenaikan gaji nih, jadi bisa
dibaca aja.
Email kita Zimbra namanya. Misalnya ada acara ramah-tamah nih, disebar.
Jadi semua udah tahu gak ada nanya-nanya lagi. Disebar dari Bagian Umum.
Informan IV
Kita terus berkomunikasi via apa aja yang penting kerjaan sama-sama tahu.
Kita sudah lebih sistem sekarang pakai e-mail, kalau seperti rekan saya di
bagian laporan mereka punya portal kementerian, dan semua media kita
pakai. Koordinasi kita baik. Kita juga ada RKB (Rapat Kerja Bulanan)
setiap bidang. Jadi RKB itu dibagikan setiap tugas perbidang dan sub-
bidang, jadi udah tahu masing-masing.
Secara kualitas bagus karena semua bidang tugasnya disampaikan dan juga
kita sudah by sistem kan, jadi kita ada e-mail kantor itu Zimbra namanya
dan juga masing-masing karyawan punya MES (Mailing Elektronic System)
jadi informasi mudah disalurkan.
3. Persfektif perusahaan
78
Universitas Sumatera Utara
Informasi yang jelas tentang tujuan organisasi, perubahan perubahan dalam
organisasi, kebijakan serta pendekatan dan prosedur kerja di kalangan
anggota organisasi membantu melancarkan pelaksanaan kerja. Umumnya
persfektif perusahaan berisi pernyataan tentang filsafat organisasi, sasaran
sistem manajemen, strategi-strategi terbaru dalam pelaksanaan tugas, rasional
tentang misi dan visi organisasi. Dalam penilaian ini persepsi anggota kerja
akan di evaluasi apakah infromasi tentang tujuan, reformasi, dan kebijakan
baru diberitahu untuk pengetahuan mereka atau tidak.
Informan I
Harus ngikut dong. Gak boleh melenceng maksudnya tujuan perusahaan
udah jelas ada transformasi jadi kita juga ngikut. Perusahan kan butuh
orang-orang yang mau mengisi diri dengan ilmu ya kita harus belajar juga.
Organisasikan butuh orang yang cepat dan gampang diajak kerja sama
jangan kaya budaya yang lama.
Banyak cara dan channel untuk sebar informasi ke karyawan. Kita ada RKB
bagikan peranan dan tanggung jawab kita dan banyak medianya. Majalah,
sistem, in house journal , SDM langsung, buku panduan dan banyak ya.
Sejauh ini sudah maksimal info tentang peran dan tugasnya apa setiap
karyawan.
Informan II
Improve tentang pelabuhan. Kalau dihumas kita seolah-olah harus tahu
semuanya. Di luar kita harus terlihat seperti tahu semua. Kalau humas itu
kan juru bicara, tapi mungkin kita ga tahu teknis. Dan itu wajarkan ga tahu
semua orang tahu semua hal. Tapi kan orang akan nanya ke humas, jadi kita
setidaknya tahu basic-basic aja. Kita nanya ke bidang tentang untuk update
tentang presentasi perusahaan atau isu-isu.
Walaupun gak tahu dan media misalnya nanya kita coba jawab senormatif
mungkin “..oke, nanti ya, atau apa.” Terkait pekerjaan memang menantang,
orang akan tanya ke Humas bukan ke teknik atau operasi. Itu kan tentang
bicara keluar, walalupun kita ga tahu kita minimal tahu basicnya aja.
Misalnya ini kenapa kapalnya tenggelam dan karna apa. Atau alur
79
Universitas Sumatera Utara
pelayarannya kenapa cuman segini. Itukan yang tahu orang teknik kan. Nah
itu gimana caranya berkomunikasi dan story telling ke media. Jadi harustahu
isu-isu juga dan ga hanya Pelindo tapi nasional dan dunia. Karna pelayaran
kan dunia ya. Kaya marshland kenapa tutup. Minimal tahu ada isunya.
Harus tahu juga isu perusahaan. Kalau hobi, ini menyenangkan ya karna bisa
tahu info semuanya walaupun basic. Karena akses nya ‘kan ga semua
bidang bebas kasih info. Tapi kalau humas lebih gampang. Kalau yang lain
mereka bisa aja untuk kebutuhan bukan untuk perusahaan, bisa aja.
Informan III
Yang pertama untuk menyesuaikan diri dengan organisasi, tetap
memperbaiki kualitas diri. Mengikuti perkembangan yang ada tidak bersifat
pasif, peka terhadap lingkungan, tidak monoton. Dan menambah ilmu dari
bidang lain juga menambah satu masukan yang diterima dari bidang lain.
Kadang orang luar mau bertanya jadi kita juga ndak mungkin punya kita aja
yang kita tahu. Gitu.
Informan IV
Pola kerja unit kita itu sebagai pembina ke cabang. Kita membawahi 12
cabang dalam 4 provinsi wilayah kerja Pelindo I ya. Jadi bagian PKBL itu
sebenarnya terbagi dua, kalau saya itu bagian PK atau kemitraan. Ini berupa
saluran dana ke masyarakat yang kurang mampu. Jadi kita verifikasi dulu
untuk saluran dana kemitraan yang akan dikeluarkan dan seleksi setiap
proposal yang masuk dari seluruh cabang. Sebagai staf pelaksana, kita juga
sebagai pembina pelaksanaan PKBL diseluruh cabang dalam 4 provinsi
yang ada. Terkadang kita juga turun lapangan ke wilayah yang dekat untuk
di monitoring. Untuk menyesuaikan diri dengan tujuan organisasi ya
sesuaikan dengan job kerja masing-masing, komunikasi dengan
sharing.
b. Dimensi Jalinan Hubungan
Penilaian ini berarti kemampuan, kebijakan dan efektivitas pegawai PT.
Pelindo I (Persero) dalam menciptakan suasana hubungan dan kerja sama yang
80
Universitas Sumatera Utara
ramah dengan lain-lain pegawai di dalam dan eksternal organisasi. Sifat-sifat ini
dapat membantu dan memudahkan pegawai mencapai tujuan organisasi.
Khususnya bagian PKBL dan PRs perusahaan memiliki hubungan internal dan
eksternal perusahaan. Pada penelitian yang dilakukan bahwa dimensi ini berjalan
dengan baik selama saluran komunikasi juga terjaga dengan baik.
1. Komunikasi horizontal antara bagian
Penilaian ini mendefinisikan komunikasi antara bagian sebagai suatu
proses integrasi tindakan di peringkat kegiatan untuk tujuan meningkatkan
kecepatannya dalam proses pemecahan masalah, semangat tim serta
koordinasi ke arah pencapaian tujuan pembentukan organisasi.
2. Komunikasi subordinasi (Kolega)
Adapaun komunikasi informal adalah metode dimana informasi diperoleh
dari kolega, kelompok, dan orang yang berpengaruh. Hal ini dilihat pada pola
hubungan pribadi di kalangan anggota organisasi terlepas dari posisi mereka
yang relatif dalam struktur organisasi. Hubungan seperti ini ada karena
anggota organisasi memiliki keinginan terhadap informasi yang tidak
disediakan melalui komunikasi formal. Fitur utama komunikasi jenis ini
adalah:
a. Keberadaannya dalam keadaan cepat dan digunakan secara berkala
(irregularly)
b. Tidak dikontrol serta tidak dipengaruhi oleh para eksekutif tingkat atas.
c. Keberadaannya adalah semata-mata untuk memenuhi kepentingan diri
para karyawan dalam organisasi.
Informan I
Kita komunikasi dengan atasan dan sesama karyawan. Namanya kalau
kerja kita harus komunikasi karena kita gak bisa kerja sendiri kan. Sejauh
interaksi kita selalu menghasilkan keputusan dan setiap masalah bisa
teratasi. Kita juga selalu open informasi sekecil apapun karena itu untuk
kepentingan koordinasi. Untuk pengambilan keputusan besar itubiasanya
antar direksi. Tapi kita (staf) juga punya wewenang masing-masing untuk
81
Universitas Sumatera Utara
itu dan ada batasannya, misalnya untuk beberapa keputusan kecil. Kalau
konflik itu pernah ada dan paling sering karena misscom pada hari H di
pelaksanaan PKBL misalnya. Itu karena terlalu banyak beban kerja
sehingga fokus kesitu jadi lupa kasih tahu dan komunikasikan sehingga
lalai akhirnya. Info ga tersebar jadi misscom kadang jadi terjadi konflik.
Informan II
Aktivitas kerja yang tiap hari kaya media monitoring itu langsung ke
Direksi. Tapi kalau ke atasan udah pasti. Tapi kan kita coorporate event
dibawah kita juga sama bidang umum. Misalnya program-programbranding
yang kita lakukan kita ngadain meeting, atau acara lomba foto, workshop
sejenis komunitas, laporannya pasti ke Direksi, laporan langsung ke
cooporate secretary. Kegiatannya kan banyak Media Gathering, Media
Tour, Media for Visit, Media Visit itu dari segi media.
Kalau internal ada lagi kegiatannya, kalau eksternalnya kita ngadain event
ke komunitas kaya lomba foto, lomba tulis, kia adain acara lomba di
medsos kita. Itu kan kegiatan untuk membuat publik kenal dan branding
perusahaan kita.
Kita ngadain ke komunitas lainnya kita rutin ke sekolah menerima
kunjungan sekolah atau kita ke sekolah-sekolah, kampus namanya goes to
campus, kita cerita isu-isu perushaan atau apa yang perlu kita share ke
masyarakat. Jadi mereka tahu tentang Pelindo. Dan itu juga meningkatkan
atraktif atau keinginan masyarakat ga cuma dari masyarakat publik tapi
juga dari mahasiswa untuk tertarik ke pelindo.
Beda-beda tiap perusahaan untuk CSR, ada yang dibawah CS, ada di bawah
CC. Kalau kita ga ada CC (Coorporate Communication). Kalau Pelindo
kita berada di keuangan, jadi langsung dipegang dibawah direkturnya
keuangan. Kalau corsec dibawah dirut langsung. Kita untuk CSR tetap
koordinasi lebih ke program yang besar kayak di Danau Toba, punya
Kampung Binaan Pelindo I, itu baru. Disana kita berusaha menjaga agar
tetap kontiniu, tidak hanya kasih donasi. Kalau donasi itu kan bersifat
sekali aja. Kalau ini kita tingkatkan perekonomiannya. Kita juga ada
82
Universitas Sumatera Utara
program terbesar seperti Bedah rumah, itu ga satu atau dua aja tapi di
semua wilayah, empat provinsi.
Kalau itu bersifat besar, itu kita share dan kalau memang bagus isu-nya.
Tapi kalau misalnya kasih bantuan 5juta-10 juta dari CSR dan hanya
sumbangan biasa kita ga share. Tapi kalau memang bagus programnya dan
mengangkat nama perusahaan. Karena gini, kita menyebar informasi itu
kalau misalnya reputasi kita lagi jelek, biasanya kita bisa nutupin dengan
berbagai program CSR, kita bikin release CSR atau dana kemitraan yang
kita salurkan selama setahun berapa.
Itu seperti manajemen isu aja, misalnya kalau perusahan kita ada jeleklah
berita, kita release berita. Misalnya bukan tentang kemajuan perusahaan
kita belum update datanya tentang data, yaudah CSR bisa di mainkan. Tapi
enggak yang besar-besar aja, kita koordinasi kita juga ngasih bantuan
pendidikan, walaupun bantuannya kecil isunya itu bagus.
Jadi untuk koordinasi pasti, PKBL selalu komunikasi sama kita. Apalagi
kalau itu bantuannya memang penting. Kadang mereka yang hubungi, atau
kita dapat infonya dari manajemen, kita langsung konsepin release, undang
media. Tapi itu karna kita beda bidang ya, kalau sama juga kita bisa bikin
sebuah program apa ya kaya kerja sama dengan rumah zakat.
Kalau dari CS pasti ke semua bidang ya. Karena kita mengupdate semua
informasi dari semua bidang. Kalau komunikasi sih ga ada masalah. Kalau
internal komunikasi yang kita lakukan kita ada sharing sesion internal, itu
kita yang lakukan. Kita mengundang pihak luar untuk improveyang perlu
diketahui oleh karyawan. Kita buka workshop dan sharing sesion yang
terbuka untuk karyawan. Misalnya kita ada dengan motivasi, improve
tentang pelabuhan juga, beda-beda sih. Misalnya kita punya koneksi dari
luar dari pelabuhan luar tuh kemarin. Mereka pernah dari luar adain sharing
sesion tentang Port Security, gitu-gitu.
Kita lebih banyak fokus ke eksternal ya. Karena kebanyakan komunikasi
internal itu banyak dilakukan bidang SDM atau kesejahteraan atau bidang
umum. Kita ada juga tapi persentasenya lebih banyakan ke eksternal.
Mailing list, kita share email blast gitu ke karyawan, portal untuk karyawan
83
Universitas Sumatera Utara
tergantung kawyawan aktif atau tidak ya, kita juga ada majalah internal,
kita juga update di website, kita kirim email yan bentuk Pdf mereka bisa
baca, medsos kaya instagram dan twitter.
Setiap karyawan pasti ngikutin fanpage nya Pelindo. Mereka lebih suka
lihat di fanpage, medsos, mailblast, jadi mereka bisa tahu informasi yang
penting. Saluran informasi itu kan banyak. Kalau dari CS itu ya dari kita
infonya. Adanya juga kita email.
Informan III
Setiap akitivitas kerja itu kita langsung berhubungan dengan bidang
Akuntansi Manajemen, kemudian ke bidang Corporate Secretary di lantai 5
(lima) dan ke atasan kita Direktur Keuangan. Bagian PKBL itu batasnya
Akuntansi Manajemen, paling Bidang Resiko, kita paling hanya lima
bidang yang terlibat dengan PKBL kayak CS Coorporate Secretary,
Akuntansi Manajemen, Mutu itu untuk updating SOP disitu, Bidang Umum
dan satu lagi SMO itu Strategic Manajemen Office itu di lantai lima mereka
itu untuk terkait dengan capaian target mereka selalu kontak udah sampai
mana realisasi setiap bulan. Kalau komunikasi ke CS misalnya kita adakan
event nih, misalnya kita pengen bantu nelayan-nelayan di Belawan. Dana
dari kita program dari kita dan kita pengen itu menaikkan perusahaan. kita
kirim data melalui WA paling cepet WA ya kalau ndak email bila perlu
mereka langsung turun langsung kesini. Karena mereka mau buat press
release ke koran. Itu kita sampaikan dan mereka publish. Kadang kan orang
CS sibuk ya, kadang diluar kota, kita kirim lewat WA baru mereka
akhirnya kirim ke media.
Kita kan selalu kerja sama dengan cabang. Jadi mereka siapkan dengan
humas mereka juga artinya untuk kegiatan ini di lingkungan cabang itu
sudah terinformasikan. Jadi kami hanya menampung yang mereka perlukan
itu kepada kami baru kami lanjutkan ke CS. Kami disini hanya pembina
cabang, kegiatan ada di cabang. Kalaupun ada sekali-sekali disini itu paling
untuk di lingkungan kantor pusat aja. Misalnya kek kemarin kita ada acara
HUT Pelindo kita bantu beberapa sarana ibadah dan panti asuhan. Mereka
84
Universitas Sumatera Utara
kita undang langsung dan kita bekerja sama dengan CS.
Informan IV
Iya kita pasti berinteraksi. Interaksi ke atasan dan ke sesama karyawan ya.
Kita terus berkomunikasi via apa aja yang penting kerjaan sama-sama tahu.
Kita sudah lebih sistem sekarang pakai e-mail, kalau seperti rekan saya di
bagian laporan mereka punya portal kementerian, dan semua media kita
pakai.
Jelas, bagus. Kalau tahun 2015 itu kita masih manual ya, kalau sekarang
lebih sistem. Jadi informasinya cukup ya.
Koordinasi kita baik. Kita juga ada RKB (Rapat Kerja Bulanan) setiap
bidang. Jadi RKB itu dibagikan setiap tugas perbidang dan sub-bidang, jadi
udah tahu masing-masing.Sesuaikan dengan job kerja masing-masing,
komunikasi dengan sharing.
3. Komunikasi manajemen atasan
Terdiri atas mereka yang terlibat dalam aspek perencanaan, formulasi dan
evaluasi kebijakan serta strategi, koordinasi dan evaluasi pelaksanaan
program. Aspek yang dapat dinilai adalah sifat keterbukaan manajemen
puncak untuk menerima ide-ide, kesediaan untuk mendengar dan perhatian
terhadap informasi serta hubungan antara manajemen puncak dengan anggota
kerja.
Informan I
Kita dikantor ini pendapat sekecil apapun selalu direspon. Kita harus belajar
berpendapat di depan umum. Walaupun salah kita harus belajar berbicara
karena gitu budayanya. Karena kita sedang tranformasi besar-besaran.
Informan II
Dari tiga tahun yang lalu bagusan sekarang. Sistem IT sekarang sudah
meningkat. Sistem IT yang duluya tidak ada chat-chat untuk portal sekarang
udah ada, terus dari emailnya pun improve nya meningkat, jadikan koneksi
85
Universitas Sumatera Utara
karyawan semakin bagus. Teruskan dulu medsos belum terlalu hidup,
walaupun fb udah dari dulu. Medsos pelindo I juga baru. Pas aku baru
masuk belum ada medsosnya , setelah itu baru kita baru bikin. Komunikasi
makinlancar, kita ada grup WA tertentu, ada untuk direksi ada humas untuk
cabang-cabang. Jadi kegiatan humas cabang itu di share di grup. Terus
kalau nanti bagus kita share di medsos kita. Semua cabang punya medsos
sendiri, tapi kita juga puya medsos coorporate. Dibandingkan tiga tahun
lalu sangat berbeda.
Ada hubungnanya dengan logo yang baru, tapi sebelum itu udah mulai
meningkat. Logo baru kan mulai dari 2015. Setahun sebelum itu medsos itu
udah bukak. Namun direksi kan belum announced kan banget terhadap
medsos.
Sejak Menteri BUMN Lini Sumarno itukan semua BUMN kan punya salam
sinergi. “BUMN hadir untuk negeri”, dimana BUMN diusahakan untuk
bekerja sama dengan sesama BUMN. Menyatukan BUMN yang dulu
egosentris, “Gua ga peduli garuda, ga peduli ini…” gitu lho, ga merasa
saudara. Jadi sekarang bumn itu hidup, sudah ada keterikatan. Misalnya
khusus dibidang kemaritiman, hotel jadi ada grup-grup masing-masing oleh
Bu Menteri dan Bu Menteri itu sangat aware terhadap publikasi terhadap
branding.
Nah, itu semua diturunkan ke semua dirut BUMN. Berjiwa muda berjiwa
marketers, akhirnya dari Dirut menurunkan kesemua karyawannya. Sejak
itu semakin bagus , sejak Pak Jokowi memerintah.
Tapi Pelindo I sendiri sudah ada medsos, sebelum 2015. Cuman, kan belum
semua karyawan punya medsos. Kalau skarang mereka dihimbau untuk
punya medsos supaya bisa tweet/ share info yang kita share.
Kalau Pelindo I, kita juga punya change manajemen. Itu untuk mengubah
karyawan bekerja dnegan budaya baru, lebih modern. Kita juga ada
perlombaan antar bidang tentang budaya perusahaan. Jadi CS itu di share
sama Pelindo I. Nah, jadi setiap bidang itu improve apa dari bidangnya.
Dari 3 tahun lalu secara cooporate banyak banget berubah. Untuk corsec
sendiri banyak berubah. Karena arahan direksinya langsung dari Dirut.
86
Universitas Sumatera Utara
Posisi kitakaya di leher.
Informan III
Laporan yang kita terbitkan itu ada yang sebulan sekali,ada yang
pertriwulanan, ada yang tahunan. Nah, semuanya harus sudah disampaikan
ke pemegang saham atau kementerian. Pasti harus selalu selalu tepat waktu.
Karena secara administrasi kita dinilai kinerjanya. Dan itu selalu tepat
waktu bahkan selalu lebih cepat tidak pernah injure time kecuali ada hal-hal
tertentu lah. Misalkan laporan tahun auditnya belum selesai, karena kita
baru bisa buat laporan tahunan setelah audit. Karena kita menunggu dari
pihak ketiga lagi, laporan mereka itu yang akan kita publish. Tapi itu
jaranglah.
Untuk interaksinya lisan dan tulisan karena untuk auditor mereka pasti perlu
data kan. Misalnya mereka kalau minta data gak mungkin lisan kita kasih
Apalagi laporan itu kan berbau angka mereka selalu minta yang tertulis.
Tapi kalau komunikasinya bisa melalui WA, telepon, surat menyurat, email.
Dan juga ada memo kecil, BBM dan semua di manfaatkan line juga. Kalau
formalnya lewat telepon, surat menyurat dan email.
Prosesnya tetap harus melalui Direktur Keuangan. Semua kegiatan ini harus
disetujui Direktur Keuangan. Apapun yang kita usulkan kalau beliau tidak
setuju itu tidak akan jalan. Itu approval dari beliau. Berkaitan dengan uang
itu tetap dipegang Direktur Keuangan. Ga ada minimal rupiahnya dan
berbau dengan pengeluaran tetap dari Direktur Keuangan. Kita bisa kasih
usul tapi keputusan tetap. Untuk misalnya hal-hal kecil kaya kita butuh
kertas kita bisa kerja sama dengan bidang lain.
Informan IV
Karena setiap proses di PKBL ini, semua harus atas persetujuan direksi. Jadi
kalau direksi tidak ditempat, kadang untuk informasi keputusan agak
terhambat sedikit. Dalam membuat keputusan dalam organisasi. Jabatan
saya tidak berwenang disitu. Saya tunggu keputusan dari atasan aja, baru
87
Universitas Sumatera Utara
kerjakan. Semua keputusan di ambil oleh atasan.
c. Hubungan / informatif
Dimensi ini mengukur tingkat kepuasan berkomunikasi dalam aspek
komunikasi serta informasi yang dilaksanakan dalam kerja harian bagian PKBL
pada pelaksanaan program CSR. Selain menilai proses jaringan hubungan aspek-
aspek dalam dimensi ini juga mengevaluasi sejauh mana infromasi yang
disalurkan berdampak terhadap tingkat kepuasan anggota kerja. Aspek seperti
lingkungan komunikasi yang kondusif, komunikasi pegawasan dan tanggapan
pribadi akan menjadi aspek utama yang akan dinilai tingkat kepuasannya. Hasil
wawancara dengan informan menunjukkan adanya kepuasan terhadap komunikasi
dalam organisasi. Keempat informan juga menyatakan terpenuhinya informasi
yang dibutuhkan dalam melaskanakan tugas kerja dalam perusahaan.
1. Lingkungan komunikasi
Lingkungan komunikasi menggambarkan tingkat komunikasi dalam
organisasi dan individu. Ini mecakup hal-hal yang membantu dalam
mendorong proses komunikasi antara anggota organisasi yang ada di
peringkat atasan, bawahan, dan horizontal. Lingkungan komunikasi yang
bersifat keterbukaan, mudah di hubungi, kerjasama, dan keterlibatan bersama
dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.
a. Komunikasi yang fleksibel dengan memiliki saluran yang terbuka serta
penyebaran infromasi dari berbagai arah (atas, bawah dan mendatar)
b. Memiliki informasi yang tepat serta memadai, lengkap tentang aspek-aspek
prosedur kerja, penilaian prestasi kerja, kebijakan organisasi, keputusan dan
lain aspek yang terkait dengan tugas.Informasi sejauh ini tepat sebab
penggunaan saluran resmi sudah menggunakan sistem digital.
c. Saling percaya memercayai, keterbukaan dan dukungan dalam berkomunikasi
antara atasan dengan bawahan.
88
Universitas Sumatera Utara
d. Keterlibatan dalam proses pengambilan keputusan, pemecahan masalah dan
lain-lain yang terkait dengan tugas serta kepemimpinan yang demokratis.
2. Tanggapan diterima
Tanggapan adalah penting dalam proses komunikasi, dengan kata lain tanpa
umpan balik proses komunikasi yang terjadi adalah berbentuk satu arah.
Dalam menjalankan tugas, masukan tentang prestasi kerja, penilaian kinerja
dan pemahaman tentang perintah yang diterima adalah penting. Penilaian
dalam dimensi ini adalah kepuasan responden dievaluasi untuk melihat
tingkat kepuasan mereka terhadap masukan yang diterima dari pengawas.
Tanggapan pribadi yang dinilai yakni sejauh mana karyawan PT Pelindo puas
terhadap metode yang digunakan, frekuensi pemberitahuan prestasi kerja dan
bimbingan kerja yang dibuat.
Informan I
Oh, senang sekali. Suasananya lebih kekeluargaan, gak ketat. Memang
ada target tapi tetap berasa kekeluargaan.
Menyenangkan. Dari semua fasilitas itu dilengkapi. Berpendapat
didengarkan dan merasa dianggap lah.
Informan II
Pak Jokowi, pemerintah fokus ke laut ya, bidang Maritim. Kerjanya ya
seneng karena memang kan kita bekerja di bidang yang sedang
diidolakan. Fokus maritim ini kan terkait perekonomian bangsa.
sebelumnya Lingkungan kerja masih seperti BUMN ya. Saya orang luar
pas pertamasekali masuk itu agak kaget. Tapisekarang mulai berubah. Itu
dipengaruhi oleh pemimpin ya. Yang sekarang itu bagus. Karyawannya
juga terbuka gitu lho. Udah banyakyang muda-muda. Sudah mulai
berubah ya. Walaupun belum seperti perusahaan multinasional kaya
Garuda, Pertamina.
Kita kan bukan BUMN besar ya, tapi kita diperhitungkan sama
89
Universitas Sumatera Utara
Kementrian. ‘Kan pelabuhan ada 4, dan sari semuanya perumbuhan
keuangan dan dan keseluruhan nya Pelindo I yang paling bagus.
Informan III
Seneng banget. Karena khusus di bidang ini bidang yang kompleks
menurutku. Beda dengan bidang Akuntansi Manajemen. Mereka hanya
menghandle anggaran dan penyusunan laporan. Kalau disini kita bisa
dekat kemasyarakat, ke alam, ke pendidikan ke siswa-siswa. Kita disini
banyak pengalaman. Baru-baru ini ke Aceh, kita bantu. Artinya kita
gerak.
Lingkungannya nyaman ya, pasti. Karena perlengkapan kerjanya sudah
pas, lengkap dan perangkat kerjanya. Sekarang mungkin kita butuh
ruangan kerja yang perlu sekat yaa. Ada pembatas gitu. Karena dibidang
kami ini kadang datang pemuka agama nanya keputusan kan, datangnya
rame. Jadi kita perlu ruangan tersendiri. Jadi kalau ada tamu dari luar kita
yang lain ga terganggu. Misalnya kemaren kita kedatagan penerima
beasiswa yang ramai, padahal teman-teman disini butuh keheningan.
Namanya nyusun keuangan kan butuh fokus. Jadi sedikit terganggu ya.
Jadi kita butuh ruangan yang tersendiri gitu.
Informan IV
Rasanya senang ya dan bangga karena bekerja disini. Dari setiap halnya
semuanya cukup, sejahtera. Kita terbuka. Jadi semuanya saling terbuka
dan berinteraksi.
90
Universitas Sumatera Utara
BAB V
SIMPULAN DAN SARAN
5.1 Simpulan
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan pada PT Pelindo I (Persero)
pada Program Coorporate Social Responsibility yakni Program Kemitraan dan
Bina Lingkungan, maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut:
1. Perencanaan komunikasi dalam organisasi di lakukan yakni pada bagian
Direksi Keuangan bagian Kemitraan dan Bina Lingkungan pada program
Coorporate Social Responsibiity dan Coorporate Secretary sebagai
komunikator. Informasi/ pesan akan disebarkan kepada seluruh pihak yang
bersangkutan dengan program CSR melalui saluran komunikasi seperti
RKB (Rapat Kerja Bulanan), Buku Pegawai/ Pedoman Pegawai, Sharing
Session, E-mail, Media Sosial, In House Journal, Kegiatan Olah raga dan
Pelatihan/ Workshop, E- Mail Coorporate, Komunikasi dengan Cabang,
Monitoring, Pertemuan dengan Mitra Binaan dan Sosialisasi, Media
Gathering, Media Tour, Media For Visit serta Community Relations.
2. Pada pelaksanaan perencanaan komunikasi dalam organisasi dalam
pelaksanaan program CSR dilakukan dengan baik. Tidak ditemukan
kendala dalam pelaksanaan program yang telah direncanakan. Karyawan
PT Pelindo I (Persero) menggunakan saluran yang tersedia untuk
memperoleh informasi yang dibutuhkan. Persepsi dan opini bagian PKBL
dan Hubungan Masyarakat terhadap perusahaan baik dalam visi
perusahaan secara umum dan visi program CSR secara garis besar
tercapai. Karena tujuan program CSR di bawah Direksi Keuangan dapat
selaras dengan peranan Public Relations PTPelindo I (Persero). Melalui
pelaksanaan program komunikasi yang tepat guna Program CSR tidak
mengalami kendala dalam mencapai tujuan perusahaan.
91
Universitas Sumatera Utara
3. Hasil audit komunikasi pada program Kemitraan dan Bina Lingkungan PT
Pelindo (Persero) ditemukan kepuasan terhadap komunikasi dalam
dimensi informatif, dimensi Penghubung dan dimensi penghubung-
informasi. Terkhusus pada dimensi hubungan-informatif, komunikasi yang
fleksibel dengan saluran yang terbuka serta penyebaran informasi dari
berbagai arah menghasilkan informasi yang tepat dan memadai pada
pelaksanaan program CSR. Hasil evaluasi program CSR yakni Kemitraan
dan Bina Lingkungan PT Pelindo I (Persero) pada akhirnya tercapai.
Tercapainya kinerja Humas melalui peningkatan efektivitas program-
program komunikasi yang direncanakan serta dilaksanakan. Pada
perencanaan komunikasi sampai kepada pelaksanaan ditemukan hambatan
untuk penggunaan e-mail perusahaan bagi bagian PKBL masih belum
memuaskan. Hal ini disebabkan karena keterbatasan kapasitas ukuran e-
mail dalam menyimpan informasi khususnya muatan pesan yang mamu
ditampung.
5.2 Saran
Dari simpulan yang telah disampaikan, peneliti mengajukan beberapa
saran. Saran ini dapat digunakan oleh PT. Pelabuhan Indonesia I (Persero)
terutama pada pelaksanaan program CSR serta perbaikan kedepan dalam
menyusun perencanaan komunikasi dalam organisasi.
1. Melakukan kajian mendalam terhadap sasaran program komunikasi dalam
organisasi. Tidak hanya fokus pada komunikasi eksternal perusahaan
namun juga pada internal perusahaan. Ketercapaian program CSR
memegang peranan penting bagi citra perusahaan. Direksi Keuangan
bagian Kemitraan dan Bina Lingkungan (KBL) hendaknya semakin
memperhatikan pentingnya komunikasi dengan Humas PT Pelindo I
(Persero).
2. Program disesuaikan dengan kondisi sumber daya manusia dan juga
sumber daya alam agar program yang dijalankan dapat berkelanjutan.
Dalam pelaksanaan program yang mengikutsertakan masyarakat agar
92
Universitas Sumatera Utara
melakukan publikasi yang baik. Agar masyarakat yang menjadi target
sasaran program dapat memperoleh infromasi program yang akan
dilakukan. Sehingga tujuan dari program CSR dapat tercapai. Program
CSR bagi hubungan internal-eksternal perusahaan sebagai manajemen isu
dalam krisis perusahaan. Kiranya dapat dilakukan diskusi dengan
intensitas komunikasi yang lebih baik agar setiap program dapat
digunakan untuk mengatasi krisis yang sedang atau mungkin terjadi.
3. Perlu diadakan audit atau evaluasi secara berkala terkait komunikasi
dalam organisasi secara umum. Dapat dimulai dengan audit mini
komunikasi terkait pelaksanaan program untuk tindakan pencegahan
terjadinya hambatan komunikasi.
4. Saran untuk penelitian mengenai audit komunikasi bagi mahasiswa Ilmu
Komunikasi sebaiknya memiliki persiapan arahan dimensi yang hendak
dilakukan. Penelitian audit komunikasi tidak memiliki batasan tertentu
sebab dilapangan segala sesuatu dapat terjadi. Agar kerancuan hasil
penelitian tidak terjadi perlu ditetapkan batasan dimensi komunikasi sesuai
dengan kebutuhan audit komunikasi. Pemilihan program komunikasi yang
akan di audit tentu harus disesuaikan dengan kemampuan peneliti agar
dapat maksimal dalam mencapai hasil audit komunikasi.
Berikut ini merupakan saran dari dalam organisasi yakni informan
penelitian secara khusus bagi PT. Pelindo I (Persero):
1. Diharapkan komunikasi dari pihak masyarakat tetap diperhatikan oleh
perusahaan, karena sering kali program CSR hanya diketahui oleh
pengurus ataupun pimpinan khalayak sasaran program CSR PKBL.
Sebaiknya informasi tidak berhenti dan perusahaan dapat bekerja sama
dengan sasaran khalayak dan informasi tetap diteruskan.
2. Hubungan masyarakat perusahaan lebih baik dalam performa kinerja,
sehingga keterbatasan SDM tidak menjadi kendala. Hal ini tetap menjadi
kondisi yang harus diperhatikan agar hasilnya dapat maksimal.
93
Universitas Sumatera Utara
3. Program CSR agar dapat menuju sustainbility seperti halnya perusahaan di
negara lain, tidak hanya berfokus pada program yang sudah biasa
dilakukan.
4. Penataan ruang bagian PKBL yang berada di Lantai II Gedung kantor PT
Pelindo I (Persero) agar dapat diperhatikan. Pada pelaksanaan tugas bagian
PKBL merasa kurang nyaman dengan kondisi ruangan yang terbuka.
94
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR REFERENSI
Argenti, A. Paula. (2010). Komunikasi Koorporat Edisi kelima. Jakarta :
SalembaHumanika
Bungin, Burhan. (2007). Metodologi Penelitian Kualilatif: Komunikasi, Ekonomi,
Kebijakan Publik Serta Ilmu-Ilmu Sosial Lainnya. Jakarta: Kencana
Cangara, Hafid. (2013). Perencanaan dan Stratefi Komunikasi. Jakarta:
RajaGrafindoPersada
Corrado, Frank M. (2004). Berkomunikasi dengan karyawan. Jakarta: Penerbit
PPM
Coulson, Colin, Thomas. (2005). Public Relations Pedoman Praktis Untuk PR.
Jakarta: Sinar Grafika Offset
Danandjaja. (2011). Peranan Humas dalam Perusahaan.Yogyakarta: Graha Ilmu
Effendi, Onong Uchjana.(2003). Ilmu, Teori, dan Filsafat Komunikasi. Bandung:
PT. Citra Aditya Bakti
____________________. (2006). Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek. Bandung:
Remaja Rosdakarya
Goldhaber, Gerald M. (1992). Komunikasi dalam Organisasi. (Omardin, Azahar.
Penerjemah). Kuala Lumpur: Dewan Bahasan dan Pustaka Kemenrerian
Pendidikan Malaysia.
Gregory, Anne. (2004). Perencanaan dan Manajemen Kampanye Public
Relation.(Dewi Damayanti.Penerjemah). Jakarta: Erlangga
Hardjana, Andre. (2000). Audit Komunikasi Teori dan Praktek. Jakarta:
PTGrasindo
Iriantara, Yosal. (2004). Manajemen Strategis Public Relations. Jakarta: Penerbit
Ghalia Indonesia
Jefkins, Frank, Daniel, Yadin. (2004). Public Relations Edisi Kelima. Jakarta:
Penerbit Erlangga
John,P. Dkk. (2003). Public Relation. Yogyakarta: Graha Ilmu
95
Universitas Sumatera Utara
Liliweri, Alo, M.S. (2011). Komunikasi: Serba Ada Serba Makna. Jakarta:
Kencana
Masmuh, Abdullah. (2010). Komunikasi Organsiasi dalam Perspektif Teori dan
Praktek. Malang: UMM Press
Mohammed, Rusli dan Burhan Bungin. (2015). Audit Komunikasi Pendekatan
dan Metode Asesmen Sistem Informasi dalam Organisasi. Jakarta:
Kencana
Morrisan,MA dan Andy Cony W. (2009). Teori Komunikasi Tentang Komunikasi,
Pesan Percakapan dan Hubungan. Bogor: Ghalia Indonesia.
Muhammad, Arni. (2009). Komunikasi Organisasi. Jakarta: Bumi Aksara
Nawawi, Hadari. (1995). Metode Penelitian sosial. Yogyakarta: UGM Press
Nazir, Moh. (2003). Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia
Ndraha, Taliziduhu. (2003). Budaya Organisasi. Jakarta: Rineka Cipta
Oliver, Sandra. (2007). Strategi Public Relations.(Sigit Purwanto. Penerjemah).
Jakarta: Esensi Erlangga Group
Panuju, Redi. (2001). Komunikasi Organisasi dan Konseptual dan Teoritis ke
Empirik. Yogyakarta : Pustaka Pelajar
Pohan, Syafrudin, dkk. (2012). Buku Pedoman Penulisan Skripsi dan Proposal
Penelitian. Medan : Grasindo
Prasetyo, Bambang & Lina, Miftahun Jannah. (2007). Metode
PenelitianKuantitatif Teori dan Aplikasi. Jakarta: Raja Grafindo Persada
Pujileksono, Sugeng. (2015). Metode Penelitian Komunikasi. Malang: Intrans
Publishing
Purnama, Nursya Bani. (2006). Manajemen Kualitas Persektif Global.
Yogyakarta: Ekonisia
Ritonga, Jamilludin. (2004). Riset Kehumasan. Jakarta: Grasindo
96
Universitas Sumatera Utara
Ruslan, Rosady. (2001). Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi
(Konsepsi dan Aplikasi). Jakarta: Rajawali Pers
Ruslan, Rosady. (2010). Metode Penelitian Public Relation dan Komunikasi.
Jakarta: Rajawali Pers
Siswandi. (2011). Aplikasi Manajemen Perusahaan Edisi ketiga. Jakarta: Mitra
Wacana Media
Susanto, A.B. (2009). Reputation-Driven Coorporate social Responsibility
Pendekatan Strategic Manajement dalam CSR. Jakarta: Esensi Erlangga
Group
Wasesa, Silih Agung & Jim Macnamara. (2010). Strategi Public
Relations.Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama
Sumber lain:
Beni, Alwen. (2016, Juli). Pelindo 1 Pekanbaru Serahkan Bantuan untuk Rumah
Ibadah. Medan, 63.
Kartikasari, Novi. 2013. Audit Komunikasi Program Coorporate Social
Responsibility (Studi Peran Pubic Relations Pada PT. Coca-Cola Amatil
Indonesia). Salatiga: Universitas Kristen Satya Wacana
Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik
Indonesia. (2011). Pedoman UmumAudit KomunikasiDi Lingkungan
Instansi Pemerintah.
Majalah Internal PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Gema Pelabuhan Edisi 10
Bulan Oktober 2016 hal.30
Majalah Internal PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Gema Pelabuhan Edisi 12
Bulan Desember 2016
Purbaya, Gagah Kharisma. 2013. Audit Komunikasi Program Stop Buang Air
Besar Sembarangan pada Dinas Kesehatan Kabupaten Serang. Serang:
Universitas Sultan Ageng Tirtayasa,
Http:/ / www.lspr.edu/ pritakemalgani/ audit-komunikasi diakses pada tanggal 13
Juni 2016, pukul15:28 Wib.
www. Pelindo1.co.id
1
Universitas Sumatera Utara
LAMPIRAN
Universitas Sumatera Utara
PANDUAN WAWANCARA
Penelitian Audit Komunikasi Program PKBL Pelindo I Sumatera Utara
Studi Deskriptif Kualitatif di PT Pelindo I (Persero), Medan Sumatera Utara
Tujuan wawancara
• Program CSR (Coorporate Social Responsibility) yaitu Program
Kemitraan dan Bina Lingkungan telah dilakukan oleh perusahaan dan
memperoleh respon yang baik dari berbagai pihak mengenai komitmen
dan tanggung jawab perusahaan.
• Peneliti tertarik untuk mengetahui perencanaan komunikasi yang
dirancang oleh perusahaan dan anggota organisasi pada program PKBL
serta pelaksanaan yang telah dilakukan hingga evaluasi program.
• Peneliti tertarik untuk melakukan audit komunikasi dalam organisasi
terkhusus pada program Kemitraan dan Bina Lingkungan.
• Peneliti berharap Bapak/ Ibu dapat meluangkan waktu untuk berbagi dan
berdiskusi bersama mengenai topik ini.
Dapatkah Bapak/ Ibu menerangkan nama dan sedikit keterangan mengenai
diri anda, alamat dan tempat tinggal, tugas dan jabatan dalam organisasai
terkhusus pada program CSR PKBL?
1. Sebutkan kepada saya tentang pola kerja unit atau bagian Anda bertugas
sekarang? Secara keseluruhan apakah pendapat Anda tentang organisasi
Anda, Karyawan dan tugas yang dilaksanakan ?
2. Tentukan tanggung jawab resmi Saudara?
3. Apakah Anda ada tanggung jawab lain selain dari tanggung jawab yang
ada? Apakah tanggung jawab tersebut ?
4. Kepada siapa biasanya Anda melaporkan aktivitas kerja? Bagaimana ?
Apakah ini efektif?
5. Dengan siapa sering Anda berinteraksi? Apakah interkasi menghasilkan
keberhasilan? Kalau YA mengapa? Kalau TIDAK mengapa?
Universitas Sumatera Utara
6. Apakah Anda menerima informasi yang memadai? Apa informasi yang
diperlukan ?
7. Apakah informasi yang Anda terima tepat serta selalu memenuhi waktu ?
8. Bagaimana keputusan dibuat dalam unit Anda bertugas? Bagaimana pula
secara keseluruhan keputusan dibuat dalam organisasi Anda?
9. Apakah ada perbedaan pendekatan dalam membuat keputusan organisasi ?
Masalah yang berat, ringan, dan sederhana?
10. Apakah Anda selalu berhadapan dengan konflik? Sebutkan jenis-jenis
konflik yang sering dialami?
11. Bagaimana Anda menyesuaikan diri dengan tujuan organisasi?
12. Apakah Anda memiliki pendapat untuk meningkatkan proses pelaksanaan
proyek PKBL ini?
13. Selama memberi pendapat apakah Anda mengalami masalah? Apakah
menurut pandangan Anda mendapat perhatian ?
14. Bagaimana organisasi menyebar informasi tentang organisasi serta
informasi tentang pekerjaan atau peran karyawannya ? Bagaimana usaha
ini dapat ditingkatkan?
15. Dibandingkan dengan bagian lain dalam organisasi ini, apakah kekuatan
serta kelemahan yang ada pada bagian yang Anda bertugas sekarang ?
16. Apa yang menyenangkan Anda bekerja di organisasi ini ?
17. Seperti apa suasana/ lingkungan kerja anda?
18. Apakah ada hal lain yang tidak di sentuh oleh saya dalam wawancara ini?
kalau tidak masalah saya sangat senang jika ada pandangan lain yang sapat
membantu?
Dapatkah Bapak/ Ibu menerangkan apakah perencanaan komunikasi yang
dirancang oleh organisasi perusahaan pada program PKBL?
1. Bagaimana perencanaan komunikasi yang organisasi Anda konstruksikan
pada program CSR PKBL? Sebutkan jenis dan polanya.
2. Apa yang menjadi tujuan dari perencanaan komunikasi yang program CSR
Anda tetapkan ?
Universitas Sumatera Utara
3. Siapa saja yang berperan sebagai komunikator pada program komunikasi
ini ?
4. Seperti apa target sasaran dan analisis kebutuhan khalayak yang Anda
persiapkan ?
5. Seperti apakah teknik-teknik penyusunan pesan yang organisasi Anda
rancang?
6. Saluran dan media komunikasi apa yang menjadi pilihan organsiasi untuk
mencapai tujuan program CSR PKBL?
7. Bagaimana informasi mengenai perencanaan komunikasi dan tugas
disebarkan ?
8. Uraikanlah saluran-saluran resmi yang menyalurkan informasi-informasi
tentang perencanaan komunikasi ? Apakah pendapat Anda tentang
informasi yang berkualitas ?
9. Uraikanlah saluran-saluran informal yang menyalurkan informasi-
informasi tentang perencanaan komunikasi ? Apakah pendapat Anda
tentang informasi yang berkualitas ?
Dapatkah Bapak/ Ibu menerangkan realitas dan evaluasi perencanaan
komunikasi yang dirancang oleh organisasi perusahaan pada program
PKBL?
1. Bagaimana kesesuaian perencanaan komunikasi pada pelaksanaan
program komunikasi pada program PKBL ini?
2. Strategi pesan apa yang dilakukan terhadap perencanaan komunikasi
tersebut?
3. Apakah sasaran khalayak dari perencanaan komunikasi tersebut dapat
tercapai seluruhnya?
4. Bagaimana evaluasi komunikasi yang anda lakukan terhadap perencanaan
komunikasi tersebut?
5. Apakah hasil evaluasi komunikasi yang organisasi anda lakukan pada
perencanaan komunikasi CSR PKBL tersebut?
6. Bagaimana anda mengukur efektivitas komunikasi dan kerja dalam
organisasi ini?
Universitas Sumatera Utara
7. Apakah anda pernah menerima informasi-informasi mengenai
perencanaan komunikasi yang bagi anda tidak penting atau tidak ada
manfaatnya ?
8. Apa solusi yang dilakukan jika ada hal-hal yang menghambat proses
komunikasi tersebut ?
9. Bagaimana harapan atas pelaksaanaan dan pekerjaan Bapak/ Ibu ?
Penutup
• Kita sudah membicarakan mengenai perencanaan komunikasi,
pelaksanaan dan juga evaluasi komunikasi yang telah dilakukan oleh
organisasi pada program PKBL
• Sebelum wawancara ini diakhiri, mungkin Bapak / Ibu ada saran-saran
terkait perencanaan, pelaksanaan, evaluasi yang diharapkan.
• Terima kasih atas informasi dan partisipasi Bapak/ Ibu.
Universitas Sumatera Utara
Hasil Wawancara dengan karyawan Pelindo I
Narasumber : Rica Agnas Girsang
Alamat : Medan
Jabatan : Staf HUMAS PT Pelindo I
Waktu Wawancara : Selasa, 10 Januari 2017 Pukul 11.00 WIB
Durasi Wawancara : 44 Menit 26 Detik
Tempat : Kantor Pusat Pelindo I Jalan Krakatau Ujung No. 100,
Tj.Mulia, Medan.
Tujuan wawancara
• Program CSR (Coorporate Social Responsibility) yaitu Program
Kemitraan dan Bina Lingkungan telah dilakukan oleh perusahaan dan
memperoleh respon yang baik dari berbagai pihak mengenai komitmen
dan tanggung jawab perusahaan.
• Peneliti tertarik untuk mengetahui perencanaan komunikasi yang
dirancang oleh perusahaan dan anggota organisasi pada program PKBL
serta pelaksanaan yang telah dilakukan hingga evaluasi program.
• Peneliti tertarik untuk melakukan audit komunikasi dalam organisasi
terkhusus pada program Kemitraan dan Bina Lingkungan.
• Peneliti berharap Bapak/ Ibu dapat meluangkan waktu untuk berbagi dan
berdiskusi bersama mengenai topik ini.
Dapatkah Bapak/ Ibu menerangkan nama dan sedikit keterangan mengenai diri
anda, alamat dan tempat tinggal, tugas dan jabatan dalam organisasai terkhusus
pada program CSR PKBL?
T : Sebutkan kepada saya tentang pola kerja unit atau bagian Anda bertugas
sekarang? Secara keseluruhan apakah pendapat Anda tentang organisasi
Anda, Karyawan dan tugas yang dilaksanakan ?
Universitas Sumatera Utara
J : Pola kerja ke atasan langsung secara vertikal. Dari atasan dan bawahan.
Aku melapor keatasanku dan sebaliknya. Kalau laporan ke atasan
langsung dan atasan yang sebarkan laporan kesemua. Setiap kali kegiatan
ada kita langsung laporan ke atasan setiap kegiatan selesai.
Tentang Pelindo sekarang semakin berkembang semakin terbuka. Pelindo
sedang berada dalam tahap trasformasi . Trasnsformasi bisnis dan SDM.
Banyak yang di ubah jadi kita juga harus berubah.
Budaya organisasi lebih luwes ya gak lagi birokrat sekalipun BUMN.
Sudah lebih nyantai, fun. Ke atasan juga lebih nyantai dan
kekeluargaannya terasa. Keseganan juga gak ada lagi. Tidak ada sekat
pembatas lagi, nyantai. Antardivisi Kerja sama bagus. Keseluruhan bagus,
komunikasi bagus. Lebih terbuka dan gak birokrat. Ada hubungan dengan
trasnformasi tadi. Trasnformasi karyawan
CIPTA
Misalnya kita minta data dari divisi lain kita direspon cepat. Kalau dulu
mungkin lama skrg lebih cepat. Karena kita punya ciri CIPTA. Semuanya
dikerjakan. Open informasi. Ga ada cerita tentang di bola-bola in.
T : Tentukan tanggung jawab resmi Saudara?
J : Sebagai staf humas. Tugas spesifiknya banyak. Tapi tugas dan garis
besarnya kelola komunikasi internal dan eksternal. meningkatkan dan
mempertahankan image building.
Internalnya kita lakukan penerbitan Majalah, penerbitan media sosial,
pembuatan website. Kalau eksternal jalin komunikasi dengan media.
T : Apakah Anda ada tanggung jawab lain selain dari tanggung jawab yang
ada? Apakah tanggung jawab tersebut ?
J : Gak ada tanggung jawab lain.
T : Kepada siapa biasanya Anda melaporkan aktivitas kerja? Bagaimana ?
Apakah ini efektif?
Universitas Sumatera Utara
J : Lisan. Kalau gak langsung ketemu dengan telepon atau sms atau via WA.
Kalau di minta buat laporan langsung ya kita buat tertulis. Dan tetap
efektif.
T : Dengan siapa sering Anda berinteraksi? Apakah interkasi menghasilkan
keberhasilan? Kalau YA mengapa? Kalau TIDAK mengapa?
J : Dengan atasan dan sesama karyawan. Namanya kalau kerja kita harus
komunikasi karena kita gak bisa kerja sendiri kan. Sejauh interaksi kita
selalu menghasilkan keputusan dan setiap masalah bisa teratasi.
T : Apakah Anda menerima informasi yang memadai? Apa informasi yang
diperlukan ?
J : Informasi memadai dan informasi itu berguna. Sejauh ini masih berguna
untuk kita gunakan karena informasi sekecil apapun yang tersebar untuk
kepentingan koordinasi.
T : Apakah informasi yang Anda terima tepat serta selalu memenuhi waktu ?
J : Kadang-kadang full kadang engga. Kadang-kadang maksudnya info-nya
misalnya acaranya besok, infonya baru hari ini di sampaikan.
Kita harus selalu ready untuk setiap kondisi apapun. Kita udah dilatih
untuk itu. Untuk PKBL pernah ada kejadian pernah dadakan. Kegiatannya
hari ini infonya juga sampai di hari yag sama. Namun masih bisa di atasi
dengan baik.
T : Bagaimana keputusan dibuat dalam unit Anda bertugas? Bagaimana pula
secara keseluruhan keputusan dibuat dalam organisasi Anda?
J : Bawahan selalu dilibatkan dan selalu kerja sama.
T : Apakah ada perbedaan pendekatan dalam membuat keputusan
organisasi? Masalah yang berat, ringan, dan sederhana?
J : Keputusan besar itu biasanya antar direksi. Kalau keputusan kecil bisa
juga staf yang ambil keputusan. Tapi kita (staf) juga punya wewenang
Universitas Sumatera Utara
masing-masing. Sebagai staf dan yang lainnya punya wewenang masing-
masing dan ada batasan.
T : Apakah Anda selalu berhadapan dengan konflik? Sebutkan jenis-jenis
konflik yang sering dialami?
J : Pernah. Konflik yang paling sering itu misscom pada hari H misalnya dan
masih bisa di atasi. Misscom karena dalam hal terlalu banyak beban kerja
jadi fokus kesitu jadi lupa kasih tahu dan komunikasikan sehingga lalai
akhirnya. Jadi info ga tersebar dan misscom.
T : Bagaimana Anda menyesuaikan diri dengan tujuan organisasi?
J : Harus ngikut dong. Gak boleh melenceng maksudnya tujuan perusahaan
udah jelas ada transformasi jadi kita juga ngikut. Perusahan kan butuh
orang-orang yang mau mengisi diri dengan ilmu ya kita harus belajar juga.
Organisasikan butuh orang yang cepat dan gampang diajak kerja sama
jangan kaya budaya yang lama.
T : Apakah Anda memiliki pendapat untuk meningkatkan proses
pelaksanaan proyek PKBL ini?
J : Dalam hal CSR supaya programnya yang kreatif dan gak monoton kaya
selama ini gitu-gitu aja. Walaupun gak besar angkanya tapi rutin
dilakukan. Misalnya kaya humas buat kegiatan yang dikemas dalam
bentuk CSR. Kita ke masyarakat langsung kita publikasi sudah maksimal.
Kita tidak pilih-pilih media dan kita rangkul semua.Misalnya kegiatan dari
humas dan kita kemas dalam bentuk CSR juga seperti bagikan sepatu dan
biayanya gak besar. Tetapi publikasi besar-besaran.
Harapannya semua pegawai internal juga jadi PR Pelindo supaya tetap
maksimal.
T : Selama memberi pendapat apakah Anda mengalami masalah? Apakah
menurut pandangan Anda mendapat perhatian ?
Universitas Sumatera Utara
J : Kita dikantor ini pendapat sekecil apapun selalu direspon. Kita harus
belajar berpendapat di depan umum. Walaupun salah kita harus belajar
berbicara karena gitu budayanya. Karena kita sedang tranformasi besar-
besaran.
T : Bagaimana organisasi menyebar informasi tentang organisasi serta
informasi tentang pekerjaan atau peran karyawannya ? Bagaimana usaha
ini dapat ditingkatkan?
J :Banyak cara dan channel untuk sebar informasi ke karyawan. Kita ada
RKB bagikan peranan dan tanggung jawab kita dan banyak medianya.
Majalah, sistem, in house journal , SDM langsung, buku panduan dan
banyak ya. Sejauh ini sudah masimal info tentang peran dan tugasnya apa
setiap karyawan.
T : Dibandingkan dengan bagian lain dalam organisasi ini, apakah kekuatan
serta kelemahan yang ada pada bagian yang Anda bertugas sekarang ?
J : Kekuatanya PR sebenarnya bagian penting sebuah perusahaan. Maunya
semua pegawai jadi PR perusahaan supaya masyarakat tahu keberadaan
perusahaan kita. Bagian PR punya akses informasi itu kelebihannya.
Kelemahan kita, bukan kelemahan tapi kekurangan secara kuantitas SDM.
Sekarang hanya tiga orang selama setahun ini di bagian humasnya.
T : Apa yang menyenangkan Anda bekerja di organisasi ini ?
J : Oh, senang sekali. Suasananya lebih kekeluargaan, gak ketat. Memang
ada target tapi tetap berasa kekeluargaan.
T : Seperti apa suasana/ lingkungan kerja anda?
J : Menyenangkan. Dari semua fasilitas itu dilengkapi. Berpendapat
didengarkan dan merasa dianggap lah.
Universitas Sumatera Utara
T : Apakah ada hal lain yang tidak di sentuh oleh saya dalam wawancara ini?
kalau tidak masalah saya sangat senang jika ada pandangan lain yang sapat
membantu?
J : Kualitas sudah cukup baik dan lebih baik dibandingkan yang dulu.
Pendapat tidak dilarang kalau ada keluhan bisa disampaikan. Sudah lebih
terbuka. Banyak chanel yang bisa di manfaatkan dan team worknya bagus.
Team work kan dibagung lewat komunikasi yang baik.
PR (Aku) dibelakang layar yaa. Kita konsep berita, penyataan keluar,
komunikasi. Dan kita sebarkan. Mungkin gak kelihatan dan berasa.
Belum jadi kewajiban kali ya untuk audit komnikasi dan belum tahu
tujuan akhir audit komuniaksi. Humas nya kita kan belum besar kaya
pertamina dan karan wilayah kita belum terlalu besar.
Dapatkah Bapak/ Ibu menerangkan apakah perencanaan komunikasi yang
dirancang oleh organisasi perusahaan pada program PKBL?
T : Bagaimana perencanaan komunikasi yang organisasi Anda konstruksikan
pada program CSR PKBL? Sebutkan jenis dan polanya.
J : Mereka biasanya ada komunikasi ke masyarakat untuk pendekatan
melihat siapa yang membutuhkan dan menyesuaikan dengan kebijakan
pemerintah. Sehingga dari 7 kegiatan yang ada dari PKBL dari
lingkungan, pendidikan, kesehatan. Intinya kalau dari humasnya yang
dikerjakan hanya publikasi dari kegiatan yang dikerjakan.
T : Apa yang menjadi tujuan dari perencanaan komunikasi yang program
CSR Anda tetapkan ?
J : Tujuan ya kalau untuk perencanaan komunikasi dari program CSR
tentunya satu, kita sebagai BUMN tidak hanya berfokus pada dunia bisnis
saja tetapi juga untuk kesejahteraan masayrakat. Salah satunya dengan
mengalokasikan bantuan CSR ini. Mereka bisa menikmati dan merasakan
Pelindo ini hadir ditengah-tengah masayarakat. Ada bantuan beasiswa,
Universitas Sumatera Utara
kampung nelayan, dll ada banyaklah. Kalau dari humas tidak ada
perencanaan komunikasi khusus ga tahu kalau dari bagian PKBLnya.
T : Siapa saja yang berperan sebagai komunikator pada program komunikasi
ini?
J : Komunikatornya bagian humas sebagaimana fungsinya humas
mengkomunikasikan kepada media dan pihak luar dalam rangka publikasi.
Kalau untuk urusan pendekatan kepada pemerintahan daerah dan
kabupaten itu langsung dari CSR, bagian keuangan. Intinya kita publikasi
kegiatan ini.
T : Seperti apa target sasaran dan analisis kebutuhan khalayak yang Anda
persiapkan ?
J : Oh, kalau itu kebijakan dan hasil analisis dari bagian keuangan dan itu
pure mereka yang kerjain. Nanti mereka yang bikin seperti evaluasi ke
siapa sih yang paling membutuhkan, programapa, ke desa, kecamatan, atau
daerah mana yang dialokasikan. Kan kita punya 4 wilayah kerja kan.
Mereka akan analisis sesuai dengan anggaran dan lokasi yang diputuskan.
Pokoknya mereka yang siapkan analisisnya berdasarkan kebutuhan kah
atau yang lainnya. Kita tidak kerja sama untuk tentukan sasaran dan
analisis kebutuhan. Kita kerja sama hanya untuk mem-publish.
T : Seperti apakah teknik-teknik penyusunan pesan yang organisasi Anda
rancang?
J : Teknis khusus dari humas ya biasa seperti kita ngundang media dan
sampaikan tujuan kegiatan dan program kita. Sehingga mereka bisa
publish. Kegiatan ini juga rutin kita lakukan.
T : Saluran dan media komunikasi apa yang menjadi pilihan organsiasi untuk
mencapai tujuan program CSR PKBL?
J : Media massa yang paling sering kita pakai. Baik itu cetak dan elektronik.
Kalau media internal kita pakai media sosial saja. Jika ke bagian
Universitas Sumatera Utara
pemerintahan kita adakan rapat dan pertemuan secara langsung. Kita
lakukan audiensi juga kepada humasnya.
T : Bagaimana informasi mengenai perencanaan komunikasi dan tugas
disebarkan?
J : Secara lisan maupun tulisan. Biasanya secara langsung, ngomong dan
juga pakai surat. Kalau antardivisi kita pakai nota dinas kalau di divisi kita
pakai grup WhatsApp dan lisan. Kalau sekarang ‘kan banyak media
sekarang. Jadinya kita gak ada lagi kalau pake WhatsApp gak formal atau
resmi, yang penting info sampai sih. Biasanya kalau ada kegiatan besar
kita bentuk grup WA dulu supaya koordinasinya lebih bagus lagi.
T : Uraikanlah saluran-saluran resmi yang menyalurkan informasi-informasi
tentang perencanaan komunikasi ? Apakah pendapat Anda tentang
informasi yang berkualitas?
J : Paling sering surat kalau ke dalam, press release kalau keluar (media)
dan ke media kita kirim via e-mail. ?Informasi yang paling berkualitas itu
yang valid ya, berdasarkan data. Dan yang pasti menjawab semua
pertanyaan ya.
T : Uraikanlah saluran-saluran informal yang menyalurkan informasi-
informasi tentang perencanaan komunikasi ? Apakah pendapat Anda
tentang informasi yang berkualitas ?
J : Informal ya paling grup WhatsApp.
Dapatkah Bapak/ Ibu menerangkan realitas dan evaluasi perencanaan komunikasi
yang dirancang oleh organisasi perusahaan pada program PKBL?
T : Bagaimana kesesuaian perencanaan komunikasi pada pelaksanaan
program komunikasi pada program PKBL ini?
J : Sejauh ini sesuai. Batasannya humas sampai dipublikasi. Kegiatan besar
CSR selalu kita publish keluar baik nasional dan lokal.
Universitas Sumatera Utara
Evaluasi jarang dilakukan yang penting kita evaluasi secara lisan-lisan aja.
Misalnya ada kegiatan besar kita publish ke media nasional ke mitranya
kita. Misalnya Kompas, Media Indonesia nah itu kan gak gampang ‘kan.
Kalau berita kita masuk ya berarti kita berhasil. Kalau ga masuk beritanya
berarti kita belum punya nilai berita. Biasanya kita evaluasi tidak secara
khsuus tapi tetap dibahas. Kita lihat misalnya foto berita itu kurang baik
atau tulisannya kurang, gitu aja. Isi pesannya sama mungkin angle-nya aja
yang berbeda dari setiap kegiatan itu.
T : Strategi pesan apa yang dilakukan terhadap perencanaan komunikasi
tersebut?
J : Tidak ada strategi khusus. Kita fokus ke hubungan baik dengan media
itu.
T : Apakah sasaran khalayak dari perencanaan komunikasi tersebut dapat
tercapai seluruhnya?
J :Sasaran medianya tercapai. kita gak pernah evalusai untuk berapa yang
baca media itu misalnya. Tapi kita maksimalkan sebanyak-banyaknya.
Pokoknya berita itu sudah tersebar kita terus sebar lagi ke website, dsb.
Daftar media ada dan juga menyesuaikan setiap kegiatan yang mau di
publish.
T : Bagaimana evaluasi komunikasi yang anda lakukan terhadap
perencanaan komunikasi tersebut?
J : Tergantung event PKBL-nya. Secara lisan tetap kita kerjakan.
T : Apakah hasil evaluasi komunikasi yang organisasi anda lakukan pada
perencanaan komunikasi CSR PKBL tersebut?
J : Kita ambil keputusan. Kalau kurang bagus kita ga kerjaan lagi. Kalau
hasilnya kurang bagus kita belajar dan selanjutnya di perbaiki.
T : Bagaimana anda mengukur efektivitas komunikasi dan kerja dalam
organisasi ini?
Universitas Sumatera Utara
J : Sejauh apa efektifnya kita belum pernah survai. Jadinya gak bisa kita
pastikan dan jadi datanya gak valid.
T : Apakah anda pernah menerima informasi-informasi mengenai
perencanaan komunikasi yang bagi anda tidak penting atau tidak ada
manfaatnya ?
J : Semuanya penting seperti yang saya sampaikan tadi.
T : Apa solusi yang dilakukan jika ada hal-hal yang menghambat proses
komunikasi tersebut?
J : Solusinya harus sesegera mungkin kita selesaikan. Kita sampaikan ke
atasan dan atasan kita sampaikan ke atasannya divisi tersebut. Kalau ke
divisi lain saling berhubungan juga dan selesaikan segera. Entah itu
dengan diskusi, dan komunikasi.
T : Bagaimana harapan atas pelaksaanaan dan pekerjaan Bapak/ Ibu ?
J : Tambah SDM ya. Komunikasi udah bagus udah enak. Tapi kita butuh
SDM untuk kerjakan tugas yang begitu banyak.
Saran :
Direksi minta skala nasional dan supaya kita maksimal nego ke media
supaya berita kita di angkat. Buat CSR yang lebih kreatif kedepannya.
Universitas Sumatera Utara
Hasil Wawancara dengan karyawan Pelindo I
Narasumber : Fiona Sari Utami
Alamat : Medan
Jabatan : ACS (Asisten Corporate Secretary)
HUMASPelindo I
Waktu Wawancara : Kamis, 19 Januari 2017 Pukul 15.05 WIB
Durasi Wawancara : 66 menit 55 detik
Tempat : Kantor Pusat Pelindo I Jalan Krakatau Ujung No. 100,
Tj.Mulia, Medan.
Tujuan wawancara
• Program CSR (Coorporate Social Responsibility) yaitu Program
Kemitraan dan Bina Lingkungan telah dilakukan oleh perusahaan dan
memperoleh respon yang baik dari berbagai pihak mengenai komitmen
dan tanggung jawab perusahaan.
• Peneliti tertarik untuk mengetahui perencanaan komunikasi yang
dirancang oleh perusahaan dan anggota organisasi pada program PKBL
serta pelaksanaan yang telah dilakukan hingga evaluasi program.
• Peneliti tertarik untuk melakukan audit komunikasi dalam organisasi
terkhusus pada program Kemitraan dan Bina Lingkungan.
• Peneliti berharap Bapak/ Ibu dapat meluangkan waktu untuk berbagi dan
berdiskusi bersama mengenai topik ini.
T : Tugas dan jabatan di Pelindo I ?
J : Aku ‘kan langsung di bawah Coorporate Secretary. Jadi CS bidang yang
langsung di bawah direksi untuk menangani semua kegiatan direksi
danpintu komunikasi perusahaan. Jadi semua surat menyurat yang
misalnya kita gak tahu tujuan pastinya biasanya ke Coorporate Secretary.
Universitas Sumatera Utara
Pintu utama komunikasi ke Coorporate Secretary,tapi banyak bidang di
bawahnya, ada Humas, ada HI, ada HI antar lembaga kesektretariatan
khusus untuk direksi khusus untuk urusan rapat, kemudian satu lagi
perwakilan di Jakarta. Jadi aku langsung di bawah Coorporate Secretary,
sebagai Assistent Coorporate Secretary Hubungan Masyarakat yang
membawahi 26 cabang ya.
T : Sebutkan tugas dari jabatan anda?
J : Tugasnya sih untuk komunikasi internal-eksternal ya, kemudian juga kita
menjaga maintain coorporate reputation, terus kita juga terkait publikasi
dokumentasi perusahaan. Terus juga yang berhubungan dengan publik,
baik eksternal maupun internal. Internal lebih ke karyawan kalau eksternal
lebih ke stakeholder, media, masyarakat, government, dan juga untuk
maintain coorporate reputation.
T : Sebutkan tanggung jawab resmi Saudara dan juga pola kerja.
J : Aku di bawah langsung Coorporate Secretary. Bertanggung jawab
didalam Humas jadi semua media analisis, monitoring itu dibawah kita
terkait isu-isu. Itu ga hanya di kantor pusat, ga cuma di Medan, Belawan
tapi di semuua cabang itu kan di bawah monitornya Humascoorporate.
Bimbingan terhadap pelatihan Humas-Humascabang itu dibawah
jabatanku. Kita adakan perkumpulan setiap tahun untukHumas-Humas
cabang, kita juga terima masukan seperti raker tapi pelatihan juga. Mereka
butuh pelatihan apa kita kita adakan setiap tahun.
Tahun 2016, November kemarin kita kerjain, mungkin lebih meng-
improve keahlian Humas-Humas diseluruh cabang. Dicabangbanyak
mungkin mereka yang backgroundnya bukan Humas. Jadi pasti tidak
terlalu tahu sebagai batas apa dia menyampaikan infomasi, bagaimana
berhadapan dengan media, seperti apa sih kuasa dia terhadap informasi
perusahaan, nah, disitu kita sharing, mengundang pakar dan ahli. Mereka
jadi tahu bagaimana berhadapan dengan jurnalis, bagaimana menulis
berita, setidaknya release untuk syarat untuk terbit ke media, bagaimana
monitoring media. Itu improve dan step by step setiap pertemuan dan
Universitas Sumatera Utara
disesuaikan dengan release dan krisis perusahaan. Tergantung isu yang
dibutuhkan dan lagiin yang dibutuh diketahui oleh Humas-Humas.
T : Kepada siapa biasanya Anda melaporkan aktivitas kerja? Bagaimana ?
Apakah ini efektif?
J : Aktivitas kerja yang tiap hari kaya media monitoring itu langsung ke
Direksi. Tapi kalau ke atasan udah pasti. Tapi kan kita coorporate event
dibawah kita juga sama Bidang Umum. Misalnya program-program
branding yang kita lakukan kita ‘ngadain meeting, atau acara lomba foto,
workshop sejenis komunitas, laporannya pasti ke Direksi, laporan
langsung ke cooporate secretary. Kegiatannya kan banyak media
gathering, media tour, media for visit, media visit itu dari segi media.
Kalau internal ada lagi kegiatannya, kalau eksternalnya kita ‘ngadain event
ke komunitas kaya lomba foto, lomba tulis, kitaa adain acara lomba di
medsos kita. Itu kan kegiatan untuk membuat publik kenal dan branding
perusahaan kita.
Kita ngadain ke komunitas lainnya kita rutin ke sekolah menerima
kunjungan sekolah atau kita ke sekolah-sekolah, kampus namanya goes to
campus, kita cerita isu-isu perusahaan atau apa yang perlu kita share ke
masyarakat. Jadi mereka tahu tentang Pelindo. Itu juga meningkatkan
atraktif atau keinginan masyarakat ga cuma dari masyarakat publik tapi
juga dari mahasiswa untuk tertarik ke Pelindo.
T : Strategi komunikasi dan koordinasi program PKBL dengan bagian
Keuangan?
J : Beda-beda tiap perusahaan untuk CSR, ada yang dibawah CS, ada di
bawah CC. Kalau kita ga ada CC. Kalau Pelindo kita berada di Keuangan,
jadi langsung dipegang dibawah direkturnya Keuangan. Kalau corsec
dibawah Dirut langsung. Tapi CSR tidak harus dari bagian PKBL. Bisa
juga dari kita, misalnya kami sinergi dengan media kita bagi-bagi sepatu
atau bagi sesuatu yang kecil yang uangnya kecil. Kalaubudgetnya banyak
itu kan pasti membutuhkan biaya KBL, biaya CSR khusus biayanya. Tapi
Universitas Sumatera Utara
biaya yang kita keluarkan seperti memberi sesuatu yang ada program
sosialiasi ke anak-anak tentang Pelindo, bagi-bagi sepatu, bagi-bagi buku.
Nah, itukan hal-hal kecil tapi berdampak besar. Itu kadang kita kerjain
sendiri.
Kita untuk CSR tetap koordinasi lebih ke program yang besar kayak di
Danau Toba, punya Kampung Binaan Pelindo I, itu baru. Disana kita
berusaha menjaga agar tetap kontiniu, tidak hanya kasih donasi. Kalau
donasi itu kan bersifat sekali aja. Kalau ini kita tingkatkan
perekonomiannya. Kita juga ada program terbesar seperti Bedah rumah,
itu ga satu atau dua aja tapi di semua wilayah, empat provinsi.
Kalau itu bersifat besar, itu kita share dan kalau memang bagus isu-nya.
Tapi kalau misalnya kasih bantuan 5juta-10 jutadari CSRdan hanya
sumbangan biasa kita ga share. Tapi kalau memang bagus programnya dan
mengangkat nama perusahaan. Karena gini, kita menyebar informasi itu
kalau misalnya reputasi kita lagi jelek, biasanya kita bisa nutupin dengan
berbagai program CSR, kita bikin releaseCSR atau dana kemitraan yang
kita salurkan selama setahun berapa.
Itu seperti manajemen isu aja, misalnya kalau perusahan kita ada jeleklah
berita, kira release berita. Misalnya bukan tentang kemajuan perusahaan
kita belum update datanya tentang data, yaudah CSR bisa di mainkan.
Tapi enggak yang besar-besar aja, kita koordinasi kita juga ngasih bantuan
pendidikan, walaupun bantuannya kecil isunya itu bagus.
Contohnya berbagi sepatu bekerja sama dengan Sindo waktu itu. Dengan
biaya lima juta kita bagikan ke 50 anak. Jadi mereka dapat, kita langusng
kasih dan coaching, sharing dan motivasi mereka orang-orang miskin
yang kurang mampu. Akhirnya itu di share ke media massa besar-besaran
padahal sumbangan kita cuma 5 juta aja. Kalau kayak sumbangan uang
5juta itu kurang kuat untuk di share. Jadi untuk koordinasi pasti, PKBL
selalu komunikasi sama kita. Apalagi kalau itu bantuannya memang
penting. Kadang mereka yang hubungi, atau kita dapat infonya dari
manajemen, kita langsung konsepin release, undang media. Tapi itu karna
Universitas Sumatera Utara
kita beda bidang ya, kalau sama juga kita bisa bikin sebuah program apa
ya kaya kerja sama dengan rumah zakat.
T : Pernah melakukan Audit Komunikasi di perusahaan ?
J : Kalau audit kita ada sebenarnya, tapi lebih ke Corp-reputasion. Kaya CII
kita bikin survai ya. Kita bikin survai tentang reputasi Pelindo I itu kan
program komunikasinya gimana. Ke eksternalnya kita adakan. Kalau lebih
ke audit value PR kita lebih monitoring ke media kita meng-audit
sehinggadisitu nanti kita tahu posisi nilai yang keluar dan nilai yang
seharusnya di bayarkan ke media. Audit internal kita audit terhadap
pemberitaan. PR value namanya. Kemudian eksternalnya lebih tentang
reputation kita. CII-Coorporate Image Indeks nya.
T : Interkasi dan komunikasi kepada siapa aja dan gimana kualitasnya ?
J : Kalau dari CS pasti ke semua bidang ya. Karena kita mengupdate semua
informasi dari semua bidang. Kalau komunikasi sih ga ada masalah.
Kalau internal komunikasi yang kita lakukan kita ada sharing sesion
internal, itu kita yang lakukan. Kita mengundang pihak luar untuk improve
yang perlu diketahui oleh karyawan.
Kita buka workshop dan sharing sesion yang terbuka untuk karyawan.
Misalnya kita ada dengan motivasi, improve tentang pelabuhan juga, beda-
beda sih.
Misalnya kita punya koneksi dari luar dari pelabuhan luar tuh kemarin.
Mereka pernah dari luar adain sharing sesiontentangport security, gitu-
gitu.
Kita lebih banyak fokus ke eksternal ya. Karena kebanyakan komunikasi
internal itu banyak dilakukan bidang SDM atau kesejahteraanatau Bidang
Umum. Kita ada juga tapi persentasenya lebih banyakan ke eksternal.
Mailing list, kita share email blast gitu ke karyawan, portal untuk
karyawan tergantung kawyawan aktif atau tidak ya, kita juga ada majalah
internal, kita juga update di website, kita kirim email yang bentuk Pdf
mereka bisa baca, medsos kaya instagram dan twitter.
Universitas Sumatera Utara
Setiap karyawan pasti ngikutin fanpage-nya Pelindo. Mereka lebih suka
lihat di fanpage, medsos, mailblast, jadi mereka bisa tahu informasi yang
penting. Saluran informasi itu kan banyak. Kalau dari CS itu ya dari kita
infonya. Adanya juga kita email.
T : Seperti apa perputaran informasi dalam perusahaan ?
Dari tiga tahun yang lalu bagusan sekarang. Sistem IT sekarang sudah
meningkat. Sistem IT yang dulunya tidak ada chat-chat untuk portal
sekarang udah ada, terus dari emailnya pun improve nya meningkat,
jadikan koneksi karyawan semakin bagus. Teruskan dulu medsos belum
terlalu hidup, walaupun fb udah dari dulu. Medsos Pelindo I juga baru. Pas
aku baru masuk belum ada medsosnya, setelah itu baru kita baru bikin.
Komunikasi makinlancar, kita ada grup WA tertentu, ada untuk Direksi,
ada Humas untuk cabang-cabang. Jadi kegiatan Humas cabang itu di share
di grup. Terus kalau nanti bagus kita share di medsos kita dan semua
cabang punya medsos sendiri, tapi kita juga puya medsos coorporate.
Dibandingkan 3 tahun lalu sangat berbeda.
Ada hubungannya dengan logo yang baru, tapi sebelum itu udah mulai
meningkat. Logo baru kan mulai dari 2015. Setahun sebelum itu medsos
itu udah buka. Namun Direksi kan belum announced-kan banget terhadap
medsos.
Sejak menteri BUMNLini Sumarno itukan semua BUMN kan punya
salam sinergi. BUMN hadir untuk negeri. Dimana BUMN diusahakan
untuk bekerja sama dengan sesama BUMN. Menyatukan BUMN yang
dulu egosentris, “Gua ga peduli garuda, ga peduli ini, itu..” gitu lo, ga
merasa saudara. Jadi sekarang BUMN itu hidup, sudah ada keterikatan.
Misalnya khusus dibidang kemaritiman, hotel jadi ada grup-grup masing-
masing oleh Ibu Menteri dan Ibu Menteri itu sangat aware terhadap
publikasi terhadap branding.
Nah, itu semua diturunkan ke semua Dirut BUMN. Berjiwa muda berjiwa
marketers, akhirnya dari Dirut menurunkan kesemua karyawannya. Sejak
itu semakin bagus, sejak Pak Jokowi memerintah.
Universitas Sumatera Utara
Tapi Pelindo I sendiri sudah ada medsos, sebelum 2015. Cuman, kan
belum semua karyawan punya medsos. Kalau sekarang mereka dihimbau
untuk punya medsos supaya bisa tweet/ share info yang kita share.
Kalau Pelindo I, kita juga punya change mangement. Itu untuk mengubah
karyawan bekerja dengan budaya baru, lebih modern. Kita juga ada
perlombaan antar bidang tentang budaya perusahaan. Jadi CS itu di share
sama Pelindo I. Nah, jadi setiap bidang itu improve apa dari bidangnya.
Dari 3 tahun lalau secara cooporate banyak banget berubah. Untuk corsec
sendiri banyak berubah. Karena arahan direksinya langsung dari Dirut.
Posisi kitakaya di leher.
T : Bagaimana keputusan dibuat dalam unit Anda bertugas? Bagaimana pula
secara keseluruhan keputusan dibuat dalam organisasi Anda?
J : Iyalah. Kita kan ada rapat kerja setahun.
Tapi tetap dari corsec, tapi biaya itu tetap ke Direksi. Kalau dibidangku
sendiri, Humas ini sendiri aku langsung. Tapi kalau terkait resiko, biaya
itukan harus diketahui atasan, corsec. Tapi kalau itu tidak beresiko besar
dan tidak substansial itu gapapa. Tapi kalau terkait brand dan biaya itu di
corsec.
T : Apakah Anda selalu berhadapan dengan konflik? Sebutkan jenis-jenis
konflik yang sering dialami?
J : Itu banyak sih. Kan bisa konflik ke eksternal itu ke media. Kaya mau
salah paham ya.Kalau konflik internal ya antar karyawan. Kalau di Humas
ga ada karena kita kek temen aja. Jadi kalau mereka adamasalah ya cerita
aja. Kalau misscom kita sharing aja dan setiap minggu kita ada rapat kan
jadi bisa berbagi dengan corsec dan sub-sub bidang.
T : Bagaimana Anda menyesuaikan diri dengan tujuan organisasi?
J : Improve tentang pelabuhan. Kalau di Humas kita seolah-olah Harus tahu
semuanya. Di luar kita harus terlihat seperti tahu semua. Kalau Humas itu
kan juru bicara, tapi mungkin kita ga tahu teknis. Dan itu wajarkan ga
Universitas Sumatera Utara
semua org tahu semua hal. Tapi kan orang akan nanya ke Humas, jadi kita
setidaknya tahu basic-basic aja. Kita nanya ke bidang tentang untuk
update tentang presentasi perusahaan atau isu-isu.
Walaupun ga tahu dan media nanya kita coba jawab senormatif mungkin
oke, nanti yaa, atau apa. Terkait pekerjaan memang menantang, orang
akan tanya ke Humas bukan ke teknik atau operasi. Itu kan tentang bicara
keluar, walalupun kita ga tahu kita minimal tahu basicnya aja. Misalnya
ini kenapa kapalnya tenggelam karena apa atau alur pelayarannya kenapa
cuman segini. Itukan yang tahun orang teknik kan. Nah itu gimana caranya
berkomunikasi dan story telling ke media. Jadi harus tahu isu-isu juga dan
ga hanya Pelindo tapi nasional dan dunia. Karena pelayaran kan dunia ya.
Kaya marshland kenapa tutup. Minimal tahu ada isunya. Harus tahu juga
isu perusahaan. Kalau hobi, ini menyenangkan ya karena bisa tahu info
semuanya walaupun basic. Karena akses nya kan ga semua bidang bebas
kasih info. Tapi kalau Humas lebih gampang. Kalau yang lain mereka bisa
aja untuk kebutuhan bukan untuk perusahaan bisa aja.
T : Dibandingkan dengan bagian lain dalam organisasi ini, apakah kekuatan
serta kelemahan yang ada pada bagian yang Anda bertugas sekarang ?
J : Kelebihannya kita mobilitas dan dinamis. Karena sesuaikan dengan isu,
Direksi. Tapi punya pakem sendiri. Kita tahu banyak informasi. Orang-
orang akan tanya ke Humas nanti baru kita yang bantuin gitu. Orang-orang
dariinternal juga banyak nanya. Ini apa sih, gimana gitu-gitu. Kerja disini
kan harus punya passion ya yang hobi bersosialisasi. Kalau orang yang
tidak suka dan sukanya kaya administrasi, data base, kaya Keuangan itu
agak susah. Pasti bakalan tertekan karna harus kesana dan kesini. Karna
mobiliasnya tinggi. Dan ketemu media ga semua orang suka sosialisasi
media. Misalnya mereka harus ikut tripsementara dia ga ngomong, atau
media tanya ini atau itu padahal kita ga tahu semua. Atau kenapa itu tanah
limbah atau apa padahal media suka iseng kan, padahal belum tentu benar.
itu harus passion, jiwanya harus jiwa komunikasi.
Universitas Sumatera Utara
Kelemahannya apa ya, kalau orang mikir apaan corsec ga belajar
tekniknya. Ga koor memang ga koor. Tapi kan kita gerbang utama keluar.
Misalnya ada krisis yang di tanya itu Humas dan corsec. Misalnya ada alat
ambruk tiba-tiba, yang ditanyanya itu dari luar pasti Humas. Memang
tidak koor.Koor Pelindo I kan kapal, barang, peralatan. Maksudnya lebih
ke maritim bisnisnya gitu lo, service nya langsung itu atau kontainer.
Kegiatan utamanya Pelindo satu itulah koornya.
Kalau kita kan supporting ya. Karna Humas itu profesi, PRs itu profesi.
Banyak perusahaan BUMN, BUMD dan pemerintah banyak ga menyadari
pentingnya PR. Mereka masih memakai Humas, harusnya sih di ganti PRs
biar lebih luas cakupannya. Kita sih menuju kesana mau ganti, kebetulan
lagi di urus, kalau Dirut udah bilang ganti nama PR.
Jadi kita tidak koor bisnis, tapi keberadaan penting. Karena sumber
informasi itu dari sini. Misalnya ada krisis, kita ga tahu apa-apa kita yang
jawab.
Misalnya bidang yang salah, kita yang tanguung jawab. Orang luar kan ga
mau tahu tentang internal kita kan, yang mereka tahu siapa yang bicara
kedepan. Kalau kita lihat dari koor mungkin bidang lain melihat kita
memang ga penting, tapi kita penting gitu lo. Nilai jual perusahaan itu
dilihat dari reputationnya. Walaupun perusahaannya biasa aja tapi
reputasinya bagus. Karena pintar kemas komuniasi ke luar. Sama kaya
makanan padahal ga enak packagingnya bagus. Orang jadi tertarik. Tapi
kalau bisa bagus semua ya.
T : Apa yang menyenangkan Anda bekerja di organisasi ini ?
J : Pak Jokowi, pemerintah fokus ke laut ya, bidang maritim. Kerjanya ya
seneng karena memang kan kita bekerja di bidang yang sedang diidolakan.
Fokus maritim ini kan terkait perekonomian bangsa.
T : Seperti apa suasana/ lingkungan kerja anda?
J : Sebelumnyalingkungan kerja masih seperti BUMN ya. Saya orang luar
pas pertamasekali masuk itu agak kaget. Tapisekarang mulai berubah. Itu
Universitas Sumatera Utara
dipengarhi oleh pemimpin ya. Yang sekarang itu bagus. Karyawannya
juga terbuka gitu lho. Udah banyakyang muda-muda. Sudah mulai
berubah ya. Walaupun belum seperti perusahaan mutinasional kaya
Garuda, Pertamina. Kita kan bukan BUMN besar ya, tapi kita
diperhitungkan sama Kementerian. Kan pelabuhan ada empat, dan dari
semuanya pertumbuhan keuangan dan keseluruhannya Pelindo I yang
paling bagus.
T : Bagaimana perencanaan komunikasi yang organisasi Anda konstruksikan
pada program CSR PKBL? Sebutkan jenis dan polanya.
J : Kalau terkait CSR kita share itu tergantung isu nya. Analisisnya itu
setelah tayang dan di evaluasi. Nantikan ada laporan setiap pagi berita apa
aja yang keluar. Kemudian kita ukur dari biaya yang kita keluarkan.
Biasanya biayanya kan nol kalau kirim release kan ga ada biaya.
Kecuali kita adakan temu pers, atau apa gitu kan. Mungkin ada biaya
disitu, tapikan biaya disitu dengan biaya di koran-koran lebih tinggi biaya
publikasi di media masa.
Kita analisis nilai beritanya. Kalau detil medianya yang dipilih ada
beberapa pertimbangan tapi ga rutin, kita lihat scopenya aja nasional sama
lokal. Kecuali Media Indonesia, kita hitung dari nilai beritanya. Kalau ke
media nasional kan kita kasih nilai beritanya tinggi. Kita lihat kaya media
online nih, kalau biasa-biasa aja gitu, online lokal, kita share aja
infomasinya. Tapi untuk CSR kecenderungan tidak ada masalah dengan
media nasional karena merupakan bantuan kan.
T : Sinkroninasi CSR dengan Image Building?
J : Biasanya kan masyarakat tahu, biasanya Kemitraan nih, sekalipun setiap
BUMN punya Kemitraan ya. Oh, ternyata Pelindo I ada kemitraan.
Kemitraan dengan UKM-UKM yang tidak punya biaya mereka kasih
pinjaman lunak dengan biaya/ bunga yang murah. Dengan tersharenya
media kan masyarakat yang membutuhkan jadi tahu ada program
CSRPelindo I, jadi masyarakat bisa tahu dan coba.
Universitas Sumatera Utara
Kalau misalnya untuk kegiatan CSR lainnya kita bisa share kaya pelatihan
yang diberikan, lebih terpublish sehingga masyarakat tahu, government
tahu. Kalau government tahu berarti ternilai progress kerja CSR.
Mereka punya laporan sendiri ke Kementrian BUMN. Dan itu ada
kegiatan CSR bersama dengan kementrian BUMN ada juga sehingga ada
sinerji. Jadi tidak hanya MoU, kerja sama bisnis, tpi CSR juga.
Jadi kalau gitu di pantau sama kementrian BUMN, dan itu kan di laporin.
Kita dikasih budget sama BUMN berapa yang dikeluarkan untukCSR
sesuai dengan laba. Jadi Pemerintah tahu. Seperti apa CSR kita atau
sebagai macamnya. Bukti-buktinya ya media massa mereka bisa jadikan
lampiran bukti selain beri bantuan langsungitu.
T : seperti apa pendapat Anda mengenai informasi yang berkualitas?
J : Info berkualitas yang kita terima itu lebih ke masukan untuk improve kita
ya. Email kita bisa kirim kritikan , masukan, laporan.
Kita ada contact center yang bida dihubungi juga. Walaupun belum
terpusat ya, menuju ke terpusat memang, kaya 517 gitu-gitu ya. Tapi kita
masih di cabang-cabang terbesar dan kantor pusat.
Info yang kita share ya kita berharap info yang kita share itu menjadi
berguna bagi stakeholder dan para investor,
Jadi bisa menarik investor, akademisi atau mahasiswa, pelajar. Dari
berbagai segi. Akademisis mungkin tertarik untuk mempelajari Pelindo
atau sebagai macemnya menganalisis atau penelitian. Untuk mahasiswa
tertarik untuk bekerja di Pelindo. Untuk investor mungkin ingin bekerja
sama dengan Pelindo. Jadi info yang kita share itu ada nilai tambah bagi
pembaca. Investor mungkin ternyata Pelindo ada ini, jadi mereka tertarik
dan contact ke Pelindo, akhirnya ada kunjungan, dll. Jadi ada dampaknya
info yang kita sebar, info yang kita terima yangkritik yang membangun
maupun pelaporan di luar CGC, Good Governance ya baik yang
melanggar, pungli silahkan laporin aja jadi kita tahu untuk improve
selanjutnya. Karena dilapangan sangat besar ya. Kita ada khusus email
pelaorankalau misalnya pungli. Kita bikin flyer untuk semua. Kita juga
Universitas Sumatera Utara
berusaha pembayaran transaksi di operasional tidak dengan tunai lagi,
kalau tunai kita kena charge kalau dicabang-cabang.
T : Apakah hasil evaluasi komunikasi yang organisasi anda lakukan pada
perencanaan komunikasi CSR PKBL tersebut?
J : Semua yang kita kirim ke temen-temen media semuanya masuk.
Mungkin untuk temen nasional ga semua masuk kan karena terbatas. Jadi
misalnya harapan kita keluar di media massa besar kaya Kompas kan,
Karena tergantung isu dan minimum untuk berita sendiri. Kita juga kerja
sama dengan media antara dansejauh ini selalu keluar ya.
T : Evaluasi manajemen seperti apa ?
J : Kalau terkait CSR ga ada masalah. Kalau khusus CSR ga ada masalah
ya. Kita juga tergantung isu nya, kalau misalnya perlu kita buat
manajemen isu, bikin isu sendiri. Tapi sekarang kita lagi stabil ya. Paling
kita Informasi-in ya memang paling tentang target 2017 gitu gitu. Kalau
CSR programnya udah kita share, kalau sekarang kita belumada share
program CSR. Paling kalau misalnya krisis baru kita keluarin stock-stock
berita kita. Tergantung isunya gitu. Kalau release minimum 4 kali, kalau
release kita dapat 8 atau 10 kali kita ngirim dalam sebulan.Kalau biaya
kita punya anggaran setahun, kalau SDM secara jumlah kurang karena ada
yang pensiun. Untuk idealnya lima orangnya sekarang readynya tiga
orang. Tergantung masing-masing perusahaan.
T : Bagaimana dengan kualitas waktu ?
J : Kalau cetak ga lebih dari dua hari ya beritanya. Kalau online kan harus
terbit langsung kan, tapi online yag kecil dan scope pembacanya ga
banyak ya gapapa lupakan.
T : Apa solusi yang dilakukan jika ada hal-hal yang menghambat proses
komunikasi tersebut ?
J : Secara coorporate kita ga ada masalah. Waktu itu krisis dwiling time kita
bsia selesaikan dengan baik. Krisinya dalam 2 bulan/ 3 bulan udah selesai.
Universitas Sumatera Utara
Kita konsultasi dengan tim-tim yang berpengaruh ya. Mungkin tinggal
improve rprogram-program komunikasi aja. Mungkin belum banyak
seperti perusahaan seperti Garuda. Kalau mereka kan punya Cooporate
Event sendiri, kalau kita kan Humas kerjain juga CE, bidangnya kan beda-
beda. Garuda,Pertamina CE, punya khusus media, manajer media, beda
lagi media relations. Kalau kita msih tergabung organisasinya belum besar
Karena kira cakupanya empat provisni jadi sesuai dengan kebutuhan
perusahaan masing-masing. Mungkin ke eksternalnya event-event kita ga
terlalu banyak. Karena kita ga langung ke person kan. Kalau Pertamina
kan jualnya ke orang , Garuda juga jadinya costumer banget ya. Kalau kita
kan ke bisnis, pelayaran. Kegiatanya kan ga harus yang jor- joran banget
ya brandingnya. Tapi ga sebanyak perusahan yang seperti itu tapi perlu di
tingkatkan. Sekarang kita adakan acara berlangung lomba foto, workshop,
dan mau ngadain pertemuanHumas-humas BUMN kita jadi host nyaKalau
bisa minimal setiap bulan ada acara even itu goes to campus, for visit, atau
terima kunjungan. Itu sudah jadi program kerja setiap bulan ada kegiatan.
T : Bagaimana harapan atas pelaksanaan dan pekerjaan Bapak/ Ibu ?
J : Sebagi Humas pengen lebih bagus lagi lebih perform dan lebih bisa
menampikansesuatu yang berbeda kedepannya di 2017 . Kita harus beda
dari generasi sebelumnya. Lebih mengeliat lagi Humasnya. Walapun
terbatas SDM kitaharus ada kegiatan. Sarannya ke internalnya ke
peningkatan SDM, tiga orang bukan menghambat dan harus tetap
maksimal ya.
Saran CSR, belum kayak luar itu continue. Kita baru menuju kesana.
Mungkin ya kalau kita lihat perusahan luar programnya itu berkelanjutan
ya, mereka bicara soal sustainability. Itu perusahaan indonesia belum
aware, terutama BUMN dan Pelindo I mau menuju kearah itu. kaya
adanya kampung wisata. Walaupun pengelolaanya masih baru dan belum
masimal. Setidaknya yang ini lebih baik dari yang sebelumnya, kaya lebih
banyak ngasih bantuan-bantuan aja.
Universitas Sumatera Utara
Hasil Wawancara dengan karyawan Pelindo I
Narasumber : Friska Yanti Purba
Alamat : Jalan Rakyat Ujung No.217b, Medan
Jabatan : Staf Administrasi dan Pelaporan PKBL
Waktu Wawancara : 23 Januari 2017
Durasi Wawancara : 45 Menit 42 Detik
Tempat : Kantor Pusat Pelindo I Jalan Krakatau Ujung No. 100,
Tj.Mulia,
Medan.
Tujuan wawancara
• Program CSR (Coorporate Social Responsibility) yaitu Program
Kemitraan dan Bina Lingkungan telah dilakukan oleh perusahaan dan
memperoleh respon yang baik dari berbagai pihak mengenai komitmen
dan tanggung jawab perusahaan.
• Peneliti tertarik untuk mengetahui perencanaan komunikasi yang
dirancang oleh perusahaan dan anggota organisasi pada program PKBL
serta pelaksanaan yang telah dilakukan hingga evaluasi program.
• Peneliti tertarik untuk melakukan audit komunikasi dalam organisasi
terkhusus pada program Kemitraan dan Bina Lingkungan.
• Peneliti berharap Bapak/ Ibu dapat meluangkan waktu untuk berbagi dan
berdiskusi bersama mengenai topik ini.
T : Silahkan sebutkan tugas dan jabatan di Pelindo I ?
J : Kalau tugasnya saya ini endingnya itu akan menghasilkan laporan PKBL
namanya. Jadi terpisah laporan keuangan coorporate sama laporan
keuangan. Nah, jadi ndak sama sama disana, auditnya pun audit terpisah
keuangannya. Tidak disatukan karena perusahaan kasih dana ke PKBL dan
Universitas Sumatera Utara
itu kita kelola sendiri dan salurkan sendiri. Dari perusahaan kita terima
kemudian itu yang kita salurkan.
T : Sebutkan gambaran tugas dari jabatan anda?
J : Disini bagian saya itu mulai dari input transaksi, menyusun laporan
keuangan sampai meng-update portal. Portal PKBL dan juga di
kementerian BUMN. Itu disini. Penyusunan anggaran juga disini dan juga
admisistrasi di bidang PKBL lah surat-menyurat semuanya disini.
Kita menyalurkan ada PK dan BL. Kalau PK ke pinjaman lunak untuk
mitra-mitra UKM yang belum bisa minjam ke bank. Karena syarat ke bank
‘kan banyak nih. Kalau kita lebih dipersingkat lagi. Yang penting
usahanya minimal berjalan sudah setahun dan yang pasti dekat dengan
lingkungan kerja kita. Jadi masyarakat juga bisa saling berbagi. Dan kita
terbuka ke masyarakat tidak tertutup. Baru-baru ini kita bedah rumah.
Termasuk rumah veteran, pahlawan kita. Kita bantu dan renov di semua
provinsi. Semua provinsi ada yang di-renov tapi paling banyak di
Pekanbaru dan Dumai.
T : Bagaimana pendapat anda tentang Perusahaan ?
J : Tentang Pelindo, kalau dibilang secara kinerja kalau Pelindo I itu satu
BUMN yang bakalan maju kedepannya dibandingkan Pelindo yang lain.
Dimana kinerjanya menunjukkan peningkatan setiap tahun. Begitu juga
dengan PKBLnya kita tetap menyalurkan. Kalau yang lain ‘kan kadang
ada yang pasif. Kalau kita terus salurkan. Untuk Pelindo ke depannya
semakin bertumbuh. Bakalan maju dibandingkan BUMN lain karena
perubahannya.
Kalau karyawan dari segi kesejahteraan diatas rata-rata kalau disini dan
untuk masalah profesional nya sudah tidak diragukan lagi. Semua bekerja
sesuai dengan bidang tugas dan background pendidikannya juga
disesuaikan dengan kebutuhan pekerjaan. Makanya semuanya bisa ter-
Universitas Sumatera Utara
handle. Ini juga Pelindo sekarang juga sedang berinovasi untuk
memaksimalkan semua by sistem dan kita bisa lihat data by real time gitu.
T : Apakah Anda ada tanggung jawab lain selain dari tanggung jawab yang
ada? Apakah tanggung jawab tersebut ?
J :Selain dibidang ini ikut sebagai pengawas Bidang Koperasi Pelindo I.
T : Kepada siapa biasanya Anda melaporkan aktivitas kerja? Bagaimana ?
Apakah ini efektif?
J :Laporan yang kita terbitkan itu ada yang sebulan sekali,ada yang
pertriwulanan, ada yang tahunan. Bulanan dipakai untuk internal, tiga-
bulanan ke Kementerian BUMN Pemegang Saham. Tahunan juga kita
kirim ke pemegang saham. Anggaran juga kita kirim selain ke cabang dan
kementerian BUMN juga.
T : Bagaimana di dalam internal perusahaan?
J :Ke Bidang Akuntansi Manajemen, kemudian ke Bidang Corporate
Secretary di lantai 5 (lima) dan ke atasan kita Direktur Keuangan.
T :Bagaimana kualitas interaksi yang dilakukan?
J : Kalau mengenai laporan kita kan di targetkan ada waktu kalau ke kantor
pusat kita ada tenggat waktu. Kalau ke Kantor Pusat paling lama itu
tanggal 8 sudah selesai setiap bulannya. Nah, kalau untuk
penggabungannya kita kan ada 4 provinsi kurang lebih ada 12 cabang
paling lambat tanggal 15 setiap bulannya. Kalau untuk laporan
pertigabulanan itu, laporan tri-wulanan itu namanya harus selesai satu
bulan setelah triwulawan itu selesai. Nah, semuanya harus sudah
disampaikan ke pemegang saham atau kementerian. Pasti harus selalu
selalu tepat waktu. Karena secara administrasi kita dinilai kinerjanya. Dan
itu selalu tepat waktu bahkan selalu lebih cepat tidak pernah injure time
kecuali ada hal-hal tertentu lah. Misalkan laporan tahun auditnya belum
Universitas Sumatera Utara
selesai, karena kita baru bisa buat laporan tahunan setelah audit. Karena
kita menunggu dari pihak ketiga lagi, laporan mereka itu yang akan kita
publish. Tapi itu jaranglah.
Untuk interaksinya lisan dan tulisan karena untuk auditor mereka pasti
perlu data kan. Misalnya mereka kalau minta data gak mungkin lisan kita
kasih apalagi laporan itu kan berbau angka mereka selalu minta yang
tertulis. Tapi kalau komunikasinya bisa melalui WA, telepon, surat
menyurat, email. Dan juga ada memo kecil, BBM dan semua di
manfaatkan line juga. Kalau formalnya lewat telepon, surat menyurat dan
email.
T :Bagaimana keefektifan saluran media komunikasinya ?
J : Interaksinya efektif banget, banget. Apalagi untuk yang eksternal. Karena
jaraknya Jakarta- Medan itu kan jauh ya. Makanya pergerakan email kita
itu udah padat, kita kan ada email coorporate itu ‘kan ada batasan
maksimalnya sekian MB (Megabyte) dan kalau enggak harus di hapus.
Makanya sebulan langsung penuh gitu karena kita balas dan attachment,
lampiran ‘kan by email semua dan kita disarankan pakai email cooporate
jangan pribadi kalau untuk pekerjaan. Itu kan untuk keabasahan data itu.
Jadi ketika mereka tanya ini dari siapa datanya mereka bisa lihat kan.
Makanya pakai email cooporate tidak pakai email pribadi.
T :Apakah Anda menerima informasi yang memadai? Apakah informasi itu
yang diperlukan ?
J : Memadai, karena gini, karena waktu kita attachment sesuatu, selain kita
attachment kita akan lampirkan gini “Kepada yang terhormat terlampir
kami sampaikan ini..,” jadi kita buat semacam memo lagi “Dan kami telah
menandai warna ini dan artinya ini”. Selain itu kita ada meeting, mereka
datang kemari kita sampaikan, jadi mereka juga sampaikan minta ini dan
minta dikirimkan jadi sudah sepaham dulu apa yang mereka minta dan
yang kita kirim. Supaya connect apa yang mereka minta. Bagian PKBL itu
Universitas Sumatera Utara
batasnya Akuntansi Manajemen, paling Bidang Resiko, kita paling hanya
lima bidang yang terlibat dengan PKBL kayak CS Coorporate Secretary,
Akuntansi Manajemen, Mutu itu untuk updating SOP disitu, Bidang
Umum dan satu lagi SMO itu Strategic Manajemen Office itu di lantai
lima mereka itu untuk terkait dengan capaian target mereka selalu kontak
udah sampai mana realisasi setiap bulan.
Kalau ke bidang lain ada sih tapi durasinya nda terlalu sering kalau inikan
tiga kali setahun kita pasti. Kaya akuntansi manajemen laporannya
menyatu disitu tahunan menyatu, triwulanan menyatu anggarannya
menyatu. Jadi lebih dari tiga kali setahun kita pasti interaksi. Apalagi ke
CS, kita salurkan suatu bantuan kita sampaikan ke media supaya mereka
updating berita di portalnya mereka. Itukan terkait dengan image
perusahaan.
T :Komunikasi ke cs gimana sih ?
J : Misalnya kita adakan event nih, misalnya kita pengen bantu nelayan-
nelayan di Belawan. Dana dari kita program dari kita dan kita pengen itu
menaikkan perusahaan. Kita kirim data melalui WA paling cepet WA ya
kalau ndakemail bila perlu mereka langsung turun langsung kesini. Karena
mereka mau buat press release ke Koran. Itu kita sampaikan dan mereka
publish. Kadang kan orang CS sibuk ya, kadang diluar kota, kita kirim
lewat WA baru mereka akhirnya kirim ke media.
T : Teknik pesan untuk informasikan program PKBL gimana ?
J : Kita kan selalu kerja sama dengan cabang. Jadi mereka siapkan dengan
humas mereka juga artinya untuk kegiatan ini di lingkungan cabang itu
sudah terinformasikan. Jadi kami hanya menampung yang mereka
perlukan itu kepada kami baru kami lanjutkan ke CS. Kami disini hanya
pembina cabang, kegiatan ada di cabang . Kalaupun ada sekali-sekali
disini itu paling untuk di lingkungan kantor pusat aja. Misalnya kek
kemarin kita ada acara HUT Pelindo kita bantu beberapa sarana ibadah
Universitas Sumatera Utara
dan panti asuhan. Mereka kita undang langsung dan kita bekerja sama
dengan CS.
T : Bagaimana keputusan dibuat dalam unit Anda bertugas? Bagaimana pula
secara keseluruhan keputusan dibuat dalam organisasi Anda?
J : Prosesnya tetap harus melalui Direktur Keuangan. Semua kegiatan ini
harus disetujui Direktur Keuangan. Apapun yang kita usulkan kalau beliau
tidak setuju itu tidak akan jalan. Itu approval dari beliau. Berkaitan dengan
uang itu tetap dipegang Direktur Keuangan. Ga ada minimal rupiahnya
dan berbau dengan pengeluaran tetap dari Direktur Keuangan. Kita bisa
kasih usul tapi keputusan tetap. Untuk misalnya hal-hal kecil kaya kita
butuh kertas kita bisa kerja sama dengan bidang lain.
T : Apakah Anda selalu berhadapan dengan konflik? Sebutkan jenis-jenis
konflik yang sering dialami?
J : Enggak. Lancar. Apalagi kita kan sudah menggunakan sistem artinya
bisa dimana aja, kapan aja pembuatan keputusan itu tersampaikan. Ga
manual lagi, jadi melalui handphone aja beliau bisa kasih keputusan setuju
gitu. Jadi udah disposisi setuju itu. Dan itu resmi, jadi ga ada manual dan
menunggu gitu ga ada, jadi sistem semua dan cepat.
T :Bagaimana Anda menyesuaikan diri dengan tujuan organisasi?
J :Yang pertama, tetap harus memperbaiki kualitas diri. Mengikuti
perkembangan yang ada tidak bersifat pasif, peka terhadap lingkungan,
tidak monoton. Dan menambah ilmu dari bidang lain juga menambah satu
masukan yang diterima dari bidang lain. Kadang orang luar mau bertanya
jadi kita juga ndak mungkin punya kita aja yang kita tahu. Gitu.
T : Apakah Anda memiliki pendapat untuk meningkatkan proses
pelaksanaan proyek PKBL ini?
J :Di 2016 itu PKBL itu bisa dibilang masih setengah sistem. Nah, ditahun
ini kita pakai sistem untuk semua kegiatannya. Sebelumnya kan masih
Universitas Sumatera Utara
separuh-separuh ya. Jadi dengan adanya sistem akan lebih terbantu.
Karena kita minim SDM kan.
T : Bagaimana organisasi menyebar informasi tentang organisasi serta
informasi tentang pekerjaan atau peran karyawannya ? Bagaimana usaha
ini dapat ditingkatkan?
J : Informasi perusahaan ke pegawai sejauh ini cukup bagus. Karena kita
real time kita bisa lihat. Karena setiap ada yang mau diumumkan
disampaikan melalui email korporat. Itu ke masing-masing pegawai bisa
baca, baik liburan, mau cuti semua bisa baca. Misalnya ada SK kenaikan
gaji nih, jadi bisa dibaca aja. Email kita
Zimbra namanya. Misalnya ada acara ramah-tamah nih, disebar. Jadi
semua udah tahu gak ada nanya-nanya lagi. Dan disebar dari Bagian
Umum.
T : Dibandingkan dengan bagian lain dalam organisasi ini, apakah kekuatan
serta kelemahan yang ada pada bagian yang Anda bertugas sekarang ?
J : Kekuatannya saling mendukung dan saling membantu. Kekurangannya
mungkin, hmm.. agak tambah SDM aja, karena kita membina 12 cabang
dan kita di kantor pusat hanya ada 5 orang. Kemudian dibagi dua bagian
satu dibagian lapangan satu bagian laporan. Bagian lapangan butuh orang
juga. Karena kalau mau survey kita kesulitan untuk yang ada di kantor.
T :Apa yang menyenangkan Anda bekerja di organisasi ini ?
J : Seneng banget. Karena khusus di bidang ini bidang yang kompleks
menurutku. Beda dengan bidang Akuntansi Manajemen. Mereka hanya
menghandle anggaran dan penyusunan laporan. Kalau disini kita bisa
dekat kemasyarakat, ke alam, ke pendidikan ke siswa-siswa. Kita disini
banyak pengalaman. Baru-baru ini ke aceh, kita bantu. Artinya kita gerak.
T : Seperti apa suasana/ lingkungan kerja anda?
Universitas Sumatera Utara
J : Lingkungannya nyaman ya, pasti. Karena perlenngkapan kerjanya sudah
pas, lengkap dan perangkat kerjanya. Sekarang mungkin kita butuh
ruangan kerja yang perlu sekat yaa. Ada pembatas gitu. Karena dibidang
kami ini kadang datang pemuka agama nanya keputusan kan, datangnya
rame. Jadi kita perlu ruangan tersendiri. Jadi kalau ada tamu dari luar kita
yang lain ga terganggu. Misalnya kemaren kita kedatangan penerima
beasiswa yang rame, padahal teman-teman disini butuh keheningan.
Namanya nyusun keuangan kan butuh fokus. Jadi sedikit terganggu ya.
Jadi kita butuh ruangan yang tersendiri gitu.
T :Bagaimana perencanaan komunikasi yang organisasi Anda konstruksikan
pada program CSR PKBL? Sebutkan jenis dan polanya.
J : Kalau untuk perencanaan, artinya kalau di tahun sebelumnya komunikasi
kita udah bagus. Baik medianya, baik komunikasi handphone, WA, email
juga sudah. Paling untuk kedepanyya apa ya yang mau di tambah lagi.
Komunikasi lisan oke. Artinya kedepannya kita mempertahankan yang
sebelumnya. Karena sudah baik Kita gunakan semua media dan kita 24
jam bahkan diluar jam kerja kita tetap komunikasi. Kayak kemarin saya
cuti, kerjaan tetap jalan ga bisa di stop karena ada medianya. Kalau ada
urgent tetap dikerjakan dan kita bisa pilah yang mana yang harus
dikerjakan.
T : Gimana perencanaannya ?
J : Kalau untuk kegiatan program itu di Pak Syawal. Jadi bagian kakak
disini untuk menyusun laporannya. Kalau realisasi programnya itu ke
bagian lapangan. Jadi, misalnya kita ada bantuan ke Tomok bikin Desa
Bianaan. Mereka yang punya program dan merencanakan bagaimana
pogram itu terlaksana. Kalau kami menunggu hasil mereka di bidang
pelaporan. Sudah terealisasi belum atau udah sampai dimana. Kita ga
sama-sama riset awal, itu bidang mereka.
Universitas Sumatera Utara
T : Tujuan perencanaan yang ada ?
J : Pastinya supaya baiklah. Karena segala sesuatu yang dadakan itu tidak
baik ya.
T : Seperti apakah teknik-teknik penyusunan pesan yang organisasi Anda
rancang?
J : Ada. Kalau untuk tertulis itu mungkin membutuhkan waktu. Mereka
biasanya komunikasi langsung aja ya ketika disalurkan ya. Lalu ditanya
sama mereka apa kendala, apa yang kurang. Itu pasti ditanyain mereka.
T : Kesesuaian perencanaan dengan pelaksanaannya gimana kak ?
J : Pernah ada ajukan proposal kaya Gereja. Misalnya ajukan proposalnya
untuk bantu lantai dikeramik. Nah, untuk proses proposal kan kita butuh
waktu,eh ,sepanjang perjalanan tiang asbesnya ambruk. “Buk, ini bisa ga
ya di ganti dan dan asbesnya aja diperbaiki?”. Kalau itu kita fleksible. “Oo,
gapapa bu, yang penting sebelum kita kasih duit fotokan bagaimana
kejadiannya dan setelah pakai duit itu untuk apa.” Itu jelas. Mereka kan
kasih feedback ke kita ucapan terima kasih dan foto-foto sesudah dan
sebelum. Komunikasinya lewat telepon bisa, kalau surat-menyurat
mungkin butuh waktu lama, jadi mereka tinggal laporan aja.
T : Kesesuaian khalayak sasaran dari PKBL gimana ?
J :Setiap kasih ‘kan kita kunjungin lagi kan. Misalnya bantuan ke
Masjid di Belawan untuk beli keramik, kita pantau sampai dia selesai.
“Jadi inilah pak, bantuan kemarin kita jadikan seperti ini..”, mereka
laporan. Kayak Masjid di Perawang, Masjid dibangun. Kita pantau
pembangunannya sampai selesai. Habis itu udah. Gitu
T : Bagaimana dengan kesesuaiannya?
J : Kalau kita kan melihat kegunaan dari yang kita bantu. Banyak bantuan
yang masuk kan, tapi kita lihat yang membutuhkan sekali. Karena dana
kita terbatas, ga mungkin semua terbantu. Kaya gempa, kan tidak kita
Universitas Sumatera Utara
rencanakan dan tidak dianggarkan. Dana juga ga ada, kalaupun ada kecil,
hanya 10 juta padahal yang mau kita bantu kita butuh 300 juta-an. Itukan
mau gak mau harus ngambil keputusan, karena ini itu butuh lho. Kita
bantu kesana, mau ga mau kita harus switching namanya. Switching itu
misalnya tadi anggaran untuk penanaman pohon kita alihkan kesitu
sebagian. Jadi gitu melihat sesuai kebutuhan.
T : Kalau evaluasi keseluruhan program komunikasi seperti apa ?
J : Biasanya CS dengan kita selalu ini, kita sudah terbitkan berita mereka
selalu kirim ke kita surat kabarnya, kita baca. Misalnya sudah terbit di
portal atau di website kita, kita baca. Jadi kalau ada yang perlu
diklarifikasi atau apa gitu. Tapi biasanya sebelum mereka naik cetak,
mereka kasih dulu ke kita untuk revisi. Mana tahu ada salah ketik dan
salah komunikasi, itu via WA. Jadi komunikasi kekita dulu baru naik
cetak.
Kalau pertemuan khusus dan evaluasi lebih diserahkan ke cabang. Karena
‘kan kayak bantuan itu kita menyalurkannya lewat cabang. Kalau acara
tertentu yang di pusat paling kan ceremonial yang setahun paling dua kali
dikerjakan. Untuk yang dicabang kan mereka selalu kunjungi lagi sudah
dimana, gitu. Kendalanya memang di SDM baik di kita dan cabang
kurang. Makanya kadang mereka sabtu-minggu mereka mau kelapangan
karena SDM kurang ya mau gak mau.
T : Cara mengatasi hambatan komunikasi seperti apa ?
J : Yang menghambat ke divisi lain ga ada. Karena semua media bisa
dipergunakan. Baik telepon kantor, email atau WA. paling di masyarakat
diwaktu sih, kadang waktu kita dengan mereka ga ketemu. Solusinya ya
on call juga kalau masih bisa on call, kalau ga bisa connect kita kunjungan
langung.
T : Sebelum wawancara ini diakhiri, mungkin Bapak / Ibu ada saran-saran
terkait perencanaan, pelaksanaan, evaluasi yang diharapkan.
Universitas Sumatera Utara
J :Masyarakat, khususnya yang menerima bantuan setidaknya ikut
mendukung kegiatan perusahaan yang dilingkungannya. Contohnya kayak
di Belawan kita ada pelabuhan di sana, baik masyarakat yang menerima
langsung ataupun tidak langung, ikut berpartisipasi harapannya. Minimal,
pelabuhan tidak dikotorin dan kalau ada kegiatan apa didukung. Itu aja sih.
Artinya feedback, kalau kita menguntungkan, untung kita itu akan kita
sebarkan lagi ke masyarakat yang disitu juga karena ga akan jauh-jauh
dari situ. Karena sudah tanggung jawab kita, ketika kita mempunyai
keuntungan perusahaan bisa mencari laba, itu harus kita sebar lagi ke
masayrakat. Itu sudah diundang-undangkan jadi wajib. Saling mendukung
lah dan sama-sama. Kadang kan ada sekelompok orang yang mau merusak
perusahaan, maunya sama-sama memajukan. Kita maju pasti masyarakat
juga akan diperhatikan. Tugas kami di PKBL kami memperhatikan
masyarakat di sekitar wilayah kerja.
Kalau masukan tentang PKBL, perencanaan kan itu selalu buat yang
namanya anggaran tahunan. Kegiatan yang akan kita lakukan itu sudah
dianggarkan terlebih dahulu. Baik uangnya dan kegiatanya. Paling cara
mengkomunikasikannya untukn yang mana duluan yang kita laksanakan.
Karena kadang-kadang kita melihat situasi, ini perlu nih kayaknya di awal
tahun ni, atau dipertengahan tahun. Itu udah kita map-ing duluan. Jadi
ketersediaan antara kegiatan dan uangnya pas. Ga mungkin kegiatan tanpa
duit. Dibulan 6 misalnya kita libur sekolah nih, misalnya di awal 2016 kita
udah susun untuk dilakukan tahun ini.
Untuk tahun 2015 semua kegiatan 100% bisa di bilang berjalan. Serapan
anggaran 100% lebih malah. Baik PK ataupun BL juga lebih. Komunikasi
kami juga pasti sudah pas makanya bisa terserap semua.
Saran :
Kalau ke masyarakat supaya mendukung supaya kami lebih
memperhatikan masyarakat. Kalau secara internal apa ya, yang pasti kita
butuh tambahan SDM aja. Karena kita Cuma lima orang menangani 12
Universitas Sumatera Utara
cabang. Idealnya mininal 8 orang. Karena kita kadang ada yang ke Aceh,
dinas ke Jakarta. Kalau RKB sesuai dengan sub bidang kan kaya kami
bidang lapangan dan laporan. Jadi udah tahu misalnya mereka butuh data
tahu tanya ke kami bagian laporan kalau nanya proses itu kita ke bagian
lapangan. Maunya masyarakat menyadari kalau kita membantu mereka
jangan anggap kita merusak atau sebagainya. Kadang komunikasi dalam
masyarakat kurang pas, karena sering hanya pengurus atau pimpinannya
aja yang tahu. Jadi infonya kurang disebar. Apalagi misalnya sarana
ibadah di lingkungan kami ini, yang tahu hanya pegurusnya. Ga mungkin
kan kita buat ceremonial, padahal mereka dapat bantuannya hanya lima
juta biaya ceremonialnya 10 juta kan ga mungkin kan. Publikasinya itu
lebih ke CS, karena kalau kita masukkan lagi ke media ga mungkin karena
itu sudah lahan mereka. Kita kerja sama dan kita cuma kasih informasi aja,
nanti mereka yang teruskan.
Universitas Sumatera Utara
Hasil Wawancara dengan karyawan Pelindo I
Narasumber : Fiona Sari Utami
Alamat : Medan
Jabatan : ACS (Asisten Corporate Secretary)
HUMAS Pelindo I
Waktu Wawancara : Kamis, 19 Januari 2017 Pukul 15.05 WIB
Durasi Wawancara : 66 menit 55 detik
Tempat : Kantor Pusat Pelindo I Jalan Krakatau Ujung No. 100,
Tj.Mulia, Medan.
Tujuan wawancara
• Program CSR (Coorporate Social Responsibility) yaitu Program
Kemitraan dan Bina Lingkungan telah dilakukan oleh perusahaan dan
memperoleh respon yang baik dari berbagai pihak mengenai komitmen
dan tanggung jawab perusahaan.
• Peneliti tertarik untuk mengetahui perencanaan komunikasi yang
dirancang oleh perusahaan dan anggota organisasi pada program PKBL
serta pelaksanaan yang telah dilakukan hingga evaluasi program.
• Peneliti tertarik untuk melakukan audit komunikasi dalam organisasi
terkhusus pada program Kemitraan dan Bina Lingkungan.
• Peneliti berharap Bapak/ Ibu dapat meluangkan waktu untuk berbagi dan
berdiskusi bersama mengenai topik ini.
T : Sebutkan jabatan anda di Pelindo I ?
J : Aku ‘kan langsung di bawah Coorporate secretary. Jadi CS Bidang yang
langsung di bawah direksi untuk menangani semua kegiatan direksi dan
pintu komunikasi perusahaan. jadi semua surat menyurat yang misalnya
kita gak tahu tujuan pastinya biasanya ke cooporate secreteary.
Universitas Sumatera Utara
Pintu utama komunikasi ke Coorporate secretary, api banyak bidang di
bawahnya, ada humas, ada hi, ada hi antar lembaga kesektretariatan
khusus untuk direksi khusus untuk urusan rapat, kemudian satu lagi
perwakilan di jakarta. Jadi aku langsung di bawahCoorporate secretary
sebagai Asisten Coorporate secretaryHubungan Masyarakat yang
membawahi 26 cabang ya.
T : Sebutkan tugas dari jabatan anda?
J : Tugasnya sih untuk komunikasi internal-eksternal ya, kemudian juga kita
menjaga maintain coorporate reputation, terus kita juga terkait publikasi
dokumentasi perusahaan. Terus juga yang berhubungan dengan publik,
baik eksternal maupun internal. Internal lebih ke karyawan kalau eksternal
lebih ke stakeholder, media, masyarakat, goverment, dan juga untuk
maintain coorporate reputation.
T : Sebutkan tanggung jawab resmi Saudara dan juga pola kerja.
J : Aku di bawah langsung cooporate secsretary. Bertanggung jawab
didalam humas jadi semua media analisis, monitoring itu dibawah kita
terkait isu-isu. Itu ga hanya di kantor pusat, ga cuma di medan , Belawan
tapi di semua cabang itu kan di bawah monitornya Humas coorporate.
Bimbingan terhadap pelatihan humas-humas cabang itu dibawah
jabatanku. Kita adakan perkumpulan setiap tahun untuk humas-humas
cabang, kita juga terima masukan seperti raker tapi pelatihan juga. Mereka
butuh pelatihan apa kita kita adakan setiap tahun.
Tahun 2016, November kemarin kita kerjain, mungkin lebih meng-
improve keahlian humas diseluruh cabang. Dicabang banyak mungkin
mereka yang backgroundnya bukan humas. Jadi pasti tidak terlalu tahu
sebagai batas apa dia menyampaikan infomasi, bagaimana berhadapan
dengan media, seperti apa sih kuasa dia terhadap informasi perusahaan,
nah, disitu kita sharing, mengundang pakar dan ahli. Mereka jadi tahu
bagaimana berhadapan dengan jurnalis, bagaimana menulis berita,
setidaknya release untuk syarat untuk terbit ke media, bagaimana
monitoring media. Itu improve dan step by step setiap pertemuan dan
Universitas Sumatera Utara
disesuaikan dengan release dan krisis perusahaan. tergantung isu yang
dibutuhkan dan lagi in yang dibutuh diketahui oleh Humas.
T : Kepada siapa biasanya Anda melaporkan aktivitas kerja? Bagaimana ?
Apakah ini efektif?
J : Aktivitas kerja yang tiap hari kaya media monitoring itu langsung ke
direksi. Tapi kalau ke atasan udah pasti. Tapi kan kita coorporate event
dibawah kita juga sama bidang umum. Misalnya program branding yang
kita lakukan kita ngadain meeting, atau acara lomba foto, workshop sejenis
komunitas, laporannya pasti ke direksi, laporan langsung ke cooporate
secretary. Kegiatannya kan banyak media gathering, media tour, media
for visit, media visit itu dari segi media.
Kalau internal ada lagi kegiatannya, kalau eksternalnya kita ngadain event
ke komunitas kaya lomba foto, lomba tulis, kia adain acara lomba di
medsos kita. Itu kan kegiatan untuk membuat publik kenal dan branding
perusahaan kita.
Kita ngadain ke komunitas lainnya kita rutin ke sekolah menerima
kunjungan sekolah atau kita ke sekolah-sekolah, kampus namanya goes to
campus, kita cerita isu-isu perushaan atau apa yang perlu kita share ke
masyarakat. Jadi mereka tahu tentang Pelindo. Dan itu juga meningkatkan
atraktif atau keinginan masyarakat ga cuma dari masyrakat publik tapi
juga dari mahasiswa untuk tertarik ke Pelindo.
T : sebutkan strategi komunikasi dan koordinasi program PKBL dengan
bagian keuangan?
J : Beda-beda tiap perusahaan untuk csr, ada yang dibawah CS, ada d bawah
CC. Kalau kita ga ada CC. Kalau Pelindo kita berada di keuangan, jadi
langsung dipegang dibawah direkturnya keuangan. Kalau corsec dibawah
dirut langsung. Tapi CSR tidak harus dari bagian PKBL. Bisa juga dari
kita, misalnya kami sinergi dengan media kita bagi-bagi sepatu atau bagi
sesuatu yang kecil yang uangnya kecil. Kalau budget-nya banyak itu kan
pasti membutuhkab biaya kbl, biaya CSR khusus biayanya. Tapi biaya
Universitas Sumatera Utara
yang kita keluarkan seperti memberi sesuatu yang ada program sosialiasi
ke anak-anak ttg pelindo, bagi-bagi sepatu, bagi-bagi buku. Nah, itukan
hal-hal kecil tapi berdampak besar. Itu kadang kita kerjain sendiri.
Kita untuk CSR tetap koordinasi lebih ke program yang besar kayak di
Danau Toba, punya Kampung Binaan Pelindo I, itu baru. Disana kita
berusaha menjaga agar tetap kontiniu, tidak hanya kasih donasi. Kalau
donasi itu kan bersifat sekali aja. Kalau ini kita tingkatkan
perekonomiannya. Kita juga ada program terbesar seperti Bedah rumah,
itu ga satu atau dua aja tapi di semua wilayah, empat provinsi.
Kalau itu bersifat besar, itu kita share dan kalau memang bagus isu-nya.
Tapi kalau misalnya kasih bantuan 5jt-10 jt dari CSR dan hanya
sumbangan biasa kita ga share. Tapi kalau memang bagus programnya dan
mengangkat nama perusahaan. karna gini, kit menyebar informasi itu
kalau misalnya reputasi kita lagi jelek, biasanya kita bisa nutupin dengan
berbagai program CSR, kita bikin release CSR atau dana kemitraan yang
kita salurkan selama setahun berapa.
Itu seperti manajemen isu aja, misalnya kalau perusahan kita ada jeleklah
berita, kira release berita. Misalnya bukan tentang kemajuan perusahaan
kita belum update datanya tentang data, yaudah CSR bisa di mainkan.
Tapi enggak yang besar-besar aja, kita koordinasi kita juga ngasih bantuan
pendidikan, walaupun bantuannya kecil isunya itu bagus.
Contohnya berbagi sepatu bekerja sama dengan sindo waktu itu. Dengan
biaya lima juta kita bagikan ke 50 anak. Jadi mereka dapat, kita langusng
kasih dan coaching, sharing dan motivasi mereka orang-orang miskin yang
kurang mampu Akhirnya itu di sahre ke media massa besar-besaran
padahal sumbangan kita Cuma 5 juta aja. Kalau kayak sumbangan uang
5juta itu kurang kuat untuk di share. Jadi untuk koordinasi pasti, PKBL
selalu komunikasi sama kita. Apalahi kalau itu bantuannya memang
penting.
Kadang mereka yang hubungi, atau kita dapat infonya dari manajemen,
kita langsung konsepin release, undang media.
Universitas Sumatera Utara
Tapi itu karna kita beda bidang ya, kalau sama juga kita bisa bikin sebuah
program apa ya kaya kerja sama dengan rumah zakat. ( salah satu staf
meminta tanda tangan dan penjelasan akan beberapa hal )
T : Pernah melakukan Audit Komunikasi di perusahaan ?
Kalau audit kita ada sebenarnya, tapi lebih ke corp-reputasion. Kaya CII
kita bikin survai ya. Kita bikin survai tentang reputasi pelindo I itu kan
program komunikasinya gimana. ke eksternalnya kita adakan. Kalau lebih
ke audit value PR kita lebih monitoring ke media kita meng-audit
sehinggadisitu nanti kita tahu posisi nilai yang keluar dan nilai yang
seharusnya di bayarkan ke media. Audit internal kita audit terhadap
pemberitaan. PR value namanya. Kemudian Eksternalnya lebih tentang
reputation kita. CII Coorporate Image Indeks nya.
T : Interkasi dan komunikasi kepada siapa aja dan gimana kualitasnya ?
J : Kalau dari CS pasti ke semua bidang ya. Karena kita mengupdate semua
informasi dari semua bidang. Kalau komunikasi sih ga ada masalah
Kalau internal komunikasi yang kita lakukan kita ada sharing sesion
internal , itu kita yang lakukan . Kita mengundang pihak luar untuk
improve” yang perlu diketahui oleh karyawan.
Kita buka workshop dan sharing sesion yang terbuka untuk karyawan.
Misalnya kita ada dengan motivasi, improve tentang pelabuhan juga, beda-
beda sih.
Misalnya kita punya koneksi dari luar dari pelabuhan luar tuh kemarin.
Mereka pernah dari luar adain sahring sesion ttg port security, gitu-gitu.
Kita lebih banyak fokus ke eksternal ya. Karna kebanyakan komunikasi
internal itu banyak dilakukan bidang SDM atau kesejahteraan atau bidang
umum. Kita ada juga tapi persenatasenya lebih banyakan ke eksternal.
Mailing list, kita share email blast gitu ke kawyaran, portal untuk
karyawan tergantung kawyawan aktif atau tidak ya, kita juga ada majalah
internal, kita juga update di website, kita kirim email yan bentuk Pdf
mereka bisa baca, medsos kaya instagram dan twitter.
Universitas Sumatera Utara
Setiap karyawan pasti ngikutin Fanpage nya pelindo. Mereka lebih suka
lihat di fanpage, medsos, mailblast, jadi mereka bisa tahu informais yang
penting. Saluran informasi itu kan banyak. Kalau dari CS itu ya dari kita
infonya. Adanya juga kita email (mailbalst)
T : Seperti apa perputaran informasi dalam perusahaan ?
J : Dari tiga tahun yang lalu bagusan sekarang. Sistem IT sekarang sudah
meningkat. Sistem IT yang duluya tidak ada chat-chat untuk portal
sekarang udah ada, trus dari emailnya pun improve nya meningkat, jadikan
koneksi karyawan semakin bagus. Truskan dulu medsos belum terlalu
hidup, walaupun fb udah dari dulu. Medsos pelindo I juga baru. Pas aku
baru masuk belum ada medsosnya , setelah itu baru kita baru bikin.
Komunikasi makinlancar, kita ada grup WA tertentu, ada untuk direksi ada
humas untuk cabang-cabang. Ajdi kegiatan humas cabang itu di share di
grup. Terus kalau nanti bagsu kita share di medsos kita. Dan semua cabang
punya medsos sendiri, tapi kita juga puya medsos coorporate.
Dibandingkan 3 tahun lalu sangat berbeda.
Ada hubungnanya dengan logo yang baru, tapi sebelum itu udah mulai
meningkat. Logo baru kan mulai dari 2015. Setahun sebeum itu medsos itu
udah bukak. Namun direksi kan belum announced kan banget terhadap
medsos.
Sejak menteri BUMN lini sumarno itukan semua BUMN kan punya salam
sinergi. Bumn hadir untuk negeri. Dimana bumn diusahakan untuk bekerja
sama dengan sesama bumn. Menyatukan bumn yang dulu egosesntris,
“gua ga pduli garuda, ga peduli ini, itu gitu lo” ga merasa saudara. Jadi
sekarang bumn itu hidup, sudah ada keterikatan. Misalnya khusus
dibidang kemaritiman, hotel jadi ada grup-grup masing-masing oleh buk
menteri dan buk menteri itu sangat aware terhadap publikasi terhadap
branding.
Universitas Sumatera Utara
Nah, itu semua diturunkan ke semua dirut BUMN. Berjiwa muda berjiwa
marketers, akhirnya dari dirut menurunkan kesemua karyawannya. Sejak
itu semakin bagus , sejak Pakjokowi memerintah.
Tapi pelindo I sendiri sudah ada medsos, sebelum 2015. Cuman, kan
belum semua karyawan punya medsos. Kalau skarang mereka dihimbau
untuk punya medsos supaya bisa tweet/ share info yang kita share.
Kalau pelindo I, kita juga punya change manajemen. Itu untuk mengubah
karyawan bekerja dnegan budaya bayu, lebih modern. Kita juga ada
perlombaan antar bidang tentang budaya perusahaan. jjadi CS itu di share
sama pelindo I. Nah, ajdi setiap bidang itu improve apa dari bidangnya.
Dari 3 tahun lalau secara cooporate banyak banget berubah. Untuk corsec
sendiri banyak berubah. Akrena arahan direksinya langsung dari dirut.
Posisi kitakaya di leher.
T : Bagaimana keputusan dibuat dalam unit Anda bertugas? Bagaimana pula
secara keseluruhan keputusan dibuat dalam organisasi Anda?
J : Iyalah. Kita kan ada rapat kerja setahun.
Tapi tetap dari corsec, tapi biaya itu tetap ke direksi. Kalau dibidangku
sendiri, humas ini sendiri aku langsung. Tapi kalau terkait resiko, biaya
itukan harus diketahui atasan , corsec. Tapi kalau itu tidak beresiko besar
dan tidak substansial itu gapapa. Tapi kalau terkait brand dan biaya itu di
corsec.
T : Apakah Anda selalu berhadapan dengan konflik? Sebutkan jenis-jenis
konflik yang sering dialami?
J : Itu banyak sih. Kan bisa konflik ke eksternal itu ke media. Kaya mau
salah paham yaa.Kalau konflik internal ya antar karyawan. Kalau dihumas
ga ada karna kita kek temen aja. Jadi kalau mereka adamasalah ya cerita
aja. Kalau misskom kita sharing aja, dan setiap minggu kita ada rapat kan
jadi bisa berbagi dengan corsec dan sub-sub bidang.
T : Bagaimana Anda menyesuaikan diri dengan tujuan organisasi?
Universitas Sumatera Utara
J : Improve tentang pelabuhan. Kalau diumas kita seolah-olah ahrus tahu
semuanya. Di luar kita harus terlihat seperti tahu semua. Kalau humas itu
kan juru bicara, tapi mungkin kita ga tahu teknis. Dan itu wajarkan ga tahy
semua org tahu semua hal.tapi kan org akan nanya ke humas, ajdi kita
setidaknya tahu basic-basic aja. Kita nanya ke bidang tentang untuk update
ttg presentasi perusahaan atau isu-isu.
Walaupun ga tahu dan media nanya kita coba jawab senormatif mungkin
oke, nanti yaa atau apa. Terkait ekerjaan memang menantang, org akan
tanya ke humas bukan ke teknik atau operasi. Itu kan tentang bicara
kelaur, walalupun kita ga tahu kita minimal tahu basicnya aja.misalnya ini
kenapa kapalnya tenggelam karna apa. Aau alur pelayarannya kenapa
cuman segini. Itukan yang tahun orang trknik kan. Nah itu gimana caranya
berkomunikasi dan story telling ke media. Jadi harsu tahu isu-isu juga dan
ga hanya pelido tapi nasional dan dunia/ . Karna pelayaran kan duria ya.
Kaya marshland keanpa ttup. Minimal tahu ada isunya.
Harus tahu juga isu perusahaan. kalau hobi, ini menyenangkan ya karna
bisa tahu info semuanya walaupun basic. Karena akses nya kan ga semua
bidang bebas kasih info. Tapi kalau humas lebih gampang. Kalau yang
lain mereka bisa aja untuk kebutuhan bukan untuk perusahaan bisa ajaa..
T : Dibandingkan dengan bagian lain dalam organisasi ini, apakah kekuatan
serta kelemahan yang ada pada bagian yang Anda bertugas sekarang ?
J : Kelebihannya kita obilitas dan dinamis. Akrna sesuaiakna dengan isu,
direksi. Tapi punya pakem sendiri.
Kita tahu banyak informasi. Orang-orang akan tanya ke humas nanti baru
kita yang bantuin gitu. Orang-orang dariinternal juga banya nanya. Ini apa
sih, gimana gitu-gitu.
Kerja disin kan harus punya passion ya yang hobi bersosialisasi. Kalau org
yang tidak suka dan sukanya kaya administrasi, data base, kaya keuangan
itu agak susah. Pasti bakalan tertekan karna harus kesana dan kesini.
Karna mobiliasnya tinggi.
Universitas Sumatera Utara
Dan ketemu media ga semua orang suka sosialisasi media. Misalnya
mereka harus ikut tipsementara dia ga ngomong, atau media tanya ini atau
itu padahal kita ga tahu semua. Atau kenapa itu tanah limbah atau apa
padahal media suka iseng kan, padahal belum tentu benar.itu ahrus
passion, jiwanya harus jiwa komunikasi.
Kelemahannya apa ya, kalau orang mikir apaan corsec ga belajar
tekniknya. Ga koor memang ga koor. Tapi kan kita gerbang utama keluar.
Msialnya ada krisis yang di tanya itu humas dan corsec.
Misalnya ada alat amruk tiba”, yang tidanya itu dari luar pasti humas.
Memang tidak koor.
Koor pelindo I kan kapal, barang, peralatan. Masksunya lebih ke maritim
bsinsinya gitu lo, servise nya langsung itu atau kontainer. Kegiatan
utamanya pelindo satu itulah koornya.
Kalau kita kan supporting ya. Karna humas itu profesi, Pritu profesi.
Banyak perusahaan bumn, bumd dan pemerintah banyak ga menaydari
pentingnya PR. Mereka masih memakai hums, harusnya sih di ganti PR
biar lebih luas cakupannya. Kita sih menuju kesana mau ganti, kebetulan
lagi di urut,kalau dirut udah bilang ganti nama PR.
Jadi kita tidak koor bisnis, tapi keberadaan penting. Karen sumber
informasi itu dari sini. Misalnya ada krisis, kit aga tahu apa-apa kita yang
jawab.
Misalnya bidang yang salah, kita yang tanguung jawab. Orang luar kan ga
mau tahu tentang internal kita kan, yang mereka tahu siapa yang bicara
kedepan. Kalau kita lihat dari koor mungkin bidang lain melihat kita
memang ga penting, tapi kita penting gitu lo. Nilai jual perusahaan itu
dilihat dari rpeutasionnya. Walaupun perusahaannya biasa aja tapi
reputasinya basgu. Karen pintar kemas komuniasi ke laur. Sama kaya
maakanan padahal ga enak packagingnya bagsu. Orang ajdi tertarik. Tapi
kalau bisa bagsu semua ya.
T : Apa yang menyenangkan Anda bekerja di organisasi ini ?
Universitas Sumatera Utara
J : Pak jokowi, pemerintah fokus ke laut ya, bidang amritim. Kerjanya ya
seneng karena memang kan kita bekerja di bidang yang sedang diidolakan.
Fokus maritm ini kan terkait perekonomian bangsa,
( ada oembagian sepatu dari perusahaan )
T : Seperti apa suasana/ lingkungan kerja anda?
J : sebelumnya Lingkunag kerja masih seperti BUMN ya. Saya org luar pas
pertamasekal masuk itu agak kaget. Tapisekarang mulai berubah. Itu
dipengarhi oleh pemimpin ya. Yang sekarang itu bagsu. Karyawannya
juga terbukak gitu lho. Udah banyakyang muda-muda. Sudah mulai
berubah ya. Wallaupun belum seperti perusaahaan mutinasional kaya
garuda, pertamina.
Kita kan bukan BUMN besar ya, tapi kita diperhitungkan sama
kementrian. Kan pelabuhan ada 4, dan sari semuanya perumbuhan
keuangdan dan keselurhan nya pelindo I yang paling bagus.
T : Bagaimana perencanaan komunikasi yang organisasi Anda konstruksikan
pada program CSR PKBL? Sebutkan jenis dan polanya.
J : Kalau terkait CSR kita share itu tergantung isu nya. Analisisnya itu
setelah tayang dan di evaluasi. Nantikan ada laporan setiap pagi berita apa
aja yang keluar. Kemudian kita ukur dari biaya yang kita keluarkan.
Biasanya biayanya kan nol kalau kirim release kan ga ada biaya.
Kecuali kita adakan temu pers, atau apa gitu kan. Mungkin ada biaya
disitu, tapikan biaya disitu dengan biaya di koran” lebih tinggi biaya
publikasi di media masa.
Kita analisis nilai beritanya. Kalau detil medianya yang dipilih ada
beberapa pertimbangan tapi ga rutin, kita lihat scopenya aja nasional sama
lokal. Kecuali media indonesia, kita hitung dari nilai beritanya. Kalau ke
media nasional kan kita kasih nilai beritanya tinggi. Kita lihat kaya media
online nih, kalau biasa-biasa aja gitu, online lokal, kita share aja
infomasinya. Tapi untuk CSR kecenderungan tidak ada masalah dengan
media nasional karena merupakan bantuan kan.
Universitas Sumatera Utara
T : Sinkroninasi CSR dengan Image Building
J : Biasaya kan masyarakat tahu, biasanya kemitraan nih, sekalipun setiap
BUMN punya kemitraan ya. Oh, ternyata pelindo I ada kemitraan.
Kemitraan dengan UKM-UKM yang tidak punya biaya mereka kasih
pinjaman lunak dengan biaya/ bunga yang murah. Dengan tersharenya
media kan masyarakat yang membutuhkan jadi tahu ada program CSR
pelindo I, jadi masayrakat bisa tahu dan coba.
Kalau misalnya untuk kegiatan CSR lainnya kita bisa share kaya pelatihan
yang diberikan, lebih terpublish sehingga msy tahu, goverment tahu. Kalau
gverment tahu berarti ternilai progress kerja CSR.
Mereka punya laporan sendiri ke kementrian BUMN. Dan itu ada kegiatan
CSR bersama dnengan kementrian BUMN ada jga sehingga ada sinerji.
Jadi tidak hanya MoU, kerja sama bisnis, tpi CSR juga.
Jadi kalau gitu di pantau sama kemebumn, dan itu kan di laporin. Kita
dikasih budget sama bumn berapa yang dikeluarkan untu CSR sesuai
dnegan laba. Jadi oemerintah tahu. Sepeti apa CSR kita atau sebagai
macamnya. Bukti-buktinya ya media massa mereka bisa ajdikan lampiran
bukti selain beri bantuan langsungitu.
T : seperti apa pendapat Anda mengenai informasi yang berkualitas?
J : Info berkualitas yang kita terima itu lebih ke masukan untuk improve kita
ya. Email kita bisa kirim ktitikan , masukan, laporan.
Kita ada contact center yang bida dihubungi juga. Walaupun belum
terputas ya, menuju ke terpusat memang, kaya 517 gitu-gitu ya. Tapi kita
masih di cabang-cabang terbesar dan kantor pusat.
Info yang kita share ya kita berharpa info yang kita share itu menjadi
berguna bagi stakeholder dan para investor,
Jadi bisa menarik investor, akademisi atau mahasiswa, pelajar. Dari
berbagai segi. Akademisis mungkin tertarik untuk mempelajari pelindo
atau sebagai macemnya menganalisis atau peneltiian. Untuk mahasiswa
tertarik untuk bekerja di pelindo. Untuk investor mungiin ingin bekerja
Universitas Sumatera Utara
sama dengan pelindo. Jadi info yang kita share itu ada nilai tambah bagi
pembaca. Investor mungkin ternyata pelindo ada ini, jadi mereka tertarik
dan contact ke pelindo, akhirnya ada kunjungan, dll. Jadi ada dampaknya
info yang kita sebar, info yang kita terima yangkritik yang membangun
maupun pelapran di luar CGC, Good Governance ya baik yang melanggar,
pungli silahkan laprin aja jadi kita tahu untuk improve selanjutnya. Akrna
dilapangan snagat besar ya.
Kita ada khusus email pelaorankalau misalnya pungli. Kita bikin fliyer
untuk semua.
Kita juga berusaha pembayaran transaksi di operasional tidak dengan tunai
lagi, kalau tunai kita kena charge kalau dicabang-cabang.
T : Apakah hasil evaluasi komunikasi yang organisasi anda lakukan pada
perencanaan komunikasi CSR PKBL tersebut?
J : Semua yang kita kirim ke temen-temen media semuanya masuk.
Mungkin untuk temen nasional ga semua masuk kan karena terbatas. Jadi
misalnya harapan kita keluar di emdia massa besar kaya kompas kan,
akrena tergantung isu dan minimum untuk berita sendiri. Kita juga kerja
sama dengan emdia antara dans ejauh ini selalu keluar ya.
T : Evaluasi manajemen seperti apa ?
J : Kalau terkait CSR ga ada masalah. Kalau khusus CSR ga ada masalah
ya. Kita juga tergantung isu nya, kalau msialnya perlu kita buat
manajemen isu bikin isu sendiri. Tapi sekarang kita lagi stabil ya. Paling
kita Informasiin ya memang paling tentang atrget 2017 gitu gitu. Kalau
CSR progrmnya udah kita share, kalau sekarang kita belumada share
program CSR. Paling kalau misalnya krisis baru kita keluarin stock-stock
berita kita. Tergantung isunya gitu.
Kalau release minimum 4 kali,
Kalau relase kita dapar 8 atau 10 kali kita ngirim dalam sebulan.
Universitas Sumatera Utara
Kaau biaya kita punya anggaran setahun, kalau SDM secara jumlah kurang
karena ada yang pensium. Untuk idealnya 5 orangnya sekarang readinya 3
orang. Tergantung amsing-masing perusahaan.
T : bagaimana dengan kualitas waktu ?
Kalau cetak ga lebih dari 2 hari ya beritanya
Kalau online kan ahrus terbit langsung kan, tapi online yag kecil dan scope
pembanyanya ga banyak ya gapapa lupakan.
T : Apa solusi yang dilakukan jika ada hal-hal yang menghambat proses
komunikasi tersebut ?
J : secara coorporate kita ga ada masalah. Waktu itu krisis dwiloing time
kita bsia selesaikan dengan baik. Krisinya dalam 2 bulan/ 3 bulan udah
selesai.
Kita konsultasi dengan timtim yang berpegaruh ya. Mungkin tinggal
improve rprogram-program komuniaksi aja. Mungkin belum banayk
seperit perusahaan seperti garuda. Kalau mereka kan punya cooporate
event sendiri, kalau kita kan humas kerjain juga CE, bidangnya kan beda-
beda. Garuda pertamina CE, punya khsuus media, manajer media beda lagi
media relations. Kalau kita msih tergabung organsiaisnya belum besar
akrna kira cakupanya 4 provisni jadi sesuai dengan kebutuhan oerusahaan
masing-masing. Ungkin ke eksternlanya event-event kita ga terlalu
banyak. Karan kit aga langung ke person kan.
Kalau pertamina kan jualnya ke orang , garuda juga jadinya costumen
banget yaa
Kalau kita kan ke bisnis,pelayaran. Kegiatanya kan ga ahrus yang jor joran
banget ya brandingnya
Tapi ga sebanyak perusahan yang seperti itu tpai perlu di tingkatkkna.
Sekarng kita dakan acara berlangung lomba foto, workshop, dan mau
ngadain pertemua humas-umas BUMN kita jadi host nya
Universitas Sumatera Utara
Kalau bsia minimal setiap bulan ada acra even itu goes to campus, for
visit, atau terima kunjungan. Itu sudha jadi program kerja setiap bulan ada
kegiatan.
T : Bagaimana harapan atas pelaksaanaan dan pekerjaan Bapak/ Ibu ?
J : Sebagi humas pengen lebih bagus lagi lebih perform dan lebih bisa
menampikans esuatu yang berbed kedepannya Di 2017 . kita harus beda
dari generasi sebelumnya. Lebih mngeeliat lagi humasnya. Wallapun
terbatas sdm kit ahrus ada kegiatan.
Saranya ke internalnya ke peningkatan SDM, 3 org bukan menghambat
dan harus ttp maksimal ya.
Saran CSR, belum kayak luar itu continue. Kita baru menuju kesana.
Mungkin ya kalau kita lihat perusahan luar programnya itu berkelanjutan
ya, merek bicara soal sustaiinability. Itu perusahaan indonesia belum
aware, terutama BUMN dan pelindo I mau menuju kearah itu. kaya adanya
kampung wisata. Wallaupun pengelolaanya masih barudan bellum
masimal. Setidaknya yang ini lebih baik dair yang sebelumnya/ , kaya
lebih banyak ngasih bantuan” aja.
Universitas Sumatera Utara
Hasil Wawancara dengan karyawan Pelindo I
Narasumber : Syawaludin
Alamat : Tanjung Mulia, Medan.
Jabatan : Staf Pelaksana Pembinaan PKBL
Waktu Wawancara : Selasa, 23 Januari 2017 Pukul 10.30 WIB
Durasi Wawancara : 45 Menit
Tempat : Kantor Pusat Pelindo I Jalan Krakatau Ujung No. 100,
Tj.Mulia, Medan.
Tujuan wawancara
• Program CSR (Coorporate Social Responsibility) yaitu Program
Kemitraan dan Bina Lingkungan telah dilakukan oleh perusahaan dan
memperoleh respon yang baik dari berbagai pihak mengenai komitmen
dan tanggung jawab perusahaan.
• Peneliti tertarik untuk mengetahui perencanaan komunikasi yang
dirancang oleh perusahaan dan anggota organisasi pada program PKBL
serta pelaksanaan yang telah dilakukan hingga evaluasi program.
• Peneliti tertarik untuk melakukan audit komunikasi dalam organisasi
terkhusus pada program Kemitraan dan Bina Lingkungan.
• Peneliti berharap Bapak/ Ibu dapat meluangkan waktu untuk berbagi dan
berdiskusi bersama mengenai topik ini.
T : Sebutkan kepada saya tentang pola kerja unit atau bagian Anda bertugas
sekarang?
J : Pola kerja unit kita itu sebagai pembina ke cabang. Kita membawahai 12
cabang dalam 4 provinsi wilayah kerja Pelindo I ya. Jadi bagian PKBL itu
sebenarnya terbagi dua, kalau saya itu bagian PK atau kemitraan. Ini
berupa saluran dana ke masyarakat yang kurang mampu. Jadi kita
verifikasi dulu untuk saluran dana kemitraan yang akan dikeluarkan dan
Universitas Sumatera Utara
seleksi setiap proposal yang masuk dari seluruh cabang. Sebagai staf
pelaksana, kita juga sebagai pembina pelaksanaan PKBL diseluruh cabang
dalam 4 provinsi yang ada. Terkadang kita juga turun lapangan ke wilayah
yang dekat untuk di monitoring.
T : Kepada siapa biasanya Anda melaporkan aktivitas kerja? Bagaimana ?
Apakah ini efektif?
J : Ke atasan langsung. Lalu atasan berhubungan ke direksi sampai ke atas
bahkan sampai ke dirut (direktur utama).
T : Dengan siapa sering Anda berinteraksi? Apakah interkasi menghasilkan
keberhasilan? Kalau YA mengapa? Kalau TIDAK mengapa?
J : Iya kita pasti berinteraksi. Interaksi ke atasan dan ke sesama karyawan
ya. Kita terus berkomunikasi via apa aja yang penting kerjaan sama-sama
tahu. Kita sudah lebih sistem sekarang pakai e-mail, kalau seperti rekan
saya di bagian laporan mereka punya portal kementerian, dan semua media
kita pakai.
T : Apakah Anda menerima informasi yang memadai? Apa informasi yang
diperlukan ?
J : Jelas, bagus. Kalau tahun 2015 itu kita masih manual ya, kalau sekarang
lebih sistem. Jadi informasinya cukup ya.
T : Apakah informasi yang Anda terima tepat serta selalu memenuhi waktu ?
J : Kalau informasi itu tergantung direksi dan kesediaanya di tempat. Karena
setiap proses di PKBL ini, semua harus atas persetujuan direksi. Jadi kalau
direksi tidak ditempat, kadang untuk informasi keputusan agak terhambat
sedikit.
T : Bagaimana keputusan dibuat dalam unit Anda bertugas? Bagaimana pula
secara keseluruhan keputusan dibuat dalam organisasi Anda?
Universitas Sumatera Utara
J : Keputusan itu dari atasan, kemudian kita kerjakan. Misalnya dari pihak
manajemen, contohnya Masjid yang diberi saluran bantuan dana sebesar
50 juta, kita melalui rapat direksi untuk ambil keputusannya dan tu
biasanya bersifat tertulis ya. Kalau keputusan yang kecil misalnya 5 juta ,
itu juga harus keputusan direksi. Kalau bagian saya itu verifikasi saja.
Proposal yang masuk apakah sudah sesuai prosedur yang diminta apa
belum. Sehingga kita lakukan cek dan re-cek dan memutuskan hasil dari
proposal tersebut. Lalu untuk hasil verifikasi, proposal yang diperoleh dari
semua cabang perusahaan kita periksa dan kemudian hasilnya kita
serahkan ke atasan bahkan sampai ke dirut.
T : Apakah ada perbedaan pendekatan dalam membuat keputusan organisasi
? Masalah yang berat, ringan, dan sederhana?
J : Jabatan saya tidak berwenang disitu. Saya tunggu keputusan dari atasan
aja, baru kerjakan. Semua keputusan di ambil oleh atasan.
T : Apakah Anda selalu berhadapan dengan konflik? Sebutkan jenis-jenis
konflik yang sering dialami?
Kalau saya pribadi belum mengalami ga tahu kalau yang lain. Koordinasi
kita baik. Kita juga ada RKB (Rapat Kerja Bulanan) setiap bidang. Jadi
RKB itu dibagikan setiap tugas perbidang dan sub-bidang, jadi udah tahu
masing-masing.
T : Bagaimana Anda menyesuaikan diri dengan tujuan organisasi?
J : Sesuaikan dengan job kerja masing-masing, komunikasi dengan sharing.
T : Apakah Anda memiliki pendapat untuk meningkatkan proses
pelaksanaan proyek PKBL ini?
J : Ya harapannya, bantuan itu supaya tepat sasaran, yang menerima bantuan
masyarakat jangan sekedar dibantu saja tapi supaya tersimpan dihati
masyarakat. Sehingga tujuan kita tercapai untuk membantu masyarakat.
Universitas Sumatera Utara
T : Selama memberi pendapat apakah Anda mengalami masalah? Apakah
menurut pandangan Anda mendapat perhatian ?
J : Lebih ke masukan dan saran atau kritikan boleh diajukan tapi jarang
kalau kita ya. Tapi biasanya dapat disampaikan juga melalui SP untuk staf.
T : Bagaimana organisasi menyebar informasi tentang organisasi serta
informasi tentang pekerjaan atau peran karyawannya ? Bagaimana usaha
ini dapat ditingkatkan?
J : Melalui RKB. Secara kualitas bagus karena semua bidang tugasnya
disampaikan dan juga kita sudah by sistem kan, jadi kita ada e-mail kantor
itu Zimbra namanya dan juga masing-masing karyawan punya MES
(Mailing Elektronic System) jadi informasi mudah disalurkan.
T : Dibandingkan dengan bagian lain dalam organisasi ini, apakah kekuatan
serta kelemahan yang ada pada bagian yang Anda bertugas sekarang ?
J : Kelebihannya ya jiwa sosial kita lebih tinggi karena kita harus
berhubungan ke masyarakat. Kita juga berhubungan dengan cabang untuk
semua proses ini sehingga sering sekali berinteraksi. Kita dalam sehari itu
bisa dapat 10 kali telepon dari cabang untuk verifikasi dan approval dari
calon mitra atau penerima bantuan kita. (Pak Syawal sembari menunjukan
panggilan dari salah satu cabang perusahaan dan melakukan komunikasi).
T : Apa yang menyenangkan Anda bekerja di organisasi ini ?
J : Rasanya senang ya dan bangga karena bekerja disini. Dari setiap halnya
semuanya cukup, sejahtera.
T : Seperti apa suasana/ lingkungan kerja anda?
J : Kita terbuka. Jadi semuanya saling terbuka dan berinteraksi.
T : Bagaimana perencanaan komunikasi yang organisasi Anda konstruksikan
pada program CSR PKBL? Sebutkan jenis dan polanya.
Universitas Sumatera Utara
J : Kalau kita di kantor pusat sebagai pembina sebenarnya untuk perencaaan
rincinya semua dilakukan dicabang. Artinya setiap wilayah itu harus
menyesuaikan dengan setiap kondisi masyarakatnya. Dari kita tidak ada
perencanaan komunikasi khusus, jadi kita sampaikan informasi kita ke
setiap cabang, lalu mereka akan turun ke lapangan.
Kalau untuk publikasi program PKBL kita lakukan melalui sosialisasi ke
masyarakat, lalu di wilayah kerja sekitar perusahaan kita informasikan
lewat spanduk/ , dan juga dalam website Pelindo I ya. Nah, disitu lengkap
setiap program yang kita sediakan dan kerjakan. PKBL sudah kita
kerjakan sejak tahun 2009 hingga sekarang, sehingga masyarakat dapat
dikatakan sudah tahu bahwa pelindo memiliki program kemitraan dan
lingkunga, sehingga mereka mengajukan proposal dan melengkapi berkas
tertentu. Kemudian perusahaan cabang akan survey dan turun ke lapangan.
Mereka memastikan calon mitra atau bina lingkungan memenuhi syarat.
Kemudian cabang akan kirim ke kita, nah, kami kemudian verifikasi lalu
ambil keputusan dan kucurkan dana.
T : Seperti apa target sasaran dan analisis kebutuhan khalayak yang Anda
persiapkan ?
J : Untuk kebutuhan khalayak kita pastikan bahwa itu sesuai dengan
kebutuhan masyarakat. Namun pada konteks ini yang mengetahui kondisi
masyarakat adalah perusahaan cabang. Misalnya kemarin kita salurkan
bantuan pengadaan MCK (mandi, cuci,kakus) didaerah yang
membutuhkan. Nah, ini juga mesti bekerja sama karena BUMN yang
mengadakan PKBL tidak hanya kita. Semua BUMN punya PKBL,jadi
semestinya jangan sampai mubazir dan tidak merata. Kita menunggu
informasi dan cek ke lapangan lalu verifikasi dengan jelas sesuai berkas
atau tidak.
T : Saluran dan media komunikasi apa yang menjadi pilihan organsiasi untuk
mencapai tujuan program CSR PKBL?
Universitas Sumatera Utara
J : On call, SMS, e-mail. Pihak cabang hampir 3-10 kali telepon ke pusat
untuk konfirmasi dan menginformasikan melalui media tersebut. kita juga
ada monitoring langsung kelapangan jika daerahnya dekat. Mitra binaan
tidak sekedar kita salurkan dana namun kita monitoring langsung mereka.
Untuk proses pembuatan proposal ya seperti tadi kita gunakan spanduk,
berita yang naik di media massa dll. Sehingga masyarakat tahu setiap
program kita.
T : Uraikanlah saluran-saluran resmi yang menyalurkan informasi-informasi
tentang perencanaan komunikasi ?
J : Surat, RKB. Itu yang resminya ya.
T : Uraikanlah saluran-saluran informal yang menyalurkan informasi-
informasi tentang perencanaan komunikasi ?
J : Informal seperti e-mail, whatsapp, lisan,dan sebagainya.
T : Bagaimana kesesuaian perencanaan komunikasi pada pelaksanaan
program komunikasi pada program PKBL ini?
J : Tahun lalu itu kita mendapatkan 14 proposal untuk program kemitraan
dan semua proposal kita terima kecuali mitra binaan yang meminta undur.
Biasanya dikarenakan usahanya sudah mulai mapan atau dia tidak ingin
lagi menjadi mitra pelindo untuk usahanya. Untuk BL kita adakan kurang
lebih 50-an dan dikerjakan dalam hampir 100 kegiatan. Total mitra binaan
perusahaan sampai saat ini ada sebanyak 262 mitra binaan. Setiap program
BL juga rutin kita lakukan setiap tahunnya.
T : Bagaimana evaluasi komunikasi yang anda lakukan terhadap
perencanaan komunikasi tersebut?
J : Sejauh ini masih sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Karena kita
melihat dan mengecek kembali sudah “pas” atau belum. Jumlah dana
harus dapat menolong kebutuhan. Karena kita berbicara tentang keuangan
Universitas Sumatera Utara
disini, sehingga anggaran dari atas sudah ada untuk disalurkan kepada
masyarakat sebagai bentuk tanggung jawab.
T : Apakah hasil evaluasi komunikasi yang organisasi anda lakukan pada
perencanaan komunikasi CSR PKBL tersebut?
J : Evaluasi itu dicabang. Kita terima proposal lalu verifikasi kemudian
dicairkan dana bila disetujui dan sesuai berkas dan kita memantau
pelaksanaannya.
T : Bagaimana anda mengukur efektivitas komunikasi dan kerja dalam
organisasi ini?
J : Lancar-lancar aja ya dan kita tetap bisa pakai segala cara.
T : Apakah anda pernah menerima informasi-informasi mengenai
perencanaan komunikasi yang bagi anda tidak penting atau tidak ada
manfaatnya ?
J : Paling yaa yang salah sambung.
T : Apa solusi yang dilakukan jika ada hal-hal yang menghambat proses
komunikasi tersebut ?
J : Kita ada perkumpulan setahun sekali untuk bagian keuangan. Jadi disitu
bisa berbagi. Seperti sharing session.
T : Adakah saran untuk kedepannya Pak ?
J : Untuk kemitraan’ kan setiap 3 bulan sekali kita monitoring, namun saat
ini kita kekurangan SDM. Sehingga terbatas memoniring mitra binaan kita
saat ini. Dan untuk BL harapannya setiap masyarakat yang menerima
bantuan jagan hanya sekedar dibantu dan ya sudah begitu. Artinya mereka
juga mendukung kegiatan perusahaan dan juga merasa terbantu dengan
adanya bantuan PKBL ini. Mereka juga bisa bagikan kepada msayarakat
lainnya sehingga informasi semakin tersebar dan citra perusahaan juga
semakin baik.
Universitas Sumatera Utara
Hasil Wawancara dengan karyawan Pelindo I
Narasumber : Friska Yanti Purba
Alamat : Jalan Rakyat Ujung No.217b, Medan
Jabatan : Staf Administrasi dan Pelaporan PKBL
Waktu Wawancara : 23 Januari 2017
Durasi Wawancara : 45 Menit 42 Detik
Tempat : Kantor Pusat Pelindo I Jalan Krakatau Ujung No. 100,
Tj.Mulia,
Medan.
Tujuan wawancara
• Program CSR (Coorporate Social Responsibility) yaitu Program
Kemitraan dan Bina Lingkungan telah dilakukan oleh perusahaan dan
memperoleh respon yang baik dari berbagai pihak mengenai komitmen
dan tanggung jawab perusahaan.
• Peneliti tertarik untuk mengetahui perencanaan komunikasi yang
dirancang oleh perusahaan dan anggota organisasi pada program PKBL
serta pelaksanaan yang telah dilakukan hingga evaluasi program.
• Peneliti tertarik untuk melakukan audit komunikasi dalam organisasi
terkhusus pada program Kemitraan dan Bina Lingkungan.
• Peneliti berharap Bapak/ Ibu dapat meluangkan waktu untuk berbagi dan
berdiskusi bersama mengenai topik ini.
T : Silahkan sebutkan tugas dan jabatan di Pelindo I ?
J : Kalau tugasnya saya ini endingnya itu akan menghasilkan laporan PKBL
namanya. Jadi terpisah laporan keuangan coorporate sama laporan
keuangan. Nah, jadi ndak sama sama disana, auditnya pun audit terpisah
keuangannya. Tidak disatukan karena perusahaan kasih dana ke PKBL dan
Universitas Sumatera Utara
itu kita kelola sendiri dan salurkan sendiri. Dari perusahaan kita terima
kemudian itu yang kita salurkan.
T : Sebutkan gambaran tugas dari jabatan anda?
J : Disini bagian saya itu mulai dari input transaksi, menyusun laporan
keuangan sampai meng-update portal. Portal PKBL dan juga di
kementerian BUMN. Itu disini. Penyusunan anggaran juga disini dan juga
admisistrasi di bidang PKBL lah surat-menyurat semuanya disini.
Kita menyalurkan ada PK dan BL. Kalau PK ke pinjaman lunak untuk
mitra mitra UKM yang belum bisa minjam ke bank. Karena syarat ke bank
‘kan banyak nih. Kalau kita lebih dipersingkat lagi. Yang penting
usahanya minimal berjalan sudah setahun dan yang pasti dekat dengan
lingkungan kerja kita. Jadi masyarakat juga bisa saling berbagi. Dan kita
terbuka ke masyarakat tidak tertutup. Baru-baru ini kita bedah rumah.
Termasuk rumah veteran, pahlawan kita. Kita bantu dan renov di semua
provinsi. Semua provinsi ada yang di-renov tapi paling banyak di Pekan
Baru dan Dumai.
T : Bagaimana pendapat anda tentang Perusahaan ?
J : Tentang Pelindo, kalau dibilang secara kinerja kalau pelindo I itu satu
BUMN yang bakalan maju kedepannya dibandingkan Pelindo yang lain.
Dimana kinerjanya menunjukkan peningkatan setiap tahun. Begitu juga
dengan PKBLnya kita tetap menyalurkan. Kalau yang lain ‘kan kadang
ada yang pasif. Kalau kita terus salurkan. Untuk Pelindo ke depannya
semakin bertumbuh. Bakalan maju dibandingkan BUMN lain karena
perubahannya.
Kalau karyawan dari segi kesejahteraan diatas rata-rata kalau disini dan
untuk masalah profesional nya sudah tidak diragukan lagi. Semua bekerja
sesuai dengan bidang tugas dan background pendidikannya juga
disesuaikan dengan kebutuhan pekerjaan. Makanya semuanya bisa ter-
Universitas Sumatera Utara
handle. Ini juga Pelindo sekarang juga sedang berinovasi untuk
memaksimalkan semua by sistem dan kita bisa lihat data by real time gitu.
T : Apakah Anda ada tanggung jawab lain selain dari tanggung jawab yang
ada? Apakah tanggung jawab tersebut ?
J :Selain dibidang ini ikut sebagai pengawas Bidang Koperasi pelindo I.
T : Kepada siapa biasanya Anda melaporkan aktivitas kerja? Bagaimana ?
Apakah ini efektif?
J :Laporan yang kita terbitkan itu ada yang sebulan sekali,ada yang
pertriwulanan, ada yang tahunan. Bulanan dipakai untuk internal, tiga-
bulanan ke Kementerian BUMN Pemegang Saham. Tahunan juga kita
kirim ke pemegang saham. Anggaran juga kita kirim selain ke cabang dan
kementerian BUMN juga.
T : Bagaimana di dalam internal perusahaan?
J :Ke Bidang Akuntansi Manajemen, kemudian ke Bidang Corporate
Secretary di lantai 5 (lima) dan ke atasan kita Direktur Keuangan.
T :Bagaimana kualitas interaksi yang dilakukan?
J : Kalau mengenai laporan kita kan di targetkan ada waktu kalau ke kantor
pusat kita ada tenggat waktu. Kalau ke Kantor Pusat paling lama itu
tanggal 8 sudah selesai setiap bulannya. Nah, kalau untuk
penggabungannya kita kan ada 4 provinsi kurang lebih ada 12 cabang
paling lambat tanggal 15 setiap bulannya. Kalau untuk laporan
pertigabulanan itu, laporan tri-wulanan itu namanya harus selesai satu
bulan setelah triwulawan itu selesai. Nah, semuanya harus sudah
disampaikan ke pemegang saham atau kementerian. Pasti harus selalu
selalu tepat waktu. Karena secara administrasi kita dinilai kinerjanya. Dan
itu selalu tepat waktu bahkan selalu lebih cepat tidak pernah injure time
kecuali ada hal-hal tertentu lah. Misalkan laporan tahun auditnya belum
selesai, karena kita baru bisa buat laporan tahunan setelah audit kap.
Universitas Sumatera Utara
Karena kita menunggu dari pihak ketiga lagi, laporan mereka itu yang
akan kita publish. Tapi itu jaranglah.
Untuk interaksinya lisan dan tulisan karena untuk auditor mereka pasti
perlu data kan. Misalnya mereka kalau minta data gak mungkin lisan kita
kasih Apalagi laporan itu kan berbau angka mereka selalu minta yang
tertulis. Tapi kalau komunikasinya bisa melalui WA, telepon, surat
menyurat, email. Dan juga ada memo kecil, BBM dan semua di
manfaatkan line juga. Kalau formalnya lewat telepon, surat menyurat dan
email.
T :Bagaimana keefektifan saluran media komunikasinya ?
J : Interaksinya efektif banget, banget. Apalagi untuk yang eksternal. Karena
jaraknya Jakarta- Medan itu kan jauh ya. Makanya pergerakan email kita
itu udah padat, kita kan ada email coorporate itu ‘kan ada batasan
maksimalnya sekian MB (Megabyte) dan kalau enggak harus di hapus.
Makanya sebulan langsung penuh gitu karena kita balas dan attachment,
lampiran ‘kan by email semua. Dan kita disarankan pakai email cooporate
jangan pribadi kalau untuk pekerjaan. Itu kan untuk keabasahan data itu.
Jadi ketika mereka tanya ini dari siapa datanya mereka bisa lihat kan.
Makanya pakai email cooporate tidak pakai email pribadi.
T :Apakah Anda menerima informasi yang memadai? Apakah informasi itu
yang diperlukan ?
J : Memadai, karena gini, karena waktu kita attachment sesuatu, selain kita
attachment kita akan lampirkan gini “Kepada yang terhormat terlampir
kami sampaikan ini..,” jadi kita buat semacam memo lagi “Dan kami telah
menandai warna ini dan artinya ini”. Selain itu kita ada meeting, mereka
datang kemari kita sampaikan, jadi mereka juga sampaikan minta ini dan
minta dikirimkan jadi sudah sepaham dulu apa yang mereka minta dan
yang kita kirim. Supaya connect apa yang mereka minta. Bagian PKBL itu
batasnya Akuntansi Manajemen, paling Bidang Resiko, kita paling hanya
lima bidang yang terlibat dengan PKBL kayak CS Coorporate Secretary,
Universitas Sumatera Utara
Akuntansi Manajemen, Mutu itu untuk updating SOP disitu, Bidang
Umum dan satu lagi SMO itu Strategic Manajemen Office itu di lantai
lima mereka itu untuk terkait dengan capaian target mereka selalu kontak
udah sampai mana realisasi setiap bulan.
Kalau ke bidang lain ada sih tapi durasinya nda terlalu sering kalau inikan
tiga kali setahun kita pasti. Kaya akuntansi manajemen laporannya
menyatu disitu tahunan menyatu, triwulanan menyatu anggarannya
menyatu. Jadi lebih dari tiga kali setahun kita pasti interaksi. Apalagi ke
CS, kita salurkan suatu bantuan kita sampaikan ke media supaya mereka
updating berita di portalnya mereka. Itukan terkait dengan image
perusahaan.
T :Komunikasi ke cs gimana sih ?
J : Misalnya kita adakan event nih, misalnya kita pengen bantu nelayan-
nelayan di Belawan. Dana dari kita program dari kita dan kita pengen itu
menaikkan perusahaan. kita kirim data melalui WA paling cepet WA ya
kalau ndakemail bila perlu mereka langsung turun langsung kesini. Karena
mereka mau buat press release ke koran. Itu kita sampaikan dan mereka
publish. Kadang kan orang CS sibuk ya, kadang diluar kota, kita kirim
lewat WA baru mereka akhirnya kirim ke media.
T : Teknik pesan untuk informasikan program PKBL gimana ?
J : Kita kan selalu kerja sama dengan cabang. Jadi mereka siapkan dengan
humas mereka juga artinya untuk kegiatan ini di lingkungan cabang itu
sudah terinformasikan. Jadi kami hanya menampung yang mereka
perlukan itu kepada kami baru kami lanjutkan ke CS. Kami disini hanya
pembina cabang, kegiatan ada di cabang . Kalaupun ada sekali-sekali
disini itu paling untuk di lingkungan kantor pusat aja. Misalnya kek
kemarin kita ada acara HUT Pelindo kita bantu beberapa sarana ibadah
dan panti asuhan. Mereka kita undang langsung dan kita bekerja sama
dengan CS.
Universitas Sumatera Utara
T : Bagaimana keputusan dibuat dalam unit Anda bertugas? Bagaimana pula
secara keseluruhan keputusan dibuat dalam organisasi Anda?
J : Prosesnya tetap harus melalui Direktur Keuangan. Semua kegiatan ini
harus disetujui Direktur Keuangan. Apapun yang kita usulkan kalau beliau
tidak setuju itu tidak akan jalan. Itu approval dari beliau. Berkaitan dengan
uang itu tetap dipegang Direktur Keuangan. Ga ada minimal rupiahnya
dan berbau dengan pengeluaran tetap dari Direktur Keuangan. Kita bisa
kasih usul tapi keputusan tetap. Untuk misalnya hal-hal kecil kaya kita
butuh kertas kita bisa kerja sama dengan bidang lain.
T : Apakah Anda selalu berhadapan dengan konflik? Sebutkan jenis-jenis
konflik yang sering dialami?
Enggak. Lancar. Apalagi kita kan sudah menggunakan sistem artinya bisa
dimana aja, kapan aja pembuatan keputusan itu tersampaikan. Ga manual
lagi, jadi melalui handphone aja beliau bisa kasih keputusan setuju gitu.
Jadi udah disposisi setuju itu. Dan itu resmi, jadi ga ada manual dan
menunggu gitu ga ada, jadi sistem semua dan cepat.
T :Bagaimana Anda menyesuaikan diri dengan tujuan organisasi?
J :Yang pertama, tetap harus memperbaiki kualitas diri. Mengikuti
perkembangan yang ada tidak bersifat pasif, peka terhadap lingkungan,
tidak monoton. Dan menambah ilmu dari bidang lain juga menambah satu
masukan yang diterima dari bidang lain. Kadang orang luar mau bertanya
jadi kita juga ndak mungkin punya kita aja yang kita tahu. Gitu.
T : Apakah Anda memiliki pendapat untuk meningkatkan proses
pelaksanaan proyek PKBL ini?
J :Di 2016 itu PKBL itu bisa dibilang masih setengah sistem. Nah, ditahun
ini kita pakai sistem untuk semua kegiatannya. Sebelumnya kan masih
separuh-separuh ya. Jadi dengan adanya sistem akan lebih terbantu.
Karena kita minim SDM kan.
Universitas Sumatera Utara
T : Bagaimana organisasi menyebar informasi tentang organisasi serta
informasi tentang pekerjaan atau peran karyawannya ? Bagaimana usaha
ini dapat ditingkatkan?
J : Informasi perusahaan ke pegawai sejauh ini cukup bagus. Karena kita
real time kita bisa lihat. Karena setiap ada yang mau diumumkan
disampiakan melalui email korporat. Itu ke masing-masing pegawai bisa
baca, baik liburan, mau cuti semua bisa baca. Misalnya ada SK kenaikan
gaji nih, jadi bisa dibaca aja. Email kita Zimbra namanya. Misalnya ada
acara ramah-tamah nih, disebar. Jadi semua udah tahu gak ada nanya-
nanya lagi. Dan disebar dari Bagian Umum.
T : Dibandingkan dengan bagian lain dalam organisasi ini, apakah kekuatan
serta kelemahan yang ada pada bagian yang Anda bertugas sekarang ?
J : Kekuatannya saling mendukung dan saling membantu. Kekurangannya
mungkin, hmm agak tambah SDM aja, karena kita membina 12 cabang
dan kita di kantor pusat hanya ada 5 orang. Kemudian dibagi dua bagian
satu dibagian lapangan satu bagian laporan. Bagian lapangan butuh orang
juga. Karena kalau mau survey kita kesulitan untuk yang ada di kantor.
T :Apa yang menyenangkan Anda bekerja di organisasi ini ?
J : Seneng banget. Karena khusus di bidang ini bidang yang kompleks
menurutku. Beda dengan bidang Akuntansi Manajemen. Mereka hanya
menghandle anggaran dan penyusunan laporan. Kalau disini kita bisa
dekat kemasyarakat, ke alam, ke pendidikan ke siswa-siswa. Kita disini
banyak pengalaman. Baru-baru ini ke aceh, kita bantu. Artinya kita gerak.
T : Seperti apa suasana/ lingkungan kerja anda?
J : Lingkungannya nyaman ya, pasti. Karena perlenngkapan kerjanya sudah
pas, lengkap dan perangkat kerjanya. Sekarang mungkin kita butuh
ruangan kerja yang perlu sekat yaa. Ada pembatas gitu. Karena dibidang
kami ini kadang datang pemuka agama nanya keputusan kan, datangnya
rame. Jadi kita perlu ruangan tersendiri. Jadi kalau ada tamu dari luar kita
Universitas Sumatera Utara
yang lain ga terganggu. Misalnya kemaren kita kedatagan penerima
beasiswa yang rame, padahal teman-teman disini butuh keheningan.
Namanya nyusun keuangan kan butuh fokus. Jadi sedikit terganggu ya.
Jadi kita butuh ruangan yang tersendiri gitu.
T :Bagaimana perencanaan komunikasi yang organisasi Anda konstruksikan
pada program CSR PKBL? Sebutkan jenis dan polanya.
J : Kalau untuk perencanaan, artinya kalau di tahun sebelumnya komunikasi
kita udah bagus. Baik medianya, baik komunikasi handphone, WA, email
juga sudah. Paling untuk kedepanyya apa ya yang mau di tambah lagi.
Komunikasi lisan oke. Artinya kedepannya kita mempertahankan yang
sebelumnya. Karena sudah baik Kita gunakan semua media dan kita 24
jam bahkan diluar jam kerja kita tetap komunikasi. Kayak kemarin saya
cuti, kerjaan tetap jalan ga bisa di stop karena ada medianya. Kalau ada
urgent tetap dikerjakan dan kita bisa pilah yang mana yang harus
dikerjakan.
T : Gimana perencanaannya ?
J : Kalau untuk kegiatan program itu di Pak Syawal. Jadi bagian kakak
disini untuk menyusun laporannya. Kalau realisasi programnya itu ke
bagian lapangan. Jadi, misalnya kita ada bantuan ke Tomok bikin Desa
Bianaan. Mereka yang punya program dan merencanakan bagaimana
pogram itu terlaksana. Kalau kami menunggu hasil mereka di bidang
pelaporan. Sudah terelasisasi belum atau udah sampai dimana. Kita ga
sama-sama riset awal, itu bidang mereka.
T : Tujuan perencanaan yang ada ?
J : Pastinya supaya baiklah. Karena segala sesuatu yang dadakan itu tidak
baik ya.
T : Seperti apakah teknik-teknik penyusunan pesan yang organisasi Anda
rancang?
Universitas Sumatera Utara
J : Ada. Kalau untuk tertulis itu mungkin membutuhkan waktu. Mereka
biasanya komunikasi langsung aja ya ketika disalurkan ya. Lalu ditanya
sama mereka apa kendala, apa yang kurang. Itu pasti ditanyain mereka.
T : Kesesuaian perencanaan dengan pelaksanaannya gimana kak ?
J : Pernah ada ajukan proposal kaya Gereja. Misalnya ajukan proposalnya
untuk bantu lantai dikeramik. Nah, untuk proses proposal kan kita butuh
waktu ,eh ,sepanjang perjalanan tiang asbesnya ambruk. “Buk, ini bisa ga
ya di ganti dan dan asbesnya aja diperbaiki?”. Kalau itu kita fleksible. “Oo,
gapapa buk yang penting sebelum kita kasih duit fotokan bagaimana
kejadiannya dan setelah pakai duit itu untuk apa.” Itu jelas. Mereka kan
kasih feedback ke kita ucapan terima kasih dan foto-foto sesudah dan
sebelum. Komunikasinya lewat telepon bisa, kalau surat-menyurat
mungkin butuh waktu lama, jadi mereka tinggal laporan aja.
T : Kesesuaian khalayak sasaran dari PKBL gimana ?
J :Setiap kasih ‘kan kita kunjungin lagi kan. Misalnya bantuan ke
Masjid di Belawan untuk beli keramik, kita pantau sampai dia selesai.
“Jadi inilah pak, bantuan kemarin kita jadikan seperti ini..”, mereka
laporan. Kayak Masjid di Perawang, Masjid dibangun. Kita pantau
pembangunannya sampai selesai. Habis itu udah. Gitu
T : bagaimana dengan kesesuaiannya?
J : Kalau kita kan melihat kegunaan dari yang kita bantu. Banyak bantuan
yang masuk kan, tapi kita lihat yang membutuhkan sekali. Karena dana
kita terbatas, ga mungkin semua terbantu. Kaya gempa, kan tidak kita
rencanakan dan tidak dianggarkan. Dana juga ga ada, kalaupun ada kecil,
hanya 10 juta padahal yang mau kita bantu kita butuh 300 juta-an. Itukan
mau gak mau harus ngambil keputusan, karena ini tu butuh lho. Kita bantu
kesana, mau ga mau kita harus switching namanya. Switching itu misalnya
tadi anggaran untuk penanaman pohon kita alihkan kesitu sebagian. Jadi
gitu melihat sesuai kebutuhan.
Universitas Sumatera Utara
T : Kalau evaluasi keseluruhan program komunikasi seperti apa ?
J : Biasanya CS dengan kita selalu ini, kita sudah terbitkan berita mereka
selalu kirim ke kita surat kabarnya, kita baca. Misalnya sudah terbit di
portal atau di website kita, kita baca. Jadi kalau ada yang perlu
diklarifikasi atau apa gitu. Tapi biasanya sebelum mereka naik cetak,
mereka kasih dulu ke kita untuk revisi. Mana tahu ada salah ketik dan
salah komunikasi, itu via WA. Jadi komunikasi kekita dulu baru naik
cetak.
Kalau pertemua khusus dan evaluasi lebih diserahkan ke cabang. Karena
‘kan kayak bantuan itu kita menyalurkannya lewat cabang. Kalau acara
tertentu yang di pusat paling kan ceremonial yang setahun paling dua kali
dikerjakan. Untuk yang dicabang kan mereka selalu kunjungi lagi sudah
dimana, gitu. Kendalanya memang di SDM baik di kita dan cabang
kurang. Makanya kadang mereka sabtu minggu mereka mau kelapangan
karena SDM kurang ya mau gak mau.
T : Cara mengatasi hambatan komunikasi seperti apa ?
J : Yang menghambat ke divisi lain ga ada. Karena semua media bisa
dipergunakan. Baik telepon kantor, email atau WA. paling di masyarakat
diwaktu sih, kadang waktu kita dengan mereka ga ketemu. Solusinya ya
on call juga kalau masih bisa on call, kalau ga bisa connect kita kunjungan
langung.
T : Sebelum wawancara ini diakhiri, mungkin Bapak / Ibu ada saran-saran
terkait perencanaan, pelaksanaan, evaluasi yang diharapkan.
J :Masyarakat, khususnya yang menerima bantuan setidaknya ikut
mendukung kegiatan perusahaan yang dilingkungannya. Contohnya kayak
di Belawan kita ada pelabuhan di sana, baik masyarakat yang menerima
langsung ataupun tidak langung, ikut berpartisipasi harapannya. Minimal,
pelabuhan tidak dikotorin dan kalau ada kegiatan apa didukung. Itu aja sih.
Universitas Sumatera Utara
Artinya feedback, kalau kita menguntungkan, untung kita itu akan kita
sebarkan lagi ke masyarakat yang disitu juga karena ga akan jauh-jauh
dari situ. Karena sudah tanggung jawab kita, ketika kita mempunyai
keuntungan perusahaan bisa mencari laba, itu harus kita sebar lagi ke
masayrakat. Itu sudah diundang-undangkan jadi wajib. Saling mendukung
lah dan sama-sama. Kadang kan ada sekelompok orang yang mau merusak
perusahaan, maunya sama-sama memajukan. Kita maju pasti masyarakat
juga akan diperhatikan. Tugas kami di PKBL kami memperhatikan
masyarakat di sekitar wilayah kerja.
Kalau Masukan tentang PKBL, perencanaan kan itu selalu buat yang
namanya anggaran tahunan. Kegiatan yang akan kita lakukan itu sudah
dianggarakan terlebih dahulu. Baik uangnya dan kegiatanya. Paling cara
mengkomunikasikannya untukn yang mana duluan yang kita laksanakan.
Karena kadang-kadang kita melihat situasi, ini perlu nih kayaknya di awal
tahun ni, atau dipertengahan tahun. Itu udah kita map-ing duluan. Jadi
ketersediaan antara kegiatan dan uangnya pas. Ga mungkin kegatan tanpa
duit. Dibulan 6 misalnya kita libur sekolah nih, misalnya di awal 2016 kita
udah susun untuk dilakukan tahun ini.
Untuk tahun 2015 semua kegiatan 100% bisa di bilang berjalan. Serapan
anggaran 100% lebih malah. Baik PK ataupun BL juga lebih. Komuniaksi
kami juga pasti sudah pas makanya bisa terserap semua .
Saran
Kalau ke masyarakat supaya mendukung supaya kami lebih
memperhatikan masyarakat. Kalau secara internal apa ya, yang pasti kita
butuh tambahan SDM aja. Karena kita cuman 5 orang menangani 12
cabang. Idealnya mininal 8 orang. Karena kita kadang ada yang ke Aceh,
dinas ke Jakarta. Kalau RKB sesuai dengan sub bidang kan kaya kami
bidang lapangan dan laporan. Jadi udah tahu misalnya mereka butuh data
tahu tanya ke kami bagian laporan kalau nanya proses itu kita ke bagian
lapangan. Maunya masyarakat menyadari kalau kita membantu mereka
Universitas Sumatera Utara
jangan anggap kita merusak atau sebagainya. Kadang komunikasi dalam
masyarakat kurang pas, karena sering hanya pengurus atau pimpinannya
aja yang tahu. Jadi infonya kurang disebar. Apalagi msialnya sarana
ibadah di lingkungan kami ini, yang tahu hanya pegurusnya. Ga mungkin
kan kita buat ceremonial, pasahal mereka dapat bantuannya anya 5 juta
biaya ceremonialnya 10 juta kan ga mungkin kan. Publikasinya itu lebih
ke CS, karena kalau kita masukkan lagi ke media ga mungkin karena itu
sudah lahan mereka. Kita kerja sama dan kita cuma kasih informasi aja,
nanti mereka yang teruskan.
Universitas Sumatera Utara
Hasil Wawancara dengan karyawan Pelindo I
Narasumber : Syawaludin
Alamat : Tanjung Mulia, Medan
Jabatan : Staf Pelaksana Pembinaan PKBL
Waktu Wawancara : Selasa, 23 Januari 2017 Pukul 10.30 WIB
Durasi Wawancara : 45 Menit
Tempat : Kantor Pusat Pelindo I Jalan Krakatau Ujung No. 100,
Tj.Mulia, Medan.
Tujuan wawancara
• Program CSR (Coorporate Social Responsibility) yaitu Program
Kemitraan dan Bina Lingkungan telah dilakukan oleh perusahaan dan
memperoleh respon yang baik dari berbagai pihak mengenai komitmen
dan tanggung jawab perusahaan.
• Peneliti tertarik untuk mengetahui perencanaan komunikasi yang
dirancang oleh perusahaan dan anggota organisasi pada program PKBL
serta pelaksanaan yang telah dilakukan hingga evaluasi program.
• Peneliti tertarik untuk melakukan audit komunikasi dalam organisasi
terkhusus pada program Kemitraan dan Bina Lingkungan.
• Peneliti berharap Bapak/ Ibu dapat meluangkan waktu untuk berbagi dan
berdiskusi bersama mengenai topik ini.
T : Sebutkan kepada saya tentang pola kerja unit atau bagian Anda bertugas
sekarang?
J : Pola kerja unit kita itu sebagai pembina ke cabang. Kita membawahi 12
cabang dalam 4 provinsi wilayah kerja Pelindo I ya. Jadi bagian PKBL itu
sebenarnya terbagi dua, kalau saya itu bagian PK atau kemitraan. Ini
berupa saluran dana ke masyarakat yang kurang mampu. Jadi kita
verifikasi dulu untuk saluran dana kemitraan yang akan dikeluarkan dan
Universitas Sumatera Utara
seleksi setiap proposal yang masuk dari seluruh cabang. Sebagai staf
pelaksana, kita juga sebagai pembina pelaksanaan PKBL diseluruh cabang
dalam 4 provinsi yang ada. Terkadang kita juga turun lapangan ke wilayah
yang dekat untuk di monitoring.
T : Kepada siapa biasanya Anda melaporkan aktivitas kerja? Bagaimana ?
Apakah ini efektif?
J : Ke atasan langsung. Lalu atasan berhubungan ke direksi sampai ke atas
bahkan sampai ke Dirut (direktur utama).
T : Dengan siapa sering Anda berinteraksi? Apakah interkasi menghasilkan
keberhasilan? Kalau YA mengapa? Kalau TIDAK mengapa?
J : Iya kita pasti berinteraksi. Interaksi ke atasan dan ke sesama karyawan
ya. Kita terus berkomunikasi via apa aja yang penting kerjaan sama-sama
tahu. Kita sudah lebih sistem sekarang pakai e-mail, kalau seperti rekan
saya di bagian laporan mereka punya portal kementerian, dan semua media
kita pakai.
T : Apakah Anda menerima informasi yang memadai? Apa informasi yang
diperlukan?
J : Jelas, bagus. Kalau tahun 2015 itu kita masih manual ya, kalau sekarang
lebih sistem. Jadi informasinya cukup ya.
T : Apakah informasi yang Anda terima tepat serta selalu memenuhi waktu ?
J : Kalau informasi itu tergantung direksi dan kesediaanya di tempat. Karena
setiap proses di PKBL ini, semua harus atas persetujuan direksi. Jadi kalau
direksi tidak ditempat, kadang untuk informasi keputusan agak terhambat
sedikit.
T : Bagaimana keputusan dibuat dalam unit Anda bertugas? Bagaimana pula
secara keseluruhan keputusan dibuat dalam organisasi Anda?
Universitas Sumatera Utara
J : Keputusan itu dari atasan, kemudian kita kerjakan. Misalnya dari pihak
manajemen, contohnya Masjid yang diberi saluran bantuan dana sebesar
50 juta, kita melalui rapat direksi untuk ambil keputusannya dan itu
biasanya bersifat tertulis ya. Kalau keputusan yang kecil misalnya 5 juta ,
itu juga harus keputusan direksi. Kalau bagian saya itu verifikasi saja.
Proposal yang masuk apakah sudah sesuai prosedur yang diminta apa
belum. Sehingga kita lakukan cek dan re-cek dan memutuskan hasil dari
proposal tersebut. Lalu untuk hasil verifikasi, proposal yang diperoleh dari
semua cabang perusahaan kita periksa dan kemudian hasilnya kita
serahkan ke atasan bahkan sampai ke dirut.
T : Apakah ada perbedaan pendekatan dalam membuat keputusan
organisasi? Masalah yang berat, ringan, dan sederhana?
J : Jabatan saya tidak berwenang disitu. Saya tunggu keputusan dari atasan
aja, baru kerjakan. Semua keputusan di ambil oleh atasan.
T : Apakah Anda selalu berhadapan dengan konflik? Sebutkan jenis-jenis
konflik yang sering dialami?
J : Kalau saya pribadi belum mengalami ga tahu kalau yang lain. Koordinasi
kita baik. Kita juga ada RKB (Rapat Kerja Bulanan) setiap bidang. Jadi
RKB itu dibagikan setiap tugas perbidang dan sub-bidang, jadi udah tahu
masing-masing.
T : Bagaimana Anda menyesuaikan diri dengan tujuan organisasi?
J : Sesuaikan dengan job kerja masing-masing, komunikasi dengan sharing.
T : Apakah Anda memiliki pendapat untuk meningkatkan proses
pelaksanaan proyek PKBL ini?
J : Ya harapannya, bantuan itu supaya tepat sasaran, yang menerima bantuan
masyarakat jangan sekedar dibantu saja tapi supaya tersimpan dihati
masyarakat. Sehingga tujuan kita tercapai untuk membantu masyarakat.
Universitas Sumatera Utara
T : Selama memberi pendapat apakah Anda mengalami masalah? Apakah
menurut pandangan Anda mendapat perhatian ?
J : Lebih ke masukan dan saran atau kritikan boleh diajukan tapi jarang
kalau kita ya. Tapi biasanya dapat disampaikan juga melalui SP untuk staf.
T : Bagaimana organisasi menyebar informasi tentang organisasi serta
informasi tentang pekerjaan atau peran karyawannya? Bagaimana usaha
ini dapat ditingkatkan?
J : Melalui RKB. Secara kualitas bagus karena semua bidang tugasnya
disampaikan dan juga kita sudah by sistem kan, jadi kita ada e-mail kantor
itu Zimbra namanya dan juga masing-masing karyawan punya MES
(Mailing Elektronic System) jadi informasi mudah disalurkan.
T : Dibandingkan dengan bagian lain dalam organisasi ini, apakah kekuatan
serta kelemahan yang ada pada bagian yang Anda bertugas sekarang ?
J : Kelebihannya ya jiwa sosial kita lebih tinggi karena kita harus
berhubungan ke masyarakat. Kita juga berhubungan dengan cabang untuk
semua proses ini sehingga sering sekali berinteraksi. Kita dalam sehari itu
bisa dapat 10 kali telepon dari cabang untuk verifikasi dan approval dari
calon mitra atau penerima bantuan kita. (Pak Syawal sembari menunjukan
panggilan dari salah satu cabang perusahaan dan melakukan komunikasi).
T : Apa yang menyenangkan Anda bekerja di organisasi ini ?
J : Rasanya senang ya dan bangga karena bekerja disini. Dari setiap halnya
semuanya cukup, sejahtera.
T : Seperti apa suasana/ lingkungan kerja anda?
J : Kita terbuka. Jadi semuanya saling terbuka dan berinteraksi.
T : Bagaimana perencanaan komunikasi yang organisasi Anda konstruksikan
pada program CSR PKBL? Sebutkan jenis dan polanya.
Universitas Sumatera Utara
J : Kalau kita di kantor pusat sebagai pembina sebenarnya untuk perencaaan
rincinya semua dilakukan dicabang. Artinya setiap wilayah itu harus
menyesuaikan dengan setiap kondisi masyarakatnya. Dari kita tidak ada
perencanaan komunikasi khusus, jadi kita sampaikan informasi kita ke
setiap cabang, lalu mereka akan turun ke lapangan.
Kalau untuk publikasi program PKBL kita lakukan melalui sosialisasi ke
masyarakat, lalu di wilayah kerja sekitar perusahaan kita informasikan
lewat spanduk, dan juga dalam websitePelindo I ya. Nah, disitu lengkap
setiap program yang kita sediakan dan kerjakan. PKBL sudah kita
kerjakan sejak tahun 2009 hingga sekarang, sehingga masyarakat dapat
dikatakan sudah tahu bahwa Pelindo memiliki program kemitraan dan
lingkungan, sehingga mereka mengajukan proposal dan melengkapi berkas
tertentu. Kemudian perusahaan cabang akan survey dan turun ke lapangan.
Mereka memastikan calon mitra atau bina lingkungan memenuhi syarat.
Kemudian cabang akan kirim ke kita, nah, kami kemudian verifikasi lalu
ambil keputusan dan kucurkan dana.
T : Seperti apa target sasaran dan analisis kebutuhan khalayak yang Anda
persiapkan ?
J : Untuk kebutuhan khalayak kita pastikan bahwa itu sesuai dengan
kebutuhan masyarakat. Namun pada konteks ini yang mengetahui kondisi
masyarakat adalah perusahaan cabang. Misalnya kemarin kita salurkan
bantuan pengadaan MCK (mandi, cuci,kakus) didaerah yang
membutuhkan. Nah, ini juga mesti bekerja sama karena BUMN yang
mengadakan PKBL tidak hanya kita. Semua BUMN punya PKBL,jadi
semestinya jangan sampai mubazir dan tidak merata. Kita menunggu
informasi dan cek ke lapangan lalu verifikasi dengan jelas sesuai berkas
atau tidak.
T : Saluran dan media komunikasi apa yang menjadi pilihan organsiasi untuk
mencapai tujuan program CSR PKBL?
Universitas Sumatera Utara
J : On call, SMS, e-mail. Pihak cabang hampir 3-10 kali telepon ke pusat
untuk konfirmasi dan menginformasikan melalui media tersebut. Kita juga
ada monitoring langsung kelapangan jika daerahnya dekat. Mitra binaan
tidak sekedar kita salurkan dana namun kita monitoring langsung mereka.
Untuk proses pembuatan proposal ya seperti tadi kita gunakan spanduk,
berita yang naik di media massa, dll. Sehingga masyarakat tahu setiap
program kita.
T : Uraikanlah saluran-saluran resmi yang menyalurkan informasi-informasi
tentang perencanaan komunikasi ?
J : Surat, RKB. Itu yang resminya ya.
T : Uraikanlah saluran-saluran informal yang menyalurkan informasi-
informasi tentang perencanaan komunikasi ?
J : Informal seperti e-mail, whatsapp, lisan,dan sebagainya.
T : Bagaimana kesesuaian perencanaan komunikasi pada pelaksanaan
program komunikasi pada program PKBL ini?
J : Tahun lalu itu kita mendapatkan 14 proposal untuk program kemitraan
dan semua proposal kita terima kecuali mitra binaan yang meminta undur.
Biasanya dikarenakan usahanya sudah mulai mapan atau dia tidak ingin
lagi menjadi mitra Pelindo untuk usahanya. Untuk BL kita adakan kurang
lebih 50-an dan dikerjakan dalam hampir 100 kegiatan. Total mitra binaan
perusahaan sampai saat ini ada sebanyak 262 mitra binaan. Setiap program
BL juga rutin kita lakukan setiap tahunnya.
T : Bagaimana evaluasi komunikasi yang anda lakukan terhadap
perencanaan komunikasi tersebut?
J : Sejauh ini masih sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Karena kita
melihat dan mengecek kembali sudah “pas” atau belum. Jumlah dana
harus dapat menolong kebutuhan. Karena kita berbicara tentang keuangan
Universitas Sumatera Utara
disini, sehingga anggaran dari atas sudah ada untuk disalurkan kepada
masyarakat sebagai bentuk tanggung jawab.
T : Apakah hasil evaluasi komunikasi yang organisasi anda lakukan pada
perencanaan komunikasi CSR PKBL tersebut?
J : Evaluasi itu dicabang. Kita terima proposal lalu verifikasi kemudian
dicairkan dana bila disetujui dan sesuai berkas dan kita memantau
pelaksanaannya.
T : Bagaimana anda mengukur efektivitas komunikasi dan kerja dalam
organisasi ini?
J : Lancar-lancar aja ya dan kita tetap bisa pakai segala cara.
T : Apakah anda pernah menerima informasi-informasi mengenai
perencanaan komunikasi yang bagi anda tidak penting atau tidak ada
manfaatnya ?
J : Paling yaa.. yang salah sambung.
T : Apa solusi yang dilakukan jika ada hal-hal yang menghambat proses
komunikasi tersebut ?
J : Kita ada perkumpulan setahun sekali untuk bagian keuangan. Jadi disitu
bisa berbagi. Seperti sharing session.
T : Adakah saran untuk kedepannya Pak ?
J : Untuk kemitraan ‘kan setiap 3 bulan sekali kita monitoring, namun saat
ini kita kekurangan SDM. Sehingga terbatas memoniring mitra binaan kita
saat ini. Dan untuk BL harapannya setiap masyarakat yang menerima
bantuan jaga hanya sekedar dibantu dan ya sudah begitu. Artinya mereka
juga mendukung kegiatan perusahaan dan juga merasa terbantu dengan
adanya bantuan PKBL ini. Mereka juga bisa bagikan kepada
masyarakatlainnya sehingga informasi semakin tersebar dan citra
perusahaan juga semakin baik.
Universitas Sumatera Utara
BIODATA PENELITI
Namalengkap : Theresia Era Natalia Br Purba
Tempat/ TanggalLahir : Berastagi, 09 Desember 1994
JenisKelamin : Perempuan
Alamat : Jalan Perwira Gg. Surya Indah No.240B Berastagi
Anakke : 2 dari 3 bersaudara
Orangtua
Ayah : Tarigan Purba S.Pd
Ibu : Cinta Br Sinuraya
Agama : Kristen Protestan
Pendidikan : 1990 – 2006 SD Letjend Jamin Ginting Berastagi
2006 – 2009SMP N 1 Berastagi
2009 – 2012 SMA N 1 Berastagi
2012 – 2016 IlmuKomunikasi FISIP USU
Organisasi :
2014- 2015 Kepala Divisi Rohani Kristen Ikatan Mahasiswa Departemen Ilmu
Komunikasi USU (IMAJINASI)
2012 – 2016 AnggotaUnit KegiatanMahasiswaKebaktianMahasiswa Kristen
(UKM KMK) FISIP USU.